Trabajo en Campo Modelo Avanzado Areas Metropolitanas

8/4/2019 Trabajo en Campo Modelo Avanzado Areas Metropolitanas

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Gobierno en lnea en el Orden Territorial:Trabajo en campo Modelo Avanzadoreas Metropolitanas


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MODELO AVANZADO

AREAS METROPOLITANASETAPA DE PREPARACIN,SENSIBILIZACIN Y DIAGNSTICO (PSD)


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Objetivos:

Sensibilizar a los actores regionalesfrente al Modelo Avanzado del cualsean destinatarios.

Presentar el alcance estratgico y

operativo del modelo. Explicar el rol de los diferentes actores

en el desarrollo del modelo avanzado Motivar a los asistentes a fomentar e

implementar acciones conjuntastransversales sectoriales que faciliten

la integracin e identificacin regional,mejoren su competitividad ypromuevan la implementacin de lasTecnologas de la Informacin y lasComunicaciones.

AMPSD1-CO AMPSD3-PR:


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Objetivos:

Presentacin del Operador, la Estrategia deGobierno en lnea en el Orden Territorial, elModelo Metodolgico. Incluye la definicin

de acciones como rea metropolitana, laRuta Operativa y levantar acta conAcuerdos y compromisos generados,Proposiciones y varios.

Identificar las condiciones en las cuales seencuentra el rea Metropolitana y cada unade las Entidades Territoriales Vinculadas y

Ncleo y el Departamento en los diferentessectores de gobierno. Identificacin de trmites y servicios que se

encuentran en lnea en los EntesTerritoriales miembros del reametropolitana y en el Departamento.


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Participantes:

Alcaldes Gobernadores

Lideres Gel Delegados Territoriales de procesos Delegados Territoriales de capacitacin Delegados Territoriales Estratgicos Equipo Coordinador Modelo Avanzado Equipo Asesor


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Resultados esperados:

Evento de lanzamiento del Modelo Avanzado conla participacin de Gobierno en lnea y alcaldasmiembros de las reas Metropolitanas.

Alcaldes, Gobernadores y lderes GEL

comprometidos con el desarrollo de la EstrategiaGEL en sus fases de Informacin, Interaccin yTransaccin.

Alcaldes de Entidades que conforman reasMetropolitanas, comprometidos y conconocimiento sobre el alcance del ModeloAvanzado.

Alcaldes, comit GEL lideres GEL y secretarios dedespacho de los Entes Territoriales miembros delas reas metropolitanas informados sobre elproceso a adelantar por parte de la Universidad laGran Colombia y con conocimiento sobre losintegrantes que conforman el Equipo de trabajo.


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Resultados esperados: Un Informe de diagnstico de cada sector

de gobierno del rea Metropolitana enconjunto o en el Departamento.

Un informe de diagnstico individual decada Entidad Territorial que conforma elrea Metropolitana (Entidad TerritorialNcleo y Vinculadas) o cada sector delDepartamento.

Listado de los trmites y servicios en lneaen cada entidad territorial y compartido parael rea metropolitana o por sector en elDepartamento.

La entrega oportuna de estos informes a

cada Entidad Territorial del reametropolitana o sector del departamento,ser utilizado como base para identificar deforma detallada los requerimientosinstitucionales, tecnolgicos y deinformacin y posteriormente elaborar elplan de trabajo.



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Entregables:

AMPSD1-CO:

Presentaciones eventoCarta invitacin

Acta de reuninListado de asistencia

AMPSD2-ES:

PresentacionesListado asistenciaActa de reunin

AMPSD3-PR:

Documento del Diagnstico Sectorial.



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Resumen actividades: La Universidad la Gran Colombia enva. una carta a lasEntidades Territoriales, dirigida al representante legalde la Entidad Territorial, firmada por el GerenteGeneral del Programa Agenda de Conectividad Estrategia de Gobierno en lnea y lleva una copia a laAsamblea, en ella se presenta el Equipo de Trabajo dela Universidad la Gran Colombia para adelantar elacompaamiento en la entidad. Esta carta permiteconocer de forma oficial al Equipo Asesor (GerenteRegional, Asesores y Coordinadores Territoriales) yrecordar el compromiso de los Entes Territorialesbeneficiados para la implementacin de la Estrategia.

El Equipo Asesor, Equipo Coordinador, profesionalesde apoyo y el Delegado Territorial Estratgico debellamar a las Entidades Territoriales para verificar elrecibo de la carta y la invitacin al Encuentro Regionalde las Entidades Territoriales beneficiadas.


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Resumen actividades:Los Encuentros Regionales son un espacio estratgicode integracin entre los diferentes actores de laEstrategia GEL que van a desarrollar las Fases deInformacin, Interaccin y Transaccin. Su fin ltimo esmotivar a los gobernantes locales (Alcaldes) para obtenersu respaldo y compromiso con el fin de continuar el

desarrollo de la Estrategia GEL, en este caso para daralcance a las actividades previstas para desarrollar lasFases de Informacin, Interaccin y Transaccin.

