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Trabajo Prctico de Prctica Profesional II
Tema: Departamento de Contabilidad y Finanzas
Profesor: Laura Greiner
Alumnas: Luca Martins, Johanna Vono, Florencia Bejarano
Facultad: Ciencias Econmicas
Fecha de Entrega: 3.09
Ao: 2013
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Introduccin
En el presente trabajo se analizar el rea de Contabilidad y
Finanzas, definiendo las funciones de
la misma para cumplir con las metas planificadas as tambin como
con los objetivos establecidos.
Asimismo se describirn las relaciones interdepartamentales y sus
respectivos controles. Para ello
se contar con tcnicas y herramientas administrativas y
grficas.
Desarrollo
El departamento a analizar en este trabajo se encuentra dentro
del gran rea de la Administracin
en un hotel, donde se realizan tareas de soporte de las
actividades centrales, tales como
Alimentos y Bebidas, Recepcin y Pisos.
Introduccin a la Administracin
Administracin: Planear, Organizar, Dirigir, Controlar.
Planeacin: Misin, Visin, Objetivos, Metas, Situacin actual del
hotel, Qu ayuda o no a lograr
las metas, Planes para lograr estos objetivos, Plan estratgico y
plan operativo, Polticas.
Consiste en un proceso racional para alcanzar los objetivos del
modo ms eficiente siguiendo
determinados cursos de accin. Metas y Objetivos no son sinnimos.
Los objetivos definen las
etapas a cumplir para lograr las metas de las propuestas.
Organizacin: Organigrama, Definicin de puestos, Funcin de
puestos.
Se emplea para distribuir las responsabilidades entre los
miembros del equipo de trabajo, para
establecer y reconocer las relaciones y vnculos necesarios.
Direccin: Poder, Autoridad, Lder, Motivacin
La ejecucin por los miembros del equipo para que lleven a cabo
las tareas establecidas con
proactividad.
Control: El informe, El tipo de control
Control de las actividades para que se ajusten lo mas
correctamente posible a lo planificado.
Una buena administracin sirve para aumentar la eficiencia
(utilizacin de menos recursos para
satisfacer necesidades) y la eficacia (alcanzar los objetivos)
en una empresa.
En un hotel, se agrupan los diversos puestos y departamentos de
la siguiente manera:
1. Alta Direccin2. Direccin Operativa
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3. Departamentos en Staff4. Departamentos en Lnea
El tema a desarrollar en este trabajo prctico es el departamento
de Contabilidad y Finanzas, el
cual se incluye dentro del grupo 3.
En los departamentos en staffse agrupan todos aquellos cuyas
actividades bien o mal realizadas,
no influyen en los resultados finales de la operacin de un
hotel, dado que se limite a proporcionar
asesoramiento, servicios auxiliares y control, con la acepcin
del departamento de Compras que
desde un punto de vista tcnico, deberan incluirse en la lnea.
Sin embargo, debido a las
caractersticas tan especiales de la explotacin de hoteles por
cadenas hoteleras, se considera que
el lugar que ocupa en el organigrama es correcto. Por otra parte
y en base a la consideracin
anterior, algunos departamentos se ubican dependientes
directamente del director general. Para
comprender el porqu se debe pensar no en un hotel aislado sino
en una organizacin hotelera
con un director general nico pero con varios establecimientos y
un gerente general distinto en
cada uno de ellos. Lgicamente cada establecimiento deber tener
sus departamentos propios de
almacn, mantenimiento, contabilidad, cajas departamentales y
crdito y cobranza, ya que el tipo
de actividad que desarrollan es muy localista y especifico para
cada establecimiento en particular.
Dentro de esta agrupacin se encuentra el departamento de almacn,
de mantenimiento, de
compras, de relaciones pblicas, de publicidad, de personal
(relaciones humanas), y los
departamentos de contabilidad, crdito y cobranza.
El departamento de Contabilidad: Al igual que en cualquier otra
empresa se encarga de todo lo
relacionado con el aspecto financiero y contable del hotel:
llevar libros oficiales y auxiliares, pagar
oportunamente los impuestos, etc.
