T.C.KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ

YAZIŞMA KURALLARI,

DOSYALAMA

VE

ARŞİV

YÖNERGESİ

OCAK 2011

1

T.C.KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ

YAZIŞMA VE DOSYALAMA KURALLARIBİRİNCİ BÖLÜM

Genel HükümlerAmaç:MADDE 1-Bu yönerge, Üniversitenin görevlerini yaparken yürüteceği

yazışma işlevinin süratli, uyumlu ve güvenli; dosyalama işlemlerinin de düzenli şekilde sürdürülebilmesini sağlar.

Kapsam:MADDE 2-Üniversitenin tüm birimlerinde yazışma ve dosyalama işleri ile

ilgili işlemler bu Yönerge hükümlerine göre yürütülür. Ancak evrakın dosyalanmasında ilgili birimler güvenlik açısından özellik ve gizlilik taşıyan konuları içeren evrak için kendilerine uygun yöntem kullanırlar.

Deyim:MADDE 3-Bu Yönergede Kilis 7 Aralık Üniversitesi “Üniversite”,

Rektörlüğe bağlı Dekanlıklar,Enstitüler, Yüksekokullar, İdari Servisler, Bölümler ve Merkezler “Birimler” olarak anılır.

Yazışma ve dosyalama hizmetlerini:a) Merkezde, Yazı İşleri Müdürlüğünce (Dosyalama Hizmeti hariç),b) Merkez birimlerinde, evrak işleri,c) Merkez dışı birimlerde ise evrak işleri sorumlularınca yürütülür.Personel:MADDE 4- Yazışma ve dosyalama işlemlerinde çalıştırılacak personelde

genel niteliklerle birlikte, güvenirlik ve düzenlilik özel nitelikleri aranır.Yazışma ve dosyalama işleri için yeter sayıda kadro ayrılır ya da personel görevlendirilir.

Görev Yetki ve Sorumluluk:MADDE 5- Yazışma ve dosyalama işlemlerinde çalıştırılan personel

görevlerini yapabilmek için yeterli yetkiye sahiptirler ve kendilerine verilen işleri gereğince yapmaktan sorumludurlar. Personel görevlerini yanlış, geç ya da eksik yapamaz. Yazışma ve dosyalama işleri birlikte çalışmayı gerektirdiğinden, bu işte çalışan personel birbirlerine yardım etmek ve işlerin uyum bir şekilde yapılmasını sağlamak zorundadır.

TanımlarMADDE 6- Evrak: Evrak görülen bir hizmete ilişkin yapılan haberleşme

ve işlemler sırasında ya da sonucunda kamu kuruluşlarıyla, gerçek, özel, kamu tüzel kişileriyle ilgili çağdaş büro yöntemlerine göre üretilen ve düşünsel bir kapsamı belirleyen her türde yazılmış, basılmış, kayda, banda, filme alınmış belgelerin tümüdür. Bu Yönergenin uygulamasında;

a) Gelen Evrak: Gelen Evrak, dışarıdan ve birimlerden gerek postayla, gerek çeşitlikuruluşlardan zimmetli veya zimmetsiz olarak dağıtıcı veya kurye eli ile üniversiteye getirilen ya da kişilerce elden üniversiteye verilen yazı ve belgelerin tümünü,

2

b) Giden Evrak: Giden Evrak; Üniversitemizden çeşitli yollarla (PTT, kurye, dağıtıcı vb.) gönderilen her türlü evrakı,

c) Özellik Taşıyan Evrak: Belli bir özelliği olan (Önemli evrak, değerli evrak, ivedi evrak, gizlilik dereceli evrak olmak üzere incelenir) evrakı,

d) Önemli Evrak: Cumhurbaşkanlığı, TBMM, Anayasa Mahkemesi, Yargıtay, Danıştay, Sayıştay, Yüksek Hâkimler kurulu, Üniversitelerarası Kurulu Başkanlığı, Üniversite Rektörleri, YÖK Başkanı, Genelkurmay Başkanlığı, Sıkıyönetim Komutanlığı ve Bakanlıklardan gelen evraklardan;

a) Üniversite görüşünün bildirilmesini isteyen bir emri,b) Bir yakınmayı,c) Aldıkları karar ve önlemleri,d) Bildiri, tebligat gibi, kaybolmaları durumunda Üniversiteyi zor duruma

düşürecek ya da zarara sokacak türdeki evrakı,e) Değerli Evrak: Kendileri ya da ekleri para olan ya da pul, çek, bono,

gibi paraya çevrilebilen değerli kağıtlarla; ihale mektupları, koli ve para bildirim kağıtları ya da benzeri nitelikleri taşıyan evrakı,

f) İvedi Evrak: Birimlerde ivedi işlem görmesi gereken ve “Çok İvedi”, “İvedi” ve “Süreli” kayıtları taşıyan evrakı,

g) Gizlilik Dereceli Evrak: İçerdiği konunun yetkisiz kimselere açıklanması sakıncalı görülen evraktır. Aşağıda belirtildiği biçimde derecelenir.

1) Çok Gizli: İzinsiz açıklandığında ulusal yararlara son derece zarar verecek olan ve güvenlik yönünden önem taşıyan evrakı,

2) Gizli: İzinsiz açıklandığında ulusal güvenliği, saygınlığı ve yararları önemli ölçüdezedeleyecek evrakı,

3) Özel: İzinsiz açıklandığında, bir kimsenin ya da bir birimin zarar görmesine yol açacak nitelik taşıyan evrakı,

4) Hizmete Özel: “Çok Gizli”, “Gizli” ve “Özel” deyimleriyle korunmayan fakat öğrenmeleri gerekenler dışında başkalarınca bilinmesinde gerek olmayan evrakı,

5) Kişiye Özel: Hitap ettiği birimin yöneticisi ya da adı yazılı kişi tarafından görülmesi gereken evrakı,

h) Normal Evrak: Özellik taşıyan evrak dışındaki her türlü yazı ve belgeyi,

ı) Özel Posta: Üniversitede görev yapan personel ve öğrenciler adına gönderilmiş posta türünü, ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Gelen Evrakın Gördüğü İşlemler:MADDE 7-a) Evrak Alımında Genel Kurallar:Her türlü evrak ve özellikle mahkeme ilamı, icra bildirimi, bildirim kâğıdı,

protesto, ivedi ve gizlilik dereceli yazılarla, plan, proje, vb. belgelerle açık ya da kapalı olarak teslim alınırken özelliği ile teslim biçimine göre;

1) Üniversiteye ait olup olmadığı,2) Tarih ve numarasının bulunup bulunmadığı,3) Varsa kopya ya da eklerinin tamam olup olmadığı,4) Gizlilik derecesiyle, zarfın kapalı olup olmadığı,

3

5)Yırtık veya eksik olup olmadığı,6) Evrakın tarihiyle teslim alındığı tarih arasında açık bir farkın bulup

bulunmadığı incelenir.b) Evrakın ve Özel Postanın Kabul Edilmesi: PTT kanalı ile gelen

kuruluşların dağıtıcıları veya kişilerce elden getirilen her türlü evrak, dilekçe ve koliler (mektup, idari ve mali tebligat, kitap, gazete ve dergiler) teslim alınır.PTT’den zimmetli gelen (taahhütlü mektup, havale, koli, çeşitli tebligatlar vs.) posta alındılarıkimlik belirtecek şekilde adı ve soyadı ile alış tarihi yazılmak ve imzalanmak suretiyle zimmetli, diğerleri (adi posta) zimmetsiz olarak alınır.“İvedi”, “Gizli” ve “Özel” işaretli zarfların alınışında tarih ve saat belirtilir.Dilekçe verenlere veya kurye ile getirilen evrak sahiplerine istenildiği takdirde evrakın kabultarihi ve numarası verilir.

c) Yanlış Posta: PTT kanalıyla alınan postanın içinden Üniversite adresiyle ilgisi olmayan alındılar PTT’ye iade edilir.

Adi postadan, Üniversite adresine gönderilen ancak ilgilisi Üniversiteden ayrılmış veya bilinmeyen kişilere ait gönderiler (biliniyorsa adres düzeltilerek) PTT’ye iade edilir.Üniversiteden geçici görevle veya süreli izne ayrılan özel posta sahipleri ayrıldıkları tarihtensonra isimlerine gelen postalarını hangi şekilde kendilerine ulaştırılacağı hakkında Yazı İşleri Müdürlüğüne/Birim Evrak Sorumlusuna bilgi verirler.

1) Sahibi belli olmayan ve çıkış yeri belirtilmemiş posta teslim alınmaz.2) PTT kanalı ile alınan zimmetli ve zimmetsiz postadan zarfları açık özel

mektup varsa (çıkış yerinden kapatılmayanlar hariç), zarfın üzerine açık olduğu notu yazılır ve evrak sorumlusunca parafe edilir.

d) Evrakın Ayrımı: Zimmetli veya zimmetsiz kabul edilen posta; özel ve resmi posta olmak üzere iki gruba ayrılır.

e) Özel Posta: Zimmetli kabul edilen özel posta, sahiplerine veya bu işle görevli sorumlulara tarih belirtilerek ve imzası alınarak zimmetli bir şekilde teslim edilir.(Form 1)Zimmetli ve zimmetsiz özel posta, Üniversitenin her ünitenin görevlendirdiği sorumlu kişilerce teslim alınır ve ilgilisine teslim edilir. Özel postanın zamanında ilgililere teslim edilmesinden bu işle görevlendirilmiş kişiler sorumludur.

f) Resmi Posta: Teslim alınan resmi evrak; havale ve kayıt işleminden önce özellik taşıyıp taşımadığına bakılarak, taşıyorsa taşıdığı özelliklere göre ayrılır.

g) Açılmayacak Zarflar: Gizlilik dereceli olan ve Üniversite yöneticileri adına veya akademik idari personel adına gelen evrakın zarfı açılmaz.

h) Zarfların Açılması ve Genel Olarak Uygunsuzluk Durumlarında Yapılacak İşlemler:

Evrakın zarfı özenle açılır, içindekiler çıkartılır ve1) Üniversiteye ait olmadığı anlaşılırsa, bir üst yazı ile geri gönderilir.2) Gizlilik dereceli evrak kapalı değil ise, kapatılır ve zarfın üzerine bu

konuda bir not yazılır.3) Evrak kurye ya da dağıtıcı aracılığı ile gelmişse, eksiklik, getirene

tamamlattırılır.

4

4) Evrakta imza yoksa ya da eksikse, eksikliği belirten bir not ile geri gönderilir. İş istemi, ihbar ve yakınmalara ilişkin yazılar bu hükmün dışındadır.

5) Evrak tarihi ile posta damgası tarihi arasında açık bir fark bulunuyorsa zarf üzerine bu konuda bir not düşülür.

6) Evrak yırtıksa ve bu durumuyla işlem görmesi güçleşecekse ya da sayfa adedi, eki, kopyası eksikse, evrakı getiren dağıtıcıyla geri iade edilir.

7) Bir ihbar ya da yakınmayı içeren, ancak adresi olmayan ve imzası bulunmayan yazılar Rektörlük Makamına teslim edilir.

8) Elden teslim alınan evrakın tarihi ile teslim alındığı tarih arasında açık bir fark bulunuyorsa evrak üzerine bu durumu belirten bir not düşülür.

9) Evrakın çıkış numarası, tarihi, imzası ve ekleri eksikse kayda alınmaksızın geri gönderilir. (Bu hüküm yalnızca Üniversitenin birimleri arasındaki yazışmalar için geçerlidir.)

10) Evrak normal gönderi ise, işlem göreceği birimlere ya da servislere göre ayrım yapılır.

ı) Evrakın Havalesi: Gideceği yerlere göre tasnif olunan evrak her takvim yılı başında 1’den başlamak ve yılsonuna kadar birbirlerini izlemek suretiyle numaralandırılır ve genel evrak kayıt defterine ve/veya bilgisayara kaydedilir.Genel evrak kayıt defterine ve/veya bilgisayara kaydı yapılan evrak “Gelen Evrak Föy”ünekaydedilir. “Gelen Evrak Föyleri” Yazı İşleri Müdürlüğünce daktilo ile iki kopya halinde doldurulur (Form 2). Föy üzerine kayda girmiş evrak ilgili birimin bu konuda yetki verilmiş sorumlusuna imza karşılığı teslim edilir ve aslı Yazı İşleri Müdürlüğünde diğer kopyası ilgili birimce dosyalanır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜMEvrakın Gönderilmesi:MADDE 8-a) Birimlerden Yazı İşleri Müdürlüğüne Gönderme: İmza işlemi

tamamlanan yazılar birimlerin sorumlularınca daktilo ile yazılarak “Giden Evrak Föyüne” (Form 3) kaydedilir. İki kopya olarak hazırlanan evrak “Giden Evrak Kayıt Föyü” üzerinde kayıtlı evrakla birlikte Yazı İşleri Müdürlüğüne teslim edilir. Ayrıca, resmi evrak niteliği olmayan evrakın (kutlama kartları v.b.) gönderiminde de Postalanacak Mektup Formu (Form 4) kullanılır.

b) Gönderme İşlemleri:1) Evrakın teslim alınması,2) Gönderme tarihi ile çıkış numarasının verilmesi,3) Numaralandırılmış evrakların bilgisayar kaydı yapılması,4) Üniversite içerisinde dağıtım yapılacak evrakların zimmet defterine

kaydı,5) Posta yoluyla gidecek evrakların gönderim şekline göre (Adi,

Taahhütlü, İadeliTaahhütlü) Posta Gönderisi İzlenim tutanağına daktilo ile kaydının yapılması,

6) Postalanacak evrakların zarflanması,7) Zarfların pul ödeme makinesinden geçirilmesi ya da pul yapıştırılması,8) PTT’ ye teslimi, olmak üzere sekiz aşamada yapılır.c) Evrakın Teslim Alınması: Gönderilecek evrak teslim alınırken;1) Evrakın sayı ve tarihinin bulunup bulunmadığı,2) Konu özetinin bulunup bulunmadığı,3) Gönderilecek adresin yazılıp yazılmadığı,

5

4) İmzaların bulunup bulunmadığı,5) Nüshaların tamam olup olmadığı,6) Eki varsa, bağlanıp bağlanmadığı,7) Özel durumlarda, ilgili birim yetkilisince Yazı İşleri Müdürlüğüne tek

nüshagönderilen evrakın, içeriğini belirten kapak yazısının olup olmadığı kontrol edilir, eksik yoksa teslim alınır.

d) Gönderme Tarihiyle Çıkış Numarasının Verilmesi: Teslim alınan evrakın her nüshası (gönderme tarihi) her yıl için 1’den başlanarak ve ardışık biçimde devam ettirilmek koşulu ile çıkış numarası verilir.

Tarih ve çıkış numarası olan evrakın birinci nüshası gönderilmek üzere ayrılır. İkinci nüshası giden evrak kayıt föyü ile beraber evrakı gönderen birime teslim edilir.

e) Gönderilecek Evrakın Ayrımı: Gönderilmeye hazır olan evrak;1) Posta ile gönderilecek olanlar,2) Kurye ya da dağıtıcı ile gönderilecekler,3) Gizlilik derecesi olanlar,4) İvedi ya da süreli olanlar, biçiminde ayrılır.

f) Gönderilecek Evrakın Kaydı: Ayrımı yapılan evraktan posta ile gönderilebilecek olanlar zarflanır. Giden Evrak Zimmet defterine kaydedildikten sonra pul makinesi ile pullanarak veya pul yapıştırılarak her gün öğleden sonra 15.00’de olmak üzere PTT’ye teslim edilir.

g) Gönderme Türleri: Evrakın özelliğine göre evrakın gönderilme türleri aşağıdaki gibidir.

Adî Posta: Gönderildiği adrese ulaşıp ulaşmadığının izlenmesine gerek duyulmayanevrakların gönderim şeklidir.

Taahhütlü, İadeli Taahhütlü: Gönderildiği adrese ulaşıp ulaşmadığını izlenmesine gerek görülen evrakın gönderilme türüdür.

Faks: Çok önemli ve ivedi yazıların faks cihazı ile gönderilme türüdür. Gelen ve giden faks zimmet defterine kayıt edilerek, her yıl 1 ‘den başlamak üzere numara verilir. Özel mesajlar sahibine, resmi mesajlar ilgili evrak ofisine imza karşılığı teslim edilir. Faks ile gönderilen yazının aslı 5 gün içerisinde gönderileceği adrese posta ile gönderilir.

APS: Çok ivedi ve süreli evrakların gönderilmesinde kullanılan bir gönderme türüdür.

Kargo: Gönderildiği adrese kısa sürede ulaşması istenen evrakın gönderilme türüdür.

Dağıtıcı (Özel Kurye): Gönderileceği adres kent içerisinde olan ve posta harcamasıyapılmasına gerek görülmeyen ya da ivedilikle teslimi gereken evrakın gönderilme türüdür.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Dosyalama İşlemleriMADDE 9-

6

a) Amaç: Desimal (Ondalık) sisteme göre düzenlenen dosya planı üniversitemizin bütün bürolarında tek bir dosya sistemi kullanılması amacıyla hazırlanmıştır. Bu dosya planının uygulanmasında bu işlerle görevli personel sorumludur.

b) Uygulama Esasları: Dosya planına göre bir yazının dosyalanması konu esasına göre yapılır. Bir dosya içerisinde ayrı ayrı konulara ait yazı bulundurulmaz.Yazının konusuna göre dosya numarası tespit edilir, konu ile ilgili açılmış bir dosya yoksa dosya açılır. Fazla işlem yapılmayan konularla ilgili yazılar bir klasör içerisinde her genel konu için ayrı bir yarım kapak dosya veya bölme ile ayrılarak muhafaza edilir. Klasörün üzerine ise içindeki konulara ait dosya numaraları yazılır.Bu dosya planının uygulandığı tarihten sonra gelen bir yazı, eski yıl dosyalarındaki bir evrakla ilgili ise evrakın bulunduğu eski dosya yeni plana göre açılacak dosyaya nakledilir ve eski dosyaya bu işlemin yapıldığını gösteren bir kayıt konulur.Eski dosyalarda bulunan idari usul ve esasları içeren karar v.b. evraklar, yeni dosyaya nakledilir ve eski dosyaya bu işlemin yapıldığına dair bir kayıt konulur.Arşiv Yönetmeliği esaslarına uygun olarak süresi dolmuş veya kullanılmasına ihtiyaçduyulmayan dosyalar, arşivde muhafaza edilmek üzere dizi pusulası ile birlikte Üniversite Yazı İşleri Müdürlüğüne gönderilir.

c) Dosya Numarasının Tespiti: Gelen veya giden bir yazı, evvela okunur ve dosya plan anahtarından genel konusu tespit edilir. Dosya planı içerisindeki uygun konu numarası belirlenir.

d) Birden Fazla Konuyu İlgilendiren Yazıların Dosyalanması: Bir yazı dosya planındaki konulara göre birden fazla konuyu ilgilendiriyor ise o konu ile ilgili genel dosyaya konulur. Ayrıca, ilgili diğer dosyalara da yazının genel dosyada olduğuna dair bir not bırakılır.

e) Dosya Planında Yapılacak Değişiklik: Dosya planında numara almış konular dışında ayrı bir konu için numara kullanılmasına ihtiyaç duyulduğunda durum, Rektörlük Yazı İşleri Müdürlüğüne bildirilir. Sağlanacak mutabakata göre istenilen numara kullanılır ve Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından bu numara dosya planına işlenmek üzere tüm birimlere duyurulur.

