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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA, PARA CONTROLAR LOS RECURSOS
ECONÓMICOS DEL SINDICATO DE CHOFERES ECUADOR DEL
CARCHI
AUTORA:
ELIZABETH ELENA LOAIZA TARAMUEL
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
DR. ULISES ÁLVAREZ PORTILLA
QUITO, NOVIEMBRE 2014
Elizabeth Elena Loaiza Taramuel (2014) “PROPUESTA DE UN SISTEMA DE
GESTION ADMINISTRATIVA FINANCIERA, PARA CONTROLAR LOS
RECURSOS ECONÓMICOS DEL SINDICATO DE CHOFERES ECUADOR
DEL CARCHI.”. Trabajo de investigación para optar por el título de Ingeniera en
Contabilidad y Auditoría, Contadora Pública Autorizada. Facultad de Ciencias
Administrativas Quito: UCE, 214p.
ii
DEDICATORIA
A mi Madre
María Elena, quien con sus cualidades de amor, cariño y bondad, me ha enseñado en la vida
a luchar por mis metas con humildad, sencillez y respeto. Porque ha sido mi apoyo incondicional en
todas los sueños que me he propuesto y uno de ellos es la satisfacción de culminar mi carrera
universitaria.
A mi Padre
Arturo, que con sus sabios consejos y amor, ha sabido guiarme en la vida, con honradez,
respeto y fuerza, para superar los tropiezos que a veces se presentan en el camino hacia el éxito.
A mi Hermana
Carolina Isabel, por quien deseo ser su ejemplo y demostrarle que con esfuerzo y dedicación
pondrá cumplir sus sueños.
A ellos dedico este sueño, porque son parte importante de mi vida, y han sido mi
complemento para ser la persona que soy.
iii
AGRADECIMIENTO
A mis padres y hermana, quienes me brindaron su apoyo constante e incondicional en todo
el tiempo que duró mi carrera profesional y en especial un agradecimiento a mi madre que sin su
ayuda hubiera sido imposible culminar mi profesión.
A mi querida Universidad Central del Ecuador, donde con sus maestros nos impartieron
conocimientos y experiencias, en especial a mi asesor de tesis Dr. Ulises Álvarez, quien con su
paciencia y su motivación, pude terminar mi trabajo de investigación y sentirme orgullosa de
pertenecer a tan noble institución.
Al Sindicato de Choferes Ecuador del Carchi, por la apertura y confianza brindada para
realizar este trabajo y ayudarme a terminar mi carrera universitaria.
Y a Dios por la vida y poder dedicar este trabajo a las personas que me han apoyado
siempre.
iv
AUTORIZACIÓN DEL AUTOR
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Yo, Elizabeth Elena Loaiza Taramuel, en calidad de autora del trabajo de investigación o tesis
realizada sobre “PROPUESTA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA, PARA CONTROLAR LOS RECURSOSECONÓMICOSDELSINDICATO
DECHOFERESECUADORDELCARCHI.”, por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD
CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o de parte de
los que contienen esta obra, con fines estrictamente académicos o de investigación.
Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización,
seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8, 19 y demás
pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.
Quito, 27 de noviembre del 2014
FIRMA
C.C. 040131145-1
E- mail:[email protected]
v
AUTORIZACIÓN DEL TUTOR
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Por la presente, dejo constancia que he leído el Trabajo de Titulación presentada por la Señorita
Elizabeth Elena Loaiza Taramuel para optar el título profesional cuyo tema es: Propuesta de un
Sistema de Gestión Administrativa Financiera, para controlar los recursos económicos del
Sindicato de Choferes Ecuador del Carchi, la misma que reúne los requisitos, y los méritos
suficientes para ser sometida a evaluación por el tribunal calificador.
En la ciudad de Quito, a los 27 días del mes de noviembre del 2014.
vi
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA
vii
CONTENIDO
Pag.
DEDICATORIA ................................................................................................................................ ii
AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iii
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL ................................................................. iv
AUTORIZACION DEL TUTOR....................................................................................................... v
AUTORIZACION DE LA EMPRESA ............................................................................................. vi
CONTENIDOS ................................................................................................................................ vii
LISTA DE TABLAS ....................................................................................................................... xiii
LISTA DE GRÁFICOS .................................................................................................................. xiv
RESUMEN DOCUMENTAL ........................................................................................................ xvii
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 1
CAPÍTULO I ...................................................................................................................................... 1
ASPECTOS GENERALES.............................................................................................. 1
1.1. EL SINDICATO DE CHOFERES ................................................................................... 1
1.1.1. Definición. ........................................................................................................................ 1
1.1.2. Antecedentes Históricos ................................................................................................... 1
1.1.2.1. Historia de los Sindicatos y del Movimiento Sindical ..................................................... 1
1.1.2.2. Historia de los Sindicatos en el Ecuador .......................................................................... 2
1.1.2.3. Antecedentes Históricos del Sindicato de Choferes “Ecuador” del Carchi ..................... 5
1.1.3. Aspecto Legal ................................................................................................................... 6
1.1.3.1. Finalidades ....................................................................................................................... 9
1.1.3.2. Sindicalizados .................................................................................................................. 9
1.1.3.3. Derechos y Obligaciones de los Sindicalizados ............................................................. 10
1.1.4. Servicios que Ofrece ...................................................................................................... 10
1.1.5. Organismos de Dirección del Sindicato ......................................................................... 11
1.1.5.1. Organigrama Estructural ................................................................................................ 12
1.1.6. Organismos de Control .................................................................................................. 14
1.1.6.1. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. (IESS) ........................................................ 14
1.1.6.2. Agencia Nacional de Tránsito y Transporte Terrestres. (ANT) ..................................... 14
1.1.6.3. Las Jefaturas y Subjefaturas Provinciales de Tránsito y Transporte Terrestres. ................ 15
1.1.6.4. Federación de Choferes Profesionales del Ecuador ....................................................... 15
1.1.6.5. El Servicio de Rentas Internas. (SRI) ............................................................................. 16
1.1.7. Direccionamiento Estratégico ........................................................................................ 16
1.1.7.1. Visión ............................................................................................................................. 16
1.1.7.2. Misión ............................................................................................................................ 16
1.1.7.3. Objetivos ........................................................................................................................ 17
1.1.7.4. Principios y Valores ....................................................................................................... 18
1.1.7.5. Políticas .......................................................................................................................... 19
1.1.7.5.1. De la Administración ..................................................................................................... 19
1.1.7.5.2. De los Socios .................................................................................................................. 19
viii
1.1.7.5.3. Del Personal ................................................................................................................... 20
1.1.7.6. Estrategias ...................................................................................................................... 20
CAPÍTULO II .................................................................................................................................. 21
DIAGNóSTICO SITUACIONAL.................................................................................. 21
2.1. ANÁLISIS EXTERNO .................................................................................................. 21
2.1.1. Macroambiente ............................................................................................................... 22
2.1.1.1. Factor Económico .......................................................................................................... 23
2.1.1.2. Factor Legal ................................................................................................................... 25
2.1.1.3. Factor Tecnológico ......................................................................................................... 25
2.1.1.4. Factor Demográfico ....................................................................................................... 26
2.1.2. Microambiente ............................................................................................................... 26
2.1.2.1. Clientes ........................................................................................................................... 27
2.1.2.2. Proveedores .................................................................................................................... 29
2.1.2.3. Competencia ................................................................................................................... 30
2.2. ANÁLISIS INTERNO ................................................................................................... 30
2.2.1. Investigación de Campo ................................................................................................. 30
2.2.1.1. Modelo de Encuesta ....................................................................................................... 31
2.2.1.2. Análisis de Resultados ................................................................................................... 33
2.3. ANÁLISIS FODA .......................................................................................................... 51
2.3.1. Matriz FODA ................................................................................................................. 52
CAPÍTULO III ................................................................................................................................. 56
CONTROL INTERNO .................................................................................................. 56
3.1. DEFINICIÓN ................................................................................................................. 56
3.2. OBJETIVOS .................................................................................................................. 57
3.3. CLASIFICACIÓN ......................................................................................................... 58
3.4. CARACTERÍSTICAS ................................................................................................... 59
3.5. ELEMENTOS ................................................................................................................ 61
3.6. SISTEMAS DE CONTROL .......................................................................................... 65
3.6.1. COSO I ........................................................................................................................... 65
3.6.1.1. Componentes del COSO I .............................................................................................. 65
3.6.2. Coso II o Coso ERM ...................................................................................................... 69
3.6.2.1. Componentes del COSO ERM ....................................................................................... 69
3.6.2.2. Las respuestas al riesgo pueden ser: ............................................................................... 72
3.7. PRINCIPIOS .................................................................................................................. 73
3.8. MÉTODOS DE EVALUACIÓN ................................................................................... 76
3.8.1. Procedimientos ............................................................................................................... 81
3.8.2. Contenido ....................................................................................................................... 85
ix
3.8.3. Descripciones ................................................................................................................. 87
3.8.4. Objetivos y Alcance ....................................................................................................... 89
3.8.4.1. Objetivos del levantamiento de procedimientos ............................................................ 89
3.9. SISTEMAS .................................................................................................................... 90
3.9.1. Definición ....................................................................................................................... 90
3.9.2. Objetivos ........................................................................................................................ 90
3.9.3. Características ................................................................................................................ 90
3.9.4. Tipos de sistemas ........................................................................................................... 91
3.9.5 Principios de los Sistemas .............................................................................................. 92
3.10. SISTEMAS DE GESTIÓN ............................................................................................ 93
3.10.1.1. Etapa de Ideación: .......................................................................................................... 93
3.10.1.2. Etapa de Planeación (Planificación): .............................................................................. 94
3.10.1.3. Etapa de Implementación (Gestión): .............................................................................. 94
3.10.1.4. Etapa de Control: ............................................................................................................ 95
CAPÍTULO IV ................................................................................................................................. 96
PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA
ADMINISTRATIVA ....................................................................................................................... 96
4.1. INTRODUCCIÓN: ........................................................................................................ 96
4.2. FUNCIONES ................................................................................................................. 98
4.2.1. Consejo Ejecutivo Sindical: ........................................................................................... 98
4.2.2. Secretario General: ......................................................................................................... 99
4.2.3. Secretario de Finanzas .................................................................................................. 100
4.2.4. Contador: ...................................................................................................................... 101
4.2.5. Secretaria Recaudadora ................................................................................................ 102
4.2.6. Auxiliar Contable ......................................................................................................... 102
4.2.7. Secretario de Actas y Comunicaciones ........................................................................ 102
4.2.8. Secretario de Organización .......................................................................................... 103
4.2.9. Secretario de Relaciones Públicas ................................................................................ 103
4.2.10. Secretario de Cultura y Deportes ................................................................................. 104
4.2.11. Síndico-Abogado .......................................................................................................... 104
4.3. PROCEDIMIENTOS ................................................................................................... 104
4.4. CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO ............................................................. 105
4.4.1. Evaluación del Control Interno administrativo-Reclutamiento y Selección ................ 105
4.4.1.1. Medición del Riesgo de Control. .................................................................................. 107
4.4.1.2. Propuesta de Procedimientos de Reclutamiento y Selección ....................................... 107
4.4.1.2.1. Objetivo ........................................................................................................................ 107
4.4.1.2.2. Alcance ......................................................................................................................... 108
x
4.4.1.2.3. Responsables ................................................................................................................ 108
4.4.1.2.4. Políticas ........................................................................................................................ 108
4.4.1.2.5. Procedimientos para Reclutamiento y Selección ......................................................... 109
4.4.1.3. Flujograma de Procedimientos para Reclutamiento y Selección ................................. 110
4.4.1.4. Documentos para Reclutamiento y selección ............................................................... 111
4.4.2. Evaluación del Control Interno Administrativo Contratación ..................................... 113
4.4.2.1. Propuesta de Procedimientos de Contratación ............................................................. 114
4.4.2.1.1. Objetivo ........................................................................................................................ 114
4.4.2.1.2. Alcance ......................................................................................................................... 114
4.4.2.1.3. Responsables ................................................................................................................ 115
4.4.2.1.4. Políticas ........................................................................................................................ 115
4.4.2.1.5. Procedimientos para Contratación ............................................................................... 116
4.4.2.1.6. Flujograma de Procedimientos para Contratación ....................................................... 117
4.4.2.1.7. Documentos para Contratación .................................................................................... 118
4.4.3. Evaluación del Control Interno Administrativo Inducción .......................................... 121
4.4.3.1. Propuesta de Procedimientos de Inducción .................................................................. 122
4.4.3.1.1. Objetivo ........................................................................................................................ 122
4.4.3.1.2. Alcance ......................................................................................................................... 122
4.4.3.1.3. Responsables ................................................................................................................ 122
4.4.3.1.4. Políticas ........................................................................................................................ 123
4.4.3.1.5. Procedimientos para Inducción .................................................................................... 124
4.4.3.1.6. Flujograma de Procedimientos para Inducción ............................................................ 125
4.4.3.1.7. Documentación para Inducción .................................................................................... 126
4.4.4. Evaluación del Control Interno Administrativo Capacitación ..................................... 127
4.4.4.1. Propuesta de Procedimientos de Capacitación ............................................................. 128
4.4.4.1.1. Objetivo ........................................................................................................................ 128
4.4.4.1.2. Alcance ......................................................................................................................... 128
4.4.4.1.3. Responsables ................................................................................................................ 128
4.4.4.1.4. Políticas ........................................................................................................................ 129
4.4.4.1.5. Procedimientos para Capacitación ............................................................................... 130
4.4.4.1.6. Flujograma de Procedimientos para Capacitación ....................................................... 131
4.4.4.1.7. Documentos para Capacitación .................................................................................... 132
4.4.5. Evaluación del Control Interno Administrativo Nómina ............................................. 133
4.4.5.1. Propuesta de Procedimientos de Nómina ..................................................................... 134
4.4.5.1.1. Objetivo ........................................................................................................................ 134
4.4.5.1.2. Alcance ......................................................................................................................... 134
4.4.5.1.3. Responsables ................................................................................................................ 134
4.4.5.1.4. Políticas ........................................................................................................................ 135
4.4.5.1.5. Procedimientos para Nómina ....................................................................................... 136
4.4.5.1.6. Flujograma de Procedimientos para Nómina ............................................................... 137
4.4.5.1.7. Documentos para Nómina ............................................................................................ 138
CAPÍTULO V ................................................................................................................................ 140
PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA
FINANCIERA ................................................................................................................................ 140
xi
5.1. CONTROL INTERNO FINANCIERO ....................................................................... 140
5.1.1. Evaluación del Control Interno en Fondo Rotativo (Caja Chica) ................................ 141
5.1.1.1. Propuesta de Procedimientos para el manejo de Caja Chica ........................................ 142
5.1.1.2. Objetivo ........................................................................................................................ 142
5.1.1.3. Alcance ......................................................................................................................... 142
5.1.1.4. Responsables ................................................................................................................ 142
5.1.1.5. Políticas ........................................................................................................................ 142
5.1.1.6. Procedimientos para el manejo del Fondo de Caja Chica ............................................ 144
5.1.1.7. Flujograma de Procedimientos para el manejo del fondo de Caja Chica ..................... 145
5.1.1.8. Documentos para el manejo del fondo de Caja Chica .................................................. 146
5.1.2. Evaluación del Control Interno en el manejo de Bancos ............................................. 147
5.1.2.1. Propuesta de Procedimientos para el manejo de Bancos ............................................. 148
5.1.2.2. Objetivo ........................................................................................................................ 148
5.1.2.3. Alcance ......................................................................................................................... 148
5.1.2.4. Responsables ................................................................................................................ 148
5.1.2.5. Políticas ........................................................................................................................ 148
5.1.2.6. Procedimientos para el manejo de Bancos ................................................................... 149
5.1.2.7. Flujograma de Procedimientos para el manejo de Bancos ........................................... 150
5.1.2.8. Documentos para el manejo de Bancos. ....................................................................... 151
5.1.3. Evaluación del Control Interno en Cuentas por Cobrar ............................................... 152
5.1.3.1. Propuesta de Procedimientos para el manejo de Cuentas por Cobrar .......................... 153
5.1.3.2. Objetivos ...................................................................................................................... 153
5.1.3.3. Alcance ......................................................................................................................... 153
5.1.3.4. Responsables ................................................................................................................ 153
5.1.3.5. Políticas ........................................................................................................................ 154
5.1.3.6. Procedimientos para el manejo de las Cuentas por Cobrar .......................................... 155
5.1.3.7. Flujograma de Procedimientos para el manejo de Cuentas por Cobrar ...................... 156
5.1.4. Evaluación del Control Interno en Propiedad, Planta y Equipo ................................... 157
5.1.4.1. Propuesta de Procedimientos para el manejo de Propiedad, Planta y Equipo .............. 158
5.1.4.2. Objetivo ........................................................................................................................ 158
5.1.4.3. Alcance ......................................................................................................................... 158
5.1.4.4. Responsables ................................................................................................................ 158
5.1.4.5. Políticas ........................................................................................................................ 159
5.1.4.6. Procedimientos para el manejo de Propiedad, Planta y Equipo ................................... 161
5.1.4.7. Flujograma de Procedimientos para el manejo de Propiedad, Planta y Equipo ................. 162
5.1.4.8. Documentos para el manejo de Propiedad, Planta y Equipo ........................................ 163
5.1.5. Evaluación del Control Interno en el Proceso de Cuentas por Pagar .......................... 166
5.1.5.1. Propuesta de Procedimientos para el manejo de Cuentas por Pagar ............................ 167
5.1.5.2. Objetivo ........................................................................................................................ 167
5.1.5.3. Alcance ......................................................................................................................... 167
5.1.5.4. Responsables ................................................................................................................ 167
5.1.5.5. Políticas ........................................................................................................................ 167
5.1.5.6. Procedimientos para el manejo de las Cuentas por Pagar ............................................ 168
5.1.5.7. Flujograma de Procedimientos para el manejo de Cuentas por Pagar ......................... 169
5.1.5.8. Documentos para el manejo de Cuentas por Pagar ...................................................... 169
5.1.6. Evaluación del Control Interno en el Proceso de Impuestos por Pagar ....................... 170
xii
5.1.6.1. Propuesta de Procedimientos para el manejo de Impuestos por Pagar ........................ 171
5.1.6.2. Objetivo ........................................................................................................................ 171
5.1.6.3. Alcance ......................................................................................................................... 171
5.1.6.4. Responsables ................................................................................................................ 172
5.1.6.5. Políticas ........................................................................................................................ 172
5.1.6.6. Procedimientos para el manejo de las Impuestos por Pagar ........................................ 173
5.1.6.7. Flujograma de Procedimientos para el manejo de Impuestos por Pagar ...................... 174
5.1.6.8. Documentos para el manejo Impuestos por Pagar ....................................................... 175
5.1.7. Evaluación del Control Interno en el Proceso de Obligaciones Laborales y Sociales . 176
5.1.7.1. Propuesta de Procedimientos para el manejo de Obligaciones Laborales y Sociales .. 177
5.1.7.2. Objetivo ........................................................................................................................ 177
5.1.7.3. Alcance ......................................................................................................................... 177
5.1.7.4. Responsables ................................................................................................................ 177
5.1.7.5. Políticas ........................................................................................................................ 177
5.1.7.6. Procedimientos para el manejo de las Obligaciones Laborales y Sociales .................. 179
5.1.7.7. Flujograma de Procedimientos para el manejo de Obligaciones Laborales y
Sociales 180
5.1.7.8. Documentos para el manejo Obligaciones Laborales y Sociales ................................. 181
CAPÍTULO VI ............................................................................................................................... 182
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................... 182
6.1. CONCLUSIONES ....................................................................................................... 182
6.2. RECOMENDACIONES .............................................................................................. 183
BIBLIOGRAFíA ............................................................................................................................ 184
xiii
LISTA DE TABLAS
Tabla 2.1 Inflación Promedio Anual ................................................................................................ 23
Tabla 2.2 PIB Anual Millones de Dólares ....................................................................................... 24
Tabla 2.3 Clientes del Sindicato de Choferes Ecuador del Carchi .................................................... 28
Tabla 2.4 Proveedores del Sindicato de Choferes Ecuador del Carchi ............................................. 29
Tabla 2.5 Matriz FODA del Sindicato de Choferes “Ecuador” del Carchi ....................................... 54
Continuación Tabla 2.6 Matriz FODA del Sindicato de Choferes “Ecuador” del Carchi ................ 55
Tabla 3.1 Ejemplo de Cuestionario de Control Interno ..................................................................... 81
Tabla 4.1 Evaluación de Control Interno de los procedimientos para el Reclutamiento y
Selección ......................................................................................................................................... 106
Tabla 4.2 Procedimiento para el Reclutamiento y Selección .......................................................... 109
Tabla 4.3 Documentos para Reclutamiento y selección .................................................................. 111
Tabla 4.4 Evaluación de Control Interno de los Procedimientos para el Contratación ................... 113
Tabla 4.5 Procedimiento para Contratación .................................................................................... 116
Tabla 4.6 Evaluación de Control Interno de los Procedimientos para el Inducción ....................... 121
Tabla 4.7 Procedimiento para Inducción ......................................................................................... 124
Tabla 4.8 Evaluación de Control Interno de los Procedimientos de Capacitación.......................... 127
Tabla 4.9 Procedimiento para Capacitación .................................................................................... 130
Tabla 4.10 Evaluación de Control Interno de los Procedimientos de Nómina................................ 133
Tabla 4.11 Procedimiento para Nómina .......................................................................................... 136
Tabla 5.1 Evaluación de Control Interno de los Procedimientos del manejo de Caja Chica ......... 141
Tabla 5.2 Procedimiento para la administración del fondo de Caja Chica ..................................... 144
Tabla 5.3Evaluación de Control Interno de los Procedimientos del manejo de Bancos ................ 147
Tabla 5.4 Procedimiento para el Manejo de Bancos ....................................................................... 149
Tabla 5.5 Evaluación de Control Interno de los Procedimientos del manejo de Cuentas por
Cobrar .............................................................................................................................................. 152
Tabla 5.6 Procedimiento para el Manejo de las Cuentas por Cobrar .............................................. 155
Tabla 5.7 Evaluación de Control Interno de los Procedimientos del manejo de Propiedad,
Planta y Equipo ............................................................................................................................... 157
Tabla 5.8 Procedimiento para el Manejo de las Propiedad, Planta y Equipo .................................. 161
Tabla 5.9 Evaluación de Control Interno de los Procedimientos del manejo de Cuentas por
Pagar ................................................................................................................................................ 166
Tabla 5.10 Procedimiento para el Manejo de las Cuentas por Pagar .............................................. 168
Tabla 5.11 Evaluación de Control Interno de los Procedimientos Control de Impuestos por
Pagar ................................................................................................................................................ 170
Tabla 5.12 Procedimiento para el Manejo de las Impuestos por Pagar ........................................... 173
Tabla 5.13 Evaluación de Control Interno de los Procedimientos Control de Obligaciones
Laborales y Sociales ........................................................................................................................ 176
Tabla 5.14 Procedimiento para el Manejo de las Obligaciones Laborales y Sociales .................... 179
xiv
LISTA DE FIGURAS
Figura No. 1.1 Gráfico 1 Organigrama del Sindicato ...................................................................... 13
Figura No. 2.1 Macroambiente ........................................................................................................ 22
Figura No. 2.2 Inflación promedio anual ......................................................................................... 24
Figura No. 2.3 PIB Anual Millones de Dólares ............................................................................... 25
Figura No. 2.4 Micro ambiente ........................................................................................................ 27
Figura No. 2.5 Pregunta 1. ¿Se cumple con todos los requisitos legales para el funcionamiento del
Sindicato? ......................................................................................................................................... 33
Figura No. 2.6 Pregunta 2 ¿Conoce las reformas legales tributarias que actualmente se están
modificando en el país? .................................................................................................................... 34
Figura No. 2.7 Pregunta 3. ¿Conoce sobre las obligaciones y sanciones de la ley de seguridad
social como empleador? ................................................................................................................... 34
Figura No. 2.8 Pregunta 4. ¿Es apropiada la estructura organizacional del sindicato y su habilidad
para proporcionar el flujo de información necesario, para administrar sus actividades? ................. 35
Figura No. 2.9 Pregunta 5. ¿El sindicato cuenta con un Manual de Organización que incluye los
procesos, subprocesos y procedimientos necesarios para cumplir con los propósitos institucionales?
.......................................................................................................................................................... 36
Figura No. 2.10 Pregunta 6. ¿La aplicación de las políticas y procedimientos se supervisa y evalúa
sistemáticamente? ............................................................................................................................ 36
Figura No. 2.11 Pregunta 7 ¿El sindicato de choferes tiene definida su misión, visión y objetivos?
