TI en Construcción - Lainez-Alvarado-Graña V3 (2).pdf

7/25/2019 TI en Construccin - Lainez-Alvarado-Graa V3 (2).pdf

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Propuesta integral de mejora de

la gestin de horas hombremediante la aplicacin detecnologa de la informacin enobras de la empresa GyM S.A.

Sustentacin V Programa de actualizacinProfesional de Ingeniera Civil

Integrantes:

Natalia Lainez

Santiago Alvarado


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ndice

1. Presentacin de la Empresa y Aplicacin de Conceptos de TI

2. Diagnstico de la Situacin Actual

3. Determinacin de la Problemtica

4. Planteamiento de Propuesta de Mejora Tareo Virtual

5. Comparativo de Costos Entre el Sistema de Tareo Convencional y laPropuesta de Mejora o Sistema Tareo Virtual

6. Beneficios Cualitativos de la Propuesta de Mejora o Sistema de TareoVirtual

7. Conclusiones y Recomendaciones


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1. Presentacin de la Empresa yAplicacin de Conceptos de TI


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Presentacin de la Empresa

GyM pertenece al GrupoGraa y Montero

Divisin DOC, DEM y DED80 aos en el mercado

Ventas de DOC y DEM US$ 1,057Ventas de DED US$ 324

Gerencia General

DivisinElectromecnica

Divisin ObrasCiviles

DivisinEdificaciones

Comercial Legal

GerenciaTcnica

Gerencia de Propuestas yContratos

Gerencia de Equipos yLogstica

Gerencia deAdministracin y

Finanzas

Gerencia de RecursosHumanos

Gerencia deIntegracin

Administrativa

Ra

nking de las 7 constructoras con mayor volumen de ventas en el Per (US$ MM)

Venta de GyM S.A. al cerrar el 2013US$ 1,652 millones


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Proyeccin de Obreros en Planilla

Ao 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

N Obreros 6,195 7,185 8,385 9,954 11,659 13,488 18,900 24,800 30,700 36,600

Inc. Anual - 990 1,200 1,569 1,705 1,829 5,412 5,900 5,900 5,900

Proyeccin de Obreros en Planilla de GyM S.A. (2008 2017)

-5,000

10,000

15,000

20,000

25,000

30,000

35,000

40,000

2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

NObreros

Ao

N Obreros

Inc. Anual

GyM S.A. enfrenta un crecimiento sin precedentes de requerimientos de manode obra Necesidad de sistema claro, oportuno y confiable de gestin de HH


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Importancia de la Gestin de HH

Los proyectos a los que nos enfrentamos hoy en da son cada vez mscomplejos. Sin embargo, la gestin de horas hombre, siendo un

elemento con gran impacto sobre los resultados de los proyectos, sesigue manejando de una manera artesanal.

?
http://www.google.com.pe/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=-YaQ-YwK95kT7M&tbnid=CueuQEUz2Iw4GM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.raindance.org/lightbulb-jokes-for-filmmakers/&ei=m-ukUur5FsX0kQeTuIDgAQ&bvm=bv.57752919,d.eW0&psig=AFQjCNGUgo63GzV_i1z-f6JtW_b9m7GKTQ&ust=1386626281044538http://www.google.com.pe/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=-YaQ-YwK95kT7M&tbnid=CueuQEUz2Iw4GM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.raindance.org/lightbulb-jokes-for-filmmakers/&ei=m-ukUur5FsX0kQeTuIDgAQ&bvm=bv.57752919,d.eW0&psig=AFQjCNGUgo63GzV_i1z-f6JtW_b9m7GKTQ&ust=1386626281044538


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Aplicacin Conceptos de TI

Meroo 2010 Los beneficios delas TI son claros en ambientes de

trabajo bien estructurados. Si el flujode trabajo, incluyendo personas,tareas y herramientas, puede serpredefinido, la automatizacin es lamejor opcin.

Definicin segn ITAA Estudio, diseo,desarrollo, implementacin y gestin desistemas de informacin computarizadospara convertir, almacenar, proteger,transmitir y recuperar informacin

La aplicacin de TI para

optimizar un proceso debe

disearse especficamente para

este, debido a que cadaproceso y las relaciones entresus componentes son nicos.

Maneras en que las TI agregan valor a un proceso:1. Automatizando todo o parte del proceso

informativo, anteriormente llevado de formamanual.