Concepto de Contabilidad
Es una tcnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir
las operaciones mercantiles de un
negocio con el fin de interpretar sus resultados y, travs de
estos se puede orientar sobre el curso
que sigue un negocios mediante datos contables y estadsticos.
Tambin ayuda en la toma de
decisiones.
Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la
compaa, la corriente de cobros y
pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales,
entre otros. De manera que se
pueda conocer la capacidad financiera de la empresa
Objetivo del departamento
Proporcionar informacin referente al valor de los activos del
hotel, as como las deudas que se
tengan con terceros. Su principal tarea es suministrar
informacin razonada, con base en registros
tcnicos, de las operaciones realizadas por el
establecimiento.
Esta informacin debe cumplir con un objetivo administrativo y
uno financiero:
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Administrativo: ofrecer informacin a los usuarios internos para
suministrar y facilitar a la
administracin intrnseca la planificacin, toma de decisiones y
control de operaciones. Para ello,
comprende informacin histrica presente y futura de cada
departamento en que se subdivida la
organizacin de la empresa.
Financiero: proporcionar informacin a usuarios externos de las
operaciones realizadas por unente, fundamentalmente en el pasado
por lo que tambin se le denomina contabilidad histrica.
Funciona como un mecanismo de control del hotel a travs del
anlisis de gastos, ingresos y
egresos.
Organigrama del departamento
Descripcin de los puestos de trabajo
-CONTRALOR GENERAL (Gerente Administrativo)
Es el encargado de llevar la contabilidad del hotel y de hacer
los pagos de todos los impuestos a los
que est sujeto este, as como proporcionar la informacin
contable, financiera y fiscal que le sea
requerida.
Auxilia al director general para tomar decisiones y su objetivo
primordial es vigilar que los costos y
gastos del hotel sean mnimos y justificados dentro de las
posibilidades. Est al cuidado de fondos,
valores, y del control general contable y financiero de la
empresa.
-JEFE DE CREDITO Y COBRANZA
Tiene como responsabilidad vigilar que se realicen los cobros a
los clientes en tiempo y forma,
custodiar documentos por cobrar, envo de correspondencia de
cobro a los clientes, controlar
cupones de agencias y elaborar formular reportes de antigedad de
saldos, as tambin como
llevar un control contable y financiero de los eventos en el
hotel.
-JEFE DE AUDITORIA DE INGRESOS
http://3.bp.blogspot.com/_j08rka_YRQ0/S3MJO8RG_cI/AAAAAAAAANA/lfkWmbjvuUY/s1600-h/organigrama+Contr.bmp
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Es responsable de llevar a cabo la auditoria de los ingresos del
hotel, la cual puede ser especial o
detallada, durante un ejercicio o periodo determinado.
-JEFE DE COSTOS
Tiene como responsabilidad realizar los clculos de los costos de
produccin, administracin y
Operacin, as como verificar soportar que estos datos sean
verdaderos. De esta manera se
asegura la estandarizacin y calidad de los productos y
servicios.
-JEFE DE COMPRAS
Se encarga de establecer sistemas de procedimientos que permitan
ejecutar el plan de compras
normales y de emergencia, al menor costo posible, sin perjuicio
de la calidad y de los plazos de
entrega.
-TESORERO
El tesorero es el responsable de resguardar y controlar el flujo
de dinero de la empresa, en este
caso del hotel. El es quien realiza transacciones bancarias para
pago a proveedores, compras, etc.
As como la entrada de dinero por concepto de ventas, acreedores,
etc.
Funciones del departamento
El rea de contabilidad tiene como funciones el establecer
sistemas y procedimientos de control y
registro contables, establecer planes financieros, formular
presupuestos, revisin de estados
financieros, interpretarlos y asesorar a la gerencia general en
la toma de decisiones.
Bsicamente su tarea principal es el supervisar y controlar las
diversas areas dentro del
departamento.
