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TÉCNICA JURISSSTE

Denominación: Manual General de Procedimientos de la Coordinación

General de AdministraciónElaboró: Coordinación General de Administración

Autorización: Manual expedido y autorizado por Acuerdo de la DirecciónGeneral del Instituto

Fecha de expedición: 21 de marzo de 2007

Fecha de publicación en el D.O.F.: 18 de abril de 2007

Fecha de entrada en vigor: 19 de abril de 2007

Modificaciones:

La Coordinación General de Administración a través de la Subdirección dePersonal, remitió para su dictaminación y registro la actualización del Manual alrubro citado. La propuesta versa sobre la modificación al formato e instructivo dellenado del ”Informe Mensual de Actividades”; que forma parte de losprocedimientos II.52 Selección de Personal de Nuevo Ingreso” y el II.53

“Trabajadores de Base que solicitan cambio de Puesto y/o Ramo, contenidos enel Tomo 5

Fecha de autorización: 14 de agosto de 2007

Fecha de entrada en vigor: 14 de agosto de 2007

Modificaciones:

La Coordinación General de Administración a través de la Subdirección de Obrasy Contratación, remitió para su dictaminación y registro la actualización del tomo

VI del instrumento al rubro citado. La propuesta versa sobre la modificación a laspolíticas de operación 1 y 2, así como el contenido del apartado de “Desarrollode Actividades” correspondiente al procedimiento 34. “Registro, Elaboración,Codificación y Trámite de Estimaciones para Pago”

Fecha de autorización: 26 de noviembre de 2007

Fecha de entrada en vigor: 26 de noviembre de 2007

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Coordinación General de Administración

Subdirección de Almacenes

PROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOS 1 a 27 Y ANEXOS GENERALES1 a 27 Y ANEXOS GENERALES1 a 27 Y ANEXOS GENERALES1 a 27 Y ANEXOS GENERALES

DE LA DE LA DE LA DE LA

SUBDIRECCIÓN DE ALMACENESSUBDIRECCIÓN DE ALMACENESSUBDIRECCIÓN DE ALMACENESSUBDIRECCIÓN DE ALMACENES

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Carpeta de Procedimientos

Contenido

Políticas Generales…………………………………………………………………...............................4

1. Recepción de Insumos para la Salud, Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento…………….. 7

2. Recepción de Biológicos de Importación……………………………………….……………………… 18

3. Recepción de Bienes de Importación……………………………………….……............................... 25

4. Registro de Entradas de Insumos para la Salud, Bienes, Varios e Inversión……………………… 34

5. Clasificación y Guarda de Bienes de Consumo e Inversión………………..……………………….. 43

6. Surtimiento de Bienes de Medicamentos y Material de Curación……………................................ 50

7. Surtimiento de Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento………………..……………………… 58

8. Registro de Salidas de Bienes de Inversión y Varios……………………..……............................... 65

9. Transportación de Bienes…………………………………………………….………………………….. 72

10. Aseguramiento de Bienes en Tránsito……………………………………….…………………………. 81

11. Entrega de Bienes a la Unidad Solicitante…………………………………….……………………….. 89

12. Para cuando se presenten irregularidades en la Entrega – Recepción de Bienes

en los Centros de Trabajo………………..……………………………………………………………… 96

13. Devolución y Canje de Bienes al Proveedor……………………………………................................ 109

14. Baja de Medicamentos, Material de Curación, Reactivos y Bienes Varios……………………….... 119

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15. Correcciones a los Registros Posteriores a la Presentación del Cierre Mensual

Contable……………………………………………………………………………………………………. 128

16. Revisión y Trámite de Aclaración de Diferencias de Inventario……………………………………... 136

17. Conciliación de los Movimientos de Entradas y Salidas Mensuales de los

Almacenes contra Registros Contables………………………………………………………………… 144

18. Validación del Proceso de Revalorización de los Inventarios……………………………………….. 152

19. Análisis, Diseño y Desarrollo de Sistemas…………………………………………………………….. 165

20. Análisis para la Detección de Áreas de Oportunidad…………………………………………………. 172

21. Liberación de Sistemas a Producción………………………………………………………………….. 178

22. Explotación de la Información…………………………………………………………………………… 184

23. Administración de Bases de Datos………………………………………….………………………….. 190

24. Atención a Solicitud de Servicios…………………………………………….…………………………. 196

25. Instalación de Redes……………………………………………………………................................... 204

26. Registro de Salidas de Insumos para la Salud……………………………….……………………….. 211

27. Evaluar la Administración y Control del Riesgo Denominado:

“Diferencias entre el Saldo del Kardex en los Almacenes y el Resultado de la

Toma Física de Inventarios”…………………………………..…………………………………………. 219

Anexos Generales……………………………………………………………..…………………………. 228

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Políticas Generales

1. El presente Manual será de observancia y aplicación obligatoria para las Unidades Administrativasde la Subdirección de Almacenes, debiendo observar las Disposiciones Legales y Normativasaplicables.

2. Es responsabilidad de la Subdirección de Almacenes, informar a petición de las Áreas adquirientes,las existencias de los bienes, así como la capacidad de almacenamiento disponible en cada AlmacénRegional, a efecto de que se observen estas condiciones en la Adquisición de los Bienes, para unaadecuada Planeación de las entregas y cantidades.

3. Las Áreas Almacenarias se sujetarán a las condiciones y requisitos establecidos en los contratos

derivados de los procesos de Adquisición.

4. Se programarán las áreas físicas destinadas a la estiba de los bienes a recibir, considerandosiempre el plano del almacén, así como las características específicas de cada producto.

5. Para el caso de medicamentos, materiales de curación, reactivos y radiológicos, los proveedoresdeberán entregar estos bienes con las condiciones establecidas en los contratos que celebren conel Instituto.

6. Se cuidará que los empaques colectivos de los bienes que entreguen los proveedores estén encondiciones óptimas, tales que preserven la calidad de almacenaje y vida útil, asimismo se verificaráque los envases primarios y secundarios y los propios bienes estén identificados.

7. Los bienes se recibirán previa aprobación del Departamento de Control de Calidad de laSubdirección de Recursos Materiales y Servicios del Instituto.

8. Cuando se detecten deficiencias en la calidad de los productos suministrados imputables alproveedor, se informará al Departamento de Control de Calidad de la Subdirección de RecursosMateriales y Servicios para que determine lo conducente.

9. Los Almacenes Regionales contarán con áreas específicas y de acceso restringido para elalmacenamiento de los Bienes de Consumo y de Inversión.

10. Corresponderá a los titulares de las áreas almacenarias solicitar a las Áreas AdministrativasCorrespondientes la Implementación y Mantenimiento de Sistemas de Seguridad e Higiene quesalvaguarden la seguridad del personal, de los bienes bajo custodia, del equipo, herramientas de

trabajo e instalaciones.

11. Las Áreas Almacenarias abastecerán las claves y cantidades concertadas y/o autorizadas por laSubdirección General Médica; la ampliación o disminución del suministro de las claves sólo seatenderá a petición expresa y formal de la mencionada área central médica.

