Third Parties Horizon 2020 - ffg.at · PDF file• Subcontracting an Affiliates = nur in Ausnahmefällen ... • Third Party ist selbst für ihre Kostenabrechnung verantwortlich

Mag. Martin Baumgartner 15.10.2015, Wien

Webinar Third Parties in Horizon 2020 Beiträge von Nicht-Projektpartnern

Übersicht

Was sind Third Parties?

Welche gibt es, was sind die Unterschiede?

Wie kann ich diese einsetzen, was können diese tun?

Wie kann ich diese abrechnen?

Worauf muss ich im Antrag und während der Implementierung achten?

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at 1

ROLLEN VON NICHT-PROJEKT-PARTNERN IM PROJEKT


Subcontractors (Art. 13 GA) Werk-/ Dienstleister (Art. 10 GA) Linked Third Parties (Art. 14 GA) Third Parties providing in-kind contributions - against payment (Art. 11 GA) - free of charge (Art. 12 GA) Financial support to third parties (cascade funding/prizes)(Art. 15 GA)

SUBCONTRACTING I

3 Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at

Definition „Subcontract“: • Vertrag über den Kauf von Waren, Arbeiten

oder Dienstleistungen, die im Annex 1 des Grant Agreement als Tasks des Projekts definiert sind

Merkmale eines Subcontractors: • Erhält einen Auftrag und stellt dafür eine Rechnung • erhält einen marktüblichen Preis (kein „Gewinnverbot“)

Beispiele: Bau eines Prototyps, wenn als Task definiert Durchführung einer Umfrage, wenn als Task definiert Analysetätigkeiten, wenn als Task definiert

SUBCONTRACTING II


Voraussetzungen für die Förderfähigkeit:

• Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis oder niedrigster Preis

• anwendbares Vergaberecht beachten

• Subcontracting muss im Grant Agreement angeführt sein (oder nachträgliche Anerkennung auf Risiko des Projektpartners)

SUBCONTRACTING III


Bitte beachten:

• keine indirekten Kosten für Subcontracting

• Projektpartner trägt die Verantwortung

• geistige Eigentum gehört Projektpartner = Achtung Verträge!

• Subcontracting an Affiliates = nur in Ausnahmefällen (verb. Org. hat Rahmenvertrag oder ist üblicher Lieferant)

• Subcontracting unter Projektpartnern = nicht möglich im selben Projekt

SUBCONTRACTING BEI TEILEN VON TASKS?


https://www.ffg.at/sites/default/files/downloads/service/h2020-faq_res_stand_2015-09-25.pdf

COSTS OF SERVICES I

Definition „Service“:

• Vertrag über Dienstleistungen, die nicht im Annex 1 des GA als Tasks definiert sind

• zählen zu den „other direct costs“


Beispiele: Beratungskosten (z.B. IPR) Übersetzungskosten Catering Grafik-/Druckkosten Erstellung CFS/Methodenzertifikat

COSTS OF SERVICES II


Voraussetzungen für die Förderfähigkeit:

• Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis oder niedrigster Preis • anwendbares Vergaberecht beachten Bitte beachten:

• indirekte Kosten auch auf Services! • Beneficiary trägt die Verantwortung • Verträge müssen so gestaltet sein, dass das geistige

Eigentum dem Beneficiary gehört • Rahmenverträge sind zulässig (Voraussetzungen beachten)

ABGRENZUNG SUBCONTRACTING/ COSTS OF SERVICES


Subcontracting Costs of Services

Umsetzung von Tasks (wie in Annex 1 angegeben)

Keine Umsetzung von Tasks (aber für deren Durchführung nötig)

Müssen in Annex 1 angegeben sein

Müssen nicht in Annex 1 angegeben sein

Abrechnung als „Subcontracting“

Abrechnung als „other direct costs“

Keine indirekten Kosten 25 % indirekte Kosten

Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis/niedrigster Preis Inhaltliche Verantwortung liegt beim Beneficiary




LINKED THIRD PARTIES


Wer kann „Linked Third Party“ sein? • „Affiliates“ • Organisationen mit einer über das Projekt hinausgehenden

rechtlichen Verbindung mit einem Projektpartner (z.B. Vereine/Verbände, Joint Research Units…)

Organisation, die Hauptteil der Arbeit macht, sollte Partner sein

Art. 14 GA

LINKED THIRD PARTIES


Voraussetzungen für die Förderfähigkeit: • Third Parties und ihre Tasks müssen im GA angegeben sein • gleiche Abrechnungsregeln wie für die Projektpartner

