Título - PERUmedia.peru.info/catalogo/Attach/3.3 Proc ADOC.pdf · 7.10. De materializarse un riesgo identificado en la Matriz de Riesgos del proceso, este deberá ser considerado

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PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO DE PROGRAMAS Y TALLERES

ESPECIALIZADOS ADOC

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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y el procedimiento a seguir para el correcto desarrollo de la planeación, ejecución,

verificación y mejora de los Programas y Talleres Especializados ADOC realizados en Lima, a fin de mejorar y

fortalecer las capacidades de las empresas participantes y el público interesado en exportar, promoviendo el uso

de nuevas tecnologías de la información y la comunicación, herramientas de gestión empresarial y fuentes de

información especializadas para la actividad exportadora y desarrollo de negocios de exportación.

2. ALCANCE

El presente procedimiento es administrado por la Subdirección de Desarrollo Exportador, y aplicado por el

Departamento de Asesoría Empresarial y Capacitación de dicha Subdirección. El procedimiento se inicia con la

elaboración del Calendario Anual - Programas y Talleres Especializados ADOC, y finaliza con el análisis del Reporte

Estadístico de Programas y Talleres Especializados ADOC, y el planteamiento de acciones correctivas y/o de mejora,

de ser necesario.

3. DOCUMENTOS A CONSULTAR

3.1. Ley Nº 30075, Ley de Fortalecimiento de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo

- PROMPERÚ.

3.2. Ley Nº 30114, Ley de Presupuesto del Sector Publico para el año fiscal 2014, Septuagésima Quinta Disposición

Complementaria Final.

3.3. Reglamento de Organización y Funciones de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el

Turismo – PROMPERÚ, aprobado por Decreto Supremo Nº 013-2013-MINCETUR.

3.4. Manual de Funciones y Perfiles de Contratos Administrativos de Servicios de PROMPERÚ aprobado por

Resolución de Secretaría General Nº 102-2008-PROMPERÚ/SG y modificatorias.

3.5. Manual de Perfiles de Puestos de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaria General Nº 028-2014-

PROMPERÚ/SG y modificatorias.

3.6. Carta de Servicios de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo – PROMPERÚ,

vigente.

3.7. Manual de Calidad de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo – PROMPERÚ,

vigente.

3.8. Procedimiento para la Atención de Sugerencias, Reclamos y Quejas, PR-OPP-CSI-001.

3.9. Procedimiento para el Tratamiento de Servicios No Conformes, PR-OPP-CSI-002.

3.10. Procedimiento de Acciones Correctivas, PR-OPP-CSI-004.

3.11. Procedimiento para la Gestión de Mejoras y Cambios, PR-OPP-CSI-005.

3.12. Procedimiento para la Gestión de Riesgos, PR-OPP-CSI-006.

3.13. Norma ISO 9000:2015. Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y vocabulario.

3.14. Norma ISO 9001:2015. Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos.

4. SIGLAS Y ACRÓNIMOS

4.1. ADOC: Centro de Oportunidades Digitales del Foro de Cooperación Económica Asia-Pacífico.

4.2. DAEC: Departamento de Asesoría Empresarial y Capacitación.

4.3. DGMD: Departamento de Gestión de Medios Digitales.

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4.4. DPGA: Departamento de Producción Gráfica y Audiovisual.

4.5. DRPP: Departamento de Relaciones Públicas y Prensa.

4.6. IPE: Índice de Potencial del Exportador.

4.7. OGA: Oficina General de Administración.

4.8. PEI: Plan Estratégico Institucional.

4.9. RUC: Registro Único de Contribuyentes.

4.10. SBS-CCP: Solicitud de Bienes y Servicios – Certificado de Crédito Presupuestario.

4.11. SIICEX: Sistema Integrado de Información de Comercio Exterior.

4.12. SIP: Subdirección de Inteligencia y Prospectiva Comercial.

4.13. SUNAT: Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria.

4.14. UAAD: Unidad de Asuntos Administrativos.

5. DEFINICIONES

Para efectos del presente procedimiento se consideran las siguientes definiciones:

5.1. Carta de Servicios de PROMPERÚ: Documento de gestión que contiene la descripción de servicios no

exclusivos que brinda PROMPERÚ, los requisitos y condiciones para acceder a ellos, descuentos aplicables

para aquellos que se encuentren sujetos a pago, y disposiciones generales para su aplicación.

