1

Thủ tục ‘500 Thu BHXH, BHYT, BHTN’: Đơn vị thay đổi lao động, thay

đổi mức đóng BHXH, BHYT, BHTN (tăng giảm tiền lương, thay đổi chức

danh công việc,…), xin cấp mới số sổ BHXH thẻ BHYT

Chọn Mục ‘500 Thu BHXH, BHYT, BHTN’

1.1 Chọn tháng, năm, đợt báo cáo:

Chú ý: Nếu trong tháng chưa phát sinh đợt báo cáo nào thì mặc định là đợt 1. Nếu đã có các

đợt báo cáo trước đó, nhấn dấu ‘+’ (dấu cộng) để tạo một đợt mới, hoặc dấu ‘-‘ (dấu trừ) để

xóa bỏ đi đợt báo cáo cũ. Trong trường hợp muốn kê khai lại đợt báo cáo cũ, chọn đợt cũ để

báo cáo (Trong trường hợp này, cần phải liên hệ phòng thu - BHXH để thông báo cho phòng

thu biết đơn vị đã kê khai chưa đúng, muốn kê khai lại và yêu cầu phòng thu – BHXH xóa bỏ

đợt kê khai cũ với số hồ sơ là bao nhiêu).

Sau khi đã chọn xong tháng, năm và đợt cần báo cáo, chọn nút ‘Đồng ý (Enter)’ để thực hiện

tờ khai.

2

1.2 Nhập thông tin vào mẫu D02-TS

Có tổng cộng 52 cột trong form kê khai D02-TS

Các mục chung: Số (đợt), tháng, năm đã được khai ngay từ bên ngoài khi chọn hồ sơ

‘500 Thu BHXH, BHYT, BHTN’, không thể thay đổi, nếu muốn thay đổi, chọn lại hồ

sơ 500 và thay đổi.

Tổng số sổ BHXH đề nghị cấp:Người kê khai sẽ nhập số lượng sổ BHXH yêu

cầu được cấp, chú ý nếu muốn cấp sổ mới cho lao động, sẽ không check vào

cột số 5 ‘Đã có sổ’.

Tổng số thẻ BHYT đề nghị cấp: Người kê khai sẽ nhập số lượng thẻ BHYT

yêu cầu cấp , chú ý để trống cột số 6 ‘Số thẻ BHYT’).

Người lập biểu: Nhập tên người lâp biểu, thực hiện kê khai bảo hiểm của đơn

vị.

Mã vùng hiện tại: Chọn mã vùng hiện tại để xác định mức lương tối thiểu vùng

mà đơn vị đang hoạt động. Được quy định theo Nghị định 122/2015/NĐ-CP.

Xem thêm phụ lục chi tiết tại cuối file hướng dẫn này.

Thứ tự kê khai:

3

o Tăng: ghi theo thứ tự lao động tăng mới; lao động điều chỉnh tăng mức

đóng trong đơn vị.

o Giảm: ghi theo thứ tự lao động giảm do chuyển đi, nghỉ hưởng chế độ

BHXH...; lao động điều chỉnh giảm mức đóng trong đơn vị.

Tên cột Nội dung nhập thông tin Ghi chú

Họ và tên

(2)

Ghi rõ họ, tên của từng người lao động và ghi tương ứng vào

từng mục tăng lao động, tăng tiền lương hoặc giảm lao động,

giảm tiền lương. Trong từng mục ghi theo thứ tự: người đã có

sổ BHXH ghi trước, người chưa có sổ BHXH ghi sau

Đối với tên người

nước ngoài, phần

mềm sẽ hiểu theo

thông tin từ trái sang

phải

4

Phương

án

(3)

Chọn phương án tương ứng với những trường hợp cần làm tờ khai

Mục Phương Án Giải thích

Tăng

Bổ sung tăng

nguyên lương

(AD)

