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UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL NORTE
FICHA – PROCESO
Reclutamiento, selección y contratación Personal de Apoyo a la Academia SIC-GI-001 Rev. 00
Fecha de Elaboración 02 de Junio 2020 Fecha de
Revisión
RESPONSABLE DEL
PROCESO Director/a de RRHH / Jefe/a Depto. RRHH
OBJETIVO DEL PROCESO
Generar un proceso que facilite la incorporación de talento a la Universidad Católica del
Norte acorde con sus proyecciones, mediante un mecanismo de contratación transparente y
ajustado a la normativa legal e institucional vigente.
NORMATIVAS APLICABLES
(Reglamentos,
Instructivos, otros)
• Proyecto Educativo
• Políticas Institucionales
• Reglamento de Personal de Apoyo a la Academia
• Manual Proceso de Reclutamiento y Selección de PAA Oficial UCN
• Manual inducción Académico y PAA de Planta Oficial
DESCRIPCIÓN DEL
PROCESO
El proceso se inicia con la solicitud de cubrir un cargo vacante, por parte del/de la Director/a
o Jefe/a de la Unidad, para esto se envía un Oficio acompañado de formulario CMP-1 al/la
Director/a de RRHH o el/la Jefe/a Depto. RRHH Coquimbo. Una vez recibida la solicitud se
procede a la validación de la disponibilidad de la planta o vacante por el Jefe /a Depto.
Desarrollo y Evaluación o el/la Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación Coquimbo, a su vez el/la
Jefe/a Dpto. de Administración de Personal o el/la Jefe/a Sección Administración de Personal
Coquimbo, valida el presupuesto asignado a la Unidad. Con estas estas validaciones, se envía
el formulario CMP-1 a la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y
Administrativos/Vicerrectoría de Sede, quién debe revisar, aprobar o rechazar la solicitud.
De no ser recibida la aprobación anterior, el CMP-1 será devuelto mediante oficio por el/la
Director/a de Recursos Humanos o Jefe/a Depto. De Recursos Humanos Coquimbo a la
Unidad solicitante, indicando los motivos de devolución.
De ser aprobado lo anterior el/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o el/la Jefe/a Sección
Desarrollo y Evaluación inician el llamado a concurso, el cual puede ser interno abierto a
postulantes externos (cuando la Unidad solicitante lo requiere, considerando la posibilidad
de no encontrar interesados internos en postular).
Al tratarse de un concurso interno, el/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o el/la Jefe/a
Sección Desarrollo y Evaluación publican y difunden el concurso a través de correo
electrónico masivo a toda la comunidad universitaria, página web, paneles internos, casillas
de unidades y sindicatos. El plazo mínimo de publicación del concurso será de tres días y
medio o más si la unidad solicitante lo requiere. Cuando el concurso sea interno abierto a
postulantes externos, la Unidad puede publicar el aviso en prensa local, nacional y/o portales
de Internet, para esto deberá solicitar la aprobación del formato de publicación por parte de
la Dirección de Comunicaciones y Admisión (DICOA) o el Dpto. de Comunicaciones y Admisión
Coquimbo (DECOA), según corresponda y realizar las modificaciones al documento, en el caso
que existan observaciones. Una vez aprobado el formato de publicación, el/la Director/a o
Jefe/a de la Unidad solicitante, gestiona la publicación del concurso en el medio de
comunicación seleccionado. Durante el plazo definido por el llamado a concurso, se recibirán
las postulaciones y antecedentes de los interesados a participar en el concurso.
Los postulantes internos deberán completar y adjuntar el “Formulario Postulación Interna”,
en el caso de postulantes externos deberán entregar una Carta de Postulación y la
documentación indicada en las bases del concurso. Una vez recibidos los antecedentes de los
postulantes el/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o el/la Jefe/a Sección Desarrollo y
Evaluación Coquimbo verifican el cumplimiento de los requisitos establecidos en el concurso
inicialmente sólo de postulantes internos y en el caso que sea declarado desierto el concurso
interno, se procede a la revisión de las postulaciones externas.
Realizada esta revisión, se preparan los antecedentes de los postulantes y el/la Director/a de
Recursos Humanos o el/la Jefe/a Depto. de Recursos Humanos Coquimbo convoca a la
Comisión Pre-seleccionadora, quiénes sesionarán en un plazo de 48 horas desde que sean
convocados. La comisión está conformada por un/a representante de cada sindicato y un
representante de la Dirección de Recursos Humanos o Dpto. de Recursos Humanos según
corresponda. Durante esta sesión, se preseleccionan a los candidatos que cumplen con los
requisitos; a los postulantes que no cumplieron con los requisitos del concurso, se les envía
una carta de resolución y agradecimiento por su postulación y en el caso que no se haya
Preseleccionado ningún/a postulante interno, la DRRHH o Depto. RRHH declara “Concurso
Desierto” en su parte interna y la unidad puede iniciar el concurso externo.
Si hay postulantes internos preseleccionados el/la Director/a de Recursos Humanos o Jefe/a
Depto. RRHH envía mediante oficio a la Unidad los antecedentes de los postulantes y CMP-
1. A partir de esto, la Unidad solicitante realiza las entrevistas personales obligatorias y
pruebas técnicas (si aplica) a las/los postulantes pre seleccionados/as, durante esta actividad
son acompañados por algún profesional del Depto. o Sección Desarrollo y Evaluación, según
corresponda, el plazo de esta etapa no podrá ser superior a 10 días hábiles. Los postulantes
que no aprueben esta etapa terminarán su proceso de postulación y serán notificados de
esta resolución.
