Trabajo de Metodos y Procedimientos

8/16/2019 Trabajo de Metodos y Procedimientos

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INTRODUCCIÓN

En el presente trabajo que se verá a continuación se hace con la finalidad deestablecer y distinguir los diferentes conceptos deun sistema de Organización y Métodos, para comparar las funciones que realizade acuerdo con la dependencia en la cual trabaja y las caractersticas que debecontener los análisis del mismo!

"ara ello comprenderemos los conceptos de sistemas en general como unconjunto de entidades caracterizadas por ciertos atributos, que tienen relacionesentre si y están localizadas en un cierto ambiente, de acuerdo con cierto objetivo!

El avance incesante de la complejidad en la #dministración y todos los evidentesdefectos que ella acusa, ha puesto en guardia a los integrantes delas empresas los cuales han buscado los medios necesarios para sistematizar,controlar y dar mayor eficiencia a su administración!

$ es as como hoy en da, en la mayora de las empresas han sido creadas%entrales de Organización y Métodos para dar eficiencia y simplicidad almecanismo administrativo& Organización y Métodos es uno de los términos queintegran la labor general de la racionalización!

Es '(na forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y comollevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economa de esfuerzo y

con el má)imo de eficacia en los resultados". $ por e)tensión, se llama unidad,equipo o servicio de Organización y Métodos al conjunto de funcionariosespecializados en la aplicación de la técnica del mencionado servicio!

Es por esta razón que con la presente investigación se pretende informar yprofundizar sobre este tema!

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http://www.monografias.com/trabajos34/el-trabajo/el-trabajo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml#ANALIThttp://www.monografias.com/trabajos36/administracion-y-gerencia/administracion-y-gerencia.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/medios-comunicacion/medios-comunicacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtmlhttp://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/index.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/oym/oym.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos54/resumen-economia/resumen-economia.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml#ANALIThttp://www.monografias.com/trabajos36/administracion-y-gerencia/administracion-y-gerencia.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/medios-comunicacion/medios-comunicacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtmlhttp://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/index.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/oym/oym.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos54/resumen-economia/resumen-economia.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos34/el-trabajo/el-trabajo.shtml


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1. QUE SON SISTEMAS DE METODOS Y PROCEDIMIENTOS

En la actualidad la mayora de los usuarios de microcomputadoras tienen acceso aun sistema de información o forman parte del mismo! *odas las organizacionescuentan con un sistema de información de alg+n tipo, que sus empleados deben

utilizar! %uando en cualquier organización se desea implantar un nuevo sistema,de tal forma que sus miembros sean más productivos, obteniendo un mayor provecho y apoyo del mismo, se requiere realizar una serie de acciones yprevisiones!

a creación o establecimiento de un nuevo sistema de información en laorganización, puede ser una tarea compleja! "ara encarar este tipo de situacionese)iste un proceso de análisis y dise-o de sistemas que au)ilia en la resolución detales problemas! El análisis y dise-o de sistemas proporciona una gua +til quebusca disminuir las situaciones de fracaso o errores al acometer estos procesos!

El análisis y dise-o de sistemas es un procedimiento para la resolución deproblemas! %uando se trata del dise-o de sistemas de información, busca analizar sistemáticamente la entrada o flujo de datos, la transformación de los datos,el almacenamiento de datos y la salida de información en el conte)to de unaorganización particular! *ambién es usado para analizar, dise-ar e implementar mejoras que puedan incorporarse a la organización y puedan ser alcanzadas alusar un sistema de información computarizado!

2. ¿QUE SON DIAGRAMAS DE FLUJO Y FORMULARIOS E

IDENTIFICAR EL OJETI!O DE CONTROL DE LOSFORMULARIOS EN LAS ACTI!IDADES ADMINISTRATI!AS

LOS DIAGRAMAS DE FLUJO# .on una manera de representar visualmente elflujo de datos a través de sistemas de tratamiento de información!os diagramas de flujo describen que operaciones y en que secuencia serequieren para solucionar un problema dado!

(n diagrama de flujo u organigrama es una representación diagramática queilustra la secuencia de las operaciones que se realizarán para conseguir lasolución de un problema! os diagramas de flujo se dibujan generalmente antes

de comenzar a programar el código frente a la computadora! os diagramas deflujo facilitan la comunicación entre los programadores y la gente del negocio!Estos diagramas de flujo desempe-an un papel vital en la programación de unproblema y facilitan la comprensión de problemas complicados y sobre todo muylargos! (na vez que se dibuja el diagrama de flujo, llega a ser fácil escribir el programa en cualquier idioma de alto nivel! /emos a menudo cómo losdiagramas de flujo nos dan ventaja al momento de e)plicar el programa a otros!