2. Eliminando algunas de las transferencias deinformacin.

3. Eliminando o reduciendo los re-trabajos que noagregan valor.

4. Acelerando el proceso de trabajo mismo y ashaciendo posibles economas de velocidad.

5. Reduciendo la incertidumbre en la informacin.
http://www.google.com.pe/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=-YaQ-YwK95kT7M&tbnid=CueuQEUz2Iw4GM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.raindance.org/lightbulb-jokes-for-filmmakers/&ei=m-ukUur5FsX0kQeTuIDgAQ&bvm=bv.57752919,d.eW0&psig=AFQjCNGUgo63GzV_i1z-f6JtW_b9m7GKTQ&ust=1386626281044538http://www.google.com.pe/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=-YaQ-YwK95kT7M&tbnid=CueuQEUz2Iw4GM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.raindance.org/lightbulb-jokes-for-filmmakers/&ei=m-ukUur5FsX0kQeTuIDgAQ&bvm=bv.57752919,d.eW0&psig=AFQjCNGUgo63GzV_i1z-f6JtW_b9m7GKTQ&ust=1386626281044538http://www.google.com.pe/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=-YaQ-YwK95kT7M&tbnid=CueuQEUz2Iw4GM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.raindance.org/lightbulb-jokes-for-filmmakers/&ei=m-ukUur5FsX0kQeTuIDgAQ&bvm=bv.57752919,d.eW0&psig=AFQjCNGUgo63GzV_i1z-f6JtW_b9m7GKTQ&ust=1386626281044538


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2. Diagnstico de la Situacin Actual


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Descripcin del Proceso

Proceso de gestin de horas hombre con Tareo Convencional


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Procesos PrincipalesPROCESO INPUT PROCESO APLICADO OUTPUT

PR01

Ingreso/Salida a

Obra

Trabajador ingresa/sale de

obra y entrega DNI a vigilante

Trabajador coloca informacin

(nombre y hora de

ingreso/salida) en formato

impreso

Al final del da se entrega elformato a Administracin de Obra

para su archivo

PR02 Asignacin

de Actividades

Reunin diaria de cuadrilla y

plan diario de trabajo

Jefe de cuadrilla asigna

actividades a cada trabajador

Trabajadores se dirigen a sus

frentes y partidas de trabajo

PR03

Recopilaciny consolidacin de

informacin

Informacin de asignacin de

partidas en libreta de jefe de

cuadrilla

Al final del da, jefe de

cuadrilla traspasa lainformacin al formato de

tareo

Ing. de Campo recibe tareos de

todos los jefes de cuadrilla por

toda la jornada

PR04 Control y

Validacin de Hojas

de tareo

Hojas de tareo validadas y

revisadas por el Ing. de

campo

Administracin escanea y

enva hojas de tareo a

Digitacin

Digitacin recibe hojas de tareo

escaneadas

PR05

Digitacin deHojas de tareo

Hojas de tareo escaneadas

Digitadores ingresan

informacin de hojas de tareo

a Software SISPO

Informacin de tareo registrada enbase de datos de software SISPO

PR06 - Pago de

planillas

Informacin de tareo

registrada en base de datos

de software SISPO

Administracin genera boletas

de pago y entrega a cada

trabajador

Trabajadores reciben boletas de

pago

PR07 Generacin

de Reportes de Obra

Informacin de tareo

registrada en base de datosde software SISPO

Oficina Tcnica y Produccin

generan reportes sobre lainformacin registrada

Reportes de Control

(Productividad, Avance, Costo, etc.)


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3. Determinacin de la Problemtica


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Descripcin de la Problemtica

Los tareos se elaboran al final de la jornada

Se asignan HH a partidas y frentes incorrectos o no vigentes, lo cual provoca unaposterior reclasificacin de HH y controles poco confiables

No se tiene informacin en tiempo real ni disponible para las reas interesadas

OT y Produccin no esperan los reportes de Digitacin para ingresar las HH en suscontroles e indicadores; digitan su propia informacin

No se verifica los tareos contra el registro de entradas y salidas de personal de obra

Se utilizan talonarios fsicos y el llenado es manual

Es comn el extravo de hojas de tareo lo cual conlleva a reintegros para el pago deplanillas y controles poco confiables

