Benvenuti

La Gestione del Tempo

Asti, 25 Luglio 2011

The Gathering 2011

Las Vegas, 16-19 Luglio 2011

The Gathering 2011

• Welcome to the opportunity• Have fun & hard work• New doors - New doors - New doors• Dai vita alla Marca, racconta una storia, trasmetti personalità• Diventa irresistibile• Crea relazioni, parla CON le persone e non ALLE persone, interessati

a lui !

4

Programma della giornata:

-Aspettative-Il tempo, priorità e urgenze-Gestione del tempo-Organizzazione del lavoro-Giro visite

5

IL TEMPO

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Ogni notte cancella qualsiasi quantità del tuo saldo che non sia stata utilizzata durante il giorno

Non conserva il saldo giornaliero

Immagina che esista una Banca che ogni mattina accredita una somma sul tuo conto

Che faresti? Ritireresti fino all’ultimo centesimo ogni giorno, ovviamente!!!

7

Ebbene ognuno di noi possiede un conto in questa banca e …..il suo nome?

BANCA DEL TEMPO!

8

Ogni mattina questa banca ti accredita 86.400 secondi

Ogni notte questa banca cancella e dà come perduta qualsiasi quantità di questo credito che tu non abbia investito in un buon proposito

Questa banca non conserva saldi, ne permette trasferimenti

Ogni giorno ti apre un nuovo conto. Ogni notte elimina il saldo del giorno

Se non utilizzi il deposito giornaliero la perdita è solo tua !

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Non si può fare marcia indietro. Non esistono accrediti sul deposito di domani

Devi vivere nel presente sfruttando il tempo a disposizione

Investi in questo modo per ottenere il meglio nella salute, felicità, lavoro, successo

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Per capire il valore di un anno, chiedi ad uno studente che ha perduto un anno di studio

Per capire il valore di un mese, chiedi ad una madre che ha partorito prematuramente

Per capire il valore di una settimana, chiedi all’editore di un settimanale

Per capire il valore di un’ora, chiedi a due innamorati che attendono di incontrarsi

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Per capire il valore di un minuto, chiedi a qualcuno che ha appena perso il treno

Per capire il valore di un secondo, chiedi a qualcuno che ha appena evitato un incidente

Per capire il valore di un millesimo di secondo, chiedi ad un atleta che ha vinto la medaglia d’argento alle olimpiadi

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Dai valore ad ogni momento che vivi

Il TEMPO NON ASPETTA NESSUNO

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I NEMICI DELLA GESTIONE DEL TEMPO

I miei punti deboli:

Nessun Obiettivo, nessuna priorità o nessun piano giornaliero

Pretesa di fare troppe cose in una sola volta

Tempi di attesa (appuntamenti)

Eccessiva disponibilità

Disorganizzazione personale

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Organizzazione precaria

Motivazione precaria

Interruzioni telefoniche

Visite non preannunciate

Incapacità di dire no

Mancanza di informazioni

Poca disciplina personale

I miei punti deboli:

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Non aver portato a termine un lavoro (compito)

Distrazione (mancanza di concentrazione sugli obiettivi importanti)

Chiacchiere private

Essere incapaci di ascoltare (pensare nel proprio parametro)

I miei punti deboli:

TIME MANAGEMENT

Cercheremo di capirecome può aiutare a migliorare i nostri risultati

e quelli dei nostri colleghi.

Cos’è il TIME MANAGEMENT ?

Quali sono le qualità e le caratteristiche necessarie da affinare per un buon time mng?

Cosa posso fare io…cosa posso far fare agli altri ?

Noi e i Nostri colleghi, siamo tutti pericolosi per il mercato ?

Il Mercato premia le persone che hanno una quantità tale

di energia da rendersi pericolose!

Agente JPM

S M A R T

Quali obiettivi abbiamo?

Specifico : chiediamoci “che cosa voglio fare?” (chiaro, conciso)

Misurabile : come misurerò i progressi? (verifica del raggiungim.)

Attraente : perché sto facendo questo sforzo?

Raggiungibile: posso pensare di arrivarci? E’ realizzabile?

Tempificato: Entro quando voglio raggiungerlo? (fasi intermedie)

EFFICACIA ED EFFICIENZA:

EFFICACIA = rapporto tra i risultati ottenuti e le risorse investite (tempo, denaro, impegno,

energie…)

EFFICIENZA = rapporto tra i risultati che si sono ottenuti e gli obiettivi che sono stati

definiti

EFFICACIA ED EFFICIENZA

TEMPO+ ORGANIZZAZIONE

+ IMPEGNO+UMORE PRODUTTIVITA’

PORTARE A TERMINE LE ATTIVITA’ NEL TEMPO STABILITO

Possiamo migliorare la ns capacità didefinire in modo “lucido” PRIORITA' ed AZIONI ?