Finalizadas las entrevistas, si la Unidad solicitante decide no seleccionar a ninguno/a de los
postulantes, debe enviar oficio a DRRHH o Depto. RRHH, solicitando que se declare desierto
el concurso, indicando los motivos, sean éstos por los resultados de la entrevista, de las
pruebas técnicas o de la Evaluación Psicolaboral, adjuntando los respaldos que
correspondan. Una vez recibido el oficio, el/la Director/a de RRHH y el/la Jefe Dpto. de RRHH
en la Sede Coquimbo envía a Secretario/a General, un oficio adjuntando la documentación
emitida por la Unidad solicitando su pronunciamiento del concurso, con todos los
antecedentes de éste y del/de o los/las postulantes.
El/la Secretario/a General evalúa la solicitud de declarar desierto el concurso y envía una
Resolución a la DRRHH o Dpto. RRHH, según corresponda, con los argumentos que procedan.
Si el pronunciamiento de la resolución fuese negativo, el/la Directora/a de RRHH y el/la Jefe
Dpto. de RRHH en la Sede Coquimbo envía oficio con los resultados de la resolución a la
Unidad Solicitante, quien deberá acoger lo instruido por el/la Secretario/a General. Si se
aprueba la solicitud, el/la Director/a de RRHH o el/la Jefe Dpto. de RRHH en la Sede Coquimbo
publica la declaración de concurso desierto en paneles de alta concurrencia e informa a la
unidad solicitante y sindicatos.
Para aquellos postulantes que aprueben las entrevistas y pruebas técnicas, la Unidad
solicitará una Evaluación Psicolaboral que debe ser coordinada por el/la Jefe/a Depto.
Desarrollo y Evaluación o el/la Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación y aplicada por un
organismo técnico externo. Este último, elabora un Informe de Resultados por candidato,
siendo enviado al/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o el/la Jefe/a Sección Desarrollo y
Evaluación, quiénes derivan dicho Informe a la Unidad solicitante en carácter reservado. En
el caso que algún/a postulante sea considerado/a “No indicado/a” se informa tanto a la
Unidad solicitante, así como al/la postulante sobre la imposibilidad de continuar en el
proceso.
Posteriormente, la Unidad solicitante analiza los resultados y en caso de no seleccionar
algún/a candidato/a y el concurso se declara desierto por el/la Secretario/a General, se inicia
el concurso externo. En caso contrario, la Unidad selecciona al/la postulante y envía a DRRHH
o Depto. RRHH el formulario CMP-1 “Solicitud de Contratación y/o Movimiento de Personal
Planta Oficial”, con la información personal del/a postulante seleccionado/a. Si el/la
postulante es interno/a, la Unidad informa el resultado solicitando el cambio de cargo o
unidad al/la Director/a de Recursos Humanos o Jefe/a Depto. Recursos Humanos quien
gestiona el cambio de cargo o unidad. (Tiempo para cambiarse de unidad)
El concurso externo se inicia con la revisión de los antecedentes de los/las postulantes y
continúa con las mismas etapas del concurso interno. En caso de no seleccionar a un/a
postulante externo, se informa a la DRRHH o Dpto. RRHH de la decisión quien declara
desierto el concurso en su parte externa y el/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o Jefe/a
Sección Desarrollo y Evaluación notifica a los postulantes no seleccionados/as. En caso de
ocurrir lo anterior, la Unidad Solicitante, estará facultada para realizar de forma
independiente la búsqueda del candidato idóneo, siempre que éste cumpla con todos los
requisitos del llamado a concurso y cumpla con todas las etapas de Entrevista Personal,
Pruebas Técnicas y Evaluación Psicolaboral. La Unidad Solicitante cuenta con un plazo
máximo de tres meses para proceder a reclutar y realizar la selección directa del candidato
para ocupar el cargo vacante, de lo contrario la DRRHH o Dpto. RRHH, según corresponda
solicitará a la Unidad la realización de un nuevo llamado a concurso.
En caso contrario, si se selecciona algún/a postulante, la Unidad solicita la contratación al/la
Director/a de Recursos Humanos o Jefe/a Depto. Recursos Humanos adjuntando la
documentación del/de la candidato/a seleccionado/a respectivo/a. Una vez recibidos los
antecedentes, éstos son revisados por el/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o el/la
Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación y se verifica que el seleccionado/a cumpla con todas
las instancias que poseen los concursos internos, y se procede a elaborar la carta oferta, que
debe ser aceptada y firmada en un plazo máximo de cinco días hábiles por el seleccionado/a
para continuar con el proceso.
A partir de lo anterior, se envía al/la Jefe/a Depto. Administración de Personal o Jefe/a
Sección Administración de Personal Coquimbo para la confección del contrato que debe ser
firmado por el/la postulante seleccionado/a. Una vez firmado el contrato, el/la Jefe/a Depto.
Administración de Personal o Jefe/a Sección Administración de Personal Coquimbo, solicita
al/la Encargado/a de Servicios Online de la Dirección de Informática o Departamento de
Informática en Coquimbo, quien debe crear el correo electrónico para informar al/la Jefe/a
Depto. Desarrollo y Evaluación o el/la Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación para dar inicio
al proceso de inducción.
