Trabajo Final Formularios

5/10/2018 Trabajo Final Formularios - slidepdf.com

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INTRODUCCION

Con este trabajo pretendemos analizar Y evaluar algunos de los

principales formularios que utiliza actualmente la empresa M&J en sus

diferentes áreas para fines de documentar sus transacciones .

Iniciamos con una reseña histórica de esta empresa, presentamos

su organigrama y luego proseguimos analizando cada uno de los

formularios. Ademas elaboramos el flujograma de los procedimientos de

cada área, de manera que tengamos una descripción mas clara de las

operaciones que se realizan.

Para el área de comercialización y Distribución presentamos un

caso práctico con lo que es el proceso que se sigue en la empresa para

la descarga de un barco para transporte en contenedores, donde

resaltamos paso por paso todo el proceso seguido.

Y finalmente, procedimos a realizar las recomendaciones

pertinentes en cada caso.

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OBJETIVOS

Identificar los formularios utilizados en la empresa M&J.

Analizar estos formularios de manera exahustiva para luego

evaluarlos.

Evaluar cada uno de ellos de acuerdo a sus características y las

necesidades de la empresa.

Hacer criticas a las debilidades detectadas en estos de manera que

puedean cumplir los objetivos para lo que fueron diseñados.

METODOLOGIA

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Revisamos varias fuentes bibliográficas

Reunimos los formularios a utilizar.

Consultamos a ejecutivos de la empresa.

Nos reunimos para seleccionar los formularios que utilizariamos y

acordar todo lo concerniente al trabajo.

Presenciamos el proceso de descarga en el muelle.

Y finalmente elaboramos nuestro trabajo

1. RESEÑA HISTORICA DE LA EMPRESA

La empresa con que trabajamos es una compañía naviera, que

esta operando en Santo Domingo, desde hace mas de treinta años

ininterrumpidos.

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Esta empresa se dedica al transporte de mercancías por barco en

contenedores, a todas partes del mundo, pertenece a la división de

transporte marítimo de una compañía norteamericana.

Opera en Santo Domingo en la Margen Occidental del muelle de

Haina.

El logo de esta empresa representa el enlace a través del mar de

los continentes.

Actualmente tiene en este pais un total de ciento setentiseis

empleados y mas de doscientos empleos indirectos.

Organigrama general

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5



Organigra de Recursos Humanos y Contabilidad.

Organigrama mantenimiento

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2. LOS FORMULARIOS

Son una herramienta o medio de comunicación escrito,

normalmente impreso a través de un instrumento de reproducción

gráfica que por lo general contiene información fija escrita y espacio

para información variable.

Los formularios representan un vehículo de transmisión de datos e

información organizacional mas sencillo, claro y funcional, toda vez que

permiten ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro

recurso en términos escritos. Normalmente cumplen con la finalidad de

constituirse en documento fuente, para efectos legales y/o consulta. La

eficacia con que se atienden aspectos relacionados con los formularios

en una institución repercute directamente en la fluidez y presición con

que se puede hacer frente prácticamente a todos los asuntos

relacionados con la ejecución de funciones instalación y operación de

sistemas, desarrollo de procedimientos, prestación de servicios, etc.

Los formularios son usados por las empresas para documentar sustransacciones y de esa forma dejar evidencia del trabajo que llevan a

cabo los empleados a través de documentos escritos.

2.2. CARACTERISTICAS DE LOS FORMULARIOS.

Todo formulario debe cumplir con ciertas caracteristicas que son

necesarias para que se considere diseñado de acuerdo a las

necesidades de cada negocio. El diseño de un formulario debecorresponder a la utilidad que presta en el procedimiento que sea

utilizado.

Las caracteristicas minimas que debe tener todo formulario son:

Sencillez en su diseño.

Debe estar diseñado de acuerdo a las necesidades de la empresa.

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El orden en el cual se solicita la información debe ser realizado en la

misma secuencia en la cual se generan los datos.

Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones

de control interno, sean incompatibles.

Las copias deben ser hechas y distribuidas unicamente para aquellos

departamentos que manejen la información que contienen los

mismos.

Deben poseer espacios adecuados.

Deben estar codificados bajo algun esquema.

3. FORMULARIOS A ANALIZAR POR AREA DE LA EMPRESA M&j.

Formularios de las áreas de Efectivo, Compras, Personal y

del área de Distribución y Comercialización .

