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FORUMPA 2008 13 maggio 2008
Un caso concreto di dematerializzazione e semplificazione dei processi inter -amministrazioni:
la gestione dei contratti dei docenti
Modello applicativo e tecnologico
dott.ssa Maria Pia GiovanniniResponsabile Ufficio Efficienza Organizzativa nelle PAC CNIPA
ForumPA – Roma, 13 maggio 2008 Dematerializzazione dei contratti scolastici MPGiovannini, CNIPA
Il CNIPAGli strumenti abilitanti
il Sistema Pubblico di Connettività SPCla cooperazione applicativala firma digitale e la posta certificatala gestione documentale
Il progettoil modello applicativo di riferimento
Le conclusioni
I CONTENUTI
ForumPA – Roma, 13 maggio 2008 Dematerializzazione dei contratti scolastici MPGiovannini, CNIPA
Il Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA) opera presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri per l’attuazione delle politiche per la innovazione tecnologica, con la missione di contribuire alla creazione di valore per cittadini e imprese da parte della Pubblica Amministrazione, fornendo a questa supporto nell'uso innovativo dell'informatica e più in generale dell’ICT (Information and Communication Technology)
In questo contesto, le modalità di azione del CNIPA sono: l’attività di consulenza e proposta relativamente a strategie e azioni puntuali rivolte ai decisori politici, alle pubbliche amministrazioni e agli operatori del settore; l’emissione di normative tecniche a livello secondario, quali linee guida e guide tecniche;la valutazione - ex ante (di coerenza con le strategie nazionali di innovazione del Governo), in itinere (durante l’attuazione dei progetti programmati), ed ex post (sui risultati raggiunti) - delle attività ICT della Pubblica Amministrazione centrale, sia a livello strategico, sui Piani pluriennali di sviluppo dei sistemi informativi, sia a livello di singoli interventi, che per legge sono sottoposti a parere (obbligatorio, ma non vincolante), di congruità tecnica ed economica da parte del CNIPA; la definizione e gestione (a livello di committente e con riferimento in particolare alle specifiche funzionali) di progetti dimostrativi, ad alto impatto, nell’uso dell’ICT nella P.A. centrale, nelle regioni e negli enti locali
IL CNIPA: MISSIONE
ForumPA – Roma, 13 maggio 2008 Dematerializzazione dei contratti scolastici MPGiovannini, CNIPA
GLI STRUMENTI ABILITANTISISTEMA PUBBLICO DI CONNETTIVITÀ (ART.73 DEL CAD)
ForumPA – Roma, 13 maggio 2008 Dematerializzazione dei contratti scolastici MPGiovannini, CNIPA
GLI STRUMENTI ABILITANTISISTEMA PUBBLICO DI CONNETTIVITÀ (ART.73 DEL CAD)
Pienamente operativo da novembre 2007
Sostituisce la RUPA - Rete Unitaria della Pubblica Amministrazione (attiva dal 1999)
Utilizza 16.000 collegamenti ad alta velocità per connettere 58 domini delle amministrazioni centrali e oltre 200 amministrazioni territoriali consentendo l’integrazione delle applicazioni, flessibilità e servizi avanzati
Permette qualsiasi tipo di comunicazione - dati, fonia e immagini - tra le pubbliche amministrazioni centrali, con elevati standard di sicurezza
Ha permesso alla pubblica amministrazione centrale di dimezzare la spesa annuale per la propria interconnessione dati che è passata da 130 milioni di euro del 2005 a 54 milioni di euro attuali con prestazioni incrementate. La capacità di trasporto è infatti passata da 29,3 Gigabit/sec a 70 Gigabit/sec
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GLI STRUMENTI ABILITANTISPC-COOP COOPERAZIONE APPLICATIVA
SP SP CooperazioneCooperazione
SP SP ConnettivitConnettivitàà
Amministrazioni Amministrazioni pubblichepubbliche
Servizi Servizi applicativiapplicativi
MessaggiMessaggi
PacchettiPacchetti
SSPPCC
Servizio 1
Servizio 2
Servizio 3
Servizio 4Porta di Dominio 2Porta di Dominio 2Porta di Dominio 1Porta di Dominio 1
Busta di Busta di eGoverneGovern
mentment
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La cooperazione applicativaSPC - COOP
permette alle amministrazioni collegate in rete di effettuare lo scambio di comunicazioni, dati e servizi secondo modelli organizzativi e tecnologici condivisi, evitando a cittadini e imprese sovrapposizioni e duplicazioni burocratiche dovute alla mancanza di dialogo tra tutte le amministrazioni
GLI STRUMENTI ABILITANTICOOPERAZIONE APPLICATIVA – SPC - COOP
Cooperazione tra amministrazioni Le amministrazioni cooperano per l’erogazione e/o la fruizione di servizi applicativi
Ambito di responsabilità Ciascun amministrazione cooperante mantiene la responsabilità dei servizi da essa erogati e dei dati forniti attraverso tali servizi, dando luogo ad un singolo Dominio di servizi applicativi (brevemente Dominio)
Accordi Un servizio applicativo opera sulla base di accordi tra almeno due soggetti (erogatore e fruitore), accordi che hanno un fondamento normativo/istituzionale oltre che tecnico
Tecnologie di cooperazione I servizi applicativi vengono erogati/fruiti attraverso tecnologie e standard indicati genericamente come Web Service; queste rappresentano la soluzione proposta oggi dal mercato per l’interoperabilità di sistemi applicativi eterogenei in grado di soddisfare i requisiti precedentemente indicati.