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http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/acciones/acciones.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml#ANALIThttp://www.monografias.com/trabajos15/calidad-serv/calidad-serv.shtml#PLANThttp://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCEhttp://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/dispalm/dispalm.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/flujograma/flujograma.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/diflu/diflu.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/diop/diop.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/diflu/diflu.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/organig/organig.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/computadoras/computadoras.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/calidad-serv/calidad-serv.shtml#PLANThttp://www.monografias.com/trabajos14/flujograma/flujograma.shtmlhttp://www.monografias.com/Computacion/Programacion/http://www.monografias.com/Computacion/Programacion/http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/acciones/acciones.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml#ANALIThttp://www.monografias.com/trabajos15/calidad-serv/calidad-serv.shtml#PLANThttp://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCEhttp://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/dispalm/dispalm.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/flujograma/flujograma.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/diflu/diflu.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/diop/diop.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/diflu/diflu.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/organig/organig.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/computadoras/computadoras.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/calidad-serv/calidad-serv.shtml#PLANThttp://www.monografias.com/trabajos14/flujograma/flujograma.shtmlhttp://www.monografias.com/Computacion/Programacion/


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"or lo tanto, está correcto decir que un diagrama de flujo es una necesidad para ladocumentación mejor de un programa complejo!

FORMULARIOS# Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blancopara registrar información variable, el cual tendrá diferente utilización seg+n elárea funcional a la cual pertenezca! "uede considerarse también como uninstrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar yfacilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos! En ellos se imprimeinformación constante y que tiene una serie de espacios para asentar informaciónvariable! Es todo papel que contenga información, te)to, epgrafes, impresos o enblanco para rellenarlos posteriormente!

(n formulario es un documento con espacios 0campos1 en donde se puedenescribir o seleccionar opciones! %ada campo tiene un objetivo, por ejemplo, elcampo '2ombre' se espera que sea llenado con un nombre, el campo 'a-o denacimiento', se espera que sea llenado con un n+mero válido para un a-o, etc!

os formularios presentan una visión ordenada de m+ltiple información sobre algo,y son +tiles para llenar bases de datos!

OJETI!O#

lenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios paraalcanzar un fin!

3acilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidaden los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por +ltimo,dar valor legal a determinadas transacciones!

"or ejemplo, si requerimos el registro de un usuario para que pueda participar enviando comentarios sobre nuestros artculos en 4nternet o para poder acceder acierto contenido, basta con pedir los datos básicoscomo nombres, apellidos y correo electrónico!

"ero e)isten otros casos en los que necesitamos más datos de los usuarios, comopuede ser la inscripción a un evento, en la que podemos solicitar, además denombres, apellidos y correo electrónico, otros datos como la empresa a la querepresentará, la dirección de la empresa, la dirección de su sitio 5eb, etc!

.u 4mportancia! 6adica en que sirven de soporte a las transacciones y losempleados trabajan guiándose por los formularios, además cualquier actoadministrativo se refleja en un formulario!

$. PASOS Y FASES A CUMPLIR PARA ELAORAR UNPROCEDIMIENTO

Pa%& 1. D'(in' ') *&n+'nid&

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http://www.monografias.com/trabajos34/el-trabajo/el-trabajo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/desorgan/desorgan.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos37/procedimientos-administrativos/procedimientos-administrativos.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/libapren/libapren.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/datos/datos.shtml#prohttp://www.monografias.com/trabajos14/nuevmicro/nuevmicro.shtmlhttp://www.monografias.com/Computacion/Internet/http://www.monografias.com/trabajos35/el-poder/el-poder.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos35/el-poder/el-poder.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/email/email.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/direccion/direccion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/laweb/laweb.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos34/el-trabajo/el-trabajo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/desorgan/desorgan.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos37/procedimientos-administrativos/procedimientos-administrativos.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/libapren/libapren.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/datos/datos.shtml#prohttp://www.monografias.com/trabajos14/nuevmicro/nuevmicro.shtmlhttp://www.monografias.com/Computacion/Internet/http://www.monografias.com/trabajos35/el-poder/el-poder.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/email/email.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/direccion/direccion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/laweb/laweb.shtml


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El primer paso no es nada nada sencillo, pero valdrá la pena! 7e acuerdo con laespecialista, debes realizar una introducción e id'n+i(i*a, ') &-'+i/& d' )a%0,'a% en las que se piensa aplicar el manual! "ara ello debes aclarar quienesserán los ,'%&n%a-)'% en cada área para implementarlo! *ambién necesitas8

9.e necesita detallar cada uno de estos puntos para poder definir el objetivo y elcontenido:, comenta!

Pa%& 2. R'*&i)a in(&,a*i3n.e necesita documentar, de manera lógica, cada d'+a))' &',a+i/& d' )a% 0,'a%,para ello se recomienda realizar un estudio preliminar de cada una! "ara ellonecesitas8

Pa%& $. E%+,u*+4,a)&

Es hora de comenzar a hacerlo, cuida que su estructura sea limpia y con unaredacción legible y lógica para aquél que lo lea! *ambién es importante cuidar la &,+&5,a(6a y los siguientes detalles!

Pa%& 7. C&un6*a)&

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(na vez que lo hayas realizado, el objetivo primordial será di(undi, %u '8i%+'n*ia!7ebes trabajar tu estrategia de comunicación para que cada colaborador estéenterado de ello y también dar las herramientas para su (0*i) a**'%&!

