Trieste, 27 aprile 2009 Gianni Penzo Doria Università degli Studi di Padova Archivio Generale di Ateneo Il progetto AURORA e i reati connessi al protocollo

Trieste, 27 aprile 2009Trieste, 27 aprile 2009

Gianni Penzo DoriaGianni Penzo Doria

Università degli Studi di PadovaUniversità degli Studi di PadovaArchivio Generale di AteneoArchivio Generale di Ateneo

Il progetto AURORAIl progetto AURORAe i reati connessi al protocollo informaticoe i reati connessi al protocollo informatico

AURORAAmministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico

Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico

L'acronimo di Aurora


I promotori

Direzione Generale per gli archivi - Servizio III, poi II

Associazione nazionale archivistica italiana - ANAI

Università degli Studi di Padova


Ridurre gli effetti negativi della mancanza di standard per la descrizione del corrispondente e la redazione dell'oggetto nel protocollo informatico

La registrazione di protocollo è un atto pubblico (di fp) e il suo documento, il registro di protocollo, deve essere redatto con la solennità che merita, evitando pressapochismi e sciatterie.

L'obiettivo principale


11 dicembre 2007Archivi 23, lancio dell'iniziativa

31 dicembre 2007oltre 70 adesioni, ridotte a 40

11 gennaio 2008DDA costitutivo

Le date di avvio


12 febbraio 2008: Bologna, 1ª riunione plenaria

16 aprile 2008: Milano, Sottogruppo corrispondente

24 aprile 2008: Roma, Sottogruppo oggetto

16 giugno 2008: Roma, Coordinatori

26 giugno 2008: Roma, 2ª riunione plenaria

22 settembre 2008: Ragusa, 3ª riunione plenaria

16 dicembre 2008: Roma, 4ª riunione plenaria

Le riunioni nazionali


Dal 15 ottobre al 15 novembre 2008 è stata messa a disposizione di tutti la bozza n. 6 di Aurora. 176 richieste 45 Aurora tester ICA e Archivalia

L'apertura alla comunità scientifica


Foto di Giuseppe Menardi(Associazione Astronomica Cortina)

scattata il 20 novembre 2003 e ceduta gratuitamente per Aurora

www.cortinastelle.it

La foto di Aurora


Non più “mittente” o “destinatario”, ma corrispondente.

Mittente si usa solo per l'arrivo e destinatario solo per la partenza.

Il corrispondente si descrive (date determinate regole, l'operazione è procedurale)

L'oggetto si redige (l'operazione è intellettuale)

Il lessico


Si tratta di raccomandazioni, non di regole prescrittive.

7 Raccomandazioni di carattere generale 24 Raccomandazioni per il corrispondente 14 Raccomandazioni per l'oggetto 13 Raccomandazioni per il software

La struttura


Alcuni dati statistici: 1 anno di progetto 8 riunioni, tra gruppo e sottogruppi 40 amministrazioni pubbliche + ANAI 45 Aurora tester 69 Raccomandazioni 3.200 e-mail scambiate (*)

Le statistiche di Aurora 1/2

(*) Nota interna: oltre 120.


Ogni raccomandazione è stata rivista, corretta, modificata e integrata tra Gruppo e Aurora Tester una media di oltre 85 volte

Stimando una media (sottodimensionata) di 5 ore a testa per ogni versione, il tempo trascorso nei lavori delle riunioni plenarie e dei sottogruppi, Aurora è costata complessivamente oltre 180 giorni di “lavoro uomo”

Le statistiche di Aurora 2/2

Cosa resta da fare?


Il prof. Cortelazzo farà la revisione linguistica: Semplificazione del testo Indice di leggibilità

La revisione linguistica


5 marzo 2009Rilascio della versione beta di Aurora (fino a “I regali”)

31 marzo 2009Rilascio de “Il tramonto prima di Aurora (Protochorror)”

15 maggio 2009Rilascio dell'Atlante diplomatico

31 maggio 2009Le vostre correzioni!

