TITEL DER PRÄSENTATION ODER THEMA - TU Berlin · Diese Meldung nicht mehr anzeigen. Dann mit OK oder Enter bestätigen. 2. Berichtswesen Drittmittel SAP Berichtswesen | Strategisches

Leitfaden Berichtswesen

Team Berichtswesen | Strategisches und Operatives Berichtswesen | Juli 2019

Inhaltsverzeichnis

SAP Berichtswesen | Strategisches und Operatives Berichtswesen | Juli 2019

Seite 2

1. Anmeldung im Portal und Zugriff auf das Berichtswesen

2. Berichtswesen Drittmittel

a) Belegliste Projekte

b) Mittelübersicht Drittmittel kompakt

3. Berichtswesen Haushalt

a) Belegliste Finanzstelle

4. Excelexport

5. Fehlermeldungen

6. Grundfunktionen des Systems (Anhang)

1. Anmeldung im Portal und Zugriff auf das Berichtswesen


Seite 3

Das tuPORT-Portal der TU Berlin


Seite 4

Vorausetzungen

• Computer mit Internetanschluss

• Aktueller Internetbrowser

• tubIT-Konto

• (m)TAN Liste

Das Portal tuPORT erreichen Sie über den Link:

https://tuport.sap.tu-berlin.de

Rufen Sie die tuPORT-Seite auf und loggen sich wie

gewohnt mit Ihrem TUB-Kontonamen bzw. tubIT-

Benutzernamen (1) und Ihrem Passwort (2) ein.

Durch Enter oder per Klick auf den Button

Anmeldung (3) werden Ihre Eingaben bestätigt.

https://tuport.sap.tu-berlin.de/

Das tuPORT Portal der TU Berlin


Seite 5

Ein weiteres Fenster öffnet sich:

Hier geben Sie bitte in das Feld mTAN (4) die

an Sie gesendete mTAN ein bzw. die

entsprechende Nummer aus Ihrer TAN-Liste.

Durch Enter oder per Klick auf den Button

Weiter (5) wird die Eingabe bestätigt.



Nach erfolgreicher Anmeldung befinden Sie sich

auf der Startseite des Portals. Von hier aus können

Sie konkrete Anwendungen oder Webseiten

aufrufen. Welche Kachel Sie im Portal sehen, wird

durch Ihre Nutzerrolle und die darin hinterlegten

Berechtigungen in SAP bestimmt.

Über Klick auf das Benutzericon (6) wird das

Benutzermenü geöffnet.

Hier haben Sie u. a. auch die Möglichkeit, sich per

Klick auf Abmelden (6.1) wieder aus dem Portal

abzumelden.

Um das Berichtswesen aufzurufen, klicken Sie

bitte die Kachel Verwaltung & Fakultäten (7) an.

6.1

Seite 6



Seite 7

Es öffnet sich ein neues Browser-Fenster mit

Kacheln zum Berichtswesen.

Hier klicken Sie bitte auf die Kachel Berichtswesen

SAP BI Launchpad (8).

Die Startseite für das Berichtswesen öffnet sich.

Bei Ihrer ersten Anmeldung öffnet sich das Fenster

Datenschutz: Hier setzen Sie bitte den Haken bei

Diese Meldung nicht mehr anzeigen. Dann mit OK

oder Enter bestätigen.

2. Berichtswesen Drittmittel


Seite 8

a) Belegliste Projekte


Seite 9

Berichtswesen Drittmittel – Belegliste Projekte


Seite 10

Sie befinden sich im Einstiegsbereich des

Berichtswesens. Im linken Bereich öffnen Sie den

Ordner TU Berlin (1) durch Doppelklick.

Im Detailbereich (rechts) werden Ihnen die Ordner

angezeigt, für die Sie berechtigt sind. Dies können

folgende sein: Dokumente, Drittmittel und Haushalt.

Im Ordner Dokumente finden Sie Informationen zum

Berichtswesen, im Ordner Drittmittel Berichte zu

Projekten und im Ordner Haushalt finden Sie

Berichte zu Finanzstellen (Kostenstellen).