El personal del rea de Digitacin est altamente desmotivado


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Costo Actual de la Gestin de HH

Costo Empresa Sueldos rea de Digitacin 57,069.00Costos Corporativos 22,050.00

Costo Digitacin en Obra para Generar IP 28,050.00

Costo Total Mensual 107,169.00

Costos Mensuales Sistema Convencional (S/.) - julio/2013

Ao 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

N Obreros 6,195 7,185 8,385 9,954 11,659 13,488 18,900 24,800 30,700 36,600

Sueldos 144,529.79 172,655.35 207,536.06 253,761.28 306,144.35 364,795.71 526,503.42 711,587.48 907,302.73 1,114,120.47

Resto de Costos 43,403.58 50,339.75 58,747.22 69,739.99 81,685.61 94,500.00 132,417.70 173,754.45 215,091.19 256,427.94

Costo Total Anual 187,933.37 222,995.10 266,283.28 323,501.27 387,829.96 459,295.71 658,921.13 885,341.93 1,122,393.93 1,370,548.41

Costo Unitario 30.34 31.04 31.76 32.50 33.26 34.05 34.86 35.70 36.56 37.45

Proyeccin de Costos en US$ (2013 -2017)

Costo Mensual (US$) 38,274.64

Costo Anual (US$) 459,295.71

N de obreros a julio de 2013 13,488

Costo mensual por obrero (US$) 2.84

Costo anual por obrero (US$) 34.05

10%

3,244,887.86$

Tasa dscto.

VPN (US$)


14/30

Costo Actual de la Gestin de HH

-

200

400

600

800

1,000

1,200

1,400

1,600

5,000 10,000 15,000 20,000 25,000 30,000 35,000 40,000

CostoAnualenMiles

(US$)

N Obreros en Planilla

Costo Anual del Sistema Tradicional por N de Obreros en Planilla


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4. Planteamiento de Propuesta deMejora Tareo Virtual


16/30

Descripcin del Proceso Propuesto

Proceso de gestin de horas hombre con Tareo Virtual


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Esquematizacin Sistema Tareo Virtual

F2

F1

F3

1.

Ingresoa ObraFr

entedeObra

Trabajador usa lector dehuella digital.

Fotocheck con QRcontiene info sobre

trabajador (Nombre,Especialidad, Status)

2. ReuninDiaria

3. Obrero ingresa aFrente asignado

4. Capataz escanea

QR y asigna Frente yPartida en AppTareo Virtual

5. Se cargaautomticamente

informacin actualizadaal servidor del sistema

Software Gestin de HH

10. Registro de Salida

6. Produccin yOT

descarganreportes de HH

7. Entregables deGestin.

8. Pago planillasOT

9. Indicadoresde Gestin

Produccin

Sistema

Integrado de

GHH
http://sbdcfortlewis.org/wp-content/uploads/2011/04/cashflowpic.jpghttp://sbdcfortlewis.org/wp-content/uploads/2011/04/cashflowpic.jpghttp://mexcoder.com/wp-content/uploads/2012/06/ciclo-continuo-azul-md.pnghttp://mexcoder.com/wp-content/uploads/2012/06/ciclo-continuo-azul-md.pnghttp://mexcoder.com/wp-content/uploads/2012/06/ciclo-continuo-azul-md.pnghttp://mexcoder.com/wp-content/uploads/2012/06/ciclo-continuo-azul-md.pnghttp://mexcoder.com/wp-content/uploads/2012/06/ciclo-continuo-azul-md.pnghttp://sbdcfortlewis.org/wp-content/uploads/2011/04/cashflowpic.jpghttp://sbdcfortlewis.org/wp-content/uploads/2011/04/cashflowpic.jpghttp://kgi.org/sites/default/files/checklist.jpghttp://kgi.org/sites/default/files/checklist.jpg


