Tài liệu hướng d n qu n tr · Khử trùng đơn thư: Hệ thống sẽ tự động tìm kiếm đơn thư trùng nhau trên toàn quốc (đơn cùng một người viết

THANH TRA CHÍNH PHỦ

Tài liệu hướng dẫn quản trị

Hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về khiếu nại, tố cáo

Dành cho Quản trị đơn vị - Cấp tỉnh

Quyển 01 - Hướng dẫn quản trị cơ bản

Hà Nội, năm 2018

THANH TRA CHÍNH PHỦ

Tài liệu hướng dẫn quản trị

Hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về khiếu nại, tố cáo

Dành cho Quản trị đơn vị - Cấp tỉnh

Quyển 01 - Hướng dẫn quản trị cơ bản

MỤC LỤC

1. GIỚI THIỆU CHUNG ................................................................................................ 1

1.1. Mục tiêu của phần mềm ......................................................................................... 1

1.2. Mục đích tài liệu .................................................................................................... 1

1.3. Trình duyệt hỗ trợ .................................................................................................. 1

1.4. Tài liệu tham khảo ................................................................................................. 2

1.5. Thuật ngữ và các từ viết tắt .................................................................................... 2

2. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG DÀNH CHO QUẢN TRỊ ĐƠN VỊ ................................ 3

2.1. Tổng quan tuần tự các bước thực hiện phân hệ quản trị đơn vị ............................. 3

2.2. Hướng dẫn đăng nhập, đổi thông tin cá nhân và mật khẩu .................................... 4

2.3. Hướng dẫn tạo Ban tiếp công dân tỉnh .................................................................. 5

2.4. Hướng dẫn tạo Thanh tra tỉnh .............................................................................. 11

2.5. Hướng dẫn tạo mới Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh ........................................ 5

2.6. Hướng dẫn tạo phòng nghiệp vụ 1 trực thuộc Ban tiếp công dân tỉnh ................ 10

2.7. Hướng dẫn tạo phòng tiếp dân và giải quyết KNTC (NV3) trực thuộc Thanh tra

tỉnh................... .............................................................................................................. 15

2.8. Hướng dẫn tạo phòng Thanh tra trực thuộc Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh 20

2.9. Hướng dẫn tạo nhóm người dùng cho Cán bộ tiếp công dân ................................ 1

2.10. Hướng dẫn tạo nhóm người dùng cho trưởng phòng tiếp công dân ...................... 6

2.11. Hướng dẫn tạo nhóm người dùng cho lãnh đạo ban tiếp công dân ..................... 11

2.12. Hướng dẫn tạo nhóm người dùng cho chủ tịch UBND tỉnh ................................ 16

2.13. Hướng dẫn tạo nhóm người dùng cho thủ trưởng cơ quan chuyên môn trực thuộc

UBND tỉnh ..................................................................................................................... 21

2.14. Hướng dẫn tạo nhóm người dùng cho cán bộ nghiệp vụ của các cơ quan chuyên

môn trực thuộc UBND tỉnh ........................................................................................... 27

2.15. Hướng dẫn tạo tài khoản cho cán bộ tiếp công dân Nguyễn Kông Trình ........... 32

2.16. Hướng dẫn tạo tài khoản cho lãnh đạo phòng tiếp công dân Phan Thị Lý .......... 35

2.17. Hướng dẫn tạo tài khoản cho lãnh đạo ban tiếp công dân ................................... 39

2.18. Hướng dẫn tạo tài khoản cho chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Văn Trì .................. 42

2.19. Hướng dẫn tạo tài khoản cho chánh thanh tra tỉnh Nguyễn Văn Bắc ................. 46

2.20. Hướng dẫn tạo tài khoản cho giám đốc sở Trần Gia Long .................................. 49

2.21. Hướng dẫn tạo tài khoản cho cán bộ nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn trực thuộc

UBND tỉnh ..................................................................................................................... 53

2.21.1. Hướng dẫn tạo tài khoản cho cán bộ phòng NV3 Đàm Quang Minh - Thanh

tra tỉnh Vĩnh Phúc ...................................................................................................... 53

2.21.2. Hướng dẫn tạo tài khoản cho cán bộ phòng Thanh tra Nguyễn Viết Sơn – Sở

Thông tin và Truyền thông ........................................................................................ 57

2.22. Hướng dẫn cấu hình quy trình cho đơn vị mới .................................................... 61

2.23. Hướng dẫn cấu hình mẫu phiếu in văn bản cho Ban tiếp công dân tỉnh ............. 62

2.24. Hướng dẫn khai báo danh sách lãnh đạo tiếp cho UBND tỉnh ............................ 63

3. MỘT SỐ LƯU Ý KHI SỬ DỤNG HỆ THỐNG ...................................................... 65

3.1. Truy cập hệ thống ................................................................................................ 65

3.1.1. Đường dẫn ...................................................................................................... 65

3.1.2. Thông tin tài khoản ........................................................................................ 65

3.1.3. Quên mật khẩu ............................................................................................... 66

3.2. Phân quyền ........................................................................................................... 68

3.2.1. Phân quyền xem báo cáo ............................................................................... 68

3.2.2. Phân quyền xem thông tin của người tố cáo .................................................. 68

4. NHỮNG CÂU HỎI VÀ THÔNG BÁO LỖI THƯỜNG GẶP ................................ 70

4.1. Câu hỏi thường gặp về Truy cập hệ thống ........................................................... 70

4.1.1. Trong lần đầu đăng nhập vào phần mềm nhận được thông báo “Yêu cầu xác

thực” .......................................................................................................................70

4.1.2. Sau khi đăng nhập gặp thông báo “Bạn chưa được phân quyền chức năng của

hệ thống”.................................................................................................................... 70

4.1.3. Khi truy cập vào hệ thống và nhận được thông báo “Không thể truy cập trang

web này” .................................................................................................................... 71

4.1.4. Sau khi nhập Tên tài khoản và mật khẩu để thực hiện truy cập hệ thống thì

xuất hiện thông báo “Có lỗi không xác định đã xảy ra”............................................ 71

4.2. Câu hỏi thường gặp về quá trình sử dụng ............................................................ 72

4.2.1. Khi đang sử dụng hệ thống hiển thị “503 Service Unavailable” ................... 72

Tài liệu HDSD quản trị cấp tỉnh - Quyển 01 - HD quản trị cơ bản

1

1. GIỚI THIỆU CHUNG

1.1. Mục tiêu của phần mềm

Tạo thành hồ sơ vụ việc điện tử duy nhất: Mỗi vụ việc từ cấp xã, phường, thị trấn,

quận, huyện, thành phố, sở ngành đến cấp bộ ngành, tỉnh thành, Trung ương đều được lưu

thống nhất thành hồ sơ vụ việc điện tử duy nhất;

Khử trùng đơn thư: Hệ thống sẽ tự động tìm kiếm đơn thư trùng nhau trên toàn quốc

(đơn cùng một người viết với cùng một vụ việc nhưng được gửi đi khắp nơi trong cả nước)

theo các tiêu chí được nhập, như: Họ tên chủ đơn, địa chỉ, số CMTND/Thẻ căn cước công

dân, nội dung vụ việc để gộp lại thành một hồ sơ vụ việc duy nhất;

Thống nhất được cách xử lý đơn: Toàn bộ các thông tin xử lý từ các cấp cơ sở có

thẩm quyền đến cấp Trung ương đều được lưu vào hồ sơ vụ việc điện tử nên các đơn vị xử

lý sau sẽ biết được toàn bộ thông tin xử lý trước đố mà đưa ra quyết định xử lý kịp thời,

nhất quán và đúng đắn, tránh được hiện tượng xử lý đơn chồng chéo như hiện nay;

Thuận tiện cho các nhà lãnh đạo, nhà quản lý và các cán bộ tác nghiệp hệ thống

KNTC: hệ thống có thể kết xuất báo cáo theo tuần, tháng, quý, năm một cách khoa học,

nhanh chóng, chính xác, kịp thời tại bất cứ thời gian, địa điểm nào chỉ cần chỗ đó có kết

nối Internet hoặc USB 3G, 4G; phục vụ nhanh nhất, tốt nhất, giảm chi phí cho công tác rà

soát, giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo phức tạp, tồn đọng, kéo dài theo kết luận của

Chủ tịch Quốc hội tại kỳ họp thứ 10 Ủy ban Thường vụ Quốc hội khóa XIII, theo chỉ đạo

của Thủ tướng Chính phủ tại Hội nghị trực tuyến toàn quốc về công tác tiếp công dân, giải

quyết khiếu nại, tố cáo và kế hoạch 1130/KH-TTCP và 2100/KH-TTCP;

Xây dựng thành công hệ thống CSDL quốc gia về KNTC sẽ góp phần minh bạch quy

trình, kết quả giải quyết đơn thư KNTC, cho phép công dân, tổ chức tra cứu, giám sát tình

trạng giải quyết đơn thư KNTC của cơ quan nhà nước.