El Delegado Territorial de la Universidad La GranColombia asignado a la Entidad Territorial presenta elmodelo metodolgico y los elementos ms relevantes dela Estrategia de Gobierno en Lnea. Se utiliza esteespacio para presentar la ruta operativa en donde seindicarn las actividades a adelantar y los resultadosesperados. Durante la reunin adems se muestra a lasEntidades Territoriales los objetivos esenciales delmodelo avanzado de las reas metropolitanas y sesuscriben los acuerdos y compromisos que permitan suimplementacin.



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Resumen actividades:

El Delegado Territorial Estratgico de laUniversidad La Gran se rene con los alcaldes,lideres GEL y secretarios de despacho de losEntidades Territoriales miembros de las reas

metropolitanas para presentar el desarrollo delmodelo avanzado.

El Delegado Territorial de Procesos junto con losfuncionarios de la Entidad realizan el DiagnsticoSectorial en las entidades que conforman las

reas Metropolitanas.



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MODELO AVANZADO AREAS

METROPOLITANASETAPA DE ANLISIS DEL DIAGNSTICO YDEFINICIN DEL PLAN DE ACCIN (ADPA)


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AMADPA1-ES AMADPA3-ES:Objetivos:

Presentar a los alcaldes, equipos de gobierno y equipode asistencia tcnica de los departamentos losdiagnsticos de cada sector de gobierno en losEntidades Territoriales que conforman el reametropolitana, incluyendo los trmites y servicios que seencuentran en lnea en cada uno de los EntidadesTerritoriales.

Facilitar la definicin de los trmites y/o servicios quesern optimizados y automatizados para los EntidadesTerritoriales del rea metropolitana.

Anlisis de las observaciones generales yrecomendaciones definidas por los delegados de reametropolitana.

Identificacin de los requerimientos institucionales, deinformacin y tecnolgicos necesarios para implementartrmites o servicios en lnea.

Realizar Taller de formulacin del Plan de Accin deGobierno en lnea para el rea metropolitana.


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Participantes:

Funcionarios de la Entidad Territorial

Equipo de Asistencia Tcnica Delegado Territorial Estratgico Lderes GEL. Funcionarios responsables de cada

sector en cada Entidad Territorial Coordinador modelo avanzado.

AMADPA1-ES AMADPA3-ES:


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Resultados Esperados:

Funcionarios de la Entidad Territorial y Equipode Asistencia Tcnica del Departamento conconocimiento del diagnstico de cada sectorde gobierno en los Entes Territoriales del rea

y del rea metropolitana en conjunto. Socializacin de los diagnsticos de sector Identificacin de trmites y/o servicios

susceptibles de ser optimizados yautomatizados para los Entes Territoriales delrea metropolitana.

Listado de los trmites y servicios en lnea en

cada entidad territorial y compartido para elrea metropolitana



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Lista de chequeo e identificacin delos requerimientos faltantes en cadaEntidad para implementar trmites enlnea.

Estructuracin del plan de trabajo paraadelantar las acciones necesariaspara poder dar cumplimiento a losrequerimientos identificados.

Un Plan de Accin revisado yratificado por todos los actores,

funcionarios responsables de lasactividades de implementacin de lostrmites y servicios en lnea.



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Entregables:

AMADPA1-ES Presentaciones Listado asistencia Acta de reunin

Informe del Diagnstico Sectorial del rea Metropolitana

AMADPA2-PR Matriz de identificacin y clasificacin de los

requerimientos Plan de trabajo de cumplimiento de los requerimientos

institucionales, de informacin y tecnolgicos identificados

AMADPA3-ES Plan de accin y acto administrativo si aplica Publicacin del plan de accin en el sitio Web y

publicacin del acto administrativo si aplica.



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El Delegado Territorial Estratgico realizacon los funcionarios el Taller depresentacin de resultados de los

diagnsticos sectoriales del reametropolitana. Presentacin de prcticasexitosas para ser replicadas.

Anlisis de los trmites o serviciosautomatizados viables de implementacinen otras entidades territoriales.

Seleccin del trmite o servicio

automatizado a implementar en todas lasentidades territoriales del reametropolitana.



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Requerimientos institucionales, decontenidos, demanda, marco legal ytecnolgicos para implementar trmites yservicios automatizados que operan en otra

entidad territorial. Consolidacin del documento que integrelos requerimientos institucionales, deinformacin y tecnolgicos necesarios paraimplementar el trmite o servicioautomatizado seleccionado en las entidadesavanzadas y vinculadas del reametropolitana.