ENTRADA DEL PROCESO
• Solicitud de llenado de vacante en la Unidad
• Postulaciones internas y/o externas
• Funcionarios/as nuevos/as
SALIDA DEL PROCESO
• Concurso publicado
• Postulantes preseleccionados
• Postulados no preseleccionados
• Postulantes no aprueban pruebas técnicas
• Postulantes no aprueban entrevista
• Postulantes No Indicados/as en evaluación Psicolaboral
• Postulante interno/a seleccionado
• Postulante externo/a contratado/a
REGISTROS ASOCIADOS
• Oficio conductor solicitud de cubrir la vacante
• Solicitud de llamado a concurso
• Formato publicación llamado a concurso
• Formulario Postulación Interna PAA
• Carta de postulación y antecedentes postulantes externos
• Acta Comisión Pre-seleccionadora
• Formato concurso desierto
• Oficio concurso desierto
• Acta pronunciamiento de Secretaría General
• Resolución evaluación concurso interno desierto
• Informe de Resultados prueba técnica
• Informe de Resultados Evaluación Psicolaboral por candidato
• Oficio unidad postulante seleccionado interno/externo
• Carta oferta postulante seleccionado
• Carta postulante no preseleccionado
• Contrato de trabajo
DESCRIPCIÓN GRÁFICA
INDICADORES DE RESULTADO
Indicador Fórmula de cálculo Línea base Meta
Tiempo de llenado de vacantes Tiempo desde que se solicita la contratación
hasta que el/la funcionario/a firma contrato
Tiempo del proceso de selección Tiempo desde que se llama a concurso hasta
estar el candidato final seleccionado
Confección contractual Tiempo que se demora la confección y firma
del contrato desde recibido el respectivo
CMP.
Inicio de Inducción a nuevo
funcionario
Tiempo de realización del proceso de
inducción, desde generado el contrato laboral
e ingreso efectivo a las labores.
IDENTIFICACIÓN DE ACTIVIDADES CLAVE
1. Difusión de llamado a concurso
2. Pre selección de postulantes
3. Entrevista de postulantes preseleccionados
4. Evaluación Psicolaboral
Elaborado por: Aprobado por: Revisado por:
Carlos Díaz – Director Recursos
Humanos
Carlos Díaz – Director Recursos
Humanos
Carlos Díaz – Director Recursos
Humanos
María Jacqueline Fuentes –
Vicerrectora de Asuntos Económicos y
Administrativos
María Jacqueline Fuentes –
Vicerrectora de Asuntos Económicos y
Administrativos
José Choque – Jefe Departamento de
Recursos Humano
José Choque – Jefe Departamento de
Recursos Humano
Horacio Ramírez – Jefe Departamento
Desarrollo y Evaluación
Horacio Ramírez – Jefe Departamento
Desarrollo y Evaluación
Claudia Pardo – Jefa Sección
Desarrollo y Evaluación
Claudia Pardo – Jefa Sección
Desarrollo y Evaluación
Ivonne Ogalde – Jefa de Departamento
Administración de Personal
Ivonne Ogalde – Jefa de Departamento
Administración de Personal
María Graciela Espejo – Jefa Sección
Administración de Personal
María Graciela Espejo – Jefa Sección
Administración de Personal
Macarena Herrera – Analista de
Desarrollo y Evaluación DRR
Macarena Herrera – Analista de
Desarrollo y Evaluación DRR
Hugo Araya - Analista de Desarrollo y
Evaluación
Karina Aranda - Analista de Desarrollo y
Evaluación
Loreto Codoceo – Directora de
Desarrollo Estratégico y Calidad
Angélica Velásquez – Ingeniera Calidad
Dirección de Desarrollo Estratégico y
Calidad
Fecha Fecha Fecha
02 de junio 2020 20-10-2020 16 de junio 2020
HISTÓRICO DE CAMBIOS
Código edición Fecha Modificación
UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL NORTE
FICHA – PROCESO
Reclutamiento, contratación e inducción de Académicos SIC-GI-02 Rev. 00
Fecha de Elaboración 03 de Junio 2020 Fecha de
Revisión
RESPONSABLE DEL
PROCESO Director/a de RRHH / Jefe/a Depto. RRHH
OBJETIVO DEL PROCESO
Generar un proceso que facilite la incorporación de talento académico a la Universidad
Católica del Norte acorde con sus proyecciones, mediante un mecanismo de contratación
transparente y ajustado a la normativa legal e institucional vigente.
NORMATIVAS APLICABLES
(Reglamentos,
Instructivos, otros)
Proyecto Educativo
Políticas Institucionales
Reglamento del Académico
Propuesta Procedimiento de Reclutamiento, selección y contratación de Académicos
UCN
Instructivo VRA N°02/2006 Complementa Decreto N°2/99
Decreto N°2/99 Procedimiento sobre contratación de personal académico
Manual Proceso de Reclutamiento y Selección UCN
Manual inducción Académico y PAA de Planta Oficial
Manual inducción Académicos y PAA
DESCRIPCIÓN DEL
PROCESO
Este proceso abarca las contrataciones de académicos de Planta oficial; así como también
casos excepcionales de contratación. Quedan excluidos de este proceso, la prestación de
servicios de profesores hora.
Casos de contratación:
Se establecen los siguientes casos de contratación de académicos, debiendo cumplir todos
los pasos que se describan en este proceso:
a) Académico con Planta Vacante: Planta vacante debido a renuncia voluntaria, término de contrato o disponibilidad por creación de nueva planta.
b) Académico que ocupa planta de Plan de Recambio: En la etapa de revisión por parte de la Comisión de análisis de vacantes académicas se analizará solamente el perfil y criterios de selección definidos para la contratación.
c) Contrataciones por proyecto: Acorde a las normativas dispuestas por el proyecto, deberá pasar por todas las instancias de este proceso.
d) PAI (Programa Atracción e Inserción de Capital Humano Avanzado): Acorde a las normativas CONICYT dispuestas para el programa, se regirá internamente por un procedimiento específico UCN.
