Tips Para Elaborar Cronograma Caso Completo

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TIPS PARA ELABORAR SCHEDULES

Caso Completo

PRESENTACIÓN

El siguiente Caso Completo desarrollado es un aporte

valioso que contribuye, complementa y refuerza los

conocimientos presentados en los Tips para elaborar Schedules

con MS Project. Se presenta el proyecto Nuevo Negocio desde

un enfoque integral, que abarca todas las Fases del Ciclo de Vida

del Proyecto (Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Cierre)

CONTENIDO

1.- Caso Completo

1.1.- Project Charter.

1.2.- WBS del proyecto.

1.3.- Cuadro de entregables, actividades y duraciones.

2.- Caso Completo – Resolución

2.1.- Crear proyecto en base a un WBS y definir el marco de programación.

2.2.- Ingresar entregables, actividades, duraciones e hitos.

2.3.- Definir Calendarios.

2.4.- Crear y Asignar Recursos.

2.5.- Efectuar el secuenciamiento de las tareas.

2.6.- Definir delimitaciones y propiedades de las tareas.

2.7.- Nivelar el cronograma.

2.8.- Grabar Línea Base principal (creando la tabla de LB).

2.9.- Emitir los primeros informes del proyecto: Resumen del Proyecto, Tareas Críticas,

Presupuesto, Tareas y RRHH, Uso de Tareas, Uso de Recursos,

2.10.- Efectuar el Control de avance de la semana 1 en base a un escenario ideal.



2.13.- Efectuar el Control Final del Proyecto y emitir los reportes de Cierre de Proyecto.

2.14.- Emitir la Curva S del Proyecto Final

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11..-- CCAASSOO CCOOMMPPLLEETTOO

El presente caso consiste en desarrollar un cronograma de proyecto completo

siguiendo los siguientes pasos:

1) Crear el proyecto en base a un WBS y definir el marco de programación.

2) Ingresar entregables, actividades, duraciones e hitos.

3) Definir calendarios.

4) Crear y asignar recursos.

5) Efectuar el secuenciamiento de las tareas.

6) Definir delimitaciones y propiedades de las tareas.

7) Nivelar el cronograma.

8) Grabar línea base principal (creando la tabla de LB).

9) Emitir los primeros informes del proyecto: Resumen del Proyecto, Tareas Críticas,

Presupuesto, Tareas y RRHH, Uso de Tareas y Uso de Recursos.

10) Efectuar el control de avance de la semana 1 en base a un escenario ideal.

11) Efectuar el control de avance de la semana 2 en base a un escenario de adelanto.

12) Efectuar el control de avance de la semana 3 en base a un escenario de retraso.

13) Efectuar el control final del proyecto y emitir los reportes de cierre de proyecto.

14) Emitir la curva S del proyecto final.

Debe tenerse en cuenta que el proyecto ejemplo que hemos tomado es una versión

simplificada (incluso se ha obviado la fase de gestión de proyectos) que sólo sirve para

ilustrar los mecanismos de trabajo con el MS Project y no intenta ilustrar un caso real. El

haber seleccionado un caso real solo habría incrementado la complejidad pero no habría

aumentado el valor del presente documento, por el contrario sólo habría aumentado la

densidad de los procesos, pantallas, reportes, y habría dificultado el entendimiento del

lector.

Para el presente caso tenemos los siguientes datos:

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1.1.- Project Charter

Nombre del Proyecto: Nuevo Negocio

Preparado por: Gerencia General.

Fecha: 7 de Mayo de 2007

Inicio El proyecto tiene por nombre oficial: NUEVO NEGOCIO Se ha designado al Señor Carlos Castro como Project Manager

Propósito / Necesidad de Negocio

Se desea emprender un nuevo negocio en un mercado no explorado.

Descripción del Producto

El rubro con el cual se desea entrar al mercado es la compra, venta y soporte de suministros informáticos.

Gestión de Proyectos

Se aplicará el estándar del PMI de acuerdo a las necesidades de la empresa. El control se realizará semanalmente.