%omo recomendación, el e)perto asegura que estos manuales deben contar conlugar y fecha de la elaboración, as como los responsables de su realización yaquellos que lo autorizan! *ambién es importante cuidar los formatos en los que sepresentan para cada área y que la información sea clara para cada persona quepueda tener acceso a ella!

#ntes de implementar tu manual considera lo siguiente8

*ambién es importante dar seguimiento una vez que se haya implementado, deacuerdo con el portal '9&:'n'%an&).*&, estos son los pasos a seguir8

R'*u,,' a un '8',+&. #ntes de implementarlo debes de probar su '('*+i/idad ;

(un*i&nai'n+&, es bueno que acudas a un e)perto que te indique los puntosfuertes o débiles del documento!

Caa*i+a a +u% +,a-aad&,'%. .i bien es cierto que cada colaborador tiene unafunción estratégica y especfica, los manuales aplicados por área pueden ayudartea *aa*i+a, a 5,u&% enteros! 6ealizar un estudio activo del manual, as comogua de implementación puede ser muy efectivo en empresas con un gran n+merode colaboradores!

!',i(i*a %u di%&ni-i)idad. 7ebes cuidar que todos tengan acceso a ella!

R'a)i


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.i bien dijimos antes los procedimientos forman parte de los procesos judiciales,generalmente resultan siendo en s un proceso judicial, aunque e)isten casos enlos que deben intervenir diversos ,&*'dii'n+&% *&)''n+a,i&% &%'*unda,i&%> que influyen en el desarrollo total de un proceso!

2. P,&*'dii'n+&% Adini%+,a+i/&%8 Este tipo de procedimientos, al igual que losanteriores, '%+0 ,'5u)ad& &, )a )'; ; 'na,*ad& 'n un 0-i+& u,6di*&d'+',inad&! .u finalidad como tal es la de (&,a)i


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#demás, poseen una simbologa especfica que permite interpretarlos de mejormanera! "or ejemplo, el óvalo o elipse significa que ese paso es inicio o fin delproceso, mientras que el crculo representa que en esa parte del proceso, unadecisión será necesaria de tomar!

Otro tipo de diagrama es el 9de barras:, y establece relaciones 0generalmentenuméricas1 entre dos variables! "or ejemplo, variación de la canasta familiarbásica a lo largo del decenio ;

quienes lo hacen de ; a ? veces a la semana, estarán también quienes miran*EE/4.4A2 *O7O. O. 7B#., $ #C(EO. C(E E.*D2 36E2*E # televisor en variosmomentos dentro de un mismo da!

%omo decamos, los diagramas son utilizados para m+ltiples finalidades, yestamos en contacto con ellos 0en sus variados formatos1 casi diariamente! 2ospermiten, y tal es su función, tener una idea clara y concisa de procesos, ya seade manera ejecutiva 0como las del diagrama de flujo1 o de cómo se hadesarrollado un proceso a lo largo del tiempo, como en el caso del diagrama debarras 0y el ejemplo que hemos elegido de la variación de costo de la canastafamiliar básica1! os diagramas circulares, en general, muestran cómo se estádesarrollando un proceso en la contemporaneidad!

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. ¿QUE SON FLUJOGRAMA

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El flujograma también es conocido como diagrama de flujo y en este sentido,representa de manera gráfica de un proceso que puede responder a diferentesámbitos8 programación informática, procesos dentro de una industria, psicologade la cognición o el conocimiento, economa, entre otros!

"or ejemplo, el diagrama de flujo puede ser utilizado para describir paso a pasolas operaciones que se realizarán dentro del proceso de fabricación de unproducto, o asimismo la perspectiva comercial de una empresa o negocio!

os flujogramas utilizan una variedad de smbolos definidos donde cada unorepresenta un paso del proceso, y la ejecución de dicho proceso es representadomediante flechas que van conectando entre ellas los pasos que se encuentranentre el punto de inicio 0comienzo1 y punto de fin del proceso 0final1! (nacaracterstica importante de los diagramas de flujo es que sólo pueden poseer un+nico punto de inicio o comienzo, y un solo punto final o de fin del proceso!

#ntes de comenzar con la creación de un diagrama de flujo, debemos tener encuenta y precisar cuáles son las ideas principales que deberán incluirse en elflujograma! En el diagrama deben estar e)plicitados los nombres, autores oresponsables de cada paso del proceso, como as también posibles personasintervinientes o con poder decisión o control! "or otra parte, debemos establecercon qué fines se utilizará el diagrama de flujo, a fin de poder determinar quécantidad y calidad de datos se incluirán en el mismos, es decir, qué detallespondremos en él y cuáles no! "or +ltimo, debemos tener en claro los lmites delproceso que pretendemos describir, es decir el punto de inicio y punto final delproceso!

#l momento de dise-ar o construir el flujogama, debemos tener en cuenta comoprincipales componentes, precisamente, el punto de inicio y el punto final delproceso, identificar las actividades o sub procesos dentro de cada paso delproceso general, teniendo en cuenta su orden cronológico! Es importante por otraparte, evaluar la e)actitud o eficacia del diagrama de flujo, poniéndole a revisiónde una persona e)terna al negocio o proceso para que lo eval+e en cuanto a lacalidad de la información, para asegurarnos que el flujograma describe el procesode manera eficaz!

os flujogramas pueden ser verticales, es decir va desde arriba 0punto de inicio1hacia abajo 0punto final1, o tener formatos horizontales, que van desde la izquierdahacia la derecha!