El proceso se inicia con la necesidad de contratación de académicos/as por parte de una
Facultad o Departamento/Escuela/Instituto. El/la Director/a de la Unidad Académica debe
elaborar el perfil del/ de la Académico/a a contratar y los criterios de selección.
Debe presentar la iniciativa al Consejo de Departamento/Escuela/Instituto, quién revisará y
evaluará la propuesta, esta evaluación quedará establecida en el Acta de Consejo de
Departamento/Escuela/Instituto. En caso que no sea aprobado el perfil y/o los criterios,
deberá devolverse al Director/a de la Unidad Académica, para su modificación.
Si se aprueba, el/la Decano/a someterá a análisis y votación por el Consejo de Facultad el
perfil del académico/a a contratar y los criterios de selección que guiarán el proceso, a modo
de asegurar la pertinencia de la contratación en relación a las proyecciones de la Facultad y
de su Plan de Desarrollo. Esta evaluación quedará establecida en el Acta de Consejo de
Facultad. En caso que no sea aprobado el perfil y/o los criterios, deberá devolverse al
Director/a de la Unidad Académica, para su modificación.
Para el caso de unidades académicas dependientes de Vicerrectorías, el perfil del académico
a contratar y los criterios de selección pasarán sólo por aprobación de su Consejo de Escuela,
Departamento o Instituto.
Una vez aprobado, el/la Decano/a solicitará a la Comisión de Análisis de Vacantes Académicas
la ocupación de la planta vacante, con las aprobaciones de ambos Consejos, si corresponde.
Para lo anterior, realizará una solicitud formal al/la Director/a de Estudios VAEA, anexando
los antecedentes entregados por el/la Director/a de Unidad junto a las respectivas actas de
consejo, el perfil de académico a contratar, los criterios de selección a utilizar y otros
antecedentes que estime necesarios.
En el caso de unidades dependientes de Vicerrectoría, esta solicitud será realizada por el/la
Director/a de la Unidad, con la aprobación del Consejo de Departamento/Escuela/Instituto.
Adicionalmente, el/la Decano/a o Director/a enviará copia de la solicitud al/la Director/a de
Análisis y Gestión VRA, quién junto al/la Director/a de Estudios VAEA deben coordinar la
reunión de la Comisión de Análisis de Vacantes Académicas y preparar los antecedentes
recibidos.
En dicha Comisión, que sesionará oficialmente cada 15 días, evaluarán la solicitud,
considerando la pertinencia de la contratación en base al PDU y PDE, carga académica actual,
perfil y criterios de selección del/de la académico/a a contratar, ocupación de vacantes
según tipo de contrato y planta y la disponibilidad presupuestaria para la contratación, los
resultados de esta evaluación quedarán establecidos en el Acta Resolutiva.
En caso de que la comisión decida aprobar la ocupación de planta vacante y/o la contratación
de académicos, se dejará constancia en el Acta, la vacante a ocupar (en caso de planta
vacante) y se establecerán algunos criterios a considerar para la respectiva contratación.
En caso de que la ocupación de planta se encuentre previamente aprobada según lo
establecido en el Art. 14 del Reglamento de Plan de Recambio Académico, la Comisión de
análisis de vacantes académicas sólo deberá revisar el perfil del académico a contratar y
criterios de selección del académico, dejando constancia de la revisión y aceptación en el
Acta Resolutiva.
El coordinador de la Comisión de Análisis de Vacantes Académicas comunicará a la Facultad
la resolución de la comisión, adjuntando la respectiva Acta Resolutiva, sea ésta positiva, , o
negativa, indicando los motivos del rechazo de la solicitud y/o la necesidad de presentar más
antecedentes a la comisión. La Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos
oficializará el envío del acta a la Unidad Académica con copia a la Dirección de Recursos
Humanos para su conocimiento. En el caso de Coquimbo, el acta va con copia a la Dirección
de Administración y Finanzas de Sede Coquimbo.
Una vez que la Facultad haya recibido el acta de la Comisión de Análisis de Vacantes
Académicas, modificará los aspectos de perfil y/o criterios según corresponda, e informará a
su Unidad Académica. En el caso de aprobación, el/la Director/a de la Unidad Académica
deberá solicitar la revisión y aprobación del documento de publicación del llamado a
concurso en la DICOA o DECOA, según corresponda, quién revisará el documento de
publicación y entregará su V°B° o bien solicitará la realización de correcciones por parte de
la Unidad Académica.
A su vez, la Unidad Académica elaborará el expediente de Contratación del Académico, el
cual debe ser entregado al/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o Jefe/a Sección
Desarrollo y Evaluación, según corresponda. Este expediente debe contener lo siguiente:
Copia del Acta de Consejo de Departamento/Escuela/Instituto, que hace referencia a la
solicitud de contratación.
Copia del Acta de Consejo de Facultad, que hace referencia a la aprobación de solicitud
de contratación.
Copia del Acta de Comisión de Vicerrectores
Perfil de Académico/a a Contratar
Criterios de selección
Copias de Formulario CMP (reverso) completo con el perfil de académico/a a contratar,
firmado por el Director y Decano.