5.2. Cliente PROMPERÚ – Exportaciones: Empresa exportadora o con potencial exportador1, que cuente con uno

o más productos2 priorizados3 por PROMPERÚ; así como las empresas o público, interesados en exportar.

Nota 1: El “potencial exportador” es el resultado del análisis de una empresa, para determinar la capacidad (gerencial, productiva,

tecnológica y financiera) que tiene disponible para exportar.

Nota 2: El término “producto” es aplicable a un bien, un servicio, una idea, o cualquier combinación de ellos.

Nota 3: Es “priorizado” aquel producto que se encuentre dentro de la lista de sectores, líneas de productos, productos/mercado o

productos puntuales, a los que se ha dado prioridad en un período determinado (usualmente un año) para la promoción comercial.

5.3. Flyer: También conocido como volante o folleto publicitario, es una publicidad gráfica de tamaño mediano,

utilizada para promocionar un producto o servicio. Su mensaje es breve y conciso y puede tener fines

publicitarios, propagandísticos, informativos, institucionales, etc.

5.4. Grilla: Malla de columnas y filas separadas por espacios, que da al diseñador una visión global de los espacios

disponibles y sugiere la disposición y jerarquía de los elementos, permitiendo una disposición natural y segura

al momento de realizar el diseño.

5.5. Índice de Potencial del Exportador (IPE): Es uno de los parámetros1 para clasificar a las empresas que acceden

a los servicios de la ruta exportadora. La cifra se obtiene de la aplicación del test de potencial exportador.

5.6. Programa Especializado ADOC: Capacitación dirigida a las empresas exportadoras o con potencial exportador

y que tiene como objetivo dotar a los participantes de los conocimientos y herramientas necesarias para

realizar actividades de comercio internacional. Está compuesta por unidades de enseñanza-aprendizaje con

contenidos teórico-prácticos en un área específica, comprendidas en cinco (5) sesiones como mínimo, con

una duración total de veinte (20) horas.

5.7. Taller Especializado ADOC: Capacitación dirigida al público interesado en exportar que tiene como objetivo

sensibilizar a los participantes en el uso de tecnologías de la información y la comunicación, y herramientas

1 El umbral para el puntaje máximo del Índice del Potencial Exportador (IPE) será 3.00 solo si las ventas anuales de la empresa es igual o mayor a un millón (1 000 000.00) de dólares americanos.

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de gestión empresarial para el desarrollo de negocios de exportación. Comprende dos (2) sesiones con una

duración total de seis (6) horas.

5.8. Test de Potencial Exportador: Herramienta que facilita la identificación del potencial exportador de una

empresa, a través de la aplicación de un cuestionario sobre el nivel de conocimiento o desarrollo alcanzado

en aspectos gerenciales, productivos, comerciales y financieros, así como de sus productos.

6. CONDICIONES BÁSICAS

6.1. Los Programas y Talleres Especializados ADOC, podrán ser desarrollados por representantes de instituciones

y/o empresas relacionadas a la cadena exportadora, y/o profesionales relacionados al sector exportaciones

en calidad de expositores invitados o contratados por PROMPERÚ para tal fin, asimismo, podrán participar

Especialistas de PROMPERÚ.

6.2. En el caso de los Programas Especializados ADOC, los expositores que se convoquen deberán cumplir con el

perfil del expositor establecido en las Especificaciones Técnicas del diseño del Programa, mientras que en el

caso de los Talleres Especializados ADOC, estos deberán cumplir como mínimo con el siguiente perfil:

Profesional universitario titulado o bachiller en Administración de Negocios Internacionales, Economía,

Derecho, Ingeniería o profesional senior en actividades vinculadas al comercio exterior.

Experiencia mínima de tres (3) años en el rubro de comercio exterior para el profesional universitario

titulado o bachiller y de seis (6) años para el profesional senior en actividades vinculadas al comercio

exterior.

Experiencia en el desarrollo de capacitaciones y/o consultorías vinculadas a la temática del taller

especializado a realizar.

6.3. En cada Taller o Programa Especializado se aplicará una Encuesta de Satisfacción del Cliente, cuyos resultados

deberán ser registrados en el Tablero de Control correspondiente.

7. CONDICIONES ESPECÍFICAS

7.1. Cada Programa o Taller Especializado ADOC, debe contar con un expediente virtual (carpeta de red) donde

se archive la documentación generada, tal como: base de datos con los resultados de las encuestas, listas de

verificación, informes, entre otros. Este expediente estará en custodia del Especialista en Oportunidades

Digitales (ADOC).

