Unidad N°3. Documentación del Sistema de Gestión de Calidad - Fase 2

Actividad: Documentación de procesos

Nombre del Aprendiz: Juan David Sanabria Velásquez

Al realizar la arquitectura documental del Sistema de Gestión de Calidad y una

vez estandarizada la estructura de manuales, procedimientos, formatos,

instructivos, listados y demás documentos necesarios para cumplir y mantener

el Sistema de Gestión de Calidad, se hace ineludible empezar con el proceso

de documentación de dichos documentos de acuerdo a la lista de chequeo

definida en la actividad de la unidad N°2 (Arquitectura documental del

Sistema de Gestión de Calidad). Para esto, usted debe solucionar los

siguientes tres puntos:

1) Selección del orden de la documentación: defina mediante una

gráfica, diagrama, mapa u otra herramienta que demuestre la secuencia

u orden a seguir para iniciar la documentación para cada uno de los

procesos institucionales de dirección, apoyo, misionales y de mejora

continua.

2) Documentación total de un proceso Misional o de Realización del

Producto/Servicio: de los procesos institucionales, seleccione el que

debería documentarse primero de acuerdo al punto anterior,

posteriormente deben iniciar su completa documentación, de modo que

luego de realizada, se garantice el cumplimiento de los requisitos

aplicables para el mismo, según Norma ISO 9001:2008.

A. Definición de la caracterización del proceso seleccionado.

B. Realice los manuales, procedimientos, instructivos de trabajo, formatos,

listados, y demás documentación aplicable al proceso seleccionado en

el punto 2 que contribuyan a garantizar su adecuada implementación,

mantenimiento y mejora continua.

Manual de Calidad: es el documento que específica el Sistema de Gestión de la Calidad de la UNAD, en él se detalla el alcance del sistema de gestión de la calidad los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión, o referencia a los mismos así como la descripción de la interacción entre sus procesos.

Mapa de Procesos: Representación gráfica de la identificación de los procesos de la entidad y se definen sus interacciones. Caracterizaciones de proceso: tiene como finalidad describir el proceso, definiendo entre otros, el objetivo, alcance, responsable, los recursos necesarios para su operación y los indicadores necesarios para garantizar su control. Procedimientos: Especifican de manera detallada la forma de ejecutar las diferentes actividades tendientes al cumplimiento de los objetivos de los diferentes procesos identificados en el Sistema. Dichos procedimientos cuentan con una documentación de referencia como son los formatos e instructivos: Instructivos: orientan a los funcionarios sobre la forma detallada y especifica de adelantar una actividad que se encuentra involucrada en los procedimientos. Formatos: determinan para ciertos casos el documento soporte del procedimiento donde se deben realizar ciertos registros.

Registros del Sistema: conjunto de evidencias que se generan una vez se han adelantado las diferentes actividades del proceso. Estos deben gestionarse y controlarse a partir de lo estipulado en ell procedimiento para el Control de Formatos y Mantenimiento de Registros (P-GQ-GCMU-004). Todos los documentos del Sistema son controlados de acuerdo a lo establecido por el Procedimiento de control de documentos (P-GQ-GCMU-003).

Procesos Estratégicos

Dirección Estratégica

Control Interno

Mejoramiento Continuo de

Calidad

Procesos Misionales

Formación A Distancia en los

diferentes ciclos educativos

Investigación Y Gestión Del

Conocimiento

Autoevaluación Y Acreditación

De Programas Y Procesos

Académicos

Bienestar Universitario

Gestión Tecno pedagógica en

medios y mediaciones

Gestión para el desarrollo

social educativo

Procesos de Apoyo

Registro, Seguimiento Y

Control Académico

Desarrollo Humano

Gestión Financiera

Gestión Administrativa

Administración De

Infraestructura Tecnológica

Gestión Interinstitucional

Gestión Jurídica

Gestión Ambiental

3) Escriba las conclusiones de aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de la presente actividad.

Conclusiones

1. Que la implementación del sistema de gestión de la calidad de cualquier

organización contribuye a garantizar el manual de calidad, mapa de procesos,

Caracterizaciones de proceso, Procedimientos, Instructivos, formatos,

Registros del Sistema.

2. Se logró concluir en este trabajo que la estructura de manuales,

procedimientos, formatos, instructivos, listados y demás documentos son

necesarios para cumplir y mantener el Sistema de Gestión de Calidad