12. Corresponderá a la Subdirección de Almacenes abastecer en forma oportuna, las claves y piezasautorizadas por la Subdirección General Médica conforme a las existencias disponibles.

13. La Subdirección de Almacenes deberá expedir disposiciones correspondientes a la recepción,almacenaje, guarda, custodia, distribución y registro de los insumos.

14. La Subdirección de Almacenes proporcionará el servicio de transporte para la distribución de Bienes

de Consumo e inversión provenientes de los Almacenes Regionales.

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15. La Subdirección de Almacenes dispondrá las medidas necesarias para salvaguardar los bienesdurante su transportación desde los Almacenes Regionales.

16. La Subdirección de Almacenes, deberá establecer los procedimientos controles, registros yestadísticas necesarios para el seguimiento, evaluación y control del proceso de almacenaje ydistribución.

17. La Subdirección de Almacenes informará en forma periódica a la Subdirección General Médica, deacuerdo con los criterios que esta última defina, las existencias, coberturas, nivel de surtimiento,claves no surtidas total o parcialmente, claves próximas a caducar y aquellas con lento y/o nulomovimiento, para que determine las políticas de su desplazamiento y/o destino final.

18. Una vez que los bienes de consumo y de inversión así como los insumos para la salud, sean

recibidos en los centros de trabajo y/o delegaciones estatales de acuerdo a la guía de distribuciónque la Subdirección General Médica emita, será responsabilidad de estos, vigilar su desplazamientoy fecha de caducidad.

19. La Subdirección de Almacenes deberá requerir a las unidades compradoras la información relativa alos precios de la última adquisición de los bienes de consumo a fin de calcular los precios unitariosuniformes y difundirlos para que las Unidades Administrativas efectúen la revalorización deexistencias de los bienes de consumo.

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1. Recepción de Insumos para la Salud, Bienes de Inversión, Varios yMantenimiento

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Fecha de autorización 19/04/2007

Jefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales / Jefatura de Servicios de

Almacén Regional Centro

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1. Recepción de Insumos para la Salud, Bienesde Inversión, Varios y Mantenimiento

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A. Objetivo

Controlar la recepción documental y física de los Bienes de Consumo e Inversión, a fin de asegurar quecumplan con la calidad y cantidad pactadas en los contratos celebrados con los proveedores, para sudistribución a los Centros de Trabajo.

B. Políticas de Operación

1. La Subdirección de Abasto de Insumos Médicos y la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios,proporcionarán a la Subdirección de Almacenes copia de los contratos o modificaciones que hayancelebrado, para estar en condiciones de preparar y prever el espacio físico y disposición del equipo y

herramientas de trabajo para recibir los bienes de consumo e inversión procedentes de los proveedores.

2. Es responsabilidad de las áreas adquirientes registrar los contratos formalizados en el Sistema deInformación para Registro y Control de Contratos celebrados.

3. Es responsabilidad de las Jefaturas de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales y deAlmacén Regional Centro, supervisar la recepción de bienes provenientes de proveedores contratadospor las áreas adquirientes

4. La Jefatura de Servicios de Sistemas de Información será la responsable de dotar y administrar elSistema de Información para Registro y Control de los Insumos para la Salud, Bienes de Inversión,Varios y Mantenimiento recepcionados en los almacenes.

5. El Departamento de Control de Calidad de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios, con baseen su normatividad, participará en la recepción de los bienes a través de la inspección por atributos,debiendo verificar la calidad de los mismos, previo a asignar sellos de aprobación y firma. Asimismorechazará los bienes que no cumplan con las especificaciones que se hayan pactado en el contrato conel proveedor.

6. El Departamento de Almacenaje y Distribución o los Departamentos de Almacenaje y DistribuciónRegionales, autorizarán la recepción, previa revisión y verificación de la calidad de los bienesrelacionados en la remisión que realice y apruebe el Área de Control de Calidad. Asimismo rechazaránlos bienes que no cumplan con las especificaciones de calidad y con las condiciones de entrega que sehayan contratado con el proveedor.

7. Los Departamentos de Almacenaje y Distribución o los Departamentos de Almacenaje y Distribución

Regionales, serán responsables de la recepción física de los bienes.

8. Los Departamentos de Almacenaje y Distribución o los Departamentos de Almacenaje y DistribuciónRegionales, atenderán los problemas que se deriven de la entrega-recepción de bienes, verificando lascausas y realizarán el seguimiento para darle solución.

9. Los Departamentos de Almacenaje y Distribución o los Departamentos de Almacenaje y DistribuciónRegionales sólo recibirán, registrarán y asignarán folio de alta a las remisiones que amparen bienes quecumplan con las especificaciones contratadas y exclusivamente los artículos aprobados por elDepartamento de Control de Calidad de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios

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C. Desarrollo de Actividades Responsable

ActividadSubdirección de Almacenes Proveedor

Inicia el Procedimiento

1. Recibe de las áreas adquirientes copia

formalizada de los Contratos oModificaciones adjudicados a losproveedores del Instituto y turna a lasJefaturas de Servicios de AlmacénRegional Centro o a la Jefatura deServicios de Coordinación de AlmacenesRegionales, según corresponda.

2. Entrega a la Jefatura de Servicios deAlmacén Regional Centro, a través de laSubjefatura de Departamento deRecepción Documental o al Departamentode Almacenaje y Distribución Regional, através de la Oficina de RecepciónDocumental, por conducto de surepresentante legal o persona autorizadamediante Carta Poder membretada, elFormato para la Entrega de Insumos parala Salud, Bienes de Inversión, Varios yMantenimiento (Anexo SA/MP/01) dentrodel horario comprendido de 9.00 a 13.00

horas.

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Responsable

Actividad

Jefatura de Servicios de AlmacénRegional Centro, a través de la

Subjefatura de Departamento deRecepción Documental o

Departamento de Almacenaje yDistribución Regional, a través de laOficina de Recepción Documental

Proveedor

3. Recibe el Formato para la Entrega de

Insumos para la Salud, Bienes deInversión, Varios y Mantenimiento. (AnexoSA/MP/01) y/o coteja con los datosregistrados en el sistema informático.

¿Coinciden los datos?

3.1 No. Rechaza al proveedor y se leentrega constancia de rechazo. Pasa a laactividad 2.

3.2 Sí. Captura los datos contenidos en elFormato para la Entrega de Insumos parala Salud, Bienes de Inversión, Varios yMantenimiento, en el sistema informático yse imprime la remisión (Anexo SA/MP/01)en original y 15 copias, estampa el sellosin fecha de la oficina de recepcióndocumental en original y las copias, yentrega el total de remisiones al proveedor.

4. Recibe Remisión (Anexo SA/MP/01) enoriginal y 15 copias y las presenta con ladocumentación requerida en el Procesode Contratación al Departamento deControl de Calidad de la Subdirección deRecursos Materiales y Servicios o alDepartamento de Almacenaje yDistribución Regional, a través de laSubjefatura de Departamento de Controlde Calidad, según corresponda, para lainspección por atributos de los bienes aentregar.

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Responsable

ActividadDepartamento de Control de Calidad o Departamento de Almacenajey Distribución Regional, a través de la Subjefatura de Departamento

de Control de Calidad

5. Recibe Remisión (Anexo SA/MP/01) enoriginal y 15 copias, así como ladocumentación requerida en el proceso decontratación y en el ámbito de sucompetencia, revisa la documentación.