Zimmetli Alınan Özel Posta Teslim Formu

ADI VE SOYADI

GİDECEĞİ YER

CİNSİ NO GELDİĞİ YER

TESLİM TARİHİ

TESLİM ALANIN ADI

İMZAİTA TA KO HA

7

SOYADI

Form 1- (Zimmetli alınan özel postanın tesliminde kullanılır.)

T.C.

KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ G E L E N Havale Edildiği Yer :

8

Sayfa No : EVRAK KAYIT DEFTERİ

KAYIT G E L E N E V R A K I N Alanın İmzası Yapılan

İşlemNo Tarih Geldiği Yer Eki Özeti Tarih No

Form 2- (Genel Evrak Kayıt Defterine kaydedilen evrak, Gelen Föye de kaydı yapılır.)

9

T.C.

KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ G İ D E N Gönderen Birim : Sayfa No : EVRAK KAYIT DEFTERİ

KAYIT G İ D E N E V R A K I N Alanın İmzası Yapılan

İşlemNo Tarih Gideceği Yer Eki

Özeti Özel Dosya No

10

Form 3- (Birimlerden gönderilen yazılar Giden Föy’e işlenir.)

POSTALANACAK MEKTUPFORMU

TANZİM EDEN SERVİS :

TARİH :

SAYI :

YETKİLİ İSİM :

İMZA :

POSTALANACAK MEKTUPLARIN

KONUSU ADRESİ

Form 4- (Resmi evrak niteliği olmayan yazıların gönderilmesinde kullanılır.)

11

DOĞRUDAN HABERLEŞME KANALLARIYETKİ VE SORUMLULUKLARI

Yazışma kuralları ve doğrudan haberleşme kanalları, Üniversitemiz akademik ve idaribirimlerinin; kurum içi veya gerçek ve tüzel kişilerle yaptıkları iletişimlerinde bilgi ve belgealışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlar.

Akademik ve idari birimler, Üniversiteyi bağlayıcı nitelikte, gerçek ve tüzel kişilere yazıyazamazlar. Cumhurbaşkanlığı, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı, Bakanlıklar, Vilayet Makamı, Belediye Başkanlığı gibi makamlarla yazışmaları ise mümkün değildir. Ancak, kendilerine bazı konularda yetki verilmiş birimlerin Üniversite dışındaki belirli yerlerle yazışmaları mümkündür. Bu durumdan Rektörlüğe bilgi verilmesi şarttır. (Yazının içeriği, yapılan işlem gibi) Rutin yazıların Rektörlüğe bildirilmesi gerekmez.

İdari birimler, Rektörlüğe bağlı üniteler olup, Rektörlük Makamının bilgisi ya da talimatıdoğrultusunda işlem yapabilirler. Dekanlıklar, Yüksekokul, Enstitüler ve Rektörlüğe bağlı Bölümler bu birimlerle dış yazışma niteliğinde evrak alış verişi yapabilirler. Dolayısıyla bu birimlerden, idari birimlere gönderilen yazılar, yazı üzerinde havale edilerek değil, kapak yazısı ile ve Yazı İşleri Müdürlüğü’nden numara almak suretiyle gönderilmelidir.

Aynı şekilde idari birimler akademik birimlere yazı üzerinde havale şeklinde yazıgönderemezler. Ancak kapak yazısı ekinde ya da bağlı bulunduğu Rektör Yardımcılığı kanalı ile yazı gönderebilirler.

12

RESMİ YAZIŞMA KURALLARI

Resmi Yazışma Kuralları, bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimdeyürütülmesini sağlar.

Tanımlar:a) Resmi yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya

gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,

b) Resmi belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri,

c) Resmi bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgileri,

d) Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezginelektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini,

e) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi,

f) Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi,

g) Yazı alanı: Yazı kâğıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarakdüzenlenen alanı,

h) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinintasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı, ifade eder.

Resmi Yazışma Ortamları, Nüsha Sayısı, Belge Boyutu, Yazı Tipi

Resmi yazışma ortamları ve güvenlik: Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.

13

Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda daktilo veya bilgisayar kullanılır. Bu tür yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir. Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.

Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen güvenlik önlemlerine uyularakyapılır.

Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kâğıda dökülerek de işleme alınır.

Kilis 7 Aralık Üniversitesi birimlerinin elektronik posta (e-posta) adresleri Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından belirlenir, kontrol ve koordine edilir. Bu konuda sorumlu makamdır.

Nüsha sayısı: Kâğıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir.

Belge boyutu: Resmî yazışmalarda A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır.

Yazı tipi ve karakter boyutu: Yazılarda "Times New Roman" yazı tipi ve 12 karakterboyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

Resmi Yazıların Bölümleri

Bir resmi yazının bölümleri ve yazı yazarken dikkate alınacak aralıklar Örnek–1 yazı taslağında gösterilmektedir. Buna göre her bölümle ilgili ayrıntılar aşağıda açıklanmaktadır.

Başlık: Başlık, yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının belirtildiği bölümdür. Bu bölümde amblem de yer alabilir.

Başlık, kâğıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır.

İlk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.

Sayı ve evrak kayıt numarası: Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir,başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki "Sayı:" yan başlığından sonra yazılır.

Bu ifadeden sonra kod numarası verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra (-) işareti konularak evrak kayıt numarası yazılır.

14

Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti konulur. Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen birimde ve/veya kurumun genel evrak biriminde aldığı numaradır. (Örnek: 2) Resmî yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur.

Tarih: Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır.

Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti konularak yazılır.

Konu: Konu, sayının bir aralık altına "Konu:" yan başlığından sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir.

Gönderilen makam: Gönderilen makam; yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ilebunların bulundukları yeri belirtir. Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır.

Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın" kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır. (Örnek: 3)

İlgi: İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelerebaşvurulması gerektiğini belirten bölümdür.

"İlgi:" yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "İlgi" kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır.

İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti " ) "konularak kullanılır. İlgide, "… tarihli ve …sayılı" ibaresi kullanılır.

İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir. (Örnek: 4)

Metin: Metin, "İlgi"den sonra başlayıp "İmza"ya kadar süren kısımdır.

Metne, "İlgi"nin son satırından itibaren iki aralık, "İlgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak başlanır.

15

Metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül, soru işareti gibi yazı unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.

Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır. Paragraf başı yapılmadığı durumlarda paragraflar arasında bir satır aralığı boşluk bırakılır. (Örnek 1)

Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar rakam ile yazıldıktan sonra parantez içerisinde yazı ile de gösterilebilir.

Metin içinde veya çizelgelerde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda gruplar arasına nokta (22.465.660), sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise virgül (25,33 -yirmi beş tam yüzde otuz üç) kullanılır.

Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır.

Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrardan kaçınılır. Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu'nda bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir.

Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.", üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar "Arz ederim.", üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar "Arz ve rica ederim." biçiminde bitirilir.

İmza: Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olanmakam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi yazıyı,güvenli elektronik imzası ile imzalar.

Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar ad ve soyadın altınaküçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır.

Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği makama göre kurum/kuruluşun "imzayetkileri Yönergesi"ne veya yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uyularak seçilir.

Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadıbirinci satıra, yetki devredenin makamı "Başbakan a.", "Vali a." ve "Rektör a.", biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.

16

Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanınmakamı "Başbakan V.", "Vali V." ve "Rektör V." biçiminde ikinci satıra yazılır. (Örnek: 5-A)

Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda (Örnek: 5-B); ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.

Onay: Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.

Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. "OLUR"un altında onay tarihi yer alır.

Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altınaunvanı yazılır. (Örnek: 6-A) Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili "Uygun görüşle arz ederim." ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır. (Örnek: 6-B) Elektronik ortamda hazırlanan yazıya onay verecek yetkili kişi resmî yazıyı güvenli elektronik imzası ile imzalar.

Ekler: Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan "EK/EKLER:" ifadesinin altına yazılır.

Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir.

Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, "Ek konulmadı" ya da "Ek- .... konulmadı", bazı eklerin konulması durumunda ise, "Ek-.... konuldu" ifadesi yazılır. (Örnek: 7)

Dağıtım: Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür. "EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna "DAĞITIM:" yazılır. Ek yoksa dağıtım EKLER'in yerine yazılır.

Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, "Gereği" kısmına, yazının içeriğindenbilgilendirilmesi istenenler ise "Bilgi" kısmına protokol sırasıyla yazılır. "Gereği" kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi" kısmı ise "Gereği" kısmı ile aynı satıra yazılır.

"Bilgi" kısmı yoksa kurum ve kuruluş adları doğrudan "DAĞITIM" başlığının altına yazılır.(Örnek: 7)

17

Paraf: Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır.

Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır.

Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır. (Örnek: 8)

Koordinasyon: Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümündensonra bir satır aralığı bırakılarak "Koordinasyon:" yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir. (Örnek: 9)

Adres: Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyıgönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.

Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri içinbaşvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır. (Örnek: 10)

İvedi ve günlü yazılar, tekit yazısı: Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevapverilmesi gereken tarih metin içinde, yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir.

Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür. (Örnek: 1) Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.

Sayfa numarası: Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısıolduğunu gösterecek şekilde verilir (Örnek: 1/9, 2/7, 5/32) (Örnek: 1)

Aslına uygunluk onayı: Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine "Aslının Aynıdır" ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir.

Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik tedbirleri alır.

18

RESMÎ YAZILARIN GÖNDERİLİŞ VE ALINIŞLARINDA YAPILACAK İŞLEMLER

Kayıt kaşesi: Gelen evrak, kayıt kaşesi kullanılarak kaydedilir. Kilis 7 Aralık Üniversitesi birimleri kendilerine uygun bir kaşe hazırlar ve kullanırlar. Bu kaşeler evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır, ünite içinde hangi bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün karşısına gereği yapılmak veya bilgi vermek maksadıyla (x) işareti konulur. Ek olduğunda bunların adedi en alt sütunda rakamla belirtilir.

Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda, doğrulama yapıldıktan sonra yazı ilgili birimegönderilir.

Yazıların gönderilmesi: Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır. Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.

Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerinehazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.

İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.

İç zarf, gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp üzerine gideceği yer ve evrak sayısıyazılır. Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir.

Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.

19

Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve gönderilen belgelerin gizli olması durumunda bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.

ÖRNEK 1

GİZLİLİK DERECESİ

T.C.KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

Genel Sekreterlik(İki satır aralığı)

İVEDİ

Sayı : ………………………….. ../../.…Konu: ……………………………………….. …………………………..

(İki-dört satır aralığı)

………… BAKANLIĞINA

(İki satır aralığı)İlgi: a) …………………………………………………………………………………………... b) …………………………………………………………………………………………... …………………………….

(İki satır aralığı)…………………………………………………………………………………………

20

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………...(İki-dört satır aralığı)

(İmza) Adı-Soyadı Rektör a. Genel Sekreter

(Uygun satır aralığı)

EKLER1- Yazı Örneği (….Sayfa)2- Yönetmelik (…. Sayfa)(Uygun satır aralığı)DAĞITIMGereği: Bilgi:……………………….. ………………………….……………………….. ………………………….

GİZLİLİK DERECESİ___________________________________________________________________________Adres:Mehmet Sanlı Mah.Doğan Güreş Paşa Bulvarı No:134 Web:http//www.Kilis.edu.trTel: (0348) 813 93 23 Faks:(0348)813 93 24

Başlık ve yazışma birim kodu kullanımı:

REKTÖRLÜK MAKAMI VE REKTÖR YARDIMCILARItarafından kullanılacak başlık;

T.C.KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

Açıklama : Rektörlük Makamı ve Rektör Yardımcılıklarınca üretilen ve hazırlanan Rektör ve

Yardımcıları tarafından imzalanarak gönderilecek yazılarda ”Rektörlük Başlığı” ve “sayı” kısmında Rektörlük Özel Kaleme ait “Yazışma Birimi Kodu” kullanılır.

21

Rektörlük Makamının uygun göreceği özel durumlarda kurum dışına gönderilecek yazılarda da “Rektörlük Başlığı” kullanılır. Ancak; yazışmanın üretildiği/hazırlandığı ve dosyalandığı birimin “Yazışma Birim Kodu” sayı bölümüne verilir.

GENEL SEKRETERLİK tarafından kullanılacak başlık;

T.C.KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

Genel Sekreterlik

Açıklama : Genel Sekreterlikçe üretilen/hazırlanan ve dosyalanan, Rektör, Rektör Yardımcıları ve

genel Sekreter tarafından imzalanarak gönderilecek yazılarda ”Genel Sekreterlik Başlığı” ve “sayı” kısmında Genel Sekreterliğe ait “Yazışma Birim Kodu” kullanılır.

Genel Sekreterliğe doğrudan bağlı şube düzeyindeki alt birim amirlerinin imzası ile iç yazışma yapılması gereği doğarsa,”Genel Sekreterlik Başlığı” kullanılır, şube müdürlüğünün adı başlıkta yer almaz, Genel Sekreterlik ile olan organik bağ, şube müdürlüğünün adının imza kısmında açıkça yazılması ile kurulur ve organik bağı tanımlayan önemli diğer bir unsur olan “Yazışma Birim Kodu” şube müdürlüğü seviyesinde kullanılır.(.. Şube Müdürü vb.)

DAİRE BAŞKANLIKLARI, MÜSTAKİL MÜDÜRLÜKLER, KOORDİNATÖRLÜKLER VE REKTÖRLÜĞE BAĞLI BÖLÜM BAŞKANLIKLARI tarafından kullanılacak başlıklar;

T.C.KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

…………………Dairesi Başkanlığı

22

T.C.KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

………………………..Müdürlüğü

T.C.KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

………………………… Koordinatörlüğü

T.C.KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

………………………..Bölümü Başkanlığı

Açıklama: Yukarıda belirtilen birimlerce üretilen/hazırlanan ve dosyalanan, Rektör, Rektör

Yardımcıları, Genel Sekreter ve bu başlıklarda belirtilen birim amirleri tarafından imzalanarak gönderilecek yazılarda yukarıda verilen başlıklar ve sayı bölümünde ilgili birime ait “Yazışma Birim Kodu” kullanılır.

Burada belirtilen makam ve birim amirlerinin imzası ile gönderilecek yazılar, ilgili birimlere ait alt birimlerde üretilen/hazırlanan ve dosyalanan bir yazı ise “Yazışma Birim Kodu” alt birim kodu seviyesinde kullanılır.

Burada belirtilen birimlere bağlı alt birim (şube müdürü vb.) amirlerinin imzası ile iç yazışma yapılması gereği doğarsa, yukarıda verilen aynı başlıklar kullanılır, alt birimlerin adına başlıkta yer verilmez, ilgili birim ile olan organik bağ, alt birim adının imza kısmında açıkça yazılmasıyla kurulur ve organik bağı tamamlayan önemli diğer bir unsur olan “Yazışma Birim Kodu” alt birim seviyesinde kullanılır.

FAKÜLTELER,ENSTİTÜLER,DEVLET KONSERVATUVARI, YÜKSEKOKULLAR, MESLEK YÜKSEKOKULLARI İLE ARAŞTIRMA VE UYGULAMA MERKEZLERİ

Tarafından kullanılacak başlıklar;

Fakülte T.C. Amblemi KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ …………………Fakültesi Dekanlığı

Enstitü T.C. Amblemi KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ …………………Enstitüsü Müdürlüğü

23

Konservatuar T.C. Amblemi KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ Devlet Konservatuarı Müdürlüğü

Yüksekokul T.C. Amblemi KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ …Yüksekokulu/Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü

Merkez T.C. Amblemi KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİ …………………… Müdürlüğü

Açıklama: Dekan, Dekan Yardımcısı, Müdür, Müdür Yardımcısı tarafından imzalanarak gönderilecek

yazılarda yukarıda belirtilen başlıklar ve ”sayı” bölümünde ilgili birime ait “Yazışma Birim Kodu” kullanılır.

Dekan, Dekan Yardımcısı, Müdür, Müdür Yardımcısı, tarafından imzalanarak gönderilecek yazılarda yukarıda verilen başlıklar ve ilgili alt birime ait “Yazışma Birim Kodu” kullanılır.

Fakülte/Enstitü/Yüksekokul vb. Sekreteri tarafından imzalanarak gönderilecek kurum dışı yazılarda (verilen yetkiler çerçevesinde) yukarıda yer alan aynı başlıklar kullanılır. Fakülte/Enstitü/Yüksekokul vb. Sekreterliği adı başlıkta yer almaz,organik bağ, imza kısmında “Fakülte Sekreteri” vb. unvan yazılarak kurulur ve organik bağı tanımlayan önemli diğer bir unsur olan “Yazışma Birim Kodu” alt birim seviyesinde kullanılır.

Alt idari birimler (şube müdürü,şef vb.) yukarıda verilen başlıkları kullanarak yazışma yapamaz.

ÖRNEK 2

Sayı: B.30.2.KLS.0.70.00–902.01./550

ÖRNEK 3

24

Sayın Prof.Dr.Şükrü Haluk AKALINTürk Dil Kurumu Başkanı

ÖRNEK 4

İlgi: a) 30/04/2010 tarihli ve B.30.2.KLS.0.70.00.00-211-135/3500 sayılı yazı, b) 20/03/2010 tarihli ve B.30.2.KLS.0.70.00.00-212-222/6000 sayılı yazı, c) 13/02/2010 tarihli ve 1256 sayılı yazınız.

ÖRNEK 5-A

İmza Adı Soyadı Rektör a.

25

Genel Sekreter

ÖRNEK 5-B

İmza İmza Adı Soyadı Adı SoyadıGenel Sekreter Yardımcısı Genel Sekreter

ÖRNEK 6-A

……………. MAKAMINA

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

26

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

İmzaAdı Soyadı

Personel Dairesi Başkanı

O L U R.. / .. / 20..

(İmza)

Adı SoyadıGenel Sekreter

ÖRNEK 6-B

……………. MAKAMINA

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

27

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

(İmza) Adı SoyadıPersonel Dairesi

Başkanı

Uygun görüşle arz ederim. .. /.. / 20..

(İmza)

Adı Soyadı Genel Sekreter

O L U R.. / .. / 20..

(İmza)

Unvan, Adı SoyadıRektör

ÖRNEK 7

28

EKLER:1-Yazı örneği (…sayfa)2-Yönetmelik (…sayfa)………………………………………..

