K a n s a l a i s j ä r j e s t ö j e n k e h i t y s y h t e i s t y ö

Hanketuen käsikirjaOsa II: Hakuopas

UlkoasiainministeriöKehityspoliittinen osasto

Huhtikuu 2005

K a n s a l a i s j ä r j e s t ö j e n k e h i t y s y h t e i s t y ö

Hanketuen käsikirjaOsa II: Hakuopas

UlkoasiainministeriöKehityspoliittinen osasto

Huhtikuu 2005

Hanketuen käsikirjaa on uudistettu huhtikuussa 2005. Käsikirjojen uudistuksen lähtökohtana

oli hanketukiprosessiin liittyvien lomakkeiden uudistaminen aiempaa käyttäjäystävällisemmiksi

,ja samalla myös oppaiden rakenne on muuttunut siten, että se tukee entistä käytännöllisemmin

hankkeiden suunnittelua ja lomakkeiden täyttöä.

Sisällysluettelo

Kansalaisjärjestöjen hanketukihakemuksen täyttöohje ....................................................... 21. Järjestön yhteystiedot ...................................................................................................................................... 2

2. Yhteenveto haettavasta rahoituksesta ...................................................................................................... 2 3. Järjestön perustiedot ........................................................................................................................................ 2 4. Järjestön toiminta ja osaamisalueet ......................................................................................................... 3 5. Järjestön kehitysyhteistyökokemus ja -osaaminen .............................................................................. 3 6. Muu julkinen rahoitus ...................................................................................................................................... 3Hankesuunnitelman täyttöohjeet .......................................................................................... 5

1. Hankkeen perustiedot ..................................................................................................................................... 5 2. Yhteistyökumppani ja kumppanuus ........................................................................................................... 6 3. Hankkeen tausta ja kestävyys ....................................................................................................................... 6 4. Hyödynsaajat ....................................................................................................................................................... 7 5. Hankkeen tavoite, toteutussuunnitelma ja seuranta .......................................................................... 7 6. Vapaamuotoinen selostus hankkeesta ja sen toimintatavasta ....................................................... 8 7. Hankkeen budjetti ja rahoitussuunnitelma ............................................................................................. 9 8. Hankkeen kehityspoliittiset päämäärät ja läpileikkaavat teemat ................................................. 11Vuosiraportin täyttöohjeet ................................................................................................... 13

1. Hankkeen perustiedot ....................................................................................................................................13 2. Yhteistyökumppani ja kumppanuus .........................................................................................................14 3. Hankkeen kestävyys ........................................................................................................................................14 4. Hyödynsaajat .....................................................................................................................................................14 5. Hankkeen tavoite, toteutus ja seuranta ..................................................................................................15 6. Mitä opittiin ja miten hanke jatkuu ..........................................................................................................16 7. Vapaamuotoinen selostus hankkeesta ja sen toimintatavasta .....................................................16 8. Hankkeen kulut ja rahoitus ..........................................................................................................................16Hanketuen periaatteet ja menettelytavat ........................................................................... 17

1. Mitä tukea saavalta järjestöltä ja sen kumppanilta edellytetään? .............................................17 2. Mitä tukea saavilta kansalaisjärjestöjen kehitysyhteistyöhankkeilta edellytetään? ............19 3. Kansalaisjärjestöjen kehitysyhteistyön hanketuki ..............................................................................21 4. Mihin kuluihin ja millaisin ehdoin hanketukea myönnetään? .......................................................23 5. Raportointi ..........................................................................................................................................................25Liitteet

Liite 1: Ulkoasiainministeriön kansalaisjärjestöille myöntämän kehitysyhteistyötuen yleisehdot ......................................................................................................27 Liite 2: Ohje järjestön tarkastuksen suorittavalle tilintarkastajalle ...................................................31 A: Määrämuotoinen tarkastuskertomus isoille hankkeille .................................................33 B: Määrämuotoinen tarkastuskertomus pienille hankkeille ................................................34 C: Tarkastusohje hankkeen kohdemaan tilintarkastajalle ....................................................35

2

Kansalaisjärjestöjen hanketukihakemuksen täyttöohje

Samalla kehitysyhteistyötukihakemuksella voi hakea tu-kea hankkeille enintään kolmeksi vuodeksi.

Jos järjestö hakee tukea useammalle hankkeelle, se täyttää vain yhden tukihakemuksen, mutta jokaiselle hankkeelle oman hankesuunnitelman.

Hanketukea hakeva järjestö:

1. Järjestön yhteystiedot

1.4/5 Puhelin ja fax

Järjestön puhelin- ja telefaxnumero suuntanumeroi-neen. Mikäli numeroita on useampia, kirjoita sulkuihin numeroiden haltijoiden nimet.

1.6 SähköpostiJos järjestöön saa yhteyden useamman sähköpostiosoit-teen kautta, kirjoita sulkuihin osoitteiden haltijoiden nimet.

1.7 KotisivuInternet-osoite, mikäli järjestöllä on kotisivut. Jos kyse on alajärjestöstä, jonka kotisivut aukeavat kattojärjestön portaalin kautta, kirjoita tähän myös kattojärjestön ko-tisivujen osoite.

2. Yhteenveto haettavasta rahoituksesta

Merkitse tähän taulukkoon järjestön kaikkien niiden hankkeiden tiedot, joille järjestö hakee kehitysyhteis-työtukea seuraavien kolmen kalenterivuoden osalta.

• Kohtaan omarahoitus merkitse suunnitellun omara-hoituksen vuotuinen kokonaissumma (vähintään 15 %

hankkeen kokonaiskuluista, tai vammaishankkeissa vähintään 7,5 % kokonaiskuluista).

• Kohtaan Kehitysyhteistyötuki/aiempi myöntö, mer-kitse, kuinka paljon hankkeelle on mahdollisesti jo myönnetty valtionavustusta.

• Kohtaan Kehitysyhteistyötuki/ Uusi hakemus mer-kitse, kuinka paljon valtionavustusta järjestö hakee tällä hakukierroksella.

• Kohtaan Yhteensä merkitse hankkeelle suunnitellun rahoituksen kokonaissumma.

• Kohtaan Muu rahoitus merkitse mahdollisen muun rahoituksen osuus katso kohta 1.14, s. 5

3. Järjestön perustiedot

3.1 Järjestön rekisteröintipäivä yhdistys- tai säätiörekisteriin

Merkitse tähän rekisteröintipäivämäärä, joka löytyy jär-jestön rekisteriotteesta. Tukea hakevan suomalaisen kan-salaisjärjestön on oltava Suomessa rekisteröity ja oikeus-toimikelpoinen, voittoa tavoittelematon yhteisö. Rekis-teröitymisestä pitää olla kulunut tuen hakuhetkellä vä-hintään vuosi.

3.2. Rekisterinumero ja mahdollinen Y-tunnusRekisteritunnus löytyy järjestön rekisteriotteesta.

3.3 Järjestön jäsenmäärä:___________________3.3.1 HenkilöjäsenetMerkitse järjestön henkilöjäsenten määrä.

3.3.2 Muut jäsenet (esim. järjestöt): _______________Merkitse muiden jäsenten, kuten kerhojen, järjestöjen, seurojen, seurakuntien ja vastaavien lukumäärä.

3.4 Järjestön viimeisimmän tilikauden kokonaistuototMerkitse tähän järjestön viimeisimmän tilikauden ko-konaistuotot. Kokonaistuotoilla tarkoitetaan järjestön kaikesta toiminnasta kertyneiden tuottojen loppusum-maa, luku löytyy tilinpäätöksestä. Jos järjestön tilikausi on muu kuin kalenterivuosi, merkitse tähän myös tili-kauden alkamis- ja päättymispäivät.

3.5 Järjestön nimenkirjoitukseen oikeutetut henkilöt ja nimenkirjoitustapaLuettele tähän henkilöt, joiden tulee allekirjoittaa sopi-mus, jotta se on pätevä. Luettele myös mahdolliset eri-laiset vaihtoehtoiset nimenkirjoitustavat. Nimenkirjoi-tustapa on määritelty järjestön säännöissä. Nimenkirjoi-tukseen oikeutetut henkilöt ilmoitetaan yhdistysrekis-teriin. Jos tämä ilmoitus tai sen muutos on tekemättä, järjestön on liitettävä hakemukseen asiakirja, esimerkik-si hallituksen kokouksen pöytäkirja, josta ilmenevät ni-menkirjoitukseen oikeutetut henkilöt.

3

4. Järjestön toiminta jaosaamisalueet

4.1 Järjestön toiminta-ajatus ja osaamisalueet

Kerro lyhyesti järjestön toiminta-ajatuksesta ja osaamis-alueesta. Mikäli osaamisalueita on useampia, mainitse keskeisimmät. Tässä voit halutessasi myös kertoa lyhyes-ti järjestön historiasta.

4.2 Onko järjestöllä palkattuja työntekijöitä __ ei __ on, montako_____________________Palkatuilla henkilöillä tarkoitetaan työntekijöitä, joille järjestö maksaa tällä hetkellä palkkaa. Kyse voi olla määräaikaisista tai vakinaisista työntekijöistä.

Kuinka moni järjestön työntekijöistä on osa-aikaisia_______________________________

Tähän merkitään niiden palkattujen työntekijöiden lu-kumäärä, jotka työskentelevät järjestössä säännöllisesti, mutta osa-aikaisesti.

4.3 Onko järjestö jäsenenä muissa kansallisissa tai kansainvälisissä järjestöissä, esimerkiksi keskusliitoissa tai vastaavissa organisaatioissa? __ ei __ on, missä?

Mikäli järjestö on jäsenenä useammassa kansallisessa tai kansainvälisessä järjestössä/ keskusliitossa/ kattojärjes-tössä, luettele ne kaikki tähän.

5. Järjestön kehitysyhteistyökokemus ja -osaaminen

5.1. Miksi järjestö on lähtenyt suuntautumaan kehitysyhteistyöhön?

Kerro miksi ja milloin järjestö on lähtenyt suuntautu-maan kehitysyhteistyöhön.

5.2. Miten järjestö toteuttaa tai on toteuttanut kehitysyhteistyötä? (Kerro myös, onko järjestö toteuttanut kehitysyhteistyötä ulkoministeriön hanketuella)• Järjestö on ensimmäistä kertaa lähdössä toteuttamaan

kehitysyhteistyöhanketta• Järjestöllä on aikaisempaa kokemusta. Kerro millais-

ta: (Jos järjestö on aiemmin toteuttanut kehitysyhteis-

työhankkeita, riittää että merkitset tähän vuodet ja tärkeimmät sektorit ja maantieteelliset alueet.)

Kerro millaista kokemusta järjestöllä on kehitysyhteis-työstä. Jos järjestö on aiemmin saanut UM:ltä rahoitus-ta kehitysyhteistyötoimintaansa, kerro minkä alan hank-keisiin, millä maantieteellisellä alueella ja minä vuosina. Yksittäisten hankkeiden nimiä ei tarvitse merkitä.

5.3. Kuinka järjestö tiedottaa kehitysyhteistyös-tään jäsenille, hallitukselle ja suurelle yleisölle? Kerro tässä millaisia tiedotus- ja yhteydenpitotapoja jär-jestöllä on, esimerkiksi säännöllisiä julkaisuja, päivitet-tävät kotisivut, sähköpostijakeluita, keskusteluiltoja tai vastaavia. Kerro erityisesti siitä, miten järjestö tiedottaa erityisesti kehitysyhteistyöstään jäsenilleen, hallitukselle ja/tai kaikille kiinnostuneille. Voit halutessasi liittää ha-kemukseen näytteeksi esimerkiksi jäsenkirjeen.

5.4. Onko järjestön aktiivisina toimijoina tai sen palveluksessa henkilöitä, joilla on yli kolmen vuoden ajalta kehitysyhteistyö- tai kehitysmaakokemusta?Mikäli järjestöllä on aktiivisina toimijoina tai sen pal-veluksessa henkilöitä, joilla on yli kolmen vuoden ajal-ta kehitysyhteistyö- tai kehitysmaakokemusta, nimeä heidät tähän ja kerro lyhyesti millaista kokemusta heillä on ja miltä vuosilta. Jos tällaisia henkilöitä on useampia, riittää, että luettelet henkilöiden lukumäärän, sekä jär-jestön tai nyt tukea hakevien hankkeiden kannalta kes-keisimmät henkilöt.

5.5. Millä keinoilla järjestö kerää varoja kehitysyhteistyötoimintaansa?Kerro tässä kaikki ne tavat, joilla järjestö saa varoja ke-hitysyhteistyötoimintaansa: esimerkiksi keräykset, myy-jäiset, lahjoitukset, kampanjat, jäsenmaksut ja vastaavat säännölliset varainkeruutavat.

6. Muu julkinen rahoitus

6.1 Onko järjestö saanut tai hakenut muuhun toimintaansa kuin kehitysyhteistyöhön muuta julkista avustusta viimeisten kolmen vuoden aikana? (esim. RAY, OPM, kunnat)

__ ei __ kyllä

RAY – Raha-automaattiyhdistysOPM – opetusministeriö

6.2 Rahoitetaanko muista julkisista varoista järjestön toimintaa kehitysmaissa? (esim. OPM, kunnat) __ ei __ kyllä

4

Jos vastasit edelliseen kysymykseen kyllä, selvitä:

Avustuksen lähde Määrä Vuodet Käyttötarkoitus

Kohdassa Avustuksen lähde mainitse, mikä taho maksaa avustusta (esim. opetusministeriö tai Raha-automaatti-yhdistys)Kohtaan Määrä merkitse avustuksen kokonaiseuromäärä.Kohtaan Vuodet merkitse, mille vuosille edellä mainittu euromäärä on saatu.

Kohtaan Käyttötarkoitus merkitse, mihin hankkeeseen tai toimintaan avustus on myönnetty.

6.4 Onko järjestö hakenut tai saanut ulko-asiainministeriön tiedotustukea viimeisten kolmen vuoden aikana?__ ei __ kyllä

LiitteetHuolehdi, että hakemuksen mukana tulevat hakemuk-sessa mainitut, pakolliset liitteet. Voit harkintasi mukaan liittää hakemukseen muitakin liitteitä, joiden kautta ha-luat kertoa järjestön luonteesta ja toimintatavoista.

5

Hankesuunnitelman täyttöohjeet

Hanketuen myöntäminen on sitä todennäköisempää, mitä paremmin hanke vastaa kansalaisjärjestöjen kehi-tysyhteistyön yleisiä tavoitteita (s. 24), mitä tarkemmin hakemuksessa on noudatettu hankesuunnittelusta an-nettuja ohjeita ja mitä selkeämmin järjestö on raportoi-nut mahdollisesti aiemmin saamastaan tuesta. Täytä tä-mä lomake siis huolellisesti!

Hankesuunnitelman on oltava täsmällinen ja kattava, sillä hankkeen tukemisesta päätetään suunnitelmassa esi-tettyjen tietojen pohjalta.

Kaiken olennaisen tiedon tulee käydä ilmi lomakkei-den tekstistä, ei vain liitteistä. Useimpiin kysymyksiin kuitenkin riittää lyhyt mutta täsmällinen vastaus.

Mitä suuremmasta hankkeesta on kyse, sitä yksityis-kohtaisemmin suunnitelma pitäisi esittää. Selkeä tavoit-teiden ja niiden seurantamenettelyiden määrittely hel-pottaa myös hankkeen seurantaa, valvontaa ja arvioin-tia.

Hankesuunnitelmalomakkeessa on kysymyksiä, jotka koskevat vain hankkeita, joille anotaan 20 000 € suu-ruista tai sitä suurempaa hanketukea. Pienempää han-ketukea hakevat voivat halutessaan vastata myös näihin kysymyksiin.

Merkitse rasti oikeaan/oikeisiin ruutuihin seuraavasti:

Täyttöohjeuusi hanke Hanke on uusi, jos UM ei ole myöntänyt sille aiemmin rahoitusta. jatkohanke Hanke on jatkohanke, mikäli UM on myöntänyt sille aiemmin rahoitusta.hankkeen taustalla muita Muilla yhteistyövaiheilla tarkoitetaan sellaisia aiempia hankkeita tai muuta yhteistyövaiheita yhteistyötä, joka liittyy olennaisesti nyt rahoitettavaksi esitettävään hankkeeseenhankkeen valmisteluun on Tähän tulee rasti ja hankevalmistelumatkan vuosiluku, jos hankevalmistelu-saatu UM:n hankevalmistelu- matkatukea on haettu ja sitä on myönnettymatkatukea

1. Hankkeen perustiedot

1.5 Hankkeen sijainti (maa, maakunta, kylä/kunta)

Hankkeen sijaintimaa ja –lääni. Ilmoita myös hankkeen tarkempi sijainti, jos se toteutetaan jossain tietyssä kau-pungissa, kunnassa tai kylässä.

1.8 Yhteistyökumppanin hankkeesta vastuulliset henkilöt sekä heidän yhteystietonsa, jos eri kuin yhteistyökumppanin yhteystiedot.Jos yhteistyökumppani on esimerkiksi suuri järjestö, jonka päämaja sijaitsee muualla kuin hankepaikka-kunnalla, merkitse tähän järjestön hankepaikkakunnal-la työskentelevien, hankkeesta välittömästi vastuullisten henkilöiden yhteystiedot

1.10 Hankkeen suunnitellut aloitus- ja päättymisajankohdat

Jos kyseessä on jatkohanke, tulee aloitusajankohdaksi merkitä se vuosi, josta lukien hanke on saanut kehitys-yhteistyötukea. Mikäli hanke ollut pidempään käynnis-sä, mutta hakee vasta nyt kehitysyhteistyötukea, merkit-se tähän hankkeen käynnistymisajankohta.

1.11. Hankkeen perusidean tiivistelmä. Kirjoita tähän lyhyesti (max. 700 merkkiä) ongelma, johon hankkeella pyritään vaikuttamaan, hank-keen välitön tavoite, sekä konkreettiset toimen-piteet, jotka sen saavuttamiseksi on tarkoitus tehdä. (ks. Termit ja käsitteet, käsikirjan osa I, s. 2)Tiivistä tähän hankkeen keskeisimmät asiat. Tiivistelmä kannattaa kirjoittaa lopuksi, kun olet vastannut hanke-suunnitelman muihin kysymyksiin.

6

1.12. Jos kysymyksessä on jatkohanke, kerro tässä hankkeen tähänastisten vaiheiden keskeiset tulokset.

Mikäli kyseessä on hanke, joka on saanut aiemmin UM:n kehitysyhteistyötukea, tulee tässä kertoa tähänastiset vaiheet keskeisiltä osin. Mikäli hanke ei ole ennen saa-nut UM:ltä kehitysyhteistyötukea, mutta on ollut käyn-nissä kohdemaassa jo aikaisemmin, tämä kohta on va-paaehtoinen.

1.13. BudjettitiivistelmäTäytä taulukkoon hankkeen budjetin tiivistelmä, eli yh-teenveto kohdan 7 loppusummista. Taulukko kannattaa siis täyttää vasta, kun olet täyttänyt varsinaisen budjet-tiosuuden.

Kohtaan ”kulut yhteensä” merkitään omarahoituksen ja haettavan hanketuen loppusumma ilman hankkeen mahdollista muuta rahoitusta.

Paikallisia voimavaroja (työtä, materiaaleja ja välinei-tä, tiloja sekä rahoitusta) ei lasketa mukaan suomalaisen järjestön omarahoitukseen.

1.14 Hankkeen mahdollinen muu rahoitus. Jos hanke saa muuta rahoitusta, mainitse rahoituksen määrä ja lähde.Muu rahoitus tarkoittaa rahoitusta, joka ei ole järjestön omarahoitusta eikä kehitysyhteistyötukea. Kyse voi ol-la esimerkiksi kotimaisista, paikallisista tai kansainvälisis-tä lahjoituksista tai muusta järjestön hankkimasta rahoi-tuksesta, jonka käytöstä järjestö ei halua raportoida ul-koministeriölle.

