1

UBND HUYỆN HỒNG NGỰ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 297/KH-PGDĐT Hồng Ngự, ngày 27 tháng 3 năm 2018

KẾ HOẠCH

Công tác văn thư, lưu trữ năm 2018

Căn cứ Kế hoạch số 64/KH-UBND ngày 26 tháng 3 năm 2018 của Ủy

ban nhân dân huyện Hồng Ngự về công tác văn thư, lưu trữ năm 2018.

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế của cơ quan, Phòng Giáo

dục và Đào tạo (GDĐT) xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ của ngành

năm 2018. Cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

Nâng cao trách nhiệm của ngươi đứng đâu trong việc thực hiện nhiệm vụ

công tác văn thư, lưu trữ, không để xảy ra tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống

và tổ chức chỉnh lý, lựa chọn những hồ sơ có thơi hạn bảo quản vĩnh viễn giao

nộp vào kho lưu trữ Huyện, nhằm bảo quản và phát huy giá trị của tài liệu.

Tăng cương hoạt động quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, đưa

công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị đi vào nề nếp, khoa học, đáp

ứng yêu câu cải cách hành chính nhà nước và thực hiện đúng quy định của pháp

luật về công tác văn thư, lưu trữ.

2. Yêu cầu

Thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ; đồng thơi, xây dựng Kế hoạch về

công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 phù hợp với quy định của pháp luật và tình

hình thực tế của đơn vị mình.

Tăng cương công tác kiểm tra, chỉ đạo việc thực hiện các quy định của

pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; tập trung vào việc lập hồ sơ và giao nộp

tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, đơn vị; xử lý tài liệu tồn đọng kéo dài.

II. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Công tác tuyên truyền

Phổ biến kịp thơi các văn bản hướng dẫn, quy định của pháp luật về công

tác văn thư, lưu trữ đến từng cán bộ, công chức, viên chức nắm và thực hiện

đảm bảo đúng theo quy định.

2. Hoạt động quản lý văn thư, lưu trữ

2.1. Hoạt động văn thư

2

Chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức soạn thảo và ban hành văn bản; quản

lý văn bản đi, đến; lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, đơn

vị; quản lý và sử dụng tốt con dấu theo quy định của pháp luật.

Tiếp tục ứng dụng phân mềm Eoffice để thực hiện quy trình xử lý văn bản,

mở sổ quản lý văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ công việc và phát hành văn

bản điện tử trên môi trương mạng.

2.2. Hoạt động lưu trữ

Tiếp tục xử lý tài liệu tồn đọng từ năm 2015 trở về trước, xác định giá trị tài

liệu, lựa chọn những tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào kho lưu

trữ Huyện.

Chỉ đạo thực hiện tốt công tác lập hồ sơ, tài liệu và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào

lưu trữ cơ quan, đơn vị; đâu tư kinh phí cải tạo, nâng cấp, mở rộng phòng, kho lưu

trữ, đảm bảo đủ diện tích và điều kiện thiết yếu phục vụ công tác văn thư, lưu trữ

và tăng cương công tác phòng, chống cháy, nổ đảm bảo an toàn tuyệt đối tài liệu

lưu trữ tại đơn vị.

3. Công tác kiểm tra, hướng dẫn các hoạt động văn thư, lưu trữ

Phòng GDĐT tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

đối với các đơn vị trực thuộc. Trong đó, tập trung kiểm tra việc tổ chức thực

hiện các nội dung như sau:

Công tác ban hành các văn bản chỉ đạo, triển khai, phổ biến và sửa đổi văn

bản liên quan công tác văn thư, lưu trữ.

Lập danh mục hồ sơ công việc của đơn vị; lập hồ sơ giải quyết công việc đối

với văn bản giấy và văn bản điện tử của cán bộ, công chức, viên chức.