Trong trường hợp đơn vị tăng mới nhân sự nhưng chưa

làm thủ tục tăng mới với cơ quan bảo hiểm thực hiện

thủ tục bổ sung tăng nguyên lương cho các tháng chưa

báo

Tăng

Truy đóng theo

mức lương thực

tế tại thời điểm

(AT)

Trong trường hợp đơn vị có nhân sự thay đổi mức đóng

(thay đổi lương, phụ cấp,…) nhưng chưa làm thủ tục với

cơ quan bảo hiểm thực hiện thủ tục truy đóng cho

các tháng chưa báo

Điều

chỉnh

Điều chỉnh

chức danh

(CD)

Trong trường hợp đơn vị có nhân sự thay đổi chức danh

Thông thường khi thay đổi chức danh sẽ đi kèm với

thay đổi phụ cấp công việc

Điều

chỉnh

Điều chỉnh

lương

(DC)

Trong trường hợp đơn vị có nhân sự thay đổi lương, phụ

cấp (yêu cầu bắt buộc phải nhập lương, phụ cấp đầu

kỳ và lương, phụ cấp mới)

Nếu lương, phụ cấp mới lớn hơn lương, phụ cấp

đầu kỳ điều chỉnh tăng mức đóng

Nếu lương, phụ cấp mới nhỏ hơn lương, phụ cấp

đầu kỳ điều chỉnh giảm mức đóng

Điều

chỉnh

Điều chỉnh

tham gia thất

nghiệp (mức

lương thực tế

thời điểm)

(GN)

Trong trường hợp kê khai thiếu hoặc thừa thời gian

tham gia BHTN

Ví dụ: tăng lương nhưng chưa khai báo, BHXH sẽ truy

thu

Giảm

Giảm do

chuyển tỉnh

(GC)

Trong trường hợp đơn vị có nhân sự giảm hẳn, hoặc

chuyển công tác qua BHXH tỉnh khác

Giảm

Giảm do

chuyển đơn vị

(GD)

Trong trường hợp đơn vị có nhân sự giảm chuyển sang

đơn vị khác nhưng trong cùng 1 tỉnh

Giảm Giảm hẳn

(GH)

Trong trường hợp đơn vị có nhân sự giảm hẳn, ngừng

đóng BHXH, BHYT, BHTN

Giảm

Giảm tham gia

thất nghiệp

(GN)

Trong trường hợp đơn vị có nhan sự không tham gia

BHTN

Giảm

Nghỉ không

lương

(KL)

Trong trường hợp đơn vị có nhân sự nghỉ không lương

Giảm

Nghỉ do ốm

đau/Nghỉ không

lương

Trong trường hợp đơn vị có nhân sự nghỉ không lương

do ốm đau

5

(OF)

Tăng Đi làm lại

(ON)

Trong trường hợp đơn vị có nhân sự tăng do đi làm lại

sau khi nghỉ không lương (nghỉ không lương, nghỉ ốm

đau, nghỉ thai sản…)

Giảm

Bổ sung giảm

nguyên lương

(SB)

Trong trường hợp đơn vị giảm nhân sự nhưng chưa kip

làm thủ tục giảm với cơ quan bảo hiểm thực hiện thủ

tục bổ sung giảm nguyên lương cho các tháng chưa báo

để khấu trừ tiền nợ (tính lãi)

Tăng

Tăng do chuyển

tỉnh

(TC)

Trong trường hợp đơn vị có nhân sự tăng do chuyển từ

tỉnh khác đến

Tăng

Tăng do chuyển

đơn vị

(TD)

Trong trường hợp đơn vị có nhân sự chuyển sang đơn

vị khác nhưng cùng tỉnh

Tăng Tăng mới

(TM) Tăng mới nhân sự

Tăng

Tăng tham gia

thất nghiệp

(TN)

Trong trường hợp đơn vị có nhân sự tăng mới tham gia

thất nghiệp

Giảm Thai sản

(TS)

