FOCUSUn program de crestere a productivitatii personale si a

eficientei grupurilor – by MMM

Introducere

Programul “FOCUS” este conceput să creeze rezultate reale șidurabile în cadrul echipelor din organizatii în domeniulproductivității personale și a eficienței grupurilor de lucru șiechipelor.

Programul nostru este bazat pe experiențele personale în lucrul cu timpul și productivitatea ale mai multor traineri și consultanțiMMM Consulting, dar include si doua alte ingrediente de succes:

– Mulți ani de experiență ca traineri pe aceste subiecte

– Concepte și instrumente de lucru cu viabilitate și eficiență dovedită, certificate de literatura de specialitate și experți din întreaga lume

Programe similare au fost testate și derulate cu succes în alteorganizații

Obiectivele programului:

Fiecare participant va incheia programul insusindu-si cel putin doua metodologii noi de lucru adecvate situatiei proprii care sa ii permita cresterea productivitatii personale.

Toti participantii vor elabora (in colaborare cu colegii lor)solutii pragmatice viabile pentru cresterea eficientei proprii si a celei a grupului

Structura programului: abordarea ITACA

Ignition

• Identificareaproblemelor

• Pregatireapentruatelierul de lucru

Think Tank

* atelier de lucru de 2 zilecu utilizarea unor concepte-cheie si generarea de

solutii

Aplication* minim 45 de zile de aplicare a planurilorpersonale cu monitorizare

* Parteneriatede invatare sidezvoltare

Conso-lidation**

• 1 zi de follow-up cu prezentarearezultatelor

• Schimb de experientacu bunepractici

Accomplish-ment

• tips & tricks permanente

• obiectiveindividuale side echipa

ITACA - IGNITION

Pentru investigarea si constientizarea problemelor si blocajelorintampinate in domeniul productivitatii, participantii sunt invitatisa raspunda unui sondaj

Problematica identificata de sondaj este utilizata pentruajustarea agendei atelierului, a exemplelor si ilustrarilor

Rezultatele sondajului (trecerea in revinta a preocuparilor) suntprezentate in deschiderea etapei doi a programului – Think Tank

ITACA – THINK TANK

Cele doua zile de atelier fata in fata folosesc ca mijloace de invatare:

Studiile de caz

Dezbaterea, brainstormingul

Lucrul pe echipe

Jocurile interactive și filme inspiraționale

Ilustrarile personale (din experienta trainerului si a participantilor)

In timpul celor doua zile, participantii vor forma parteneriate de invatare (perechi) pentru a-si impartasi obiectivele, practicile, eforturilede aplicare, etc, pe tot parcursul programului

Trainerul colecteaza toate planurile individuale de actiune elaborate la final de curs, asigurandu-se ca fiecare participant si partenerul sau de invatare este la curent si poate urmari progresul. Pentru aceastacomunicare utilizam emailuri si formulare pre-scrise de plan de actiune.

ITACA - APLICATION

Managerii (superiorii directi) participantilor la curs primesc copiiale planurilor individuale de actiune, astfel incat sa poata oferisprijin, feedback si indrumare pe parcursul celor 45 de zile de aplicare (optional, daca este solicitat de catre companie)

Participantii trec la punerea in practica, creandu-si obiceiuri noi sidiscutand permanent cu partenerii de invatare

Trainerul cursului ofera sprijin – la cererea oricarui participant –prin intermediul emailului

Participantii pregatesc o prezentare de 5-10 minute pentruintalnirea de follow-up despre cum au aplicat, ce rezultate au obtinut, ce considera ca este o buna practica de extins, etc.

ITACA – CONSOLIDATION

Ziua de follow-up contine:

Prezentarea practicilor si rezultatelor fiecarei perechi de colegi (partenerii de invatare) cu schimb de experienta si colectarea celor mai bune practici

Participantii voteaza cele mai de succes practici care pot fi extinse si adoptate de intregul grup

Abordarea subiectelor/aspectelor la care participantii cer clarificari

Prezentarea unor instrumente de lucru de sprijin (training si demo)

Antrenarea abilitatilor de a pastra schimbarea vie, de durata

La follow-up sunt invitati sa participe si membri ai managementuluiorganizatiei

Pentru perioada urmatoare de 90 de zile, in echipe, participantii vor propune si implementa proiecte de schimbare, in domeniul eficientei de echipa/grup/departament, etc.

