TILSYNSRAPPORT - VEDTAK...ledd %XGVMHWW UHJQVNDS RJ LQIRUPDVMRQ WLO UHYLVRU MI IULVNROHORYHQ -2 annet ledd ERNVWDY F RJ ¡NRQRPLIRUVNULIWHQ 'DJOLJ OHGHU MI IULVNROHORYHQ - DQGUH OHGG

Postadresse: Telefon: E-post: Bankgiro:

Postboks 9359 Grønland, 0135 OSLO +47 23 30 12 00 [email protected] 7694 05 10879

Besøksadresser: Telefaks: Internett: Org.nr.:

Schweigaards gate 15 B, Oslo +47 23 30 12 99 www.utdanningsdirektoratet.no NO 970 018 131

Britveien 4, Molde

Parkgata 36, Hamar

Saksbehandler: Rannveig Dahlen Wesnes Vår dato: Vår referanse:

05.09.2016 2016/4366

Deres dato: Deres referanse:

Rombak Privatskole forening

ved styrets leder

Fagerjordveien 194

8517 NARVIK

TILSYNSRAPPORT - VEDTAK

Styrets ansvar

Rombak Privatskole forening

Org.nr. 993 924 962

Side 2 av 16

Innholdsfortegnelse

1 Innledning ................................................................................................ 3

1.1 Kort om Rombak Privatskole forening ....................................................... 3

1.2 Om gjennomføring av tilsynet med Rombak Privatskole forening .................. 3

1.3 Om tilsynsrapporten ............................................................................... 4

2 Styrets sammensetning og møte- og uttalerett ............................................. 5

2.1 Rettslige krav ........................................................................................ 5

2.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger ................................ 6

3 Budsjett, regnskap og informasjon til revisor ................................................ 7

3.1 Rettslige krav ........................................................................................ 7


4 Daglig leder .............................................................................................. 8

4.1 Rettslige krav ........................................................................................ 8


5 Tilstandsrapport ........................................................................................ 8

5.1 Rettslige krav ........................................................................................ 8


6 Inntak...................................................................................................... 9

6.1 Rettslige krav ........................................................................................ 9

6.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger ...............................11

7 Våre reaksjoner .......................................................................................13

7.1 Pålegg om retting ..................................................................................13

7.2 Oppfølging av tilsynsresultatene ..............................................................14

8 Dere har rett til å klage .............................................................................15

Side 3 av 16

1 Innledning

Vi fører tilsyn med skoler som er godkjent etter lov om frittstående skoler (friskoleloven),

jf. § 7-2 første ledd.

I tilsyn kontrollerer vi om skolene oppfyller

friskoleloven med forskrifter,

forutsetninger i skolens godkjenning, og

annet regelverk som friskoleloven med forskrifter eller skolens godkjenning viser til.

Dersom skolen ikke følger regelverket, kan vi benytte reaksjoner mot skolen. Vi kan

pålegge retting, holde tilbake statstilskudd, kreve tilbakebetaling av statstilskudd eller

trekke tilbake skolens godkjenning, jf. friskoleloven § 7-2 a. Vi kan i særlig alvorlige

tilfeller pålegge karantene rettet mot skolen eller den ansvarlige personen, jf.

friskoleloven § 7-2 b.

Styret er skolens øverste organ, jf. friskoleloven § 5-2. Styret er derfor ansvarlig for at

skolen følger opp eventuelle reaksjoner og retter brudd på regelverket.

Våre tilsyn med friskoler er offentlig myndighetsutøvelse, noe som innebærer at tilsynet

skal gjennomføres i samsvar med reglene i forvaltningsretten og offentlighetsloven.

1.1 Kort om Rombak Privatskole forening

Rombak Privatskole forening (Rombak Montessoriskole), ligger i Narvik kommune i

Nordland fylke.

Skolen er godkjent etter friskoleloven § 2-1 andre ledd bokstav b, på grunnlaget

"anerkjend pedagogisk retning". Skolen er godkjent for inntil 40 elever på 1. til 7. trinn

og startet opp høsten 2013.

Det var 27 elever ved skolen ved elevtellingen høsten 2015, og elevene var fordelt på

alle sju trinnene. Våren 2016 mottok skolen drøye 1,5 millioner kroner i statstilskudd

(elevtilskudd).

Vi gjennomfører tilsyn med skolens årsregnskapsdokumentasjon hvert år. I 2014 ble det

i tillegg ført tilsyn med skolens gjennomføring av den obligatoriske Elevundersøkelsen.

1.2 Om gjennomføring av tilsynet med Rombak

Privatskole forening

Vi åpnet tilsyn med Rombak Privatskole forening i brev av 2. juni 2016. Dere ble pålagt å

levere dokumentasjon til oss. Vi har fått dokumentasjon for å gjennomføre tilsynet.

