Upload
nayelis-henriquez
View
9.444
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
Republica Bolivariana de VenezuelaMinisterio del Poder Popular para la Educación Universitaria
Fundación Misión SucreAldea: I.U.T.P.C
Cátedra: Organización y SistemasPrograma Nacional de Formación de Administradores
Puerto Cabello-Estado Carabobo
Profesor: Bachilleres:
5to Trimestre Admón.
Noviembre 2.010
INDICE
pág
INTRODUCCIÓN………………………………………………………. 3
FORMULARIOS…………………………………………………
Objetivos…………………………………………………
.
Diseño del
Formulario…………………………………...
Consideraciones para la elaboración de
formulario…
Sistema de control de
formularios……………………..
MANUALES ADMINISTRATIVOS……………………………
Ventajas y Desventajas
………………………………….
Clasificación……………………………………………
…
Tipos………………………………………………………
4
4
4
6
7
9
9
12
15
CONCLUSIÓN………………………………………………………… 28
BIBLIOGRAFÍA ………………………………………………………… 29
INTRODUCCIÓN
Cuando se diseñan formularios es esencial seguir un proceso
que a través de sus diferentes pasos nos guíe en la construcción de
sistemas usables y accesibles. Antes que nada, es necesario incluir
una fase de análisis que nos ayude a determinar lo que
necesitamos y cuales son los medios que se utilizarán para lograr
nuestros objetivos.
Conociendo básicamente cual es el objetivo del formulario, a
quién está dirigido y cómo quieren que se les devuelva la
información, tendremos un panorama acerca del diseño funcional
del formulario, los campos necesarios, la programación a utilizar, la
forma de almacenamiento y de entrega de la información a los
encargados de recopilarla y analizarla.
Este documento en primer lugar establece el concepto de
formularios, designando sus objetivos, fase del diseño y
consideraciones para la elaboración de los formularios y su sistema
de control.
En segundo lugar establece el concepto y características de
los manuales administrativos en el contexto actual, luego detalla los
tipos más frecuentes de manuales y su contenido básico y
establece las características de los procesos de desarrollo de los
sistemas de manuales.
FORMULARIOS
En la actualidad, la mayoría de las labores realizadas por el
hombre, se emplean los formularios, éstos son documento impreso
que contiene información estructurada "fija" sobre un determinado
aspecto, para ser complementada con información "variable" según
cada aplicación y para satisfacer un objetivo específico. Puede
considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo
es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de
los procedimientos administrativos.
Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y,
según el tipo de información y el grado de dificultad para su
llenado, puede acompañarse de un instructivo.
En la Administración Pública los formularios son modelos
básicos de comunicación que, con ligeras variantes, un interesado
utilizar para reclamar, solicitar, denunciar o como sustituto de algún
impreso. También es útil para entregar adjunta documentación o
información a la Administración.
OBJETIVOS
Eliminar duplicidad de
esfuerzo
Facilitar el trabajo
Reducir costos
Proveer uniformidad de los
datos que se registran,
informa o se analiza en una
agencia.
DISEÑO DEL FORMULARIO
El proceso de elaboración del diseño del formulario, se deben cumplir la fase del pre-
diseño, diseño y post-diseño.
Fases para el diseño
Fase prediseño Fase del diseño Fase del Post-diseño
Se debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño.
Preparación de una forma según su objeto, tipo de información que contendrá, origen, método de llenado, procedimiento en el que se utilizara, numero de copias, usuarios y resultados esperados. Es necesario hacer consideraciones en cuanto al llenado.
Una vez realizado el diseño, se debe hacer o preparar las instrucciones de impresión.
En un formulario usado por personas ajenas externa no debe aparecer el nombre de la empresa, al igual que el nombre del departamento de origen.
Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo, peso y color del papel, color de la tinta, papel carbón total o parcial, perforaciones, para el archivo, tipos de impresión por una o ambas caras; de ser el caso, dirección de datos, márgenes, numeración, numero de ejemplares, fecha de entrega e impresión continua.
Partes de un instructivo
Todo formulario debe ir acompañado de su respectivo
instructivo, el cual agiliza la implementación de forma eficaz. Debe
estar elaborado en un lenguaje claro y preciso.
El instructivo esta divido en: Características de impresión:
Titulo del formulario
Objetivos (razón de la
Número de copias
Papel (color, marca y base del original y
situación)
Generalidades
Modo de llenado (maquina o a mano)
Medio de obtención
Tiempo estimado
copias)
Tinta, color de tinta.