ITACA – ACCOMPLISHMENT

Pentru a sprijini participanții să mențină entuziasmul, să întreținăpracticile zilnice eficiente pe care le-au creat, să își păstrezerutinele productive și să implementeze cu succes proiectele propuse, MMM va acționa astfel:

Până la finalul celor 150 de zile ale programului, fiecare participant vaprimi pe email un newsletter dedicat, conceput și scris de MMM, conținând tips&tricks mai ales din experiența unor manageri și lideri cunoscuți, adaptate la provocările lor

Parteneriatele de invatare vor continua sa functioneze, trainerulcontinua sa fie in contact

La finalul perioadei, participanții răspund din nou unui sondaj online (pentru a demonstra managementului rezultatele si eficienta cursului)

Atelierul – concepte si desfasurare (1)

1. Prezentarea programului – viziune, obiective, mod de lucru); prezentarea problemelor colectate

2. Stephen Covey – cercul influenței cercul preocupărilor; productivitateapersonală; identificarea a minim 1 aspect/domeniu la care fiecare participant consideră că își poate îmbunătăți productivitatea personală; exercițiu individual și în perechi (partenerul de învățare)

3. Stephen Covey – primele 3 trepte ale eficientei (“The Seven Habits of Highly Effective People”): prioritatile, pro-activitatea, constientizarea “finalului”; exercițiu de grup ”dependențele” pentru a identifica ariile din munca noastră la care depindem de alții și în care ne putem crește pro-activitatea

4. Principii ale eficienței – legea Pareto: participanții lucrează cu listele proprii de sarcini și responsabilități pentru a identifica cele mai importante sarcini și cele care consumă cel mai mult timp (efortul de eficientizare trebuie să se concentreze în aceste zone); apoi, în triade, găsesc soluții de economisit timp.

Atelierul – concepte si desfasurare (2)

5. Matricea scopului – “start with the end in mind”: un instrument de creștere a productivității prin clarificarea scopului, rezultatului și criteriilor de succes; exercițiu amuzant urmat de aplicare la activitățile de pe agendele proprii

6. Bariere în calea eficienței: amânarea, slaba concentrare (epuizare și minte ocupată), multi-tasking, prea multe de făcut, hoți de timp; soluții eficiente pentru fiecare dintre bariere

7. “Managerul dezorganizat” – film amuzant cu un caz de reorganizare a agendei; ne folosim de model pentru a trece la reorganizarea agendelor fiecărui participant – se lucreaza în perechi (parteneriate) pentru găsirea soluțiilor și se face apoi schimb de experiență în plen

8. Delegarea – crește a eficiența personală și a echipei proprii (subordonaților); lista proprie de sarcini candidate la delegare + pâlnia delegării

9. Sedinte eficiente – brainstorming pentru eficientizarea sedințelor

10. Solution focus – imbunatatirea abilitatilor de rezolvare a problemelorȘ repede si eficient (2 tehnici exersate si aplicate)

Exemple de aplicari din companiile client

Daniel, companie IT

Dear all,

Kindly find below my action plan.

1. Develop a beginner (need to know basis) maintenancetraining of maximum 1-1.5h focused on software topics mainly

o Reason : free me for ~80% of the tester interventions(including the consumed time)

o Timeline : by 5th of June

2. Remove Outlook notification

o Reason : attention is distracted when new email/s arrive

o Timeline : [already done]

3. Clarify objectives for the day (using the matrix)

o Reason : without clear tasks (1 prio 1 and max. 3 prio 2) to perform, the day will be low on effectiveness (maybe not on efficiency)

o Timeline : first 15 minutes of the day (everyday)

4. Reduce the flexibility of tasks

o Reason : due to insufficient time given by productionsome tasks are not completely checked, thus the risk of reworkis high

o Timeline : immediate

BR

Daniel

Gici, companie IT

Buna ziua,

Actiunile folosite de mine dupa participarea la training sunt:

1. Delegarea sarcinilor importante si neurgente catre

angajatii care au mai mult timp liber si care cunosc ceva din

produsul la care lucrez.

2. Planificarea programului de actiuni inainte de a avea un

bottle neck.

3. Citesc mailurile dimineata la prima ora pana a ma apuca

de taskurile din acea zi.