Temaet for tilsynet er styrets ansvar. Vi har kontrollert følgende undertemaer:

Styrets sammensetning og møte- og uttalerett, jf. friskoleloven § 5-1 første og annet

ledd

Budsjett, regnskap og informasjon til revisor, jf. friskoleloven § 5-2 annet ledd

bokstav c og økonomiforskriften § 18

Daglig leder, jf. friskoleloven § 4-1 andre ledd og § 5-2 andre ledd bokstav j

Tilstandsrapport, jf. friskoleloven § 5-2 tredje ledd og andre ledd bokstav k

Inntak, jf. friskoleloven § 5-2 andre ledd bokstav d og § 3-1

Side 4 av 16

Vi har ikke sett på hvordan dere oppfyller andre krav i regelverket.

Vi sendte foreløpig tilsynsrapport til dere 17. august 2016. I den presenterte vi våre

foreløpige vurderinger og konklusjoner. Styret har gitt tilbakemelding om at de ikke

hadde noen bemerkninger til den foreløpige rapporten.

1.3 Om tilsynsrapporten

Våre vurderinger i denne rapporten baserer seg i hovedsak på opplysninger som kommer

frem i:

1. dokumentasjonen dere har sendt inn (se oversikt i vedlegg)

2. informasjonen fra våre egne systemer og offentlige registre

3. informasjonen på skolens nettsted

Tilsynsrapporten er et enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven § 2 første ledd bokstav b. Dere

kan klage på enkeltvedtaket etter forvaltningslovens regler. Se mer om klagemulighet

nedenfor.

Tilsynsrapportene er et offentlig dokument. Vi publiserer våre tilsynsrapporter på

tilsynsrapporter.udir.no.

Side 5 av 16

2 Styrets sammensetning og møte- og uttalerett

2.1 Rettslige krav

Styrets sammensetning

Friskoler godkjent etter friskoleloven skal ha et styre som øverste ansvarlige organ, og

styret skal være oppnevnt i samsvar med det rettsgrunnlaget skolen blir drevet etter.

Dette følger av friskoleloven § 5-1 første ledd.

Styret er ansvarlig for å drive skolen i samsvar med friskoleloven med forskrifter og

skolens godkjenning, jf. § 5-2 første ledd.

Tilsynet er i denne sammenheng begrenset til kontroll av om skolen har oppnevnt styret i

samsvar med foretakets egne vedtekter.

Møte- og uttalerett

Friskoleloven § 5-1 andre ledd gir møte- og uttalerett på styremøtene til daglig leder og

personer fra nærmere angitte interessegrupper. Disse er:

a) en representant for vertskommunen/fylkeskommunen

b) en representant for elevrådet

c) en representant for foreldrerådet

d) en representant for undervisningspersonalet

e) en representant for andre tilsatte ved skolen

f) daglig leder

Formålet med å gi gruppene i punkt a-e møte- og uttalerett, er å sikre dem informasjon

om - og innflytelse på - styrets avgjørelser. Dette gjelder selv om enkelte av styrets

medlemmer tilhører de samme interessegruppene, fordi de kan ha ulike interesser i

enkelte saker. Representantene for interessegruppene skal representere og uttale seg på

vegne av denne gruppen, mens det bare er styremedlemmene som har et formelt

styreansvar. Alle representantene har rett til å være til stede under møtene i styret

uansett hvilke saker som skal opp til behandling. Hvis en av representantene, typisk fra

elevrådet, ikke er myndig, skal styret sørge for at denne representanten forlater møtet

under behandling av saker der det er taushetsplikt etter lov og forskrift, jf. friskoleloven

§ 5-1 fjerde ledd. Alle representantene har rett til å si sin mening, og til å få sine

uttalelser protokollført.

For å sikre en betryggende saksbehandling skal innkalling til styremøtene og referat fra

møtene sendes til alle styremedlemmene, representantene for de ulike

interessegruppene og daglig leder. Innkallingen må sendes i god tid. Dette sikrer at alle

kan forberede seg til møtet, for eksempel ved å diskutere agendaen med gruppen de

representerer.

Side 6 av 16

2.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og vurderinger

Dere har sendt inn kopi av e-poster med innkallinger til tre styremøter. Styremøtene har

vært avholdt henholdsvis 10. mars, 12. april og 8. juni. Vi har også fått referatene fra

disse møtene, samt referat fra årsmøtet 2. mars 2016.

Styrets sammensetning

I vedtektene for Rombak Privatskole Forening heter det at årsmøtet i foreningen skal

velge et styre bestående av leder, tre styremedlemmer samt to varamedlemmer. Det

heter at et fjerde styreverv er reservert for en ansatt ved skolen.

I referatet fra årsmøtet den 2. mars fremkommer det at det ble valgt styreleder, fem

styremedlemmer, inkludert representant for lærerne, og ett varamedlem. Det heter i

referatet at styret konstituerer seg selv med tanke på nestleder og hvem av

styremedlemmene som skal være vara. Vi har mottatt referat fra styremøtet den 10.

mars der styret ble konstituert, og ett av de fem medlemmene ble valgt til varamedlem.

