TransFonD e- Soluţii pentru perform @ nţă

TransFonD e- Soluţii pentru perform@nţă

Page 2

Cuprins

TransFonD – prezentare companie

Portofoliu servicii

Arhivarea electronică (serviciu disponibil începând cu data de 8 iulie 2009)

Facturarea electronică(serviciu în curs de finalizare)

Linia de Urgenţă Carduri (serviciu disponibil începând cu data de 1 septembrie 2009)

Page 3

TransFonD – în centrul comunităţii financiare

TransFonD

Page 4

Cine suntem noi?

TransFonD acţionează pe piaţa financiar–bancară din România din 2001, având ca obiectiv major implementarea şi operarea Sistemul Electronic de Plăţi interbancar

Rolurile TransFonD:

administrator şi operator al Casei de Compensare Automată - SENT (sistemul electronic cu decontare pe bază netă a plăţilor de mică valoare, până la 50.000 de lei)

operator tehnic şi funcţional al sistemului ReGIS (sistemul cu decontare pe bază brută a plăţilor de mare valoare, mai mari de 50.000 de lei)

operator tehnic al sistemului SaFIR (sistemul de depozitare şi decontare a tranzacţiilor cu titluri de stat)

Page 5

Ce am realizat?

2005 – Sistemul Electronic de Plaţi (SEP)2008 – Procesarea Automată a Instrumentelor de Debit (PAID)

Concret, în ultimii 4 ani:

disponibilitatea sistemului de plăţi de 99,99%; viteză, siguranţă, eficienţă în procesare; confidenţialitatea totală şi garantată; sistem de plăţi naţional integrat şi complet electronic; training specializat pentru personalul clienţilor; reducerea comisioanelor cu peste 70%; obţinerea certificării Sistemului de Management al Calităţii în conformitate cu ISO 9001, în decursul anului 2009.

Page 6

Cuprins

Portofoliu servicii


Facturarea electronică (serviciu în curs de finalizare)


Page 7

Serviciul de arhivare electronică oferit de TransFonD e - Arhiv@

BENEFICII ale arhivării electronice, faţă de arhivarea documentelor pe suport de hârtie

Economie de timp/spaţiu/resurse alocate în prezent organizării arhivei pe suport hârtie; Eliminarea cheltuielilor cu stocarea internă a documentelor electronice,

fără valoare juridică; Îndeplinirea unei obligaţii legale; Creşterea securităţii datelor; Asigurarea protecţiei în cazul dezastrelor; Documentele arhivate pe suport electronic de date nu se deteriorează în timp; Acces la distanţă, din sediul beneficiarului, către orice informaţii arhivate; Regăsirea rapidă a informaţiei; Informaţiile sunt accesibile simultan pentru toţi utilizatorii autorizaţi.

TRANSFOND a devenit furnizor autorizat de servicii de arhivare electronică în conformitate cu prevederile legii 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică (este acreditat ca administrator de arhivă electronică si autorizat ca centru de date pentru găzduirea de arhive, fiind înscris la Nr. 1 în Registrul administratorilor de arhivă electronică menţinut de MCSI).

Autorizările şi acreditările necesare au fost obţinute în baza ordinelor Ministerului Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale, nr. 521 şi 522 din 8 iulie 2009.

Page 8

Arhivare vs. Stocare

Arhivarea electronică - organizarea şi păstrarea pe termen lung, pe baza unor criterii uniforme şi recunoscute de legislaţia în vigoare, a documentelor în format electronic ale unei companii. Documentele păstrate în arhivă sunt documente în forma lor finală, cu valoare juridică.

Stocarea - păstrarea unor documente în format electronic,organizate pe baza unor criterii stabilite de către posesorul documentelor sau simplu back-up de date. Nu necesită semnarea documentelor, acestea putând să se afle în diferite stadii ale elaborării lor si nu au valoare legală în instanţă.

