HATAY HALK SAĞLIĞI MÜDÜRLÜĞÜ RESMİ YAZIŞMA KURALLARI

Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları

HATAY HALK SAĞLIĞI MÜDÜRLÜĞÜ

RESMİ YAZIŞMA KURALLARI

RESMİ YAZIŞMA KURALLARI

RESMÎ YAZIŞMA NİÇİN ÖNEMLİDİR?

Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir.

Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur.

Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini yansıtmaktadır.


RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER HAKKINDAKİ YÖNETMELİK

2 ARALIK 2004 TARİH VE 25658 SAYILI RESMİ GAZETEDE YAYIMLANMIŞTIR.

Bu Yönetmelikte;

Amaç

Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini, yazışmalarda tek tipliliği sağlamaktır.

Kapsam

Bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.


TANIMLARBu Yönetmelikte geçen;a)Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi,b)Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri,c)Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve yasakladıkları bilgileri,d)Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini,


e)Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi, f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi, (Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma sunulan “Ortak Alanlar” www.basbakanlik.gov.tr ve www.devletarsivleri.gov.tr web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.)

g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı, h)Güvenli elektronik imza: imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade eder.


RESMÎ YAZIŞMA ORTAMLARI VE GÜVENLİKKamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kâğıt kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır.

Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar kullanılır.Yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir.

Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.

Elektronik ortamdaki yazışmalar ilgili mevzuatta belirtilen güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.. Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü Resmi Yazışma Kuralları

Kamu kurum kuruluşları elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla gerekli düzenlemeleri yapabilir.

Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de işleme alınır.Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu adresler arasında yapılır.


BELGE BOYUTU

Resmî yazışmalarda A4 (210x297mm) ve A5 (210x148mm) boyutunda kağıt kullanılır. Arşivcilik açısından A5 boyutunda kağıt kullanılmayacaktır.


210 mm

297 mm

A4

Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir

YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU

Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman”Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.

Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerdefarklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

NÜSHA SAYISI



YAZI ALANI

2,5CM

2,5 CM

2,5CM

2,5CM

1.Başlık

2. Sayı

3. İdari Birim Kimlik Kodu

4.Tarih

5. Konu

6. Gönderilen Makam

7.İlgi

8. Metin

9. İmza

10. Ek

11. Dağıtım

12. Paraf

13. Adres


RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ


1.BAŞLIK Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına

Ortalanarak yazılır.

T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI

Türkiye Halk Sağlığı Kurumu

BAŞLIKLIKTA YER ALAN BİLGİLER ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ


T.C.

SAĞLIK BAKANLIĞI


ÖRNEK: BAŞLIKLART.C.

BAŞBAKANLIKidareyi Geliştirme Başkanlığı

T.C.SAĞLIK BAKANLIĞI



Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü

T.C.HATAY VALİLİĞİ

Halk Sağlığı Müdürlüğü


2- SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI

Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından sonra yazılır.

Bu ifadeden sonra Haberleşme Kod (Yazışma kodu) numarası verilir.

-Haberleşme Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak ana dosya numarası,(.) alt dosya numarası,

-Dosya numarasından sonra genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti konulur.



SAYI :ÖRNEK



Sayı: İdari birim kimlik kodu – ana dosya . alt dosya / Genel Evrak No

Başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki “Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.Sayı bölümüne yazılan dosya numarası dosya planına göre verilir,


3-İDARİ BİRİM KİMLİK KODU;

Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez nitelikteki koddur.

Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır. Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise önceden olduğu gibi aynen devam edilecektir.

İDARİ BİRİM KODU: ÖRNEK


Sayı:97039072-724.01-459

İdari Birim Kimlik Kodu Dosya No

Evrak No

İDARİ BİRİM KİMLİK KODU (DEVAM)


4-TARİH Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili

birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağın da yer alır.

Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti konularak yazılır.



TARİH :ÖRNEK



Sayı : 47476699-152.02-459 28/01/2014

Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu

5-KONU



Sayı : İdari birim kimlik kodu - Dosya No / Genel Evrak No … / …/ …

Konu: Resmi Yazışma Kuralları Sunumu

Konu, sayının bir aralık altına "Konu: " yan başlığından sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır.

Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir


KONU: ÖRNEK

T.C.

HATAY VALİLİĞİ


2 aralıkSayı :……….. 28/01/20141 aralıkKonu : Resmi Yazışma Kuralları


6- GÖNDERİLEN MAKAM

Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi İle bunların bulundukları yeri belirtir.

Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır.

Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır.

Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.

Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın’ kelimesinden sonra ad küçük, Soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.


GÖNDERİLEN MAKAM ÖRNEK

T.C.

