COMO PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA. ¿CUÁL ES MI APORTE DE ACUERDO A MI CAMPO

LABORAL?

KELLY MARCELA GONZÁLEZ GONZÁLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA – CIDBA

2014

COMO PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA. ¿CUÁL ES MI APORTE DE ACUERDO A MI CAMPO

LABORAL?

KELLY MARCELA GONZÁLEZ GONZÁLEZ

Trabajo final expresión oral y escrita

Tutor: María Alexandra León Martínez

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA – CIDBA

2014

Introducción

En el presente trabajo final, se hablará sobre los cambios y aportes que se realizaron gracias a los conocimientos adquiridos en el curso de expresión oral y escrita; dentro del cual encontramos la identificación de situación vital, propósitos y preguntas de lectura, la búsqueda bibliográfica y se infirieron los cambios referentes a implementación de la tabla de retención documental en la UNIVERSIDAD DEL VALLE SEDE YUMBO.

Objetivos

• Dar respuesta a las preguntas planteadas referentes a la situación vital identificada en la unidad uno.

• Proponer la ejecución de actividades que contribuyan al cambio positivo de la situación vital identificada en la unidad uno.

• Mostrar los cambios realizados hasta el momento, partiendo de la situación vital y las preguntas plateadas en la unidad uno.

Proceso de cambio

El proceso de cambio propuesto, según los conocimientos adquiridos en el curso de EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA, se ve en la estructuración y elaboración de la tabla de retención documental para la UNIVERSIDAD DEL VALLE SEDE YUMBO, puesto que mediante las preguntas planteadas en la actividad número uno se pudo crear un instructivo o secuencia de pasos en orden cronológico, que dio como resultado final, la elaboración de la Tabla de Retención Documental (TRD), con la cual se da inicio a la implementación del sistema de gestión documental, así como organizar de manera correcta y según las disposiciones de ley, el fondo acumulado que posee actualmente la sede Yumbo.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Las TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL son la principal herramienta para la correcta organización de los archivos, puesto que estas contienen un listado de series, sub-series y tipos documentales, recibidos o producidos por las actividades que se realizan en cada uno de los procesos de las diferentes organizaciones, en dichas tablas se establecen los tiempos de retención para cada documento en las diferentes etapas del su ciclo vital.

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Para el proceso de implementación de tablas de retención de la UNIVERSIDAD DEL VALLE SEDE YUMBO, se dio inicio con la identificación de doce dependencias productoras de documentos, en cada una de estas se realizó una entrevista a cada uno de los responsables de los diferentes procesos, en ella se llevó a cabo la identificación de los documentos producidos en virtud de las funciones que le han sido asignadas, para ello fue necesario la utilización de un listado maestro de series y subseries de la sede principal Meléndez, que se tomó como referencia para identificar las series y subseries propias de la sede Yumbo.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Implementación

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Implementación

La actividad fue apoyada y supervisada directamente por la coordinadora administrativa de la sede Yumbo, quien

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Implementación

realizó la depuración del archivo, los valores primarios y secundarios para cada expediente.

Con la información recopilada anteriormente se elaboró un borrador de tabla de retención documental general para la sede Yumbo, posteriormente el borrador fue aprobado por el director de la sede y enviado a la oficina central de gestión documental de la UNIVERSIDAD DEL VALLE sede Meléndez, donde se realizaron los ajustes pertinentes según los aportes del profesional encargado, allí se le adicionaron los años de retención para cada documento en las diferentes etapas de su ciclo vital, así como el procedimiento respectivo cumplido el tiempo de retención para cada uno.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Implementación

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Implementación

UNIVERSIDAD DEL VALLE SEDE YUMBO

• En la actualidad la tabla ya fue aprobada y nos encontramos a la espera de recibir la tabla original con las firmas correspondientes, para iniciar así a organizar el archivo de nuestra sede según lo establecido en dicha TRD.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Implementación

Conclusiones

Del trabajo anterior se puede concluir que los conocimiento y herramientas adquiridas durante el curso de expresión oral y escrita, tienen aplicación en los diferentes ámbitos y espacios de la cotidianidad ya sea en sociedad, en el núcleo familiar o en el aspecto laboral; ya que facilitan la comunicación y la comprensión, al mismo tiempo que puede instruirnos en la elaboración de ciertas actividades que presenten cierto grado de dificultad o entendimiento para algunos individuos.

Bibliografía

Tablas de retención documental Archivo General de la Nación, http://www.archivogeneral.gov.co/trd

Tablas de retención documental ICETEX, http://www.icetex.co/dnnpro5/Portals/0/Documentos/La%20Institucion/Gestion_documental/tablas_retencion/TRDvigencia2000.pdf