La revisione editoriale


Mantova - Archivio di Stato, Scuola di APD10 marzo 2009 Lecce - Università del Salento27 marzo 2009

Napoli - Archivio di Stato

2 aprile 2009

Torino - Regione Piemonte

22 aprile 2009

Trieste - Archivio di Stato, Scuola di APD (oggi!) 27 aprile 2009

La disseminazione 2009


Un'area dedicata agli operatori, dalla quale poter scaricare i materiali o i rispettivi link per la formazione interna e per la moltiplicazione culturale:

Allegato per il Manuale di gestione Aurora in pillole Slides e materiali per esercitazioni

Sito web - Area dei materiali didattici

www.unipd.it/archivio/progetti/aurora


ICA - Traduzione in inglese (Martignon)

Archivalia - Traduzione in spagnolo (Pilar Garcìa)

Le traduzioni di Aurora (da confermare, 2010)

Piccoli campi, grandi problemi


Io stimo più il trovar un vero, benché di cosa leggiera, che 'l disputar lungamente delle massime questioni senza conseguir verità nissuna

Galileo Galilei, 1609


Con l’introduzione dell'informatica, l’assenza di raccomandazioni, policy, procedure o standard nella descrizione del corrispondente (mittente/destinatario) ha provocato:

a) proliferazione di record contradditori o incompleti

b) inefficienza nella ricerca

c) perdita di dati storici relativi alla persona (fisica o giuridica)

La definizione del problema: il corrispondente


L'assenza di raccomandazioni, policy, procedure o standard nella descrizione dell'oggetto provoca:

a) iper-sintesi o iper-analisi

b) inefficienza nella ricerca

c) mediocrità nelle descrizioni

d) 70 persone redigono 70 oggetti diversi

La definizione del problema: l'oggetto


tempo

incertezza

ridondanze

Gli effetti


Nell'ambito del protocollo informatico (rectius, sistema di gestione informatica dei documenti), la redazione dell'anagrafica e la redazione dell'oggetto rappresentano un piccolo problema, ma non un problema piccolo.

Un piccolo problema, però, che genera enormi effetti negativi sulla organizzazione e la ricerca documentale.

Il perimetro di un piccolo problema


Il corrispondente

Il corrispondente (mittente nel caso di un documento in arrivo e il destinatario o i destinatari, nel caso di un documento in partenza o trasmesso agli uffici che afferiscono al medesimo protocollo), deve essere memorizzato in una apposita banca dati.

La banca dati deve essere implementata in modo da consentire l'efficiente individuazione del soggetto, garantendo la normalizzazione dei dati inseriti.



Tiscali, in Località Sailletta


L'oggetto

L'oggetto è il principale campo di ricerca strutturata (information retrieval) e quindi deve essere registrato con coerenza e attenzione.

Bisogna trovare un equilibrio tra analisi e sintesi, tenendo presente la correttezza della lingua, come in un algoritmo.

È un'operazione intellettuale, che non prevede la pedestre trascrizione dell'oggetto eventualmente presente.

Serve agli organi di governo e di gestione per ragioni di conoscenza e di efficienza della macchina amministrativa.




Uno dei problemi del protocollista è la solitudine: attiva, passiva e involutiva.

Un problema anche di psicologia del lavoro








Il protocollo e i reati nelle amministraazioni


«Nulla sfugge al protocollo; tutto vi si dispone in ordine per essere trattato e risolto, tutto vi si conclude. È lo schema della storia dell'ente»

(Eugenio Casanova, 1928)

Il ruolo strategico del protocollo

«Nulla sfugge al protocollo; tutto vi si dispone in ordine per essere trattato e risolto, tutto vi si conclude. È lo schema della storia dell'ente»





Quod non est in actis non est in mundo.Giustiniano

Se non è nei nostri schedari, non esiste.L'archivista degli Jedi


L'archivio come unicum 1/2

«[È un errore] non reputare archivio quella parte di esso che si viene formando giornalmente, di credere che l'ufficio di registratura sia cosa del tutto differente dall'archivio, come se la registrazione e spedizione delle pratiche in arrivo o in partenza fosse funzione del tutto distaccata da quella della distribuzione e conservazione delle medesime»



Le funzioni archivistiche nelle tre età

AVALUTATIVITÀ

TUTELA

VALUTAZIONE


L'avalutatività

Va conservata e registrata la carta più umile come la più insigne.

Francesco Bonaini, 1867


Art. 328 c.p. – Rifiuto di atti d'ufficio. Omissione

1. Il pubblico ufficiale o l'incaricato di un pubblico servizio, che indebitamente rifiuta un atto del suo ufficio che, per ragioni di giustizia o di sicurezza pubblica, o di ordine pubblico o di igiene o di sanità, deve essere compiuto senza ritardo, è punito con la reclusione da sei mesi a due anni.