HATAY VALİLİĞİ

Halk Sağlığı Müdürlüğü(2 satır aralığı)

Sayı :……… 28/ 01 / 2014

Konu : XXXXXXXXXX (2-4 satır aralık)

ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA

( Toplum Sağlığı Merkezi)


KİŞİLERE YAZILAN YAZILARA ÖRNEK:



Sayı :……… .../ … / …..Konu : XXXXXXXXXX 2-4 aralık

Sayın: …………………………..……………………………… Yayladağı/HATAY


GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK

SAĞLIK BAKANLIĞINA(Türkiye Halk Sağlığı Kurumu)

SAĞLIK BAKANLIĞINA(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)

HATAY VALİLİĞİNE(İl Sağlık Müdürlüğü)

MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA(İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü)


ÖRNEK: GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK

SAĞLIK BAKANLIĞINA

(Denetim Hizmetleri Başkanlığı)


(Strateji Geliştirme Başkanlığı)


(Hukuk Müşavirliği)

HATAY VALİLİĞİNE

(Halk Sağlığı Müdürlüğü)


TAŞRA TEŞKİLATINCA GÖNDERİLECEK MAKAMLARA ÖRNEK

TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA(Destek Hizmetleri Başkan Yardımcılığı)

TÜRKİYE HALK SAĞLIĞI KURUMUNA(Kronik Hastalıklar Yaşlı sağlığı ve Engelliler Daire Başkanlığı)

SAĞLIK BAKANLIĞINA(Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü)

ANTAKYA KAYMAKAMLIĞINA(Toplum Sağlığı Merkezi)


KURULUŞ DIŞINA GÖNDERİLEN YAZILARA BANKA VB.



Sayı :……… 28/ 01 / 2014Konu : XXXXXXXXXX 2-4 aralık

………….... BANKASI2 aralık

Mithat paşa Cd. 15. Sk./ ANKARA

HARRAN ÜNİVERSİTESİNE ŞANLIURFA


7-İLGİ İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek yada karşılık olduğunu veya bazı

belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.

"İlgi:’’ yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır.

İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "ilgi’’ kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır.

İlginin birden fazla olması durumunda ,a),b),c) gibi küçük harfler yanlarına

ayraç işareti ‘’)’’ konularak kullanılır.

İlgi de, «…………………….. tarihli ve ………………. sayılı" ibaresi kullanılır. İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın

yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir.

İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü «………..’ın 19.01.2014 tarihli dilekçesi» biçiminde yazılır.


İLGİ


İlgi devam


İLGİ :ÖRNEK



Sayı :……… .../ ... /… Konu : XXXXXXXXXX 2-4 aralık

SAĞLIK BAKANLIĞINA(Hukuk Müşavirliği)

2 aralık İlgi : Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğünün 24/03/2012 tarihli ve

47476699- 152.2 /2301 sayılı yazısı


İLGİ BİRDEN FAZLA İSE;

T.C.

SAĞLIK BAKANLIĞI


Sayı :……… 28/ 01 / 2014

Konu : XXXXXXXXXX


(Hukuk Müşavirliği)

2-4 aralık

İlgi: a) Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2013 tarihli ve 15974166- 235.02.01-345 sayılı yazısı.

b) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2012 tarihli ve 72131250-542-134

sayılı yazısı

c) Hatay Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünün 01/03/2013 tarihli ve 97039072-600- 9804 sayılı

yazısı.


8-METİN

Metin, "İlgi" den sonra başlayıp "imza’’ ya kadar süren kısımdır.

Metne, "ilgi"nin son satırından itibaren iki aralık, "ilgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak

başlanır. Paragraf başına 1.25 cm içerisinden başlanır. Girinti yapılmamışsa paragraflar arası bir satır boşluk bırakılır Kelime aralarında nokta, virgül, soru işareti gibi yazı

unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır. Sayılar rakamdan sonra parantez içinde yazıyla yazılabilir. Metin içinde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda

gruplar arasına nokta (11.465.666) kullanılır Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise; virgül (55,33- elli

beş tam yüzde otuz üç) kullanılır




Türkiye Halk Sağlığı KurumuSayı :……… 28/ 01 / 20114Konu : XXXXXXXXXX

HATAY VALİLİĞİNE(Kamu Hastane Birliği Genel Sekreterliği)

İlgi………………………………….. ….. 3 aralık 2 aralık

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… İMZA


Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile

Türkçe Sözlük esas alınarak yazılır. Kısaltma var ise; ilk geçtiği yerde yerde parantez içinde açık ifadesi verilir.

Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrardan kaçınılır.

Cümle yapısı, öznesi fiili vs. doğru kullandığından emin olunur.

Yazı mutlaka kontrol edilir.