¿Están correctos los datos y completa ladocumentación?

5.1 No. Rechaza y devuelve al proveedor ladocumentación presentada, señalando el olos motivos del rechazo y archiva una copiade la remisión. Pasa a la actividad 4.

5.2 Si. Selecciona, solicita muestras y efectúala inspección por atributos. Determinaprocedencia.

¿Inspección positiva?

5.2.1 No. Sella de rechazado en la Remisión(Anexo SA/MP/01) en original y copias,asienta la fecha nombre y firma delinspector, indicando el motivo del rechazo.Pasa a la actividad 2.

5.2.2 Sí. Estampa en la Remisión (AnexoSA/MP/01) original y copias sello deaprobación con fecha, nombre y firma de lapersona responsable de la inspección.Entrega al proveedor original de Remisión y15 copias con el sello de aprobación confecha, nombre y firma de la personaresponsable de la inspección.

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5.2.1

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Responsable

ActividadProveedor

Departamento de Almacenaje yDistribución o Departamento de

Almacenaje y DistribuciónRegional, a través de la

Subjefatura de Departamento deAlmacenes.

6. Recibe original y 15 copias con el sellode aprobación con fecha, nombre y firmade la persona responsable de lainspección por atributos y se presenta enel Departamento de Almacenaje yDistribución o en el Departamento deAlmacenaje y Distribución Regional, através de la Subjefatura de Departamentode Almacenes, para la entrega física delos bienes.

7. Recibe original y 15 copias de laRemisión con los sellos de la oficina derecepción documental sin fecha y laaprobación del área de control de calidad,dentro del horario comprendido de 9:00 a

13:00 horas8. Solicita los insumos al proveedor pararecibirlos conforme a las especificacionesde la remisión aprobada (clave,descripción, lote, fecha de fabricación,fecha de caducidad y cantidad) y se indicaal proveedor la manera de estibar losbienes y la ubicación en la que realizará ladescarga.

¿Existen diferencias entre la descripción

específica de la remisión y los bienespresentados por el proveedor?

8.1. Sí: Rechaza los insumos estampandoel sello de rechazado en la remisiónoriginal y copias indicando el motivo, asícomo el nombre y firma del responsabledel almacén, entregando ladocumentación al proveedor. Pasa a laactividad 2.

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Responsable

Actividad



Subjefatura de Departamento deAlmacenes.

Jefatura de Servicios de AlmacénRegional Centro, a través de la

Subjefatura de Departamento deRecepción Documental o

Departamento de Almacenaje yDistribución Regional, a través de laOficina de Recepción Documental

8.2 No: Ingresa los insumos al almacénacomodándolos conforme a la sección ycaducidad correspondiente, estampa elsello de recibido y firma la remisión yenvía.

9. Procede a registrar el ingreso en elsistema informático y envía ladocumentación a la Jefatura de Servicios

de Almacén Regional Centro, a través dela Subjefatura de Departamento deRecepción Documental o alDepartamento de Almacenaje deDistribución Regional, a través de laOficina de Recepción Documental.

10. Recibe la documentación y asigna elfolio de ingreso y sello con fechacorrespondiente en la remisión y en elsistema informático para que éste, deforma automática, actualice el kárdexelectrónico.

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Responsable

ActividadJefatura de Servicios de Almacén Regional Centro, a través de la

Subjefatura de Departamento de Recepción Documental oDepartamento de Almacenaje y Distribución Regional, a través de la

Oficina de Recepción Documental

11. Distribuye el resto de copias de lasRemisiones (Anexo SA/MP/01) a lassiguientes áreas:

1. Subdirección General Médica o de laCoordinación General deAdministración, según corresponda.

2. Subdirección de Abasto de InsumosMédicos de la Subdirección GeneralMédica o a la Subdirección deRecursos Materiales y Servicios de laCoordinación General deAdministración, según corresponda.

3. Jefatura de Servicios de Control yEvaluación o a la Jefatura de

Servicios de Coordinación deAlmacenes Regionales, segúncorresponda.

4. Jefatura de Departamento deAlmacenaje y Distribucióncorrespondiente.

5. Archivo de la oficina de recepcióndocumental.

6. Departamento de Control de Calidad.

12. Entrega al proveedor por sí o a travésde su representante legal o persona

autorizada mediante Carta Podermembretada, original de Remisión connúmero de alta otorgado por el sistemainformático, con sello fechador y firma delresponsable del área de RecepciónDocumental.

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ResponsableActividadProveedor

13. Recibe de la Jefatura de Servicios deAlmacén Regional Centro, a través de laSubjefatura de Departamento deRecepción Documental o delDepartamento de Almacenaje yDistribución, a través de la Oficina deRecepción Documental, la remisiónoriginal con número de alta otorgado porel sistema informático, con sello, fecha yfirma del responsable de la misma.

Termina el Procedimiento

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D. Registros

Nombre del Registro Almacenamiento Ordenado porTiempo deretención

Protección Disposición

E. Referencias 1. Manual de Procedimientos de la Subdirección de Almacenes

F. Términos y Definiciones

G. Anexos1. Anexo: Remisión del Contrato SA/MP/01; formato para la entrega de

insumos para la salud, bienes de inversión, varios y mantenimiento

H. Resumen de Cambios

PáginaPunto o Seccióndel Documento

Resumen y Motivo del Cambio

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I. Autorizaciones

(Nombre y Firma) (Nombre y Firma) (Nombre y Firma)

Elaboró Revisó Aprobó

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2. Recepción de Biológicos de Importación Código Versión


Manual de ProcedimientosJefatura de Servicios de Almacén Regional Centro


2. Recepción de Biológicos de Importación

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A. Objetivo

Establecer los lineamientos, políticas de operación y actividades que deberán realizarse para laRecepción de Biológicos de Importación conforme a la normatividad expedida por la Comisión Federalpara la Prevención de Riesgos Sanitarios de la Secretaría de Salud.


1. El proveedor notificará a la Comisión para la Prevención de Riesgos Sanitarios de la Secretaría deSalud, el arribo para resguardo de biológicos de importación al Departamento de Almacenaje yDistribución de Alta Especialidad, a efecto de que asista y se levante Acta Administrativa de Apertura y

Retiro de Sellos de Protección para la toma de muestras para su análisis en el Laboratorio Nacional deSalud, previo análisis de protocolo de las cajas.

2. El Departamento de Almacenaje y Distribución de Alta Especialidad preparará y programará el espaciofísico y disposición del equipo y herramientas de trabajo para recibir los biológicos de importación encondiciones de temperatura que se requieran para su conservación.

3. El Departamento de Almacenaje y Distribución de Alta Especialidad operará los sistemas dealmacenamiento conforme a la normatividad vigente referente al manejo y almacenamiento debiológicos de importación.

4. La Jefatura de Servicios de Sistemas de Información será la responsable de dotar y administrar elSistema de Información para Registro y Control de los Biológicos de Importación Recepcionados.

