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Unidad Didáctica 6 Documentación relativa a la Seguridad Social

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Unidad Didáctica 6

Documentación relativa a la Seguridad Social

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Contenido

1. Inscripción de la empresa2. Afiliación, alta, baja y variación de datos de los

trabajadores por cuenta ajena3. Afiliación, alta, baja y variación de datos del

trabajador autónomo

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1. Inscripción de la empresa

La inscripción de la empresa en la Seguridad Social por parte del empresa-rio es el requisito previo e indispensable al inicio de las actividades laborales.

Respecto de los empleados del hogar, tienen la condición de empresarios, el titular del hogar familiar, ya lo sea efectivamente o solo como titular del do-micilio o lugar de residencia donde se prestan los servicios domésticos.

Antes de iniciar la actividad, los empresarios tienen la obligación de solici-tar a la Tesorería General de la Seguridad Social la inscripción de la empresa en el correspondiente régimen del sistema de Seguridad Social. De esta forma, la Seguridad Social puede identificarlos.

Dicha solicitud debe realizarse en el modelo oficial existente (modelo TA.6) y se presentará en la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguri-dad Social en cuyo ámbito radique el domicilio del empresario o esté situado el centro de trabajo. Con carácter general, la documentación que se acompañará en la solicitud dependerá de si el empresario es persona física o jurídica.

La inscripción de la empresa es única para todo el territorio nacional, y no hay que volver a realizarla mientras que la empresa esté funcionando. Con ella,

Persona física Persona jurídica

- Fotocopia del DNI o pasaporte o documento oficial que lo sustituya (1)

- Declaración censal. - Alta de IAE (solo para aquellas empresas que

estén obligadas al pago de este impuesto).

Se incluye la misma documentación que en el caso de persona física, además de:

- Certificado del Registro Mercantil, escritura de constitución o cualquier otro documento análogo.

- Libro de Actas, en el caso de comunidades de propietarios.

- Fotocopia o resguardo del CIF emitido por el Ministerio de Hacienda.

(1) Cuando se trate del titular del hogar familiar (Sistema Especial Empleado de Hogar) este presentará, junto al

modelo TA.6-138-HOGAR, su DNI o pasaporte y el modelo TA.2/S-0138 de alta del empleado de hogar.

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Gestión de personal. Nóminas

la Tesorería asigna a la empresa un Código de Cuenta de Cotización, para su identificación numérica que consta de 11 cifras, dividida en 3 partes:

■ Código provincial. Es el número de orden de la provincia, consta de 2 dígitos.

■ Número de inscripción. Es el número correspondiente a la empresa, consta de 7 cifras, si es preciso se completa con ceros a la izquierda.

■ Código de control. Consta de 2 dígitos.

La apertura de nuevos centros de trabajo será comunicada por el empresa-rio a la delegación de la Tesorería General de la Seguridad Social que le corres-ponda. Si además el centro de trabajo se encuentra en distinta provincia, se debe utilizar el modelo TA.7, donde se le asignará un nuevo Código de Cuenta de Cotización. En ambos supuestos el plazo es de 6 días y los documentos que ha de aportar son:

■ Datos de la empresa. ■ Datos del centro de trabajo. ■ Datos de la plantilla. ■ Datos de la actividad que desarrolla. ■ Mutua a la que opta.

Cuando se produzca alguna variación en los datos inicialmente comunica-dos a la Tesorería General de la Seguridad Social, la empresa tiene obligación de comunicarlo en el modelo TA.7 dentro del plazo de 6 días naturales. Los documentos que debe aportar son:

■ Número de cuenta de cotización y régimen. ■ Datos que varíen.

Código provincial Número de inscripción Código de control

28 000022 02

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Cuando se produzca un cambio de entidad (INSS o mutua), se debe pre-sentar el documento de asociación con la nueva mutua en el plazo de 10 días naturales antes de la entrada en vigor del cambio.

El empresario debe comunicar, en el modelo TA.7, la extinción de la empre-sa o cese temporal o definitivo de su actividad a la Dirección Provincial de la TGSS en que se practicó su inscripción dentro de los 6 días naturales siguien-tes a aquel en que se haya producido. Esta comunicación debe ir acompañada de los partes de baja de los trabajadores en plantilla.

