Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio IX - Comunicazione 1/34 Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010 Il nuovo modello

Ufficio scolastico per la LombardiaUfficio IX - Comunicazione 1/34

Il modello di circolare e le modalità di pubblicazione - 30 giugno 2010

Il nuovo modello di circolare USR Lombardiae le modalità di pubblicazione

a cura di Alberto Ardizzone

La cura della documentazione



Buona comunicazione nella pubblica amministrazione

• Comprensibileo chiara, semplice,

vicina ai bisogni del cittadino

• Universaleo senza barriere

all’accesso

• 1993. Codice di stile

• 1997. Manuale di stile

• 2002. Direttiva sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi (Direttiva Frattini) – progetto Chiaro

• 2003. Manuale di scrittura amministrativa

• 2005. Direttiva Baccini

• 2004. Legge 4/2004 (Legge “Stanca”)

• 2005. DM 8 luglio 2005I requisiti tecnici

• 2006. Codice amministrazione digitale

• 2008. WCAG 2.0 (Linee guida per l’accessibilità dei contenuti web, W3C)

• 2010. Nuovo Codice Amm9inistrazione digitale, Linee guida per i siti della PA, …



Comunico per farmi capire…

• semplificazione del linguaggio

• vicino alla lingua parlata dei cittadini

• testi pensati e scritti per essere compresi

• trasparenza dell’azione amministrativa

piano giuridico piano comunicativo

chiarezzalegittimità

efficacia

La comunicazione delle pubbliche amministrazioni deve soddisfare i requisiti della chiarezza, semplicità e sinteticità e, nel contempo, garantire completezza e correttezza dell’informazione.

(dalla Direttiva sulle attività di comunicazione delle PA

7 febbraio 2002)



… da tutti

• eliminazione delle barriere all’accesso

• prima di scrivere, penso accessibile

chiarezzalegittimità

universalità



La circolare e le sue parti

Testata

Protocollo e data

Destinatari

Oggetto

Testo

Firma

Allegati

Sigla e riferimenti

Piè di pagina



Chi siamo: la testata

• La scritta Ministero… è in Palace, carattere incorporato in quanto non sempre disponibile nei computer in uso

• Ufficio: numero romano (senza °)

• Denominazione ufficio: denominazione completa uguale a quella del decreto

• Stile intestazione: Verdana 9 pti, interlinea multipla 1,1



Presentiamoci: protocollo e data

• Prot. n. MPI AOODRLO R.U. nnnn(esempio: Prot. n. MPI AOODRLO R.U. 2345)

• data nella forma “del gg mese aaaa” (esempio “del 13 febbraio 2008”)

• Stile per il protocollo: Tahoma 12 pti, interlinea multipla 1,2

Prot. n. MIUR AOODRLO R.U. xxxx del gg mese aaaa



A chi e cosa: destinatari e oggetto

• L’elenco dei destinatari è allineato a sinistra con rientro destro di 9 cm, Tahoma 10 pti, interlinea singola

• L’uso delle maiuscole sarà limitato alla prima lettera (“A”) di ogni destinatario e ai nomi propri

• Oggetto: in grassetto ed allineato a sinistraStile Oggetto (Titolo1): Tahoma, 11 punti, grassetto, rientro sporgente di 2 cm, interlinea Multipla 1,2

• Il titolo dell’oggetto inizierà con la lettera maiuscola e terminerà senza punto

• Oggetti chiari, semplici, precisi e concisi, in grado di conferire riconoscibilità alla circolare (anche fuori dal contesto)

Oggetto: Inserire oggetto

Ai dirigenti scolasticidelle scuole statali e paritariedella Lombardia



Scrivere per farsi capire Il testo della circolare: indicazioni generali

• Sottolineato solo per i link

• Grassetto (senza abusarne) per dare enfasi

• Corsivo solo per parole straniere e titoli di libri, leggi, ecc.

• In caso di elenchio utilizzare l’elenco (lista) piuttosto che la

sequenza di termini separati da virgole

o utilizzare l’elenco (lista) al posto di paragrafi consecutivi

• Font: Tahoma 11, interlinea multipla 1,2

• Limitare l’uso degli acronimi (sigle) e delle abbreviazioni

• Se possibile, scrivere gli acronimi (sigle) per esteso o indicarne a parte (mail di accompagnamento) la loro descrizione completa

• Usare invio solo per terminare il paragrafo (evitare invii plurimi per spaziare)