Um die Berichte für Ihre Drittmittelprojekte

aufzurufen, öffnen Sie den Ordner Drittmittel (2)

durch Doppelklick.

Wenn Sie einen Bericht zum ersten Mal öffnen,

erscheint die Meldung Automatisches Speichern und

Wiederherstellen von Dokumenten. Hier setzen Sie

bitte den Haken bei Nicht erneut benachrichtigen und

bestätigen dies mit OK oder Enter.



Seite 11

Durch Doppelklick öffnen Sie die Belegliste

Projekte (ohne Personal und Steuern) (3).

Es öffnet sich ein neues Fenster mit Eingabe-

aufforderungen. Bitte klicken Sie auf das Icon

Werte regenerieren (4).

Klicken Sie danach auf das Plus-Zeichen (5), um

die Projekthierarchie aufzuklappen.

Klicken Sie auf das Schlüssel-Symbol (6), um die

Schlüsselwerte (Projektnummern) einzublenden.



Seite 12

Nun können Sie die Ihnen bekannte

Projektnummer direkt in das Eingabefeld (7)

eingeben. Bitte beachten Sie, dass Sie bei

Eingabe der Projektnummer den Bindestrich

nach der ersten Ziffer hier mit eingeben.

Sie können Ihr Projekt auch aus der angezeigten

Liste auswählen. Durch Doppelklick wird das

Projekt in das Auswahlfeld (7.1) übernommen.

Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch OK (7.2).

Bitte klicken Sie auf das Pfeil-Symbol (8), um den

Zugriff auf die Funktion Suchen Optionen zu

erhalten.

Dort wählen Sie bitte In Schlüssel suchen (9) aus.

7.1

7.2



Seite 13

Bitte klicken Sie auf das Symbol Suchen (10),

damit Ihnen das Projekt im Auswahlfenster

angezeigt wird.

Um Ihr Projekt auszuwählen, klicken Sie im

Auswahlfenster Ihre Projektnummer (11) doppelt

an.

Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch OK (12).

Der Bericht Belegliste Projekte (ohne Personal

und Steuern) für Ihr Projekt wird Ihnen nun

angezeigt.



Seite 14

Filtermöglichkeiten:

Nachdem Sie die Belegliste geöffnet haben,

haben Sie die Möglichkeit, im

Navigationsbereich Filter zu setzen.

Sie können die Buchungen durch die

Auswahl Zahlstatus (1) nach allen Werten,

gezahlt, offen oder überfällig filtern. Je nach

Auswahl passt sich die Belegliste

automatisch an.

Sie haben zudem die Möglichkeit, direkt

nach einer FI-Belegnummer (2) zu filtern,

wenn Sie eine bestimmte Buchung suchen.


Im aufgerufenen Bericht wird die Buchung

zur gewünschten Belegnummer angezeigt.

1

2

3



Seite 15

Zahlstatus:

Bei der Auswahl Alle Werte werden Ihnen alle

Buchungen angezeigt.

Bei der Auswahl Gezahlt werden Ihnen jene Buchungen

angezeigt, die bereits gezahlt sind.

Bei der Auswahl Offen werden Ihnen alle Buchungen

angezeigt, die noch nicht bezahlt wurden und deren

Zahlungsfrist noch nicht erreicht ist.

Bei der Auswahl Überfällig werden Ihnen die Buchungen


Zahlungsfrist bereits überschritten sind.

b) Mittelübersicht Drittmittel kompakt


Seite 16

Berichtswesen Drittmittel – Mittelübersicht kompakt


Seite 17





angezeigt, für die Sie berechtigt sind. Dies können

folgende sein: Dokumente, Drittmittel und Haushalt.

Im Ordner Dokumente finden Sie Informationen zum

Berichtswesen, im Ordner Drittmittel Berichte zu

Projekten und im Ordner Haushalt finden Sie

Berichte zu Finanzstellen (Kostenstellen).

