Unidad IV · Aunque hay programas específicos, como Dream Weaver o Expression Web ... Esta pantalla muestra parte del código HTML de una página sencilla: ... resolución y su flexibilidad

Unidad IV LOS FORMATOS DE LOS DOCUMENTOS

Asignatura: Documentación Técnica

Licenciatura en Derecho 2

Unidad IV: Los formatos de los documentos

Semana 12

A. PRESENTACIÓN

Cuando se dispone de un contenido a desarrollar considerando los principios del mapeo de información y toda

vez que se han definido sus características, se procede a la revisión de algunos tipos de formato comunes

para seleccionar en el que se presentará el documento final. Tal elección depende entre otros factores: del

contenido mismo, a quién va dirigido, de qué forma se distribuirá y cómo se consultará.

A continuación se explicará de manera sintética algunos de los formatos representativos en la actualidad,

tales como TXT, HTML, Postscript, PDF, RTF y el SWF.

B. OBJETIVO ESPECÍFICO

El alumno analizará los distintos formatos en que pueden realizarse los documentos y los usos de cada uno

para la presentación final del documento.



C. TEMA Y SUBTEMAS

4. LOS FORMATOS DE LOS DOCUMENTOS

4.1 Texto plano.

4.2 HTML.

4.3 Postscript.

4.4 PDF.

4.5 Otros formatos.

D. MAPA MENTAL: UNIDAD IV



E. CONTENIDO

4.1 Texto plano

Características

El texto plano es el texto que no tiene ningún formato en especial, como tipo de

letra, color, tamaño, relleno, subrayado, cursiva, imágenes, etc. está formado

solamente con caracteres sin formato que tienen un código que reconoce la

computadora como: ASCII, ISO-8859-1, ANSI, UTF-8, Unicode, etc.

¿Con qué programa se usa?

Para elaborar y modificar este tipo de texto se emplean editores como el bloc de

notas de Windows, el programa Word de Microsoft, o incluso editores de

páginas web.

El texto plano es útil sobre todo para textos pequeños que no requieren formato

alguno, o para reutilizarlos fácilmente en algún procesador, ya que

precisamente su falta de formato permite que se adapte fácilmente a otros de

manera automática. También es útil para textos que donde se requiere guardar

información breve y de manera rápida.

La siguiente imagen corresponde al bloc de notas de Windows:

¿Sabes qué es un texto plano?



Utilización

El formato es útil también cuando se selecciona texto con formatos especiales e

imagen ya que es muy minucioso capturar sólo el texto, así que es posible

seleccionar todo y luego, prácticamente en cualquier programa editor de textos,

pegar sólo texto, así solamente será esa parte de lo seleccionado lo que

aparecerá en el procesador y además si se desea, se adaptará

automáticamente al formato del texto destino.

Extensión del archivo

Los archivos hechos en texto plano, normalmente tienen la extensión .txt.

4.2 HTML

Características

El HTML o Lenguaje de Marcado de Hipertexto (Hyper Text Markup Language)

es un, es un sistema de códigos que permite crear páginas web. El HTML es

hecho de etiquetas y atributos que especifican las características que tendrá la

página web.

Con qué programa se usa

Aunque hay programas específicos, como Dream Weaver o Expression Web

para elaborar páginas web, que poseen opciones automáticas, menús, y

diseños preestablecido, para utilizar el HTML directamente y crear páginas web,

se debe contar con:

Un editor de texto (bloc de notas, Wordpad en Windows; para Unix

VI o Pico, y en el caso de Mac, SimpleText o Teachtext ).

Un navegador que interpreta las etiquetas y atributos y las

despliega en la pantalla.

Con el HTML se da estructura a alguna información que se presente en formato

de página web, se organiza el color, el estilo y las imágenes que llevará; e

lenguaje también especifica formas de visualización en los navegadores.

¿Cuáles programas son necesarios usar HTML y crear páginas

web?



Utilización

Por lo general, la estructura principal de una página web está organizada según

las siguientes etiquetas:

|ETIQUETA FUNCIÓN

<HTML> Empieza un documento HTML.

<HEAD> Zona de cabecera.

<TITLE> Zona de título.

</TITLE> Termina zona de título.

</HEAD> Termina zona de cabecera.

<BODY> Zona de cuerpo del documento.

</BODY> Termina zona de cuerpo del documento.