Direttive sulla semplificazione del linguaggio amministrativo

Regole di leggibilità dei testi scritti per il web

Riferimenti

RicordaIl MAIUSCOLO è meno leggibile: meglio non abusarne



Scrivere per farsi capire Il testo della circolare: frasi e paragrafi

• Definizione di paragrafo: “Ciascuna delle varie parti, generalmente brevi e dotate di una certa unità di pensiero e di composizione, in cui viene suddiviso un capitolo di un’opera (manuale di studio, trattato scientifico, legge, ordinamento, ecc.), o anche uno scritto in genere” (Treccani)

• Definizione di frase:“La frase o proposizione è l’unità minima di comunicazione dotata di senso compiuto” (da Luca Serianni, Grammatica Italiana, UTET)

• Il paragrafo come un elemento autonomo, breve

• Un paragrafo, tuttavia, può contenere più frasi (che insieme formano un’unità logica di significato)

• Lettura facilitata se i paragrafi sono distanziati (senza esagerare)



Questioni di punteggiatura 1

• Il punto fermoPoiché le frasi brevi rendono il testo più leggibile, un suggerimento utile è di usare frequentemente il punto, facendo frasi lunghe al massimo 20-25 parole

• La virgola Non va usata tra soggetto e predicato verbale o tra quest’ultimo e il suo complemento oggetto. È usata per separare incisi, proposizioni subordinate

• Il punto e virgola Segna una pausa più forte della virgola, ma meno lunga di quella indicata dal punto fermo. Il punto e virgola separa due frasi indipendenti tra loro ma che concettualmente siano in rapporto di continuità. Precede quindi quelle congiunzioni che introducono una principale (pertanto, quindi, tuttavia, ecc.). Può separare anche i membri di un elenco (Raso, La scrittura burocratica)

Alfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997




• Due punti Servono ad introdurre elenchi,spiegazioni, chiarimenti

• Le virgolette Sono usate, di norma, per isolare parole altrui o citazioni. Spesso sono usate per attribuire alle parole sensi particolari, ma quest’uso non giova alla chiarezza del testo

• Trattini e parentesi Sono usati per isolare incisi all’interno della frase. Poiché gli incisi spostano l’attenzione di chi legge dagli elementi principali della frase su quelli secondari, è preferibile evitarli

Alfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997




• Punto, virgola, due punti, punto e virgola: prima nessuno spazio, dopo uno spazio

• Parentesi, apici, doppi apici: uno spazio all’esterno, nessuno spazio all’interno

• Apostrofo: nessuno spazio né prima, né dopo

• Liste (puntate e numerate)

o All’interno di una frase:

- sono precedute da un due punti;

- ogni voce termina con un punto e virgola, tranne l’ultima che termina con un punto.

o Se non sono all’interno di una frase:

- non sono precedute dai due punti;

- le voci non terminano con alcun segno di punteggiature.



La circolare ben formata

La circolare ben formata è una circolare che utilizza in modo corretto gli elementi di strutturazione del testo

Titolo 1

Titolo 2

Titolo 2

Elenchi

Tabella



La nostra circolare ben formata

Nel nostro modello gli elementi strutturali sono già presenti

Ci basta ricordare che…



Titoli

• Se il testo della circolare contiene sottotitoli, conviene “marcarli” come Titolo 2, in quanto l’oggetto della circolare è titolo di livello superiore (Titolo 1, già assegnato):

Oggetto: Titolo comunicazione

Testo introduttivo

Note organizzative

Testo



I vantaggi dei titoli

• Permettono la creazione di sommari automatici con link diretti alle varie parti del documento

• Se il documento è convertito in pdf e se la conversione mantiene i tag*, i titoli di trasformano in segnalibri facilitando di molto la navigazione del documento

* Con Word 2007 e componente aggiuntivo gratuito, oppure con OpenOffice, oppure con Acrobat



Elenchi

• Se il testo della circolare contiene termini o frasi in sequenza, può essere utile marcarli come elenchi (liste)

• Con Word 2003:o scrivere le voci di elenco e premere invio dopo ogni voce (si genera un

paragrafo);o selezionare le voci dell’elenco;o scegliere da Stili e formattazione la formattazione (stile) da applicare.

l’UCPD è così composto:• dott.ssa Luciana Volta – dirigente;• dott. Gaetano Citrigno – funzionario;• dott. Vincenzo Innelli – funzionario;• sig. Alfonso Antonino – funzionario.