EKLER:1- Rapor (….sayfa)2- Disket (… .adet)

DAĞITIM:Fakülte DekanlıklarıEnstitü Müdürlükleri (Ek-1 konulmadı)Yüksekokul Müdürlükleri (Ek-2 konulmadı)Personel Daire Başkanlığı (Ek-2 konuldu)

ÖRNEK 8

29

.. /01/2011 Memur : Adı Soyadı (Paraf)

.. /01/2011 Şef : Adı Soyadı (Paraf)

.. /01/2011 Şube Müdürü : Adı Soyadı (Paraf)

.. /01/2011 Daire Başkanı : Adı Soyadı (Paraf)_______________________________________________________________________Adres:Mehmet Sanlı Mah.Doğan Güreş Paşa Bulvarı No:134 Web:http//www.Kilis.edu.trTel: (0348) 813 93 23 Faks: (0348) 813 93 24

ÖRNEK 9

30

.. /01/2011 Şef : Adı Soyadı (Paraf)

.. /01/2011 Şube Müdürü : Adı Soyadı (Paraf)

.. /01/2011 Daire Başkanı : Adı Soyadı (Paraf)

Koordinasyon:.. /01/2011 Huk.Müş. : Adı Soyadı (Paraf).. /01/2011 Gen.Sek. : Adı Soyadı (Paraf)_______________________________________________________________________Adres:Mehmet Sanlı Mah.Doğan Güreş Paşa Bulvarı No:134 Web:http//www.Kilis.edu.trTel: (0348) 813 93 23 Faks: (0348) 813 93 24

ÖRNEK 10

31

___________________________________________________________________________Adres:Mehmet Sanlı Mah.Doğan Güreş Paşa Bulvarı No:134 Ayrıntılı Bilgi İçin: Web:http//www.Kilis.edu.trTel: (0348) 813 93 23 Faks: (0348) 813 93 24

BİRİMLERİN YAZIŞMA KOD LİSTESİ

İDARİ BİRİMLER:

B.30.2.KLS.0.00.00 KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİB.30.2.KLS.0.00.01 REKTÖRLÜK OFİSİ (ÖZEL KALEM)B.30.2.KLS.0.05.00 KURULLARB.30.2.KLS.0.05.01 SENATO

32

B.30.2.KLS.0.05.02 ÜNİVERSİTE YÖNETİM KURULLARIB.30.2.KLS.0.05.03 ÜNİVERSİTE DİSİPLİN KURULUB.30.2.KLS.0.05.04 YAYIN KOMİSYONU BAŞKANLIĞIB.30.2.KLS.0.05.05 BİLİMSEL ARAŞTIRMALAR VE PROJELERB.30.2.KLS.0.10.00 FEN EDEBİYAT FAKÜLTESİB.30.2.KLS.0.13.00 İKTİSADİ VE İDARİ BİLİMLER FAKÜLTESİB.30.2.KLS.0.17.00 MÜHENDİSLİK-MİMARLIK FAKÜLTESİB.30.2.KLS.0.40.00 FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜB.30.2.KLS.0.41.00 SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜB.30.2.KLS.0.61.00 HUKUK MÜŞAVİRLİĞİB.30.2.KLS.0.63.00 BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLERB.30.2.KLS.0.64.00 İÇ DENETİM BİRİMİB.30.2.KLS.0.65.00 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRESİ BAŞKANLIĞIB.30.2.KLS.0.65.01 BÜTÇE VE PERFORMANS PROGRAM MÜDÜRLÜĞÜB.30.2.KLS.0.65.02 STRATEJİ PLANLAMA MÜDÜRLÜĞÜB.30.2.KLS.0.65.03 MUHASEBE-KESİN HESAP MÜDÜRLÜĞÜB.30.2.KLS.0.65.04 RAPORLAMA VE İÇ KONTROL MÜDÜRLÜĞÜ B.30.2.KLS.0.70.00 GENEL SEKRETERLİKB.30.2.KLS.0.71.00 PERSONEL DAİRESİ BAŞKANLIĞIB.30.2.KLS.0.72.00 ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞIB.30.2.KLS.0.73.00 İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞIB.30.2.KLS.0.76.00 DIŞ İLİŞKİLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜB.30.2.KLS.0.77.00 BİLGİ İŞLEM DAİRESİ BAŞKANLIĞIB.30.2.KLS.0.78.00 KÜTÜPHANE VE DÖKÜMANTASYON DAİRESİ BAŞKANLIĞIB.30.2.KLS.0.79.00 SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRESİ BAŞKANLIĞIB.30.2.KLS.0.80.00 YAPI İŞLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞIB.30.2.KLS.0.81.00 DÖNER SERMAYE MÜDÜRLÜĞÜB.30.2.KLS.0.M1.00 KİLİS MESLEK YÜKSEK OKULU MÜDÜRLÜĞÜB.30.2.KLS.0.M2.00 SAĞLIK HİZMETLERİ MESLEK YÜKSEK OKULU MÜDÜRLÜĞÜB.30.2.KLS.0.R1.00 ATATÜRK İLKELERİ VE İNKILÂP TARİHİ BÖLÜMÜ BAŞKANLIĞIB.30.2.KLS.0.R2.00 BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR BÖLÜMÜ BAŞKANLIĞIB.30.2.KLS.0.R3.00 ENFORMATİK BÖLÜMÜ BAŞKANLIĞIB.30.2.KLS.0.R4.00 GÜZEL SANATLAR BÖLÜMÜ BAŞKANLIĞIB.30.2.KLS.0.R5.00 TÜRK DİLİ BÖLÜMÜ BAŞKANLIĞIB.30.2.KLS.0.R6.00 YABANCI DİLLER BÖLÜMÜ BAŞKANLIĞIB.30.2.KLS.0.6Ö.00 SÜREKLİ EĞİTİM MERKEZİ - KÜSEMB.30.2.KLS.0.6Ö.00 TARIMSAL UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ- KÜTUAM

33

DOSYA PLANI

T.C.YÜKSEKÖĞRETİM KURULU

34

YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI

VE

YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI

SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI

NİSAN,2010/ ANKARA

STANDART DOSYA PLANI AÇIKLAMA VE KURALLAR

Standart Dosya Planı, Açıklama ve Kurallar;GENEL AÇIKLAMALAR

35

Dosya: Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur.Tümleşik Dosya: Her bir işlem için açılan ve işlemle ilgili tüm belgelerin birarada tutulduğu dosyayı ifade eder. Tümleşik dosyalar bir işlem, kişi ya da proje ileilgili olabilir (Personel Dosyaları, Dava Dosyaları, Proje Dosyaları vb.).Dosya Planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekküleden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere öncedenhazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir.Bu dosya planı, 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesindebaşlatılan "Standart Dosya Planı" projesinin sonucunda hazırlanarak, 2005/7 sayılıBaşbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuş olup, zaman içinde kurum vekuruluşların görüş ve önerileri doğrultusunda yenilenmesine ihtiyaç duyulmuştur.Standart Dosya Planı üç bölümden oluşmakta olup, 000-099 ve 600-999sayısal aralığında ele alınan bölümler, kurum ve kuruluşların özellikle yardımcıhizmet, danışma ve denetim birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda DevletArşivleri Genel Müdürlüğü tarafından; 100-599 sayısal aralığında ele alınanbölümler ise, ana hizmet birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda kurum vekuruluşların "Standart Dosya Planı" hazırlamakla görevli birimleri (StratejiGeliştirme birimleri) ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından müşterekhazırlanmıştır.Kurumların teşkilat kanunlarında "ana hizmet birimi" olarak adlandırılanbirimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar 100-599sayısal aralığında; yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilenbirimler (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb.) ile her kurumve kuruluşta benzer hizmet yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) aitfaaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar 600-999 sayısalaralığında numaralandırılmıştır.Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları,istatistikler vb.) için 000-099 sayısal aralığı kullanılmıştır.Kurum ve kuruluşların ana hizmet faaliyeti konumunda olmasınarağmen 000-099 veya 600-999 sayısal aralığında tanımlanmış konulara, anahizmet faaliyetleri için hazırlanan Planlarda (100-599 sayısal aralığında) yerverilmemiş; bu faaliyet konuları için 000-099 veya 600-999 sayısal aralığınınkullanımı önerilmiştir.Böyle bir bölünme ile, aynı konuya ait belgelerin aynı "ad" ve "numara" ileaçılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi birlikteliksağlamanın yanında, özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim konularındatüm kurum ve kuruluşlarda birliktelik sağlanması hedeflenmiştir.Planda, faaliyetin adı altında ana konular; ana konuyla ilgili tali konular vetali konularla ilgili daha alt konular birbirleri ile olan il işkileri dikkate alınarak, biraraya getirilmiş ve numaralandırılmıştır.

36

Planda ana konular için 000 sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için00 sayısal karakter kullanılmıştır.

Örneğin;Ana Konu1. Alt Konu2. Alt Konu3. Alt Konu805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri805 01 Belge Yönetimi805 01 01 Saklama Süreli Dosya Planı805 01 02 Kodlama İşlemleri805 02 Arşiv Yönetimi805 02 01 Devir-Teslim İşlemleri805 02 02 Ayıklama ve İmha İşlemleri805 02 02 01 Ayıklama ve İmha805 02 02 02 Uygunluk Görüşü805 02 03 Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleri805 02 04 İnceleme ve Denetleme805 02 05 Arşivlerden Yararlanma805 99 DiğerBu yapılanma, yıl içerisinde herhangi bir faaliyet ile ilgili az sayıda belgeteşekkül etmesi durumunda ana konu adı altında dosya açılmasını ve belgelerinbu dosyada toplanmasını; faaliyetle ilgili yoğun belge teşekkül etmesi halinde i se,alt konu başlıkları kullanılmak suretiyle dosya açılmasını öngörmektedir.Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne,birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır. Örnek;Sayı :B.02.0.ARV.0.11.01.03-805.02.01-3473Birim Kodu Dosya No Kayıt NoBirim (Haberleşme) kodu, yazının hazırlandığı kurum ve kuruluşun en altbirimine kadar belirlendiği kodlama olup, 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ilekullanılması mecburi kılınmıştır. Yazışma ve haberleşmede standartlaşmanın ilkadımını oluşturan haberleşme kodları "Sayı" bölümünün ilk unsurunu teşkiletmektedir.Dosya numarası, yazının konusunu ifade ettiği gibi, işlemi biten yazının aitolduğu dosyayı; veya hangi dosyaya konulacağını göstermektedir. Dosya planı ile,yazıların "sayı" bölümünde bulunması gereken ikinci unsur yani "dosya numarası"uygulaması da sağlanmış olacaktır.DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLARAna hizmet, yardımcı hizmet, danışma ve denetim faaliyetlerine ilişkin dosyakonularının ilgili bulunduğu faaliyetin altında yer alması, bu faaliyetlere aitalanların sadece o hizmeti yürüten birimin kullanımına açık olduğu anlamınagelmemelidir. Birimler, asli faaliyetlerinin yer aldığı bölümlerin dışındaki dosyakonuları ile de dosya açabileceklerini unutmamalıdır.Dosya Planlarının 000-099 ve 600-999 sayısal aralığında tanımlanan dosya

37

konuları tüm kurum ve kuruluşlarda aynı; ana hizmet faaliyetlerine ilişkin 100-599sayısal aralığında yer alan konuların ise, kurum ve kuruluşlarda farklıtanımlamaları içerdiği unutulmamalıdır. Kurum dışından gelen bir yazıda 100-599sayısal aralığında tanımlanmış bir dosya numarasının, o kurumun ana faaliyetiniihtiva eden bir konu olduğu bilinmeli; bu dosya numarası cevabi yazılardareferans olarak alınmamalıdır.Hazırlanan yazının dosya numarasının tespitinde, nerede dosyalanmasıgerektiği düşüncesinden hareketle dosya numarası belirlenmeli; bu yaklaşım,aynı mahiyetteki tüm belgeler için de uygulanmalıdır. Dosya numarasınıntespitinde, kurum içi veya kurum dışından gelen yazılardaki dosya numaralarıbelirleyici olmamalıdır.Her faaliyet gurubunun ilk dosyası konumunda bulunan ve üç karakter rakamile kodlanan dosyalar, o faaliyet grubuna ait konu listesinden herhangi biri veyabirkaçına ilişkin yapılan yazışmaların kendi konu numaraları ile dosya açılmayoğunluğuna erişmediği durumlarda dosyalanabilmesine imkan sağlamak amacıylatanımlanmıştır. Örneğin, yıl içerisinde “F” ne ait konularda az sayıdayazışma teşekkül etmesi durumunda “900 Personel İşleri” kodu ile açılacak birdosyada bu belgelerin toplanması gerekmektedir. “900 Personel İşleri” adlı birdosya, 900-929 sayısal aralığında personel konusu ile ilgili belgeleri barındırdığınıifade etmektedir.Her faaliyet grubunun son dosyası konumunda bulunan ve sonu “9” ile bitenüç karakter rakam kodla tanımlanmış “Diğer” adlı dosyalar, o faaliyet grubunun birparçası olmasına rağmen, faaliyet grubunda sayılan konulardan herhangi biriniilgilendirmeyen (faaliyet grubundaki herhangi bir dosya ile ilişkilendirilemeyecek)yazıların kodlanmasında ve dosyalanmasında kullanılmak üzere tanımlanmıştır.Faaliyet gruplarında ele alınan ana konuların 1. alt bölünmelerinin sonunda “99Diğer” adı ile kodlanan dosyalar ise, kendinden önceki alt konuların hiç biriniilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazılarındosyalanması için kullanılacaktır. Bu kural 2. ve 3. alt bölünmeler için de aynıusulde uygulanacaktır.Planda, 2. ve 3. alt bölünmelerin sonunda “99 Diğer” adıyla dosyatanımlaması yapılmamıştır. Bu bölünmeler için de ihtiyaç halinde "99 Diğer" adıyladosya açılabilecektir.Dosya planında "Diğer" adı ile ifade edilen dosya numaraları kullanılarakaçılan dosyalar yıl sonunda birimlerince incelenip, yoğun yazışma sebebiyle planaeklenmesi zorunlu görülen konular belirlenecek ve kurumun dosya planındansorumlu birimlere bildirilecektir.

38

Hazırlanan yazılara dosya numarası tespitinde, dosya konusunun altayrımları yapılmış ise, yazının konusunu ifade eden alt ayrım kodlarıkullanılacaktır. Alt ayrımların geneli konumundaki dosya konusu yazışmalardakullanılmayacaktır. Bu gibi durumlarda alt ayrımların geneli durumundaki konularyalnızca dosya numarası olarak kullanılabilecektir.Aynı dosya numarasını taşıyan belgelerin yoğunluğundan dolayı erişimindaha etkin sağlanabilmesi amacıyla dosya planında herhangi bir istisnagetirilmemiş ise, coğrafik, alfabetik veya kronolojik dosyalama yapılabilecektir.Dosya planında istisna getirilen ayırımlara ilişkin kullanılacak kısaltmalarplanın "Ek-1 ve Ek-2" bölümünde verilmiştir. Bu ayırımların gerektirdiğidurumlarda "Ek-1 ve Ek-2" bölümünde verilen kısaltmalar veya kodlar , dosyanumarasına, “/” işaretinin ardından yansıtılacak; gerektiği durumlarda da ayrıdosyalar açılması sağlanacaktır.Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), aynı konulu belge vedosyaların birbirinden ayrılmasını sağlamak amacıyla köşeli parantez "[ ]" içindekullanılabilecektir. Köşeli parantez, kuruma özel kodlamaların belirlendiği bir alanıifade etmektedir. Köşeli parantez içerisinde birden fazla tanımlama ve kodlamanınyapılması gerektiği durumlarda, her farklı kod “;” (noktalıvirgül) işareti ilebirbirinden ayrılacaktır.

Örnekler;-622.01/69 : Talep ve Şikayetler (Kilis)-724.01.03/DE: Ülkelerle İşbirliği (Almanya)-050.02.04[54/351]: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı-641.04[2004/13]: 2004/13 no’lu idari dava dosyası-903.07.02[C-46] : C-46 Sicil Numaralı Selvet Saraç’ın Yurt içi Görevlendirmesi-604.02.03[TBAG-719]: TBAG-719 no’lu Tübitak Projesi (izleme ve raporlama)-604.02.03/06[TBAG-719]: Ankara ili ile ilgiliTBAG-719 no’lu Tübitak ProjesiYazının dosya numarası, yazıyı hazırlayan görevliler tarafından dosya planıdoğrultusunda belirlenerek yazıya yansıtılacaktır. Ünite amirleri hatalı işlemleriönlemeye yönelik kontrol işlemlerini yapacak ve işlemi biten yazılar bu dosyanumarası dikkate alınarak dosyalanacaktır.Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda, ağırlıklıkonu dosya numarası olarak belirlenecek, gerektiğinde yazının bir örneği ilgilibulunduğu diğer dosyaya da konulabilecektir.Dosya planında ayrıca tanımlanmış dahi olsa bir işlemin devamı veyaparçası konumundaki yazılar, işlem bütünlüğünün bozulmaması amacıyla ilgilibulunduğu işlem kodu ile tanımlanmaya devam edilecektir. Bu tür yazıların ayrıbir dosyada da takip edilmesi gerektiğinde dosya planındaki kendi konu kodu iledosya açılarak, yazıların birer örneği bu dosyaya konulabilecektir.Örnek; Satınalma sürecinde alınması gereken bir olur için “Genel İşler”

39

bölümünde yer alan “020 Olurlar, onaylar” kodu kullanılmamalıdır. Alınması gerekenonay satınalma sürecinin ayrılmaz parçası olması sebebiyle satınalma kodu iletanımlanmalı ve satınalma dosyasında saklanmalıdır. Birimin rahat ulaşım ve yararlanmaihtiyacından dolayı farklı kodlarla tanımlanmış olurların birer örneği “020 Olurlar” adıile açılacak dosyada toplanabilecektir.934.3014 .01.Şartname934.01 Komisyon Kararı934.01Olur934.01 Talep934.01 Bilgisayar030.04 Şartnameler020 Olurlar

Strateji Geliştirme birimleri, dosya planının hedeflenen amaçlarıdoğrultusunda kullanımını gerçekleştirebilmek, uygulamaları takip etmek vedenetlemek üzere sorumludur.Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği veya geldiği zamanaçılacaktır.Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya kadar "işlemdeki yazılar"adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli; işlemin tamamlanması halinde , ilgileri ilebir araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır.Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri kabarık ise, ek leryazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyledosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılaragönderme yapılmalıdır.Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan "Kurum adı veya rumuzu","Birim adı veya rumuzu", "Dosya numarası", "Konu adı", "yılı" ve varsa “ÖzelKodu” gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır “Ek-3”. Dosya üzerinde bulunmasıgereken unsurların tatbikinde kurum içinde birliktelik sağlanması amacıyla,dosyalama hizmetlerinden sorumlu birimler gerekli girişimlerde bulunacaktır.Dosya numaraları, dosyanın konusunu belirlemenin yanı sıra, dosyalarındepolandığı ortamlardaki yerini de belirleme özelliğine sahiptir. Arşivlerdedosyalar, dosya numaraları dikkate alınarak, hiyerarşik bir bütünlük içindesaklanacaktır. Dosyaların bu şekilde saklanması, birbirleri ile ilgili konulara aitdosyaların bir arada bulunmasını sağlayacağı gibi, ileride arşivlerde yapılacak tasnifişlemlerinde uygulanacak "asli düzen"in kendiliğinden oluşumuna da temel teşkiledecektir.Üniteler, her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosyaları Devlet ArşivHizmetleri Hakkında Yönetmelik'in 12 nci maddesi hükmüne göre uygunluk kontrolündengeçirerek, birim arşivine devredeceklerdir. Devir işlemlerinde, dosyalar ınünitelerinde oluşturulan asli düzenleri kesinlikle bozulmayacaktır.Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya ayrılması gereken dosyalar

40

birleştirilecek veya ayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde, açılmışbulunan dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate alınacaktır.Birleştirme ve ayırma işlemlerinden dolayı dosyada yapılan düzenleme,dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılığa sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar doğrultusundadosya üzerinde de gerekli düzeltmeler yapılacaktır.Dosyaların ünite, birim ve kurum arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi, devri vb.arşiv işlemlerinde Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine uyulacaktır.Dosya planında, yeni konuların açılması, mevcut olanların kaldırılması ya dadüzeltilmesi gerektiği durumlarda, kurum veya kuruluşların dosya planlarındansorumlu birimlerin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nü haberdar etmesi üzerinebu Genel Müdürlükçe, uygun görülen düzeltmeler yapılabilecektir. Dosyaplanlarında öngörülen değişiklikler yıl sonlarında yapılacaktır.Üniversite, belediye ve özel idareler, dosya planlarına yeni konuların ilavesi,mevcut olanların kaldırılması ya da düzeltilmesi taleplerini, belediyeler ve özelidareler için İçişleri Bakanlığına; üniversiteler için Yüksek Öğretim KuruluBaşkanlığına bildirmek zorundadırlar. Bu kurumların dosya planlarından sorumlubirimlerinin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nü haberdar etmesi ve bu GenelMüdürlüğün uygun görmesi halinde gerekli düzeltmeler yapılabilecektir.Kurumlar ve Kuruluşlar dosya planlarını web sitelerinde de yayınlayarak,kullanıcıların güncel dosya planını takip etmelerini sağlayacaklardır.Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanımasunulan "Ortak Alanlar" www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.trweb adreslerinde de istifadeye sunulacak olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeleranında uygulayıcılar tarafından takip edilebilecektir.