Restricciones y riesgos:

Restricciones: 1. La Gerencia ha decidido dar como plazo máximo de fecha de fin

del proyecto el miércoles 15 de Agosto del 2007. 2. No se podrá contratar recursos adicionales cuando el proyecto

está en plena ejecución. Riesgos:

1. De no cumplirse con las fechas establecidas se corre el riesgo de incurrir en gastos adicionales.

2. Se estima un 10% para efectos de reservas.

Recursos: Personal ABC: 1. Asesor Empresarial 2. Colegas 3. Abogado 4. Autoridad Gubernamental 5. Director 6. Contable 7. Representante del Banco 8. Administrador de Información

Tasa estándar 1. US$ 45 2. US$ 15 3. US$ 10 4. US$ 5 5. US$ 50 6. US$ 10 7. US$ 10 8. US$ 5

Aceptación 1. Productos definidos y en producción

Gestión del Cambio:

1. Los cambios al proyecto serán planteados por cualquiera de los miembros del proyecto.

2. El desarrollo del impacto de los cambios es realizado por el Equipo del Proyecto.

3. Los cambios son sustentados por el Project Manager a la Gerencia para su aprobación.

Aprobado: Fernando Rodríguez - Sponsor

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1.2.- WBS del proyecto

1.3.- Cuadro de entregables, actividades y duraciones

Nuevo Negocio Días 1.0 Fase 1 - Plan estratégico 1.1 Definir la oportunidad del proyecto 1.1.A01 Investigar el mercado y la competencia 1 d 1.1.A02 Identificar los recursos necesarios 2 d 1.1.A03 Identificar los elementos de costos operativos 2 d 1.2 Evaluar la visión del proyecto 1.2.A01 Definir los requisitos de nuevas entidades 1 d 1.2.A02 Identificar las oportunidades de compra continua del negocio 1 d 1.2.A03 Investigar posibilidades de realizar franquicias 1 d 1.3 Evaluar riesgos potenciales y beneficios 1.3.A01 Evaluar el tamaño y la estabilidad del mercado 2 d 1.3.A02 Evaluar la disponibilidad de los recursos necesarios 2 d 1.3.A03 Evaluar la cuota de mercado inicial 1 d 1.3.A04 Determinar los requisitos financieros 2 d 1.3.A05 Evaluar la rentabilidad inicial 1 d 1.4 Revisar y modificar el plan estratégico 2 d 2.0 Fase 2 - Definir la oportunidad del negocio 2.1 Definir el mercado 2.1.A01 Obtener acceso a la información disponible 1 d 2.1.A02 Crear un plan de análisis del mercado 2 d 2.1.A03 Implantar el plan de análisis del mercado 5 d 2.1.A04 Identificar el nicho de mercado objetivo del negocio 1 d

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2.2 Identificar los materiales y suministros 2.2.A01 Identificar los recursos del equipo de administración 1 d 2.2.A02 Identificar los requisitos de personal 1 d 2.2.A03 Identificar las materias primas necesarias 1 d 2.2.A04 Identificar las utilidades necesarias 1 d 2.3 Revisar y modificar la oportunidad del negocio 1 d Confirmar la decisión de poner en práctica el proyecto 0 3.0 Fase 3 - Plan de acción 3.1 Desarrollar Plan de Negocios 3.1.A01 Describir el enfoque, la oportunidad y el mercado 1 d 3.1.A02 Describir los puntos fuertes, débiles, activos, riesgos y oportunidades

