Tilrettelæggelse af miljødialoglca-center.dk/wp-content/uploads/2015/08/Tilrettel... · Men en broche er fleksibel. Den er meget mere interessant, fordi den er en skulptur i miniformat

Tilrettelæggelse af miljødialog

MILJØNYT · NR. 43 2000


Valør & Tinge A/SIllustreret af Gitte Helle

4 Tilrettelæggelse af miljødialog

Gitte Helle, f. 1959

Uddannelse1986 Afgang Kunsthåndværkerskolen, Kolding 1987 Billedskolen, København 1992-1997 Kurser på Kunsthøjskolen, Holbæk

Udvalgte udstillinger 1986 Brandts Klædefabrik, Odense

Århus KunstbygningRundetårnMuseet på Koldinghus, Kolding

1991 og 93 Kunstnernes Sommerudstilling, Tistrup

1991 - Eget smykkegalleri, Container Juvelen

1993 Galleri Eewal, Leuwarden, Holland

1994 - 1996 Louisiana, Humlebæk

1994 Kunstnernes påskeudstilling, ÅrhusKunstforeningen, Gammel Strand

1995 Galleri Molotow, Berlin, TysklandGalleri Stau, Hamborg, TysklandGalleri Deco, Ålborg

1996 - 1998 Museet for moderne kunst, ArkenNordjyllands Kunstmuseum, Ålborg

1996 Utzons Hus, Herning

1997 Kunstmuseet Trapholt, KoldingGalleri Metallum, Stockholm

1998 Frederikshavns Kunstmuseum

1999 Museet for Samtidskunst, Roskilde

Internetwww.containerjuvelen.dk

5Tilrettelæggelse af miljødialog

Skrot har altid optaget Gitte Helle, der skaber juveler af det, andre træder på.

Pionérindsats for brocherUdgangspunktet for Gitte Helles snurrige brugsskulpturer er billedkunsten, som huni øvrigt også arbejder med i sin egen ret. Tanken er at få folk til at åbne øjnene for detsmukke og originale i det spolerede og kasserede. Siden 1991 har Gitte Helle drevetContainer Juvelen, hvor hun laver og sælger sine unikke, signerede frembringelser -især brocher og lamper. Og skrotengle til jul. Af plastikdyr, konservesdåser, gamleskrivemaskinetaster, antikke søm, nøglehuller og ølkapsler fra det nærmeste gadehjørne.“Brochen er stærkt undervurderet. Det er synd, for det er et pragtfuldt smykke. Enhalskæde eller et par øreringe kan kun bruges på én måde. Men en broche er fleksibel.Den er meget mere interessant, fordi den er en skulptur i miniformat. Et billede, derkan flyttes rundt på kroppen”. I starten var det mest damer på 80, der købte GitteHelles brocher. Men hun holdt stædigt fast. “Jeg har en styrke dér og var så sikker pådet, jeg lavede, at jeg blev ved”.

En pattegris i en ølkapselI dag er en kunde hos Container Juvelen typisk kvinde, 50 år og veluddannet. “Manskal have opnået en vis modenhed i sit liv for at træde op med en pattegris i en øl-kapsel. Det er grænseoverskridende at bære sådan én, fordi man selv kan lide den -og så være helt ligeglad med, hvad andre tænker”. Gitte Helle vil gerne rokke lidt vedden massepsykose, der får folk til at uniformere sig. “Når man betaler 500 kroner foren massefremstillet halskæde af dårlig kvalitet, er det noget andet end halskæden, mankøber. Det er sikkerhed for at ligne alle andre, for at have god smag”.

Genbrug på genbrugContainer Juvelen kan helt bogstaveligt bruges som et smykkeskrin. Gitte Helle haropfundet en abonnementordning, hvor man kan bytte brocher eller lamper lige såtosset man vil, gennem et år. Ideen kom, fordi hun selv plejede at runde butikken,inden hun skulle til fest for lige at finde dét smykke, der passede til dén røde kjole.Og så synes hun, andre burde have den samme mulighed. I en brug-og-smid-væk-tider tanken utroligt ren og befriende.

“Jeg kan lide ting, derkan bruges til noget. Rene skulpturer haraldrig tiltalt mig”.

Hvad containeren gemte


Indhold

Side 8 1 Tilrettelæggelse af miljødialog

9 2 Hvem vil virksomheden i dialog med om miljø?

10 2.1 Udpeg de vigtigste interessenter10 2.2 Tag højde for andre interesserede11 2.3 Angiv indsatsen for hver interessent

12 3 Hvilke emner skal indgå i dialogen?

13 3.1 Få overblik over interessenternes ønsker13 3.2 Brug den daglige kontakt14 3.3 Beskriv jeres forslag

15 4 Hvordan opstiller du mål for miljødialogen?

16 4.1 Vurder hvornår dialog er løsningen16 4.2 Formuler dialogmålene som budskaber17 4.3 Angiv hvornår dialogmålene skal være opfyldt

18 5 Hvordan vælger du midler?

19 5.1 Distribuer dine miljøinformationer19 5.2 Anvend personlig miljødialog til at diskutere forslag20 5.3 Gør virksomhedens miljøinformationer tilgængelige20 5.4 Indsaml viden om interessenterne



Side 21 6 Hvordan udarbejder du en plan fordialogen?

22 6.1 Afsæt tid til forberedelse22 6.2 Tilpas planen til ressourcerne23 6.3 Fordel opgaverne

24 7 Hvordan sætter du andre i gang?

24 7.1 Find de rette eksperter25 7.2 Brug dialogmålet som rød tråd25 7.3 Gå i dialog om udformningen

26 8 Hvordan evaluerer du miljødialogen?

27 8.1 Kontroller om midlerne er anvendt efter planen27 8.2 Undersøg om dialogmålene er opfyldt28 8.3 Vurder dialogens bidrag til resultater

30 9 6 andre håndbøger om miljødialog


Hvis du er miljøansvarlig i en lille ellermellemstor virksomhed, oplever du sik-kert allerede, at du skal løse flere og flerekommunikationsopgaver. Det kan væreat svare naboer, at udarbejde grønt regn-skab eller at fremskaffe miljøinformatio-ner, som sælgere og indkøbere kananvende i deres dagligdag.

Håndbogen vil hjælpe dig med at sættekommunikationsopgaverne i system,opstille mål og udarbejde en enkel ogoverskuelig plan for virksomhedens dia-log om miljø med kunder, leverandørerog andre interessenter. Der er mangefordele ved at planlægge miljødialogen.

Du kan:• Fordele ressourcerne på de vigtigste

interessenter• Udvælge budskaber, der er i virksom-

hedens interesse • Få budskaberne ud på de rigtige tids-

punkter • Vælge de mest effektive midler • Bruge virksomhedens tid og penge

målrettet og økonomisk• Fordele arbejdet på flere personer • Evaluere og løbende forbedre indsatsen

Ønsker din virksomhed at indføre miljø-ledelse efter EMAS-forordningen ellerISO 14001 standarden, skal du udarbej-de en procedure for virksomhedens eks-terne miljødialog. Proceduren skal sikre,at virksomheden tager stilling til, hvor-

dan dialogen med eksterne interessenterskal håndteres. Herunder hvordan virk-somheden skal behandle og besvare eks-terne henvendelser. Denne håndboghjælper dig med at føre kravene fra stan-darderne ud i livet.

Håndbogen giver en række råd om,hvordan du kan løse de problemer, duløber ind i, når du tilrettelægger dialo-gen. Kapitel 1-3 indeholder råd om,hvordan du kan vurdere virksomhedenssituation og opstille realistiske mål for,hvad du ønsker at bruge dialogen til.Kapitel 4-6 har fokus på planlægning ogstyring. Kapitel 7 handler om evaluering.Du opnår det bedste resultat, hvis duløser opgaverne i denne rækkefølge.Den interne dialog om miljøarbejdet bliver ikke behandlet i denne håndbog,men i en anden håndbog: Miljødialogmed kollegaer.

Håndbogen er skrevet, så du kan brugeden, selvom du ikke har stor erfaringmed kommunikation, men til gengældved noget om miljøarbejde. Hvert kapiteler bygget op omkring et værktøj i formaf et skema, der kan bruges til at løseden arbejdsopgave, som kapitlet handlerom. For at vise dig, hvordan det færdigeresultat kan se ud, bliver værktøjet vist iform af et eksempel på, hvordan enmiljøaktiv virksomhed har udfyldt det.Resten af kapitlet består af tre-fire råd,der hjælper dig med selv at udfylde det.