2. Yhteistyökumppani ja kumppanuus

Yhteistyökumppanin pitäisi yleensä olla vastaanottaja-maan kansalaisjärjestö tai muu rajattu kansalaisryhmä, joka on toiminut vähintään vuoden. Perustelluissa ta-pauksissa yhteistyökumppani voi olla myös kohdemaas-sa toimiva kansainvälinen järjestö tai paikallisen hallin-non organisaatio. Suomalaisella järjestöllä on oltava hy-vät tiedot yhteistyökumppanin taustasta.

2.1. Millä perusteella yhteistyökumppani on valittu?Kerro taustaa siitä, miten järjestö on luonut suhteen yh-teistyökumppaniin ja miksi juuri tämä kumppani on valittu suunniteltuun hankkeeseen. Kerro myös lyhyesti yhteistyökumppanin suhteesta hankkeen hyödynsaajiin

2.2 Onko yhteistyökumppanin kanssa tehty aiemmin yhteistyötä, jos niin milloin ja millaista?Mikäli järjestö on aiemmin tehnyt yhteisiä hankkeita tämän yhteistyökumppanin kanssa, kerro hankkeiden

nimet, kesto ja sijainti. Voit tässä kertoa myös järjestöjen välisestä vapaamuotoisesta yhteistyöstä.

2.3 Lisätietoja yhteistyökumppanista Keskeiset tiedot yhteistyökumppanista: järjestön jäsen-määrä, mahdollinen rekisteröintipäivämäärä, asema yh-teiskunnassa, suhde virallisiin instituutioihin, toiminta-ajatus ja muu järjestön toimintaa keskeisesti kuvaava tie-to. Jos yhteistyökumppani on muu kuin järjestö, kerro millainen yhteisö tai instituutio se on ja miten se toimii.

2.4 Millainen on yhteistyökumppanin oma panos hankkeen toteuttamisessa (työvoima, taloudellinen panos, muu)?

Millä tavoin yhteistyökumppani osallistuu hankkeen ra-hoitukseen ja toteutukseen: rahoittaako se osan toimin-nasta, antaako se esimerkiksi toimitiloja tai maata hank-keen käyttöön, maksaako se työntekijöiden palkkoja tai muita kuluja, jne.

2.5 Mitkä muut tahot osallistuvat yhteis-työhön? Mikä on heidän roolinsa ja panoksensa hankkeessa (suomalaiset, paikalliset tai kansainväliset järjestöt tai viranomaiset)?Millä tavoin muut tahot, kuten viranomaiset, koululai-tos, kirkko, suomalaiset, paikalliset tai kansainväliset jär-jestöt osallistuvat hankkeen toteutukseen tai sen toi-mintaedellytysten luomiseen. Kuvaile heidän osuuten-sa yhteistyössä.

3. Hankkeen tausta ja kestävyys

3.1 Miten hankkeen idea sai alkunsa? Onko se esimerkiksi osa jotain suurempaa hanke-kokonaisuutta?

Miten hankkeen idea sai alkunsa ja kuka oli aloitteen tekijä? Mikäli kyse on isomman kokonaisuuden osas-ta, esimerkiksi kansainvälisen järjestön tai verkoston ala-hankkeesta, kerro siihen liittyvästä seikoista.

3.2 Kerro lyhyesti hankkeen toimintaympä-ristöstä.Toimintaympäristöä määrittävät esimerkiksi:Taloudelliset olot – yhteiskunnan varallisuus, hyödyn-saajien maksukyky, valtion tai kunnan rahoitusmahdol-lisuudet, tulonmuodostuksen mahdollisuudet, luottojär-jestelmät jne. Miten taloudellinen päätösvalta, toimeen-tulomahdollisuudet ja omistussuhteet jakautuvat mies-ten ja naisten välillä?

Yhteiskunnalliset, sosiaaliset ja kulttuuriset olot – kansalaisyhteiskunnan toimintamahdollisuudet, alueen kulttuuri ja elämäntavat, erilaisten sidosryhmien ole-

7

massaolo ja perinteisten vallankäytön järjestelmät. Mit-kä ovat naisten ja miesten, tyttöjen ja poikien roolit hankealueen yhteisössä?

Ympäristölliset olot – luonnonvarat ja ympäristön ti-la sekä siihen liittyvät uhat, luonnonkatastrofi en toden-näköisyys ja vaikutukset jne.

3.3 Kerro, millainen on hankkeen toimialan yleinen kehitystaso kohdealueella? Miten pai-kallinen hallinto tällä alalla ja näissä asioissa toimii? Miten paikallinen hallinto osallistuu hankkeen toteutukseen tai rajoittaa sitä? Miten hankkeesi toimialaa (esim. koulutus) tällä hetkel-lä hoidetaan ja arvioi sen kehitystasoa. Ketkä tai mi-kä taho vastaa siitä nykyisin ja osallistuuko tämä taho hankkeeseen? Kerro myös lyhyesti paikallisen hallinnon roolista suhteessa toimialaan.

3.4 Miten hanketta on suunniteltu?Ketkä ovat suunnitelleet hanketta? Miten hankkeen suunnittelussa on toimittu? Miten taustatietoja on han-kittu? Miten suunnitteluprosessi on edennyt tämän lo-makkeen täyttämiseen asti? Ketkä ovat olleet vastuussa suunnittelusta, mistä lähteistä ja miten he ovat hankki-neet suunnittelussa tarvitsemansa tiedot.

3.5 Mitkä ovat ne hyödynsaajien kannalta keskeiset ongelmat, joihin hankkeella pyritään vaikuttamaan?Kuvaile ongelmia ja niiden keskeisiä syitä?

3.6 Millaiset riskit voivat vaikuttaa hankkeen onnistumiseen? Miten näiden riskien toteutumista pyritään ennaltaehkäisemään?Kuvaile hankkeen kannalta keskeisimpiä tai suurimpia riskejä. Miten ne on otettu hankesuunnittelussa huomi-oon ja miten niiden toteutumista pyritään ehkäisemään jo ennalta? Kuvaile myös ne hankkeen toimintaympä-ristöön liittyvät epävarmuustekijät, joiden toteutumi-seen hankkeella ei voida vaikuttaa, mutta joilla voi to-teutuessaan olla merkittävä vaikutus hankkeeseen.

3.7 Luoko hanke jonkin uuden rakenteen tai toimintatavan, vai tuetaanko sen avulla jo olemassa olevaa? Selvitä.Millaisia uusia rakenteita tai toimintatapoja hanke tukee tai luo – esimerkiksi perustetaanko uusi koulu vai tue-taanko jo olemassa olevan koulun toimintaa. Perustele myös miksi luodaan uusi rakenne tai toimitatapa tai tu-etaan jo olemassa olevaa.

3.8 Miten ja milloin vastuu hankkeesta siirretään paikalliselle hallinnolle, paikalliselle järjestölle tai hyödynsaajille itselleen?Miten ja milloin on suunniteltu vastuun hankkeen toi-minnoista siirtyvän paikallisille toimijoille ja keille se siirtyy? Kerro myös, miten rahoitus toteutuu sitten, kun

suomalainen järjestö ei enää tue hanketta taloudellises-ti. Pohdi hankkeen taloudellista omavaraisuutta sekä sen sosiaalista ja poliittista kestävyyttä.

Jos hankkeen ei suunnitella siirtyvän paikallisten vastuul-le, perustele miksi.

4. Hyödynsaajat

4.1 Keitä ovat hankkeen välittömät hyödynsaajat? Paljonko heitä on (arvio)?

Välittömillä hyödynsaajilla tarkoitetaan hankkeen ”lop-puasiakkaita” – tahoja joiden tilannetta hankkeella py-ritään parantamaan ja/tai joiden kehityspyrkimyksiä hankkeella tuetaan (esimerkiksi alueen X asukkaat, lii-kuntavammaiset, katulapset, naisyrittäjät). Kuuluuko vä-littömiin hyödynsaajiin erilaisia alaryhmiä (esimerkiksi vammaishankkeessa liikuntavammaiset ja näkövammai-set), mikä on näiden ryhmien rooli, miten heidän eri-tyispiirteensä otetaan huomioon? Tieto hyödynsaajista tulee eritellä myös sukupuolen mukaan.

4.2. Keitä ovat hankkeen välilliset hyödyn-saajat?Välillisiä hyödynsaajia voivat olla esimerkiksi paikalli-nen kumppanijärjestö, välittömien hyödynsaajien per-heenjäsenet, heidän muu lähipiirinsä tai asiakaskuntan-sa.

Jos haettava avustus on alle 20.000 € vastaa seuraa-vaan kysymykseen:4.3 Miten hyödynsaajat itse osallistuvat hankkeeseen? Kuvaile sekä välittömien että muiden hyödynsaajien osallistumista. Millaisia rooleja, tehtäviä tai vastuita heil-lä on? Kuinka he vaikuttavat hankkeen kulkuun?

Jos haettava avustus on 20.000 € tai enemmän, vastaa seuraavaan kysymykseen:

4.4. Erittele hankkeeseen osallistumisen tavat kunkin hyödynsaajaryhmän osalta erikseen.Kuvaile eri hyödynsaajien tehtävät ja vastuut hankkeen suunnittelussa ja toteutuksessa. Mikä on heidän sitou-tumisensa ja valmiutensa osallistua hankkeeseen? Miten sitoutuminen on varmistettu?

5. Hankkeen tavoite, toteutus-suunnitelma ja seuranta

Tavoitteet

5.1 Mikä on hankkeen pitkän tähtäimen kehitystavoite?

Mikä on hankkeen pitkän ajan kehitystavoite; mihin positiiviseen muutokseen / parannukseen hankkeella

8

pyritään sen lopullisten hyödynsaajien kannalta pitkäl-lä tähtäimellä? Miten tavoite kytkeytyy kumppanimaan yleisiin kehitystavoitteisiin?

5.2 Mikä on hankkeen välitön tavoite? (Alueellisesti ja hyödynsaajien osalta rajattu)Kerro hankkeen välittömästä tavoitteesta, eli siitä konk-reettisesta kehityksestä, joka saavutetaan, kun hankkeen kaikki toiminpiteet on suoritettu.

Toteutus

5.3. Mitkä ovat hankkeella tavoiteltavat tulok-set? (yli 20 000 € hankkeita koskeva kysymys) Myös pienempää hanketukea hakevat voivat halutessaan vastata tähän kysymykseen.

Tuloksilla tarkoitetaan konkreettisia loppu- tai välitu-loksia, joiden tuottaminen on hankeorganisaation vas-tuulla. Tällaisia voivat olla esimerkiksi hankkeen avulla luodut toimintamallit, koulutusohjelmat, toimitilat tms.

5.4 Millaisilla toimenpiteillä hankkeen tulok-siin ja välittömään tavoitteeseen pyritään? Kirjoita tähän hankkeen toteutussuunnitelma (action plan) siten, että kuvaat siinä lyhyesti tärkeimmät toi-menpiteet (esim. opettajien koulutus, koulukirjojen painatus, kaivon rakentaminen), joilla kohdassa 5.2 esi-tetty tavoite saavutetaan.

Ryhmittele ja selosta toimenpiteet siten, että selostus on suoraan verrannollinen hankebudjetin liitteiden lisä-tiedoissa eriteltyihin toimintoihin.

Jos haettava avustus on alle 20.000 € , vastaa seuraa-vaan kysymykseen:

5.5. Mitä hankkeen toteutuksen vastuunjaosta on kumppanin kanssa sovittu?Kuka tai mikä taho on vastuussa mistäkin hankkeen to-teutuksen osasta sekä miten hanketta koskevat päätök-set tehdään.Jos haettava avustus on 20.000 € tai enemmän, vastaa seuraavaan kysymykseen:

5.6 Kuvaa hankkeen toteutus- ja seurantaorganisaatio ja vastuunjakoKuvaile miten toteutus- ja seurantaorganisaatio on jär-jestetty: tärkeimmät vastuuhenkilöt ja heidän vastuualu-eensa, miten hankkeen päätöksenteosta ja sisäisestä tie-donkulusta on sovittu ja kuka vastaa hankkeen toimen-piteiden toteutuksesta ja seurannasta.

Seuranta

5.7 Millä tavoin suomalaisen järjestön vastuu-henkilöt seuraavat hanketta ja sen varainkäyt-töä sekä ja osallistuvat sen toteutukseen?Miten suomalaisen ja paikallisen järjestön välinen sään-nöllinen tiedonvaihto toteutetaan. Miten suomalaisen järjestön vastuuhenkilöt osallistuvat käytännössä hank-keen toteutukseen?

5.8 Miten paikalliset yhteistyökumppanit seuraavat hanketta ja sen varainkäyttöä?Miten hankkeesta vastuullinen paikallinen osapuoli seu-raa hankkeen käytännön toteutusta? Toteuttaako se sitä itse, käykö sen edustaja hankkeessa paikan päällä vai ta-pahtuuko seuranta toisella tapaa?

5.9 Millaista sanallista tai numerotietoa hankkeen etenemisestä kerätään?Kullekin tulokselle ja välittömälle tavoitteelle määritellään seurantamenettely, jolla tavoitteen saavuttamista seurataan.

Kerro, Millaisilla laadullisilla ja määrällisillä mittareilla tai muilla tavoin hankkeen konkreettisia tuloksia seura-taan? Mittarina voi olla esimerkiksi lukemaan oppinei-den määrä tai puhtaan juomaveden saajien määrä hank-keen lopussa. Mittarit voivat koostua myös laadullises-ta tiedosta tai hyödynsaajilta kerätystä palautteesta. Ku-ka seuraa mittareita ja miten?

5.10 Missä ja miten hankkeen paikalliskulujen kirjanpito ja tarkastus järjestetään?Ketkä tai mitkä tahot huolehtivat paikalliskulujen kirjan-pidosta ja tarkastuksesta. (ks. hankkeen tarkastusohjeet, ha-kuoppaan liite 2.

5.11 Onko hankkeelle suunniteltu väliarviointia tai evaluointia sen päätyttyä? Jos, niin miten arviointi tai arvioinnit toteutetaan?Hankkeen mahdollinen arviointi voidaan toteuttaa jo-ko sisäisesti tai se voidaan tilata ulkopuolelta. Merkitse arvioinnin kulut myös budjettiin ja sen liitteeseen 4.

6. Vapaamuotoinen selostus hankkeesta ja sen toimintatavasta

Tähän kysymykseen vastaaminen on vapaaehtoista. Jos hankesuunnittelulomakkeen muut kysymykset eivät sovi tai riitä kertomaan hankkeesta, sen taustoista tai muista oleellisista seikoista, tässä on tilaa vapaamuotoi-selle selostukselle. Hankkeen paikallinen kumppani voi myös tässä selostaa hanketta omalta kannaltaan.

9

7. Hankkeen budjetti ja rahoitussuunnitelma

Täytä ensiksi liitetaulukot 1-7, jotka on linkitetty lo-makkeeseen hankkeen budjetti. Liitetaulukoihin luvut siis siirtyvät automaattisesti budjettitaulukkoon ja ra-hoitussuunnitelmaan.

Liitetaulukot täytetään vain hankkeen ensimmäisen vuoden osalta, muiden vuosien osalta riittää budjetti-taulukkoon merkittävät summat. Järjestö voi käyttää lii-tetaulukoita apuna myöhempien vuosien budjetin ja ra-hoitussuunnitelman laatimisessa.

Hankkeen projektikoordinaattorin tai hankevastaavan olisi hyvä täyttää budjettitaulukko ja sen liitteet yhteis-työssä kirjanpitäjän kanssa.

7.1 Hankkeen budjetti

1. HenkilöstökulutYhteenveto liitetaulukko 1:n loppusummista.

Vapaaehtoistyön arvon laskeminen, ks. liitteen 1 täyt-töohje.

2. Toimintokulut (esimerkiksi koulutus)Yhteenveto liitetaulukko 2:n loppusummista.

Jos olet epävarma, tuleeko jokin kululaji merkitä toi-mintokuluihin tai esimerkiksi materiaalihankintoihin, voit valita sen ryhmittelyn, mikä tuntuu luontevim-malta. Tärkeintä kuitenkin on, että kaikki kulut tulevat merkityiksi ja perustelluiksi budjetissa ja sen liitteissä.

3. Materiaalit, hankinnat ja investoinnitYhteenveto liitetaulukko 3:n loppusummista.

Tavaralahjoitusten arvon laskeminen, ks. liitteen 3. täyttöohje.

4. Käyttö ja kunnossapitoYhteenveto liitetaulukko 4:n loppusummista, ks. liit-teen 4 täyttöohje.

5. Seuranta- ja arviointikulutYhteenveto liitetaulukko 5:n loppusummista, ks. liit-teen 5 täyttöohje.

6. HallintokulutYhteenveto liitetaulukko 6:n loppusummista, ks. liite-taulukko 6:n täyttöohjeet.

Hallintokulut voivat olla korkeintaan 10% hankkeen kokonaiskuluista. Vapaaehtoistyön arvon laskentaperus-teet, ks. liitteen 1 täyttöohje.

7.2 Hankkeen rahoitussuunnitelma

Järjestön omarahoitus – merkitse tähän yhteenveto liitteen 7 tiedoista.

Vapaaehtoistyö ja tavaralahjoitukset, ks. laskentaperus-teet liitteiden 1 ja 2 täyttöohjeista.

Ulkoasiainministeriön kehitysyhteistyötuki – merkitse haet-tava ja aiemmat myönnöt yhteensä sekä haettava rahoi-tus ja aiemmat myönnöt omille riveilleen.

Merkitse koko rahoituksen loppusumma yhteensä.

7.3 Budjetin liitetaulukkojen täyttöohjeetLiitetaulukko 1, HenkilöstökulutSuomesta/kehitysmaassa palkattava henkilöstö tehtävät, joihin henkilöstöä palkataan, sekä jos tässä vaiheessa on tiedossa, tehtäviä hoitavien henkilöiden nimet.

Työn kesto, kuinka monelta kuukaudelta tehtävää hoi-tavalle henkilölle maksetaan palkkaa.

Palkka- ja sivukulut – bruttopalkka koko työskente-lyajalta euromääräisenä sekä lakisääteiset palkan perus-teella määräytyvät sivukulut. Suomessa lakisääteisiä si-vukuluja ovat eläkevakuutusmaksut, sosiaaliturvamaksut sekä muut vakuutusmaksut. Suunnitelmaa tehtäessä on syytä selvittää, mitkä maksut ovat pakollisia kohdemaas-sa ja mitkä maksut koskevat ulkomailta lähetettyä hen-kilöstöä.

Palkkaa ja päivärahaa ei makseta samanaikaisesti.

Suomalaisten asuminen ja matkakulut - hankkeen varsi-naisesta toteutuksesta aiheutuvat matka- ja majoitusku-lut. Tähän kuuluvat mm. Suomesta lähetettävän henki-löstön ja perheenjäsenten matkat hankepaikkakunnalle ja heidän mahdollisten lomamatkojensa kulut, jos työn-antaja maksaa ne. Tähän kuuluvat myös kaikki paikalli-sesta matkustamisesta aiheutuvat kulut.

Majoituskuluihin kuuluvat Suomesta lähetetyn hen-kilöstön asumiskulut, mikäli työnantaja maksaa ne.

Hankkeen seurannasta aiheutuvat majoitus- ja matka-kulut eivät kuulu muut kulut -taulukon matka- ja ma-joituskuluihin – ne merkitään seuranta- ja arviointi-kuluihin. Matka- ja majoituskulut arvioidaan edullisia matkavaihtoehtoja käyttäen ja päivärahat lasketaan val-tion matkustussäännön mukaisesti (löytyy valtiovarain-ministeriön kotisivuilta http://www.vm.fi /vm/liston/page.lsp?r=7568&l=fi ).