1 d

3.1.A03 Calcular el volumen de ventas durante el período inicial 1 d 3.1.A04 Realizar una previsión de los costos de operación 1 d 3.1.A05 Establecer una estrategia de precios 1 d 3.1.A06 Realizar una previsión de los ingresos 1 d 3.1.A07 Desarrollar previsión de flujo de caja 1 d 3.1.A08 Identificar los requisitos de licencias y permisos 1 d 3.1.A09 Desarrollar el plan inicial 2 d 3.1.A10 Desarrollar la estrategia de ventas y publicidad 1 d 3.1.A11 Publicar el plan de negocio 1 d Confirmar la decisión de poner en práctica el proyecto 0 4.0 Fase 4 - Poner en práctica el plan inicial 4.1 Elegir una ubicación 1 d 4.2 Establecer la estructura del negocio 4.2.1 Elegir un nombre 4.2.1.A01 Identificar las implicaciones 1 d 4.2.1.A02 Investigar la disponibilidad del nombre 1 d 4.2.2 Elegir un banco 4.2.2.A01 Abrir las cuentas bancarias necesarias 0.5d 4.2.2.A02 Establecer una línea de crédito con el banco 0.5d 4.2.3 Elegir la asesoría jurídica 1 d 4.2.4 Seleccionar la categoría del negocio 2 d 4.2.5 Elegir la fuente de financiación 2 d 4.3 Establecer la base de control de operaciones 4.3.A01 Elegir y establecer el sistema de contabilidad 2 d 4.3.A02 Obtener las licencias y permisos necesarios 4 d 4.3.A03 Obtener los seguros necesarios 3 d 4.3.A04 Establecer el plan de seguridad 2 d 4.4 Desarrollar el programa de mercadotecnia 4.4.A01 Establecer un programa de publicidad 2 d 4.4.A02 Crear un logotipo 1 d 4.5 Proporcionar las instalaciones físicas 4.5.A01 Dotar de medidas de seguridad al espacio de operaciones 4 d 4.5.A02 Seleccionar el hardware de la red de equipos 1 d 4.5.A03 Seleccionar el software de los equipos 1 d 4.5.A04 Proporcionar mobiliario y equipamiento 4 d 4.5.A05 Traslado al centro de trabajo 1 d 4.6 Seleccionar y contratar al personal 4.6.A01 Entrevistar y realizar pruebas a los candidatos 5 d 4.6.A02 Contratar al personal 4 d 4.6.A03 Dar formación al personal 12 d Comenzar el negocio 0

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22..-- CCAASSOO CCOOMMPPLLEETTOO -- RREESSOOLLUUCCIIÓÓNN

2.1.- Crear el proyecto en base a un WBS y definir el marco de programación

Creamos el proyecto en base al WBS proporcionado.

Definimos el Marco de Programación (Proyecto > Información del proyecto)

En la ventana Información del proyecto establecemos la Fecha de Comienzo,

según el Project Charter a lunes 7 de Mayo de 2007, lo cual podemos ver en el siguiente

gráfico.

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2.2.- Ingresar entregables, actividades, duraciones e hitos

Ingresamos los datos según la tabla proporcionada.

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2.3.- Definir Calendarios

Accedemos a la opción Tareas de la barra Guía de Proyectos, luego seleccionar la

opción Definir periodos laborales generales como vemos en la figura:

En el paso 2 de 5 configuramos días y horas laborables, tal como se muestra en la

figura:

Dejar la plantilla de calendario en Estándar y hacer clic en Guardar e ir al paso 2.

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En el paso 3 de 5, podemos decirle a MS Project qué días no serán laborables,

dependiendo de nuestro calendario, para ello hacemos clic en el enlace Cambiar

calendario laboral. En nuestro caso solo haremos clic en Guardar e ir al paso 4, como

se muestra en la figura

Nota: Esta acción también la podemos realizar más adelante mediante la opción: Herramientas> Cambiar Calendario Laboral

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El paso 4 de 5 muestra las horas trabajadas por día, por semana y cuántos días al

mes son laborables. Hacemos clic en Guardar e ir al paso 5, como se muestra en la

figura:

Finalmente en el Paso 5 de 5 hacer clic en Guardar y Finalizar

2.4.- Crear y Asignar Recursos

Seleccionamos Ver > Hoja de Recursos

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En la Vista Hoja de Recursos ingresamos los recursos disponibles de acuerdo al

Project Charter, tal como se muestra en la siguiente figura, y a continuación presionamos

F9 para actualizar el proyecto:

Para ver las Estadísticas del Proyecto, primero vamos a Proyecto > Información

del proyecto.

Ventana de Información del proyecto

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Luego seleccionamos la opción Estadísticas

En el gráfico: Estadísticas del proyecto observamos la Fecha de Comienzo (lun

07/05/07) y la Fecha de Fin (vie 17/08/07).

