THCS_W10_BaiGiang_TẠO LẬP ĐỒ THỊ TRONG EXCEL

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI NGỮ

BÀI SỐ 10

BẢNG TÍNH EXCEL

TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

CHƯƠNG 1: Các khái niệm cơ bản về bảng tính Microsoft Excel

CHƯƠNG 2: Định dạng bảng tính

Các khái niệm cơ bản về bảng tính Microsoft Excel

Next

BẢNG TÍNH EXCEL

1. Các khái niệm cơ bản về bảng tính Microsoft excel

1.1. Giới thiệu

Microsoft Excel là một bảng tính điện tử đa năng được sử dụng để tổ chức

(tạo), tính toán và phân tích các dữ liệu tác nghiệp từ đơn giản đến phức tạp.

Tổ chức thông tin, dữ liệu dưới dạng bảng .

Thực hiện được mọi phép tính từ đơn giản đến phức tạp.

Dễ dàng tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích từ bảng dữ

liệu ban đầu.

Dễ dàng xây dựng đồ thị minh hoạ cho bảng dữ liệu.



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

1.2. Cách khởi động và thoát khỏi chương trình Excel

1.2.1. Khởi động Excel

Cách 1: START ALL PROGRAMS MICROSOFT office

MICROSOFT office EXCEL 2003

Cách 2: Nhấn đúp chuột tại biểu tượng trên nền Desktop hoặc

chọn biểu tượng đó rồi nhấn phím Enter.



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

1.2.2. Thoát khỏi Excel

Sau khi làm việc với Excel xong, muốn thoát khỏi Excel ta chọn dãy lệnh

- File/Exit

- Hoặc dùng tổ hợp phím Alt+F4.



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

1.3. Giới thiệu màn hình bảng tính

Khi khởi động, Excel nạp vào và máy đưa ra màn hình làm việc như sau:

Thanh cuộn dọc

Thanh cuộn ngang

Thanh ghi nhãn dòng

Thanh ghi số hiệu các trang bảng tính Thanh trạng thái

Thanh Công thức

Thanh Formatting Thanh Standard

Thanh ghi nhãn cột

Con trỏ ô



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

1.3.1. Cửa sổ tệp bảng tính (Workbook)

- Khi khởi động Excel ta cũng thấy có một book mới (book - tệp

bảng tính) với tên tạm dịch là book1,

- Các tệp trong Excel có phần mở rộng mặc định là. XLS;

- Với mỗi Workbook trắng khi mở ra gồm 3 Sheet (trang bảng tính

tương ứng với một Sheet), Sheet1 là Sheet hiện hành.

- Workbook có thể chứa tới 255 Sheets.

Ta có thể đặt tên cho các Sheet:

+ Đưa chuột đến Sheet cần đặt tên

+ Nhấn nút phải chuột/xuất hiện hộp thoại

+ Chọn Rename/Gõ tên vào.



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

Phần nội dung của trang bảng tính (Sheet) gồm có:

- Tên cột (tiêu đề cột) được “đánh số” là A, B, C,..., X, Y, Z, AA, AB,..., IV (gồm 256 cột).-Tên hàng (tiêu đề hàng) được “đánh số” từ 1, 2, 3,..., 65536. -Giao giữa các hàng và các cột là các ô - Cells, chúng là đơn vị cơ bản để lưu trữ dữ liệu. Mỗi Sheet có tới 16 777 216 ô. -Ta có thể thay đổi số lượng các Sheet trong Workbook bằng cách: Tools/Options/General nhập số lượng Sheet mặc định vào hộp Sheet in new workbook rồi ấn OK. Hoặc khai báo font chữ/ cỡ chữ mặc định cho mỗi lần mở bảng tính tại Standard font.Trong bảng tính là các ô, mỗi ô có một địa chỉ ô, địa chỉ này cho ta biết ô đó nằm ở cột nào, dòng nào (<cột><dòng>). Ví dụ: Ô nằm ở cột A dòng 1 có địa chỉ là A1.