El departamento de Crdito y Cobranza: Se encarga de autorizar
los pagos diferidos de servicios
prestados por el hotel a sus clientes y de recuperar en los
plazos previstos, su importe
correspondiente. En la mayora de los hoteles nicamente se
concede crdito a determinadas
agencias de viajes y a clientes muy especiales. Aqu tambin se
incluyen las obras sociales,
sindicatos y otras cargas sociales.
Funciones del departamento
Esta rea se encarga de verificar en una venta a quien, el monto,
la forma y el plazo que se le va a
vender. As mismo se asegura que los plazos de pago se cumplan y
cuando no, tomen medidas
para procurar el pago lo antes posible.
Mayormente las empresas efectan sus ventas a crdito ya que esto
representa una manera de
atraer ms clientes, crecer, y darle movilidad al mercado. Es por
esto que toda compaa necesita
evaluar el riesgo de financiar temporalmente a sus clientes y
por otra parte procurar el pago
oportuno de este crdito.
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As pues, la funcin principal de esta rea es el llevar un control
de los crditos efectuados por
concepto de ventas y el seguimiento a los pagos de estos.
El departamento de Tesorera
Elabora el presupuesto de tesorera. Gestin de cobros procedentes
de AA.VV y de TT.OO y de los pagos a los proveedores. Control de la
caja y de la cuenta corriente. Recoge las liquidaciones de todos
los departamentos productivos. Comprobar los arqueos de todos los
departamentos (tanto de moneda propia como
divisas)
Revisin y control de los vales nter departamentales.El
departamento de Finanzas:
Gestin de los crditos y el Anlisis de Riesgos. Crditos. Aqu se
deciden de qu tipo y de qu lmite. Negocia con las entidades
financieras. Estudia lo que ms le interesa al hotel. Negociacin de
ttulos valores (acciones)
Documentacin del departamento:
Los documentos internos del rea de Contabilidad y Finanzas son
los vales, fax, cartas y remitos
internos entre departamentos.
Los documentos comerciales son los balances, presupuestos,
facturas, libros contables (oficiales y
auxiliares) y estado de resultados.
Elaboracin de Presupuestos
Es un cmputo anticipado. Es decir, lo que espero y lo que
quiero.
Se hacen presupuestos escalonados: uno en caso de 100% ocupacin,
otro para situaciones de
riesgo, etc.
Esto se debe a 3 razones:
Estimacin acerca de futuras ventas, costes, mano de obra,
etc.
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Prever una poltica coordinada de direccin para un periodo largo
o corto expresado entrminos contables.
Establecer un mtodo de control para que los resultados actuales
puedan ser evaluados ysi es necesario ajustados.
El departamento Legal
Es el encargado de brindar asesora en materia legal a las
autoridades y dependencias de la
empresa, responsable del resguardo y defensa de los intereses
institucionales, mediante las
acciones pertinentes dentro del ordenamiento jurdico vigente. El
rea legal ms desarrollada y en
donde ms trabaja este departamento se encuentra en el mbito
civil y laboral.
Funciones
Asesorar en materia legal a los gerentes, cuando le sea
requerido. Emitir opinin en los asuntos que le sean planteados por
las diversas dependencias de la
empresa.
Emitir dictamen en materia de su competencia en todos aquellos
asuntos o negocios enlos que se tenga inters.
Defender los intereses de la empresa cuando estos sean afectados
por acciones delictivaso actuaciones judiciales diversas.
Elaborar y/o revisar contratos en que el hotel utilice, as como
elaborar y autorizar otrosdocumentos privados y/o convenios cuando
le sea requerido.
Recuperar en forma administrativa o judicial las sumas de dinero
que adeuden a laorganizacin por diversos conceptos.
El departamento de Innovacin y Tecnologa Informtica
El Departamento de Innovacin Tecnolgica debe contribuir
gestionando con eficiencia (gestin
de los recursos) y eficacia (consecucin de los objetivos), a
conseguir un hotel Innovador, Cientfica
y Tecnolgicamente avanzado, dotado de las capacidades necesarias
para inventar su propio
futuro sobre las bases de la sostenibilidad y el conocimiento de
los empleados como motor del
desarrollo. Con la automatizacin de las funciones
administrativas, se concentra la mayor cantidad
de recursos en las funciones operativas del hotel, brindando
mayor calidad a los clientes.