Muut henkilöstökulut - kaikki sekä suomalaisen että paikallisen henkilöstön palkkaamisesta aiheutuvat muut kuin lakisääteiset henkilöstökulut. Tällaisia voivat olla esimerkiksi matkavakuutus, lähetetyn henkilöstön lasten koulunkäyntikulut, henkilöstön koulutuskulut, yms.

10

Suomalaisten tekemä vapaaehtoistyö – Vapaaehtoistyön arvoksi lasketaan vastaavasta työtehtävästä maksetta-va, paikallisen hintatason mukainen bruttopalkka ilman henkilösivukuluja.

Vapaaehtoistyön ja tavaralahjoitusten arvo voi olla korkeintaan puolet omarahoitusosuudesta.

Vapaaehtoistyöstä ei makseta päivärahoja, jos vapaa-ehtoistyö lasketaan kuuluvaksi hankkeen omarahoitus-osuuteen.

Lisätietoja – tässä voit kertoa lyhyesti esimerkiksi paikal-lisesta palkkatasosta ja mainita valuuttakurssit.

Liitetaulukko 2: Toimintokulut (esimerkiksi koulutus) Erittele hankkeen toiminnon tai toimintojen erityiset kulut. Voit tarvittaessa monistaa tätä kohtaa ja eritellä si-ten useampien toimintojen kuluja.

Hankkeen palveluksessa työsuhteessa olevien henki-löstökulut merkitään kohtaan 1, ostettujen asiantuntija-palveluiden kustannukset merkitään tähän.

Merkitse taulukkoon mahdollisimman tarkasti ao. pal-velun tai hyödykkeen laatu ja määrä, yksikköhinta sekä kokonaissumma. Kohdassa lisätietoja voit kertoa esimer-kiksi vallitsevista käytännöistä, hintatasosta tms.

Jos olet epävarma, mihin budjetin kohtaan jokin me-no tulee kirjata, kirjaa se kohtaan, jossa se tuntuu luon-tevimmalta. Tärkeintä on, että kaikki kulut lasketaan budjettiin mukaan.

Liitetaulukko 3: Materiaalit, hankinnat ja investoinnitTässä liitteessä luetellaan kaikki hankkeen käyttöön han-kittavat kulutus- ja investointiluontoiset hyödykkeet.

Laite- ja materiaalihankinnat – merkitse mahdollisim-man yksityiskohtaisesti (merkki, malli) millaisia konei-ta, kalustoa ja esimerkiksi ajoneuvoja on tarkoitus hank-kia, mistä (kohdemaasta, Suomesta vai jostain muual-ta), kuinka monta kappaletta ja mihin yksikköhintaan. Merkitse myös hankintoihin liittyvät rahtikulut.

Merkitse tähän myös kaikki hankkeen toteutukseen tarvittavien materiaalien hankinnasta aiheutuvat kulut mahdollisimman tarkasti. Kohdassa lisätietoja voit ker-toa hankintalähteen ja esimerkiksi tietoja hintatasosta ja materiaalin valintojen perusteluita.

Materiaalien yksilöimisessä riittää, että mainitaan kate-goriat, esimerkiksi ”terveysaseman hygieniatarvikkeet” tai ”koulun työskentelytarvikkeet”. Tässä ei siis tarvit-se luetella erikseen esimerkiksi desinfi ointiainepullojen tailyijykynien ja vihkojen määrää ja hintaa. Pystyäkseen arvioimaan tällaisten kulujen suuruusluokkaa järjestön on kuitenkin oltava selvillä tarvikkeiden hinnoista sekä siitä, mistä ne on edullisimmin hankittavissa.

Jos hanke saa materiaaleja tavaralahjoituksina, niiden arvo lasketaan samalla periaatteella kuin investointi-luontoisten hyödykkeiden (ks. liitteen 2 täyttöohje).

Rakennukset ja rakennelmat – kirjaa tähän kaikkien hank-keeseen liittyvien rakennusten ja rakennelmien inves-tointiluontoisten hankinta-, rakennus-, ja kunnostusku-lujen laatu. Mainitse kohtaan hankintalähde, mistä tai ke-neltä rakennus hankitaan tai jos se on esimerkiksi tar-koitus rakentaa. Kohtaan yksiköiden määrä ja laatu voit merkitä esimerkiksi ”koulurakennus, 2 kpl”, jos on tar-koitus rakentaa kaksi samanlaista rakennusta. Kohtaan yksikköhinta erittele kunkin yksittäisen rakennuksen ar-vo.

Tavaralahjoitusten arvo – merkitse rasti rivin viimeiseen sarakkeeseen, jos hyödyke on tavaralahjoitus. Merkitse tavaran lahjoittaja kohtaan hankintalähde (pääsääntöisesti vain Suomesta). Huomaa, että tavaralahjoitusten osalta on syytä ottaa huomioon rahtikulut tullimaksut yms. kulut. Alimman rivin oikeanpuoleiseen sarakkeeseen lasketaan tavaralahjoitusten arvon kokonaissumma. Omarahoitus-osuuteen mukaan laskettavien tavaralahjoitusten on tul-tava kokonaan Suomesta.

Tavaralahjoitusten arvo lasketaan niiden käyvän arvon mukaan. Käypä arvo on se hinta, joka tavarasta saataisiin myytäessä normaaliin markkinahintaan ja sen voi arvi-oida itse, mutta arviointiperuste on syytä kirjata esimer-kiksi kohtaan lisätietoja tai erilliseen selvitykseen. Jos kyseessä on erityisen suuri lahjoitus tai erikoishyödy-ke, sen arvon arvioinnissa on syytä käyttää asiantuntijan apua sekä pyytää siitä kirjallinen arvio.

Liitetaulukko 4: Käyttö ja kunnossapitoKäyttökulut – esimerkiksi hankkeen paikallisten toimi-tilojen kulut, kuten vuokrat, sähkö-, vesi yms. juokse-vat kiinteistökulut. Käyttökuluja ovat myös esimerkiksi koneiden ja laitteiden polttoainekulut ja vastaavat. Kir-jaa toimistokuluina paikalliset puhelin-, internet-, pos-ti-, yms. kulut. Suomessa syntyvät vastaavat kulut eivät kuulu tähän, vaan ne lasketaan hankkeen hallintokului-hin.

Kunnossapitokulut – huollosta ja kunnossapidosta aiheu-tuvat kulut.

Liitetaulukko 5: Hankkeen seuranta- ja arviointikulutUlkopuoliset palvelut (sis. asiantuntijakulut) – Seurannan ja arvioinnin järjestämiseksi hankittujen palveluiden ku-lut. Tähän kuuluvat esimerkiksi mahdollisten ulkopuo-lelta hankittujen seuranta- ja evaluointipalveluiden ku-lut ja vastaavat.

11

Matka- ja majoituskulut – Esimerkiksi suomalaisen jär-jestön edustajien seuranta- ja arviointimatkojen matka-, majoitus- ja päivärahakulut mahdollisimman tarkasti yksilöiden. Laske mukaan myös paikallisen matkustami-sen kulut. Jos matkaan lähtijöiden nimet ovat tiedos-sa, merkitse ne tähän. Matka- ja majoituskulut arvioi-daan edullisia matkavaihtoehtoja käyttäen ja päivärahat lasketaan valtion matkustussäännön mukaisesti (löytyy valtiovarainministeriön kotisivuilta http://www.vm.fi /vm/liston/page.lsp?r=7568&l=fi ). Kotimaiset ja ulko-maiset matkakulut merkitään erikseen.

Muut kulut – mahdolliset muut seuranta- ja arviointi-kulut.

Merkitse seuranta- ja arviointikulutaulukkoon mahdol-lisimman tarkasti ao. palvelun tai hyödykkeen laatu ja määrä, yksikköhinta sekä kokonaissumma. Kohdassa li-sätietoja voit kertoa esimerkiksi hintatasosta, arviointi-matkojen ajankohdista, kulujen laskentaperusteista jne.

Järjestön lakisääteiset tilintarkastuskulut kuuluvat hal-lintokuluihin. Sen sijaan tilintarkastajan hanketarkastus-kulut Suomessa ja yhteistyömaassa kirjataan seuranta- ja arviointikuluihin.

Liitetaulukko 6: HallintokulutHallinnon henkilöstökulut – hankkeen hallinnoinnista Suomessa syntyneet henkilöstökulut sekä tehtävät, joi-ta kulut koskevat.

Toimistokulut – kaikki hankkeen hallinnoinnista Suo-messa syntyneet toimistokulut, kuten toimitilojen ku-lut, postitus, puhelinkulut, internet-kulut, kopiointiku-lut, pankkikulut, yms. Osuus järjestön lakisääteisen ti-lintarkastuksen kuluista kuuluu myös tähän. Sen sijaan hankkeen tarkastamisesta syntyvät kulut lasketaan hank-keen seuranta- ja arviointikuluihin.

Varainhankinta ja tiedottaminen – hanketta koskevat va-rainhankinta- ja tiedotuskulut. Tämä on tietty osuus jär-jestön yleisistä varainhankinta- ja tiedotuskuluista.

Kukin hallintokulujen ryhmä on järjestön arvioima prosenttiosuus järjestön kaikista vastaavista kuluista. Esi-merkiksi hankkeen hallinnon henkilökuluihin laske-taan jokin prosenttiosuus järjestön palkatun työntekijän työpanoksesta ja palkkakuluista sivukuluineen. Merkit-se tällöin kohtaan yksiköiden määrä ja laatu esimerkiksi ”30 % vuosityöpanoksesta”, kohtaan yksikköhinta hen-kilön vuotuiset palkkakulut sivukuluineen, sekä koh-taan yhteensä prosenttiosuuden mukaan laskettu eu-romääräinen osa vuotuisista palkkakuluista. Prosentti-osuuden määräytyminen tulee perustella kohdassa lisä-tietoja. Edustuskuluja ja lahjoja ei hyväksytä hankkeen hallintokuluiksi.

Kansainvälisen kattojärjestö mahdollisesti veloittamat hankkeeseen liittyvät hallintokulut merkitään myös tä-hän.

Hankkeen hallintokulut voivat olla korkeintaan 10 % hankkeen kokonaiskuluista.

Liite 7: Järjestön omarahoitusRahallinen osuus/Rahoituslähde – merkitse tähän, miten rahoitus saadaan ja kuinka paljon tällä tavalla rahaa ker-tyy, esimerkiksi ”myyjäiset – 1000 ”

Hankkeen omarahoituksen tulee olla vähintään 15 % hankkeen kokonaiskuluista. Korkeintaan puolet omara-hoitusosuudesta voidaan kattaa vapaaehtoistyöllä ja ta-varalahjoituksilla. Vammaistyön tukemiseen tähtäävissä hankkeissa omarahoituksen tulee olla vähintään 7,5 % ja tämän osuuden on oltava kokonaan rahallinen.

Rahallisen omarahoituksen on tultava kotimaisista lähteistä ja sen alkuperä on selvitettävä. Järjestön saa-maa muuta valtion tai kunnan, tai muuta julkisoikeu-dellista avustusta ei saa käyttää omarahoitusosuuden kattamiseen.

Vapaaehtoistyö ja tavaralahjoitus – merkitse työtehtävät ja tavaran laatu ja määrä sekä käypä hinta. Ks. vapaaehtois-työn ja tavaralahjoitusten laskentaperusteet liitteiden 1 ja 2 täyttöohjeista. Vapaaehtoistyön ja tavaralahjoitusten arvo voi olla yhteensä korkeintaan puolet omarahoitus-osuudesta. . Omarahoitusosuuteen mukaan laskettavien tavaralahjoitusten on tultava kokonaan Suomesta.

8. Hankkeen kehityspoliittiset päämäärät ja läpileikkaavat teemat

8.1. Mikä on tai ovat hankkeen kehityspoliit-tinen päämäärä tai päämäärät? Merkitse yksi päätavoite ja korkeintaan 3 merkittävää osatavoitetta:

Merkitse vasemmanpuoleiseen sarakkeeseen ”päätavoi-te” rasti vain yhteen kohtaan ja oikeanpuoleiseen sarak-keeseen rasti korkeintaan kolmeen kohtaan. Tällä kysymyksellä kerätään tietoa kehitysyhteistyön kansainvälistä tilastointia varten, ja tarjotut vaihtoehdot ovat peräisin kansainvälisistä luokituksista.

Mikäli mikään vaihtoehdoista ei tunnu täsmäävän, kir-joita viimeiselle riville muutamalla sanalla oma määritel-mäsi hankkeen kehityspoliittinen tavoite tai päämäärä.

Sopivien vaihtoehtojen valintaan löytyy apua vasta-uksista kohtien 5.1 ja 5.2. vastauksista

Jos haettava avustus on 20.000 € tai enemmän, vas-taa seuraavaan kysymykseen, muuten siirry kysymyk-seen 8.3.

12

8.2 Miten hankkeen suunnittelussa on huomi-oitu kehitysmaan köyhyydenvähentämisohjelma (PRSP) tai vastaava)? Jos sitä ei ole huomioitu, perustele miksi:

Maailmanpankki on 2000-luvun alusta lähtien edellyt-tänyt, että jokainen kehitysmaa laatii kansallisen köy-hyydenvähentämisohjelmansa, Poverty Reduction Stra-tegy Paper, PRSP. Köyhyydenvähentämisohjelma on yhteinen linjaus, jota kaikkien asianomaisessa maassa kehityksen puolesta työskentelevien on tarkoitus nou-dattaa ja kunnioittaa sekä koordinoida toimintansa sen edellyttämällä tavalla. Voit perehtyä köyhyydenvähen-tämisohjelmiin mm. Maailmanpankin sivuilla www.worldbank.org.

Monien maiden omilla kansallisilla kotisivuilla on suora linkki niiden köyhyydenvähentämisohjelmiin. Li-sätietoja köyhyydenvähentämisohjelmista löydät myös sivuilta http://global.fi nland.fi .

Kansalliset köyhyydenvähentämisohjelmat voivat olla hyvin laajoja ja yksityiskohtaisia ohjelmia. Tässä yhtey-dessä riittää, että järjestö on tutustunut ohjelman tiivis-telmään ja ottaa sen periaatteet huomioon omassa han-kesuunnittelussaan.

8.3. Kehityspolitiikan läpileikkaavat teemat

Suomen kehityspoliittiseen ohjelmaan sisältyy joukko ns. läpileikkaavia teemoja, joiden toteutumiseen pyri-tään kehityspolitiikassa kautta linjan.

Lisätietoa kehityspolitiikan läpileikkaavista teemoista löydät http://global.fi nland.fi . –sivustolta (mm. gender-koulutuspaketti http://global.fi nland.fi /gender/ngo/,Ympäristö ja Suomen kehitysyhteistyö -julkaisut http://global.fi nland.fi /julkaisut/pdf/Ympäristo.pdf, tietoavammaisten aseman huomioon ottamisesta hankkeiden suunnittelussa (http://global.fi nland.fi /evaluations/labelable.pdf http://global.fi nland.fi /julkaisut/taustat/disability_guidance_EU.pdf) sekä UM:n kehityspoliit-tisen osaston julkaisuista (mm. Korruption vastainen kä-sikirja).

Muut liitteet:Jos kehitysyhteistyötukea hakevan suomalaisen jär-jestön ja sen paikallisen kumppanin välillä on solmit-tu kirjallinen yhteistyösopimus tai mahdollinen aieso-pimus yhteistyöstä, liitä se mukaan hakemukseen. Liitä mukaan myös muut keskeiset yhteistoimintaan liittyvät asiakirjat, kuten avustuspyynnöt, toimiluvat ja vastaavat. Kumppanin mahdollisen rekisteriotteen kopio on hyvä liittää mukaan hakemukseen.

Voit halutessasi liittää muutakin kumppanuuden ja hankkeen laatua selventävää materiaalia, esimerkiksi esitteitä, pöytäkirjoja tai valokuvia. Kaiken olennaisen tiedon tulee kuitenkin käydä ilmi lomakkeiden tekstis-tä, ei vain liitteistä.

13

1. Hankkeen perustiedot

Kohdat 1.1-1.8, ks. hankesuunnitelma. Merkitse myös, jos näissä perustiedoissa on tapahtunut muu-toksia hankesuunnitelman laatimisen jälkeen.

Vuosiraportin täyttöohjeet

Vuosiraportin tulisi olla täsmällinen ja kattava, sillä ra-portoinnilla on vaikutus hanketuen tuleviin maksatuk-siin.

Kaiken olennaisen tiedon tulee käydä ilmi raportin tekstistä, ei vain liitteistä. Useimpiin kysymyksiin kui-tenkin riittää lyhyt mutta täsmällinen vastaus.

Mitä suuremmasta hankkeesta on kyse, sitä yksityis-kohtaisempi raportin tulisi olla.

Vuosiraporttilomakkeessa on kysymyksiä, jotka kos-kevat vain hankkeita, joille on myönnetty yli 20 000 €

tai enemmän / vuosi suuruinen hanketuki. Pienempää hanketukea saavat voivat halutessaan vastata myös näi-

1.10. Tiivistelmä rahoituksesta

Vuosi EuroaEdelliseltä vuodelta käyttämättä oleva hanketuki(UM:ltä nostamaton + järjestön nostama, käyttämätön hanketuki) UM:n raportointivuodelle myöntämä hanketuki Raportointivuoden aikana käytettävissä ollut hanketuki yhteensä Raportointivuonna käytetty hanketuki yhteensä Käyttämättä oleva, seuraavalle raportointikaudelle siirtyvä hanketuki

1. rivi: Se hanketuen määrä, joka oli myönnetty hankkeelle raportointivuotta edeltäville vuosille, mutta joka oli raportointivuoden alussa käyttämättä. Tälle riville tulee merkitä sekä UM:ltä nostamaton tuki että UM:ltä nostettu, hankkeen kaikilla tileillä sekä kotimaassa että yhteistyömaassa ollut käyttämätön hanketuki.2. rivi: UM:n päätöksellä juuri tälle vuodelle myönnetty hanketuki.3. rivi: Koko se hanketuen määrä, joka on ollut hankkeen käytettävissä raportointivuonna.4. rivi: Raportointivuonna käytetty, sekä edellisiltä vuosilta siirtynyt että raportointivuodelle myönnetty hanketuki5. rivi: Tältä raportointikaudelta seuraavalle siirtyvä hanketuen määrä

1.9. Hankkeen perusidean tiivistelmä ja keskeiset saavutetut tavoitteet tai tulokset (vrt. hankesuunnitelma, kohta 1.11.)

Tiivistä tähän hankkeen keskeisimmät tapahtumat. Tii-vistelmä kannattaa kirjoittaa lopuksi, kun olet vastannut raporttilomakkeen muihin kysymyksiin.

14

1.11. Hankkeen mahdollinen muu rahoitus, sen lähde ja määrä raportointivuonna.

Muu rahoitus tarkoittaa rahoitusta, joka ei ole järjestön omarahoitusta eikä kehitysyhteistyötukea. Kyse voi ol-la esimerkiksi kotimaisista, paikallisista tai kansainväli-sistä lahjoituksista tai muusta järjestön hankkimasta ra-hoituksesta, jonka käytöstä järjestö ei raportoi ulkomi-nisteriölle.

2. Yhteistyökumppani ja kumppanuus

2.1 Millainen oli yhteistyökumppanin oma panos hankkeen toteuttamisessa? (työvoima, taloudellinen panos, muu?)

Millä tavoin yhteistyökumppani osallistui hankkeen ra-hoitukseen ja toteutukseen: rahoittiko se osan toimin-nasta, antoiko se esimerkiksi toimitiloja tai maata hank-keen käyttöön, maksoiko se työntekijöiden palkkoja tai muita kuluja, jne?

