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ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA
5 Organização Administrativa
A gestão da Univali, conforme estabelece o Art. 17 do Estatuto da Instituição, é realizada de acordo com os princípios da colegialidade e da ciência administrativa. Para tanto, a Universidade tem sua estrutura administrativa organizada de modo a respeitar os princípios da gestão e atender à missão e aos objetivos da Instituição, bem como alcançar as metas estabelecidas no planejamento institucional.
5.1 Estrutura organizacional, instâncias de decisão e organograma institucional e acadêmico
A administração geral da Univali é exercida pelo Conselho Universitário — Órgão Colegiado composto pela Câmara de Ensino e, a partir de 2018, pela Câmara de Pesquisa, Pós-Graduação, Inovação, Extensão e Cultura — e pela Reitoria, Órgão Executivo da Instituição.
Desde a reestruturação acadêmica da Universidade e da reorganização dos Centros de Educação em Escolas de Conhecimento, a administração das Escolas está submetida ao Colegiado de Escola, Órgão Deliberativo, e à Direção de Escola, Órgão Executivo. No âmbito dos cursos, a gestão é conduzida pelo Colegiado de Curso, Órgão Consultivo, e pela Coordenação de Curso, Órgão Executivo.
A partir do segundo trimestre de 2018, a estrutura organizacional da Instituição se apresenta conforme dispõem as Resoluções nº 052/CONSUN/2018, nº 205/CONSUN/2018 e 123/CONSUN/2019, com as respectivas subordinações hierárquicas e vinculações técnicas. A Figura 20 apresenta o organograma da Reitoria. Já as Figuras 21, 22 e 23 registram, respectivamente, os organogramas das Vice-Reitorias de Graduação e Desenvolvimento Institucional, de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação e de Extensão e Assuntos Comunitários. Na sequência, a Figura 24 traz o organograma de uma Escola do Conhecimento — a Escola do Mar, Ciência e Tecnologia —, que exemplifica a organização das outras Escolas de Conhecimento no âmbito institucional.
Figura 20 – Organograma da Univali - Reitoria
Fonte: Secretaria dos Conselhos Superiores, 2019.
Figura 21 – Organograma da Univali – Vice-Reitoria de Graduação e Desenvolvimento Institucional
Fonte: Secretaria dos Conselhos Superiores, 2019.
Figura 22 – Organograma da Univali – Vice-Reitoria de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação
Fonte: Secretaria dos Conselhos Superiores, 2019.
Figura 23 – Organograma da Univali – Vice-Reitoria de Extensão e Assuntos Comunitários
Fonte: Secretaria dos Conselhos Superiores, 2019.
Figura 24 – Organograma da Univali – Escola do Mar, Ciência e Tecnologia
Fonte: Secretaria dos Conselhos Superiores, 2019.
5.2 Órgãos Colegiados: competências e composição
5.2.1 Conselho Universitário
O Conselho Universitário, conforme o Estatuto da Univali, é o órgão máximo consultivo, deliberativo e jurisdicional da Instituição em assuntos acadêmicos (ensino, pesquisa, extensão e cultura), administração universitária e estabelecimento de políticas institucionais. É composto por membros natos — cujo mandato perdura enquanto estiverem no exercício do cargo — e por representantes — com mandato de 2 (dois) anos, exceto os discentes, que têm mandato de 1 (um) ano, podendo ser reconduzidos por igual período —, conforme o Art. 3º:
- Reitor, que o presidirá;
- Chefe de Gabinete de Gestão Integrada;
- Vice-Reitores;
- Procurador Geral da Fundação Univali;
- Secretário Executivo da Fundação Univali;
- Diretores das Escolas de Conhecimento;
- Diretor de Internacionalização;
- Diretor de Educação da Vice-Reitoria de Graduação e Desenvolvimento Institucional;
- Diretores de campi da Univali;
- Diretores dos Colégios de Aplicação da Univali;
- Três Coordenadores de curso por Escola de Conhecimento;
- Cinco Coordenadores dos cursos/programas de pós-graduação - stricto sensu;
- Dois representantes docentes por Escola de Conhecimento;
- Dois representantes da Vice-Reitoria de Graduação e Desenvolvimento Institucional;
- Dois representantes da Vice-Reitoria de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação;
- Dois representantes da Vice-Reitoria de Extensão e Assuntos Comunitários;
- Dois representantes docentes da Educação a Distância;
- Dois representantes docentes da Educação Básica;
- Um representante dos funcionários técnico-administrativos;
- Quatro representantes discentes dos municípios de Itajaí e Balneário Camboriú, sendo dois por município;
- Cinco representantes discentes, sendo um do Campus Tijucas, um do Campus Balneário Piçarras, um do Campus Florianópolis, um dos Campus Biguaçu e um Campus Kobrasol São José;
- Presidente ou representante da Associação dos Professores do Ensino Superior de Itajaí;
- Presidente ou representante da Associação dos Professores do Colégio de Aplicação;
- Presidente ou representante da Associação dos Funcionários da Univali;
- Presidente ou representante do Diretório Central dos Estudantes;
- Um representante da Secretaria de Estado da Educação de Santa Catarina;
- Secretário Municipal de Educação de Itajaí;
- Um representante docente da Fundação Univali.
