UGOVANJE I PREISPITIVANJE UGOVORA QP -08 - …vojput.com/iso/wp-content/uploads/2017/03/QP-08.01-03-Ugovaranje-i... · ugovori o vršenju/pružanju usluga vezanih za građevinske

Pocedura:

UGOVANJE I PREISPITIVANJE UGOVORA

Oznaka:

QP-08.01

Datum usvajanja: 10.11.2015. Izdanje: 03 Strana: 1 od 24

Napomena: * - Dokumentacija IMS-a u papirnom obliku se, iz praktičnih razloga, nalazi samo

kod predstavnika rukovodstva. Svi zaposleni mogu da se upoznaju sa dokumentacijom preko predstavnika rukovodstva.

IZRADIO: ODOBRIO: Generalni direktor

Danijela Milivojević

Danijela Milivojević, s.r. Duško Dražić Duško Dražić, s.r.

ZADUŢENJE PROCEDUROM:

RB Funkcija Forma

dokumenta

1 Generalni direktor

2 Predstavnik rukovodstva (papirni oblik dostupan svim zaposlenima u organizaciji)

3 Rukovodilac sluţbe nabavke

4 Pomoćnik direktora za ekonomsko - raĉunovodstvene poslove

5 Izvršni direktor za izgradnju

6 Izvršni direktor za odrţavanje

7 Izvršni direktor za opšte, pravne i kadrovske poslove

8 Izvršni direktor za finansije

9 Izvršni direktor za marketing i tehniĉku pripremu

PROCES 8: UGOVARANJE USLUGE

Vlasnik procesa Izvršni direktor za marketing i tehniĉku pripremu

Zatev standarda ISO 9001:2015 taĉka 8.2

OBJAŠNJENJA I SKRAĆENICE

Ugovor - Svaki dogovor postignut na bilo koji način (ISO 10005:2005)

Ugovor - Saglasnost volje između dva ili više pravnih subjekata, kojim se regulišu međusobni odnosi, prava i obaveze u cilju realizacije konkretnog posla.

VOJPUT AD UGOVANJE I PREISPITIVANJE UGOVORA QP-08.01

Izdanje 03 10.11.2015. 2 / 24

1. PREDMET Ova procedura definiše:

predmet ugovaranja,

vrste ugovora,

izgled i sadržaj ugovora,

postupak ugovaranja i preispitivanja ugovora i

podugovaranje u procesu ugovaranja poslova iz delatnosti Kompanije VOJPUT a.d. Subotica. 2. PODRUĈJE PRIMENE

Ova procedura se primenjuje u svim organizacionim jedinicama Kompanije VOJPUT a.d. Subotica. 3. ODGOVORNOST a) Za uspostavljanje, primenu i održavanje ove procedure odgovoran je izvršni direktor

za marketing i tehničku pripremu. b) Ovu proceduru sprovode:

predstavnik rukovodstva za kvalitet,

izvršni direktor za izgradnju,

izvršni direktor za održavanje,

izvršni direktor za marketing i tehničku pripremu,

rukovodilac službe nabavke,

izvršni direktor za finansije ,

pomoćnik direktora za ekonomsko-računovodstvene poslove,

izvršni direktor za OPK poslove. 4. DEFINICIJE, OZNAKE I SKRAĆENICE U ovoj proceduri koriste se definicije date iz standarda ISO 9000: 2015.


Izdanje 03 10.11.2015. 3 / 24

5. VEZA SA DRUGIM DOKUMENTIMA a) Ova procedura proizlazi iz Priručnika kvaliteta Kompanija VOJPUT a.d. Subotica. b) Materija izneta u ovoj proceduri oslanja se na sledeća dokumenta:

ISO 9000: 2015, Sistemi menadžmenta kvalitetom - Osnove i rečnik;

SRPS ISO 9001: 2015, Sistemi menadžmenta kvalitetom - Zahtevi;

poboljšavanja performansi;

QP-03.01, Nabavka;

Pravilnik o kancelarijskom poslovanju;

Registrator obrazaca. c) Ova procedura zamenjuje sledeća dokumenta:

VP 03-01, Ugovaranje;

VP 03-02, Preispitivanje ugovora;

VP 03-03, Izgled i sadržaj ugovora;

VP 03-04, Podugovaranje. 6. OPIS AKTIVNOSTI Dijagram toka ugovaranja i preispitivanja ugovora dat je u prilogu 1 ove procedure. 6.1 Predmet ugovaranja U kompaniji su predmet ugovaranja poslovi za koje je Kompanije VOJPUT a.d. Subotica registrovana, a obuhvataju:

izgradnja i rekonstrukcija objekata niskogradnje, odnosno izvođenje investicionih radova;

održavanje objekata niskogradnje;

pružanje/vršenje usluga vezanih za građevinske mašine i motorna vozila sa kojima raspolaže kompanija;

pružanje usluga održavanja građevinskih mašina, motornih vozila i drugih mašina i vozila drugim zainteresovanim stranama;

pružanje stručne pomoći u izvođenju investicionih radova (posredovanje, inženjering i konsalting);

podugovaranje poslova sa podizvođačima radova/kooperantima za izvršenje dela ugovorenog posla sa investitorom/kupcem;

ugovaranje nabavke materijala, rezervnih delova za građevinsku mehanizaciju, HTZ opreme, sitnog inventara, osnovnih sredstava, goriva i maziva, auto-guma, alata, birotehničike opreme i slično sa dobavljačima u funkciji izvršenja ugovorenog posla sa investitorom/kupcem;

ugovaranje poslovno-tehničke saradnje;