1.2. Mục đích tài liệu

Tài liệu này nhằm mục đích hướng dẫn cán bộ quản trị cấp tỉnh từng bước thao tác

Tạo mới đơn vị/phòng ban, Tạo mới nhóm người dùng, Tạo tài khoản người dùng nghiệp

vụ trên hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về khiếu nại tố cáo.

1.3. Trình duyệt hỗ trợ

- Hệ thống có thể chạy trên các trình duyệt:

Firefox

Chrome

Cốc Cốc

Tuy nhiên, để được hỗ trợ tối đa nhất, nên sử dụng trình duyệt Chrome phiên bản

49.0.2623.87 trở lên để thực hiện các chức năng trên hệ thống.


2

1.4. Tài liệu tham khảo

STT Ký hiệu Tên Phiên bản Mục đích tham khảo

01 NA Không có

02

1.5. Thuật ngữ và các từ viết tắt

STT Thuật ngữ Định nghĩa

1. KNTC Khiếu nại tố cáo

2. CQ, ĐV Cơ quan, Đơn vị

3. LĐ Lãnh đạo

4. TP Trưởng phòng

5. LĐCQ Lãnh đạo cơ quan

6. CV Chuyên viên

7. KQ Kết quả

8. NSD Người sử dụng

9. QTĐV Quản trị đơn vị

10. QTHT Quản trị hệ thống

11. UBND Ủy ban nhân dân


3

2. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG DÀNH CHO QUẢN TRỊ ĐƠN VỊ

Hệ thống được cấu hình từ 02 phân hệ: Phân hệ quản trị và Phân hệ nghiệp vụ. Phân

hệ quản trị được chia thành: quản trị hệ thống và quản trị đơn vị.

Phân hệ quản trị hệ thống làm nhiệm vụ quản lý chung của toàn bộ hệ thống, dành

cho người quản trị hệ thống có thể quản lý được các phần mềm có trong hệ thống, quản lý

các tham số cấu hình của hệ thống, khởi tạo các đơn vị tham gia hệ thống, quản lý tài

nguyên của hệ thống, quản lý các Module- chức năng có trong các phần mềm thuộc hệ

thống, quản lý các chuẩn tích hợp, sao lưu dữ liệu của hệ thống, quản lý người dùng trong

toàn bộ hệ thống…

Phân hệ quản trị đơn vị được tạo ra từ quản trị hệ thống. Mỗi đơn vị sẽ có cán bộ

quản trị đảm nhận nhiệm vụ quản lý chung toàn bộ cấu hình, phòng ban, đơn vị, chức năng,

quản lý người sử dụng,… cho đơn vị.

Đường dẫn phân hệ quản trị: adminkntc.thanhtra.gov.vn

2.1. Tổng quan tuần tự các bước thực hiện phân hệ quản trị đơn vị

Bước 1: Đăng nhập theo tài khoản được

cung cấp

Bước 2: Khởi tạo dữ liệu đơn vị

Bước 3: Khởi tạo dữ liệu nhóm người dùng

và phân quyền cho nhóm

Bước 4: Khởi tạo người dùng

Cán bộ quản trị đơn vị

Bước 5: Cấu hình quy trình

Bước 6: Cấu hình mẫu phiếu in văn bản

Bước 7: Khai báo danh sách lãnh đạo tiếp

Sơ đồ các bước cấu hình tại quản trị đơn vị cấp tỉnh

Tuần tự các thao tác cấu hình dưới đây được lấy ví dụ tại tài khoản quản trị đơn vị

của UBND tỉnh Vĩnh Phúc.

1. Hướng dẫn tạo đơn vị:

- Ban tiếp công dân tỉnh Vĩnh Phúc;

- Thanh tra tỉnh Vĩnh Phúc;

- Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Vĩnh Phúc.

2. Hướng dẫn tạo phòng ban trực thuộc đơn vị:

- Phòng nghiệp vụ 1 trực thuộc Ban tiếp công dân tỉnh Vĩnh Phúc;

- Phòng tiếp dân và giải quyết KNTC (NV3) trực thuộc thanh tra tỉnh Vĩnh

Phúc;

https://adminkntc.thanhtra.gov.vn/


4

- Phòng Thanh tra trực thuộc Sở Thông tin và truyền thông tỉnh Vĩnh Phúc.

3. Hướng dẫn tạo nhóm người dùng cho:

- Cán bộ tiếp công dân;

- Trưởng phòng tiếp công dân;

- Lãnh đạo ban tiếp công dân ;

- Chủ tịch UBND tỉnh;

- Thủ trưởng cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND tỉnh;

- Cán bộ nghiệp vụ.

4. Hướng dẫn tạo tài khoản cho:

- Cán bộ tiếp công dân: Nguyễn Kông Trình;

- Phó phòng tiếp công dân: Phan Thị Lý ;

- Phó ban tiếp công dân: Hạ Khải Hoàn;

- Chủ tịch UBND tỉnh Vĩnh Phúc: Nguyễn Văn Trì;

- Chánh thanh tra tỉnh Vĩnh Phúc: Nguyễn Văn Bắc;

- Giám đốc sở: Trần Gia Long;

- Phó phòng - phòng tiếp dân và giải quyết KNTC (NV3) - Thanh tra tỉnh Vĩnh

Phúc: Đàm Quang Minh;

- Chánh thanh tra - phòng thanh tra - Sở thông tin và truyền thông tỉnh Vĩnh

Phúc: Nguyễn Viết Sơn.

5. Hướng dẫn cấu hình quy trình cho đơn vị cho:

- Ban tiếp công dân tỉnh Vĩnh Phúc;

- Thanh tra tỉnh Vĩnh Phúc;

- Sở Tài nguyên và Môi trường.

6. Hướng dẫn cấu hình mẫu phiếu in văn bản cho Ban tiếp công dân tỉnh

7. Hướng dẫn khai báo chức năng quản lý lãnh đạo tiếp cho UBND tỉnh

2.2. Hướng dẫn đăng nhập, đổi thông tin cá nhân và mật khẩu

Bước 1: Đăng nhập hệ thống

- Truy cập: adminkntc.thanhtra.gov.vn

- Nhập thông tin đăng nhập và mật khẩu và bấm “Đăng nhập”

Tài khoản: H219.admin

Mật khẩu: kntc@123

Lưu ý:

- Cán bộ quản trị nhập tài khoản của đơn vị như được cung cấp trong danh mục tài

khoản đơn vị (kèm theo công văn triển khai).

- Sau khi đăng nhập thành công, anh/chị vui lòng đổi sang mật khẩu mới. Mật khẩu

có độ dài từ 8 ký tự trở lên, bao gồm chữ cái, số và ký tự đặc biệt. Mỗi tài khoản chỉ

có một mật khẩu truy cập, để đảm bảo tính an toàn và độ bảo mật, anh/chị vui lòng

không cung cấp tài khoản và mật khẩu cho những người không liên quan.

Bước 2: Đổi thông tin cá nhân và mật khẩu



5

- Từ màn hình quản trị đơn vị, tại phía trên, bên phải màn hình, kích chọn vào tên của

người dùng quản trị:

Màn hình thông tin tài khoản hiển thị:

- Người quản trị thay đổi thông tin tài khoản gồm: Email và Tên đầy đủ.

Lưu ý: Nhập đúng email cá nhân của mình, nếu trong trường hợp quên mật khẩu khi đăng

nhập, người quản trị có thể khôi phục lại mật khẩu qua email đã khai báo bằng cách tích

chọn “Quên mật khẩu” ở form đăng nhập. Hệ thống sẽ gửi mật khẩu mới vê email đã khai

báo, người quản trị dùng mật khẩu được gửi về để đăng nhập hệ thống.

- Để đổi mật khẩu, nhấn nút “Đổi mật khẩu”. Nhập mật khẩu cũ và xác nhận mật

khẩu mới. Sau đó ấn “Lưu lại” để hoàn tất việc thay đổi mật khẩu.

Lưu ý: Người dùng phải nhớ mật khẩu sau khi đã thay đổi và không cung cấp mật khẩu

của mình cho những người không liên quan. Trong trường hợp quên mật khẩu, vui lòng

liên hệ với quản trị hệ thống của Trung tâm thông tin - Thanh tra Chính phủ để được hỗ

trợ.

2.3. Hướng dẫn tạo Ban tiếp công dân tỉnh

Bước 1: Từ màn hình quản trị đơn vị, nhấp chọn menu “Quản lý đơn vị hành chính”

Bước 2: Tại cây đơn vị, bấm chọn UBND tỉnh Vĩnh Phúc và chọn nút “Thêm mới”.


6

- Màn hình hiển thị như hình dưới:

Lưu ý: Nhập dữ liệu lần lượt từ trên xuống dưới, theo chiều dọc. Nhập đầy đủ các

trường thông tin được đánh dấu (*).


7

Bảng mô tả các trường dữ liệu

STT Tên trường Mô tả Giá trị mẫu

1. Cấp đơn vị Chọn cấp của đơn vị thêm mới Cấp tỉnh

2. Quốc gia Chọn quốc gia của đơn vị. Mặc

định Việt Nam Mặc định là Việt Nam

3. Tỉnh, thành

phố

Chọn tỉnh/thành mà đơn vị được

thêm mới trực thuộc.