GENEL İŞLER

000.Genel010.Mevzuat İşleri010.01.Kanunlar010.02.Tüzükler010.03.Yönetmelikler010.04.Yönergeler010.05.Tebliğler010.06.Genelgeler010.06.01.İç Genelgeler 010.06.02.Dış Genelgeler

41

010.07.Talimatlar,Duyurular,Sirkülerler010.07.01.Talimatlar010.07.02.Duyurular010.07.03.Sirkülerler010.08.Rehber,Kılavuz010.09.Standartlar010.99.Diğer020. Olurlar,Onaylar : 020 yazışma kodu olmayıp,yalnızca dosya adı olarak kullanılacaktır.030. Anlaşma,Sözleşme ve Protokoller030.01. Anlaşmalar030.02. Sözleşmeler030.03.Protokoller030.04.Şartnameler030.04.01.İdari030.04.02.Teknik030.99.Diğer040. Faaliyet Raporları040.01. Haftalık040.02. Aylık040.03.Üç Aylık040.04.Altı Aylık040.05.Yıllık040.06.Konsolide040.99.Diğer041.Brifingler ve Bilgi Notları041.01.Brifingler041.02.Bilgi Notları041.99.Diğer042.İstatistikler044.Anketler045.Görüşler045.01.Teknik ve Mesleki045.02.Hukuki045.03.İdari045.99.DiğerMevzuat tasarılarına ilişkin görüşler için 045.02 kodu kullanılacaktır.

050.Kurullar ve Toplantılar050.01.Genel Kurullar,Senatolar,Meclisler050.01.01.Seçim ve Atama İşleri050.01.02.Davetler ve Gündemler050.01.03.Tutanaklar050.01.04.Kararlar050.01.05.Ödemeler050.02.Yönetim Kurulları,Belediye Encümeni050.03.Danışma,Disiplin,Koordinasyon Kurulları050.04.İhtisas Kurulları050.05.Konseyler

42

050.06.Komite,Komisyonlar050.99.Diğer051.Bilimsel ve Kültürel Toplantılar051.01.Kongre051.02.Konferans051.03.Şura051.04.Sempozyum051.05.Seminer051.06.Bienal051.07.Kurultay051.08.Çalıştay051.09.Panel051.10.Kolokyum051.99.Diğer060.Kalite Yönetim Sistemi060.01.Kalite El Kitabı060.02.Temel Prosedürler ve Bağlı İşlemler060.04.Talimatlar060.05.Formlar060.07.İzleme ve Ölçme İşlemleri060.07.01.Müşteri Memnuniyeti (Veri Analizi)060.07.02.Teknik İşlemler060.07.03.İzleme ve Ölçme Sonuçlarının Analizi (Veri Analizi)060.08.İyileştirme İşlemleri060.08.01.Düzeltici Faaliyetler060.08.02.Önleyici Faaliyetler060.09.Bireysel Öneriler060.10.Yönetimin Gözden Geçirmesi060.11.Hizmet (Ürün) Gerçekleştirme060.11.01.Planlama060.11.02.Hizmete Bağlı Şartların Belirlenmesi ve Gözden Geçirilmesi060.11.03.Tasarım ve Geliştirme060.11.04.Üretim ve Hizmet (Ürün) Sağlanması (Sunulması)060.99.Diğer

100 Eğitim - Öğretim İşleri (Genel)101 Üniversite ve Akademik Birimlerin Kurulması101.01 Üniversite101.01.01.Devlet Üniversiteleri 101.01.02.Vakıf Üniversiteleri101.01.02.01.Mütevelli Heyeti 101.01.02.02 Kuruluş ve Eğitim-Öğretime Açılması 101.01.02.03.Devlet Yardımları 101.01.02.04.Öğrenci Bilgileri 101.01.02.05.Akademik Personel Bilgileri 101.02. Fakülte, Enstitü, Konservatuar, Yüksekokul, MYO

43

101.02.01. Fakülte101.02.02. Enstitü101.02.03. Konservatuar101.02.04. Yüksekokul101.02.05. Meslek Yüksekokulu101.03 Bölüm, Anabilim Dalı/Ana Sanat Dalı, Bilim Dalı/Sanat Dalı 101.03.01. Bölüm/Program101.03.02. Anabilim Dalı/Ana Sanat Dalı101.03.03. Bilim Dalı/Sanat Dalı101.04. Araştırma ve Uygulama Merkezi 101.05. Teknokent 101.99. Diğer 102 Yükseköğretim Kurumları ve Programlarının Tanınması 102.01.Kişisel Başvurular102.02. Kurumsal Talepler102.99. Diğer103. Akademik Takvim 104. Eğitim - Öğretim Programları104.01.Program Açma 104.01.01.Önlisans104.01.01.01.Birinci Öğretim104.01.01.02. İkinci Öğretim104.01.01.03. Açıköğretim104.01.01.04. Uzaktan104.01.01.05. Yaz Öğretimi104.01.01.06. Yabancı Dil (Hazırlık) Eğitimi104.01.02. Lisans104.01.03. Yüksek Lisans104.01.04. Doktora104.01.05. Sanatta Yeterlilik104.01.06. Tıpta Uzmanlık104.01.07. Formasyon Programları (Öğretmenlik Sertifikası vb.)104.02.08. Sürekli Eğitim Programları104.02. Program Değişikliği 104.03. Program Kapatma 104.04. Ders Yükleri 104.99. Diğer

105.Ders Programları 105.01. Ders Program Değişiklikleri105.01.01. Önlisans105.01.01.01.Birinci Öğretim105.01.01.03.İkinci Öğretim105.01.01.04.Açıköğretim105.01.01.05.Uzaktan105.01.01.06.Yaz Öğretimi105.01.01.07.Yabancı Dil (Hazırlık) Eğitimi105.01.02. Lisans105.01.03. Yüksek Lisans105.01.04. Doktora

44

105.01.05. Sanatta Yeterlilik105.01.06. Tıpta Uzmanlık105.01.07. Formasyon Programları (Öğretmenlik Sertifikası vb.)105.01.08. Sürekli Eğitim Programları105.01.09. Uyum (Oryantasyon) Programları105.02. Ders Açma-Kapama105.03. Ders İçerikleri105.04. Haftalık Ders Programları105.05. Ders Değişikliği105.99. Diğer106. Sınav Programları 106.01. Ara Sınav106.02. Yarı Yıl/Yıl Sonu106.03. Bütünleme106.04. Mazeret106.05. Ek Sınav106.06. Staj Sonu Sınavı106.07. Mesleksel Beceri Sınavları106.08. Gelişim Sınavları106.09. Tek Ders Sınavları106.99. Diğer107 Eğitim-Öğretimin Değerlendirilmesi 107.01. Öğrenci Değerlendirmeleri107.02. Öğretim Elemanı Değerlendirmeleri107.99. Diğer108.Bilimsel Çalışmaların Özendirilmesi (Desteklenmesi) 15 A108.01.Bilimsel Yayınları Özendirme Desteği108.02.Avrupa Birliği Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Çerçeve Programları Proje Özendirme Desteği108.03.Avrupa Birliği Mesleki Eğitim ve Kalite Geliştirme Programları Özendirme Desteği108.04. Bilim, Sanat, Hizmet ve Teşvik Ödülleri108.99. Diğer109.Bologna Süreci 109.01.Avrupa Kredi Transferi, Biriktirme Sistemi ve Diploma Eki (ECTS/AKTS)109.02.Ortak Derece ve Diplomaların Tanınması109.03.Hareketlilik109.04.Kalite Güvencesi109.05.Sosyal Boyut109.06.Yeterlilik109.99.Diğer199 Eğitim-Öğretimle İlgili Diğer İşler

AKADEMİK PERSONEL VE AKADEMİK KARİYER İŞLERİ

200.Akademik Personel ve Akademik Kariyer İşleri201.Seçim ve Atama İşleri 201.01.Rektör Seçimi ve Ataması201.02.Dekan Seçimi ve Ataması201.03.Bölüm, Anabilim/Anasanat Dalı Başkanı Seçimi ve Atanması201.04.Temsilci Seçim İşleri201.04.01.Profesör Temsilcisi201.04.02.Doçent Temsilcisi

45

201.04.03.Yrd. Doç. Temsilcisi201.04.04..Araştırma Görevlisi Temsilcisi201.99. Diğer202 Öğretim Elemanı Yetiştirme202.01.1416'ya Göre 202.02.2547'ye Göre 202.02.01.33'üncü Maddeye Göre202.02.02.35'inci Maddeye Göre202.03.ÖYEP (Öğretim Üyesi Yetiştirme Programı) 202.03.01.Kontenjanlar202.03.02. Başvurular202.03.03.Sınavlar202.04. BİYEP (Bilim İnsanı Yetiştirme Projesi) 202.05. Mecburi Hizmet Devri 202.99 Diğer 203.Öğretim Elemanı Değişim Programları 203.01 Yurtdışı203.01.01.Sokrates/Erasmus203.01.01.01.Giden Öğretim Elemanı203.01.01.02.Gelen Öğretim Elemanı203.01.02.Leonardo Da Vinci203.01.03.Lingua203.01.04.Minerva203.02.Yurtiçi202.03.’ün alt açılımları (2. Alt Konular 01-03) 202.04 için de aynı usulde uygulanır.203.01.01'in alt açılımları (3. Alt Konular 01-02) 203.01.02-203.01.04 için de aynı usulde uygulanır.203.02.01 Farabi203.02.01.01.Giden Öğretim Elemanı203.02.01.02.Gelen Öğretim Elemanı203.99 Diğer204.Unvan ve Yeterlilik Sınavları204.01.Doçentlik 204.01.01.Doçentlik Başvurusu204.01.02.Jüri Kurulması204.01.03.Jüri Raporu204.01.04.Doçentlik Belgesi204.02.Tıpta Uzmanlık Sınavı (TUS) 204.03.Yandal Uzmanlık Sınavı (YDUS) 204.04.Üniversitelerarası Kurul Yabancı Dil Sınavı (ÜDS) 204.05.Akademik Personel ve Lisansüstü Eğitimi Giriş Sınavı (ALES) 204.06. Kamu Personeli Dil Sınavı (KPDS) 204.99 Diğer 205 Akademik Denklik İşleri205.01.Profesörlük Denklik İşleri 205.02.Doçentlik Denklik İşleri 205.03.Doktora Denklik İşleri 205.04.Sanatta Yeterlilik Denklik İşleri 205.05.Tıpta Uzmanlık Denklik İşleri 205.06.Diploma Denklik Kayıt Defteri 205.99.Diğer

46

206.Canlı Model Çalıştırılması 207.Yurtdışı Lisansüstü Eğitim Bursları 207.01.Yüksek Lisans Araştırma Bursu207.02.Doktora Araştırma Bursu207.03.Doktora Sonrası Araştırma Bursu207.04.Doktora Bursu207.99.Diğer299 Akademik Personel ve Akademik Kariyerle İlgili Diğer İşler Akademik Personelin Diğer Personel İşleri İçin Ayrıca Bkz. Ortak Alanlar/Personel İşleri (900-929).

ÖĞRENCİ İŞLERİ

300 Öğrenci İşleri (Genel)301 Seçme-Yerleştirme-Giriş Sınav İşlemleri 301.01.ÖSYS301.01.01.Duyurular301.01.02.Kontenjanlar301.01.03.Başvurular301.01.04.Sınavlar301.01.05.İtirazlar301.02.Yurt Dışından Öğrenci Kabulü/Yabancı Uyruklu Öğrenci Sınavı301.03.Dikey Geçiş301.04.Ek Yerleştirme301.05.Ön Kayıt ve Özel Yetenek Sınavı301.06.Yatay Geçiş301.07.Meslek Yüksekokullarına Sınavsız Geçiş301.08.Açıköğretime Sınavsız Geçiş301.09.Uzaktan Eğitime Sınavsız Geçiş301.10.Yüksek Lisans301.11.Doktora301.12.Seviye Tespit301.13.Lisans Tamamlama301.14.Mühendislik Tamamlama301.99.Diğer

302 Öğrenci Özlük İşleri302.01.Yeni Kayıt İşlemleri 302.01.01.ÖSYM ile gelenler302.01.02.Yabancı Uyruklular302.01.03.Dikey Geçiş302.01.04.Ek Yerleştirme302.01.05.Ön Kayıt ve Özel Yetenek302.01.06.Yatay Geçiş302.01.07.MSG (Meslek ve Teknik Ortaöğretim Kurumlarından Meslek Yüksekokullarına Sınavsız Geçiş)302.01.08.Yüksek Lisans

47

302.01.09.Doktora301.01'in alt açılımları (2. Alt Konular 01-05) 301.02-301.14 için de aynı usulde uygulanır.302.01.10.ÇAP (Çift Anadal Programı)302.01.11.YDP (Yan Dal Programı)302.01.12.Afla Gelenler302.01.13.Misafir-Özel Öğrenci302.02.Kayıt Yenileme/Ders Seçme 302.03.Katkı Payları 302.03.01.Ödemeler302.03.02.İadeler302.03.03.Muafiyet302.04. Sınavlar302.04.01.Yeterlilik 302.04.02.Seviye Tespit 302.04.03.Muafiyet 302.04.04.Ara Sınav 302.04.05.Yarı Yıl/Yıl Sonu 302.04.06.Bütünleme 302.04.07.Mazeret 302.04.08.Ek Sınav 302.04.09.Tek Ders Sınavı (Mezuniyetine Tek Dersi Kalanlar) 302.04.10.Staj Sonu Sınavı 302.04.11.Mesleki Beceri Sınavları 302.04.12.Gelişim Sınavları 302.04.13.İtirazlar 302.04.14.Ders Kredi Not Transferleri 302.04.15.Ders Sınav Yüzdelikleri 302.04.16.Sınav Sonuçları, Not ve Başarı Çizelgeleri 302.05.İntibaklar 302.05.01 Ders302.05.02 Sınıf302.06.Intern Öğrenci İşlemleri 302.07.Devam/Devamsızlık 302.07.01.Devam/Devamsızlık302.07.02.Devam Çizelgeleri302.08.İzin İşleri 302.08.01.Bilimsel ve Eğitim Amaçlı302.08.02.Kültürel Amaçlı302.08.03.Sportif Amaçlı302.09.Sağlık ve Rapor İşleri 302.10.Belge İşlemleri 302.10.01.Öğrenci Belgesi302.10.02.Askerlik İşleri302.10.03.Vize İşleri302.10.04.Transkriptler302.10.05.Öğrenci Kimliği302.11.Nakil, Kayıt Dondurma ve Kayıt Silme 302.11.01.Nakil İşlemleri302.11.02.Kayıt Dondurma302.11.03.Kayıt Silme

48

302.12 Disiplin/Ceza 302.12.01.Disiplin İşleri302.12.02.Diğer Üniversitelerden Çıkarılma Cezası Alanlar302.13.Danışman Atama İşleri302.14.Tez İşleri302.14.01.Konu Belirleme, Değiştirme ve Onama302.14.02.Danışman Belirleme302.14.03.İzleme302.14.04.Öneriler302.14.05.Jüriler302.14.06.Değerlendirme302.14.07.Ek Süre ve Teslim302.14.08.Dağıtım (YÖK vb.)302.15 Mezuniyet İşleri 302.15.01.Mezuniyet Ders Kredi/Saatleri302.15.02.İlişik Kesme302.15.03.Geçici Mezuniyet Belgesi302.15.04.Geçici Mezuniyet Kayıt Defteri302.15.05.Onur Belgesi İşleri302.15.06.Diploma İşleri302.15.07.Diploma Kayıt Defteri302.15.08.Diploma Unvanları302.15.09.Öğrenci Kütüğü302.15.10.Diploma Eki302.99.Diğer 303 Diploma Denklik İşleri303.01.Yurtiçi303.01.01.Hizmet Sınıfları ve Eşdeğerlik, Unvan 303.01.02.Okul Tanınması303.02.Yurtdışı303.02.01.Önlisans 303.02.02.Lisans 303.02.03.Yüksek Lisans 303.03.Diploma Denklik Kayıt Defteri 99 Diğer 304.Burslar, Krediler, Stajlar 304.01.Burslar304.02.Krediler304.03.Stajlar304.99.Diğer305.Yurtlar (Öğrenci Evleri), Barınma, Sosyal Tesis. 305.01.Kontenjan İşlemleri305.02.Başvuru ve Kayıt İşlemleri305.02.01.Başvuru İşlemleri305.02.02.Kayıt İşlemleri305.02.03.GBT İşlemleri305.02.04.Öğrenci Ödemeleri (yurt kira, telefon, elektrik vb.)305.03.Yerleşim Planları ve Yerleşim İşlemleri305.04.Evci İşlemleri305.05.Disiplin/Ceza