Um die Berichte für Ihre Drittmittelprojekte

aufzurufen, öffnen Sie den Ordner Drittmittel (2)

durch Doppelklick.

Wenn Sie einen Bericht zum ersten Mal öffnen,

erscheint die Meldung Automatisches Speichern und

Wiederherstellen von Dokumenten. Hier setzen Sie

bitte den Haken bei Nicht erneut benachrichtigen und

bestätigen dies mit OK oder Enter.



Seite 18

Durch Doppelklick öffnen Sie die Mittelübersicht

Drittelmittel (kompakt) (3).




Klicken Sie danach auf das Plus-Zeichen (5), um

die Projekthierarchie aufzuklappen.


Schlüsselwerte (Projektnummern) einzublenden.



Seite 19

Nun können Sie die Ihnen bekannte

Projektnummer direkt in das Eingabefeld (7)

eingeben. Bitte beachten Sie, dass Sie bei

Eingabe der Projektnummer den Bindestrich

nach der ersten Ziffer hier mit eingeben.

Sie können Ihr Projekt auch aus der angezeigten

Liste auswählen. Durch Doppelklick wird das

Projekt in das Auswahlfeld (7.1) übernommen.

Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch OK (7.2).

Bitte klicken Sie auf das Pfeil-Symbol (8), um den

Zugriff auf die Funktion Suchen Optionen zu

erhalten.

Dort wählen Sie bitte In Schlüssel suchen (9) aus.

7.1

7.2



Seite 20

Bitte klicken Sie auf das Symbol Suchen (10),

damit Ihnen das Projekt im Auswahlfenster

angezeigt wird.

Um Ihr Projekt auszuwählen, klicken Sie im

Auswahlfenster die obere Projektnummer (11)

doppelt an.




Seite 21

Der Bericht Mittelübersicht kompakt für Ihr

Projekt wird Ihnen nun angezeigt.

Der Bericht weist das Budget, die Ist-Zahlungen

(bereits gezahlte Rechnungen bzw. eingegangene

Geldeingänge), das Obligo (Rechnungen, die

noch nicht gezahlt sind bzw. Geldeingänge, für

die eine Forderung erfasst wurde, das Geld aber

noch nicht eingegangen ist) und die Spalte

Verfügbar aus.

Die erste Zeile ist die Summenzeile für Ihr

ausgewähltes Projekt. Im unteren Bereich finden

Sie die Informationen, aufgeschlüsselt nach Ein-

und Ausgabearten.

Die Summen sind in der Spalte Verfügbar farblich

gekennzeichnet: grün bedeutet Guthaben, rot

bedeutet, dass das Budget überschritten wurde.

3. Berichtswesen Haushalt


Seite 22

a) Belegliste Finanzstellen


Seite 23

Berichtswesen Haushalt – Belegliste Finanzstellen


Seite 24





angezeigt, für die Sie berechtigt sind. Dies

können folgende sein: Dokumente, Drittmittel und

Haushalt.

Um die Berichte für Ihre Finanzstelle

(Kostenstelle) aufzurufen, öffnen Sie den Ordner

Haushalt (2) durch Doppelklick.



Seite 25

Durch Doppelklick öffnen Sie die Belegliste

Finanzstellen (ohne Personal und Steuern) (3).





Schlüsselwerte (Finanzstellen) einzublenden.



Seite 26

Aufruf der Finanzstelle:

Aus der nun angezeigten Werteliste können Sie

Ihre Finanzstelle (6) auswählen. Sie können auch

mehrere Finanzstellen markieren (dazu die Strg-

Taste gedrückt halten) und damit auswählen.

Durch Klick auf den Pfeil nach rechts (7) werden

die markierten Finanzstellen in das Auswahlfeld

übernommen. Bitte beachten Sie zudem, dass Sie

nur die 8-stelligen Finanzstellen auswählen, da

nur diese bebucht sind.


Der aufgerufene Bericht wird Ihnen angezeigt.



Seite 27

ACHTUNG!

