Upload
others
View
9
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Tinjauan Mutu Pada PT. XYZ Berdasarkan Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2015
1st Farida Risqi Nur Safitri
Departemen Teknik Sistem Dan Industri
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya, Indonesia
2nd Sri Gunani Partiwi
Departemen Teknik Sistem Dan Industri
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
Surabaya, Indonesia
merupakan perusahaan industri jasa yang bekerjasama dengan
PLN (salah satu klien PT. XYZ) dalam mengerjakan proyek
kelistrikan (pemasangan, desain maupun pemeliharan
kelistrikan). Saat ini PT. XYZ sudah memiliki sertifikasi ISO
9001:2008, tetapi ISO tersebut sudah tidak berlaku lagi per-bulan
Oktober 2018. Perusahaan belum melakukan re-sertifikasi SMM
ISO 9001:2008 ke ISO 9001:2015. Tujuan dari penelitian ini
adalah untuk melakukan penerapan risk based thinking pada PT.
XYZ berdasarkan pembaruan yang ada pada ISO 9001:2015
menggunakan AS/NZS 4360:2004, melakukan tinjauan mutu pada
kondisi sistem manajemen mutu saat ini di PT. XYZ dengan gap
analysis berupa self- assessment checklist dan untuk mengetahui
seberapa besar kesiapan perusahaan untuk melakukan sertifikasi
ISO 9001:2015 dan memberikan rekomendasi untuk melakukan
pemenuhan serta perancangan dokumen sistem manajemen mutu
yang sesuai dengan persyaratan yang ada pada ISO 9001:2015.
Risiko yang ada di PT. XYZ dari 15 proses yang dilakukan
berjumlah 54 risiko. Persentase tinjauan mutu PT. XYZ
berdasarkan ISO 9001:2015 sebesar 58,51% atau dengan kata lain
PT. XYZ masih butuh adanya perbaikan untuk persiapan Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2015.
Kata Kunci—ISO 9001:2015, Risk Based Thinking, Gap
Analysis, Self- Assessment Checklist, AS/NZS 4360:2004.
Sektor pengadaan listrik termasuk dalam industri yang
mengalami pertumbuhan secara dinamis, dengan menyumbang
0,97% PDB Indonesia, sedangkan ketika tersebut digabungkan
dengan pengadaan gas maka akan mencapai 5,47% PDB
Indonesia [1]. Sektor tersebut terus mengalami pertumbuhan tiap
tahunnya, hal ini mengindikasikan kebutuhan listrik semakin
besar. Hal ini berbanding lurus dengan semakin ketatnya
persaingan yang terjadi antara perusahaan kontraktor listrik
sebagai rekanan dari PT. PLN (Persero) untuk mewujudkan
tersedianya kebutuhan konsumsi listrik. Untuk menghadapi
persaingan tersebut, maka perusahaan kontraktor listrik dituntut
untuk memberikan service yang terbaik kepada konsumen
termasuk kepada PLN dengan memberikan kualitas/ mutu
pelayanan yang terbaik. Salah satu upaya yang bisa dilakukan
adalah dengan memiliki kualifikasi yang menjanjikan yang bisa
ditawarkan ke konsumen, yaitu dengan pengadopsian dan
pengimplementasian program peningkatan kualitas secara
efektif dalam bentuk sertifikasi standar ISO 9001 mengenai
Sistem Manajemen Mutu.
PT. XYZ merupakan salah satu perusahaan kontraktor listrik yang berdiri sejak tahun 2014. Bidang pekerjaan PT. XYZ adalah industri jasa yang bekerjasama dengan PLN (salah satu klien PT. XYZ) dalam mengerjakan proyek kelistrikan (pemasangan, desain maupun pemeliharan kelistrikan). PT. XYZ sudah memiliki sertifikasi ISO 9001:2008, tetapi ISO tersebut sudah tidak berlaku lagi per-bulan Oktober 2018, hal ini mengakibatkan menurunnya jumlah proyek yang diterima oleh PT. XYZ, hal ini disebabkan berkurangnya rasa percaya klien kepada perusahaan karena belum memiliki sertifikat ISO 9001:2015, dan juga ada beberapa keluhan dari klien mengenai mutu layanan perusahaan. Hal yang harus dilakukan untuk menjawab permasalahan tersebut adalah dengan membuat perancangan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, hal pertama yang dilakukan adalah dengan melakukan tinjauan mutu perusahaan dalam kondisi saaat ini. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk melakukan penerapan risk based thinking pada PT. XYZ berdasarkan pembaruan yang ada pada ISO 9001:2015, melakukan tinjauan mutu pada kondisi sistem manajemen mutu saat ini di PT. XYZ dan untuk mengetahui kekurangan persyaratan yang dimiliki perusahaan untuk melakukan sertifikasi ISO 9001:2015 dan memberikan rekomendasi untuk melakukan pemenuhan serta perancangan dokumen sistem manajemen mutu yang sesuai dengan persyaratan yang ada pada ISO 9001:2015. Gap Analysis berupa self-assessment checklist digunakan pada penelitian ini untuk melakukan tinjauan mutu pada perusahaan, penelitian ini juga melakukan analisis risiko dikarenakan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 memiliki pembaruan berupa risk based thinking oleh karena itu penelitian ini menggunakan AS/NZS 4360:2004 untuk melakukan analisis risiko perusahaan.