Izdanje 03 10.11.2015. 4 / 24

ugovaranje zakupa prostorija, zemljišta i slično za potrebe realizacije osnovnog ugovora sa investitorom/kupcem;

nabavku određenih vrsta roba;

i slično. 6.2 Vrste ugovora Vrste ugovora su:

ugovori o izgradnji i rekonstrukciji objekata niskogradnje;

ugovori o održavanju objekata niskogradnje;

ugovori o vršenju/pružanju usluga vezanih za građevinske mašine i motorna vozila drugim zainteresovanim stranama;

ugovori o pružanju usluga održavanja građevinskih mašina, motornih vozila i druge opreme drugim zainteresovanim stranama;

ugovori o posredovanju, inženjeringu i konsaltingu pri izvođenju investicionih radova;

ugovori o izvršenju određenih vrsta radova sa kooperantima/podizvođačima ;

ugovori o nabavci potrebnih roba, odnosno kupoprodajni ugovori sa dobavljačima;

ugovori o poslovno-tehničkoj saradnji;

ugovori o zakupu;

izjave/porudžbenice;

i slično. 6.3 Izgled i sadržaj ugovora Ugovor se izrađuje sa jedne strane lista, na računaru ili pisaćoj mašini, na čistom listu A-4 formata, bez memoranduma ili oznake firme. Sadržaj ugovora zavisi od predmeta ugovora i konkretne ugovorne situacije. Sadržaj ugovora Kompanije VOJPUT a.d. Subotica sa nadležnim republičkim organima (nadležno ministarstvo, nadležni organ opštinske, odnosno gradske uprave) najčešće određuju ti organi i na njega se ne može mnogo uticati, iako su to ugovori veće vrednosti. Međutim, Kompanija VOJPUT a.d. Subotica ima i određene tipske ugovore za određene vrste radova (ugovor o izgradnji, ugovor o popravci kolovoza i slično) manje vrednosti, koji se modifikuju prema potrebama. U principu, prilikom formiranja ugovora ne teži se unificiranju rasporeda njihovog sadržaja, a naročito ne u slučajevima kada to ne želi investitor/kupac proizvoda i/ili usluge organizacije Kompanije VOJPUT a.d. Subotica. Tipski ugovori Kompanije VOJPUT a.d. Subotica sadrže najčešće sledeće bitne elemente (klauzule) ugovora:

označavanje ugovora,


Izdanje 03 10.11.2015. 5 / 24

označavanje ugovornih strana,

predmet ugovora,

cena/vrednost radova,

obezbeđenje sredstva plaćanja,

rokovi,

obaveze izvođača radova/izvršioca,

obaveze naručioca/investitora,

tehnička dokumentacija,

uslovi plaćanja/obračun,

penali i premije,

garancije,

naknadni radovi,

produženje roka i viša sila,

mesto izvršenja ugovora,

primopredaja,

način rešavanja sporova,

raskid ugovora,

tajnost i poverljivost,

izmene i dopune ugovora,

prelazne odredbe,

završne odredbe,

zaključivanje ugovora,

prilozi uz ugovor 6.3.1 Označavanje ugovora Svaki ugovor označava označava se osnovnim brojem, kroz godinu i datum zaključivanja. Dopune (aneksi) ugovora označavaju se, takođe, osnovnim brojem ugovora, kroz broj dopune i kroz godinu i datumom zaključivanja. Evidencija svih ugovora sa klijentima (kupci, kooperanti/podizvođači radova, dobavljači i drugi subjekti) vrši se u posebnom registru ugovora po ABC-dnom redosledu (standardizovana i povezana sveska po ABC-dnom redosledu - kupuje se eksterno) koji sadrži sledeće:

radni broj,

naziv klijenta,

broj strana,

broj ugovora (osnovni broj kroz godinu zaključivanja),

predmet ugovora,

odgovarajuće slovo ABC-de na svakoj strani registra koje je istovremeno i početno slovo naziva klijenta sa kojim je sklopljen ugovor.


Izdanje 03 10.11.2015. 6 / 24

6.3.2 Označavanje ugovornih strana U početnom delu ugovora, posebno ili u sklopu neke tačke, označavaju se ugovorne strane punim nazivom, adresom i sedištem. U ovom delu identifikuju se i skraćeni nazivi ("naručilac" i "izvršilac", koji se koriste u daljem tekstu ugovora) i lica koja zastupaju ugovorne strane (ime, prezime i funkcija). 6.3.3 Predmet ugovora Predmetom ugovora utvrđuje se šta je izvođač radova/izvršilac dužan da uradi, a naručilac/investitor da plati. Predmet ugovora sadrži naziv proizvoda i/ili usluge koju izvođač radova/izvršilac treba da izvrši prema ugovoru, a u okviru delatnosti za koju je registrovan. 6.3.4 Cena/vrednost radova

Cena/vrednost radova se formira na osnovu kalkulacije, tako da se obuhvate svi troškovi vezani za predmetni posao:

troškovi Kompanije VOJPUT a.d. Subotica,

troškovi angažovanja podizvođača radova/kooperanata i drugih dobavljača,

ostali troškovi. Formirana vrednost radova (proizvoda i/ili usluge) iz predmeta ugovora se unosi u ugovor, u okviru ove klauzule, u ukupnom dinarskom iznosu. 6.3.5 Obezbeđenje sredstava plaćanja U okviru ove klauzule ugovora reguliše se obezbeđenje sredstava plaćanja od strane naručioca/investitora i način uplate na žiro račun izvođača radova/izvršioca ili se ova pitanja regulišu posebnim ugovorom. 6.3.6 Rokovi

Definiše se početak i završetak radova koji su predmet ugovaranja.

6.3.7 Obaveze izvođača radova/izvršioca U okviru ove klauzule ugovora unose se obaveze izvođača radova/izvršioca u pogledu stručnog i solidnog izvođenja predmetnih radova prema važećim tehničkim propisima, normativima, obaveznim standardima koji važe za ugovorenu vrstu radova, kao i u pogledu ugradnje materijala koji odgovaraju propisanim standardima, odnosno koji su snabdeveni dokazima o kvalitetu (atesti, sertifikati, potvrde o kvalitetu i slično).