.......................................................................................................................................................... 37
Figura No. 2.12 Pregunta 8. ¿Conoce Actualmente las finalidades del sindicato? .......................... 37
Figura No. 2.13 Pregunta 9. ¿Se elabora planes periódicamente para el cumplimiento de su plan de
trabajo? ............................................................................................................................................. 38
Figura No. 2.14 Pregunta 10. ¿Usted determino las actividades de su área, con los recursos que
necesita para cumplir las finalidades y plan de trabajo del sindicato? ............................................. 38
Figura No. 2.15 Pregunta 11. ¿Se proporciona la información correcta al personal que la requiere,
con el detalle suficiente y de manera oportuna, que les permita cumplir de forma eficiente y
efectiva sus responsabilidades? ........................................................................................................ 39
Figura No. 2.16 Pregunta 12. ¿Conoce usted actualmente sus funciones y responsabilidad completa
dentro de su área de trabajo? ............................................................................................................ 39
Figura No. 2.17 Pregunta 13. ¿Es efectiva la comunicación a los trabajadores de sus deberes y
responsabilidades respecto a su trabajo? .......................................................................................... 40
Figura No. 2.18 Pregunta 14. ¿Están establecidos canales de comunicación, que faciliten el
informe de acciones deshonestas o inapropiadas en el área de trabajo? .......................................... 40
xv
Figura No. 2.19 Pregunta 15. ¿Se evalúa periódicamente al personal, para establecer si entiende y
cumple con el código de conducta del Sindicato y desempeña regularmente actividades críticas de
control? ............................................................................................................................................. 41
Figura No. 2.20 Pregunta 16. ¿Existen políticas y procedimientos para la administración de los
recursos humanos? ........................................................................................................................... 42
Figura No. 2.21 Pregunta 17. ¿Existen procedimientos específicos para la contratación de personal
con acceso a áreas susceptibles de corrupción? ............................................................................... 42
Figura No. 2.22 Pregunta 18. ¿Se toma en cuenta el perfil del puesto para definir las prioridades de
capacitación del personal? ................................................................................................................ 43
Figura No. 2.23 Pregunta 19. ¿Existen formularios de evaluación de desempeño, para determinar
claramente los objetivos de identificación del rendimiento del personal? ....................................... 43
Figura No. 2.24 Pregunta 20. Al planificar toma en cuenta su entorno, como organización, clientes,
proveedores, competencia? .............................................................................................................. 44
Figura No. 2.25 Pregunta 21. ¿Se ha establecido indicadores que permitan medir los resultados de
la organización? ............................................................................................................................... 44
Figura No. 2.26 Pregunta 22. ¿Existen políticas y procedimientos que aseguran que las actividades
administrativas y financieras se ejecutan de acuerdo a la normatividad aplicable? ......................... 45
Figura No. 2.27 Pregunta 23. ¿El sistema de contabilidad utilizado compone toda la información
financiera, en un sistema único, común, oportuno y confiable? ...................................................... 45
Figura No. 2.28 Pregunta 24. ¿Los procedimientos y políticas determinan actividades de control
para asegurar el registro adecuado de cada una de las transacciones del sindicato? ........................ 46
Figura No. 2.29 Pregunta 25. ¿Existen procedimientos para las cuentas críticas del área contable
como son: Caja–Bancos, Clientes y Otras Cuentas por Cobrar, Activos Fijos, Cuentas por Pagar,
Impuestos por Pagar, Gastos e Ingresos? ......................................................................................... 47
Figura No. 2.30 Pregunta 26. ¿Considera usted que al contar con información contable de calidad
y oportuna permitirá a las autoridades de la escuela de capacitación y del Sindicato tomar
decisiones correctas y a tiempo? ...................................................................................................... 47
Figura No. 2.31 Pregunta 27. ¿Se ha presentado informes comparativos del presupuesto asignado y
gastado durante un periodo establecido? .......................................................................................... 48
Figura No. 2.32 Pregunta 28. ¿Se han realizado auditoria internas de las Gestiones realizadas? .... 49
Figura No. 2.33 Pregunta 29. ¿Se tiene procedimientos de control para el cumplimiento de los
requisitos necesarios para el ingreso a la escuela de capacitación? ................................................. 49
Figura No. 2.34 Pregunta 30. ¿Se realizan periódicamente cursos de capacitación en la escuela? . 50
Figura No. 2.35 Pregunta 31. ¿Se lleva un control sobre las calificaciones de cada uno de los
alumnos que son capacitados? .......................................................................................................... 50
Figura No. 2.36 FODA ..................................................................................................................... 51
Figura No. 2.37 Matriz FODA ......................................................................................................... 53
xvi
Figura No. 3.1 Componentes del Control Interno (COSO) .............................................................. 66
Figura No. 3.2 Componentes del COSO ERM ................................................................................ 70
Figura No. 3.3 Ejemplo de Flujodiagramación ................................................................................ 79
Figura No. 3.4 Etapas del sistema de gestión: .................................................................................. 93
Figura No. 4.1 Sistema de Gestión Administrativo .......................................................................... 96
Figura No. 4.2 Organigrama Estructural (Propuesta) Sindicado de Choferes Ecuador del Carchi .. 97
Figura No. 4.3 Procedimiento para el Reclutamiento y Selección ................................................. 110
Figura No. 4.4 Procedimiento para Contratación ........................................................................... 117
Figura No. 4.5 Gráfico 12 Procedimiento para Inducción ............................................................. 125
Figura No. 4.6Procedimiento para Capacitación ............................................................................ 131
Figura No. 4.7 Procedimiento para Nómina................................................................................... 137
Figura No. 5.1 Sistema de Gestión Administrativa Sindicato de Choferes Ecuador del Carchi .... 140
Figura No. 5.2 Procedimiento para el manejo del Fondo de Caja Chica ....................................... 145
Figura No. 5.3 Procedimiento para el manejo de Bancos .............................................................. 150
Figura No. 5.4 Procedimiento para el manejo de Cuentas por Cobrar ........................................... 156
Figura No. 5.5 Procedimiento para el manejo de Propiedad, Planta y Equipo .............................. 162
Figura No. 5.6 Procedimiento para el manejo de Cuentas por Pagar ............................................. 169
Figura No. 5.7 Procedimiento para el manejo de Impuestos por Pagar ......................................... 174
Figura No. 5.8 Procedimiento para el manejo de Obligaciones Laborales y Sociales ................... 180
xvii
RESUMEN DOCUMENTAL
―PROPUESTA DEUN SISTEMA DE GESTION ADMINISTRATIVA FINANCIERA,
PARA CONTROLAR LOS RECURSOS ECONÓMICOS DEL SINDICATO DE
CHOFERES ECUADOR DEL CARCHI.‖
RESUMEN
El presente trabajo de investigación del Sindicato de Choferes “Ecuador” del Carchi, inicia en el
año de 1937. Con un grupo de jóvenes que se habían decidido por la noble profesión de ser
choferes, brindando sus servicios de funeraria, atención Médica, laboratorio químico, odontología,
salón de estética. La investigación presenta los antecedentes de la organización, aspectos generales,
servicios, base legal, estructura organizacional, direccionamiento estratégico y el marco teórico con
relación al Control Interno. Se desarrolla el diagnóstico situacional en el análisis de la institución
en sus ambientes: externo en su microambiente donde se estableció las oportunidades y amenazas;
y en el ambiente interno mediante una encuesta se determinó las fortalezas y debilidades. La
propuesta de Procedimientos Administrativos y Financieros se determinó los diferentes
procedimientos de las diferentes actividades de la empresa y se desarrollan las respectivas
conclusiones y recomendaciones encontradas en la investigación.
PALABRAS CLAVES
SINDICATO DE CHOFERES ECUADOR DEL CARCHI
CONTROL INTERNO - SINDICATO
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - FINANCIEROS
FLUJOGRAMACIÓN SINDICATO
SISTEMAS DE GESTIÓN
xviii
EXECUTIVE SUMMARY
TOPIC
―PROPOLSAL FOR A SYSTEM OF ADMINSTRATIVE FINANCIAL MANAGEMENT
FOR CONTROLLING THE ECONOMIC RESOURCES OF THE UNION OF DRIVERS
OF CARCHI PROVINCE IN ECUADOR‖
SUMMARY
This research of the union of drivers of the province of Carchi in Ecuador, began in 1937 with a
group of young adults that had decided for the noble profession of being drivers, providing Funeral
services, Medical care, chemical laboratory, dental and esthetics salon. This research presents the
history of the organization, general aspects, services, legal basis, organizational structure, strategic
addressing, and the theotetical framework with relation to the internal control. The research
develops the situational assessment in the analysis of the insitution in its environments: external in
their microenvironment where opportunities and threats were established, and the internal
environment through a survey where the strengths and weaknesses were also determined. The
Proposal determined differnt procedures for the various activities of the Company and the
respective development of the conlcusions and recommendations are found in the research.
KEYWORDS
UNION OF DRIVERS OF THE PROVINCE OF CARCHI
INTERNAL CONTROL - UNION
ADMINISTRATIVE PROCEDURES - FINANCIAL
FLUJOGRAMACION UNION
MANAGEMENT SYSTEMS
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo de investigación tiene como propósito la propuesta de un Sistema de
Gestión Administrativa Financiero para controlar los recursos económicos del Sindicato de
Choferes Profesionales Ecuador del Carchi, para dar lineamientos sobre los procedimientos
administrativos y contables, la misma que ha venido realizando sus operaciones administrativas y
operativas de una manera rutinaria. Lo que ha ocasionado no tener constantemente control óptimo
sobre las diferentes operaciones y demoras en las actividades administrativas y financieras.
Toda institución que quiera lograr posicionarse en el mercado requiere mejorar y controlar
sus procesos para que estos se vuelvan eficientes y eficaces. Para el efecto el Sindicato de Choferes
Profesionales Ecuador del Carchi, deberá considerar la propuesta de establecer los procedimientos
administrativos y financieros de las diferentes direcciones de la empresa estableciendo un control
en cada una de ellas que garantice el logro de sus objetivos establecidos.
Este aporte surge ante una urgente necesidad de mejorar el control interno en las diferentes
actividades de la institución, el cual constituye una herramienta para el control interno de la
empresa y planeación de las actividades.
Teniendo en cuenta que las herramientas de control interno objeto de estudio son muy
elementales, se procede a dar una propuesta para mejorar los controles de los procedimientos
administrativos y financieros en busca de la optimización de su gestión.
La investigación se estableció en los lineamientos básicos para el mejoramiento de los
procedimientos mediante la evaluación de control interno siendo este un sistema sencillo mediante
la determinación de las actividades relevantes en la empresa.
El presente trabajo de investigación denominado “Propuesta de un Sistema de Gestión
Administrativo Financiera para el Sindicato de Choferes Profesionales Ecuador Del Carchi”, está
estructurado en seis capítulos.
En los capítulos uno, dos y tres se desarrollan temas como: los antecedentes de la
organización, aspectos generales, servicios, base legal, estructura organizacional, direccionamiento
estratégico, y en el capítulo dos se desarrollan del diagnóstico situacional el análisis de la situación
de la institución en sus ambientes: externo en su microambiente; y en el ambiente interno donde se
determinó las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, en el capítulo tres se desarrolla el
marco teórico direccionado al Control Interno y Sistemas de Gestión.
En el capítulo cuatro se realiza la propuesta de Procedimientos Administrativos del
Sindicato de Choferes Ecuador del Carchi, donde se determinó la evaluación del mismo y se
propone los lineamientos a seguir en la institución.
En el capítulo cinco se realiza la propuesta de Procedimientos Financieros del Sindicato de
Choferes Ecuador del Carchi, donde se determinó las actividades de control para el área financiera
a realizar para obtener información oportuna y confiable.
En el capítulo seis se desarrollan las respectivas conclusiones y recomendaciones
encontradas en la investigación.
1
CAPÍTULO I
1. ASPECTOS GENERALES.
1.1.EL SINDICATO DE CHOFERES
1.1.1. Definición.
El sindicato permite identificar a una agrupación de gente trabajadora que se desarrolla para defender
los intereses sociales, profesionales y financieros, vinculados a las tareas que llevan a cabo quienes la
componen. Se trata de organizaciones de espíritu democrático que se dedican a negociar con quienes
dan empleo y las condiciones de contratación. (WordPress, 2002)
1.1.2. Antecedentes Históricos
1.1.2.1. Historia de los Sindicatos y del Movimiento Sindical
Aun habiendo diferencias fundamentales de estructura y objetivos, se ha citado al gremio
como precedente del sindicato moderno en cuanto a organización de trabajadores. Cuando
comenzó la revolución industrial estaba prohibido que se realizaran asociaciones de los
trabajadores y se calificó como delito penal. Esto sucedió entre los años 1776 y 1810, por ello no
existían los sindicatos. Después de ese tiempo, en varios países se dio la llamada etapa de
tolerancia en donde se admitían agrupaciones de trabajadores sin que estos influyeran en las leyes
dictadas por el estado.
A finales del siglo XIX, la época de tolerancia fue sucedida por el derecho sindical; el
primer país que reconoció el derecho a la unión sindical fue Inglaterra, en 1824.
En los años 1850 el movimiento sindical se extiende por Europa y se crean sindicatos en
Portugal, Bélgica y Alemania.
En 1864 se creó en Londres la Asociación Internacional de Trabajadores (AIT), la
Internacional, primera central sindical mundial de la clase obrera. Ese mismo año se reconoce en
Francia el derecho a la huelga como uno de los derechos fundamentales del individuo.
2
Sólo en 1875 se sustituyen de la legislación inglesa los términos amo y siervo para pasar a
denominarse patrón y obrero. Se trata del primer país en adoptar este cambio.
En 1884 se reconocen los sindicatos obreros en Francia. Es en Lyon precisamente donde en
1886 se crea la Federación Nacional de Sindicatos y grupos cooperativos (FNS), antecedente de la
CGT francesa y del sindicalismo revolucionario.
En 1889 se fundó la Segunda Internacional, cuyo primer congreso se celebra el 14 de julio
en París. Este congreso declara al 1º de Mayo como Día Internacional de los Trabajadores, en
conmemoración de los 5 huelguistas ejecutados en mayo de 1886 en Chicago. Desde entonces ha
sido un día de movilización global sincronizada de los trabajadores del mundo. Además, adoptan la
reivindicación de la jornada de ocho horas.
Desde finales del siglo XIX, en la medida en que se fue conquistando el voto universal y
secreto, y la posibilidad de que representantes de los trabajadores y partidos obreros accedieran a
los parlamentos e incluso obtener el triunfo electoral en un país, el movimiento obrero toma
características nacionales. En este sentido la clase obrera de cada país tiene su propia historia
sindical.
En 1919 se crea la Organización Internacional del Trabajo, uno de los organismos
internacionales más antiguos del mundo, gobernado en forma tripartita por gobiernos, sindicatos y
empleadores.
En el siglo XX los sindicatos de todo el mundo tendieron a abandonar la antigua organización
sindical por oficio (un sindicato de oficio, profesional o gremial: es un conjunto de trabajadores del
mismo oficio que se unen para defender sus intereses; se diferencia del sindicato de ramo en que
representa a trabajadores de un mismo oficio, como maestros, electricistas, fontaneros, etc., en lugar
de trabajadores de diferentes oficios dentro de un mismo ramo de producción), para generalizar el
sindicato por rama de actividad (un sindicato de ramo, sindicato de rama o sindicato de industria: es
un sistema de organización sindical por el cual los trabajadores del mismo ramo o sector de
producción se unen para defender sus intereses; se diferencia del sindicato de oficio en que en lugar
de representar a trabajadores de un mismo oficio, juntan a todos los trabajadores de diferentes
oficios dentro de un mismo ramo de producción como la sanidad, la construcción, el metal, etc.).
(Sirw, 2012)
1.1.2.2. Historia de los Sindicatos en el Ecuador
La historia del trabajo en Ecuador está marcada por una serie de atropellos a los derechos
humanos de las personas. Desde la colonia, las encomiendas, mitas y obrajes, se instauraron como
formas de explotación humana; estas enriquecieron a unos pocos y sumieron en la pobreza e
incluso acabaron con la vida, especialmente de poblaciones indígenas y afro descendientes.
3
Desde el nacimiento de la República en 1830 hasta finales del siglo XIX, las cosas se
mantuvieron relativamente igual. Entre los primeros registros de organización se pueden citar la
conformación de la Sociedad de Sastres de Pichincha y la Sociedad de Carpinteros instaurada en
Guayaquil, en el año 1896, que pedían reducir a 9 horas la jornada laboral.
Otro hito importante fue la huelga organizada entre los años 1908 y 1909 por los
trabajadores del Ferrocarril del Sur en Durán, provincia de Guayas, quienes exigían mejoras
salariales y respeto de la jornada laboral. Para esos mismo años se realizó el primer Congreso
Obrero Ecuatoriano organizado por la Sociedad Artística e Industrial de Pichincha.
Hacia 1917 el movimiento de operarios de la sastrería se organizó en Quito para reclamar a
los dueños de los talleres mejoras económicas y sociales, se entregó un pliego de peticiones, esto
pese a que la legislación ecuatoriana no reconocía todavía a las organizaciones sindicales y
tampoco se contaba con un marco jurídico que amparara a las y los trabajadores. Siguieron a este
acontecimiento otras importantes movilizaciones como la protagonizada por la Sociedad
Tipográfica de Pichincha y la Huelga Ferroviaria organizada en Chimborazo en 1919; así también
el paro general de empleados de farmacias en 1920.
El 15 de noviembre de 1922, es una fecha dolorosa para la historia de la organización
sindical en Ecuador, en un contexto del incremento del costo de la vida y de inestabilidad política,
obreros guayaquileños llamaron a reclamar por mejoras salariales, sin embargo, este hecho terminó
con la vida de 1000 personas en manos de la fuerza pública. En haciendas de la Sierra también se
produjeron sucesivos levantamientos donde el principal reclamo era las precarias condiciones de
trabajo para indígenas y campesinos.
El fortalecimiento de la organización de los trabajadores dio como resultado la creación el
13 de julio de 1925, por primera vez en Ecuador de un Ministerio del Trabajo.
En los años siguientes dentro del movimiento sindical se fortaleció en una serie de
centrales obreras y de trabajadores que fueron claves, no solo para reivindicaciones laborales, sino
que fueron el puntal de la organización social en Ecuador hasta finales de los ochenta. Desde
entonces el movimiento sindical ha tenido que sobrevivir a un modelo económico contrario no solo
a los derechos laborales sino a una buena parte de los derechos humanos.
En el marco de una Constitución vigente, que tiene importantes avances en materia de derechos, y
en el contexto de la reforma al Código de Trabajo, la organización de los trabajadores continúa su
4
trabajo con una agenda social y política para conseguir mejoras en la vida de las y los trabajadores
ecuatorianos. (Wordpress, Derechos Trabajadores -, 2011)
En el 2008, con la vigencia de la Ley de Tránsito, se establecieron nuevas reglas. Además de las
escuelas de los sindicatos de choferes, se abrió la posibilidad de que institutos superiores o
universidades también se sumen a la capacitación. A los sindicatos se les pidió mejorar las
instalaciones. El pasado miércoles, en el Sindicato de Choferes de Quito, 600 estudiantes recibían
clases en el amplio edificio, ubicado en las calles Inglaterra y Vancouver. En una de las oficinas,
ubicada junto al patio central, Fabricio Vivanco, secretario general, decía sin tapujos que la historia
de la capacitación para los choferes “cambió desde el 13 de abril del 2008”. “Desde entonces, hay
una mejor capacitación a los nuevos choferes, con más teoría y muchas horas de práctica”. Las
clases en el Sindicato pichinchano empezaron en abril. Se estima que en septiembre habrá una nueva
camada de profesionales, con capacidad de acceder a una licencia profesional C, que los habilita
para manejar taxis, vehículos oficiales... La ANT fijó una malla de materias que deben ser
impartidas en los centros de enseñanza. Los futuros choferes reciben clases de conducción vehicular,
práctica vehicular, geografía urbana, inglés básico... Wilson Solórzano es uno de los alumnos del
Centro. Es enfermero del Hospital Eugenio Espejo, pero dice que siendo chofer puede ganar más
plata. Él está satisfecho con las enseñanzas de su centro de estudios. “Combina bien lo teórico y lo
práctico”. Su optimismo no es compartido por el veedor Víctor Jiménez, de Covial. Para él, la
capacitación sigue siendo insuficiente y olvida un tema esencial: la concienciación del conductor.
“Las mallas curriculares no han hecho énfasis en la responsabilidad del chofer al transportar
personas o bienes. No se entregan herramientas para una conducción civilizada”. En Sto. Domingo
intentan olvidarse de los escándalos José Verdezoto rindió las pruebas para ingresar a la Escuela de
Capacitación del Sindicato de Sto. Domingo. El centro tiene 14 automóviles para la formación de
741 estudiantes inscritos, cuando lo recomendable es que haya un auto por cada 30 estudiantes. El
costo del curso es de USD 958. Verdezoto confesó que tenía reparos de ingresar a dicho centro,
debido a los problemas en la emisión de licencias. “Antes de inscribirme fui a la Agencia Provincial
de Tránsito y ahí me confirmaron que esta es la única escuela autorizada para aprender”. El
presidente del gremio en tierra Tsáchilas, José Villavicencio, dice que el Sindicato intenta olvidar
los hechos ocurridos en el pasado con la tramitación irregular de licencias. “Se realizó una auditoría
interna, se siguieron procesos penales para los ex funcionarios (el ex secretario Kléver V., fue
implicado) y se eligió una nueva directiva. Como Sindicato devolvimos el dinero de licencias y
cursos que entró por ventanilla, fueron alrededor de USD 10 000”. La situación de los choferes en
Guayaquil y en Cuenca La Escuela de Formación y Capacitación de Conductores Profesionales de
Guayaquil tiene 719 alumnos que buscan ser profesionales. Desde el 2008, en que se implementó
este nuevo sistema de cursos de formación, la escuela regentada por el Sindicato de Choferes
Profesionales del Guayas ha graduado a 1 783 conductores, en cuatro promociones. La tarde del
viernes, Estephanie Villacreses cumplió con sus dos horas de clases prácticas en uno de los 13
automóviles que posee la institución para estos fines. El instructor, Vicente Rada, explicó que las
prácticas se cumplen de 06:00 a 22:00. Para las categorías D, D1, E y E1, aún se tramitan los
permisos para capacitar a los choferes. Para aquello, además, se requiere contar con vehículos
pesados, según la categoría, para las clases. Las otras escuelas de formación de choferes
profesionales en Guayaquil autorizadas son la ConduEspol (de la Escuela Politécnica), Tecnológico
Argos e Instituto Tecnológico Superior de Transporte (Itesut). En Azuay, siete de los 15 cantones
cuentan con escuelas para formar a choferes profesionales, avaladas por la ANT. Por la demanda de
estudiantes, cada una ofrece dos cursos por año. En Cuenca, la escuela funciona en la parroquia
Baños. Dispone de 18 aulas donde los alumnos reciben las clases teóricas. En su mayoría son
personas que disponen de licencia sportman (tipo B) y que conducen camionetas de servicio público
en la zona urbana y rural. Los alumnos son categorizados entre los que son bachilleres y los que no
tienen algún tipo de instrucción básica. Los últimos, a más de las materias regulares (educación vial,
leyes y reglamentos de tránsito, mecánica) reciben inglés, geografía urbana y computación. Seis
meses para ser conductor profesional Los estudiantes deben aprobar cursos de seis meses para
obtener la licencia profesional C. Además, tienen que pagar un precio de USD 958. Actualmente,
ningún centro en el país puede ofrecer licencias tipo D y E. La ANT quiere primero evaluar a los
conductores de estas categorías. Mesías Vicuña, del Sindicato de Azuay, se mostró inconforme con
la decisión de la ANT de escoger a Aneta para hacer la recategorización. (Comercio, 2012)
5
1.1.2.3. Antecedentes Históricos del Sindicato de Choferes ―Ecuador‖ del Carchi
Era el año de 1937. Un grupo de jóvenes que se habían decidido por la noble profesión de
ser choferes, empezaron a reunirse los fines de semana, a fin de concretar y hacer realidad el sueño
de formar un gremio de choferes profesionales, el cual más tarde nacería con el nombre de
Sindicato de Choferes “Ecuador” del Carchi.
El 29 de mayo de 1938, se conforma en lo que sería la primera directiva con sus principales
y suplentes, la primera resolución que se tomó fue crear un fondo con el aporte de 3,00 sucres cada
uno, destinados a la adquisición de materiales de oficina y otros gastos necesarios para que el
gremio siga con sus labores.
Cada día se planteaba nuevas metas y surgía nuevos derroteros; es así como nace la idea de
crear la escuela de Aspirantes a choferes Profesionales, que lleva el nombre de su fundador,
“Miguel Delgado Fierro”. La Escuela de Capacitación de Choferes fue creada mediante decreto
810 de marzo de 1948, en la Presidencia del señor Galo Plaza Lasso.
Los aspirantes a choferes profesionales debían cumplir ciertos requisitos en cuanto a
estudios y pagar la suma de 3,00 sucres por concepto de matrícula.
El Gremio de Choferes del Carchi iba creciendo día a día, es así que nace la propuesta del
Comandante Federico Guerrón de vender su gasolinera ubicada en el parque principal, para lo cual
los socios deciden aportar con la cantidad de 10.00 sucres cada uno.
El 17 de noviembre del 1940, el Señor Gobernador de la Provincia, hace conocer mediante
oficio que el Ministerio de Trabajo y Prevención Social ha aprobado el Estatuto del sindicato de
Choferes “Ecuador” del Carchi, mediante Acuerdo N° 92 del 30 de octubre de 1940.
El 7 de mayo de 1952, con los fondos de dos cursos para choferes profesionales y cuotas de
los asociados, se logra comprar la propiedad de las calles Bolívar y Rocafuerte en un valor de
72.500 sucres, en 1956, se decide realizar la construcción de lo que es hoy la casa sindical.
Bienes que posee el Sindicato de Choferes
Terminal Terrestre; adquirido el 8 de diciembre de 1975, Área: 10.836 m2; área
construida 600,81 m2, se despachan 135 frecuencias.
6
Edificio central; Adquirido el 7 de mayo de 1952, Área: 1296 m2; Área construida
1563,22 m2
Parqueadero; adquirido el 5 de noviembre de 1974; área 1179,25 m2, en el 2012, se
realizó la construcción del parqueadero de cuatro plantas con capacidad para 128
vehículos.
Escuela de Capacitación Miguel Delgado Fierro: Inversión más de 65000,00 dólares,
área 1030,51 m2; Área construida 835,64 m2
Zona de Aforo; adquirido en 1984, área 43260,24 m2 Área construida 87,46 m2; el
área total del terreno, está arrendado a la Asociación de Transportes Pesados del
Carchi. Ahí funciona la zona de aforo, de aproximadamente 3 hectáreas, con capacidad
para más de 100 remolques.
Terreno frente a la zona de Aforo, adquirido en 1984, área 13 hectáreas;
Espacio Subcentro automotriz: adquirido en 1979, área 1.050,38 m2; área construida:
78.56 m2
Parqueadero frente a las bombas de gasolina: Área 6637,9 m2 Área construida: 115 m2
Una vez investigado se ha constatado y detallado las propiedades existentes que pertenecen
al sindicato de choferes.
1.1.3. Aspecto Legal
Las leyes, reglamentos y estatutos que regentan la vida institucional del Sindicato de
Choferes Profesionales de “Ecuador” del Carchi y su escuela de capacitación son las siguientes:
Constitución de la República:
En base a la Constitución de la República Artículos 66, 76, 96 y en el numeral 7 del Art. 326
establece que todos los trabajadores o personas tienen derecho a formar sindicatos, gremios,
asociaciones con la finalidad de que garantizar el derecho y la libertad de organización de las
personas. (Asamblea Constituyente, 2008, págs. 47,53,67)
Ley de Tránsito y Transporte Terrestres (L.T.T.T.)
La presente tiene por objeto la organización, la planificación, la reglamentación y el control del
tránsito y el transporte terrestre, el uso de vehículos a motor, de tracción humana, mecánica o animal,
de la circulación peatonal y la conducción de semovientes, el control y la prevención de los
accidentes, la contaminación ambiental y el ruido producido por vehículos a motor; y la tipificación y
juzgamiento de las infracciones de tránsito. (Ponce, 2012)
Los contenidos más específicos que estipula esta Ley son los siguientes:
7
Establece los requisitos que deben reunir los alumnos para ingresar y aprobar el curso de
capacitación que le permita luego de rendir las pruebas correspondientes ante un Tribunal
integrado por representantes de: la Dirección Provincial de Educación, el Jefe Provincial
de Tránsito y el Secretario General del Sindicato de Choferes Profesionales, adquirir
una licencia de conducir vehículos a motor. Además describe la institución que otorga
el título de aprobación de estudios, los organismos que están encargados de extender las
licencias de conducir (Jefaturas y Subjefaturas Provinciales de Tránsito y la Comisión de
Tránsito del Guayas), y la clase de vehículos a los que están autorizados y en capacidad de
conducir los profesionales del volante.
Contiene las exigencias que deben cumplir las escuelas de capacitación otorgadas por su
organismo rector (CNT) para su funcionamiento y normal desarrollo, así como la planificación y
realización de cursos especiales para la formación de choferes profesionales, dirigidos a personal de
las Fuerzas Armadas. (Ponce, 2012)
Ley de Régimen Tributario Interno (L.R.T.I.)