A. Diagram Alir Penelitian
Diagram alir penelitian menggambarkan keseluruhan
tahapan yang akan dilakukan dalam penelitian, berikut
merupakan diagram alir penelitian yang dapat dilihat pada
Gambar 1 berikut ini.
TP-41
Abstrak— Penelitian ini dilakukan di PT. XYZ yang
I. PENDAHULUAN
II. METODOLOGI PENELITIAN
B. Studi Lapangan dan Literatur
Studi lapangan merupakan langkah awal yang dilakukan
untuk survey di PT. XYZ dan didapatkan infromasi bahwa PT.
XYZ belum melakukan sertifikasi ISO 9001:2015, hal ini
dikarenakan sumber daya manusia (karyawan) yang ada di
PT.XYZ belum sepenuhnya menerapkan dan melakukan
prosedur seperti yang ada dalam ISO 9001, belum dilakukannya
perbaruan ke ISO 9001:2015 juga mengakibatkan penurunan
jumlah proyek yang didapat oleh PT.XYZ. Literatur yang
digunakan berasal dari buku, jurnal, artikel, internet dan
berbagai literatur lain yang dapat memberikan informasi serta
pengetahuan guna menunjang penelitian, baik yang terbaru
ataupun penelitian- penelitian terdahulu.
C. Pengumpulan Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer
yang diperoleh dengan cara melakukan brainstorming atau
berdiskusi, wawancara terstruktur, wawancara semi terstruktur,
maupun wawancara informal dengan pihak perusahaan yang
memiliki kompetensi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 dan
manajemen risiko yaitu direktur utama, koordinator lapangan,
admin, spv K3 dan spv teknik. Data sekunder merupakan data
yang sudah ada dan dimiliki oleh perusahaan, bersumber dari
arsip perusahaan berupa dokumen-dokumen perusahaan yang
berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 dan
manajemen risiko.
D. Pengolahan Data dan Analisis
Hal yang pertama dilakukan adalah melakukan analisis
risiko menggunakan standar AS/ NZS 4360:2004, tetapi hanya
menggunakan tahap identifikasi risiko dan penilaian risiko atau
analisis risiko. Identifikasi risiko dan penilaian risiko dilakukan
dengan cara melakukan wawancara informal dengan pimpinan
perusahaan, kepala setiap divisi dan pegawai yang terlibat
dalam proses tertentu, hal ini dilakukan agar identifikasi risiko
dan penilaian risiko dapat mengumpulkan data dan informasi
yang lengkap dan realistis. Metode yang digunakan dalam tahap
identifikasi risiko adalah wawancara informal dengan direktur
utama, sekretaris umum, kepala divisi operasi, kepala divisi
teknik, spv teknik, teknisi K3, koordinator lapangan, karyawan
bagian administrasi dan tenaga ahli kelistrikan PT. XYZ. Pada
tahap penilaian risiko juga menggunakan metode wawancara
semi terstruktur dengan SDM atau pegawai yang pernah
megalami risiko tersebut, sekedar melihat atau terlibat dalam
risiko- risiko yang sudah diidentifikasi pada tahap sebelumnya,
penilaian risiko berdasarkan nilai L (likelihood) dan C
(consequence). Matriks analisis risiko secara kualitatif yang
digunakan dapat dilihat pada Tabel I [2] berikut ini.
Likelihood
Consequences
Insignificant 1
Minor 2
Moderate 3
Major 4
Catastrophic 5
A (Almost
Certain) H H E E E
B (Likely) M H H E E
C
(Possible) L M H E E
D (Unlikely)
L L M H E
E (Rare) L L M H H
Keteranngan:
E (Extreme) : Diperlukan tindakan dengan segera
H (High) : Diperlukan perhatian dari manajemen senior
M (Moderate) : Tanggung jawab harus ditentukan
L (Low) : Dikelola dengan prosedur rutin yang ada
Tahap kedua yang dilakukan adalah melakukan tinjauan mutu yaitu dengan pengukuran gap analysis (self-assessment checklist) sebelum dilakukan perancangan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, yang digunakan untuk melakukan identifikasi gap antara prosedur yang tertulis dengan proses berdasarkan persyaratan pada Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, memberikan gap analysis checklist tersebut kepada pihak- pihak perusahaan yang dijadikan narasumber atau informan. Tabel II merupakan scoring yang digunakan sebagai indikator penilaian [3] dan Tabel III merupakan range yang digunakan pada pengukuran kesiapan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 untuk melihat hasil kesenjangan dalam gap analysis [4], kedua tabel tersebut dapat berubah setelah dilakukan proses brainstorming dengan pihak perusahaan, karena adanya penyesuaian dengan kondisi perusahaan.