En las distintas reas y funciones de un hotel se utilizan
distintos tipos de asistencia informtica,
por ejemplo las llaves electrnicas para la habitacin, los
sistemas GDS para las reservas, los
programas PMS para el ingreso, edicin y transmisin de informacin
de todo el hotel, entre otros.
Hay dos tipos de asistencias informticas dentro de un hotel: la
interna, dedicada a los empleados,
para facilitar la organizacin y ejecucin de sus tareas diarias
(sistemas PMS, electrodomsticos
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tecnolgicamente avanzados para alimentos y bebidas o
housekeeping), y la externa, hacia los
huspedes, para una mayor satisfaccin de los mismos (tarjeta
magntica, Wi-Fi en todo el hotel).
Tanto el rea Legal como el de Innovacin y Tecnologa Informtica
en un hotel suelen ser
tercerizadas. En el caso de la asistencia al departamento de
contabilidad y finanzas se utiliza un
sistema ERP, el cual integra fujos de informacin horizontal en
todas las reas. Tango es el ejemploms conocido, consiste en un
sistema informtico que permite el registro de informacin
mientras
se realiza una actividad.
Diagrama Intersectorial
El departamento de Finanzas y Contabilidad recoge las
liquidaciones de las diferentes reas y
realiza el presupuesto para las mismas, lo que sirve como un
mtodo de control para cada rea y,
en conjunto, para el hotel.
Housekeeping: les envia los registros de las compras de
suministros realizadas.
Alimentos y Bebidas: les enva los registros de las compras de
materias primas ysuministros realizadas.
Relaciones Pblicas: les enva los registros de gastos en campaas
de marketing ypublicidad.
Front Office: les enva los montos de las habitaciones compradas,
es decir, las reservas. Mantenimiento: les enva los registros de
las compras de materiales.
Finanzas y Contabilidad
Housekeeping
RR.PP
RR.HH
Recepcin
Mantenimiento
Legales
Tecnologa
AA&BB
Eventos y Banquetes
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Tecnologa: les enva los gastos dedicados a implementacin y
mantenimiento del recursotecnolgico en el hotel.
Relaciones Humanas: les enva los montos invertidos en los
sueldos y cargas sociales delpersonal.
Eventos & Banquetes: les enva los gastos involucrados en los
eventos del hotel, astambin como las ganancias, ya que esta rea se
considera una unidad de negocio en si
misma.
Legal: Finanzas le brinda informacin sobre deudores morosos,
incobrables, etc. Para quelegales tome las acciones que sean
necesarias.
Conclusin
Luego de analizar los diversos aspectos del rea de contabilidad
de un hotel podemos concluir que se trata
de un soporte de gran importancia para cualquier empresa, ya que
funciona como un garante de la
estabilidad y continuidad de cualquier negocio a travs del
control de las cuentas financieras. Esto
demuestra que la contabilidad es una pieza esencial y clave para
cualquier tipo de organizacin. El rea de
contabilidad es una de las ms complejas del mbito empresarial,
lo que hace que la capacitacin sea
indispensable. Con ella, los empleados del rea conseguirn las
herramientas, tcnicas y estrategias
primordiales para llevar a cabo un control de los ingresos y
gastos, as como tambin mejorar los ahorros y
las inversiones. De este departamento surgen las decisiones
econmicas de toda la organizacin. Adems,
all se controlan las estrategias de inversin y los presupuestos
para cada sector de la empresa, lo que
significa que influye en cada rincn de la empresa convirtindose
en una fuente importante de informacin
para los directores y gerentes.
Bibliografia
http://th2uma.blogspot.com.ar/2010/02/el-departamento-de-contabilidad.html
http://www.igssgt.org/subgerencias/departamento_legal.html
http://www.euskadinnova.net/es/innovacion-tecnologica/ambitos-actuacion/innovacion-
tecnologica/162.aspx
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