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• 7e 3orma8 .e ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas oninguna descripción de las operaciones! "resenta la secuencia de cada una delas operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentescopias, a través de los diversos puestos y departamentos, desde que se originahasta que se archiva! 6etrata la distribución de m+ltiples copias de formas a un

n+mero de individuos diferentes o a unidades de la organización!

• as formas pueden representarse por smbolos, por dibujos o fotografasreducidas o por palabras descriptivas! .e usa el formato horizontal! .e retrata ose designa la forma en el lado izquierdo de la gráfica, se sigue su curso alproceso de progresión horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadasa las unidades de la organización o a los individuos!

• 7e abores 0Fqué se haceG18 Estos diagramas abreviados sólo representanlas operaciones que se efect+an en cada una de las actividades o labores enque se descompone un procedimiento y el puesto o departamento que lasejecutan! El término labor incluyendo toda clase de esfuerzo fsico o mental! .e

usa el formato vertical!

• 7e Método 0Fcómo se haceG18 .on +tiles para fines de adiestramiento ypresentan además la manera de realizar cada operación de procedimiento, por la persona que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida! .e usa elformato vertical!

• #naltico 0Fpara qué se haceG18 "resenta no solo cada una de lasoperaciones del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la personaque las realiza, sino que analiza para qué sirve cada una de las operacionesdentro del procedimiento! %uando el dato es importante consigna el tiempo

empleado, la distancia recorrida o alguna observación complementaria! .e usaformato vertical!

• 7e Espacio 0Fdónde se haceG18 "resenta el itinerario y la distancia querecorre una forma o una persona durante las distintas operaciones delprocedimiento o parte de él, se-alando el espacio por el que se desplaza!%uando el dato es importante, e)presa el tiempo empleado en el recorrido! .eusa el formato arquitectónico!

• %ombinados8 "resenta una combinación de dos o más flujogramas de lasclases anteriores! .e usa el flujograma de formato vertical para combinar labores, métodos y análisis 0qué se hace, cómo se hace, para qué se hace1!

os analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama para representar los sistemas, es decir, para indicar entradas, operaciones, cone)iones,decisiones, archivado, etc, que constituyen el flujo o la secuencia de lasactividades de los sistemas!

"or su presentación8

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http://monografias.com/trabajos10/anali/anali.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/histarte/histarte.shtml#ORIGENhttp://www.monografias.com/trabajos901/debate-multicultural-etnia-clase-nacion/debate-multicultural-etnia-clase-nacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/adpreclu/adpreclu.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/metcien/metcien.shtml#OBSERVhttp://monografias.com/trabajos10/anali/anali.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/histarte/histarte.shtml#ORIGENhttp://www.monografias.com/trabajos901/debate-multicultural-etnia-clase-nacion/debate-multicultural-etnia-clase-nacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/adpreclu/adpreclu.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/metcien/metcien.shtml#OBSERV


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7e bloque8 .e representan en términos generales con el objeto de destacar determinados aspectos!

7e detalle8 "lasman las actividades en su más detallada e)presión!

"or su formato8 7e formato vertical8 En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia

abajo y de derecha a izquierda

7e formato horizontal8 En el que la secuencia de las operaciones va deizquierda a derecha en forma descendente

7e formato tabular8 *ambién conocido como de formato columnar opanorámico, en el que se presenta en una sola carta el flujo total de lasoperaciones, correspondiendo a cada puesto o unidad una columna

7e formato arquitectónico8 Muestra el movimiento o flujo de personas,formas, materiales, o bien la secuencia de las operaciones a través del espaciodonde se realizan

"or su propósito8 7e forma8 El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o

ninguna descripción de operaciones con poca o ninguna descripción deoperaciones!

7e labores8 4ndica el flujo o secuencia de las operaciones, as como quién oen donde se realiza y en qué consiste ésta!

7e método8 Muestra la secuencia de operaciones, la persona que lasrealiza y la manera de hacerlas!

#naltico8 7escribe no sólo el procedimiento quién lo hace, y cómo hacer cada operación, sino para qué sirven!

7e espacio8 4ndica el espacio por el que se desplaza una forma o unapersona!

%ombinados8 Emplean dos o más diagramas en forma integrada!

7e ilustraciones y te)to8 4lustra el manejo de la información con te)tos ydibujos!

#sistido por computadora8 El flujo de información se hace con recursosde soft5are!