Principi della SPC -COOP
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In attuazione del CODICE DELL’AMMINISTRAZIONE DIGITALE (D.lgs 7 marzo 2005 n.ro 82) il CNIPA provvede inoltre alla diffusione di
Posta elettronica certificata Emanazione di norme e regole tecnicheGestione dell’elenco pubblico dei gestori previsto dall'art. 14 del DPR 11 febbraio 2005, n. 68 (oltre 22 gestori certificati)
Firma digitaleEmanazione di norme e regole tecniche
Gestione dell’elenco pubblico dei certificatori, previsto dall’articolo 29, comma 1 del DLGS 7 marzo 2005 nn. 82 e DPCM 13 gennaio 2004Vigilanza sull’attività dei certificatori qualificati ai sensi dell’articolo 31 del Codice dell’amministrazione digitale
Indice delle Pubbliche Amministrazioni www.indicePA.gov.itIstituito con DPCM del 31 ottobre 2000 contiene la struttura organizzativa e gli indirizzi di posta certificata delle amministrazioni
GLI STRUMENTI ABILITANTILA FIRMA DIGITALE, LA POSTA CERTIFICATA ……
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Nel corso del 2007 il CNIPA ho effettuato una rilevazione che ha riguardato la situazione al 31 dicembre 2006 di 65pubbliche amministrazioni centraliI risultati sono stati pubblicati nel Quaderno 34
Valutazione delle azioni della Pubblica Amministrazione sul tema del protocollo informatico e sulla gestione dei flussi documentali
GLI STRUMENTI ABILITANTILA GESTIONE DOCUMENTALE
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Nell’ambito dell’indagine sullo stato dell’informatizzazione nella Pubblica Amministrazione, nel corso del 2008 il centro di competenza per il protocollo informatico e gestione documentale del CNIPA ha curato la raccolta dei dati relativi al 31 dicembre 2007 coinvolgendo 51 pubbliche amministrazioni centrali
I risultati della rilevazione sono in corso di pubblicazione da parte del CNIPA
298 milioni (208 mln ingresso, 90 mln uscita) rilevazione 2007
283 milioni (199 mln ingresso, 84 mln uscita) rilevazione 2006
51% (42% del 2006) protocollati elettronicamente (151 mln)30% (29% del 2006) archiviati elettronicamente (90 mln)13 % (2% del 2006) scambiati via posta elettronica (38 mln)87% (98% del 2006) scambiati in via tradizionale (260 mln)62% (60% del 2006) scambiati tra amministrazioni (186 mln)
Alcune anticipazioni
GLI STRUMENTI ABILITANTILA GESTIONE DOCUMENTALE
ForumPA – Roma, 13 maggio 2008 Dematerializzazione dei contratti scolastici MPGiovannini, CNIPA
AOO definite 15.403 13.504 con Protocollo informatico (88%)1.214 con Caselle PEC censite su IPA (9%)
PEC 26 milioni di messaggi18,1 % tasso di utilizzo della PEC sul totale dei documenti protocollati
Firma digitale25.400 firme distribuite ai dirigenti della PASolo 3 amministrazioni su 51 (che gestiscono il 50% dei documenti archiviati elettronicamente)
GLI STRUMENTI ABILITANTILA GESTIONE DOCUMENTALE
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Nonostante risulti in aumento il numero delle amministrazioni provviste di strumenti per la gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali
la percentuale di documenti protocollati elettronicamente supera di poco il 50% dei volumi trattati dimostrando comunque un miglioramento nella diffusione e utilizzo delle procedure rispetto al 2006
mentre rimane costante la situazione per i documenti archiviati ( dal 29% nel 2006 al 30% nel 2007) confermando le difficoltà di carattere organizzativo che le amministrazioni incontrano nelladiffusione della gestione documentale
Il quadro generale
GLI STRUMENTI ABILITANTILA GESTIONE DOCUMENTALE