</HTML> Termina documento HTML.

Las etiquetas tienen diversas funciones, como la de dar un formato específico al

texto, la de separar y la de dar estructura a cada parte del contenido del texto.

Por ejemplo, los atributos que pueden complementar la etiqueta <FONT> son:

|ETIQUETA FUNCIÓN

FACE="x" Para definir el tipo de letra (este tipo de letra deberá

estar precargado en la computadora del usuario de lo

contrario no se verá esta fuente y la máquina ocupara

otra).

COLOR="x" Color de la fuente.

SIZE="x" Tamaño de la letra.



Esta pantalla muestra parte del código HTML de una página sencilla:

En la siguiente imagen se observa el resultado visto desde el navegador.



El uso de este lenguaje no es el óptimo para escribir textos, para elaborar

documentación técnica es limitado básicamente a la presentación del texto en

página web, con las funcionalidades que representa, como el uso de hipertexto

y de otras opciones multimedia. Aún sí, el HTML permite reflejar en sus

resultados la técnica del mapeo de información.


Los archivos tienen la extensión .HTML o .HTM.

4.3 Postscript

Características

PostScript es un Lenguaje de Descripción de Página (Page Description

Language), que identifican muchas impresoras y cuyo formato de archivo se

emplea para utilizarse en la impresión profesional del mismo. Un archivo

PostScript es un archivo técnicamente de texto plano, pero no puede ser

visualizado más que con una impresora PostScript o a través de un programa

visualizador

Al PostScript se le conoce también como un formato de documentos que creó la

empresa Adobe para referirse a documentos listos para imprimir en una

impresora que tenga los controladores necesarios para este formato.

¿Con qué programa se usa?

Para tener un documento en este formato, primero debe diseñarse en algún

procesador o programa de diseño, entonces, los documentos se convertirán a

PostScript, de ahí que una vez convertidos no pueden editarse directamente

sino que deben modificarse en el programa original en que fueron realizados.

Una vez convertidos a PostScript quedan en el diseño realizado y preparados

para ser impresos.

Una característica de este formato es que para poder observar los archivos se

necesita un programa visor, para UNIX y para Windows existe un programa

¿Qué es un archivo postscript? y ¿Cuál es principal su uso?



gratuito llamado GhostView, que además posibilita imprimir el documento

aunque la impresora no sea PostScript.

Entre las ventajas de PostScritp se encuentra la salida del color de alta

resolución y su flexibilidad para el cambio de escala y tamaño de los elementos

del documento sin pérdida de información.

Utilización

Este formato hoy en día es un estándar para almacenar documentos listos para

imprimir. Se emplea cuando se desea tener un formato de salida directa a

impresión, con calidad y sin riesgos de errores o modificaciones en los formatos

por cambios de programas al enviar a imprimir. Debe tenerse cuidado de que la

impresora esté configurada correctamente para el formato PostScript.


Los archivos PostScript tienen la extensión PS.

4.4 PDF

Características

El Formato de Documento Portátil o PDF permite obtener un archivo a partir de

otros programas y visualizar la información que en tal formato se encuentre

desde cualquier aplicación y en cualquier sistema informático.

Algunas de sus ventajas son:

Integridad de la información: los archivos PDF tienen como

resultado el mismo aspecto y muestran la misma información que

los archivos originales, ya sea que incluyan texto, 3D, gráficos en

color, dibujos, fotos, diagramas o notas al margen, esto de manera

independiente de la aplicación utilizada para crearlos. Así, cuando

se abre un formato en PDF, además de que el archivo suele ser

más ligero que el original, no ocurre que cambien los tipos y

estilos de letra, se muevan las imágenes o no se reconozca el

programa en que se creó y con ello el archivo no pueda verse.

¿Conoces cuáles son los beneficios de utilizar el formato PDF?



Seguridad: los archivos PDF pueden firmarse electrónicamente o

protegerse con contraseñas.

Capacidad de búsqueda: Los programas lectores de PDF tienen la

particularidad de mostrar opciones de búsqueda de texto, con lo

que se facilita encontrar información específica, de lectura de

“marcadores” o a través de índices (si originalmente se le dio el

atributo al convertir el archivo a PDF).

A través del programa lector del PDF puede leerse en cualquier

plataforma y sistema operativo.

Son editables con Adobe Acrobat.