Gambar 1. Diagram Alir Penelitian
TP-42
TABEL I. MATRIKS ANALISIS RISIKO KUALITATIF
TABEL II. INDIKATOR PENILAIAN
Score Keterangan
1 Jika organisasi/ perusahaan tidak memahami apa yang mereka
butuhkan dan tidak melakukan hal tersebut
2 Jika organisasi/ perusahaan memahami pentingnya kegiatan
tersebut, tetapi tidak melakukannya
3
Jika organisasi/ perusahaan memiliki dokumen terkait kegiatan tersebut, tetapi masih juga belum menerapkan atau melakukan
tetapi tidak ada catatan mengenai itu
4 Jika organisasi/ perusahaan melakukan kegiatan tersebut tetapi tidak dilakukan secara konsisten
5 Jika organisasi/ perusahaan melakukan kegiatan dengan baik dan
melakukannya secara konsisten
Range Keterangan
75%-100% Tingkat kesiapan organisasi tinggi (sudah siap) untuk
melengkapi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
50%-74%
Tingkat kesiapan organisasi sedang atau masih butuh
adanya perbaikan untuk persiapan Sistem Manajemen
Mutu ISO 9001:2015
1%-49%
Tingkat kesiapan organisasi rendah atau masih sangat
membutuhkan perbaikan, karena kondisi organisasi masih berbeda jauh dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
Untuk mendapatkan persentase seperti pada Tabel V digunakan rumus (1) sebagai berikut.
Persentase Klausul = Skor Checklist
Skor Maksimum x 100% (1)
Keterangan:
Skor Checklist = Hasi penilaian tiap klausul (sesuai hasil
observasi)
Skor Maksimum = Total nilai maksimum tiap klausul yang
diharapkan oleh perusahaan (sesuai kesepakatan)
Memberikan daftar rancangan dokumen sebagai
rekomendasi yang harus dipenuhi, dibuat atau diperbarui oleh
PT. XYZ berdasarkan persyaratan yang ada pada klausul ISO
9001:2015 dan kemudian memberikan rekomendasi yang harus
dilakukan oleh PT. XYZ pada klausul yang memiliki nilai
persentase di bawah 75%
E. Penutup
Kesimpulan yang akan diambil berdasarkan hasil penelitian
yang telah dilakukan dan juga menjawab dari tujuan penelitian,
serta saran yang diberikan untuk penelitian yang akan datang
yang memiliki bahasan yang sama dengan penelitian ini.
A. Analisis Risiko PT. XYZ
Manajemen risiko perusahaan yang dilakukan di PT. XYZ
pada tahap identifikasi risiko dan penilaian risiko. setelah
dilakukan identifikasi didapatkan hasil yang dapat dilihat pada
Tabel IV berikut
TABEL IV. REKAP HASIL IDENTIFIKASI RISIKO PT. XYZ
No. Proses/ Kegiatan Risiko
1. Mendapatkan informasi
tentang tender proyek baru
Proyek mengalami kegagalan atau berhenti di tengah jadwal
pengerjaan
2. Pemilihan tender proyek
yang akan diikuti
Mengalami kekalahan ketika mengikuti tender
Menghabiskan waktu, tenaga dan
uang
Kehilangan kesempatan dalam mengikuti tender proyek yang lain
Kehilangan kesempatan dalam
mendapatkan proyek yang lebih
sesuai dengan perusahaan
3.