Art. 328 c.p. – Rifiuto di atti d'ufficio. Omissione

2. Fuori dai casi previsti dal primo comma, il pubblico ufficiale o l'incaricato di un pubblico servizio, che entro trenta giorni dalla richiesta di chi vi abbia interesse non compie l'atto del suo ufficio e non risponde per esporre le ragioni del ritardo, è punito con la reclusione fino a un anno o con la multa fino a lire due milioni. Tale richiesta deve essere redatta in forma scritta ed il termine di trenta giorni decorre dalla ricezione della richiesta stessa.


Esiste solo il protocollo unico

1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell'articolo 50. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea.

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 – art. 61Servizio per la gestione informatica dei documenti

dei flussi documentali e degli archivi


DPCM 31 ottobre 2000Eliminazione dei protocollo interni

Art. 3, comma 1, lett. d)

… modalità, misure organizzative e tecniche finalizzate alla eliminazione dei protocolli di settore e di reparto, dei protocolli multipli, dei protocolli di telefax, e, più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo “unico”


Peculato – 314 c.p.

art. 314 Codice Penale

Il pubblico ufficiale o l'incaricato di un pubblico servizio, che, avendo per ragione del suo ufficio o servizio il possesso o comunque la disponibilità di denaro o di altra cosa mobile altrui, se ne appropria, è punito con la reclusione da tre a dieci anni. Si applica la pena della reclusione da sei mesi a tre anni quando il colpevole ha agito al solo scopo di fare uso momentaneo della cosa, e questa, dopo l'uso momentaneo, è stata immediatamente restituita.

Articolo così sostituito dalla L. 26 aprile 1990, n. 86.


Violazione della corrispondenza – 616 c.p.

art. 616 Codice Penale

Chiunque prende cognizione del contenuto di una corrispondenza chiusa, a lui non diretta, ovvero sottrae o distrae, al fine di prenderne o di farne da altri prenderne cognizione, una corrispondenza chiusa o aperta, a lui non diretta, ovvero, in tutto o in parte la distrugge o sopprime, è punito, se il fatto non è preveduto come reato da altra disposizione, con la reclusione fino a un anno o con la multa da Euro 30 a Euro 516


Cassazione penaleIl timbro di protocollo (segnatura)

In tema di falso documentale, il timbro del protocollo apposto sulla corrispondenza pervenuta ad un ufficio pubblico ha natura di atto pubblico; ed infatti, posto che il registro di protocollo è indiscutibilmente atto di fede privilegiata, in quanto in esso il pubblico ufficiale attesta l'avvenuta ricezione dall'esterno di un documento nonché la data di tale ricezione e la numerazione progressiva che gli viene attribuita, la materiale apposizione sul documento medesimo del timbro riproducente la data di ricezione ed il numero attribuitogli non costituisce altro che una prosecuzione di detta attività certificatrice, onde che registrazione e riproduzione della stessa sul documento costituiscono un'operazione unica e contestuale avente la stessa natura.

Cassazione penale sez. II, 12 marzo 1997, n. 9209 Roncaglia e altroCass. pen. 1998,1629 (s.m.) Giust. pen. 1998,II, 314 (s.m.)


Tribunale di Varese 14 marzo 1992 Inefficacia del timbro datario

La mera apposizione dell'impronta di un timbro datario, sprovvisto di numero progressivo cronologico o di protocollo sulla domanda di pensione, e piú in generale su qualunque atto di volontà ricettizia volto a sollecitare un provvedimento (di accoglimento o di rigetto) da parte della p.a., non è sufficiente a provarne il regolare deposito e quindi il ricevimento da parte dell'ufficio destinatario.


Consiglio di Stato sez. V, 28 gennaio 1997, n. 94 Il timbro datario

Non costituisce prova idonea ad evitare la perenzione del ricorso giurisdizionale la copia fotostatica dell'istanza di fissazione dell'udienza, asseritamente prodotta in una con il ricorso stesso, ma priva di sottoscrizione e di numero di protocollo e munita di un timbro a calendario da cui non s'evince alcunché in ordine all'avvenuto deposito, non potendosi comunque ritenere la mancata sottoscrizione a guisa di mera irregolarità originaria, successivamente sanabile e tale da non escluderne l'idoneità ad investire il collegio della cognizione della controversia, se non sia stato rispettato il perentorio termine biennale per la presentazione dell'istanza stessa.