Trong trường hợp đơn vị có nhân sự giảm do nghỉ thai

sản

Tăng

Bổ sung tăng

quỹ KCB

(TT)

Trong trường hợp chỉ tăng BHYT

Ví dụ:Đơn vị có nhân sự giảm tháng 10 nhưng tháng 11

mới trả thẻ phải kê khai đóng bù BHYT cho tháng 10

chậm đóng

Giảm

Bổ sung giảm

quỹ KCB

(TU)

Trong trường hợp chỉ giảm BHYT

Ví dụ: Đơn vị có nhân sự là người nước ngoài giảm,

nhân sự này chỉ đóng BHYT làm tờ khai bổ sung

giảm quỹ KCB

Số sổ

BHXH

(4)

Điền số sổ BHXH của lao động.

(Còn gọi là số định danh của lao động, gồm 10 con số theo

định dạng của BHXH)

Với lao động mới,

chưa được cấp sổ

BHXH, đã được cấp

thẻ BHYT thì ghi số

thẻ BHYT. Còn nếu

chưa có thì để trống

mục này

6

Đã có sổ

(5)

Tick chọn trong trường hợp tăng mới nhân sự đã có sổ BHXH

ở đơn vị cũ

Không chọn trong trường hợp tăng mới nhân sự chưa có sổ

yêu cầu cấp mới sổ

Số thẻ

BHYT

(6)

Nhập số thẻ BHYT của lao động.

Với lao động mới,

chưa có thẻ BHYT

thì để trống mục này

Chức vụ/

công việc

(7)

Chức danh, cấp bậc. Ghi đầy đủ, chi tiết về cấp bậc, chức vụ,

chức danh nghề, công việc, điều kiện nơi làm việc theo quyết

định hoặc HĐLĐ, HĐLV (Ví dụ: Phó Chánh thanh tra Sở A,

công nhân vận hành máy may công nghiệp Công ty B ...)

Yêu cầu phải nhập

thông tin

Mức

lương

đầu kỳ,

hệ số

lương

…đầu kỳ

Từ (8)-

(12)

Cột 8: Điền mức lương ban đầu đối với doanh nghiệp tính

lương theo VNĐ

Cột 9: Điền hệ số lương ban đầu đối với doanh nghiệp tính

lương theo hệ số

Chỉ điền 1 trong 2 cột 8 hoặc 9. Theo quy định mới, các đơn

vị sẽ phải chuyển sang dùng mức lương thay vì hệ số lương

(quy định thời hạn triển khai do BHXH mỗi tỉnh)

Cột 10-11-12-13: Điền phụ cấp ban đầu

Các mục trên chỉ điền trong trường hợp làm tờ khai thay đổi

mức đóng BHXH, BHYT, BHTN

Trong trường hợp

làm tờ khai thay đổi

mức đóng BHXH,

BHYT,BHTN (thay

đổi lương, phụ

cấp,…)

chương trình sẽ so

sánh mức lương đầu

kỳ và mức lương

hiện tại để tự sắp xếp

vào là tờ khai báo

tăng hoặc báo giảm

mức đóng

Mức

đóng tiền

lương ,

phụ cấp,

hệ số

lương

Từ (13)-

(19)

Cột 13: Điền mức lương sau khi thay đổi (hoặc mức lương

hiện tại) của nhân sự đối với doanh nghiệp tính lương theo

VNĐ

Cột 14: Điền hệ số lương sau khi thay đổi (hoặc hệ số lương

hiện tại) của nhân sự đối với doanh nghiệp tính lương theo hệ

số

Ghi phụ cấp chức vụ bằng hệ số; phụ cấp thâm niên vượt

khung, thâm niên nghề bằng tỷ lệ phần trăm (%) vào cột

tương ứng, nếu không hưởng phụ cấp nào thì bỏ trống.