Márgenes (lado y ancho para archivar)
Indicar si lleva perforaciones.
Encuadernación (hojas sueltas o cosidas)
Juego (desglosables o sueltos)
Encolados
Indicar lado
Lomo abierto o cubierto
Tapas de papel o cartulina, sujetas con tornillo u otro
Instrucciones de cómo llenar los espacios en blanco.
CONSIDERACIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL FORMULARIO
A continuación se presentan diversas alternativas para la elaboración de formularios.
Offset Mediante este proceso se prepara un negativo fotográfico de los originales que después se pasa a una placa metálica, la cual imprime por medio de una prensa. Cada lámina soporta hasta 300 mil impresiones.
Mimeógrafo Se emplean esténciles o plantillas hechas a maquina, impresora o a mano, permite reproducir de 100 a 500 ejemplares.
Linotipo Consiste en la formación de líneas con letras de tipos y tamaños distintos hasta completar textos para su impresión.
Fotograbado
Se utiliza la fotografía, a partir del original se hace un negativo, que es revelado por la acción de la luz y tintas especiales y después queda grabado en una placa metálica plana.
Rotograbado
Es análoga al fotograbado, pero para el grabado se emplean rodillos de cobre, resulta adecuada cuando la impresión supera el millón de ejemplares.
A maquina Es un trabajo de mecanografiado preparada con maquina de escribir eléctrica o mecánica.
Computadora
Implica el desarrollo de programas específicos o el uso de software especializado, puede usarse como modelo de cualquier alternativa de presentación, ya sea por medio de impresión en papel o en discos ópticos, disketes o cintas.
SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS
Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y
regular las operaciones de oficina, mediante la normalización del
flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o
para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el
seguimiento a cada formulario implantado.
Consideraciones generales de los sistemas de control.
Eliminar formularios innecesarios y evitar su creación,
consolidar formularios que se complementen, rediseñar
formularios para aumentar la eficiencia y disminuir lo errores.
Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia.
Establecer un procedimiento adecuado para suministrar
formularios a los usuarios.
Trabajar en coordinación con el departamento de compras
para evitar la adquisición de formularios no autorizados.
Revisar muestras de los formularios antes de su impresión
final a fin de lograr del impresor lo que se quiere.
Nivel de organización.
El control de formularios se debe centrar en un lugar
suficientemente alto dentro de la organización como para dar una
visión amplia, necesaria para la revisión, coordinación y mejora de
la instalación de los formularios. Se debe tomar en cuenta la
opinión del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien
decide cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide
cuáles son los datos necesarios.
Control de formularios.
En la etapa del control de formularios se incluye el
establecimiento de un programa de control como política de la
empresa y la comprensión de los factores que componen el
problema. Debe existir relación entre el control y, los sistemas y
procedimientos. Los componentes básicos de este programa deben
ser la función que efectúa la forma, el tema principal de la forma y
el tema secundario.
El Índice Funcional
Es la principal herramienta en la unidad de control, contiene
los formularios agrupados de acuerdo con el propósito a que sirven.
El índice funcional es para uso exclusivo de quienes son
responsables del control de formularios. Los formularios destinados
a propósitos similares pueden ser analizados para determinar cuál
puede ser eliminado y cuál puede ser más ampliamente usado. Para
las necesidades de nuestras empresas, es suficiente con los
propósitos de acordar autorizar, facturar, instruir, notificar,
registrar, reportar y requerir.
Pasos para elaborar el índice funcional
Tomar muestra de todos los formularios, posteriormente
agrupar los formularios por los que se hayan escogido, así como las
subdivisiones de esos temas, y codificar por temas, agrupar por
función, codificar por función, preparar carpetas para archivar las
muestras, preparar una lista tabulada con la información del
número y nombre del formulario, y el número de índice funcional
que le corresponde.
MANUALES ADMINISTRATIVOS
“Los Manuales son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en
forma ordenada y sistemática, información de una organización
(antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas,
procedimientos, etc.). Así como las instrucciones y lineamientos que
se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.”
Franklin F (2004)
La importancia de los manuales radica en que ellos explican
de manera detallada los procedimientos dentro de una
organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que
se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa.
Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad,
evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad
cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le
explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña
histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta
explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES
ADMINISTRATIVOS
Los manuales administrativos ofrecen una serie de
posibilidades que nos reflejan la importancia de estos. Sin embargo,
tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan
importancia.