Com. Cologno Monzese c. Macca

Foro amm. 1997, 77 Cons. Stato 1997,I, 77 Studium Juris 1997, 860


TAR Puglia, sez. II, Bari, 3 maggio 1994, n. 637 Il timbro datario: data certa e ritualità

Nel giudizio amministrativo, la domanda di fissazione dell'udienza trasferisce l'impulso processuale dalla parte del giudice solo se ed in quanto ritualmente acquisita, cioè solo se ed in quanto sia formalmente ricevuta dalla segreteria mediante la protocollazione (registrazione in apposito registro) ad opera di un soggetto determinato e in data certa, secondo la prescrizione di cui all'art. 51 del RD 17 agosto 1907, n. 642; pertanto, la mera presenza del timbro datario su un documento rinvenuto nel fascicolo di causa non accompagnata dalla protocollazione non rendono l'operazione certa e riferibile alla segreteria e, quindi, non fa acquistare all'atto gli effetti cui sarebbe preordinato ove fosse stato ritualmente acquisito.

Pirro e altro contro Coreco di FoggiaForo amm. 1994, I, 4594


Numero e data automatizzate contro i reati

I tipici esempi di reato, (artt. 476 e 479 c.p.) sono raffigurati nel: Protocollo Emmenthal(er) Protocollo a Teatro Protocollo di San Silvestro Protocollo CUP Protocollo CUP2 (Piange il telefono) Protocollo occupazional-possessivo Protocollo The Day After Protocollo Giano Bifronte Protocollo Lazzaro


Atto pubblico – Codice penale, art. 476

Capo III – Della falsità in attiArt. 476 – Falsità materiale commessa

dal pubblico ufficiale in atti pubblici

Il pubblico ufficiale che, nell'esercizio delle sue funzioni, forma, in tutto o in parte, un atto falso o altera un atto vero, è punito con la reclusione da uno a sei anni.

Se la falsità concerne un atto o parte di un atto, che faccia fede fino a querela di falso, la reclusione è da tre a dieci anni.

FALSO MATERIALE


Atto pubblico – Codice penale, art. 479

Capo III – Della falsità in attiArt. 479 – Falsità ideologica commessa

dal pubblico ufficiale in atti pubbliciIl pubblico ufficiale, che, ricevendo o formando un atto nell'esercizio delle sue funzioni, attesta falsamente che un fatto è stato da lui compiuto o è avvenuto alla sua presenza, o attesta come da lui ricevute dichiarazioni a lui non rese, ovvero omette o altera dichiarazioni da lui ricevute, o comunque attesta falsamente fatti dei quali l'atto è destinato a provare la verità, soggiace alle pene stabilite nell'art. 476.

FALSO IDEOLOGICO


Atto pubblico – Codice proc. civile, art. 221

Sezione III – Dell'istruzione probatoria§. 5 – Della querela di falso

art. 221 - Modo di proposizione e contenuto della querela

La querela di falso può proporsi tanto in via principale quanto in corso di causa in qualunque stato e grado di giudizio, finché la verità del documento non sia stata accertata con sentenza passata in giudicato.

La querela deve contenere, a pena di nullità, l'indicazione degli elementi e delle prove della falsità, e deve essere proposta personalmente dalla parte oppure a mezzo di procuratore speciale, con atto di citazione o con dichiarazione da unirsi al verbale d'udienza.

È obbligatorio l'intervento nel processo del pubblico ministero.


Il “bianchetto” e la pietra pomice

DPR 28 dicembre 2000, n. 445art. 7 comma 2 – Redazione e stesura di atti pubblici

2. Il testo degli atti pubblici comunque redatti non deve contenere lacune, aggiunte, abbreviazioni, correzioni, alterazioni o abrasioni. Sono ammesse abbreviazioni, acronimi, ed espressioni in lingua straniera, di uso comune. Qualora risulti necessario apportare variazioni al testo, si provvede in modo che la precedente stesura resti leggibile.


Regio decreto 25 gennaio 1900, n. 35

art. 22

Le registrazioni si eseguiscono in carattere nitido, senza raschiature: i nomi delle persone e degli enti, che danno causa all'affare, sono scritti con lettere più alte e apparenti.