Luego asignamos dichos recursos:

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2.5.- Efectuar el secuenciamiento de las tareas

Realizamos el secuenciamiento de las tareas a través de las predecesoras

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En el siguiente gráfico vemos la secuencia de las tareas:

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2.6.- Definir delimitaciones y propiedades de las tareas

El cronograma de nuestro proyecto no se ve afectado por ningún tipo de

delimitación, por ello al mostrar las columnas Tipo de Tarea (Tipo) y Tipo de

Delimitación nos mostrará los datos que el MS Project calculó:

2.7.- Nivelar el cronograma

Tenemos una restricción fuerte (mencionada en el Project Charter), que es la de

fecha de fin del proyecto como máximo el miércoles 15 de Agosto de 2007, para

ello comprimimos el cronograma, en base al siguiente enfoque:

Para lograr el requerimiento de la gerencia hacemos fast tracking

(ejecución de las tareas en paralelo) a las tareas, ello afectará las precedencias de las tareas en donde se hará fastrack.

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Seleccionamos la tarea a modificar y mediante clic derecho elegimos la opción

Información de la tarea.

En la ventana Información de la tarea, en la pestaña Predecesoras cambiar la

opción Pos de 0d a -2d tal como se muestra en la figura:

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Luego de hacer clic en Aceptar, en la vista Diagrama Gantt presionar F9 para

actualizar el proyecto. Con ello se está logrando que la tarea 1.1.A03 Identificar los

elementos de costos operativos que estaba previsto empezar el día jueves 10 de

mayo empiece en realidad días antes (martes 08 de mayo). De esta manera, nuestra

fecha de Fin de proyecto será el miércoles 15 Agosto de 2007, tal como podemos ver en

el gráfico siguiente:

Vemos las estadísticas del proyecto (Proyecto>Información del proyecto opción

Estadísticas).

2.8.- Grabar Línea Base principal (creando la tabla de LB)

Primeo creamos la tabla de línea base. Para ello vamos a la opción

Ver>Tabla:Entrada>Más tablas…

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En la ventana Más tablas seleccionamos Línea de base y el botón Aplicar

Al hacer clic en Aplicar nos muestra la Vista de Diagrama de Gantt la Duración

prevista, Comienzo previsto, Fin previsto, Trabajo previsto y Costo previsto tal como

se muestra en la figura:

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A continuación grabamos la línea de base. Para ello vamos a la opción:

Herramientas>Seguimiento>Guardar línea de base.

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En el Diagrama de Gantt vemos los valores de Duración prevista, Comienzo

previsto, Fin previsto, Trabajo previsto, Costo previsto tal como se muestra en la figura:

En la ventana Guardar línea de base guardamos la línea de base para el proyecto completo, tal como se muestra en la figura:

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2.9.- Emitir los primeros informes del proyecto

Seleccionamos la opción Ver > Informes

a) Resumen del Proyecto:

En la Ventana Informes seleccionamos la opción Generales.

En la ventana Informes generales, seleccionamos la opción Resumen del proyecto.

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Obtendremos el siguiente informe:

En la misma ventana de Informes generales se podrá ver informes para: Tareas

de nivel superior, tareas críticas, hitos y días laborables.

b) Tareas críticas

En la ventana Informes generales seleccionamos la opción Tareas crítica.

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c) Presupuesto

En la Ventana Informes seleccionamos la opción Costos.

En la ventana Informe de Costos seleccionamos la opción Presupuesto.


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d) Tareas y RRHH

En la ventana Informes seleccionamos la opción Asignaciones.

En la ventana Informe de asignaciones seleccionar Tareas y Recursos

Humanos.

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e) Uso de tareas

En la ventana Informes seleccionamos la opción Carga de trabajo.

En la ventana Informes de Carga de trabajo seleccionamos la opción Uso de

tareas.


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f) Uso de recursos

En la ventana Informes seleccionamos la opción Carga de trabajo.

En la ventana Informes de carga de trabajo seleccionamos la opción Uso de

recursos.

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2.10.- Efectuar el control de avance de la semana 1 en base a un escenario ideal

Para realizar el control de avance (asumimos que el control lo realizamos el

domingo 13 de mayo) de la primera semana (del lunes 7 al viernes 11 de mayo),

primero realizamos ciertas configuraciones previas.