7.2. Los correos electrónicos considerados como registros en el presente procedimiento deberán ser

almacenados en formato de mensaje de Outlook (MSG) en el expediente virtual creado para el Programa o

Taller por el Especialista en Oportunidades Digitales (ADOC).

7.3. El Calendario Anual – Programas y Talleres Especializados ADOC puede ser actualizado durante el año, en

función a las necesidades de las empresas y personas interesadas en participar.

7.4. La difusión de los Programas y Talleres Especializados ADOC, será realizada a través de un flyer enviado vía

correo electrónico a las empresas y personas interesadas en participar y mediante la publicación de una Hoja

Informativa en la página Web del SIICEX (www.siicex.gob.pe).

La Hoja Informativa será elaborada por el Especialista en Oportunidades Digitales (ADOC) y validada por el

Coordinador del DAEC antes de su publicación, la cual contendrá como mínimo tres (3) secciones organizadas

de la siguiente manera:

Sección I: Nombre del Programa o Taller Especializado, información del lugar, número de vacantes y de

horas de capacitación, requisitos que los participantes deben cumplir para participar y datos

del contacto en PROMPERÚ para informes e inscripciones.

http://www.siicex.gob.pe/

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Sección II: Cronograma del Programa o Taller Especializado, donde se muestre para cada sesión, la fecha,

día, hora y tema a impartirse.

Sección III: Objetivos del programa y requisitos que los participantes deben cumplir para obtener su

constancia de participación.

Para la elaboración del flyer, el Especialista en Oportunidades Digitales (ADOC) remitirá al Especialista en

Publicidad, como mínimo, lo indicado en la Sección I de la Hoja Informativa.

El nombre del expositor podrá ser colocado como parte de la difusión en la Hoja Informativa y/o flyer, siempre

que el Programa o Taller sea desarrollado por un único expositor; en caso contrario, se podrá colocar alguno

de los siguientes textos:

Expositores de reconocida trayectoria.

Expositores calificados.

Expositores con amplia experiencia en el sector.

7.5. Para participar en los Programas Especializados ADOC, las empresas deberán enviar su número de RUC al

correo electrónico [email protected]. El número máximo de participantes por empresa es de dos

(2).

7.6. El Especialista en Oportunidades Digitales (ADOC) deberá mantener una base de datos actualizada de las

empresas y personas interesadas en participar en los Programas y Talleres Especializados ADOC, según la

estructura indicada en el Anexo Nº 11.

7.7. Los expositores deberán enviar en formato digital el material que será utilizado en el desarrollo de la sesión

o sesiones a desarrollarse, al Especialista en Oportunidades Digitales (ADOC) como máximo una (1) semana

antes del inicio del Programa o Taller Especializado.

7.8. Los participantes recibirán al termino del Programa Especializado una Constancia de Participación, debiendo

para ello haber cumplido con los requisitos indicados en la sección III de la Hoja Informativa generada para el

Programa.

7.9. Solo en el caso de Programas Especializados, el Expositor deberá elaborar un Informe según el modelo

mostrado en el Anexo Nº 9 del presente documento. En caso se opte por contratar los servicios de desarrollo

de dichos programas, el citado Informe deberá formar parte de los productos a entregar por parte del

proveedor.

7.10. De materializarse un riesgo identificado en la Matriz de Riesgos del proceso, este deberá ser considerado un

incidente y deberá ser registrado en el Registro de Incidentes y Servicios No Conformes, según lo indicado en

el Procedimiento para el Tratamiento de Servicios No Conformes.

7.11. En caso de detectarse servicios no conformes, estos deberán ser tratados de acuerdo con lo establecido en

la Matriz de Seguimiento y Medición de Producto y Tratamiento de Servicio No Conforme definida en el

Manual de Calidad, así como con lo definido en el Procedimiento para el Tratamiento de Servicios No

Conformes. El tratamiento ejecutado, será registrado en el Registro de Incidentes y Servicios No Conformes.

7.12. De presentarse alguna queja o reclamo de los participantes, ésta será tratada de acuerdo con lo establecido

en el Procedimiento para la Atención de Sugerencias, Reclamos y Quejas.

7.13. Para que los resultados de la Encuesta de Satisfacción del Cliente se consideren válidos, se deberá contar con

la respuesta de al menos el 50% de los participantes en el caso de los Programas Especializados, y al menos

al 20% de participantes en el caso de los Talleres.