5. El Departamento de Almacenaje y Distribución de Alta Especialidad recibirá para resguardo, en todaocasión, el biológico de importación hasta que el proveedor obtenga del Laboratorio Nacional de Saludel Oficio de Liberación del Biológico.

6. El proveedor podrá hacer entrega formal al Instituto del Biológico de Importación una vez que entregueal Departamento de Almacenaje y Distribución de Alta Especialidad el Oficio de Liberación expedido porel Laboratorio Nacional de Salud.

7. En caso de que la temperatura no sea la adecuada, el Departamento de Almacenaje y Distribución deAlta Especialidad no recibirá el biológico.

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Actividad Departamento de Adquisición deEquipo Médico e Importaciones

Departamento de Almacenaje yDistribución de Alta Especialidad,

Químico Responsable.


1. Entrega al Departamento deAlmacenaje y Distribución de AltaEspecialidad, oficio de aviso de la llegadadel biológico, con número de contrato,número de guía de embarque, número devuelo, día y hora de arribo al aeropuerto yposterior llegada al Almacén RegionalCentro, a través de la agencia aduanal.

2. Recibe del Departamento deAdquisición de Equipo Médico eImportaciones Oficio original del aviso dela llegada del biológico, con número decontrato, número de guía de embarque,número de vuelo, día y hora de arribo yprepara espacios en la cámara o cámaras

de refrigeración donde se almacenarán losbiológicos.

3. Recibe de la agencia aduanal losbiológicos en caja cerrada con ladocumentación siguiente:

• Original y copia de recibo deentrega.

• Copia de la factura.• Copia del pedimento de

importación.

4. Verifica la cantidad de cajas queespecifica el recibo de entrega einspecciona, mediante termómetro debayoneta, que los biológicos contengan latemperatura adecuada (2º a 8ºC).

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Responsable

Actividad

Departamento deAlmacenaje y

Distribución de AltaEspecialidad,

QuímicoResponsable.

Jefatura de Serviciosde Medicina Primaria

y Preventiva de laSubdirección deRegulación de

Atención a la Salud

Comisión Federalpara la Prevención de

Riesgos Sanitarios.(Secretaría de Salud)

5. Deposita los bienes en las cámaras derefrigeración y/o congelación en calidad

de cuarentena, hasta el levantamiento delacta de apertura que realiza la ComisiónFederal para la Prevención de RiesgosSanitarios dependiente de la Secretaría deSalud y posteriormente regresa al agenteaduanal copia del recibo de entrega,firmado de conformidad, conservandooriginal del recibo de entrega, copia de lafactura, y copia del pedimento deimportación.

6. Informa a la Jefatura de Servicios deMedicina Primaria y Preventiva de laSubdirección de Regulación de Atención ala Salud, notificando la llegada debiológicos junto con copia del Recibo deEntrega, copia de la Factura, y copia delpedimento de importación, para suconocimiento.

7. Recibe notificación de llegada de losbiológicos pendientes de liberar para suinspección ocular.

8. Acude al Departamento de Almacenajey Distribución de Alta Especialidad pararetirar sellos de protección, verificando elcontenido del protocolo, contando elcontenido de las cajas y fecha decaducidad, elabora acta de apertura desellos y relación de muestras que llevarápara su análisis al Laboratorio Nacional deSalud.

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Responsable

Actividad ProveedorDepartamento de Almacenaje y

Distribución de Alta Especialidad,Químico Responsable.

9. Da seguimiento al resultado del análisisde las muestras enviadas al LaboratorioNacional de Salud.

10. Una vez que las muestras han sidoliberadas, la Comisión Federal para laPrevención de Riesgos Sanitarios haceentrega del Oficio de notificación debiológicos al proveedor.

¿La notificación libera el producto?

10.1 Sí: Comunica al proveedor laliberación del biológico y turna copia alDepartamento de Almacenaje yDistribución de Alta Especialidad. Pasa ala actividad 12.

10.2 No: Comunica al proveedor que nofue liberado el biológico y turna copia alDepartamento de Almacenaje yDistribución de Alta Especialidad, para ladevolución física del producto.

11. Devuelve físicamente el producto alproveedor, en caso de no ser liberado elbiológico. Concluye procedimiento en estaactividad.

12. Hace entrega del Oficio de Liberacióndel Biológico y procede a realizar laentrega formal debidamentedocumentada.


Continúa el Procedimiento deRecepción de Insumos para la Salud,Bienes de Inversión, Varios yMantenimiento.

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D. Registros

Nombre delRegistro

Almacenamiento Ordenado porTiempo deretención




G. Anexos




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I. Autorizaciones



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3. Recepción de Bienes de Importación Código Versión




3. Recepción de Bienes de Importación

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A. Objetivo

Establecer los lineamientos, políticas de operación y la secuencia de actividades que deberán realizarsepara preparar y programar la Recepción física y documental de Bienes de Inversión, Varios yMantenimiento de Importación, conforme a las condiciones establecidas en el contrato y atendiendo lanormatividad vigente en la materia.


1. Será responsabilidad del Departamento de Adquisición de Equipo Médico e Importaciones dependientede la Jefatura de Servicios de Adquisición de Instrumental y Equipo Médico de la Subdirección deAbasto de Insumos Médicos, dar aviso previo a la Jefatura de Servicios de Almacén Regional Centro,referente al arribo de los bienes de importación adquiridos por el Instituto.

2. Será responsabilidad de la Jefatura de Servicios de Adquisición de Instrumental y Equipo Médico de laSubdirección de Abasto de Insumos Médicos, convocar a la apertura de bienes de importación alproveedor, a la Jefatura de Servicios de Desarrollo de la Infraestructura para la Salud, la Aseguradoracontratada por el Instituto, los Departamentos de Bienes Muebles, Adquisición de Equipo Médico eImportaciones y Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento.

3. Será responsabilidad de la Jefatura de Servicios del Almacén Regional Centro, verificar que en larevisión y apertura de las cajas o empaques participen el proveedor, la Jefatura de Servicios deDesarrollo de la Infraestructura de la Subdirección de Infraestructura, la Aseguradora contratada por elInstituto, los Departamentos de Control de Bienes Muebles, el de Adquisición de Equipo Médico e

Importaciones y el de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento.4. Será responsabilidad del Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión, Varios

preparar y programar el espacio físico y la disposición del equipo y herramientas de trabajo necesariaspara la recepción de los bienes adquiridos.

5. La Jefatura de Servicios de Sistemas de Información, será la responsable de dotar y administrar elSistema de Información para Registro y Control de los Bienes de Inversión, Varios y MantenimientoRecepcionados.

6. El Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión y Varios, verificará encoordinación con el proveedor, la Compañía Aseguradora contratada por el Instituto, el Departamentode Adquisición de Equipo Médico e Importaciones y la Subdirección de Infraestructura de la

Subdirección General Médica; que el pedimento de importación coincida con las cajas o empaques quefísicamente se encuentre bajo resguardo en las Áreas Almacenarias, asimismo inspeccionará que lascajas o empaques no presenten violaciones en su sello o sellos originales.