+ EFFICACIA + EFFICIENZA + RISULTATI

- STRESS

Ecco a cosa serve il

TIME MANAGEMENT !!!

FILMATO 2 P

Tempo/Lamento

Che cosa abbiamo notato ?

1°Segreto: Calendario/Orologio

2°Segreto: 7 gg / 168 ore

Addio RimpiantiNon vivere “di schiena”

Priorità Le urgenze sono pungenti

Le importanze sono silenziose

PuntualitàSaper dire di no

Difendi il TUO Time Mng

Se non ora quando, se non io, chi ?

l’ Adesso

2P

Principali Compiti :

Scrivi cosa potresti fare per migliorare il tuo Time Management

Organizzazione Pianificazione Conoscenza Preparazione Visita Conquista Clienti Speciali Clienti Attivi

ESERCIZIO

Miglioramenti: (?)

Urgenti Non Urgenti

Imp

ort

an

tiN

on

Im

port

an

ti

Travaso RischiosoCRISI

Un attività è importante in base agli effetti ed alle conseguenze che derivano dal farla o dal

non farla

CL/AZ in crisi

Problemi da risolvere

Scadenze (mail, report...)

Target

Devi Farlo! Focus e metodo

Strategie

Formazione

Cl.Nuovi/selezione

Cl. Speciali

Pianificazione e progetti

Telefonate Improvvise

Problemi pressanti ma non importanti

“Hai un minutino?”

Delega

Perfezionismi (scrivania, scrivere bene le schede cl.)

Telefonate abitudinarie

P.R.

Auto, commerc. (agenda)

Gestisci, saper dire di no!

PREVIENI

LE CRISI

DEL

FUTURO !

Prevenire le crisi del futuro !

COME ?

1. Identificare gli obiettivi e le priorità, e chi deve eseguire i compiti.

2. Pianificare strategie ed eliminare le attività inappropriate (quadrante 2 e delega).

3. Fissare scadenze irrevocabili in agenda e “temporizzarle”

4. Sfruttare al meglio i momenti di maggior rendimento (fisico e mentale).

5. Isolate le perdite di tempo e i “CRONIVORI” (eliminate le prime ed evitate i secondi).

6. SE VUOI CAMBIARE QUELLO CHE FAI, CAMBIA QUELLO CHE FAI !

FILMATO 3 P

SINTESI 1^ PARTE

PREVEDERE Definire i parametri e i confini

PIANIFICARE

PROGRAMMARE

PERICOLO

Anticipare i possibili accadimenti futuri

( breve, medio e lungo termine)Dare una tempistica alle cose affrontandole in “parallelo” (es.

universitario)Darsi scadenze da rispettare.

L’IMPROVVISAZIONE E’ DEVASTANTE QUANTO L’IPERPROGRAMMAZIONE

NON DIMENTICHIAMO MAI:SIAMO UOMINI D’AZIONE !!!

Un giusto MIX tra

PENSARE - FARE

PER ESSERE EFFICIENTI

ED EFFICACI

CREATIVITA’ E FLESSIBILITA’

NELL’AFFRONTARE I CAMBIAMENTI

Fermi sugli obiettivi da raggiungere ma pronti

a cambiare COME raggiungerli

TUTTO CIO’ CHE VANTAGGI CI PORTA?

COME E IN COSA POTREBBE INFLUENZARE IL NS RAPPORTO CON

GLI ALTRI ?

Ecco a cosa serve il TIME MANAGEMENT !

CREDIBILITA’ COMPETENZA ENTUSIASMO AUTOSTIMA PUNTO DI RIFERIMENTO

Il Time Mng. Per gli AZ

+ LEADERSHIP !!! FIDELIZZAZIONE DEI CLIENTI

RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI

QUALITATIVI E QUANTITATIVI

Time M. ottimale + Controllo Quadrante 2

DOBBIAMO ESSERE IL SIMBOLO

DI COME PERSEGUIRE PIU’ OBIETTIVI CON INTENSITA’ E

PERFORMANCE ELEVATE.