De acordo com o Regimento Geral da Instituição, a indicação dos representantes obedece aos seguintes itens:
- Os Coordenadores de curso por Escola de Conhecimento são escolhidos por seus Diretores de Escolas de Conhecimento;
- Os Coordenadores de cursos/programas de pós-graduação stricto sensu são indicados pelo Vice-Reitor de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação;
- Os representantes do corpo docente por Escola de Conhecimento são eleitos ou escolhidos pelo Colegiado de Escola de Conhecimento a que pertençam e indicados pelo respectivo Diretor;
- Os representantes das Vice-Reitorias são escolhidos pelos respectivos Vice-Reitores;
- Os representantes docentes da Educação a Distância são indicados pelo Vice-Reitor de Graduação e Desenvolvimento Institucional e pelo Vice-Reitor de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação;
- Os representantes docentes da Educação Básica são indicados pelo Vice-Reitor de Graduação e Desenvolvimento Institucional;
- O representante dos funcionários técnico-administrativos é indicado pelo Presidente da Associação dos Funcionários da Univali;
- Os representantes discentes de Itajaí são indicados pelo Diretório Central dos Estudantes;
- Os representantes discentes de Balneário Camboriú são indicados pelo Diretor de Campus;
- Os representantes discentes dos Campi Tijucas, Balneário Piçarras, Florianópolis, Biguaçu e Kobrasol São José são indicados pelo respectivo Diretor de Campus;
- O representante da Secretaria de Estado da Educação de Santa Catarina é indicado pelo respectivo Secretário;
- O representante docente da Fundação Univali é indicado pelo Presidente da Fundação Univali.
São competências do Conselho Universitário, conforme prevê o Art. 5º do Regimento Geral da Instituição:
- Criar ou extinguir Vice-Reitorias;
- Criar, autorizar, implantar, expandir, modificar, suspender e extinguir cursos e/ou habilitações em todos os níveis e modalidades de educação;
- Exercer a jurisdição superior da Univali, nos termos do Regimento Geral, em matéria acadêmica, administrativa, financeira e disciplinar;
- Deliberar sobre o planejamento, a expansão e as políticas da Univali;
- Aprovar o Estatuto e o Regimento Geral;
- Aprovar e controlar a execução do planejamento estratégico da Univali, submetendo-o ao Conselho de Administração Superior;
- Supervisionar a execução dos Planos de Carreira, Sucessão e Remuneração vigentes na Fundação Univali;
- Disciplinar o processo eleitoral da Univali e compor o Colégio Eleitoral para eleição do Reitor;
- Aprovar os critérios de seleção para contratação e dispensa de professores e técnico-administrativos;
- Conferir títulos e outras dignidades universitárias;
- Apreciar o relatório das ações administrativas, quando solicitado;
- Deliberar sobre assuntos pertinentes às Câmaras, quando for o caso;
- Deliberar e homologar sobre decisões ad referendum do Presidente do Conselho Universitário;
- Deliberar quanto a procedimento especial que estabelece regras para apurar e punir falta grave que possa ensejar a destituição do Reitor.
A Câmara de Ensino, em conformidade com o Art. 10 do Regimento Geral da Universidade, detém, quanto a níveis, modalidades e cursos — excluída a pós-graduação — as seguintes atribuições:
- Deliberar sobre legislações e normas acadêmicas;
- Deliberar sobre as normas de ingresso;
- Deliberar sobre os currículos e suas alterações, observada a legislação em vigor;
- Fixar o número de vagas de ingresso;
- Estabelecer políticas de avaliação;
- Propor ao Conselho Universitário políticas e normas relativas ao ensino;
- Recomendar ao Conselho Universitário a criação, a suspensão e a supressão de cursos de graduação, sequenciais e outros projetos relativos à sua área;
- Atuar como instância de recursos;
- Deliberar sobre Regulamentos de Estágios, Práticas de Ensino, Trabalhos de Conclusão de Curso, Monografias, Projetos, Atividades Complementares e similares;
- Deliberar sobre os juramentos dos cursos.