Bitte prüfen Sie in der Auswahlliste (1), ob

Sie Finanzstellen versehentlich hinzugefügt

haben: Der Bericht wird Ihnen für alle

ausgewählten Finanzstellen angezeigt!

Sie können fälschlicherweise ausgewählte

Finanzstellen durch Klick auf den Pfeil nach

links (2) wieder aus der Auswahlliste

entfernen!


Der aufgerufene Bericht wird Ihnen

angezeigt.

1

2

3



Seite 28

Filtermöglichkeiten:

Nachdem Sie die Belegliste geöffnet haben,

haben Sie die Möglichkeit, im

Navigationsbereich Filter zu setzen.

Sie können die Buchungen durch die

Auswahl Zahlstatus (1) nach allen Werten,

gezahlt, offen oder überfällig filtern. Je nach

Auswahl passt sich die Belegliste

automatisch an.

Sie haben zudem die Möglichkeit, direkt

nach einer FI-Belegnummer (2) zu filtern,

wenn Sie eine bestimmte Buchung suchen.


Im aufgerufenen Bericht wird die Buchung

zur gewünschten Belegnummer angezeigt.

1

2

3



Seite 29

Zahlstatus:

Bei der Auswahl Alle Werte werden Ihnen alle

Buchungen angezeigt.

Bei der Auswahl Gezahlt werden Ihnen jene Buchungen

angezeigt, die bereits gezahlt sind.

Bei der Auswahl Offen werden Ihnen alle Buchungen


Zahlungsfrist noch nicht erreicht ist.

Bei der Auswahl Überfällig werden Ihnen die Buchungen


Zahlungsfrist bereits überschritten sind.

Berichtswesen – Selektion in einem Bericht anpassen


Seite 30

Um in einem aufgerufenen Bericht die Selektion (z. B.

Finanzstelle, Projektnummer etc.) zu ändern und den

Bericht entsprechend zu aktualisieren, klicken Sie bitte in

der Symbolleiste auf das Pfeil-Symbol neben dem Icon

für Regenerieren (1) und wählen aus der Liste die Option

RegenerierenAbfrage 1 (2).

Klicken Sie in das bereits ausgefüllte Auswahlfeld (3) und

markieren alle Einträge, die Sie aus dem Bericht

entfernen wollen (4).

Durch Klick auf den Pfeil links (5) wird das Auswahlfeld

geleert und Sie können wie zuvor beschrieben eine neue

Selektionsauswahl treffen.

5

4. Excelexport


Seite 31

Berichtswesen – Excelexport


Seite 32

Um den Bericht nach Microsoft Excel zu exportieren,

wählen Sie in der Symbolleiste das Icon Export (1). Das

Fenster Exportieren öffnet sich.

Bitte ändern Sie den Dateityp von PDF (2) in Excel.

Berichtswesen – Excelexport


Seite 33


Es öffnet sich ein Fenster mit der Frage, ob Sie den Bericht öffnen oder

speichern möchten. Hier treffen Sie bitte Ihre Auswahl.

3

5. Fehlermeldungen


Seite 34

Fehlermeldungen


Seite 35

Beim Aufruf der Berichte können folgende

Fehlermeldungen erscheinen:

Fehlermeldung 1 erscheint, wenn Sie aus

Ihrer Werteliste ein Projekt oder eine

Finanzstelle auswählen, die noch nicht

bebucht sind.

Bitte beachten Sie zudem, dass Sie nur die

8-stelligen Finanzstellen auswählen, da nur

diese bebucht sind. Ansonsten erhalten Sie

ebenfalls Fehlermeldung 1.

1

Fehlermeldungen


Seite 36

Beim Aufruf der Berichte können folgende

Fehlermeldungen erscheinen:

Fehlermeldung 2 erscheint, wenn Sie Werte

regenerieren klicken und Berechtigungen

für nur eine Finanzstelle oder ein Projekt

haben, die jeweils noch nicht bebucht sind.