Documento aprobado Llamado a Concurso para publicación
Con la entrega de estos antecedentes y todas las autorizaciones, la Unidad Académica realiza
la solicitud de llamado a concurso y comienza la difusión del llamado a concurso. El/la Jefe/a
Depto. Desarrollo y Evaluación o Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación publicará el aviso en
un portal de trabajo en convenio y a su vez la Unidad, una vez cotizada y gestionada la
adquisición de la publicación a través de la solicitud de orden de compra con la Dirección de
Finanzas o Dirección de Administración de Finanzas, deberá publicar el concurso en al menos
un medio especializado vinculado a su disciplina.
Durante el plazo definido por el llamado a concurso, se recibirán las postulaciones y
antecedentes de los interesados a participar en el concurso. Todas las postulaciones deberán
ser ingresadas a través del portal de trabajo en convenio, administrado por el/la Jefe/a
Administración de Personal o Jefe/a Sección Administración de Personal, según corresponda,
dado que ésta será la unidad que centralizará las postulaciones de todos los concursos
académicos de la UCN. Posteriormente, el/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o Jefe/a
Sección Desarrollo y Evaluación deben realizar la verificación de los requisitos básicos
solicitados (Título, grado y años de experiencia) y deberá elaborar un informe con toda la
información del llamado a concurso, este debe contener principalmente:
Fechas de inicio y término de recepción de antecedentes
Cantidad de postulaciones
Postulaciones que cumplen y no cumplen con perfil básico (Título, grado y años de
experiencia).
Listado de Pre-seleccionados para análisis de la Unidad Académica
Este informe debe ser enviado a la Comisión de Contratación interna de la Unidad Académica,
al/la Decano/a, Director/a y Comisión de Contratación UCN.
En el caso que la cantidad de postulantes no sea la adecuada o se considere insuficiente en
términos de reclutamiento, la Unidad Académica tendrá la autorización para ampliar el plazo
de publicación del concurso por 30 días adicionales.
En el caso que una vez ampliado el plazo, se mantenga la situación de bajas postulaciones, la
Unidad Académica deberá declarar el concurso desierto y deberá comenzar un nuevo
proceso de reclutamiento y selección, partiendo desde la revisión del perfil por parte del
Consejo de Departamento/Escuela/Instituto.
Adicionalmente, el/la Director/a de la Unidad Académica, deberá conformar una Comisión
para la contratación en curso. Esta Comisión deberá ser oficializada por Resolución de
Departamento/Escuela/Instituto. En caso que la Unidad Académica, estime pertinente
mantener la comisión para otros concursos, podrá nombrarla mediante resolución del
Departamento/Escuela/Instituto por un período determinado. El/la Director/a de
Departamento/Escuela/Instituto tendrá la facultad para remover y/o modificar la
composición de académicos de la Comisión en la medida que lo considere oportuno. Cabe
mencionar, que de manera adicional se incorporará al trabajo de la Comisión de Contratación
de la Unidad, un/a Ministro/a de Fe, representante de la DRRHH o DAF, según corresponda.
La Comisión de Contratación de la Unidad, realizará lo siguiente:
Recepción de Curriculum Vitae postulados
Revisión Curriculum Vitae, cumplimiento de perfil técnico
Pre selección de candidatos para entrevista
Realización de Entrevistas
Determinación de terna (Según disponibilidad de postulantes que cumplen perfil)
Seleccionados finales a entrevista por la Comisión Central de Contratación
Previo al desarrollo de las entrevistas, el/la Director/a de Departamento/Escuela/Instituto
solicitará al/la Administrador de Desarrollo Académico una simulación de Encasillamiento
asociado a jerarquía provisoria, para estimar la remuneración del/ de la Académico/a a
contratar, quien enviará la renta mínima y máxima que pudiese darse según el perfil de
los/las postulantes a entrevistas. En el desarrollo de las entrevistas se podrá negociar un valor
renta, pero deberá encontrarse dentro de los parámetros entregados previamente.
Una vez desarrolladas las entrevistas, la Comisión de Contratación de la Unidad, realizará una
pre selección de postulantes y definirá la terna definitiva. El/la Ministro de Fe del proceso de
contratación en curso, es quien emitirá el acta de selección de candidatos, donde se indicará:
Pre-selección de postulantes
Entrevistas realizadas
Análisis de la terna final
Lista ranking de postulantes finales
Con la elección de los postulantes finales, la Unidad Académica solicitará al/la Jefe/a Depto.
Desarrollo y Evaluación o Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación, la coordinación de la la
Evaluación Psicolaboral, la cual será aplicada por una entidad externa, quién elaborará un
Informe de Resultados por candidato, posteriormente lo enviará al/la Jefe/a Depto.
Desarrollo y Evaluación o el/la Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación, quiénes evaluarán y
derivarán el Informe al/la Decano/a de la Unidad Académica o autoridad mayor a cargo.
En caso de que el resultado del Informe de la Evaluación Psicolaboral determine que el/la
postulante sea considerado/a como “No Indicado/a”, el/la Jefe/a Depto. Desarrollo y
Evaluación o el/la Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación, según corresponda, enviará por
medio de correo electrónico a la jefatura de la Unidad solicitante y al/la postulante, la
notificación de imposibilidad de continuar con la postulación. En este caso, la Unidad
Académica tendrá la posibilidad de continuar el proceso con el segundo seleccionado,
solicitando su Evaluación Psicolaboral, en caso de que no haya sido realizada anteriormente
Adicionalmente, el/la Director/a de Unidad solicitará al/la Administrador/a de Desarrollo
Académico, la elaboración del Acta de Encasillamiento asociado a jerarquía provisoria para
cada uno de los candidatos seleccionados, en el caso de que no haya sido realizado
anteriormente.