Page 9

Arhivarea electronică

Arhivarea documentelor - Nomenclatorul arhivistic al participantului, avizat de Arhivele Naţionale (AN). Păstrarea documentelor - pe perioada stabilită în Nomenclatorul arhivistic, iar la expirarea perioadei de păstrare, documentele pentru care nu a fost prelungit termenul de păstrare (Comisia de Selecţionare a participantului şi/sau de AN) se distrug. Actiunile utilizatorilor în sistem - jurnalizate si arhivate. Biblioteca de programe informatice - mentinută şi actualizată ori de câte ori este necesar de către TRANSFOND S.A.

Sistemul de arhivare electronică (SAE) este dezvoltat pe o platforma IBM Content Manager cu sprijinul unui furnizor extern de software (iniţial pentru a servi nevoilor interne, extins pentru terţi),

documente create în formă electronică (originale) cărora li s-a aplicat de către titularul dreptului de dispoziţie o semnătură electronică extinsă cu certificat calificat; documente transpuse în formă electronică (copii) cărora li s-a aplicat de către titularul dreptului de dispoziţie o semnătură electronică extinsă cu certificat calificat; documente de uz intern şi/sau confidenţiale. Nu se arhiveaza in SAE documente clasificate si documente cu regim de acces public.

Caracteristici arhivare electronică

Tipuri de documente arhivate:

Page 10

Serviciile de arhivare electronică oferite de TransFonD

Serviciul de arhivare manuală, căutare şi regăsire a documentelor electronice

CLASSIC e-ARCHIVE

EXCLUSIVE e-ARCHIVEServicii personalizate de arhivare a documentelor electronice

Servicii de stocare/ depozitare, căutare şi regăsire a documentelor generate electronic sau a documentelor transpuse de pe suport hârtie în format electronic

e–STORAGE

Page 11

1. Serviciul de arhivare manuală, căutare şi regăsire a documentelor electronice - << CLASSIC e - ARCHIVE >>

Utilizatorii autorizaţi ai beneficiarului pot arhiva manual în SAE documente în formă electronică (inclusiv ataşamente ale email-urilor Exchange) sau copii electronice ale unor documente pe suport hârtie

Accesul la SAE este permis numai utilizatorilor autorizaţi de beneficiar, numărul standard al utilizatorilor care vor arhiva şi/sau regăsi documente electronice fiind de 2.

tipurile de documente criteriile de regăsire termenul de păstrare regimul de acces

Se stabilesc de către BENEFICIAR:

Page 12

2. Servicii personalizate de arhivare a documentelor electronice – <<EXCLUSIVE e-ARCHIVE>>

1. Primul dintre serviciile din această categorie este acela prin care beneficiarul poate arhiva automat în SAE un volum mare de documente în formă electronică.

• trebuie să livreze documentele ce urmează a fi arhivate electronic într-un format conform cu prevederile Legii nr. 135/2007

stabileşte: * tipurile de documente pe care doreşte să le arhiveze automat în SAE, * criteriile de regăsire ulterioară, * termenul de păstrare, * regimul de acces la documente şi,

în colaborare cu TransFonD, modalitatea de transfer de la beneficiar la SAE a documentelor.

BENEFICIARUL

Modalitatea efectivă de arhivare depinde de soluţia aleasă de beneficiar şi de TransFonD.

În categoria documentelor ce pot fi arhivate automat în SAE de către beneficiari pot fi: facturi electronice, contracte, etc.

2. O a doua categorie de servicii personalizate se referă la posibilitatea de modificare a parametrilor standard ai serviciilor de arhivare automată şi manuală, pentru a permite: timpi mai mici de regăsire a documentelor, generarea de jurnale rapoarte privind utilizarea sistemului de către proprii utilizatori

Page 13

3. Servicii de stocare/ depozitare, căutare şi regăsire a documentelor generate electronic sau a documentelor transpuse de pe suport hârtie în format electronic –

<< e - STORAGE >>

ACCESUL LA SSE este permis numai utilizatorilor autorizaţi de beneficiar, NUMĂRUL STANDARD DE UTILIZATORI care pot căuta şi/sau regăsi documentele stocate

conform serviciului standard oferit de TransFonD, este de 2 utilizatori. În faza iniţială, de contractare a serviciului, se stabilesc de către participant: tipurile de documente

pe care doreşte să le stocheze, criteriile de regăsire ulterioară, regimul de acces la fiecare tip de document în parte, etc.