Ventajas:
Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas:
1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.
2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada
comprensión del plan general y de sus propios papeles y
relaciones pertinentes.
3. Facilita el estudio de los problemas de organización.
4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las
modificaciones necesarias en la organización.
5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y
compensación del personal clave.
6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación
con los demás de la organización.
7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de
funciones.
8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de
autoridad de los diversos niveles.
9. La información sobre funciones y puestos suele servir como
base para la evaluación de puestos y como medio de
comprobación del progreso de cada quien.
10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de
los funcionarios más antiguos.
11. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.
12. Es una fuente permanente de información sobre el
trabajo a ejecutar.
13. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos,
las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas,
etc.
14. Evitan discusiones y mal entendidos, de las
operaciones.
15. Aseguran continuidad y coherencia en los
procedimientos y normas a través del tiempo.
16. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
17. Incrementan la coordinación en la realización del
trabajo.
18. Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir
instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede
circunscribir al control por excepción.
Desventajas:
Entre los inconvenientes que presentar los manuales se
encuentran los siguientes:
1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas
para necesitar un manual que describa asuntos que son
conocidos por todos sus integrantes.
2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y
laborioso preparar un manual y conservarlo al día.
3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta
reglamentación y rigidez.
4. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el
desarrollo de las operaciones.
5. El costo de producción y actualización puede ser alto.
6. Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.
7. Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de
lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio
para la misma.
8. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte
en complicados.
CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones
en la administración, destacan el relativo a los manuales
administrativos, ya que facilitan el aprendizaje de la organización,
por una parte, y por la otra, proporcionan la orientación precisa que
requiere la acción humana en las unidades administrativas,
fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una
fuente de información en las cuales se trata de mejorar y orientar
los esfuerzos de un empleado, para lograr la realización de las
tareas que se le han encomendado.
Depende de la información de las necesidades de cada
institución o empresa privada, para saber con qué tipo de manuales
se debe contar.
Se hace la aclaración de que pueden abarcar dichos manuales
a toda la empresa: una dirección, un departamento, una oficina,
sección, una mesa, un puesto, etcétera.
Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se
designa los nombres diversos, pero que pueden resumirse de la
siguiente manera:
Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen
necesidad de manuales diferentes. El tipo de manual se determina
dando respuesta al propósito que se han de lograr. En ciertos casos,
solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos.
Por
su
Con
ten
ido
Manual de Historia
Proporciona información histórica sobre la organización: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización.
Manual de organización
Expone en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones
Manual de políticas
Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer a la organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.
Manual de procedimiento
s
Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.
Manual de contenido múltiple
Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales.
Por
su
fu
nció
n e
sp
ecíf
ica
Manual de producción
Abarca la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección, ingeniería industrial, control de producción), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.
Manual de compras:
El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades.
Manual de ventas
Señala los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.
Manual de Finanzas
Asenta por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones específicas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.
Manual de contabilidad
Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboración de información financiera.
Manual de crédito y
cobranzas
Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.
Manual de personal
Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.
Manual técnico
Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoria administrativa", y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoría.
Manual de adiestramiento
o instructivo
Estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente mas detallados que un manual de procedimientos.
Gen
era
l
Manuales generales de organización
Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional.
Manual general de
procedimientos
Este es también resultado de la planeación, contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.
Manual general de políticas
Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior; para toda la empresa, estas políticas generales establecen líneas de guía, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales.
Esp
ecif
ico
Manual específico de reclutamiento
y selección
Se refiere a una parte de una área específica (personal). Y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección personal en una organización.
Manual especifico de
auditoria interna
Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicación especifica a determinados tipos de actividad, aquí se refiere a la auditoria interna en forma particular.
Manual específico de políticas de
personal
Este se enfoca a definir "políticas", pero de un área especifica de la organización, señalando las guías u orientación respecto a cuestiones de personal, tales como: contratación, permisos, promociones, prestaciones, etc.
Manual específico de
procedimientos de tesorería
Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área específica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, etc.
TIPOS DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Entre los tipos de manuales más utilizados se
encuentran:
1. Manuales de Organización
2. Manuales de Políticas
3. Manuales de Normas y Procedimientos
4. Manuales para Especialistas
5. Manual del empleado
6. Manual de contenido múltiple.
7. Manuales de finanzas
8. Manuales del sistema
9. Manual de calidad
1. MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Es la versión detallada por escrito de la organización formal a
través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad,
responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen
su estructura.