1 Tilrettelæggelseaf miljødialog


2 Hvem vil virksomhedeni dialog med om miljø?

Når du skal tilrettelægge virksomhedensmiljødialog, bør du begynde med atprioritere de interessenter, som virksom-heden har brug for at være i dialog med.Vær opmærksom på, at virksomhedensinteressenter ikke kun består af de grup-per, du ønsker at få i tale. Interessenterneer alle grupper, som har en interesse ivirksomhedens miljøforhold og derforforventer at blive informeret og hørt.

Hvis dialogen om miljø skal give resulta-ter, skal du i sagens natur bruge flest res-sourcer på interessenter, som er vigtige forvirksomheden. Uden en prioritering risike-rer du, at for meget af din tid går med atservicere grupper, som ikke er strategiskvigtige. Fx studerende, konsulenter ellermiljøfolk fra andre virksomheder.

Med en præcis og afbalanceret priorite-ring kan du sikre, at størstedelen af dia-logen foregår med interessenter, som haren værdi for virksomheden. Og at du

ikke glemmer at afsætte tid og ressourcertil andre, der interesserer sig for virk-somhedens og produkternes miljøpå-virkning.

Du kan vægte indsatsen over for de for-skellige grupper ved at anvende et dia-logkort, som det er vist herpå siden.I eksemplet er der tale om en virksom-hed, som hidtil har kommunikeret mestmed studerende, miljøorganisationerm.fl., men som nu vil koncentrere sig omkunder, leverandører og naboer.

Et dialogkort er dit oplæg til en diskus-sion med ledelsen om, hvem virksom-heden hidtil har brugt ressourcer på, oghvem der skal prioriteres fremover.

Råd 2.1 og 2.2 forklarer, hvordan dufinder frem til interessenterne og mar-kerer dem som akser på kortet. Råd 2.3fortæller, hvordan du kan angive indsat-sen over for hver interessent.

Dialogkort

Ressourcer anvendtpå interessenter:0 = ingen ressourcer1 = få2 = middel3 = en del4 = mange

Hidtidig indsats

Fremtidig indsats

Studerende

Nye kunder

Leverandører

Naboer

MiljøorganisationerMiljøfolk fra andre virksomheder

Eksisterende kunder


2.1 Udpeg de vigtigste interessenterDu kan bruge jeres forretningsmål, nårdu skal udpege de interessenter, der ervigtigst for virksomheden at være i dia-log med om miljø og som derfor skalmed på dialogkortet. Du indtegner hveraf de vigtigste interessenter i form af enaf akserne på kortet.

Du finder frem til de vigtigste interes-senter ved at vurdere den rolle, sommiljø spiller for at opfylde jeres mål forsamarbejdet med de pågældende.

Hvis målene er skrevet ned, kan dusandsynligvis finde dem i:• Regnskab og budget• Salgs- og markedsføringsplaner• Instruktioner til sælgere og indkøbere• Miljøpolitik og miljøhandlingsplaner

Selvom ledelsen arbejder ud fra bestemtemål, er det ikke sikkert, at de er skrevetned. Prøv at få de ansvarlige for deenkelte områder til at beskrive målene.

Begynd med den ansvarlige for salg. Deter virksomhedens planer for markeds-føring og salg, der er med til at bestem-me mange af de miljøspørgsmål, der skaldiskuteres med andre interessenter. Fxleverandører, myndigheder og långivere.

Virksomhedens vigtigste interessenterlytter til andre og lader sig let påvirke.Det kan være grupper, som ikke spillerden store rolle til daglig, men som virk-somheden er nødt til at være i dialogmed, fordi de påvirker andre og merevigtige interessenter. Du skal derfor tagehøjde for disse grupper i din prioriteringog indtegne dem på dialogkortet.

Fx bliver kunder mere opmærksommepå jeres miljøforhold, når en miljøorga-nisation får rejst en debat i medierne ommiljøproblemer i branchen. Eller det kanvære naboer, der klager over jeres ud-ledninger og på den måde får tilsyns-myndighederne til at reagere.

2.2 Tag højde for andreinteresserede

Ud over virksomhedens vigtige interes-senter og dem, der påvirker dem, bør duundersøge, om der er andre, der interes-serer sig for virksomhedens miljøforhold.Det giver dig mulighed for at forebyggeproblemer, der kan opstå, hvis nogenmener, at de ikke er blevet informeretnok om virksomhedens miljøforhold.Vedhjælp af akserne på kortet kan du ind-tegne andre interessenter, der har henvendtsig eller på anden måde vist interesse.

Undersøg de henvendelser virksomhedenhar fået om miljø, og hvad der er spurgtom. Med et miljøledelsessystem efterISO 14001 eller EMAS skal virksomhe-den have procedurer, der sikrer, at eks-terne henvendelser bliver behandlet ogbesvaret.

Hvis din virksomhed ikke har en proce-dure for eksterne henvendelser, kan du istedet notere de henvendelser, som dubliver bedt om at tage dig af. Den slagshenvendelser kan også lande på ledelsensbord. Spørg derfor den administrerendedirektør om, hvilke henvendelser virk-somheden har modtaget om miljø.


Ud over dem, der henvender sig direkte,kan der være andre, der interesserer sigfor branchens miljøforhold og måskeogså for din virksomhed. Gennem virk-somhedens brancheorganisationer ogden offentlige debat i medierne kan dufå at vide, hvem der interesserer sig formiljøproblemer i jeres branche. Debattenforegår i tre typer medier, som du kanfølge med i:• Danske og internationale fagblade• Landsdækkende medier • Medier fra lokalområdet

Hvis virksomhedens ledelse vil brugepenge på det, er det en god ide at brugeet mediebureau til at forsyne jer med alpresseomtale om miljøforhold i jeresbranche.

2.3 Angiv indsatsen for hverinteressent

Når du har indtegnet interessenterne iform af akser på dialogkortet, kan duprioritere dem, som skal indgå i miljø-dialogen.

På aksernes skala fra nul til fire markererdu, hvor mange ressourcer virksomhe-den indtil nu har brugt på de pågælden-de.Ved at forbinde de enkelte punkterfår du et billede af virksomhedens hid-tidige indsats. Bagefter indtegner du påsamme måde dit forslag til, hvordanvirksomheden fremover skal prioriteresine ressourcer på dialogen med de for-skellige interessenter. Som det fremgår afeksemplet på side 9, er kortets centrumnul, og niveauet for indsatsen stigerudefter i stråleform.

Du kan supplere dialogkortet med atbeskrive interessenterne. En beskrivelseaf interessenterne gør din prioriteringlettere at forstå for ledelsen. Og med etdetaljeret kendskab bliver det nemmereat opstille realistiske mål for dialogen ogvælge de midler, der passer bedst tilinteressenternes interesser, behov ogviden.


Når du sammen med ledelsen har valgthvilke interessenter, virksomheden vilbruge kræfter på, skal du identificerederes ønsker og jeres forslag til dem.Med den viden bliver det muligt atopstille mål og vælge midler. Du kan kunopstille realistiske mål, når du ved, ombegge parter ønsker at diskutere desamme emner og hvor stor afstand, derer mellem interessenternes ønsker ogjeres muligheder.

Uarbejd et skema over ønskerne frainteressenter på den ene side og virk-somhedens muligheder og forslag på denanden. I det viste eksempel har virksom-heden medtaget kunder, leverandører ognaboer. Når du skal udfylde skemaet,skal du begynde med at indsætte inter-essenternes ønsker. Råd 3.1 og 3.2 for-tæller, hvordan du kan afdække deresønsker. Noter derefter de muligheder ogforslag, du ønsker at fremlægge for inter-essenterne. Råd 3.3 fortæller, hvordandu afdækker virksomhedens muligheder.

Interessent Interessenternes Vores muligheder Vores forslag til ønsker interessenterne

Nuværende Kunden efterspørger Ændring af produk- (Vi kan ikke informerekunde produkter, der er terne, så de opfylder kunden før næste

miljømærket med kriterierne for Svanen, bestyrelsesmøde, hvorSvanen. vil tage et år og koste det besluttes, om vi

ca. 1 million kr. skal investere i miljø-mærkning).