Operaţiile care se pot efectua ulterior stocării sunt: căutare/ regăsire/ vizualizare şi ştergere document din SSE

TransFonD utilizatorii autorizaţi

ai beneficiarului

Recepţioneazădocumentele

electronicetransmise de client

Regăsesc documentele ulterior, on-lineS.S.E.1

1S.S.E. – Sistemul de Stocare Electronică

Page 14

SERVICII CONEXE SAE si SSE

Servicii conexe SAE şi SSE Servicii de asistenţă clienţi Servicii de administrare a utilizatorilor Servicii de asigurare a continuităţii operaţionale pentru clienţi Servicii de furnizare licenţe suplimentare pentru conectare la SAE Servicii de instruire în vederea utilizării SAE Servicii de furnizare de rapoarte specialeServicii conexe exclusiv SAE Servicii de furnizare date necesare întocmirii de către client a

inventarelor documentelor proprii arhivate în SAE conform prevederilor Legii 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică

Servicii de vizualizare şi reproducere a documentelor arhivate electronic în SAE, pentru care clientul nu dispune de programe informatice necesare vizualizării acestora

Page 15

Sistemul de arhivare TransFonD

Sist

em d

e ar

hiva

re

conf

orm

legi

i 135

/200

7centre de date de înaltă

fiabilitate şi siguranţă

ORICE TIP de document electronic sau transpus de pe

suport hârtie

Page 16

Sistemul de arhivare TransFonD

Sist

em d

e ar

hiva

re

conf

orm

legi

i 135

/200

7centre de date de înaltă

fiabilitate şi siguranţă

Sistemul de arhivare

electronicăTransFonD

ORICE TIP de document electronic sau transpus de

pe suport hârtie

Page 17

Sistemul de Arhivare Electronică al TransFonD - SAE

Beneficiarii nu sunt nevoiţi să se acrediteze ca administratori de arhivă electronică şi nici să îşi autorizeze centrele de date

Existenţa unui nivel înalt de securitate în ceea ce priveşte accesul la SAE, fapt asigurat prin utilizarea structurii PKI

Toate operaţiile efectuate în SAE sunt jurnalizate

SAE asigură arhivarea electronică securizată a oricărui tip de informaţie generată electronic sau convertită în document electronic

SAE are incluse facilităţi care asigură preluarea, de către un centru de recuperare în caz de dezastru, a operaţiunilor de consultare a arhivei electronice în cazul unui dezastru la sediul principal de procesare (se realizează replicarea întregii arhive la sediul secundar al TRANSFOND S.A.)

SAE respectă cerinţele Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică si Legii 16/1996 a AN în ceea ce priveste operatiunile de prelucrare arhivistică a documentelor în formă electronică

AVANTAJELE Sistemului de arhivare electronică al TransFond

Arhivarea electronică este şi parte integrantă a fluxului conţinând facturarea electronică

Page 18

Caracteristici de performanţă

definirea de până la 500 de utilizatori, beneficiind nelimitat de serviciile e-Arhiv@;

10 acţiuni simultane fără nicio penalizare de performanţă;

într-o oră de vârf, un utilizator poate:

– efectua pâna la 50 de căutări,

– consulta on-line, în medie, 20 de documente regăsite;

integrare facilă cu generatori de documente automatizaţi, în vederea arhivării electronice;

metodă de regăsire rapidă a documentelor arhivate electronic (utilizând criterii de căutare specifice fiecărui tip de document arhivat); regasirea în maxim 3 minute a documentelor arhivate, inclusiv vizualizarea acestora sau salvarea lor pe statia de lucru a utilizatorului);

toate acestea prin intermediul unei interfeţe web usor de utilizat.