Izdanje 03 10.11.2015. 7 / 24

Obaveze izvođača radova/izvršioca u pogledu korišćenja odabrane tehničke dokumentacije (glavni projekat, izvođački projekat ukoliko postoji ili izvođački crteži overeni od strane investitora) pri izvođenju radova mogu se specificirati u okviru ovog elementa ugovora, a nije suvišo ni specificirati posebnu klauzulu ugovora vezanu za korišćenje tehničke dokumentacije. Pored toga, specificiraju se i dokumenta koja izvođač radova mora pripremiti i voditi tokom izgradnje objekata do njegovog konačnog završetka, kao što su:

građevinski dnevnik, radi obezbeđenja podataka o toku i načinu izvođenja radova u celini i po pojedinim fazama;

knjiga inspekcije, radi obezbeđenja podataka koje upisuju inspekcijski organi prilikom svakog inspekcijskog uvida;

građevinska knjiga, radi obračuna i plaćanja izvršenih radova;

dokazi o kvalitetu ugrađenih materijala (atesti, sertifikati, potvrde o kvalitetu, izveštaji o kontrolisanju i ispitivanju i slično);

projekat izvedenog objekta, koji pokazuje izvedeno stanje objekta,služi za konačan obračun radova i finansijsko i pravno regulisanje odnosa investitora i izvođača radova i predstavlja podlogu za plansku i racionalnu eksploataciju, održavanje i eventualnu dogradnju i rekonstrukciju objekta;

i slično. 6.3.8 Obaveze naručioca/investitora U ovoj klauzuli ugovora taksativno se navode obaveze naručioca/investitora u ugovornom odnosu, a posebno:

obaveze plaćanja;

obaveze u pogledu davanja izvođaču radova određenih dokumenata, kojim se isti uvodi u posao, kao što su: građevinska dozvola, glavni projekat i izvođački projekat (ako postoji), geomehanički elaborat i slično;

obaveze u vezi predaje izvođaču radova slobodnog gradilišta za nesmetano izvođenje radova i vidno obeleženih podzemnih instalacija na predmetnoj lokaciji;

itd. 6.3.9 Tehnička dokumentacija Ugovorom se reguliše po kojoj tehničkoj dokumentaciji (glavni projekat, izvođački projekat ako postoji ili izvođački crteži overeni od strane investitora, standardi, propisi i slično) će proizvod i/ili usluga biti realizovani. U ugovoru se navode samo ona dokumenta za koja je regulisan način izdavanja i izmena nekim državnim, granskim, internim ili ugovornim aktom. Zatim se navodi ko tehničku dokumentaciju izrađuje, uslovi i rokovi.


Izdanje 03 10.11.2015. 8 / 24

Prilikom navođenja tehničke dokumentacije, pored njene karakteristične oznake (broja, šifre, naziva), obavezno se naznačava i datum overe iste, naziv izdavaoca i broj poslednje izmene. 6.3.10 Uslovi plaćanja/obračun Uslovi plaćanja i obezbeđenja plaćanja predmeta ugovora, ugovaraju se na jedan od sledećih načina, ili njihovom kombinacijom:

avansno,

plaćanje putem akceptnog naloga,

plaćanje putem mesečnih situacija,

plaćanje putem kompenzacije. Konkretan način plaćanja određuje se prilikom zaključivanja konkretnog ugovora. U okviru ove klauzule ugovora reguliše se i način izmene cena (razlike u ceni) i zatezne kamate, mada ovo može biti i posebna klauzula ugovora ili rešena u okviru ostalih odredbi ugovora.

Teži se da se uslovi plaćanja ugovore tako da se svaki posao samofinansira i da ne zahteva angažovanje dodatnih obrtnih sredstava Kompanije VOJPUT a.d. Subotica.

Uslovi plaćanja i obračun se regulišu u duhu važećih propisa. 6.3.11 Penali i premije

Ovom klauzulom se reguliše plaćanje penala (ugovorne kazne), ako se ne ispune međusobne obaveze na način predviđen ugovorom ili ako se zakasni sa njihovim izvršenjem. Takođe, ovom klauzulom se reguliše i plaćanje premije (ugovorne nagrade), ako se radovi završe pre ugovorenog roka iz predmetnog ugovora. Ugovorne strane sporazumno određuju visinu penala i premija u ukupnom iznosu, do visine vrednosti ugovorenog posla. 6.3.12 Garancije

Ovim elementom ugovora se obuhvataju:

garancije vezane za ugovoreni kvalitet;

vreme trajanja garancije (početak i kraj);


Izdanje 03 10.11.2015. 9 / 24

reklamacije u garantnom roku i način njihovog rešavanja;

uslovi garancije. 6.3.13 Naknadni radovi

Ovom klauzulom ugovora izvođač radova se obavezuje da na pismeni zahtev naručioca/investitora izvede naknadne radove. Međusobne obaveze izvođača radova/izvršioca i naručioca/investitora po pitanju naknadnih radova najčešće se regulišu aneksom ugovora. 6.3.14 Produženje roka i viša sila

Ugovoreni rokovi izvršenje posla mogu se produžavati sporazumom ugovornih strana ili u slučaju više sile.

Ovom klauzulom ugovora regulišu se situacije pod dejstvom više sile, postupak u tim situacijama i mogućnost nastavka radova nakon prestanka dejstva više sile. Nastajanje smetnji zbog više sile i neotklonjenih smetnji konstatuje se u građevinskom dnevniku. 6.3.15 Mesto izvršenja ugovora

Mesto izvršenja ugovora kod izgradnje investicionih objekata je gradilište.

Kod kupoprodajnih ugovora mesto izvršenja ugovora se reguliše prema sporazumu ugovornih strana. 6.3.16 Primopredaja

Ovom klauzulom ugovora reguliše se način primopredaje objekta.

6.3.17 Način regulisanja sporova

Sve sporove koji nastanu u vezi sa primenom i realizcijom ugovora, ugovorne strane rešavaju sporazumno. U slučaju da sporna pitanja iz ugovora nije moguće rešavati sporazumno, ovom klauzulom ugovora se utvrđuje sud nadležan u slučaju spora. 6.3.18 Raskid ugovora

Ovom klauzulom ugovora regulišu se uslovi i situacije u kojima dolazi do raskida ugovora.


Izdanje 03 10.11.2015. 10 / 24

6.3.19 Tajnost i poverljivost

Poverljivi podaci koje ugovorne strane saopštavaju jedna drugoj u toku izvršenja odredaba ugovora, smatraju se poslovnom tajnom, ako ih davalac pri tome označi kao takve. Za ugovornu stranu koja je primila takva saopštenja ili podatke, odmah nastaje obaveza da ih čuva za sve vreme trajanja važenja ugovora i još dve godine posle toga.