Estos manuales contienen información detallada referente a
los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica,
funciones organigramas, niveles jerárquicos, grados de autoridad y
responsabilidad, así como canales de comunicación y coordinación
de una organización.
También incluyen una descripción de puestos cuando el
manual se refiere a una unidad administrativa en particular.
Debe contener:
1.- Identificación
- Logotipo de la organización.
- Nombre oficial de la organización.
- Título y extensión (general o específico. Si es específico debe
indicarse el nombre de la unidad a que se refiere).
- Lugar y fecha de elaboración.
- Número de revisión (en su caso).
- Unidades responsables de su elaboración, revisión y
autorización.
- Clave de la forma: en primer término las siglas de la
organización; en segundo lugar, las siglas de la unidad
administrativa donde se utiliza la forma y por último el
número de la forma. Entre las siglas y el número debe
colocarse un guión o diagonal.
2.- Índice o Contenido: Relación de los capítulos o apartados que
constituyen el cuerpo del documento.
3.- Prólogo y/o Introducción: Sección en donde se explica qué es
el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y la
necesidad de mantenerlo vigente. Puede contener un mensaje de
alguna autoridad de la organización, preferentemente del más alto
nivel jerárquico.
4.- Antecedentes Históricos: Descripción de la génesis de la
organización o del área descrita en el manual, en la que se indica su
origen, evolución y cambios significativos registrados.
5.- Legislación o Base Legal: Este apartado, contiene una lista
de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las
actividades de la organización, de los cuales se derivan sus
atribuciones o facultades.
Es recomendable que las disposiciones legales sigan éste orden
jerárquico: constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos,
decretos, acuerdos y circulares. Asimismo, en cada caso debe
respetarse la secuencia cronológica de su expedición (fecha de
publicación en el Diario Oficial).
6.- Atribuciones: Transcripción textual y completa de las
facultades conferidas a la organización, de acuerdo con las
disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades. Para este
efecto, debe señalarse el título completo del ordenamiento,
capítulo, artículo o inciso (la cita debe hacerse entre comillas).
7.- Estructura Orgánica: Descripción ordenada de las unidades
administrativas de una organización, en función de sus relaciones
de jerarquía. Ésta descripción de la estructura orgánica, debe
corresponder con la representación gráfica en el organigrama, tanto
en lo referente al título de las unidades administrativas, como a su
nivel jerárquico. Además, es conveniente codificarla en forma tal
que sea posible visualizar claramente los niveles de jerarquía y las
relaciones de dependencia.
8.- Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura
orgánica que muestra la composición de las unidades
administrativas que la integran y sus respectivas relaciones, niveles
jerárquicos, canales formales d comunicación, líneas de autoridad,
supervisión y asesoría.
9.- Funciones: Especificación de las tareas inherentes a cada uno
de los cargos y/o unidades administrativas que forman parte de la
estructura orgánica, necesario para cumplir con las atribuciones de
la organización.
Es conveniente que en la presentación de las funciones se tomen en
cuenta los siguientes aspectos:
- Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en
la estructura orgánica.
- Que sigan el orden establecido en la estructura.
- Que la redacción se inicie con el verbo en tiempo infinitivo.
10.- Descripción de Puestos: Reseña del contenido básico de los
puestos que componen cada unidad administrativa, el cual incluye
la siguiente información:
- Identificación del Puesto (nombre, ubicación, ámbito de
operación, etc.)
- Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos
subordinados y las facultades de decisión, así como las
relaciones de línea y asesoría.
- Funciones Generales y Específicas.
- Responsabilidades o deberes.
- Relaciones de comunicación con otras unidades de puestos
dentro de la organización, así como las que debe establecer
externamente.
- Especificaciones del puesto en cuanto a conocimiento,
experiencia, iniciativa y personalidad.
ESTRUCTURA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Contenido:
- Introducción.
- Instructivo de Uso.
- Tabla de contenido.
CAPÍTULO I:
- Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad
Económica, Dirección, Tecnología).
- Reseña Histórica.
CAPÍTULO II:
- Objetivos generales y específicos de la empresa.
- Misión.
- Visión.
- Valores.
CAPÍTULO III:
- Organigrama general.
- Funciones de las unidades organizativas.
- Descripciones de cargos.
GLOSARIO.
ANEXOS.
RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.
BIBLIOGRAFÍA.