El régimen tributario interno, regula las relaciones jurídicas provenientes de los tributos,
entre los sujetos activos y contribuyentes o responsables de aquellos. Se aplicarán a todos
los tributos: nacionales, provinciales, municipales o locales o de otros entes acreedores de
los mismos, así como a las situaciones que se deriven o se relacionen con ellos. (Servicio de
Rentas Internas, 2013)
Los tributos a más de ser medios para la obtención de recursos presupuestarios, servirán
como instrumento de política económica general.
El Código Tributario, en forma expresa define a la obligación Tributaria como el vínculo
jurídico personal, existente entre el Estado o las entidades acreedoras de tributos y los
contribuyentes o representantes de aquellos, en virtud del cual debe satisfacerse una prestación en
dinero, al verificarse el hecho generador previsto por la Ley.
En el capítulo V el Código Tributario se refiere a las Exenciones de tributos, según el Art. 35,
exenciones generales, establece que “Sin perjuicio de lo que se disponga en las leyes especiales, en
general están exentos exclusivamente del pago de impuestos, pero no de tasas ni de contribuciones
especiales”, las instituciones y asociaciones de carácter privado, de beneficencia o de educación,
constituidas legalmente, siempre que sus bienes o ingresos se destinen a los mencionados fines y
solamente en la parte que se invierta directamente en ellos.(Servicio de Rentas Internas, 2013)
Reglamento de las Escuelas de Capacitación para Conductores Profesionales.
El presente reglamento fue creado el 11 de Junio del 2007, con el propósito de regular y normar
adecuadamente la organización y funcionamiento de las escuelas de capacitación de conductores
8
profesionales, a fin de que el proceso enseñanza-aprendizaje garantice la idoneidad de los
conductores.
El mencionado Reglamento se resume de la siguiente manera:
Establece, la estructura de la organización y administración de las escuelas de capacitación
para conductores profesionales, así como también la idoneidad, los deberes y atribuciones
de los directivos y el personal de apoyo administrativo y docente.
Contiene los requisitos legales, obligaciones, y el sistema de evaluación y graduación de
los alumnos aspirantes a la obtención del título de conductor profesional y demás
postulados necesarios para regular y normar el funcionamiento de las escuelas de
capacitación del Ecuador. (Comisión Nacional de Transporte Terrestre, Tránsito y
Seguridad Vial, 2007)
Código de Trabajo
Las asociaciones profesionales o sindicatos gozan de personería jurídica por el hecho de
constituirse conforme a la ley y constar en el registro que al efecto llevará la Dirección
Regional del Trabajo. Se probará la existencia de la asociación profesional o sindicato
mediante certificado que extienda dicha dependencia. (Ministerio de Relaciones Laborales,
2013)
Con todo, si una asociación profesional o sindicato debidamente constituido ha realizado
actos jurídicos antes de su inscripción en el registro y luego de la remisión de los documentos de
que trata el artículo siguiente, el efecto de la inscripción se retrotrae a la fecha de la celebración de
dichos actos jurídicos.
El Ministerio de Relaciones Laborales a través de la Dirección de Organizaciones
Laborales, promueve, evalúa y controla los procesos para el registro y funcionamiento de
organizaciones laborales, sean estas asociaciones, sindicatos o comités de empresa.
“Los trabajadores y los empleadores sin ninguna distinción, tienen derecho a constituirse, a formar
asociaciones o sindicatos que estimaren conveniente, o comités de empresas, de afiliarse a ellos o
de retirarse de los mismos, con observancia de la ley y de los estatutos de las respectivas
asociaciones.” (Ministerio de Relaciones Laborales, 2013)
9
Federación Nacional de Choferes Profesionales del Ecuador.
Filial de la Federación de Choferes Profesionales del Ecuador; las escuelas de capacitación
conseguirán su personería jurídica en el Ministerio de Transporte y Obras Públicas (MOP) y se
requiere autorización previa de la Agencia Nacional de Tránsito y Transporte Terrestres (ANT),
dichas escuelas serán administradas por la Federación de Choferes Profesionales del Ecuador, a
través de los sindicatos provinciales y cantonales. (Tránsito, 2013)
Estatuto del Sindicato
El Estatuto del Sindicato servirá de orientación de los deberes que deben cumplir y hacer
cumplir; y, derechos que asisten como sindicalizados de esta Institución, además de regir los
destinos del Sindicato, el cual servirá para amparar jurídicamente en el desenvolvimiento
institucional. (Sindicato de Choferes Profesionales "Ecuador" del Carchi, 2010, pág. 1)
1.1.3.1. Finalidades
El Sindicato de Choferes Profesionales Ecuador del Carchi fue creado con la finalidad de:
a) Fomentar la sindicalización de todos los choferes profesionales de la Provincia del Carchi, con el
objeto de construir una organización de defensa clasista y profesional.
b) Velar por el cumplimiento de las leyes de la república
c) Fomentar el bienestar social, cultural, económico y deportivo de los sindicatos
d) Defender los intereses de los sindicalizados
e) Intervenir y socorrer de acuerdo con el Reglamento, a los sindicalizados activos que hubieran sido
sentenciados por causa de un accidente de tránsito.
f) Recomendar a los sindicalizados el cumplimiento de las medidas y precauciones en la conducción
de sus vehículos, que permitan la garantía y seguridad para transeúntes y tránsito en general,
empleando cualquier medio que coadyuve a este objeto, con la acción de las Autoridades de
Tránsito.
g) Procurar la intervención del Sindicato de la expedición de Leyes y Reglamentos de Tránsito, de
manera que se atienda aspiraciones y derechos del trabajador del volante y mejoramiento de
Tránsito en general, vigilando especialmente el cumplimiento de sus deberes.
h) Fomentar la realización de actos culturales, sociales y deportivos, para el acercamiento de los
sindicalizados y sus familias.
i) Establecer y mantener la Escuela de Capacitación para Choferes Profesionales de conformidad con
el reglamento expedido para el efecto.
j) Procurar la defensa de clase de los compañeros sindicalizados que hubieren sido despedidos
intempestivamente de su trabajo por el empleador sin justificación legal.
k) Cuando exista conflictos entre compañeros sindicalizados, se procurará la mediación, y arbitraje de
conformidad con la ley.(Sindicato de Choferes Profesionales "Ecuador" del Carchi, 2010)
1.1.3.2. Sindicalizados
Son integrantes del Sindicato de Choferes Profesionales “ECUADOR” del Carchi:
Todos los choferes profesionales legalmente acreditados, sin distinción de nacionalidad, sexo,
religión, etnia o filiación política, siempre que cumpla con las exigencias establecidas:
10
a) Ser Chofer profesional en pleno ejercicio de los derechos consagrados en la Constitución
de la República.
b) Cancelar en dos cuotas mensuales los derechos de ingreso
c) No haber sido objeto de expulsión de otros sindicatos de choferes a nivel nacional
d) Presentar una solución por escrito al Secretario General adjuntando como documento
habilitante; la copia de la licencia de Chofer Profesional.
1.1.3.3. Derechos y Obligaciones de los Sindicalizados
Son derechos y obligaciones de los sindicalizados:
a) Cumplir fielmente con todas las resoluciones del Sindicato y las disposiciones del Estatuto
b) Se le otorgará el carnet de servicios una vez que haya cancelado en su totalidad la cuota de ingreso.
c) Asistir cumplidamente a las sesiones Ordinarias y Extraordinarias de Asamblea General, guardando
en ella la debida postura y ecuanimidad en sus intervenciones, a fin de fortalecer el compañerismo y
la unidad de la clase, la inasistencia será sancionada pecuniariamente.
d) Cancelar cumplidamente las cuotas Ordinarias así como las extraordinarias para tener derecho a
todos los servicios que ofrece la institución Sindical.
e) El Sindicalizado que dejare de pagar sus cuotas Ordinarias y Extraordinarias por el lapso de tres
meses consecutivos perderá todos los beneficios Sindicales, mientras no se ponga al día en tales
obligaciones económicas con la Institución.
f) Participar en las actividades del Sindicato, asistiendo a la Asamblea General, conferencias, cursos,
etc.: defendiendo en toda circunstancia sus reivindicaciones, preocupándose por los intereses de la
clase y desempeño cumplidamente el cargo y comisiones que se le encomendare, excepto en los
casos de impedimento justificado.
g) Informar por escrito al Consejo Ejecutivo Sindical de la difamación que se haga del Sindicato por
parte de sus componentes.
h) Respaldar su firma una lista de candidatos al Consejo Ejecutivo Sindical
i) El Sindicalizado excluido por morosidad para poder reintegrarse deberá cancelar las cuotas
Ordinarias y Extraordinarias más el valor de 10 USD, por año de morosidad, por concepto de
reingreso pasado los 6 meses de la última cuota cancelada.(Sindicato de Choferes Profesionales
"Ecuador" del Carchi, 2010)
Son derechos de los Sindicalizados:
a) Elegir y ser elegido para el desempeño de cualquier cargo o dignidad del Sindicato, de conformidad
con este estatuto
b) Tener voz y voto en las sesiones del consejo Ejecutivo Sindical cuando se le solicitare, y se
encuentre al día en el cumplimiento de sus obligaciones económicas para con la Institución
c) Gozar de los beneficios que brinda la Institución Sindical.
d) El sindicato entregará al sindicalizado en vida del mismo, esposa, e hijos menores de dieciocho
años, solteros no profesionales que justifiquen que se encuentren bajo el régimen de patria potestad
de sus padres, se les otorgará los servicios que ofrece el Sindicato.(Sindicato de Choferes
Profesionales "Ecuador" del Carchi, 2010)
1.1.4. Servicios que Ofrece
Funeraria: Sala de velaciones, cofre mortuorio y nicho en el cementerio, con un fondo
de USD 200,00 dólares en caso de fallecimiento del socio.
11
Servicios en salud: Medicina General, Odontología, Laboratorio Químico
Bacteriológico
Salón de estética (Peluquería y Gabinete); tres profesionales atención ocho horas
diarias.
Fondo de Cesantía.(Sindicato de Choferes Profesionales "Ecuador" del Carchi, 2010)
1.1.5. Organismos de Dirección del Sindicato
Los Organismos de Dirección del Sindicato son:
Asamblea General.- Es la máxima Autoridad del Sindicato que estará integrada por todos
los choferes profesionales sindicalizados, deberá reunirse obligatoriamente en forma
ordinaria cada seis meses y extraordinariamente cuantas veces sea necesario. (Sindicato de
Choferes Profesionales "Ecuador" del Carchi, 2010, pág. 8)
Consejo Ejecutivo Sindical.- La administración del Sindicato de Choferes Profesionales
“ECUADOR” del Carchi, se encuentra a cargo del Consejo Ejecutivo Sindical, y estará
constitución por:
Secretario General
Secretario de Actas y Comunicaciones
Secretario de Finanzas
Secretario de Organización
Secretario de Disciplina
Secretario Relaciones Públicas
Secretario de Cultura y Deportes
Secretario de Vialidad y Tránsito
Secretario de Cooperativismo y Sindicalismo
Secretario de Beneficencia
Las atribuciones del Consejo Ejecutivo es Conocer y aprobar los informes económicos y de trabajo;
cumplir y hacer cumplir el Estatuto, Reglamento, entre otros.
Síndico.- Un profesional abogado designado de conformidad con el estatuto. (Sindicato de
Choferes Profesionales "Ecuador" del Carchi, 2010, pág. 10)
12
1.1.5.1. Organigrama Estructural
Los organigramas son diagramas que representan gráficamente y de manera simplificada la
estructura formal que posee una organización. De esta forma, los organigramas muestran las
principales funciones dentro de la organización y las relaciones que existen entre ellas. Son muy
utilizados ya que resultan sencillos y rápidos de comprender. (Gestion 2.0, 2012).
13
Sindicato de Choferes Ecuador del Carchi
ASAMBLEA
GENERAL
AUDITOR EXTERNO
CONSEJO
EJECUTIVO
SINDICAL
SÍNDICO -
ABOGADO
SECRETARIA
GENERAL
SECRETARIA DE
CULTURA Y
DEPORTES
SECRETARIA DE
VIABILIADAD Y
TRANSITO
SECRETARIA DE
RELACIONES
PUBLICAS
SECRETARIA DE
SINDICALIZMO Y
COOPERATIVISMO
SECRETARIA DE
ORGANIZACIÓN
SECRETARIA DE
BENEFICIENCIA
SECRETARIA DE
FINANZAS
SECRETARIA DE
ACTAS Y
COMUNICACIONES
SECRETARIA –
RECAUDACIÓN
CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVA
ESCUELA DE
CAPACITACIÓN
SERVICIOS
GENERALES
MÉDICO,
ODONTOLOGÍA,
PELUQUERIA
PERSONAL
DOCENTE E
INSTRUCTORES
Figura No. 1.1 Organigrama del Sindicato
Nota: Información del Sindicato
14
1.1.6. Organismos de Control
Los organismos de control que dirigen la vida institucional del Sindicato de Choferes
Profesionales Ecuador del Carchi y su Escuela de Capacitación son:
Son organismos internos que gobiernan al Sindicato: La Asamblea General, conformada
por todos sus sindicalizados; El Concejo Directivo integrado por: un Secretario General, un
Secretario de Actas y Comunicación, un Secretario de Economía, un Secretario de Control, un
Secretario de Vialidad y Tránsito, un Secretario de Beneficencia y Mortuoria y un Secretario de
Cultura y Deportes, con sus respectivos suplentes, a excepción del Secretario General; el Tribunal
Electoral conformado por cinco vocales principales y cinco vocales suplentes y la Comisión
Fiscalizadora, compuesta por tres miembros principales y tres miembros suplentes.
1.1.6.1. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. (IESS)
El IESS es una entidad, cuya organización y funcionamiento se fundamenta en los
principios de solidaridad, obligatoriedad, universalidad, equidad, eficiencia, subsidiariedad y
suficiencia. Se encarga de aplicar el Sistema del Seguro General Obligatorio que forma parte del
sistema nacional de Seguridad Social. Su misión es proteger a la población urbana y rural, con
relación de dependencia laboral o sin ella, contra las contingencias de enfermedad, maternidad,
riesgos del trabajo, discapacidad, cesantía, invalidez, vejez y muerte. (Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social, 2013)
Actualmente esta entidad se encuentra en una etapa de transformación, el plan estratégico
que se está aplicando, sustentado en la Ley de Seguridad Social vigente, convertirá a esta
institución en una aseguradora moderna, técnica, con personal capacitado que atenderá con
eficiencia, oportunidad y amabilidad a toda persona que solicite los servicios y prestaciones que
ofrece.
El IESS rige a todas las instituciones públicas y privadas del país, y el Sindicato de Choferes
“Ecuador” de Carchi no es la excepción pues cumple con las obligaciones que establece la Ley de
la Seguridad Social como: aportes patronales, pago de fondos de reserva, aportes personales y
otros; de sus funcionarios directivos y empleados que laboran día a día en esta noble institución.
1.1.6.2. Agencia Nacional de Tránsito y Transporte Terrestres. (ANT)
Es un organismo de derecho jurídico, adscrito al Ministerio de Gobierno, con personería
jurídica, jurisdicción nacional, presupuesto patrimonio propio, autonomía administrativa y
económica, es la máxima autoridad nacional dentro de la organización y control del tránsito y
transporte terrestres y sus resoluciones son obligatorias. (Consejo Nacional de Transito, 2013)
15
La Agencia Nacional de Tránsito, dictará las normas a que deben sujetarse las escuelas de
formación y capacitación para conductores profesionales del país. Estará conformado por 13
vocales que constituyen su directorio, uno de ellos será el Secretario General de la Federación
Nacional de Choferes Profesionales del Ecuador o su delegado.
Este organismo, exigirá como requisitos mínimos a las escuelas de capacitación que cuenten con
infraestructura adecuada, vehículos e implementos para el aprendizaje y prácticas suficientes;
cumplimiento de los programas unificados de estudio y demás elementos pedagógicos para la
enseñanza; idoneidad de su cuerpo docente, y en caso de incumplimiento de una de estas
exigencias, podrá disponer la suspensión o cancelación de su funcionamiento, y así mismo podrá
ordenar su reapertura una vez subsanadas las causales de la suspensión.
1.1.6.3. Las Jefaturas y Subjefaturas Provinciales de Tránsito y Transporte Terrestres.
Son organismos de planificación, de ejecución y control de las actividades de tránsito y transporte
terrestres a nivel nacional a excepción de la provincia del Guayas, y tienen los mismos deberes y
atribuciones de la Dirección Nacional de Tránsito y Transporte Terrestres, dentro de sus límites
jurisdiccionales.
Son los organismos encargados de extender los documentos habilitantes para la conducción y
circulación de vehículos a motor y acredita la idoneidad en la materia del ciudadano que habiendo
aprobado los cursos impartidos en una de las escuelas de capacitación del país, haya obtenido el
correspondiente título de conducir. (Policia Nacional del Ecuador, 2013)
1.1.6.4. Federación de Choferes Profesionales del Ecuador
Es un Movimiento Nacional de Organizaciones Sindicales creado y dirigido por los
trabajadores del volante cuya misión fundamental es la Unidad Total de la Clase orientada a la
construcción de una Nueva Sociedad en la que tenga vigencia sus principios valores e ideales.
La Federación de Choferes Profesionales del Ecuador como poder social del país fortalece
permanentemente la organización de la Clase Trabajadora del Volante a nivel nacional a través de la
formación de sus cuadros potenciales e impulsa al Movimiento con una verdadera reflexión en el
respeto mutuo de sus convicciones filosóficas, políticas y clasistas propias de un movimiento libre e
independiente.
Una vez que los sindicatos han sido legalmente constituidos, obligatoriamente deben ser filiales de
la Federación de Choferes Profesionales del Ecuador y las escuelas de formación para conductores
profesionales serán administradas por éste organismo a través de los sindicatos provinciales y
cantonales legalmente reconocidos por el Estado y por la Federación. (Federación de Choferes
Profesionales del Ecuador, 2013)
16
1.1.6.5. El Servicio de Rentas Internas. (SRI)
El Servicio de Rentas Internas es una entidad técnica y autónoma que tiene la responsabilidad de
recaudar los tributos internos del Ecuador establecidos por Ley mediante la aplicación de la
normativa vigente. Su finalidad es la de consolidar la cultura tributaria en el país a efectos de
incrementar sostenidamente el cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias por parte de
los contribuyentes. (Servicio de Rentas Internas, 2013)
El SRI tiene a su cargo la ejecución de la política tributaria del país en lo que se refiere a los
impuestos internos. Para ello cuenta con las siguientes facultades:
Determinar, recaudar y controlar los tributos internos.
Difundir y capacitar al contribuyente respecto de sus obligaciones tributarias.
Preparar estudios de reforma a la legislación tributaria
Aplicar sanciones.
Dentro de este contexto, el Sindicato de Choferes de “Ecuador” del Carchi tiene la obligación de
presentar la declaración del Impuesto a la Renta cada año, y está exento de pagar valor alguno por
ser una institución sin fines de lucro. Así mismo, debe declarar las retenciones en la Nota: en, pagar
el Impuesto al Valor Agregado (IVA) de las compras realizadas y del IVA cobrado, y está
facultado para, luego de la declaración de este impuesto, pedir la devolución del IVA pagado en
compras por estar exenta del pago de impuestos; según lo estipula el artículo 35 del Código
Tributario. (Servicio de Rentas Internas, 2013)
1.1.7. Direccionamiento Estratégico
1.1.7.1. Visión
Es la declaración de a dónde quiere llegar la empresa lo próximos años, señala el rumbo, de la
dirección; es la cadena que une el presente al futuro. Debe responder a la pregunta ¿Qué queremos
que se la empresa en los próximos años? La visión debe considerar: la dimensión del tiempo, ser
positiva, alentadora, realista, consistente, debe comunicar entusiasmo, proyectos sueños y
esperanzas. (Romero, 2013, pág. 12)
La visión del Sindicato de Choferes Ecuador del Carchi es la siguiente:
Ser una institución sindical, líder en servicio y la preparación a nuevos conductores profesionales
de Tulcán, la provincia y del país, con calidad, calidez, responsabilidad y reconocimiento clasista.
1.1.7.2. Misión
17
Es una declaración duradera de propósitos, la razón de ser de una organización, en ella debe
describirse los objetivos permanentes de la organización, y debe responder las preguntas ¿para qué
existe la empresa?, ¿cuáles son los principales productos y servicios?, ¿cuál es la imagen pública a la
que aspira la empresa? (Romero, 2013, pág. 12)
El Sindicato de Choferes en busca de su misión, determina lo siguiente:
“Brindar un servicio permanente de calidad profesional en todas sus áreas de beneficio al
conductor sindicalizado y su familia, acorde a la últimas tecnologías. Formar conductores
profesionales competitivos, emprendedores y consientes de accionar en una efectiva conducción”.
1.1.7.3. Objetivos
Son los resultados globales que una empresa desea alcanzar en un periodo de tiempo
determinado.
Las características son:
Determinados en el tiempo.
Factibles.
Reconocidos
Flexibles.
Obligatorios.
Relacionados con la visión y misión organizacional
Redactadas en infinitivo que denoten acción o sensación de logro” (Serna, 2005, págs.
18,26)
Fomentar la unificación y compañerismo modelos choferes profesionales de la jurisdicción,
para fortalecer la unión clasista a nivel nacional y exigir igualdad de derechos para sus
miembros en el sector del Transporte Terrestre.
Sindicalizar a los choferes profesionales Ecuador del Carchi que lo solicitaren, previo el
cumplimiento de todos los requisitos establecidos en el estatuto interno de la institución.
Promover la afiliación del mayor número de choferes profesional es, al Sindicato de
Choferes Ecuador del Carchi.
Prestar ayuda económica, en caso de accidentes y servicio médico para sus asociados
cuando lo requieran, de acuerdo a lo establecido estatutariamente.
Actualizar los conocimientos de los socios, en lo referente a: Ley de Tránsito, Código
Tributario; Tecnología Actual (mecánica, radares, sistemas de mantenimiento, otros);
18
Relaciones Humanas (trato a los pasajeros, trato entre compañeros, relación social), para
mejorar la condición cultural, social, técnica y pedagógica de todos los asociados,
defendiendo los derechos profesionales con decisión clasista.
Motivar y desarrollar el sentido de pertenencia de sus afiliados para con la institución.
1.1.7.4. Principios y Valores
Los valores son el reflejo del comportamiento humano basado en los principios. Los principios, son
normas o ideas fundamentales que rigen el pensamiento o la conducta de los integrantes de un grupo
humano., y en suma se busca que todos los miembros de la organización internalicen y vivan en
armonía. (Estupiñan, 2008, pág. 35)
Los principios del Sindicato son:
Solidaridad: Somos sensibles frente a la necesidad del otro y actuamos bajo el principio
de la ayuda mutua, mejorando sus condiciones de vida, de acuerdo a las posibilidades
reales.
Integridad moral: Entendemos que los principios, valores y normas de convivencia y
conducta humana adoptados por la entidad deben ser íntegramente vividos y preservados
por el grupo humano de esta, en sus relaciones entre sí, con la sociedad y consigo mismo.
Transparencia: Todas nuestras actuaciones están enmarcadas en una indeclinable claridad
en el obrar y estarán sometidas sistemáticamente al escrutinio público, con la seguridad que
podrán encontrarse errores involuntarios, pero nunca dolo o mala intensión.
Respeto: Aceptamos las diferencias que existen entre los seres humanos por esto actuamos
teniendo en cuenta que nuestros derechos terminan donde empiezan los del otro.
Equidad e Igualdad: La entidad define que la justicia social se alcanza en la medida en
que cada ser humano tenga y reciba lo que le corresponde y necesita para su desarrollo
personal y social. Una sociedad que aplique la igualdad de manera absoluta será una
sociedad injusta, ya que no tiene en cuenta las diferencias existentes entre personas y
grupos, una sociedad donde las personas no se reconocen como iguales, tampoco podrá ser
justo. La equidad es la regla y medida de la justicia social e introduce un principio ético o
de justicia en la igualdad.
Honestidad: Actuamos en un Estado de derecho, con transparencia, rectitud y en armonía
con los valores éticos, humanos y organizacionales que promulgamos.
Lealtad: Nuestras actuaciones dentro del Sindicato de Choferes Ecuador del “Carchi”,
deben ser respaldadas con nuestra lealtad para con la institución que nos abre las puertas
para que seamos personas productivas.
19
Protección de los derechos humanos: La gestión de la entidad en todos los escenarios de
la vida nacional e internacional, estará orientada a la protección de los derechos humanos
como principio intrínseco inviolable y trascendental de la persona.
Excelencia: El mejoramiento continuo de nuestros procesos nos permite alcanzar y
trascender la satisfacción de las necesidades de nuestros clientes, optimizar el desempeño y
garantizar la rentabilidad de la entidad.
Trabajo en Equipo: Cada miembro de nuestra organización de acuerdo a sus habilidades
y destrezas, aporta de manera sustancial desde su quehacer diario, al logro de la excelencia
empresarial.
Calidad: Utilizar nuestros conocimientos, la experiencia aprendida a lo largo de la vida, la
racionalización de recursos, la innovación y la mejora continua, para cumplir con los
estándares establecidos, obteniendo con ello la seguridad de hacer las cosas bien y a la
primera, respondiendo así a las expectativas del cliente.
1.1.7.5. Políticas
La política empresarial es una de las vías para hacer operativa la estrategia. Suponen un
compromiso de la empresa; al desplegarla a través de los niveles jerárquicos de la empresa, se
refuerza el compromiso y la participación del personal.
La política empresarial suele afectar a más de un área funcional, contribuyendo a cohesionar
verticalmente la organización para el cumplimiento de los objetivos estratégicos. (Encinas &
Montalvo, 2009)
1.1.7.5.1. De la Administración
Contar con personal de apoyo eficiente, mediante la actualización permanente de los
conocimientos de quienes actualmente laboran en la institución.
Asesoramiento gratuito en materia tributaria a los sindicalizados, por parte del contador de
la institución, para cumplir con sus obligaciones con el Fisco.
Proporcionar un servicio eficiente a socios sindicalizados y a su familia, cuando requieran.
Contar con personal docente de nivel superior reconocido por el CONESUP, y avalados
por la Agencia Nacional de Tránsito para la Escuela de Capacitación, que garantice una
educación de calidad a los futuros profesionales del volante.
1.1.7.5.2. De los Socios
Planificar y ejecutar actividades sociales, culturales y deportivas para fomentar y fortalecer
la unidad en los sindicalizados.
Fortalecer los vínculos entre los socios de las diferentes cooperativas de transporte.
20
Compromiso formal por parte de los socios de mejorar el servicio a la ciudadanía,
demostrando los valores éticos, morales y culturales, bajo la vigilancia de la Institución.
1.1.7.5.3. Del Personal
Cumplir a cabalidad todas las actividades encomendadas según su responsabilidad
profesional.
Colaborar con las secretarías cuando lo requieran.
Brindar un servicio de eficiencia y calidad a todos sus afiliados.