Para tanto, a Câmara de Ensino é composta dos seguintes membros:
- Vice-Reitor de Graduação e Desenvolvimento Institucional, como Presidente;
- Procurador Geral da Fundação Univali;
- Diretores das Escolas de Conhecimento;
- Diretor de Educação da Vice-Reitoria de Graduação e Desenvolvimento Institucional;
- Um Diretor dos Colégios de Aplicação da Univali;
- Um Coordenador de curso por Escola de Conhecimento;
- Um representante docente de cada Escola de Conhecimento;
- Um representante da Educação a Distância;
- Dois representantes da Vice-Reitoria de Graduação e Desenvolvimento Institucional;
- Um representante discente dos campi, excluído o campus representado pelo Diretório Central dos Estudantes;
- Um representante discente dos campi, excluído o campus representado pelo DCE;
- Presidente ou representante da Associação dos Professores do Ensino Superior de Itajaí;
- Presidente ou representante da Associação dos Funcionários da Univali;
- Presidente ou representante do Diretório Central dos Estudantes;
- Presidente ou representante da Associação dos Professores do Colégio de Aplicação.
A Câmara de Pesquisa, Pós-Graduação, Inovação, Extensão e Cultura, segundo estabelece o Art. 12 do Regimento Geral da Instituição, reúne, quanto aos assuntos de pós-graduação, pesquisa, inovação, extensão e cultura, as seguintes competências:
- Deliberar sobre questões referentes à pós-graduação, à pesquisa, à inovação, à extensão e à cultura;
- Recomendar ao Conselho Universitário a criação, a suspensão e a supressão de cursos lato e stricto sensu;
- Deliberar sobre currículos, regimentos e modificações dos cursos lato e stricto sensu e outros projetos relativos à pós-graduação, pesquisa, inovação, extensão e cultura;
- Estabelecer políticas de avaliação da pós-graduação, da pesquisa e da produção científica do corpo docente, bem como da inovação, da extensão e da cultura;
- Propor ao Conselho Universitário políticas e normas relativas à pós-graduação, à pesquisa, à inovação, à extensão e à cultura;
- Estabelecer a política institucional de qualificação docente.
São membros da Câmara de Pesquisa, Pós-Graduação, Inovação, Extensão e Cultura:
- Vice-Reitor de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação, como Presidente;
- Vice-Reitor de Extensão e Assuntos Comunitários;
- Procurador Geral da Fundação Univali;
- Diretores das Escolas de Conhecimento;
- Cinco Coordenadores de cursos/programas de pós-graduação stricto sensu;
- Um Coordenador de curso por Escola de Conhecimento;
- Um representante docente de cada Escola de Conhecimento;
- Um representante da Educação a Distância;
- Dois representantes da Vice-Reitoria de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação;
- Um representante da Vice-Reitoria de Extensão e Assuntos Comunitários;
- Um representante discente dos campi, excluído o campus representado pelo Diretório Central dos Estudantes;
- Presidente ou representante da Associação dos Professores do Ensino Superior de Itajaí;
- Presidente ou representante da Associação dos Funcionários da Univali;
- Presidente ou representante do Diretório Central dos Estudantes.
A escolha dos representantes das Câmaras, de acordo com o Art. 13 do Regimento Geral da Instituição, é competência dos pares — dentre os próprios membros do Conselho Universitário. Anualmente, um terço dos membros representantes das Câmaras é substituído, em sistema de rodízio, passando a ocupar assento em outra Câmara.
5.2.1.1 Funcionamento
Os Órgãos Colegiados atendem a uma rotina de funcionamento normatizada no Regimento Geral da Univali. De acordo com o Art. 16, as convocações para as reuniões ordinárias do Conselho Universitário e de cada Câmara são feitas pelo respectivo Presidente com antecedência mínima de cinco dias úteis. Na prática, a convocação ocorre por meio de edital, encaminhado a cada conselheiro, por e-mail da Secretaria dos Conselhos Superiores — contendo a pauta. O material que a subsidia e a ata da reunião anterior são compartilhados com os conselheiros por meio da extranet da Secretaria dos Conselhos Superiores. Cada sessão do
Conselho Universitário e das Câmaras conta com a respectiva ata que, depois de aprovada, é assinada pelos conselheiros presentes à sessão documentada.