Posteriormente, el/la Decano de la Unidad, solicitará mediante oficio a la DAG, que se
convoque a la Comisión Central de Contratación de académicos, para la realización de
entrevistas finales.
El/la Director/a de Análisis y Gestión de la VRA, deberá coordinar dicha reunión, entregando
los antecedentes recibidos desde la Facultad.
La Comisión Central de Contratación, auditará el proceso según los documentos y
evaluaciones psicolaborales y realizará las entrevistas a la terna, mediante Acta Resolutiva
entregará su conformidad con el proceso y de los postulantes seleccionados. En caso que
algún candidato sea rechazado, éste no podrá pasar a la siguiente etapa y deberá ser
notificado por parte del/de la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o Jefe/a Sección
Desarrollo y Evaluación del término de su postulación.
La Comisión Central de Contratación tendrá la facultad para autorizar la siguiente excepción
de contratación en el caso de que el perfil del académico a contratar haya establecido que se
requiere un candidato con grado académico de doctor:
Candidatos en vías de obtención del grado de Doctor: Aquellos candidatos que, teniendo
grado de Magíster, puedan ser contratados para integrar al cuerpo académico regular de
planta oficial, siempre que se encuentren en un estado de estudiante regular o de aceptado
en un programa de doctorado visado por el Consejo de Perfeccionamiento UCN.
En base a lo establecido en el Acta de la Comisión Central de Contratación y mediante el
Consejo de la Unidad, la Unidad Académica seleccionará al/la candidato/a a contratar,
decisión que deberá ser ratificada por el Consejo de Facultad, en el caso de que no sean
Unidades Académicas dependientes de Vicerrectoría.
En primera instancia, toda contratación será realizada por un primer periodo (período de
prueba). El plazo del primer periodo (uno o dos años) deberá ser establecido por el Consejo
de Unidad, al momento de definir la contratación del académico.
En el caso excepcional de aquellos académicos que cumplan con estándares necesarios para
alcanzar la Jerarquía de un Académico Titular y cumpla los requisitos para integrar un claustro
doctoral en su disciplina (según la CNA), podrán ser autorizados en forma excepcional a ser
contratados sin periodo de prueba, es decir, contratación directa a Planta Oficial con plazo
indefinido, si la Unidad Académica así lo requiere. Para ratificar esta decisión, el/la Decano/a
deberá solicitar formalmente a la Comisión Central de Jerarquización y Promoción, el análisis
del caso y resolución. Esta autorización excepcional de plazo indefinido deberá quedar por
acta de dicha comisión y será entregado como un antecedente más en el expediente de
contratación del académico.
La Unidad Académica retomará la elaboración del expediente de contratación, incorporando
los antecedentes de reclutamiento y selección, además de la documentación del/ de la
académico/a, una vez completado, deberá enviarlo al/la Jefe/a Depto. Desarrollo y
Evaluación o Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación quién lo registrará , revisará y gestionará.
Adicionalmente, deberá elaborar la carta oferta, la cual se enviará al/la postulante, quién
deberá devolver firmada la carta oferta en un plazo de 5 días hábiles.
Respecto a la renta ofrecida en la carta oferta, esta deberá estar de acuerdo a la renta
indicada en el Acta de Encasillamiento asociado a Jerarquía provisoria oficial firmado por VRA
y VAEA, pudiendo ser una renta menor, pero no mayor. En caso que la renta sea mayor, esta
debe ser aprobada por la Comisión de Vicerrectores, a través de una Acta de evaluación y
deberán firmar el encasillamiento aprobado.
A su vez el/la Jefe/a Administración de Personal o Jefe/a Sección Administración de Personal,
deberá elaborar el contrato de trabajo y el convenio de desempeño respectivo, finalizando
con su firma por parte del candidato seleccionado.
Casos excepcionales:
En los siguientes casos de contratación, el procedimiento se realizará en forma simplificada:
Comisiones de servicio
Reemplazo pre y postnatal
Licencias médicas prolongadas (3 meses)
Reemplazo urgente en docencia o Jefe de Carrera
Planta especial docentes de FMED y sin vacantes aprobadas por VAEA
Reemplazo por años sabáticos.
Las actividades a desarrollar son las siguientes:
El/la Director/a de Departamento/Escuela/Instituto, deberá elaborar perfil y criterios de
selección del concurso y elaborar la solicitud de contratación con el Formulario CMP-2, este
debe ser enviado al/la Director/a de Estudios VAEA, quién deberá evaluar la solicitud.
En caso que se requiera difundir y publicar el llamado a concurso, la Unidad Académica,
deberá elaborar un documento de publicación, el cuál debe ser revisado y aprobado por la
DICOA o DECOA según corresponda. Una vez aprobado, debe cotizar y gestionar su
adquisición con la Dirección de Finanzas o Dirección de Administración y Finanzas, y realizar
la publicación en algún medio especializado vinculado a su especialidad. A su vez, el/la Jefe/a
Depto. Desarrollo y Evaluación o Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación deberá realizar la
difusión del concurso.
Se recibirán las postulaciones, las cuáles deben ser verificados su cumplimiento (Título, grado
y años de experiencia) por el/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o Jefe/a Sección
Desarrollo y Evaluación. En caso que la cantidad de postulantes no sea la esperada, se deberá
ampliar el plazo por 30 días adicionales, si se mantiene bajas las postulaciones la Unidad
Académica, deberá Declarar concurso desierto.