Sonstiges: • Beneficiary ist für die Arbeit „seiner“ Third Party verantwortlich • Third Party ist selbst für ihre Kostenabrechnung verantwortlich • „Solidarhaftung“ mit Partner auf Verlangen der KOM

Art. 14 GA

ABGRENZUNG (SUB-)CONTRACTS/ LINKED THIRD PARTIES


Subcontracting + Costs of Services

Linked Third Parties

Motivation: (eher) finanzieller Natur

Motivation: (eher) inhaltlicher Natur

Verbindung mit dem Beneficiary: (Werk-)Vertrag

Verbindung mit Beneficiary: „Affiliate“ oder dauerhafte rechtliche Verbindung

Förderfähig: vom Beneficiary tatsächlich bezahlter, marktüblicher Preis

Förderfähig: eigene Kosten der Third Party (selbe Regeln wie für Beneficiaries)

Inhaltliche Verantwortung liegt beim Beneficiary




ÜBERBLICK IN-KIND CONTRIBUTIONS


Nicht-Projektpartner (Third Party) stellt einem Projektpartner „Sachleistungen“ zur Verfügung (ohne selbst am Projekt beteiligt zu sein) Varianten: • unentgeltlich • entgeltlich nur die tatsächlichen Kosten der Sachleistung sind förderfähig (kein Gewinnzuschlag)

Beispiele: • Entsendung von Personal („Secondment“) • Zurverfügungstellung und Benutzung von

Geräten/Forschungsinfrastrukturen

Art. 11-12 GA

IN-KIND CONTRIBUTIONS BY THIRD PARTIES (AGAINST PAYMENT)


Against payment: Partner erhält Sachleistung gegen Bezahlung dem Projektpartner entstehen förderfähige Kosten (in der Höhe, die er dem Dritten bezahlt) Förderfähigkeit: • Angabe der Third Party, Sachleistung und voraussichtl.

Kosten im Annex 1 (Alternativen: Amendment oder nachträgliche Anerkennung auf Risiko des Partners)

• Förderfähig sind immer nur die tatsächlichen Kosten der Third Party (keine Unit Costs oder Lump Sums erlaubt!)

Art. 11 GA

IN-KIND CONTRIBUTIONS BY THIRD PARTIES (FREE OF CHARGE) Free of charge: Sachleistung ist für den Partner kostenlos trotzdem kann der Partner die Kosten abrechnen!

wenn für das Projekt zweckgewidmet: gilt als Einnahme

Förderfähigkeit: • Verzeichnung in Konten der Third Party (nicht des Partners)

• Angabe der Third Party, Sachleistung und voraussichtlichen

Kosten im Annex 1 (oder Amendment/nachtr. Anerkennung)

• Förderfähig sind nur die tatsächl. Kosten der Third Party (keine Unit Costs/Lump Sums!)


Art. 12 GA

IN-KIND CONTRIBUTIONS: INDIREKTE KOSTEN I

Indirekte Kosten sind abhängig davon, wo die Sachleistungen genutzt werden: a) am Gelände des Beneficiary: • indirekte Kosten entstehen dem Beneficiary • reguläre 25-Prozent-Pauschale für indirekte Kosten

b) am Gelände der Third Party: • indirekte Kosten entstehen der Third Party • Aufschlag von 25 Prozent als Teil der direkten Kosten zur

Abgeltung der indirekten Kosten der Third Party • Konsequenz: Kosten der Sachleistungen zählen nicht zur

Berechnungsbasis für die indirekten Kosten des Beneficiary (sonst Doppelverrechnung)





FINANCIAL SUPPORT TO THIRD PARTIES (cascade funding/prizes)(Art. 15 GA)

Ist der Fall wenn Partner im Rahmen des Projektes Geld an

Nicht-Projektpartner (natürliche Personen oder Org.) auszahlen (Pauschale, tats. Kosten). Bsp: Allowances, fellowships, Mikrokredite, Seed Förderungen für Start ups…. auch Linked Third Parties könnten solche finanzielle Unterstützungen geben

oder Preise vergeben (sind nicht die EU-Preise!)

Spezialfäll nur möglich, wenn im WP vorgesehen! Achtung: „Financial support to third parties“ Verwechslungsgefahr!




Antragsphase Vertragsvorbereitungsphase Participant Portal Abrechnung Kontrollen

ANTRAGSPHASE

Überlegen, ob und wie Subcontractors und/oder andere Third

Parties ins Projekt eingebunden werden sollen und im Antrag erläutern

Förderhöhen (non-profit 100% auch in IA) und

Teilnahmebedingungen (Achtung bei Drittstaaten!) richten sich bei Linked Third Parties nach den üblichen.