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

1.3.2. Cách di chuyển con trỏ ô trong bảng tính

Để chọn ô khác ta dùng 1 trong 3 cách:

+ Nháy chuột vào ô đó

+ Dùng các phím chuyển dịch con trỏ

+ Lệnh Edit/Go to...

1.3.3. Các thao tác với bảng tính điện tử

a. Ghi tệp xuống đĩa

File/Save (giống Word – xem lại phần Word)

b. Ghi tệp với tên tệp khác

Ta dùng lệnh File/Save as



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

c. Mở tệp đã có trên đĩa

- File/Open.

d. Mở tệp mới

- Chọn File/New/chọn Blank Workbook.

e. Đóng tệp

File/Close.

f. Thoát khỏi chương trình Excel

- File/Exit.

- Nhấn vào nút (nút Close của cửa sổ bảng tính Excel).

- Nhấn ALT + F4.



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

1.3.4. Khái niệm địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối và địa chỉ hỗn hợp

a.Địa chỉ tương đối:

Là địa chỉ khi sao chép công thức đến ô mới, địa chỉ thay đổi theo chiều di

chuyển.

Địa chỉ tương đối có dạng: <Cột><Dòng>

Nếu trong công thức ở một ô nào đó có sự tham gia của loại địa chỉ tương

đối thì khi sao chép công thức sang ô khác, tuỳ theo sự thay đổi vị trí từ

ô nguồn (ô có công thức sao chép) so với ô đích (ô được sao công thức

sang) là dịch chuyển bao nhiêu dòng, bao nhiêu cột về phía nào thì địa

chỉ tương đối trong công thức cũng thay đổi tương tự như vậy.



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

Ví dụ 1: Cho bảng sau:

- Công thức tại ô C1 là:

= A1*B1 kết quả là 8

- Khi sao chép công thức của ô C1 xuống ô C2 thì công thức tại ô C2

là:

= A2*B2 và kết quả là 24

- Khi sao chép công thức của ô C1 vào ô D1 thì công thức tại ô D1 là:

= B1*C1 và cho kết quả là 32

Địa chỉ A1, B1 trong công thức của ô C1 là địa chỉ tương đối.



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

b. Địa chỉ tuyệt đối

Là loại địa chỉ không thay đổi khi sao chép.

Có dạng: <$Cột><$Dòng>

Nếu trong công thức ở một ô nào đó có sự tham gia của loại địa chỉ

tuyệt đối, khi sao chép công thức sang ô khác, thì ô được chỉ bởi loại địa

chỉ tuyệt đối sẽ giữ nguyên địa chỉ.

Để lấy được địa chỉ tuyệt đối thì sau khi lấy được địa chỉ ô xong nhấn

phím F4 trên bàn phím.



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

Ví dụ 2: Cho bảng sau:

- Số tiền đổi ghi vào ô C1

- Cột ngoại tệ ghi các loại tiền hiện có.

- Cột tỷ giá ghi tỷ giá hiện hành của các loại ngoại tệ

- Cột Số NT đổi được tính theo công thức:

Số tiền đổi / Tỷ giá

- Khi sao chép công thức của ô C3 xuống ô C4, ta thấy công thức của

ô C4 là $C$1/B4.



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

c. Địa chỉ hỗn hợp

Có 2 dạng:

-Tuyệt đối theo cột, tương đối theo dòng:

<$Cột><Dòng>.

-Tương đối theo cột, tuyệt đối theo dòng:

<Cột><$Dòng>.

Trong quá trình sao chép công thức, nếu ô nào đó trong công thức có

dạng địa chỉ hỗn hợp thì thành phần cột (hay dòng) được viết bằng địa

chỉ tuyệt đối thì sẽ không thay đổi, còn thành phần được viết bằng địa

chỉ tương đối sẽ thay đổi.



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

1.4. Các thao tác cơ bản trên bảng tính1.4.1. Chọn vùng bảng tính

Để làm việc với 1 vùng, ta hãy chọn chúng bằng cách:

Đưa trỏ chuột tới ô góc trên trái của vùng, ấn và giữ nút trái

chuột rồi kéo tới ô góc dưới phải của vùng.