Prilikom ugovaranja određuje se vrsta tajne i stepen tajnosti ugovora u skladu sa zanskim propisima, normativnim aktima kompanije i dokumentima sistema menadžmenta kavlitetom. 6.3.20 Izmene i dopune ugovora

Izmene i dopune ugovora moguće su samo uz saglasnost obeju ugovornih strana i pod uslovom da su iste dopuštene po važećim propisima. U slučaju izmene i dopune ugovora, sačinjava se Aneks ugovora.

6.3.21 Prelazne odredbe

Ukoliko je prethodno zaključen predugovor, ovom odredbom se regulišu sve obaveze i odnosi koji se prenose na osnovni ugovor.

Ukoliko za vreme važnosti ugovora nastanu statusne promene kod ugovornih strana, sve obaveze iz ugovora prelaze na pravne sledbenike. 6.3.22 Završne odredbe

U završnim odredbama reguliše se:

kada ugovor stupa na snagu,

u koliko istovetnih primeraka se sačinjava ugovor (svaki uredno potpisani primerak teksta ugovora ima značenje originala i proizvodi isto pravno dejstvo),

koliko primeraka ugovora dobija svaka ugovorna strana. 6.3.23 Zaključivanje ugovora

Ugovor se smatra zaključenim kad ga obostrano potpišu ovlašćena lica naručioca/investitora i izvođača radova/izvršioca.

6.3.24 Prilozi uz ugovor

Uz ugovor se prilaže obostrano overen popis svih priloga koji čine sastavni deo ugovora, kao na primer:


Izdanje 03 10.11.2015. 11 / 24

uputstvo ponuđaču i posebni uslovi,

opšti i tehnički uslovi,

glavni projekat sa svim crtežima i prilozima,

predračun radova sa grafčkim prilozima,

ponuda izvršioca sa svim prilozima uz ponudu,

projekat organizacije izvođenja radova,

plan utrošaka finansijskih sredstava,

struktura cene,

garancija o osiguranju sredstava plaćanja,

garancija banke izvođača o izvršenju ugovora o građenju,

građevinska dozvola,

i slično. 6.4 Postupak ugovaranja i preispitivanja ugovora Kompanija VOJPUT a.d. utvrđuje:

zahteve koje je specificirao korisnik/investitor, uključujući i zahteve za aktivnosti primopredaje objekta i aktivnosti posle primopredaje (u garantnom i vangarantnom roku);

zahteve koje korisnik/investitor nije iskazao, ali koji su neophodni za specificiranu ili nameravanu upotrebu, kada je ona poznata;

zahteve iz propisa i drugih normativnih dokumenata koji se odnose na proizvod i

sve dodatne zahteve koje utvrdi kompanija. Proces ugovaranja i preispitivanja ugovora definisan je kroz sledeće aktivnosti:

početni kontakt i preispitivanje zahteva (zahtev za ponudu, upit, tenderska dokumentacija);

izrada, preispitivanje i predaja ponude;

pregovori;

prihvatanje ponude;

izrada, preispitivanje i zaključivanje ugovora;

realizacija ugovora;

izmene i dopune ugovora i

čuvanje ugovora. 6.4.1 Početni kontakt i preispitivanje zahteva Proces ugovaranja otpočinje inicijalnim kontaktom sa potencijalnim investitorom/ kupcem koji se ostvaruje na različite načine:

službeno: kontakt na osnovu reference, kontakt na osnovu prethodnog iskustva, licitacija (javna ili zatvorena), konkurs itd.;

slučajno: lični kontakt ili informacija iz različitih izvora.


Izdanje 03 10.11.2015. 12 / 24

U početnom kontaktu se vrši razmena informacija, utvrđuju se zahtevi i potrebe potencijalnog investitora/kupca i pružanje osnovnih informacija o Kompaniji VOJPUT a.d. Subotica, koje su potrebne za dalji postupak ugovaranja. Razmenu informacija u početnom kontaktu u ime Kompanije VOJPUT a.d. Subotica može vršiti direktor kompanije, a po njegovom ovlašćenju i funkcije navedene u tački 3. ove procedure. U zavisnosti od kompleksnosti posla koji se ugovara, od potencijalnog investitora/kupca se traži zahtev za ponudu, koji mora da sadrži sve potrebne elemente da bi mogla da se pripremi kvalitetna ponuda. Zahtev za ponudu može biti formiran i putem konkursa, ili kroz tendersku dokumentaciju. O ostvarenom kontaktu (kada je u pitanju telefonski ili lični kontakt) formira se beleška, u slobodnoj formi.

Zahtev za ponudu razmatra direktor kompanije ili lice koje on zaduži. Prema potrebi, sarađuje sa stručnjacima iz kompanije oko razjašnjavanja pojedinih elemenata. Utvrđuje se da li su zahtevi potencijalnog investitora/kupca jasno specificirani, da li su postavljeni neki specijalni uslovi i da li se na postavljene zahteve može adekvatno odgovoriti. Ukoliko su zahtevi jasno i potpuno definisani, priprema se ponuda.

6.4.2 Izrada, preispitivanje i predaja ponude Na osnovu zahteva za ponudu, konkursa, upita ili tenderske dokumentacije priprema se ponuda. Za pripremu ponude odgovoran je direktor kompanije ili lice koje on zaduži. Ponuda se priprema na osnovu zahteva za ponudu, predmera radova, tendera, objavljenog konkursa, projektne dokumentacije (glavni projekat i izvođački projekat), licitiranog elaborata i slično.

Sam sadržaj ponude zavisi od njenog predmeta i uslova definisanih zahtevom za ponudu, tenderom ili konkursom. Prilikom formiranja ponude vodi se računa da ona sadrži sve elemente u smislu obezbeđenja Kompanije VOJPUT a.d. Subotica i druge strane, kao i da jasno prikazuje sposobnost Kompanije VOJPUT a.d. Subotica da izvrši ponuđeni posao. Kada potencijalni investitor/kupac dostavi tendersku dokumentaciju, onda se ponuda formira na osnovu nje. Pre potpisivanja i slanja ponude, vrši se njeno preispitivanje u smislu potpunosti i adekvatnosti odgovora u odnosu na postavljene zahteve i mogućnosti Kompanije VOJPUT a.d. Subotica. Za preispitivanje ponude odgovoran je direktor kompanije. Takođe, prema potrebama konkretne ugovorne situacije, direktor kompanije uključuje i druge stručnjake iz kompanije.