Ulteriori conseguenze positive

Precisione e Tempestività di intervento

Pensare da Manager:

1) Occorre dimostrare sicurezza

QUINDI:

A.Zona:

2) Verificare/Dimostrare/Correggere

3) Ottenere l’esecuzione

1) Osservare

2) Analizzare

3) Imparare

Di conseguenza otteniamo:

+ precisione negli interventi

+ aggressività vs i risultati

SINTESI 2^ PARTE

1) Il TIME MANAGEMENT influenza la leadership e il vs tempo libero (famiglia, hobbies….)

2) Organizzazione del lavoro = Risultati

3) + lavoro sul quadrante 2

+ precisione di intervento

+ qualità formativa

+ risultati vs il Potenziale di Zona

+ fatturato

+ guadagno

SINTESI 2^ PARTE

4) Usare il tempo per gestire il tempo

5) Valutare efficacia ed efficienza in ciò che facciamo

6) Fissare obiettivi S.M.A.R.T. e priorità

+ verifica e concentrazione

+ flessibilità, pronti a cambiare!

+ libera “l’Hard disk” (agenda, checklist, “colori”)

+ saper dire di no, evitare i cronivori

+ relazione efficace con il capo, coinvolgerlo (condividi)

Buon pranzo…….ci rivediamo alle 14.00, PUNTUALI!

Itinerario

Analisi del Cliente

L’obiettivo di vendita

Gli strumenti

L’itinerario è lo strumento per la gestione ragionata della zona di vendita.

Costruire un itinerario significa ottimizzare (ridurre

costi e impiego di tempo) per le visite ai clienti

attivi e potenziali.

I parametri da considerare sono:

Territorio– confini – vie di comunicazione – centri urbani – percorrenze

Clienti attivi – numero – fatturato – frequenza di visita – giorni lavorativi del

canvass– ubicazione – orari

Clienti potenziali – numero – ubicazione – potenziale – concorrenza – sviluppo delle

trattative

Durata del canvass – dipende dai giorni lavorativi medi per canvass

Il territorio di vendita è definito dalla propria zona assegnata, si

dovrà:

1. delimitarlo su di una cartina geografica

2. analizzare le vie di comunicazione

3. individuare i centri urbani

4. le zone a più alta densità di popolazione

5. le zone turistiche ecc.

6. segnare il numero di clienti attivi presenti

7. Nel caso di un territorio urbano può essere di aiuto individuare i

quartieri (commerciali, residenziali, popolari ecc.)

Nel tempo la diffusione dei clienti dovrà essere il più omogenea possibile

per facilitare l’ottimizzazione del tempo e massimizzare il grado di

copertura.

Preparata la cartina occorre quindi evidenziare i clienti attivi,

quindi:

1) Suddividere le fiches in diversi plichi con un criterio di

comune, di zona, provincia, quartiere o altro.

2) Ordinare le fiches che compongono i plichi in ordine

decrescente di Cifra affari sviluppata dai clienti

…e ancora …

3) stabilire la frequenza con la quale saranno visitati i

clienti

La frequenza di visita è un parametro da attribuire con estrema

attenzione e deve essere costantemente aggiornato in base alle mutate

condizioni del Cliente ed alle sue reali esigenze.

I parametri da considerare sono:

Fatturato

Numero di famiglie e referenze ns prodotti presenti

Potenziale

Capacità di ordine / frequenza degli ordini (Esigenze)

Impegni/progetti particolari

Importanza del Cliente in zona

Attività della concorrenza

Totale clienti attivi 60

Tipo Cliente NumeroVisite

mese

Visite

canvass

A 15 30 (15x2) 60 (30 x 2)

B 45 45 (45 x1) 90 (45 x 2)

C - - -

totale 60 75 150

Visite a disposizione 160

(10x4x4)320 (40x8)

Visite necessarie 75 150

Visite ancora disponibili 85 170

Prospezioni Clienti speciali ripassi

PROVIAMO A COSTRUIRE IL

GIRO VISITE INSIEME?

IPOTIZZIAMO CHE …………….

Per una corretta analisi del Cliente e per la

preparazione della visita il punto di partenza

fondamentale ed insostituibile per una trattativa

efficace è la distinzione tra:

Cliente Attivo

e

Cliente Potenziale

Per l’analisi di un Cliente Attivo si utilizza la:

FICHE CLIENTE

Su di essa sono riportati tutti i dati quantitativi inerenti

il rapporto commerciale con il Cliente.