3.1. AREA DE EFECTIVO

El manejo del efectivo en las empresas requiere que se implanten

controles para evitar fraudes o disposiciones no autorizadas. Para

controlar el efectivo se pueden observar dos tipos de operaciones : los

ingresos de efectivo que están constituidos por todos los montos que

recibe una empresa por concepto de ventas, servicios que preste,

intereses ganados por inversiones, ventas de activos fijos, cobranzas de

créditos otorgados y cualquier cantidad de dinero que reciba por sus

operaciones y los egresos de efectivo, constituidos por todos los

desembolsos que debe efectuar una empresa por los diferentesconceptos.

♦ Dentro de estas dos clasificaciones analizaremos en la

empresa M&J los siguientes formularios:

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Recibos de ingresos:

Este formulario se genera en caja, consta de original y dos copias,

normalmente es utilizado por ingresos recibidos en caja por

diferentes conceptos pero básicamente por pagos de servicios o

la venta de algun activo de la empresa.(Ver anexo 1)

Recibos de egresos:

Es utilizado para el pago de nomina, pago a proveedores por la

adquisición de bienes o servicios. Tiene original y una copia, no

está numerado, (Ver anexo 2).

Recibos provisional de caja chica:

Este formulario es utilizado para recibo temporal de caja chica

mientras es entregada la factura para llenar formulario definitivo y

muestra el desglose de las cuentas afectadas en cada pago (Ver

anexo 3).

Recibo definitivo de caja chica:

Este recibo es utilizado por el custodio cuando se genera el gasto

contra factura, lleva tres firmas, la de la persona que requiere el

efectivo, la que autoriza y el custodio del fondo, consta de original

solamente, muestra el desglose de las cuentas. (Ver anexo 4).

Volante de depósitos:

Este formulario es el que proporciona el banco a las empresas,

tiene original y dos copias de las cuales la primera copia

debidamente sellada por el banco le es devuelta a la empresa para

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fines de control, se utiliza para efectuar depósitos en el banco. Es

generado en caja y enviado con el mensajero al banco, este

debe firmar una fotocopia y es asentado en el libro. (Ver anexo

5).

Cheque.

Este documento consta de original y tres copias, está codificado

bajo el esquema de la empresa, y es utilizado para ordenar pagos

especificados en el mismo. (Ver anexo 6).

Orden de pago.

Este documento se genera en cada departamento que necesita

solicitar algun pago por cualquier concepto. Consta de original y

una copia.(ver anexo 7).

♦ Proceso para la elaboración y entrega de cheque.

El departamento que requiere el pago llena el formulario de solicitud

de pago con las facturas originales que soporten el pago debidamente

sellado. Luego se entrega al departamento de compras para su

codificación y pasa al departamento de Contabilidad para revisar todos

los requerimientos del cheque. Luego se procede a la clasificación yprogramación del pago, si todo está en orden Contabilidad procede a

hacer el cheque. Luego el cheque es enviado para fines de firma donde

el asistente del gerente de Contabilidad Despues de aprobado por el

sub-gerente se envia al gerente de contabilidad quien revisa el proceso,

si todo esta completo para proceder a firmar. El cheque con las

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respectivas firmas es devuelto al departamento de Contabilidad y de

aquí es enviado a caja para su entrega, este pago es programado para

los martes y los jueves de cada semana.

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE ELABORACION Y ENTREGA DECHEQUE

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Depto.Solicitante

O/pago

Facturas

O/compras

Documentacion

EnvíaDoc. A

Contabilidad

Contabildademite el

Cheque

Ck. consoporte

Sub-

Gte.

Gte.

Vuelve a

Contabilidad

Va a Caja

para entrega

Compras

Codifica

Contabilidad

Contabilidad

No

Si

Contabilidad

No

Si

Cheque



3.2. AREA DE COMPRAS

Esta es una de las áreas donde debe aplicarse el control de los

formularios ya que el manejo de compras de las empresas debe poder

determinar las mejores condiciones para efectuar adquisiciones de

bienes y servicios.

♦ Los objetivos del sistema de control para los formularios de esta área

deben asegurar que las compras se realizan en las cantidades

precisas, con la calidad adecuada, en el momento que se requiere y

realizar únicamente las compras necesarias.

♦ En esta area seleccionamos los siguientes formularios:

Requisición de materiales.

Tiene original y tres copias, es utilizado por todos los departamentos

de la empresa para solicitar las diferentes compras (Ver anexo 8).

Ordenes de compras.

Este formulario se genera en el departamento de compras, consta de

original y dos copias y tiene firma según nivel de firma de la empresa

(Ver anexo 9).