Herramientas > Opciones

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- Pestaña Cálculo

- Pestaña General

Luego seleccionamos la opción Ver > Gantt de Seguimiento .

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En el siguiente gráfico vemos que las tareas están en 0% y de color rojo, es

precisamente el avance de esas tareas las que tenemos que controlar.

Seleccionamos la Opción Ver>Tabla>Seguimiento.

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En el siguiente gráfico vemos que los avances todavía no han sido actualizados. Por

ejemplo en “% completado” tenemos en todos los campos 0% a pesar de haber

transcurrido la primera semana de ejecución del proyecto (recordar que el control lo

estamos haciendo el domingo 13 de mayo).

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Para realizar el control de los avances, debemos actualizar la Fecha de Estado. Para

ello vamos a la opción Proyecto>información del proyecto.

En la ventana Información del proyecto opción Fecha de estado establecemos

a dom 13/05/07 como se aprecia en el gráfico anterior.

Luego debemos asegurarnos de tener a la vista la barra de herramientas de

seguimiento, en caso de no tenerlo seleccionar la opción Ver>Barra de

herramientas>seguimiento.

Una vez realizado los pasos previos, efectuamos el control de la semana 1

- Filtramos las tareas correspondientes a la semana 1 (del lunes 7 al viernes 11 de

mayo) mediante la opción intervalo de fechas, como vemos en el gráfico:

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- Seleccionamos el intervalo inicial.

- Seleccionamos el intervalo final

Al realizar estos pasos, en nuestra vista Gantt de Seguimiento aparecerán sólo las

tareas involucradas dentro de la primera semana. A continuación seleccionamos las

tareas que están en la vista Gantt de Seguimiento y hacer clic en la opción actualizar

según programación de la barra de herramientas seguimiento, tal como apreciamos

en el siguiente gráfico:

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Al realizar la acción nos actualizará automáticamente la vista Gantt de Seguimiento,

como se aprecia en el siguiente gráfico:

En el gráfico anterior vemos cómo automáticamente se va actualizando nuestro

avance en la primera semana. Las tareas que en “% completado” figuran como 100%

muestran un Comienzo real y un Fin real con fechas claramente establecidas, por el

contrario las tareas que aún no concluyeron (caso la tarea 1.3.A01 que está a un 50%)

tienen un Comienzo real, pero todavía no tiene Fin real, por estar en proceso. También

podemos apreciar otras variables, como la Duración real, Duración restante, Costo real y

el gráfico de las secuencias con sus respectivos % completados.

Si vamos al menú Ver>Uso de tareas podemos hacer un seguimiento del uso de

las tareas involucradas en el proyecto, como podemos apreciar en el siguiente gráfico:

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2.11.- Efectuar el control de avance de la semana 2 en base a un escenario de adelanto

En la Vista Gantt de Seguimiento (menú Ver>Gantt de seguimiento) filtramos

nuevamente por intervalo de fechas para la semana 2 (del lunes 14 al viernes 18

de mayo, suponiendo que el control de avance lo hacemos el domingo 20).

Intervalo inicial

Intervalo final

Actualizamos la Fecha de Estado (menú Proyecto>información del proyecto).

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Realizamos el mismo paso que para la semana 1 (en la vista Gantt de Seguimiento

seleccionamos las tareas involucradas en la semana 2 y hacemos clic en la opción

actualizar según programación de la barra de herramientas seguimiento, tal

como apreciamos en el siguiente gráfico:

Podemos apreciar la siguiente vista:

Si asumimos el escenario de adelanto y a la tarea “1.4 Revisar y modificar el plan

estratégico” le damos como “%completado” = 100% en reemplazo del 50% normal,

podemos apreciar el siguiente gráfico:

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2.12.- Efectuar el control de avance de la semana 3 en base a un escenario de retraso

En la Vista Gantt de Seguimiento (menú Ver>Gantt de seguimiento) filtramos

nuevamente por intervalo de fechas para la semana 3 (del lunes 21 al viernes 25

de mayo, suponiendo que el control de avance lo hacemos el domingo 27).