Disp. Att. Trans. Codice Procedura Civile

art. 46Forma degli atti giudiziari

1. I processi verbali e gli altri atti giudiziari debbono essere scritti in carattere chiaro e facilmente leggibile, in continuazione, senza spazi in bianco e senza alterazioni o abrasioni.2. Le aggiunte, soppressioni o modificazioni eventuali debbono essere fatte in calce all'atto, con nota di richiamo senza cancellare la parte soppressa o modificata.


Una segnalazione bibliografica...


Una segnalazione giornalisticadel marzo 2009...


La difficoltà di reperimento del fascicolo non può costituire ostacolo all'esercizio del diritto di accesso, se protratto oltre termini ragionevoli. L'interesse alla conoscenza di atti amministrativi assurge a bene della vita, autonomo rispetto alla posizione di diritto o di interesse legittimo di tipo sostanziale, il cui esercizio nella specie viene di fatto precluso dall'Amministrazione, in assenza di ragionevole giustificazione e nonostante – peraltro – anche l'acquisizione istruttoria disposta da questa Autorità giudiziaria.Conclusivamente, poiché non è contestabile che il provvedimento o gli atti endoprocedimentali oggetto di accesso abbiano dispiegato o siano idonei a dispiegare effetti diretti o indiretti nei confronti dell'istante, l'Amministrazione non può esimersi dal rilasciare al ricorrente la documentazione reclamata, per quanto laboriose possano essere le ricerche d'archivio.

TAR Lazio, III, 16 aprile 2003, n. 8356(L'archivio disordinato non è una scusa! È un BENE DELLA VITA)


Devono censurarsi quelle amministrazioni che giustificano il mancato rispetto dei termini procedimentali in considerazione delle mole di lavoro ovvero con la difficoltà nel reperimento della documentazione istruttoria. Tali comportamenti, peraltro, comportano censure di illegittimità da parte dell'autorità giudiziale amministrativa, in tutti quei casi in cui il trascorrere del termine per la conclusione del procedimento, equivale a provvedimento di diniego. Così la giurisprudenza amministrativa ha qualificato come illegittimo il rigetto dell'istanza, ove ciò sia ricondotto ad una “difficoltà di reperimento del fascicolo (TAR Lazio, sentenza 14 ottobre 2003 n. 8356)”.

Ministero per le riforme e le innovazioni nella pubblica amministrazione direttiva 6 dicembre 2007, n. 8Principi di valutazione dei comportamenti nelle pubbliche amministrazioni - Responsabilità disciplinare


Quando l'amministrazione dichiara di non essere in grado di rintracciare un documento che essa risulta detenere, e da essa stessa richiesto all'interessato per attribuirgli un'utilità, nonostante questi abbia fornito specifici elementi per individuarlo, la stessa potrà legittimamente negargli tale utilità, appunto perché la domanda è carente del documento, ma soltanto se riesca a dimostrare che l'irreperibilità del documento non è imputabile a sua negligenza (e tale va considerata anche una disfunzione organizzativa), e che gli eventuali elementi presuntivi e circostanziali, forniti in alternativa dall'interessato (e, così, anche gli eventuali atti sostitutivi di notorietà) non sono concretamente in grado di supplire al documento mancante. Invero, la data - seppure approssimativa - e il nominativo sono di solito elementi oggettivamente necessari e sufficienti per la ricerca di documenti, ferma la possibilità per l'Amministrazione di dimostrare il contrario, ma non certamente invocando le proprie soggettive carenze organizzative.

TAR Veneto, III, 25 febbraio 2009, n. 466


Le sentenze e altri materiali si trovano in tre articoli:

Profili archivistici del protocollo informatico, «Archivi & Computer», XV/1 (2005), pp. 91–109

Il fascicolo archivistico: le cinque tipologie e i modelli organizzativi, «Archivi & computer», XVII/2-3 (2007), pp. 22-49.

L'archivio come “bene della vita”, di imminente pubblicazione su Scrinia

Citazione non pubblicitaria


Grazie per l'attenzione!Grazie per l'attenzione!

Gianni Penzo DoriaGianni Penzo Doria

Università degli Studi di Padova - Archivio Generale di AteneoUniversità degli Studi di Padova - Archivio Generale di [email protected]@unipd.it

www.unipd.it/archivio/progetti/aurora

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