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http://www.monografias.com/trabajos11/tebas/tebas.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/kinesiologia-biomecanica/kinesiologia-biomecanica.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/propiedadmateriales/propiedadmateriales.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtmlhttp://monografias.com/trabajos10/anali/anali.shtmlhttp://monografias.com/trabajos10/anali/anali.shtmlhttp://monografias.com/trabajos10/anali/anali.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/computadoras/computadoras.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/computadoras/computadoras.shtmlhttp://www.monografias.com/Computacion/Software/http://www.monografias.com/trabajos11/tebas/tebas.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/kinesiologia-biomecanica/kinesiologia-biomecanica.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/propiedadmateriales/propiedadmateriales.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtmlhttp://monografias.com/trabajos10/anali/anali.shtmlhttp://monografias.com/trabajos10/anali/anali.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/computadoras/computadoras.shtmlhttp://www.monografias.com/Computacion/Software/


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. SIMOLOGA DE LOS FLUJOGRAMAS

S'54n G3'< C'a%> Gui))',&. A& 1.B#• "rincipio yHo terminación del diagrama8 Este smbolo representa tanto la

disponibilidad de la información para su procesamiento 0entrada1, como la

mención de que la información ya ha sido procesada!

• #ctividad u operación8 .e utiliza siempre que una actividad o grupo de ellastengan como objetivo un cambio, ya sea en el valor , forma o disposición de lainformación!

• #notación, aclaración, o ambos casos8 .iempre que se quiera alg+ncomentario al margen, notas e)plicatorias, aclaraciones, etc& se trazaráindistintamente una lnea punteada que vaya de la nota aclaratoria al smbolo enque se requiere esa nota!

• %onector8 Este smbolo se utiliza siempre que las condiciones fsicas denuestro diagrama obligue a interrumpir el graficado de la información que se tieney deba seguirse el diagrama en otro lugar, o bien cuando interese unir informaciones aisladas!

• 7ocumento8 El smbolo se utilizará cuando se desee representar undocumento cualquiera! "uede ser una forma, un control, una ficha, un listado, etc!0e)cluidas la tarjeta perforadora y la cinta magnética1! .iempre que un documentotenga varias copias, estas deberán presentarse dentro del diagrama y numerarsecon cero el original8 uno para la copia y as sucesivamente!

• 7estrucción8 Este smbolo indica la destrucción de cualquier documento oinformación! Es conveniente aclarar siempre que documentos se estándestruyendo!

• *ransferencia8 Este smbolo se utiliza cuando en el flujo del proceso osistema interviene otra sección o departamento que no sea el estudiado, siempreo cuando nos interesen los pasos o trámites que se realizan en ese lugar!

• #lternativa8 Este smbolo representa el momento en que una actividad uoperación cualquiera implica tomar uno o varios caminos diferentes!

• #ctividad fuera del ámbito de investigación8 Este smbolo se utiliza cuandose considera necesario conocer en el diagrama el detalle de las actividades querealizan en otro lugar, o bien para indicar que las actividades que se realizan enotro lugar, o bien para indicar que las actividades que se realizan en el proceso osistema se encuentran diagramadas en otro lugar 0tal es el caso del proceso osistemas muy parecidos o similares, que nada más varan en su inicio o su final!

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http://www.monografias.com/trabajos14/dinamica-grupos/dinamica-grupos.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos2/mercambiario/mercambiario.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/nuevmicro/nuevmicro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/norma/norma.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/dinamica-grupos/dinamica-grupos.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos2/mercambiario/mercambiario.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/nuevmicro/nuevmicro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/norma/norma.shtml


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7irección de flujo8 0 18 4ndica la secuencia de la información y se utiliza para unir smbolos, seg+n sea su flujo, o para indicar los principios de alternativas!

• %analización8 Este smbolo se utiliza en tres formas diferentes, cuando serecibe información de varias fuentes o condensa en una sola8

•

%uando se recibe información de una sola fuente y se canaliza por diferentes fuentes8

• %uando se recibe información de varias fuentes y se canaliza a otrasfuentes!

S'54n C9ia/'na+&> Ida)-',+& 1.$#• El circulo& significa una operación 0una etapa o una subdivisión del

proceso1! (na operación se realiza cuando se crea, se altera, se aumenta o sesustrae algo! Ejemplo8 emisión de un documento!

• a flecha o peque-o crculo corresponde a un transporte o tarea de llevar algo de un lugar a otro! Ocurre cuando un objeto, mensaje o documento estrasladado de un lugar a otro!

• El cuadrado significa una inspección o control, ya sea de cantidad o derealidad! Es el acto de verificar o fiscalizar sin que se realicen operaciones!Ejemplo8 verificación de una firma!

• a letra 7, representa una demora o retraso, ya sea por congestionamiento,distancia o por espera de alguna provisión por parte de otra persona! .ignifica unaespera o un desplazamiento por agenda o la llegada de alguna cosa de quien sedependa para proseguir el proceso!

• El triángulo con el vértice hacia abajo o hacia arriba representa unainterrupción casi definitiva o muy prolongada! "uede ser un almacenamiento 0cuando se trata de materiales1 o que algo se archiva 0cuandose trata de documentos1!

S'54n G3'< R&nd3n> F,an*i%*&. A& 1.@#• Operación8 4ndica las principales fases del proceso, método o

procedimiento!

• 4nspección8 4ndica que se verifica la calidad yHo cantidad de algo!

• 7esplazamiento o transporte8 4ndica el movimiento de los empleados,material y equipo de un lugar a otro!