7.14. El Reporte Estadístico – Servicio de Programas y Talleres Especializados ADOC (Ver Anexo Nº 10) será

elaborado por el Especialista en Oportunidades Digitales (ADOC), dentro de los primeros cinco (5) días hábiles

de cada mes, considerando todos los Programas y Talleres Especializados ADOC que fueron dictados en el

mailto:[email protected]

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laboratorio del ADOC, durante el mes previo al informe, siendo colocado en una carpeta compartida con su

Coordinador para su revisión.

8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Nº Actividad Responsable

A. Planificación del Programa/Taller Especializado ADOC

1 Elabora el Calendario Anual - Programas y Talleres Especializados ADOC

(Ver Anexo Nº 2) y lo envía vía correo electrónico a su Coordinador para

su revisión.

Especialista en Oportunidades

Digitales (ADOC)

2 Recibe y revisa el Calendario Anual y si está conforme lo aprueba vía

correo electrónico. En caso contrario, coordina con el Especialista los

ajustes necesarios.

Coordinador del

Departamento de Asesoría

Empresarial y Capacitación

3 De ser necesario, elabora los TDR y SBS para solicitar la contratación de

los servicios requeridos para el Programa o Taller Especializado ADOC, y

gestiona ante la UAAD la contratación.

Coordinador del



4 Realiza proceso de contratación del servicio requerido, según

normatividad vigente.

UAAD

5 Elabora la propuesta de Hoja Informativa del Programa o Taller

Especializado, según lo indicado en el numeral 7.4 del presente

procedimiento, con una antelación no menor a veinte (20) días

calendario antes de la realización del evento y lo envía a su Coordinador

para su validación.


Digitales (ADOC)

6 Recibe la propuesta de Hoja Informativa, valida el contenido y la aprueba

vía correo electrónico, en caso contrario, notifica las observaciones al

Especialista en Oportunidades Digitales (ADOC) y coordina su

levantamiento.

Coordinador del



7 Recibe la Hoja Informativa validada y la publica en la página Web del

SIICEX.


Digitales (ADOC)

8 Selecciona de la Hoja Informativa la información que deberá ser

mostrada en el flyer del Programa o Taller Especializado, según lo

indicado en el numeral 7.4 del presente procedimiento, con una

antelación no menor a quince (15) días calendario antes de la realización

del evento y la remite al Especialista en Publicidad por correo electrónico.


Digitales (ADOC)

9 Recibe la información que deberá ser mostrada en el flyer del Programa

o Taller Especializado y elabora el flyer, validando el diseño con el

Especialista en Oportunidades Digitales (ADOC), hasta tener una versión

final.

Especialista en Publicidad

10 Elabora la última semana del mes, la grilla con la relación de Programas y

Talleres que se llevarán a cabo en el mes siguiente, y lo envía al

Especialista en Gestión de Medios Digitales para su difusión en las redes

sociales de PROMPERÚ.


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11 Dispone que el Especialista en Oportunidades Digitales (ADOC) de inicio

a la etapa de convocatoria de participantes.

Coordinador del



B. Convocatoria e Inscripción

12 Identifica, en función al evento, potenciales participantes a través de sus

bases de datos y otras fuentes de información del área, y coordina con el

Especialista en Gestión de Medios Digitales, al menos tres (3) semanas

antes de la realización del evento, el envío directo de la convocatoria vía

mailing; además, podrá solicitar también la difusión de forma masiva a

través de las redes sociales de PROMPERÚ.


Digitales (ADOC)

13 Envía al Especialista en Mercado de la SIP información de los Programas

y Talleres a realizarse durante la semana, para su publicación en el Boletín

de Inteligencia Comercial.


Digitales (ADOC)

14 Realiza lo siguiente en función a su interés:

14.1. Si está interesado en un Taller, completa el formato de inscripción

vía Web. Continúa en el paso 15.

14.2. Si está interesado en un Programa, remite vía correo electrónico, el

número de RUC de la empresa. Continúa en el paso 16.

Empresa/Persona interesada

en participar

15 Recibe el formato de inscripción llenado vía Web, registra la inscripción

en el formato Registro de Inscritos – Programas y Talleres Especializados

ADOC (Ver Anexo Nº 3) y envía confirmación de inscripción vía correo

electrónico. Continúa en el paso 19.