2.2. Mitkä muut tahot osallistuivat yhteistyö-hön? Mikä oli heidän roolinsa ja panoksensa hankkeessa (esimerkiksi suomalaiset, paikal-liset tai kansainväliset järjestöt tai viranomaiset)?Millä tavoin muut tahot, kuten viranomaiset, koululai-tos, kirkko, suomalaiset, paikalliset tai kansainväliset jär-jestöt osallistuivat hankkeen toteutukseen tai sen toi-mintaedellytysten luomiseen? Kuvaile heidän osuuten-sa yhteistyössä.

3. Hankkeen kestävyys

3.2 Miten paikallinen hallinto, paikallinen järjestö tai hyödynsaajat ovat ottaneet vastuuta hankkeen talouden ja toiminnan kestävyydestä?

Missä määrin paikalliset toimijat ovat ottaneet vastuu-ta hankkeesta ja keitä paikalliset vastuunkantajat ovat? Kerro myös, hankkeen paikallisrahoituksessa ja omava-raisuudessa mahdollisesti tapahtuneista muutoksista sekä siitä, miten ja millä aikavälillä hankkeen toiminnot siir-tyvät kokonaan paikallisten vastuulle.

4. Hyödynsaajat

4. 1 Keitä olivat hankkeen välittömät hyödyn-saajat ja paljonko heitä oli?

Välittömillä hyödynsaajilla tarkoitetaan hankkeen ”loppuasiakkaita” – tahoja joiden tilannetta hankkeel-la pyritään parantamaan ja/tai joiden kehityspyrkimyk-siä hankkeella tuetaan (esimerkiksi alueen X asukkaat, liikuntavammaiset, katulapset, naisyrittäjät). Kuuluuko välittömiin hyödynsaajiin erilaisia alaryhmiä (esimer-kiksi vammaishankkeessa liikuntavammaiset ja näkö-vammaiset), mikä on näiden ryhmien rooli, miten hei-dän erityispiirteensä otetaan huomioon? Tieto hyö-dynsaajista tulee eritellä myös sukupuolen mukaan.

4.2 Keitä olivat hankkeen välilliset hyödyn-saajat?Välillisiä hyödynsaajia voivat olla esimerkiksi paikalli-nen kumppanijärjestö, välittömien hyödynsaajien per-heenjäsenet, heidän muu lähipiirinsä tai asiakaskuntan-sa.

Jos myönnetty avustus on alle 20.000 € , vastaa seuraa-vaan kysymykseen:

4.3. Miten hyödynsaajat osallistuivat hankkeeseen?Kuvaile sekä välittömien että muiden hyödynsaaji-en osallistumista. Millaisia rooleja, tehtäviä tai vastuita heillä oli? Kuinka he vaikuttivat hankkeen kulkuun?

Jos myönnetty avustus on 20.000 € tai enemmän, vas-taa seuraavaan kysymykseen:

4.4. Erittele hankkeeseen osallistumisen tavat kunkin hyödynsaajaryhmän osalta erikseen.Kuvaile eri hyödynsaajien tehtävät ja vastuut hankkeen toteutuksessa. Mikä oli heidän sitoutumisensa ja val-miutensa osallistua hankkeeseen? Miten sitoutuminen ilmeni?

15

5. Hankkeen tavoite, toteutus ja seuranta

Tavoite

5.1 Onko hankkeen tavoite tai tavoitteet pysy-neet samoina kuin alkuperäisessä hankesuun-nitelmassa? Jos ne ovat muuttuneet, kerro täs-sä, kuinka.

Onko hankesuunnitelman kohtiin 5.1-5.3. kirjatuissa tavoitteenasetteluissa tehty muutoksia?

Toteutus

5.2. Onko hankkeen tavoitteita toteutettu niil-lä toimenpiteillä, jotka hankesuunnitelmassa mainittiin? Jos on turvauduttu suunnitellusta poikkeaviin toimenpiteisiin, kerro millaisiin ja miksi? Onko toimenpiteiden suunniteltu aika-taulu toteutunut?

Onko hankesuunnitelman kohdassa 5.4 kuvattuun to-teutussuunnitelmaan tullut muutoksia? Jos, niin millai-sia ja miksi? Eteneekö hankkeen toteutus suunnitellussa aikataulussaan – jos ei etene, niin millä tavoin aikataulua on ollut tarpeen muuttaa?

Selosta toimenpiteet siten, että selostus on suoraan verrannollinen hankesuunnitelman budjetin liitteiden lisätiedoissa eriteltyihin toimintoihin.

Jos myönnetty avustus on alle 20.000 €, vastaa seuraa-vaan kysymykseen:

5.3 Arvioi, millä tavoin ja kuinka hyvin hank-keen tavoitteet ovat toteutuneet hankkeen alusta ja raportointivuoden aikana?Kerro siitä konkreettisesta kehityksestä, joka hankkeen tähänastisilla toimenpiteillä on saavutettu.

Jos myönnetty avustus on 20.000 € tai enemmän, vas-taa seuraavaan kysymykseen:

5.4 Millaisia tuloksia on saavutettu hankkeen alusta ja raportointivuoden aikana?Tuloksilla tarkoitetaan konkreettisia loppu- tai välitu-loksia, joiden tuottaminen on hankeorganisaation vas-tuulla. Tällaisia voivat olla esimerkiksi hankkeen avulla luodut toimintamallit, koulutusohjelmat, toimitilat tms.

Jos myönnetty avustus on alle 20.000 €, vastaa seuraa-vaan kysymykseen:

5.5 Miten hankkeen vastuunjako toteutui?

Kuvaile, ketkä kantoivat vastuuta ja mistä tehtävästä ja kuinka päätöksenteko tapahtui.

Jos myönnetty avustus on 20.000 € tai enemmän, vastaa seuraavaan kysymykseen:

5.6 Kuvaa hankkeen tämänhetkinen toteutus- ja seurantaorganisaatioKuvaile miten toteutus- ja seurantaorganisaatio on jär-jestetty: tärkeimmät vastuuhenkilöt ja heidän vastuualu-eensa, miten hankkeen päätöksenteko ja sisäinen tie-donkulku toimivat ja kuka vastaa hankkeen toimenpi-teiden toteutuksesta ja seurannasta.

Seuranta

5.7 Millä tavoin suomalaisen järjestön vastuu-henkilöt seurasivat hanketta ja sen varainkäyt-töä, ja osallistuivat hankkeen toteutukseen?

Miten suomalaisen ja paikallisen järjestön välinen sään-nöllinen tiedonvaihto toteutettiin? Miten suomalaisen järjestön vastuuhenkilöt osallistuivat käytännössä hank-keen toteutukseen?

5.8 Miten paikalliset yhteistyökumppanit seurasivat hanketta?Miten hankkeesta vastuullinen paikallinen osapuoli seu-rasi hankkeen käytännön toteutusta?

5.9 Millaista sanallista tai numerotieto hankkeen etenemisestä on kerätty?Millaisia konkreettisia tuloksia hankkeessa on saavutet-tu hankesuunnitelman kohdassa 5.9. eritellyillä mitta-reilla ja muilla laadullisilla tai määrällisillä seurantame-netelmillä.

5.10 Missä hankkeen kirjanpito ja tarkastus on järjestetty?Ketkä tai mitkä tahot ovat huolehtineet paikalliskulujen kirjanpidosta ja tarkastuksesta.

16

6. Mitä opittiin ja miten hanke jatkuu

6.2 Mitkä ovat hankkeen toteutuksen seuraavat keskeiset vaiheet?

Kuvaile, miten hankkeen toteutus jatkuu raportointi-vuoden jälkeen.

7. Vapaamuotoinen selostus hankkeesta ja sen toimintatavasta

Tähän kysymykseen vastaaminen on vapaaehtoista. Jos raportointilomakkeen muut kysymykset eivät sovi tai riitä kertomaan hankkeesta, sen taustoista tai muista oleellisista seikoista, tässä on tilaa vapaamuotoiselle se-lostukselle. Hankkeen paikallinen kumppani voi myös tässä selostaa hanketta omalta kannaltaan.

8. Hankkeen kulut ja rahoitus

Täytä ensin vuosiraporttilomakkeen liitelomakkeet. Ne ovat samanlaiset kuin hankesuunnitelman budjetin liite-lomakkeet, täyttöohje, katso s. 10.

Merkitse kuluerittelytaulukon vasemmanpuoleiseen sarakkeeseen raportointivuoden toteutuneiden kulu-jen loppusummat kululajeittain liitelomakkeista. Mer-kitse keskimmäiseen ja oikeanpuoleiseen sarakkeeseen raportointi vuoden sekä seuraavan vuoden kuluarvio, mikäli hankkeelle on myönnetty hanketukea vielä näik-si vuosiksi. Merkitse oikeanpuoleiseen sarakkeeseen koko hanketukiajan suunniteltujen kulujen yhteis-summa. Täytä samaan tapaan myös kohta ”Hankkeen rahoitus”.

17

Hanketuen periaatteet ja menettelytavat

1. Mitä tukea saavalta järjestöltä ja sen kumppanilta edellytetään?

1.1 Järjestön rekisteröityminen Tukea hakevan suomalaisen kansalaisjärjestön on oltava Suomessa rekisteröity ja oikeustoimikelpoinen, voittoa tavoittelematon yhdistys tai säätiö. Järjestön, joka hakee tukea ensimmäistä kertaa, on liitettävä hakemukseen-sa jäljennös yhdistyksen tai säätiön rekisteriotteesta se-kä säännöistä. Rekisteröitymisestä pitää olla kulunut tu-en hakuhetkellä vähintään vuosi.

Kun tekstissä tästä eteenpäin mainitaan ”järjestö” tai ”järjestöt”, tällä tarkoitetaan sekä järjestöjä että säätiöi-tä.

1.2 Järjestön toiminta, talous ja asiantuntemusTukea saavalla järjestöllä on oltava riittävästi asiantunte-musta hankkeen toteuttamiseen ja hallinnointiin. Hank-keen tavoitteiden ja toiminnan laajuuden tulee olla rea-listisia suhteessa järjestön omiin voimavaroihin, kehitys-yhteistyökokemukseen sekä kykyyn hankkia omarahoi-tusta.

Tukea myönnettäessä kiinnitetään huomiota myös järjestön kykyyn suunnitella sekä tukea ja seurata hank-keen toteutumista.

Arvioinnissa tarkastellaan erityisesti järjestön kykyä:

1) Analysoida kehitysongelmia ja etsiä niihin yhteistyö-kumppanin kanssa realistisia ratkaisuja. Tätä arvioi-daan ennen kaikkea sen perusteella, miten kattavia ja realistisia ovat hankesuunnitelman tausta-analyysit.

2) Suunnitella hanke ja muotoilla sen päämäärä. Tämän vuoksi järjestöllä on oltava

• riittävä alan tuntemus • tietoa hankkeen toimintaympäristöstä sekä sen taus-

talla olevista ongelmista, sidosryhmistä ja heidän roo-leistaan, yhteistyökumppanin tavoitteista, paikallisista voimavaroista ja avun tarpeesta

• hankesuunnitelma, jossa on realistiset tavoitteet, työ-suunnitelma ja talousarvio

• tieto hankkeeseen vaikuttavista yhteistyömaan ke-hityssuunnitelmista ja hankkeen suhteesta niihin (ks. hankesuunnitelmalomakkeen kohta 8.2; tämä koskee vain isoja, 20.000 € tai sitä suurempaa hanketukea saavia hankkeita).

3) Tehdä yhteistyötä ja ylläpitää yhteyksiä yhteistyö-kumppaniin

4) Vastata hankkeen edellyttämistä toimenpiteistä, ku-ten

• hankkia hankkeen edellyttämää ammattitaitoista henkilökuntaa

• hoitaa hankkeen edellyttämää henkilöstöhallintoa ja henkilöstön koulutusta sekä tarvikehankintoja

• seurata ja arvioida hankkeen toteutumista sekä ra-portoida hankkeen edistymisestä

• tarvittaessa muuttaa yhteistyössä kumppanin kanssa hankkeen suuntausta, laajuutta ja työtapoja

5) Oppia kokemuksista ja soveltaa niitä jatkotyössä, se-kä jakaa kokemuksia jäsenistön ja muiden kiinnos-tuneiden kanssa (muut järjestöt, vastaanottajamaan viranomaiset, yms.).

Järjestön vakaa talous sekä vakiintunut, aktiivinen ja ulospäin suuntautunut toiminta samoin kuin aiempi kehitysyhteistyökokemus ovat eduksi hakemusta arvi-oitaessa.

Kehitysyhteistyön Palvelukeskus (KEPA) järjestää koulutusta kehitysyhteistyön parissa työskenteleville järjestöille. UM suosittelee osallistumista KEPA:n kou-lutukseen, ks. http://www.kepa.fi /toiminta/koulutus/.

1.3 Järjestön tilintarkastus ja taloushallinto Järjestöllä on oltava kirjanpitolain ja –asetuksen sekä ti-lintarkastuslain edellyttämä ammattitaitoinen tilintar-kastus-, kirjanpito-, seuranta- ja raportointikäytäntö.

Hankkeiden toteuttaminen on aina järjestön omalla vastuulla. Järjestön on kuitenkin vastattava saamansa tu-en käytöstä ulkoasiainministeriölle sen antamien ohjei-den ja valtionavun käyttöä koskevien yleisten määräys-ten mukaisesti (Valtionavustuslaki 688/2001), ks. liite 1.

1.4 Järjestön tiedotustoiminta Kansalaisjärjestöjen kehitysyhteistyöllä on myös tiedo-tukselliset ja kasvatukselliset tavoitteet: järjestöjen on pyrittävä tiedottamaan hankkeistaan ja niiden kohde-maista. Hanketuella voidaan tukea suoraan hankkeisiin liittyvää tiedotusta. Hankkeen tiedotuksesta syntyvät kulut sisällytetään hankkeen hallintokuluihin.

Yleisempään ja laajemmin kehitysmaita ja kehitysky-symyksiä koskevaan tiedotukseen (ei hankekohtaiseen

18

tiedottamiseen) voidaan hakea erityistä tiedotustukea, ks. tarkemmin kohta 3.5.

1.5 Suomalaisen järjestön omarahoitusHanketuen lisäksi hankkeessa tarvitaan järjestön itsen-sä hankkimia voimavaroja. Omarahoituksen hankkimi-nen mahdollistaa jäsenistön osallistumista toimintaan Suomessa ja edistää kansainvälistymiskasvatusta. Hank-keeseen ja kehityskysymyksiin liittyvää tiedotusta voi-daan usein kytkeä omarahoituksen hankkimiseen. Ky-ky kerätä oma osuutensa rahoituksesta mittaa myös jär-jestön tahtoa sekä uskoa hankeideaansa sekä sitoutumis-ta hankkeen toteuttamiseen.

Järjestön omarahoitusosuuden on oltava kunakin hankkeen toteutusvuonna vähintään 15 % hankkeen kokonaiskuluista (=suomalaisen järjestön panoksen ja hanketuen yhteissumma). Vähintään 7,5 % kokonaisku-luista on aina oltava järjestön rahallista osuutta.

Rahallisen osuuden on tultava kotimaisista lähteistä ja sen alkuperä on selvitettävä. Mikäli järjestöllä on vaike-uksia saada omarahoitusosuutta kerätyksi kokonaan ko-timaisista lähteistä, voi ministeriö poikkeustapauksessa, järjestön esittämien perusteltujen syiden johdosta hy-väksyä omarahoitusosuuteen myös ulkomaisista lähteis-tä tulevaa rahoitusta. Jos järjestö haluaa käyttää ulkomai-sista lähteistä tulevaa rahoitusta omarahoituksena, poik-keuslupaa tähän tulee anoa jo hanketuen hakuvaiheessa. Järjestön itsensä kehitysmaassa tai paikallisen yhteistyö-kumppanin keräämää rahoitusta ei kuitenkaan voida lu-kea omarahoitusosuuteen.

Järjestön saamaa muuta julkista avustusta ei saa käyttää kehitysyhteistyöhankkeiden omarahoitusosuuden katta-miseen. Rahoituksen on oltava todellista, hankkeen ku-lujen kattamiseen kohdistuvaa omarahoitusta. Raha voi olla peräisin mm. keräyksistä, myyntitoiminnasta tai lah-joituksista. Kaikki omarahoitukseksi luettava (rahallinen osuus, vapaaehtoistyö ja tavaralahjoitukset) on kirjattava järjestön kirjanpitoon. Vapaaehtoistyön tuotto sekä ku-luerät merkitään kirjanpitoon saman ryhmän alle, esi-merkiksi omarahoituseränä tai henkilöstökulueränä.

Vapaaehtoistyönä tai tavaralahjoituksina voidaan hy-väksyä enintään 7,5 % hankkeen kokonaiskuluksista. Va-paaehtoistyön arvoksi voidaan laskea vastaavasta työs-tä ao. kehitysmaan hintatason mukaan maksettava brut-topalkka. Työn pitää liittyä juuri kyseisen hankkeen val-misteluun tai toteuttamiseen, yleistä hallintotyötä ei lasketa omarahoitusosuudeksi.

Jos hankkeen päätavoitteena on parantaa kehitysmai-den vammaisten asemaa, riittää omavastuuosuudeksi vä-hintään 7,5 % hankkeen kokonaiskuluista. Panoksen on oltava tällöin kokonaan rahallista.

Omarahoitukseen laskettavan tavaralahjoituksen ar-vona voidaan pitää tavaran käypää arvoa.

Sekä vapaaehtoistyön että tavaralahjoituksen arvon laskentaperusteet pitää eritellä selkeästi. Vain suomalai-sen järjestön tekemä vapaaehtoistyö tai Suomesta han-kittu tavara huomioidaan omarahoitusosuudessa.

Omarahoituksen kertymistä on seurattava ja mahdol-lisista ongelmista raportoitava UM:lle ensi tilassa. Jos järjestö ei kykene keräämään suunniteltua omara-hoitusosuutta, on hanketta vastaavasti supistettava, jotta omarahoitusosuus lopulta kattaa vähintään 15 % (vammaishankkeissa 7,5 %) hankkeen kokonais-kuluista (ks. hanketuen yleisehdot, liite 1).

1.6 Paikallinen kumppaniSuomalaisella järjestöllä tulee olla yhteistyömaassa kumppani, joka vastaa hankkeen paikallisesta toteutta-misesta. Kumppani on ensisijaisesti yhteistyömaan kan-salaisjärjestö tai muu selkeästi rajattu yhteisö tai kansa-laisryhmä, joka on toiminut tuen hakuhetkellä vähin-tään vuoden ajan. Perustelluissa tapauksissa kumppani voi olla myös yhteistyömaassa toimiva kansainvälinen järjestö tai paikallisen hallinnon organisaatio. Suomalai-sella järjestöllä on oltava hyvät tiedot yhteistyökump-panin taustasta. Suomalaisen järjestön ja paikallisen yh-teistyökumppanin tulee laatia aina kirjallinen yhteis-työsopimus viimeistään silloin, kun hanke on saanut kehitysyhteistyötukipäätöksen. Ennen hanketuen ha-kemista voidaan solmia aiesopimus, joka on hyvä liit-tää hankesuunnitelman liitteeksi. Varsinainen yhteistyö-sopimus tulee liittää viimeistään ensimmäisen vuosira-portin liitteeksi.

1.7 Kansainväliset yhteistyökumppanitSilloinkin, kun tuki on tarkoitus kanavoida jonkin kan-sainvälisen kansalaisjärjestön katto-organisaation kaut-ta, pitää suomalaisen tuen välitön hyödynsaajaryhmä pystyä määrittämään. Hanketuella ei rahoiteta yleisa-vustuksia. Hankkeen vastuuhenkilöt pitää aina selke-ästi määritellä.