Izdanje 03 10.11.2015. 13 / 24

Ukoliko se preispitivanjem utvrdi da ponuda nije kompletna i odgovarajuća, vrši se njeno korigovanje i dopunjavanje. Ponudu potpisuje direktor kompanije, ili lice koje on ovlasti. Preispitana i potpisana ponuda dostavlja se potencijalnom investitoru/kupcu uz memorandum. Pre slanja, ponuda se evidentira u delovodni protokol (standardizovana i povezana knjiga koja se kupuje eksterno), u skladu sa Pravilnikom o kancelarijskom poslovanju. Ukoliko je postavljen poseban zahtev u smislu načina dostavljanja ponude (zapečaćeno, pod šifrom, lično itd.), postupa se prema konkretnom zahtevu. Ukoliko poseban zahtev ne postoji, ponuda se dostavlja lično ili preporučenom poštom. 6.4.3 Pregovori Kada u fazi dostavljanja ponude nisu usaglašeni svi elementi predmetnog posla između potencijalnog investitora/kupca i Kompanije VOJPUT a.d. Subotica, vode se pregovori. Pregovore vodi direktor kompanije ili, u zavisnosti od konkretne ugovorne situacije, imenovano lice ili tim od strane direktora kompanije. Pregovori se vode do usaglašavanja interesa ugovornih strana, ili do kraja postupka ugovaranja, kada do usaglašavanja nije došlo. 6.4.4 Prihvatanje ponude Kada potencijalni investitor/kupac prihvati ponudu (odmah po upućivanju, nakon pregovora i korigovanja, ili do opcije ponude), formira se ugovor. 6.4.5 Izrada, preispitivanje i zaključivanje ugovora Nacrt teksta ugovora priprema direktor kompanije ili od njega imenovano lice ili tim prema odredbama ove procedure. Veoma često u licitiranom materijalu postoji predlog pisanog ugovora, koji je predmet preispitivanja od Kompanije VOJPUT a.d. Subotica, ali se isti retko odbija, jer to znači unapred gubitak poslova specificiranih predmetnim ugovorom. Republička direkcija za puteve najčešće diktira uslove izgradnje objekata i licitacionu dokumentaciju, kao što je na primer:

uputstvo ponuđaču;

opšti uslovi;

opis radova sa tehničkim uslovima;

predračun radova sa grafičkim prilozima;


Izdanje 03 10.11.2015. 14 / 24

obrazac ponude sa prilozima;

obrazac ugovora o građenju;

i slično. Ugovor se preispituje u fazi nacrta u skladu sa ovom procedurom. Kada to zahteva konkretna ugovorna situacija, preispitivanje nacrta ugovora vrši se zajedno sa investitorom/kupcem.

6.4.5.1 Preispitivanje nacrta ugovora Preispitivanju podležu svi nacrti ugovora iz osnovne delatnosti kompanije, kao i nacrti ugovora sa podizvođačima radova/kooperantima i dobavljačima po pitanju izvršenja ugovora iz osnovne delatnosti. Svi ugovori podležu preispitivanju po elementima definisanim u tački 6.4.5.2 ove procedure. Za preispitivanje nacrta ugovora odgovoran je direktor kompanije. U zavisnosti od konkretne situacije, direktor kompanije uključuje u preispitivanje i druge stručnjake iz kompanije, kao na primer:

predstavnik rukovodstva za kvalitet,

izvršni direktor za izgradnju,

izvršni direktor za održavanje,

izvršni direktor za marketing i tehničku pripremu,

rukovodilac službe nabavke,

izvršni direktor za finansije,

pomoćnika direktora za ekonomsko-računovodstvene poslove,

izvršni direktor za OPK poslove i

druge stručnjake iz kompanije. Kada se zbog hitnosti ili odsutnosti odgovornih lica, ne izvrši preispitivanje ugovora pre potpisivanja, postupak se sprovodi naknadno. Ukoliko se naknadnim pregledom zaključi da je potrebno izvršiti izmene i dopune ugovora, to se sprovodi u skladu sa odgovarajućom tačkom ugovora koja reguliše način izmena i dopuna, a u saradnji sa drugom stranom.

6.4.5.2 Elementi preispitivanja ugovora

Preispitivanjem ugovora globalno se utvrđuje: a) da li su zahtevi kupca koji se odnose na proizvod i/ili uslugu jasno definisani; b) da se, u slučaju kada kupac nije dostavio zahteve u pisanom obliku, zahtevi kupca

potvrde pre prihvatanja; c) da li su razrešeni zahtevi u ugovoru ili porudžbini, koji se razlikuju od onih prethodno

izloženih u ponudi;


Izdanje 03 10.11.2015. 15 / 24

d) da li je Kompanija VOJPUT a.d. Subotica u mogućnosti da zadovolji zahteve kupca vezane za proizvod i/ili uslugu, postavljene ugovorom.

Prilikom preispitivanja ugovora razmatra se adekvatnost svih elemenata ugovora u pogledu:

formalne ispravnosti - postojanje i tačnost svih obaveznih elemenata ugovora;

jasnost i preciznost pri definisanju elemenata ugovora u cilju zaštite interesa Kompanije VOJPUT a.d. Subotica i druge strane, čime se omogućava efikasno i korektno izvršenje ugovora.

Posebno se razmatraju sledeće aktivnosti:

raspoloživost adekvatnih resursa (ljudstva; informacija, infrastrukture - radni prostori i pridružne pogodnosti, oprema, hardver i softver, odgovarajuće održavanje, usluge podrške; radna sredina; isporučioci i partnerstva; finansije);

mogućnost da se ispoštuju definisani rokovi;

potreba za angažovanjem podizvođača radova/kooperanata (njihova struktura, kvalitet, raspoloživost, kapaciteti, itd.);

finansijski aspekti (da li definisana cena i uslovi plaćanja omogućavaju efikasnu realizaciju ugovora i pokriće svih troškova).