4. Raspund la telefon doar persoanelor care au legatura cu

proiectul/proiectele la care lucrez in acea zi, celelalte persoane

le sun inapoi cand am timp liber.

5. Planific timpul necesar realiarii unei actiuni cu rezerva de

timp pentru cazurile cand se intampla ceva neasteptat.

6. Impart pe prioritati taskurile care mi se cer.

Pentru companie s-ar putea angaja working students in

vederea preluarii sarcinilor de rutina cum ar fi: temp check,

hardware checker, analiza si prelucrarea datelor pana in M8,

etc.

Respect,

Gigi.

Exemple de aplicari din companiile clientTudor, companie IT

Hello Diana,

On the principle "better late than never", I send you my action plan for the next (at least) 45 days:

- Organize ALL my activities by the time matrix and use this approach to prioritize them (up to now, I only had an activity list prioritized

by a criteria that didn't make very clear distinction between urgency and importance) - already started. Also:

o Treat the important but non-urgent activities before they start to burn.

o Give maximum priority to short tasks (few mins max) so they don't stay on my neck all the time (this approach also increases somehow

the morale)

o Fill the unimportant, nonurgent, but necessary tasks (like travelling from home to office and backwards - 1 hour/day) with

useful/important content (reading, planning, resting, etc)

- Minimize the impact caused by interruptions to my activity, by either:

o Moving (postponing) them in adjacent slots in a more compact time frame.

o Merging them where possible (sometimes I have to explain the same thing to more people) and preventing this way a multiple

interruption on the same topic by different persons.

o Trying to overcome them by anticipating the problem (where possible)

- Determine the periods of the day where my efficiency goes maximum

o Up to now I identified the interval after 5:00 PM (strange, isn't it?)

o Try also the early morning interval recommended by some colleagus (7:30-8:00 - only possible after June 18th, when school year ends

and some of my personal morning activities are not required anymore)

- Reduce my tendency to perfectionism

o Identify the essential aspects of my activity and distinguish them from the non-essential.

o Drop the non-essential aspects if their implementations takes too much time.

o Find a way to present the result in a usable form even when it is not final.

If new ideas come to me during this interval, I'll come up with an update e-mail.

With best regards,

Tudor

Exemple de aplicari din companiile client

ADRIANA, companie farmaceutica

In urma cursului m-am decis sa procedez in felul urmator:

1. sa devin mai proactiva fata de cerintele altor departamente:

- sa intreb din timp Productia, ce produse care au prevazutcontrol microbiologic prepara spre sfarsitul lunii,

- sa cer Dep. Cercetare -dezvoltare proiectele de specificatiidin timp, sa ma interesez ce validari de produse au in luna

urmatoare pentru a putea sa-mi pregatesc protocoalele de lucru pentru validarea de metode microbiologice;

- sa le invat pe colegele mele care pregatesc documentatiapentru RA sa intrebe din timp ce documente au nevoie;

2. sa devin mai proactiva fata de sefa mea;

3. sa-mi clasific urgentele dupa matricea timpului si sa caut sa mut cat mai multe in cadranul 2;

4. sa aplic matricea scopului la intocmirea unor documente/ rapoarte. Voi intreba de la inceput care este rezultatul final, cui se adreseaza si criteriile pe care sa le urmaresc pentru a evita sa refac documentul.

5. sa deleg. Trebuie sa recunosc ca m-am regasit in situatia cu "decat sa stau 3 ore sa explic ceva si sa verific de 5 ori, mai bine fac eu ".

6. nu in ultimul rand, sa caut sa le invat si pe colegele mele ce am invatat.

Emanuel, companie IT

Good Morning Diana,

Here is my action plan, focused on interruptions and prioritization:

Avoid interruptions:

Disable outlook popup notification and read mails only between other atomic tasks (usually every hour).

When possible, work in a silent box or a meeting room, shielded from interruptions.

Keep an interruption log for later proactive measures.

Schedule the discussions generated by interruptions in the afternoon, when possible.

Prioritize and plan tasks for the next week at the end of the current week. Keep ~20% time for the unexpected.

Kind Regards,

Emi

Exemple de aplicari din companiile client

Oana, companie farmaceutica

Ce imi propun sa fac pentru a fi mai eficienta ?

Sa fiu proactiva intr-un mod consecvent in raport cu colaboratorii mei interni si nu

numai

( mai specific incepand cu managerul departamentului in care lucrez si terminand

cu toate persoanele

care pot influenta rezultatele actiunilor mele ).