7. Será responsabilidad del Departamento de Adquisición de Equipo Médico e Importaciones concertar conel proveedor y con la Compañía Aseguradora contratada por el Instituto, la revisión de los bienes deinversión, varios y mantenimiento de importación bajo resguardo, en un plazo no mayor a cinco díashábiles posteriores a la recepción de los bienes en el almacén.

8. Corresponderá al Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión y Varios,mantener los bienes de importación en calidad de custodia en un plazo que no exceda cinco díashábiles posteriores a la recepción en el almacén.

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9. El Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión y Varios, deberá levantar el ActaAdministrativa asentando detalladamente los bienes recibidos, las condiciones y la cantidad derecepción, en su caso, faltantes de cajas o empaques y/o violación de sellos.

10. Será responsabilidad del Departamento de Adquisición de Equipo Médico e Importaciones darseguimiento a los diferentes procedimientos que resulten de la recepción en caso de faltantes de cajas oempaques y/o violación de sellos; pago de siniestros por la Compañía Aseguradora, penasconvencionales, pago o reposición del bien en la fecha o plazo convenidos, informando de ello a laSubdirección de Almacenes, y en su caso, solicitará la ejecución de la garantía por incumplimiento delproveedor.

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Actividad Departamento de Almacenaje yDistribución de Bienes de

Inversión y Varios

Departamento de Adquisición deEquipo Médico e Importaciones


1. Recibe las Guías de Distribución de losBienes por parte del Departamento deAdquisición de Equipo Médico e

Importaciones y de la agencia aduanal, losbienes con la siguiente documentación:

1. Guía con número de contrato.2. Pedimento de importación.3. Guía de transportación.4. Carta de origen del proveedor

2. Resguarda los bienes y da aviso alDepartamento de Adquisición de Equipo

Médico e Importaciones e inspecciona lascajas o empaques de los bienes.

3. Recibe aviso y convoca a las siguientesáreas para acto de apertura de los bienesbajo resguardo:

• Subdirección de la Infraestructura• Compañía Aseguradora

contratada por el Instituto.• Proveedor.• Departamento de Control de

Bienes Muebles.• Departamento de Almacenaje y

Distribución de Bienes deInversión y Varios

1

2

A

3

1

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ResponsableActividad Departamento de Adquisición de

Equipo Médico e Importaciones

Departamento de Almacenaje yDistribución de Bienes de

Inversión y Varios

4. Entrega copia del Contrato alDepartamento de Almacenaje yDistribución de Bienes de Inversión y

Varios.

5. Recibe copia del Contrato, verifica encoordinación con la Subdirección deInfraestructura, Compañía Aseguradoracontratada por el Instituto, el proveedor,Departamento de Control de BienesMuebles, que las cajas o empaquescumplan con las especificaciones delcontrato en referencia.

6. Elabora Acta AdministrativaCircunstanciada de apertura de losbienes, donde se asentarán lasobservaciones o incidencias detectadas.

7. Recibe del proveedor la Remisión yCarta de Garantía, para asegurar que losbienes del Instituto están en condicionesde uso, o de lo contrario realizar el canjefísico de los bienes.

8. Proporciona copia del ActaAdministrativa Circunstanciada a losparticipantes.

4

A

B

5

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8

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Responsable

Actividad

Departamento deAlmacenaje y

Distribución deBienes de Inversión y

Varios

Departamento deAdquisición de

Equipo Médico eImportaciones

Proveedor

¿Bienes faltantes, o con daños de origeno en tránsito?

8.1 No: Se firma y sella la Remisión delContrato y se entrega copia del Acta deApertura al proveedor. Pasa a la actividad10.

8.2 Si: Notifica al Departamento deAdquisición de Equipo Médico eImportaciones, para que indique alproveedor que dé cumplimiento a la Pólizade Garantía.

9. Solicita al proveedor la reposición delos bienes y/o faltantes. Una vez que el

proveedor procesa su reposición. Pasa ala actividad 2.

10. Entrega a la Oficina de RecepciónDocumental original y 16 copias de laRemisión.

B

8.2

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C

8.1

1

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ResponsableActividad

Oficina de Recepción DocumentalDepartamento de Almacenaje y

Distribución de Bienes deInversión y Varios

11. Recibe la documentación y asigna elfolio de ingreso correspondiente en laremisión y en el sistema informático paraque éste de forma automática actualice elkardex electrónico.

12. Distribuye el resto de copias de lasremisiones (Anexo SA/MP/01) a lassiguientes áreas:

1. Subdirección General Médica.2. Subdirección de Abasto de

Insumos Médicos de laSubdirección General Médica.3. Jefatura de Servicios de Control y

Evaluación o a la Jefatura deServicios de Coordinación deAlmacenes Regionales, segúncorresponda.

4. Jefatura de Departamento deAlmacenaje y Distribución deBienes de Inversión y Varios

5. Archivo de la Oficina deRecepción Documental.

13. Recibe copia de la Remisión yprocede a registrar el ingreso en elsistema informático.


C

11

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D. Registros

Nombre delRegistro





G. Anexos1. Anexo: Remisión del Contrato SA/MP/01; formato para la entrega deinsumos para la salud, bienes de inversión, varios y mantenimiento




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I. Autorizaciones



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4. Registro de Entradas de Insumos para la Salud, Bienes Varios e Inversión Código Versión


Manual de ProcedimientosJefatura de Servicios de Control y Evaluación / Jefatura de Servicios de Coordinación de

Almacenes Regionales


4. Registro de Entradas de Insumos para laSalud, Bienes Varios e Inversión

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A. Objetivo

Mantener actualizado el Registro de Bienes de Consumo e Inversión de los Almacenes Regionales,mediante la captura diaria en el sistema informático, a fin de disponer de la información que permitaconocer las existencias disponibles, para su distribución a los Centros de Trabajo y para su control.


1. El Departamento de Almacenaje y Distribución o el Departamento de Almacenaje y DistribuciónRegional, según corresponda, registrará diariamente los movimientos de entrada en el kárdexelectrónico, establecido por la Subdirección de Almacenes y verificará los inventarios de existencias.

2. El Departamento de Almacenaje y Distribución o el Departamento de Almacenaje y DistribuciónRegional, según corresponda, elaborará en medio impreso y magnético el listado secuencial de bienes,que consta de reporte por remisión, reporte por proveedor, así como el reporte de existencias, previaverificación y validación del Área de Enlace Contable.

3. Las Áreas de Enlace Contable, verificarán y validarán la información contenida en los reportes devalidación considerando los datos asentados en las remisiones de los bienes de consumo e inversiónrecibidos.

4. El Departamento de Almacenaje y Distribución o el Departamento de Almacenaje y DistribuciónRegional, según corresponda, enviará mensualmente la información contable a las áreas de EnlaceContable para su revisión, análisis, integración y envío a la Subdirección de Contaduría de laSubdirección General de Finanzas, para que lleven a cabo los registros contables, dentro del calendarioestablecido por ésta.

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ActividadDepartamento de Almacenaje yDistribución o Departamento de


Subjefatura de Departamentode Almacenes

Jefatura de Servicios deAlmacén Regional Centro o

Departamento de Almacenaje yDistribución Regional, a través

de la Subjefatura deDepartamento de Almacenes.