2. MANUAL DE POLÍTICAS
Es la descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos
por los ejecutivos en la forma de decisiones para el logro de los
objetivos, facilitando la descentralización, al suministrar a los
niveles intermedios los lineamientos claros a ser seguidos en la
toma de decisiones.
ESTRUCTURA DEL MANUAL DE POLÍTICAS
Contenido:
- Introducción.
- Instructivo de Uso.
- Tabla de contenido.
CAPÍTULO I:
SECCIÓN A:
- Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad
Económica, Dirección, Tecnología).
- Reseña Histórica.
SECCIÓN B:
- Objetivos generales y específicos de la empresa.
- Misión.
- Visión.
- Valores.
SECCIÓN C:
- Organigrama general.
- Funciones de las unidades organizativas.
- Organigrama específico del área del manual.
- Descripciones de cargos.
SECCIÓN D:
- Objetivos del manual.
- Política de calidad de la empresa.
CAPÍTULO II:
SECCIÓN A:
- Objetivos del área.
- Política del área.
SECCIÓN B:
- Normas Generales.
CAPÍTULO III:
- Normas técnicas.
- Procedimientos.
- Flujogramas.
- Objetivos del procedimiento.
- Normas del procedimiento.
- Playscript.
GLOSARIO DE TÉRMINOS.
ANEXOS.
RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.
BIBLIOGRAFÍA.
3. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Es la expresión analítica de los procedimientos
administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad
operativa de la empresa, como la enunciación de normas de
funcionamiento básicas a los cuales deberá ajustarse los miembros
de la misma.
Se detallan a continuación los elementos constitutivos de un
manual de estas características:
a) Normas de procedimientos: es la relación por
escrito de la secuencia de los procedimientos que constituyen
la base de la organización, con la indicación de los distintos
sectores a través de los cuales los mismos se desenvuelven.
b) Formularios: son todos aquellos documentos y
comprobantes que circulan dentro de los circuitos
administrativos.
c) Flujogramas: son los procedimientos descritos de
manera grafica, que se conocen también como diagramas de
procedimientos.
Los manuales de normas y procedimientos en su calidad de
instrumentos administrativos, tienen por objeto:
Compilar en forma adecuada, secuencial y detallada las
operaciones a cargo de la organización, los puestos o
unidades administrativas que intervienen, precisando su
participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar
para la realización de las actividades institucionales
agregadas en procedimientos.
Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de
trabajo y evitar su alteración.
Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que
deben hacer y como deben hacerlo.
Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad de
funciones.
ESTRUCTURA DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Contenido:
- Introducción.
- Instructivo de Uso.
- Tabla de contenido.
CAPÍTULO I:
SECCIÓN A:
- Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad
Económica, Dirección, Tecnología).
- Reseña Histórica.
SECCIÓN B:
- Objetivos generales y específicos de la empresa.
- Misión.
- Visión.
- Valores.
SECCIÓN C:
- Organigrama general.
- Funciones de las unidades organizativas.
- Organigrama específico del área del manual.
- Descripciones de cargos.
SECCIÓN D:
- Objetivos del manual.
- Política de calidad de la empresa.
CAPÍTULO II:
- Normas generales del manual.
- Normas técnicas del manual.
CAPÍTULO III:
- Objetivo del procedimiento.
- Norma técnica del procedimiento.
- Procedimiento (Playscript).
- Flujograma.
GLOSARIO.
ANEXOS.
RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.
BIBLIOGRAFÍA.
4. MANUAL PARA ESPECIALISTAS
Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de
aplicación en forma específica a determinado tipo de actividades o
tareas como por ejemplo: manual del vendedor o compendio de la
secretaria.
La preparación de este tipo de manuales por parte de la
misma empresa es recomendable cuando el número de empleados
que los utiliza es lo suficientemente grande como para justificarlo.
El objetivo básico perseguido con su preparación, es el de
entrenamiento y capacitación de empleados, como así servir
también de elemento de consulta para la realización de las tareas
asignadas.
5. MANUAL DEL EMPLEADO
Su objetivo es lograr una rápida asimilación de personal
nuevo (inducción) así como también para posterior entrenamiento,
este manual es especialmente útil para niveles intermedios u
operativos.
Se enuncian a continuación algunas informaciones que un
manual de estas características debe contener:
Actividades desarrolladas por la empresa.
Breve reseña histórica.
Objetivos generales que se persiguen.
Derechos y obligaciones de los empleados en general.
Normas de comportamiento básicas y de cumplimiento
obligatorio para todo el personal.