Estructurar el plan de trabajo para adelantarlas acciones que den cumplimiento a losrequerimientos identificados.



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Delegado Territorial Estratgico con losfuncionarios identifican las accionesnecesarias para avanzar en el desarrollo dela Estrategia de Gobierno en lnea en los

Entes Territoriales que conforman el reametropolitana en cada uno de los sectoresde gobierno, en materia de implementacinde trmites y servicios en lnea.

Delegado Territorial Estratgico con losfuncionarios establecen un documentorector, que a travs de un ejercicio deplaneacin a mediano plazo, defina los ejesde accin prioritarios en materia de trmitesy servicios en lnea.

Delegado Territorial Estratgico realiza conlos funcionarios el taller de formulacin delPlan de Accin de Gobierno en lnea para elrea Metropolitana.



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MODELO AVANZADO

AREAS METROPOLITANASETAPA DE EJECUCIN DEL PLAN DEACCIN (EPA)


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AMEPA1-CO AMEPA6-CO:

Objetivos:

Designar el funcionario responsablede liderar la implementacin deltrmite o servicio automatizado encada entidad

Adelantar las acciones necesariaspara cumplir con los requerimientosidentificados para la implementacindel trmite o servicio automatizado

Capacitacin sobre el trmite oservicio automatizado seleccionado

para replicar en el rea metropolitana,dirigida a los funcionariosresponsables de la entidad avanzada.


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Objetivos:

Capacitacin sobre el trmite o servicioautomatizado seleccionado para replicar en elrea metropolitana, dirigida a los funcionariosresponsables de la entidad avanzada y de cada

Entidad Ncleo. Revisar y ajustar el marco jurdico que habilitala provisin de servicios de informacin, encada rea metropolitana.

Realizar dos eventos de intercambio deexperiencias entre las entidades de las reasmetropolitanas de su regin, en donde puedan

compartir, explicar, preguntar, profundizar ydialogar con el fin de generar una red delderes de Gobierno en lnea y conocer lasexperiencias en la ejecucin del modeloavanzado, el cumplimiento de la estrategia deGobierno en lnea y la implementacin detrmites y servicios automatizados.



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Participantes:

Lderes de Gobierno en lnea Equipo Coordinador del Proyecto

Alcaldes Municipales El funcionario responsable de liderar la

implementacin del trmite o servicioautomatizado en cada entidad.

Ingenieros de Sistemas o Tcnicos Delegado Territorial de Capacitacin Funcionario(s) responsable(s) del trmite o

servicio automatizado en la Entidad Territorial. Alcalde de la Entidad Ncleo. Comit y Lder GEL de la Entidad Ncleo.



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Adopcin del Acto Administrativo por la cual sedesigna el funcionario responsable de liderar laimplementacin del trmite o servicioautomatizado en cada entidad.

Cumplimiento satisfactorio de los requerimientos

institucionales, de informacin y tecnolgicos quedemande la implementacin de trmite y/o servicioautomatizado.

Esta actividad tiene como objetivo la realizacinde dos (2) Talleres de capacitacin tcnica a losfuncionarios de cada Entidad vinculada, sobre elfuncionamiento del trmite o servicio

automatizado. Esta actividad tiene como objetivo la realizacinde seis (6) sesiones de tutora sobre el uso ymanejo de la aplicacin del trmite o servicioautomatizado a los funcionarios de cada EntidadNcleo.



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Adopcin del Acto administrativo quepermita habilitar en cada Entidad Ncleo,los servicios de informacin a partir delsistema o sistemas de informacin

personalizados. Esta actividad pretende que las Entidades

Ncleo de las reas Metropolitanas,cuenten con un marco jurdico que lespermita habilitar los trmites o serviciosautomatizados.

Reuniones con los funcionarios de las

entidades avanzadas y vinculadas, parapromover los ajustes normativos. Proyecto de resolucin para la habilitacin

del trmite o servicio automatizado (actosadministrativos del Alcalde o de instanciasdel rea metropolitana).



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Eventos de intercambio de experienciasdonde se busca que los funcionarioscompartan experiencias relacionadas con:

Definicin y formalizacin de roles nuevos

respecto a los trmites y servicios.Asignacin de nuevas tareas y recursosnecesarios para la prestacin de trmites yservicios por medios electrnicos.Proyectos de cambio que se identifiquencomo necesarios para la prestacin detrmites y servicios por medios electrnicos.

Ajustes normativos que sean necesarios paraesta nueva prestacin de trmites y servicios.Ayudas de memoria.Identificacin de prcticas exitosas.



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Entregables:AMEPA1-CO Acto administrativo designacin funcionario

responsable de liderar la implementacin deltrmite o servicio automatizado.

Publicacin del acto administrativo dedesignacin en el sitio Web.

AMEPA2 CO Reporte del reconocimiento de los

requerimientos institucionales, de informacin ytecnolgicos identificados y que hayan sidocumplidos.