Departamento de EnlaceContable o Departamento de


Subjefatura de Departamentode Apoyo Administrativo y

Enlace Contable.


1. Emite listado de validación de entradas

y turna al Departamento de EnlaceContable o Departamento de Almacenajey Distribución Regional a través de laSubjefatura de Departamento de ApoyoAdministrativo y Enlace Contable, para surevisión. Pasa a la actividad 3.

2. Envía oficio y copia de las remisiones(Anexo SA/MP/01) de bienes de insumospara la salud, bienes varios e inversión alDepartamento de Enlace Contable o alDepartamento de Almacenaje y

Distribución Regional, a través de laSubjefatura de Departamento de ApoyoAdministrativo y Enlace Contable.

3. Recibe oficio, listado y copia de laremisión (Anexo SA/MP/01), de bienes deinsumos para la salud, bienes deinversión y varios verificando quecontenga los siguientes datos:

• Clave del bien• Descripción del bien• Presentación• Tipo de entrada• Clave del proveedor• No. de contrato• Nombre del proveedor• Cantidad de piezas recibidas• Precio de compra• Importe total de la entrada

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1

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Responsable

ActividadDepartamento de Enlace Contable o

Departamento de Almacenaje yDistribución Regional, a través de la

Subjefatura de Departamento de ApoyoAdministrativo y Enlace Contable.


Almacenaje y Distribución Regional, através de la Subjefatura de Departamento

de Almacenes

4. Coteja listado de validación de entradascon base a las copias de las remisiones.

¿Es correcta la información?

4.1 No: Devuelve, al Departamento deAlmacenaje y Distribución o alDepartamento de Almacenaje yDistribución Regional a través de laSubjefatura del Departamento deAlmacenes, listado de validación deentradas con las observaciones para sucorrección. Pasa a la actividad 1.

4.2 Sí: Comunica al Departamento deAlmacenaje y Distribución correspondienteo al Departamento de Almacenaje yDistribución Regional a través de laSubjefatura de Departamento deAlmacenes, emita listado secuencialdefinitivo de entrada de bienes y reportede entrada de bienes de inversión y mediomagnético.

5. Recibe listado de validación deentradas revisado y emite listadosecuencial definitivo y medio magnéticode entrada de bienes, insumos médicos einversión según corresponda, con corte aldía 25 de cada mes y lo turna alDepartamento de Enlace Contable o alDepartamento de Almacenaje yDistribución Regional a través de laSubjefatura de Departamento ApoyoAdministrativo y Enlace Contable.

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A

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4.1

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4.2

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Responsable

Actividad

Departamento de Enlace Contable oDepartamento de Almacenaje y

Distribución Regional, a través de laSubjefatura de Departamento de Apoyo

Administrativo y Enlace Contable.

Departamento de EnlaceContable.

6. Recibe listado secuencial definitivo deentrada de bienes, reporte de existenciase informe de entrada de bienes, insumosmédicos e inversión según corresponda,en impreso y medio magnético; revisa lainformación contenida y elabora la “CifraControl” con el listado secuencial deentrada de bienes con los siguientesdatos:

• Nombre del almacén.• Folios.• Importe a precio de compra.• Importe a precio unitario.• Partida presupuestal.

Pasa a las actividades 7 y 8.

7. Elabora Oficio de la Subdirección de

Almacenes, recaba rúbrica de la Jefaturade Servicios de Control y Evaluación yenvía información a la Subdirección deContaduría de la Subdirección General deFinanzas, adjunta listado secuencialdefinitivo de entrada de bienes, insumosmédicos e inversión, “Cifra Control” ymedio magnético, copia de lasremisiones, envía copias de conocimientoa las siguientes áreas:

1. Coordinación General deAdministración.

2. Subdirección General deFinanzas.

3. Órgano Interno de Control.4. Jefatura de Servicios de Control y

Evaluación.5. Jefatura de Servicios del Almacén

Regional Centro.6. Departamento de Enlace

Contable.

Pasa a la actividad 10.

B

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C

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Responsable

ActividadDepartamento de Almacenaje y

Distribución Regional, a través dela Subjefatura de Departamento

de Apoyo Administrativo y EnlaceContable.

Departamento de ApoyoAdministrativo y Enlace Contable.

8. Elabora Oficio para enviar informacióncon el listado secuencial de entrada debienes e insumos médicos, “CifraControl”, copia de las remisiones y mediomagnético al Departamento de ApoyoAdministrativo y Enlace Contable.

9. Recibe documentación y elabora Oficiode la Subdirección de Almacenes, recabarúbrica de la Jefatura de Servicios deCoordinación de Almacenes Regionales yenvía información a la Subdirección deContaduría de la Subdirección General de

Finanzas, adjunta listado secuencialdefinitivo de entrada de insumos médicos,“Cifra Control” y medio magnético, copiade las remisiones y envía copias deconocimiento a las áreas siguientes:

1. Coordinación General deAdministración.

2. Subdirección General deFinanzas.

3. Órgano Interno de Control.4. Jefatura de Servicios de

Coordinación de

Almacenes Regionales.5. Departamento de ApoyoAdministrativo y Enlace Contable.

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D. Registros

Nombre delRegistro





G. Anexos1. Anexo: Remisión del Contrato SA/MP/01; formato para la entrega de

insumos para la salud, bienes de inversión, varios y mantenimiento




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I. Autorizaciones



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5. Clasificación y Guarda de Bienes de Consumo e Inversión Código Versión


Manual de ProcedimientosJefatura de Servicios de Coordinación de Almacenes Regionales / Jefatura de Servicios de



5. Clasificación y Guarda de Bienes de Consumoe Inversión

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A. Objetivo

Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que se deberán realizar, para el manejo,almacenamiento y conservación de los bienes de consumo e inversión para la salud recibidos en lasÁreas Almacenarías dependientes de la Subdirección de Almacenes, de acuerdo con las normasestablecidas, asegurando la protección de los mismos, su fácil y segura identificación, su rápidalocalización y suministro, aprovechando el espacio almacenario.


1. El Departamento de Almacenaje y Distribución correspondiente, supervisará que la clasificación y

custodia de los bienes de consumo e inversión se realice conforme a la normatividad vigente.

2. El Departamento de Almacenaje y Distribución correspondiente programará las áreas físicas destinadasa la guarda de los bienes de consumo e inversión a recibir, con base en las características específicasde los productos.

3. La clasificación de los bienes de consumo e inversión se efectuará de acuerdo a los siguientes gruposde suministro:

a. Medicamentos con las secciones de sólidos, líquidos, lácteos, ampolletas, sueros y restringidos.

b. Material de curación y reactivos con las secciones de material radiográfico, sondas, tubos,catéteres, vendas, suturas, reactivos, material odontológico y material de curación.

c. Alta especialidad con las secciones de psicotrópicos, sólidos, líquidos y ampolletas restringidas,biológicos, red fría y material de curación.

d. Bienes varios con las secciones de equipo médico y administrativo, instrumental médico, mobiliariomédico y administrativo, papelería y artículos de oficina, formas impresas, ropa contractual yhospitalaria, loza, artículos de limpieza y aseo, y mantenimiento

4. Se acomodarán y estibarán los artículos que se reciban apegándose a las normas básicas dealmacenaje, considerando primeras entradas y primeras en vencer, primeras salidas, de acuerdo a lasección y número de clave a excepción de los que requieran estiba por su volumen o refrigeración.