Sapere leggere ed interpretare correttamente la fiche

significa poter evidenziare le aree di

opportunità/bisogno e le aree di forza/debolezza del

Cliente.

CLIENTE   NOTE SULLA STRUTTURA

INDIRIZZO    

CITTA'    

CAP    

TELEFONO    

C.F    

P.IVA    

CODICE    

E-MAIL  

SITO INTERNET  

DATI BANCA  

   

NOTE PARTICOLARI:CONTRATTI/FATTURATO

        

        

        

CONCORRENZA DATE DA RICORDARE:

COLORE           

TONO SU TONO           

PERMANENTE           

DECOLORANTE           FORMAZIONE PROMO

TRATTANTI             

CURATIVO             

FINISHING-STYLING             

LACCHE             

FATT.A.P. CLIENTE Citta' POT. COLORE DECO PERM. CATEGORIES STYLE TEA TREE AWAPUHI ALTRO

IMP.LORDO IMP.NETTO SC. FATT. SC.F.A. EXTRA SC.

PAGAMENTI

THE COLOR

PM SHINES

INKWORKS

COLOR SH

OTS

FLASH FINISH

OSSIDANT

I

DUAL PURPOSE

LIGHTE

N UP

ACID

EXOTHERMIC

ALKALINE

MOISTURE

EXTRA BODY

COLOR CARE

SMOOTHING

STRENGTH

ORIGINAL

CLARIFYING-KIDS

SOFTSTYLE

FLEXIBLE STYL

E

FIRM STYL

E

EXPRES

S STYLE

SPECIAL

LEMON SAGE

LAVENDER

MINT

SHAMPOO

KERA.INT.TREAT.

RINSE

FIALE

KERATRIPLE

X

MODEL. &

FINISH.

FLASHBACK

RELAXE

R

ALTRI

TECNICI

DATATOTALE ORDINE DI CUI A CVS

DI CUI A CONTR. F.A. MATUR. ACCANT. LIQUIDATO

DEBITO/ CREDITO NOTE 30 60 90

120

                                                             

                                                 

                                                 

                                                 

                                                 

                                                 

                                                 

                                                 

                                                 

                                                 

                                                 

                                                 

                                                 

                                                 

                                                 

                                                                                           

DATA ANNOTAZIONI VISITA

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

Per l’analisi di un Cliente Potenziale si utilizza la:

Scheda cliente potenziale

deve essere:

compilata alla prima visita

aggiornata nelle visite seguenti

integrata con informazioni utili

inserita nell’itinerario giornaliero

Ver. ott. 2003 - 61

1^ VISITA __________ __________ __________

ARGOMENTI TRATTATI: - - - - -

PROPOSTE/OBIETTIVI: - - - - -

ANNOTAZIONI VISITA: - - - - -

2^ VISITA __________ __________ __________

ARGOMENTI TRATTATI: - - - - -

PROPOSTE/OBIETTIVI: - - - - -

ANNOTAZIONI VISITA: - - - - -

3^ VISITA __________ __________ __________

ARGOMENTI TRATTATI: - - - - -

PROPOSTE/OBIETTIVI: - - - - -

ANNOTAZIONI VISITA: - - - - -

4^ VISITA __________ __________ __________

ARGOMENTI TRATTATI: - - - - -

PROPOSTE/OBIETTIVI: - - - - -

ANNOTAZIONI VISITA: - - - - -

Crearsi un obiettivo significa:

porsi un traguardo da raggiungere

Ogni visita deve avere un obiettivo predeterminato in modo

realistico ma ambizioso.

Gestire una visita per obiettivi significa essere in grado di

condurre la trattativa verso il risultato che ci siamo prefissati in

termini quantitativi e qualitativi.

Obiettivi della visita

le possibilità le opportunità le tattiche di zona

cosa compra – quanto

compra – con quale

frequenza – quale potenziale

di sviluppo

priorità – campagne – lanci

gli obiettivi

quantitativi/qualitativi – cifra

affari – punti vendita – azioni

sul territorio

dalla fiche Cliente dal canvass dal settoreQuindi non improvvisare ma darsi degli obiettivi che:

sfruttino le possibilità offerte dal Cliente

Utilizzino le opportunità del canvass

Incoerenza con le tattiche di zona

questo significa condurre la trattativa

SE VOGLIAMO CHE LE COSE CAMBINO…

CAMBIARE OGGI SIGNIFICA ANTICIPARE I BENEFICI FUTURI… NON

ASPETTARE !!!

…DOBBIAMO CAMBIARE NOI !!!