Tugas 7 - PBO - Kelompok 3

5/17/2018 Tugas 7 - PBO - Kelompok 3 - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/tugas-7-pbo-kelompok-3 1/11

Business Process

Reengineering

Tugas 7 : Proses Bisnis & Organisasi

Kelompok 3 :• Darsanto ([email protected])•

Azis Sumaryono ([email protected])• Albertus Tomi Gunawan ([email protected])• Bernadetha Maria ([email protected])• Supiyan Permana ([email protected])• Iwan Mohamad Ridwan ([email protected])



Pengertian Business Process

Reengineering (BPR)

• Merupakan pemikiran untuk mendisain ulang secararadikal dari proses inti bisnis

• Mencapai perbaikan yang dramatis terhadapproduktivitas, cycle time dan kualitas, yang bertujuan

meningkatkan profit yang sangat signifikan denganmemberikan nilai tambah kepada pelanggan

• Mengadopsi sistem nilai baru dengan mengurangilapisan organisasi dan menghapus kegiatan-kegiatanyang tidak produktif, mendesain ulang organisasifungsional ke dalam tim lintas fungsional (crossfunctional team) dan menggunakan teknologi untukmeningkatkan penyebarluasan data dan pengambilankeputusan.



Tahapan BPR

1. Menentukan visi, tujuan, strategi bisnis danpengorganisasian reengineering team

2. Mengidentifikasi dan menganalisa proses yang

perlu di desain ulang, diurutkan berdasarkanranking effort dan waktu pelaksanaan

3. Identifikasi kapabilitas penerapan teknologiinformasi

4. Mendesain dan membuat protopite proses baru5. Implementasi pada model nyata & pengukuran

performance effort proses baru



Contoh Success Story BPR

Rekayasa ulang ProsesBisnis Pendaftaran Ulang

Mahasiswa di UniversitasAdvent Indonesia (UNAI)



Tujuan :

Meningkatkan kualitaspelayanan terhadapmahasiswa

Rekayasa ulang Proses Bisnis Pendaftaran UlangMahasiswa di Universitas Advent Indonesia (UNAI)



Proses Lama :

1.Pembayaran uang kuliah di Business Office (BO) oleh mahasiswa2.Pengambilan KRS oleh mahasiswa

3.Pendaftaran Asrama oleh mahasiswa

4.Perwalian mahasiswa dengan Dosen Wali

5.Persetujuan mata kuliah oleh Ketua Jurusan/Dekan

6.Mahasiswa memindahkan daftar mata kuliah ke KRS asli

7.Mahasiswa mengisi Class Card setiap mata kuliah

8.Mahasiswa melakukan permohonan tanda tangan KRS asli danClass Card

9.Mahasiswa melakukan pengembalian KRS ke BAA

10.Mahasiswa melakukan permohonan cap untuk KRS asli11.Mahasiswa menyerahkan rangkap 2 & 3 dari KRS dan ditahanoleh BAA

12.BAA menyampaikan rangkap 3 ke BO sebagai dasar tagihanbiaya mahasiswa

13.Jika ada kekurangan biaya, BO akan menagihnya kembali




Pemetaan Proses Lama :

1.Proses pendaftaran dinilai lama dan berbelit-belit2.Proses pengisian KRS dan Class Card membutuhkan waktu yanglama, rata-rata mahasiswa membutuhkan waktu 20 menit

3.Mahasiswa harus berpindah dari satu lokasi ke lokasi lain secarabolak-balik

4.Proses penginputan mata kuliah ke database membutuhkan waktuyang lama, paling cepat selesai setelah 2 minggu masa perkuliahan

5.Pengeluaran daftar peserta kelas membutuhkan waktu yang lamakarena menunggu KRS diinput dulu ke database

6.Petugas BAA sering melakukan kesalahan penginputan, sehinggaseorang mahasiswa menjadi tidak terdaftar di sebuah kelas dan

akibatnya tidak terdaftar di daftar nilai yang dikeluarkan

7.Penggunaan Class Card dinilai tidak efisien karena dosenseringkali tidak menghiraukan ada atau tidaknya Class Cardmahasiswa




Proses Ideal :

• Proses bisnis dianggap ideal jikamempunyai kriteria berikut :

• Waktu yang dibutuhkan sesingkat mungkin

dan tidak birokratis• Mahasiswa tidak bolak-balik dari satu

departemen ke departemen lain

• Menghindarkan terjadinya kesalahan input

data oleh petugas BAA• Efisien dalam penggunaan kertas dan

SDM

• Pemanfaatan website UNAI




Proses Baru :

1.Pemilihan Matakuliah dan Asrama dilakukan olehmahasiswa melalui website UNAI

2.Perwalian secara online. Jika ada yang harusdidiskusikan, Dosen Wali dapat mengirimkan pesan ke

mahasiswa melalui fasilitas yang sudah disediakan dansebaliknya

3.Pengesahan dan pencetakan KRS oleh kantorfakultas dan kemudian disetujui oleh Dekan

4.Pembayaran uang kuliah ditentukan langsung sesuai

dengan jumlah SKS yang tertera di KRS, BO validasipembayaran di system

5.Mahasiswa membawa KRS dan bukti transfer ke BAAuntuk disahkan bersamaan dengan pengesahan KTM

semester baru




Hasil Implementasi pada model nyata & pengukuranperformance effort proses baru :

• Mengurangi biaya penggunaan kertas

• Menghindari kesalahan input data akibat kelalaianpetugas BAA, sebab mata kuliah dipilih langsung olehmahasiswa

• Proses pendaftaran yang biasanya menghabiskan 50menit dapat dikurangi menjadi 15 menit

• Pengurangan biaya gaji petugas penginputan matakuliah

• Kepuasan mahasiswa meningkat karena proses waktupendaftaran lebih singkat dan mahasiswa tidak perlubolak-balik

• Daftar peserta kelas lebih cepat diterima oleh dosen

• Jumlah peserta kelas dapat diketahui lebih cepat

sehingga dapat disediakan ruang kuliah sesuai dengan jumlah peserta kelas





Kesimpulan :

•Rekayasa ulang proses bisnis pendaftaran ulangmahasiswa dilakukan dengan berfokus kepada

peningkatan kualitas pelayanan kepadamahasiswa

• System informasi dimanfaatkan untuk membantuproses hasil rekayasa ulang

• Proses baru ini dapat mengurangi biaya kertas,upah petugas penginput data, menghindariterjadinya kesalahan input data dan mengurangi

waktu pendaftaran• Dengan proses baru ini dapat diketahui jumlah

peserta kelas lebih cepat sehingga dapatdisediakan ruang kuliah yang sesuai dengan

jumlah peserta kelas

Documents

Tugas 7 - PBO - Kelompok 3