5. El Departamento de Almacenaje y Distribución a través del Jefe de Sección deberá guardar en áreas

restringidas los narcóticos, psicotrópicos y anabólicos, de acuerdo a la sección y número de clave,conforme al control de Bienes de Inversión y a los lineamientos emitidos por la Secretaría de Salud.

6. La Subdirección de Almacenes instruirá que se efectúe un inventario físico anual y la rotación periódicade existencias de bienes.

7. La Subdirección de Almacenes, a través de las Áreas Almacenarías mantendrá actualizado el plano y ellistado de clasificación y localización de bienes.

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8. La Subdirección de Almacenes, semanalmente enviará a la Subdirección General Médica informe deexistencias en almacén, como apoyo a la planeación de las adquisiciones.

9. La Subdirección de Almacenes, mensualmente enviará a la Subdirección General Médica informe deartículos próximos a vencer (insumos cuya caducidad se encuentra dentro del rango de 120 días), conlento y nulo movimiento para que determinen su desplazamiento que evite su caducidad.

10. La Subdirección de Almacenes, reportará mensualmente a la Subdirección de Recursos Materiales yServicios los artículos próximos a vencer para que en caso de que se cuente con carta de canje delproveedor se realice el intercambio.

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ActividadDepartamento de Almacenaje y

Distribución, a través delResponsable de la Sección de

Almacenamiento

Departamento de Almacenaje yDistribución Correspondiente


1. Lleva a cabo la guarda y custodia de losbienes, identificando por sección y clave,

con base en el plano de localización y suscaracterísticas.

2. Acomoda en espacios, entarimados y/oracks los bienes considerando la fecha defabricación o caducidad, aplicando elmétodo de “Primeras entradas y primerasen vencer, primeras en salir”.

3. Verifica periódicamente las caducidadespor clave considerando: fecha de

caducidad, fecha de fabricación y cantidad,así como el estado físico de los bienes.

4. Informa de las caducidades o deteriorodetectado en los bienes al Departamentode Almacenaje y Distribucióncorrespondiente

5. Recibe la información y elaboraRegistro de Caducidades (AnexoSA/MP/02) considerando: clave,

descripción, cantidad, proveedor, númerode lote, fecha de caducidad y fecha defabricación.

6. Remite el Registro de Caducidades(Anexo SA/MP/02) a la Jefatura deServicios que le corresponde.

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Responsable

Actividad

Jefatura de Serviciosde Coordinación de

AlmacenesRegionales/Jefatura

de Servicios delAlmacén Regional

Centro.

Subdirección deAlmacenes

Subdirección GeneralMédica

7. Recibe, analiza y consolida lainformación del Registro de Caducidades(Anexo SA/MP/02) de los almacenes desu competencia.

8. Concentra y remite el informe a laSubdirección de Almacenes para surevisión.

9. Recibe y remite el informe consolidadoa la Subdirección General Médica.

10. Determina el desplazamiento de losbienes próximos a vencer e informa a laSubdirección de Recursos Materiales yServicios para la tramitación del canje encaso de existencia de la carta compromisodel proveedor.


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D. Registros

Nombre delRegistro





G. Anexos




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I. Autorizaciones



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6. Surtimiento de Bienes de Medicamentos y Material de Curación Código Versión





6. Surtimiento de Bienes de Medicamentos yMaterial de Curación

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A. Objetivo

Establecer los lineamientos, políticas de operación y la secuencia de actividades que deberán realizar losDepartamentos de Almacenaje y Distribución para la dotación de medicamentos y material de curaciónde acuerdo a lo autorizado a los diversos Centros de Trabajo del Instituto.


1. Corresponderá a la Subdirección de Almacenes recibir, resguardar y distribuir los insumos para la saludconforme a lo programado y autorizado por la Subdirección General Médica, a través de los AlmacenesRegionales del Instituto.

2. Las Jefaturas de Servicios del Almacén Regional Centro y de Coordinación de Almacenes Regionalesserán las encargadas de verificar que los Departamentos de Almacenaje y Distribución realicen lossurtimientos ordinarios, complementarios, extraordinarios y por Guía de Distribución conforme a lanormatividad vigente.

3. La Jefatura de Servicios de Control y Evaluación suministrará conforme a lo solicitado los vehículos omedios de transporte para la realización de los surtimientos.

4. La Jefatura de Servicios de Sistemas de Información será la responsable de dotar y administrar elSistema de Información para Registro y Control de Medicamentos y material de Curación.

5. Los Departamentos de Almacenaje y Distribución del Instituto serán los responsables de realizar lossurtimientos autorizados por la Subdirección General Médica apegado al Calendario de Surtimientosordinarios emitido por la Subdirección de Almacenes.

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Actividad Jefatura de Serviciosde Sistemas de

Información.

Departamento deAlmacenaje yDistribución

Correspondiente

Departamento deAlmacenaje y Distribución o

Departamento deAlmacenaje y DistribuciónRegional, a través del Jefede Sección del Almacén


1. Recibe de la Subdirección de

Infraestructura dependiente de laSubdirección General Médica lainformación correspondiente de losconsumos autorizados, extraordinarios yguías de distribución para cada uno de losCentros de Trabajo, y carga en el sistemainformático

2. Envía al Departamento de Almacenajey Distribución correspondiente, lainformación documentada y/o a través delsistema informático, conforme alCalendario de Surtimientos autorizado.

3. Recibe la información documentada delos consumos autorizados y/o a través delsistema informático y genera preorden deDespacho (Anexo SA/MP/03), registrandoel folio en el sistema con base en lalibreta de control y turna al área desurtimiento por almacén y seccióncorrespondiente.

4. Recibe la preorden de Despacho, y laturna al personal para el surtimiento, seregistra manualmente en la Preorden las

cantidades surtidas.

5. Regresa Preorden surtida, calificada ycubicada al área de cómputo del almacéncorrespondiente.

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Responsable

ActividadDepartamento de

Almacenaje yDistribución

Correspondiente


Almacenaje y DistribuciónRegional a través de la

Subjefatura de Departamentode Apoyo Administrativo y

Enlace Contable

Departamento de SoporteTécnico y Documental o el

Departamento de Almacenaje yDistribución Regional a través

de la Subjefatura deDepartamento de ApoyoAdministrativo y Enlace

Contable

6. Recibe la preorden de Despacho

calificada y captura las cantidadessurtidas, consolida la información de lacubicación del surtimiento, y genera elReporte de Embarques (Anexo SA/MP/04)

7. Conserva Preorden de Despacho yremite el Reporte de Embarques al áreade embarques del almacéncorrespondiente.

8. Envía la Solicitud de Transporte alDepartamento de Soporte Técnico yDocumental o al Departamento deAlmacenaje y Distribución Regional, através de la Subjefatura de Departamentode Apoyo Administrativo y EnlaceContable según corresponda.

9. Proporciona el servicio de transportaciónterrestre o servicio de paquetería aérea,

según las necesidades.