6.4.5.3 Postupak preispitivanja ugovora Postupak preispitivanja ugovora sprovodi direktor kompanije na taj način što uključuje nadležne stručnjake iz kompanije, prema potrebama konkretne ugovorne situacije, u sve faze procesa preispitivanja ugovora (zahtev za ponudu, ponuda, nacrt ugovora, ugovor u toku realizacije, izmene i dopune ugovora).

Pojedinačni predlozi, mišljenja, sugestije ili preporuke stručnih lica kompanije razmatraju se i usaglašavaju direktno sa direktorom kompanije i sve što je opravdano i efektivno i što štiti interese Kompanije VOJPUT a.d. Subotica i druge strane (investitora/kupca, podizvođača radova/kooperanata, dobavljača i slično) ubacuje se u ponudu/ugovor. Dokaz da je izvršeno preispitivanje dokumenata procesa ugovaranja su parafi stručnih lica kompanije, pored potpisa direktora kompanije, na primercima dokumenata koji se čuvaju kod sekretarice direktora kompanije. Ukoliko se to zahteva, preispitivanje ugovora se vrši zajedno sa drugom stranom (investitor/ kupac, podizvođač radova/ kooperanat, dobavljača i slično).

Ukoliko su svi elementi ugovora u skladu sa zahtevima, ugovor se potpisuje, overava i prosleđuje investitoru/kupcu na potpisivanje ili je, u zavisnosti od konkretne ugovorne situacije, ugovor već potpisan od strane investitora/kupca. Ugovore potpisuje direktor kompanije, ili lice koje on ovlasti.


Izdanje 03 10.11.2015. 16 / 24

Pre slanja, ugovor se evidentira u poseban registar ugovora po ABC-dnom redosledu (standardizovana i povezana sveska - kupuje se eksterno) i u delovodni protokol, u skladu sa Pravilnikom o kancelarijskom poslovanju. 6.4.6 Realizacija ugovora Nakon potpisivanja ugovora pristupa se njegovoj realizaciji u skladu sa uslovima definisanim ugovorom i dokumentima sistema menadžmenta kvalitetom Kompanije VOJPUT a.d. Subotica. Ugovori podležu preispitivanju u toku realizacije. Za preispitivanje ugovora u toku realizacije odgovoran je direktor kompanije. Direktor kompanije, prema zahtevima konkretne situacije, uključuje u preispitivanje odgovarajuće stručnjake iz kompanije. Preispitivanjem se utvrđuje da li:

Kompanija VOJPUT a.d. Subotica ispunjava svoje obaveze na način regulisan ugovorom;

se realizacija ugovora odvija prema planu;

se obezbeđuju adekvatni resursi za izvršenje ugovora;

je posao rentabilan;

postoje potrebe da se izvrši izmena/ dopuna ugovora,

itd. 6.4.7 Izmene i dopune ugovora Izmene i dopune ugovora vrše se na inicijativu Kompanije VOJPUT a.d. Subotica ili investitora/kupca, uz obostranu saglasnost. Izmene i dopune se vrše zbog:

promene uslova vezanih za osnovne elemente ugovora;

promene zahteva investitora/kupca;

više sile;

novih zahteva investitora/kupca;

itd. Sve izmene i dopune ugovora se preispituju pre potpisivanja, u skladu sa ovom procedurom. Izmene i dopune ugovora preispituju one funkcije, koje su vršile preispitivanje odgovarajućeg ugovora u statusu nacrta. Izmene i dopune ugovora definisane su u svakom pojedinačnom ugovoru i sprovode se u skladu sa tom odredbom osnovnog ugovora.


Izdanje 03 10.11.2015. 17 / 24

Izmene i dopune ugovora se evidentiraju u poseban registar ugovora po ABC-dnom redosledu i u delovodni protokol, u skladu sa Pravilnikom o kancelarijskom poslovanju. 6.4.8 ^uvanje ugovora Broj primeraka ugovora određuje se svakim pojedinačnim ugovorom. Evidentiranje ugovora vrši se u posebnom registru ugovora po ABC-dnom redosledu i delovodnom protokolu, u skladu sa Pravilnikom o kancelarijskom poslovanju, kojim je, takođe, regulisana i dužina čuvanja. Osnovni principi postupanja sa dokumentima i informacijama vezanim za delatnost Kompanije VOJPUT a.d. Subotica i dokumentacijom i informacijama poslovnih partnera kompanije, definisani su zakonskim propisima, normativnim dokumentima kompanije i dokumentima sistema menadžmenta kvalitetom.

Ukoliko priroda ugovora zahteva poseban postupak sa ugovorom, dužinu i način čuvanja, to određuje direktor kompanije.

6.5 Podugovaranje Podugovaranje je postupak koji se sprovodi kada Kompanija VOJPUT a.d. Subotica, prilikom ugovaranja posla sa investitorom/kupcem, utvrdi da je za deo ugovorenog posla potrebno angažovati podizvođača radova/kooperanta. Postupak angažovanja podizvođača radova/kooperanta odvija se kroz sledeće faze:

utvrđivanje potrebe za angažovanjem podizvođača radova/kooperanata;

kontaktiranje potencijalnih podizvođača radova/kooperanata;

izbor podizvođača radova/kooperanata;

priprema ugovora;

preispitivanje i realizacija ugovora;

izmene i dopune ugovora. 6.5.1 Utvrđivanje potrebe za angažovanjem podizvođača radova/ kooperanata U postupku ugovaranja sa investitorom/naručiocem, već prilikom preispitivanja zahteva za ponudu, utvrđuje se potreba za angažovanjem podizvođača radova/kooperanata za izvršenje dela posla iz osnovnog ugovora. Utvrđuje se:

za koje potrebe je potrebno angažovati podizvođača radova/kooperanta,

koji kapaciteti su potrebni,

koje zahteve podizvođač radova/ kooperant treba da ispuni po pitanju:

zahteva ugovora,

sistema menadžmenta kvalitetom,

kvaliteta isporuke,


Izdanje 03 10.11.2015. 18 / 24

drugih specifičnih zahteva. 6.5.2 Kontaktiranje potencijalnih podizvođača radova/kooperanata

Na osnovu utvrđenih kriterijuma za angažovanje podizvođača radova/kooperanata, ostvaruje se kontakt sa potencijalnim podizvođačima radova/kooperantima. Za izbor podizvođača radova/kooperanta prvenstveno se koristi Registar odobrenih podugovarača (obrazac VZ 157) iz koga se biraju podizvođači radova/kooperanati koji odgovaraju postavljenim kriterijumima.