Cột 18: Ghi phụ cấp lương theo quy định của pháp luật lao

động từ ngày 01/01/2016 (nếu có)

Cột 19: ghi các khoản bổ sung khác theo quy định của pháp

luật lao động từ ngày 01/01/2018 (nếu có)

Từ tháng

năm –

Đến

tháng

năm

(20)-(21)

Điền thông tin từ tháng/ năm có phát sinh đến tháng/năm khai

báo.

Ghi thông tin từ tháng năm đến tháng năm người lao động bắt

đầu tham gia hoặc điều chỉnh mức đóng.Trường hợp người lao

động có thời gian truy đóng BHXH, BHYT, BHTN thì ghi

từng dòng, theo từng mốc thời gian truy đóng

7

Ghi chú

(22)

Có thể để trống. Những phần điền ở đây sẽ được điền vào

phần ghi chú của tờ khai D02TS

Tỉ lệ

đóng

(23)

Đối tượng Người sử dụng lao

động

Người lao

động

Tổng

BHXH BH

YT

BH

TN

BH

XH

BH

YT

BH

TN

Người lao động (3-12 tháng)

Cán bộ, công chức,…

Công an, quốc phòng,…

Người quản lý doanh

nghiệp

18 (3-ốm đau

thai sản

1 tai nạn LĐ

14 hưu trí,

tử tuất)

3 1 8 1.5 1 32.5

Người hoạt động không

chuyên trách ở xã, phường,

thị trấn (UBNN đóng)

14 3 1 8 1.5 1 28.5

Người làm việc ở nước

ngoài theo HĐLĐ theo luật

LĐ VN

22 22

Người tham gia BHXH tự

nguyện

22 22

Các đối tượng do tổ chức BHXH đóng BHYT hàng tháng (4.5%) -Người nghỉ hưu, nghỉ thai sản, nghỉ việc,…

-Người trên 80 tuổi đang hưởng trợ cấp tuất hàng tháng

Các đối tượng được Ngân sách NN đóng BHYT (4.5%)

-Cán bộ phường, xã nghỉ việc hưởng trợ cấp NN

-Người có công với cách mạng, nhân thân, người phục vụ người có công với CM

-Trẻ em dưới 06 tuổi

-Hộ cận nghèo, dân tộc thiểu số (được NN hỗ trợ 100%)

-Người đã hiến bộ phận cơ thể theo quy định của pháp luật

-Người đi du học được cấp học bổng từ Ngân sách NN ( do cơ quan, tổ chức, đơn vị

cấp học bổng đóng)

Các đối tượng được Ngân sách NN hỗ trợ mức đóng BHYT(4.5%)

-Hỗ gia đình cận nghèo (NN hỗ trợ tối thiểu 70%)

-Học sinh, sinh viên học tại cơ sở GD thuộc hệ thống quốc dân, hộ làm nông lâm

ngư nghiệp có mức sống trung bình (NN hỗ trợ tối thiểu 30%)

Đối với hộ gia đìnhtham gia đóng BHYT bằng 4.5% mức lương cơ sở, người tiếp

theo đóng 70,60,50,40% mức đóng của người thứ nhất.

Tham khảo Chương 2 trang 04 QD 959/BHXH quy định về đối tượng, mức đóng

và phương thức đóng

Trả thẻ

(24)

Tick chọn trong trường hợp giảm nhân sự và trả lại thẻ BHYT

cho cơ quan BHXH. Phần mềm sẽ tự kết xuất thêm 1 bản cam

kết trả thẻ.

Không chọn trong trường hợp giảm nhân sự nhưng không trả

8

lại thẻ cho cơ quan BHXH. Trong trường hợp này phải làm

thêm 1 dòng với phương án “Bổ sung tăng quỹ khám chữa

bệnh” (TT) để đóng bù tiền BHYT.

Ngày trả

thẻ

(25)

Nếu khai báo giảm lao động và có trả thẻ, thì phải khai thêm

ngày trả thẻ. Đơn vị sẽ cam kết thu hồi thẻ từ ngày trả thẻ, mọi

yêu cầu phát sinh của thẻ sau ngày trả thẻ, đơn vị phải chịu

trách nhiệm.