Digitales (ADOC)

16 Recibe el número de RUC y verifica en un plazo máximo de tres (3) días

hábiles contados a partir de la recepción del número de RUC, los

requisitos de participación indicados en la Carta de Servicios de

PROMPERÚ, registrando los resultados en el Cuadro de Verificación de

Requisitos para la Participación en Programas Especializados ADOC (Ver

Anexo Nº 4) y determina:

16.1. Si cumple con los requisitos, envía correo electrónico adjuntando el

formato de Solicitud de Inscripción en Programas Especializados

ADOC (Ver Anexo Nº 5) a fin que sea completado por la empresa

para cerrar su inscripción. Continúa en el paso 17.

16.2. En caso contrario, se le coloca el estado de “No Admitido” en el

Cuadro de Verificación de Requisitos y se notifica a la empresa vía

correo electrónico que no califica a los Programas, invitándolo a

participar de los Talleres Especializados y Miércoles del Exportador.

Fin del Procedimiento.


Digitales (ADOC)

17 Recibe la Solicitud y verifica que este completa, coloca el estado de

“Admitido” en el Cuadro de Verificación de Requisitos, se registra al/los

participante(s) en el Registro de Inscritos – Programas y Talleres

Especializados ADOC (Ver Anexo Nº 3) y se envía confirmación de

inscripción vía correo electrónico.


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18 Prepara los archivos con el material que será entregado a los

participantes durante el Programa o Taller Especializado.


Digitales (ADOC)

C. Desarrollo del Programa o Taller Especializado

19 En caso de encontrarse programada alguna sesión de un Programa o

Taller Especializado, aplica la Lista de Verificación – Servicio de Programas

y Talleres Especializados ADOC (Ver Anexo Nº 6), en el momento definido

en el formato.


Digitales (ADOC)

20 En la primera sesión, solicita a los participantes validar datos y registrar

asistencia, firmando el formato de Registro de Inscritos – Programas y

Talleres Especializados ADOC (Ver Anexo Nº 3).

Nota: En caso el Taller Especializado ADOC cuente con más de una sesión, los participantes

firmaran el formato de Registro de Inscritos – Programas y Talleres Especializados ADOC

(Ver Anexo Nº 3) en cada una de las sesiones.


Digitales (ADOC)

21 A partir de la segunda sesión del Programa, toma lista a los presentes y

registra directamente la asistencia en el formato de Lista de Asistencia -

Programas Especializados ADOC (Ver Anexo Nº 7).

Expositor

22 Desarrolla la sesión correspondiente del Programa o Taller Especializado

ADOC.

Expositor

23 Registra el avance de la sesión, aplicando la sección 2.4 de la Lista de

Verificación – Servicio de Programas y Talleres Especializados ADOC (Ver

Anexo Nº 6).


Digitales (ADOC)

24 Habilita el acceso a la Encuesta de Satisfacción del Cliente – Programas y

Talleres Especializados ADOC (Ver Anexo Nº 8) el día de la última sesión

y solicita a los asistentes que la completen.


Digitales (ADOC)

25 Luego de la última sesión del Programa o Taller Especializado, aplica la

sección 2.5 de la Lista de Verificación – Servicio de Programas y Talleres

Especializados ADOC (Ver Anexo Nº 6).


Digitales (ADOC)

26 En caso de detectar algún incumplimiento de los puntos revisados al

aplicar la Lista de Verificación, define la acción a realizar (correctiva o

tratamiento de servicio no conforme) y aplica el Procedimiento de

Acciones Correctivas o el Procedimiento para el Tratamiento de Servicios

No Conformes, según corresponda.


Digitales (ADOC)

27 Procede de acuerdo al tipo de capacitación realizada:

27.1. Si se trata de un Programa, espera el Informe del Expositor,

continúa en el paso 28.

27.2. Si se trata de un Taller, continúa en el paso 30.


Digitales (ADOC)

28 Recibe y revisa el Informe del Expositor, según el formato indicado en el

Anexo Nº 9, en un plazo máximo de siete (7) días hábiles luego de

concluido el Programa, y coordina con el Expositor o Expositor principal,

el levantamiento de observaciones, en caso de ser necesario.


Digitales (ADOC)

29 Verifica el cumplimiento de requisitos de los participantes, tomando de

base el Informe del Expositor y la Lista de Asistencia y comunica vía


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correo electrónico a cada uno de los participantes con copia al

representante de la empresa, los resultados obtenidos, e indica los datos

para el recojo de la Constancia de Participación, de ser el caso.