Mặc định là Vĩnh Phúc. Lưu ý: Hệ thống mặc định

lấy địa danh đơn vị của tài

khoản quản trị. Giá trị này

không được phép sửa.

4. Quận/huyện

Nếu đơn vị được thêm mới là

quận/huyện, thì chọn tên

quận/huyện tương ứng. Nếu đơn

vị được thêm mới là các đơn vị

trực thuộc trong tỉnh/thành hoặc

quận/huyện thì KHÔNG chọn

trường thông tin này.

Không chọn giá trị

5. Phường xã


phường/xã, thì chọn tên

phường/xã tương ứng. Nếu đơn vị

được thêm mới là các đơn vị trực

thuộc trong tỉnh/thành hoặc


trường thông tin này


6. Đơn vị cha Chọn đơn vị cha của đơn vị được

thêm mới

UBND tỉnh Vĩnh Phúc Lưu ý: vì tại cây đơn vị,

người quản trị đã bấm chọn

UBND tỉnh Vĩnh Phúc nên

form thêm mới hiển thị sẵn

đơn vị cha.

7. Mã đơn vị

Mã đơn vị tự động sinh. Cấu trúc:

[Mã đơn vị cha.số nguyên tự động

tăng]

Số nguyên tự động tăng khi đơn

vị được tạo thành công.

H219.01

8. Tên đơn vị Nhập tên đơn vị thêm mới Ban tiếp công dân tỉnh

Vĩnh Phúc

9. Số thứ tự

Nhập số thứ tự. Đơn vị sẽ được

sắp xếp theo số thứ tự trong cây

đơn vị.

2


8


10. Là Cục,Vụ

Mặc định là KHÔNG. Lưu ý: chọn Cục/Vụ khỉ áp dụng cho

các Cục/Vụ của Thanh tra Chính

phủ

Không

11. Tên viết tắt Nhập tên viết tắt của đơn vị Ban TCD VP

12. Điện thoại Nhập số điện thoại của đơn vị

13. Fax Nhập số fax của đơn vị

14. Nhóm thẩm

quyền

Chọn thẩm quyền của đơn vị:

Hành chính, Tư pháp, Cơ quan

Đảng,…

Lưu ý: Chọn Nhóm thẩm quyền

trước. Sau đó chọn Nhóm cơ quan

Hành chính

15. Nhóm cơ

quan

Chọn Nhóm cơ quan. Nhóm cơ

quan hiển thị các giá trị tương ứng

với Nhóm thẩm quyền.

UBND thành phố

16. Nhóm

Chọn Nhóm giá trị tương ứng với

Nhóm cơ quan. Trong trường hợp

không có giá trị Nhóm thì bỏ

trống trường thông tin này.

Không bắt buộc chọn dữ liệu này.


17. Email

Nhập email của đơn vị.

Lưu ý: nhập đúng định dạng của

email

18. Địa chỉ Nhập địa chỉ đơn vị

19. Trạng thái Mặc định Đang sử dụng. Đang sử dụng


9


20. Thuộc loại

Chọn loại Đơn vị hoặc Phòng

ban.

Nếu là Phòng ban thì phải chọn

Phòng ban.

Lưu ý: Đối với các phòng ban

chức năng thuộc UBND

quận/huyện thì phải chọn loại:

Đơn vị để sử dụng quy trình luân

chuyển hồ sơ. Ví dụ: phòng Tài nguyên và Môi trường,

phòng Nội vụ, ban tiếp công dân, Thanh

tra huyện,….

Đơn vị

21. Nhóm đối

tượng nguồn

đơn đến

Chọn nhóm đối tượng nguồn đơn

đến tương ứng với đơn vị thêm

mới.

Nguồn đơn đến sẽ hiển thị các giá

trị ở màn hình nghiệp vụ Tiếp

nhận gián tiếp của cán bộ nghiệp

vụ. Ví dụ nguồn đơn: Bưu chính, Email, Cơ

quan khác chuyển tới,…

Ban TCD tỉnh/thành phố

22. Quyền xem

thông tin đơn

thư

Chọn quyền xem: Xem nội bộ

đơn vị hoặc Xem nội bộ đơn vị,

các đơn vị cùng cấp và đơn vị cấp

dưới. Đây là quyền xem thông tin

báo cáo.

- Nếu chọn Xem nội bộ đơn vị,

thì người dùng thuộc đơn vị sẽ

chỉ xem được dữ liệu báo cáo

trong phạm vi của đơn vị.


các đơn vị cùng cấp và cấp

dưới, thì người dùng thuộc đơn

vị đó sẽ xem được dữ liệu báo

cáo trong phạm vi của đơn vị,

các đơn vị trực thuộc cùng cấp

và các đơn vị cấp dưới.

Lưu ý: Quyền xem dữ liệu đơn

thư được dựa trên 2 yếu tố:

- Quyền xem thông tin đơn thư ở

form Thêm mới đơn vị

Xem nội bộ đơn vị, các

đơn vị cùng cấp và đơn vị

cấp dưới


10


- Quyền xem ở Nhóm người

dùng được gán vào user

nghiệp vụ

Quyền xem ở khối thông tin nào

cao hơn thì user nghiệp vụ sẽ được

lấy quyền xem của quyền cao hơn. Ví dụ: User “Nguyễn Văn Bắc” nằm

trong Thanh tra tỉnh Vĩnh Phúc và được

gán vào nhóm nhóm người dùng

“Chánh thanh tra tỉnh Vĩnh Phúc”.

Trong đó:

- Đơn vị Thanh tra tỉnh Vĩnh Phúc có

quyền “Xem nội bộ đơn vị”;

- Nhóm người dùng: Chánh Thanh tra

tỉnh Vĩnh Phúc có quyền xem là Xem nội

nội bộ đơn vị, các đơn vị cùng cấp và

cấp dưới

user Nguyễn Văn Bắc sẽ xem được dữ

liệu báo cáo trong phạm vi của đơn vị,

các đơn vị trực thuộc cùng cấp và các

đơn vị cấp dưới.

23. Website Nhập website của đơn vị

24. Kiểu cơ quan

- Cơ quan tiếp dân: Đây là

trường để phân biệt cơ quan

tiếp dân và các cơ quan khác.

Cơ quan tiếp dân chỉ có nhiệm

vụ tiếp dân và xử lý đơn và

không có nhiệm vụ giải quyết

đơn. Sau khi xử lý đơn, cơ quan

tiếp dân sẽ giao giải quyết cho

đơn vị có thẩm quyền giải

quyết.

- Cơ quan thanh tra: Khác với cơ

quan tiếp dân, cơ quan Thanh

tra có thể thực hiện tiếp dân, xử

lý và giải quyết đơn trong nội

bộ cơ quan hoặc có thể giao

giải quyết cho cơ quan khác.

- Cơ quan khác: Cơ quan ngoài 2

kiểu cơ quan trên

Cơ quan tiếp công dân

25. Nghiệp vụ Chọn nghiệp vụ tương ứng với

nghiệp vụ của đơn vị.

Xử lý đơn, Giải quyết đơn,

Tổng hợp báo cáo

26. Mô tả Nhập thông tin mô tả đơn vị (nếu

có)


11

Bước 3: Lưu đơn vị

- Tại màn hình thêm mới, sau khi đã nhập thông tin của đơn vị:

- Người quản trị nhấn nút “Lưu & ghi tiếp” để lưu đơn vị và tiếp tục giữ lại form

nhập mới, tiếp tục thêm mới đơn vị khác.

- Nhấn nút “Lưu” để lưu cơ quan/đơn vị (phòng ban), form nhập mới sẽ đóng lại.

- Nhấn nút “Đóng” để đóng form thêm mới và không lưu.

- Người quản trị nhấn nút “Lưu” Hệ thống trở về màn hình quản lý đơn vị hành chính.

Chú ý:

- Khi tạo mới đơn vị, cần xác định được cơ cấu tổ chức của tổ chức/ đơn vị, chọn đúng

đơn vị cha. Nếu trong đơn vị có phòng ban thì phải chọn Loại “Phòng ban”.

2.4. Hướng dẫn tạo Thanh tra tỉnh

Bước 1: Từ màn hình quản lý đơn vị hành chính, tại cây đơn vị, bấm chọn UBND tỉnh

Vĩnh Phúc và chọn nút “Thêm mới”.





12


1






3. Tỉnh, thành

phố







4. Quận/huyện









5. Phường xã










thêm mới





đơn vị cha.

7. Mã đơn vị



tăng]



H219.02

8. Tên đơn vị Nhập tên đơn vị thêm mới Thanh tra Tỉnh Vĩnh Phúc

9. Số thứ tự



đơn vị.

2


2


10. Là Cục,Vụ



phủ

Không

11. Tên viết tắt Nhập tên viết tắt của đơn vị Thanh tra VP



14. Nhóm thẩm

quyền



Đảng,…



Hành chính

15. Nhóm cơ quan




UBND thành phố

16. Nhóm







17. Email



email




3


20. Thuộc loại


ban.