Tính lãi

(26)

Nếu đơn vị khai báo chậm, và theo quy định sẽ phải tính lãi

cho các khoản đóng chậm thì đánh dấu vào cột này.

Tick chọn trong trường hợp trả truy thu của BHXH, BHYT…

Ví dụ: đơn vị có nhân sự tăng mới từ tháng 1/2015 nhưng đến

tháng 10/2015 mới báo tăng phải đóng tiền BHXH từ tháng

1/2015 đến tháng 9/2015 và tiền lãi tiền chậm nộp

Cách tính tiền lãi tham khảo Điều 41, 42 trang 40,41,42,43

Quyết định 959/QĐ-BHXH

Mã vùng

lương tối

thiểu

(27)

Đơn vị có thể khai báo vùng lương tối thiểu cho cả đơn vị ở

phía trên của bảng, hoặc có thể khai báo Vùng lương tối thiểu

cho từng lao động (Nếu lao động đang làm việc tại Vùng có

mức lương tối thiểu khác với Vùng đang kê khai ở trên)

Mã vùng

sinh sống

(28)

Được kê khai theo Quyết định: 1351/QĐ-BHXH do BHXH

Việt Nam ban hành.

Điều 4. Mã nơi đối tượng sinh sống.

Mã nơi đối tượng sinh sống, gồm 02 ký tự ký hiệu vừa bằng

chữ vừa bằng số, cụ thể:

1. Ký hiệu K1: là mã nơi người dân tộc thiểu số và người

thuộc hộ gia đình nghèo tham gia BHYT, đang sinh sống tại

vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn theo quy định của

pháp luật.

2. Ký hiệu K2: là mã nơi người dân tộc thiểu số và người

thuộc hộ gia đình nghèo tham gia BHYT, đang sinh sống tại

vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn theo quy

định của pháp luật.

3. Ký hiệu K3: là mã nơi người tham gia BHYT đang sinh

sống tại xã đảo, huyện đảo theo quy định của pháp luật.

Mức

hưởng

BHYT

(29)

Chọn các phương án hưởng BHYT của cá nhân

Ngày

sinh

(30)

Nhập ngày tháng năm sinh theo định dạng dd/mm/yyyy

Với lao động chỉ có năm sinh thì nhập năm sinh (Phần mềm sẽ

tự động kiểm tra nếu khác định dạng dd/mm/yyyy sẽ hiểu là

người lao động chỉ khai báo năm sinh)

Các cột Giới tính, Quốc tịch, Dân tộc, Tỉnh nơi Khám chữa bệnh, Nơi

9

31,

32,33,34,

35

KCB, khai báo bình thường

Mức tiền

đóng

(36)

Mức tiền đóng (áp dụng đối với người tham gia BHXH tự

nguyện): ghi mức thu nhập tháng do người tham gia BHXH tự

nguyện lựa chọn

Phương

thức đóng

(37)

Phương thức đóng (áp dụng đối với người đi lao động ở nước

ngoài, người tham gia BHXH tự nguyện): ghi cụ thể phương

thức đóng là 03 tháng hoặc 06 tháng hoặc 12 tháng

Các cột

37…52

Khai báo bình thường, dữ liệu sẽ được dùng kết xuất ra tờ

TK1-TS

Nội dung

thay đổi

(53)

Nội dung thay đổi, yêu cầu: ghi nội dung yêu cầu thay đổi

như: họ tên, ngày tháng năm sinh, các thông tin liên quan đến

chức danh, nghề nghiệp, công việc, phương thức đóng, nơi

đăng ký KCB ban đầu ...

Lưu ý: Khi thay đổi thông tin thì chỉ cần ghi số chỉ tiêu trên tờ

TK1-TS [01], [02], [12], [13] và nội dung thay đổi.