Una vez verificadas las postulaciones, el/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o Jefe/a
Sección Desarrollo y Evaluación deberá elaborar el Informe del llamado a concurso.
Adicionalmente la Unidad Académica deberá conformar y oficializar la Comisión de
Contratación Interna y solicitar la simulación del Encasillamiento al/la Administrador de
Desarrollo Académico.
Posteriormente, la Comisión de Contratación de la Unidad, deberá realizar las entrevistas a
los postulantes, preseleccionar candidatos finales y definir la terna del concurso, solicitar la
evaluación psicolaboral al/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o Jefe/a Sección
Desarrollo y Evaluación quién deberá coordinar la Evaluación que será aplicada por una
entidad externa, que deberá elaborar un Informe de Resultados por candidato, el cuál será
enviado al/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación,
quién lo derivará a la Unidad Académica, si hubiese (n) postulante (s) “No Indicado (s)”,
deberá informar a la Unidad Académica y al/la postulante sobre el término de su postulación.
Posteriormente, la Unidad Académica, deberá seleccionar al/la candidato/a y preparar el
expediente de contratación y enviarlo al/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o Jefe/a
Sección Desarrollo y Evaluación, quien registrará y revisará la documentación y elaborará la
carta oferta, la cual debe ser aceptada por el/la candidato seleccionado/a. A su vez el/la
Jefe/a Administración de Personal o Jefe/a Sección Administración de Personal, elaborará el
contrato de trabajo y el convenio de desempeño, que deberá ser firmado por el/la
candidato/a seleccionado/a.
ENTRADA DEL PROCESO Necesidad de contratación
Postulaciones
SALIDA DEL PROCESO
Publicación de concurso
Postulantes preseleccionados
Postulantes no preseleccionados
Postulantes no aprueban entrevista
Informe de Resultados Evaluación Psicolaboral por candidato
Postulantes No Indicados
Candidato/a seleccionado
REGISTROS ASOCIADOS
Formulario CMP-2
Acta Consejo Departamento/Escuela/Instituto
Acta Consejo Facultad
Acta Consejo Contratación de la Unidad
Acta Consejo de Análisis de Vacantes Académicas
Acta Consejo Contratación Central
Acta Consejo Jerarquización y Promoción
Carta oferta
Contrato de trabajo
Convenio de desempeño
Documentación expediente de contratación
DESCRIPCIÓN GRÁFICA
INDICADORES DE RESULTADO
Indicador Fórmula de cálculo Línea base Meta
N° de Doctores contratados N° de Doctores contratados
Tiempo de llenado de vacantes Tiempo desde que se solicita la contratación
hasta que el/la funcionario/a ingresa
N° inducciones realizadas N° inducciones realizadas
% Cumplimiento de compromisos
de contratación Comisión de
Vicerrectores
N° Estudiantes / JCE
IDENTIFICACIÓN DE ACTIVIDADES CLAVE
1. Difusión de llamado a concurso
2. Preselección de postulantes
3. Entrevista de postulantes
4. Evaluación Psicolaboral
Elaborado por: Aprobado por: Revisado por
Carlos Díaz – Director Recursos Humanos Carlos Díaz – Director Recursos Humanos Carlos Díaz – Director Recursos Humanos
José Choque – Jefe Departamento de Recursos
Humano
José Choque – Jefe Departamento de Recursos
Humano
José Choque – Jefe Departamento de Recursos
Humano
Katy Dorador – Directora de Análisis y Gestión
VRA
Katy Dorador – Directora de Análisis y Gestión
VRA
Katy Dorador – Directora de Análisis y Gestión
VRA
Carola Méndez – Directora de Estudios VAEA Carola Méndez – Directora de Estudios VAEA Carola Méndez – Directora de Estudios VAEA
Horacio Ramírez – Jefe Departamento
Desarrollo y Evaluación
Horacio Ramírez – Jefe Departamento
Desarrollo y Evaluación
Horacio Ramírez – Jefe Departamento
Desarrollo y Evaluación
Claudia Pardo – Jefa Sección Desarrollo y
Evaluación
Claudia Pardo – Jefa Sección Desarrollo y
Evaluación
Claudia Pardo – Jefa Sección Desarrollo y
Evaluación
Nelson Llanca – Administrador de Desarrollo
Académico DAG VRA
Nelson Llanca – Administrador de Desarrollo
Académico DAG VRA
Nelson Llanca – Administrador de Desarrollo
Académico DAG VRA
Loreto Codoceo – Directora de Desarrollo
Estratégico y Calidad Loreto Codoceo – Directora de Desarrollo
Estratégico y Calidad Loreto Codoceo – Directora de Desarrollo
Estratégico y Calidad
Fecha Fecha Fecha
03 de Junio 2020 03 de Marzo 2021 01 de Marzo 2021
HISTÓRICO DE CAMBIOS
Código edición Fecha Modificación
UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL NORTE
FICHA – PROCESO
Inducción Personal Académico y de Apoyo a la Academia SIC-GI-03 Rev. 00
Fecha de Elaboración 02 de Junio 2020 Fecha de
Revisión
RESPONSABLE DEL
PROCESO Director/a de Recursos Humanos
OBJETIVO DEL PROCESO
Facilitar la incorporación de talento a la Universidad Católica del Norte acorde con sus
proyecciones, mediante un mecanismo de inducción transparente y ajustado a la normativa
legal e institucional vigente.