Aplicación práctica

La sociedad “Prendas de Vestir, S. A.” (Prevesa), constituida el 30 de diciembre de 20X1, inscrita en el Registro Mercantil, número 2, de Madrid, al tomo 3º, libro 2, folio 50, de la sección 3ª, hoja 1123 y domiciliada en Madrid, calle Comercio, número 34, CP 28027 cuyo objeto social es el comercio de prendas de vestir, desea comenzar su actividad el 21 de enero de 20X2. A efectos de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales se acoge a la mutua 061 Frem. Le corresponde el convenio colectivo de comercio. Actúa como re-presentante legal Dña. Mª del Carmen García Malo, con DNI 13456732S.

Pasados varios meses, el día 23 de mayo del año 20X2, se acuerda la disolución de la empresa.

Confeccionar la inscripción de la empresa en la Seguridad Social y la baja correspondiente.

A continuación se muestran los modelos TA.6 y TA.7.

SOLUCIÓN

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Gestión de personal. Nóminas

Protección de los Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales (AT y EP)

Las empresas, así como el titular del hogar familiar, debe proteger los Acci-dentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales, de sus trabajadores a través de una mutua de accidentes de trabajo, para ello deberá consignar en el mo-delo de alta de la cuenta de Cotización (modelo TA6) la mutua elegida para la cobertura de dicha contingencia.

Además la empresa, podrá acogerse voluntariamente a la cobertura de las contingencias comunes, a la misma mutua que opta para la protección de Accidentes de Trabajo y Enfermedad Profesional, eligiendo dicha opción en el mismo momento de adscripción a la mutua de accidente.

Si la empresa, en cualquier momento opta por cambiar de mutua, el simple hecho de ponerse en contacto con la nueva mutua deseada, ella gestionará dicho cambio.

2. Afiliación, alta, baja y variación de datos de los trabajadores por cuenta ajena

Una vez la empresa ha sido inscrita en la Seguridad Social, ya se encuentra en disposición de contratar personal. Ello origina al empresario nuevas obliga-ciones con la Seguridad Social, esta vez relativas a sus trabajadores.

Nota

Los modelos TA.6 (para empleados de hogar será el TA-6-0138-HOGAR) y TA.7 serán utiliza-dos para dar de alta nuevas cuentas de cotización de empresas pertenecientes al Régimen General, así como para los nuevos Sistemas de Agrario y Empleadas de hogar incorporadas a partir del 1 de enero de 2012 al Régimen General de la Seguridad Social.

Dichos modelos también se utilizarán para dar de baja una cuenta de cotización o introducir alguna variación de datos de las empresas.

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2.1. Afiliación

La inscripción de los trabajadores en la Seguridad Social se produce a tra-vés de la afiliación, y los empresarios están obligados a inscribir en el Sistema de la Seguridad Social a todos los trabajadores que contraten.

La afiliación de los trabajadores a la Seguridad Social debe realizarse antes de que empiece a trabajar en la empresa, mediante el modelo oficial TA.1, acompañando copia del DNI o documento identificativo de ser extranjero ante la Dirección Provincial de la TGSS del domicilio de la empresa.

Una vez presentada la solicitud, la Tesorería emitirá una tarjeta que debe entregarse a cada trabajador, en la que constarán sus datos y el número de Seguridad Social que le haya sido asignado.

La afiliación es única, y una vez efectuada dura toda la vida, con indepen-dencia de las altas y de las bajas que se produzcan en los distintos regímenes y en distintas empresas. Al practicarla, la Tesorería General de la Seguridad Social asigna un número de afiliación que permitirá identificar al trabajador en sus relaciones con la Seguridad Social.

La afiliación de los trabajadores se podrá practicar a instancia del empresa-rio, a instancia del trabajador o de oficio por la Tesorería General de la Seguri-dad Social. A continuación se analizarán estos 3 supuestos:

Nota

En el supuesto de los empleados de hogar, para determinar quien está obligado a solicitar la afiliación a la Seguridad Social, ya no se distingue entre fijos y discontinuos, como ocurría en el Régimen Especial anterior.