Phòng ban.







tra huyện,….

Đơn vị

21. Nhóm đối

tượng nguồn

đơn đến



mới.






Thanh tra tỉnh/thành phố

22. Quyền xem

thông tin đơn

thư

Chọn quyền xem: Xem nội bộ

đơn vị hoặc Xem nội bộ đơn vị,

các đơn vị cùng cấp và đơn vị cấp

dưới. Đây là quyền xem thông tin

báo cáo.


thì người dùng thuộc đơn vị sẽ

chỉ xem được dữ liệu báo cáo

trong phạm vi của đơn vị.


các đơn vị cùng cấp và cấp

dưới, thì người dùng thuộc đơn

vị đó sẽ xem được dữ liệu báo

cáo trong phạm vi của đơn vị,

các đơn vị trực thuộc cùng cấp

và các đơn vị cấp dưới.



- Quyền xem thông tin đơn thư ở

form Thêm mới đơn vị

Xem nội bộ đơn vị, các

đơn vị cùng cấp và đơn vị

cấp dưới


4




nghiệp vụ


cao hơn thì user nghiệp vụ sẽ được

lấy quyền xem của quyền cao hơn. Ví dụ: User “Nguyễn Văn Bắc” nằm

trong Thanh tra tỉnh Vĩnh Phúc và được

gán vào nhóm nhóm người dùng

“Chánh thanh tra tỉnh Vĩnh Phúc”.

Trong đó:

- Đơn vị Thanh tra tỉnh Vĩnh Phúc có

quyền “Xem nội bộ đơn vị”;

- Nhóm người dùng: Chánh Thanh tra

tỉnh Vĩnh Phúc có quyền xem là Xem nội

nội bộ đơn vị, các đơn vị cùng cấp và

cấp dưới

user Nguyễn Văn Bắc sẽ xem được dữ

liệu báo cáo trong phạm vi của đơn vị,

các đơn vị trực thuộc cùng cấp và các

đơn vị cấp dưới.


24. Kiểu cơ quan










quyết.









Cơ quan thanh tra



Tiếp nhận và phân loại

đơn, Tiếp công dân, Xử lý

đơn, Giải quyết đơn, Tổng

hợp báo cáo


5



có)








2.5. Hướng dẫn tạo mới Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh

Bước 1: Từ màn hình quản lý đơn vị hành chính, tại cây đơn vị, bấm chọn UBND tỉnh

Vĩnh Phúc và chọn nút “Thêm mới”.





6






3. Tỉnh, thành

phố






7




4. Quận/huyện









5. Phường xã










thêm mới





đơn vị cha.

7. Mã đơn vị



tăng]



H219.17

8. Tên đơn vị Nhập tên đơn vị thêm mới Sở Thông tin và Truyền

thông

9. Số thứ tự



đơn vị.

2

10. Là Cục,Vụ



phủ

Không

11. Tên viết tắt Nhập tên viết tắt của đơn vị Sở TTTT



8



14. Nhóm thẩm

quyền



Đảng,…



Hành chính

15. Nhóm cơ quan




UBND thành phố

16. Nhóm







17. Email



email



20. Thuộc loại


ban.


Phòng ban.







tra huyện,….

Đơn vị


9


21. Nhóm đối

tượng nguồn

đơn đến



mới.






Sở, ban, ngành


23. Kiểu cơ quan










quyết.









Cơ quan thanh tra






hợp báo cáo


có)




10






2.6. Hướng dẫn tạo phòng nghiệp vụ 1 trực thuộc Ban tiếp công dân tỉnh

Bước 1: Từ màn hình quản lý đơn vị hành chính, tại cây đơn vị, bấm chọn “Ban tiếp công

dân tỉnh Vĩnh Phúc” và chọn nút “Thêm mới”.





11






3. Tỉnh, thành

phố


thêm mới trực thuộc. Mặc định là Vĩnh Phúc.


12

Lưu ý: Hệ thống mặc định




4. Quận/huyện









5. Phường xã










thêm mới

Ban tiếp công dân tỉnh

Vĩnh Phúc Lưu ý: vì tại cây đơn vị,


Ban tiếp công dân tỉnh Vĩnh

Phúc nên form thêm mới

hiển thị sẵn đơn vị cha.

7. Mã đơn vị



tăng]



H219.01.01

8. Tên đơn vị Nhập tên đơn vị thêm mới Phòng nghiệp vụ 1

9. Số thứ tự



đơn vị.

1

10. Là Cục,Vụ



phủ

Không

11. Tên viết tắt Nhập tên viết tắt của đơn vị



13


14. Nhóm thẩm

quyền



Đảng,…



Hành chính

15. Nhóm cơ quan




UBND thành phố

16. Nhóm







17. Email



email



20. Thuộc loại


ban.


Phòng ban.







tra huyện,….

Phòng ban


14

21. Nhóm đối

tượng nguồn

đơn đến



mới.






Ban TCD tỉnh/thành phố


23. Kiểu cơ quan










quyết.








kiểu cơ quan trên Lưu ý: Trường hợp thêm mới phòng

ban, không cần chọn giá trị của

trường dữ liệu này.


nghiệp vụ của phòng ban.




hợp báo cáo

25. Mô tả Nhập thông tin mô tả phòng ban

(nếu có)




15





Người quản trị nhấn nút “Lưu” Hệ thống trở về màn hình quản lý đơn vị hành chính.

2.7. Hướng dẫn tạo phòng tiếp dân và giải quyết KNTC (NV3) trực thuộc Thanh tra

tỉnh

Bước 1: Từ màn hình quản lý đơn vị hành chính, tại cây đơn vị, bấm chọn “Thanh tra tỉnh

Vĩnh Phúc” và chọn nút “Thêm mới”.





16






3. Tỉnh, thành

phố


thêm mới trực thuộc. Mặc định là Vĩnh Phúc.


17

Lưu ý: Hệ thống mặc định




4. Quận/huyện









5. Phường xã










thêm mới

Thanh tra tỉnh Vĩnh Phúc Lưu ý: vì tại cây đơn vị,


Thanh tra tỉnh Vĩnh Phúc

nên form thêm mới hiển thị

sẵn đơn vị cha.

7. Mã đơn vị



tăng]



H219.02.01


thông

9. Số thứ tự



đơn vị.

2

10. Là Cục,Vụ



phủ

Không




18


14. Nhóm thẩm

quyền



Đảng,…



Hành chính

15. Nhóm cơ quan




UBND thành phố

16. Nhóm







17. Email



email



20. Thuộc loại


ban.


Phòng ban.







tra huyện,….

Phòng ban


19

21. Nhóm đối

tượng nguồn

đơn đến



mới.






Thanh tra tỉnh/thành phố


23. Kiểu cơ quan










quyết.













Tiếp công dân, Xử lý đơn,

Giải quyết đơn, Tổng hợp

báo cáo


(nếu có)




20






2.8. Hướng dẫn tạo phòng Thanh tra trực thuộc Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh

Bước 1: Từ màn hình quản lý đơn vị hành chính, tại cây đơn vị, bấm chọn “Sở thông tin

và truyền thông” và chọn nút “Thêm mới”.





21






3. Tỉnh, thành

phố








22

4. Quận/huyện









5. Phường xã










thêm mới

Thanh tra tỉnh Vĩnh Phúc Lưu ý: vì tại cây đơn vị,



nên form thêm mới hiển thị

sẵn đơn vị cha.

7. Mã đơn vị



tăng]



H219.17.01


thông

9. Số thứ tự



đơn vị.

2

10. Là Cục,Vụ



phủ

Không





23

14. Nhóm thẩm

quyền



Đảng,…



Hành chính

15. Nhóm cơ quan




UBND thành phố

16. Nhóm







17. Email



email



20. Thuộc loại


ban.


Phòng ban.







tra huyện,….

Phòng ban

21. Nhóm đối

tượng nguồn

đơn đến



mới.






Sở, ban, ngành


24


23. Kiểu cơ quan










quyết.













Tiếp công dân, Xử lý đơn,

Giải quyết đơn, Tổng hợp

báo cáo


(nếu có)









1

2.9. Hướng dẫn tạo nhóm người dùng cho Cán bộ tiếp công dân

Bước 1: Tạo mới nhóm người dung nghiệp vụ

- Từ menu bên trái màn hình, chọn “Quản lý nhóm người dùng” và bấm nút “Thêm mới”.

- Màn hình thêm mới hiển thị như hình dưới:




2



1. Chọn đơn vị

Tích chọn đơn vị cho nhóm

người dùng. Để khi đến bước

tạo user thì nhóm người dùng

này sẽ hiển thị ở khối thông tin

“Nhóm nghiệp vụ” của màn

hình “Thêm mới người dùng”.

Phòng nghiệp vụ 1

(Trực thuộc ban tiếp công

dân tỉnh Vĩnh Phúc)

2. Tên nhóm người

dùng

Nhập tên nhóm người dùng.