Udvalgte Vi har opbygget Vi foreslår en prøve-kunder et system, så vi kan periode, hvor de kan

tage emballage fra afprøve fordele ogvores produkter retur ulemper ved tilbage-mod gebyr. tagningsordningen.

Leverandør Leverandøren fore- Vores indstilling til Vi beder leverandørenaf nøgle- slår et samarbejde leverandørens forslag afvente møder medprodukter om mindre miljø- afhænger af kundernes kunderne.

belastende produkter. behov.

Alle leveran- Vi kan informere om, Vi inviterer til en dis-dører, der hvordan vores kussion om, hvordanopfylder vores miljøledelsessystem leverandørerne kan miljøkrav fungerer. leve op til vores politik.

Naboer Naboer vil ikke finde Vi kan omlægge vores Vi beder naboer havesig i støj om natten kørsel, så vi kun mod- tålmodighed med ossom følge af levering tager varer om dagen. i det halve år,af varer til os. Det vil tage ca. 1/2 år. omlægningen varer.

3 Hvilke emner skalindgå i dialogen?


3.1 Få overblik over interessen-ternes ønsker

Hvis ikke du har en præcis fornemmelseaf interessentens ønsker, risikerer du atbruge tid og penge på en kommunika-tionsindsats, der ikke opfylder deres for-ventninger, og derfor er dømt til at mis-lykkes. Når ønskerne kommer frem,finder du ud af, hvor langt der er mellemjer, og om det overhovedet er realistisk atfinde en fælles forståelse.

Du kan kortlægge interessenternes ønskerinden for fire områder. I hvert område,kan du notere de ønsker, som de har tilvirksomheden på miljøområdet:• Produkter. Produkternes belastning af

miljøet gennem livscyklusen (fra rå-materialer til bortskaffelse) og virk-somhedens indflydelse på produkternesmiljøegenskaber

• Aktiviteter.Virksomhedens belastningaf miljøet gennem forbrug af ressourcer,udledninger o.lign. og virksomhedensevne til at holde styr på belastningen

• Miljøpolitik.Virksomhedens miljøpolitikog indsatsområder

• Dialog. De måder, som interessenterneønsker at modtage miljøinformationerpå og diskutere miljø med virksom-heden

3.2 Brug den daglige kontaktDen daglige kontakt mellem virksom-heden og interessenterne er det bedstemiddel til at få overblik over ønskerne.Hvis du forsyner sælgere, indkøbere ogandre med tjekspørgsmål, kan de under-vejs i det daglige arbejde undersøge,hvilke ønsker deres samarbejdspartnerehar på miljøområdet.

Kundernes interesse for virksomhedensmiljøforhold er en vigtig faktor, når dufastlægger indholdet i miljødialogen.Sælgerne kan fortælle dig hvilke kunder,der interesserer sig for miljø og hvilkespørgsmål, de stiller. Når du taler medsælgerne, skal du sikre dig, at I har enfælles opfattelse af, hvad miljø er. Ellersrisikerer du at gå glip af relevantespørgsmål fra kunderne, fordi sælgernemener, at de ikke handler om miljø. Fxbrug og bortskaffelse af produkterne.

Leverandørernes interesse for miljø er etandet område, du bør undersøge.Gennem deres leverancer har de ind-flydelse på virksomhedens miljøpræsta-tion. Det er de indkøbsansvarlige, derhar den daglige kontakt med leveran-dørerne. Spørg dem, hvilke miljøspørgs-mål leverandørerne ønsker at diskutere.Måske vil en leverandør sælge mindremiljøbelastende produkter, mens enanden leverandør har et forslag tilmindre emballageforbrug.


3.3 Beskriv jeres forslagInden du formulerer virksomhedensforslag, bør du fremskaffe dokumen-tation, så du kender mulighederne for atopfylde interessenternes ønsker. På bag-grund af dokumentationen kan du ud forhvert af interessenternes ønsker notere,om det er økonomisk og teknisk muligtat opfylde ønsket.

Dokumentationen kan bestå af internedata for aktiviteternes og produkternesmiljøpåvirkninger. Men det kan ogsåvære andres undersøgelser af miljøfor-holdene i produkternes livscyklus. Sommiljøansvarlig vil du allerede haveadgang til en stor del af disse informa-tioner. Hvis interessenterne ønsker atdiskutere forhold, som virksomhedenendnu ikke har kortlagt, bør du afveje deressourcer, du vil bruge på at fremskaffeinformationerne i forhold til, hvor vigtigtspørgsmålet er for interessenten. Oghvor vigtig interessenten er for virksom-heden.

Når du har overblik over mulighederne,skal du overveje, om der er forslag, somvirksomheden kan have interesse i atbringe ind i dialogen, men som denpågældende interessent ikke selv harbedt om. Find ud af hvorfor interessen-ten ikke af sig selv har udtrykt interesse.Hvis det skyldes, at de pågældende ikkekender til problemet eller virksomhedensmuligheder, kan løsningen være mereinformation og dialog. Er det tilfældet,kan du i skemaet tilføje de forslag, somvirksomheden kan tilbyde.


4 Hvordan opstiller dumål for miljødialogen?

Det er vanskeligt at vurdere, om virksom-heden bruger tid og penge rigtigt, hvis duikke på forhånd har sat dig mål for miljø-dialogen. Alligevel undlader mange virk-somheder at sætte mål for, hvad de vilopnå med dialogen om miljø og gårdirekte til valg af midler. Genvejen bliverhurtigt til en lang omvej. For uden mål erdet svært at vælge de rigtige midler.

Dialogmål er en kort beskrivelse af devigtigste miljøbudskaber fra jer, somudvalgte interessenter inden for etpræcist tidsinterval skal modtage. Hvisdu opstiller dialogmål, kan du senerevurdere, om dialogen har opfyldt sinemål eller ej. Det gør du ved at under-søge, om den pågældende interessent har

modtaget og accepteret budskabet indenfor det fastsatte tidsrum. Realistiske dia-logmål gør det nemmere for dig at vælgede rigtige midler til dialogen. Nogle mid-ler egner sig til korte budskaber, mensandre er gode til at formidle størremængder miljøinformationer.

Du kan bruge skemaet, når du skal op-stille mål for miljødialogen. Du begyndermed informationerne om interessenternesønsker og virksomhedens forslag fra ske-maet fra det foregående kapitel. Med hjælpfra råd 4.1., kan du vurdere hvilke resul-tater, dialogen kan bidrage til og skrive deforventede resultater ind i skemaet. Dereftergår du ved hjælp af råd 4.2 og 4.3 over tilat formulere målene i sidste søjle.

Interessent Interessenternes Vores forslag Forventede Dialogmålønsker til interessenterne resultater

En nu- Kunden efter- (Vi kan ikke infor- (Ingen, før (Ingen)værende spørger produkter mere kunden før bestyrelsenkunde fra os, der er næste bestyrelses- har besluttet

miljømærket med møde). sig).Svanen.

Udvalgte Vi foreslår en Tre kunder Vi skal frakunder prøveperiode, hvor skal inden 1/3 – 1/7

de kan afprøve 1/7 have informere omfordele og ulemper accepteret en fordelene vedved tilbagetagning prøveperiode. tilbagetagning,af emballage. samt prøve-

periode og pris.

Leverandør Leverandøren Vi beder leveran- Vi forventer, Vi skal indenaf nøgle- foreslår et sam- døren afvente at leveran- 1/11 informereprodukter arbejde om mindre møder med kunderne. døren frem- om vores møder

miljøbelastende sætter til- med kunderne.produkter. buddet igen.

Alle leveran- Vi inviterer til en Vi skal inden Vi skal indendører, der diskussion om, 1/12 afholde 1/9 informereopfylder hvordan leveran- møde med de om vores miljø-vores dørerne kan leve 5 vigtigste politik og inviteremiljøkrav op til vores politik. leverandører. til møde om,

hvordan de kan leve op til den.

Naboer Naboer vil ikke Vi beder naboerne Ingen klager Vi skal indenfinde sig i støj have tålmodighed over støj 1/3 informereom natten som med os i det halve efter 1/3. om, at vi om-følge af levering år, omlægningen lægger kørslen,af varer til os. varer. men at omlæg-

ningen kan tage op til et halvt år.