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Gestión de personal. Nóminas

2.2. Altas, bajas y variación de datos de los trabajadores por cuenta ajena del Régimen General

El empresario debe comunicar mediante el modelo TA.2/S las altas (ingre-sos) y bajas (ceses) de trabajadores en la empresa, así como las variaciones de datos a la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social de la provincia en la que figure identificado el centro de trabajo (dichos trámi-tes se realizarán a través de Sistema RED para aquellas empresas obligadas a su utilización).

Las solicitudes de altas y bajas de los trabajadores, al igual que ocurría con la afiliación, está obligado a realizarlas el empresario, si incumple dicha obli-gación, el trabajador podrá el mismo darse de alta y también podrá efectuarse de oficio por la Tesorería.

A instancia del empresarioEl empresario está obligado a solicitar la afiliación a la Seguridad Social de los trabajadores que no estuvieran previamente afiliados, e ingresen en su empresa para prestar servicios.

A instancia del trabajadorLos trabajadores por cuenta ajena, cuyo empresario no cumpla con la obligación de afiliación, pueden solicitarla directamente ante la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social.

Afiliación de oficio por la Tesorería General de la Seguridad Social

La afiliación del trabajador se podrá efectuar de oficio si, como consecuencia de la actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, se ha puesto de manifiesto el incumplimiento de la obligación de afiliar al trabajador por parte del empresario.

Nota

El Número de Seguridad Social de aquellas personas que ya dispongan de él, se convertirá en número de afiliación en el momento que comience su primera relación laboral.

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La comunicación de alta debe formularse antes de la iniciación de la pres-tación de servicios, pero no antes de los 60 días anteriores. Las solicitudes de alta presentadas antes del inicio de la prestación de servicios únicamente surten efecto a partir del día en que se inicie la actividad. Las altas solicitadas fuera de plazo solo tendrán efecto desde el día en que se formule la solicitud.

La iniciación del periodo de prueba se considera como ingreso al trabajo a efectos de la correspondiente alta a la Seguridad Social.

En el proceso de alta del trabajador se deberán presentar los siguientes datos:

■ Datos del trabajador: DNI, NAF, domicilio, etc. ■ Fecha de alta. ■ Datos del contrato: modalidad contractual, coeficiente tiempo parcial, determinadas características del trabajador como por ejemplo minusva-lía, mujer sub-representada, etc.

■ Datos de la empresa: razón social, régimen y cuenta de cotización. ■ Datos relativos a la actividad como grupo cotización, epígrafe acciden-tes, etc.

Las solicitudes de baja y variación de datos del trabajador deben presentar-se dentro del plazo de los 6 días naturales siguientes al del cese de la actividad o de aquel en que la variación se produzca.

En el proceso de baja se deberán indicar los datos del trabajador (DNI, NAF, etc.), datos de la empresa (razón social, código del régimen y cuenta de cotización) y fecha de baja en el trabajo.

En el proceso de variación se indicarán los datos identificativos del trabaja-dor y la empresa, así como aquellos datos que se modifiquen y la fecha a partir de la cual se produce el cambio.

No se considera como cese la situación de incapacidad temporal, ni aque-llas otras en que se mantiene la obligación de cotizar por parte del empresario.

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Los justificantes de las altas, bajas o variaciones de datos deben ser con-servados por el empresario durante un plazo de 5 años.

Aplicación práctica

El día 5 de enero de 20X0 la empresa “Prendas de Vestir S. A.” (Prevesa) procede a dar de alta a los siguientes trabajadores:

Nombre padres Apellidos, Nombre DNI Fecha y lugar

de nacimiento Domicilio Categoría G.C.

Marcos y AntoniaVicente Malo,

Pilar25348532B

07-05-1994 Zaragoza

Mayor, 1 Madrid

Auxiliar Administrativo

5

Cumplimenta el alta en la Seguridad Social, sabiendo que para Pilar Vicente Malo este es su primer empleo.