El formato PDF actualmente es un estándar formal abierto y los más recientes

desarrollos de los lectores de documentos PDF soportan no sólo enlaces de

hipertexto, anotaciones, anclajes de página, marcos, etc. sino también

imágenes, miniaturas, audio y vídeo en movimiento, etc.; por lo que amplían

enormemente el nivel 2 PostScript. El lector PDF de Adobe puede ser

descargado de forma gratuita desde Adobe.


El PDF fue inventado por Adobe Systems, se basa en el modelo de lenguaje

Postscript para describir el texto, los gráficos y las imágenes, y aunque cada

vez más programas (editores de texto, de diapositivas o navegadores) que

incorporan extensiones para convertir sus archivos a PDF, Adobe Acrobat es el

programa que permite crearlos y elegir entre una amplia serie de atributos

cuáles aplicar al archivo resultante y Adobe Reader es el programa que

generalmente permite leer los archivos que están en PDF.

Utilización

Para la documentación técnica, este formato es de utilidad para la presentación

final del documento, ya que el resultado es un documento más ligero que

conserva hipervínculos, índices, y todas las propiedades de imagen del

documento original.



Son varios los programas que permiten exportar el formato original a PDF. La

siguiente imagen es de un documento hecho en Word 2007. En versiones más

recientes el procedimiento es similar.

Enseguida, al guardar el documento se elige Guardar como (previamente se

instala el complemento de exportación de formato a PDF) y se elige PDF o

XPS.



Otra opción es Guardar Como y directamente en el menú elegir PDF.

El archivo resultante tendrá esta presentación:




Los archivos realizados en este formato aparecen con la extensión .pdf

4.5 Otros formatos

RTF

RTF. El Formato de Texto Enriquecido (Rich Text Format o RTF) fue

desarrollado por Microsoft en 1987 con el fin de hacer posible el intercambio de

documentos en diferentes plataformas. De esta forma los procesadores de texto

más utilizados pueden leer y escribir documentos RTF. Todos los programas de

procesamiento de textos de mayor difusión así como los clientes de correo

electrónico y los sistemas operativos pueden leer archivos RTF.

Características

El formato RTF es un método de codificación de texto que incluye formato e

imágenes, que facilita la transmisión de información entre distintos dispositivos,

sistemas y aplicaciones ya que produce un documento que puede leerse y

editarse en cualquier otro contexto diferente al original.

Esta característica es posible debido a que un documento RTF en esencia se

almacena como texto plano, que describen al sistema las características del

documento, al que se le añaden propiedades derivadas del RTF.

El formato RTF por lo general no propaga virus, si se envía por correo

electrónico archivos RTF en vez de archivos DOC, se casi todo el formato pero

sin el peligro latente de enviar macros dañinas a otros usuarios, ya que el

formato RTF no utiliza macros.

Actualmente RTF es un formato abierto.


Este formato se usa de forma predeterminada en WordPad, además de muchos

otros programas, como Microsoft Office, Apache OpenOffice, AbiWord,

TextEdit, etc.

¿Qué otros formatos conoces a parte de los ya vistos?



La siguiente imagen es un documento en RTF, elaborado en WordPad.

Utilización

Debido a que el RTF es un formato de texto compatible ya que permite

exportarse e importarse desde y hacia cualquier versión de Word, otros

procesadores de textos y otros programas como los de diseño, base de datos y

de presentaciones, su uso se recomienda para utilizarlo en información que

será utilizada en diferentes formatos, que se presentará, se diseñará o se

reutilizará para diferentes fines en diferentes formatos, así se disminuirá el

trabajo de volver a elaborar el formato en cada programa en el que se abra y se

aumentarán las posibilidades de intercambiar la información sin problemas de

compatibilidad o errores en la edición del contenido.

Sin embargo, deben tenerse precauciones al emplearlo, ya que incluso entre

versiones del mismo programa, la apertura de documentos no presenta los

contenidos con la misma fidelidad. Es recomendable hacer pruebas de

compatibilidad antes de elaborar un documento para exportar, sobre todo si es

un documento extenso.


La extensión de los archivos de este formato suele ser .rtf.

¿Identificas la diferencia entre el formato TXT y el RTF?



SWF Características

SWF. Es un formato de archivo de gráficos vectoriales que tiene la función de

crear archivos de tamaño pequeño para ser interactivos y funcionar en cualquier

plataforma a través de navegadores web ya sea con un ancho de banda

reducido o sin conexión.