1.1.7.6. Estrategias
“Una estrategia es el conjunto de acciones que se implementarán en un contexto determinado con
el objetivo de lograr el fin propuesto.” (Definicion ABC, 2012)
Para lograrlo, el Sindicato implementará las siguientes estrategias:
Ampliar el ámbito de los beneficios para el sindicalizado creando nuevos servicios.
Planificar la realización de cursos, seminarios de capacitación en materia sindical,
mecánica, tecnológica, Ley de Tránsito, Código Tributario y relaciones humanas, en forma
periódica, para mejorar el nivel socio- cultural de sus sindicalizados.
Profundizar el derecho a la defensa de clase en todos sus ámbitos.
Emprender campañas publicitarias de concientización, relacionadas al comportamiento del
conductor profesional y no profesional, peatón y usuario en las vías generando el propósito
de una seguridad vial.
Brindar la apertura necesaria de vinculación hacia la sindicalización para que se acoja a los
beneficios en general que brinda la institución del conductor sindicalizado y su familia.
Cumplimiento en el proceso administrativo de lo que estipula el Estatuto Vigente de la
institución y la planificación laboral en beneficios de la misma.
Diseñar programas de motivación y capacitación al personal con la finalidad de optimizar
sus habilidades y conocimientos.
Innovar tecnológicamente las áreas: administrativa, contable y de atención a los
sindicalizados para agilizar sus procesos y competencias.
Elaborar un programa de Relaciones Públicas, con el propósito de crear imagen corporativa
y prestigio institucional.
21
CAPÍTULO II
2. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
Un diagnóstico situacional forma parte de la primera etapa de un proceso administrativo:
La planeación, es una labor imprescindible dentro de las actividades de programación. Es la
ejecución de una metodología que permite la detección de diversas problemáticas y su importancia
relativa, así como los factores que la determinan.
Un diagnóstico situacional es un tipo de diagnóstico que permite producir conocimientos para la
acción y toma de decisiones adecuadas a la realidad y el contexto de cierto lugar o situación en torno
a un tema significativo. Es el conocimiento aproximado de las diversas problemáticas de una
población o lugar, a partir de la identificación e interpretación de los factores y actores que
determinan su situación, un análisis de sus perspectivas y una evaluación de la misma. (Grace,
Rebek, 2010)
Para desarrollar un diagnóstico de situación se deben de tomar en cuenta varios aspectos, como lo
son:
Diagnóstico particular (descripción de la situación): Identificar y describir todos aquellos
factores que estén influyendo sobre la situación del objeto de estudio.
Análisis y pronóstico de la situación (identificación de problemas, y detalle de necesidades
sentidas y no sentidas; predicciones y proyecciones razonadas)
Factores indirectos (sociales, económicos, políticos, ambientales).
Factores directos (genéticos, nutrición, manejo, sanitarios).
Determinación de prioridades (de acción y de investigación)
Conclusiones (identificación de líneas de acción y formulación de programas)
En los últimos años se ha observado una creciente evolución en lo que se refiere a la
especialización, perfeccionamiento de los procesos y procedimientos de una empresa en el tema de
organización e infraestructura, mano de obra calificada, calidad, garantía y buena atención al
cliente, hoy en día este mercado está saturado por la competencia de escuela de choferes
profesionales que ofrecen similares productos y servicios a los sindicalizados.
2.1.ANÁLISIS EXTERNO
Existen varios factores en el ambiente de una compañía que afectan la operación de la misma.
Algunos de estos factores tienen un impacto positivo, mientras que otros pueden afectar
negativamente. Es más, el mismo factor puede influir de manera positiva en una compañía y
negativamente en otra, dependiendo de la misión y objetivos de la compañía. (López, 2011)
22
El Sindicato de Choferes Ecuador del Carchi, está inmerso en diferentes entornos los
mismos que permitirán conocer la realidad de la institución, cuales son los diferentes factores que
amenazan su funcionamiento, las consecuencias y posibles soluciones para enfrentarnos en los
diferentes escenarios.
2.1.1. Macroambiente
El Macro ambiente de la empresa está compuesto por las fuerzas que dan forma a las oportunidades
o presentan una amenaza para la empresa. Estas fuerzas incluyen las demográficas, las económicas,
las naturales, las tecnológicas, las políticas y las culturales. (Mitecnologico, 2005)
Afectan a todas las organizaciones y un cambio en uno de ellos ocasionará cambios en uno
o más de los otros, generalmente estas fuerzas no pueden controlarse por los directivos de las
organizaciones.
Son fuerzas que rodean a la empresa, sobre las cuales la misma no puede ejercer ningún control. Podemos
citar el rápido cambio de la tecnología, las tendencias demográficas, las políticas gubernamentales, la cultura
de la población, la fuerza de la naturaleza, las tendencias sociales, etc., fuerzas que de una u otra forma
pueden afectar significativamente y de las cuales la empresa puede aprovechar las oportunidades que ellas
presentan y a la vez tratar de controlar las amenazas. (Zabala, 2009)
Los elementos que conforman el macroambiente son similares para todas las empresas.
Siguiendo el proceso de planificación estratégica en la situación presente de la empresa y sus
variables macro que tienen influencia sobre la gestión del Sindicato de Choferes Ecuador del
Carchi.
Figura No. 2.1Macroambiente
Nota: en: Zabala, Roberto
MACRO
AMBIENTE
AMBIENTE
ECONÓMICO
AMBIENTE CULTURAL-
SOCIAL
AMBIENTE
ECOLÓGICO-NATURAL
AMBIENTE POLÍTICO
LEGAL
AMBIENTE
TECNOLÓGICO
23
2.1.1.1. Factor Económico
“Las empresas, los consumidores, los políticos y en general todos los ciudadanos, deben tomar
continuamente decisiones económicas que se ven afectadas, por el grado de dinamismo del entorno
económico del país en el que desarrollan sus actividades.” (Bravo, 2008)
La política económica implementada por el gobierno ecuatoriano ha permitido crear nuevas
condiciones para las actividades y el desarrollo de la producción nacional, mejorar los ingresos y la
capacidad adquisitiva de los ecuatorianos.
Son de fundamental importancia para el planeamiento estratégico dado que inciden no sólo
en el tamaño y atractivo de los mercados que la empresa atiende, sino en la capacidad de ésta para
atenderlos rentablemente. Es posible que éstas limiten el nivel de recursos que las empresas pueden
usar para intentar satisfacer la demanda
Dentro del ambiente económico se detalla a continuación los siguientes aspectos:
Inflación
En economía la inflación es el aumento sostenido y generalizado del nivel de precios de
bienes y servicios, medido ante un poder adquisitivo. Se define también como la caída en el valor
de mercado o del poder adquisitivo de una moneda en una economía en particular.
La inflación es un indicador económico de importancia, ya que mide la variación promedio
del nivel de precios en todo el conjunto de una economía, en un periodo de tiempo determinado.
A continuación se presenta la tabla de inflación del promedio anual en el Ecuador desde el
2008, hasta el 31 de julio del 2013.
Tabla 2.1 Inflación Promedio Anual
AÑOS PROMEDIO ANUAL
2008 8,83%
2009 4,31%
2010 3,33%
2011 5,41%
2012 4,16%
2013-Julio-31 2.39 %
Nota: en: Banco Central del Ecuador Elaboración: Autora
24
Figura No. 2.2 Inflación promedio anual
Nota: en: Banco Central del Ecuador Elaboración: Autora
La variable económica inflación refleja una variación en los diferentes años, esto implica
que es una amenaza para el Sindicato de Choferes Ecuador del Carchi, ya que los insumos,
suministros tienden a ser más caros.
Producto Interno Bruto
El producto interno bruto se define como, la producción de bienes y servicio de un país en un
periodo de tiempo determinado que mide la actividad económica. Su aumento puede interpretarse
como una mejora en la actividad económica global, y por lo tanto, del bienestar económico de los
habitantes.
A continuación se presenta la tabla del Producto Interno Bruto en el Ecuador desde el año 2008
hasta el año 2012.
Tabla 2.2PIB Anual Millones de Dólares
Años PIB Anual en Millones de USD
2008 54209
2009 52022
2010 57978
2011 65945
2012 71625
Nota: en: Banco Central del Ecuador Elaboración: Autora
8,83%
4,31%
3,33%
5,41%4,16%
2,39%
INFLACIÓN
PROMEDIO ANUAL
2008 2009 2010 2011 2012 31-jul-2013
25
Figura No. 2.3PIB Anual Millones de Dólares
Nota: en: Banco Central del Ecuador Elaboración: Autora
Esta variable económica representa una oportunidad para la actividad del Sindicato ya que
en el transcurso de los años ha venido creciendo sosteniblemente
2.1.1.2. Factor Legal
Están relacionados con las acciones del gobierno como son: políticas monetarias y fiscales,
relaciones del gobierno con las industrias y regulaciones a la competencia para proteger al
consumidor. Nuestro país en la actualidad experimenta grandes cambios, debido al ingreso de
partidos políticos de la izquierda cuyas políticas en materia empresarial son distintas a la de los
anteriores gobiernos.
Para el Sindicato de Choferes Ecuador del Carchi el factor legal representa una
oportunidad, ya que la misma constitución ampara la creación de este tipo de instituciones, y existe
normativa como Código de Trabajo bajo el Ministerio de Relaciones Labores, su respectivos
Estatuto y la Federación de Sindicatos de Choferes Profesionales del Ecuador, lo que se refiere la
Escuela de Capacitación la ANT (Agencia Nacional de Tránsito) que regula las actividades que se
desempeña en el sindicato.
2.1.1.3. Factor Tecnológico
Muestra la velocidad de los cambios tecnológicos, las infinitas posibilidades de la
innovación, los abultados presupuestos para investigación y desarrollo, la búsqueda de pequeñas
1 2 3 4 5
2008 2009 2010 2011 2012
54209 5202257978
6594571625
Años PIB Anual Millones de USD
26
mejoras y no de avances importantes, así como los múltiples reglamentos para los cambios
tecnológicos.
Los cambios en la tecnología pueden afectar seriamente las clases de productos disponibles
en una industria y las clases de procesos empleados para producir esos productos. En ambos casos,
el efecto sobre la estrategia de mercadeo puede ser enorme. La tecnología puede afectar los valores
y estilos de vida del consumidor.
El factor tecnológico es una oportunidad para el Sindicato de Choferes Ecuador del Carchi,
ya que mediante la tecnología permite mejorar la preparación de los conductores en la conducción
de vehículos y mantenimiento de los mismos.
2.1.1.4. Factor Demográfico
“El elemento más definitivo de una cultura lo constituyen sus valores, las creencias perdurables
compartidas por una sociedad, de que un modo específico de conducta es preferible a otro en el
espacio personal o en el social.” (Contreras, 2011)
Para el Sindicato de Choferes Ecuador del Carchi representa una oportunidad, por sus
conocimientos, creencias buscan prepararse y tener mayor conocimiento.
2.1.2. Microambiente
Afecta a una empresa en particular y a pesar de que generalmente no son controlables, se
puede influir en ellos. Son fuerzas que una empresa puede intentar controlar y mediante las cuales
se pretende lograr el cambio deseado.
Entre ellas tenemos a los proveedores, la empresa en sí, intermediarios, clientes, público. A partir del
análisis del Macro ambiente nacen las fortalezas y las debilidades de la empresa. (Mitecnologico,
2005)
El análisis interno permite identificar las fuerzas y debilidades de la empresa como
organización y está compuesto por los competidores, proveedores y clientes.
27
Figura No. 2.4Micro ambiente
Nota: en:(Serna, 2005) Elaboración: Autora
2.1.2.1. Clientes
Los clientes son las personas, entidades u organizaciones que demanda un producto o
servicio para cubrir un requerimiento o necesidad.
Cualquier negocio depende de la cantidad de clientes que posea para mantener su posición
en el mercado y orientará sus capacidades, recursos y destrezas para obtener su elección o
preferencia.
Clientes satisfechos: Son aquellos que percibieron el desempeño de la empresa, el
producto y el servicio como coincidente con sus expectativas. Este tipo de clientes se muestra poco
dispuesto a cambiar de marca, pero puede hacerlo si encuentra otro proveedor que le ofrezca una
alternativa mejor. Si se quiere elevar el nivel de satisfacción de estos clientes se debe planificar e
implementar servicios especiales que puedan ser percibidos por ellos como un plus que no
esperaban recibir.
La empresa debe estudiar detenidamente sus mercados de clientes: Incluyen 5 tipos:
a) Mercados de Consumidores: Personas y hogares que adquieren bienes y servicios para
su consumo personal. Clientes actuales.
Fuerzas que afectan la capacidad de la
empresa para servir a sus clientes
Clientes
ProveedoresCompetidores
28
b) Mercados de Empresas: Compran bienes y servicios para seguir procesándolos.
Mercado industrial.
c) Mercados Gubernamentales: Están compuestos por oficinas de gobierno que compran
bienes y servicios para producir servicios públicos o para transferir los bienes y servicios a
terceros que los necesitan.
d) Mercados Internacionales: Están integrados por compradores de otros países e
incluyen a consumidores, productores, revendedores y gobiernos. Importadoras y
exportadoras.
e) Mercado de Revendedores: Compran bienes y servicios para revenderlos y obtener una
utilidad. Ej. Abarrotes, papelerías.
El Sindicato de Choferes Ecuador del Carchi cuenta con 1486 sindicalizados y 384
jubilados al 30 de junio del 2014.
Adicional tiene clientes que son de los arriendos de los bienes que posee el sindicato como:
Los Clientes del Terminal Terrestre tenemos:
Tabla 2.3 Clientes del Sindicato de Choferes Ecuador del Carchi
COOPERATIVA PULLMAN CARCHI
COOP TRAN FLOTA IMBABURA
COOP EXPRESO TURISMO
COOP TAX GASELA
COOP.TRANSP.PANAMERICANA
COOP EXPRESO TULCAN
COOP MICRO TAXI SAN CRISTOBAL
COOP VELOTAX
COOP TRANS VENCEDORES
COOP PUTUMAYO
COOP 10 DE MARZO CARCHENSE
COOP CRISTOBAL COLON
COOP ATAHUALPA
COOP TAXIS COLON
COOP TRANS INTEGRACION FRONTERIZA
COOP RAPIDO NACIONAL
COOP TAXIS 27 DE SEPTIEMBRE
29
Terreno ubicado en la Av. Veintimilla y seminario, antigua bomba de gasolina de la
institución,
SEÑOR RAMIRO VÁSQUEZ, LAVADORA DE AUTOS
Parqueadero frente a las bombas de gasolina
CORPORACIÓN LA FAVORITA
Parqueadero:
RESTAURANTE DUBAI
REGISTRO DE LA PROPIEDAD
ALMACÉN DE CORTINAS
Terreno de la Zona de Aforo tenemos:
ASOCIACION TRANSPORTE PESADO
Nota: en: Investigación de Campo
2.1.2.2. Proveedores
Los proveedores son aquellas entidades que proveen recursos, bienes o servicios para la
empresa de acuerdo a sus requerimientos y en base a un presupuesto establecido.
Estos son firmas y personas que proporcionan los recursos que la compañía y sus
competidores necesitan para producir bienes y servicios. Los desarrollos en el ambiente
del proveedor pueden tener un impacto sustancial. Sobre las operaciones de mercadotecnia de la
compañía.
El Sindicato de Choferes entre sus principales proveedores tiene:
Tabla 2.4 Proveedores del Sindicato de Choferes Ecuador del Carchi
CNT (Telefonía Internet)
Papelería Pichincha (Suministros de oficina),
Emerlnorte (Luz eléctrica).
Comercial Bahía (Material de Peluquería )
Prodontomed (material Odontológico)
Ingelab ( Material de Laboratorio)
Nota: en: Investigación de Campo
30
2.1.2.3. Competencia
La competencia se define como el conjunto de empresas que brindan productos similares o
iguales características que los de nuestra organización. Por medio del estudio de los competidores,
se puede determinar factores que posicionan a la empresa y determinar las necesidades de los
clientes como una demanda insatisfecha, la búsqueda de productos sustitutos, fijación de precios,
campañas promocionales.
Para que una empresa tenga éxito, debe satisfacer las necesidades y los deseos de los
consumidores mejor que la competencia.
No existe una estrategia única que sea la óptima para todas las empresas, cada compañía
debe tomar en cuenta su tamaño y posición en la industria.
Una empresa debe competir en cuanto a costos, buen servicio, atención al cliente, buen
trato, amabilidad, calidad y otras más.
Para el Sindicato sus principales competidores son:
Escuela de Capacitación de Choferes Profesionales del Cantón Espejo
Escuela de Formación y Capacitación para Conductores Profesionales del Sindicato de San
Gabriel
2.2.ANÁLISIS INTERNO
Cada compañía tiene una combinación de recursos internos única o particular, dependiendo de su
personal, situación financiera, tecnología, etc. Estos factores establecen los límites de la capacidad
de la compañía para alcanzar sus objetivos. En el proceso de planificación, es importante tomar en
consideración estos factores internos. (López, 2011)
2.2.1. Investigación de Campo
Para realizar el análisis interno del Sindicato de Choferes del Carchi se realizara una
investigación de campo realizando encuestas a los funcionarios del mismo con la finalidad de
llegar a establecer las fortalezas y debilidades.
31
2.2.1.1. Modelo de Encuesta
SINDICATO DE CHOFERES ―ECUADOR‖ DEL CARCHI
ENCUESTA
Objetivo: Conocer y analizar los aspectos Administrativos y Financieros del Sindicato de Choferes del
“Carchi”.
Ord. PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES
LEGAL
1 ¿Se cumple con todos requisitos legales para el
funcionamiento del sindicato?
2 ¿Conoce las reformas legales tributarias que
actualmente se están modificando en el país?
3 ¿Conoce sobre las obligaciones y sanciones de la
ley de seguridad social como empleador?
ADMINISTRATIVAS
4 ¿Es apropiada la estructura organizacional del
sindicato, para administrar sus actividades?
5
¿El Sindicato cuenta con un Manual de
Organización que incluye los procesos,
subprocesos y procedimientos necesarios para
cumplir con los propósitos institucionales?
6 ¿La aplicación de las políticas y procedimientos
se supervisa y evalúa sistemáticamente?
7 ¿El sindicato de choferes tiene definida su misión,
visión y objetivos?
8 ¿Conoce actualmente las finalidades del
sindicato?
9 ¿Se elabora planes periódicamente para el
cumplimiento de su plan de trabajo?
10
¿Usted determino las actividades de su área, con
los recursos que necesita para cumplir las
finalidades y plan de trabajo del sindicato?
11
¿Se proporciona la información correcta al
personal que la requiere, con el detalle suficiente
y de manera oportuna, que les permita cumplir de
forma eficiente y efectiva sus responsabilidades
12
¿Conoce usted actualmente sus funciones y
responsabilidad completa dentro de su área de
trabajo?
13
¿Es efectiva la comunicación a los trabajadores de
sus deberes y responsabilidades respecto a su
trabajo?
14
¿Están establecidos canales de comunicación, que
faciliten el informe de acciones deshonestas o
inapropiadas en el área de trabajo?
15
¿Se evalúa periódicamente al personal, para
establecer si entiende y cumple con el código de
conducta del Sindicato y desempeña regularmente
actividades críticas de control?
16 ¿Existen políticas y procedimientos para la
administración de los recursos humanos?
17
¿Existen procedimientos específicos para la
contratación de personal con acceso a áreas
susceptibles de corrupción?
18
¿Se toma en cuenta el perfil del puesto para
definir las prioridades de capacitación del
personal?
32
SINDICATO DE CHOFERES ―ECUADOR‖ DEL CARCHI
ENCUESTA
Objetivo: Conocer y analizar los aspectos Administrativos y Financieros del Sindicato de Choferes del
“Carchi”.
Ord. PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIONES
19
¿Existen formularios de evaluación de
desempeño, para determinar claramente los
objetivos de identificación del rendimiento del
personal?
20 ¿Al planificar toma en cuenta su entorno, como
organización, clientes, proveedores, competencia?
21 ¿Se ha establecido indicadores que permitan
medir los resultados de la organización?
FINANCIERAS
22
¿Existen políticas y procedimientos que aseguran
que las actividades administrativas y financieras
se ejecutan de acuerdo a la normatividad
aplicable?
23
¿El sistema de contabilidad utilizado compone
toda la información financiera, en un sistema
único, común, oportuno y confiable?
24
¿Los procedimientos y políticas determinan
actividades de control para asegurar el registro
adecuado de cada uno de las transacciones del
sindicato?
25
¿Existen procedimientos para las cuentas críticas
del área contable como son: Caja – Bancos,
Clientes y Otras Cuentas por Cobrar, Activos
Fijos, Cuentas por Pagar, Impuestos por Pagar,
Gastos e Ingresos?
26
¿Considera usted que al contar con información
contable de calidad y oportuna permitirá a las
autoridades de la escuela de capacitación y del
Sindicato tomar decisiones correctas y a tiempo?
27
¿Se ha presentado informes comparativos del
presupuesto asignado y gastado durante un
periodo establecido?
28 ¿Se han realizado auditoria internas de las
Gestiones realizadas?
TÉCNICA
29
¿Se tiene procedimientos de control para el
cumplimiento de los requisitos necesarios para el
ingreso a la escuela de capacitación?
30 ¿Se realizan periódicamente cursos de
capacitación en la escuela?
31 ¿Se lleva un control sobre las calificaciones de
cada uno de los alumnos que son capacitados?
Nota: en: Investigación de Campo
33
2.2.1.2. Análisis de Resultados
Con el fin de lograr implantar la propuesta de un Modelo de Control Interno
Administrativo y Financiero para el Sindicato de Choferes Profesionales Ecuador del Carchi, se
realizó la investigación de campo formulando una encuesta a cada miembro del sindicato.
Buscando de esta forma obtener resultados de cómo se encuentra el sindicato y como se va
a proyectar la propuesta de modelo de control interno.
Es así que el análisis de resultados es un medio obtenido de la investigación de campo que
se refiere a obtener resultados de cada respuesta y representarlas en forma gráfica determinando
con análisis respectivo de cada respuesta.
AlternativaNo.
Repuestos%
SI 6 100,00%
NO 0 0,00%
N/A 0 0,00%
Total 6 100,00%
Requisitos Legales
100%
0%0%
SI
NO
N/A
Figura No. 2.5Pregunta 1. ¿Se cumple con todos los requisitos legales para el funcionamiento del Sindicato?
Nota: en: Investigación de campo
Interpretación
De acuerdo a la tabulación empleada al Sindicato de Choferes del “Ecuador” del Carchi se puede
indicar que si cumple con todos los requisitos legales para el funcionamiento, para desarrollarse
como sindicato legalmente constituido.
34
AlternativaNo.
Repuestos%
SI 4 67,00%
NO 2 33,00%
N/A 0 0,00%
Total 6 100,00%
Reformas Legales Tributarias
67%
33%
0%
SI
NO
N/A
Figura No. 2.6Pregunta 2 ¿Conoce las reformas legales tributarias que actualmente se están modificando en el
país?
Nota: en: Investigación de campo
Interpretación
De acuerdo a la tabulación empleada al Sindicato de Choferes del “Ecuador” del Carchi se
puede indicar que no se conoce las reformas legales tributarias que actualmente se están
modificando en el país, es decir, que como sindicato legalmente constituido falta más de
información por parte de los miembros.
AlternativaNo.
Repuestos%
SI 3 50,00%
NO 3 50,00%
N/A 0 0,00%
Total 6 100,00%
Obligaciones y sanciones de la Ley
50%50%
0%
SI
NO
N/A
Figura No. 2.7 Pregunta 3. ¿Conoce sobre las obligaciones y sanciones de la ley de seguridad social como
empleador?
Nota: en: Investigación de campo
35
Interpretación
De acuerdo a la tabulación empleada al Sindicato de Choferes del “Ecuador” del Carchi se
puede indicar que las obligaciones y sanciones de la ley de seguridad social como empleador se
conocen, pero es necesario capacitar a cada miembro del sindicato para que todos estén
actualizados e informados de nuevas reformas o leyes existentes.
AlternativaNo.
Repuestos%
SI 4 67,00%
NO 2 33,00%
N/A 0 0,00%
Total 6 100,00%
Estructura Organizacional
67%
33%
0%
SI
NO
N/A
Figura No. 2.8Pregunta 4. ¿Es apropiada la estructura organizacional del sindicato y su habilidad para
proporcionar el flujo de información necesario, para administrar sus actividades?
Nota: en: Investigación de campo
Interpretación
De acuerdo a la tabulación empleada al Sindicato de Choferes del “Ecuador” del Carchi se
puede indicar que no es apropiada la estructura organizacional, es decir, proporciona el flujo de
información necesario, sin embargo cabe indicar que funciona en forma empírica y se busca que la
administración de actividades se plasme en documentos legales con procedimientos adecuados.
36
AlternativaNo.
Repuestos%
SI 1 17,00%
NO 5 83,00%
N/A 0 0,00%
Total 6 100,00%
Manual de Organización
17%
83%
0%
SI
NO
N/A
Figura No. 2.9Pregunta 5. ¿El sindicato cuenta con un Manual de Organización que incluye los procesos,
subprocesos y procedimientos necesarios para cumplir con los propósitos institucionales?
Nota: en: Investigación de campo
Interpretación
De acuerdo a la tabulación empleada al Sindicato de Choferes del “Ecuador” del Carchi se
puede indicar que en el Manual de Organización no incluye los procesos, subprocesos y
procedimientos, razón por la cual se busca implementar un control adecuado ya que se lo aplica de
manera empírica.
AlternativaNo.
Repuestos%
SI 2 33,00%
NO 3 50,00%
N/A 1 17,00%
Total 6 100,00%
Políticas y Procedimientos
33%
50%
17%
SI
NO
N/A
Figura No. 2.10 Pregunta 6. ¿La aplicación de las políticas y procedimientos se supervisa y evalúa
sistemáticamente?
Nota: en: Investigación de campo
37
Interpretación
De acuerdo a la tabulación empleada al Sindicato de Choferes del “Ecuador” del Carchi se
puede indicar que en la aplicación de las políticas y procedimientos no se supervisan y evalúan
sistemáticamente, sin embrago se busca implementar procedimientos de control para que los
miembros del sindicato puedan cumplir de mejor forma las políticas y procedimientos.
AlternativaNo.
Repuestos%
SI 3 50,00%
NO 3 50,00%
N/A 0 0,00%
Total 6 100,00%
Misión, Visión y Objetivos
50%50%
0%
SI
NO
N/A
Figura No. 2.11 Pregunta 7 ¿El sindicato de choferes tiene definida su misión, visión y objetivos?
Nota: en: Investigación de campo
Interpretación
De acuerdo a la tabulación empleada al Sindicato de Choferes del “Ecuador” del Carchi se
puede indicar que existe la misión, visión, y objetivos del sindicato, sin embargo tienen que darse a
conocer por todos los miembros del sindicato, para que estén bien informados de lo que es y
adonde quiere llegar como sindicato.
AlternativaNo.
Repuestos%
SI 5 83,00%
NO 1 17,00%
N/A 0 0,00%
Total 6 100,00%
Finalidades del Sindicato
83%
17%0%
SI
NO
N/A
Figura No. 2.12Pregunta 8. ¿Conoce Actualmente las finalidades del sindicato?