Etter dette møtet består styret av leder, fire medlemmer og to varamedlemmer.

Vi har sjekket registreringen i Enhetsregisteret i Brønnøysundregistrene. I

nøkkelopplysningene er følgende personer registrert som skolens styre: M. Bolle, L. M.

Trondsen, L. B. M. Björkman, B.-I. Bolle og V. K. Paulsen. Dette stemmer overens med

listen over styrets medlemmer som dere har sendt inn, referat fra årsmøtet og referat fra

styremøtet der styret ble konstituert.

Styret er oppnevnt i samsvar med det rettsgrunnlaget skolen drives etter.

Møte- og uttalerett

Dere har sendt inn en liste over representanter med møte-, uttale- og stemmerett i

styret. Alle de fem styremedlemmene har både møte-, uttale- og stemmerett i

styremøtene, og en av de valgte medlemmene er, som nevnt ovenfor, en av lærerne ved

skolen. I tillegg er rektor, elevrådsrepresentant og en kommunal representant nevnt som

personer som har møte- og uttalerett. Dere skriver at elevrådsrepresentanten blir innkalt

ved aktuelle saker på sakslisten, og at dere ikke har fått noen tilbakemelding fra

kommunen på hvilken representant de har utnevnt.

Dere har valgt å reservere en av plassene i styret til en av de

ansatte, noe dere har anledning til. Det skal likevel gis møte- og uttalerett til en

representant for undervisningspersonalet ved skolen, i tillegg til den som er valgt som

styremedlem. Likedan skal det gis møte- og uttalerett til en representant for de andre

ansatte ved skolen, en representant fra foreldrerådet, en representant fra elevrådet og

en representant fra kommunen. Alle representantene skal få innkallinger og sakspapirer

til, og referater fra, møtene. Det er ikke tilstrekkelig at elevrådsrepresentanten kalles inn

ved aktuelle saker. Elevrådsrepresentanten skal ha mulighet til å delta på alle møtene,

men må eventuelt forlate møtet dersom styret skal behandle taushetsbelagt informasjon.

Når det gjelder kommunen skal innkalling og referat sendes til kommunens postmottak,

dersom kommunen ikke har oppnevnt en representant til skolestyret.

De tre innkallingene vi har fått kopi av har gått til styrets medlemmer, samt til rektor ved

skolen. Ingen av representantene med møte- og uttalerett til styremøtene har fått

innkalling til møtene. Representantene har heller ikke mottatt referater fra styremøtene,

slik de har krav på. Dette er ikke i tråd med regelverket.

Vi viser til det rettslige grunnlaget som omtaler viktigheten av at alle representantene får

innkalling, referat og sakspapirer i god nok tid til å kunne forberede seg. Én uke anses

Side 7 av 16

som rimelig tid. Innkallingene er blitt sendt ut til styrets medlemmer og rektor

henholdsvis 4, 2 og 6 dager før møtene. Dere skriver at dere har en frist på å sende

innkalling og papirer en uke før møtet, men at dere noen ganger har vært for sent ute.

I og med at innkallingene i to av tre tilfeller er blitt sendt ut med fire dager eller kortere

frist, og representantene med møte- og uttalerett ikke har fått innkalling i det hele tatt,

vurderer vi at dette ikke er i samsvar med regelverket.

3 Budsjett, regnskap og informasjon til revisor

3.1 Rettslige krav

Etter friskoleloven § 5-2 andre ledd bokstav c skal styret vedta budsjett og regnskap for

skolen.

Det følger av økonomiforskriften § 18 at styret skal gjøre skolens revisor kjent med

friskoleloven, forskrifter til friskoleloven, skolens godkjenning samt det årlige

tilskuddsbrevet.

Skolens foretaksform, for eksempel aksjeselskap eller stiftelse, stiller krav til skolens

økonomi- og regnskapsforvaltning. I tillegg har friskoleloven egne særregler og krav.

Revisor må kjenne til disse for å kunne utføre sine oppgaver. Skolens styre anses

nærmest til å informere revisor om dette.

3.2 Utdanningsdirektoratets observasjoner og

vurderinger

Dere har sendt inn referat fra årsmøtet den 2. mars hvor revidert regnskap for 2015 og

budsjett for 2016 ble gjennomgått. Tilstede på årsmøtet var 3 personer fra styret, 9

foreldre/foresatte og én annen person.

Etter friskoleloven er styret skolens øverste organ. Det er styret som skal vedta

budsjett og regnskap for skolen. Hos dere har regnskap og budsjett blitt behandlet i

årsmøtet. Slik det fremstår av dokumentasjonen vi har mottatt, virker det ikke som at

styret har et bevisst forhold til at det er deres ansvar som styre å vedta både regnskapet

og budsjettet.