Intervalo inicial

Intervalo final

Actualizamos la Fecha de Estado (menú Proyecto>información del proyecto)

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Realizamos el mismo paso que para la semana 1 (en la vista Gantt de Seguimiento

seleccionamos las tareas involucradas en la semana 3 y hacemos clic en la opción

actualizar según programación de la barra de herramientas seguimiento, tal

como apreciamos en el siguiente gráfico:

Podemos apreciar la siguiente vista:

Si asumimos el escenario de retraso y a la tarea 2.1.A02 Crear un Plan de Análisis

de Mercado asignamos como %completado 75% en reemplazo del 100% normal,

podemos apreciar el siguiente gráfico:

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2.13.- Efectuar el Control Final del Proyecto y emitir los reportes de Cierre de Proyecto

Para emitir el control final del proyecto asumimos que lo vamos a realizar el

miércoles 15 de Agosto, cuando se ha concluido de realizar todo el proyecto, para ello

establecemos nuestra Fecha de estado (Proyecto>Información del proyecto) como

en la siguiente figura:

Nota: No olvidar que todas las actividades debemos actualizar desde la vista Gantt

de seguimiento mediante la opción actualizar según programación de la barra

de herramientas seguimiento, tal como apreciamos en el siguiente gráfico:

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Al haber concluido el proyecto (el %completado de todas las actividades es 100%)

podemos emitir los reportes correspondientes, como se hizo en los primeros informes

emitidos.

Informe Resumen del proyecto

(Menú Ver>Informes, dentro de la ventana Informes seleccionar la opción Generales

y luego la opción Resumen del proyecto).

En el informe podemos apreciar que al inicio nuestra Fecha de fin (fin previsto) fue

miércoles 15 de Agosto de 2007, pero nuestra fecha de Fin real ha sido martes 14 de

Agosto, terminando el proyecto 1 día antes de lo previsto, por ello vemos que la duración

es -1 día.

Del mismo modo podemos obtener más informes, tal como lo hicimos con los

primeros informes que se emitieron líneas arriba.

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2.14.- Emitir la Curva S del Proyecto Final

Mediante la barra de herramienta Análisis (Menú Ver>Barra de herramientas>

Análisis) seleccionar Analizar datos de escala temporal en Excel, como se

muestra en el siguiente gráfico:

Mediante un asistente generaremos la curva S. Para ello dejamos seleccionado por

defecto la opción Proyecto completo y le damos Siguiente.

En el paso 2 de 5 Agregamos a la sección Exportar los campos CPTP, CRTR,

CPTR, como vemos en el gráfico:

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En el paso 3 de 5 se establece los días de inicio y de fin del proyecto.

En el paso 4 de 5 le decimos a MS Project que SI deseamos representar los datos

de escala temporal en Excel.

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Finalmente solo queda dar clic en el botón Exportar datos para obtener la curva S.

Finalmente obtenemos la siguiente curva:

CO

NS

UL

TO

RÍA

Y C

AP

AC

ITA

CIÓ

N E

N…

GGEESSTTIIÓÓNN DDEE PPRROOYYEECCTTOOSS,, PPRROOGGRRAAMMAASS YY PPOORRTTAAFFOOLLIIOOSS • Gestión de Proyectos Básica (PMBOK). • Estándares para la Gestión de Proyectos. • Taller Práctico de Gestión de Proyectos. • Gestión de Programas (PPgM). • Gestión de Portafolios (PPfM). GGEESSTTIIÓÓNN OORRGGAANNIIZZAACCIIOONNAALL DDEE PPRROOYYEECCTTOOSS • Gestión Organizacional de Proyectos (EPM). • Oficina de Proyectos (PMO). • Modelo de Madurez de la Gestión Organizacional de Proyectos (OPM3). SSOOFFTT SSKKIILLLLSS • Habilidades Blandas para la Gestión de Proyectos. • Habilidades de Team Building y Team Work para el Gestor de Proyectos. • Habilidades de Gestión de Equipos para el Gestor de Proyectos. • Habilidades de Facilitación para el Gestor de Proyectos. • Habilidades de Liderazgo para el Gestor de Proyectos. • Gestión del Cambio Organizacional e Individual. HHEERRRRAAMMIIEENNTTAASS • MS Project Básico. • MS Project Avanzado. • MS Project Server. • Herramientas avanzadas para la Gestión de Proyectos.

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