4.1 Vurder hvornår dialog erløsningen

Miljødialogen skal bidrage til de resul-tater, som er formålet med, at virksom-heden samarbejder med de forskelligeinteressenter. Det kan fx være resultatersom:• Fastholdelse af udvalgte kunder• Øget omsætning fordelt på forskellige

kundegrupper • Indkøb af flere mindre miljøbelastende

produkter og ydelser• Udvikling af mindre miljøbelastende

produkter og ydelser• Nedbringelse af miljøklager fra naboer

og miljøgrupper • Godkendelser og lignende fra tilsyns-

myndighederne

Det er ikke altid, at dialog og infor-mation er den rigtige løsning. Ofte er dermere brug for tekniske forbedringer,produktudvikling og uddannelse af med-arbejderne end ekstern dialog. Fx kankunder give udtryk for, at de er interes-serede i at købe mindre miljøbelastendeprodukter. Men hvis virksomhedensmiljøpræstation er dårligere end konkur-renternes, er information ikke nok. Oghvis ledelsen ønsker, at færre naboerklager over miljøgener, er virksomhedennødt til at begrænse de udledninger, somgenerer naboerne.

I andre tilfælde kan det vise sig, at dialoger den rigtige løsning, men at de midler,virksomheden hidtil har benyttet, ikkehar været de rigtige, og resultaterne der-for er udeblevet. Her er løsningen stadigdialog, men med andre midler.

4.2 Formuler dialogmålene sombudskaber

For de resultater, som du mener, miljø-dialogen kan bidrage til, skal du formule-re et eller flere dialogmål. Dialogmåleneer en beskrivelse af de vigtigste budskaber,som bestemte interessenter skal modtageog acceptere undervejs i dialogen. Detvil sige, hvornår budskaberne skal mod-tages, og hvornår du forventer, at inter-essenten begynder at foretage de hand-linger, som budskaberne lægger op til.

Dialogmålene skal formuleres så præcist,at de kan måles. Så kan du senere under-søge, om budskabet er modtaget, forståetog accepteret af interessenterne indenfor det tidsrum, du har fastlagt. Formulerdit dialogmål omhyggeligt og præcist.Det må højst være på 3 sætninger.

Dialogmålets budskaber kan både væremiljøinformationer til interessenterne ogforslag, som det er i virksomhedensinteresse, at interessenterne følger.Forslagene kan være meget forskellige.Det kan være:• en opfordring til kunderne om fortsat

at købe virksomhedens produkter, fordivirksomheden har begrænset miljø-belastningen

• at virksomheden beder kunderne for-tælle om deres behov på miljøområdet

• miljøkrav til leverandører, som virksom-heden stiller til sine indkøb

• aktiviteter, virksomheden planlægger atsætte i gang for at begrænse miljøgenerne


Brug din viden om interessenters ønsker,når du formulerer dine dialogmål.Interessenterne er naturligvis mest inter-esserede i forslag, der helt eller delvistkan opfylde deres ønsker. Derfor er delydhøre over for budskaber, der beskriverhvordan. Så jo mere præcist du kenderinteressenternes ønsker, desto mere præ-cise kan du gøre dine mål. Dermed øgessandsynligheden for, at de bliver opfyldt.

4.3 Angiv hvornår dialogmåleneskal være opfyldt

Når du fastlægger, hvornår målene skalvære opfyldt, skal du tage højde forinteressenternes situation og behov. Hvisden pågældende interessent selv menerat have behov for virksomhedens forslag,kan målene realiseres hurtigere, end hvisdet ikke er tilfældet.

Visse typer dialogmål kan ikke indfries,med mindre andre dialogmål er opfyldtførst. Fx kan det være svært for kunderneat tage stilling til forslag fra jeres side,hvis du ikke i god tid har forsynet demmed tilstrækkelige informationer. Forud-se processen og sørg for at opfylde måle-ne i den rigtige rækkefølge. Husk atudveksling af information som regel gårforud for beslutninger om samarbejde.

Du skal også sørge for, at målene for eeninteressent tilpasses målene for andreinteressenter. Det er fx miljødialogenmed virksomhedens kunder, der bestem-mer tidspunkt og rækkefølge for dialogenmed leverandører og andre. Derfor er deten god ide, at du på forhånd har sikretdig, at leverandørerne kan garantere nød-vendige leverancer, før virksomheden gåri gang med at markedsføre nye miljø-rigtige løsninger over for kunderne.

Det sidste, du skal tage højde for, når dufastlægger tidspunkterne for dialogmålene,er anden kommunikation, der konkur-rerer om de samme modtageres op-mærksomhed. Det kan være direktekonkurrence, fx på messer, hvor der ermange andre stande, eller i en avis, hvoren artikel eller en annonce fra virksom-heden skal tilkæmpe sig opmærksomhed.Tag også højde for lav opmærksomhedfra modtagerens side som følge af travleperioder, ferier og lignende.


Du kan vælge midler, når du er sikkerpå, hvem virksomheden skal i dialogmed og de mål, dialogen skal opfylde.Du kan vælge mellem fire grupper mid-ler, som alle egner sig til miljødialog. Detdrejer sig om distribution af miljøinfor-mation, personlig miljødialog, udbud afmiljøinformationer og indsamling afmiljøinformationer. Hver gruppe beståraf en række midler, der er præsenterether på siderne i form af lister.

Du får den mest effektive dialog, hvis dukombinerer midler fra alle fire grupper.En mere detaljeret beskrivelse af deenkelte midler finder du i Katalog overmidler til miljødialog, der er udgivet isamme serie som denne håndbog.

Du skal overveje to ting, når du vælgermidler:• Hvor aktivt vil virksomheden og inter-

essenten gå ind i dialogen? Hvis du harudarbejdet et dialogkort og beskrevetinteressenterne, kender du aktivitets-niveauet

• Hvilke former for kommunikationlægger virksomhedens dialogmål op til?Formidling af miljøinformationer,samtaler om miljø, øget kendskab tilhinanden eller udbud af informationer,så interessenterne selv kan vælge?

Som det fremgår af eksemplet her påsiden, skal du bruge de dialogmål, som duhar formuleret, når du skal vælge midlerne.Ud for hvert mål, som du overfører til ske-maet, noterer du det eller de midler, deregner sig til at opfylde målet. Hvis du bru-ger listerne med midler i 5.1, 5.2, 5.3 og5.4, undgår du at overse relevante midler.

5 Hvordan vælgerdu midler?

Interessent Dialogmål Midler

Udvalgte Vi skal i perioden 1/3 – 1/7 informere om for- Direct mailkunder delene ved tilbagetagning af vores emballage, samt Personlige

prøveperiode og pris. samtaler

Leverandør Vi skal inden 1/11 informere om vores møder med Telefonsamtaleaf nøgle- kunderne.produkter

Leverandører, Vi skal inden 1/9 informere om vores miljøpolitik og Direct mailder opfylder invitere til møde om, hvordan de kan leve op til den. Miljørapportvores miljø- Messekrav Møder

Naboer Vi skal inden 1/3 informere om, at vi omlægger kørslen, Artikel i lokal-men at omlægningen kan tage op til et halvt år. bladet

Folder


5.1 Distribuer dine miljø-informationer

Hvis din virksomhed er mere aktiv idialogen end interessenten, er der behovfor at præsentere forskellige miljøinfor-mationer, så virksomhedens informa-tioner, holdninger og forslag fremstårpræcist og overskueligt. Du kan vælgeblandt følgende midler, der egner sig tilat distribuere miljøinformationer:

• Annonce• Dagblade• Direct mail• Emballage• Etiketter• Fagblade• Foldere og brochurer• Lokalblade• Magasiner• Manual til fælles markedsføring• Miljøbrugsanvisning• Miljøledelsescertifikater• Miljømærker• Miljøoplysninger i økonomisk regnskab• Miljørapport • Miljøvaredeklaration• Nyhedsbrev• Personligt brev• Point-of-sale materiale • Postkort• Pressemøde• Radio• Tv• Tv-reklame• Video

Da der er stor konkurrence om mod-tagerens opmærksomhed, stiller midlerfra denne gruppe store krav til virksom-hedens evne til at udforme dem, så devirker interessante og overbevisende. Derer altid en fare for, at modtagerne ikkelæser de informationer, de modtager fravirksomheden. Og selvom de læser dem,

er det ikke sikkert, at de fortolker dem,som du ønsker. Derfor er du for detmeste nødt til at kombinere skriftlig ogelektronisk miljøkommunikation medandre midler, der gør det muligt forinteressenten at komme til orde.