Nessa dinâmica, as pautas são distribuídas a relatores por decisão do respectivo Presidente. Ao relator, compete emitir um parecer sobre a matéria que lhe for destinada e remetê-lo, via e-mail, à Secretaria dos Conselhos Superiores até um dia antes da data da reunião.
Quanto à periodicidade das reuniões ordinárias, o Conselho Universitário reúne-se bimestralmente, enquanto as Câmaras promovem reuniões ordinárias mensais. Para tanto, um calendário anual organizado pela Secretaria dos Conselhos Superiores é submetido à análise e aprovação prévia do Conselho Universitário em plenária.
Das decisões do Conselho Universitário e das respectivas Câmaras, em todos os níveis da administração que constituam atos normativos, serão baixadas resoluções pelo Presidente do Conselho Universitário. A publicação das resoluções é feita sistematicamente no mural da Secretaria dos Conselhos Superiores, localizada no Campus Itajaí. Além disso, as resoluções são compartilhadas, via e-mail, com os segmentos interessados. Os demais atos normativos, como regimentos, estatutos e organogramas, estão disponíveis ao público no site da Univali.
5.2.2 Colegiado de Escola
Os Colegiados de Escola, de acordo com o Estatuto da Univali, são Órgãos Deliberativos, Técnico-Consultivos e de Assessoramento das Escolas de Conhecimento em matéria de ensino de graduação e pós-graduação, pesquisa, extensão e cultura. Integram-no, entre outros membros, o Diretor da Escola, os coordenadores de curso sequencial, de graduação e de pós-graduação stricto sensu, um representante docente de cada curso integrante da Escola e representantes discentes da Escola em, no máximo, 30% do total dos membros do Colegiado, escolhidos por seus pares. Seus membros são empossados pelo Diretor de Escola e seus mandatos variam entre 1 (representante discente) e 2 anos (representante docente).
5.2.3 Colegiado de Curso
Os Colegiados de Cursos são Órgãos Consultivos e de Assessoramento dos seus coordenadores. Têm a seguinte composição: o coordenador de curso, quatro professores, escolhidos por seus pares, e dois acadêmicos, também eleitos por seus pares. Sua nomeação é feita pelo Diretor de Escola. No caso de cursos de pós-graduação stricto sensu, a nomeação do colegiado é feita pelo coordenador de curso, em atenção ao Regimento Interno do curso em questão.
5.2.4 Núcleo Docente Estruturante
Cada curso de graduação conta com um Núcleo Docente Estruturante (NDE), de acordo com a legislação em vigor e a Resolução nº 023/Consun/2012, constituído por um conjunto de professores com elevada titulação e regime de trabalho em tempo integral ou parcial que responde diretamente pela formulação, implementação e desenvolvimento do Projeto Pedagógico do Curso.
No caso dos cursos de bacharelado e licenciatura, o NDE observa os seguintes critérios: ter como presidente o Coordenador do curso; ter, no mínimo, cinco professores pertencentes ao
corpo docente do curso há pelo menos dois anos; ter, pelo menos, 60% de seus membros com titulação acadêmica obtida em programas de pós-graduação stricto sensu e, destes, 40% com título de doutor; ter todos os membros em regime de trabalho de tempo parcial ou integral, dos quais pelo menos 20% em tempo integral; ter cada um dos membros obtido, no mínimo, média 7 no Programa de Avaliação Institucional em cada um dos últimos dois anos anteriores ao exercício do mandato. Especificamente nos cursos de Direito e Medicina, pelo menos 60% dos professores que compõem o NDE têm formação acadêmica na área do curso.
Nos cursos superiores de tecnologia, a composição do NDE respeita os seguintes critérios: ter como presidente o Coordenador do curso; ter, no mínimo, cinco professores pertencentes ao corpo docente do curso há pelo menos dois anos; ter pelo menos 60% de seus membros com titulação acadêmica obtida em programas de pós-graduação stricto sensu; ter todos os membros em regime de trabalho de tempo parcial ou integral, dos quais preferencialmente 40% em tempo integral; ter, no mínimo, 30% dos docentes com experiência profissional no eixo tecnológico do curso, fora do magistério, de pelo menos dois anos; ter cada um dos membros obtido, no mínimo, média 7 no Programa de Avaliação Institucional em cada um dos últimos dois anos anteriores ao exercício do mandato.