D. Evaluación del Nivel de Satisfacción de los Clientes

30 Recibe y tabula las Encuestas de Satisfacción, utilizando el Tablero de

Control del SGC, en un plazo máximo de quince (15) días hábiles una vez

recibidas las respuestas; archiva en el expediente virtual la base de datos

con los resultados recibidos y lo eleva a su Coordinador para su revisión.


Digitales (ADOC)

31 Analiza los resultados de las encuestas en un plazo no mayor a quince

(15) días hábiles luego de finalizada su tabulación en el Tablero de

Control, y plantea las acciones correctivas y/o de mejora, de ser

necesario, de acuerdo con los procedimientos establecidos.

Coordinador del



32 Elabora dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes el Reporte

Estadístico – Servicio de Programa y Talleres Especializados ADOC (Ver

Anexo Nº 10) y lo guarda en carpeta compartida de común acceso para

revisión del Coordinador del DAEC.


Digitales (ADOC)

33 Analiza el Reporte Estadístico en un plazo no mayor a quince (15) días

hábiles de su elaboración, y plantea las acciones correctivas y/o de

mejora, de ser necesario, de acuerdo con los procedimientos

establecidos. Fin del procedimiento.

Coordinador del



9. REGISTROS

Descripción Código Nº de

ejemplares Lugar de archivo

Tiempo de archivo (Años)

Calendario Anual – Programas y Talleres Especializados ADOC

FO-DX-EXP-025

1 Carpeta de red: sgc_iso_9001\2)Procesos

SDE\Registros\ADOC\[Año]\[Nombre resumido del

programa]

Permanente

Registro de Inscritos – Programas y Talleres Especializados ADOC

FO-DX-EXP-026



programa]

Permanente

Cuadro de Verificación de Requisitos para la Participación en Programas Especializados ADOC

FO-DX-EXP-027



programa]

Permanente

Solicitud de Inscripción en Programas Especializados ADOC

FO-DX-EXP-028



programa]

Permanente

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Descripción Código Nº de

ejemplares Lugar de archivo

Tiempo de archivo (Años)

Lista de Verificación – Servicio de Programas y Talleres Especializados ADOC

FO-DX-EXP-029



programa]

Permanente

Lista de Asistencia – Programas Especializados ADOC

FO-DX-EXP-030



programa]

Permanente

Encuesta de Satisfacción del Cliente - Programas y Talleres Especializados ADOC

FO-DX-EXP-031



programa]

Permanente

Informe del Expositor – Programas Especializados ADOC

FO-DX-EXP-032



programa]

Permanente

Reporte Estadístico – Servicio de Programas y Talleres Especializados ADOC

FO-DX-EXP-033



programa]

Permanente

Base de Datos de Empresas y Personas Interesadas en participar en Programas y Talleres Especializados ADOC

FO-DX-EXP-034



programa]

Permanente

Tablero de Control FO-OPP-CSI-001

1 Carpeta de red:

sgc_iso_9001\2) Procesos SDE\Tablero de Control

Permanente

10. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

Nº de versión

Nº de capítulo/ Ítem

Párrafo/ Figura/ Tabla/ Nota

Modificaciones

02 1 --- Se precisó el fin de los Programas y Talleres de mejorar y fortalecer las capacidades de las empresas participantes.

02 3 --- Se actualizaron las versiones de los documentos listados y se incorporan documentos a consultar, en concordancia con la estructura orgánica de la entidad.

02 4 --- Se actualizan y adicionan siglas y acrónimos, en función a lo utilizado en el procedimiento.

02 5 --- Se incorpora la definición de Carta de Servicio y se modifica la definición de Cliente de PROMPERÚ.

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ESPECIALIZADOS ADOC

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Nº de versión

Nº de capítulo/ Ítem

Párrafo/ Figura/ Tabla/ Nota

Modificaciones

02 6 --- Se modificó el perfil del expositor de los Talleres Especializados ADOC.

02 7 --- Se incorporan indicaciones relacionadas a:

Los riesgos del proceso.

Tratamiento del servicio no conforme.

Quejas o reclamos de las empresas participantes.

Validez de los resultados de la encuesta de satisfacción.

02 8 --- Se reformula toda la redacción, considerando los nuevos nombres de los formatos y se da mayor detalle a las actividades realizadas.

02 9 --- Se actualizó la descripción de los registros, los códigos respectivos y el lugar donde se encuentran almacenados.