Ví dụ: Chọn vùng A2:C3

Đưa con trỏ đến ô A2, giữ chuột trái và kéo rê chuột đến góc đối

diện là ô C3.

Ta được vùng A2:C3



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

1.4.2. Cách nhập dữ liệu vào bảng tính và chỉnh sửa dữ liệu

Sau khi ta nhấn chuột vào ô cần nhập dữ liệu, ta có thể gõ văn bản, số,

ngày tháng, thời gian và công thức.

* Trong Excel dữ liệu được chia thành 5 kiểu (số, ngày tháng, văn bản,

công thức và logic), trong một ô chỉ chứa một kiểu dữ liệu.

* Dữ liệu nhập vào bảng tính Excel bắt buộc phải là 1 trong 2 loại như sau:

- Giá trị hằng (giá trị số, trị chuỗi/ xâu ký tự, trị ngày tháng và thời gian);

- Công thức: là tập hợp những giá trị số, toạ độ ô, tên khối, toán tử,

hàm,...và được bắt đầu bằng dấu “=“ hoặc dấu “+”. Giá trị của công thức

sẽ phụ thuộc vào nội dung của dữ liệu trên công thức đó.



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

1.4.2.1. Cách nhập các dạng dữ liệu trong Excel

Dữ liệu dạng văn bản (text, chuỗi/ xâu ký tự)

Cách nhập: Chọn ô cần nhập;

-Nhập dữ liệu dạng văn bản: Trong Excel Text là tổ hợp bất kỳ của các số,

các dấu cách và các ký tự không phải là số - bao gồm tất cả các ký tự trên

bàn phím (chữ cái, chữ số, các dấu hiệu !, @, ?, {, },....). Mặc định sau khi

nhập sẽ căn về lề trái. Có thể bắt đầu bằng các ký tự căn biên:

‘ : căn trái;

“ : căn phải;

^: căn giữa; / : lấp đầy ô;



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

Dữ liệu dạng số


- Nhập dữ liệu số theo qui tắc: Phải bắt đầu bởi ký tự số (chữ số) từ 0

đến 9 hoặc dấu +, -, $, dấu chấm,.. và theo sau là các chữ số.

Kết thúc việc nhập dữ liệu nhấn phím Enter hoặc phím TAB.

Dữ liệu kiểu ngày tháng

-Dữ liệu kiểu ngày tháng là một dạng đặc biệt của dữ liệu kiểu số, ta

phải nhập theo các dạng (theo thứ tự) đã được Windows định nghĩa sẵn

cho Excel

Thường là mm/dd/yy (Tháng/Ngày/Năm)



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

Dữ liệu kiểu công thức


-Trước hết ta nhập dấu (=) hoặc dấu (+) hoặc dấu (-); Sau đó gõ trực

tiếp công thức tính toán

Dữ liệu kiểu logic

Dữ liệu trong ô là các biểu thức logic (các biểu thức có thể mang xét

tính đúng sai, trong các biểu thức này có thể có sự tham gia của các

hàm logic), hoặc là các giá trị logic (.T.,.F.).



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

1.4.2.2. Cách chỉnh sửa dữ liệu

Nhấn đúp chuột vào ô cần sửa dữ liệu hoặc đưa con trỏ ô vào ô cần sửa

dữ liệu, rồi nhấn phím F2.

Hoặc nháy chuột vào thanh công thức, dùng các phím mũi tên , , ,

di chuyển con trỏ đánh máy tới chỗ dữ liệu sai để sửa. Kết thúc việc sửa ta

nhấn phím Enter.

Trong trường hợp dữ liệu sai nhiều, ta nên chọn lại ô đó và cứ nhập dữ liệu

mới vào ô rồi nhấn Enter để kết thúc, dữ liệu mới sẽ thay thế dữ liệu cũ.