Lưu ý:

- Nhập tên nhóm người dùng

sao cho dễ nhớ và sát với

nghiệp vụ của người dùng.

- Một nhóm người dùng nghiệp

vụ có thể dùng được cho nhiều

tài khoản. Vì vậy, không cần

thiết phải tạo ra nhiều nhóm

người dùng nghiệp vụ cho mỗi

tài khoản.

Cán bộ tiếp công dân

3. Loại nhóm

người dùng

Mặc định là Nhóm nghiệp vụ

Lưu ý:

- Người quản trị đơn vị chỉ

được phép sửa và phân

quyền cho nhóm nghiệp vụ.

- Không được phép sửa

nhóm quy trình và nhóm

quản trị.

Nhóm nghiệp vụ

4. Quyền xem Chọn quyền xem: Xem cá

nhân, Xem nội bộ phòng ban, Xem nội bộ đơn vị


3


Xem nội bộ đơn vị hoặc Xem

nội bộ đơn vị, các đơn vị cùng

cấp và đơn vị cấp dưới.



- Quyền xem thông tin đơn

thư ở form Thêm mới đơn vị



nghiệp vụ


cao hơn thì user nghiệp vụ sẽ

được lấy quyền xem của quyền

cao hơn.

Ví dụ: User “Nguyễn Kông Trình”

nằm trong Ban tiếp công dân tỉnh

Vĩnh Phúc và được gán vào nhóm

nhóm người dùng “Cán bộ tiếp công

dân”. Trong đó:

- Ban tiếp công dân tỉnh Vĩnh Phúc

có quyền “Xem nội bộ đơn vị, các

đơn vị cùng cấp và cấp dưới”;

- Nhóm người dùng: “Cán bộ tiếp

công dân” có quyền xem là Xem nội

nội bộ đơn vị

user Nguyễn Kông Trình sẽ xem

được dữ liệu báo cáo trong phạm vi

của đơn vị, các đơn vị trực thuộc

cùng cấp và các đơn vị cấp dưới.

5. Xem báo cáo

đơn tố cáo

Chọn quyền xem đơn tố cáo

trong báo cáo: Không được

xem, Chỉ được xem danh sách

hoặc Xem danh sách và chi tiết.

- Không được xem: khi kết

xuất số liệu báo cáo, người

dùng không được xem dữ

liệu về đơn tố cáo. Các

thông tin sẽ hiển thị là

“Thông tin bị ẩn”;

Không được xem


4


- Chỉ được xem danh sách:

khi kết xuất số liệu báo cáo,

người dùng chỉ xem được

danh sách đơn thư tố cáo

nhưng không click xem

được thông tin chi tiết;

- Xem danh sách và chi tiết:


người dùng sẽ được xem cả

danh sách đơn tố cáo và

click vào xem thông tin chi

tiết của từng đơn thư.

6. Trạng thái Mặc định là Đang sử dụng

7. Mô tả Nhập mô tả (nếu có)

Bước 2: Lưu nhóm người dùng

- Nhấn nút “Lưu và ghi tiếp” để lưu nhóm người dùng và tạo tiếp nhóm người dùng mới;

- Nhấn nút “Lưu” để lưu nhóm người dùng và thoát khỏi màn hình thêm mới nhóm

người dùng;

- Nhấn nút “Đóng” để thoát mà không lưu.

Người quản trị nhấn nút “Lưu” Hệ thống trở về màn hình quản lý nhóm người dùng.

Bước 3: Phân quyền chức năng cho nhóm người dùng

- Tích chọn nhóm người dùng vừa tạo mới “Cán bộ tiếp công dân” và bấm nút “Phân

quyền”

- Tích chọn các chức năng theo danh sách chức năng bên phải màn hình.


5

Lưu ý: Để phân quyền đúng chức năng, người quản trị vui lòng đọc cách tạo và phân quyền

tại mục “3.2.3. Danh mục phân quyền chức năng nhóm người dùng” trong “Tài liệu

hướng dẫn sử dụng chi tiết dành cho quản trị cấp tỉnh”.

Cán bộ tiếp công dân cấp tỉnh sẽ được phân quyền các chức năng sau:

STT Tên nhóm người dùng Chức năng

1. Cán bộ tiếp công dân Tổng quan

2. Tiếp nhận đơn thư

3. - Tiếp công dân

4. - Sổ tiếp dân

5. - Lãnh đạo tiếp

6. Xử lý đơn thư

7. - Đơn thư đã tiếp nhận

8. - Theo dõi chuyển đơn

9. - Đơn thư đã có kết quả

10. Trả kết quả giải quyết

11. Vụ việc phức tạp tồn đọng kéo dài

12. - Đánh dấu vụ việc cần rà soát

13. - Cập nhật kết quả rà soát

14. Tra cứu đơn thư trong đơn vị

15. Quản lý nhà nước về KNTC

16. - Văn bản quản lý chỉ đạo

17. - Tập huấn tuyên truyền giáo dục

18. - Thanh tra kiểm tra trách nhiệm

19. - Kiểm tra thực hiện kết luận

20. Báo cáo tiếp công dân theo quản lý đơn vị

21. - Báo cáo 2a

22. - Báo cáo tiếp công dân theo cán bộ

Bước 3: Lưu nhóm người dùng đã được phân quyền

- Người quản trị nhấn nút “Lưu” để hoàn tất việc phân quyền nhóm người dùng Hệ

thống trở về danh sách màn hình quản lý nhóm người dùng.


6

2.10. Hướng dẫn tạo nhóm người dùng cho trưởng phòng tiếp công dân


- Từ màn hình danh sách quản lý nhóm người dùng, nhấn nút “Thêm mới”.





7










Phòng nghiệp vụ 1

(Trực thuộc ban tiếp công

dân tỉnh Vĩnh Phúc)


dùng


Lưu ý:









tài khoản.

Lãnh đạo phòng tiếp công

dân

10. Loại nhóm

người dùng


Lưu ý:


được phép sửa và phân quyền

cho nhóm nghiệp vụ.

- Không được phép sửa nhóm

quy trình và nhóm quản trị.

Nhóm nghiệp vụ

11. Quyền xem

Chọn quyền xem: Xem cá

nhân, Xem nội bộ phòng ban,


Xem nội bộ đơn vị


8










nghiệp vụ




cao hơn.
















12. Xem báo cáo

đơn tố cáo











Không được xem


9

















- Nhấn nút “Lưu và ghi tiếp” để lưu nhóm người dùng và tạo tiếp nhóm người dùng

mới;


người dùng;




- Tích chọn nhóm người dùng vừa tạo mới “Lãnh đạo phòng tiếp công dân” và bấm

nút “Phân quyền”



10




Lãnh đạo phòng tiếp công dân cấp tỉnh sẽ được phân quyền các chức năng sau:


1. Cán bộ tiếp công dân Tổng quan

2. Tiếp nhận đơn thư

3. - Tiếp công dân

4. - Sổ tiếp dân

5. Xử lý đơn thư

6. - Đơn thư đã tiếp nhận

7. - Đơn thư đã có kết quả

8. Trưởng phòng duyệt kết quả xử lý

9. - Phê duyệt kết quả xử lý

10. - Hồ sơ xử lý đã duyệt

11. Trả kết quả giải quyết


13. TP - Theo dõi đơn thư thụ lý giải quyết


15. - Báo cáo 2a



11




2.11. Hướng dẫn tạo nhóm người dùng cho lãnh đạo ban tiếp công dân







12











Phúc


dùng


Lưu ý:









tài khoản.

Lãnh đạo ban tiếp công dân

3. Loại nhóm

người dùng


Lưu ý:






Nhóm nghiệp vụ


13


4. Quyền xem












nghiệp vụ




cao hơn.
















Xem nội bộ đơn vị, các đơn

vị cùng cấp và đơn vị cấp

dưới

5. Xem báo cáo

đơn tố cáo








Không được xem


14





















mới;


người dùng;




- Tích chọn nhóm người dùng vừa tạo mới “Lãnh đạo ban tiếp công dân” và bấm nút

“Phân quyền”



15



hướng dẫn sử dụng dành cho quản trị cấp tỉnh - Quyển 02”.



1. Lãnh đạo ban tiếp công dân Tổng quan

2. Lãnh đạo duyệt kết quả xử lý



5. LĐ - Theo dõi đơn thư thụ lý giải quyết

6. Ủy quyền


8. LĐ - Theo dõi tình trạng đơn thư đã tiếp nhận


10. - Báo cáo 2a


12. Báo cáo xử lý đơn theo quản lý đơn vị

13. - Báo cáo 2b

14. - Báo cáo xử lý đơn theo cán bộ

15. Báo cáo tổng hợp chung theo quản lý nhà nước

16. - Báo cáo 2a


16


17. - Báo cáo 2b




2.12. Hướng dẫn tạo nhóm người dùng cho chủ tịch UBND tỉnh







17










UBND tỉnh Vĩnh Phúc


dùng


Lưu ý: Chủ tịch UBND tỉnh


18










tài khoản.