Le “nostre” tabelle

• Il modello di circolare contiene anche un modello automatico per la gestione di semplici tabelle

• Se la tabella contiene unariga (o una colonna) per i totali

o Selezionare la tabellao Scegliere dal menu

Tabella – Formattazione automatica tabellao Spuntare le voci che interessano in “Applica

un formato speciale a”



Il sigillo: la firma e la sigla

• La firma della circolare apparirà come testo con rientro a sinistra di 9 cm e senza l’indicazione dell’ufficio

• Maiuscolo solo per le iniziali di Nome e Cognome

• Sigla: i primi due caratteri in maiuscolo indicano l’estensore del testo della circolare; i successivi due (separati dai primi con una barra) il funzionario che ha digitato il testo

• Sotto la sigla: spazio per indicare, a seconda della comunicazione, il responsabile del procedimento, le informazioni di contatto, il referente. Ricordarsi di inserire un numero telefonico e una mail

Il dirigenteNome Cognome

NC/ncPer infromaziioni (oppure Responsabile del procedimento amministrativo oppure Referente)Nome Cognomeinserire numero di telefonoEmail, eventuale fax



Per saperne di più: gli allegati

• Gli allegati alla circolare verranno riportati sotto la firma e prima della sigla

• Se un solo allegato: unico paragrafo

• Se più allegati: elenco

• Contenere il peso degli allegati No ad allegati con peso maggiore a 1 Mb (ammesse deroghe in casi eccezionali)

• No ad allegati con testo (esempio locandine, bandi, …) salvato come immagine o pdf immagine: sono inaccessibili alle persone nonvedenti

• Fornire sempre il testo da attribuire all’allegato, in modo da renderlo facilmente riconoscibile (es. Programma del seminario e non genericamente Allegato 1)

o a meno che siano nominati in questo modo nella modulistica: es. modello A , allegato1, allegato2 (riferito al modello A in questione)

Allegato: Allegato (pdf, 52 kb)Allegati •Allegato 1 (pdf, 52 kb)•Allegato 2 (doc, 45 kb)



Difficile?

Sì, se si prova a fare tutto da soli

No, se si usa il modello, dove, grazie agli stili, tutto è già predisposto



1. Mettere numero e data al protocollo

2. Aggiornare i destinatari

3. Aggiornare l’oggetto

4. Copiare ed incollare il testo• in caso di tabelle: selezionare la tabella e da menu: Formato – Paragrafo –

Spaziatura Prima e Dopo 3pt, Interlinea singola

5. Digitare il testo dell’allegato (es. programma del seminario) e indicare formato e peso (es. doc, 56 kb)

6. Aggiornare sigla e referente

7. Se la circolare è più lunga di una pagina, aggiornare l’ultima riga del piè di pagina della seconda pagina con numero e data circolare

1

2

3

4

5

6

La circolare in 7 mosse



La circolare sul web



La pubblicazione web Gestione flussi

1. Inviare circolare ed allegati da pubblicare a [email protected]

2. Specificare nell’oggetto della mail il numero di protocollo della circolare

3. Specificare nel testo del messaggio le categorie (sezioni del sito) in cui la circolare deve essere pubblicata

4. Aggiungere un breve riassunto scritto utilizzando un linguaggio “non burocratico” e non troppo tecnico

5. salvare i file nella forma protlonnn_10.doc (per la circolare), decrlonnn_10 (per i decreti) e protlonnn_10all1.pdf (per l’allegato)

6. Inviare i decreti in formato .doc; ci penserà la redazione del sito a trasformarli in pdf (le comunicazioni che non sono decreti saranno di norma pubblicate in HTML e non in pdf)



La pubblicazione web Le novità

• Nel nuovo sito le sezioni Comunicazioni e In evidenza sono tra loro alternative e sono dotate di archivio separato

• Nella sezione In evidenza confluiscono di norma i decreti, i concorsi riferiti al personale, i bandi e le gare

• Solo i decreti sono riportati direttamente in pdf

• Ogni comunicazione sarà associata a:

o un titolo (breve, chiaro e significativo) che non necessariamente coincide con l’oggetto della circolare);

o un breve riassunto (scritto con un linguaggio “non burocratico”);

o una o più categorie (contenitori tematici, spesso corrispondenti a sezioni del sito);

o un o più tag (argomenti: “di cosa parla questa comunicazione?”).



Le categorie: cosa sono?

• Le categorie sono contenitori tematici associati agli articoli (comunicazioni, news). Possono essere gerarchizzate e consentono un efficiente sistema di archivio automatico annuale

• La singola comunicazione viene associata a più categorie e, in questo modo, viene visualizzata in ogni archivio della categoria in questione

• Nel sito USR Lombardia a quasi ogni categoria viene associata una pagina del sito corrispondente a una sezione del menu di navigazione