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Procesos Principales

PROCESO INPUT PROCESO APLICADO OUTPUTPR01 Ingreso/salida

de trabajador a obra

registrado en el

sistema

Trabajador ingresa/sale de

obra y coloca su dedo en el

lector de huella digital

Sistema registra los datos

del trabajador y hora de

ingreso/salida

Base de datos con horas

de ingreso/salidas de

todos los trabajadores

PR02 Asignacin y

reasignaciones de

frentes y partidas entiempo real

Jefe de cuadrilla usa celular

para asignar frente y partida a

los trabajadores escaneandoel QR en su fotocheck

Se almacena HH por

trabajador y por frente y

partida en el servidor

Reporte preliminar de HH

por trabajador por frente

y partida

PR03 Validacin de

horas hombre en el

sistema

Reporte preliminar de HH por

trabajador por frente y partida

Validacin de la

informacin cargada en

el sistema

Reporte aprobado de HH

por trabajador por frente

y partida en tiempo real

PR04 Pago de

planillas

Reporte de HH por trabajador

por frente y partida

Interface entre sistema

de tareo virtual y el SISPO

Boletas de pago a

trabajadores

PR05 Descarga de

reportes de Horas

hombre por

interesados

Reporte de HH por trabajador

por frente y partida

Ingreso de HH en

controles de gestin

Controles generados y

Entregable para envo a

Oficina Principal

Softwa

reGestindeH

H

(Integrad

ordeInformac

in)


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Costo Estimado de la Propuesta de Mejora

Costo Empresa Sueldos GMD 59,190.75

Costos Help Desk 1,500.00Costos Corporativos 7,350.00

Costos Plataforma Tecnolgica 1,745.00

Costos Equipos Mvil 59,190.75

Reduccin Equipos Mvil Existente -39615.75

Costo de Cdigo QR 505.80

Costo de lector de Huella Digital 1,120.00

Costo de Capacitaciones a Jefes de Cuadrilla 3,465.00Costo de Viajes de Coordinadores de Oper. 3,300.00

Costo Total Mensual 97,751.55

Costos Mensuales Sistema Tareo Virtual (S/.) - julio/2013Costo Mensual (US$) 34,917.70

Costo Anual (US$) 419,012.36

N de obreros a julio de 2013 13,488

Costo mensual por obrero (US$) 2.59

Costo anual por obrero (US$) 31.07

10%2,485,543.34$

Tasa dscto.VPN (US$)

Ao 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

N Obreros 6,195.00 7,185.00 8,385.00 9,954.00 11,659.00 13,488.00 18,900.00 24,800.00 30,700.00 36,600.00

Total Costos Fijos 114,316.50 116,878.78 119,517.93 122,236.26 125,036.13 127,920.00 130,890.39 133,949.88 137,101.17 140,346.99

Sueldos 85,409.36 87,971.64 90,610.79 93,329.11 96,128.99 99,012.86 101,983.24 105,042.74 108,194.02 111,439.84Resto de Costos Fijos 28,907.14 28,907.14 28,907.14 28,907.14 28,907.14 28,907.14 28,907.14 28,907.14 28,907.14 28,907.14

Total Costos Variables 129,363.04 150,985.19 177,342.78 211,922.10 249,904.72 291,113.74 410,816.11 542,972.00 677,134.38 813,392.19

Sueldos 27,277.94 32,586.24 39,169.48 47,893.83 57,780.39 68,850.00 99,370.03 134,302.01 171,240.48 210,274.39

Resto de Costos Variables 102,085.10 118,398.95 138,173.30 164,028.27 192,124.33 222,263.74 311,446.08 408,669.99 505,893.90 603,117.81

Costo Total Anual 243,679.55 267,863.97 296,860.71 334,158.36 374,940.85 419,033.74 541,706.50 676,921.88 814,235.54 953,739.18

Costo Unitario 39.33 37.28 35.40 33.57 32.16 31.07 28.66 27.30 26.52 26.06

Proyeccin de costos en US$ (2008 -2017)


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Costo Estimado de la Propuesta de Mejora

-

200

400

600

800

1,000

1,200

5,000 10,000 15,000 20,000 25,000 30,000 35,000 40,000

CostoAnualenMiles

(US$)