Nota: en: Investigación de campo
Interpretación
38
De acuerdo a la tabulación empleada al Sindicato de Choferes del “Ecuador” del Carchi se
puede indicar que si son conocidas las finalidades del sindicato, sin embargo solo se lleva en forma
empírica, es decir, no están formalizadas por lo que se busca implementar un control de
procedimientos que identifique sus finalidades.
AlternativaNo.
Repuestos%
SI 1 17,00%
NO 4 67,00%
N/A 1 17,00%
Total 6 101,00%
Plan de trabajo
17%
66%
17%
SI
NO
N/A
Figura No. 2.13Pregunta 9. ¿Se elabora planes periódicamente para el cumplimiento de su plan de trabajo?
Nota: en: Investigación de campo
Interpretación
De acuerdo a la tabulación empleada al Sindicato de Choferes del “Ecuador” del Carchi se puede
indicar que no se elabora periódicamente planes de trabajo, sin embargo cada miembro sabe cuáles
actividades debe desempeñar, es decir, se realiza en forma natural mas no tienen un documento que
sustente el plan.
AlternativaNo.
Repuestos%
SI 3 50,00%
NO 3 50,00%
N/A 0 0,00%
Total 6 100,00%
Finalidades y Plan de trabajo
50%50%
0%
SI
NO
N/A
Figura No. 2.14Pregunta 10. ¿Usted determino las actividades de su área, con los recursos que necesita para
cumplir las finalidades y plan de trabajo del sindicato?
Nota: en: Investigación de campo
Interpretación
39
De acuerdo a la tabulación empleada al Sindicato de Choferes del “Ecuador” del Carchi se
puede indicar que se determina las actividades del área, con los recursos que necesita, sin embargo
para cumplir las finalidades y plan de trabajo se busca que haya más comunicación para un mejor
desempeño.
AlternativaNo.
Repuestos%
SI 4 67,00%
NO 2 33,00%
N/A 0 0,00%
Total 6 100,00%
Información correcta al Personal
67%
33%
0%
SI
NO
N/A
Figura No. 2.15Pregunta 11. ¿Se proporciona la información correcta al personal que la requiere, con el detalle
suficiente y de manera oportuna, que les permita cumplir de forma eficiente y efectiva sus responsabilidades?
Nota: en: Investigación de campo
Interpretación
De acuerdo a la tabulación empleada al Sindicato de Choferes del “Ecuador” del Carchi se
puede indicar que si se proporciona la información correcta al personal que la requiere, con el
detalle suficiente y de manera oportuna, sin embargo no le permite cumplir de forma eficiente y
efectiva sus responsabilidades ya que no cuenta con un modelo de procedimientos y control verás.
AlternativaNo.
Repuestos%
SI 4 67,00%
NO 2 33,00%
N/A 0 0,00%
Total 6 100,00%
Funciones y Responsabilidad
67%
33%
0%
SI
NO
N/A
Figura No. 2.16Pregunta 12. ¿Conoce usted actualmente sus funciones y responsabilidad completa dentro de su
área de trabajo?
Nota: en: Investigación de campo
Interpretación
40
De acuerdo a la tabulación empleada al Sindicato de Choferes del “Ecuador” del Carchi se
puede indicar que si se conoce las funciones y responsabilidad completa dentro del área de trabajo,
pero se busca sustentar estos procedimientos en documentación legal para conocimiento de todos
los miembros del sindicato.
AlternativaNo.
Repuestos%
SI 4 67,00%
NO 2 33,00%
N/A 0 0,00%
Total 6 100,00%
Comunicación a los trabajadores
67%
33%
0%
SI
NO
N/A
Figura No. 2.17Pregunta 13. ¿Es efectiva la comunicación a los trabajadores de sus deberes y responsabilidades
respecto a su trabajo?
Nota: en: Investigación de campo
Interpretación
De acuerdo a la tabulación empleada al Sindicato de Choferes del “Ecuador” del Carchi se
puede indicar que si es efectiva la comunicación a los trabajadores de sus deberes y
responsabilidades respecto a su trabajo, sin embargo existe un desconocimiento por un grupo de
miembros del Sindicato, por lo que las responsabilidades no son iguales y el control no se lo lleva
en un reglamento legalmente escrito para que se informen todos.
AlternativaNo.
Repuestos%
SI 1 17,00%
NO 4 67,00%
N/A 1 17,00%
Total 6 101,00%
Canales de Comunicación
17%
66%
17%
SI
NO
N/A
Figura No. 2.18Pregunta 14. ¿Están establecidos canales de comunicación, que faciliten el informe de acciones
deshonestas o inapropiadas en el área de trabajo?
Nota: en: Investigación de campo
Interpretación
41
De acuerdo a la tabulación empleada al Sindicato de Choferes del “Ecuador” del Carchi se
puede indicar que no se encuentran establecidos canales de comunicación, que faciliten obtener un
informe, es decir, puede causar que cualquier acción deshonesta o inapropiada pueda suceder en el
área de trabajo, razón por la cual al implementar un control los miembros del sindicato tendrán
seguridad.
AlternativaNo.
Repuestos%
SI 3 50,00%
NO 3 50,00%
N/A 0 0,00%
Total 6 100,00%
Evaluación del Personal
50%50%
0%
SI
NO
N/A
Figura No. 2.19Pregunta 15. ¿Se evalúa periódicamente al personal, para establecer si entiende y
cumple con el código de conducta del Sindicato y desempeña regularmente actividades críticas de
control?
Nota: en: Investigación de campo
Interpretación
De acuerdo a la tabulación empleada al Sindicato de Choferes del “Ecuador” del Carchi se
puede indicar que no se evalúa periódicamente al personal, sin embargo si se cumple con el código
de conducta del Sindicato, es decir, se puede estar dando una falta de comunicación entre
miembros del sindicato para desempeñar regularmente actividades críticas de control.
42
AlternativaNo.
Repuestos%
SI 3 50,00%
NO 3 50,00%
N/A 0 0,00%
Total 6 100,00%
Administración de Recursos
Humanos
50%50%
0%
SI
NO
N/A
Figura No. 2.20Pregunta 16. ¿Existen políticas y procedimientos para la administración de los recursos humanos?
Nota: en: Investigación de campo
Interpretación
De acuerdo a la tabulación empleada al Sindicato de Choferes del “Ecuador” del Carchi se
puede indicar que la existencia de políticas y procedimientos para la administración de los
recursos humanos, se dan pero el control no se lo lleva de forma documentada.
AlternativaNo.
Repuestos%
SI 1 17,00%
NO 5 83,00%
N/A 0 0,00%
Total 6 100,00%
Procedimeintos específicos
17%
83%
0%
SI
NO
N/A
Figura No. 2.21Pregunta 17. ¿Existen procedimientos específicos para la contratación de personal con acceso a
áreas susceptibles de corrupción?
Nota: en: Investigación de campo
Interpretación
De acuerdo a la tabulación empleada al Sindicato de Choferes del “Ecuador” del Carchi se
puede indicar que no hay procedimientos específicos para la contratación de personal, se refiere,
que podría existir un acceso susceptible de corrupción, por lo que se busca implementar un control
en cada procedimiento.
43
AlternativaNo.
Repuestos%
SI 3 50,00%
NO 3 50,00%
N/A 0 0,00%
Total 6 100,00%
Perfil del Puesto
50%50%
0%
SI
NO
N/A
Figura No. 2.22Pregunta 18. ¿Se toma en cuenta el perfil del puesto para definir las prioridades de capacitación
del personal?
Nota: en: Investigación de campo
Interpretación
De acuerdo a la tabulación empleada al Sindicato de Choferes del “Ecuador” del Carchi se
puede indicar que se toma en cuenta el perfil del puesto, pero se necesita poner más énfasis en la
parte de definir las prioridades de capacitación del personal.
AlternativaNo.
Repuestos%
SI 0 0,00%
NO 6 100,00%
N/A 0 0,00%
Total 6 100,00%
Formularios de Evaluación de
desempeño0%
100%
0%
SI
NO
N/A
Figura No. 2.23Pregunta 19. ¿Existen formularios de evaluación de desempeño, para determinar claramente los
objetivos de identificación del rendimiento del personal?
Nota: en: Investigación de campo
Interpretación
De acuerdo a la tabulación empleada al Sindicato de Choferes del “Ecuador” del Carchi se
puede indicar que si existen formularios de evaluación de desempeño, para determinar claramente
los objetivos de identificación del rendimiento del personal, sin embargo lo que se busca es
emplear un control más preciso.
44
AlternativaNo.
Repuestos%
SI 2 33,00%
NO 4 67,00%
N/A 0 0,00%
Total 6 100,00%
Entorno
33%
67%
0%
SI
NO
N/A
Figura No. 2.24Pregunta 20. ¿Al planificar toma en cuenta su entorno, como organización, clientes, proveedores,
competencia?
Nota: en: Investigación de campo
Interpretación
De acuerdo a la tabulación empleada al Sindicato de Choferes del “Ecuador” del Carchi se
puede indicar que en el planificación del entorno, como organización, clientes, proveedores,
competencia no se toma en cuenta, por lo que falta comunicación e información para separar las
actividades como se vayan presentando.
AlternativaNo.
Repuestos%
SI 0 0,00%
NO 6 100,00%
N/A 0 0,00%
Total 6 100,00%
Establecimiento de Indicadores0%
100%
0%
SI
NO
N/A
Figura No. 2.25Pregunta 21. ¿Se ha establecido indicadores que permitan medir los resultados de la organización?
Nota: en: Investigación de campo
Interpretación
De acuerdo a la tabulación empleada al Sindicato de Choferes del “Ecuador” del Carchi se
puede indicar que si se ha establecido indicadores que permitan medir los resultados de la
organización, se refiere a que estos indicadores nos permitirán medir la eficiencia y eficacia para
que se desarrolle un mejor trabajo en el Sindicato.
45
AlternativaNo.
Repuestos%
SI 5 83,00%
NO 1 17,00%
N/A 0 0,00%
Total 6 100,00%
Actividades Administrativas y
Financieras
83%
17%0%
SI
NO
N/A
Figura No. 2.26Pregunta 22. ¿Existen políticas y procedimientos que aseguran que las actividades administrativas
y financieras se ejecutan de acuerdo a la normatividad aplicable?
Nota: en: Investigación de campo
Interpretación
De acuerdo a la tabulación empleada al Sindicato de Choferes del “Ecuador” del Carchi se
puede indicar que si existen políticas y procedimientos que aseguran que las actividades
administrativas y financieras, sin embargo de acuerdo a la normatividad contable es necesario que
se ejecuten de acuerdo a esta, se basa a que pueden existir pero no están aplicados en forma
regular.
AlternativaNo.
Repuestos%
SI 5 83,00%
NO 1 17,00%
N/A 0 0,00%
Total 6 100,00%
Sistema de Contabilidad
83%
17%0%
SI
NO
N/A
Figura No. 2.27Pregunta 23. ¿El sistema de contabilidad utilizado compone toda la información financiera, en un
sistema único, común, oportuno y confiable?
Nota: en: Investigación de campo
46
Interpretación
De acuerdo a la tabulación empleada al Sindicato de Choferes del “Ecuador” del Carchi se
puede indicar que si cuenta con un sistema de contabilidad el cual presenta información financiera
única, común, oportuna y confiable, sin embargo este debe darse a conocer mediante información
oportuna a todos los miembros del sindicato para que no exista duda alguna de cómo está el
sindicato.
AlternativaNo.
Repuestos%
SI 6 100,00%
NO 0 0,00%
N/A 0 0,00%
Total 6 100,00%
Actividades de Control
100%
0%0%
SI
NO
N/A
Figura No. 2.28Pregunta 24. ¿Los procedimientos y políticas determinan actividades de control para asegurar el
registro adecuado de cada una de las transacciones del sindicato?
Nota: en: Investigación de campo
Interpretación
De acuerdo a la tabulación empleada al Sindicato de Choferes del “Ecuador” del Carchi se
puede indicar que si cuentas con los procedimientos y políticas para determinar actividades de
control para asegurar el registro adecuado de cada una de las transacciones del sindicato, sin
embargo esto se lo realiza en forma informal por lo que se busca implementar un control de
procedimientos y políticas.
47
AlternativaNo.
Repuestos%
SI 5 83,00%
NO 1 17,00%
N/A 0 0,00%
Total 6 100,00%
Procedimientos para las cuentas
críticas
83%
17%0%
SI
NO
N/A
Figura No. 2.29Pregunta 25. ¿Existen procedimientos para las cuentas críticas del área contable como son: Caja–
Bancos, Clientes y Otras Cuentas por Cobrar, Activos Fijos, Cuentas por Pagar, Impuestos por Pagar, Gastos e
Ingresos?
Nota: en: Investigación de campo
Interpretación
De acuerdo a la tabulación empleada al Sindicato de Choferes del “Ecuador” del Carchi se
puede indicar que si existen procedimientos para las cuentas críticas del área contable, sin embargo
se busca implementar procedimientos mediante una propuesta de control documentado.
AlternativaNo.
Repuestos%
SI 5 83,00%
NO 1 17,00%
N/A 0 0,00%
Total 6 100,00%
Información Contable
83%
17%0%
SI
NO
N/A
Figura No. 2.30Pregunta 26. ¿Considera usted que al contar con información contable de calidad y oportuna
permitirá a las autoridades de la escuela de capacitación y del Sindicato tomar decisiones correctas y a tiempo?
Nota: en: Investigación de campo
48
Interpretación
De acuerdo a la tabulación empleada al Sindicato de Choferes del “Ecuador” del Carchi se
puede indicar que si se puede tener información contable de calidad y oportuna que permitirá a las
autoridades de la escuela de capacitación y del Sindicato tomar decisiones correctas y a tiempo, sin
embargo se debe considerar que será más favorable al implementar un control oportuno.
AlternativaNo.
Repuestos%
SI 4 67,00%
NO 2 33,00%
N/A 0 0,00%
Total 6 100,00%
Informes Comparativos
67%
33%
0%
SI
NO
N/A
Figura No. 2.31Pregunta 27. ¿Se ha presentado informes comparativos del presupuesto asignado y gastado
durante un periodo establecido?
Nota: en: Investigación de campo
Interpretación
De acuerdo a la tabulación empleada al Sindicato de Choferes del “Ecuador” del Carchi se
puede indicar que si se ha presentado informes comparativos del presupuesto asignado y gastado
durante un periodo establecido, es decir, los miembros si cuentan con una información sustentada
de cómo se encuentra el sindicato.
49
AlternativaNo.
Repuestos%
SI 3 50,00%
NO 3 50,00%
N/A 0 0,00%
Total 6 100,00%
Auditoría Interna
50%50%
0%
SI
NO
N/A
Figura No. 2.32Pregunta 28. ¿Se han realizado auditoria internas de las Gestiones realizadas?
Nota: en: Investigación de campo
Interpretación
De acuerdo a la tabulación empleada al Sindicato de Choferes del “Ecuador” del Carchi se
puede indicar que se han realizado auditoria internas en las gestiones realizadas, sin embargo una
gran parte de miembros del sindicato dicen que no, puede suceder por falta de un control oportuno,
lo que causa que se dé una deficiencia de comunicación oportuna.
AlternativaNo.
Repuestos%
SI 6 100,00%
NO 0 0,00%
N/A 0 0,00%
Total 6 100,00%
Escuela de Capacitación
100%
0%0%
SI
NO
N/A
Figura No. 2.33Pregunta 29. ¿Se tiene procedimientos de control para el cumplimiento de los requisitos necesarios
para el ingreso a la escuela de capacitación?
Nota: en: Investigación de campo
Interpretación
De acuerdo a la tabulación empleada al Sindicato de Choferes del “Ecuador” del Carchi se
puede indicar que si se tiene procedimientos de control para el cumplimiento de los requisitos
50
necesarios para el ingreso a la escuela de capacitación, se basa que se dan las capacitaciones
necesarias, sin embargo se lo realiza solo en forma informal.
AlternativaNo.
Repuestos%
SI 5 83,00%
NO 1 17,00%
N/A 0 0,00%
Total 6 100,00%
Cursos de Capacitación
83%
17%0%
SI
NO
N/A
Figura No. 2.34Pregunta 30. ¿Se realizan periódicamente cursos de capacitación en la escuela?
Nota: en: Investigación de campo
Interpretación
De acuerdo a la tabulación empleada al Sindicato de Choferes del “Ecuador” del Carchi se
puede indicar que si se realizan periódicamente cursos de capacitación en la escuela, sin embargo
se busca implementar los procedimientos necesarios y adecuados para que los cursos se realicen de
una manera más oportuna y verás.
AlternativaNo.
Repuestos%
SI 6 100,00%
NO 0 0,00%
N/A 0 0,00%
Total 6 100,00%
Alumnos Capacitados
100%
0%0%
SI
NO
N/A
Figura No. 2.35Pregunta 31. ¿Se lleva un control sobre las calificaciones de cada uno de los alumnos que son
capacitados?
Nota: en: Investigación de campo
51
Interpretación
De acuerdo a la tabulación empleada al Sindicato de Choferes del “Ecuador” del Carchi se
puede indicar que si se lleva un control sobre las calificaciones de cada uno de los alumnos, que
sirve como sustento de las capacitaciones que se realizan en el sindicato.
2.3.ANÁLISIS FODA
“El FODA es un marco conceptual para un análisis sistemático que facilita el apareamiento entre las
amenazas y oportunidades externas con las debilidades y fortalezas internas de la organización.
La identificación de fortalezas y debilidades de las compañías, así como las oportunidades y las
amenazas en las condiciones externas, se considera como una actividad común de las empresas. Lo que
suele ignorarse es que la combinación de estos factores pueden requerir de distintas decisiones
estratégicas”. (Serna, 2005, pág. 15)
El FODA es una técnica de planeación estratégica que permite crear o reajustar a una
estrategia de desarrollo. El cual permitirá conformar una matriz FODA de la situación actual de la
Farmacia Samanta; permitiendo, de esta manera, obtener un diagnóstico preciso que permita tomar
decisiones acordes con los objetivos y políticas formuladas.
Figura No. 2.36 FODA
Nota: en: http://tutoria5c2011.blogspot.com
Fortalezas: “Las fortalezas son actividades o atributos internos de una organización que
contribuyen y apoyan el logro de los objetivos de la empresa”(Serna, 2005)
52
Fortalezas: Son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y por los que cuenta
con una posición privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan,
capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc.
Debilidades: “Las debilidades son actividades o atributos internos de una organización que
inhiben o dificultan el éxito de la empresa.”(Serna, 2005)
Debilidades: Son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la
competencia recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que
no se desarrollan positivamente, etc.
Oportunidades: “Las oportunidades son eventos, hechos o tendencias en el entorno de una
organización que podrán facilitar o beneficiar el desarrollo de esta, si se aprovecha en
forma oportuna y adecuada”.(Serna, 2005)
Oportunidades: Son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que
se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que permiten obtener
ventajas competitivas.
Amenazas: “Las amenazas, son eventos, hechos o tendencias en el entorno de una
organización que inhiben, limitan o dificultan su desarrollo operativo”.(Serna, 2005)
Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a
atentar incluso contra la permanencia de la organización.
2.3.1. Matriz FODA
El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación
actual de la empresa u organización, permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso
que permita en función de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados.
El FODA es una herramienta de análisis estratégico, que permite analizar elementos
internos o externos de programas y proyectos.
El FODA se representa a través de una matriz de doble entrado, llamado matriz FODA, en
la que el nivel horizontal se analiza los factores positivos y los negativos.
53
La Matriz FODA es una herramienta que sirve para analizar la situación competitiva de una
organización, e incluso de una nación. Su principal función es detectar las relaciones entre las
variables más importantes para así diseñar estrategias adecuadas, sobre la base del análisis del
ambiente interno y externo que es inherente a cada organización (Flyer, 2007)
Figura No. 2.37Matriz FODA
Nota: en: (López, 2011)
A través del análisis realizado al funcionamiento y actividades que desarrolla el Sindicato
de Choferes “Ecuador” Del Carchi se han determinado sus fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas las mismas que se detallan a continuación:
54
Tabla 2.5 Matriz FODA del Sindicato de Choferes ―Ecuador‖ del Carchi
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
Cumple con todos los requisitos legales para
el funcionamiento del sindicato.
Conocimiento de las obligaciones y
sanciones de la ley de seguridad social.
Existencia de misión, visión y objetivos.
Conocimiento de la finalidad del sindicato
por los sindicalizados.
Los miembros del sindicato conocen sus
funciones y responsabilidades.
Cuentan con un sistema de contabilidad,
donde se lleva la información de la
actividad económica de la empresa.
Realización de auditoría en la gestión de las
actividades realizadas.
Cumple con las capacitaciones que se
realizara al personal para que conozcan la
actividad del sindicato.
El Producto Interno bruto contribuye para la
actividad del Sindicato ya que en el
transcurso de los años ha venido creciendo
sosteniblemente.
El factor legal mediante la constitución la
ampara, debido a que cuenta con las
normativas y estatutos adecuados que regula
las actividades que desempeña el sindicato.
La Tecnología permite mejorar la
preparación de los conductores en la
conducción de vehículos y mantenimiento
de los mismos.
Factor demográfico muestra que la
población se ha incrementado por lo que se
ha generado la necesidad de prepararse y
tener mayor conocimiento.
Los clientes contribuyen a tener mayor
posicionamiento y estabilidad en el
mercado.
Los proveedores representan un
compromiso brindando al sindicato bienes y
servicios de calidad cumpliendo con el
contrato establecido.
55
Continuación Tabla 2.5 Matriz FODA del Sindicato de Choferes ―Ecuador‖ del Carchi
DEBILIDADES
AMENAZAS
Desconocimiento de las reformas y
normas vigentes en el país.
No cuenta con una estructura
organizacional, ya que el conocimiento de los
cargos solo existe en forma empírica.
No incluye los procesos, subprocesos,
políticas y procedimientos no se supervisan y
evalúan sistemáticamente para conocimiento de
los miembros.
Existen la misión y visión pero no es
conocida formalmente ya que no está sustentada
en una documentación, se práctica de forma
informal.
No se elabora periódicamente planes de
trabajo que indique las actividades del área, que
realizará ya que no cuenta con los recursos
necesarios.
Faltan actividades de control que
faciliten obtener un informe de evaluación del
personal para evitar cualquier acción deshonesta
o inapropiada que pueda suceder en el área de
trabajo.
No cuenta con procedimientos
específicos para contratación del personal.
Falta de información al planificar el
entorno de la organización, clientes, proveedores
y competencia.
No se aplica procedimientos de
capacitación del talento humano.
Falta aplicación de procedimientos en el
área Financiera debido a que se practica de
manera informal.
No se dan actividades de control de
manera formal ya que existen pero no están
sustentados en documentos.
La inflación refleja una variación en los
diferentes años para el Sindicato de Choferes
“Ecuador” del Carchi, debido a que los
insumos, suministros tienden a ser más caros.
La competencia busca surgir y crecer
más que la otra empresa, ofreciendo de esta
forma mejores servicios con mayor calidad.
La creación de futuras reformas en la
ley de tránsito, código penal.
Cambios en las políticas de gobierno
laborales.
Nota: en: Investigación de campo
56
CAPÍTULO III
3. CONTROL INTERNO
El control interno ha sido una permanente preocupación de auditores y administradores de
todo el mundo y ha evolucionado conforme la administración pública y privada se han tecnificado.
La prueba está en los cambios de su concepto y forma de aplicarlo, que cada vez más se ajusta a los
requerimientos de cada entidad y a su vez de proteger sus activos frente a los avances
impresionantes de la corrupción.
Es el conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, procedimientos
y métodos, incluido el entorno y actitudes que desarrollan autoridades y su personal a cargo, con el
objetivo de prevenir posibles riesgos.
3.1. DEFINICIÓN
“El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos
coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y
verificará la confiabilidad de los datos contables”. (Pany, 2005, pág. 176)
“El Control interno es un proceso, ejecutado por la dirección, diseñado para proporcionar seguridad
razonable con miras a la consecución de objetivos en las siguientes categorías:
Efectividad y eficiencia de las operaciones.
Confiabilidad en la información financiera.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.” (Pany, 2005, pág. 176)
“Es un conjunto de procedimientos, políticas, directrices y planes de organización los cuales
tienen por objeto asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la gestión contable y
administrativa de la empresa” (Mantilla, 2010, pág. 119)
Se entiende como el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes,
métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptado
por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así
como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas
constitucional es y legales dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas
u objetivos previstos. (Sucre, 2010)
57
El control interno es un proceso integral efectuado por la gerencia y el personal, y está
diseñado para enfrentarse a los riesgos y para dar una seguridad razonable de que en la consecución
de la misión de la organización.
El control interno es una función que permite salvaguardar y preservar los bienes de la
empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de no contraer
obligaciones sin autorización.
El control interno es el sistema conformado por un conjunto de procedimientos que
interrelacionados entre sí, tienen por objetivo proteger los activos de la organización.
El Control Interno se define como el conjunto de principios, fundamentos, reglas, acciones,
mecanismos, instrumentos y procedimientos que ordenados y unidos a las personas que conforman
una organización constituyen en un medio para lograr el cumplimiento de los objetivos y la
finalidad que persigue una entidad.
El Control Interno por lo tanto no es un evento aislado, es más bien una serie de acciones
que ocurren de manera constante a través del funcionamiento y operación de una entidad, debiendo
reconocerse como un componente integral de cada sistema o parte inherente a la estructura
administrativa y operacional existente en la organización, asistiendo a la dirección de manera
constante, en cuanto al manejo de la entidad y alcance de sus metas.
3.2.OBJETIVOS
Los objetivos del control interno son:
Promover la eficacia, eficiencia y economía de las operaciones, programas y proyectos.
Medir la eficacia en el cumplimiento de los objetivos, prevenir desviaciones y promover la adecuada
y transparente aplicación de los recursos.
Obtener información veraz, confiable y oportuna.
Propiciar el cumplimiento del marco legal y normativo.
Salvaguardar, preservar y mantener los recursos. (Secretaría de la Función Pública, 2006)
La fijación de objetivos desarrolla la elaboración de controles necesarios para las
actividades de gestión y dirección dentro del sistema informativo de la empresa, los cuales
convergen principalmente en la contabilidad como instrumento para la toma de decisiones.
Por lo que el objetivo primordial de un sistema de control interno es el alcance de la
fiabilidad de la información.
58
Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante
posibles riesgos que lo afecten;
Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y
facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la
misión institucional;
Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al
cumplimiento de los objetivos de la entidad;
Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional;
Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros;
Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones
que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos;
Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de
verificación y evaluación;
Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para
el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características.
3.3.CLASIFICACIÓN
“El control administrativo incluye, pero no se limita al plan de organización, procedimientos y registros
que se relacionan con los procesos de decisión que conducen a la autorización de operaciones por la
administración. Esta autorización es una función de la administración asociada directamente con la
responsabilidad de lograr los objetivos de la organización y es el punto de partida para establecer el
control contable de las operaciones.”[SAS, 1]. (Schuster, 2006, pág. 45)
EL Control Interno puede definirse como un conjunto de procedimientos, directrices y
planes de organización los cuales tienen por objeto asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la
gestión, contable y administrativa de la empresa.