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

1.5. Xử lý dữ liệu trong bảng tính

1.5.1. Di chuyển dữ liệu

- Chọn khối ô cần di chuyển/ đưa đường viền đến khối ô khi nó xuất hiện

hình mũi tên 4 góc thì giữ chuột trái kéo rê đến vị trí mới.

1.5.2. Sao chép dữ liệu

1.5.2.1. Sao chép dữ liệu thông thường

- Đưa con trỏ chuột tới hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải (handle -

cán, mốc) sao cho nó biến thành dấu + (mầu đen) ở đầu trỏ chuột.

- Giữ chuột trái kéo sang các ô lân cận (cùng hàng, cùng cột) cần sao

chép rồi nhả tay chuột.



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

1.5.2.2. Sao chép dữ liệu với những thông số đặc biệt

- Chọn khối ô cần sao chép

- Nhấn CTRL + C hoặc Edit /Copy

- Chọn ô đầu tiên trong vùng Đích

- Chọn Edit / Paste Special.... Hộp thoại / Paste Special xuất hiện

- Chọn một trong các thông số (trong Paste) và một toán tử (trong

Operation) cần thực hiện ở trên hộp thoại;

-Chọn nút OK.



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

1.5.3. Xử lý dữ liệu trong ô, cột, dòng (hàng)

a. Chèn thêm ô, cột, dòng (hàng)

- Chèn dòng, chèn cột: Chọn các dòng (cột) tại vị trí cần chèn thêm

các dòng (cột) mới.

-Chọn lệnh Insert / Row (Column).

b. Xoá dòng, xoá cột

Xoá dòng, xoá cột: Chọn dòng (cột) cần xoá rồi ra lệnh Edit/ Delete.


Định dạng bảng tính bảng tính Excel

Next

BẢNG TÍNH EXCEL

2. Định dạng bảng tính bảng tính Excel

2.1. Định dạng bảng tính

2.1.1 Hướng dẫn chung về định dạng dữ liệu

- Sau khi nhập dữ liệu cơ sở, tính toán, ta còn phải trình bày bảng tính sao cho thích

hợp với yêu cầu, cụ thể là:

+ Chọn kiểu thể hiện dữ liệu

+ Chọn đơn vị tính thích hợp, thay đổi phông chữ, cỡ chữ...

- Khi nhập xong dữ liệu vào ô trong bảng tính nếu Excel thừa nhận dữ liệu ở ô đó là:

+ Number (số theo nghĩa rộng) thì dữ liệu được tự động căn lề về bên phải ô.

+ Text (xâu ký tự, chữ) và tự động căn lề về bên trái của ô.

- Để định dạng bảng tính, ta có 2 cách

+ Dùng thanh Formatting

+ Menu Bar.



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

2.1.2 Sử dụng thanh Trình đơn (Menu Bar)

- Đánh dấu vùng bảng tính cần định dạng.

- Chọn Format/Cells máy xuất hiện bảng lệnh:

Gồm nhiều thẻ như:

•Number

• Aligment

•Font,

•Border

•Patterns

•Protection

Muốn chọn thẻ nào thì nhấn chuột vào thẻ đó.



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

a. Thay đổi dạng thể hiện dữ liệu số

- Chọn thẻ Number trong hộp thoại Format cell. Trong khung Category chọn 1

trong các dạng thức sau:



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

b. Căn chỉnh vị trí dữ liệu trong ô

- Chọn thẻ Alignment

Trong mục Text alignment:

- Khung Horizontal (để chỉnh lề của các ô

được chọn theo chiều ngang)

- Khung Vertical (để chỉnh lề của các ô

được chọn theo chiều dọc

- Khung Orientations: Chọn hướng chữ

(ngang, hay xiên, hoặc xoay dọc)

- Trong Text control: Điều khiển văn bản

ở trong ô.



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

c. Định dạng font, font size, font style

Chọn thẻ Font xuất hiện hộp thoại

- Font style: Chọn kiểu chữ

- Size: Chọn cỡ cho chữ.

- Font: Chọn kiểu phông cho chữ.

- Underline: Chọn kiểu gạch chân cho chữ.

