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Unidad I INTRODUCCIÓN
Asignatura: Documentación Técnica
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Unidad I: Introducción
Semana 2
A. PRESENTACIÓN
Existe un procedimiento y reglas específicas para elaborar documentos técnicos, según las características y
tipo de cada documento. Así, en principio es indispensable identificar la categoría del documento que se
escribirá. De esta forma pueden seleccionarse las opciones a utilizar, e iniciar la planeación del documento.
Para identificar de manera inicial los documentos es preciso especificar su objetivo o su función, su estilo de
presentación o su forma de distribución. Estos factores se integran en la estructura del documento a través de
una organización definida, con la finalidad de cubrir el propósito que se le ha fijado.
B. OBJETIVO ESPECÍFICO
El alumno conocerá la clasificación de los documentos, por su estilo, su función y distribución; así como la
estructura que debe de tener, con la finalidad de elaborar un buen documento.
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C. TEMA Y SUBTEMAS
1. INTRODUCCIÓN
1.4 Tipos de documentos por su objetivo o función.
1.5 Tipos de documentos por su estilo de presentación.
1.6 Tipos de documentos por su forma de distribución.
1.7 Estructura del documento.
D. MAPA MENTAL: UNIDAD I
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E. CONTENIDO
Un documento puede clasificarse:
Por su función.
Por su estilo de presentación.
Por su medio de distribución.
A continuación se explica y ejemplifica cada una de las categorías.
1.4 Tipos de documentos por su objetivo o función
Clasificación de documentos técnicos
En general, se pueden clasificar los documentos técnicos en seis tipos, de
acuerdo con su objetivo primordial:
Manuales: de usuario, de referencia, prontuarios, de procedimientos,
de organización. Un manual se escribe en forma imperativa, es decir,
da indicaciones precisas para formas de actuar.
Reportes: listados, formas, formatos, cuadros, machotes. Cabe señalar
que todo formato debe ser fácil de llenar, debe tener una estructura
lógica y bien definida. Los reportes deben brindar facilidad visual para
encontrar información importante.
Comunicados: oficios, circulares, memorándums, correos electrónicos.
Un comunicado debe ser atractivo, debe contener toda la información
relevante, en una secuencia lógica.
Presentaciones: material para cursos, apoyo didáctico, exposiciones,
ponencias. Lo que se presente en pantalla debe ser muy breve,
conciso y bien estructurado.
¿Cuál documento debe escribirse de forma imperativa?
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Ayudas en línea: archivos con documentación para uso de software,
que pueden ser utilizados en forma local o vía remota. Deben ser
cortos, fragmentados, con índice y glosario.
Documentos interactivos: sitios web, demostraciones, discos
compactos, formas electrónicas. En estos documentos no debe
abusarse de los elementos visuales. Pueden contener animaciones,
multimedia, etc., pero siempre de manera pertinente y cuidadosa.
1.5 Tipos de documentos por su estilo de presentación
Estilos básicos
Los documentos técnicos pueden presentarse de tres estilos básicos:
Sólo texto.
Texto e ilustraciones.
Sólo ilustraciones.
Aun cuando actualmente los programas de cómputo, escáneres, cámaras
digitales, etc., hacen muy sencilla la inclusión de ilustraciones en los
documentos, éstas sólo deben usarse cuando apoyan la comprensión del
contenido. De otro modo, no solamente serán inútiles, sino que harán más difícil
la lectura del texto. A continuación se muestran ejemplos de cada uno de ellos.
Sólo texto
Aun cuando no requiere figuras, debe tener una estructura perfectamente bien
definida y clara a simple vista para el lector.
¿Qué elementos se combinan en los tres estilos básicos de un
documento?
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Texto e ilustraciones
Cada uno de los gráficos o ilustraciones debe servir para facilitar la
comprensión del contenido, en forma adicional al texto.
Sólo ilustraciones
En este tipo de documentos prácticamente toda la información se explica a
través de ilustraciones, con poco o ningún texto. Es útil para ser comprendido
por niños o, para textos de aprendizaje de idiomas o para facilitar la
comprensión de personas que hablan distintas lenguas.
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1.6 Tipos de documentos por su forma de distribución
Medios de distribución
Es indispensable considerar la forma en que el documento se hará llegar a los
lectores. No es lo mismo un documento impreso que un documento electrónico.
Será distinto si se envía en original que si se sacan fotocopias, si se presenta a
través de un proyector o se ve directamente del monitor. Todo esto será
fundamental para definir el contenido, la tipografía y el diseño del documento.