Entradas de almacen

Existe un libro para recepción de compras, pero el proceso de recibir

se efectúa a traves del sistema

Procedimiento de Compra

El departamento solicitante envía la requisición al Departamento de

Compras.

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El Departamento de Compras, procede a cotizar, selecciona el

suplidor según politica de selección de cotización de la empresa y

emite la orden de compras, efectua el proceso de firmas de la orden

según nivel de firma y la envia al suplidor para la compra.

El departamento solicitante recibe la mercancia, procediendo a sellar

la factura como recibida y da entrada a través del sistema.

Flujograma para el proceso de compra.

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El depto. Que

solicita

Compras

Se envia al

suplidor

Orden de

compras



3.3. AREA DE PERSONAL.

Esta área maneja y controla el personal de la empresa, sus

datos, su ingreso, egreso, evaluación y todas las actividadesrelacionadas con el.

Los objetivos que deben cubrir los formularios del área de

Recursos Humanos son, recopilar toda la información referente a

los datos del personal, procesar sus ingresos y egresos, controlar

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Llena laRequisición

RequisiciónCon copias.

ComprasProcede a

cotizar Cotización

Gte.area

firma

Orden de

compras yfactura

Depto.

Compras

Depto. De

Compras

Emite O/C

No

Depto.

Solicitante

Recibe,firma

sellaOrden decompras

Compras

p/chequeo

SiConduce

Alm.para

Enviar a

contabilida

d



los desembolsos que se originan por los pagos al personal y

manejar todas las actividades de reclutamiento, selección,

evaluación y diseño de carrera de personal.

Seleccionamos los siguientes formularios de esta área:

Requisición de personal.

Este formulario consta de original, es llenado por el supervisor de

área y enviado al departamento de Recursos Humanos cuando

surge la necesidad de solicitar algun personal, (Ver anexo 10).

Solicitud de empleo.

Consta de original y dos copias, es llenado por el candidato a

empleado de la empresa, (Ver anexo 11).

Acción de personal.

Este formulario consta de original y tres copias, es utilizado por el

departamento de Recursos Humanos para registrar las diferentes

acciones del personal, ya sea ingreso, ascenco, transferencia,

despido, etc. (Ver anexo 12).

Evaluación del desempeño.

Este formulario consta de original y dos copias, es utilizado por

el Departamento de Recursos Humanos, consta de seis partes, en

la primera parte presenta los datos del empleado a evaluar, en la

segunda el tipo de evaluación, en la tercera los niveles de

desempeño, en la cuarta los factores a medir, en la quinta las

necesidades de adiestramiento y en la última parte cualquier

comentario con respecto al evaluado, (Ver anexo 13).

Tarjeta de tiempo.

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Este formulario tiene el formato estándar que utilizan comunmente

las empresas,es un formulario muy importante para el control ya

que esta involucra el pago de los empleados bajo este tipo de

control,(Ver anexo 14).

Ficha del empleado.

Este formulario consta de original y una copia, y asigna el número

consecutivo según la cantidad de empleados que vayan

ingresando a la empresa, reflejando el orden cronológico del

empleado,(Ver anexo 15).

Procedimiento para contratar un empleado

- El departamento solicitante requiere a Recursos Humanos mediante

el formulario de requisición de personal.

- Recursos Humanos procede a buscar el posible candidato en el

archivo de legibles de la empresa, donde se decidirá si hay lapersonal idoneo o no, sino se procede a la reclutación externa.

- Si procede sea externo o interno se llena la solicitud de empleo se

lleva a Recursos Humanos, para acumular su expediente con la

requisición de personal, si no es seleccionado, este expediente va a

archivo definitivo y si es seleccionado Recursos Humanos procede a

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llenar la acción de personal y la envía al Gerente de area, Gerente de

Operaciones y al Gerente General para aprobación, si es aprobado, se

contrata, (dicho contrato tendra un original y tres copias) si no se

contrata retorna a Recursos Humanos y se almacena la información.

FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS PARACONTRATAR UN EMPLEADO

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Sol.mediante

Requisición

Enviar aRecursosHumanos

Requisición

Coordinador

aSeleccionaen

Archivo deLegibles.

LlenaSol.emp.

Sol.person

alexterno

Pers

onalExterno?

SiSearchi No

Sol.empleo

Curriculum

Gte.Area

Gte.Ope

r.

Gte.Gral.

Contrata

ContratoAcción

Personal

Documentación paraNuevo

ingreso empresa

Rec. Hum.

Hay

Personal?

No

Si

R/H

R/HR/H

No

No No

Si

Si

Si

Rec.