Em todos os casos, a indicação dos membros do NDE pelo colegiado e pela coordenação do curso deve ser submetida à análise da Direção de Escola e do Colegiado de Escola e à homologação pela Vice-Reitoria de Graduação e Desenvolvimento Institucional.
5.3 Órgãos Executivos
5.3.1 Órgãos Executivos Superiores
As atribuições dos Órgãos Executivos Superiores estão estabelecidas nos Artigos 22 e 23 do Estatuto da Universidade.
À Reitoria cabe superintender, coordenar, supervisionar e controlar todas as atividades da Univali sob a direção do Reitor, eleito pelo Colégio Eleitoral. Sua ação acadêmica, administrativa e executiva se estende a toda instituição por meio da Chefia de Gabinete de Gestão Integrada e das Vice-Reitorias, cujos responsáveis diretos são escolhidos e nomeados pelo Reitor.
A Chefia de Gabinete de Gestão Integrada e as Vice-Reitorias desenvolvem atividades administrativas e acadêmicas de forma integrada para garantir a plena realização das funções de ensino, pesquisa, extensão, cultura, planejamento e desenvolvimento institucional.
À Chefia de Gabinete de Gestão Integrada cumpre especialmente possibilitar à Reitoria a efetivação dos objetivos institucionais. Para isso, atua na governança, no controle, na gestão de risco e na gestão integrada das pessoas e processos administrativos, orçamentários, financeiros.
A Vice-Reitoria de Graduação e Desenvolvimento Institucional gerencia e promove as políticas institucionais de educação básica e ensino superior — no âmbito da graduação —, de marketing e comunicação e de desenvolvimento institucional em consonância com o planejamento estratégico.
A Vice-Reitoria de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação gerencia e promove as políticas institucionais de pesquisa, pós-graduação — lato e stricto sensu —, prestação de serviços e inovação.
A Vice-Reitoria de Extensão e Assuntos Comunitários gerencia as políticas institucionais de extensão, filantropia, responsabilidade social e relacionamento com a comunidade, em consonância com o ensino e a pesquisa, para o desenvolvimento social.
5.3.2 Órgãos Executivos Estratégicos
À Diretoria de Campus — instância existente nos campi fora de sede (Campus Itajaí) e criada em 2018 —, cabe a responsabilidade pelo gerenciamento e pela supervisão das atividades administrativas de funcionamento do campus. Além disso, cumpre desenvolver relacionamento com a comunidade para consolidar a imagem e a identidade institucional e promover oportunidades de geração de recursos, atendendo às necessidades das Diretorias de Escolas.
Já a Direção de Escola de Conhecimento dirige, coordena, supervisiona e avalia todas as atividades de ensino, pesquisa, extensão, cultura, administrativas e disciplinares no âmbito da Escola. Conforme o Estatuto da Universidade, o Diretor de Escola é escolhido e nomeado pelo Reitor, ouvidos os Vice-Reitores. Sua nomeação é oficializada por meio de portaria.
Nesta esfera, há, ainda, o Conselho Gestor, constituído pelos Diretores das Escolas, de Campus, de Educação, de Internacionalização e de Assuntos Institucionais, Vice-Reitores, Chefe de Gabinete de Gestão Integrada e Reitor, além do Procurador Geral, do Tesoureiro, do Secretário Executivo, do Diretor Administrativo e do Diretor de Planejamento e Finanças da Fundação Univali, o qual se reúne a cada 45 dias ou em caráter extraordinário, obedecendo a um calendário semestral de encontros, para deliberar sobre questões do dia-a-dia e do futuro da Instituição e compartilhar informações ou demandas que requerem a interlocução pessoal dos gestores até as estruturas hierárquicas inferiores no âmbito das Escolas/campus.
O Reitor convoca o grupo para as reuniões, por e-mail, com a relação das pautas a serem abordadas no encontro em questão e os respectivos expositores e subsídios — se necessário —, que podem contar com participantes convidados do corpo social da Instituição ou mesmo de fora dela, dependendo do tema a ser discutido. Entre as pautas levadas ao Conselho Gestor, figuram, por exemplo: a construção de propostas de instruções normativas e resoluções, a política de captação de recursos, a composição da programação das Trilhas Formativas Docentes e de colaboradores administrativos, a análise e a discussão do Planejamento Estratégico Institucional e a deliberação de planos de melhoria e de investimento requeridos a partir de resultados da avaliação institucional interna e externa.