49

305.06.İlişik Kesme İşlemleri*Öğrenci Dosyası adı altında oluşturulan tümleşik dosyalar kişi hakları açısından özel önem arzetmesi sebebiyle.Kurum arşivi'nde sürekli muhafazası öngörülmüştür. Bu dosyaların bir parçası konumunda olmasına rağmen ayrıca oluşturulan konu dosyaları ise, kendi saklama süre ve koduna göre işleme tabi tutulacaktır.305.99. Diğer306.Kısmi Zamanlı Çalışma 306.01.Kontenjan İşlemleri306.02.Başvuru İşlemleri306.03.Sigorta İşlemleri306.04.Puantaj ve Ödeme306.99.Diğer307.Sağlık İşleri 307.01.Sağlık Güvencesi Bulunmayan Öğrenciler307.01.01.Sağlık Karnesi Düzenleme307.01.02.Sağlık Karnesi ve Hologramların İadesi307.02.Öğrenci Sağlık Raporu İşlemleri307.99.Diğer308.Öğrenci Konseyi ve Temsilciliği 308.01.Öğrenci Konseyi308.02.Öğrenci Temsilciliği308.99.Diğer309.Öğrenci Toplulukları, Birlikleri vb. 309.01.Sosyal-Kültürel Amaçlı309.02.Mesleki Amaçlı309.99.Diğer310.Öğrenci Değişim Programları 310.01.Yurtdışı310.01.01.Sokrates/Erasmus310.01.01.01.Giden Öğrenci310.01.02.02.Gelen Öğrenci310.01.02.Leonardo Da Vinci310.01.03.Lingua310.01.04.Minerva310.02.Yurtiçi310.02.01.Farabi310.02.01.Giden Öğrenci310.02.02.Gelen Öğrenci310.01.01'in alt açılımları (3. Alt Konular 01-02) 310.01.02-310.01.04 için de aynı usulde uygulanır.310.99.Diğer

311.Burslu Öğrenci İşleri311.01.Devlet Burslusu Öğrenciler (Büyük Öğrenci Projesi-1992)311.01.01.Burslu Öğrenci Kontenjanı 311.01.01.01.Program Dağılımı311.01.01.02.Tömer Eğitimi311.01.01.03.Yerleştirme311.01.02.Öğrencilerin Takibi 311.01.03.Mezunlar 311.01.04.Yatay-Dikey Geçiş Program Değişiklikleri 311.02.Doğu Türkistan Vakfı Burslusu Öğrenciler (Çin-Uygur)

50

311.03.Kültür Anlaşmaları Çerçevesinde Gelen Burslu Öğrenciler311.04.Araştırma Bursları311.05.İslam Kalkınma Bankası Bursları311.06.Türkiye Diyanet Vakfı Bursları311.99.Diğer 312 Öğrenci Affı 313 Öğrenci Olayları 399 Öğrenci İşleri İle İlgili Diğer İşler 311.01'in alt açılımları, saklama süre ve kodları 311.02-311.06 için de aynı usulde uygulanır.

ÖĞRENCİ SEÇME VE YERLEŞTİRME İŞLERİ

400.Öğrenci Seçme ve Yerleştirme İşleri (Genel)401.Sınav Takvimi 402.Sınav Başvurusu402.01.Başvuru İlanı ve Gazete Duyuruları 402.02.Sınav Kılavuzu 403.03.Aday Başvuru İşlemleri403.03.01.Aday Başvuru Bilgi Formları 403.03.02.Adayların Bilgi Değişikliği İstekleri 403.03.03.Özel Uygulamaya Tabi Aday Belgeleri 403.03.03.01.Transkripli Adaylar403.03.03.02.TÜBİTAK Ödüllü Adaylar403.03.03.03.Milli Sporcular403.03.03.04.Engelli Adaylar403.99.Diğer 403.Soru Kitapçığı ve Cevap Anahtarı Hazırlama İşleri403.01.Soru Kitapçığı 403.02.Cevap Kağıdı 403.03.Test Maddesi Yazma Formu 403.04.Test Maddesi İnceleme Formu 403.05.Test Maddesi Fişi 403.99.Diğer 404.Sınav Uygulama Belgeleri404.01.Soru Kitapçığı404.02.Cevap Kağıdı404.03.Adayların Sınava Giriş ve Kimlik Belgeleri404.04.Bina Yedek Sınav Evrakı Kullanım Çizelgesi404.05.Sınav Merkezi Yöneticiliği Yedek Sınav Evrakı Kullanım Çizelgesi404.99.Diğer405.Sınav Merkezi, Bina, Salon ve Sınav Görevlilerinin Belirlenmesi405.01.Adayların Sınav Merkezi, Bina ve Salonlara Atanması405.02.Sınav Görevlilerinin Atanması405.99.Diğer406.Sınav Tutanakları406.01.Salon Sınav Tutanağı406.01.01.Vukuatsız Salon Sınav Tutanağı 406.01.02.İptal Kararı Verilen Sınav Salon Tutanağı 406.01.03.Salon Aday Yoklama Listesi 406.01.04.Oturma Planı

51

406.01.05.Cevap Kağıtları Sayım Çizelgesi 406.02.Tutanak İnceleme Raporu 406.03.Soru Kitapçıkları ve Cevap Anahtarları Teslim Tutanakları 406.99.Diğer 407 Sınav Organizasyonu ve Güvenliği 407.01.Görevlendirmeler407.01.01.Sınav Merkezi Yöneticileri ve Yardımcıları407.01.02.ÖSYM Temsilcileri407.01.03.ÖSYM Engelli Aday Temsilcileri407.01.04.Koruma Kuryeleri407.01.05.Nakil Kuryeleri407.02.Görevli Tutanak ve Raporları407.02.01.Sınav Merkezi Yöneticileri407.02.02.ÖSYM Temsilcileri407.02.03.ÖSYM Engelli Aday Temsilcileri407.02.04.Koruma Kuryeleri407.02.05.Nakil Kuryeleri407.03.Sınav Güvenliği407.99. Diğer408.Sınav Evrakının Değerlendirilmesi408.01.Optik Okuma Tutanağı 408.02.Kopya Analizi 408.03.Madde Analizi 408.04.Soru İptali 408.05.Sınav İptali 408.06.Sınav Sonuç Belgesi 408.99.Diğer 409 Adayların Yerleştirilmesi409.01.Kontenjan Kılavuzu 409.02.Yerleşen Adaylar Listesi 409.03.Ek Yerleştirme Kılavuzu 409.04.2547/54 Gereği Bir Programa yerleştirilemeyenler 409.99. Diğer499 ÖSYM Sınavları ile İlgili Diğer İşler

ARAŞTIRMA VE PLANLAMA İŞLERİ

600.Araştırma ve Planlama İşleri(Genel)601.Teşkilatlanma İşleri601.01.Kuruluş, Yapılanma601.02.Yetkilendirme, Yetki Değişikliği601.03.Yönetimi Geliştirme601.04.Teşkilat Şemaları ve Kadrolar601.04.01.Teşkilat Şemaları601.04.02.Norm Kadro Çalışmaları

52

601.04.02.01.Görev/İş Tanımları601.04.02.02.Norm Kadro Pozisyonları601.99.Diğer602.Plan ve Program İşleri602.01.Kalkınma Planı602.01.01.Hazırlık Çalışmaları602.01.02.İzleme ve Değerlendirme602.02.Orta Vadeli Plan/Program602.03.Yıllık Plan/Program602.01’in alt açılımı, 602.02-602.03 için de aynı usulde uygulanabilecektir602.04.Stratejik Plan602.04.01.Veri Toplama602.04.02.Analiz ve Raporlama602.04.03.Revizyon602.05. Eylem Planları602.06.Yönetim/İş Planları602.07.Yatırım Programları602.07.01.Hazırlık Çalışmaları602.07.02.Yatırım Revizyonu602.07.03.Ek Ödenek602.07.04.Ödenek Aktarma602.07.05.Serbest Bırakma602.07.06.Maliyet Revizyonu602.07.07.Dönem Gerçekleştirme Raporları602.08.Performans Programı602.08.01.Veri Toplama602.08.02.Maliyetlendirme602.08.03.İzleme ve Değerlendirme602.08.04.Revize İşlemleri602.99.Diğer604.Proje İşleri604.01.Araştırma Projeleri604.01.01.Başvurular ve Proje Önerileri604.01.02.Değerlendirme ve Onay604.01.03.İzleme ve Raporlandırma604.01.04.Değişiklikler ve Tadilatlar604.01.05.Ödemeler ve Mali İncelemeler604.01.06.Tescil/Patent/Fikri Mülkiyet İşlemleri604.02.Araştırma/Geliştirme Projeleri604.99.Diğer

604.01’in alt açılımları 604.02 için de aynı usulde uygulanabilecektir. Her farklı proje için ayrı dosya açılacak olup,dosyaların birbirinden ayrılmasını sağlayacak proje numaraları köşeli parantez ile kullanılabilecektir.Proje’nin niteliğine göre, proje kapsamında yapılacak çeşitli alımlar “satınalmalar”, yapım gerektiren faaliyetler“Yapımlar” başlıklarında takip edilecektir. Bu dosyalar arasındaki ilişki, projenin özel numarası ile sağlanacaktır.605.Araştırma İşleri605.01.Veri Toplama605.02.Raporlama605.99.Diğer

53

609.Koordinasyon İşleri610.Soru Önergeleri611.Çevre İşleri611.01.Çevre Yönetimi611.02.ÇED611.03.Denetim611.04.İklim Değişikliği611.99.Diğer612.İç Kontrol612.01.İç Kontrol Sistemi ve Standartlar612.01.01.Süreçler612.01.02.İzleme ve Değerlendirme612.01.03.İnceleme ve Raporlama612.02.Ön Mali Kontrol612.99.Diğer619.Araştırma ve Planlama ile ilgili Diğer İşler620.Basın ve Halkla İlişkiler (Genel)621.Basın İşleri621.01.Basın Toplantıları621.02.Basına Verilen Demeçler621.03.Tekzipler621.04.Basında Yer Alan Haberler621.05.Basın Özetleri621.99.Diğer622.Talep, Şikayet, Görüşler622.01.Talep ve Şikayetler622.02.Görüş ve Teklifler622.03.Bilgi ve Belge Talepleri622.99.Diğer639 Basın ve Halkla İlişkiler Konusunda Diğer İşler

HUKUK İŞLERİ

640.Hukuk İşleri (Genel)641.Dava Dosyaları641.01.Avrupa İnsan Hakları Mahkemesi641.02.Tahkim641.02.01.Ulusal641.02.02.Uluslararası641.03.Adli Davalar641.03.01.Hukuk

54

641.03.02.Ceza641.03.03.İcra641.04.İdari Davalar641.05.Vergi Davaları641.99.DiğerHer farklı dava için ayrı dosya açılacak olup, dava sürecinin bütün aşamalarına ilişkin belgeler ait olduğu dava dosyasından takip edilecektir. Dava esas numaraları veya dava dosyalarını birbirinden ayırmaya yarayacak özel numaralar dosya numarasının ardından köşeli parantez ile kullanılabilecektir.645.Tebligatlar646.Vekaletnameler, Azilnameler645, 646 kodu ile tanımlanan konular bir dava sürecinin parçası olarak farklı kodlarla tanımlanması durumunda birer örneğinin dosyalanmasında ve dava konusu olmayan durumlarda dosya adı olarak kullanılacaktır. Hukuki Görüşler (Mütalaalar) için bkz. “Genel İşler”650.Bilirkişi ve Ekspertiz651.Uzlaşma İşlemleri659.Hukukla İlgili Diğer İşler

TEFTİŞ/DENETİM İŞLERİ660.Teftiş/Denetim İşleri(Genel)661.Plan ve Programları661.01.Yıllık661.02.Dönemsel661.99.Diğer662.Görev EmirleriGörev Emirlerinin denetim sürecinin bir parçası olarak 663.01-663-09 kodları ile tanımlanması durumunda birer örneğinin dosyalanmasında 662 kodu dosya numarası olarak kullanılacaktır.663.Denetim,İnceleme,Soruşturma ve Araştırma663.01.Cevaplı663.02.Denetim663.03.Genel Durum663.04.Ön İnceleme663.05.İnceleme663.06.Basit663.07.Soruşturma663.08.Araştırma663.09.Bilgi663.99.Diğer667.İhbar ve Suç Duyuruları667.01.İhbar667.02.Suç Duyuruları667.99.Diğer668 Yüksek Denetleme ve KİT Komisyonu668.01.Yüksek Denetleme Kurulu Raporları668.01.01.İvedi Durum Raporları668.01.02.Özel İnceleme Raporları668.01.03.Dönem Raporları668.01.04.Yıllık Raporlar668.01.05.Kuruluşun Cevabi Raporları668.02.KİT Komisyonu Raporları668.99.Diğer679.Teftiş/Denetim ile İlgili Diğer İşler

55

BİLGİ İŞLEM İŞLERİ

700.Bilgi İşlem İşleri (Genel)702.Yazılım Geliştirme ve Kodlama Çalışmaları702.01.Analiz ve Tasarım Çalışmaları702.02.Kodlama Çalışmaları702.03.Test Çalışmaları702.99.Diğer703.Bilgi İşletim Sistemleri Planlama ve Değerlendirme703.01.Proje Yönetimi703.02.Değişiklik Yönetimi703.03.Güvenlik Yönetimi703.04.Kaynak Yönetimi703.05.Konfigürasyon Yönetimi703.06.Olağanüstü Durum Yönetimi703.07.Problem Yönetimi703.99.Diğer704.Hatlar704.01.İnternet704.02.Data Hattı704.03.İntranet704.99.Diğer705.Sistem ile İlgili Talepler705.01.Yazılım Talepleri705.02.Donanım Talepleri705.99.DiğerArıza ve Bakımlar İçin bkz. İdari İşler708.Veri Girişi, İşleme Ve Aktarma İşleri708.01.Kayıt708.02.Düzeltme708.03.Silme708.04.Aktarma708.05.Sorgulama708.99.Diğer710.e-Uygulamalar710.01.Web Sayfası710.02.Abonelik710.03.e-imza710.04.e-posta İşlemleri710.05.Liste İşlemleri710.99.DiğerEğitim ve Danışmanlık Faaliyetleri için bkz. Eğitim İşleriFirma Bilgileri için bkz Satınalma ve Satış İşleri713.Kullanım ve Erişim Yetkileri713.01.Yetki Verilmesi713.02.Yetki Kaldırılması713.03.Yetki Değişikliği713.99.Diğer719.Bilgi İşlemle İlgili Diğer İşler

56

DIŞ İLİŞKİLER VE AVRUPA BİRLİĞİ KONULARI

720.Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği (Genel)721.Uluslararası Hukuk724.Ülkelerle İlişkiler724.01. Ülkelerle İkili İlişkiler724.01.01.Genel Bilgiler724.01.02.Anlaşmalar, Sözleşmeler, Protokoller724.01.03.İşbirliği724.01.04.Sorunlar724.01.05.Yardımlar724.02.Çok Taraflı Ülke İlişkileri724.03.Türk ve Müslüman Topluluklarla İlişkiler724.99. Diğer724.01’in alt açılımındaki kodlar, 724.02 ve 724.03 için de aynı usulde uygulanabilecektir730.Uluslararası ve Bölgesel Kuruluşlarla İlişkiler730.01.Politikalar730.02 Mevzuat ve Üyelik İşlemleri730.02.01.Tüzük730.02.02.Üyelik İşlemleri730.02.03.Katkı Payları730.03.Toplantılar730.03.01.Genel Kurul730.03.02.Yönetim Kurulu730.03.03.Komiteler730.03.04.Alt komiteler730.03.05.Çalışma Grupları730.06.Projeler730.06.01.Uluslararası Projeler730.06.02.Türkiye'ye Yönelik Projeler730.07.İşbirliği730.08.Rapor, İnceleme, Anket ve İstatistikler730.08.01.Raporlar730.08.02.İncelemeler730.08.03.Anketler730.08.04.İstatistikler730.09. İrtibat Büroları730.10.Bilgi ve Belge Talepleri730.11.Başvuru ve Şikayetler730.12.Denetim730.13.Yardımlar730.99.DiğerBölgesel veya uluslararası kuruluşlar için ayrı dosya açılabilecektir. Kuruluş dosyalarını birbirinden ayırmaya yarayacak kuruluş kısaltmaları dosya numarasının ardından köşeli parantez ile kullanılabilecektir.740.Avrupa Birliği (AB) ile İlişkiler (Genel)742.AB Karar Alma Mekanizması ile İlişkiler742.01.Bakanlar Konseyi742.02.Avrupa Komisyonu742.03.Avrupa Parlamentosu

57

742.04.Avrupa Konseyi742.05.Adalet Divanı742.06.Sayıştay742.07.Ekonomik ve Sosyal Komite742.08.Bölgeler Komitesi742.09.Avrupa Merkez Bankası742.10.Avrupa Yatırım Bankası742.11.Ombudsman742.99.DiğerAB’nin karar alma mekanizmaları ile ilişkileri ihtiva eden belgelerin (toplantı, kararlar vb.) tanımlanması vedosyalanmasında bu alan kullanılacaktır.743.Gümrük Birliği ve Ortaklık Organları743.01.Ortaklık Konseyi743.02.Ortaklık Komitesi743.02.01.Tarım ve Balıkçılık Alt Komitesi743.02.01.01.Toplantılar743.02.01.02.Çalışma Grupları743.02.02.İç Pazar ve Rekabet Alt Komitesi743.02.03.Ticaret, Sanayi ve AKÇT Ürünleri Alt Komitesi743.02.04.Ekonomik ve Parasal Konular, Sermaye Hareketleri ve İstatistik Alt K.743.02.05.Yenilikçilik Alt Komitesi743.02.06.Ulaştırma, Çevre ve Enerji (Trans-Avrupa şebekeleri dahil) Alt Komitesi743.02.07.Bölgesel Gelişme, İstihdam ve Sosyal Politika Alt Komitesi743.02.08.Gümrük, Vergilendirme, Uyuşturucu Trafiği ve Kara Para Aklama Alt K.743.03.Karma Parlamento Komisyonu743.04.Gümrük İşbirliği Komitesi743.05.Gümrük Birliği Ortak Komitesi743.06.Karma İstişare Komitesi743.07.AB Teknik Komiteleri ve Çalışma Grupları743.99. DiğerAB-TR Ortaklık Organları ile ilişkileri ihtiva eden belgelerin (toplantı, kararlar vb.) tanımlanması ve dosyalanmasında kullanılacaktır.744.AB Katılım Süreci744.01.Katılım Ortaklığı Belgesi744.02.Ulusal Program744.02.01.Hazırlık Çalışmaları744.02.02.İzlenmesi744.03.İlerleme Raporları744.04.Katılım Öncesi Mali İzleme Süreci744.05.Katılım Müzakereleri744.05.01.Müzakere Süreci744.05.01.01.Malların Serbest Dolaşımı744.05.01.02.İşçilerin Serbest Dolaşımı744.05.01.03.İş Kurma Hakkı ve Hizmet Sunumu744.05.01.04.Sermayenin Serbest Dolaşımı744.05.01.05.Kamu Alımları744.05.01.06.Şirketler Hukuku744.05.01.07.Fikri Mülkiyet Hukuku744.05.01.08.Rekabet Politikası744.05.01.09.Mali Hizmetler744.05.01.10.Bilgi Toplumu ve Medya