Pembuatan proposal
(termasuk perencanaan dan penjadwalan proyek) dan
mengisi dokumen
penawaran
Mata lelah dan terjadi gangguan
penglihatan
Terjadi kesalahan dalam
pengetikan
Terjadi kesalahan dalam pengisian
dokumen
Terjadi kesalahan dalam
pengetikan
Terjadi kesalahan dalam pengisian
dokumen
Mengalami low back pain
Mengalami carpal syndrome yang berkelanjutan
Hilang fokus
Rasa sakit pada bagian tubuh yang
tersetrum
Hilang kesadaran (pingsan)
4. Pengajuan proposal penawaran
Tidak terkirim atau tidak masuk
dalam system perusahaan yang
mengadakan tender
Keterlambatan pengajuan (terlewat
dari waktu yang sudah ditentukan)
Pengajuan tidak diterima
Tidak menang dalam lelang (tidak mendapatkan proyek)
5. Perencanaan dan
penjadwalan proyek
Terjadi keterlambatan pengerjaan
dan penyelesaian proyek
6. Pembuatan skema kelistrikan
Membuat ulang skema
Petugas lapangan tidak memahami skema yang telah diuat
Terjadi penurunan kepuasan klien
Hilangnya kepercayaan klien
Terjadi penurunan kepuasan klien
Hilangnya kepercayaan klien
Jadwal proyek terkendala (proyek
tertunda)
7. Pemilihan alat dan material
untuk instalasi listrik
Terjadi penurunan kepuasan klien
Hilangnya kepercayaan klien
8. Pemilihan supplier material
untuk instalasi listrik
Terjadi kendala pada aktivitas
proyek
Terjadi penurunan kualitas hasil
proyek
Mencari dan menjalin kerja sama
dengan supplier baru
9.
Pemesanan/ pembelian alat
dan material untuk instalasi
listrik kepada supplier
Memesan alat dan material
pengganti
Memesan alat dan material di
supplier yang lain
Memesan alat dan material dengan
jumlah dan spesifikasi yang tidak sesuai
Jadwal proyek terkendala (proyek
tertunda)
TABEL III. RANGE PERSENTASE PENILAIAN
TP-43
ini menggunakan standar AS/ NZS 4360:2004, tetapi hanya
III. HASIL DAN PEMBAHASAN
No. Proses/ Kegiatan Risiko
10. Penerimaan alat dan material
instalasi listrik dari supplier
Jadwal proyek terkendala (proyek
tertunda)
Menerima alat dan material dengan
jumlah dan spesifikasi yang tidak
sesuai
Alat dan material disimpan dengan posisi yang tidak semestinya
Terjadi cidera
11.
Pembayaran alat dan
material instalasi kepada supplier
Over budgeting pada rencana
keuangan perusahaan
12. Proses instalasi listrik
Jadwal proyek terkendala (proyek
tertunda)
Tersterum/ tersengat aliran listrik
Cidera ringan sampai berat, bahkan
bias menyebabkan kematian
Jadwal proyek terkendala (proyek
tertunda)
Terjadi kendala pada aktivitas
proyek
Jadwal proyek terkendala (proyek
tertunda)
Pemasangan instalasi tidak sesuai
13. Melakukan evaluasi dari
hasil instalasi listrik
Hasil evaluasi tidak sesuai dengan
yang ada di lapangan
14. Pembuatan laporan
keuangan perusahaan
Terjadi kesalahan pengetikan atau perhitungan
Kesalahan dalam perencanaan
keuangan untuk masa yang akan datang
Laporan keuangan tidak sesuai
dengan kenyataan (kurang detail)
15. Melakukan evaluasi kinerja
karyawan perusahaan
Evaluasi kinerja karyawan tidak sesuai dengan kenyataan
Ketidaksesuain dalam pemberian
bonus dan apresiasi kepada
karyawan
Dari hasil identifikasi risiko didapatkan total 54 risiko dari
15 proses yang dilakukan di PT. XYZ, kemudian dilakukan
penilaian risiko pada setiap risiko tersebut, Tabel V berikut ini
merupakan contoh hasil penilaian risiko pada proses pembuatan
proposal (termasuk perencanaan dan penjadwalan proyek) dan
mengisi dokumen penawaran.
TABEL V. CONTOH HASIL PENILAIAN RISIKO PT. XYZ
Risiko L C Keterangan
Mata lelah dan terjadi gangguan penglihatan B 2 High
Terjadi kesalahan dalam pengetikan C 1 Low
Terjadi kesalahan dalam pengisian dokumen C 1 Low
Terjadi kesalahan dalam pengetikan C 1 Low
Terjadi kesalahan dalam pengisian dokumen C 1 Low
Mengalami low back pain C 2 Medium
Mengalami carpal syndrome yang berkelanjutan
E 2 Low
Hilang fokus C 1 Low
Rasa sakit pada bagian tubuh yang tersetrum C 2 Medium
Hilang kesadaran (pingsan) D 2 Low
Dari 15 proses atau kegiatan yang dilakukan oleh PT. XYZ
terdapat 54 risiko dengan 20 risiko rendah, 28 risiko sedang, 7
risiko tinggi dan tidak ada risiko ekstrem. Proses atau kegiatan
yang dilakukan PT. XYZ yang memiliki risiko paling banyak
adalah proses pembuatan proposal yang termasuk juga
perencanaan dan penjadwalan proyek serta pengisian dokumen
penawaran. Proses tersebut memiliki 7 risiko dengan tingkatan
low, 2 risiko dengan tingkatan medium dan 1 risiko dengan
tingkatan high, adapun risiko yang memiliki tingkatan high
tersebut adalah mata lelah dan terjadi gangguan penglihatan, hal
ini dikarenakan beberapa karyawan mengeluh bahwa matanya
mengalami kelelahan dan gangguan, serta harus dilakukan
pertolongan pertama dan tentunya hal tersebut sangat
mempengaruhi kinerja dari karyawan tersebut, oleh karena itu
diperlukan perhatian yang lebih lagi dari pihak perusahaan
untuk mengatasi atau setidaknya memitigasi risiko tersebut.