Når du vælger skriftlig og elektroniskmiljøkommunikation, skal du overveje,om det er nok kun at bruge midler, somvirksomheden selv får udformet – fxbreve og tryksager - eller om informa-tionerne også skal ud gennem pressen.

Hvis du vælger at bruge pressen, skal duafveje fordele og ulemper. Fordelen er, atinformationerne fremstår mere trovær-digt og kommer ud til mange modtagerepå en gang. Ulempen er, at du ikke kanvære sikker på, at pressen omtaler virk-somhedens miljøforhold på den måde,du ønsker. Hvis du vil kommunikere ommiljø gennem pressen, kan du få goderåd i en anden af håndbøgerne i denneserie: Miljødialog gennem pressen.

5.2 Anvend personlig miljødialogtil at diskutere forslag

Du vil ofte have brug for at tale medinteressenterne, hvis dialogmålet er etforslag om, at de skal handle på enbestemt måde. Den personlige kontakt ersom regel nødvendig, hvis I skal bliveenige. Det er der to grunde til: Samtalerer bedre egnet til at få hurtige og ud-dybende svar på spørgsmål end andremidler, og de fleste foretrækker at indgåaftaler ansigt til ansigt eller pr. telefon.

I forhold til andre midler er den person-lige dialog den mest forpligtende kom-munikationsform, fordi begge parter påforhånd har besluttet at bruge tid påhinanden. Og næsten altid med bestemteresultater for øje.


Du kan vælge mellem følgende formerfor personlig dialog til at diskutere miljø-spørgsmål:• Messer• Besøg på virksomheden• Møder

Hvis du vælger personlig dialog sommiddel, skal du være opmærksom på, atdet stiller krav til de kollegaer, der skalføre dialogen. Derfor skal du sørge for,at de løbende får uddannelse i relevantemiljøspørgsmål.

Du er også nødt til at kombinere denpersonlige dialog med forskellige formerfor skriftlig og elektronisk miljøkommu-nikation til forberedelse af møder ogarrangementer.

5.3 Gør virksomhedens miljø-informationer tilgængelige

Hvis interessenterne selv er aktive oginteresserede i at få informationer omvirksomhedens miljøarbejde, kan du stillemiljøinformationer til rådighed på enhjemmeside, så de selv har mulighed forat vælge de oplysninger, de har behovfor.Ved hjælp af ny informationsteknolo-gi kan du opbevare og præsentere storemængder information om jeres miljøfor-hold.

Hvis du vælger at bruge hjemmesiden,skal du være sikker på, at du har de nød-vendige ressourcer til at opdatere infor-mationerne. Miljøinformationer på hjem-mesiden er velegnede til alle, der selv harlyst til at finde dem. Men det er sjældentnok. Folk er nødt til at vide, at informa-tionerne er tilgængelige, før de på egenhånd kan finde dem frem.

Ud over hjemmesiden kan du også gøredine miljøinformationer tilgængelige forinteressenterne ved hjælp af:• intra- og extranet for udvalgte inter-

essenter • virksomhedens omstilling • hotline til miljøspørgsmål

5.4 Indsaml viden ominteressenterne

Et grundigt kendskab til hinandensønsker og muligheder på miljøområdeter en vigtig del af dialogen. Indsamlingaf information om interessenten før ogundervejs i dialogen forbedrer dinemuligheder for at tilrettelægge miljø-arbejdet, så det gavner begge parter.En løbende opdatering af viden ominteressenternes behov er nødvendig,fordi viden og holdninger forandreshurtigt på miljøområdet.

Informationsindsamlingen skal under-søge, hvordan interessenterne forholdersig til forskellige forslag, og på hvilkeområder virksomheden skal forbedresine miljøpræstationer og service for atopfylde interessenternes ønsker og krav.

Du kan vælge blandt følgende midler,hvis der er behov for at vide mere omvirksomhedens interessenter:• Spørgeskemaundersøgelse• Gruppeinterviews• Individuelle interviews


En plan over miljødialogen er en hjælptil dit daglige arbejde. Planens rolle er atfå sat dialogen i system, så:• miljødialogen ikke bliver glemt i daglig-

dagens travlhed• det er dialogmålene som styrer, hvilke

midler du anvender og ikke omvendt• de forskellige midler ikke modarbejder

hinanden• du får overblik over aktiviteter og

ressourcer

Planen skal udarbejdes for en afgrænsetperiode – oftest for et regnskabsår adgangen – og omfatter de aktiviteter, duvil afvikle i perioden. Planen bør ind-arbejdes i virksomhedens salgs- og mar-ketingplaner og i virksomhedens miljø-handlingsplaner.

Som det er vist i eksemplet overfører duinteressenter, dialogmål og midler fra deforegående skemaer til de første kolon-ner. Råd 6.1, 6.2. og 6.3 beskriver, hvor-dan du udfylder de sidste kolonner, derhandler om forberedelse, budget ogansvarsfordeling.

6 Hvordan udarbejder duen plan for dialogen?

Interessent Dialogmål Midler For- Timer Udlæg Ansvarberedelse i kroner

Udvalgte Vi skal i perioden Direct mail 1/2 - 1/3 16 2000 SAkunder 1/3 – 1/7 infor- Personlige 1/2 - 1/3 12 1000 SA

mere om for- samtalerdelene ved til-bagetagning af vores emballage,samt prøveperiodeog pris.

Leverandør Vi skal inden Telefon- Ingen IAaf nøgle- 1/11 infor- samtaleprodukter mere om vores

møder med kunderne.

Leverandører, Vi skal inden Direct mail 15/5-1/6 8 IAder opfylder 1/9 informere Miljø- kravene om vores miljø- rapport 1/1-1/6 300 150.000 MA

politik og invitere Messe 1/8-1/9 40 (a.b.) IAdem til møde om, Møder 1/6-1/9 IAhvordan de kan leve op til den.

Naboer Vi skal inden Artikel i 1/2-15/2 8 MA1/3 informere lokalbladetom, at vi omlæg- Folder 1/1-15/2 24 30.000 MAger kørslen, men at det tager 1/2 år.

I alt 428 183.000

Forkortelser:

a.b. = andet budget

SA = salgsansvarlig

MA = miljøansvarlig

IA = indkøbsansvarlig


6.1 Afsæt tid til forberedelseNæsten alle de midler, du kan anvende idialogen, forudsætter en eller andenform for forberedelse. Hvis du har plan-lagt at udarbejde en folder eller en miljø-rapport, skal du afsætte tid til dataind-samling, udarbejdelse af tekst, layout,godkendelser og tryk. Det vil sige enarbejdsproces, der nemt kommer til atvare fire til seks måneder.

Lignende tidsforløb gælder for opbygningog opdatering af miljøinformationer tilinternettet. Presseomtale indebærer ogsåforberedelse, selvom den tager korteretid: Du skal finde de nødvendige op-lysninger, identificere de rigtige jour-nalister, aftale møde og læse artiklenigennem. Den personlige dialog kræverogså forberedelse i form af interne møderog uddannelse af de medarbejdere, derskal mødes med interessenterne.

Dine dialogmål fortæller, hvornår midletskal i brug første gang, og hvor længedet skal anvendes. Hvis du lægger for-beredelsestiden til starttidspunktet veddu, hvornår arbejdet skal begynde.Tidspunktet for, hvornår forberedelsenskal begynde og tidspunktet for, hvornårmidlet skal benyttes første gang, skriverdu ind i planen.

6.2 Tilpas planen til ressourcerne Brug budgettet rigtigt. Og prioriter indsat-sen fra starten, så du ikke spilder pengenepå de forkerte interessenter.

Budgetlægning er vigtig, når du udarbejderdialogplanen. Som udgangspunkt har du enrække dialogmål fordelt på de forskelligeinteressenter. At nå disse mål kræver sik-kert flere ressourcer i form af tid og penge,end du har til rådighed. Begynd derformed at udarbejde et budget for hver afmidlerne. Når du lægger delbudgetternesammen, får du et overblik over, om duoverskrider det samlede budget eller ej.


Hvis midlerne i dialogplanen kostermere, end du har til rådighed, er det tidat stoppe op. Enten må du nedjustereambitionsniveauet for de enkelte midler,eller også må du diskutere med ledelsen,om det er realistisk at opfylde alle dialog-mål inden for det givne budget. Konklu-sionen kan enten være at nedjustereperiodens dialogmål eller forhøje budget-tet. Det er bedre at anvende tid og pengepå nogle få dialogmål i stedet for mange,hvis du på forhånd ved, at der ikke erressourcer nok til at kommunikere demalle ordentligt ud.