Page 19

Cuprins

Portofoliu servicii




Page 20

e-Factur@

e-Business Contextul European România – Reguli şi reglementări în

vigoare Conceptul e-Factur@ Serviciul e-Factur@

• Aplicaţia TRANSFOND

– Modul Emitent facturi

– Modul Client final

Beneficii e-Factur@

Page 21

e-BusinessAutomatizarea proceselor de business este rezultatul noilor tehnologii utilizate

Gradul de penetrare al tehnologiei este în continuă creştere. În ultimii ani atât companiile cât şi persoanele fizice aleg modele de plată electronice în locul celor

clasice. Dezvoltarea de noi canale de internet şi mobile banking reprezintă un fapt real, fenomenul de e-business

devenind parte din viaţa noastră. Facturarea electronică vine în completarea instrumentelor deja utilizate în relaţiile de afaceri.

Creşterea automatizării proceselor duce la scăderea costurilor.

AutomatizareProcese

ReduceriCosturi

Page 22

Status facturare electronică în Uniunea Europeană

Conform raportului de monitorizare a situaţiei facturării electronice în UE (Ianuarie 2009), cele mai avansate state în ceea ce priveşte adoptarea acestei măsuri sunt:

B2GDanemarca - Guvernul danez a implementat deja e-invoicing şi estimează o reducere a costurilor cu facturile de 100 milioane de euro anual.

Spania - facturarea electronică în relaţia cu administraţia publică va deveni obligatorie pentru toţi furnizorii, începând cu Noiembrie 2010. Guvernul spaniol a stabilit un format standard pentru toate facturile electronice primite de către administraţiile naţionale (FACTURAE) ce au fost adoptate începând cu 1 august 2009.

Finlanda - Guvernul şi agenţiile guvernamentale vor accepta doar facturi electronice începând cu 1 Ianuarie 2010 şi vor emite doar facturi electronice până cel mai târziu în Decembrie 2010.

Administraţia publică din Italia refuză să accepte alt tip de facturi pentru serviciile achiziţionate, în afară de cele electronice.

Page 23

Romania – la inceput de drum

avem un Cod fiscal…

Legea 260/2007? ......abrogatabrogatăă!

posibil “n” formate, posibil nestructurare

rezultatul: eterogenitate

există soluţii: e-Factur@e-Factur@

Page 24

Conceptul e-Factur@

Creionarea unui serviciu complex şi complet (end-2-end): • emitere• livrare• arhivare (SAE)• canalul de plată• reconcilierea electronică

Crearea premiselor unei standardizări la nivel naţional – mesaj XML• Eliminarea costurilor suplimentare generate de conversia mai multor tipuri de

mesaje (în relaţia B-2-B) Dezvoltarea in-house a aplicaţiei:

• Dezvoltarea de capacităţi/capabilităţi ulterioare• Suport rapid pentru clienţi• Customizări la cerere

Page 25

e-Factur@ – fluxul de procesare

EMITENT

Semnare electronică

Banca EMITENT

Client

Client EMITENT/ Client bancă

Transfer credit

Emitere facturi Transmitere facturi

Email notificare

Link TRANSFOND

Acces către Factură

Transmitere factură

Validare format

Internet banking

XML/ PDF

Transfer credit

Arhivare Electronică

Page 26

Aplicaţia TRANSFOND

Modul Emitent facturi

Modul Central

(TRANSFOND)

Modul Client final

Page 30

Beneficii e-Factur@

Beneficii destinatar Beneficii emitenţi facturi

Livrare garantată şi în timp redus

Diminuarea riscului apariţiei erorilor de procesare asociate intervenţiei umane

Creşterea eficienţei managementului fluxului de numerar

Diminuarea volumului de hârtie manevrată

Posibilitatea de arhivare electronică a facturilor primite

Posibilitatea interfaţării aplicaţiilor interne cu e-Factur@ pentru automatizarea importului facturilor în sistem

Regăsire facilă a facturii originale.