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Responsable

ActividadDepartamento de Almacenaje yDistribución o Departamento de

Almacenaje y Distribución Regional através del Jefe de Sección de Embarques

Representante Comisionado delCentro de Trabajo o Chofer

Comisionado, según sea el caso

10. Entrega a pie de camión alresponsable del Centro de Trabajo ochofer comisionado, los bienes surtidos.

¿Coinciden las cantidades físicas contralas del reporte de embarque?

10.1 No: Devuelve al Área de Cómputo delalmacén correspondiente para realizar lacorrección señalada junto con el personalcomisionado por el Centro de Trabajo dedestino o chofer comisionado según sea elcaso. Pasa a la actividad 8.

10.2. Si: Remite reporte de embarquerevisado y firmado al Área de Cómputocorrespondiente para la emisión de laOrden de Despacho (Anexo SA/MP/05)definitiva por Centro de Trabajo y elReporte de Claves Negadas. (AnexoSA/MP/06)

11. Recibe los bienes a pie de camión y

verifica que los bienes que amparan losreportes de embarque sean ingresados ensu totalidad al medio de transporte y quesean colocados los sellos en las puertasdel vehículo, firmando de conformidad elReporte de Embarques.

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10.2

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Responsable

ActividadDepartamento

de Almacenaje yDistribución

Correspondiente

RepresentanteComisionadodel Centro de

Trabajo

OperadorISSSTE o

TransportistaSubrogado

Departamento deAlmacenaje yDistribución o

Departamento deAlmacenaje yDistribución

Regional, a travésde la Subjefaturade Departamentode Almacenaje

12. Recibe Reporte de Embarque firmadopor el representante del Centro deTrabajo, emite Orden de Despacho enoriginal y copia, relación de claves nosurtidas total y parcialmente, archivaReporte de Embarques y entrega alrepresentante comisionado del Centro deTrabajo original de orden de despacho,listado de claves no surtidas total oparcialmente y formato de control detráfico vehicular o en su caso al chofercomisionado entrega original y copia dedicho documentos para recabar firma,

sello y nombre del responsable delCentro de Trabajo de destino.

13. Recibe Orden de Despacho enoriginal y copia, anota nombre, puesto,número de empleado, firma y fecha.

14. Viaja al Centro de Trabajocorrespondiente y entrega los bienes y ladocumentación soporte, recabando lasfirmas, sellos y nombre en la orden dedespacho del responsable autorizado de

la recepción en la unidad destino, yregresa la documentación debidamenterequisitada al almacén correspondiente.

15. Recibe, archiva Orden de Despacho yControl de Tráfico de vehículos en elarchivo del Departamento.


C

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D. Registros

Nombre delRegistro





G. Anexos

1. Anexo: Preorden de Despacho SA/MP/032. Anexo: Reporte de Embarques SA/MP/043. Anexo: Orden de Despacho SA/MP/054. Anexo: Reporte de Claves Negadas SA/MP/06




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I. Autorizaciones



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7. Surtimiento de Bienes de Inversión, Varios y Mantenimiento Código Versión




7. Surtimiento de Bienes de Inversión, Varios yMantenimiento

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A. Objetivo

Realizar las acciones y actividades operativas y administrativas para el surtimiento de Bienes deInversión, Varios y Mantenimiento, adquiridos por el Instituto, en apego a las Guías de Distribuciónelaboradas por las áreas adquirientes.


1. La Subdirección de Almacenes proporcionará a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios losdocumentos o soportes que amparen la distribución de los bienes de inversión, para su controldocumental, asignación y registro de números de inventario.

2. La Jefatura de Servicios del Almacén Regional Centro autorizará y supervisará conforme a los cuadrosde distribución, el suministro se realice el mismo día en que se elaboren la Transferencia de BienesInventariables, CP-02 y/o ABAST emitido por el sistema informático, previa validación del Departamentode Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión y Varios.

3. La Jefatura de Servicios de Sistemas de Información será la responsable de dotar y administrar elSistema de Información para Registro y Control de los Bienes de Inversión, Mantenimiento y Varios.

4. El Departamento de Almacenaje y Distribución de Bienes de Inversión y Varios realizará el surtimientoobservando los aspectos siguientes:

a. Verificará que la Transferencia de Bienes Inventariables esté debidamente requisitada y se apegue a

los cuadros de distribución que amparen el surtimiento de los bienes de inversión a cada Centro deTrabajo solicitante.

b. Los bienes de inversión que se surtan a los Centros de Trabajo deberán contener números deinventario.

c. Validará las Órdenes de Despacho de los Bienes de acuerdo a los Cuadros de Distribución yCatálogo Institucional.

d. El surtimiento de bienes se realizará de acuerdo al orden progresivo del folio que se le asigne a laOrden de Despacho.

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Actividad Departamento de Almacenaje yDistribución de Bienes de

Inversión y Varios

Jefatura de Servicios de AlmacénRegional Centro


1. Recibe de la Jefatura de Servicios deAlmacén Regional Centro la guía dedistribución de bienes, Requisita la CP-02

o ABAST.

2. Asigna folio progresivo de control,Transferencia de Bienes Inventariables(Anexo SA/MP/07) conforme a la Guía deDistribución, la firma y turna al Jefe deServicios del Almacén Regional Centro,para su firma y autorización.

3. Recibe la CP-02 o ABAST,Transferencia de Bienes Inventariables(Anexo SA/MP/07), valida, firma ydevuelve al Departamento de Almacenaje

y Distribución de Bienes de Inversión yVarios.

4. Recibe la CP-02 o ABAST,Transferencia de Bienes Inventariables(Anexo SA/MP/07) y registra el número decontrol documental número de hojas,sección fecha de salida, el lugar dedestino, número de contrato, número deinventario, cúbica la carga, lotifica losbienes por destino (ruta) y elabora la Ruta(s) de embarques

5. Solicita la unidad de transportaciónadecuada, través de la "Solicitud deTransporte” y remite con la CP-O2 oABAST, Transferencia de BienesInventariables (Anexo SA/MP/07) y ruta deembarque, al Departamento de SoporteTécnico y Documental.

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ResponsableActividad Departamento de Soporte Técnico

y Documental

Departamento de Almacenaje yDistribución de Bienes de

Inversión y Varios

6. Recibe solicitud de transporte y rutas deembarque, la CP-02 o ABAST,Transferencia de Bienes Inventariables(Anexo SA/MP/07).

7. Designa y envía unidad de transporte alDepartamento de Almacenaje yDistribución de Bienes de Inversión yVarios, para recibir los bienes atransportar.

8. Embarca los bienes en el transporteasignado, de acuerdo al CTV y entrega laCP-02 o ABAST, al operador para recabarsellos y firma de recepción de los bienesen el destino final y entrega.

9. Recibe y firma de conformidad por latotalidad de los bienes consignados en laCP-02 o ABAST, para ser trasladados yentregados a la unidad receptora.

10. Verifica la carga y coloca los sellos deseguridad al transporte asignado.

11. Entrega al Operador, Orden de Salidapara su destino final con la consigna derecabar y devolver con nombre y firma, ysello de la unidad receptora el original dela CP-02 o ABAST.

12. Recibe del Departame

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