Tài liệu

kèm theo

(54)

Đối với người thay đổi thông tin, ghi các loại giấy tờ chứng

minh.

- Đối với người tham gia được hưởng quyền lợi BHYT cao

hơn, ghi các loại giấy tờ chứng minh

Sau khi điền đầy đủ thông tin cần thiết vào các cột trên Bấm nút Ghi (F5) để lưu lại

thông tin đã nhập

Lưu ý: Đối với các đơn vị làm tờ khai với nhiều quy trình thì nên làm theo file excel

mẫu có kèm trong phần mềm và nạp dữ liệu vào một lần để dễ dàng quản lý và

chỉnh sửa.

Đính kèm

Trong một số trường hợp đặc biệt cần đính kèm các tài liệu theo tờ khai (hợp đồng lao

động, quyết định nghỉ việc, …)

Chọn Tab Đính kèm, trong Bảng Đính kèm và Bảng kê hồ sơ để chọn file đính kèm:

nhấn vào cột Chọn (2)

10

Trong mục Chọn tập tin đính kèm click vào các dòng để chọn đường dẫn file đính

kèm, trước khi chọn file cần chọn định dạng của file đính kèm tương ứng: pdf, excel,

word, images….

Nhập đầy đủ các thông tin file đính kèm trong các cột từ Cột (4) đến Cột (7)

Có thểm bấm nút cột Xem (08) để xem trước file đính kèm

11

Chú ý cột Chi tiết (8): Khi nhấn chọn chi tiết của dòng, sẽ hiện bảng chi tiết đính kèm.

Để có bảng kê tài liệu xuất hiệ khi kết xuất báo cáo: chọn lao động (có thể chọn một

hoặc nhiều lao động có liên quan đến 01 file đính kèm) có tài liệu đính kèm.

Nếu không muốn có bảng kê khi kết xuất: Không chọn lao động cho các file đính

kèm.

Cuối cùng bấm nút Ghi (F5) để lưu lại thông tin tờ khai

1.3 Kết xuất tờ khai

Sau khi hoàn thành nhập thông tin vào tờ khai vào Kết xuất báo cáo Chọn Kết

xuất báo cáo Chọn năm, tháng, Tick chọn các hồ sơ BHXH để xuất báo cáo,

Bấm Lấy hồ

12

Chương trình sẽ kế xuất tất cả các kỳ kê khai trong tháng ra Có thể bấm Xem để

kiểm tra tờ khai trước khi ký hoặc gửi Bấm nút Ký số để ký số các tờ khai đã kết

xuất ra

Chọn chữ ký số của đơn vị Bấm Ok Gõ số pin của USB token Chương trình

sẽ kết nối với hệ thống của BHXH VN để lấy số hồ sơ, in mã vạch vào hồ sơ và ký

điện tử.

Chú ý: Trước khi ký số gửi tờ khai, đơn vị phải đăng ký Giao dịch điện tử thông qua

phần mềm với BHXH Việt Nam và phải đã nhận được email xác nhận của BHXH

Việt Nam, chấp thuận cho đơn vị kê khai giao dịch điện tử thông qua dịch vụ I-VAN

của VNPT.

13

Kiểm tra lại các tờ khai trước khi gửi

Phiếu giao nhận hồ sơ 500

Mẫu tờ khai D02-TS

Mẫu cam kết trả thẻ

14

Nếu kiểm tra thông tin phát hiện ra lỗi sai thì làm lại các bước trên

Sau khi kiểm tra thông tin tờ khai hoàn tất, bấm nút Gửi tờ khai để gửi tờ khai lên với

cơ quan BHXH

1.4 Tra cứu lịch sử giao dịch

Sau khi gửi tờ khai có thể vào mục Kết xuất báo cáo Chọn Lịch sử giao dịch để

kiểm tra các tờ khai đã nộp.

Hoặc có thể đăng nhập vào website http://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ Vào

mục tra cứu để kiểm tra lại tình trạng các tờ khai đã gửi.

15