Sa adresez mai multe intrebari pentru a descoperi care este scopul exact al

actiunilor intreprinse de mine.

Sa exercit mai mult control asupra situatiilor/ proiectelor pe care le manageriez

(prin intermediul telefoanelor, mailurilor, remindere etc).

In prioritizarea sarcinilor sa tin cont in mod frecvent de urgentele departamentului .

Sa imi eficientizez agenda proprie prin exploatarea tuturor mijloacelor posibile (

mail, telefon,

agenda scrisa, etc.)

Cand plec la drum cu un proiect nou sa am clar fixat rezulatul pe care vreau sa il

ating / finalitatea lucrurilor;

Sa imi planific din timp si astfel sa obtin un control mai mare asupra timpului meu.

Sa sprijin implementarea si utilizarea unui planner departamental comun.

Sa imi sincronizez agenda cu cea a colegelor mele.

Diana este specializata in marketing, vanzari, comunicare si PR. In prima parte a carierei sale, vreme de opt ani, a fostziarist de radio si televiziune in Romania, a lucrat pentru agentiile de presa Reuters si Associated Press si a lansat ca redactor sef revista Elle in Romania.

Din 1998 a inceput sa lucreze in business, mai intai ca director de marketing al unei mari companii de distributie. Dupa 4 ani in acest domeniu, Diana s-a alaturat lui Ion Tiriac in cadrul Fundatiei Olimpice Romane pentru a promova si construimarca olimpica, pentru a asigura finantarea loturilor olimpice ale Romaniei din fonduri obtinute de la sponsori. A fostdirector de marketing al Alexandrion Group si director de conferinte in cadrul grupului Forum Invest-Media On.

Incepand cu anul 2004, Diana a ales o cariera de trainer si consultant de resurse umane, mai intai in cadrul companieiResponse, apoi pe cont propriu. Domeniile predilecte si de expertiza in training sunt: dezvoltare manageriala, abilitatiemotionale, marketing, leadership, comunicare, customer service. Din 2008 Diana a creat si coordonat in cadrul MMM Consulting proiecte de instruire si dezvoltare a resurselor umane.

Printre companiile in cadrul carora a derulat programe de instruire se numara: Toyota Romania, Star Foods, Nestle, Carrefour, Garanta Insurance, Genco, Romtelecom, Distrigaz Sud, OMV-Petrom, Syngenta, Cable Direct (Saatchi&Saatchi grup), Moller Electric Romania, Supreme Chocolat, Help Net, Credit Europe Bank, Tarom, Pirelli, Zentiva, Apa Nova, Biofarm.

Diana este consultant certificat Persona Global si tutor al programelor Chartered Institute of Marketing, UK.

Diana Maria VoicuDiploma in Filologie, romana-engleza, 1994Diploma in Management, Open University UK, 2000Project Management, Computers for Commerce and Industry,Open University UK, 1999

Viviana AndoneViviana are o experineta de 8 ani in aria trainigului si consultantei, participand in numeroase proiecte de evaluare si dezvoltare in cadrul Holcim, Wurth, Parada si Omniasig. A finalizat doua programe de master in cadrul Universitatii Bucuresti, in Psihologie Organizationala si Resurse Umane din cadrul Facultatii de Psihologie si Administrarea de Dezvoltarea Resurselor Umane din cadrul Facultatii de Afaceri si Administratie Publica. In 2008 a absolvit Facultatea de Psihologie si Stiintele Educatiei din aceiasi Universitate, specializarea Psihologie Organizationala. Viviana a inceput sa activeze ONG inca din primul an de facultate, unde a desfasurat nenumarate proiecte si a pus bazele Clubului de HR Studentesc. A mai colaborat in 2006 cu HR Management Club unde a organizat conferinta “The Challenge of Human Resources in Romania: The Organizational Development” si este absolventa a Scolii de Vara “Next Generation” desfasurata tot de HR Management Club. Deasemeni a absolvit cursul de Managementul Performantei realizat de Open University Marea Britanie prin reprezentatii lor in Romania, Codecs.

Cursuri: Persuasive Communicator, Emotional Capability Profile, Consultanta in Resurse Umane, centre de evaluare si dezvoltare, Time management, Comunicare, Lucru in echipa – formarea echipelor