Rekomendasi yang dapat diberikan untuk memitigasi terjadinya
risiko tersebut adalah dengan mengatur jarak pandang mata ke
layar komputer, mengatur durasi dalam penggunaan komputer,
dan mengatur pencahayaan komputer. Jarak pandang mata ke
layar komputer yang baik menurut Occupational Safety and
Health Assocoation (OSHA) adalah 46-61 cm atau yang ideal
sekitar 50,80 cm [5]. Durasi penggunaan komputer juga akan
berpengaruh pada kelelahan mata [6], oleh karena itu mata juga
perlu beristirahat setidaknya selama 5 menit setelah menatap
layar komputer selama 30 menit. Pengaturan pencahayaan yang
sesuai standar adalah sebesar 300 lux untuk ruangan
perkantoran yang menggunakan komputer, hal ini sesuai
dengan Keputusan Menteri Kesehatan No. 1405 Tahun 2002
mengenai Persyaratan Lingkungan Kerja dan Industri, serta
pengaturan visual display dari layar komputer berupa resolusi
dan kekontrasan juga diperlukan [7].
B. Tinjauan Mutu PT. XYZ
Tinjauan mutu dilakukan menggunakan wawancara
terstruktur dengan menggunakan self- assessment checklist.
Self- assessment checklist yang diberikan kepada pihak
perusahaan (direktur utama perusahaan) berisi 65 pertanyaan
yang sesuai dengan setiap klausul yang ada pada ISO
9001:2015. Pengisian pertanyaan- pertanyaan tersebut
didasarkan pada kondisi perusahaan saat ini yang dengan cara
pemeriksaan dokumen- dokumen yang terkait serta melakukan
observasi lapangan tentang implementasi dokumen- dokumen
tersebut, sedangkan untuk penilaian didasarkan pada Tabel II
dan Tabel III. Dari hasil pengisian self- assessment checklist
yang sudah dilakukan oleh pihak perusahaan, didapatkan hasil
yang dapat dilihat pada Tabel VI berikut.
TABEL VI. HASIL TINJAUAN MUTU PT. XYZ BERDASARKAN
KLAUSUL ISO 9001:2015
Klausul Skor
Checklist
Skor
Maksimal Persentase
(4) Konteks
Organisasi 15 25 60%
(5) Kepemimpinan 14 25 56%
(6) Perencanaan 14 25 56%
(7) Dukungan 38 70 54,28%
(8) Operasi 70 120 58,33%
(9) Evaluasi Kerja 24 40 60%
(10) Peningkatan 13 20 65%
Rata- rata 187 325 58,51%
Dari Tabel VI di atas hasil persentase yang dihitung
menggunakan persamaan 1 menunjukkan bahwa pemenuhan
kriteria- kriteria sistem manajemen mutu PT. XYZ berdasarkan
klausul ISO 9001:2015 adalah sebesar 58,51% atau dengan kata
TP-44
lain PT. XYZ masih butuh adanya perbaikan untuk persiapan
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, jadi perusahaan
butuh beberapa rekomendasi dan pemenuhan dokumen yang
belum dimiliki oleh perusahaan yang sesuai dengan ISO
9001:2015.
C. Usulan Rancangan Dokumen
Rencana perbaikan yang diberikan kepada PT. XYZ adalah
dengan memenuhi dokumen sesuai syarat atau klausul yang ada
pada ISO 9001:2015, berdasarkan hasil self- assessment
checklist yang sudah dilakukan pengisian oleh pihak
perusahaan, maka didapatkan beberapa dokumen yang harus
dipenuhi oleh PT. XYZ dapat dilihat pada Tabel VII berikut.