I forbindelse med tilsyn med skolens årsregnskapsdokumentasjon har vi mottatt revidert

årsregnskap for 2015 som er signert av styret. Vi legger derfor til grunn at styret, til

tross for å ikke ha behandlet årsregnskapet i et møte for styret, har vedtatt regnskapet.

Derimot har vi ingen annen dokumentasjon når det gjelder behandling og vedtak av

budsjettet, utover referatet fra årsmøtet. På årsmøtet var flertallet av deltakerne

foreldre ved skolen. Vi vurderer derfor at årsmøtet i denne sammenheng ikke kan

kvalifisere som et styremøte, og at styret dermed ikke har oppfylt kravet om å vedta

budsjettet, slik friskoleloven § 5-2 andre ledd bokstav c krever.

Når det gjelder informasjon til revisor har dere redegjort for at det er daglig leder som i

hovedsak har kontakten med regnskapsfører og revisor. Dere skriver at revisor har vært

den samme siden skolens oppstart, og at revisor er blitt gjort kjent med friskoleloven og

tilhørende forskrifter. Vi legger til grunn at informasjon til revisor også inkluderer

tilskuddsbrevet skolen får hvert år. Dette er i tråd med regelverket.

Side 8 av 16

4 Daglig leder

4.1 Rettslige krav

Styret skal ansette daglig leder, jf. friskoleloven § 5-2 andre ledd bokstav j. Styret er det

øverste organet ved skolen og har et overordnet ansvar for driften. Daglig leder er en

nøkkelperson i den daglige driften av skolen, og en viktig del av skolens faglige,

pedagogiske og administrative ledelse. Daglig leder representerer i mange

sammenhenger skolen utad og tar avgjørelser om den daglige driften på vegne av styret.

Styret er derfor avhengig av å ha tillit til, og et godt samarbeid med, daglig leder. Styret

skal derfor selv ansette daglig leder. Tilsvarende gjelder dersom styret vedtar å leie inn

daglig leder.


Av nøkkelopplysningene i Enhetsregisteret fremgår det at skolen har en daglig leder.

Dette er i samsvar med regelverket.

I en redegjørelse skriver dere at daglig leder ble ansatt da skolen var midt i prosessen

med å søke om godkjenning til å drive friskole. Det ble gjort ansettelse og skrevet

kontrakt med daglig leder før skolen ble godkjent etter friskoleloven. Vi vurderer at

dette er i samsvar med regelverket.

5 Tilstandsrapport

5.1 Rettslige krav

Det følger av friskoleloven § 5-2 tredje ledd at styret skal ha et forsvarlig system for

vurdering av om kravene i friskoleloven, forskrifter og skolens godkjenning blir oppfylt.

Videre skal styret ha et forsvarlig system for å følge opp resultater fra sine egne

vurderinger, og nasjonale kvalitetsvurderinger fra departementet.

Som en del av oppfølgingsansvaret skal det utarbeides en årlig rapport om tilstanden i

skolen knyttet til læringsresultat, frafall og læringsmiljø. Det er videre fastsatt i

friskoleloven § 5-2 andre ledd bokstav k, at styret skal drøfte den årlige

tilstandsrapporten. Kravet til at det skal utarbeides en tilstandsrapport ble tatt inn i

friskoleloven og opplæringsloven som en oppfølging av St.meld. nr. 31 (2007-2008)

Kvalitet i skolen, for å tydeliggjøre skoleeiers ansvar for kvaliteten i opplæringen.

Formålet med å utarbeide en tilstandsrapport, er at skolen skal iverksette tiltak der de

ser et behov for det. Utdanningsdirektoratet har utarbeidet en mal for tilstandsrapporten

på skoleporten.udir.no. Malen er ment å gjøre arbeidet med tilstandsrapporten enklere

for skolen. Det er ikke obligatorisk å bruke denne malen.

Skolen skal utarbeide en tilstandsrapport hvert år. Tilstandsrapporten må vise resultater

fra nasjonale kvalitetsvurderinger og inkludere tall og indikatorer knyttet til de tre

kvalitetsmålene: læringsresultat, frafall og læringsmiljø. I tillegg må skolen reflektere

rundt betydningen av, og årsaken til, resultatene fra de nasjonale kvalitetsvurderingene.

Videre skal styret drøfte den årlige rapporten om tilstanden i skolen. For å oppfylle

drøftelseskravet, må styret motta tilstandsrapporten hvert år og behandle den i

Side 9 av 16

styremøter. Dersom rapporten skal bidra til å forbedre svake områder, er det nødvendig

at styret ikke bare drøfter resultatene og vurderingen av disse, men at styret også

vurderer om det er behov for tiltak. Dersom vurderingen viser at det er behov for tiltak,

er det styrets ansvar å sørge for at tiltakene gjennomføres. Tiltakene bør videre

evalueres, for eksempel i forbindelse med utarbeidelsen av neste tilstandsrapport, for å

se om de har hatt ønsket effekt.