58

744.05.01.11.Tarım ve Kırsal Kalkınma744.05.01.12.Gıda Güvenliği, Hayvan ve Bitki Sağlığı744.05.01.13.Balıkçılık744.05.01.14.Ulaştırma Politikası744.05.01.15.Enerji744.05.01.16.Vergilendirme744.05.01.17.Ekonomik ve Parasal Politika744.05.01.18 İstatistik744.05.01.19 Sosyal Politika ve İstihdam744.05.01.20 İşletme ve Sanayi Politikası744.05.01.21 Trans Avrupa Şebekeleri744.05.01.22 Bölgesel Politika ve Yapısal Araçlar744.05.01.23 Yargı ve Temel Haklar744.05.01.24 Adalet, Özgürlük ve Güvenlik744.05.01.25 Bilim ve Araştırma744.05.01.26 Eğitim ve Kültür744.05.01.27 Çevre744.05.01.28 Tüketici ve Sağlığın Korunması744.05.01.29 Gümrük Birliği744.05.01.30 Dış İlişkiler744.05.01.31 Dış Güvenlik ve Savunma Politikası744.05.01.32 Mali Kontrol744.05.01.33 Mali ve Bütçesel Hükümler744.05.01.34 Kurumlar744.05.02 Strateji/Eylem Planı744.05.03 Müzakere Pozisyonu744.05.04 Mevzuat Taslakları744.05.05 Çalışma Grupları744.99. Diğer744.05.01’in alt başlıkları 744.05.02-744.05.05 içinde aynı şekilde kullanılabilecektir745.Topluluk Programları ve Ajanslar745.01.Programlar745.01.01AB-Türkiye Eş Finansmanlı Programlar745.01.02 AB Destekli Programlar745.02.Ajanslar745.99.Diğer746.AB-Türkiye Mali İşbirliği746.01.IPA(Katılım Öncesi Mali Araç-Instrument for Pre-Accession)746.01.01.Programlama Süreci746.01.02.Projeler746.01.02.01.Proje Teklifleri746.01.02.02.Proje Fişleri (Raporları)746.01.02.03.Fiş Değişiklikleri (Revizyon)746.01.02.04.İzleme ve Değerlendirme746.01.03.ABGS’nin Faydalanıcısı Olduğu Projeler746.01.04.Sınır Ötesi İşbirliği746.01.05.Operasyonel Programlar746.01.06. İzleme Komiteleri746.02.Çok Faydalanıcılı746.99.Diğer

59

746.01.02’nin alt başlıkları 746.01.03 içinde aynı şekilde kullanılabilecektirHer farklı proje için ayrı dosya açılacak olup, Projenin bütün aşamalarına ilişkin belgeler kendi dosyasından takip edilecektir. Proje numaraları, aynı konu numarasını alan dosyaların birbirinden ayrımını sağlamak amacıyla dosya numarasının ardından köşeli parantez ile kullanılabilecektir.748 AB ve Üye Ülke Teknik Yardımları748.01.AB Teknik Yardımları748.01.01.TAIEX748.01.01.01.Uzman Desteği748.01.01.02.İnceleme Gezileri748.01.01.03.Seminer/Çalışma Grupları748.01.02.Eşleştirme (Twinning)748.01.02.01.Standart Eşleştirme748.01.02.02.Kısa Süreli Eşleştirme748.02.Üye Ülke Teknik Yardımları748.02.01.MATRA/G2G.NL748.02.02.MATRA-MTEC748.99.Diğer749 Dış İlişkiler ve AB ile İlgili Diğer İşler

EMLAK VE YAPIM İŞLERİ

750.Emlak ve Yapım İşleri (Genel)751.Toplulaştırma İşlemleri752.Kamulaştırma ve İrtifak Hakkı752.01.Kamulaştırma752.01.01.Kamu Yararı Kararı ve Onay İşleri752.01.02.Teknik Çalışmalar752.01.03.Bedel Takdir ve Uzlaşma752.01.04.Sorunlar752.01.05.Zarar ve Ziyan752.01.06.Ödeme İşleri752.02.İrtifak Hakkı İşlemleri752.99.Diğer753.Kadastro Çalışmaları754.İmar İşleri755.Yapım (İnşaat) İşleri755.01.Etüd-Proje ve Fizibilite işleri755.02.İhale İşleri755.02.01.İzin ve Onay İşleri755.02.01.Yaklaşık Maliyet Hesabı755.02.03.İhale İlan İşleri755.02.04.Şartnameler755.02.05.Başvuru İşlemleri ve Tutanaklar755.02.06.Komisyon İşlemleri755.02.07.İtirazlar755.02.08.Sözleşme755.02.09.Kesin Teminat755.03.Uygulama işleri755.03.01.İş Programı755.03.02.Ruhsatlandırma

60

755.03.03.Hammadde Temini/Malzeme Seçimi755.03.04.Keşif Artışı755.03.05.Süre Uzatımı ve Ödenek Dilim Değişikliği755.03.06.Birim Fiyat ve Yeni Fiyat755.04.İnceleme ve Kontrol İşleri755.05.Hakedişler ve Ödemeler755.06.Geçici ve Kesin Kabuller755.06.01.Geçici ve Kesin Kabuller755.06.02.Fesih, Tasfiye ve Devir İşlemleri755.07.Kesin Hesap İşlemleri755.07.01.Kesin Hesap755.07.02.SSK İlişkisizlik Belgesi755.07.03.İş Deneyim Belgesi Verilmesi755.07.04.Teminatların İadesi755.99.DiğerHer farklı yapım için ayrı dosya açılacak olup, yapım sürecine ilişkin belgeler kendi dosyasından takip edilebilecektir. Aynı konu numarasını alan yapım dosyaların birbirinden ayrımını sağlamak amacıyla özel kodlar dosya numarasının ardından köşeli parantez ile kullanılabilecektir.756.Taşınmaz İşlemleri756.01.Tahsis, Devir ve Takas756.02.Satış ve Kiralama756.03.Envanter756.99.DiğerGayrimenkul Alımları için bkz. “Satın alma ve Satış İşleri, Satın alma”757.Harita ve Fotoğraf İşleri757.01.Talepler757.02.Yapım ve Güncelleme757.03.Sayısallaştırma757.04.Kayıt ve Envanter757.99.Diğer769.Emlak ve Yapımla ilgili Diğer İşler

EĞİTİM İŞLERİ

770.Eğitim İşleri (Genel)771.Eğitim Planları772.Burs İşleri772.01.Kontenjan ve Duyurular772.02.Başvuru ve Değerlendirme772.03.Ödemeler772.04.Tahsil,Takip, Atama772.99.Diğer

61

773.Staj İşleri773.01.Kontenjan İşlemleri773.02.İzleme ve Değerlendirme773.03.Belgelendirme773.99.Diğer774.Eğitimler, Kurslar774.01.Mesleki Yeterlilik ve Gelişim774.01.01.Teklifler774.01.02.Program774.01.03.Duyuru774.01.04.Eğitici Temini774.01.05.Kayıt, Katılım Listeleri774.01.06.Eğitim Materyali774.01.07.Sınav774.01.08.Belgelendirme774.01.09.Yeterlilik (Sağlık Raporu vb.)774.02.Dil Eğitimi774.03.Rotasyon774.04.İntibak774.05.Görevde Yükselme774.06.Aday Memur774.07.Kariyer Uzman774.08.Kişisel Gelişim ve Motivasyon774.09.Bilgilendirme-Bilinçlendirme774.99.Diğer774.01’in alt açılımındaki kodlar, 774.02-774.09 için de aynı usulde uygulanabilecektir.779.Rehberlik, Danışmanlık İşleri799.Eğitimle İlgili Diğer İşler

İDARİ VE SOSYAL İŞLER

800.İdari ve Sosyal İşler (Genel)801.Taşıt ve İş Makineleri801.01.Taşıt801.01.01.Plaka, Ruhsat ve Muayene İşleri801.01.02.Akaryakıt İşleri801.01.03.Tahsis, Sevk ve Kontrol İşleri801.01.04.Kaza İşleri801.02.İş Makineleri

62

801.99.Diğer801.01’in alt açılımındaki kodlar,801.02 için de aynı usulde uygulanabilecektir802.Ulaştırma ve Servis İşleri803.Resmi Mühür İş ve İşlemleri804.Evrak Kayıt ve Sevk İşlemleri804.01.Gelen-Giden EvrakBelgenin bir örneğinin Genel Evrak birimlerinde tutulması durumunda sadece dosyalamaya yönelik kullanılacaktır.804.02.Kontrollü Evrak İşlemleri804.03.Yanlış Evrakın İade İşlemleri804.99.Diğer805.Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri805.01.Belge Yönetimi805.01.01.Saklama Süreli Dosya Planı805.01.02.Kodlama İşlemleri805.02.Arşiv Yönetimi805.02.01.Devir-Teslim İşlemleri805.02.02.Ayıklama ve İmha İşlemleri805.02.02.01.Ayıklama ve İmha805.02.02.02.Uygunluk Görüşü805.02.03.Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleri805.02.04.İnceleme ve Denetleme805.02.05.Arşivlerden Yararlanma805.99.Diğer806.Kütüphane ve Dokümantasyon İşleri806.01.Derme Geliştirme ve Derleme İşleri806.01.01.Kitaplar806.01.02.Süreli Yayınlar806.01.03.Tezler806.01.04.Yazma ve Nadir Eserler806.01.05.Veritabanları, Elektronik Ürün ve Yayınlar806.02.Kullanıcı Hizmetleri806.02.01.Ödünç Verme İşlemleri806.02.02.Araştırma Hizmetleri806.02.03.Danışma Hizmetleri806.02.04.Elektronik Hizmetler806.99.Diğer807.Bakım-Onarım İşleri807.01.Bina ve Tesisler807.02.Tesisat807.03.Mekanik807.04.Elektronik ve Teknik Cihaz807.05.Taşıt ve İş Makineleri807.99.Diğer808.Temizlik İşleri809.Taşınır Mal İşlemleri809.01.İstek809.02.Devir, Giriş-Çıkış İşlemleri809.03.Sayım ve Döküm809.04.Kesin Hesap

63

809.05.Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi809.99.Diğer810.Sigorta İşleri810.01.Dahili Sigorta810.01.01.Yangın810.01.02.Nakliyat810.01.03.Kaza810.01.04.Mühendislik810.02.Harici Sigorta810.99.Diğer810.01’in alt açılımındaki kodlar, 810.02 için de aynı usulde uygulanabilecektir811.İletişim ve Haberleşme İşleri811.01.Telefon811.01.01.Sabit811.01.02.GSM811.01.03.Mobil811.02.Kablolu TV811.03.Telsiz811.04.Faks811.05.İnternet811.99.Diğer812.Çevre Düzenleme İşleri813.Sosyal İşler813.01.Sosyal Tesisler813.01.01.Eğitim Tesisi, Misafirhane ve Kamp813.01.01.01.Müracaat813.01.01.02.Tahsis813.01.01.03.Tahliye813.01.02.Lojman813.01.03.Kreş ve Gündüz Bakımevi813.01.04.Spor Tesisi813.01.05.Yemekhane, Kafeterya ve Çay Ocağı813.02.Temsili Ağırlamalar (yemek, araç vb.)813.03.Sportif Faaliyetler813.99.Diğer813.01.01’in alt açılımları 813.01.02-813.01.05 içinde aynı şekilde kullanılabilecektir814.Kampanyalar815.Sosyal Yardımlar819.İdari ve Sosyal İşlerle İlgili Diğer İşler

TANITIM VE YAYIN İŞLERİ

820.Tanıtım ve Yayın İşleri (Genel)821.Kültür, Tanıtım İşleri821.01.Fuar0821.2.Sergi821.03.Festivaller821.04.Tur ve Gezi821.05.Yarışma821.06.Gösteri ve Konserler

64

821.07.Özel Gün ve Haftalar821.99.Diğer823.Reklam ve İlan İşleri823.01.Reklam İşleri823.02.İlan İşleri823.99.Diğer824.Yayın İşleri824.01.Kitap824.01.01 Teklifler824.01.02 Değerlendirmeler824.01.03 Yayın Hazırlık İşleri824.01.04 Telif İşleri824.01.05 İntihal824.02.Dergi824.03.Broşür824.04.Matbu Evrak824.05.Takvim ve Ajanda824.06.Bülten824.07.Resmi Doküman824.08.Ses ve Görüntü Malzemeleri824.99.Diğer824.01’in alt açılımındaki kodlar, 824.02-824.08 için de aynı usulde uygulanabilecektir825.Basım, Depolama ve Dağıtım İşleri825.01.Basım825.02.Depolama825.03.Dağıtım825.03.01.Yayın Talepleri825.03.02.Yardım ve Bağış825.03.03.Abonelik ve Satış825.99.Diğer828.Tercüme İşleri839.Tanıtım ve Yayınla İlgili Diğer İşler

MALİ İŞLER

840.Mali İşler (Genel)841.Bütçe Hazırlama ve Uygulama841.01.Bütçe Hazırlık Çalışmaları841.01.01.Bütçe841.01.02.Ek Bütçe841.01.03.Geçici Bütçe841.02.Bütçe Uygulamaları841.02.01.Ödenek Talep ve Göndermeleri

65

841.02.02.Serbest Bırakma841.02.03.AHP/AFP Vizeleri841.02.04.AHP/AFP Revizeleri841.02.05.Aktarmalar841.02.06.Ek Ödenekler841.02.07.Ödenek Devri841.02.08.Ödenek İptalleri841.02.09.İlama Bağlı Borçlar841.02.10.Yedek Ödenekler841.02.11.Tenkisler841.02.12.Revize İşlemleri841.02.13 Akreditif ve Taahhüt Artıkları841.02.14.Avanslar, Krediler, Mahsuplar841.02.15.Öz Gelirler841.02.16.Gelir Red ve İadeleri841.02.17.Tahakkuk ve Ödeme İşleriFarklı tahakkuk ve ödemeler için ayrı dosya açılabilecek olup, aynı konu numarasını taşıyan tahakkuk ve ödeme dosyalarının birbirinden ayrımını sağlamak amacıyla özel kodlar dosya numarasının ardından köşeli parantez ile kullanılabilecektir.841.99.Diğer843.Mizan, Bilanço ve Kesin Hesap İşleri843.01.Mizan843.02.Bilanço843.03.Kesin Hesap843.04.Bütçe Dönem Gerçekleştirme Raporları843.05.Tablolar843.05.01.Finansal Tablolar843.05.02.Gelir Tabloları843.05.03.Vaziyet Tabloları843.05.04.Günlük Ödeme Planları843.05.05.Nakit Akım Tabloları843.99.Diğer845.Sayıştay İncelemeleri845.01.Sorgu845.02.İlam845.03.Raporlama845.03.01.Uygunluk Bildirimi845.03.02.Performans Raporları845.99.Diğer

846.Emanet işleri846.01.Vergi846.02 Kefalet846.03 İcra846.04 Sendika846.99.Diğer849.Banka İşlemleri849.01.Ödeme Talimatları849.02 Repo ve Faiz İşlemleri849.03 Kambiyo İşlemleri

66

849.04 Tahsilatlar849.05 Mutabakatlar849.06 Ekstre ve Dekontlar849.99.Diğer850.Kıymetli Evrak İşlemleri851.Finansman ve Fon Yönetimi İşleri851.01.Finansman Programları851.02.Gelir Gider851.03.Kar Tevzii851.04.Sermaye851.99.Diğer853.Kredi İşlemleri853.01.Yurtdışı Krediler853.01.01.Geri Ödemeler853.01.02.Kur Farkları853.01.03.Gecikme Faizi853.02.Yurtiçi Krediler853.03.Hazineye Borçlar853.99.Diğer855.Borç ve Alacak İşlemleri855.01.Kuruluşun Borç ve Alacakları855.02.Gerçek ve Tüzel Kişilerin Borç ve Alacakları855.99.Diğer856.Harcama Yetkilileri ve Gerçekleştirme Görevlileri857.Saymanlık ve Sayman Bildirimleri858.İdari Yaptırım (Para Cezaları)869.Mali Konularda Diğer İşler

ÖZEL KALEM VE PROTOKOL İŞLERİ

870.Özel Kalem ve Protokol İşleri (Genel)871.Makamın Konuşma ve Açıklamaları872.Randevu Talepleri873.Temas ve Ziyaretler873.01.Gezi ve Ziyaret Programları873.02.Yabancı Temsilciler873.99.Diğer874.Günlük Programlar

67

876.Davet ve Tebrikler876.01.Özel Mektuplar876.02.Davetiyeler876.03.Tebrikler876.99.Diğer877.Protokol İşleri878.Resepsiyonlar879.Rezervasyonlar880.Törenler899.Özel Kalem ve Protokolle İlgili Diğer İşler

PERSONEL İŞLERİ900.Personel İşleri (Genel)901.İş İstekleri902.Personel Alımı902.01.Alım Talepleri902.02.Alım İzinleri902.03.Sınavlar902.99.Diğer903 Personel Özlük İşleri903.01.İşe Giriş Belgeleri