Uno de los programas que se emplean para convertir cualquier archivo

imprimible en formato flash es FlashPaper, que convierte archivos en

documentos de Flash o archivos PDF preparados para consultarse en la web.

Los documentos resultantes se ven de la forma como se verían impresos en

papel, tienen controles para desplazamiento y la opción de integrarse con

Microsoft Office a través de un menú.

El texto tiene las opciones comunes de copiar y pegar, incluye soporte para

búsqueda de texto y selección, hipervínculos y marcas de lectura.

La siguiente imagen muestra la forma como se observa un texto en formato

FlashPaper.

Otra opción para crear un archivo .swf desde otro programa es en Adobe

InDesign, que puede guardar sus documentos como .swf.



Los documentos en swf se pueden incrustar en una página web directamente,

no tienen que abrirse como un vínculo aparte. Los documentos pueden ser

publicados utilizando herramientas de edición web tales como Macromedia

Contribute, Dreamweaver, o cualquier editor HTML.

Utilización

Este formato de documento es aconsejable si se quiere presentar en Internet

contenidos que se carguen rápidamente en la red y puedan visualizarse con

flash player, que se integra en los navegadores, sin abrir otro programa además

del navegador, como es el caso de documentos hechos en otros programas,

que una vez que se consultan a través de un hipervínculo en la web, requieren

de abrir el programa en que fueron hechos o el lector de PDF.


Los archivos FlashPaper tienen la extensión .swf.



F. CONCLUSIÓN

La creación de un documento técnico no culmina cuando se ha desarrollado el contenido atendiendo los

principios del mapeo de información, ni cuando se han establecido sus características y utilizado los

elementos tipográficos adecuados. Aún es necesaria la revisión de algunos tipos de formato a efecto de elegir

aquel en cuál se generará el documento final, con base en consideraciones tales como lectores a los que se

dirige, cómo se distribuirá y cómo se llevará a cabo su consulta.

Entre los formatos más comunes para la creación y distribución de documentos técnicos se encuentran el

TXT, HTML, Postscript, PDF, RTF y el SWF.



G. LECTURAS COMPLEMENTARIAS

Fernández, M. M. A. (2012). Ebooks: Creación y diseño de libros electrónicos. Fernando de Henares,

Madrid: RC Libros.

H. GLOSARIO

Término Significado

Ancho de banda Es una medida que cuantifica en bits o en sus múltiplos, el flujo de

datos y los recursos de comunicación tanto utilizados como

disponibles.

Formato abierto Es una especificación técnica para el almacenamiento de datos

digitales, no sujeta a restricciones de tipo legal ni económico.

Gráfico vectorial

Una imagen vectorial es una imagen digital formada por objetos

geométricos independientes (segmentos, polígonos, arcos, etc.),

cada uno de ellos definido por distintos atributos matemáticos de

forma, de posición y de color entre otros.

Macros Almacenamiento cronológico de pulsaciones de teclas, acciones de

comandos, instrucciones, e incluso movimientos del mouse, con el

fin de automatizar o economizar procedimientos.

Virus En términos de computación, es un programa que de manera oculta

y sin autorización del usuario, se reproduce e instala en diferentes

equipos, pudiendo dañar a otros programas o afectar su operación.



I. FUENTES DE INFORMACIÓN

a) Bibliográficas

González, M. (2005). Documentación Técnica. México: UNID.

b) Cibergráficas

Lamarca, M. (s/f). Hipertexto: El nuevo concepto de documento en la cultura de la imagen. Consultado el 19

de diciembre de 2013 en: http://www.hipertexto.info/documentos/texto.htm#ascii

Manchado, E., Santos, J. (2000). RTHC: Libertad para el formato RTF. Facultad de Informática, Universidad

de Las Palmas de Gran Canaria. Consultado el 19 de diciembre de 2013 en

http://es.tldp.org/Presentaciones/200002hispalinux/conf-04/04-html/

www.adobe.com

http://www.hipertexto.info/documentos/texto.htm#ascii

http://es.tldp.org/Presentaciones/200002hispalinux/conf-04/04-html/

Documents

Unidad IV · Aunque hay programas específicos, como Dream Weaver o Expression Web ... Esta pantalla muestra parte del código HTML de una página sencilla: ... resolución y su flexibilidad