6.3 Fordel opgaverneDen sidste information i planen er hvem,der er ansvarlig for de enkelte midler.Det er vigtigt, at det er en person, somføler sig ansvarlig for det pågældendemiddel, ellers risikerer du, at det ikke erklar til tiden, kvaliteten halter og budget-tet bliver overskredet. Ansvaret for detenkelte middel bør ligge hos den person,der har størst interesse i at dialogmåletbliver nået.

Det er en fordel at have en procedurefor, hvordan virksomheden skal arbejdemed planen. Proceduren sikrer, at du tilenhver tid arbejder ud fra en opdateretog godkendt dialogplan. Proceduren skalfastsætte:• hvem der skal tage initiativ til at få

planen revideret• hvem der skal være med til at revidere

planen• hvordan det skal foregå• hvem der eventuelt skal godkende

planen• tidspunktet for hvornår planen skal

være færdig


7.1 Find de rette eksperterDe mennesker, der skal udforme de enkeltemidler, skal være gode til at skrive og for-midle i billeder. Og alt efter midlets karakterkan der også være brug for eksperter indenfor layout, foto, film og lignende.

Det er ikke nok, at eksperterne på papirethar de nødvendige kvalifikationer. Mod-tagerne af virksomhedens budskaberbombarderes dagligt med en stor mængdeinformationer. En stor del af denne kom-munikation er udformet yderst profes-

7 Hvordan sætter duandre i gang?

Hvis du er i den heldige situation, atvirksomheden har en informationsmed-arbejder ansat, eller du kan trække påeksterne kommunikationseksperter, erdin opgave at sætte dem i gang med atudforme midlerne på den rigtige måde.

Som den daglige ansvarlige for virksom-hedens miljødialog er du brobyggermellem virksomhedens mål og de folk,der står for udformningen af midlerne.Løser du denne opgave rigtigt, sparer dudig selv for mange ærgrelser over midler,der ikke lever op til dine forventninger.Og du undgår at spilde tid og penge.

Det er en fordel, hvis du skriver et kortoplæg til dem, der skal udforme midlerne.Arbejdet med at formulere dine ønsker

skriftligt er en god forberedelse til denefterfølgende dialog med kommunika-tionseksperterne. Afhængigt af opgavenskarakter kan du også forsyne eksperternemed et tekstudkast eller baggrunds-materiale, der beskriver og dokumenterervirksomhedens måde at løse de forskelligemiljøopgaver på.

Et skriftligt oplæg fra dig til kommunika-tionsfolkene bør altid indeholde dialog-mål, beskrivelse af modtagerne og tidsho-risont. På den måde får de præcise ret-ningslinier at holde sig til, når de ud-former midlet. I eksemplet er der tale omet oplæg til en folder til naboer om reduk-tion af støj, men du kan bruge fremgangs-måden på alle kommunikationsmidler.Råd 7.1, 7.2 og 7.3 forklarer hvordan.

Middel Folder - kortfattet, fx foldet A4

Dialogmål Vi skal inden 1/3 informere om, at vi omlægger kørslen,men at omlægningen kan tage op til et halvt år.

Andre midler, det skal Artikel i lokalbladet.kombineres med

Beskrivelse af de Modtagerne er alle naboer i en radius af 600 meter.primære modtagere Det vil sige ca. 500 hustande.

Der er tale om alle typer mennesker, men folderens tekst skal isærhenvende sig til de personer, der er mest utilfredse med støjen oghar klaget til myndigheder og lokalpressen. Folderen skal væreskrevet, så alle uden tekniske forudsætninger kan forstå den.

Sekundære modtagere Myndigheder og lokalbladet.

Tidshorisont Skal være færdig fra trykkeriet 15/2 og sendes ud 17/2.


sionelt og har stor gennemslagskraft.Derfor er det vigtigt, at de mennesker,der udformer kommunikationen, kankonkurrere med informationsstøjen ogtrænge ind til modtagerne.

Du skal have fat i folk, der kan vendesagen og finde nye måder at formidleden på, så virksomheden på samme tidkommunikerer enkelt, forståeligt, tro-værdigt og ikke mindst interessant. Hvisdu ikke har sådanne folk blandt dinekollegaer, bør du benytte eksterneeksperter, som du har tillid til kan løseopgaven.

Der er både fordele og ulemper ved atengagere eksterne eksperter. På plus-siden tæller, at de kan se på formidlings-problemet og -mulighederne med friskeøjne, fordi de ikke er bundet af vane-tænkning. Minussiden er, at virksom-hedens miljøforhold kan være så kom-plekse, at det er svært for menneskerudefra at afgøre, hvad der er væsentligt.Du kan vurdere forskellige eksperter vedat få eksempler på den miljøkommuni-kation, de har produceret. Spørg efterden type midler, som du vil have ud-formet. Hvis form og indhold svarer tildine forventninger, kan du tage et møde,hvor du afprøver jeres fælles kemi.

7.2 Brug dialogmålet som rød trådKernen i udformningen er dialogmålet.Det er dit job at formulere det dialogmål,som kommunikationsfolkene skal formid-le. Denne rollefordeling placerer et stortansvar hos dig: Hvis ikke budskabet erpræcist nok, vil selv de mest kreativekommunikatører ikke være i stand til atudvikle det til værdifuld kommunikation.Sæt ikke kommunikationsfolkene igang, førdu kritisk har vurderet, om budskabet ertilstrækkelig præcist til at skabe den ønskede

effekt. Hvis det ikke er tilfældet, må dubegynde forfra og formulere det på ny.

Hold fast ved dialogmålet og vend tilbagetil det i dine diskussioner med eksperterne.Hvis de ikke forstår dit budskab, får dualdrig en løsning, der svarer til dine for-ventninger.

7.3 Gå i dialog om udformningenDe mennesker, der skal udforme midlerne,har ikke det samme forhold til virksom-hedens mål, som du har. Derfor er dia-logen om udformningen nødvendig. Duskal især sørge for, at de får præcis denviden om interessenterne, som de harbrug for i arbejdet med at formidle jeresbudskab. Og at de får et klart indtryk afinteressenternes indstilling til det valgtespørgsmål.

Dialogen mellem dig og eksperterne eren balancegang. På den ene side skal duholde fast ved målet og stille krav. På denanden side skal du ikke holde dem såstramt fast til det skriftlige oplæg, at dubegrænser deres udfoldelsesmuligheder.

Følgende råd gavner din dialog medeksperterne:• Brug dispositionen for det skriftlige

oplæg som dagsorden for møder• Lyt og være åben for ideer, du ikke

havde tænkt på• Undlad at lægge faste rammer for for-

merne, for eksempel formater og billed-valg. Ellers risikerer du at bidrage tilstereotyper og fratage formidlingen denkreative nerve, der er drivkraften i godkommunikation. Og som er i stand til atnedbryde interessenternes parader.


Når du skal evaluere miljødialogen, børdu for hver interessent gå frem efterfølgende rækkefølge:• Kontroller om midlerne er anvendt

efter planen• Undersøg om dialogmålene er opfyldt• Vurder om dialogen har bidraget til

miljø- og forretningsmæssige resultater

Dialogmål er en forudsætning for, at dukan evaluere dialogen. Når du har eva-lueret dialogen, skal du tage stilling til toting. Skal målene justeres, så de bedresvarer til de faktiske forhold? Er du nødttil at justere de midler, som virksom-heden anvender eller benytte andremidler?

Skal evalueringen bruges af andre enddig selv, bør du præsentere den så kortog præcist som muligt. Fx i et skemasom det er vist i eksemplet. Her er detmiljødialogen med kunder, der bliverevalueret. Du skal bruge skemaet til atsammenholde dialogmålene med resulta-terne og til din vurdering af sammen-hængen. Råd 8.1 viser, hvordan du kanundersøge, om midlerne er anvendt efterplanen. Råd 8.2 har fokus på, om måle-ne er opfyldt. Og råd 8.3 handler om,hvordan du kan vurdere, hvorvidt miljø-dialogen har bidraget til resultater.

8 Hvordan evaluerer dumiljødialogen?

Interessent Udvalgte kunder

Midler Direct mailifølge plan Personlige samtaler

Anvendt Direct mail er anvendtPersonlige samtaler ej anvendt

Dialogmål Vi skal i perioden 1/3 - 1/7 informere om fordelene ved tilbagetagning af vores emballage, samt prøveperiode og pris.