Metin içerisinde sadece özel isimlerin aldığı ekleri ayrılacak. Kurum ve kuruluş isimlerine getirilen ekler ayrılmayacak.

ÖRNEK: Ali DAĞ’ a,

Sağlık Bakanlığına

Sayıların yazımında 1inci şeklinde olacaktır. 1.şeklinde yazılmayacaktır.


Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.",

üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar "Arz ederim.",

üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar "Arz ve rica ederim." biçiminde bitirilir.

9-İMZAMetnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılırYazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılırUnvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılırAkademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır.Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalar.



Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği makama göre kurum/ kuruluşun "imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak seçilir.Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı "Başbakan a. ,“Bakan a.’’ ve “Kurum Başkanı a. biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.


Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı "Başbakan V.", “Müsteşar V. ve “Kurum Başkanı V.’’ biçiminde ikinci satıra yazılır Yazının birden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda, İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.


……………………………………………………………… ………………………………………………………………….……………………………………………………………..

…………………………………..………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………

2-4 aralık

Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ Vali a.

Halk Sağlığı Müdürü


……………………………………………………………… ………………………………………………………………….……………………………………………………………..

…………………………………..………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………

2-4 aralık

Dr. Mehmet ÇELİKEL Vali a.

Halk Sağlığı Müdür V.


…………………………………………………………………

……………………………………………………

…………………….

………………………………………………………… ………………………………….………………………………………………………………………………………………

…………………… (imza) (imza)

Adı SOYADI Adı SOYADI

Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı Halk Sağlığı Müdürü


ONAY: Onay gerektiren yazılar ilgili birim yada kurum tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır. Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR’’ yazılır. "OLUR" un altında onay tarihi yer alır. Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır. Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili "Uygun görüşle arz ederim.’’

ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.


VALİLİK MAKAMINA

...........................................................................................................................................................................................................

............................................................................................................................................... ................................................................................................................

...................................................................................................................................................................................

(İmza) Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ Halk Sağlığı Müdürü

O L U R …/…/2014

(İmza) Fahrettin GÖNCÜ

Vali Yardımcısı


VALİLİK MAKAMINA

…………………………………………………………………..………………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

(İmza)Uygun görüşle arz ederim. Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ …../01/2014 Halk Sağlığı Müdürü (imza) Fahrettin GÖNCÜ Vali Yardımcısı

OLUR ……/01/2014 ( imza) M. Celalettin LEKESİZ Vali

10-EKLER

İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna ;

EK/EKLER: İfadesinin altına yazılır. Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir

sayfada gösterilir. Yazı eklerinin dağıtımındaki bazı yerlere gönderilmediği

durumda «ek konulmadı» bazı eklerin konulması durumunda ise; «ek ….konuldu» ifadesi yazılır.

Gerekli görülürse eklerin sayfa sayısı yazılabilir.


11-DAĞITIM

Gereği ve bilgi için dağıtım yapılır Protokol sırası dikkate alınır."EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna "DAĞITIM:’’ yazılır. Ek yoksa dağıtım EKLER‘ in yerine yazılır. Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, "Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise "Bilgi’’ kısmına protokol sırasıyla yazılır. "Gereği’’ kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi’’ kısmı ise "Gereği’’ kısmı ile aynı satıra yazılır. "Bilgi’’ kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan "DAĞITIM’’ başlığının altına yazılır.


EKLER VE DAĞITIM ÖRNEK

EKLER:

1- Yazı örneği (…..sayfa)

2- Form (……sayfa)

DAĞITIM:

Gereği: Bilgi :

1-Milli Eğitim Müdürlüğüne Özel Kalem Birimine

2-Emniyet Müdürlüğüne

DAĞITIM:

Gereği: Bilgi:

1-Mersin Valiliğine Hukuk Müşavirliğine

2-Adana Valiliğine


12-PARAF Yazının kurum içinde kalan nüshası, Yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en

fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı

alanının solunda yer alır. Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar

elektronik onay yoluyla alınır. Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde

kısaltılarak yazılır, (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş

harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.


PARAF

…/01/2014 Brm. Srm . :F. BAYANMELEK ( paraf)…/01/2014 BOHAST ve Prog. Ve Kanser Şb. Md. :Dr. A.B.ALTUN (paraf)…/01/2014 Halk Sağlığı Müdür Yardımcısı :Dr. M. ÇELİKEL (paraf)


KOORDiNASYON

Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak "Koordinasyon:’’ yazılırİşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.


KOORDiNASYON: ÖRNEK

…./01/2014 Hemşire Brm. Srm . : F. BAYANMELEK (paraf) …./01/2014 BOHAST ve Kanser Şb. Müd. : Dr. A. B. ALTUN (Paraf)

…./01/2014 Halk Sağ. Müd. Yard. :Dr. M.ÇELİKEL (Paraf)

Koordinasyon

…./01/2014 Halk Sağ. Müd.Yard. : ………………... (Paraf)


13-ADRES

Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun;

Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır.

İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır. Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde

daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır.



ADRES: ÖRNEK

__________________________________________________________

‘’Rahat bir nefes, aktif bir yaşam.” İrtibat için : F. BAYANMELEK

Hatay Halk Sağlığı Müdürlüğü (Bulaşıcı Olmayan Hastalıklar,Programlar ve Kanser Şubesi ) Fevzi Çakmak. Mah. Hastane Cad. No:37 (Eski MKÜ Binası) Antakya-HATAY Tel: 326 2160614/1191 Faks:(326) 2138235 e-posta : hatay.hsmbohastprgca @saglik.gov.tr

İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI

Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde, belirtilir

Yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak «İVEDİ» damgası basılır.

Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür.

Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı (Üsteleme) yazılır.



GİZLİ YAZILAR

Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik dereceleri;

ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.


T.C.

HATAY VALİLİĞİ


2 satır aralığı

İVEDİ

Sayı:………………… ….. / …. / ….

Konu:………………………..

2-4 satır aralığı

…………………KAYMAKAMLIĞINA

(İlçe Toplum Sağlığı Merkezi)

2 satır aralığı

İlgi :a).......................................................................................................................................

b) ..............................................................

2 satır aralığı

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………..

2-4 satır aralığı

Dr. Ümit Mutlu TİRYAKİ

Halk Sağlığı Müdürü

uygun satır aralığı

EKLER

1-)……… (…sayfa)

2-)…...... (....sayfa)

uygun satır aralığı

DAĞITIM:

Gereği: Bilgi:………………………

………………………….

GİZLİLİK DERECESİ


SAYFA NUMARASI

Sayfa numarası, yazı

Alanının sağ altına toplam

Sayfa sayısının kaçıncısı

Olduğunu gösterecek

Şekilde verilir.

Her yeni sayfada başlık,

Sayı ve konu tekrar

Olarak yazılır.

111

2

2/9

1/7

2/5

ASLINA UYGUNLUK ONAYI

Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır”. “Aslı gibidir’’ ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir.

Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik tedbirleri alır.



KAYIT KAŞESİ Gelen evrak, örnekteki kayıt

kaşesi kullanılarak kaydedilir. Kamu kurum ve kuruluşları Örnekte yer alan kaşeyi örnek alarak kendilerine uygun bir kaşe hazırlar ve kullanırlar.

Bu kaşeler evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır, ünite içinde hangi bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün karşısına gereği yapılmak veya bilgi vermek maksadıyla (x)işareti konulur.

Ek olduğunda bunların adedi en alt sütunda rakamla belirtilir


Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır.

Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir

Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. iç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.

İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.

YAZILARIN GÖNDERİLMESİ


İç zarf ve Örnekte gösterilen iki suret evrak senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir.

Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.

Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve gönderilen belgelerin gizli olması durumunda bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.


ÇOK GİZLİ" GiZLiLiK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI

"Çok gizli’’ gizlilik dereceli yazılarda ,dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli’’ ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.


RESMİ YAZIŞMA KURALLARINDA YAPILMASI DÜŞÜNÜLEN DEĞİŞİKLİKLER

1- Yeni düzenleme, elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmaları da kapsayacak.

2- Belgeler, eskiden olduğu gibi A4 boyutundaki kağıda dökülecek. Ancak gerek görülmesi

halinde A5 boyutundaki kağıda da çıktı alınabilecek.

3- Üst yazının ekini oluşturan belgelerde kağıdın her iki yüzü de kullanılabilecek.

4- Yazışmalarda yine Times New Roman yazı tipi ve 12 punto kullanılacak. Ama zorunlu

hallerde harf büyüklüğü 9′a kadar düşürülebilecek.

5- Yazı alanında metin kısmı dışında, kalın harf kullanılmayacak.

6- Tarihlerde (/) işareti yerine artık nokta kullanılacak.

7- İmza atarken “Yerine” veya “Y.” gibi ibareler kullanılmayacak. “…Adına” veya “… Vekili”

ibareleri kullanılacaktır.

8- Paraf, kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısıyla yazılması şeklinde tanımlanıyor. Bu

tanım ilk kez yapılmakta.

9- Gerçek kişilerle yazışmalarda artık “rica ederim” ifadesi kullanılmayacak. Resmi yazı,

“Saygılarımla”, “İyi dileklerimle” gibi saygı ifade eden ibarelerle bitirilecek.



Teşekkürler

Documents

HATAY HALK SAĞLIĞI MÜDÜRLÜĞÜ RESMİ YAZIŞMA KURALLARI