- Color: chọn màu cho chữ.

- Effects: chọn hiệu ứng cho chữ.

- Nhấn OK để kết thúc hay chọn thẻ khác.



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

d. Tạo đường viền cho vùng bôi đen

Chọn thẻ Border;

- Presets: Các dạng cơ bản định sẵn

+ None: bỏ, không vẽ đường viền.

+ Outline: tạo đường viền khung xung quanh

vùng bôi đen.

+ Inside: tạo đường viền cho các đường bên

trong vùng bôi đen.

- Border: Tạo từng nết của đường kẻ

- Style: Khai báo kiểu đường kẻ đậm hay

nhạt, nét đơn hay nét kép, liền hay đứt...

- Color: khai báo mầu cho đường kẻ.



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

e. Tạo mẫu nền

Chọn thẻ Patterns gồm 2 mục:

- Color: Chọn màu tô nền cho khối bôi

đen.

-Pattern: Chọn mẫu đánh nền cho khối

bôi đen.

- Sample: Minh hoạ hiệu quả của việc

chọn lựa các tham số trên cho người sử

dụng xem.



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

2.2. Một số thao tác khác

2.2.1. Sắp xếp dữ liệu

- Để sắp xếp ta cần chọn vùng dữ liệu

muốn sắp xếp, thực hiện lệnh Data/Sort:

Chọn cột làm khoá sắp xếp thứ nhất ở:

+Sort by

+Trật tự sắp xếp trên cột đó là tăng dần

(Ascending) hay giảm dần (Descending).

Chọn cột làm khoá sắp xếp thứ hai, thứ ba

(nếu cần) ở mục Then by

+Chọn OK để tiến hành sắp xếp theo các

khai báo trên.



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

2.2.2. Bảo vệ bảng tính

Trong Excel để bảo vệ một tệp ta có thể

đặt mật khẩu cho tệp

Để làm được điều này ta chọn lệnh

File/Save, trong hộp thoại save chọn

Tools/General Options.

Tiếp theo chọn Password to open rồi

khai báo mật khẩu ta muốn đặt cho tệp, sau

đó máy sẽ bắt ta khẳng định lại mật khẩu

này một lần nữa ở mục Reenter password

to open..



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

2.2.3. Thiết lập các thông số cho trang bảng tính

File/Page Setup:

- Orientation: Khai báo hướng trang soạn

thảo để dọc (Portrait) hay xoay ngang

(Landscape).

- Scaling: Chọn tỉ lệ in, thường giữ ở 100%

normal size. Trường hợp chỉ thiếu vài dòng có

thể chọn Fit to 1 page, lúc đó Excel sẽ ép lại

cho vừa một trang.

- Paper size: Chọn cỡ giấy.

- Print quality: Chọn chất lượng khi in.



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

Mục chọn Margins để khai báo lề trang

-Các thông số Top, Bottom, Left, Right dùng để

khai báo kích cỡ các lề, lần lượt là lề trên, dưới,

trái, phải.

-Header: Chọn khoảng cách từ mép trên trang

giấy đến mép trên của dòng Header.

- Footer: Chọn khoảng cách từ mép dưới trang

giấy đến mép dưới của dòng Footer.

-Center on page:

+Chọn Horizontally nếu muốn căn bảng dữ liệu

vào giữa trang theo chiều ngang.

+ Vertically nếu muốn căn bảng dữ liệu vào

giữa trang theo chiều dọc.



Next

BẢNG TÍNH EXCEL

Mục chọn Sheet để khai báo một

số thuộc tính của trang bảng tính.

- Print Area: Dùng để nhập địa chỉ

của vùng muốn in khi in bảng tính

ra máy in.

- Print titles: Dùng để khai báo địa chỉ

của trang bảng tính.

- Print: Chọn một số thuộc tính khác

- Page order: Chỉ thứ tự đánh số

trang của bảng tính.


Documents

THCS_W10_BaiGiang_TẠO LẬP ĐỒ THỊ TRONG EXCEL