2

6. Grundfunktionen des Systems (Anhang)


Seite 37

Grundfunktionen des Systems – Bildschirmaufbau


Seite 38

Kopfbereich

Registerkarte Dokumente

Symbolleiste

Navigationsbereich

Ergebnisleiste


Seite 39

Die oberste Zeile des SAP-Fensters - der Kopfbereich - enthält u. a. den Benutzernamen

des Kontos, mit dem Sie sich im BI-Launchpad angemeldet haben. Außerdem finden Sie

im Kopfbereich Zugang zu Ihren Anwendungen, Ihre Einstellungen, den Hilfebereich, die

Funktion zum Abmelden sowie das Suchfeld.

Die darunter angeordnete Symbolleiste enthält Menüs und Steuerelemente, über die

Objekte angezeigt und verwaltet werden können.

Der Dokumentenreiter dient zur Orientierung und beinhaltet alle geöffneten

Dokumente/Berichte.

Kopfbereich

Dokumentenreiter

Startansicht

Dokument geöffnet

Grundfunktionen des Systems


Seite 40


Ergebnisleiste

regenerieren

Zoom

Die Ergebnisleiste befindet sich am unteren Rand des SAP-Fensters.

Die Darstellung ändert sich, wenn ein Bericht geöffnet ist.

Aktuell geöffnetes Dokument Änderungen verfolgen:

aktivieren/deaktivierenZwischen

Seiten

wechseln

Ansicht

wechseln

Abdocken – Anheften/Lösen – Schließen

Abdocken (1) – durch einen Klick auf dieses Symbol wird das Dokument in

einem separaten Fenster geöffnet.

Anheften/Lösen (2) – durch einen Klick auf dieses Symbol können Sie Ihren

Bericht favorisieren und im Startmenü hinterlegen

Schließen (3) – durch einen Klick auf dieses Symbol können Sie den Bericht

schließen.

Reiter eines geöffneten Berichts

1 2 3


Seite 41

In der Symbolleiste finden Sie weitere Funktionen.

Bitte beachten Sie: Es stehen Ihnen derzeit nicht alle Funktionen zur Verfügung.

Ansicht ändern

Neue Datei (Strg + N)

Datei auswählen (Strg + O)

Sichern (Strg + S)

Drucken (Strg + P)

Suchen (Strg+F)

Verlauf anzeigen

Datei Exportieren

Nach Hierarchie navigieren

Rückgängig (Strg + Z)

Ein- /Ausblenden der Filterleiste

Wiederholen (Strg + Y)

Regenerieren

Datentracking-Modus

aktivieren/deaktivieren

Tabellenkopf mitlaufend

Gliederung anzeigen

Senden (z.B. per E-Mail) Ansicht (HTML oder PDF)

Hilfe



Seite 42

Die Navigationsübersicht (1) am linken

Bildschirmrand zeigt Ihnen alle verfügbaren

Dokumente/Berichte bzw. die Berichts-

Eingabesteuerelemente (2).

Sie können den linken Bereich durch Klick auf das

Doppelpfeil-Symbol „<<“ zusammenklappen bzw.

durch „>>“ aufklappen (3).

1

2

3



Seite 43

Datei öffnen oder Eigenschaften anzeigen

Neuen Ordner oder Dokument erstellen – Funktion steht nicht zur Verfügung

Einstellungen Hilfe Abmelden Suchen

Kopieren / Einfügen / Ausschneiden / Löschen / Favorit erstellen

Dokument senden (z. B. per E-Mail) – Funktion steht nicht zur Verfügung

Zusätzliche Informationen zur Datei

Weitere Aktionen (z. B. Änderungsverlauf anzeigen)

Regenerieren


An jeder Stelle innerhalb des BI-Systems können Sie folgendes Abmeldeverfahren benutzen:

Klicken Sie auf Abmelden (1).

Bitte bestätigen Sie die darauffolgende Meldung, um sich abzumelden (2).


Seite 44

1

2

Grundfunktionen des Systems – Abmelden

Mit Fragen und Anmerkungen können Sie sich jederzeit

an die Service-Adresse

[email protected]

wenden.


Seite 45

Vielen Dank!

mailto:[email protected]

Documents

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