NORMATIVAS APLICABLES
(Reglamentos,
Instructivos, otros)
• Proyecto Educativo
• Políticas Institucionales
• Reglamento de Personal de Apoyo a la Academia
• Manual inducción Académico y PAA de Planta Oficial
• Manual inducción Académicos y PAA Planta Temporal
DESCRIPCIÓN DEL
PROCESO
El proceso se inicia cuando el/la Jefe/a Depto. Administración de Personal o Jefe/a Sección
Administración de Personal Coquimbo informa al/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o
el/la Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación VSDE la nómina de personas contratadas, una
vez recibida la información, por parte del/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación y el/la
Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación VSEDE solicita al/la Director/a del Proyecto
UCNVirtual iniciar la inducción de los/las académicos/as y funcionarios/as nuevos/as. Para
esto, primero crea a los/as usuarios/as y claves para acceder a la plataforma virtual de
inducción, enviando por correo electrónico dicha información.
La inducción considera los siguientes módulos en los plazos definidos:
• Inducción Institucional: brindar a los nuevos funcionarios una efectiva orientación
general sobre las normas, políticas, reglamentos y procedimientos para facilitar su
integración a la institución.
• Recursos Humanos: informar sobre la misión, visión, objetivos y funciones de los
Departamentos/Sección de Administración de Personal y Desarrollo y Evaluación, y
Prevención de Riesgos Antofagasta/Coquimbo.
• BIDOC: informar sobre su misión, visión y objetivos, y entregar información sobre el
funcionamiento de los servicios y recursos bibliográficos y electrónicos con los que
cuentan las Bibliotecas de Antofagasta y Coquimbo.
• CIMET: informar sobre los objetivos y el quehacer del Centro de Innovación
Metodológica y Tecnológica CIMET.
• Pastoral: informar sobre la misión, visión, objetivos y funciones de la Dirección General
de Pastoral y Cultura Cristiana y Departamento Pastoral y Cultura Cristiana.
El monitoreo del proceso lo realiza el/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación y/o el/la
Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación VSEDE junto con el/la Director/a del Proyecto
UCNVirtual y consiste en controlar el ingreso a la plataforma y la realización de los módulos.
Una vez finalizado los módulos de inducción en la plataforma virtual, los/las funcionarios/as
podrán firmar el Documento de Obligación de Firmar (ODI) y subirlo a la plataforma. El/la
Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o el/la Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación deben
verificar la firma y entrega del ODI. Si la documentación se encuentra al día y los módulos
están realizados, el/la funcionario/a finaliza su inducción. En caso contrario, el/la Jefe/a
Depto. Desarrollo y Evaluación y/o el/la Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación VSEDE se
comunican con quiénes no hayan completado su inducción.
En caso de que el/la funcionario/a sea contratado/a por plazo fijo de un mes, el ODI debe
ser firmado en forma presencial.
Una vez finalizada la inducción, el/la funcionario/a procede a responder la Encuesta de
Satisfacción. Los resultados y estadísticas de la encuesta de la satisfacción y la inducción
son generados en la plataforma virtual del UCNVirtual y son extraídos por el/la Jefe/a
Depto. Desarrollo y Evaluación o el/la Jefe/a Sección Desarrollo para su análisis y
generación de un informe mensual ejecutivo de gestión y estadísticas de la inducción
institucional. Este informe es entregado al/la Director/a de RRHH y el/la Jefe/a Depto.
RRHH con la finalidad de evaluar los resultados del proceso de inducción y acordar acciones
correctivas respecto a problemas detectados.
ENTRADA DEL PROCESO • Funcionario/a nuevos/a
• Académico/a nuevo/a
SALIDA DEL PROCESO
• Funcionario/a con inducción realizada
• Académico/a con inducción realizada
• Resultados Encuesta de Satisfacción
• Acciones correctivas del proceso de inducción
REGISTROS ASOCIADOS
• Cuenta usuario y claves para realización de inducción
• Obligación de Informar ODI firmado
• Encuesta de satisfacción inducción
• Informe ejecutivo de resultados del proceso de inducción
DESCRIPCIÓN GRÁFICA
INDICADORES DE RESULTADO
Indicador Fórmula de cálculo Línea base Meta
N° inducciones realizadas N° inducciones realizadas
% satisfacción de encuesta (N° Encuestas satisfacción deseada/Total
Encuestas) *100
IDENTIFICACIÓN DE ACTIVIDADES CLAVE
1. Realización de inducción en plazos definidos
Elaborado por: Aprobado por: Revisado por:
Carlos Díaz – Director Recursos
Humanos
Carlos Díaz – Director Recursos
Humanos
María Jacqueline Fuentes –
Vicerrectora de Asuntos Económicos y
Administrativos
José Choque – Director de
Administración y Finanzas
Horacio Ramírez – Jefe Departamento
Desarrollo y Evaluación
Horacio Ramírez – Jefe Departamento
Desarrollo y Evaluación
Claudia Pardo – Jefa Sección
Desarrollo y Evaluación
Claudia Pardo – Jefa Sección
Desarrollo y Evaluación
Hugo Araya - Analista de Desarrollo y
Evaluación Hugo Araya - Analista de Desarrollo y
Evaluación
Karina Aranda - Analista de Desarrollo y
Evaluación
Karina Aranda - Analista de Desarrollo y
Evaluación
Loreto Codoceo – Directora de
Desarrollo Estratégico y Calidad
Angélica Velásquez – Ingeniera de
Calidad CGDEC
Fecha Fecha Fecha
02 de Junio 2020 12 de Noviembre 2020 02 de Noviembre 2020
HISTÓRICO DE CAMBIOS
Código edición Fecha Modificación