Dere har sendt inn skolens årsmeldinger for årene 2015 og 2016.

Årsmeldingene virker å være laget etter en standardmal, og når det gjelder

innholdet skiller ikke de to meldingene seg nevneverdig fra hverandre. Meldingene sier

noe om antall elever ved skolen, SFO, skolemiljø, fadderordning, foreldrenes rolle ved

skolen, hvem som sitter i skolestyret og FAU, gir en oversikt over personalet og omtaler

kurs og utdanning.

Årsmeldingene dekker ikke de temaene som en tilstandsrapport skal inneholde.

Årsmeldingene omtaler skolemiljø gjennom at skolen har fokus på det sosiale miljøet, at

skolen følger et program som heter "det er mitt valg" og at skolen har en handlingsplan

mot mobbing. Det vises ikke til noen resultater som omhandler skolemiljøet, for

eksempel Elevundersøkelsen, eller noen vurdering av hvordan skolemiljøet er.

De to andre temaene som en tilstandsrapport skal inneholde, læringsresultater og frafall,

er ikke omtalt, verken med resultater eller vurderinger.

Vi vurderer at dere ikke utarbeider en årlig rapport om tilstanden i skolen knyttet til

temaene læringsresultat, læringsmiljø og frafall. Dette er ikke i samsvar med

regelverket.

Som følge av dette, har heller ikke styret oppfylt kravet om å drøfte tilstandsrapporten.

Dere har sendt inn referater fra årsmøtene hvor årsmeldingene er blitt behandlet. Det er

styret, som skolens øverste organ, som skal drøfte tilstandsrapporten. Styret må derfor

sørge for at alle styremedlemmene, inkludert representantene med møte- og uttalerett,

er innkalt til møtet hvor dette foregår.

6 Inntak

6.1 Rettslige krav

Alle friskoler skal ha et inntaksreglement fastsatt av styret

Alle friskoler godkjent etter friskoleloven skal ha et inntaksreglement, jf. § 3-1.

Inntaksreglementet skal være fastsatt av styret, jf. § 5-2 andre ledd bokstav d, og

tilfredsstille lovens krav til innhold og saksbehandling ved inntak.

Inntaksvilkårene skal være like som ved offentlige skoler

Vilkårene for inntak av elever til friskoler skal i utgangspunktet være like som for

offentlige skoler. Kravene om inntak til offentlige skoler er fastsatt i opplæringsloven §§

2-1 tredje ledd og 3-1 første ledd. Friskolene skal allikevel ha hele landet som

inntaksområde, jf. friskoleloven § 3-1 første ledd. Skolen skal kun være åpen for søkere

Side 10 av 16

som oppfyller vilkårene for inntak, og skolen må kontrollere at søkerne fyller de formelle

vilkårene for inntak.

Alle som oppfyller inntaksvilkårene skal i utgangspunktet få plass, forutsatt at skolen ikke

tar inn flere elever enn det som er fastsatt som øvre elevtall i skolens godkjenning.

Styret kan i tillegg sette egne begrensninger, for eksempel for klassestørrelse eller antall

elever på de ulike trinnene. Slike begrensninger må være gjort før inntaket.

Et av formålene med inntaksreglement er å sikre åpenhet omkring kriteriene for inntak

ved skolen og dermed gi de som søker forutsigbarhet i forbindelse med vilkårene for

inntak og prosessen omkring inntaket. For å sikre dette skal inntaksreglementet være

tilgjengelig på en måte som gjør det enkelt for søkeren og foreldre å gjøre seg kjent med

det. Eventuelle begrensninger satt av styret, som nevnt foran, må også være

tilgjengelige.

Skolen kan operere med søknadsfrist

Skolene kan operere med søknadsfrist, og fristen skal da være lik for alle søkere. For

opptak til videregående opplæring kan skolen velge å gi enkelte grupper fortrinnsrett til

inntak med særskilt søknadsfrist, jf. forskrift til opplæringsloven § 6-8.

Skolen må opplyse om eventuelle søknadsfrister og om søknadsfristen er endelig eller om

det åpnes opp for fortløpende inntak etter et «først til mølla»-prinsipp etter

søknadsfristen. Skolen skal også opplyse om virkningen av for sent innkomne søknader.

Reglementet skal inneholde prioriteringskriterier i tilfelle oversøking

Reglementet skal vise hvordan søkere blir prioritert i tilfeller med oversøking (når antallet

søkere er større enn fastsatt elevtall eller egne begrensninger styret har gjort), jf. § 3-1

tredje ledd. Prioriteringskriteriene skal vise hvordan søkerne blir prioritert ved

oversøkning og være saklige og objektive. Prioriteringskriteriene skal ikke være

skjønnsmessige. Det må også fremgå hvordan det prioriteres mellom flere søkere

innenfor samme prioriteringskriterier.