Opfyldt Delvist

Resultater To kunder er positive over for forslaget, men vil venteog se tiden an.

Vurdering Kunderne vil gerne sortere emballagen særskilt, men de vilaf dialogens ikke betale os for at afhente den. Kunderne har med andre bidrag til ord forstået vores budskaber, så det er ikke længere dialog,resultaterne der er brug for, men at vi dropper det planlagte gebyr.


8.1 Kontroller om midlerne eranvendt efter planen

Begynd din evaluering med at under-søge, hvordan midlerne er blevet an-vendt. Hvis ikke du har overblik over deaktiviteter, der rent faktisk har fundetsted, kan du ikke vurdere, om dialogenhar været tilfredsstillende eller ej. Du kanheller ikke undersøge, i hvilket omfangresultaterne - eller manglen på samme -skyldes virksomhedens egen indsats ellerandre faktorer.

Du kan kontrollere brugen af midler vedat besvare følgende spørgsmål:• Er alle midler blevet anvendt, som de

står i planen?• Er midlerne blevet brugt det planlagte

antal gange?• Er midlerne blevet brugt på de fastlagte

tidspunkter?• Har de været brugt over for de inter-

essenter, som de er tiltænkt?• Har de været brugt i kommunikationen

med andre?• Er planen blevet ændret undervejs?• Hvad har været årsag til eventuelle

afvigelser fra planen?

Ud over de ansvarlige for de forskelligemidler, kan du bruge andre kilder til atvurdere, om midlerne er anvendt somplanlagt:• Bogførte omkostninger til kommuni-

kationsmidler. Fx til tryksager, del-tagelse i messer, afholdelse af størremøder

• Afsendte breve vedrørende miljø • Presseklip og optagelser af tv- og

radioudsendelser• Kalendere og referater, der viser antal

møder og sælgerbesøg, hvor miljø harværet på dagsordenen.

8.2 Undersøg om dialogmåleneer opfyldt

Når du ved, hvilke midler, der har væretanvendt, kan du gå videre og undersøgeden effekt, de har haft på interessenterne.Det vil sige, om dialogmålene er blevetopfyldt eller ej. Du kan kun undersøge,om budskaberne er modtaget og accep-teret i overensstemmelse med dialog-målene ved at spørge interessenterne.Enten som et led i det daglige sam-arbejde eller ved hjælp af interviews,rundbordssamtaler eller lignende.


Du kan undersøge, om dialogmålene erblevet opfyldt ved at få svar på følgendespørgsmål:• Hvilke budskaber mener interessenterne,

at de har modtaget fra virksomheden?• I hvilket omfang svarer de til dialog-

målene?• Hvordan fortolker interessenterne

virksomhedens budskaber?• Er der tale om andre fortolkninger end

dem, du havde forventet?• Har virksomhedens miljøbudskaber

været tilstrækkelig interessante formodtagerne?

• Har udformningen af midlerne været istand til at fange interessenternesopmærksomhed og interesse?

• Hvilke former for handlinger harvirksomhedens budskaber inspireretinteressenterne til?

• Hvilke holdninger har interessenternetil virksomhedens budskaber?

8.3 Vurder dialogens bidrag tilresultater

Den sidste del af din evaluering bør væreen vurdering af, hvordan miljødialogenhar bidraget til de miljø- og forretnings-mæssige resultater, der er kommet ud afsamarbejdet med interessenten.

Du skal vurdere, hvordan dialogen skaltilrettelægges fremover. Det vil sige,hvordan interessenterne skal prioriteres,om målene skal justeres og hvilke midler,virksomheden skal anvende.

Du kan først vurdere miljødialogensbidrag, når du ved, hvad der konkret erkommet ud af samarbejdet. Den videnfår du ved at besvare følgende spørgs-mål:• Hvilke resultater er opnået med den

pågældende interessent?• Har interessenten foretaget de hand-

linger, virksomheden ønskede?• Er resultaterne blevet bedre eller dår-

ligere end forventet?• Hvis der er afvigelser, hvad er så for-

klaringen?• Er der andre faktorer end dialogen, der

har spillet ind? Fx en større ellermindre offentlig interesse for de miljø-spørgsmål, som er indgået i dialogen.


Hvis resultaterne er som forventet, ogdialogmålene er blevet opfyldt, bør duundersøge, om dialogen har påvirketresultaterne i samme grad, som duoprindeligt forventede, eller om der harværet andre faktorer, der har haft enpositiv betydning for resultaterne. Detkan fx være, at den offentlige debat erblevet mere positiv over for jeres syns-punkter eller, at kunder og leverandørerer blevet mere lydhøre over for jeresargumenter. Hvis disse eller andre fak-torer har været med til at skabe positiveresultater, er det vigtigt, at du fremovertager højde for dem, når du skal plan-lægge den fremtidige miljødialog.

Selvom dialogmålene er blevet opfyldt,kan du komme ud for, at resultaterne erdårligere end forventet. Det kan skyldes,at du har haft for store forventninger tildialogens muligheder for at bidrage til depågældende resultater. Men det kan ogsåskyldes, at andre faktorer, som fx uvente-de initiativer fra konkurrenter eller andreaktører, har gjort arbejdet sværere fordin virksomhed.

Hvis resultaterne er udeblevet, kan duenten vælge at skrue ambitionerne nedeller forstærke kommunikationsindsat-sen. Hvis du vælger den sidste vej, er deten god ide at gennemløbe de planlæg-ningstrin, som er gennemgået i de fore-gående kapitler.


9 6 andre håndbøgerom miljødialog

Tilrettelæggelse af miljødialog er én af en serie på syv håndbøger, som støttersmå og mellemstore virksomheder i atbruge deres resultater på miljøområdet i dialogen med kunder, leverandører,medarbejdere og andre interessenter.

I små og mellemstore virksomhederender ansvaret for virksomhedens miljø-kommunikation som regel hos den miljøansvarlige. Medarbejderen har denmiljøfaglige viden, men færre færdig-heder inden for kommunikation. Isærnår det handler om at formidle tekniskstof, så lægmænd kan forstå og forholdesig til det. Håndbøgerne er en hjælp tildig, som ud over ansvaret for miljø ogsåhar ansvaret for virksomhedens miljø-kommunikation.

Alle håndbøgerne og kataloget koster 50 kr. pr. styk inkl. moms.Ved et samlet køb af alle syv er prisen 300 kr. inkl. moms.

Håndbøgerne og kataloget fås i Miljøbutikken, Information og Bøger,Læderstræde 1-3, 1201 København K.Tel. 33 95 40 00.


Udformning af skriftlig miljøkommunikation

giver opskriften på, hvordan en lille eller mellemstor

virksomhed gør skriftlig miljøkommunikation relevant,

troværdig og læsevenlig for modtageren. Håndbogen

indeholder også råd om illustrationer, hjemmesider,

artikler, miljørapporter og produktinformation.

Miljødialog gennem pressen

hjælper den lille eller mellemstore virksomhed til et bedre

samarbejde med journalister, når det handler om miljø.

Håndbogen beskriver pressens spilleregler og gennemgår,

hvordan virksomheden udvælger sine historier, skaber tillid

hos journalister, forbereder sig på dårlig omtale og evaluerer

pressearbejdets resultater.

Miljødialog med kollegaer

handler om, hvordan den miljøansvarlige og resten af

organisationen i en lille eller mellemstor virksomhed hånd-

terer den interne dialog om miljø med medarbejdere og

ledelse. Håndbogen beskriver, hvordan man tilrettelægger

den interne dialog før, under og efter et miljøprojekt.

Miljødialog med kunder

viser, hvordan den miljøansvarlige i samarbejde med markeds-

føringsfolk og sælgere i en lille eller mellemstor virksomhed

kan forbedre dialogen om miljøforhold og miljøledelse med

kunder. Håndbogen vejleder virksomheden i at vælge relevante

kunder, undersøge deres behov, opbygge troværdige miljø-

argumenter og gennemføre dialogen.

Miljødialog med leverandører

beskriver, hvordan en lille eller mellemstor virksomhed kan

opbygge og opretholde et system til håndtering af og dialog

med leverandører. Håndbogen vejleder virksomheden i at

prioritere leverandørerne og fastlægge emner for miljødialogen

samt vurdere og godkende leverandørerne.