Humanos

Envía para

aprobación

Almacena



3. 4. AREA DE DISTRIBUCION Y COMERCIALIZACION

Esta área está relacionada con todo el proceso de ventas y lo

que implican las actividades previas y posteriores a las mismas.

♦ En esta área presentamos un caso práctico del proceso que se sigue

para la descarga de un barco en el muelle, donde se incluyen los

siguientes pasos:

1. El proceso se inicia con los documentos que son recibidos por el

departamento de operaciones marítimas de la empresa. Estosdocumentos provienen de la linea naviera y deben reflejar:

La hora de llegada del barco.

El tipo de mercancía a recibirse.

El peso de cada contenedor.

El destino de los contenedores.

La posición de cada uno en el barco.

2. Cuando el barco llega es recibido por las autoridades siguientes:

Narcótico.

Aduanas.

Autoridad Portuaria.

Marina de Guerra.

Representante de la linea.

Representante de la empresa operadora.

3. El supervisor de área de la empresa coordina todo el proceso a

seguir con supervisor del barco.

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4. Se procede a descargar y colocar la mercancia en el patio de acuerdo

a destinos y tipo de mercancía. Luego de este cuarto y último paso la

empresa solo tiene que intervenir a ofrecer cualquier servicio post

venta si la linea o el cliente así lo requiere.

CONCLUSION

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Al concluir nuestro trabajo queremos señalar que el uso de los

formularios le permite a las empresas establecer controles y procesos

claros y definidos.

El analisis de los formularios de la empresa M&J, nos permitió

confirmar que la eficacia con que se atiendan aspectos relacionados con

los formularios que se utilizan en una empresa repercuten directamente

en la fluides y presición con que se puede hacer frente practicamente a

todos los asuntos relacionados con la ejecución de sus funciones y

operaciones y que los formularios deben ser diseñados de acuerdo a las

necesidades de cada negocio.

Finalizamos nuestro trabajo con las siguientes recomendaciones:

En relación al Recibo de Ingresos (anexo 1), este formulario por la

importancia que reviste debe estar numerado, para un mejor control

sobre las transacciones que soporta.

El recibo definitivo de caja chica (anexo 4), este formulario debellevar original y una copia que debe archivar el custodio de la caja

chica.

Una tercera y última recomendación con referencia a que la empresa

utiliza el mismo formulario como provisional, definitivo de caja chica y

como solicitud de pago, el diseño de cada formulario debe

corresponder a la utilidad que presta

el procedimiento que sea utilizado, de manera que La empresa no

debe utilizar un mismo formulario para tres procedimientos

diferentes.

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REPUBLICA DOMINICANA

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Form. No.



UNIVERSIDAD DE LA TERCERA EDAD(UTE)

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y ECONOMICAS

ASIGNATURASISTEMAS CONTABLES

TEMA“ANALISIS DE FORMULARIOS DE LA EMPRESA M&J”

FACILITADORA

GEORGINA VICTORIANO

PARTICIPANTES

MANUEL SANTANA MAT. 97-2882

JOSEFINA CHECO R. MAT.97-2899

16 Abril del 2001.Santo Domingo, D.N.

CONTENIDO

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INTRODUCCION1

OBJETIVOS2

METODOLOGIA3

1. RESEÑA HISTORICA

4

II. LOS FORMULARIOS

8

2.1. CARACTERISTICAS DE LOS FORMULARIOS

8

III. FORMULARIOS UTILIZADOS EN LAS AREAS DE LA EMPRESA M&J 9

3.1.AREA DE EFECTIVO 9

3.2.AREA DE COMPRAS 14

3.3.AREA DE PERSONAL17

3.4.AREA DE DISTRIBUCION Y COMERCIALIZACION 21

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

DATOS BIBLIOGRAFICOS

ANEXOS

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DATOS BIBLIOGRÁFICOS

Anderson, R. G. Organización y Métodos.EDAF, Ediciones-Distribuciones,S.A.Madrid, España.

Catacora, F. Sistemas y ProcedimientosContables.

McGraw-Hill InteramericanaVenezuela,S.A.

Francisco, Ramón Apuntes de Sistemas deContabilidad.

Librería Papelería e Imp. ElEstudiante

Santo Domingo, D.N.,Venezuela, 1997.

Franklin Fincowesky, Enrique B. Organización de EmpresasMcGraw-Hill,Mexico, 2000.

Internet Biblioteca Universidad Centraldel Este(UCE)

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Documents

Trabajo Final Formularios