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Servizio di protocollo e gestione documentale “ProtocolloASP”
“best practices” che ha costituito un modello di riferimento anche per altri progetti diversi dalla gestione documentale
Diffusione del servizio – Adesioni
21 amministrazioni attive su 31 aderenti 17.000 utenti ordinati20 milioni di registrazioni di protocollo ordinate1,5 milioni di documenti da gestire sulla piattaforma documentaleIn corso di avvio il riuso presso la SOGEI per la diffusione del servizio alle amministrazioni fiscali (35.000 utenti e 25.000.000 documenti)
GLI STRUMENTI ABILITANTIIL SERVIZIO PROTOCOLLOASP
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GLI STRUMENTI ABILITANTIIL SERVIZIO PROTOCOLLOASP
Andamento Servizio (dati al 31 – marzo 2008)
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L’e-Governmentnei Comuni di piccole e medie
dimensioni
studio del CNIPA 28 marzo 2008
Campione esaminato 4.042 comuni aderenti, di cui 2.831 hanno fornito le informazioni riportate
GLI STRUMENTI ABILITANTILA GESTIONE DOCUMENTALE
La gestione documentale negli Enti Locali
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Diffusione del Protocollo Informatico nei comuni (% sul totale delle modalità di adozione)
Media Nazionale: Nucleo minimo 78,2%
GestioneDocumentale 15,9%
Workflow 5,9%
GLI STRUMENTI ABILITANTILA GESTIONE DOCUMENTALE
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Diffusione dei servizi ASP di Protocollo Informatico nei comuni (% sul totale delle soluzioni)
Media Nazionale:
12,8 %
GLI STRUMENTI ABILITANTILA GESTIONE DOCUMENTALE
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Si conferma anche per gli enti locali quanto registrato per le amministrazioni centrali
Il processo di automazione della gestione documentale èuna innovazione che ha raggiunto parzialmente l’obiettivo prefissato in quanto le amministrazioni locali, analogamente alle amministrazioni centrali, utilizzano gli strumenti informatici principalmente per le sole funzioni di gestione del protocollo
Il quadro generale
GLI STRUMENTI ABILITANTILA GESTIONE DOCUMENTALE
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ForumPA – Roma, 13 maggio 2008 Dematerializzazione dei contratti scolastici MPGiovannini, CNIPA
DEMATERIALIZZAZIONE DEI CONTRATTI SCOLASTICIIL PROCEDIMENTO
Automazione dei procedimenti inter-amministrativi… un caso concreto
La dematerializzazione dei contratti scolastici
La diffusione del protocollo informatico, delle procedure di gestione documentale, di strumenti di workflow management, l’interoperabilità degli strumenti di base (attraverso i modelli della cooperazione applicativa) costituiscono le basi abilitanti per l’automazione dei procedimenti amministrativi.
Gli attori
MPI MEF - RGS MEF - DPSV
300.000 contratti/anno
Servizi di connettività - SPC
Cooperazione applicativa
busta di e-gov
Posta Certificata
FirmaElettronica
Gestione documentaleProtocollo informatico
MPI
MEF/RGS
DEMATERIALIZZAZIONE DEI CONTRATTI SCOLASTICISCENARIO DI RIFERIMENTO ATTUALE
SistemaInformativo
Amm.
SistemaInformativo
Amm.
SistemaInformativo
Amm.
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MEF/DPSV
Servizi di connettività - SPC
Cooperazione applicativa
busta di e-gov
Posta Certificata
FirmaElettronica
Gestione documentaleProtocollo informatico
MPI
MEF/RGS
SistemaInformativo
Amm.
Inpdap
SistemaInformativo
Amm.
SistemaInformativo
Amm.
MEF/DPSV
Altra Amm.Sistema
InformativoAmm.
Ente localeSistema
InformativoAmm.