• 7epósito provisional o espera8 4ndica demora en el desarrollo de loshechos!

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http://www.monografias.com/trabajos6/etic/etic.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos10/formulac/formulac.shtml#FUNChttp://www.monografias.com/trabajos12/dispalm/dispalm.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/conge/conge.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/desorgan/desorgan.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/etic/etic.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos10/formulac/formulac.shtml#FUNChttp://www.monografias.com/trabajos12/dispalm/dispalm.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/conge/conge.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/desorgan/desorgan.shtml


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• #lmacenamiento permanente8 4ndica el depósito de un documento oinformación dentro de un archivo, o de un objeto cualquiera en un almacén!

. EN QU CONSISTE EL CONTROL DE FORMULARIOS.Si%+'a% d' *&n+,&) d' (&,u)a,i&%.

Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones deoficina, mediante la normalización del flujo de papeles, donde se detecta lanecesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficientey mantener el seguimiento a cada formulario implantado!

• C&n%id',a*i&n'% 5'n',a)'% d' )&% %i%+'a% d' *&n+,&)Eliminar los formularios innecesarios y evitar su creación, consolidar

formularios que se complementen, redise-ar formularios para aumentar laeficiencia y disminuir los errores! Mantener cantidades adecuadas deformularios en e)istencia! Establecer un procedimiento adecuado parasuministrar formularios a los usuarios! *rabajar en coordinación con eldepartamento de compras para evitar la adquisición de formularios noautorizados! 6evisar muestras de los formularios antes de su impresiónfinal a fin de lograr del impresor lo que se quiere!

• Ni/') d' &,5ani


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suficiente con los propósitos de acordar autorizar, facturar, instruir, notificar,registrar, reportar y requerir!

• Pa%&% a,a )a ')a-&,a*i3n*omar muestra de todos los formularios, posteriormente agrupar los

formularios por los que se hayan escogido, as como las subdivisiones deesos temas, y codificar por temas, agrupar por función, codificar por función, preparar carpetas para archivar las muestras, preparar una listatabulada con la información del n+mero y nombre del formulario, y eln+mero de ndice funcional que le corresponde!

1H. CARACTERSTICAS DE LOS FORMULARIOS.

La% *a,a*+',6%+i*a% 6nia% ?u' d'-'n +'n', +&d& (&,u)a,i& %&n )a%%i5ui'n+'%#=.encillez en su dise-o.=%ada formulario debe estar dise-ado para un procedimiento especfico!=El orden en el cual se solicita la información debe ser realizado en la mismasecuencia en la cual se generan los datos! =(n mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de controlinterno, sean compatibles! "or ejemplo, la persona que conforma un informe derecepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con él se cancele unaobligación!=as copias deben ser hechas y distribuidas +nicamente para aquellosdepartamentos que manejan que manejan la información que contienen lomismos!

=En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de costoHbeneficio,se deben establecer formularios prenumerados!=os formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones yHoautorizaciones!=*odo formulario debe estar codificado bajo alg+n esquema, de tal forma que sepueda lograr una identificación o asociación del formato a una función o áreaespecfica y se indique la +ltima fecha de revisión!

11. IMPORTANCIA Y NECESIDAD DE SU APLICACIÓN.

(n formulario es un documento, fsico o digital, que se dise-a con el propósito deque una persona introduzca una serie de datos en él, ya sea personales,laborales, etc!, en algunas zonas concretas del mismo! a finalidad principal delformulario es almacenarlo y guardarlo para que quede registrado! os formularios,sean del tipo que sean, se e)piden para una solicitud! Es una forma muy sencillay, sobre todo rápida y concreta y, al mismo tiempo, facilita la b+squeda y latramitación de la petición que se realice!

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asta la aparición de los formularios, en la mayora de las ocasiones era el propiosolicitante que tena que escribir en un documento en blanco no sólo sus datospersonales, sino los motivos por los que se realizaba la petición, por lo que enmuchas ocasiones haba errores de contenido o la petición que se solicitaba eraconfusa y la persona tena que volver a tramitar otra vez el documento!

$a fuera este u otros motivos, llevaron a la administración y a las empresas aelaborar una serie de documentos tipo en los que estuviera ya la información o eltipo de petición que se necesitara por escrito, para facilitar al cliente o usuario deregistro y, al mismo tiempo, a la administración a la empresa la b+squeda de lainformación que este requiriese! El usuario solo tendra que rellenar algunosespacios con sus datos y marcar, entre las opciones que se le ofrecen, la que másse ajuste a sus necesidades!

os formularios representan un elemento que da agilidad en la b+squeda y latramitación de todo tipo de documentación, supone un ahorro económico e incluso

una fuente de beneficios si se cobra por este y, al mismo tiempo, supone, por ejemplo, desde el punto de vista de la administración, una uniformidad de criterio yde tramitación para todo el territorio! "ara una empresa, la elaboración deformularios para todos sus departamentos, también suponen mayor rapidez tantoen su registro como en la tramitación del mismo!

"or otro lado, almacenar todos estos formularios, también supone el poder guardar información +til para mejorar el servicio y también para conocer lasnecesidades reales de los usuarios de la administración o de la empresa privada!