5.3.3 Órgãos Executivos Táticos
À Coordenação de curso de graduação cabe a responsabilidade de planejar, coordenar, supervisionar e avaliar o projeto pedagógico do curso, observados as políticas, as diretrizes, as normas e os procedimentos determinados pela Escola de Conhecimento e pelos Órgãos Executivos e Deliberativos da Univali. O Coordenador é indicado pelo Diretor da Escola de Conhecimento em acordo com o Vice-Reitor de Graduação e Desenvolvimento Institucional. Sua nomeação é feita pelo Reitor.
A Coordenação de programa ou de curso de pós-graduação stricto sensu — mantém vínculo simultâneo com a Vice-Reitoria de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação e com a respectiva Direção da Escola — e tem como responsabilidade planejar, organizar, coordenar, supervisionar e avaliar as atividades de ensino, pesquisa, extensão, cultura e disciplinares no âmbito do curso, observadas as políticas, as diretrizes e as normas da Escola de Conhecimento e dos demais órgãos executivos e deliberativos da Universidade. Conforme o Regimento Geral da Instituição, o Coordenador, neste caso, é indicado pelo Vice-Reitor de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação em acordo com a Direção da Escola de Conhecimento, ouvido o Colegiado do Curso. Sua nomeação também é efetivada pelo Reitor.
5.4 Órgãos de Apoio
As atividades acadêmicas da Instituição são desenvolvidas com órgãos de apoio administrativo, técnico, científico, pedagógico, artístico, cultural e desportivo conforme estabelece o Art. 42 do Regimento Geral da Univali. São estes:
- Administrativos: Secretarias, Gerências e Coordenações, como a de Bibliotecas, Desenvolvimento Institucional, Ensino Superior, Educação Superior e Atenção ao Estudante, entre outras, estruturadas em setores que igualmente prestam suporte fundamental às atividades acadêmicas;
- Técnicos: setores de audiovisual, bibliotecas, laboratórios de informática, laboratórios didáticos específicos, campos de estágio (clínicas, hospitais, farmácias, emissoras de rádio e televisão e empresas, instituições e organizações públicas e privadas parceiras);
- Pedagógicos: Apoio Pedagógico (nas Escolas de Conhecimento), Diretoria de Internacionalização, Univali Idiomas, Núcleo de Acessibilidade da Univali e Coordenação de Educação a Distância, entre outros;
- Científicos: grupos de pesquisa cadastrados no Diretório de Grupos de Pesquisa no Brasil do CNPq e na base institucional — que desenvolvem seus trabalhos conforme as linhas de pesquisa dos cursos de graduação e programas de pós-graduação stricto sensu;
- Desportivo: Seção de Esportes.
- Artístico-cultural: Bibliotecas, Seção de Artes, Seção de Música e Coral, Centro de Memória.
Tais órgãos, por sua vez, desenvolvem programas e ações essenciais à formação profissional dos acadêmicos, como: projetos pedagógicos dos cursos, Trilhas Formativas Docentes e para o corpo técnico-administrativo, inclusão tecnológica, produção científica, Programa de Intercâmbio Acadêmico, Programa de Avaliação Institucional da Univali, estágios curriculares obrigatórios e não obrigatórios, monitoria em atividades de ensino, acompanhamento do desempenho acadêmico, eventos esportivos e cursos de extensão.
5.4.1 Sistemas de apoio às atividades acadêmicas
A Univali possui um sistema de gestão acadêmica próprio chamado Sistema Acadêmico.
Trata-se de um software desenvolvido para integrar todos os processos que envolvem a vida acadêmica, desde o ingresso do estudante até a emissão do seu diploma, além de permitir acesso imediato às informações, seja por consultas, relatórios ou requerimentos.
No âmbito da educação a distância, a Universidade também se utiliza de outros softwares para as atividades de gestão acadêmica e financeira, desde a organização dos cursos, o acompanhamento da execução do projeto pedagógico, a avaliação contínua dos desempenhos acadêmico, financeiro e do processo seletivo até a conclusão do curso.
O Sistema Acadêmico se traduz em agilidade e padronização de processos. Sua automatização possibilitou a minimização de erros e perdas de informações. Ele está interligado aos sistemas Banco de Talentos, Bibliotecas, Bolsas, Controle Docente, Financeiro, Processo Seletivo e Protocolo, possibilitando a integração dos processos, como o cadastro de um curso, a inclusão da matriz curricular e suas especificidades. O Sistema também permite a geração do horário de aula com vinculação dos professores e espaço físico, a realização de matrículas online para calouros e veteranos, registros financeiros, lançamentos de bolsas e descontos, além da emissão de diário classe, certidão de colação de grau e do diploma. No Quadro 09, há a descrição dos principais módulos do Sistema Acadêmico.