TABEL VII. DAFTAR RANCANGAN DOKUMEN
Nama Rancangan
Dokumen Klausul
Nama Rancangan
Dokumen Klausul
SWOT Analisis 4,6 Ruang Lingkup Sistem
Manajemen Mutu 4
Sasaran Mutu 6 SOP Pengendalian Dokumen
7
Kebijakan Mutu 5 SOP Pengendalian
Rekaman 7,8,9,10
Bisnis Proses 4,8 SOP Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
10
Struktur Organisasi 4 SOP Pengendalian
Ketidaksesuaian 8,10
Job Description 5,7 SOP Tinjauan Manajemen Mutu
9
Matriks
Kompetensi 7 Kriteria Pemilihan Supplier 8
SOP Audit Internal 9 Strategi Inovasi Perusahaan 8
Daftar rancangan dokumen pada Tabel VII ini diberikan
kepada PT. XYZ dengan harapan dapat membantu perusahaan
dalam mempersiapkan untuk melakukan sertifikasi ISO
9001:2015. Rancangan dokumen tersebut sudah disesuaikan
dengan kebutuhan PT. XYZ dilihat dari hasil self- assessment
checklist yang sudah dilakukan, dan tentunya sesuai dengan
klausul yang ada pada ISO 9001:2015. Contohnya, pada klausul
4 (konteks organisasi) dokumen yang perlu dipenuhi atau dibuat
oleh PT. XYZ adalah dokumen SWOT analisis (diperlukan
perbaruan dari dokumen yang sudah ada), dokumen bisnis
proses yang berisi aktivitas yang dilakukan oleh PT. XYZ
dimulai dari input sampai dengan output, dokumen struktur
organisasi (diperlukan perbaruan dan kelengkapan dari
dokumen yang sudah ada), dan dokumen ruang lingkup sistem
manajemen mutu yang berisi ruang lingkup dari penerapan
sistem manajemen mutu di PT. XYZ. Dokumen untuk
memenuhi klausul 5 (kepemimpinan) adalah dokumen
kebijakan mutu yang berisi kebijakan- kebijakan dari PT. XYZ
terhadap sistem manajemen mutu yang ada di perusahaan dan
dokumen job description yang berisi tugas dan wewenang dari
setiap divisi dan jabatan yang ada di perusahaan. Klausul 6
(perencanaan) membutuhkan dokumen SWOT analisis dan
sasaran mutu (diperlukan kelengkapan dari dokumen yang
sudah ada), untuk klausul 7 (dukungan) diperlukan dokumen
job description, dokumen matriks kompetensi yang berisi
kriteria untuk kompetensi setiap SDM yang ada di perusahaan,
dokumen SOP pengendalian dokumen yang berisi cara
pengendalian dari seluruh dokumen sistem manajemen mutu
ISO 9001:2015 di PT. XYZ baik dokumen yang baru maupun
dokumen yang direvisi, dan dokumen SOP pengendalian
rekaman yang berisi cara teknis yang digunakan untuk
melakukan pengendalian rekaman agar dapat terdokumentasi
dengan baik yang nantinya digunakan sebagai bukti dari
terlaksananya suatu kegiatan serta dapat menjadi sumber
pengembangan untuk masa yang akan datang. Dokumen untuk
memenuhi klausul 8 (Operasi) adalah dokumen bisnis proses,
dokumen SOP pengendalian rekaman, dokumen SOP
pengendalian ketidaksesuaian yang berisi cara pengendalian
ketidaksesuaian yang terjadi dalam bisnis proses yang
dilakukan oleh PT. XYZ terutama mengenai output yang
mereka hasilkan, dokumen kriteria pemilihan supplier berisi
kriteria- kriteria yang perlu dipenuhi oleh supplier ketika ingin
bekerja sama dengan dengan PT. XYZ yang dapat disesuaikan
dengan spesifikasi proyek yang sedang dikerjakan oleh
perusahaan, dokumen strategi inovasi perusahaan yang berisi
rencana dan stategi dalam pembuatan inovasi jasa yang akan
dilakukan oleh PT. XYZ, dan formulir survei kepuasan
pelanggan yang berisi beberapa pertanyaan yang berkaitan
dengan pelayanan dan output yang diberikan PT. XYZ kepada
pelanggan (klien). Klausul 9 (evaluasi kerja) membutuhkan
dokumen SOP audit internal, dokumen SOP pengendalian
rekaman, dan dokumen SOP tinjauan manajemen mutu,
sedangkan untuk klausul 10 (peningkatan) dibutuhkan
dokumen SOP pengendalian rekaman, dokumen SOP tindakan
perbaikan dan pencegahan.
D. Rekomendasi
Dari klausul 4 sampai dengan klausul 10, semua memiliki
persentase dibawah 75% atau rata- rata persentase keseluruhan
sebesar 58,51% yang berarti PT. XYZ masih membutuhkan
perbaikan untuk persiapan sertifikasi ISO 9001:2015,
rekomendasi yang dapat diberikan untuk masing- masing
klausul adalah sebagai berikut:
1) Klausul 4 mendapatkan persentase sebesar 60%,
rekomendasi yang dapat diberikan kepada PT. XYZ terkait
klausul tersebut adalah melakukan pembaruan pada SWOT
analisis dari dokumen yang sudah ada, perlu penyesuaian
kembali dengan kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman
yang dimiliki oleh PT. XYZ saat ini. Melengkapi struktur
organisasi yang ada saat ini agar lebih jelas dan detail dan
SDM yang ada di perusahaan paham ketika membaca
struktur organisasi tersebut, membuat ruang likup sistem
manajemen mutu agar penerapan sistem manajemen mutu di
perusahaan lebih jelas lingkupnya dan dapat menjadi kontrol
pelaksanaan sistem manajamen mutu, membuat bisnis
proses perusahaan sebagai pendukung dari penerapan sistem
manajemen mutu perusahaan dan melakukan penyimpanan
dan pemeliharaan dari semua dokumen sistem manajemen
mutu guna mendukung berjalannya proses operasional
perusahaan.