#l final, lo que todas las personas necesitan, cuando van a solicitar algo, esrapidez, una tramitación fácil y para la administración significa mucha mayor

agilidad ya que los usuarios van a solicitar una petición de un modo correcto,concreto y similar!

E)isten infinidad de formularios para todo tipo de necesidades de cualquier persona! $a sea para tramitar una baja o un alta laboral, una petición desubvenciones, la creación una empresa, etc! lo que s es importante tener encuenta es preguntar siempre en la zona de información cual es el formulario quenecesitaremos en concreto, para evitar rellenar uno que, al final, no nos sirva paranuestro interés!

12. PRESENTACIÓN Y DISEO DE FORMULARIOS.

C&n%id',a*i&n'% 5'n',a)'% a,a )a ')a-&,a*i3n d' un (&,u)a,i&.

7ebemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario e)itosamente, elprimer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad delformulario y si e)isten formularios que compartan en mismo objetivo!"osteriormente elegir el tama-o estándar de papel y letra adecuada para el dise-o

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e impresión, y de ah elaborar una lista con toda la formación que contendrá elformulario!7eterminar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos,de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o amáquina, evitando áreas libres o desperdicios de papel y e)ceso de zonas

sombreadas!(na vez realizada esta revisión se procede a poner a prueba el formulario, por tresmeses y constatar si cumple su objetivo!

R'?ui%i+&% -0%i*&%#

#ntes de llevar a cabo la elaboración del formulario se debe crear una actitudmental favorable en aquellas personas que van a hacer uso de dicho formulario, ysobre todo debe presentar el método más sencillo y cómodo para el ingreso de losdatos, y al mismo tiempo facilitar el uso de la información una vez que ha sidoregistrada en la respectiva forma!Es muy importante tomar en cuenta la economa en papel e impresión de la forma,sin sacrificar la eficiencia en su uso!

U+'n%i)i&% n'*'%a,i&%.= "apel cuadriculado!= "apel blanco= ápiz ? y de colores!= 6eglas en centmetros, pulgadas y reglas para dise-o de formularios continuos!= Escuadras de IJK y @


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Fa%'% a,a ') di%'&.

Fa%' ,'di%' En esta fase se debe realizar una lista de comprobación ydeterminar con detalles las necesidades que se han de satisfacer! "ara cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas paracomprobar la efectividad del pre=dise-o y proceder a realizar la fase del dise-o!F.e determinó la necesidad de la e)istencia del impresoGF.on necesarios todos los elementos recogidos por el mismoGF.on necesarias todas las copias previstasGFEs lógica la secuencia de los datosG

Fa cantidad de escritura requerida para registrar los datos esta reducida almnimoGFEstá autorizado el dise-o del formularioGF%uál es el departamento origenGF%uál es la finalidad del formularioGF*ienen relación el nombre del formulario con la finalidadGFEs necesario un subtituloGFEstá la cantidad a imprimir, relacionada con el uso que se va a hacer delformularioGF%uál es el tiempo de entrega solicitado al impresorGF%on qué frecuencia se va a usar el formularioG

F7ebe tener el formulario un n+mero de serieGFEste formulario elimina la necesidad de alg+n otroGF"uede afectar de alguna forma previsible, la aparición de este formulario a los yae)istentesG

Fa%' d') di%'&8 En esta fase se busca ordenar lógicamente los datos fijos en lahoja, se comienza por la cuenta de espacio, que se refiere a que sobre elesquema debe contar en las casillas ;,J mm por carácter, para las entradas quese van a hacer con máquinas de escribir, y Imm para caracteres que seintroducirán a mano! %alcular el espacio necesario para cada entrada de los datos!7eterminar el tama-o, la anchura del impreso vendrá determinada por la lnea de

mayor longitud& de acuerdo con el resultado de la cuenta de espacios! El mayor n+mero de lneas en sentido vertical, determinará la altura del formulario! #-adir los tama-os de los márgenes necesarios para tener el tama-o total!

#juste, decidir el tama-o del papel que se va a utilizar empleando medidasestándar y realizando los ajustes necesarios para que encaje en el mismo!*razado, dibujar todas las lneas que crucen completamente el impreso de arribaabajo! %ompletar la red dibujando todas las reglas incompletas, tanto verticalescomo horizontales!