Le categorie: quali sono?1. Dirigenti

2. Docenti

3. Personale ATA

4. Genitori

5. Studenti

6. Personale dell’amministrazione

7. Comunicazioni

8. Comunicati stampa

9. Concorsi

10. Gare a appalti

11. Esami di stato

12. Decreti USRL

13. Altre comunicazioni1. Dalle scuole2. Dal territorio3. Notizie sindacali

14. Contenzioso

1. Didattica

2. Formazione1. Formazione dirigenti2. Formazione docenti3. Formazione personale ATA

3. Valutazione1. Apprendimenti2. Sistema istruzione

4. Orientamento

5. Integrazione

6. Cittadinanza e Costituzione1. Educazione alla salute2. Educazione stradale

7. Integrazione1. Disabili2. DSA3. Scuola in ospedale4. Stranieri

8. Intercultura1. Multilinguismo

9. Innovazione tecnolgica1. LIM2. Classi 2.0

10. Progetti

11. Educazione degli adulti

1. Uff. 1 – Affari generali

2. Uff. 2 – Risorse finanziarie

3. Uff. 3 – Ordinamenti

4. Uff. 4 – Rete scolastica

5. Uff. 5 – Scuole non statali

6. Uff. 6 – Personale della scuola

7. Uff. 7 – Dirigenti

8. Uff. 8 – Servizio legale

9. Uff. 9 – Comunicazione

1. Direzione Generale



Alla ricerca della parolaL’informazione si fa liquida

Da www.wordle.netLe 50 parole più usate in una circolare



Le categorie e i tag: precisazioni

• Le categorie proposte sono soggette ad alcuni cambiamenti, dovuti all’affinamento progressivo della struttura del sito

• Dirigenti (categoria): sta per dirigenti scolastici.Utilizzare questa categoria quando la comunicazione è rivolta espressamente al dirigente in quanto soggetto interessato e non in quanto solo rappresentante d’istituto

• Gli argomenti (tag) associati alle comunicazioni sono in continua evoluzione dovendo per nostra scelta rispondere a criteri di attribuzione sia a posteriori (tag come etichetta da assegnare in modo libero, vicino ai criteri di classificazione utilizzati nella ricerca) sia a priori (tag utilizzato come ulteriore elemento di classificazione che si giova dell’unicità di attribuzione)



Dove finiscono le circolari?• In home page, fino a che non

vengono sostituite da circolari più recenti

• Nella pagina “Comunicazioni”

• Nelle pagine corrispondenti alle categorie associate alla comunicazione e, in particolare,o nelle pagine dei soggetti a cui è rivolta

(dirigenti, docenti,…)o nella pagina dell’ufficio che ha firmato

la circolare

• In ogni pagina di categoria associata

• In ogni pagina di tag (argomento) associato

• Nelle pagine che contengono gli RSS



Sitografia• Semplificazione linguaggio

o Regione Emilia – linguaggio burocraticoo URP degli URPo Università di Padova – linguaggio amministrativoo Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee –

Manuale interistituzionale di convenzioni redazionali

• Scrivere per il webo www.mestierediscrivere.com (Luisa Carrada)o www.palestradiscrittura.it (Alessandro Lucchini)o http://chiaroesemplice.blogspot.com (M. Emanuela Piemontese)

• La cura dei documenti digitali a scuola e nella PAo www.slideshare.net/giacomo.mason/usabilita-e-scrittura-dei-testi-per-il-web (Giacomo Mason)o Accessibilità dei documenti elettronici (Livio Mondini) o www.porteapertesulweb.it/documenti-digitali-a-scuola/



Bibliografia• Semplificazione linguaggio

o Alfredo Fioritto, Manuale di stile dei documenti amministrativi, Carocci, 2009o Tommaso Raso, La scrittura burocratica, Carocci, 2005o Tullio De Mauro, Guida all’uso delle parole, Editori Riuniti, 2003o Alfredo Fioritto (a cura di), Manuale di stile, Il Mulino, 1997o Alessandro Lucchini, Business Writing, Sperling & Kupfer, 2006o Beppe Severgnini, L'italiano. Lezioni semiserie, Rizzoli, 2007

• Scrivere per il webo Luisa Carrada, Il mestiere di scrivere. Le parole al lavoro, tra carta e web,

Apogeo, 2008 o Giovanni Acerboni, Progettare e scrivere per internet, Mc Graw Hill, 2005



“Le parole sono fatte, prima che per essere dette, per essere capite: proprio per questo, diceva un filosofo, gli dei ci hanno dato una lingua e due orecchie.

Chi non si fa capire viola la libertà di parola dei suoi ascoltatori.

È un maleducato, se parla in privato e da privato.

È qualcosa di peggio se è un giornalista, un insegnante, un dipendente pubblico, un eletto dal popolo.

Chi è al servizio di un pubblico ha il dovere costituzionale di farsi capire.”

(Tullio De Mauro)

Due parole

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