SOLUCIÓN

En las páginas siguientes, se han cumplimentado los modelos correspondientes:

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2.3. Altas, bajas y variación de datos de los trabajadores integrados en el Sistema Especial Agrario del Régimen General

El empresario debe comunicar mediante el modelo TA.0163 las altas, bajas y las variaciones de datos de los trabajadores que se produzcan en la actividad agraria ante la Tesorería General de la Seguridad Social de la provincia en la que figure identificado el centro de trabajo (tal como se ha comentado con anterioridad dichos trámites se realizarán a través de Sistema RED o RED Directo).

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El alta de un trabajador agrario se deberá formular antes de la iniciación de la prestación de servicios, pero no antes de los 60 días anteriores surtiendo efecto a partir del día en que se inicie la actividad. En aquellos supuestos que la contratación del trabajador agrario se produzca el mismo día que el inicio de la prestación de servicios, la solicitud de alta deberá comunicarse antes de las 12 horas.

En el proceso de alta del trabajador agrario se deberán indicar datos tales como:

■ Datos del trabajador: DNI, NAF, domicilio, etc. ■ Fecha de alta. ■ Modalidad de cotización por meses o jornadas reales. ■ Datos identificativos de la empresa. ■ Datos relativos a la actividad como grupo cotización, epígrafe accidentes y determinación si la empresa cotizará el mes completo por el trabajador o no (campo: cinco jr/semana según convenio colectivo).

Cuando la modalidad de cotización elegida es por Jornadas Reales, el em-presario deberá comunicar de forma obligatoria a la Seguridad Social, el nú-mero de jornadas reales realizadas por el trabajador en el mes. Para ello el empresario utilizará el modelo TA.0163-JR, cuyo plazo de presentación es los primeros 6 días del mes siguiente a la realización de las jornadas.

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Las solicitudes de baja y variación de datos del trabajador deben presentar-se dentro del plazo de los 6 días naturales siguientes al del cese de la actividad o de aquel en que la variación se produzca.

Los trabajadores agrarios se encontrarán incluidos en este Sistema Especial tanto por los periodos de actividad como en los de inactividad. Se entenderá que existe inactividad cuando dentro de 1 mes natural, el número de jornadas reales no superen el 76,67 % de los días naturales citado mes. Con carácter general, se encontrarán incluidos los trabajadores que realicen 30 jornadas en el plazo de 365 días.

Durante el periodo de inactividad el trabajador será excluido por:

■ Solicitud voluntaria del trabajador. ■ Solicitud del trabajador por iniciar una relación laboral perteneciente a otro régimen o encontrarse en situación de alta asimilada.

■ De oficio por no realizar las 30 jornadas en un periodo de 365 días o por la falta de abono en 2 meses consecutivos de la cuota de inactividad (sello).

Los trabajadores agrarios excluidos por alguna de las circunstancias ante-riormente citadas, se reincorporarán al nuevo sistema siempre y cuando cum-plan los siguientes requisitos:

■ Haber realizado un mínimo de 30 jornadas en el periodo de 365 días anteriores.

■ Encontrarse al corriente del pago de las cuotas de inactividad.

2.4. Altas, bajas y variación de datos de los trabajadores integrados en el Sistema Especial del Empleado del Hogar del Régimen General

El alta de los trabajadores en este Sistema Especial se debe realizar con anterioridad al inicio de la prestación de servicios, correspondiendo esta obli-gación al empleador (titular del hogar familiar) con carácter general.

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Existen casos excepcionales en los que no se puede prever de forma anti-cipada suficiente el inicio de la prestación de servicios, o los días anteriores son inhábiles, o se inicia la prestación en día inhábil. En estos supuestos se debe remitir a la TGSS, con anterioridad al inicio de la prestación de servicios, determinada información del trabajador y del empleador.

Las altas presentadas antes del inicio de la prestación de servicios solo surtirán efectos a partir del día en que se inicie la actividad.

El modelo que se debe presentar ante la TGSS es el TA.2/S-0138, que se muestra a continuación:

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Los datos a cumplimentar en este modelo son los referentes al empleado de hogar, tipo de solicitud, titular del hogar familiar con indicación de familia numerosa, si procede, los referentes a la actividad laboral, los complementa-rios para el cálculo de la retribución y los datos para la domiciliación del pago de cuotas.