2) Klausul 5 mendapatkan persentase sebesar 56%,
rekomendasi yang dapat diberikan kepada PT. XYZ terkait
klausul tersebut adalah pemimpin harus menunjukkan
komitmen terhadap sistem manajemen mutu dengan cara
melaksanakan semua kegiatan (bisnis proses) perusahaan
TP-45
sesuai dengan prosedur yang telah dibuat berdasarkan sistem
manajemen mutu, membuat kebijakan mutu perusahaan
serta melakukan sosialisasi dari kebijakan mutu yang telah
dibuat tersebut agar digunakan sebagai pedoman dalam
penerapan sistem manajemen mutu di perusahaan.
3) Klausul 6 mendapatkan persentase sebesar 56%,
rekomendasi yang dapat diberikan kepada PT. XYZ terkait
klausul tersebut adalah memperbarui sasaran mutu yang
sudah ada saat ini dan disesuaikan dengan kondisi internal
dan eksterna perusahaan.
4) Klausul 7 mendapatkan persentase sebesar 54,28%,
rekomendasi yang dapat diberikan kepada PT. XYZ terkait
klausul tersebut adalah menumbuhkan rasa kepedulian SDM
yang ada di perusahaan terhadap kebijakan mutu dan sasaran
mutu yang sesuai dengan bidangnya, dengan cara
melibatkan semua SDM untuk melakukan evaluasi terhadap
penerapan kebijakan mutu dan melakukan diskusi serta
menerima semua masukan dari karyawan mengenai strategi
yang digunakan untuk mencapai sasaran mutu yang sudah
dibuat, dan terus melakukan update dokumen atau
pembaruan dari dokumen- dokumen ISO yang disesuaikan
dengan kondisi perusahaan.
5) Klausul 8 mendapatkan persentase sebesar 58,33%,
rekomendasi yang dapat diberikan kepada PT. XYZ terkait
klausul tersebut adalah melakukan penyebaran informasi
kepada seluruh SDM yang ada diperusahaan mengenai
perubahan dari dokumen- dokumen yang dibuat, dengan
cara melakukan penempelan pengumuman bahwa ada
perubahan dokumen yang terkait atau bisa dengan cara
melakukan sosialisasi untuk menjelaskan dokumen yang
berubah tersebut, agar SDM yang ada di perusahaan tidak
hanya mengetahui perubahannya tetapi juga memahami
perubahan tersebut serta melakukan benchmarking kepada
perusahaan serupa dengan intensitas setahun sebanyak dua
kali, agar perusahaan bisa mengetahui kebutuhan pasar saat
ini dan dapat memenuhi kebutuhantersebut dengan
melakukan inovasi.
6) Klausul 9 mendapatkan persentase sebesar 60%,
rekomendasi yang dapat diberikan kepada PT. XYZ terkait
klausul tersebut adalah melakukan audit internal sesuai
dengan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 untuk
mengetahui kesesuaian perusahaan dalam melakukan
penerapan ISO tersebut dengan mendatangkan auditor dari
pihak eksternal perusahaan.
7) Klausul 10 mendapatkan persentase sebesar 65%,
rekomendasi yang dapat diberikan adalah melakukan
peningkatan kesesuaian, kecukupan dan efektivitas sistem
manajemen mutu di perusahaan dengan cara melakukan
konsep PDCA (Plan, DO, Check, Action). Tahap plan
perusahaan merencanakan semua kegiatan atau proses
bisnisnya dengan baik dan detail, mulai dari perencanaan
dan penjadwalan proyek, pembuatan skema untuk proyek
instalasi listrik, perencanaan keuangan perusahaan, sampai
perencanaan pembelian alat dan material untuk instalasi
listrik. Tahap do perusahaan mendapatkan informasi
mengenai tender proyek baru, pemilihan tender proyek yang
akan diikuti oleh perusahaan, pengajuan proposal
penawaran untuk proyek, pemilihan alat dan material yang
sesuai dengan spesifikasi dari proyek yang dikerjakan,
pemilihan supplier yang menyediakan alat dan material
tersebut, pemesanan alat dan material, pembayaran alat dan
material kepada supplier dan pengerjaan proyek instalasi
listrik. Tahap check perusahaan melakukan evaluasi dari
hasil proyek instalasi listrik yang telah dilakukan dan
melakukan evaluasi kinerja karyawan, sedangkan pada
tahap action perusahaan melakukan perbaikan dari evaluasi
yang telah dilakukan tersebut dan membuat rencana strategi
kedepannya agar perusahaan dapat melakukaan proses
bisnisnya dengan lebih baik.