Eksempler på forhold som styret kan velge å bruke for å gi prioritet ved oversøking, er

geografisk nærhet til skolen, søkerens karakterer for opptak til videregående opplæring,

søker med søsken ved skolen og søker som er medlem av den kirke eller det

trossamfunn som har etablert skolen.

Informasjon som kreves av søkerne må være relevant

Skolen kan bare etterspørre informasjon som er relevant for å vurdere om søker

oppfyller inntaksvilkårene eller prioriteringskriteriene.

Skolen skal ikke etterspørre informasjon, i søknadsskjema eller på annen måte, som ikke

er nødvendig for å avgjøre om søkeren oppfyller et av prioriteringskriteriene. Kravet til

likebehandling, forutberegnelighet og forbudet mot diskriminering gjelder hele

inntaksprosessen. Det skal derfor ikke stilles krav til søkeren i søknadsskjemaet eller

andre steder, som er i strid med, eller ikke står i sammenheng med inntaksreglementet

eller loven. Det kan for eksempel ikke stilles krav om at søker skal stille til intervju eller

delta på informasjonsmøte.

Beslutninger om inntak eller avslag er enkeltvedtak

Beslutning om inntak eller avslag er enkeltvedtak, jf. friskoleloven § 3-1 sjette ledd.

Forvaltningslovens saksbehandlingsregler for enkeltvedtak gjelder derfor i denne typen

saker.

Side 11 av 16

Forvaltningsloven stiller følgende krav til enkeltvedtaket:

Det skal i utgangspunktet være skriftlig, jf. forvaltningsloven § 23.

For vedtak om avslag om inntak må vedtaket vise til reglene som vedtaket bygger på

og beskrive de faktiske forholdene som har hatt betydning i saken, jf. §§ 24 og 25.

Det må inneholde informasjon om retten til å klage, klagefrist, klageinstans og

fremgangsmåten ved klage, jf. § 27. Skolen kan heller ikke sette egne begrensninger

i klageretten, for eksempel ved å kreve at klage må være begrunnet.

Det må inneholde informasjon om retten til å se sakens dokumenter etter §§ 18 og

19, jf. § 27 tredje ledd.


Inntaksreglement

I redegjørelse til oss skriver dere at skolens inntaksreglement ble vedtatt i 2009, men at

det ikke har lyktes det nåværende styret å oppspore referat fra styremøtet hvor

reglementet ble vedtatt.

Vi har funnet skolens søknad om godkjenning fra 2009, der inntaksreglementet var et av

vedleggene. Dagens inntaksreglement er det samme som det som forelå i 2009. Vi

legger til grunn at det var det daværende styret, som ble oppnevnt i forbindelse med

at foreningen ble stiftet, som vedtok inntaksreglementet. Inntaksreglementet er dermed

fastsatt av styret, noe som er i samsvar med regelverket.

Inntaksreglementet er tilgjengelig for potensielle søkere på skolens nettsider.

Inntaksvilkår

I inntaksreglementet heter det at opptak av elever til Rombak Montessoriskole skal være

i samsvar med privatskoleloven (loven endret navn til friskoleloven 1. august 2015),

forvaltningsloven og de reglene for opptak som styret har vedtatt. Videre heter det at

skolen skal være åpen for alle elever, jf. friskoleloven § 3-1. Dere er ikke satt noen egne

krav eller vilkår for å kunne søke om inntak. Dette er i samsvar med regelverket.

Under § 3 "Kunngjøringer" i reglementet, heter det at innen 1. mars hvert år skal

informasjon om inntak for kommende skoleår offentliggjøres i pressen. Kunngjøringen

skal gi nødvendige opplysninger om søknadsfristen og hvilke klassetrinn det kan søkes

for. Det heter også at styret og daglig leder skal avgjøre hvor mange elever som kan tas

inn for skoleåret ut fra kapasiteten ved skolen. Dette er i samsvar med regelverket.

Søknadsfrist

Det heter i reglementet at søknadsfristen er 1. april. Søknadsfristen er lik for alle.

Når skolen har en søknadsfrist skal søkere gjøres oppmerksom på hva som skjer om de

søker etter fristen. Det fremkommer av søknadsskjemaet at det vil være løpende opptak

så lenge det er ledig kapasitet. For å oppfylle kravet i regelverket må

denne informasjonen også fremgå av inntaksreglementet, der søknadsfristen og

inntaksprosessen forøvrig er omtalt.

Side 12 av 16

Søknadsskjema

Søknadsskjemaet etterspør mer informasjon enn dere trenger for å vurdere om søker

oppfyller vilkårene for inntak eller prioriteringskriteriene. Kjønn, fullt personnummer,

nasjonalitet og språk på eleven, samt nasjonalitet på foreldrene, er ikke relevante

opplysninger i forbindelse med inntak. Slike opplysninger kan derimot være egnet til å

sile søkere på grunnlag som ikke er saklige.