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etras, introducir a mano todo el te)to de datos fijos, incluyendo las instrucciones aun tama-o apro)imado al real!4nstrucciones, una vez realizado el dise-o, se debe hacer o preparar lasinstrucciones de impresión! .i es necesario, dar especificaciones adicionales parael impresor!

ista de comprobación del dise-o8 El formulario debe responder afirmativamente aalas siguientes preguntas, para poder pasar a la pró)ima fase8F4ndica el titulo claramente la naturaleza y función del formularioGF.e encuentra en una posición adecuadaGFos datos fijos se comprenden fácilmenteGFEl lenguaje es claroGFEstán las instrucciones especficas pró)imas al lugar de los datos a que serefierenGFEstán las instrucciones generales ubicadas adecuadamenteGFas lneas son las adecuadasGF.e han aplicado las lneas adecuadamenteGF.e han aprovechado por completo todas las posibilidades de las casillasGFos datos fijos se encuentran el ángulo superior izquierdoGF.e identifican todas las copias del formularioGFEsta el formulario identificado mediante un código numéricoG"osterior a esto, se debe realizar una lista de comprobación del cumplimiento delformulario, donde se deben responder afirmativamente las siguientes preguntas8F.e ha reducido al mnimo la cantidad de escritura necesariaGF.e encuentran los datos fijos en el orden más lógicoGF.e dispone de espacio suficiente para cada dato variableGF.on correctos los espaciados horizontales y verticalesGF.e han especificado correctamente los márgenesGFos ttulos, n+meros y colores facilitan el seguimiento, despacho y manejo delformularioGF/iene el formulario identificado con un n+mero impresoGFEstán identificadas las copias del impreso para hacer posible suautoseguimientoGF.e usan casillas '#' y '7esde'G.e debe prestar mucha atención al formulario y comprobar que no aparezca elnombre de la empresa en un formulario usado por personas ajenas e)ternas a lamisma, al igual que el nombre del departamento de origen no debe aparecer en unimpreso e)terno!

Fa%' d') P&%+di%' "ara completar esta fase se debe tener en cuenta tipo,peso y color del papel, color de la tinta, papel carbón total o parcial, perforaciones,para el archivo, tipos de impresión por una o ambas caras& de ser el caso,dirección de datos, márgenes, numeración, n+mero de ejemplares, fecha deentrega e impresión continua!

Pa,+'% d' un in%+,u*+i/&

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*odo formulario debe ir acompa-ado de su respectivo instructivo, el cual agiliza laimplementación de forma eficaz! 7ebe estar elaborado en un lenguaje claro ypreciso!El instructivo está divido en8= *itulo del formulario

= Objetivos 0razón de la situación1= Leneralidades= Modo de llenado 0maquina o a mano1= Medio de obtención= *iempo estimado%aractersticas de impresión8= 2+mero de copias= "apel 0color, marca y base del original y copias1= *inta, color de tinta!= Márgenes 0lado y ancho para archivar1= 4ndicar si lleva perforaciones!= Encuadernación 0hojas sueltas o cosidas1= uego 0desglosables o sueltos1= Encolados= 4ndicar lado= omo abierto o cubierto= *apas de papel o cartulina, sujetas con tornillo u otro= 4nstrucciones de cómo llenar los espacios en blanco

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CONCLUSIÓN

"ara concluir podemos decir que un sistema de organización y métodos es vitalpara cualquier empresa ya que en la ubicación donde se presente o departamentoen el que se localice, ayudará de manera directa en el mejoramiento y enla innovación de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomandocomo asesor las funciones en las cuales se basa la organización!

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http://www.monografias.com/trabajos34/innovacion-y-competitividad/innovacion-y-competitividad.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos34/innovacion-y-competitividad/innovacion-y-competitividad.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos34/innovacion-y-competitividad/innovacion-y-competitividad.shtml


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Este tema ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa delas empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar deuna manera más rápida, eficaz y consolidadora& trabajando directamente pero sininfluir en las decisiones tomadas por los directivos o el má)imo nivel jerárquico dela empresa!

Organización y métodos estudia los problemas de estructura y funcionamientode la #dministración, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionariosinteresados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios quedirigen! a finalidad de una unidad de Organización y Métodos es asegurar elmá)imo de eficiencia en el financiamiento de la máquina administrativa, ymediante la aplicación adecuada de métodos cientficos de organización&conseguir economas en el costo de la producción y en la utilización de mano deobra, pero como regla general a Organización y Métodos no se leconcede autoridad sobre otras unidades en administración!

ILIOGRAFA

INSTITUTO CENTROAMERICANO DE ADMINISTRACIÓNPKLICA# O,5ani un in%+,u'n+& d' )a R'(&,aadini%+,a+i/a. San J&% d' C&%+a Ri*a. Ma;& d' 1. P05%. H

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http://www.monografias.com/trabajos15/calidad-serv/calidad-serv.shtml#PLANThttp://www.monografias.com/trabajos15/todorov/todorov.shtml#INTROhttp://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/index.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/financiamiento/financiamiento.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/coad/coad.shtml#costohttp://www.monografias.com/trabajos54/produccion-sistema-economico/produccion-sistema-economico.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos2/rhempresa/rhempresa.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/cori/cori.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/calidad-serv/calidad-serv.shtml#PLANThttp://www.monografias.com/trabajos15/todorov/todorov.shtml#INTROhttp://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/index.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/financiamiento/financiamiento.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/coad/coad.shtml#costohttp://www.monografias.com/trabajos54/produccion-sistema-economico/produccion-sistema-economico.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos2/rhempresa/rhempresa.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/cori/cori.shtml


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PETROGLIA> Lui% A# O,5ani A,5'n+ina. 1. P05%. 12

QUIROGA> Gu%+a/ O,5ani

Documents

Trabajo de Metodos y Procedimientos