Ukoliko na listi nema adekvatnih podizvođača radova/kooperanata, sa tržišta se istražuju podaci o novim podizvođačima radova/kooperantima, sa kojima se stupa u kontakt.

Potencijalni podizvođači radova/kooperanti, koji nisu na listi odobrenih podizvođača radova/kooperanata, podležu prethodnom ocenjivanju prema proceduri QP-03.01, Nabavka.

Sa potencijalnim podizvođačima radova/kooperantima koji ispunjavaju kriterijume ostvaruje se kontakt u cilju otpočinjanja postupka podugovaranja. Kontakt sa podizvođačima radova/kooperantima ostvaruje se:

lično,

konkursom,

dostavljanjem upita za ponudu, ili

dostavljanjem tenderske dokumentacije (u daljem tekstu upit za ponudu). Potencijalnim podizvođačima radova/kooperantima se postavljaju jasno specificirani zahtevi u cilju formiranja kvalitetne ponude:

podaci o poslu za koji se traži ponuda (predmet) - obim, lokacija, opšte i tehničke karakteristike,

zahtevi koje je potrebno ispuniti za izvršenje posla (kapaciteti, oprema, kadrovi, metode, tehnologije),

način izrade ponude (podloge, obim, alternative),

prilozi ponude koje je potrebno dostaviti (katalozi, atesti, uputstva, ispitivanja i probni rad, obuka kadrova, servisiranje i slično),

postupak dostavljanja i izbora najpovoljnije ponude (način dostavljanja, rok, ostvarenje ponude, ocenjivanje podobnosti, troškovi i slično),

drugi specifični zahtevi koji se tiču konkretnog zahteva za ponudu. Pre dostavljanja potencijalnim podizvođačima radova/kooperantima, upit za ponudu se preispituje u skladu sa ovom procedurom.


Izdanje 03 10.11.2015. 19 / 24

6.5.3 Izbor podizvođača radova/kooperanata Na osnovu prikupljenih ponuda potencijalnih podizvođača radova/kooperanata, vrši se izbor najpovoljnijeg podizvođača radova/ kooperanata na osnovu sledećih kriterijuma:

dostavljanjem tenderske dokumentacije (u daljem tekstu upit za ponudu).

reference,

mogućnost da ispune zahteve ugovora,

cene,

rokovi,

sistem menadžmenta kvalitetom,

ostali specifični zahtevi. Nakon izbora svim preduzećima koja su dostavila ponude šalje se obaveštenje da je ponuda prihvaćena ili nije prihvaćena. Ukoliko se razmatranjem ponuda utvrdi da preduzeća koja su se prijavila ne ispunjavaju zahteve, otpočinju se pregovori ili se obnavlja postupak. Pregovori se vode sa potencijalnim podizvođačima radova/kooperantima do usaglašavanja i pronalaženja zajedničkih interesa, ili do prekida daljeg postupka ugovaranja. 6.5.4 Priprema ugovora Sa podizvođačem radova/kooperantom sa kojim je postignuta saglasnost o uslovima realizacije posla, potpisuje se ugovor. Tekst ugovora priprema Kompanija VOJPUT a.d. Subotica. Ugovor se formira u skladu sa ovom procedurom. Pored osnovnih odredbi definisanih ovom procedurom, prilikom formiranja ugovora sa podizvođačem radova/kooperantom uključuju se i klauzule koje štite ispunjenje zahteva naručioca/investitora (vezane za kvalitet i metode verifikacije u skladu sa tačkom 8.4 standarda ISO 9001). Pre potpisvanja, vrši se preispitivanje teksta ugovora prema ovoj proceduri. U konkretnoj ugovornoj situaciji preispitivanje ugovora može se vršiti zajedno sa podizvođača radova/kooperantom. Sve primedbe na nacrt teksta ugovora se ispravljaju po zaključcima koji su doneti preispitivanjem. Dokaz da je izvršeno preispitivanje ugovora su parafi odgovornih lica, koja su učestvovala u preispitivanju, na poslednjoj strani ugovora, pored potpisa direktora kompanije, na primerku ugovora koji se čuva kod sekretarice direktora kompanije. 6.5.5 Potpisivanje i realizacija ugovora Usaglašen i korigovan tekst ugovora se overava i potpisuje od ugovornih strana. Za Kompaniju VOJPUT a.d. Subotica ugovor potpsuje direktor kompanije ili lice koje on ovlasti.


Izdanje 03 10.11.2015. 20 / 24

Ugovor se evidentira u posebnom registru ugovora po ABC-dnom redosledu (standardizovana i povezana sveska po ABC-dnom redosledu - kupuje se eksterno) i u delovodnom protokolu (standardizovana i povezana sveska - kupuje se eksterno) u skladu sa Pravilnikom o kancelarijskom poslovanju. Nakon potpisivanja ugovora pristupa se njegovoj realizaciji u skladu sa uslovima i dinamikom regulisanom ugovorom. 6.5.6 Izmene i dopune ugovora Izmene i dopune ugovora vrše se na inicijativu Kompanije VOJPUT a.d. Subotica ili podizvođača radova/kooperanata. Izmene i dopune se vrše zbog:

promene uslova vezanih za različite elemente ugovora,

promene osnovnog ugovora sa naručiocem/investitorom,

više sile,

promena i nastalih objektivnih okolnosti u okruženju,

itd. Sve izmene i dopune ugovora se preispituju pre potpisivanja, u skladu sa ovom procedurom. Izmene i dopune ugovora definisane su u svakom pojedinačnom ugovoru i sprovode se u skladu sa tom odredbom ugovora. Izmene i dopune ugovora se evidentiraju u skladu sa Pravilnikom o kancelarijskom poslovanju.