Quadro 09 – Descrição dos principais módulos do Sistema Acadêmico em 2018
Acadêmico Permite cadastro completo de cursos (identificação, enquadramento, turno, habilitação, titulação, reconhecimento), cadastro de matriz curricular, registro dos processos regulatórios; habilita a oferta de disciplinas por semestre (horário da aula, turno de oferecimento, requisitos especiais, número de vagas, alocação do espaço físico disponível, vinculação do professor); permite realizar cadastro de aluno e matrícula online (calouros e veteranos), emissão de diário de classes, controle de frequências e notas, geração de documentos relativos à vida acadêmica; possibilita cadastrar o calendário das solenidades públicas de colação de grau, gerar certidão de colação de grau e diploma de conclusão de curso, além de diversos relatórios.
Controle Docente
Permite cadastro e credenciamento de docentes, lançamento e importação de carga horária, além da emissão de relatórios para consulta ou tomada de decisão.
Bolsas Permite cadastros dos tipos de benefício, ou seja, bolsas, convênios, monitorias, estágios e pesquisas, com o registro, por aluno, de valor recebido e período, bem como de regras para manutenção/renovação e geração de relatórios para controle e manutenção de bolsas/financiamentos.
Financeiro Permite cadastro de valores por curso, geração e controle de duplicatas, emissão de boletos, propostas de negociação, emissão de contratos de financiamentos, lançamentos e extratos financeiros por aluno e realização de rotinas de afastamento de alunos, além de relatórios para consulta ou tomada de decisão.
Processo Seletivo
Permite lançamento de vagas oferecidas por processo seletivo, importação dos candidatos selecionados, geração e controle de chamadas dos editais e acompanhamento da evolução da matrícula de calouros.
Protocolo Possibilita a inserção de requerimentos (ex.: justificativa de faltas, histórico escolar, concessão de vagas interna, aproveitamento de estudos, declarações, revisão de débito, colação de grau, diploma); auxilia nos despachos e tramitação de documentos entre setores e campi; permite o acompanhamento de todo o
andamento da solicitação pelo Portal do Aluno; além disso, segue as normativas do regimento interno, permitindo agilidade, melhor administração das rotinas de trabalho entre os setores, acesso rápido e transparência das informações; diminuição de impressão de documentos e aceleração dos fluxos dos processos.
Fonte: Coordenadoria de Atenção ao Estudante, Coordenadoria de Processos Regulatórios, Diretoria de Educação, Vice-Reitoria de Graduação e Desenvolvimento Institucional, 2019.
Além do aplicativo Minha Univali (disponível para Android e IOS), os acadêmicos podem
acessar, em ambiente online, informações e serviços voltados à vida acadêmica, por meio do Portal do Aluno, pelo site: univali.br/intranet. Estão disponíveis neste ambiente: matrícula online para calouros e veteranos, consulta de programação acadêmica, matriz curricular, ementas/plano de ensino, consulta de notas, posição financeira, horários de aulas, equivalências, contrato oficial, histórico extraoficial, relatório de pagamentos para imposto de renda, conteúdo programáticos, dados do aluno e do responsável financeiro, informações do Enade, solicitações de protocolo, avaliação institucional, avaliação de estágios, Banco de Talentos, Ambiente Sophia, Biblioteca, eventos, além dos serviços de Tecnologia da Informação.
O aperfeiçoamento contínuo do Sistema Acadêmico aumenta a eficiência, a agilidade e a transparência de vários processos da Universidade, contribuindo para minimizar eventuais erros operacionais e favorecendo o crescimento institucional. Outros benefícios ainda incluem a descentralização da execução dos serviços, otimização e automatização dos fluxos e processos de atendimento e de prestação de serviços, disponibilidade de consultas online, facilidade de acompanhamento das atividades pelos setores competentes, além da redução de custos com a substituição de atendimentos em balcão por operações online.
5.5 Arquivo permanente
O sistema de arquivo da Univali, instituído no ano de 2000, busca desenvolver o aperfeiçoamento das atividades arquivísticas e promover a interação e interdependência dos órgãos e setores responsáveis pela guarda de documentos, nas diferentes fases da gestão documental, assegurando a conservação, o armazenamento, a recuperação e o acesso aos documentos institucionais. É composto pelos Arquivos Central Permanente, Intermediário e Setoriais. Integra ainda este sistema a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
O sistema de arquivo tem a missão de contribuir para o desenvolvimento da Instituição, subsidiando suas ações administrativas e pedagógicas nos âmbitos da pesquisa, ensino, extensão, cultura e social para consecução dos objetivos institucionais.