El alta de los empleados de hogar también se puede realizar a instancia del propio trabajador, cuando el empleador incumple su obligación. A partir del 1 de abril de 2013, los trabajadores incluidos en el Sistema Especial para Empleados de Hogar establecido en el Régimen General de la Seguridad Social que presten sus servicios durante menos de 60 horas por empleador deberán formular directamente su afiliación, altas, bajas y variaciones de datos cuando así lo acuerden con tales empleadores. Dichas solicitudes deberán ir firma-das por sus empleadores. Además, los trabajadores que presten sus servicios durante menos de 60 horas mensuales por empleador, deberán formalizar la cobertura de las contingencias profesionales con la entidad gestora o colabora-dora de la Seguridad Social, excepto que el empleador ya tuvieran aseguradas dichas contingencias en relación a otros empleados de hogar. En la solicitud de alta de empleados de hogar, con independencia de que sea presentada por el empleador o el empleado, además de facilitar los datos indicados, también se deberá especificar el código de la cuenta de la entidad financiera en la que ha de domiciliarse el pago de la cotización.

Cuando se produce la baja del trabajador o una variación de datos, el em-pleador o el empleado si es el obligado, debe presentar la solicitud correspon-diente dentro de los 6 días naturales contados a partir del día siguiente al cese o variación de datos en la actividad laboral.

Los modelos de solicitud de baja o variación de datos son los mismos que para el alta.

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2.5. El sistema RED y RED Directo

La Tesorería General de la Seguridad Social, autoriza a comunicar los datos de afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores mediante co-nexión electrónica, informática o telemática.

Este servicio que ofrece la TGSS a empresas, agrupaciones de empresas y profesionales, permite el intercambio de información y documentos entre ambas entidades (TGSS y usuarios) a través de INTERNET, es conocido como Sistema RED.

Por medio del Sistema RED se puede entrar en contacto directo con la TGSS que, gracias a los medios tecnológicos y elementos de seguridad ne-cesarios, le permite el acceso a datos de empresa y trabajadores, así como la remisión de documentos de cotización, afiliación y partes médicos.

El usuario podrá realizar estas gestiones y recibir mensajes de la TGSS desde su propio despacho, sin necesidad de desplazarse y sin las limitaciones de horario de oficinas.

Las empresas que tengan menos de 15 trabajadores en el momento de solicitar la autorización, que no dispongan de programa de nóminas, o que teniéndolo, no esté adaptado al Sistema RED, podrán cumplir con sus obli-gaciones (cotización, afiliación y partes médicos) a través del sistema RED Directo, el cual está considerado como un nuevo tipo de transmisión dentro del Sistema RED.

Si una vez obtenida dicha autorización, el número de trabajadores aumen-ta, la empresa podrá seguir utilizando este sistema, siempre y cuando el núme-ro de ellos no supere los 25 trabajadores. Será necesaria la utilización de un certificado digital para garantizar la seguridad en la transmisión de los datos.

Desde el 1 de enero de 2011, se hizo extensible la obligatoriedad de uso del Sistema RED o RED Directo para:

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■ Todas las empresas pertenecientes al Régimen General. ■ Todas aquellas empresas con más de 10 trabajadores en plantilla per-tenecientes a otros Regímenes.

3. Afiliación, alta, baja y variación de datos del trabajador autónomo

Los trabajadores por cuenta propia que inician su actividad como tales, in-dependientemente de si contratan personal o no, están obligados a inscribirse (afiliarse y darse de alta) en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos. También debe comunicar a la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social el cese de sus actividades (baja del régimen).

3.1. Afiliación

Los trabajadores autónomos que no estuviesen afiliados anteriormente de-ben solicitar su afiliación en el modelo oficial TA.1 ante la entidad gestora de este régimen especial en la que se solicite el alta inicial.

3.2. Altas, bajas y variación de datos

El alta, la baja y la variación de datos para trabajadores por cuenta propia se efectúan mediante el modelo oficial TA.0521/A.