En general, se tienen tres grandes medios de distribución:
Documentos impresos.
Documentos electrónicos.
Documentos para presentación en pantalla.
Impresos
Son los documentos impresos en algún tipo de papel. Entre ellos están las
hojas sueltas, cuadernos, engargolados, libros, etc. Este tipo de documentos
parece tender a disminuir puesto que su elaboración resulta más cara y
laboriosa que la de los documentos electrónicos. Sin embargo, cierta
información requiere de ser impresa para ser fácil de manejar y/o confiable. Por
ejemplo: facturas, libros, cartas, revistas, etcétera.
¿Qué formas de distribución conoces?
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Electrónicos
Los documentos electrónicos, tienen cada vez con mayor auge, ya que se
distribuyen rápidamente y ahorran papel. Entre ellos se encuentra el correo
electrónico y archivos adjuntos (Word y PDF), y las páginas web, entre otros.
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Proyecciones
Proyecciones para presentar el documento de manera simultánea a varias
personas. Entre ellas se encuentran las presentaciones con proyector, acetatos,
diapositivas, etc.
1.7 Estructura del documento
Partes del documento
Aun cuando sea muy breve, un documento técnico suele tener tres grandes
partes:
El preámbulo: es la parte inicial del texto, con la cual generalmente el
lector se da una primera idea del contenido. Está conformado por
elementos como: portada, tabla de contenido e introducción.
El contenido: conformado por elementos como la descripción del
entorno, desarrollo y conclusión.
Las referencias: conformadas por apéndices, fuentes e índices
(analítico, tablas, figuras, autoridades, código, etc.).
Si bien existen documentos que carecen de alguno de estos elementos, pero en
general es recomendable que aparezcan todos.
¿Cuándo realizas un documento académico usas las tres secciones
marcadas: preámbulo, contenido y referencias?
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La portada es esencial y no debe descuidarse, ya que genera la primera
impresión del lector acerca del documento. Puede depender de la portada si el
documento se lee o no.
En ocasiones se confunde el índice con la tabla de contenido. La enumeración
de los temas (capítulos, secciones, etc.) con sus respectivos números de
página es la tabla de contenido que se coloca al inicio del documento para que
el lector pueda tener una idea rápida y general sobre lo que encontrará en él.
Un índice, en cambio, es una lista de autores, palabras o temas. También se
conocen como índices analíticos, índices de temas o índices de autoridades.
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F. CONCLUSIÓN
Una vez que se ha identificado el objetivo de un documento y su clasificación según su función, ya sea que se
trate de un reporte, un comunicado, una presentación, ayudas en línea o documentos interactivos; así como
su estilo de presentación, como solo texto, texto e ilustraciones, o solo ilustraciones; y su medio de
distribución, ya sea impreso, electrónico, o como presentación en pantalla, es factible continuar con el
desarrollo del mismo.
Así, entonces se debe definir la estructura del documento, es decir, la forma en que se desarrollará tanto el
preámbulo, como el contenido y las referencias. De una elección adecuada dependerá el resultado del
impacto del artículo entre los destinatarios.
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G. LECTURAS COMPLEMENTARIAS
UADY (s/f) ¿Qué es una referencia bibliográfica? Consultado en diciembre de 2013 en http://www.tizimin.uady.mx/biblioteca/ReferenciasBibliograficas/
H. GLOSARIO
Término Significado
Índice analítico Listado por conceptos, los más relevantes del texto en
el que se indica los números de página en que cada
uno se encuentra a lo largo de la obra.
Índice de autoridades Listado de los autores consultados para realizar la obra.
Índice de temas Listado organizado según los temas generales
abordados en la obra.
Machote Término que se emplea al formato de un documento
que se emplea a modo de plantilla para hacer más del
mismo estilo.
Tipografía Arte o técnica de seleccionar y manipular tipos de letra
para reproducir la comunicación a través de la palabra
impresa, con el fin de transmitir de forma hábil, elegante
y eficaz las palabras.
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I. FUENTES DE INFORMACIÓN
a) Bibliográficas
González, M. (2005). Documentación Técnica. México. UNID.
b) Cibergráficas
Radford, R. (2013) Cómo escribir notas al pie, referencias electrónicas y bibliografías en un formato
adecuado. Consultado en diciembre de 2013 en http://www.imperialtometric.com/Edition/nota/