Det er heller ikke relevant å vite hvilken skole eller barnehage søkeren går i på

søknadstidspunktet, eller antall søsken og når disse er født. De prioriteringskriteriene

dere har, foruten søkers bosted, handler om søkeren har søsken ved skolen eller om

søkeren er barn av ansatte. I søknadsskjemaet har dere anledning til å spørre om dette

gjennom et ja/nei-spørsmål, eller ved at søker krysser av for at den oppfyller ett eller

flere av kriteriene. Navn på søsken er ikke relevant på søknadstidspunktet. Først når

søker eventuelt har fått inntak på grunnlag av et prioriteringskriterium, kan

dere etterspørre dokumentasjon som bekrefter dette.

Søknadsskjemaet er ikke i tråd med regelverket.

Prioriteringskriterier

I reglementet heter det at dersom det er flere søkere enn plasser skal inntaket følges

etter denne prioritering:

1. Barn som bor på Straumsnes og omegn.

2. Barn som har søsken ved Montessoriskolen.

3. Barn av ansatte.

4. Dersom barn stiller likt på punktene over skal det avgjøres med loddtrekning.

Rekkefølgen mellom reglene er klart angitt og det er tydelig at reglene kun gjelder ved

oversøking. Reglementet viser også hvordan det skal prioriteres dersom det er flere

søkere innenfor det samme prioriteringskriteriet. Dette er i samsvar med regelverket.

Det er ikke definert hva som menes med "omegn" i "Straumsnes og omegn". Dette kan

gjøre det vanskelig for søkere å vite om de bor innenfor det geografiske området som

dere ønsker å prioritere elever fra. Kriterium nummer 1 er dermed ikke tilstrekkelig klart,

objektivt og etterprøvbart. Dette er ikke i tråd med regelverket.

I § 6 i inntaksreglementet omtaler dere prioritert venteliste. Dersom dere har flere

søkere enn plasser skal dere sette opp en prioritert venteliste for dem som ikke får plass.

Listen skal benyttes dersom en eller flere elever ikke benytter plassen sin eller det blir

ledige plasser i løpet av året, men i spesielle tilfeller kan ventelisten fravikes etter

vurdering av styret og daglig leder.

Ved oversøking må skolen forholde seg til de prioriteringsreglene som fremkommer av

inntaksreglementet. At det kan gjøres særskilte vurderinger i spesielle tilfeller og at

prioriteringen dermed ikke skal gjelde, vil ikke være i tråd med regelverket. En

slik avgjørelse vil være skjønnsmessig og kan være basert på hensyn som ikke er

saklige. Avgjørelsen blir dermed ikke forutsigbar eller etterprøvbar for søkerne.

Beslutninger om inntak

I redegjørelsen til oss skriver dere at alle elever som har søkt er blitt tatt inn frem til nå,

da dere ikke har fylt opp alle plassene ved skolen. Dere har derfor ikke fattet noe vedtak

om avslag.

Dere har sendt inn en kopi av en innvilgelse av inntak. Denne innvilgelsen er skriftlig.

Side 13 av 16

Vedtaket om inntak inneholder ikke informasjon om klageadgang, klagefrist,

klageinstans, fremgangsmåten ved klage eller informasjon om retten til å se sakens

dokumenter, slik forvaltningsloven krever.

I og med at dere ikke har fattet noe vedtak om avslag på søknad om inntak, kan vi ikke

vurdere om avslagsvedtaket oppfyller kravene i loven. Vi viser til omtale av begrunnelse i

det rettslige grunnlaget ovenfor.

7 Våre reaksjoner

7.1 Pålegg om retting

I kapitlene ovenfor har vi konstatert at dere ikke oppfyller regelverket på alle områder. Vi

pålegger dere å rette opp følgende, jf. friskoleloven § 7-2a første ledd:

Styrets sammensetning og møte- og uttalerett

1. Styret skal sørge for at alle de aktuelle representantene opplistet i § 5-1 andre ledd

er innkalt til styremøtene, jf. friskoleloven § 5-1 andre ledd.

Pålegget innebærer følgende:

a. Styret ved skolen skal sørge for at representanter for

undervisningspersonalet, andre ansatte, foreldrerådet, elevrådet og

kommunen blir innkalt til styremøtene.

b. Innkallinger og sakspapirer skal sendes ut i rimelig tid før styremøtet.

c. Representantene opplistet i § 5-1 andre ledd skal få referat fra styremøtene.

Budsjett, regnskap og informasjon til revisor

2. Styret skal informere revisor og vedta budsjett og regnskap for skolen, jf.

friskoleloven § 5-2 andre ledd, bokstav c og økonomiforskriften § 18.


Styret skal vedta skolens budsjett.

Tilstandsrapport

3. Styret skal sørge for at skolen utarbeider en årlig tilstandsrapport, jf. friskoleloven

§ 5-2 tredje ledd.