68

903.02.Atama İşleri903.02.01.Asaleten903.02.02.Vekaleten903.02.03.Tedviren903.03.Terfi ve İntibak İşlemleri903.03.01.Terfi İşleri903.03.02.İntibak İşleri903.03.02.01.Hizmet Değerlendirmesi903.03.02.02.Öğrenim Değerlendirmesi903.04.Hizmet Cetveli ve Hizmet Belgesi903.05.İzin İşleri903.05.01.Yıllık903.05.02 Sıhhi903.05.03 Mazeret903.05.04 Ücretsiz903.05.05 Yurtdışı903.06.Görevden Ayrılma903.06.01.Emeklilik903.06.02.İstifa903.06.03.Görevden Çekilmiş Sayılma903.06.04.Görevden Çıkarılma903.06.05.Vefat903.07.Görevlendirmeler903.07.01.Kurumiçi903.07.02 Kurumdışı903.07.03 Yurtdışı903.07.04 Ek Görevler903.07.05 Rotasyon903.08.Mükafat ve Cezalar903.08.01.Ödül İşleri903.08.02.Disiplin İşleri903.09.Sicil İşleri903.09.01.Sicil Raporları903.09.02.Mal Beyannamesi903.10.Aile Yardımı Bildirimi903.11.Askerlik İşlemleri903.12.Hizmet Borçlanması903.13.Kimlik ve Giriş Kartı İşlemleri903.14.Sağlık Karnesi903.99.DiğerPersonel için ayrı özlük dosyası açılacak olup, 903.01-903.14 kodu ile tanımlanan belgeler kişinin özlük dosyasından takip edilecektir. Sicil Numaraları, aynı konu numarasını alan dosyaların birbirinden ayrımını sağlamak amacıyla dosya numarasının ardından köşeli parantez ile kullanılabilecektir.903.01-903.14 kodu ile tanımlanan ancak personel özlük dosyasına konulmayacak veya personel özlük dosyasına konulmasına rağmen bir örneğinin ayrıca dosyalanması gerektiği düşünülen yazılar için kendi konu tanımlamasını ifade eden dosya numaraları ile de dosya açılabilecektir.907.Kadro Pozisyon İşleri907.01.Teklif907.02.İptal ve İhdas907.03.Tenkis-Tahsis907.04.Vize İşlemleri

69

907.99.Diğer912.Pasaport İşlemleri912.01.Diplomatik912.02.Hususi912.03.Hizmet912.04.Emekli912.99.Diğer914.Yabancı Uyruklu Personel İstihdamı915.Sendikalarla İlgili İşler915.01.İşveren Sendikaları915.02.Memur Sendikaları915.02.01.Üyelik ve Dayanışma Aidatı915.02.02.Kurum İdari Kurulu ve Yüksek İdari Kurul Toplantıları915.02.03.Yetkili Sendika Tespiti915.02.04.Temsilcilik915.03.İşçi Sendikaları915.03.01.Üyelik ve Dayanışma Aidatı915.03.02.Temsilcilik915.03.03.İzin İşlemleri915.03.04.Toplu Sözleşme ve Uygulama İşleri915.03.04.01.Müzakereler915.03.04.02.Uyuşmazlık Hali915.03.04.03.Grev - Lokavt915.03.04.04.Teşmil İşlemleri915.99.Diğer917.Sosyal Güvence Kapsamında Yapılan İşler917.01.Sigorta Primleri Bildirgeleri917.02.Tescil İşlemleri (İşe Giriş Bildirgeleri)917.03.İşçi Bildirim Listeleri917.99.Diğer918.Çalışan Sağlığı ve İş Güvenliği918.01.İş Güvenliği918.02.Çalışan Sağlığı918.02.01.Meslek Hastalıkları918.02.02.İş Kazaları918.99.Diğer920.Performans Değerlendirme929.Personelle İlgili Diğer İşler

SATINALMA VE SATIŞ İŞLERİ

930.Satınalma ve Satış İşleri (Genel)933.Firma Bilgileri933.01.Yurtiçi933.02.Yurtdışı933.03.Yasaklı Firmalar933.99.Diğer934.Satınalma İşleri934.01.Mal ve Malzeme Alımı

70

934.01.01.Ön İzin Belgesi934.01.02.İhale Onay Belgesi934.01.03.Yaklaşık Maliyet Hesabı934.01.04.Duyurular934.01.05.KİK Onayı934.01.06.İhale İlan Tutanağı934.01.07.İlan Metni934.01.08.Şartnameler934.01.09.İhale Evrakının Teslim Alındığına Dair Tutanak934.01.10.Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı934.01.11.İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlar Tutanağı934.01.12.İhale Komisyonu Ara Kararı934.01.13.İhale Komisyonu Kesin Kararı934.01.14.Yasaklı Olup Olmadığına Dair KİK Teyit Belgesi934.01.15.Firmalara Gönderilen Sonuç Bildirimleri934.01.16.İtirazlar934.01.17.Sözleşme934.01.18.Kesin Teminat934.01.19.Ödeme İşleri934.02.Hizmet934.03.Gayrimenkul934.99.Diğer934.01’in alt açılımındaki kodlar, 934.02-934.03 için de aynı usulde uygulanabilecektirSatınalmalar için ayrı dosya açılacak olup, Satınalma sürecine ilişkin belgeler kendi dosyasından takip edilebilecektir.Aynı konu numarasını alan satınalma dosyaların birbirinden ayrımını sağlamak amacıyla özel kodlar dosya numarasının ardından köşeli parantez ile kullanılabilecektir.939.Müşteri İlişkileri939.01.Bayiler939.02.Acenteler939.99.Diğer940.Fiyatların Belirlenmesi-Tarifeler941.Satış Talepleri ve Teyitleri942.Satış İşlemleri942.01.Yurt Dışı Satışlar942.01.01.Direkt Satışlar942.01.02.İhracat Sevkiyatları942.01.03.İhraç Kayıtlı Satışlar942.01.04.DİİB Kapsamında Satışlar

942.02.Yurt İçi Satışlar942.02.01.Kontratlı Satışlar942.02.02.Cari Satışlar942.02.03.İhaleli Satışlar942.02.04.Elektronik Ticaret Şeklinde Satışlar942.03.Hurda Ve İhtiyaç Fazlası Malzeme Satışları942.03.01.İhtiyaç Fazlası Malzeme Satışı942.03.02.Ekonomik Ömrünü Tamamlamış Malzeme Satışı942.99.Diğer944.Gümrük İşlemleri

71

945.Akreditif İşlemleri946.Ticari Belgeler946.01.İrsaliyeler946.02.Satış Fişleri946.03.Faturalar946.04.Yükleme Talimatları946.99.Diğer947.Stok Kontrol İşlemleri947.01.Malzeme Giriş İşlemleri947.02.Malzeme Çıkış İşlemleri947.03.Malzeme Transfer İşlemleri947.04.Malzeme İade İşlemleri947.05.Malzemelerin Kayıttan Düşülmesi İşlemleri947.99.Diğer949.Satınalma ve Satışla İlgili Diğer İşler

TOPYEKÜN SAVUNMA SİVİL HİZMETLERİ

950.Topyekün Savunma Sivil Hizmetleri İşleri (Genel)951.Seferberlik ve Savaş Hali Hazırlıkları951.01.Milli Alarm Sistemi İle İlgili İşler951.01.01.Alarm Tedbirleri İlanında Yapılacak Faaliyetler951.01.02.Nato Alarm Sistemi951.01.03.Alarm Kod Kelimeleri ve Anlamları951.01.04.Alarm Kod İşlem ve Görevlileri951.01.05.Milli Alarm Sistemi Eğitimleri

72

951.01.06.Seferberlik İlanı ve Duyuru İşlemleri951.01.07.24 saat Süreli Çalışma Planları951.02.Lojistik Seferberlik İşlemleri951.02.01.Seferberlik ve Savaş Hali Genel Planı951.02.02.Özel Planlar951.02.03.İl Detay Planları951.02.04.Savaş Görev Planları951.02.05.Savaş Hasarı Onarım Planları951.02.06.Araç Seferberliği ve Erteleme İşleri951.02.07.Trafikte Kaydı Olmayan Özel Sektör İş Makinelerinin Tespiti951.02.08.Mal ve Hizmet Seferberliği İşleri951.02.09.Kaynak Planlama Faaliyetleri951.02.09.01.Kaynak Katalogları951.02.09.02.Kaynak Planlama Faaliyetleri Bilgi Formları951.02.09.03.Kaynak Saptama Çizelgeleri951.02.10.İhtiyaçlar, Tahsisler ve Protokoller951.02.11.İl ve İlçe Kaynak Sayım İşleri951.02.12.Planlama ve Koordinasyon Kurulu İşleri951.02.13.Seferberlik ve Savaş Hali Hazırlıkları Yıllık Faaliyet Raporu951.02.14.Milli Müdafaa Mükellefiyeti951.02.15.Memleket İçi Düşmana Karşı Silahlı Müdafaa Mükellefiyeti ( Avcı Birlikleri) İşleri951.02.16.Ekonomik/Stratejik Tahrip Hedefleri Planlama İşleri951.02.17.Kriz/Harekat Merkezi İle İlgili İşler951.02.18.Haritalar951.02.19.Denetlemeler951.02.20.Milli Güvenlik Kurulu Genel Sekreterliği Tetkik Gezileri951.02.21.Milli Güvenlik Kurulu Genel Sekreterliği Denetleme Raporları951.02.22.TSK Harekat Kontrolüne Girecek Kamu Kurum ve Kuruluşları951.02.23.TSK Lojistik Seferberlik Dosyası951.03. Personel Seferberlik İşlemleri951.03.01.Sevk Tehir İşleri951.03.02.Personel ve Kadro Erteleme İşleri951.03.03.Yasal Yaş Sınırları951.03.04.Sefer Görev Emirleri951.03.05.İnsan Gücü Planlaması951.03.06.Bedelli Askerlik951.03.07.Erteleme Sonuç Raporları951.99.Diğer

952.Koruyucu Güvenlik İşleri952.01.Sabotajlara Karşı Koruma Planları, Koruma Planları952.02.Nöbetçi Memurluğu İşleri952.03.Koruyucu Güvenlik Denetleme Sonuç Raporları952.04.Yabancı Uyruklu Personel İle İlgili İşler952.05.Mülteciler ve Sığınmacılar952.06.Özel Güvenlik Teşkilatı İle İlgili İşler952.07.Özel Güvenlik Bölgeleri İle İlgili İşler952.08.İstihbarat ve Kaçakçılık İle İlgili İşler952.09.Patlayıcı Maddeler ve Ateşli Silahlar İle İlgili İşler

73

952.10.Güvenlik Soruşturmaları ve Arşiv Araştırması952.11.Fiziki Emniyet Tedbirleri952.12.Evrak Güvenliği952.13.Haberleşme Güvenliği952.99.Diğer953.Sivil Savunma İşleri953.01.Sivil Savunma Planlama İşleri953.01.01.İl ve İlçe Sivil Savunma Planları953.01.02.Daire ve Müessese Sivil Savunma Planları953.01.03.Tahliye Planları953.01.04.Kabul Planları953.01.05.Sivil Savunma Arama ve Kurtarma Birlikleri Harekat ve İntikal Planları, Haber Merkezi Talimatı953.01.06 İl ve İlçe Afet Acil Yardım Planları953.01.06.01.Afetlerde Sivil Savunma İcra Planı953.01.06.02.Afetlerde Yapılacak İşlerle İlgili Çalışma Rehberi953.02.Sivil Savunma Servis ve Yükümlüleri İşleri953.03.İl Acil Kurtarma ve Yardım Ekipleri İşleri953.04.Sivil Savunma Gönüllüleri İşleri953.05.Sivil Toplum Kuruluşları (STK) İle İlgili İşler953.06.Sivil Savunma Sevk ve Harekatı İşleri953.07.Kamu Kurum ve Kuruluşları İle Sivil Toplum Kuruluşlarının(STK) Sivil Savunma Harekatı İle İlgili Koordinasyon İşleri953.08.Haber Alma ve Yayma, İkaz ve Alarm İşleri953.08.01.Haber Alma ve Yayma İşleri953.08.02.İkaz ve Alarm Merkezleri İle İlgili İşler953.08.03.Siren Sistemi İle İlgili İşler953.09.Sivil Savunma Eğitim İşleri953.09.01.Temel ve Hazırlayıcı Eğitim953.09.02.Sivil Savunma Servis Eğitimi953.09.03.Arama ve Kurtarma Eğitimi953.09.04.KBRN (Kimyasal, Biyolojik, Radyolojik ve Nükleer) Eğitimi953.09.05.İtfaiye ve Yangın Eğitimi953.09.06.İlk Yardım Eğitimi953.09.07.Geliştirme Eğitimi953.09.08.Halk Eğitimi953.09.09.Eğitim Sonuç Raporları953.10.Sivil Savunma Günü İşleri953.11.Sivil Savunma Araç, Gereç ve Malzemelere Ait İşler953.99.Diğer954.Kimyasal, Biyolojik, Radyolojik ve Nükleer Savunma İşeri954.01.Kimyasal Savunma954.02.Biyolojik Savunma954.03.Radyolojik ve Nükleer Savunma954.04.Dekontaminasyon İşleri954.99.Diğer955.Yangın955.01.Yangın Önleme ve Korunma İşleri955.02.Yangın Söndürme Araç ve Malzemelerine Ait İşler955.03.İtfaiye Teşkilleri ile İlgili İşler

74

955.04.Kıyı ve Deniz Yangınlarına Ait İşler955.05.Orman Yangınlarına Ait İşler955.99.Diğer956.Sığınak956.01.Genel Sığınaklar956.02.Özel Sığınaklar956.03.Tespit ve Denetim İşleri956.04.Kayıt ve İstatistik İşleri956.99.Diğer957.Tatbikat957.01.Uluslararası ve Nato Tatbikatları957.02.Milli Tatbikatlar957.02.01.Seferberlik ve Savaş Hali Plan Tatbikatları957.02.02.Milli Kriz/Harekat Yönetimi Tatbikatları957.02.02.01.Güven Serisi Tatbikatlar957.02.02.02.Afet Tatbikatları957.02.03.Milli Alarm Sistemi Tatbikatı957.02.04.Sivil Katılımlı Askeri Tatbikatlar957.02.05.Mal ve Hizmet Seferberliği Tatbikatları957.02.06.Sivil Savunma Tatbikatları957.02.06.01.Sivil Savunma Plan Tatbikatı0957.02.06.2.Sivil Savunma Servis Tatbikatı957.02.06.03.Örnek Sivil Savunma Tatbikatı957.02.06.04.Arama ve Kurtarma İntikal Tatbikatı957.99.Diğer969.Topyekun Savunma Sivil Hizmetleri ile İlgili Diğer İşler

KİLİS 7 ARALIK ÜNİVERSİTESİBİRİM VE KURUM ARŞİVİ KURULMASI DOSYALAMA VE ARŞİV

İŞLEMLERİ USUL VE ESASLARI

I.BÖLÜMAmaç, Dayanak, Kapsam ve Tanımlar

AmaçMadde 1- Bu Yönergenin amacı, Kilis 7 Aralık Üniversitesi Akademik ve

idari Birimlerinin arşivlerin oluşturulması, elinde bulunan arşiv malzemesi ile

75

ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesini, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında korunmalarının temini ile milli menfaatlere uygun olarak Devletin gerçek ve tüzel kişilerin ve bilimin hizmetinde değerlendirilmelerini, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklanma ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir.

DayanakMadde 2 - Bu Yönerge, 3473 Sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan

Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğe dayanılarak hazırlanmıştır.

KapsamMadde 3 – Bu Yönerge Kilis 7 Aralık Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı

bütün birimleri kapsar.

TanımlarMadde 4 - Bu Yönergede geçen:a) Kurum: Kils 7 Aralık Üniversitesini,b) Kurum Arşivi: Kilis 7 Aralık Üniversitesinin Rektörlük teşkilatı içinde

yer alan ve arşivmalzemesi ile arşivlik malzemenin birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezi arşivi,

c) Birim: Kilis 7 Aralık Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı Dekanlıklar, Yüksekokullar, Enstitüler, İdari Birimler, Bölümler ve Merkezleri ifade eder.

d) Birim Arşivi: Kils 7 Aralık Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı tüm arşivlik malzemelerininbelirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini,

e) Ayıklama ve İmha Komisyonu: Kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için oluşturulan komisyondur.

f) Arşiv ve Arşivlik Malzeme: Kilis 7 Aralık Üniversitesi Arşiv Yönetmeliğinin 4.maddesinin (a)ve (b) bendindeki hükümleri ifade eder.

II.BÖLÜMArşivin Oluşturulması

Arşivin Görev ve FonksiyonlarıMadde 5:a) Arşiv malzemesini tespit etmek ve ayırmak,b) Arşiv malzemesini kayba uğramaktan kurtarmak,c) Arşiv malzemesini gerekli şartlarda saklamak,d) Arşiv malzemesini yararlanmaya sunmak.

Arşiv MalzemesiMadde 6:a) Türk Devlet ve millet hayatını ilgilendirenb) En son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden onbeş yıl

geçtikten sonra

76

kesin sonuca bağlanmış olup, madde 3’de belirtilen Kilis 7 Aralık Üniversitesi birimleri ve bunlara bağlı kuruluşların işlemleri sonucunda teşekkül eden ve Kilis 7 Aralık Üniversitesi tarafından muhafazası gereken,

c) Türk milletinin geleceğine tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarakintikal etmesi gereken,

d) Devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya,e) Tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel,

biyografik,jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan,

f) Ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli özelliklerini belirten, her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi ifade eder.

Arşivlik MalzemeMadde 7:a) Arşiv malzemesi tarifinde sayılan her türlü belge ve malzemeden

zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanamayanlar,b) Son işlem tarihi üzerinden yüz bir yıl geçmemiş memuriyet sicil

dosyaları,c) Devletin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası

kuruluşlarlaakdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası anlaşmalar,

d) Tapu tahrir defterleri, tapu ve nüfus kayıtları,e) Aynı özellikteki vakfiyelerden ait oldukları kamu kurum ve kuruluşları

ile il, ilçe, köy vebelediyelere ait sınır kâğıtları gibi belgeler.

III. BÖLÜMBirim Arşivinin İşleyişi

Dosyalama İşlemleri ve Evrakın oluşumu;Madde 8:a) Birimler, gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme ve işlemlere ait

yazışmaların bir arada bulunmasını sağlamak amacıyla Yükseköğretim Kurulu Başkanlığının ve Kilis 7 Aralık Üniversitesinin Yazışma Kuralları, Dosyalama ve Arşiv Yönergesindeki Dosya Planında belirtilen esaslara uyacak ve dosyalarını bu plana göre tanzim edeceklerdir.

b) Evrak, kayıtlara uygun olarak dosyalanmalıdır.c) Bu amaçla evrakın tasnifini gösteren dosya planı yapılmalıdır.d) Yazılar ekleriyle birlikte dosyalanmalıdır.e) Özellikleri sebebiyle ekler ayrı yerde dosyalanacaksa, belge ile eki

arasında bir irtibatsağlanmalıdır.

f) Dosya planı dikkate alınarak açılacak dosya veya klasörlerin sırt kısımlarına;

• Dosya veya klasörün ait olduğu birim• Konu kodu, konu adı

77

• İşlem yılı, gibi unsurlar mutlaka yazılacaktır. (EK.1)g) Birimlerde açılacak dosyalara ilk önce dosya muhteviyat döküm formu

takılır. Dosyayatakılan her belge ekleriyle birlikte sıra no verilerek tarihi, sayısı, konusu ve adedi yazılır. Açıklama yapılması gerektiğinde açıklama kısmına yazılır. (EK.2)

h) Dosyalar, ünitelerinde, dosya planına göre almış olduğu konu kodları dikkate alınarak,düzenli bir şekilde muhafaza edilecektir.