Se debe destacar que no abarca solamente lo contable sino lo administrativo dentro de la
organización empresarial, por lo que a continuación se establece la siguiente clasificación.
Control Interno Contable.-Son los controles y métodos establecidos para garantizar la
protección de los activos y la fiabilidad y validez de los registros y sistemas contables.
Este control contable no sólo se refiere a normas de control con fundamento puro contable
sino también a todos aquellos procedimientos que afectando a la situación financiera o al
proceso informativo, no son operaciones estrictamente contables o de registro (es decir,
autorizaciones de cobros y pagos, conciliaciones bancarias, comprobación de inventarios,
etc.)” (III, 2001, pág. 45)
59
Control Interno Administrativo.-Son los procedimientos existente en la empresa para
asegurar la eficiencia operativa y el cumplimiento de las directrices definidas por la
dirección.”(Audicom, 2007)
Los controles administrativos u operativos se refieren a operaciones que no tienen una
incidencia concreta en los estados financieros por corresponder a otro marco de la
actividad del negocio, si bien pueden tener una repercusión en el área financiera-contable.
Estos dos controles se entremezclan muchas veces debido a que ambos son factores
comunes en la gestión empresarial.(Estupiñan, 2008)
Este control no se refiere a normas de control con fundamento puro contable como por
ejemplo, documentación soporte de registro, conciliaciones de cuentas, existencia de un plan de
cuentas, repaso de asientos, normas de valoración, etc. sino también a todos aquellos
procedimientos que, afectando a la situación financiera o al proceso informativo, no son
operaciones estrictamente contables o de riesgo es decir, autorizaciones de cobros y pagos,
conciliaciones bancarias, comprobación de inventarios, etc.
Los controles administrativos u operativos se refieren a operaciones que no tienen una
incidencia directa en los estados financieros por corresponder a otro marco de la actividad del
negocio. Si bien es cierto no incide directamente en la contabilidad existen manejos que si pueden
tener una repercusión indirecta en el área contable por ejemplo, contrataciones, planificación y
ordenación de la producción, relaciones con el personal, etc.
3.4.CARACTERÍSTICAS
Las características que se relacionan con el control interno son las siguientes:
El Control Interno forma parte integrante de los sistemas contable, financiero, de
planeación, y operaciones de la respectiva entidad;
Corresponde a la máxima autoridad de la entidad, la responsabilidad de establecer,
mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la
naturaleza, estructura y misión de la organización;
En cada área de la organización el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el
Control Interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos
en cada entidad;
60
La unidad de Control Interno o quien haga sus veces es la encargada de evaluar en forma
independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer al representante legal
del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo;
Ayuda a cualquier entidad pública o privada a obtener; logros significativos en su
desempeño como eficiencia, indicadores indispensables para el análisis, toma de decisiones
y cumplimiento de metas;
Es parte de la cultura corporativa, demanda interacción con todos los roles de la
organización.
Opera en forma diferente en cada organización, dependiendo del tamaño, la estructura, el
sector económico, el mercado objetivo, la cultura corporativa, el objeto social, el medio
socio cultural entre otras.
Su estructura deberá ser sencilla, ágil y no debe constituirse en un peaje para el desarrollo
de las operaciones económicas.
Debe operar en todos los niveles de la organización.
Debe ser conocido, documentado, y debe hacer parte de los compromisos del equipo de
trabajo.
Debe estar liderado por la dirección de la empresa.
La efectividad del control interno se mide por su presencia y agilidad frente a los riesgos
potenciales del negocio.
Es propio de las personas, son ellas las que deciden su aplicación o su omisión.
Establecer una estructura estándar de Control Interno que soporte los procesos de
Implementación, unifique los criterios de control y garantice un control corporativo a la
gestión de las Empresas que le permita el cumplimiento de sus objetivos.
Motivar la construcción de un entorno ético alrededor de la función administrativa de la
Empresa.
Mantener una orientación permanente a controlar los riesgos que pueden inhibir el logro de
los propósitos de la Empresa.
Establecer la comunicación como un proceso de control a la transparencia y la divulgación
de información a los diferentes grupos de interés.
Otorgar un valor preponderante a la evaluación ya sea este del orden administrativo,
financiero u operativo realizado por la Unidad de Control Interno o por los órganos de
Control legalmente establecidos.
Dar mayor relevancia a los Planes de Mejoramiento, como herramienta que garantice la
proyección de la entidad hacia la excelencia y calidad total.
Es dinámico, debe responder a los cambios del entorno mediante reacondicionamiento de
sus estructuras a las nuevas necesidades del mercado y del entorno cambiante.
61
3.5.ELEMENTOS
Los elementos sobre los que se tiene que basar un sistema de control interno deben ser lo
suficientemente amplios como para cubrir toda la esfera de la empresa
Existen tres aspectos a considerar:
a) Organización Estructural
“La organización de una empresa debe venir reflejada en el organigrama funcional de la misma,
definiéndose en cada línea las responsabilidades de cada autoridad, canales de comunicación y los
diferentes niveles de jerarquía.” (Audicom, 2007)
Las pautas que se deben considerar en la organización son las siguientes:
División de departamentos y sus responsabilidades
La organización se estructura en departamentos. En cada uno de ellos se debe definir, de una
manera clara y precisa, las funciones y tareas a realizar por el personal así como sus
correspondientes responsabilidades.
En todos los negocios existen departamentos de compras, ventas, almacén, contabilidad, etc., en
donde la dirección y coordinación de los mismos es imprescindible para aportar una coherencia a la
gestión del negocio.
Por ejemplo, es necesario que existan personas autorizadas para realizar pedidos, firmar cheques,
adoptar decisiones en cuanto a cancelación o regularizaciones de incobrables, aceptación de
presupuestos, riesgos de ciertas transacciones, etc.
División de Funciones
La división de funciones y responsabilidades es de gran importancia para los distintos
departamentos, secciones y personal de la empresa. Con ello se evita que una misma persona
efectúe el ciclo de una transacción, es decir, autorización, ejecución, registro, custodia y protección
de activos.
62
El objetivo de esta segregación es reducir el riesgo de errores y asegurar que no se produzcan
situaciones de fraude. Así, pues existirá una adecuada separación de competencias para cada
transacción en cuanto a su: Autorización y ejecución, Custodia de los activos involucrados en la
transacción y evidencia documental y registro contable.
Es recomendable que todas estas responsabilidades, junto con el límite de autoridad de las mismas,
estén definidas y reflejadas por escrito.
El Factor Humano
Entre las garantías básicas para que el control interno sea efectivo y cumpla su finalidad está la
presencia de un personal responsable, eficiente, motivado y capacitado, ya que es en él donde se
apoya toda la estructura funcional y organizativa de la empresa.
El factor humano puede suponer tanto una de las mayores confianzas en el sistema de la
organización como uno de los mayores riesgos en el incumplimiento de los fines del control. Los
aspectos que contribuyen a que el personal constituya un medio adecuado en la estructura
organizativa son:
a) Selección adecuada del personal siguiendo para ello unas bases definidas según el puesto
de trabajo.
b) Seguimiento en el rendimiento.
c) Remuneraciones objetivas acorde a la capacidad de la persona y su responsabilidad en el
puesto, así como incentivos sujetos al alcance de objetivos.
d) Posibilidades de promoción en la organización en cuanto a puesto y responsabilidades.
e) Entorno de trabajo apropiado, seguridad en el mismo, horarios racionalmente definidos,
etc.
b) Políticas y procedimientos contables operativos
“Es necesario que exista un conjunto de reglas y normas que rijan tanto el proceso informativo-
contable (circuito informativo y contabilidad) como el sistema operativo de la empresa
(aprovisionamiento, producción, comercialización, administración de recursos financieros, recursos
humanos, etc.).” (Audicom, 2007)
63
Para el procedimiento informativo contable se consideran las siguientes pautas para un buen
sistema de control interno.
Equipos para el proceso de transacciones
La consideración de todas las operaciones y variables que entran a formar parte de la operatividad
del negocio, así como la magnitud de las mismas, son elementos básicos para la selección de los
equipos que procesen dichas operaciones y sus capacidades necesarias.
Es posible que para una pequeña empresa (por ejemplo, dedicada a la distribución) un equipo
informático de pequeña capacidad o incluso un sistema contable manual será suficiente para que su
sistema informativo contable sea correcto.
Por el contrario una mediana empresa (por ejemplo producción y comercialización), debido a unas
necesidades mayores de información y detalles, los sistemas informativos contables tendrán un
mayor desarrollo y capacidad.
Registros Contables y Comprobantes
Los registros deben confeccionarse de tal manera que se amolden a las necesidades de información
de la empresa. Se registrarán siempre en códigos, previamente definidos por la sociedad (plan de
cuentas), y se transcribirán para hacer libros de transacciones (registro de facturas emitidas,
facturas recibidas, bancos, etc.). Los procedimientos serán los necesarios para el registro completo
y correcto de activos, pasivos, ingresos y gastos.
Estos registros deben mantenerse siempre al día con el objeto de disponer de la información lo más
recientemente posible. De esta manera la toma de decisiones es más eficaz y la posibilidad de
detectar errores más rápida.
A la vez los comprobantes de las transacciones han de llevar una correlación numérica. Siguiendo
este procedimiento se esquiva la omisión del registro de la transacción, a la vez que permite llevar
un mayor control sobre toda la documentación que se va generando (por ejemplo, numeración
correlativa de facturas emitidas, de pedidos suministrados, de recibos a cobrar, etc.).
Información
64
Los documentos y los elementos del registro son los medios, de obtener la información, por lo que
es importante considerar los siguientes puntos en lo referente a la información:
o Canalización de la información siempre por los circuitos definidos para asegurar el control.
o Integrar la totalidad de la información obtenida por los distintos departamentos de la
empresa. De este modo se podrá ratificar la fiabilidad y seguridad de la misma. Todos los
departamentos o divisiones de un negocio suelen trabajara con sus propias estadísticas, en
base a la información obtenida o recibida a través del circuito. Así pues, el departamento
de ventas de una empresa podrá verificar sus estadísticas internas de ventas con los
registros contables (facturas emitidas), o el de tesorería conciliará su disponible con el
saldo contable de caja y bancos, o el de compras comprobará con el registro de
aprovisionamiento.
o Definición de la información necesaria para la toma de decisiones. La Dirección requiere
siempre conocer y estar actualizada de la gestión y situación del negocio, en todos sus
aspectos, de una manera periódica.
Controles Extras
Además de la definición de normas es necesarios establecer una serie de controles adicionales que
aseguren y maximicen en la validez de la información contable.
La ejecución de dichos controles se realizará por la persona adecuada de una manera sistemática
afectando en muchos casos, a procesos extracontables.
Por ejemplo, el departamento de tesorería confeccionará, como mínimo, una vez al mes las
conciliaciones bancarias, el almacén realizará inventarios físicos completos de existencias, como
mínimo, una vez al año, o recuentos sobre muestras aleatorias de una manera periódica; cuadres del
mayor general con los auxiliares de cuentas; comprobaciones de la cifra de facturación con los
detalles internos de ventas; etc.
c) Supervisión
“La supervisión da lugar a que el personal desarrolle los procedimientos de acuerdo con los planes
de organización establecidos.” (Audicom, 2007)
Las funciones que se debe seguir para cumplir con la supervisión son:
65
Revisar si las políticas, planes y procedimientos establecidos son los correctos.
Revisar si la gestión económica – financiera se está operando basándose en los procesos
definidos y conjuntamente con los controles contables correspondientes, verificando
cuadres dé cuenta con datos globales, conciliaciones, etc.
Dentro de la información contable tenemos lo que se refiere a la documentación respaldo
para los registros, dichos documentos deben ser debidamente revisados, aprobados y
autorizados, como ejemplo se menciona facturas recibidas antes de ser contabilizadas,
autorización de pagos a proveedores, etc.
3.6. SISTEMAS DE CONTROL
Sistema de Control Interno es lo que permite a cualquier organización tener mayores
posibilidades de lograr los objetivos que la misma fija. Los modelos de control son informes que
permiten seguir las pautas para la elaboración de los sistemas de control interno, a continuación se
describen algunos modelos: COSO I y COSO ERM.
3.6.1. COSO I
Método de control interno conformado por el Comité de Organizaciones Patrocinadoras de
la Comisión Broadway (COSO) es una iniciativa conjunta de las cinco organizaciones del sector
privado y se dedica a proporcionar liderazgo de ideas a través del desarrollo de los marcos y
orientaciones sobre la gestión del riesgo, control interno y la disuasión del fraude.
Informe Coso se entiende como el proceso efectuado por la administración con el fin de
evaluar operaciones especificas con seguridad razonable en tres principales categorías:
1. Efectividad y eficiencia operacional,
2. Confiabilidad de la información financiera, y;
3. Cumplimiento de políticas, leyes y normas aplicativas.
El control interno posee cinco componentes que pueden ser implementados en todas las
compañías de acuerdo a las características administrativas, operacionales y de tamaño.
3.6.1.1. Componentes del COSO I
Los componentes son los siguientes:
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a) Ambiente de control,
b) Evaluación de riesgos,
c) Actividades de control (políticas y procedimientos),
d) Información y comunicación, y;
e) Monitoreo y supervisión.
Figura No. 3.1Componentes del Control Interno (COSO)
Nota: en:(Mantilla, 2010)
Ambiente de control
Cuando se habla del ambiente de control se dice que es el corazón de cualquier empresa, es su
gente con sus cualidades individuales, incluyendo la integridad, valores éticos, competencia y el
ambiente en el cual trabajan, considerándolos el motor que maneja la empresa y la base sobre la
que se asienta todo.
También está conformada por las acciones, políticas y procedimientos que reflejan la actitud
general de la administración sobre el control y su importancia.
El Ambiente de Control tiene sub-componentes que se deben considerar.
La integridad y valores éticos del personal de la empresa
El compromiso con la competencia
La filosofía y estilo operativo de la dirección
La estructura organizacional
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El comité de auditoría
La asignación de responsabilidades y autoridad
Las políticas y prácticas de Recurso Humanos
Evaluación de Riesgos
Toda empresa debe identificar, conocer y tratar los riesgos a los que se enfrenta, por lo que la
empresa debe instaurar mecanismos para identificar, analizar y manejar estos riesgos, estableciendo
objetivos integrados con las áreas de comercialización, operación, finanzas y otras actividades para
que la empresa funcione armoniosamente.
Para disminuir el riesgo podrían corroborar las afirmaciones de la administración de la empresa
como son:
La existencia y ocurrencia
La integridad
La valuación o asignación
Los derechos y obligaciones
La presentación y revelación del movimiento de la empresa
Al igual que el Ambiente de control, la evaluación de riesgos contiene sub-componentes que se
debe considerar:
Establecer los objetivos globales
Comunicación de los objetivos
Relación y consistencia de las estrategias, los plantes y presupuestos con los
objetivos.
Objetivos a nivel de actividad
Manejo del cambio
Actividades de control
En las actividades de control se establecen las políticas y procedimientos de control que ayuden a
conseguir una seguridad razonable, de que se lleven a cabo de forma eficaz las acciones
consideradas necesarias para afrontar los riegos que existen respecto a lograr los objetivos de la
organización. Son muchas las actividades de control que se realizan, pero sólo los siguientes tipos
se relacionan con la auditoría a los estados financieros:
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Verificación de independencia sobre el desempeño
Controles físicos sobre activos
Segregación adecuada de deberes, operaciones y actividades
Controles del procesamiento de la información (documentos y archivos
adecuados)
Información y Comunicación
El sistema de información contable se compone de los métodos, los registros establecidos para
incluir, procesar, resumir y presentar las transacciones, mantener el activo, el pasivo y el
patrimonio.
Indicando que un sistema puede:
Identificar y registrar todas las transacciones válidas
Medir el valor de las transacciones de modo que pueda anotarse su valor monetario
en los estados financieros
Determinar el período en que ocurrieron las transacciones para registrarlas en el
periodo contable correspondiente
Describir oportunamente las transacciones con suficiente detalle para clasificarlas e
incluirla en los estados financieros
Presentar correctamente las transacciones y las revelaciones respectivas en los
estados financieros
Monitoreo y Supervisión
Este último componente del control interno, es un proceso consistente en la evaluación continua y
periódica por parte de la eficiencia del diseño y funcionamiento de la estructura de control interno
para determinar si está funcionando de acuerdo a su objetivo y modificarla cuando sea necesario si
las condiciones lo justifican.
La verdadera trascendencia de concientizar sobre el cumplimiento de deberes con la sociedad,
entidad y consigo mismo permite mantener el control interno de manera que se reduzcan los
riesgos internos y externos. Conocer y aplicar el código de conducta ética partiendo siempre desde
la alta gerencia o cabeza hacia todos los niveles, garantiza una adecuada evaluación y/o
supervisión, así como una correcta distribución de responsabilidades.
69
3.6.2. Coso II o Coso ERM
Coso (COSO) es una organización voluntaria del sector privado cuya misión es mejorar la
calidad de la información financiera mediante la ética en los negocios, los controles internos
efectivos y el gobierno corporativo.
Lo que hizo que tiempo después emita otro documento, denominado “Enterprise Risk Management
(ERM) - Integrated Framework” denominado en la actualidad como COSO II o COSO ERM. Si
bien hasta ese momento muchas organizaciones y entidades habían desarrollado enfoques para
encarar la gestión de riesgos, y existía una gran cantidad de literatura al respecto, no había una
terminología común para el tema ni se habían elaborado principios ampliamente aceptados que
pudieran ser utilizados por las empresas como una guía en el desarrollo de una estrategia efectiva
para la administración de riesgos. (Ambrosone, 2007)
El COSO II vino a llenar ese vacío: al reconocer la necesidad de una guía definitiva para la
gestión de riesgos, el Comité inició un proyecto en el año 2001, el cual fue liderado por Price wáter
mouse Cooper y contó con la asistencia de un consejo compuesto por miembros de las cinco
entidades patrocinadoras del Comité.
Es así que el COSO II o COSO ERM cuenta con 8 componentes los cuales están
interrelacionados entre sí. Estos procesos deben ser efectuados por el director, la gerencia y los
demás miembros del personal de la empresa a lo largo de su organización.
El COSO ERM, está integrado por ocho componentes, los cuales son:
a. Ambiente Interno de control.
b. Establecimiento de Objetivos.
c. Identificación de eventos.
d. Evaluación de Riesgos.
e. Respuesta a los Riesgos.
f. Actividades de Control.
g. Información y Comunicación.
h. Monitoreo.
3.6.2.1. Componentes del COSO ERM
Los 8 componentes están alineados con los 4 objetivos.
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1. Estratégico (categoría no incluida en el COSO I).
2. Eficiencia y efectividad de las operaciones.
3. Confiabilidad de las operaciones.
4. Cumplimiento.
Figura No. 3.2Componentes del COSO ERM
Nota: en: (E directivos, 2008)
Ambiente Interno
Abarca el Talento Humano de una organización y establece la base de cómo el personal de la
entidad percibe y trata los riesgos, incluyendo la filosofía para su gestión, el riesgo aceptado, la
integridad y valores éticos y el entorno en que se actúa.
Este también sirve como la base fundamental para los otros componentes del ERM, dándole
disciplina y estructura dentro de la empresa para que los empleados creen conciencia de los riesgos
que se pueden presentar.
El ambiente interno es la base de los restantes componentes de la gestión de riesgos corporativos,
puesto que provee disciplina y estructura. Pero como es sabido, este ambiente interno está
sumamente influido por la historia de la entidad, así como por su propia cultura. Es por ello que
involucra gran cantidad de elementos, desde los valores éticos de la organización hasta la filosofía
dominante en la gerencia para administrar los riesgos, pasando por los mecanismos en que la
entidad asigna autoridad y responsabilidad.
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Establecimiento de Objetivos
Los objetivos deben existir antes de que la dirección pueda identificar potenciales eventos que
afecten a su consecución. La gestión de riesgos corporativos asegura que la dirección ha
establecido un proceso para fijar objetivos y que los objetivos seleccionados apoyan la misión de la
entidad y están en línea con ella, además de ser consecuentes con el riesgo aceptado.
Es importante para que la empresa prevenga el riesgo, tenga una identificación de los eventos, una
evaluación del riesgo y una clara respuesta a los riesgos en la empresa.
Los objetivos deberán ser:
Estratégicos: Estarán relacionados con las metas de alto nivel; así mismo están alineados y
dan apoyo a la misión del negocio.
Operacional: Relacionados con la efectividad y eficiencia de las operaciones de la entidad o
empresa o corporación, lo cual incluye su rendimiento y rentabilidad. Usualmente, varían
según las opciones adoptadas por la gerencia en cuanto a estructura y rendimiento.
Reporte o presentación de resultados: Relacionado a la confiabilidad y efectividad de la
estructura de líneas de reporte.
Cumplimiento: Relacionado con el apego de la organización a las leyes y regulaciones.
Identificación de Eventos.
Los acontecimientos internos y externos que afectan a los objetivos de la entidad deben ser
identificados, diferenciando entre riesgos y oportunidades. Estas últimas revierten hacia la
estrategia de la dirección o los procesos para fijar objetivos.
Se debe identificar los eventos que afectan los objetivos de la organización aunque estos sean
positivos, negativos o ambos, para que la empresa los pueda enfrentar y proveer de la mejor forma
posible.
La empresa debe identificar los riesgos y debe diagnosticarlos para que pueda hacer frente a los
riesgos y aprovechar las oportunidades.
Evaluación de Riesgos.
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Los riesgos se analizan considerando su probabilidad e impacto como base para determinar cómo
deben ser gestionados y se evalúan desde una doble perspectiva, inherente y residual.
El riego inherente es aquel al que se enfrenta una entidad en ausencia de acciones de la dirección
para modificar su probabilidad o impacto; es decir, siempre existirán haya o no controles, debido a
la naturaleza de las operaciones. El riesgo residual es el que permanece después de que la dirección
desarrolle sus respuestas a los riesgos.
Este componente incluye los siguientes factores:
a) Estimación de probabilidad e impacto
b) Evaluación de riesgos
c) Riesgos originados por los cambios
Respuesta a los Riesgos.
La dirección selecciona las posibles respuestas para evitar, aceptar, reducir o compartir los riesgos -
desarrollando una serie de acciones para alinearlos con el riesgo aceptado y las tolerancias al riesgo
de la entidad.
Una vez evaluado el riesgo la gerencia identifica y evalúa posibles repuestas al riesgo en relación a
las necesidades de la empresa.
3.6.2.2. Las respuestas al riesgo pueden ser:
Evitarlo: Se discontinúan las actividades que generan riesgo.
Reducirlo: Se reduce el impacto o la probabilidad de ocurrencia o ambas
Compartirlo: Se reduce el impacto o la probabilidad de ocurrencia al transferir o compartir
una porción del riesgo.
Aceptarlo: No se toman acciones que afecten el impacto y probabilidad de ocurrencia del
riesgo.
Actividades de Control.
Las políticas y procedimientos se establecen e implantan para ayudar a asegurar que las respuestas
a los riesgos se llevan a cabo eficazmente.
73
También son las políticas y procedimientos para asegurar que la respuesta al riesgo se lleve de
manera adecuada y oportuna.
Existen tipos de actividades de control:
Preventiva, detectivas, manuales, computarizadas o controles gerenciales
Información y Comunicación.
La información relevante se identifica, capta y comunica en forma y plazo adecuado para permitir
al personal afrontar sus responsabilidades. Una comunicación eficaz debe producirse en un sentido
amplio, fluyendo en todas direcciones dentro de la entidad.
La información es necesaria en todos los niveles de la organización para hacer frente a los riesgos
identificando, evaluando y dando respuesta a los riesgos.
La comunicación se debe realizar en sentido amplio y fluir por toda la organización en todos los
sentidos.
Debe existir una buena comunicación con los clientes, proveedores, reguladores y accionistas.
Monitoreo.
Sirve para monitorear que el proceso de administración de los riesgos sea efectivo a lo largo del
tiempo y que todos los componentes del marco ERM funcionen adecuadamente.
El monitoreo se puede medir a través de:
Actividades de monitoreo continuo
Evaluaciones puntuales
Una combinación de ambas formas
3.7. PRINCIPIOS
El control interno comprende el plan de organización, el conjunto de métodos debidamente
clasificados y coordinados, las medidas tomadas en una empresa para asegurar sus recursos,
propender a la exactitud y confiabilidad de la información contable, apoyar y medir la eficiencia de
74
las operaciones y el cumplimiento de los planes, así como estimular la observancia de las normas,
procedimientos y regulaciones establecidas.
Deben ser tareas priorizadas de cada trabajador, la implantación de las medidas de control
interno, así como la realización sistemática de los controles y de la aplicación de divisiones para
erradicar las deficiencias con el objetivo de lograr un incremento de la eficiencia económica.
Para lograr establecer un eficaz sistema de control interno, se deberá tomar en cuenta
previamente la organización de la empresa sobre la base de determinados principios, entre ellos los
fundamentales son los siguientes:
División del Trabajo
En ningún caso una sola persona tendrá el control íntegro de una operación, para procesar cada tipo
de transacción el control interno debe pasar por cuatro etapas separadas; Autorización, Aprobación,
Ejecución, Registro.
De modo tal que garantice que los responsabilizados con la custodia de los medios y la elaboración
de los documentos primarios no tengan autoridad para aprobar los mismos y que ambos no tengan
la función o posibilidad de efectuar anotaciones en los registros contables de esta forma el trabajo
de una persona es verificado por otra que trabaja independiente y que al mismo tiempo verifica la
operación realizada posibilitando la detección de errores.
Fijación de Responsabilidad
Garantizar que los procedimientos inherentes al control de las operaciones económicas, así como la
elaboración y aprobación de los documentos pertinentes, permitan determinar en todos los casos, la
responsabilidad primaria sobre todas las anotaciones y operaciones llevadas a cabo.
Se deben proveer las funciones de cada área, así como las consecuentes responsabilidades de cada
uno de los integrantes de la misma, teniendo en cuenta que la autoridad es delegable, no siendo así
la responsabilidad.
Cargo y Descargo
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Debe garantizarse que todo recurso o servicio recibido o entregado sea registrado, o sea lograr que
se contabilicen los cargos de todo lo que entra y descargos de todo lo que sale, lo cual servirá de
evidencia documental que precise quién lo ejecutó, aprobó, registró y verificó.
Debe quedar bien claro en qué forma y momento una cuenta recibe los créditos y los débitos, es por
ello que toda anotación que no obedezca a las normas de una cuenta se debe investigar en detalle.
La supervisión de las operaciones reflejadas en cada cuenta y subcuenta o análisis en forma
sistemática, por personal independiente al que efectúa dichas anotaciones, permitirá observar si las
operaciones registradas se corresponden con el contenido de cada cuenta.