1.8 Järjestön edustajien ja työn-tekijöiden oleskelu kehitysmaissaSuomen edustustot ylläpitävät rekisteriä Suomen kan-salaisista, jotta heidät voidaan tavoittaa poikkeukselli-sissa olosuhteissa. Tämän vuoksi järjestöä pyydetään il-moittamaan pidempiaikaisesti maassa olevan henkilös-tön yhteystiedot paikalliseen edustustoon hankemaassa.

19

2. Mitä tukea saavilta kansalais-järjestöjen kehitysyhteistyöhankkeilta

edellytetään?

2.1 Kehitysyhteistyön yleiset periaatteet

Suomi pyrkii kehitysyhteistyönsä avulla edistämään ke-hitysmaiden taloudellista kasvua ja yhteiskunnallista ke-hitystä. Tavoitteena on myös tukea rauhan säilymistä ja kansanvaltaisten olojen vakiintumista kehitysmaissa. Ke-

hitysyhteistyö ei siten ole mikään erillinen toiminta-muoto vaan osa Suomen ulkopolitiikkaa ja yksi tärkeä keino sen tavoitteiden saavuttamisessa.

Kansalaisjärjestöjen kehitysyhteistyö on tärkeä osa tätä yhteistyötä. Ulkoasiainministeriön tuella rahoitet-tujen hankkeitten tulee sen vuoksi olla sopusoinnussa voimassa olevien Suomen kehitysyhteistyötä koskevien virallisten linjausten ja tavoitteiden kanssa sekä noudat-taa kehitysyhteistyötä sääteleviä periaatteita. Keskeisinä periaatteina kehitysyhteistyössä pyritään:

a. Vähentämään laajamittaista köyhyyttä. Taloudellisen kasvun edistämisen lisäksi tavoitteena on tukea sellaisten kansainval-taisten poliittisten järjestelmien kehittämistä, jotka takaavat tulojen tasapuolisen jakautumisen ja edistävät sosiaaliturvajärjes-telmän luomista heikoimmassa asemassa oleville yhteiskunnan jäsenille. Sukupuolten välisen tasa-arvon edistäminen on kes-keinen osa köyhyyden vähentämistä samoin kuin vammaisten aseman parantaminen.

b. Ehkäisemään globaaleja ympäristöongelmia. Ympäristöllisenä tavoitteena on taloudellisen ja sosiaalisen kehityksen sovittami-nen ekologisiin reunaehtoihin. Tätä tavoitetta edistetään muun muassa tukemalla kansainvälisten ympäristösopimusten toteut-tamista sekä vahvistamalla ympäristönormien huomioimista kaupan mekanismeissa.

c. Edistämään ihmisoikeuksien kunnioitusta ja kansanvallan toteutumista. Suomen ihmisoikeuspolitiikan painopisteet ovat vä-hemmistöjen ja alkuperäiskansojen sekä naisten ja lasten, erityisesti tyttöjen, oikeudet ja tasa-arvo sekä vammaisten mahdolli-suuksien yhdenvertaistaminen.

d. Lisäämään maailmanlaajuista turvallisuutta. Tavoitteena on auttaa kehitysmaissa meneillään olevan poliittisen ja taloudelli-sen muutosprosessin hallintaa ja luoda edellytyksiä rauhanomaiselle kestävälle kehitykselle ja hyvinvoinnille. Turvallisuuskäsi-te kattaa sekä rauhan rakentamisen että inhimillisen ja ekologisen turvallisuuden kehittämisen.

e. Lisäämään taloudellista vuorovaikutusta. Kehitysyhteistyöllä pyritään tukemaan erityisesti vähiten kehittyneitä kehitysmaitasopeutumaan maailmantalouteen niiden omista lähtökohdista lähtien, voimistamalla yksityiseen yritteliäisyyteen ja omaehtoi-seen kehitykseen perustuvaa kehitystä.

Lisäksi Suomen kehitysyhteistyössä painotetaan seuraa-via, läpileikkaavia teemoja, jotka tulee ottaa huomioon kaikessa toiminnassa:

• Sukupuolten välisen eriarvoisuuden vähentämi-nen. Sukupuolten tasa-arvon edistäminen tulee ot-taa huomioon kaikessa toiminnassa UM:n sukupuol-ten tasa-arvon edistämisen strategian ja toimintaoh-jelman mukaisesti (http://global.fi nland.fi /julkaisut/pdf/sukupuolten_tasa/, katso myös sukupuolten ta-sa-arvon edistämisen koulutuspaketti, http://global.fi nland.fi /gender/ngo/.

• Helposti syrjäytyvien ja erityisesti vammaisten aseman parantaminen

• Kestävä ja tasapainoinen kehitys, johon sisältyy niin ympäristökysymysten huomioiminen, hyvän hallinnon ja demokratian edistäminen kuin ihmisoi-keuksien kunnioituksen edistäminen. (Ks. lisätietoja mm. UM:n julkaisuista Ympäristö ja Suomen kehi-

tysyhteistyö, http://global.fi nland.fi /julkaisut/pdf/Ymparisto.pdf sekä Korruption vastaisen toiminnan käsikirja, http://global.fi nland.fi /julkaisut/pdf/Korrupt2

Kehitysyhteistyön suuntaviivoista, toimintaohjeista ja hyvistä käytännöistä etenkin Suomen pääkumppani-maissa on saatavilla monipuolista tietoa UM:n kehitys-poliittisen osaston verkkosivuilla http://global.fi nland.fi /koyhyys. Nämä sivut on laadittu auttamaan kaik-kia kehitysyhteistyön piirissä toimivia suuntaamaan ja suunnittelemaan toimintaansa siten, että se osaltaan edistäisi johdonmukaisesti YK:n vuonna 2000 sopimi-en vuosituhattavoitteiden saavuttamista, joihin myös Suomi on sitoutunut.

Kansalaisjärjestöjen hanketuella rahoitettavien hank-keiden tulee omalta osaltaan tukea näitä tavoitteita. Hankkeiden on oltava taloudellisesti, ympäristöllises-

20

ti ja sosiaalisesti kestäviä. Yhteistyön tulosten tulee olla pysyviä ja luoda pohjaa terveelle kehitykselle myös tu-levaisuudessa.

2.2 Kansalaisjärjestöjen kehitys-yhteistyön tavoitteet ja periaatteetKansalaisjärjestöjen kehitysyhteistyöhankkeiden yleisi-nä tavoitteina on:

a. Vahvistaa demokratian perusrakenteita tukemalla kehi-tysmaiden omaa, vapaaseen kansalaistoimintaan pe-rustuvaa omaehtoista kansalaisjärjestötoimintaa.Hanketuella rahoitetaan erityisesti sellaisia hankkeita, jot-ka perustuvat kehitysmaiden asukkaiden omiin aloittei-siin ja joilla pyritään lisäämään heikossa asemassa olevi-en kansalaispiirien vaikutusmahdollisuuksia ja omatoimi-suutta.

b. Laajentaa kehitysmaasuhteita kansalaistasolla ohi vi-rallisten kanavien.

c. Tukea ja rohkaista erityisesti maaseudun ja kaupun-kien köyhimpiä väestöryhmiä ratkaisemaan ongelmi-aan ruohonjuuritason yhteistyön ja pienimuotoisten, pai-kalliseen osaamiseen ja yhteisöjen kulttuuriin perustuvien hankkeiden avulla.

d. Rohkaista ja opastaa kehitysmaiden pienyhteisöjen ja jär-jestöjen omaehtoista tuotantotoimintaa ja edistää nii-den taloudellista riippumattomuutta.

e. Tarjota laajoille kansalaispiireille mahdollisuus omakoh-taiseen kokemukseen kehitysyhteistyöstä sekä tukea kehitysmaita ja kehitysyhteistyötä koskevan tiedon levit-tämistä.

f. Täydentää ja tukea Suomen kehitysyhteistyötä myös sellaisissa maissa, joiden kanssa Suomi ei harjoita virallis-ta kehitysyhteistyötä.

2.3 Yhteistyö ja kumppanuusYhteistyön lähtökohta on terve, kun kehitysmaan or-ganisaatiot ja kansalaiset itse vastaavat kehityksestään ja avunantaja vain tukee näitä pyrkimyksiä. Aloitteen pi-täisi tulla kehitysmaasta ja omistajuuden pysyä siellä. Ke-hitysyhteistyö ei saa olla suomalaisen yhteistyökumppa-nin sanelemaa yksipuolista ”apua”.

Hyvä hanke on todellista yhteistyötä, joten suoma-laisen ja paikallisten osapuolten ja sidosryhmien roolit ja vastuut on määriteltävä selkeästi. Suomalaisen järjes-tön ja paikallisen yhteistyökumppanin kirjallisessa yh-

teistyösopimuksessa määritellään mm. toimivaltaiset edustajat, yhteistyön tarkoitus ja laajuus, tavoitteet, vel-voitteiden jako ja oikeudet sekä sopimuksen kesto, ir-tisanominen ja missä vaiheessa hankkeen toteutus siir-tyy kokonaan kumppanin vastuulle. Paikallisen yhteis-työkumppanin on mahdollisimman pitkälle vastatta-va hankkeen suunnittelusta ja käytännön toteutuksesta. Suomalaisen järjestön roolin pitäisi olla lähinnä neuvo-va ja tukeva ja paikallisen kumppanin osaamista ja re-sursseja kehittävä.

2.4 Kehitysmaan kansalais-yhteiskunnan tukeminenKeskeisintä kansalaisjärjestöjen kehitysyhteistyössä on kehitysmaiden omien kansalaisjärjestöjen toiminnan ja niiden yhteistyön kehittäminen. Suomen tukemil-la hankkeilla pitäisi parantaa hyödynsaajien mahdolli-suuksia vaikuttaa itse omaan kehitykseensä.

2.5 Hankkeen rajausHanketukea myönnetään vain erikseen määritellyil-le hankkeille, ei järjestön yleiseen toimintaan tai py-syvään yhteistyöhön sisarjärjestön kanssa. Yhteistyö sa-man kumppanin kanssa voi toki jatkua uusien hankkei-den muodossa. Kullakin hankkeella on oltava selkeät, yhteistyöosapuolten yhdessä määrittelemät tavoitteet ja hyödynsaajat. Rahoituksen hakuvaiheessa on oltava hahmoteltuna lisäksi vähintään karkea työsuunnitelma ja aikataulu. Hankkeen voimavarat ja niiden pohjalta laskettu budjetti määritellään myös hankekohtaisesti.

2.6 Suuri vai pieni hanke?Ulkoasiainministeriön hanketuen hakuprosessissa ero-tellaan tietyiltä osin hankkeet, joille haetaan hanketu-kea alle 20 000 €/vuosi sekä ne, jotka hakevat hanke-tukea 20 000 €/vuosi tai yli. Suurempaa hanketukea hakevilta edellytetään tarkempaa ja yksityiskohtaisem-paa analyysiä ja suunnittelua kuin pienemmiltä.

Vastaavasti hankkeiden tilintarkastusohjeissa on lisä-määräyksiä, jotka koskevat 20 000 € tai sitä suurem-paa hanketukea nauttivia hankkeita.

2.7 Yhteistyömaan valintaSuomalaiset järjestöt voivat käynnistää hankkeita muis-sa kuin Suomen pitkäaikaisissa yhteistyömaissa. Hank-keita voidaan käynnistää OECD:n kehitysapukomi-tean DAC:n viralliseen kehitysmaaluokitukseen kuu-luvissa maissa. Luokituksen voi tarvittaessa tarkistaa OECD:n verkkosivuilta (http://www.oecd.org/data-oecd/35/9/2488552.pdf).

21

2.8 Hankkeiden toimialat

Järjestöt määrittelevät yhteistyökumppaniensa kans-sa itse hankkeittensa sisällön ja toimintatavat. Järjestö-jä rohkaistaan kuitenkin lisäämään toimintaansa perin-teisten terveydenhuolto- ja koulutushankkeiden lisäksi ympäristönsuojelun, väestöpolitiikan sekä kansanvallan ja ihmisoikeuksien edistämiseen liittyvässä yhteistyössä. Hanketukea ei ole tarkoitettu ideologian levittämiseen eikä uskonnolliseen käännytystyöhön.

2.9 Hankkeen yhteensopivuus yhteistyömaan kehityspolitiikan kanssaHanketta suunniteltaessa tulee tarkastella sen yhteyttä ja yhteensopivuutta yhteistyömaan kehitysohjelmien- ja linjausten kanssa. Näin vahvistetaan hankkeen kestä-vyyttä ja jatkuvuutta tulevaisuudessa.

Huonosti koordinoidut hankkeet voivat hyvästä tar-koituksestaan huolimatta jopa haitata tervettä kehitystä. Jotta vältyttäisiin päällekkäiseltä ja liian sirpaleiselta tai ristiriitaiselta toiminnalta, on jo hankkeen suunnittelu-vaiheessa syytä selvittää, mitä muita hankkeita alueella on meneillään tai vireillä ja mitä toimintatapoja alueel-la käytetään. Jos hankkeessa kehitetään toimintoja, jotka jäävät paikallisten viranomaisten vastuulle (esim. terve-ysasemat tai koulut), on varmistuttava siitä, että he hy-väksyvät hankkeen ja ovat sitoutuneita ylläpitämään ke-hitettäviä toimintoja hankevaiheen jälkeen.

Yhteistyömaan kehityspolitiikan tuntemus on sitä tär-keämpää, mitä suuremmasta hankkeesta on kysymys.

2.10 Hankkeen kestävyys, määräaikaisuus ja omavaraisuustavoite

Tavoitteena ovat kestävät tulokset, mikä edellyttää ta-loudellisen, institutionaalisen ja teknisen perustan luo-mista hankkeen jälkeiselle elämälle. Toimintatapojen pi-tää perustua paikallisen ympäristön ja kulttuurin luo-miin lähtökohtiin. Tuki ei missään tapauksessa saa aihe-uttaa riippuvuutta suomalaisesta tukijasta.

Hanketuki ei ole pysyvää tukea, vaan vain määräaikai-nen lisäpanos, jonka avulla yhteistyökumppanin voima-varoja kehitetään niin, että se ja hankkeen hyödynsaajat pystyvät ajan mittaan jatkamaan toimintaa ilman ulkois-ta tukea. Määräaikaisuus on otettava huomioon jo han-ketta suunniteltaessa ja se on tehtävä selväksi myös tu-en vastaanottajalle. Hankkeen on siis tehtävä itsensä tar-peettomaksi. Vain erityisillä perusteilla hankkeen koko-naiskesto voi ylittää kuusi vuotta.

2.11 Paikallinen rahoitus Suomalainen tuki on tarkoitettu täydentämään kehi-tysmaan järjestön omia voimavaroja. Mitä suurempi on

yhteistyökumppanin keräämä paikallisen rahoituksen osuus, sitä paremmat ovat mahdollisuudet luoda kestävä pohja hankkeen jälkeiselle toiminnalle. Sen vuoksi on tärkeää, että hankkeen toteutus ei riipu yksin suomalai-sesta rahoituksesta.

Paikallisia voimavaroja – työtä, materiaaleja ja välinei-tä, tiloja sekä rahoitusta – ei kuitenkaan lasketa mukaan suomalaisen järjestön omarahoitukseen. Paikallisille voi-mavaroille ei myöskään ole määritelty mitään tiukkoja rajoja. Jotta hankkeen tulokset olisivat kestävällä pohjal-la, on yhteistyökumppanien ja hyödynsaajien pystyttävä kuitenkin viimeistään hanketta päätettäessä vastaamaan kehitetyn toiminnan aiheuttamista kuluista.

2.12 Muut tuen myöntämisehdot Hanketuen myöntäminen on sitä todennäköisempää, mitä paremmin hanke vastaa kansalaisjärjestöjen kehi-tysyhteistyön yleisiä tavoitteita, mitä tarkemmin hake-muksessa on noudatettu hankesuunnittelusta annettu-ja ohjeita ja mitä selkeämmin järjestö on raportoinut mahdollisesti aiemmin saamastaan tuesta. Raportoinnin laiminlyönti johtaa aina tuen epäämiseen.

3. Kansalaisjärjestöjen kehitysyhteistyön hanketuki

Valtion talousarviossa on varattu määrärahoja kansalais-järjestöjen kehitysyhteistyön tukemiseen. Varoja voidaan käyttää sekä suomalaisten kansalaisjärjestöjen kehitys-maissa toteuttamiin hankkeisiin että kotimaassa tehtä-vään tiedotus- ja valistustyöhön.

3.1 Järjestöjen hanketuen hakuajat, lomakkeet ja oppaatUlkoasiainministeriö ilmoittaa vuosittain suurimmis-sa päivälehdissä ja kehityspoliittisen osaston verkkosi-vuilla http://global.fi nland.fi kansalaisjärjestöjen han-ke- ja tiedotustuen hakuajasta. Hakemukset toimitetaan ulkoasiainministeriöön kunakin vuonna 31.5. mennes-sä ellei ilmoituksessa muuta todeta. Hanketuen käsikir-jaa ja hakulomakkeita voi tilata kehityspoliittisen osas-ton kansalaisjärjestöyksiköstä, jonne hakemukset myös toimitetaan. Käsikirja ja hakemuslomakkeet ovat myös sähköisessä muodossa kehityspoliittisen osaston verkko-sivuilla osoitteessa: http://global.fi nland.fi /jarjestoille/

Hakemus tulee aina toimittaa määräaikaan mennes-sä (määräajan jälkeen tulleet hakemukset siirretään seu-raavalle hakukierrokselle, jolloin järjestön on itse huo-lehdittava hakemuksen ja sen liitteiden päivittämisestä). Kaikki haettavan tuen ja suunnitellun hankkeen kan-nalta oleellinen tieto tulee sisällyttää tukihakemukseen ja hankesuunnitelmalomakkeeseen. Hakemukseen tu-

22

lee liittää hakemuksessa mainitut pakolliset liitteet se-kä mahdollisesti muita tarpeellisiksi katsottavia liittei-tä. Pelkissä liitteissä oleva tieto ei kuitenkaan riitä, vaan kaikki oleelliset tiedot on siirrettävä hakulomakkeille. Lomakkeiden jokaisen kohdan tulee olla selkeästi täy-tetty ja luettavissa (ei mielellään käsinkirjoitettuna). Jois-sain hankesuunnitelmalomakkeen kohdissa on haetta-van tuen suuruuden mukaan valinnaiset kysymykset, jolloin vain toiseen vastataan. (ks. kohta 2.6)

Hankesuunnitelman on oltava täsmällinen ja kattava, sillä hankkeen tukemisesta päätetään suunnitelmassa esi-tettyjen tietojen pohjalta. Mitä suuremmasta hankkees-ta on kyse, sitä yksityiskohtaisemmin suunnitelma pitäisi esittää. Selkeä tavoitteiden ja niiden seurantamenettelyi-den määrittely helpottaa myös hankkeen seurantaa, val-vontaa ja arviointia.

3.2 Hanketukihakemusten käsittely, päätös ja sopimuksen solmiminenHakemusten käsittely ministeriössä kestää noin puo-li vuotta. Kun kansalaisjärjestöjen hanketuen määrära-hat on jaettu, ministeriö lähettää tukea saaneille järjes-töille ilmoituksen tuen myöntämisestä. Myös kielteisis-tä päätöksistä lähetetään järjestöille ilmoitus. Lisätietoja hanketukihakemusten käsittelystä, ks. http://global.fi n-land.fi /jarjestoille/prosessi.pdf.