02 11 --- Se actualizaron los códigos y versiones de todos los anexos, así como se ajustó el contenido al nuevo procedimiento.

11. ANEXOS

Descripción Anexo

Diagrama de Flujo 1

Formato: Calendario Anual - Programas y Talleres Especializados ADOC 2

Formato: Registro de Inscritos - Programas y Talleres Especializados ADOC 3

Formato: Cuadro de Verificación de Requisitos para la Participación en Programas Especializados ADOC

4

Formato: Solicitud de Inscripción en Programas Especializados ADOC 5

Formato: Lista de Verificación - Servicio de Programas y Talleres Especializados ADOC 6

Formato: Lista de Asistencia - Programas Especializados ADOC 7

Formato: Encuesta de Satisfacción del Cliente - Programas y Talleres Especializados ADOC 8

Formato: Informe del Expositor - Programas Especializados ADOC 9

Formato: Reporte Estadístico - Servicio de Programas y Talleres Especializados ADOC 10

Formato: Base de Datos de Empresas y Personas Interesadas en participar en Programas y Talleres Especializados ADOC

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ANEXO Nº 1

DIAGRAMA DE FLUJO

A. PLANIFICACIÓN DEL PROGRAM A/TALLER ESPECIALIZADO ADOC

Coordinador del DAEC

1

Especialista en Oportunidades Digitales (ADOC)

Empresa/Persona interesada en participar

UAAD

Inicio

Elabora Calendario Anual – Programas y Talleres

Especiali zados ADO C y lo envía a su Coordinador

para su revisión.

2

Especialista en Publicidad

2

Recibe y revisa Calendario Anual, si es conforme lo

aprueba. En caso contrar io, coordina los ajustes

necesarios.

3

De ser necesario, elabora TDR y SBS, para solicitar la contratación de bienes y

servicios requeridos y gestiona ante la UAAD la

contratación.

4

Realiza proceso de contratación del servicio

requerido, según normatividad vigente.

5

Elabora propuesta de Hoja Informativa, 20 días antes

de la realización del evento y lo envía al Coordinador

para su validación.

6

Recibe propuesta de Hoja Informativa, valida

contenido o not ifica observaciones y la aprueba

vía correo electrónico.

11

Dispone que el Especialista en Oportunidades Digitales (ADOC) de inicio a la etapa

de convocatoria de participantes.

B. CONVOCATORIA E IN SCRIPCIÓN12

Identifica potenciales participantes y coordina al

menos 3 semanas antes del evento, el env ío de la

convocatoria por mai ling.

13

Envía al Especial ista en Mercado de la SIP

información de Programas y Talleres a realizarse

durante la semana, para publicación en Boletín.

14

Procede en función a su interés.

¿Programa o Taller?

Completa el formato de inscr ipción vía

Web.

14.1

Taller

Remite número de RUC de la empresa.

14.2

Programa

15

Recibe formato de inscripción Web, registra

inscripción en formato Registro de Inscritos y envía

confirmación vía correo electrónico.

10

Elabora la úl tima semana del mes, la gri lla con los Programas y Talleres del mes siguiente y lo envía

para su difusión en redes sociales.

8

Selecciona la información que deberá mostrar el flyer, 15 días antes del evento y

la remite vía correo elect rónico.

9

Recibe la información que deberá mostrar el flyer y

elabora el flyer, validando el diseño hasta tener la

versión final.

7

Recibe Hoja Informativa validada y la publica en la

Web del SIICEX.

1

Título:


ESPECIALIZADOS ADOC

Código:

PR-DX-EXP-006

Versión:

03

Página:

13/29

Especialista en Oportunidades Digitales (ADOC)

1

Expositor

B. CONVOCATORIA E IN SCRIPCIÓN (Continuación)

Coloca N o Admit ido en Cuadro de Veri ficación y

notifica a empresa.

16.2

No

16

Recibe número de RUC y verifica requisitos de

participación de la empresa en el Programa.

¿CumpleRequisitos?

Envía Solicitud de Inscripción, a fin que sea

completada por la empresa.

16.1

Si

Fin

18

Prepara archivos con material que se entregará a

participantes durante el Programa o Taller.

C. DESARROLLO DEL PROGRAMA O TALLER ESPECIALIZADO

19

De encontrarse programado un Programa o

Taller, apl ica Lista de Verificación, en el

momento definido en el formato.