Grfico N4 - Costo Anual por N de Obreros en Planilla


21/30

5. Comparativo de Costos entre elSistema de Tareo Convencional y laPropuesta de Mejora o Sistema TareoVirtual


22/30

Comparativo de Alternativas a julio de 2013

Comparativo de VPN de Alternativas para el periodo 2013 - 2017

Tasa dscto. 10%VPN Tareo Convencional (US$) 3,244,887.86$

VPN Tareo Virtual (US$) 2,485,543.34$

Diferencia 759,344.52$

ITM Tareo Convencional Tareo Virtual Diferencia

Costo Mensual (US$) 38,274.64 34,917.70 3,356.95

Costo Anual (US$) 459,295.71 419,012.36 40,283.36

N de obreros a julio de 2013 13,488 13,488 -

Costo mensual por obrero (US$) 2.84 2.59 0.25

Costo anual por obrero (US$) 34.05 31.07 2.99

Comparativo de Alternativas


23/30

y = 287.05x0.7685

y = 11.422x1.1132

-

200

400

600

800

1,000

1,200

1,400

1,600

5,000 10,000 15,000 20,000 25,000 30,000 35,000 40,000

CostoAnualenMiles(US$)


Comparativo de Proyeccin de Costos Anuales

Tareo Virtual Tareo Convencional

Igualando y resolviendo las ecuaciones se determina el punto de cruce 11,538 Obreros



24/30


y = 287.05x-0.232

y = 11.422x0.1132

10.00

15.00

20.00

25.00

30.00

35.00

40.00

45.00

5,000 10,000 15,000 20,000 25,000 30,000 35,000 40,000

CostoAnual(US$

)


Comparativo de Proyeccin de Costos Unitarios

Tareo Virtual Tareo Convencional


25/30

6. Beneficios Cualitativos


26/30

Beneficios Cualitativos

Capataz y obreros pierden menos tiempo en lasreuniones de programacin diarias y se elimina latranscripcin a formato tareo

Optimizacin de HH en obra

Ingenieros de Produccin y OT no pierden tiempo envalidar informacin debido a que el software las detecta.Menor inversin de tiempo y recursos

en la validacin de la informacin

Tareo se realiza en el momento, no se pierden losformatos de tareo, solo existen frentes vigentes

Mayor confiabilidad de la data de inputal sistema

Una vez ingresada la data al sistema, no existe posibilidadde que se ingrese error en la informacin.

Confiabilidad total de la informacindurante el proceso

Se cuenta con back-ups de toda la informacin generadaen un lugar seguro

Seguridad de la informacin durante lavida de los proyectos

BENEFICIO CONSECUENCIA


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Beneficios Cualitativos

Se cuenta con toda la informacin actualizada, en elformato requerido y en cualquier momento, segundosdespus de que esta se genera en campo.

Informacin en tiempo real

Se elimina el rea de digitacin, la cual representa unafuente de desmotivacin para el personal involucradoMejora del Clima laboral

Al contar con reportes e indicadores en tiempo real, losingenieros y gerentes pueden actuar con anticipacin y

de manera sustentada.

Optimizacin de la gestin de los

proyectos

Se cuenta con reportes ms claros, oportunos y

confiables. Acceso a reportes en tiempo real desde cualquier

ubicacin.

Reportes ms potentes

BENEFICIO CONSECUENCIA


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7. Conclusiones y Recomendaciones


29/30

Conclusiones y Recomendaciones

1. El sistema de Tareo Virtual tiene un costo anual menor al Sistema Convencional para el 2013.

2. Para el periodo 2013-2017, conviene en trminos de costo implementar el sistema de TareoVirtual sobre el sistema Convencional.

3. El punto de cruce en que el sistema de Tareo Virtual es ms econmico que el SistemaTradicional es cuando la empresa cuenta con 11,538 obreros en planilla GyM S.A. se encuentrasobre ese nmero de obreros en planilla y la proyeccin es ascendente.

4. El sistema de Tareo Virtual es ms eficiente en trminos de costo a medida que se incrementael nmero de obreros en planilla y el sistema de Tareo Convencional pierde eficiencia.

5. El sistema de Tareo Virtual conlleva un proceso ms eficiente y confiable con repercusionesdirectas sobre las herramientas de gestin de los proyectos.


30/30

Conclusiones y Recomendaciones

7. Al aplicar el sistema de Tareo Virtual se logran informes de productividad y costos msconfiables y en tiempo real.

8. El sistema de Tareo Virtual permite llevar un control exhaustivo y confiable de las horas hombre fcil sustento ante clientes.

9. El sistema de Tareo Virtual vuelve accesible la informacin en tiempo real a toda laorganizacin til para reas de soporte (i.e. seguridad, finanzas, RRHH).

10. Reportes ms precisos retroalimentan al rea de presupuestos estimacin de costos mscertera para futuros proyectos.

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