Katalog over midler til miljødialog

beskriver 34 kommunikationsmidler, der er velegnede for

små eller mellemstore virksomheder ved kommunikation

af miljøbudskaber. Midlerne præsenteres i fire grupper:

Distribution af miljøinformationer. Udbud af miljøinfor-

mation. Personlig kommunikation. Og indsamling af viden

om interessenten.

Udformning af skriftlig miljøkommunikation

Miljødialogmed kollegaer

Miljødialog med leverandører

Miljødialoggennem pressen

Miljødialogmed kunder

Katalog over midler til miljødialog


Der har desuden været tilknyttet en følgegruppe til projektet med nedenstående personer:

• Ulla Ringbæk, Miljøstyrelsen• Charlotte Thy, Miljøstyrelsen• Palle M. Sørensen, Erhvervsfremme Styrelsen• Ninna Johnsen, Grafisk Arbejdsgiverforening• Helle Fabiansen, Asfaltindustrien • Hans Niemann,Valør & Tinge A/S

Håndbogen er støttet af Miljøstyrelsens og Erhvervsfremme Styrelsens støtteordningtil fremme af miljøstyring i små og mellemstore virksomheder.

Arbejdsgiverforeningen for Handel,Transport og ServiceAsfaltindustrienBASF Danmark Brandt’s Auto- og IndustrilakeringByggefagenes KooperativeLandssammenslutningCentralforeningen af Autoreparatører iDanmarkColas DanmarkDansk Handel & ServiceDansk IndustriDansk SkovforeningDansk SupermarkedDet Danske HandelskammerForeningen af Auto- og IndustrilakerereForenede Rengøring FSB Malerselskab Grafisk Arbejdsgiverforening

HJ Hansen Miljøsystemer HorestaHåndværksrådetI/S Alssund AffaldI/S KavoI/S Noveren LiniebusLucent Technologies Denmark Mayfair HotelMercedes-BenzMerrild Kaffe Neptun HotelPricewaterhouseCoopersReno-SamSorø Akademis SkovdistriktSvedaKemiTræets ArbejdsgiverforeningVEGA

EfterskriftFor at sikre, at håndbøgerne om miljødialog opfylder små og mellemstore virksom-heders behov og krav til anvendelighed, er der afholdt flere evalueringsmøder, hvorhåndbøgernes indhold, form og anvisninger er blevet diskuteret.Vi vil gerne sige tak tilfølgende brancheorganisationer og virksomheder, som har deltaget i disse workshops:


Registreringsblad

Udgiver: Miljø- og Energiministeriet,Miljøstyrelsen, Strandgade 29, 1401 København K,Telefon 32 66 01 00, fax 32 66 04 79, www.mst.dk

Serietitel, nr.: Miljønyt, 43

Udgivelsesår: 2000

Titel: Tilrettelæggelse af miljødialog

Forfatter(e): Niemann, Hans; Møller-Jørgensen, Aksel; Nielsen, Birgitte B.;Petersen, Anette

Udførende institution(er): Valør & Tinge A/S

Resumé: Hvordan planlægger en lille eller mellemstor virksomhed dialogenom miljø med omverdenen? Håndbogen beskriver tre faser:Prioritering af interessenterne og fastlæggelse af dialogens emner ogmål.Valg af midler, udarbejdelse af tidsplan og styring af udform-ningen. Evaluering af dialogen i forhold til virksomhedens mål.

Emneord: virksomheder; kommunikation; information; markedsføring

Supplerende oplysninger: Hører sammen med: “Udformning af skriftlig miljøkommunikation”

(Miljønyt, 42), “Miljødialog gennem pressen” (Miljønyt, 44),“Miljødialog med kollegaer” (Miljønyt, 45), “Miljødialog med kunder” (Miljønyt, 46), “Katalog over midler til milijødialog”(Miljønyt, 47) og “Miljødialog med leverandører” (under udarbej-delse)

Andre oplysninger: Grafisk tilrettelæggelse:

Lotte Kokfelt i samarbejde med Valør & Tinge A/SIllustrationer: Gitte Helle

Md./år for redaktionensafslutning: September 1999

Sideantal: 32 Format: A4

Oplag: 1.000

ISBN: 87-7909-589-9 ISSN: 0905-5991

Tryk: Phønix-Trykkeriet A/S, Århus

Pris: 50 kr. inkl. moms (300 kr. ved samlet køb af de 7 publikationer)

Kan købes hos: Miljøbutikken, tlf. 33 95 40 00. Telefax 33 92 76 90,E-mail: [email protected]

Må citeres med kildeangivelse

Denne tryksag er fremstillet på Phønix-Trykkeriet A/S og er mærket med det nordiske miljømærke Svanen. Licensnummer 241 006. Phønix-Trykkeriet A/S er miljøcertificeret efter ISO 14001 og registreret under EMAS, der er den europæiskeforordning for miljøstyring og miljørevision.

Miljønyt (Environment News)

Nr. 1: Badevandskort 1990Nr. 2: Danske vandplanterNr. 3: Badevandskort 1991Nr. 4: Ikke-kemisk ukrudtsbekæmpelse i grønne områderNr. 5: Badevandskort 1992Nr. 6: Håndbog i genanvendelseNr. 7: Badevandskort 1993Nr. 8: Kemiske afrensningsprocesserNr. 9: Badevandskort 1994Nr. 10: VandløbeneNr. 11: Danish WatercoursesNr. 12: Vækstens konsekvenserNr. 13: Vandløbene - 2. udgaveNr. 14: Badevandskort 1995Nr. 15: Håndbog om miljø og medarbejderinddragelseNr. 16: Medarbejderdeltagelse i forebyggende miljøarbejde - en håndbogNr. 17: Environmental Administration in DenmarkNr. 18: Administración Medioambiental en DinamarcaNr. 19: Badevandskort 1996Nr. 20: Miljøindikatorer - en genvej til miljøforbedringer i kommunerneNr. 21: Los arroyos - 2a ediciónNr. 22: Markedsorienteret miljøkommunikationNr. 23: Badevandskort 1997Nr. 24: Ørreden som miljøindikatorNr. 25: Alternative transportløsninger i landdistrikterne. - 2. udg.Nr. 26: Trafik og miljø i kommuner - ny inspirationNr. 27: Badevandskort 1998Nr. 28: Sørestaurering i DanmarkNr. 29: Miljøbevidst design af grafiske produkterNr. 30: Begrænsning af trafikstøjNr. 31: ForsigtighedsprincippetNr. 32: CO2-virkemidler på transportområdet - et samarbejdsprojekt med Svendborg kommuneNr. 33: Ecosystem Vulnerability to Climate Change in Greenland and the Faroe IslandsNr. 34: Miljøkapacitet som grundlag for byplanlægning - Generel delNr. 35: Precautionary PrincipleNr. 36: Badevandskort 1999Nr. 37: På rette vejNr. 38: Borgernes miljørettighederNr. 39: Miljø og arbejdsmiljøNr. 40: Dansk miljøeksport af produkter og rådgivningsydelser til vandsektorenNr. 41: Danish environmental export of products and consultancy services within the water sectorNr. 42: Udformning af skriftlig miljøkommunikationNr. 43: Tilrettelæggelse af miljødialogNr. 44: Miljødialog gennem pressenNr. 45: Miljødialog med kollegaerNr. 46: Miljødialog med kunderNr. 47: Katalog over midler til miljødialog

Tilrettelæggelse af miljødialog Hvordan planlægger en lille eller mellemstor virksomhed dialogenom miljø med omverdenen. Håndbogen beskriver tre faser:Prioritering af interessenterne og fastlæggelse af dialogens emnerog mål.Valg af midler, udarbejdelse af tidsplan og styring afudformningen. Evaluering af dialogen i forhold til virksomhedensmål.

ISSN 0905-5991

ISBN 87-7909-589-9

Pris: 50 kr. (incl. 25% moms)

Publikationen kan købes i Miljøbutikken

Læderstræde 1-3 • 1201 København K

Telefon 33 95 40 00 • E-mail: [email protected]

Internet: www.mem.dk/butik

Strandgade 29 • 1401 København K • Tlf. 32 66 01 00 • www.mst.dk

Udvalg af brocher

Documents

Tilrettelæggelse af miljødialoglca-center.dk/wp-content/uploads/2015/08/Tilrettel... · Men en broche er fleksibel. Den er meget mere interessant, fordi den er en skulptur i miniformat