2

20

En pr imera sesión, solicita a participantes val idar datos

y regist rar asistencia firmado el Registro de

Inscritos

21

A partir de segunda sesión del Programa, toma lista y

registra directamente la asistencia en formato de

Lista de Asistencia.

22

Desarrolla Programa o Taller Especializado ADOC.

3

17

Recibe Solicitud, coloca estado Admitido en Cuadro

de Verificación de Requisitos, registra

participantes y envía confirmación.

24

Habili ta acceso a Encuesta de Sat isfacción del Cl iente el día de la última sesión y solicita a asistentes que la

completen.

25

Luego de la última sesión del Programa o Taller,

apl ica la sección 2.5 de la Lista de Verificación.

23

Registra el avance de la sesión, apl icando la sección

2.4 de la Lista de Verificación.

Título:


ESPECIALIZADOS ADOC

Código:

PR-DX-EXP-006

Versión:

03

Página:

14/29

Coordinador del DAEC Especialista en Oportunidades Digitales (ADOC)

3

D. EVALUACIÓN DEL NIVEL DE SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES

Fin

30

Recibe y tabula las Encuestas en el Tablero de Control, en máximo 15 días hábiles luego de recibidas y lo eleva a su Coordinador.

31

Analiza resultados en máximo 15 días y plantea

las acciones correctivas y/o de mejora, de ser

necesario.

32

Elabora dentro de los primeros 5 días hábiles del mes el Reporte Estadístico

y lo guarda en carpeta compartida de común

acceso para revisión de Coordinador del DAEC.

28

Recibe y revisa el Informe del Expositor, en máximo 7

días hábiles luego de concluido el Programa.

29

Verifica cumplimiento de requisi tos y comunica a

participantes con copia a su representante, resultados obtenidos e indica datos

para recojo de Constancia.

C. DESARROLLO DEL PROGRAMA O TALLER ESPECIALIZADO (Contin uación)

Taller

Tipo de capacitación

Espera Informe del Expositor.

27.1

Programa

Procede de acuerdo al tipo de capaci tación realizada.

27

26

En caso de detectar algún incumplimiento en la Lista

de Verificación, define acción a real izar y aplica

Procedimiento respectivo.

33

Analiza el Reporte Estadístico en un plazo no mayor a 15 días hábiles, y

plantea las acciones correctivas y/o de mejora,

de ser necesario.

Título:


ESPECIALIZADOS ADOC

Código:

PR-DX-EXP-006

Versión:

03

Página:

15/29

ANEXO Nº 2

Título:

PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO DE PROGRAMAS Y TALLERES ESPECIALIZADOS ADOC

Código:

PR-DX-EXP-006

Versión:

03

Página:

16/29

ANEXO Nº 3

Título:


Código:

PR-DX-EXP-006

Versión:

03

Página:

17/29

ANEXO Nº 4

Título:


ESPECIALIZADOS ADOC

Código:

PR-DX-EXP-006

Versión:

03

Página:

18/29

ANEXO Nº 5

Título:


ESPECIALIZADOS ADOC

Código:

PR-DX-EXP-006

Versión:

03

Página:

19/29

Título:


Código:

PR-DX-EXP-006

Versión:

03

Página:

20/29

Título:


Código:

PR-DX-EXP-006

Versión:

03

Página:

21/29

Título:


Código:

PR-DX-EXP-006

Versión:

03

Página:

22/29

ANEXO Nº 6

Título:


Código:

PR-DX-EXP-006

Versión:

03

Página:

23/29

Título:


Código:

PR-DX-EXP-006

Versión:

03

Página:

24/29

ANEXO Nº 7

Título:


ESPECIALIZADOS ADOC

Código:

PR-DX-EXP-006

Versión:

03

Página:

25/29

ANEXO Nº 8

Título:


ESPECIALIZADOS ADOC

Código:

PR-DX-EXP-006

Versión:

03

Página:

26/29

ANEXO Nº 9

Título:


ESPECIALIZADOS ADOC

Código:

PR-DX-EXP-006

Versión:

03

Página:

27/29

Título:


Código:

PR-DX-EXP-006

Versión:

03

Página:

28/29

ANEXO Nº 10

Título:


Código:

PR-DX-EXP-006

Versión:

03

Página:

29/29

ANEXO Nº 11

Documents

Título - PERUmedia.peru.info/catalogo/Attach/3.3 Proc ADOC.pdf · 7.10. De materializarse un riesgo identificado en la Matriz de Riesgos del proceso, este deberá ser considerado