7. UPUTSTVA I ZAPISI Iz ove procedure ne proizlaze uputstva. Zapisi koji proizlaze iz postupka ugovaranja su:

zahtev za ponudu investitora/kupca ;

beleška o ostvarenom kontaktu, u slobodnoj formi;

beleške sa pregovora (ukoliko su vođene), u slobodnoj formi;

ponuda u slobodnoj formi, uz memorandum;

dokument o prihvatanju ponude od strane investitora/kupca;

nacrt teksta ugovora, najčešće u slobodnoj formi. Zapisi koji proizlaze iz postupka podugovaranja su:

upit za ponudu, u slobodnoj formi;

ponude potencijalnih podizvođača radova/kooperanata;

beleške sa pregovora (ukoliko su vođeni), u slobodnoj formi;


Izdanje 03 10.11.2015. 21 / 24

nacrt teksta ugovora. Svi obrasci navedeni u ovoj proceduri, koji imaju svoju oznaku, nalaza se u Registratoru obrazaca, kod predstavnika rukovodstva. Svi zapisi iz procesa ugovaranja čuvaju se u odgovarajućem predmetu (dosijeu) u nadležnoj organizacionoj jedinici odgovornoj za realizaciju ugovora, uz obavezne kopije za direktora kompanije, koje čuva sekretarica direktora kompanije, u skladu sa zakonskim propisima, normativnim aktima kompanije i dokumentima sistema menadžmenta kvalitetom. 8. PRILOZI Ova procedura ima 2 priloga prikazanih od strane 23 do strane 25.


Izdanje 03 10.11.2015. 22 / 24

Prilog 1 Dijagram toka ugovaranja i preispitivanja ugovora

P o n u d a

P o n u d a

K o n k u r s , u p i t ,

t e n d e r s k a d o k .

i s l .Z a h t e v z a

p o n u d u , s l .

f o r m a

K o n k u r s , u p i t ,

t e n d e r s k a d o k .

i s l .Z a h t e v z a

p o n u d u , s l .

f o r m a P O ^ E T N I K O N T A K T I

P R E I S P I T I V A N J E

Z A H T E V A

6 . 4 . 1

D i r e k t o r k o m p a n i j e ,

Z a d u ` e n o l i c e ,

I n v e s t i t o r / k u p a c

P O ^ E T A K

B e l e { k a o

o s t v a r e n o m

k o n t a k t u , s l .

f o r m a

I Z R A D A , P R E I S P I -

T I V A N J E I P E D A J A

P O N U D E

6 . 4 . 2

A

M e m o r a n d u m

P o n u d a , s l .

f o r m aD e l o v o d n i

p r o t o k o l , s t a n d a -

r d i z o v a n a k n j i g a


Z a d u ` e n o l i c e ,

S t r u ~ n j a c i k o m p a n i j e

?A

N EP o n u d a k o m p l e t n a i

o d g o v a r a j u } a ?

P R E G O V O R I

D A

B e l e { k a s a

p r e g o v o r a , s l .

f o r m a


Z a d u ` e n o l i c e / t i m ,


6 . 4 . 3

P R I H V A T A N J E

P O N U D E

6 . 4 . 4

D o k u m e n t o

p r i h v a t a n j u

p o n u d e


1


Izdanje 03 10.11.2015. 23 / 24

Prilog 1, nastavak

R e g i s t r a t o r

u g o v o r a

D e l o v o d n i

p r o t o k o l

V P 0 5

U g o v o r

U g o v o r

1

I Z R A D A , P R E I S P I T I -

V A N J E I Z A K L J U ^ I -

V A N J E

U G O V O R A

6 . 4 . 5


Z a d u ` e n o l i c e / t i mN a c r t u g o v o r a ,

s l . f o r m a

R e g i s t r a t o r u g o -

v o r a , s t a n d a r d i -

z o v a n a s v e s k a

R E A L I Z A C I J A

U G O V O R A

6 . 4 . 6


S t r u ~ n j a c i k o m p a n i j e

I Z M E N E I D O P U N E

U G O V O R A

U g o v o r / A n e k s

u g o v o r a

R e g i s t r a t o r

u g o v o r a

D e l o v o d n i

p r o t o k o l


Z a d u ` e n o l i c e

6 . 4 . 7

^ U V A N J E

U G O V O R A

6 . 4 . 8

U g o v o r / A n e k s

u g o v o r a


Z a d u ` e n o l i c e

K R A J

Prilog 2 - Karta procesa

Naziv procesa

Ugovaranje i preispitivanje ugovora


Izdanje 03 10.11.2015. 24 / 24

Osnovni ulazi procesa Osnovni izlazi procesa

№ Naziv № Naziv

1. Konkurs 1. Izrada, preispitivanje i zaključivanje ugovora

2. Upiti 2.

3. Tenderi 3.

4. Zahtev za ponudom 4.

Zahtevi za resursima

№ Naziv

1. Informacioni sistem

2. Konkurska dokumentacija

3. Tenderska dokumentacija

Odgovoran za funkcionisanje procesa Uĉesnici procesa

1. Generalni direktor № Naziv

1. Generalni direktor

2. Izvršni direktor za OPK

3. Stručna lica iz kompanije

Dokumenta koja regulišu proces (pravila za odvijanje procesa)

Izveštaji o procesu

№ Naziv Oznaka № Naziv Oznaka

1. Procedura: Ugovaranje i preispitivanje ugovora

QP-08.01 1.

2. Važeća zakonska regulativa 2.

Kriterijumi efektivnosti

№ Naziv Jedinica

mere Period

kontrole Formula za proračun

1. Svi ugovori o delu su u potpunosti realizovani

prirodni broj godinu dana Naturalni pokazatelj

Documents

UGOVANJE I PREISPITIVANJE UGOVORA QP -08 - …vojput.com/iso/wp-content/uploads/2017/03/QP-08.01-03-Ugovaranje-i... · ugovori o vršenju/pružanju usluga vezanih za građevinske