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DEMATERIALIZZAZIONE DEI CONTRATTI SCOLASTICISCENARIO DI RIFERIMENTO A REGIME
DEMATERIALIZZAZIONE DEI CONTRATTI SCOLASTICIIL MODELLO APPLICATIVO
ForumPA – Roma, 13 maggio 2008 Dematerializzazione dei contratti scolastici MPGiovannini, CNIPA
Il formato per il documento prescelto contiene:
• la segnatura xml base che consente di veicolare il documento tra applicazioni di protocollo e gestione documentale che adottano le regole tecniche (circolare AIPA n.28 del 2000)
• la segnatura xml estesa che contiene i dati strutturati definiti per il “tipo documento” e che permette l’automazione del procedimento
• Il formato PDF-A contenente l’immagine del documento (con il certificato di firma in caso di documento firmato con firma digitale)
DEMATERIALIZZAZIONE DEI CONTRATTI SCOLASTICIIL MODELLO APPLICATIVO
ForumPA – Roma, 13 maggio 2008 Dematerializzazione dei contratti scolastici MPGiovannini, CNIPA
I contenuti vengono trattati secondo regole standard in relazione al canale utilizzato
Cooperazioneapplicativa
Posta elettronica certificata
Flusso dati
Busta e-gov
Interoperabilità
EDI/FTP
SEGNATURA BASE
SEGNATURA ESTESA
CONTRATTO
Struttura MIME
header
testo
documento 1
documento n
Segnatura.xml
...
messaggio
La presenza èopzionale
Se presente, puòessere significativo omeno (indicazione nellasegnatura)
La struttura XML hacome root un elementoSegnatura
Documenti informatici,con eventuale firmadigitale e/o cifratura
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MPI
MEF/RGS
SistemaInformativo
Amm.
SistemaInformativo
Amm.
SistemaInformativo
Amm.
MEF/DPSV
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ProtocolloASP
ProtocolloASP
Web serviceCooperazione
applicativaInteroperabilità
Posta certificata
Flusso dati
DEMATERIALIZZAZIONE DEI CONTRATTI SCOLASTICIIL MODELLO TECNOLOGICO
DEMATERIALIZZAZIONE DEI CONTRATTI SCOLASTICIIL MODELLO APPLICATIVO
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l’infrastruttura del sistema di gestione documentale (ProtocolloASP ) porta gli ulteriori benefici:
Gestione integrata del workflow inter-amministrazione
Tracciatura del processo in tutte le fasi con possibilità di darne visione all’utente finale
Identificazione e classificazione automatica dei documenti attraverso la gestione del “tipo documento”
Gestione del procedimento correlato al ”tipo documento” sulla base di regole definite per esso
ForumPA – Roma, 13 maggio 2008 Dematerializzazione dei contratti scolastici MPGiovannini, CNIPA
DEMATERIALIZZAZIONE DEI CONTRATTI SCOLASTICIIL PROCEDIMENTO
MPI MEF - RGS MEF - DPSVSIDI - ProtocolloASP ProtocolloASP SPT
Predisposizione del contratto (in formato pdf/A)Il documento elettronico conterràoltre al testo del contratto tutte le informazioni utili organizzate in una struttura XML (per i controlli svolti dalla RPS e per la messa in pagamento delle competenze).Convalida e firma digitale del contratto per la trasmissione.Invocazione, tramite web service, del sistema di protocollo per la registrazione in uscita dei contratti, che varranno quindi trasmessi, tramite interoperabilità(posta certificata), alla RGS.Trasmissione di un flusso con i contratti al sistema informativo dl MEF (SPT) per la loro elaborazione al fine della liquidazione delle competenze.
Il sistema di protocollo di RGS registra in ingresso il contratto e popola automaticamente i campi del tipo di documento corrispondente con i dati associati al contratto.Effettua i controlli di competenza che si concludono con il visto o con il rilievo.Trasmette le ricevute di ritorno di avvenuta consegna.Trasmette tramite interoperabilità(posta certificata) a MPI e SPT il risultato dei controlli sotto forma di elenco di trasmissione con l’analico dei provvedimenti registrati o con il testo dei rilievi effettuati.
SPT elabora i dati ricevuti.Se l’elaborazione va a buon fine, dispone la liquidazione delle competenze.SPT trasmette alle DPSV il contratto in formato elettronico.SPT predispone il flusso con i risultati delle elaborazione.
METAPROTOCOLLO
Evoluzione dei sistemi di protocollo e gestione documentale versEvoluzione dei sistemi di protocollo e gestione documentale verso o infrastrutture tecnico organizzative che consentano la gestione infrastrutture tecnico organizzative che consentano la gestione dei dei processi STP (processi STP (straigh thruogh processing) ) tra le amministrazioni ) tra le amministrazioni pubbliche al fine di fornire servizi on line ai cittadinipubbliche al fine di fornire servizi on line ai cittadini
OBIETTIVO OBIETTIVO completare il processo di automazionecompletare il processo di automazione
della gestione documentaledella gestione documentale
EVOLUZIONE DEL SISTEMA DI PROTOCOLLO E GESTIONE DOCUMENTALE
ForumPA – Roma, 13 maggio 2008 Dematerializzazione dei contratti scolastici MPGiovannini, CNIPA
CONCLUSIONI
www.protocollo.gov.it
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