Birim Arşivlerinin Kurulması;Madde 9: Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik Hükümleri

gereği; Mükelleflerbelirli bir süre saklayacakları arşivlik malzeme için “Birim Arşivleri” kurarlar.

Koruma Yükümlülüğü;Madde 10: Birimler; ellerinde bulundurdukları ve Kurum Arşivine teslim

etmedikleribelgeleri her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde düzenli birşekilde saklamakla yükümlüdürler.

Birim Arşivine Verilecek Dosyaların Ayırımı ve Hazırlanması;Madde 11:a) Birimler her yılın ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzemeyi

gözden geçirmek suretiyle;• İşlemi tamamlananlar,• İşlemi devam edenler,• İşlemi tamamlanmış olmasına rağmen elde bulundurulması gerekli

olanlar, şeklinde birayrıma tabi tutulurlar.

b) Ayrım işlemlerini müteakip, işlemi tamamlanan dosyalar, birim arşivine “DosyaMuhteviyatı Döküm Formu” ile birlikte teslim edilir.

c) Ayrım işleminden sonra işlemi tamamlanan arşivlik malzeme;• Birimi, İşlem yılı (Teşekkül ettiği yıl)• Konu ve işlem yılı itibariyle aidiyeti,• Aidiyet içerisindeki tarih (Aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük

tarihten büyüktarihe göre yapılır. Ekler için de aynı usul uygulanır.) ve sıra numarası esas alınmak suretiylehazırlanır.

d) İlgili birimlerce, yukarıda sayılan işlemleri tamamlanmış arşivlik malzeme uygunlukkontrolünden geçirilir.

Malzemenin Birim Arşivinde Tasnifi Ve Yerleştirilmesi;Madde 12:a) Dosyalar, birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri

bozulmadan, dosyaplanı dikkate alınarak saklanacaktır.

b) Birim arşivlerinde bekleme süresini tamamlayan dosyalar aynı düzende Kurum Arşivineteslim edilecektir.

78

Birim Arşivinden YararlanmaMadde 13:a) Bölümler, gerektiğinde görülmek ve incelenmek üzere, ancak dışarıya

çıkarılmamakkaydıyla, birim arşivinden dosya alabilecektir. Birim arşivinden alınan dosya inceleme sonunda geri verilecektir.

b) Birim arşivlerinden alınan evrak ve dosyaların takibinden birim arşiv sorumluları sorumlu olacaktır.

Birim ve Kurum Arşivlerinde Arşivlik Malzemenin Saklanma Süreleri

Madde 14: Arşiv ve arşivlik malzemenin birim arşivlerinde bekleme süresi, birimlerinihtiyaçları dikkate alınarak 1–5 yıl süre ile sınırlı tutulur. Bu süre sonunda Kurum Arşivine aynı düzende teslim edilir.Kurum, elinde bulundurduğu arşiv malzemesini 10–14 yıl arasında Kurum Arşivi’ndemuhafaza edecektir. EK: 8 ( Devlet Arşiv Genel Müdürlüğünden alınan çizelgeler)

Ayıklama Ve İmhaMadde 15:a) Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmayacaktır. Ayıklama

ve imha işlemlerikurum arşivinde yapılacaktır.

b) Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama veimhası, kurulacak ayıklama ve imha komisyonları vasıtasıyla hazırlandıktan sonra Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün uygun görüşü alınarak, Kilis 7 Aralık Üniversitesi Rektörünün onayı ile kesinlik kazanır.

c) Taşra bölge arşivlerinde ise, hazırlanan imha listeleri, kurum arşivinin uygun görüşüalındıktan sonra, Kilis Üniversitesi Rektörünün bu yerler için onay vermeye yetkili kıldığıkişilerin onayıyla kesinlik kazanır.

d) Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha çalışmalarında, belgeleri ayıklama ve imhaişlemine tabi tutulacak birimler, teşkil olunacak ayıklama ve imha komisyonuna, kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu birimin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilci ismini bildireceklerdir.

e) Komisyona ismi bildirilen personel, çalışmaların başlayacağı tarihte Kurum Arşivindebulunarak, çalışmalara fiili olarak katılacaklardır.

Dosyaların Kurum Arşivine DevriMadde 16: Birim arşivlerinde saklama sürelerini tamamlayan dosyalar,a) Dosya veya klasör düzeni bozulmadan, kurum arşivine

devredilecektir.(EK.3)b) Arşivlik Belge Devir Teslim Listesi” doldurulmak suretiyle döküm

sırasına göre,c) Teslim işlemleri birim arşiv sorumluları tarafından yerine getirilecektir.

79

d) Dosya Muhteviyatı Döküm Formları, “Arşivlik Belge Devir Teslim Listesi” olarak dakullanılabilecektir.

Birim Arşivine Devredilemeyecek MalzemeMadde 17: Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzerleri, eğer gerekiyorsa

biriminde tutulur.Gerekmediğine karar verilirse bunlar kesinlikle Kurum Arşivine devredilemez.

Uygunluk KontrolüMadde 18: Ayrım sonucu işlemi tamamlanmış ve birim arşivine

devredilecek malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde:a) Devredilecek malzemede işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre varsa

kayıt defteriveya föyü gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekrar olup olmadığına bakılır.

b) Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,

c) Klasör sırtlarındaki bilgilerin, içindeki bilgilere uygun olup olmadığına bakılır.

d) Klasör ya da dosyalar üzerine, dosyalama planına göre verilmiş numara, birim adı ve aitolduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine,

f) Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına bakılır. Eksikleri varsatamamlanır.

g) Defterlerle ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmişnumaralarının, birim adının, işlem yılının yazılıp yazılmadığını,

h) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föyciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine bakılır.Bu kontrol ilgili personeli ile birim arşivi yetkili personeli tarafından beraber yürütülür.

IV. BÖLÜMKurum Arşivinin İşleyişi

Kurum Arşivinin KurulmasıMadde 19: Kurum Arşivi, Kilis 7 Aralık Üniversitesinin Rektörlük teşkilatı

içerisinde yer alan arşiv ve arşivlik malzemenin birim arşivine nazaran daha uzun süre saklanması için kurulur.

Malzemenin Kurum Arşivinde YerleştirilmesiMadde 20: Kurum arşivine devredilen malzeme, birimler için ayrılan

bölümlerde teşekkülettiği düzen bozulmadan asli düzeni içerisinde yerleştirilerek muhafaza edilir.

Kurum Arşivinden YararlanmaMadde 21: Birimler Üniversite Arşivinde saklı malzemeyi hizmet gereği

ihtiyaç duyması

80

halinde, bu malzeme 15 günü aşmayan bir süre için ödünç verilebilir veya arşivde incelenebilir.Birimler kendilerine ödünç olarak verilen malzeme üzerinde değişiklik yapamaz, dosyalardan evrak çıkaramaz ve evrak ekleyemez. Ödünç verilen malzeme takip formlarına işlenerek gününde arşive geri dönmesi temin edilir. (EK.4)

V.BÖLÜMAyıklama ve İmha İşlemleri

Kurum Arşivinde Ayıklama ve İmhaMadde 22: Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü

malzemeninayıklama ve imhası, kurum arşivinde yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.

AyıklamaMadde 23: Arşiv Malzemesi ile cari işlemleri devresinde bir değere

sahip olduğu halde,hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin birbirinden ayrımı ve ileride arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzemenin tespiti işlemini ifade eder.

İmhaMadde 24: İleride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen,

arşiv malzemesi vearşivlik malzeme dışında kalan, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş malzemenin ayrılarak, 21 Temmuz 1990 ve 20581 sayılı resmi gazetede yayımlanan Kilis 7 Aralık Üniversitesi Arşiv Yönetmeliğinin 21. maddesinde belirtilen usul ve esaslara göre imhası işlemini ifade eder.

Amaç ve ÖnemiMadde 25:a) Arşivlerde gereksiz malzemenin saklanmasını önlemek,b) Depolarda yer darlığı ve karışıklığa son vermek,c) Arşivleri lüzumsuz belgelerle doldurmamak,d) Yer ve iş kaybına mani olmak.İmha Edilecek MalzemeMadde 26:1) Şekli ne olursa olsun her çeşit tekit yazıları2) Elle, daktilo ile veya başka bir teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler3) Resmi veya özel her çeşit zarflar ( Tarihi değeri olanlar hariç)4) Adli ve İdari yargı organları ile PTT ve diğer resmi kuruluşlardan gelen

ve genellikle birihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, PTT’ye zimmet karşılığında verilen evrakın ( koli, tel, adi ve taahhütlü zarf ve benzeri ) kaydedildiği zimmet defterleri ve havale fişleri,

5) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar(anket, soru kağıtları istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri hazırlık dokümanları)

6) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,

81

7) Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayanher türlü ara yazışmalar,

8) Bir örneği takip ve saklamak üzere ilgili ünite, daire kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları,

9) Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı,

10) Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite, daire kurum vekuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalaaların, diğer ünite kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri,

11) Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılıevrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane vedokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı

12) Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepleri ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucualınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,

13) İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları,14) Çalışma raporlarının fazla kopyaları,15) Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü

yazışmalar,16) Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı belli bir süre sonra imhası gereken

şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklama sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,

17) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikayetler,18) Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında kesin bir

sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar,19) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi

verme yazıları, hasta sevk formları,20) İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı

kağıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri,21) Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış ( hıfz edilmiş)

başvurular ve yazıları,22) Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik

yazışmalar,23) Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları24) Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri25) İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün

olmayan evrak vebenzerleri,

26) Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler ile,

82

27) Yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik gelişmelersonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenlerin, imhasına Kilis 7 Aralık Üniversitesi Rektörlüğü bünyesinde kurulacak “ Ayıklama ve İmha Komisyonunca” karar verilir.

İmha Listelerinin Kesinlik Kazanması;Madde 27:a) Kurum arşivlerinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel

Müdürlüğü’nün uygun görüşü alındıktan sonra, Kilis 7 Aralık Üniversitesi Rektörünün onayından sonra kesinlik kazanır.

b) Taşra arşivlerinde ise, hazırlanan imha listeleri, kurum arşivlerinin uygun görüşü alındıktan sonra, Kilis 7 Aralık Üniversitesi Rektörünün, bu yerler için onay vermeye yetkili kıldığı kişilerin onayından sonra kesinlik kazanır. (EK.5)

İmha Şekilleri;Madde 28:a) İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerde kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir.b) Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin

imhası hakkındailgili mevzuat hükümleri uygulanır.

İmha Tutanağı;Madde 29: İmha işlemi düzenlenecek 2 nüsha tutanakla tespit edilir.

(EK.6). Bu tutanak,ayıklama ve İmha Komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

İmha Liste ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetlenmesi;Madde 30:a) İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla

ilgili yazışma veonaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır.

b) Bu nüshalardan 1.si birim, 2.si kurum arşivinde muhafaza edilir.c) Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süre ile saklanır.

Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi;

Madde 31:a) Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerde arşiv

malzemesi özelliğitaşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası CD, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir.

83

b) Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir ve benzeri arşiv işlemlerinde diğer türmalzemeler için uygulanan hükümler uygulanır.

Eski Harfli Türkçe (Osmanlıca) Arşiv Malzemesi;Madde 32: Bu yönetmelik kapsamındaki kurum ve kuruluşlar elinde

bulunan eski harfliTürkçe (Osmanlıca) belgeler, ayıklama ve tasnif işlemlerini tabi tutulmaksızın, mevcut düzeniiçerisinde öncelikle Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Oluşturulması

Madde 33:Kurum Arşivinde Yapılacak Ayıklama ve İmha İşlemleri için;a) Arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden

sorumlu birim amirininveya Kurum Arşiv sorumlusunun başkanlığında,

b) Kurum arşivinde görevlendirilecek iki memur ile malzemeleri ayıklanacak ve imhaedilecek ilgili daire ve ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek, kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu daire ve ünitenin verdiği hizmetlerde bilgi sahibi iki temsilciden oluşan kurum arşiv ayıklama ve imha komisyonu kurulur.

KURUM ARŞİVİ AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONU

Birim Arşivlerinde (Taşra Arşivlerinde) Yapılacak Ayıklama ve İmha İşlemleri İçin;

a) Arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu ünite amirininbaşkanlığında, varsa birim arşiv sorumlusu ve birim arşivinden görevlendirilecek bir memur, yoksa bu işlerde görevlendirilmiş sorumlu kişi ile,

b) Malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire ve ünitenin amiri tarafından

Kurum Arşiv Sorumlusu(BAŞKAN)

Kurum Arşiv Personeli

(ÜYE)

Kurum Arşiv Personeli

(ÜYE)

İlgili Birim Personeli

(ÜYE)

İlgili Birim Personeli

(ÜYE)

84

görevlendirilecek, kamu idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden oluşan 5 veya 4 kişilik bir ayıklama ve imha komisyonu kurulur.

c) Yeterli personelin olmaması halinde komisyon en az 3 kişiden teşkil olunur.

TAŞRABİRİM ARŞİVİ AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONU

Ayıklama ve İmha Komisyonunu Yetki ve Sorumlulukları;a) Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü

malzemenin imhası, ayıklama ve imha komisyonunun nihai kararı ile yapılır. Ancak, Kurum arşivlerinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşü alındıktan sonra, Kilis 7 Aralık Üniversitesi Rektörünün onayı ile kesinlik kazanır.

b) Taşra bölge arşivlerinde ise, hazırlanan imha listeleri, kurum arşivinin uygun görüşüalındıktan sonra, Kilis 7 Aralık Üniversitesi Rektörünün, bu yerler için onay vermeye yetkili kıldığı kişilerin onayıyla kesinlik kazanır.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları;a) Ayıklama ve İmha komisyonu her yılın Mart ayı başında çalışmaya

başlar.b) Komisyon kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen

malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutar.

c) Komisyon üye tam sayısı ile toplanır.d) Komisyon kararları oy çokluğu ile alınır.e) Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına

karar verilmiş sayılır.

VI. BÖLÜMİmha İşlemleri

İmhaya Ayrılan Evrakın TasnifiMadde 34: Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme, işlem gördüğü tarihte

meydana gelenteşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan Organik Metotla(Provenance Sistemi) tasnif edilir.

Arşivden Sorumlu Birim Amiri

(BAŞKAN)

Arşiv Görevlisi(ÜYE)

İlgili Birim Personeli(ÜYE)

İlgili Birim Personeli(ÜYE)

85

Komisyonların çalışmaları sonucunda tespit edilen arşiv malzemesi, belgelerin ilk oluşumşekline uygun olarak, ekleri ile birlikte (dosya planı çerçevesinde) tanzim edilecektir.

Arşiv malzemesinin ilk oluşum şekline uygun olarak yeniden tanziminde;a) Birimi,b) İşlem yılı,c) Konu ve işlem itibariyle aidiyeti,d) Aidiyet içerisindeki tarih sıralaması dikkate alınacaktır.Bu işlemler yerine getirilirken;a) Zarflar ve mükerrer nüshalar arşiv malzemesinden ayrılacaktır.b) Tanzim edilen arşiv malzemesi düzeni bozulmadan dosya

gömleklerine, bir dosyanınalabileceği oranda konulacak,

c) Oluşturulan dosya gömleklerinin üzerine ilk dosyadan başlanılmak suretiyle müteselsildosya sıra numarası verilecektir.

d) Dosyalama işlemleri sonucunda oluşturulan dosyalar, bağlıklı klasörlere veya arşivkutularına, bir klasörün alacağı oranda konularak, kutu veya klasör grupları teşkil edilecek,

e) Oluşturulan klasörlerin sırtına ilk klasörden başlayarak müteselsil kutu veya klasör sıranumarası verilecektir.

f) Dosya ve kutu grupları oluşturulduktan sonra, dosya içerisindeki belgelerin;

• Damgalama• Numaralama• Sayfalama• Envanterlerinin hazırlanması işlemlerine başlanacaktır.

DamgalamaMadde 35: Damgalama her belgenin üzerine (belge; bir konuyla ilgili

yapılan yazışmalarınbütününü ifade eder, Damga tatbik edilecek belge bu bütünün en son yazışmasıdır. Bu yazı ile ilgili diğer yazılar yazıların ekleri olarak kabul edilmelidir.) Tatbik edilecek ‘Aidiyet’ ve ‘Arşiv Yer Damgası’ işlemidir. (EK.7) Arşiv yer damgası, üzerine;

a) Kurum kodu,(1)b) Birim kodu, (2)c) Alt birim kodu,(3)d) Dosya planı kodu,(4)e) Kutu numarası,(5)f) Dosya numarası,(6)g) Evrak sıra numarası,(7) gibi belgeyi tanımlayacak kodların ve belgenin

yerini belirleyecek numaraların yazılacağı damgadır.

Örnek:Kurum Birim Alt Birim Dosya Kutu Dosya Evrak Sıra

86

Kodu Kodu Kodu Planı Kodu Numarası Numarası Numarası

1 2 3 4 5 6 7Bu damga belgenin ön yüz alt bölümüne tatbik edilir.

SayfalamaMadde 36: Sayfalama işlemi, belgenin toplam sayfa sayısının

belirlenmesi işlemidir. Belge ve ekleri sayılarak elde edilen toplam sayfa sayısı belgenin sol alt köşesine kurşun kalemle yazılır.

EtiketMadde 37: Geçici olarak numaralandırılan dosya ve klasörlerin tamamı

etiketlenir. Etiketler, dosya gömleklerinin sağ üst köşesine; klasörlerin ise, sırt kısmına yapıştırılır.

VII. BÖLÜMDevir İşlemleri

Arşiv Malzemesinin DevriMadde 38:a) Devir işlemi, Devlet arşivleri genel Müdürlüğü önceden haberdar

edilerek, GenelMüdürlüğün belirlediği bir tarihte, döküm formları ile birlikte, resmi bir yazı ile yapılır.

b) Teslim tarihi belirlenmiş fon, toz, yağmur vb. olumsuz etkilerden korunarak, muhafazaşartları sağlanarak devredilir.

c) Kilis 7 Aralık Üniversitesi, arşiv malzemesinin devri konusunda ihtiyaç duyarlarsa Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nden rehberlik hizmeti talep edebilirler.

d) Ayıklama-imha işlemlerinden sonra Arşiv Malzemesi olduğuna karar verilen ve Kurumarşiv’inde saklama süresini tamamlayan malzeme “Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünedevredilecekler” şeklinde ayrılarak, hazırlanacak “Arşiv Malzemesi Devir-Teslim Envanter Formları” ile birlikte en geç bir yıl içinde Devlet Arşivi’ne devredilir.(EK.3)

87