Kun tukea on myönnetty, ministeriö lähettää ilmoi-tuksen mukana tuen käyttöä koskevat ehdot, jotka jär-jestön tulee allekirjoituksellaan hyväksyä, (ks. liite 1). Ehtojen allekirjoittaminen toimii samalla järjestön ja ministeriön välisenä sitovana sopimuksena. Järjestön tu-lee samalla lähettää ministeriölle asiakirja, josta ilmenee, keillä järjestön toimihenkilöillä on sillä hetkellä järjes-tön nimenkirjoitusoikeus. Allekirjoitettu sopimus pa-lautetaan määräajassa ministeriölle ja siihen voidaan liit-tää maksatuspyyntölomake.

3.3 Hanketuen myöntö ja maksatusTuki myönnetään vuodeksi kerrallaan. Ministeriö voi tehdä budjettivaraukset hankkeen ensimmäisen toimin-tavuoden lisäksi myös kahdeksi seuraavaksi vuodeksi. Varaukset ovat käytettävissä ilman erillistä päätöstä sen jälkeen, kun eduskunta on hyväksynyt ao. vuotta koske-van tulo- ja menoarvion.

Maksatuspyynnöt voi toimittaa myös sopimuksen sol-mimisen jälkeen erikseen. Kunkin myöntövuotta seu-raavan vuoden ensimmäiseen maksatuspyyntöön lii-tetään ministeriön antamien ohjeiden mukainen ly-hyt selvitys hankkeen sen hetkisestä tilanteesta. Kunkin maksatuspyynnön tulee perustua hankkeen realistiseen toteutusaikatauluun. Hanketuen siirtymistä seuraaville vuosille järjestön taseessa tulee minimoida.

3.4 Käyttötarkoituksen ja hankesuunnitelman muutokset

Mikäli hankkeensuunnitelma tai budjetti muuttuvat, tai mikäli tukea halutaan käyttää muuhun kohteeseen tai tarkoitukseen kuin mihin sitä on myönnetty, tulee jär-jestön hakea ministeriöltä lupaa käyttötarkoituksen muutokseen kirjallisesti ja aina etukäteen ennen var-sinaisen toiminnan aloittamista.

Järjestön tulee ilmoittaa viipymättä ministeriölle hankkeen toteutusaikatauluun tai muusta tuen käyttöön olennaisesti vaikuttavasta muutoksesta.

Hanketukihakemukset, sopimukset ja raportit toimi-tetaan ulkoasiainministeriön kirjaamoon.

ULKOASIAINMINISTERIÖ/kirjaamoKehityspoliittinen osastoKansalaisjärjestöyksikköPL 176 00161 Helsinki

Kansalaisjärjestöyksikön virkamiehet antavat tarvittaessa lisäohjeita hanketuen hakumenettelystä ja raportoinnis-ta, puh: (09) 1605 6255.

Verkkosivut: http://global.fi nland.fiSähköposti: keo-33@formin.fi

3.5 Kansalaisjärjestöjen tiedotustukiKansalaisjärjestöjen tiedotustukea varten on olemassa omat hakuehdot ja lomakkeet, jotka tilataan Ulkomi-nisteriön viestintä- ja kulttuuriosaston kehityskansalais-järjestöyksiköstä. Lisätietoja löydät sivuilta http://glo-bal.fi nland.fi /jarjestoille/tt/.

3.6 KumppanuusjärjestötUlkoasiainministeriö on sopinut eräiden suurten ja ko-keneiden järjestöjen kanssa kumppanuussopimukset. Kumppanuussopimuksessa sovitaan ministeriön ja jär-jestön kesken järjestön kehitysyhteistyötoiminnan pe-riaatteista ja suuntaviivoista sekä tuen hankekohtaises-ta käyttösuunnitelmasta enintään nelivuotisen sopimus-kauden aikana.

Kumppanuusjärjestöjen tulee noudattaa hankesuun-nittelussa ja raportoinnissa pääpiirteissään samoja ehtoja ja määräyksiä kuin muidenkin järjestöjen. Vuoteen 2005 mennessä kumppanuussopimuksia on solmittu yhdek-sän järjestön kanssa. Pitkään toimineilla, suurilla järjes-töillä on mahdollisuus hakea kumppanuusjärjestön sta-tusta. Kriteerit löytyvät kansalaisjärjestöyksikön verk-kosivuilta http://global.fi nland.fi /jarjestoille.

23

3.7 EU:n hanketuki kansalaisjärjestöille

Myös Euroopan Unioni myöntää määrärahoja kansa-laisjärjestöjen kehitysyhteistyöhön. Kansalaisjärjestöt voivat hakea tukea lukuisilta budjettimomenteilta, jot-ka ovat joko hyödynsaajien, hankkeen sisällön tai tietyn maantieteellisen sijainnin mukaan määriteltyjä.

Lisätietoja EU:n hanketukeen liittyvissä asioissa saa Kehys ry:stä

Kehys ry.Töölöntorinkatu 2 B (4.krs) 00260 Helsinkip. 09-2315 0560 tai 09-2315 0561Fax: 09-2315 0520http://www.kehys.fi /

3.8 Kehitysyhteistyöhankkeen valmistelukulut Järjestön on pääasiassa itse vastattava uuden hankkeen-sa valmistelukuluksista. Hankevalmistelumatkaa varten voidaan kuitenkin hakea avustusta, jolla voidaan kattaa valmistelumatkan matkakulut päivärahoineen. Järjestöl-lä tulee olla selkeä hankeidea, joka on joko yhteistyö-maan paikallisen yhteisön tai kansalaisjärjestön esittä-mä tai heidän kanssaan alustavasti suunniteltu, ja jonka toiminnan käynnistämiseen järjestö aikoo hakea mi-nisteriön hanketukea. Hankkeiden suunnittelussa tär-keä osallistuminen ja yhteistyö eri sidosryhmien kans-sa edellyttää usein myös riittävää paikan päällä oloa. Jos järjestö on jo jättänyt hanketta koskevan hanketukiha-kemuksen, valmistelumatkatukea ei enää myönnetä.

Matka-avustusta voi hakea ympäri vuoden tarkoitus-ta varten laaditulla lomakkeella, joka lähetetään kan-salaisjärjestöyksikköön. Hakemukseen liitetään alusta-va hankesuunnitelma. Anottavat matka- ja majoitusku-lut sekä päivärahat on eriteltävä selkeästi eivätkä ne saa ylittää valtion virkamiesten matkustussäännössä mää-riteltyjä kuluja (ks. valtiovarainministeriön www-sivu http://www.vm.fi /vm/liston/page.lsp?r=7568&l=fi ). Matkat on tehtävä käyttäen edullisia yhteyksiä. Valmis-teluavustus on tarkoitettu vain suomalaisen järjestön matkakuluihin eikä sillä voi korvata yhteistyökumppa-nin suunnittelukuluja. Erityistapauksissa voidaan val-misteluavustuksella rahoittaa myös paikallisten asian-tuntijoiden laatimia taustaselvityksiä sekä muiden han-kevalmistelun edellyttämien välttämättömien palve-luiden hankintaa (käännöstyöt, tulkkaus). Valmistelun muista kuluista järjestö vastaa kuitenkin itse. Valmiste-lumatkatuen hakulomake samoin kuin tarkemmat oh-jeet löytyvät kehityspoliittisen osaston verkkosivuilta http://global.fi nland.fi /jarjestoille/va_matka.html.

3.9 Konferenssimatkatuki

Ulkoasiainministeriö myöntää tukea myös konferenssi-matkatukea kansainvälisiin konferensseihin osallistuvil-le kehitysmaaedustajille.

4. Mihin kuluihin ja millaisin ehdoin hanketukea myönnetään?

4.1 Kehitysyhteistyötuen yleismääräykset

Kehitysyhteistyötukea voidaan käyttää vain ulkoasiain-ministeriön hyväksymän kehitysyhteistyöhankkeen to-teuttamiseen. Muuhun tarkoitukseen tukea ei saa käyt-tää. Tuella voidaan rahoittaa vain hankkeen toteutta-misen kannalta välttämättömiä ja kohtuullisia kuluja. Suomalainen järjestö on aina vastuussa varojen asian-mukaisesta käytöstä.

Tukea saava järjestö on myös kirjanpitovelvollinen kehitysyhteistyötoiminnastaan. Järjestön on noudatet-tava hyvää kirjanpitotapaa ja sen tilintarkastus on olta-va asianmukaisesti järjestetty. Suomalainen järjestö vas-taa myös siitä, että yhteistyökumppani yhteistyömaassa noudattaa hyvää kirjanpitotapaa.

Ulkoasiainministeriöllä on oikeus halutessaan tarkas-taa järjestön kirjanpito niin Suomessa kuin yhteistyö-maassa. Kirjanpito on järjestettävä siten, että varojen käyttöä koskevat tiedot voidaan vaikeuksitta selvittää ja tarkastaa kirjanpidosta. Suomessa tositteita on säilytet-tävä kuusi vuotta, yhteistyömaassa sen lakien mukainen määräaika, vähintään kuitenkin kuusi vuotta.

Järjestön on selvitettävä tukea hakiessaan miten hank-keen paikallismenojen kirjanpito ja hankkeen tarkas-tukset aiotaan järjestää. Mikäli paikallismenojen kirjan-pito tapahtuu yhteistyömaassa, voidaan näiden meno-jen tarkastus suorittaa paikan päällä. Tällöin on varmis-tuttava siitä, että käytettävä tilintarkastaja vastaa maan viranomaisten edellyttämiä vaatimuksia. Hankkeen tar-kastuksessa selkeintä on käyttää yhteistyömaassa aukto-risoitua tilintarkastajaa tai johonkin tunnustettuun kan-sainväliseen tilintarkastajien ketjuun kuuluvia tarkasta-jia.

Myönnetty tuki tulee pääsääntöisesti käyttää myön-tövuonna ja se on nostettava viimeistään lokakuun lop-puun mennessä. Mikäli järjestö ei ole nostanut myön-nettyjä varoja määräpäivään mennessä, ulkoasiainmi-nisteriö purkaa nostamattomia varoja koskevat myön-töpäätöksensä ja kohdentaa näin vapautuneet varat uudelleen. Mikäli järjestö kuitenkin ennen lokakuun loppua esittää kirjallisesti ministeriölle tyydyttävästi pe-rustellun pyynnön nostamatta jääneiden varojen siirtämi-sestä seuraavalle vuodelle, tästä voidaan erikseen sopia.

Järjestön nostamien, mutta vuoden lopussa käyttä-mättä olevien rahojen käyttö on eriteltävä lomakkeella

24

”Selvitys hankkeen tilasta” ennen seuraavan vuoden en-simmäistä maksatusta.

Tuen käytössä noudatetaan ministeriön laatimia ulko-asiainministeriön kansalaisjärjestöille myöntämän kehi-tysyhteistyötuen yleisehtoja (liite 1).

4.2 Hankkeen henkilöstökulut ja ostetut asiantuntijapalvelut

Hanketuella voidaan kustantaa hankkeen toteutuksen kannalta välttämättömät palkkakulukset sekä lakisäätei-set palkan perusteella määräytyvät sivukulut, ks. hanke-suunnitelman budjettiliitteen 1 täyttöohje.

Järjestö voi myös hakea tukea hankkeen kannalta vält-tämättömiin asiantuntijakuluihin vastaanottajamaassa ja poikkeustapauksissa myös Suomessa (esim. arkkitehti-suunnitelman laatiminen). Järjestön palkkaamien asian-tuntijoiden korvausten on oltava pääsääntöisesti vapaa-ehtoistyön luonteen mukaisia. Jos hankkeeseen liittyy asiantuntijatarpeita, joita ei saa kuin ostamalla ne esi-merkiksi ulkopuolisena konsulttityönä, voidaan erityis-perusteluin harkita myös suurempaa korvausta. Edelly-tyksenä tälle on, että työtä ei voida muutoin tehdä.

Ulkomaisia asiantuntijoita ei pidä käyttää toimintoi-hin, joihin löytyy riittävät resurssit yhteistyömaasta. Yh-teistyömaan asiantuntijoiden hyväksyttävät kulut vaih-televat maittain ja ne voivat olla enintään ko. maan ylei-sen kustannustason mukaisia.

Hankkeen avulla luodun toiminnan ylläpito on yh-teistyökumppanien ja/tai hyödynsaajien vastuulla. Jot-ta tämä olisi mahdollista, on paikallista henkilökuntaa usein koulutettava kehitettyjen järjestelmien käyttöön, kunnossapitoon ja hallintaan. Taloudellisen kestävyyden turvaamiseksi hankkeessa on usein syytä kehittää myös yhteistyökumppanin varainhankintaa.

4.3. Toimintokulut, esimerkiksi koulutusKoulutus on monien hankkeiden päätoimintamuoto. Esimerkiksi sisarjärjestön kehittämishankkeet koostuvat suurelta osin koulutuksesta. Myös opetus- ja sosiaalialan hankkeiden perussisältönä on usein koulutus.

Koulutuskulut ovatkin usein hankkeen suurimpia kulueriä. Koulutus on järjestettävä pääasiassa yhteistyö-maassa tai saman kielialueen maissa. Vain erityistapauk-sissa voidaan tukea myös Suomessa tai muissa teollisuus-maissa annettavaa koulutusta. Koulutus pitää pystyä täl-löin järjestämään ilman edeltävää kielikoulutusta.

Koulutustukea ei yleensä myönnetä yksittäisten hen-kilöiden yleisluontoiseen peruskoulutukseen eikä aka-teemisen tutkinnon suorittamista varten. Opetuksen ja koulutuksen kehittämishankkeissa voidaan toki laajem-min tukea peruskoulutuksen kehittämistä. Tukea voi-

daan myöntää myös koulutukseen, joka liittyy hank-keen toteuttamiseen tai sen tulosten hyödyntämiseen ja levittämiseen sekä kestävyyden varmistamiseen.

4.4 Materiaalit, hankinnat ja investoinnitPääsääntöisesti rakentamista, peruskorjausta ja mui-ta investointeja kuten laitehankintoja ei voida tukea. Jos kuitenkin hankkeen päätarkoitus (esim. koulutus) voi toteutua vain edellä mainittujen investointien jäl-keen, ne voidaan hyväksyä osana hanketta. Tukea ei voi-da myöntää maan hankintaan.

Jos hankkeessa on perusteltua lähettää tarvikkeita Suomesta tai muualta yhteistyömaan ulkopuolelta, tu-kea voidaan myöntää myös rahtikuluihin. Pelkkää rahti-avustusta ei pääsääntöisesti kuitenkaan myönnetä.

Kaikissa hankkeeseen liittyvissä hankinnoissa ja muis-sa toimissa järjestön tulee noudattaa muun muassa hy-vään hallintoon ja korruption vastaiseen toimintaan liit-tyviä periaatteita.

4.5 Käyttö ja kunnossapito, muut hankkeen toiminnasta aiheutuvat kulut Hankkeen alkuvaiheessa voidaan tukea myöntää myös kehitettävän toiminnan käyttökuluihin. Järjestön on kuitenkin esitettävä suunnitelma niiden siirtämisestä vastaanottajan hoidettavaksi tietyn ajan kuluessa. Yhteis-työkumppanin on yleensä rahoitettava paikallisen hen-kilöstön kulut. Poikkeustapauksissa niitä voidaan rahoit-taa hankkeen alussa myös kehitysyhteistyötuella.

4.6 Seuranta, arviointi ja valvonta Hanketta on seurattava ja arvioitava koko sen keston ajan. Hankesuunnitelmaan kannattaakin liittää seuran-tasuunnitelma ja –aikataulu ja varata seurannassa tarvit-tava määräraha hankebudjettiin. Mahdollisilla seuran-tamatkoilla on käytettävä edullisia liikenneyhteyksiä ja majoitusta.

Ulkoasiainministeriö voi tehdä tai tarpeen mukaan teettää myös itse hankkeiden ennakkoarviointeja tai vä-li- ja loppuarviointeja. Järjestö voi myös itse teettää ar-vioinnin. Arvioinnin kulut voidaan tällöin liittää hank-keen kokonaiskuluihin.

Kehitysyhteistyötuella voidaan korvata myös paikallis-ten arvioijien kuluja. Paikallinen arviointi voikin usein tuoda aivan uutta näkemystä hankkeen toteuttamiseen.

Järjestön lakisääteiset tilintarkastuskulut Suomes-sa kuuluvat hallintokuluihin. Hankkeen tarkastuskulut merkitään seuranta- ja arviointikuluihin.

25

4.7 Hallinto- ja tiedotuskulut

Hallintokuluiksi hyväksytään hankkeesta järjestölle suo-raan aiheutuvat ja erikseen eritellyt, Suomessa syntyneet hallintokulut. Näihin voi kuulua erilaisia hankkeeseen välittömästi liittyviä kuluja kuten osuus hallintohen-kilöstön työpanoksesta, posti-, puhelin- ja kopiokulu-ja sekä muita toimistokuluja. Myös hankkeen varain-hankinnan ja tiedottamisen kulut sekä hanketta vastaava osuus järjestön tilintarkastuksesta aiheutuvat kulut ovat hyväksyttäviä hallintokuluja. Edustuskuluja ei hyväk-sytä korvattaviin kuluihin. Hallintokulujen laskentape-rusteet, ks. hankesuunnitelman budjettiliitteen 5 täyttö-ohje.

Kansainvälisten kattojärjestöjen kautta tai niiden kans-sa yhteystyössä toteutetuissa hankkeissa voidaan hallin-tokuluiksi hyväksyä osuus kansainvälisen järjestön hal-lintokuluista.

Hallintokulut voivat olla enintään 10 % hankkeen kokonaiskuluista (= toteutus- ja hallintokulujen yhteis-summa). Avustuksen saaminen edellyttää aina hallinto-kulujen selkeää erittelyä.

5. Raportointi

5.1 Vuosiraportti

Valtion tukea saavan kansalaisjärjestön on raportoitava vuosittain hankkeensa toteutumisesta ja varainkäytös-tä. Raportointilomakkeet ovat tämän käsikirjan liittei-nä ja saatavissa myös kehityspoliittisen osaston verkkosi-vuilta http://global.fi nland.fi /jarjestoille/kaavake.htm. Raportointiohjeet löytyvät tästä käsikirjasta. Jokaises-ta hankkeen toimintavuodesta ja hankkeesta laaditaan oma raporttinsa.

Raportti lähetetään ulkoasiainministeriölle raportoin-tivuotta seuraavan vuoden huhtikuun loppuun men-nessä. Raportoinnin viivästyminen tai laiminlyöminen johtaa maksatusten keskeyttämiseen ja mahdollisen lisä-tuen epäämiseen. Raportti toimitetaan ministeriölle ai-na, hankkeen edistymisestä riippumatta. Jos hankkeen käynnistäminen on viivästynyt, kerrotaan viivästymisen syyt raportissa.

Hankeraportin on perustuttava hakemuksen yhtey-dessä esitettyyn hankesuunnitelmaan. Raportissa selvi-tetään hankkeen edistyminen sekä valtion kehitysyh-teistyötuen ja omarahoitusosuuden käyttö. Raportissa on keskityttävä suunnitelman toteutumiseen ja tavoit-teiden saavuttamiseen sekä mahdollisiin poikkeamiin alkuperäisestä suunnitelmasta. Poikkeamien syyt, vaiku-tukset ja muutosten perustelut on kuvattava lyhyesti.

Suomalaisen järjestön ja paikallisen yhteistyökump-panin tulee aina laatia kirjallinen yhteistyösopimus, jo-ka liitetään ensimmäiseen vuosiraporttiin, mikäli sitä ei toimitettu jo hankesuunnitelman liitteenä.

EU:n yhteisrahoitushankkeissa sovelletaan EU:n an-tamia ohjeita ja määräyksiä.

Sivulla 15 on esitetty yksityiskohtaiset ohjeet vuosira-portin laatimiseksi.

5.2 Vuosiraportin taloudellinen osuus ja hankkeen kulujen tarkastusVuosiraportissa eritellään myös raportointivuoden ku-lut sekä toteutunut omarahoitusosuus.