Kosten von Nicht-Projektpartner, welche nicht gesondert im „Budget for the proposal“ ausgewiesen werden müssen, sind wie „normale“ Kosten im Budget des Projektpartners darzustellen.


KOSTENDARSTELLUNG IM VOLLANTRAG


ANTRAGSPHASE


VERTRAGSVORBEREITUNGSPHASE

Jede Linked Third Party benötigt einen validierten PIC

Linked Third Party muss durch den Projektpartner im PP mit dem Projekt verlinkt werden.


THIRD PARTIES IN KONSORTIALVERTRÄGEN

z.B. 4.3 Involvement of third parties A Party that enters into a subcontract or otherwise involves third parties (including but not limited to Affiliated Entities) in the Project remains responsible for carrying out its relevant part of the Project and for such third party’s compliance with the provisions of this Consortium Agreement and of the Grant Agreement. It has to ensure that the involvement of third parties does not affect the rights and obligations of the other Parties under this Consortium Agreement and the Grant Agreement. Allenfalls abzuklären: Haftungsfragen? Schadenersatzfragen? Verschiegenheitsvereinbarungen? …… zw. Projektpartner und seinen Third Parties


ABRECHNUNG

• Projektpartner müssen speziell Angaben zu Subcontracting machen

• Kosten für zur Verfügung gestelltes Personal (“seconded”)

gegen Vergütung werden unter Personalkosten des Projektpartners abgerechnet.

• Nur linked third parties erstellen ein eigenes Financial Statement (falls nötig: auch ein Certificates on the Financial Statements (CFS) = Threshold gilt nur für Third Party alleine)


PARTICIPANT PORTAL

Im Participant Portal (PP) haben Nicht-Projektpartner keine Rollen, da sie nicht Teil des Grant Agreements sind. Erstellung des Financial Statements der Linked Third Party: da diese keinen LSIGN haben => entweder füllt der Projektpartner Kosten selbst aus, oder Linked Third Party bekommt Rolle des Task Manager

eingeräumt. Andere Rollen eher kritisch – hinterfragen!


BUDGETKATEGORIEN IM ÜBERBLICK


A.

Personalkosten = Seconded personnel

B. Subcontracting

[OPTIO

N – z.B

. Vergabe von P

reisen, Stipendien…

]

D. S

onstige direkte Kosten

(Reisekosten;

Geräte/Infrastruktur; G

üter und S

ervices)

E. Indirekte K

osten

[OPTIO

N – „S

pezifische K

ostenkategorie“, z.B. U

nit C

osts für klinische Studien]

Gesamtkosten

INDIREKTE KOSTEN: BERECHNUNG DES PAUSCHALSATZES Von der Berechnungsbasis sind abzuziehen:

Bei allen Projekten: • Kosten für Subcontracting (Achtung: wenn keine Tasks

ausgelagert werden kein Subcontracting, sondern „purchase of services“ nicht abziehen!)

• Kosten für Sachleistungen Dritter, die nicht in den Räumlichkeiten des Projektteilnehmers anfallen

Nur bei entsprechender OPTION im GA: • „Finanzielle Unterstützung für Dritte“ (Option Art. 15 GA)


Art. 29 RfP

• Alle Third Parties können durch EU-Kommission, EU-Agenturen, EU. Rechnungshof und OLAF überprüft werden.

• Third Parties sind dabei verpflichtet, den PrüferInnen Zugang zum Betrieb/ zu ihren Räumlichkeiten zu gewähren und ihnen die gewünschten Informationen zu geben

Achtung: in Verträgen zw. Projektpartner und Third Parties sicherstellen, dass EU Prüfrechte (Art 22, 23) gewährleistet werden => dementsprechende Klauseln in Werkverträge • Artikel 22: Checks, Reviews, Audits • Artikel 23: Evaluation of the impact of the action

KONTROLLEN GEGENÜBER THIRD PARTIES

Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at

WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN: ALLGEMEINES

General Grant Agreement : http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/mga/gga/h2020-mga-gga-multi_en.pdf Annotated Grant Agreement (kommentierte Fassung des Grant Agreement): http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/amga/h2020-amga_en.pdf


http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/mga/gga/h2020-mga-gga-multi_en.pdf

http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/amga/h2020-amga_en.pdf

KONTAKT HORIZON 2020 RECHT UND FINANZEN

Mag. Martin Baumgartner Nationale Kontaktstelle Recht und Finanzen [email protected]


mailto:[email protected]

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