3. Loại nhóm

người dùng


Lưu ý:






Nhóm nghiệp vụ

4. Quyền xem












nghiệp vụ




cao hơn.







Lưu ý: Chủ tịch tỉnh khi

được phân quyền “Xem nội

bộ đơn vị” hoặc “Xem nội

bộ đơn vị, các đơn vị cùng

cấp và đơn vị cấp dưới” thì

khi kết xuất báo cáo đều xem

được dữ liệu báo cáo của tất

cả các đơn vị cấp dưới. Chỉ

được xem dữ tỉnh của các

đơn vị trong tỉnh chứ không

được xem của tỉnh khác.


19












5. Xem báo cáo

đơn tố cáo























Không được xem





20


mới;


người dùng;




- Tích chọn nhóm người dùng vừa tạo mới “Chủ tịch UBND tỉnh” và bấm nút “Phân

quyền”







1. Chủ tịch UBND tỉnh

Tổng quan

2. Đơn thư cần phê duyệt thụ lý giải quyết

3. Lãnh đạo phân giải quyết

4. - Đơn thư cần phân giải quyết

5. - Theo dõi đơn thư đang giải quyết

6. Phê duyệt kết quả giải quyết



21



9. Báo cáo tổng hợp chung theo quản lý nhà

nước

10. - Báo cáo 2a

11. - Báo cáo 2b

12. - Báo cáo 2c

13. - Báo cáo 2d

14. - Báo cáo 2đ




2.13. Hướng dẫn tạo nhóm người dùng cho thủ trưởng cơ quan chuyên môn trực

thuộc UBND tỉnh







22











Sở Thông tin và Truyền

thông


23



dùng


Lưu ý:









tài khoản.

Thủ trưởng cơ quan chuyên

môn trực thuộc UBND tỉnh

3. Loại nhóm

người dùng


Lưu ý:






Nhóm nghiệp vụ

4. Quyền xem












nghiệp vụ




cao hơn.




Xem nội bộ đơn vị, các đơn

vị cùng cấp và đơn vị cấp

dưới


24














5. Xem báo cáo

đơn tố cáo























Không được xem




25



mới;


người dùng;




- Tích chọn nhóm người dùng vừa tạo mới “Thủ trưởng cơ quan chuyên môn trực

thuộc UBND tỉnh” và bấm nút “Phân quyền”







1. Thủ trưởng cơ quan chuyên


Tổng quan

2. Lãnh đạo duyệt kết quả xử lý



5. Đơn thư cần phê duyệt thụ lý giải quyết

6. Lãnh đạo phân giải quyết


26


7. - Đơn thư cần phân giải quyết

8. - Theo dõi đơn thư đang giải quyết

9. Giải quyết đơn thư

10. - Đơn thư cần giải quyết

11. - Đơn thư cần giải quyết lại

12. - Đơn thư đang giải quyết

13. - Hồ sơ giải quyết đã trình

14. Phê duyệt kết quả giải quyết


16. Kết luận giải quyết

17. Tra cứu đơn thư

18. LĐ - Theo dõi tình trạng đơn thư đã tiếp nhận


20. - Báo cáo 2a


22. Báo cáo xử lý đơn theo quản lý đơn vị

23. - Báo cáo 2b

24. - Báo cáo xử lý đơn theo cán bộ

25. Báo cáo tổng hợp chung theo quản lý đơn vị

26. - Báo cáo 2c

27. - Báo cáo 2d

28. Báo cáo tổng hợp chung theo quản lý nhà nước

29. - Báo cáo 2a

30. - Báo cáo 2b

31. - Báo cáo 2c

32. - Báo cáo 2d

33. - Báo cáo 2đ


27




2.14. Hướng dẫn tạo nhóm người dùng cho cán bộ nghiệp vụ của các cơ quan chuyên








28










- Phòng tiếp dân và giải

quyết KNTC (NV3) -


- Phòng Thanh tra - Sở

Thông tin và Truyền

thông


dùng


Lưu ý:









tài khoản.

Cán bộ NV của cơ quan

chuyên môn trực thuộc

UBND tỉnh

3. Loại nhóm

người dùng


Lưu ý:






Nhóm nghiệp vụ

4. Quyền xem






29










nghiệp vụ




cao hơn.
















5. Xem báo cáo

đơn tố cáo











Không được xem


30


















mới;


người dùng;




- Tích chọn nhóm người dùng vừa tạo mới “Cán bộ NV của cơ quan chuyên môn

trực thuộc UBND tỉnh” và bấm nút “Phân quyền”



31






1. Cán bộ NV của cơ quan


UBND tỉnh

Tổng quan

2. Giải quyết đơn thư

3. - Đơn thư cần giải quyết

4. - Đơn thư cần giải quyết lại

5. - Đơn thư đang giải quyết

6. - Hồ sơ giải quyết đã trình

7. Kết luận giải quyết


9. Quản lý nhà nước về KNTC

10. - Văn bản quản lý chỉ đạo

11. - Tập huấn tuyên truyền giáo dục

12. - Thanh tra kiểm tra trách nhiệm

13. - Kiểm tra thực hiện kết luận

14. Báo cáo tổng hợp chung theo quản lý đơn vị

15. - Báo cáo 2c


32


16. - Báo cáo 2d

17. - Báo cáo tổng hợp giải quyết đơn




2.15. Hướng dẫn tạo tài khoản cho cán bộ tiếp công dân Nguyễn Kông Trình

Bước 1: Từ menu “Quản lý người dùng”, tại cây đơn vị, chọn Phòng nghiệp vụ 1 của Ban

tiếp công dân tỉnh Vĩnh Phúc và nhấp chọn “Thêm mới”.

- Màn hình thêm mới tài khoản hiển thị:


33

Lưu ý: Nhập dữ liệu từ trên xuống dưới, từ trái qua phải. Nhập đầy đủ các trường thông

tin được đánh dấu (*)

Bảng mô tả dữ liệu của màn hình thêm mới người dùng


1.

Chọn đơn

vị/phòng ban

Chọn đơn vị/phòng ban cho tài

khoản

Phòng Nghiệp vụ 1

Lưu ý: tại bước trước đã

nhấp chọn vào Phòng

nghiệp vụ 1 ở cây đơn vị nên

form thêm mới tự động hiển

thị tên phòng ban.


34


2.

Nhóm quy trình Chọn nhóm quy trình ứng với

chức năng nghiệp vụ của tài

khoản. Nhóm này chỉ để thực

hiện chạy quy trình luân

chuyển hồ sơ.

- Cán bộ tiếp dân

- Chuyên viên tiếp nhận

- Chuyên viên xử lý đơn

3.

Nhóm quản trị Nếu tạo user là quản trị. Người

dùng chỉ cần tích chọn duy nhất

1 nhóm là Nhóm quản trị.

Không chọn trường thông

tin này

4.

Nhóm nghiệp vụ Nhóm nghiệp vụ đã được tạo

sẵn ở thêm mới nhóm người

dùng và phân quyền cho nhóm

người dùng.

Cán bộ tiếp công dân

5.

Tên tài khoản Nhập tên cho user. Tiền tố là

mã đơn vị. Tên tài khoản không

có dấu, không có ký tự đặc biệt.

Tên tài khoản có cấu trúc:

[Mã đơn vị.Tên tài khoản]

Ví dụ: Tạo tên tài khoản cho cán bộ

Nguyễn Văn Anh H101.01.anhnv

trinhnk

6. Tên người dùng Nhập họ tên đầy đủ của người

dùng Nguyễn Kông Trình

7.

Mật khẩu Mật khẩu sử dụng ít nhất 8 ký

tự, không giống tên đăng nhập,

chứa các chữ số, chữ cái và ký

tự đặc biệt

kntc@123

8. Xác nhận mật

khẩu

Nhập lại mật khẩu ở bước trên kntc@123

9.

Điện thoại Nhập số điện thoại của người

dùng.

Lưu ý: nhập đúng số điện thoại của

người dùng để sử dụng chức năng

nhận công việc qua SMS.

098756322

10. Email Nhập email của người dùng. [email protected]


35


Lưu ý: nhâp đúng định dạng của

email và đúng số email của người

dùng để sử dụng chức năng đổi mật

khẩu khi người dùng quên mật khẩu

tại form đăng nhập.

11. Chức vụ Chọn chức vụ Chuyên viên

12.

Loại tài khoản Chọn loại:

- Người dùng: nếu tạo user

là người dùng nghiệp vụ

- Quản trị: nếu tạo user quản

trị

Lưu ý: nếu tạo quản trị thì chỉ cần

tích chọn Nhóm quản trị là Quản trị

đơn vị và Loại tài khoản phải chọn

là Quản trị.

Người dùng

13. Trạng thái sử

dụng

Mặc định là Đang sử dụng Đang sử dụng

Lưu ý:

- Khi tạo tài khoản, nhóm người dùng được liệt kê tương ứng với chức năng nghiệp

vụ của cán bộ.