Raporttiin ei liitetä kulutositteita eikä niiden kopioi-ta. Tositteet ja muut tuen käyttöä koskevat asiakirjat on kuitenkin säilytettävä Suomen kirjanpitolain tai yhteis-työmaan lakien edellyttämällä tavalla. Tositteet on pää-sääntöisesti säilytettävä Suomessa. Paikallismenojen tar-kastus voidaan toimittaa myös paikan päällä, mikäli jär-jestö on hakemuksessaan näin esittänyt. Tositteet voidaan tällöin säilyttää tarkastuspaikassa. Hankkeen tarkastus-kertomus liitetään suomalaisen järjestön UM:lle toimit-tamaan vuosiraporttiin. Silloin kun hankkeen tarkastus suoritetaan Suomessa, säilytetään myös kaikki tositteet täällä. Jos tositteet ovat harvinaisilla kielillä, on niihin lii-tettävä esimerkiksi englanninkieliset selvennykset.

Mikäli paikalliskulujen kirjanpito tapahtuu yhteistyö-maassa, voidaan näiden kulujen tarkastus suorittaa pai-kanpäällä. Hankkeen yhteistyömaan tilintarkastajan on annettava erillinen raportti yhteistyömaassa kirjatuis-ta kuluista ja yhteistyömaan järjestön laatimasta tilityk-sestä. Kopio yhteistyömaan tilintarkastajan raportista on liitettävä järjestön ulkoasiainministeriölle toimitetta-vaan vuosiraporttiin.

Mikäli myönnetyn tuen määrä ylittää 10 000 eu-roa hanketta kohden, on yhden tilintarkastajista oltava KHT-, HTM- tai JHTT-tilintarkastaja.

Hankkeen vastuuhenkilön on hyväksyttävä ja alle-kirjoitettava hankkeen toimintaa koskeva raporttiosuus kokonaisuudessaan. Raportin liitteenä lähetetään tilin-tarkastajan laatima ja allekirjoittama hankkeen tarkas-tuskertomus.

Tilintarkastajan erillinen tarkastuskertomus siitä, että talousraportti on laadittu ulkoasiainministeriön hank-keen kehitysyhteistyötuelle asettamien ehtojen ja valti-onavustuksia koskevien säännösten mukaisesti (Valtion-avustuslaki 688/2001), ks. tarkastusohjeet hakuoppaanliite 2 jotka sisältävät myös lomakkeet määrämuotois-ta tarkastuskertomusten laatimista varten erikseen isoil-le ja pienille hankkeille.

Raporttiin liitetään lisäksi seuraavat liitteet:

• Järjestön allekirjoitettu tilinpäätös (tase, tuloslaskel-ma, rahoituslaskelma ja liitetiedot sekä toimintaker-tomus)

• Järjestön tilintarkastuskertomus sekä tarkastus- muistiot• Hankkeen tarkastukseen liittyvät liitteet

26

Raporttiin voi liittää myös muita tarpeellisia lisäselvi-tyksiä.

Jos järjestöllä on useita hankkeita, voidaan näistä laa-tia yhteenveto, johon liitetään tilintarkastajien erillinen vakuutus. Yhteenvedossa esitetään hankkeet, myönnetty valtion tuki ja tuen käyttö.

5.3 Loppuraportti Hankkeen lopussa laaditaan loppuraportti, jossa tarkas-tellaan hankkeen tuloksia ja vaikuttavuutta sekä sen ai-kana saatuja kokemuksia ja niiden sovellettavuutta. Lop-puraportissa on syytä tarkastella erityisesti seuraavia ky-symyksiä:

• Hankkeen vaikutukset. Saavutettiinko hankkeel-le asetetut tavoitteet? Mitä muita positiivisia ja mah-dollisesti myös negatiivisia sivuvaikutuksia hankkeel-la oli, keihin vaikutukset kohdistuvat? Miten han-ke vaikutti naisten ja köyhimpien ja haavoittuvimpi-en ihmisryhmien asemaan (tilanteesta riippuen esim. vammaiset, AIDS orvot, maattomat, slummien asuk-kaat, syrjityt etniset vähemmistöt)?

• Tulosten kestävyys. Ovatko tulokset kestävällä poh-jalla, mitä ovat kestävyyteen liittyvät riskit? Erityises-ti on tarkasteltava kehitetyn toiminnan taloudellisen ja organisatorisen pohjan kestävyyttä ja kumppanin toimintakapasiteetin parannusta. Voitaisiinko jotain vielä tehdä kestävyyden turvaamiseksi? Miten han-ke vahvistaa yhteistyömaan omia kehitysohjelmia ja -linjauksia?

• Hankkeen ongelmat. Jäivätkö jotkut tavoitteet saa-vuttamatta, miksi? Mitä muita ongelmia hankkeen toteutuksessa oli? Mitä on opittu?

• Tulosten laajempi sovellettavuus. Miten hankkeen tuloksia, siinä kehitettyjä toimintamalleja ja toimi-viksi osoittautuneita menetelmiä voitaisiin soveltaa muissa hankkeissa, mistä tietoa saa?

Loppuraportti voidaan tehdä joko vuosiraporttiloma-ketta käyttäen tai vapaamuotoisesti soveltaen eo. kysy-myksenasettelua. Jos hankkeen viimeinen vuosiraportti on samalla sen loppuraportti, loppuraportti on annetta-va vuosiraporttilomakkeella. Loppuraportista on lisäksi käytävä ilmi esimerkiksi hankkeen omaisuuden luovu-tusta koskevat seikat.

27

ULKOASIAINMINISTERIÖ Kehityspoliittinen osastoKansalaisjärjestöyksikkö

Ulkoasiainministeriön kansalaisjärjestöille myöntämän kehitysyhteistyötuen yleisehdot

TUEN MÄÄRÄ JA OMARAHOITUSOSUUS

1. Ulkoasiainministeriön myöntämän tuen määrä on korkeintaan 85 % kunkin hankkeen ministeriön hyväksymis-tä kokonaiskuluista. Tuen käytön edellytyksenä on, että järjestö rahoittaa hanketta vähintään 15 %:n omarahoitus-osuudella. Järjestön osuuden rahallisen panoksen on oltava vähintään 7,5 % hankkeen kokonaiskuluista. Omara-hoitusosuudesta osa, kuitenkin korkeintaan 7,5 % hankkeen kokonaiskuluista, voidaan kattaa vapaaehtoistyöllä tai tavaralahjoituksilla. Vammaistyön tukemiseen tähtäävissä hankkeissa ministeriön tuen enimmäismäärä on korkein-taan 92,5 % hankkeen kokonaiskuluista ja järjestön omarahoitusosuuden tulee olla vähintään 7,5 % ja sen on olta-va kokonaan rahallista panosta. Omarahoitusosuuden on tultava kotimaisista lähteistä ja sen alkuperä on selvitettävä. Järjestön saamaa muuta valtion tai kunnan tai muuta julkisoikeudellista avustusta ei saa käyttää omarahoitusosuu-den kattamiseen. Mikäli järjestöllä on vaikeuksia saada omarahoitusosuutta kerätyksi kokonaan kotimaisista lähteis-tä, voi ministeriö poikkeustapauksessa järjestön etukäteen tekemästä kirjallisesta hakemuksesta perusteltujen syiden johdosta hyväksyä omarahoitusosuuteen myös ulkomaisista lähteistä tulevaa rahoitusta. Paikallisen yhteistyökump-panin keräämää rahoitusta ei kuitenkaan voida lukea omarahoitusosuuteen. Omarahoituksen kertymistä on seurat-tava ja mahdollisista ongelmista raportoitava ministeriölle ensi tilassa. Jos järjestö ei kykene keräämään suunnitel-tua omarahoitusosuutta, on hanketta vastaavasti supistettava, jotta omarahoitusosuus vastaa edellytettyä vähimmäis-määrää hankkeen kokonaiskuluista.

TUEN KÄYTTÖ

Yleiset periaatteet2. Ulkoasiainministeriön myöntämä tuki on valtionavustusta järjestön itsenäisesti harjoittamaan kehitysyhteistyö-toimintaan, joten järjestö on itse täysin vastuussa vaikeuksista, vaateista ja muista seuraamuksista, jotka mahdolli-sesti aiheutuvat hankkeen toteuttamisesta. Ulkoasiainministeriön myöntämällä tuella rahoitetun hankkeen toimin-tojen tulee olla sopusoinnussa Suomen kehitysyhteistyötä säätelevien virallisten periaatteiden kanssa. Kehitysyh-teistyön yleiset päämäärät ovat: laajamittaisen köyhyyden vähentäminen, globaalien ympäristöuhkien torjuminen ja yhteiskunnallisen tasa-arvon, kansanvallan ja ihmisoikeuksien edistäminen. Toiminnan tarkoituksen, johon tu-kea on myönnetty, tulee olla yhteiskunnallisesti hyväksyttävää toimintaa. Järjestön tulee hankkeen yhteistyömaassa noudattaa ao. maan lakeja. Kaikissa hankkeeseen liittyvissä hankinnoissa ja muissa toimissa järjestön tulee noudat-taa mm. hyvään hallintoon ja korruption vastaiseen toimintaan liittyviä periaatteita.

Hyväksyttävät menot3. Valtion tukea käytetään vain hankkeen toteuttamisen kannalta välttämättömiin ja kohtuullisiin menoihin, siten kuin hakemuksessa on esitetty tai ulkoasiainministeriö on tukea myöntäessään edellyttänyt. Järjestön tulee nou-dattaa toiminnassaan ja taloudenhoidossaan tarkoituksenmukaista säästäväisyyttä. Hankkeen hallintokuluiksi voi-daan hyväksyä enintään 10 % hankkeen toteutuneista kokonaiskuluista (hallintokulut mukaan laskettuna). Hallin-tokuluiksi hyväksytään erikseen eritellyt hankkeesta suoraan aiheutuvat hallintokulut sekä kirjanpidosta hankkeel-le osoitettavissa oleva osuus järjestön yleisistä hallintokuluista.

Käyttötarkoituksen muutos4. Mikäli hankkeen toimintasuunnitelma tai budjetti muuttuvat, tai mikäli tukea halutaan käyttää muuhun kohtee-seen tai tarkoitukseen kuin mihin sitä on myönnetty, tulee järjestön hakea ministeriöltä lupaa käyttötarkoituksen muutokseen kirjallisesti ja aina etukäteen ennen varsinaisen toiminnan aloittamista.

Liite: 1

28

Käyttöaika5. Nostamatta oleva tuki: Myönnetty tuki tulee pääsääntöisesti käyttää myöntövuonna ja nostaa viimeistään ko. vuoden lokakuun loppuun mennessä. Mikäli järjestö ei ole nostanut myönnettyjä varoja määräpäivään mennes-sä, ulkoasiainministeriö voi purkaa nostamattomia varoja koskevat myöntöpäätöksensä ja kohdentaa näin vapautu-neet määrärahat uudelleen. Mikäli järjestö kuitenkin ennen lokakuun loppua esittää ministeriölle tyydyttävästi pe-rustellun pyynnön nostamatta jääneiden varojen siirtämisestä seuraavalle vuodelle, tästä voidaan sopia erikseen. Pe-rusteluista riippuen mahdollista aikaisempaa varausta seuraavalle vuodelle voidaan hankkeen arvioitua edistymis-tä vastaavasti pienentää.

Nostettu tuki: Mikäli hanke viivästyy tai järjestö ei muusta perustellusta syystä johtuen pysty käyttämään samana kalenterivuonna jo nostamaansa tukea, tulee järjestön ilmoittaa kirjallisesti ministeriölle varojen siirtämisestä käy-tettäväksi seuraavana kalenterivuonna. Tilikautena käyttämättä jäänyt osa on merkittävä erillisenä eränä järjestön taseessa vastattavien ryhmään. Seuraavana tai myöhempänä tilikautena käytetty osa avustuksesta on merkittävä sen tilikauden tuloslaskelmaan, jonka aikana se on käytetty.

TUEN MAKSAMINEN

6. Tuki maksetaan kulujen ajoittumisen perusteella yhdessä tai useammassa erässä järjestön ilmoittamalle pankkiti-lille. Tuen maksatusta varten järjestön on toimitettava ulkoasiainministeriölle asianmukaisesti täytettynä ministeriön ohjeiden mukainen maksatuspyyntölomake. Maksatuspyynnön tulee vastata hankkeen todellista varojen tarvetta ja maksatusaikataulua on hankkeen edetessä aika ajoin tarkistettava. Ensimmäistä tukivuotta seuraavien vuosien osal-ta tuki on ilman eri päätöstä maksettavissa sen jälkeen, kun eduskunta on hyväksynyt ao. vuotta koskevan talousar-vion. Jatkovuosia koskevan tuen maksamisen edellytyksenä on kuitenkin, että järjestö toimittaa maksatuspyynnön yhteydessä ministeriön antamien ohjeiden mukaisesti lyhyen selvityksen hankkeen sen hetkisestä tilanteesta.

TUEN KÄYTÖN VALVONTA

Ulkoasiainministeriön valvontaoikeus7. Ulkoasiainministeriöllä tai sen määräämällä edustajalla, valtiontalouden tarkastusvirastolla sekä valtiontilintar-kastajilla on oikeus järjestön tiloissa tai muutoin tarkastaa järjestön koko kirjanpito, omaisuus ja muut tarkastuksen kannalta tarpeelliset tiedot ja selvitykset, asiakirjat, tallenteet ja muu aineisto sekä tarkastaa muutoinkin hankkeen toteutumista. Järjestö on velvollinen antamaan ministeriölle ehtojen noudattamisen valvomiseksi oikeat ja riittä-vät tiedot, tarkastukseen tarvittava aineisto sekä avustamaan muutoinkin tarkastuksen suorittamisessa. Ministeriöllä on tarvittaessa oikeus tarkastaa myös hanketta toteuttavan järjestön yhteistyökumppanin taloutta ja toimintaa han-ketta koskevin osin.

Kirjanpito ja tilintarkastus8. Hankkeen kirjanpidossa on noudatettava kirjanpitolakia ja -asetusta sekä hyvää kirjanpitotapaa. Hankkeen kir-janpito on järjestettävä siten, että tuen ja hankkeen kokonaisvarojen käyttöä koskevat tiedot ja tiliselvitykset se-kä omarahoitus näkyvät erillisenä tilinä ja ne voidaan vaikeuksitta selvittää ja tarkastaa kirjanpidosta. Erillisen tilin alatileinä tulisi mahdollisuuksien mukaan olla hankkeen budjetin hyväksytyt menolajit. Tositteista tulee ilmetä kir-janpidon kannalta tarpeelliset tiedot ja ne tulee arkistoida ja säilyttää siten, että ne ovat ministeriön tarkastettavis-sa Suomessa. Kirjanpidon ja tiliselvityksen tarkastus on järjestettävä asianmukaisesti ja siten, että kirjanpidon ja ti-liselvityksen tarkastavat järjestön valitsemat tilintarkastajat. Silloin kun myönnetyn tuen määrä ylittää 10.000 eu-roa, tilintarkastajista yhden on oltava KHT-, HTM, tai JHTT-tilintarkastaja. Mikäli paikallismenojen kirjanpito ta-pahtuu yhteistyömaassa, voidaan näiden menojen tarkastus suorittaa paikan päällä. Paikallisen tilintarkastajan on vastattava maan viranomaisten hyväksymiä vaatimuksia. Järjestön on toimitettava erillinen raportti yhteistyömaassa kirjatuista kuluista ja yhteistyömaan järjestön laatimasta tilityksestä. Kopio yhteistyömaan tilintarkastajan raportista on liitettävä järjestön ulkoasiainministeriölle toimitettavaan vuosiraporttiin. Varainhankinnan kuluja voidaan sisäl-lyttää ministeriölle raportoitaviin hallintokuluihin vain siltä osin kuin niitä ei sisällytetä luvanvaraisesta varainhan-kinnasta lääninhallitukselle tehtävään tilitykseen. Järjestön tulee pitää luetteloa siitä omaisuudesta, joka ministeri-ön myöntämällä tuella on hankittu.

29

Raportointi9. Järjestön on annettava ulkoasiainministeriölle kustakin hankkeesta ministeriön erikseen antamien ohjeiden mu-kainen hankkeen toimintaa ja varainkäyttöä koskeva vuosiraportti, johon liitetään järjestön toimintakertomus ja ti-linpäätös (tuloslaskelma, tase, rahoituslaskelma ja liitetiedot) ja tilintarkastuskertomus sekä tilintarkastajan erillinen vakuutus (malli liitteenä) siitä, että järjestön ministeriöltä saama tuki on käytetty tuen käytölle asetettujen ehtojen ja valtion avustuksia koskevien säännösten mukaisesti. Raportti on annettava viimeistään seuraavan vuoden huhti-kuun loppuun mennessä kultakin kalenterivuodelta, jolle tukea on myönnetty. Hankkeen vastuuhenkilön on hy-väksyttävä ja allekirjoitettava hankkeen vuosiraportti. Vuosiraportti on toimitettava riippumatta siitä, onko hanke edistynyt tai varoja käytetty. Lisäksi järjestön tulee hankkeen päättyessä toimittaa ministeriölle hankkeen loppura-portti, jossa tarkastellaan hankkeen tuloksia ja vaikuttavuutta sekä sen aikana saatuja kokemuksia ja niiden sovellet-tavuutta. Ulkoasiainministeriö voi myös pyytää järjestöltä tarpeelliseksi katsomiaan muita selvityksiä.

10. Järjestön tulee ilmoittaa viipymättä ministeriölle hankkeen toteutusaikatauluun tai muusta tuen käyttöön olen-naisesti vaikuttavasta muutoksesta.

EHTOJEN LAIMINLYÖNTI - TUEN PALAUTTAMINEN

Ehtojen laiminlyönnin seuraamukset

11. Mikäli tuen käytölle ulkoasiainministeriön asettamia ehtoja ei ole noudatettu, ministeriö voi- asettaa määräajan ehtojen täyttämiselle,- keskeyttää tuen maksamisen, sekä- määrätä jo maksetun tuen palautettavaksi.

Maksatusten keskeytys12. Ulkoasiainministeriö voi keskeyttää järjestölle myöntämänsä tuen maksatuksen, mikäli- on perusteltua aihetta epäillä, että järjestö ei menettele tuen käytölle asetettujen ehtojen mukaisesti,- ne perusteet, joilla tuki on myönnetty, ovat olennaisesti muuttuneet, tai- Euroopan yhteisön lainsäädännössä tätä edellytetään.

Tuen palauttaminen13. Järjestö on velvollinen viipymättä palauttamaan tuen tai sen osan,- jonka se on saanut virheellisesti, liikaa tai ilmeisen perusteettomasti,- joka on jäänyt käyttämättä hankkeen päättyessä tai keskeytyessä tai jos varoja ei muusta syystä voida käyttää tu-

kipäätöksessä edellytetyllä tavalla tarkoitukseensa,- jota vastaavaa omarahoitusosuutta ei ole pystytty keräämään, ja- jota ei ole käytetty tukea koskevien ehtojen edellyttämän määräajan kuluessa, ellei ulkoasiainministeriö ole

myöntänyt lisäaikaa.