AMEPA3 CA Presentaciones Listado de asistencia Manual tcnico del trmite y servicio

automatizado



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Entregables:

AMEPA4 COCA Presentaciones Listado de asistencia

AMEPA5 CO Acto Administrativo Publicacin del Acto administrativo en el

sitio Web.

AMEPA6-CO Presentaciones Lista de asistencia Acta de reunin Documento de prcticas y experiencias

generadas.



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Esta actividad pretende la adopcin del actoadministrativo de nombramiento del funcionarioresponsable de liderar la implementacin del trmite oservicio automatizado en cada entidad

Preparacin de cada entidad para el uso y apropiacindel trmite o servicio automatizado. Cumplimiento de los requerimientos institucionales, de

contenidos, marco legal y tecnolgicos para laimplementacin del trmite o servicio automatizado entodas las entidades vinculadas al rea metropolitana.

Realizar dos eventos de intercambio de experienciasentre las entidades de las reas metropolitanas de suregin, en donde puedan compartir, explicar, preguntar,profundizar y dialogar con el fin de generar una red delderes de Gobierno en lnea y conocer las experienciasen la ejecucin del modelo avanzado, el cumplimientode la estrategia de Gobierno en lnea y laimplementacin de trmites y servicios automatizados.



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MODELO AVANZADOAREAS METROPOLITANASETAPA DE SOSTENIBILIDAD (SD)


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AMSD1-CO AMSD2-COES

Objetivos:

Acompaamiento permanente a lasEntidades Territoriales que permita resolver

inquietudes y avanzar en la ejecucin de lasactividades que deben desarrollar losresponsables del Comit de Gobierno enlnea para el cumplimiento de lasactividades de los Modelos Metodolgicos.

Monitoreo al cumplimiento de las Fases deGobierno en lnea y seguimiento a laejecucin del Modelo Metodolgico General

para las Fases de Informacin e Interaccin.


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Participantes:

Equipo Asesor: Gerente Regional, AsesorInstitucional y de Contenidos, Asesor Legal,Asesor de Tecnologa, Asesor de

Contenidos, Coordinadores ModeloAvanzado. Delegado Territorial Estratgico, Delegado

Territorial de Capacitacin, DelegadoTerritorial de Procesos.

Miembros de los Comits de Gobierno enlnea de las Entidades Territoriales de cada

una de las regiones. Los lderes de las reas misionales de lasEntidades Territoriales.

Equipo Coordinador Modelo Avanzado

AMSD1-CO AMSD2-COES


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Entrega mensual de reportes sobre el estado de avance en laimplementacin de las Fases de la Estrategia de Gobierno enlnea al Comit Metropolitano Coordinador y al ProgramaGobierno en lnea.

Realizacin de reuniones mensuales de seguimiento de laimplementacin y ejecucin de las actividades.

Entrega bimensual de reportes de la implementacin y ejecucinde las actividades del Modelo Metodolgico al ComitMetropolitano Coordinador y al Programa Gobierno en lnea.

Entrega de reporte final al Programa Gobierno en lnea de laimplementacin, ejecucin de las actividades y resultadosobtenidos en la implementacin de las Fases de Informacin,Interaccin y Transaccin, con el reporte de ajustes de lametodologa y de las herramientas utilizadas y anlisis sobre losaciertos y desaciertos observados durante el proceso.

Realizacin de reuniones peridicas de seguimiento de laimplementacin y ejecucin de las actividades.

Acciones correctivas o preventivas para la ejecucin del modeloavanzado.

Informe mensual validado.

AMSD1-CO AMSD2-COES


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Entregables:

AMSD1-CO

Reporte aula virtual capacitados Material de acompaamiento publicado en

la herramienta

AMSD2-COES

Reporte de los porcentajes de cumplimientode la implementacin de las Fases de

Gobierno en lnea. Reportes de seguimiento Informes consolidado Actas de reunin

AMSD1-CO AMSD2-COES


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Los Delegados Territoriales deben capacitara los lderes GEL de las EntidadesTerritoriales y funcionarios en el uso de laherramienta, con el fin que se tenga claro elalcance de la informacin y las actividadesque se realizan a travs de sta como loson chats, foros, asesoras virtuales etc.

El grupo Asesor y Coordinador debe evaluarel cumplimiento de las Fases de Gobiernoen lnea, teniendo como base los criteriosdefinidos en el Manual de Gobierno en lneay la Metodologa de Evaluacin y Monitoreo

de Gobierno en lnea. Adems realizar elseguimiento peridico al avance en laimplementacin del Modelo de Metodolgicoa las Entidades Territoriales de la reginrelacionado con las Fases de Informacin eInteraccin.

AMSD1-CO AMSD2-COES


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GRACIAS .

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