Reducerea costurilor aferente procesului tradiţional de facturare:

Emitere (consumabile)Livrare (taxe curierat)Arhivare, în conformitate cu cerinţele legale în vigoare

Eficientizarea timpilor de reconciliere a proceselor de recepţionare a facturilor şi a fluxului de numerar

Reducerea timpului de transmitere Validarea datelor în momentul

transmiteriiConfirmarea livrării şi a vizualizării

facturiiRegăsirea facilă a facturii originale

Page 31

Cuprins

Portofoliu servicii




Page 32

Linia de Urgenţă pentru Carduri

NOTIFICARE DE URGENŢĂ

INIŢIATORI

SCOPUL APELULUI

APERO şi TRANSFOND

INSTITUŢII CONTRACTANTE

Emitenţii de carduri din România

BENEFICIARII FINALI Posesorii de carduri

SERVICIU

pierderea sau furtul cardurilor

Page 33


Oric

e em

itent

de

card

uri

poat

e pa

rtici

pa la

ser

vici

uNum

ăr apelabil INTERN şi

INTERNATIONAL

Număr uşor de reţinut,disponibil NON STOP

Page 34


Oric

e em

itent

de

card

uri

poat

e pa

rtici

pa la

ser

vici

u Num

ăr apelabil INTERN şi

INTERNAŢIONAL

Număr uşor de reţinut,disponibil NON STOP

Page 35

Fluxul apelurilor către LUC

Posesor 2

Posesor 1

Posesor 3

LUC TransFonD

Emitent A

Card A

Apel 1 A

Card B

Card B

Apel 2 B

Apel 3 CApel 3 B

Apel 1 A

Apel 3 C

Apel 2 B

Apel 3 B

Card C

Emitent B

Emitent C

Page 36

Funcţionarea LUC

Clientul apelează 021 CARDURI

Selectează limba de comunicare1 – RO 2 – EN

Selectează emitentul cardului1 – BCR2 – BRD Groupe Societe Generale3 – Banca Transilvania4 – ING Bank5 – Bancpost6 – CEC Bank0 – Alt emitent

Transfer manual la emitent

Identificare emitent

Transfer la operatorTransfer automat la emitent

Da Nu

1- 6 0

STOP

Page 37

Pondere participanţi la serviciul LUC

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Pondere participanţi la serviciul LUC în totalul pieţei cardurilor

70%

30%

Pondere participanţi la LUC în piaţa de carduri

Pondere neparticipanţi la LUC

Participanţi la serviciul LUC începând cu

1 septembrie 2009

Page 38

Beneficii LUC

Beneficii pentru emitentul de carduri

Primesc apelul direct în departamentul/ serviciul de blocare carduri

Alocă eficient resursele, diminuează costurile, optimizează procesele interne şi măresc rata de succes în soluţionarea incidentelor legate de carduri

Monitorizează lunar apelurile primite prin serviciul LUC (rapoarte standard şi rapoarte customizate)

Fără investiţie în tehnologie sau infrastructură IT din partea emitentului de carduri

Page 39

Beneficii LUC

Beneficii pentru posesorul de carduri

Reţine un singur număr de telefon (021.CARDURI – 021.2273874) Anunţă rapid emitentul cardului său despre incidentul produs (pierderea sau furtul cardului)

Emitentul îi blochează imediat sumele din contul de card, evitându-se eventuale fraude

Poate apela numărul LUC atât din ţară cât şi din străinătate, 24/7. numărul 021. CARDURI este un număr cu tarif normal

Page 40

PERSPECTIVA

1123

LUC îşi propune să devină un important instrument de combatere a fraudei şi de semnalare a problemelor cauzate de o eventuală funcţionare

necorespunzătoare a sistemului de carduri.

Raportare incidente

“Ulterior, vrem ca prin această linie populaţia să raporteze o serie de incidente astfel încât LUC să devină un important instrument de combatere a fraudei şi de semnalare a problemelor cauzate de o eventuală funcţionare necorespunzătoare a sistemului de carduri” Adrian Apolzan, presedinte APERO.

1. Demararea unui program de informare a clienţilor2. Identificarea problemelor utilizatorilor de carduri3. Evaluarea profilului posesorului de carduri4. Servicii auxiliare

Page 41

Paşii următori

Monitorizare apeluri de la clienţii emitenţilor neparticipanţi

Atragere noi emitenţi

Workshop martie 2010

Extindere serviciu LUC

[email protected]

Page 42

Mulţumesc,

Raluca Niţă

Şef Serviciu Marketing şi [email protected]

Documents

TransFonD e- Soluţii pentru perform @ nţă