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian tinjauan mutu di PT. XYZ
berdasarkan ISO 9001:2015 dapat ditarik kesimpulan bahwa
analisis risiko yang dilakukan di PT. XYZ menggunakan AS/
NZS 4360:2004 dengan tahapan identifikasi risiko dan
penilaian risiko didapatkan hasil 54 risiko yang ada pada PT.
XYZ dari 15 proses atau kegiatan yang dilakukan di perusahaan
tersebut, dengan rincian 20 risiko rendah, 28 risiko sedang, 7
risiko tinggi dan tidak ada risiko ekstrem. Tinjauan mutu yang
dilakukan di PT. XYZ berdasarkan ISO 9001:2015
menggunakan self- assessment checklist didapatkan hasil
klausul 4 mendapatkan persentase sebesar 60%, klausul 5
sebesar 56%, klausul 6 sebesar 56%, klausul 7 sebesar 54,28%,
klausul 8 sebesar 58,33%, klausul 9 sebesar 60% dan klausul 10
sebesar 65%, sedangkan untuk hasil persentase pemenuhan
kriteria- kriteria sistem manajemen mutu PT. XYZ berdasarkan
klausul ISO 9001:2015 adalah sebesar 58,51% atau dengan kata
lain PT. XYZ masih butuh adanya perbaikan untuk persiapan
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015. Self- assessment
checklist yang sudah dilakukan pengisian oleh pihak
perusahaan, didapatkan beberapa dokumen yang harus dipenuhi
oleh PT. XYZ yaitu SWOT analisis, sasaran mutu, kebijakan
mutu, bisnis proses, struktur organisasi, job description, matriks
kompetensi, SOP audit internal, ruang lingkup sistem
manajemen mutu, SOP pengendalian dokumen, SOP
pengendalian rekaman, SOP tindakan perbaikan dan
pencegahanm SOP pengendalian ketidaksesuaian, SOP tinjauan
manajemen mutu, kriteria pemilihan supplier, strategi inovasi
perusahaan dan formulir survei kepuasan pelanggan.
B. Saran
Saran yang diberikan untuk penelitian selanjutnya yang
serupa adalah penelitian selanjutnya diharapkan dapat
membantu perusahaan dengan melakukan perancangan
dokumen wajib maupun non wajib ISO 9001:2015 dan dapat
melakukan tinjauan mutu kembali setelah dilakukan
pemenuhan dokumen ISO 9001:2015 dan dapat memberikan
rencana strategi untuk perusahaan dalam penerapan ISO
9001:2015 yang efektif.
TP-46
IV. PENUTUP
[1] Kementrian Koordinator Bidang Perekonomian Republik Indonesia,
Outlook Perekonomian Indonesia 2019, Cetakan Pe. Kementrian
Koordinator Bidang Perekonomian Republik Indonesia, 2019.
[2] AS/NZS, Risk Management Guidelines Companion to AS/NZS
4360:2004, HB 436:200., vol. 428, no. 6983. Sydney: Retrieved from Standards New Zealand Database, 2004.
[3] A. T. Prakasa, N. W. Setyanto, and L. T. W. N. Kusuma, “Analisis
Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Menggunakan GAP Analisis Tools (Studi Kasus PT. Sahabat Rubber Industries, Malang),” J.
Rekayasa dan Manaj. Sist. Ind., vol. 3, no. 1, pp. p11-21, 2015.
[4] J. M. Fernando, B. Purwanggono, and P. Adi, “Pada Pt . Wijara
Nagatsupazki Dengan Menggunakan Metode Gap Analysis,” p. 10, 2015.
[5] C. Fluke, “Working safely with EtO.,” J. Healthc. Mater. Manage., vol. 8, no. 2, pp. 69–73, 1990.
[6] D. W. Putri and M. Mulyono, “Hubungan Jarak Monitor, Durasi Penggunaan Komputer, Tampilan Layar Monitor, Dan Pencahayaan
Dengan Keluhan Kelelahan Mata,” Indones. J. Occup. Saf. Heal., vol. 7,
no. 1, p. 1, 2018, doi: 10.20473/ijosh.v7i1.2018.1-10.
[7] Mentri Kesehatan Republik Indonesia, “Keputusan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor 1405 Tahun 2002,” 2002.
TP-47
DAFTAR PUSTAKA