Resulta conveniente además aplicar la práctica de rotar a los trabajadores en sus distintos puestos
de trabajos teniendo en cuenta sus conocimientos y nivel ocupacional, lo que limita los riesgos de
la comisión de fraudes viabilizando su descubrimiento en caso de producirse éstos y tiene además
la ventaja de aumentar la eficiencia del trabajo al conseguir un entrenamiento más integral.
Para que un Sistema de Contabilidad garantice un eficiente control interno, debe suceder lo
siguiente:
a) Toda empresa antes de comenzar sus operaciones debe tener definida correctamente su
organización, como mínimo debe poseer:
Organigrama de empresa.
Manual de funciones por cargos.
b) Fundamentalmente deben estar bien definidas las funciones de contabilidad y tesorería, además
de estar bien segregadas y establecidas las relaciones y puntos de convergencias de las mismas.
c) El administrativo de la contabilidad debe ser responsable de sus actos ante el funcionario de
primer nivel de la empresa, lo cual quiere decir que este debe tener independencia de criterio
absoluto ante el resto de los funcionarios de la empresa.
d) Toda empresa clasificada como mediana o grande de acuerdo a sus actividades económicas,
debe poseer la función de auditoría interna, subordinada directamente al funcionario de primer
nivel de la organización, ante el cual debe rendir sus informes. La intervención interna consiste
fundamentalmente en la comprobación periódica de los mecanismos de control interno establecidos
en los procedimientos contables.
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e) La empresa debe contar antes del inicio de sus operaciones con un clasificador de cuentas donde
se detalle el plan de cuentas que utiliza la contabilidad para registrar los hechos económicos, el
contenido económico de cada cuenta con el detalle de sus abonos y créditos fundamentales y el
sistema informativo que emite la contabilidad periódicamente a la dirección de la empresa, para
dirigir económicamente la misma.
f) Otro documento de dirección con que debe contar la empresa antes del inicio de sus operaciones
es el manual de procedimientos de contabilidad y control interno, en el cual se describirán los
procedimientos contables y los requisitos de control interno a que cada operación descrita esté
sujeta, con el objetivo de su chequeo y comparación.
División del Control Interno
El concepto seguridad razonable está relacionado con el reconocimiento explícito de la existencia
de limitaciones inherentes del Control Interno.
En el desempeño de los controles pueden cometerse errores como resultado de interpretaciones
erróneas de instrucciones, errores de juicio, descuido, distracción y fatiga
Las actividades de control dependientes de la separación de funciones, pueden ser burladas por
colusión entre empleados, es decir, ponerse de acuerdo para dañar a terceros.
La extensión de los controles adoptados en una organización también está limitada por
consideraciones de costo, por lo tanto, no es factible establecer controles que proporcionan protección
absoluta del fraude y del desperdicio, sino establecer los controles que garanticen una seguridad
razonable desde el punto de vista de los costos que son inherentes a todos los sistemas de control
interno, como por ejemplo: las opiniones en que se basan las decisiones pueden ser erróneas, los
encargados de establecer controles tienen que analizar su relación costo/beneficio, etc. Además los
controles pueden evadirse si dos o más trabajadores se lo proponen. También la Administración
podría hacer caso omiso del sistema de control interno. (Mantilla, 2010, pág. 119)
3.8.MÉTODOS DE EVALUACIÓN
La evaluación del control interno, así como el relevamiento de la información para la
planificación de la auditoría, se podrán hacer a través de diagramas de flujo, descripciones
narrativas y cuestionarios especiales, según las circunstancias, o se aplicará una combinación de los
mismos, como una forma de documentar y evidenciar la evaluación.
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En ciertas oportunidades la realización de un diagrama puede llegar a ser más útil que la
descripción narrativa de determina operación, en otras y según sea el componente, la existencia de
cuestionarios especiales puede ayudar de manera más efectiva que el análisis a través de alguna
otra Nota: en de documentación.
Al analizar la documentación de sistemas, se debe verificar si existen manuales en la organización que
puedan llegar a suplir la descripción de los sistemas realizados por el auditor. Dependerá de cada una
de las situaciones que se presenten el elegir uno u otro método de documentación y especialmente
identificar aquellas oportunidades en donde, utilizando el material que facilite el ente, se pueda llegar
a obtener la documentación necesaria para evidenciar la evaluación del sistema de información,
contabilidad y control (Contraloria General del Estado, 2010, pág. 86)
La evaluación del sistema de control interno define las fortalezas y debilidades de la
organización empresarial mediante una cuantificación de todos sus recursos
Mediante el examen y objetivos del control interno, registros y evaluación de los estados
financieros se crea la confianza que la entidad debe presentar frente a la sociedad. La evaluación
del sistema de control interno basado en principios, reglas, normas, procedimientos y sistemas de
reconocido valor técnico.
A fin de evaluar su situación actual y de acuerdo con sus resultados proceder a tomar los
reconocimientos, alternativas y producir las recomendaciones que lleven al mejoramiento continuo
del Sistema, que se está aplicando en la fecha de la evaluación en la empresa, utilizando
herramientas como la teoría de la calidad total, que indiscutiblemente beneficiarán en general a los
funcionarios, su jefes de áreas así como de toda la Entidad y sus usuarios externos, en el futuro
inmediato.
Los métodos utilizados para la realización del Control Interno son:
Método Descriptivo o de memorándum.
Método Gráfico.
Método de Cuestionario.
1. Método Descriptivo
Consiste en la descripción de las actividades y procedimientos utilizados por el personal en las
diversas unidades administrativas que conforman la entidad, haciendo referencia a los sistemas o
registros contables relacionados con esas actividades y procedimientos.
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La descripción debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las
unidades administrativas que intervienen, nunca se practicará en forma aislada o con subjetividad.
Existen ventajas y desventajas al utilizar el método descriptivo, entre estas podemos mencionar:
La ventaja del Método Descriptivo es el estudio detallado que permite obtener un
conocimiento más profundo de la empresa.
En cuanto a desventaja del Método Descriptivo no se tiene un índice de eficiencia.
Para un mejor entendimiento a continuación se presenta un ejemplo del método descriptivo
aplicado a cuentas por cobrar.
El departamento debe ser dirigido por una sola persona.
Diseñar adecuadas políticas de crédito para el otorgamiento de los mismos a los clientes, a
los funcionarios y a los empleados.
Las políticas de cobranza deberán ser acordes con las condiciones de mercado y giro de la
entidad.
Analizar el pedido de crédito de cada cliente antes de despachar las mercancías.
Aprobación del crédito por parte de los funcionarios asignados.
Enviar periódicamente estados de cuenta a los clientes, con el objeto de cerciorarse que los
saldos de las cuentas que contablemente aparezcan pendientes de cobro las reconozcan los
clientes.
Realizar llamadas de recordatorio de cobros a los clientes.
El encargado de cuentas por cobrar no podrá tener control sobre los asientos contables de
los cobros realizados.
Habilitar una cuenta auxiliar en el catálogo para cada cliente, funcionario o empleado.
Realizar arqueos periódicos y sorpresivos de los documentos para conciliarlos con los
libros contables.
Realizar mensualmente conciliaciones de los anexos extracontables con el saldo del mayor.
2. Método Gráfico
Señala por medio de cuadros y gráficas el flujo de las operaciones a través de los puestos o lugares
donde se encuentran establecidas las medidas de control para el ejercicio de las operaciones.
Este método permite detectar con mayor facilidad los puntos o aspectos donde se encuentran
debilidades de control, aun cuando hay que reconocer que se requiere de mayor inversión de
tiempo en la elaboración de los flujogramas y habilidad para hacerlos.
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Existen ventajas y desventajas al utilizar el método gráfico entre estas podemos mencionar:
La ventaja del Método Gráfico es que nos proporciona una rápida visualización de la
estructura del negocio.
Como desventaja podemos mencionar pérdida de tiempo cuando no está familiarizado a
este sistema.
Para un mejor entendimiento a continuación se presenta un ejemplo del método gráfico aplicado a
cuentas por cobrar.
INICIO
Diseño de políticas de crédito
Aprobación de políticas de crédito
Autorización de
Entrega de producto al cliente y
emisión de factura
Entrega de factura a contabilidad para
su registro
Registro extracontable con datos de
clientes y sus saldos
Conciliación de registros contables con
anexos extracontables
FIN
Figura No. 3.3Ejemplo de Flujo diagramación
Nota: en:www.gestiopolis.com/
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3. Método de cuestionario
Consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados, los cuales incluyen preguntas
respecto a cómo se efectúa el manejo de las operaciones y quién tiene a su cargo las funciones.
“Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas indican la
existencia de una adecuada medida de control, mientras que las respuestas negativas señalan una
falla o debilidad en el sistema establecido.”(WordPress, 2002)
Existen ventajas y desventajas al utilizar el método de cuestionario entre estas podemos mencionar:
Ventajas
Facilitan la recopilación de información y no se necesitan muchas explicaciones ni
una gran preparación para aplicarlos.
Evitan la dispersión de la información, al concentrarse en preguntas de elección
forzosa.
En el ambiente de sistemas es fácil capturar, concentrar y obtener información útil
a partir de las respuestas, mediante el uso de la computadora. Incluso se puede
proyectar los datos y hacer gráficas.
Hacen impersonal la aportación de respuestas; por lo tanto, en una auditoría
ayudan a obtener información útil y confiable si se plantean bien las preguntas.
Desventajas
Falta de profundidad en las respuestas y no se pueden ir más allá del cuestionario.
Se necesita una buena elección del universo y de las muestras utilizadas.
Pueden provocar la obtención de datos equivocados si se formulan
deficientemente, las preguntas, si se distorsionan o si se utilizan términos ilegibles,
poco usados o estereotipados.
La interpretación y el análisis de los datos pueden ser muy simples si el
cuestionario no está bien estructurado o no contempla todos los puntos requeridos.
81
Tabla 3.1 Ejemplo de Cuestionario de Control Interno
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Cuenta: CLIENTES Y OTRAS CUENTAS POR COBRAR
Periodo de revisión:
No. PREGUNTAS RESPUESTA
OBSERVACION SI NO N/A
1 ¿Las cuentas por cobrar a clientes están
debidamente controladas y registradas en
el período correcto?
2 ¿Existen políticas de crédito para el
otorgamiento de los mismos a los
clientes?
3 ¿Se tienen expedientes y son manejados
en el departamento de crédito, donde se
muestre la historia de la cuenta del
crédito, su límite de crédito y las
condiciones de venta?
4 ¿Es analizado el pedido de los clientes
para otorgar el crédito?
5 ¿Los pedidos de crédito por los clientes
son autorizados por algún funcionario
ajeno a las funciones de registros
contables, cobranza o embarques?
TOTAL:
Preparado por: Elizabeth Loaiza
Revisado Por:
Fecha:
3.8.1. Procedimientos
“Existen diferentes descripciones de tipos de actividades de control que van desde controles
preventivos, manuales, informáticos y controles de dirección. A continuación se ejemplifican
la gama y variedad de actividades de control:”(Montalvo, 2002, pág. 10)
Análisis efectuados por la dirección: Los resultados obtenidos se analizan con los
presupuestos, con el fin de evaluar en qué medida se están alcanzando los objetivos.
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Las acciones de la dirección relacionadas con el análisis y el seguimiento representan
actividades de control.
Gestión directa de funciones por actividades: Los responsables de diversas funciones o
actividades revisan los informes sobre los resultados logrados.
Proceso de información: Realización de controles para comprobar la exactitud, totalidad y
autorización de las transacciones.
Controles físicos: Los más conocidos son los inventarios o recuentos físicos en los cuales
se comprueba su existencia física con los registros de la compañía.
Indicadores de rendimiento: Los indicadores pueden actuar como control de las
operaciones o puede ser relativo a la información financiera.
Por ejemplo fluctuaciones de los precios de compra (operacional) o dicha información se
utiliza para seguir los resultados financieros, el análisis de los indicadores contribuye al
control relativo a la información financiera.
Segregación de funciones: Hace al reparto de las tareas entre los empleados para que
existe un control por oposición, es decir para que se disminuya el riesgo de error o de
acciones inapropiadas.
Las actividades de control se respaldan en dos elementos importantes: políticas y
procedimientos. Las políticas determinan que es lo que se debería hacer, y los
procedimientos determinan las acciones a llevar a cabo para cumplir las políticas.
Integración de las actividades de control con la evaluación de Riesgos
La dirección debería establecer los planes de acción necesarios para afrontar los riesgos
evaluados. Las acciones determinadas también resultarán útiles para la definición de las
operaciones de control, dado que su aplicación se encuentra orientada a garantizar su
ejecución correcta.
Las actividades de control no son un fin en sí mismo, sino que sirven como mecanismos
para que la organización alcance sus objetivos.
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Controles sobre los sistemas de información
Los sistemas de información desempeñan un papel fundamental en la gestión de las
empresas, es por ello que deben ser obviamente controlados. La mayoría, para no decir
todas, las empresas utilizan sistemas informáticos para generar la información.
Los controles efectuados sobre los sistemas pueden agruparse en dos categorías:
Controles generales: los controles generales incluyen comúnmente los controles de
operaciones del centro de datos, la adquisición y mantenimiento del software del sistema,
las seguridades de acceso, y el desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones del sistema.
Controles sobre las operaciones del centro de proceso de datos: incluyen la organización y
planificación de trabajos, procesos de salvaguarda de datos, etc.
Controles sobre el software: controles sobre la adquisición y mantenimiento del software
necesario para su correcto funcionamiento.
Controles sobre la seguridad de acceso: estos controles permiten proteger al sistema contra
ingresos y usos no autorizados, limitando el acceso sólo a los usuarios habilitados.
Controles sobre el desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones: apunta a las
metodologías implementadas por las empresas con el fin de controlar los costos elevados
que se asocian al desarrollo y mantenimiento.
Controles de aplicación: Diseñados para el control del funcionamiento de las aplicaciones,
asegurando la totalidad y exactitud en el proceso de transacciones, su autorización y
validez. Debe prestarse atención particular a las interfaces de aplicación, puesto que ellas a
menudo están vinculadas con otros sistemas que a su turno necesitan control.
Dependiendo del área, podemos considerar los siguientes procedimientos básicos de control:
• Arqueos de caja sorpresivos
• Tomas físicas de inventarios
• Conciliación periódica de saldos
• Claves de acceso
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• Niveles de aprobación
• Entre otras.
A continuación se presenta consideraciones a tomarse en cuenta en diferentes áreas:
Cuenta — Efectivo en Caja y Bancos
a) Verificar que ninguna persona tenga acceso a los documentos y valores que son
responsabilidad del encargado de caja, excepto el contador y/o auditor cuando tengan que
efectuar arqueos.
b) Asegurarse que el encargado del efectivo no tendrá acceso a los registros de contabilidad.
Ingresos a Caja
a) Verificar que se prepare por cada ingreso un recibo oficial debidamente pre enumerado.
b) Probar que la recepción del dinero será exclusividad del encargado del efectivo.
c) Observar que los talonarios en blanco de recibos de efectivo deben ser controlados por el
contador y entregados al cajero mediante recibos firmados.
d) Observar que cuando se trate de cheques estos deberán ser expedidos a favor de la entidad,
los cuales deberán ser sellados inmediatamente para su depósito en el banco.
e) No se debe recibir cheques endosados por terceros.
Arqueo de Fondos
a) Verificar que los fondos de la entidad estarán sujetos a comprobaciones físicas por medio
de arqueos periódicos y sorpresivos.
Conciliaciones Bancarias
a) Las conciliaciones bancarias se efectuarán mensualmente por personas que no tengan
responsabilidad en el manejo de efectivo ni en el registro o emisión de cheque.
b) Las conciliaciones deben efectuarse dentro de los diez (10) primeros días hábiles del
mes siguiente, de manera que faciliten revisiones posteriores a fin de permitir la toma
de decisiones y aplicación de acciones correctivas.
c) Su propósito es comparar el movimiento registrado por el banco con el que conste en
los registros contables en la Entidad u Organismo, a fin de asegurar la veracidad del
saldo y revelar cualquier error o transacción no registrada, ya sea por el Banco o por la
Entidad.
Conciliaciones de saldos periódicas
85
a) Se debe elaborar mensualmente relaciones de las cuentas por cobrar las que
deberán compararse con la cuenta de control correspondiente.
b) Se efectuarán verificaciones periódicas y cuentas por cobrar por intermedio de
empleados independientes de su custodia, registros y manejo de efectivo.
c) Pueden realizarse verificaciones parciales cuando el volumen de las cuentas por
cobrar así lo exijan; y se comprobará la legalidad de los documentos y la existencia
de la salvaguarda física y necesaria (bóvedas, cajas de seguridad, etc.).
d) Cualquier diferencia resultante de las verificaciones efectuadas, deberá ser
investigada con el objetivo de efectuar las correcciones del caso cuando ello
proceda.
Pasivo — Obligaciones por Pagar
a) Se establecerán registros detallados que permitan el control y la clasificación de las cuentas
del pasivo a corto y largo plazo.
b) Los requisitos de clasificación requieren información detallada y precisa en cuanto al
origen, característica y situación de cada una de las cuentas y documentos por pagar,
retenciones, préstamos y otras obligaciones contraídas por la Entidad u Organismo.
Conciliaciones de saldos periódicas (Pasivos)
a) Mensualmente se efectuarán conciliaciones de los registros auxiliares de las cuentas y
documentos por pagar, préstamos y otras obligaciones con el mayor general.
b) Las conciliaciones deben ser efectuadas por un empleado independiente de las funciones de
registro de obligaciones, siendo necesario dejar constancia por escrito de la misma,
pudiendo ser esta mensual.
3.8.2. Contenido
Reglas para el levantamiento de procedimientos
Para el levantamiento de procedimientos se deben tener en cuenta las siguientes reglas:
Definir el límite del procedimiento: El inicio del procedimiento y el fin o terminación.
Ejemplo: Recibo de la madera para fabricación del mueble (Inicio) y terminación del
producto para la Venta (Fin del Procedimiento).
Nombre del Cargo: Nombre del cargo del funcionario responsable de acuerdo a la planta
de personal.
86
Siempre iniciando la frase se debe usar el verbo en tercera persona.
En los pasos de decisión se utiliza el verbo en infinitivo.
Se debe estudiar el número de copias y su distribución 0-4dando su justificación
especialmente por la utilización que se les dé en cada oficina.
El Grupo de Apoyo o Líder: Coordina a jefes y funcionarios que tienen a su cargo el
levantamiento de los procedimientos y se hacen equipos, con grupos especializados.
Determinación de objetivos y metas: Lo que se espera del respectivo procedimiento.
Los procedimientos se hacen relacionar y referenciar utilizando el formulario “único”.
El grupo de apoyo entregará el procedimiento ya verificado con sus “Documentos Anexos”
o Justificativos.
Explicación de las gráficas: Elaboración de flujogramas en borrador para pasar a revisar,
estudiar y simplificar pasos o trámites.
Se realizan entrevistas con los funcionarios que manejan los distintos aspectos o que
participan en el procedimiento para verificar, conocer, aclarar dudas, recoger formatos,
recomendaciones, objetivos, clase de archivos, conductas, justificación de los trámites
mediante la respuesta a los siguientes interrogantes “EL PORQUE? , CUANDO?,
DONDE?, QUE?, COMO?.
Desarrollar y ejecutar las hojas de ruta para cada uno de los procedimientos, estableciendo
las actividades, trámites y tiempo de ejecución, acompañados de los documentos
originales.
Determinar si cada paso del procedimiento está justificado y está agregando valor, así que
no sea repetitivo.
Como revisar los procedimientos: Una vez levantados los procedimientos y hechas las
verificaciones, observaciones y entrevistas pertinentes, se procede a su revisión bajo el
cumplimiento de estos pasos:
1. Tener claridad de la estructura de la entidad a Nivel General y a Nivel
Individual, estudiar el organigrama.
87
2. Analizar la secuencia del proceso y la relación que se tenga con una o varias
dependencias. Ejemplo: contabilidad, tesorería, etc.
3. Analizar la segregación de funciones. Lo cual se lleva a cabo mediante la
solución al siguiente interrogante: ¿Cuándo no se segregan Funciones?
¿Cuándo lo hace todo una sola persona autoriza, aprueba, revisa, ejecuta, etc.?
4. Analizar la responsabilidad de cada paso que se realiza por cada funcionario.
5. Estudiar el listado de problemas - soluciones que recogieron en las encuestas y
que tengan que ver con los procedimientos y cruzan dicha información con los
nuevos procedimientos.
6. Analizar los documentos: formas que se utilizan, información que contiene,
número de copias, distribución, usos, archivo, consulta, cuantificación de la
cantidad de documentos procesados, formas de manipulación, firmas, sellos,
personas que intervienen justificando su participación, respondiendo que
informes se producen con base en la información de los mismos.
7. Estudiar que los espacios usados para los equipos sean suficientes y se adapten
a las necesidades técnicas, por ejemplo computadoras o equipos especiales
8. Identificación de los procesos: sí son manuales o por computadora,
evaluándolos especialmente con tendencia a que al máximo las labores se
sistematicen.
9. Analizar los resultados que produzcan las Hojas de Ruta las cuales se pondrán
en funcionamiento a partir del levantamiento de los procedimientos.
10. Se elabora un Banco de datos sobre Medidas de Control Interno y de Seguridad
por áreas. Procesos o grupos.
11. Cuestionarios: base para la evaluación del Control Interno como apoyo de un
verdadero autocontrol.
12. Definición de información que se producirá, de orden financiero, estadístico,
económico y técnico.
13. Sistematización que se está aplicando en el procedimiento en la Entidad.
14. Realizar ejercicios de “lluvia de ideas” con los funcionarios para conocer
formas o sugerencias que lleven a la simplificación y mejoramiento de los
procedimientos.
3.8.3. Descripciones
Técnicas para realizar el levantamientos de Procedimientos
88
Para hacer el levantamiento de los procedimientos que forman parte del Manual de Control Interno,
se pueden utilizar una o varias de las siguientes técnicas, así:
El Jefe de Oficina, de las distintas dependencias de la empresa, en forma simultánea, se reúne con
todos los funcionarios de la misma, y nombrando un relator, comenzarán a describir en orden
ascendente ( 1º. , 2º. …..), cada una de las actividades que se realizan bajo la responsabilidad
individual, para cada uno de los procesos o tareas y se diligencia un “Formato Único” en borrador,
por cada uno, de esta manera quedará registrado el respectivo procedimiento en esa oficina, el que
podrá continuar en una u otras oficina hasta su culminación, distinguiendo claramente el inicio y el
final de los mismos, señalándose un plazo o fecha fija para ser entregados a los asesores o
coordinadores de los manuales, paralelamente se anotaran los objetivos, las medidas de seguridad y
de protección, la base legal, los informes a elaborar para cada procedimiento, de orden financiero,
económico estadístico o de labores del personal y/o justificación de las tareas, señalando el
documento base o que es elaborado en el mismo momento, con sus respectivas copias y
distribución de las mismas, señalando su utilización que se hace de éstas en las otras dependencias,
se acompañará una fotocopia, además se indican los puntos de control, como se indica en este
instructivo y se analizarán sugerencias para simplificar el respectivo procedimiento, en sus distintos
pasos o tareas, estos formularios serán revisados al final por los jefes de oficina en coordinación
con los asesores o coordinadores de estas tareas hasta llegar al definitivo que se transcribirá por
computadora y posteriormente se elaborará la respectiva gráfica o Flujograma e integrando con los
demás elementos del Manual de Control Interno.
Se designará a un funcionario dentro de la oficina quien conformará también el grupo de apoyo,
con un perfil definido por su destacada colaboración, interés, criterios de estar de acuerdo con el
cambio, etc. quien asumirá la tarea de hacer el levantamiento de los procedimientos en
colaboración con el coordinador o asesores, aplicando los parámetros señalados en el punto
anterior, utilizando siempre el formato único, el cual ha prestado magníficos resultados,
necesitando una revisión más detallada para evitar desviaciones o mentiras de las tareas que
componen el procedimiento.
Los asesores o coordinadores mediante “entrevistas y encuestas” a cada uno de los funcionarios va
diligenciando el formato único, describiendo las tareas, buscando el orden y la base lógicas del
mismo y aplicando todas las explicaciones señaladas en el primer punto de este tema.
Paralelamente se utilizará la Hoja de Ruta, como se explica más adelante del presente documento
con carácter obligatorio, sea la que fuere la técnica utilizada, como elemento de confirmación y
89
comprobación del respectivo procedimiento, y como resultado se podrán hacer ajustes, previas las
explicaciones justificadas del caso.
3.8.4. Objetivos y Alcance
Tiene varios objetivos como:
Evitar o reducir fraudes.
Salvaguarda contra el desperdicio.
Salvaguarda contra la insuficiencia.
Cumplimiento de las políticas de operación sobre bases más seguras.
Comprobar la corrección y veracidad de los informes contables.
Salvaguardar los activos de la empresa.
Promover la eficiencia en operación y fortalecer la adherencia a las normas fijadas por
la administración. (Felix, 2011)
3.8.4.1. Objetivos del levantamiento de procedimientos
Con el levantamiento de procedimientos por parte de los funcionarios se pretenden alcanzar los
siguientes objetivos:
Cumplir con el mandato constitucional y legal de implementar métodos y procedimientos
de Control Interno.
Identificar los trámites de cada operación.
Identificar las funciones del personal en cada actividad, trámite, proceso, operación o
transacción.
Determinar el tiempo invertido en cada una de las actividades para establecer la duración
total del procedimiento. Ejemplo: cuánto tiempo se gasta el trámite de un contrato, una
cuenta, recepción de suministros, etc.
Establecer controles para fomentar la descentralización y desconcentración de funciones
por medio de una adecuada segregación y planeación de las cargas de trabajo.
Fomentar la modernización y simplificación de los trámites, evitando demoras, pasos
innecesarios y sobre todo costos injustificados.
Establecer tiempos estándar o promedio para cada paso de un procedimiento, con el fin de
detectar las dependencias que demoran los trámites sin justa causa.
Sentar la base documental para la elaboración de los manuales de Control Interno
(Procedimientos y Funciones).
Estimular la innovación, el constante perfeccionamiento y actualización de los
procedimientos
Establecer indicadores, estándares, índices o razones válidos para evaluar la gestión
90
3.9. SISTEMAS
3.9.1. Definición
Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactúan entre
sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del ambiente y
proveen (salida) información, energía o materia. (Alegsa, 2013)
El sistema, está compuesto de múltiples partes dinámicos interconectadas de manera compleja
creando coordinación y acción común precisas para actuar con oportunidad, en evolución permanente
bajo la acción del universo exterior, y que debe ser orientado hacia la realización de objetivos. Los
sistemas permiten aprovechar, convenientemente, los datos que aportan el entorno y los productos
informativos procedentes de sus mismos componentes. (Millenc, 2012)
Sistema es un conjunto de elementos, componentes o actividades que se caracterizan por
ciertos particularidades identificables que se encuentran interrelacionado e interdependientes que
funcionan para lograr un objetivo común.