Skolen skal utarbeide en årlig rapport om tilstanden i skolen knyttet til

læringsresultat, frafall og læringsmiljø.

4. Styret skal drøfte tilstandsrapporten og den informasjonen som kommer frem i den,

jf. friskoleloven § 5-2 andre ledd, bokstav k.


Styret skal drøfte tilstandsrapporten og den informasjonen som fremkommer i den.

Side 14 av 16

Inntak

5. Styret skal sørge for at skolen er åpen for alle som fyller vilkårene for inntak i

offentlige skoler, jf. friskoleloven § 3-1 første ledd.


Skolen skal opplyse søkerne om virkningene av for sent innkomne søknader.

6. Styret skal sørge for at inntaksreglementet bare inneholder regler for prioritering av

søkere ut fra saklige hensyn, jf. friskoleloven § 3-1 tredje ledd andre punktum.


a. Skolen skal se til at prioriteringsreglene ved oversøking er klare, saklig og

objektive.

b. Skolen skal sørge for at prioriteringsreglene er etterprøvbare (ikke

skjønnsmessige).

7. Styret skal sørge for at avgjørelser om inntak gjøres i samsvar med skolens

inntaksreglement og friskolelovens regler, jf. friskoleloven § 3-1.


Styret skal påse at skolen, gjennom søknadsskjema eller annet, ikke etterspør

opplysninger som ikke er relevante for å vurdere om søker oppfyller

inntaksvilkårene og prioriteringsreglene.

8. Styret ved skolen skal sørge for at det ved beslutninger om inntak og avslag på

inntak, fattes enkeltvedtak som oppfyller reglene som følger av forvaltningsloven

kap. IV og V, jf. friskoleloven § 3-1 sjette ledd.


a. Styret skal påse at enkeltvedtakene, eller underretningene om

enkeltvedtakene, inneholder klageadgang, klagefrist, klageinstans og

fremgangsmåten ved klage.

b. Skolen skal sørge for at enkeltvedtakene, eller underretningene om

enkeltvedtakene, informerer mottakeren om retten til å se sakens

dokumenter.

7.2 Oppfølging av tilsynsresultatene

Dere skal iverksette tiltak for å rette brudd på regelverket umiddelbart.

Når påleggene er rettet, skal styret ved Rombak Privatskole forening erklære at rettingen

er gjennomført og redegjøre for hvordan dere har rettet. Frist for innsending er 31.

oktober 2016. Vi vil ikke avslutte tilsynet før skolen gjennom erklæringen og

redegjørelsen har vist at påleggene er rettet.

Hvis senere tilsyn avdekker at pålegg ikke er rettet, vil vi vurdere strengere reaksjoner.

Side 15 av 16

8 Dere har rett til å klage

Tilsynsrapporten er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven § 2 første ledd bokstav b.

Dere kan klage på enkeltvedtaket.

Hvis dere klager, må dere gjøre det innen tre uker. Fristen gjelder fra beskjed om

brevet har kommet frem til dere, jf. forvaltningsloven §§ 28 og 29. Dere sender klagen til

oss. Vi har muligheten til å omgjøre vedtaket. Hvis vi ikke er enig med dere, sender vi

klagen til Kunnskapsdepartementet som avgjør saken.

I forvaltningsloven § 32 kan dere se hvordan dere skal utforme klagen.

Dere kan be om at vi ikke setter i verk vedtaket før klagefristen er ute, eller klagen er

endelig avgjort av departementet, jf. forvaltningsloven § 42.

Dere er part i saken og har rett til innsyn i sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven §

18.

Med hilsen

Bente Barton Dahlberg Rannveig Dahlen Wesnes

avdelingsdirektør rådgiver

Dokumentet er elektronisk godkjent.

Side 16 av 16

Vedlegg: Liste over dokumentasjon sendt inn av skolen

Møteinnkallinger til og referater fra styremøter

Referat fra årsmøter i 2015 og 2016

Oversikt over representanter med møte- og uttalerett

Skolens vedtekter

Vedtak av skolens regnskap

Vedtak av skolens budsjett

Redegjørelse for informasjon til revisor

Redegjørelse for ansettelse av daglig leder

Årsmeldinger for 2015 og 2016

Redegjørelse for behandling av årsmeldinger

Inntaksreglement

Søknadsskjema

Redegjørelse for avgjørelser om inntak og avslag på søknad om inntak

Kopi av svar på søknad om skoleplass

Redegjørelse for vedtak av skolens inntaksreglement

Redegjørelse for bekjentgjøring av inntaksreglement

Documents

TILSYNSRAPPORT - VEDTAK...ledd %XGVMHWW UHJQVNDS RJ LQIRUPDVMRQ WLO UHYLVRU MI IULVNROHORYHQ -2 annet ledd ERNVWDY F RJ ¡NRQRPLIRUVNULIWHQ 'DJOLJ OHGHU MI IULVNROHORYHQ - DQGUH OHGG