Servicios que la empresa presta a sus empleados.
6. MANUAL DE CONTENIDO MÚLTIPLE
Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo
diverso, lo que hace que los tipos mencionados no resulten siempre
bien definidos. La inmensa mayoría de los manuales de oficina
parecen estar diseñados intencionalmente para varios fines, por
ejemplo, en la preparación de cualquier manual de procedimientos
existen dos requisitos indispensables para asegurar su éxito:
a) manifestación clara de las normas generales de la
empresa.
b) Comprensión total de la organización básica de la
misma.
Es decir, de poco servirían las manifestaciones detalladas de
procedimientos si al mismo tiempo la organización y las normas
básicas no son, claramente firmes y comprensibles.
7. MANUALES DE FINANZAS
Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos
que den instrucciones numerosas y específicas a todos aquellos que
deben proteger en alguna forma los bienes de la empresa, para
asegurar la comprensión de sus deberes en todos los niveles de la
administración.
8. MANUALES DEL SISTEMA
El manual del sistema debe ser desarrollado a medida que se
desarrolla el sistema, y está constituido por un grupo de manuales
o partes y estructurado de la siguiente manera: Objetivos del
sistema, arquitectura de datos, arquitectura física del sistema,
índice de componentes, etc.
9. MANUAL DE CALIDAD
Define un manual de calidad como un documento que enuncia
la política de la calidad y que describe el sistema de calidad de una
organización. Este manual puede estar relacionado con las
actividades totales de una organización o con una parte
seleccionada de estas.
Es importante que los requisitos y el contenido del sistema de
la calidad y del manual de la calidad se estructuren de acuerdo con
la norma que se intenta satisfacer. Esta norma suministra los
lineamientos para desarrollar dichos manuales de calidad
ISO 9002
ISO son las siglas en inglés de la Organización Internacional
de Estandarización, la cual se dedica a la creación de estándares
internacionales voluntarios, en diversos ámbitos como son: la
industria, la ciencia, la tecnología y la economía.
Las normas ISO 9000 son una serie de normas para el
Aseguramiento de la Calidad, que son aceptadas alrededor del
mundo. Su importancia radica en que, cuando se adquiere un
producto o servicio de una empresa que está registrada en ISO
9000, se tiene la seguridad (alta probabilidad) de que la calidad que
se está recibiendo será como se esperaba. Permite contar con la
documentación de todas las actividades de la empresa, relativas a
la calidad, por escrito.
El ISO 9002 es una de las diferentes formas de estas reglas, la
cual esta descrita como el modelo para el aseguramiento de la
calidad en producción, instalación y servicio.
El ISO 9002 tiene una estrecha relación con los manuales, ya
que en el momento de establecer una norma o política en la
organización, debemos tener presente que esta se debe ajustar a
los servicios o fines que esta preste, debemos poseer una
documentación en base a los criterios de las normas del ISO 9002.
Para que al momento de establecerlas estas aseguren un beneficio
a la organización.
CONCLUSIÓN
Los formularios son instrumentos de trabajo cuyo objetivo es
trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los
procedimientos administrativos
En la construcción del un formulario no hay ninguna ciencia
oculta, simplemente como todo, se trata de sentido común, los
formularios deben ser fácilmente completados por los usuarios
Los manuales administrativos son documentos que sirven
como medios de comunicación y coordinación que permiten
registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información
de una organización. Sus objetivos son: instruir al personal,
precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa,
servir como medio de integración y orientación al personal de
nuevo ingresos, aumenta la eficiencia de los empleados, ayuda a la
coordinación de actividades y evitar duplicidades, permite conocer
el funcionamiento interno
Unas de sus ventajas es lograr y mantener un sólido plan de
organización, facilitar el estudio de los problemas de organización y
determinar la responsabilidad de cada puesto, entre otros. Son
instrumentos útiles en la capacitación del personal. Por otro lado,
sus desventajas, su deficiente elaboración provoca serios
inconvenientes en el desarrollo de las operaciones, el costo de
producción y actualización puede ser alto, si no se actualiza
periódicamente, pierde efectividad. Existe el temor de que pueda
conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
BIBLIOGRAFÍA
es.wikipedia.org/wiki/Instancia_(formulario)
html.rincondelvago.com/manuales-administrativos.html
www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministrativos/
www.gestiopolis.com/canales8/ger/importancia-de-los-manuales-administrativos.htm
www.webtaller.com/maletin/articulos/formularios-usables-accesibles.php