El rol del Analista esta cambiando y con ello deben prepararse
mejor, buscando capacitaciones tcnicas, diseando presentaciones
impactantes, estandarizado informes, generar informes gerenciales y
presentarlos
El rol del Analista esta cambiando y con ello deben prepararse
mejor, buscando capacitaciones tcnicas, diseando presentaciones
impactantes, estandarizado informes, generar informes gerenciales y
presentarlos. Si presentarlos ante los clientes, coordinadores.Si
estamos preparados para ello, bueno eso es lo que hace unos das
empezamos a revisar, seleccionando a algunos analistas para que
frente a un jurado realicen una clnica de presentacin de informes,
lo importante all inicialmente no es el informe, sino como manejan
la presentacin.Pensando en esto el siguiente articulo les da unos
consejos que encontr y me parecen les puede servir no solo para el
ejercicio sino para la vida laboral en general. Espero les sirvan y
los pongan en prctica:1.La primera y mas til herramienta
audiovisual es USTED, ninguna presentacin, video, imagen,
cartelera, afiche, supera lo que USTED puede generar con una buena
preparacin2.Una presentacin de Impacto es Un discurso breve en el
que se expone y explican los puntos mas importantes de un tema
(PUNTOS PODEROSOS)3.Debe haber un mensaje principal, que es lo mas
importante que que quiero que la audiencia conozca?, Esa es la gua
para el desarrollo de la presentacin, utilizar para ello historias,
dibujos, graficas, etc que apoyen esa idea principal. Para nuestro
caso cual creen que es la informacion ms importante y en la cual se
debe centrar el informe, la venta de ese producto que se lanza, la
entrega de ese premio sobresaliente, la competencia ms
relevante.4.La persona que presenta debe:Crear una impresin
positiva (apariencia profesional)Debe mostrar seguridad (si yo
hablo de lo que se, voy a estar seguro, si hablo de temas de los
cuales no tengo la totalidad de datos voy a verme inseguro,
desconfiado y frgil ante el auditorio)Debe proyectar entusiasmo
(mostrar siempre lados positivos y afrontar los negativos como
oportunidades de mejora con propuestas)Debe transmitir conocimiento
con sinceridad para que genere credibilidad (si hablamos de un tema
y empezamos a inventar no vamos a mostrarnos crebles ya que
internamente sabemos que una pregunta puede desbaratar nuestro
argumento)5.Durante la presentacinMantenga constantemente contacto
visual con la audiencia.Presente un punto a la vez (no trate de
abarcar varios temas, esto para que la presentacin no se
disperse).Utilice frases o palabras clavesSi es un tema tensinate
es posible hablar sobre ancdotas o ejemplos inteligentes, esto
ayuda que el tema sea mas digerible6.Siempre planifique las
presentaciones, revisando las ideas que va a expresar, que el diseo
de la presentacin sea la mas coherente, como va a realizar la
interlocucin (posible audiencia, como manejar las preguntas, el
recinto) y finalmente evalese (es satisfactorio o no su discurso
abarca los temas importantes, tiene las respuestas a las posibles
dudas).7.Que es primordial, que conozca los datos, la audiencia que
lo va a escuchar, mantenga todo sencillo, ensaye la presentacin
cuantas veces sea necesario, limtese al tiempo establecido, sea
original, evite memorizar debemos conocer el tema y tener un guion,
pero este no debe llevarse nunca al pie de la letra. Provoque la
atencin y el inters de la audacia.8.Para el informe:Todas las
plantillas, diapositivas, hojas, etc. deben tener tituloInicie con
una ficha tcnica, donde relacione, periodo de medicin, tipo de
datos capturados, alcance (ciudades, canales y tipos de
puntos)Siempre verifique muy bien la redaccin y ortografaPresente
la informacion utilizando varios recursos, que no sea plana sino
impactante (diferentes tipos de grficos, vietas, globos, columnas,
dibujos, etc.)Siempre llegue puntual, en lo posible minutos antes
para verificar que los dispositivos funcionan y no va a tener
inconvenientes para la presentacinUtilice el menor numero de
diapositivas posiblesIncluya la informacion esencial (PUNTOS
PODEROSOS)No sobre cargue las diapositivas9.Fondo: Un buen
contraste permite una lectura cmoda, letras oscuras sobre fondos
claros y viceversa, graficas claras si es necesario utilice
etiquetas de datos, pero deben poderse leer, evite texturas que
puedan evitar la buena lectura, sea consistente en el
fondo.10.Texto: debe ir siempre justificado a la izquierda, la
altura de los ttulos debe ser de 32 min 42 max, el texto de
anotaciones, aclaraciones y dems no debe ser inferior a 16,
seleccione letras fciles de leer, limite las maysculas para
nicamente los ttulos, no use mas de dos tipos de letra.11.No use
efectos especiales, si los ve necesarios nunca use mas de 2 en cada
diapositiva.12.Para un cierre efectivo:La ltima diapositiva debe
ser de agradecimiento, ojala sin texto.Deje esa ultima diapositiva
mientras contesta las preguntas.No termine la presentacin
abruptamenteUtilice un cierre dinmico o efectivoRepita los puntos
mas importantes con sus propias palabrasAgradezca siempre la
atencin prestadaInvite a la audiencia a hacer preguntasSi no hay
preguntas usted puede hacerse una propia pregunta utilizando, con
frecuencia me preguntanSi no sabe la respuesta de una pregunta no
mienta, utilice lo siento, en este momento desconozco la respuesta,
pero me comprometo a buscar la informacion, solicite los datos de
la persona para enviar dicha informacion.Espero estos tips les
puedan funcionar, algunos los podrn aplicar otros no pero es
importante tenerlos en cuenta, les agradezco si tienen otros
consejos que quieran acotar, anxelos a comentarios