Tuen takaisinperintä14. Ulkoasiainministeriöllä on oikeus jättää myönnetty tuki maksamatta sekä periä jo maksettu tuki tai osa siitä ta-kaisin korkoineen, jos havaitaan, että- järjestö on jättänyt palauttamatta kohdassa 13. palautettavaksi luokitellun tuen,- järjestö on käyttänyt tuen olennaisesti muuhun tarkoitukseen kuin mihin se on myönnetty,- järjestö on tuen saamiseksi esittänyt väärän tai harhaanjohtavan tiedon seikasta, joka on ollut omiaan olennai-

sesti vaikuttamaan tuen myöntämiseen, sen määrään tai ehtoihin tai salannut sellaisen seikan, tai- järjestö ei toimita edellä kohdassa 9. tarkoitettua raporttia ja selvityksiä määräaikaan mennessä tai vaikeuttaa tu-

en käyttöä koskevia valvontatoimenpiteitä,- järjestö on lopettanut tuen kohteena olleen toiminnan tai supistanut sitä olennaisesti tai luovuttanut sen toisel-

le,

30

- järjestö on joutunut ulosottotoimenpiteen kohteeksi, selvitystilaan, konkurssiin tai muun vastaavan syyn vuoksi järjestön kyky vastata tuen kohteena olevasta toiminnasta on heikentynyt,

- järjestö jättää muutoin noudattamatta tuen käyttöä koskevia ulkoasiainministeriön asettamia ehtoja tai valtion-avustuksia ja niiden täytäntöönpanoa koskevia säännöksiä,

- Euroopan yhteisön lainsäädäntö sitä edellyttää, tai- tuen maksamisen lopettamiseen tai takaisinperimiseen on valtionavustuksia ja niiden täytäntöönpanoa koskevi-

en säännösten mukainen peruste tai muu edellisiin seikkoihin verrattava erityinen syy.

Korko15. Järjestön on maksettava palautettavalle tai takaisin perittävälle määrälle korkolain mukaista vuotuista korkoa li-sättynä Ministeriön kulloinkin määrittämällä prosenttiyksiköllä (Valtionavustuslaki 24 §).

MUUT TUEN KÄYTTÖÄ KOSKEVAT EHDOT

16. Järjestön tulee sopimuksella siirtää kaikki tukea, sen käyttöä ja valvontaa ym. koskevien ehtojen mukaiset vel-voitteensa myös hanketta toteuttavan yhteistyökumppaninsa vastattavaksi. Järjestö on ulkoasiainministeriön nähden kuitenkin täysmääräisesti vastuussa tuen oikeasta käyttämisestä.

17. Muilta osin noudatetaan Valtionavustuslaissa (N:o 688/01) ja sen nojalla annetuissa säädöksissä valtionavustuk-sia ja niiden täytäntöönpanoa koskevia säännöksiä sekä kansalaisjärjestöjen kehitysyhteistyötä koskevassa Hanketu-en käsikirjassa esitettyjä hanketuen periaatteita ja ohjeita (Ulkoasiainministeriön julkaisu vuodelta 2005).

31

Liite: 2

Ulkoasiainministeriön kansalaisjärjestölle myöntämän kehitysyhteistyötuen käytön tarkastus

Ohje järjestön tarkastuksen suorittavalle tilintarkastajalle

Järjestön velvollisuus toimituttaa hankkeen tarkastus

Hankkeiden toteuttaminen on aina järjestön omalla vas-tuulla ja järjestön on vastattava saamansa tuen käytöstä ulkoasiainministeriölle ministeriön kansalaisjärjestöjen hanketuelle asettamien yleisehtojen (http://global.fi n-land.fi /jarjestoille/) ja valtionavustuksia koskevien sään-nösten (Valtionavustuslaki 688/2001) mukaisesti.

Yleisehtojen mukaan valtion tukea saavan kansalais-järjestön on raportoitava vuosittain huhtikuun loppuun mennessä hankkeensa edellisen kalenterivuoden toi-minnasta ja varainkäytöstä. Vuosiraportin avulla ulkoasi-ainministeriön kansalaisjärjestöyksikkö haluaa varmis-tua siitä, että hankkeen edistyminen ja varainkäyttö vas-taa tukipäätöstä sekä tukihakemuksen hyväksyttyä han-kesuunnitelmaa, ja että tuen yleisehtoja on noudatettu. Tarkastuksen suorittavan tilintarkastajan on annettava kertomus hankkeen varainkäyttöä koskevasta raportti-osuudesta. Tarkastuskertomus liitetään järjestön ulkoasi-ainministeriölle toimitettavaan vuosiraporttiin. Hank-keen edistymisestä riippumatta, järjestön tulee aina toi-mittaa vuosiraportti liitteineen ministeriölle määräai-kaan mennessä.

Mikäli paikalliskulujen kirjanpito tapahtuu kohde-maassa, voidaan näiden kulujen tarkastus suorittaa pai-kanpäällä. Hankkeen kohdemaan tilintarkastajan on an-nettava erillinen raportti kohdemaassa kirjatuista kuluista ja kohdemaan järjestön laatimasta tilityksestä. Kopio koh-demaan tilintarkastajan raportista on liitettävä järjestön ulkoasiainministeriölle toimitettavaan vuosiraporttiin.

Tarkastusohjeen liitteenä on määrämuotoinen tarkas-tuskertomusmalli isoille hankkeille (liite 1) ja pienille hankkeille (liite 2) sekä erillinen ohje kohdemaan tilin-tarkastajalle (liite 3).

Huom! Tämän ohjeen raporttivaatimusten lisäksi hankkeen vuosiraporttiin liitetään järjestön tilinpäätös (toimintakertomus, tuloslaskelma, tase ja liitetiedot) sekä tilintarkastuskertomus järjestön vuositilinpäätöksestä.

Tilintarkastajan yleinen kelpoisuus ja järjestön velvollisuus valita hyväksytty tilintarkastajaTilintarkastajalla on oltava sellainen laskentatoimen, ta-loudellisten ja oikeudellisten asioiden sekä tilintarkas-tuksen tuntemus ja kokemus kuin yhteisön tai sääti-ön toiminnan laatuun ja laajuuteen katsoen on tarpeen tehtävän hoitamiseksi. Vajaavaltaista tai konkurssissa tai liiketoimintakiellossa olevaa ei voida valita tilintarkasta-jaksi. Sama koskee luonnollista henkilöä, jonka toimin-takelpoisuutta on rajoitettu. (Tilintarkastuslaki 10 §)

Mikäli hankkeeseen myönnetyn tuen määrä ylittää 10 000 euroa vuodessa, on yhden järjestön valitsemista ti-lintarkastajista oltava Keskuskauppakamarin hyväksymä tilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö (KHT), kauppa-kamarin hyväksymä tilintarkastaja tai tilintarkastusyh-teisö (HTM) tai julkishallinnon ja -talouden tilintarkas-tuslautakunnan hyväksymä tilintarkastaja (JHTT).

Jos kirjanpito ja tarkastus paikalliskulujen osalta teh-dään kohdemaassa, järjestön on varmistuttava siitä, et-tä käytettävä tilintarkastaja vastaa maan viranomaisten edellyttämiä vaatimuksia. Selkeintä on käyttää hank-keen tarkastukseen kohdemaassa auktorisoitua tilintar-kastajaa tai johonkin tunnettuun kansainväliseen tilin-tarkastusketjuun kuuluvaa tilintarkastajaa.

Tarkastuksen sisältö ja kohde

Tilintarkastajan on noudatettava hyvää tilintarkastusta-paa tehtäviä suorittaessaan. Hanketukea vastaanottavan järjestön on varmistuttava, että hankkeen varainkäytön tarkastus on sekä Suomessa että kohdemaassa asianmu-kaisesti järjestetty. Järjestön suomalaisen tilintarkastajan kertomus perustuu järjestön omaan, Suomessa olevan kirjanpidon tarkastukseen (järjestön suomalaiset han-kekulut sekä järjestön lähetetyt varat hankkeen kohde-maan järjestölle). Vastaavasti hankkeen kohdemaan jär-jestön tilintarkastajan raportti perustuu kohdemaassa kirjattuihin kuluihin ja kohdemaan järjestön laatimaan kustannustilitykseen.

32

Isot hankkeet

Isojen hanketukien osalta, jossa kalenterivuodelle myön-netty hanketuki on 20 000 euroa tai enemmän, järjes-tön on toimitettava vuosiraportin liitteeksi:

• määrämuotoinen tarkastuskertomus (liite 1 http://global.fi nland.fi /jarjestoille/erityistark1_kj.doc) sekä

• järjestön tilintarkastajan laatima lyhyt, vapaamuotoi-nen yhteenvetoraportti hanketuen käyttöön liittyvis-tä havainnoista ja parannusehdotuksista.

Sen lisäksi mitä hyvä tilintarkastustapa edellyttää, tilin-tarkastajan on tarkastettava, että hanketuen käyttö vas-taa kansalaisjärjestöille myönnetyn hanketuen yleiseh-toja sekä valtionavustuslakia (688/2001). Tarkastuksessa täytyy varmistaa myös seuraavat asiat:

1. Järjestö on laatinut kirjallisen yhteistyösopimuksen niiden yhteistyökumppaneidensa kanssa, joille osa hanketuesta siirretään.

2. Vuosiraportin kulut ovat johdettavissa järjestön kir-janpidosta ja kulut perustuvat asianmukaisiin tosit-teisiin ja erittelyihin.

3. Vuosiraportin kuluerittely vastaa ulkoasiainministe-riön tukipäätöstä, sitoumusta ja hyväksyttyä hanke-suunnitelmaa. Merkittävistä budjettiylityksistä ja/tai -alituksista tulee olla vuosiraportissa asianmukainen selvitys sekä viittaus ulkoasiainministeriön hyväk-syntään.

4. Vuosiraportissa kuvatut toiminnot vastaavat ku-luerittelyä (tarkastetaan mahdollisuuksien mukaan).

5. Järjestön omarahoitus on toteutunut vuosiraportis-sa merkityllä tavalla ja yleisehtojen mukaisesti. Ra-hallinen osuus omarahoituksesta perustuu järjestön kirjanpitoon.

6. Hankkeen vuosiraportissa esitetyt hallintokulut vas-taavat yleisehtoja.

7. Korko- ja valuuttakurssierät sekä muut mahdolliset tuesta kertyneet tuotot (jos olennaisia) on asianmu-kaisesti raportoitu ja käytetty hankkeen toimintoi-hin.

8. Kohdemaassa tapahtuva tarkastus on järjestön toi-mesta asianmukaisesti järjestetty. Järjestöllä on mah-dollisten tarkastushavaintojen ja suositusten osalta asianmukainen seuranta.

9. Tilikauden aikana nostettu mutta käyttämättä jäänyt hanketuki on asianmukaisesti merkitty sekä vuosi-raporttiin että järjestön kirjanpitoon.

Hankkeen tarkastus voi luonnollisesti koostua myös muista tarkastustoimenpiteistä.

Pienet hankkeet

Pienten hanketukien osalta, jossa kalenterivuodelle myönnetty hanketuki on alle 20 000 euroa, järjestön on toimitettava vuosiraportin liitteeksi:

• määrämuotoinen tarkastuskertomus (liite 2) http://global.fi nland.fi /jarjestoille/erityistark2_kj.doc

Pienten hankkeiden tarkastuksen sisällön ja laajuuden tulee koostua vähintään seuraavista tarkastustoimenpi-teistä:

1. Järjestö on laatinut kirjallisen yhteistyösopimuksen niiden yhteistyökumppaneidensa kanssa, joille osa hanketuesta siirretään.

2. Vuosiraportin kulut ovat johdettavissa järjestön kir-janpidosta ja kulut perustuvat asianmukaisiin tosit-teisiin ja erittelyihin.

3. Järjestön omarahoitus on toteutunut vuosiraportis-sa merkityllä tavalla ja yleisehtojen mukaisesti. Ra-hallinen osuus omarahoituksesta perustuu järjestön kirjanpitoon.

4. Hankkeen vuosiraportissa esitetyt hallintokulut vas-taavat yleisehtoja.

5. Kohdemaassa tapahtuva tarkastus on järjestön toi-mesta asianmukaisesti järjestetty. Järjestöllä on mah-dollisten tarkastushavaintojen ja suositusten osalta asianmukainen seuranta.

6. Tilikauden aikana nostettu mutta käyttämättä jää-nyt hanketuki on asianmukaisesti merkitty sekä vuosiraporttiin että järjestön kirjanpitoon.

Hankkeen tarkastus voi luonnollisesti koostua myös muista tarkastustoimenpiteistä.

33

Määrämuotoinen tarkastuskertomus isoille hankkeille: kalenterivuodelle myönnetty hanketuki 20 000 euroa tai suurempi

Tarkastuskertomus

Kansalaisjärjestö AAA :lle

Olen tarkastanut järjestön toteuttaman kehitysyhteistyöhankkeen Hankenimi kulut ajalta 1.1.200X - 31.12.200X. Hankkeen raportoidut kulut ovat yhteensä XX XXX euroa.

Hankkeen vuosiraportin ja liitteinä olevien kuluerittelyjen laadinnasta on vastannut järjestön hankkeen vastuu-henkilö Henkilön nimi.

Tarkastus on toteutettu ulkoasiainministeriön kansalaisjärjestöille myöntämän kehitysyhteistyötuen käytön tar-kastusohjeiden edellyttämällä tavalla ja soveltuvin osin KHT-yhdistyksen tilintarkastussuosituksia ja erityisesti ti-lintarkastussuositusta 800 (Raportointi erityistä tarkoitusta varten tehdystä tarkastustoimeksiannosta) noudattaen. Suositusten mukaan tarkastus suunnitellaan ja toteutetaan riittävän varmuuden saavuttamiseksi siitä, sisältääkö tar-kastuksen kohteena oleva vuosiraportti kuluerittelyineen olennaisia virheitä tai puutteita. Tarkastusta suorittaessa tutkitaan vuosiraportissa ja kuluerittelyissä esitettävien lukujen ja muiden tietojen pohjana olevaa aineistoa. Tarkas-tuksessa arvioidaan myös vuosiraportin ja kuluerittelyjen laatimisperusteita ja esittämistapaa.

Käsitykseni mukaan hankkeen kirjanpito ja vuosiraportin varainkäyttöä koskeva osuus kuluerittelyineen on olennaisilta osin laadittu ulkoasiainministeriön kansalaisjärjestöille myöntämän kehitysyhteistyötuen yleisehto-jen ja valtionavustuksia koskevien säännösten (Valtionavustuslaki 688/2001) mukaisesti. Lausuntonani esitän, että ulkoasiainministeriön kansalaisjärjestöyksikölle laadittu vuosiraportti voidaan hyväksyä.

Tai vaihtoehtoisesti

Tarkastuksessa on havaittu olennaisia virheitä tai puutteita. Olennaiset ehtojen vastaisuudet on lueteltu alla tai erillisessä selvityksessä.

Paikka ja päiväys

Tilintarkastajan allekirjoitus

Nimenselvennys ja auktorisointi

Hanketarkastusohjeen liite A

34

Määrämuotoinen tarkastuskertomus pienille hankkeille: kalenterivuodelle myönnetty hanketuki alle 20 000 euroa

Tarkastuskertomus

Kansalaisjärjestö AAA :lle

Olen tarkastanut järjestön toteuttaman kehitysyhteistyöhankkeen Hankenimi kulut ajalta 1.1.200X - 31.12.200X. Hankkeen raportoidut kulut ovat yhteensä XX XXX euroa.

Hankkeen vuosiraportin ja liitteinä olevien kuluerittelyjen laadinnasta on vastannut järjestön hankkeen vastuu-henkilö Henkilön nimi.

Tarkastus on tehty ulkoasiainministeriön kansalaisjärjestöille myöntämän kehitysyhteistyötuen käytön pienten hankkeiden tarkastusohjeiden edellyttämällä tavalla.

Lausuntonani esitän, että ulkoasiainministeriön kansalaisjärjestöyksikölle laadittu vuosiraportti voidaan hyväksyä.

Tai vaihtoehtoisesti

Tarkastuksessa on havaittu olennaisia virheitä tai puutteita. Olennaiset ehtojen vastaisuudet on lueteltu alla tai erillisessä selvityksessä.

Paikka ja päiväys

Tilintarkastajan allekirjoitus

Nimenselvennys ja auktorisointi

Hanketarkastusohjeen liite B

35

Tarkastusohje hankkeen kohdemaan tilintarkastajalle

Ohje on laadittu englannin kielellä työskentelyn helpottamiseksi yhteistyökumppaneiden kanssa. Kohdemaan tar-kastuksen laajuus ja sisältö tulee koostua vähintään tämän ohjeen tarkastustoimenpiteistä.

Audit Instructions for a Development Co-operation Project whose fi nancial support is channelled through a

non-governmental organisation in Finland

Scope

We ask you to conduct a Special Purpose Audit concerning the Development Co-operation Project [Name of project] of (Organisation).

According to the Ministry for Foreign Affairs of Finland’s general conditions regarding support to non-governmental organisations, the receiving organisation must observe principles related to good governance and anti-corruption activities. State support shall be used only to cover expenses considered to be necessary and reasonable in carrying out the project activities. The support receiving organisation shall in its accounting follow the generally accepted national accounting principles (GAAP). The audit should be carried out in accordance with generally accepted auditing standards (ISA 800) and relevant national legislation and standards.

The nature of a Development Co-operation Project is as follows:

• A project is not a legal entity but an accounting subject• It can include transactions in more than one legal entity (e.g. Partner or Subsidiary)• It does not prepare statutory Financial Statements• The statements under audit are the Financial Project Report and the List of Fixed Assets• The accounting is mainly on a Cash Basis - there may be a few Accruals• Fixed Assets are not capitalized but recorded as cost when purchased• The Materiality Level in each audit fi nding is the equivalent of 200 euros.

Reporting

We ask you to further send the Auditor’s Report to the co-operation partner in Finland both by email and by regular mail. The report should be in English and include the following items:

• Project number and name• Implementing organisation• Date of the co-operation agreement• Reporting period and currency• Exchange rate used in the Financial Project Report• Total amount of budgeted income and expenditures (including balance from previous year)• Total amount of actual income and expenditures (including balance from previous year)• Closing balance (including cash, bank and other assets like advance payments and outstanding checks) • Auditor’s name, position, address, phone, fax and e-mail• Date, auditor’s signature and authorization• Opinion on the issues below

Hanketarkastusohjeen liite C

36

Opinion

The Auditor’s Report should offer an opinion on the following areas:

• Does the Financial Project Report match with the Bookkeeping?• Does the Financial Project Report correspond with the co-operation agreement? • Do the received funds match with the Bookkeeping?• Does the Bookkeeping match with the Vouchers?• Are there proper Vouchers for the transactions?• Is there an adequate Bookkeeping, including Journal and General Ledger?• Do the changes in the List of Fixed Assets match with the Vouchers?• Does the Bookkeeping match with the Offi cial Bank Account Statements and Cash Book?• Does the opening balance of funds correspond with the audit report of last year? • Is the approved Financial Project Report free of material misstatement?• Are the received, unused funds properly recorded as a liability in the balance sheet and included in the ending

balance of the Financial Project Report? • Are the recorded expenses in the Financial Project Report in line with the approved original budget and activity plan? The report should contain explanations of deviations larger than 15 percent and 1 000 euros. • Is the internal control system of the organisation in place? Are there any material weaknesses that the organisation should improve? • Do the salaries of the project personnel match with existing properly signed employment contracts?• Has social security expenses including pensions and taxes been recorded and paid to relevant authorities in accordance with the national legislation? • Does the organisation have copies of all valid essential contracts (government, trading, rental, lease, service agreement)?

K a n s a l a i s j ä r j e s t ö j e n k e h i t y s y h t e i s t y ö

Ulkoasu: Innocorp OyPaino: Sävypaino ISO 9001 2005

UlkoasiainministeriöKehityspoliittinen osasto, Kansalaisjärjestöyksikkö

Käyntiosoite: Luotsikatu 4 a 1, 00160 HelsinkiPostiosoite: PL 176, 00161 HelsinkiPuhelin: (09) 1605 6255Telefax: (09) 1605 6224Vaihde: (09) 16005Sähköposti: keo-33@formin.fiKotisivut: http://global.fi nland.fi