- Để thực hiện phân quyền nhóm Quy trình đúng cho tài khoản, người dùng vui lòng

xem tại mục “3.2.3. Danh mục phân quyền chức năng nhóm người dùng”

Bước 2: Lưu tài khoản người dùng

- Người quản trị nhấn nút “Lưu & ghi tiếp” để lưu tài khoản người dùng và tiếp tục

giữ lại form nhập mới, tiếp tục thêm mới tài khoản khác.

- Nhấn nút “Lưu” để lưu tài khoản người dùng, form nhập mới sẽ đóng lại.


Người quản trị nhấn nút “Lưu” để hoàn tất việc tạo tài khoản Hệ thống trở về màn hình

quản lý người dùng.

2.16. Hướng dẫn tạo tài khoản cho lãnh đạo phòng tiếp công dân Phan Thị Lý

Bước 1: Từ menu “Quản lý người dùng”, tại cây đơn vị, chọn Phòng nghiệp vụ 1 của Ban

tiếp công dân tỉnh Vĩnh Phúc và nhấp chọn “Thêm mới”.


36



37





1.

Chọn đơn

vị/phòng ban


khoản

Phòng Nghiệp vụ 1






2.





chuyển hồ sơ.

- Cán bộ tiếp dân

- Chuyên viên xử lý đơn

- Trưởng phòng duyệt đơn

thư

- Trưởng phòng duyệt kết

quả xử lý

3.





tin này

4.




người dùng.

Lãnh đạo phòng tiếp công

dân


38


5.








lypt


dùng Phan Thị Lý

7.




tự đặc biệt

kntc@123


khẩu


9.


dùng.




096756766

10.

Email Nhập email của người dùng.






[email protected]

11. Chức vụ Chọn chức vụ Trưởng phòng

12.





trị



Người dùng


39



là Quản trị.


dụng


Lưu ý:




xem tại mục “3.2.3. Danh mục phân quyền chức năng nhóm người dùng” trong

“Tài liệu hướng dẫn sử dụng dành cho quản trị cấp tỉnh - Quyển 02”.








2.17. Hướng dẫn tạo tài khoản cho lãnh đạo ban tiếp công dân

Bước 1: Từ menu “Quản lý người dùng”, tại cây đơn vị, chọn Ban tiếp công dân tỉnh Vĩnh

Phúc và nhấp chọn “Thêm mới”.



40





1.

Chọn đơn

vị/phòng ban


khoản


Phúc







41


2.





chuyển hồ sơ.

- Lãnh đạo đơn vị

- Lãnh đạo duyệt kết quả

xử lý

3.





tin này

4.




người dùng.

Lãnh đạo ban tiếp công dân

5.








hoanhk


dùng Hạ Khải Hoàn

7.




tự đặc biệt

kntc@123


khẩu


9.


dùng.




01685636766

10. Email Nhập email của người dùng. [email protected]


42







11. Chức vụ Chọn chức vụ Phó trưởng ban tiếp công

dân

12.





trị




là Quản trị.

Người dùng


dụng


Lưu ý:













2.18. Hướng dẫn tạo tài khoản cho chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Văn Trì

Bước 1: Từ menu “Quản lý người dùng”, tại cây đơn vị, chọn UBND tỉnh Vĩnh Phúc và

nhấp chọn “Thêm mới”.


43



44





1.

Chọn đơn

vị/phòng ban


khoản

UBND tỉnh Vĩnh Phúc






2.





chuyển hồ sơ.


- Lãnh đạo phân giải quyết

- Lãnh đạo phê duyệt kết

luận

3.





tin này

4.




người dùng.

Chủ tịch UBND tỉnh

5.








trinv


dùng Nguyễn Văn Trì

7.




tự đặc biệt

kntc@123


45



khẩu


9.


dùng.




0985636766

10.







[email protected]

11. Chức vụ Chọn chức vụ Chủ tịch UBND tỉnh

12.





trị




là Quản trị.

Người dùng


dụng


Lưu ý:











46




2.19. Hướng dẫn tạo tài khoản cho chánh thanh tra tỉnh Nguyễn Văn Bắc

Bước 1: Từ menu “Quản lý người dùng”, tại cây đơn vị, chọn Thanh tra tỉnh Vĩnh Phúc và

nhấp chọn “Thêm mới”.



47





1.

Chọn đơn

vị/phòng ban


khoản







2.





chuyển hồ sơ.



xử lý



luận

3.





tin này

4.




người dùng.




48


5.








bacnv


dùng Nguyễn Văn Bắc

7.




tự đặc biệt

kntc@123


khẩu


9.


dùng.




0976832545

10.







[email protected]

11. Chức vụ Chọn chức vụ Chánh Thanh tra

12.





trị



Người dùng


49



là Quản trị.


dụng


Lưu ý:













2.20. Hướng dẫn tạo tài khoản cho giám đốc sở Trần Gia Long

Bước 1: Từ menu “Quản lý người dùng”, tại cây đơn vị, chọn Sở Thông tin và Truyền

thông và nhấp chọn “Thêm mới”.


50



51





1.

Chọn đơn

vị/phòng ban


khoản

Sở Thông tin và Truyền

thông






2.





chuyển hồ sơ.



xử lý



luận

3.





tin này

4.




người dùng.




52


5.








longtg


dùng Trần Gia Long

7.




tự đặc biệt

kntc@123


khẩu


9.


dùng.




0986345532

10.







[email protected]

11. Chức vụ Chọn chức vụ Giám đốc Sở

12.





trị



Người dùng


53



là Quản trị.


dụng


Lưu ý:













2.21. Hướng dẫn tạo tài khoản cho cán bộ nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn trực

thuộc UBND tỉnh

Hướng dẫn tạo tài khoản cho cán bộ phòng NV3 Đàm Quang Minh - Thanh tra

tỉnh Vĩnh Phúc

Bước 1: Từ menu “Quản lý người dùng”, tại cây đơn vị, chọn “Phòng Tiếp dân và giải

quyết KNTC (NV3)” của Thanh tra tỉnh Vĩnh Phúc và nhấp chọn “Thêm mới”.


54



55





1.

Chọn đơn

vị/phòng ban


khoản

Phòng Tiếp dân và giải

quyết KNTC (NV3) -







2.





chuyển hồ sơ.

- Trưởng đoàn

3.





tin này

4.




người dùng.



UBND tỉnh


56


5.








minhdq


dùng Đàm Quang Minh

7.




tự đặc biệt

kntc@123


khẩu


9.


dùng.




0983234455

10.







[email protected]

11. Chức vụ Chọn chức vụ Thanh tra viên

12.





trị



Người dùng


57



là Quản trị.


dụng


Lưu ý:













Hướng dẫn tạo tài khoản cho cán bộ phòng Thanh tra Nguyễn Viết Sơn – Sở

Thông tin và Truyền thông

Bước 1: Từ menu “Quản lý người dùng”, tại cây đơn vị, chọn “Phòng Thanh tra” của Sở

Thông tin và Truyền thông và nhấp chọn “Thêm mới”.


58



59





1.

Chọn đơn

vị/phòng ban


khoản

Phòng Thanh tra - Sở Thông

tin và Truyền thông






2.





chuyển hồ sơ.

- Trưởng đoàn

3.





tin này

4.




người dùng.



UBND tỉnh


60


5.








sonnv


dùng Nguyễn Viết Sơn

7.




tự đặc biệt

kntc@123


khẩu


9.


dùng.




0983677899

10.







[email protected]

11. Chức vụ Chọn chức vụ Thanh tra viên

12.





trị



Người dùng


61



là Quản trị.


dụng


Lưu ý:













2.22. Hướng dẫn cấu hình quy trình cho đơn vị mới

Mục đích: Cấu hình quy trình cho đơn vị để người dùng nghiệp vụ thao tác từng bước,

luân chuyển hồ sơ trong quy trình xử lý và giải quyết đơn thư từ bước tiếp nhận đến bước

trả kết quả.

Bước 1: Từ màn hình quản lý đơn vị, chọn menu “Cấu hình quy trình”, nhấp chọn nút

“Tạo mặc định”

Màn hình cấu hình quy trình hiển thị:


62

Bước 2: Tích chọn những đơn vị vừa tạo mới:


- Thanh tra tỉnh Vĩnh Phúc

- Sở Thông tin và Truyền thông

Bước 3: Nhấn nút “Lưu” Hệ thống thông báo tạo quy trình thành công và quy trình của

từng đơn vị được hiển thị tại danh sách phía dưới

2.23. Hướng dẫn cấu hình mẫu phiếu in văn bản cho Ban tiếp công dân tỉnh

Chức năng Cấu hình in phiếu để khai báo các cơ quan ban hành văn bản, cơ quan chủ

quản, quyền hạn và chức vụ của người ký trong các mẫu văn bản thụ lý, hướng dẫn, chuyển

đơn, ra văn bản đôn đốc,… của người dùng nghiệp vụ.