4. Công tác đánh giá, phân loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

Hằng năm Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị triển khai và tổ chức tự đánh giá kết

quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo thực chất và đúng thơi gian quy định

theo Quyết định số1279/QĐ-UBND-HC ngày 16 tháng 12 năm 2014 của Ủy ban

nhân dân tỉnh Đồng tháp về việc ban hành tiêu chí đánh giá, xếp loại công tác văn

thư, lưu trữ đối với cơ quan, đơn vị và địa phương trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp.

5. Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ

Thực hiện tốt chế độ thông tin, báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ: 06 tháng,

báo cáo đột xuất và báo cáo thống kê định kỳ công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu

lưu trữ hàng năm.

6. Công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống

Tiếp tục thực hiện tốt Chỉ thị số 03/CT-UBND ngày 10 tháng 6 năm 2016

của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Tỉnh về tăng cương công tác xử lý tài liệu tồn

đọng, tích đống của cơ quan, đơn vị trên địa bàn Tỉnh và Kế hoạch số 146/KH-

UBND ngày 13 tháng 10 năm 2016 của Ủy ban nhân dân huyện về chỉnh lý tài

liệu lưu trữ trên địa bàn Huyện.

3

7. Kinh phí thực hiện công tác văn thư và hoạt động lưu trữ

Chủ động bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ theo quy định tại

Điều 39, Luật Lưu trữ năm 2011. Trong đó, cân quan tâm việc bảo quản an toàn

tài liệu lưu trữ như: Sắp xếp hồ sơ, tài liệu, cải tạo, nâng cấp và trang bị thêm các

tủ, kệ đựng hồ sơ, tài liệu tại kho lưu trữ để bảo quản an toàn tài liệu.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Căn cứ nội dung, nhiệm vụ của kế hoạch, Hiệu trưởng các trương trực

thuộc xây dựng kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với chức

năng, nhiệm vụ quy định. Trong quá trình thực hiện, những vấn đề phát sinh,

khó khăn vướng mắc đề nghị báo cáo về Phòng GDĐT để phối hợp giải quyết./.

Nơi nhận: - UBND huyện (b/c);

- Phòng Nội vụ (biết);

- Ban lãnh đạo Phòng (biết);

- Các chuyên viên (biết);

- Các trương trực thuộc (t/h);

- Lưu: VT.

TRƯỞNG PHÒNG

Nguyễn Hữu Tiến

4

PHỤ LỤC

Các nhiệm vụ trọng tâm (Kèm theo Kế hoạch số /KH-PGDĐT ngày tháng 3 năm 2018

của Phòng Giáo dục và Đào tạo)

STT Nội dung công việc Cơ quan, đơn vi chủ

trì

Thời gian

thực hiện

1

Báo cáo thống kê định kỳ công tác

văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

hàng năm

Cơ quan Phòng, các

trương trực thuôc

Quý I

Năm 2018

2

Đánh giá, xếp loại kết quả thực

hiện công tác văn thư, lưu trữ năm

2017

Cơ quan Phòng, các

trương trực thuôc

Quý I

Năm 2018

3 Ban hành Kế hoạch công tác văn

thư, lưu trữ năm 2018

Cơ quan Phòng, các

trương trực thuôc

Quý I

Năm 2018

4

Tổ chức kiểm tra công tác văn thư,

lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm

2018

Cơ quan Phòng Quý II

Năm 2018

5

Sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành

mới Quy chế công tác văn thư, lưu

trữ.

Cơ quan Phòng, các

trương trực thuôc Năm 2018

6 Bảng thơi hạn bảo quản hồ sơ, tài

liệu

Cơ quan Phòng, các

trương trực thuôc Năm 2018

7 Ban hành Danh mục hồ sơ và tổ

chức lập hồ sơ công việc

Cơ quan Phòng, các

trương trực thuôc Năm 2018

8

Xử lý tài liệu tồn đọng theo Chỉ thị

số 03/CT-UBND ngày 10 tháng 6

năm 2016 của Chủ tịch UBND

Tỉnh

Cơ quan Phòng, các

trương trực thuôc Năm 2018