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El alta en el Régimen de Autónomos es única, siendo obligatoria para los empresarios individuales y las comunidades de bienes, y opcional para los trabajadores de cooperativas. Debe realizarse en la Tesorería Territorial de la Seguridad Social, en los 30 días naturales siguientes al inicio de la actividad.

El plazo para comunicar la baja como autónomo es de 6 días naturales a partir de aquel en que dejen de concurrir las condiciones requeridas. Las bajas tendrán efectos desde el día primero del mes siguiente a aquel en que se dejen de reunir los requisitos exigidos para su inclusión en este régimen.

Documentos para afiliación de autónomos

- Fotocopia de la Declaración Censal e IAE (solo para aquellos que estén obligados a su pago). - Fotocopia del NIF de la persona solicitante. - Para cooperativas, certificado del Registro General de Cooperativas. - Para profesionales liberales, certificado del colegio oficial correspondiente. - Para trabajadores autónomos agrarios, certificado de la Cámara Agraria. - TA6, si el trabajador autónomo va a contratar trabajadores.

Aplicación práctica

Luisa Ortiz, tras cursar Formación Profesional Ocupacional específica, abre un peluquería en la que, además de trabajar en ella, contrata a una amiga. Describe los trámites que debe llevar a cabo, respecto a la Seguridad Social teniendo en cuenta que ambas disponen de número de afiliación

SOLUCIÓN

Luisa debe darse de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), en el mo-delo TA.0521/A, en el plazo de 30 días desde el inicio de la actividad. En el modelo debe decidir la base por la que cotizará, la mutua de cobertura de incapacidad temporal derivada de con-tingencias comunes, así como optar o no por la cobertura de las contingencias profesionales.

Puesto que va a contratar a una amiga, debe inscribirse como empresa en la Seguridad Social, mediante el modelo TA.6 y deberá elegir la Mutua de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Pro-

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fesionales de la Seguridad Social que cubrirá las contingencias profesionales, así como optar por cubrir o no la contingencia de incapacidad temporal a través de dicha mutua. Al mismo tiempo debe gestionar la autorización de RED Directo, para llevar a cabo todas las gestiones de afiliación, cotización y partes médicos de su empresa.

Antes de iniciar relación laboral de su amiga, debe darle de alta (modelo TA.2) a través de RED Directo.

Todos los documentos anteriores deben tramitarse en la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social o Administración de esta donde radique el domicilio de la pe-luquería.

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1. ¿En qué momento hay que realizar la inscripción de la empresa en la Seguridad Social? ¿Qué modelo oficial se debe presentar?

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2. Cite los documentos que debe presentar un empresario (persona física) para poder inscribir a la empresa en la Seguridad Social.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. ¿Qué plazo tiene el empresario para comunicar a la Seguridad Social el cese de la actividad?

__________________________________________________________________________________________________________________________

4. ¿Quién debe afiliar a los trabajadores?

__________________________________________________________________________________________________________________________

5. La Sra. Carmen Domínguez Borbolla, va a iniciar una actividad profesional el día 1 de mayo de 20X2, con los siguientes datos:

~ NIF: 15302807-P. ~ Nº afiliación 181112223334. ~ Fecha de nacimiento: 02-05-1969. ~ Domicilio: C/Velázquez nº 36 (23111 Cáceres). ~ IAE: 841 Servicios jurídicos (Código 841). ~ Domicilio actividad: C/Velázquez nº 36.

Ejercicios de repaso y autoevaluación

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Gestión de personal. Nóminas

~ Entidad bancaria: 0001 0002 15 1234567891. ~ Base cotización mínima. ~ Mutua para la cobertura de contingencias comunes y profesionales: La

española (Código 111).

Confeccione la inscripción de la empresaria en el régimen de autónomos.

6. ¿Por qué medios se pueden presentar los partes de alta, baja y variación de datos de los trabajadores pertenecientes al Régimen General?

__________________________________________________________________________________________________________________________

7. ¿Qué ventajas le reportan a las empresas la existencia del Sistema RED? ¿Quién se puede acoger al sistema RED Directo?

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________