Bước 1: Chọn menu “Quản lý đơn vị hành chính”, bấm nút “Thêm cấu hình phiếu in”


63

Bước 2: Nhập nội dung ứng với loại tiêu chí

- Đơn vị: Chọn Ban tiếp công dân tỉnh Vĩnh Phúc

- Nội dung: UBND tỉnh Vĩnh Phúc

- Loại: chọn CQ chủ quản

Bước 3: Bấm “Lưu”

Bước 4: Người quản trị lần lượt nhập nội dung minh họa ứng với các loại tiêu chí như bảng

dưới đây:


STT CQ ban hành Quyền hạn cấp 1 Quyền hạn cấp 2 Chức vụ người ký

1. Ban tiếp công

dân tỉnh

KT. Trưởng ban KT. Trưởng

phòng

Trưởng ban

2. TL.Trưởng ban Phó trưởng ban

3. Trưởng phòng

4. Phó trưởng phòng

5. Chuyên viên

Bước 5: Sau khi nhập các nội dung minh họa trên. Bấm nút “Đóng”.

2.24. Hướng dẫn khai báo danh sách lãnh đạo tiếp cho UBND tỉnh

Khai báo danh sách lãnh đạo tiếp công dân, tên lãnh đạo sẽ hiển thị ở màn hình chức

năng “Lãnh đạo tiếp” của người dùng nghiệp vụ.


64

Bước 1: Chọn menu “Quản lý lãnh đạo tiếp”, nhấn chọn nút “Thêm mới”

Bước 2: Nhập thông tin form thêm lãnh đạo tiếp

- Tích “Chọn từ danh sách tài khoản”

- Chọn tài khoản đã được tạo: Nguyễn Văn Trì

- Hệ thống tự động hiển thị tên, chức vụ và đơn vị của người dùng (vì những thông

tin này đã được khai báo tại phần thêm mới tài khoản).

Bước 3: Nhấn nút “Lưu” thông tin lãnh đạo tiếp được hiển thị tại danh sách bên dưới.

Kết luận:

Trên đây là toàn bộ các bước hướng dẫn tạo và cấu hình đơn vị/phòng ban, nhóm người

dùng và tài khoản người sử dụng. Sau khi hoàn thành xong các bước trên, người quản trị

bàn giao tài khoản và mật khẩu cho các cán bộ nghiệp vụ. Cán bộ nghiệp vụ nhận tài khoản

và đọc tài liệu hướng dẫn sử dụng dành cho người mới bắt đầu để sử dụng hệ thống.


65

3. MỘT SỐ LƯU Ý KHI SỬ DỤNG HỆ THỐNG

3.1. Truy cập hệ thống

Đường dẫn

Hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về khiếu nại, tố cáo bao gồm 2 phân hệ dành cho 2

nhóm đối tượng. Trường hợp đối tượng là QTĐV thì sẽ truy cập vào hệ thống bằng đường

dẫn sau:

- Nhóm quản trị: adminkntc.thanhtra.gov.vn

Thông tin tài khoản

- QTĐV thực hiện sử dụng tài khoản và mật khẩu được QTHT cung cấp sẵn để thực

hiện đăng nhập vào hệ thống

- Trong trường hợp cần thay đổi mật khẩu, QTĐV sẽ thực hiện theo hướng dẫn các

bước như sau:

Bước 1: Từ màn hình trang chủ, bấm chọn vào Tên người dùng đang sử dụng phần mềm

Hệ thống hiển thị giao diện thay đổi thông tin như sau:



66

Tiếp theo, Chọn “Đổi mật khẩu”

Bước 2: Đặt lại mật khẩu tối thiếu 8 ký tự trở lên bao gồm chữ, số và ký tự đặc biệt.

Ví dụ:

Mật khẩu hợp lệ: abc@123; 1234abc#

Mật khẩu không hợp lệ: 12345; 123abc; 1234@

Quên mật khẩu

- Trong trường hợp QTĐV đăng nhập bằng tài khoản của mình nhưng không nhớ mật

khẩu, hệ thống có hỗ trợ tính năng “Quên mật khẩu” để giúp QTĐV khôi phục lại

mật khẩu.

- Để sử dụng tính năng này, QTĐV làm theo các bước sau:


67

Bước 1: Trong lần đầu tiên đăng nhập bằng tài khoản và mật khẩu được QTHT cung cấp,

QTĐV thực hiện bấm chọn vào Tên người dùng đang sử dụng phần mềm.

Bước 2: Cập nhật thông tin Email mình đang sử dụng và nhấn nút “Cập nhật” để thực hiện

hoàn tất (Việc cập nhật thông tin Email để hệ thống gửi thư về thông tin tài khoản và mật

khẩu mới).

Bước 3: Tại lần đăng nhập sau, trong trường hợp khi quên mật khẩu, QTĐV thực hiện

nhấn vào phần “Quên mật khẩu”

Bước 4: Nhập tên tài khoản và nhấn nút “Khôi phục mật khẩu”.


68

Hệ thống hiển thị thông báo như sau:

Bước 5: QTĐV thực hiện kiểm tra Email cá nhân, hệ thống tự động gửi thư về thông tin

tài khoản và mật khẩu mới. QTĐV sẽ sử dụng thông tin này để thực hiện đăng nhập vào

hệ thống.

- Trong trường hợp QTĐV đăng nhập nhưng không nhớ Tài khoản và mật khẩu thì

sẽ liên hệ với QTHT để được cung cấp lại.

3.2. Phân quyền

Phân quyền xem báo cáo

- Tùy vào từng nhóm đối tượng và theo sự phân quyền của QTĐV mà mỗi một tài

khoản sẽ được phép xem các loại báo cáo tương ứng và cần thiết.

- Ngoài ra, dựa vào yêu cầu và quyền hạn của NSD, QTĐV cũng sẽ thực hiện phân

quyền xem từ mức số liệu đến mức thông tin chi tiết từ số liệu.

Phân quyền xem thông tin của người tố cáo

- Căn cứ Luật Tố cáo - chương V - điều 36 quy định về việc thông tin của người tố

cáo được bảo vệ và giữ bí mật, trên hệ thống cũng sẽ thực hiện ẩn phần thông tin

này lại. Tùy vào nhóm đối tượng và theo sự phân quyền của QTĐV, phần thông tin

này sẽ được hiển thị và phân quyền xem cho tài khoản của người dùng nhất định.


69

- Trên hệ thống, việc ẩn thông tin của người tố cáo sẽ được thể hiện thông qua việc

xem chi tiết thông tin trong các báo cáo:

Ví dụ: Trong Báo cáo 2a


70

4. NHỮNG CÂU HỎI VÀ THÔNG BÁO LỖI THƯỜNG GẶP

4.1. Câu hỏi thường gặp về Truy cập hệ thống

Trong lần đầu đăng nhập vào phần mềm nhận được thông báo “Yêu cầu xác

thực”

- Phương án xử lý: Trong lần đầu đăng nhập vào phần mềm sẽ được hệ thống yêu

cầu xác thực truy cập. Lúc này, QTĐV thực hiện bấm chọn “Đồng ý” để thực hiện

xác thực quyền truy cập vào hệ thống.

Sau khi đăng nhập gặp thông báo “Bạn chưa được phân quyền chức năng của

hệ thống”

- Phương án xử lý: Trường hợp này, do QTĐV truy cập nhầm đường dẫn không

thuộc nhóm được phân quyền cho tài khoản của mình. Trước tiên, QTĐV cần kiểm

tra lại đường dẫn truy cập xem đã đúng với nhóm được phân quyền cho tài khoản

của mình hay chưa. Sau đó, QTĐV sẽ có thể truy cập lại vào hệ thống bình thường.


71

Khi truy cập vào hệ thống và nhận được thông báo “Không thể truy cập trang

web này”

- Phương án xử lý: QTĐV cần kiểm tra lại địa chỉ đường dẫn truy cập vào hệ thống

xem đã chính xác chưa, có thể QTĐV đã nhập sai địa chỉ đường dẫn.

Ví dụ: Thiếu kí tự “.” hoặc chữ.

(Đường dẫn truy cập chính xác: adminkntc.thanhtra.gov.vn).

Sau khi nhập Tên tài khoản và mật khẩu để thực hiện truy cập hệ thống thì xuất

hiện thông báo “Có lỗi không xác định đã xảy ra”

- Phương án xử lý: Trường hợp này, do QTĐV nhập Tên tài khoản có chứa dấu cách

(khoảng trống). Vì vây, trước tiên QTĐV sẽ phải đăng xuất (logout) khỏi tài khoản

hiện tại

- Sau đó, truy cập lại vào hệ thống bằng đường dẫn giành cho nhóm quản trị và thực

hiện đăng nhập lại thật chính xác tên tài khoản, mật khẩu.



72

4.2. Câu hỏi thường gặp về quá trình sử dụng

Khi đang sử dụng hệ thống hiển thị “503 Service Unavailable”

- Phương án xử lý: QTĐV vui lòng liên hệ với QTHT qua Email hoặc điện thoại để

được hỗ trợ.

Documents

Tài liệu hướng d n qu n tr · Khử trùng đơn thư: Hệ thống sẽ tự động tìm kiếm đơn thư trùng nhau trên toàn quốc (đơn cùng một người viết