O Arquivo Central Permanente é a unidade centralizada responsável pela custódia dos documentos de valor secundário ou permanente e pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados nos arquivos intermediários e setoriais da instituição. A centralização consiste no recolhimento da documentação de valor permanente em apenas um local físico, considerando a padronização do processamento técnico, as políticas de preservação, recuperação, o atendimento à pesquisa e as normas instituídas pelas Portarias MEC 315/2019 e 554/2019.
Arquivos Intermediário e Setoriais são descentralizados em unidades universitárias. No Arquivo Intermediário, há a avaliação e a aplicação dos procedimentos técnicos visando à eliminação ou guarda temporária e à recuperação dos documentos transferidos dos Arquivos Setoriais.
Na fase corrente ou setorial, caberá à avaliação, a guarda e a gestão do fluxo documental do acervo que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes por quem o produziu.
O acervo do arquivo corrente é transferido para o Arquivo Central semestralmente, de acordo com a avaliação da tipologia documental, a Tabela de Temporalidade Documental e as especificidades da área do acervo (administrativa, acadêmica, jurídica e saúde). Os setores de origem do acervo utilizam um sistema para registro e acompanhamento do atendimento, no qual são incluídas todas as informações essenciais para sua realização.
A visita técnica in loco é realizada para auxiliar nas etapas de avaliação, seleção, ordenação, arranjo, transferência ou destinação final dos documentos. O arquivista responsável vai ao setor de origem do acervo a fim de estabelecer o processo mais adequado, com base nas especificações do acervo, local de armazenamento, material, estrutura e as necessidades do setor. A ação pode ocorrer por meio de orientação, treinamento ou com a ação direta da equipe do Arquivo Central no setor de origem. A descentralização aplica-se à fase intermediária e corrente, considerando a estrutura institucional e a necessidade de facilitar o fluxo de informações em cada setor.
5.6 Fluxo de comunicação com a comunidade acadêmica
A comunicação institucional utiliza ferramentas próprias que viabilizam o fluxo entre os diferentes segmentos da Universidade. No que se refere ao fluxo de comunicação entre os gestores, as diversas chefias se utilizam das comunicações internas, encaminhadas via digital ou malote interno, das ligações telefônicas e dos contatos pessoais tradicionais — em reuniões esporádicas, ordinárias e extraordinárias, conforme a demanda. Além disso, a Universidade dispõe de mailing list por segmento de interesse — como a lista de Coordenadores de cursos de graduação — e sistemas integrados para o gerenciamento de processos internos, como o Sistema Acadêmico, o Sistema de Controle Docente, o Business Intelligence, o Sistema de Planejamento Estratégico, o Sistema Gestor, entre outros.
Quanto à comunicação com a comunidade acadêmica em geral, a Univali conta com a Gerência de Marketing e Comunicação, cuja equipe é responsável por vários canais de comunicação oficiais. Com os colaboradores, a comunicação institucional se efetiva por meio de ferramentas utilizadas para veicular informações de interesse específico desse público, como: o grupo fechado na rede social Facebook, Univali Notícias, os murais nos campi (impresso, diário), a newsletter Univali em dia (semanal), o mailing list por segmento de interesse e as redes sociais, o Guia Pró-Docência (anual, digital) e a intranet (com informações gerais para o grupo e específica por usuário).
Para viabilizar a comunicação eficiente e sistemática com alunos e egressos, nos diferentes níveis de educação, a Universidade dispõe do Guia Acadêmico (impresso e digital, anual), do site (www.univali.br, no qual há atalhos para redes sociais que também multiplicam as informações de forma oficial), do Portal do Aluno (digital), do Mural Eletrônico (digital, diário), dos aplicativos para tablets e smartphones (o Aplicativo Univali Notas, com acesso à programação acadêmica do aluno, suas notas e histórico financeiro), da Comunidade Alumni (www.univali.br/alumni), do Sistema Educativo de Rádio e TV Univali, da Ouvidoria e da Central de Atendimento Univali. Além disso, há mailing list específico por segmento de interesse: lista de alunos matriculados do curso, lista de alunos por disciplina, lista de egressos do curso.