3.9.2. Objetivos
Proporcionar una herramienta que facilite el proceso de entrega y recepción, diseñada en apego a los
lineamientos establecidos para este proceso y, capaz de generar reportes útiles para el conocimiento y
control de avances, manteniendo en todo momento la integridad de la información. (Millenc, 2012)
3.9.3. Características
Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes
que forman un todo complejo o unitario. Es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de
interacción o interdependencia. Los límites o fronteras entre el sistema y su ambiente admiten
cierta arbitrariedad.
Según Bertalanffy, sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas. De ahí
se deducen dos conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo (o totalidad).
Propósito u objetivo: Todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u
objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de
alcanzar un objetivo.
Globalismo o totalidad: Un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad
producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema.
Hay una relación de causa/efecto. De estos cambios y ajustes, se derivan dos fenómenos:
entropía y homeostasia.
91
Entropía: Es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el
relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el
correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es
la base de la configuración y del orden. De aquí nace la geneantropía, o sea, la información
como medio o instrumento de ordenación del sistema.
Homeostasia: Es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen
una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios
externos del entorno.
Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un supersistema,
dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y
relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones.
Los sistemas pueden operar, tanto en serio como en paralelo.
3.9.4. Tipos de sistemas
En cuanto a su constitución, pueden ser físicos o abstractos:
Sistemas físicos o concretos: Compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales.
El hardware.
Sistemas abstractos: Compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces
solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software.
En cuanto a su naturaleza, pueden ser cerrados o abiertos:
Sistemas cerrados: No presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son
herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recurso externo y nada
producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el
nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinado y
programado y opera con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente.
Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y
relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable,
como las máquinas.
Sistemas abiertos: Presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas.
Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su
estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza,
92
aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de
aprendizaje y de auto-organización.
Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados, cumplen con el
segundo principio de la termodinámica que dice que "una cierta cantidad llamada entropía, tiende a
aumentar al máximo".
Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza física en dirección a un estado de máximo
desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento de la entropía y pueden desarrollarse en dirección a
un estado de creciente orden y organización (entropía negativa). Los sistemas abiertos restauran sus
propias energías y reparan pérdidas en su propia organización. El concepto de sistema abierto se
puede aplicar a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo, del grupo, de la organización y de
la sociedad. (Solano, 2002)
3.9.5 Principios de los Sistemas
Sinergia.- Es el principio básico de esta teoría y se refiere a que el Todo no es igual a la
suma de las partes, ni puede ser deducido a partir de algún elemento del sistema.
Recursividad.- Alude a la relación subsistema-sistema- supe sistema y postula que un
objeto sinérgico está compuesto de partes que son a su vez objetos sinérgicos.
Producción.- Transforma las corrientes de entrada flujos de salida esperados.
Apoyo.- Provee desde el medio al sistema con los elementos necesarios para su
transformación.
Mantención.- Se encarga de lograr que las partes del sistema permanezcan dentro del
sistema.
Adaptación.- Lleva a cabo los cambios necesarios para sobrevivir en un medio cambiante.
Dirección.- Coordina las actividades de los subsistemas y toma decisiones en los
momentos necesarios.
Efiquinalidad.- Este principio hace énfasis sobre la importancia de la estructura en los
sistemas y no en la génesis de las mismas. El estado actual de un sistema depende más de
la interrelación entre sus elementos que de su estado inicial.
En particular los sistemas abiertos por oposición a los sistemas cerrados, pueden llegar a un
estado temporalmente autónomo, independiente de las condiciones iniciales y determinado
solo por los parámetros del sistema.
Homeóstasis.- El principio de la homeóstasis es la característica principal de un sistema
autorregulado. Un sistema así reacciona toda perturbación de origen interno o que proviene
del entorno, por medio de mecanismos reguladores que buscan volver el sistema a su
estado inicial. La homeóstasis se opone al cambio.
93
3.10. SISTEMAS DE GESTIÓN
Un Sistema de Gestión es un conjunto de etapas unidas en un proceso continuo, que
permite trabajar ordenadamente una idea hasta lograr mejoras y su continuidad.
Se establecen cuatro etapas en este proceso, que hacen de este sistema, un proceso circular
virtuoso, pues en la medida que el ciclo se repita recurrente y recursivamente, se logrará en cada
ciclo, obtener una mejora.
Figura No. 3.4 Etapas del sistema de gestión:
Nota en:(Felix, 2011)
3.10.1.1. Etapa de Ideación:
El objetivo de esta etapa es trabajar en la idea que guiará los primeros pasos del proceso de
creación que se logra con el sistema de gestión propuesto.
94
3.10.1.2. Etapa de Planeación (Planificación):
Dentro del proceso, la planificación constituye una etapa fundamental y el punto de partida
de la acción directiva, ya que supone el establecimiento de sub-objetivos y los cursos de acción
para alcanzarlos.
En esta etapa, se definen las estrategias que se utilizarán, la estructura organizacional que
se requiere, el personal que se asigna, el tipo de tecnología que se necesita, el tipo de recursos que
se utilizan y la clase de controles que se aplican en todo el proceso.
El proceso de planificación contiene un número determinado de etapas que hacen de ella
una actividad dinámica, flexible y continua. En general, estas etapas consideran, para cada una de
las perspectivas mencionadas, el examen del medio externo (identificación de oportunidades y
amenazas), la evaluación interna (determinación de fortalezas y debilidades), y concluye con la
definición de una postura competitiva sugerida (objetivos y metas).
A nivel corporativo, se obtienen como resultado las directrices estratégicas y los objetivos
de desempeño de la organización. Además, se determina la asignación de recursos, la estructura de
la organización (que se necesita para poner en práctica exitosamente la estrategia definida), los
sistemas administrativos y las directrices para la selección y promoción del personal clave.
A nivel de negocios y funcional, los resultados se enmarcan en propuestas de programas
estratégicos de acción y programación de presupuestos. Estas propuestas son, finalmente, evaluadas
y consolidadas a nivel corporativo.
3.10.1.3. Etapa de Implementación (Gestión):
En su significado más general, se entiende por gestión, la acción y efecto de administrar.
Pero, en un contexto empresarial, esto se refiere a la dirección que toman las decisiones y las
acciones para alcanzar los objetivos trazados.
Es importante destacar que las decisiones y acciones que se toman para llevar adelante un
propósito, se sustentan en los mecanismos o instrumentos administrativos (estrategias, tácticas,
procedimientos, presupuestos, etc.), que están sistémicamente relacionados y que se obtienen del
proceso de planificación.
95
3.10.1.4. Etapa de Control:
Para este concepto se han desarrollado varias definiciones, a lo largo de su evolución, sin
embargo, todas se centran en la siguiente idea general:
El control es una función administrativa, esencialmente reguladora, que permite verificar (o
también constatar, palpar, medir o evaluar), si el elemento seleccionado (es decir, la actividad,
proceso, unidad, sistema, etc.), está cumpliendo sus objetivos o alcanzando los resultados que se
esperan.
Es importante destacar que la finalidad del control es la detección de errores, fallas o
diferencias, en relación a un planteamiento inicial, para su corrección y/o prevención. Por tanto, el
control debe estar relacionado con los objetivos inicialmente definidos, debe permitir la medición y
cuantificación de los resultados, la detección de desviaciones y el establecimiento de medidas
correctivas y preventivas.
Tradicionalmente un Sistema es entendido como la interrelación mutua que se establece
entre los elementos que componen un todo y que conducen al logro de objetivos, Integrado es
llevar a cabo una o unas pocas acciones con requerimientos específicos para lograr la
complementariedad y alcanzar los objetivos trazados, y Gestión como el conjunto de acciones que
permiten interrelacionar cada uno de los elementos con el fin de dirigir las organizaciones, al
integrar estos conceptos se obtiene, que un Sistema Integrado De Gestión es el conjunto de
actividades que, interrelacionadas y a través de acciones específicas, permiten definir e
implementar los lineamientos generales y de operación de las entidades públicas.
96
• Reclutamiento y Selección
• Contratación
• Inducción
• Capacitación
• Nómina
• Funciones de los responsables y procesos, para llegar al objetivo.
• Reclutamiento y Selección
• Contratación
• Inducción
• Capacitación
• Nómina
• RESPONSABLES
• Consejo Ejecutivo Sindical
• Secretario General
• Secretario de Finanzas
• Secretario de Organización
• Secretario de Cultura y Deportes
• Secretario de Relaciones Públicas 1.
Estructura2. Políticas
3. Procedimiento
s
4. Implementaci
ón
CAPÍTULO IV
4. PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO EN EL
ÁREA ADMINISTRATIVA
4.1.INTRODUCCIÓN:
El Sindicato para implementar el sistema de gestión, deberá contener algunos elementos,
que se interrelacionen, incluyendo las actividades y responsabilidades de los funcionarios, para el
cumplimiento de los procesos que ayudarán a realizar los objetivos organizacionales.
Los sistemas de gestión en la actualidad se han convertido en una eficaz arma en la
planeación, distribución y control de los recursos, y delineado cada proceso se determinará y
realizará el Control Interno.
A continuación se demuestra en el gráfico siguiente, el Sistema de Gestión Administrativo
aplicado para el Sindicato de Choferes Ecuador del Carchi.
Figura No. 4.1Sistema de Gestión Administrativo
97
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Figura No. 4.2Organigrama Estructural (Propuesta) Sindicado de Choferes Ecuador del Carchi
Asamblea
General
Auditor Externo
Síndico
Consejo
Ejecutivo
Sindical
Secretario de
Relaciones
Públicas
Contadora
Secretario de
Cultura y
Deportes
Secretario de
Organización
Secretario de
Viabilidad y
Tránsito
Secretario de
Actas y
Comunicaciones
Secretario de
Sindicalismo y
cooperativismo
Secretario de
Finanzas
Secretario de
Beneficencia
Auxiliar
Contable
Secretaria
Recaudadora
Secretario
General
Director
Académico
Inspector
Asesor Técnico
Educación Vial
Secretaría
Personal
Docente
Instructores de
Conducción
Servicios
98
4.2.FUNCIONES
4.2.1. Consejo Ejecutivo Sindical:
Deberes y Atribuciones
a) Sesionar ordinaria y extraordinariamente conforme lo dispone el Estatuto.
b) Posesionar de su cargo al Abogado Síndico de la Institución, que haya sido designado por
el Consejo Ejecutivo Sindical.
c) Nombrar los médicos, odontólogos, funcionarios y empleados necesarios para la
administración del Sindicato, así como al personal docente y administrativo de la Escuela
de Capacitación de Choferes Profesionales y acordar la remoción de los mismos a petición
del Secretario General o Integrantes del Consejo Ejecutivo Sindical, cuando así convenga a
los intereses de la Institución.
d) Conocer y aprobar los informes económicos y de trabajo que mensualmente deberán
presentar el secretario General y el secretario de finanzas.
e) Contratar los servicios de un contador profesional con amplia experiencia para que realice
una auditoría externa anualmente, cuando así sea necesario cumpliendo las normas
ecuatorianas de auditoría NEA, y las normas de contabilidad.
f) Sesionar en forma conjunta con el auditor encargado de llevar la auditoría externa cuando
caso lo requiera.
g) Aceptar o negar la petición o solicitud de ingresos de los aspirantes a la Institución
Sindical.
h) Acordar sobre la amonestación escrita suspensión temporal, exclusión y expulsión
definitiva cuando haya incurrido en los Art. 59-60-61 y 62 el presente estatuto y se pondrán
en conocimiento de la asamblea General.
i) Fijar las cuotas mensuales y extraordinarias que deberá aportar el sindicato para gozar de
los derechos y beneficios que presta la institución y hacer a la Asamblea General.
j) Llevar a conocimiento de la Asamblea General las operaciones financieras económicas que
por su magnitud que necesite autorización especial, cuando la cuantía exceda de 10000,00
USD (diez mil dólares).
k) Autorizar la contratación de un profesional en contabilidad y fijará sus honorarios.
l) Nombrar de su seno o fuera de él, las comisiones respectivas para el mejor funcionamiento
de la institución.
m) Rechazar o aceptar con beneficio y de inventario las herencias, legados y donaciones que
hicieron a favor del Sindicato.
n) Cumplir y hacer cumplir el estatuto, reglamento y llevar a ejecución las órdenes de
resoluciones de asamblea General.
99
o) Fijar los sueldos de los empleados.
p) Fijar las dietas y honorarios que por sesión ordinaria deben ganar los integrantes del
consejo ejecutivo sindical y el tribunal electoral.
q) Elabore el respectivo reglamento de elecciones para la nominación de las dignidades del
consejo ejecutivo sindical.,
r) El consejo ejecutivo sindical podrá presentar a la asamblea General el estudio de
planificación que regirá a la institución sindical.
s) Todos los integrantes del consejo ejecutivo sindical durarán cuatro años en sus funciones
de acuerdo a lo establecido por la federación nacional de choferes profesionales del
Ecuador; los mismos que podrá ser reelegidos incluyéndose los suplentes.
t) El consejo ejecutivo sindical, deberá presentar en la primera sesión de asamblea General
ordinaria, el plan de trabajo y la proforma presupuestaria cada año de labores para su
conocimiento y aprobación.
4.2.2. Secretario General:
Deberes y atribuciones:
a) Representar al sindicato en sus relaciones sociales y ejercer la personería jurídica del
mismo, en las acciones judiciales y extrajudiciales.
b) Presidir de la sesiones de la asamblea General y del consejo ejecutivo sindical.
c) Vigilar el funcionamiento de las diversas secretarías, preocupándose constantemente de la
buena marcha de sus actividades y exigiendo el cumplimiento de las normas estatutarias,
acuerdos, resoluciones, reglamentos y otras disposiciones emanadas de la asamblea
General.
d) Efectuar las convocatorias de asamblea General y del consejo ejecutivo sindical de acuerdo
con las disposiciones previstas en este estatuto, así mismo formulará el orden del día para
las sesiones tanto de asamblea General como del consejo ejecutivo sindical, teniendo
facultad para que a su buen criterio pueda aplazar, suspender o clausurar las sesiones de
asamblea General o del consejo ejecutivo sindical cuando el buen nombre y prestigio de la
institución así lo demandare, y en caso de extrema necesidad que justifique los medidas
empleadas.
e) Ser director de la escuela de capacitación para choferes profesionales con las prerrogativas
que prevé la ley y los reglamentos de la materia, pudiendo delegar dichas funciones.
f) Presentar hasta 30 días después de su posesión la caución determinada por el consejo
ejecutivo sindical, la misma que tendrá una vigencia de seis meses más a la finalización de
su período administrativo.
100
g) Poner en conocimiento de la asamblea General y consejo ejecutivo sindical, documentos,
informes, proyectos etc. Para que los discuta y los resuelva.
h) Posesionar legalmente en sus funciones al consejo ejecutivo sindical, a los vocales del
tribunal electoral, a los funcionarios y empleados de la institución sindical.
i) Podrá remover sus cargos a los integrantes del consejo ejecutivo sindical por inasistencias
a tres sesiones consecutivas sean de consejos o de asamblea General, habiendo sido
convocados legalmente, en caso de quedará vacante dicho cargo y lo principalizará al
suplente.
j) Legalizar con su firma los documentos oficiales como, correspondencia, planillas de pago,
comprobantes, registros, carnet de afiliación, acuerdos, convocatorias, anuncios, etc.
k) Celebrar en compañía del síndico, del secretario de finanzas, los contratos, que acordare la
asamblea General y el consejo ejecutivo sindical.
l) Autorizar para los fondos rotativos, hasta 300,00 usd (trescientos dólares), debiendo
informar en la inmediata sesión del consejo ejecutivo sindical, para su aprobación, los
mismos que serán utilizados para gastos urgentes de la institución sindical.
m) Nombrar las comisiones cuando no lo hiciera la asamblea General o el consejo ejecutivo
sindical.
n) Ordenar la salida del salón por cualquier sindicalizado que presentaré mala conducta.
o) Cumplir la planificación elaborada por el consejo ejecutivo sindical y aprobado por la
asamblea General.
p) Cumplir y hacer cumplir las resoluciones del consejo ejecutivo sindical, los deberes y
normas que le confiere del presente estatuto y reglamento.
q) Al cesar en sus funciones, dará cuenta de sus labores a la asamblea General mediante
informe escrito.
4.2.3. Secretario de Finanzas
Deberes y atribuciones:
a) Presentar hasta treinta días después la de su posición la caución determinada por el consejo
ejecutivo sindical, la misma que tendrá vigencia de seis meses más a la finalización de su
período administrativo.
b) Controlar las cuotas de los sindicalizados mensualmente y recibir las donaciones y legados
que se hicieren al sindicato de acuerdo con este estatuto.
c) Egresar los valores previa resolución de la asamblea General o del consejo ejecutivo
sindical con el visto bueno del secretario General.
d) Hará conocer mensualmente al consejo ejecutivo sindical los ingresos y egresos
económicos con la documentación, de cargo y descargo que se crea asistido.
101
e) Presentar el balance semestral y anual al consejo ejecutivo sindical y a la asamblea
General.
f) Al final del período administrativo, entregará los libros de contabilidad, el inventario de los
bienes del sindicato de choferes, conjuntamente con los valores económicos que hayan
estado bajo su responsabilidad, al nuevo secretario de finanzas, mediante acta de entrega
recepción con sus respectivas firmas de responsabilidad.
g) Todo egreso económico lo realizará con cheques de la institución y será legalizado con su
firma y la del secretario General.
h) Todos los comprobantes de ingresos y egresos llevarán su firma y rúbrica de respaldo para
el control de los mismos.
i) Los depósitos de los fondos deberán hacerlos en bancos o financieras de la localidad cuyo
propietario de las cuentas será el sindicato de choferes profesionales Ecuador del Carchi.
j) Presentará la proforma presupuestaria conjuntamente con el contador de la institución
sindical, al señor Auditor para su estudio y análisis, debiendo pasar a conocimiento del
consejo ejecutivo sindical para su aprobación.
k) Deberá mantener al día la contabilidad, que podrá ser examinada en cualquier momento
por los integrantes del consejo ejecutivo sindical y el auditor.
l) Manejará el fondo rotativo debiendo presentar los justificativos necesarios en cada sesión
del consejo, cuyo fondo servirá para los gastos urgentes, necesarios de la institución.
m) Es responsable de los bienes muebles, inmuebles y demás enseres, que son propiedad del
sindicato.
n) Será responsable directo, con el secretario General del manejo económico de la
organización.
4.2.4. Contador:
Deberes y atribuciones
a) Organizar, dirigir y controlar la contabilidad del Sindicato.
b) Da asesoría al Secretario de Finanzas sobre los asuntos relacionados con la determinación
de políticas económicas y financieras.
c) Controlar las actividades de registro y consolidación contable.
d) Contabiliza las nóminas de pagos del personal de la Institución.
e) Lleva el control de cuentas por pagar.
f) Lleva el control bancario de los ingresos de la Institución que entran por caja.
g) Participar en la elaboración y presentación de los informes y Estados Financieros, para la
aprobación de la Asamblea General.
102
h) Preparar los Estados Financieros mensuales y semestrales, que contengan refleje la
información veraz y oportuna del Sindicato.
i) Actualizar anualmente o cuando se lo requiera el inventario de bienes muebles y los
registros inmuebles de propiedad del Sindicato.
j) Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas en el área.
k) Realizar cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
4.2.5. Secretaria Recaudadora
Deberes y atribuciones
a) Recibir los ingresos, debidamente justificados, con la debida diligencia los fondos y
asignaciones.
b) Realizar y controlar los registros sobre egresos que realice el Sindicato y de los que tenga
bajo su autorización.
c) Depositar de inmediato y diligente los valores recaudados al banco correspondiente y llevar
un registro de los depósitos.
d) Llevar el registro de creación, reposición y liquidación del Fondo de Caja Chica.
e) Responder solidariamente ante el Consejo Administrativo con el Secretario de Finanzas
encargado del manejo de los fondos del Sindicato.
f) Cumplir con las demás funciones que fueren señaladas por los estatutos y el Reglamento
Interno.
g) Elaborar los formularios de las declaraciones y demás obligaciones tributarias que el SRI
exige.
4.2.6. Auxiliar Contable
Deberes y atribuciones
a) Recibe, examina, clasifica, codifica y efectúa el registro contable de documentos.
b) Revisa y compara lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros con las cuentas
respectiva.
c) Archiva la documentación correspondiente a la contabilidad.
d) Elaborar los cheques para pago a proveedores, sueldos, gastos varios, etc.
e) Ayuda en la preparación de balances semestrales.
4.2.7. Secretario de Actas y Comunicaciones
Deberes y atribuciones:
103
a) Redactar las actas de las sesiones, oficios y acuerdos con claridad y precisión,
refrendándolos con su firma y la del secretario General.
b) Elaborar las convocatorias que le fueren encomendadas por el secretario General.
c) Recibir y dar lectura de la correspondencia que se haya dirigido al sindicato.
d) Llevar los libros necesarios y formar el archivo cuidando de su conservación.
e) Convocar a los sindicalizados a sesiones de asamblea General, y el consejo ejecutivo
sindical por disposición emanada del secretario General.
f) Notificar por escrito al sindicalizado que hubiera sido suspendido, excluido, expulsado, y
hacer conocer al Secretario de finanzas para los fines legales consiguientes.
g) Entregar al nuevo Secretario de Actas y comunicaciones electo, el archivo y su
dependencia previa acta de entrega recepción mediante las firmas de responsabilidad
correspondiente.
h) En ausencia del Secretario General por enfermedad, impedimento, cualquier otro motivo.
El Secretario de Actas y Comunicaciones comunicará al Secretario de Organización para
los fines legales.
i) Vigilar la Administración Sindical.
4.2.8. Secretario de Organización
Deberes y Atribuciones
a) Procurará el fortalecimiento de la Institución con mejores sistemas organizativos y
administrativos.
b) Indicará los métodos más convenientes para la mejor organización institucional.
c) Llevará la estadística de todos los sindicalizados y elaborará la lista de compañeros áviles para
el voto en el proceso Electoral Sindical.
d) Cumplirá las órdenes y demás condiciones que se encomendaren y remplazará al Secretario
General de acuerdo al artículo 27, literal i).
4.2.9. Secretario de Relaciones Públicas
Deberes y Atribuciones
a) Es el encargado de promover el intercambio de programas y otras motivaciones con los
demás Sindicatos del país y otras entidades afines a la clase.
b) Se encargará de la elaboración del Periódico Mural de la Institución.
c) Suscribirá conjuntamente con el Secretario General y el Secretario de Actas y
Comunicaciones, los boletines de prensa que se remitan a los diferentes medios de
comunicación.
104
4.2.10. Secretario de Cultura y Deportes
Deberes y Atribuciones:
a) Promover la educación y capacitación de los sindicalizados.
b) Tomar contacto con las autoridades educacionales en el plano Provincial y Nacional, a fin
de conseguir en estos organismos el apoyo necesario para la superación Compañeros
Choferes Profesionales.
c) Difundir los fines del sindicalismo por medio de cartillas, folletos, boletines, etc.
Empleando una dinámica de buena moral.
d) Fomentar competencias deportivas internas y con otras organizaciones a fin de establecer
relaciones de amistad y compañerismo.
4.2.11. Síndico-Abogado
Deberes y Atribuciones:
a) Asistir a las sesiones que el Sindicato lo invitare.
b) Prestar los servicios profesionales a la Institución y al sindicalizado que requiere de ello.
c) Informar al Secretario General o al Consejo Ejecutivo Sindical, el estado y trámites
jurídicos en los litigios en los que interviniere el Sindicato a los afiliados.
d) Presentar informes de carácter legal a pedido de la asamblea General, Consejo Ejecutivo
Sindical o del Secretario General.
e) Concurrir juntamente con el Secretario General, en representación de la Institución ante los
poderes públicos.
f) Percibirá honorarios que le será fijados por el Consejo Ejecutivo Sindical de acuerdo al
trabajo y servicio que prestare.
4.3.PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos se basan en seguir pasos predeterminados para desarrollar actividades
de manera objetiva buscando que sus metas a cumplir sean únicas. Es así que la propuesta de
procedimientos de control interno que se aplica en el área administrativa se la desarrollará para la
obtención de información oportuna, adecuada y verás para cumplir con el objetivo del Sindicato.
El área administrativa es la que asigna responsabilidad y actividades que se deberán
cumplir en un cierto tiempo establecido, es así que se busca implantar las siguientes: Reclutamiento
y Selección, Contratación, Inducción, Capacitación, Permanencia y Nómina.
105
4.4.CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
El control interno administrativo se orienta como un conjunto de procedimientos para
fomentar mecanismos de registro de actividades administrativas, para obtener eficiencia y eficacia
de las operaciones en función de la capacidad de respuesta de los diferentes grupos. (Auditoria,
2010)
Para la evaluación del Control interno de los diferentes procedimientos, que se van a
exponer en este trabajo, los puntajes se calificarán bajo el siguiente rango:
RESPUESTA VALOR
SI 10
SI, INCOMPLETO 9-7
SI, PERO NO ESTA ACTUALIZADO 6-5
SI, NO ESTÁ DIFUNDIDO 4-2
NO, ESTÁ EN PROCESO 1
NO 0
Cada pregunta será valorada con un puntaje de 0 a 10, seguidamente se aplicará la siguiente
fórmula:
Total Puntaje Obtenido x 100
Total Puntaje Óptimo
El resultado de la evaluación, permitirá observar el estado que se encuentra el procedimiento, que
de acuerdo a los cuatro niveles se clasificaran en REGULAR, BUENO MUY BUENO Y
EXCELENTE.
4.4.1. Evaluación del Control Interno administrativo-Reclutamiento y Selección
La evaluación del Control Interno administrativo del procedimiento de reclutamiento y
selección de personal, se refiere al análisis de los sistemas y procedimientos establecidos por la
Secretaria de Organización y la Secretaria General para que lleve a cabo sus actividades en forma
económica, eficiente y efectiva.
Para realizar dicha evaluación se utiliza el método del Cuestionario, el mismo que
consiste en la formulación de preguntas respecto a cómo se efectúa el manejo de las operaciones
y quién tiene a su cargo las funciones. La mayoría de los cuestionarios son formulados de tal
106
manera que las respuestas afirmativas indican la existencia de una adecuada medida de
control, mientras que las respuestas negativas señalan una falla o debilidad en el sistema
establecido.
Tabla 4.1 Evaluación de Control Interno de los procedimientos para el Reclutamiento y Selección
No. PREGUNTAS RESPUESTA PUNTAJE
OBTENIDO
PUNTAJE
ÓPTIMO OBSERVACIONES
SI NO
1
¿Para el reclutamiento de
personal se revisa si existen
vacantes disponibles?
x 5 10 Se solicita al
personal conocidos
2
¿Se determina la autorización
del personal a contratar óptimo
por el jefe inmediato y el
Secretario General?
x 4 10
Solo se solicita
personal no se pide
autorización
3
¿Para realizar la convocatoria
de vacantes a través de la
prensa, internet existe algún
procedimiento establecido y
firmas de autorización?
x 5 10
Solo se lo realiza por
prensa por costumbre
no porque exista un
lineamiento
4 ¿Se efectúa un análisis y
valuación de puestos? x 5 10
Se define las
principales funciones
5
¿Se realiza un proceso de
actualización de perfiles de los
cargos?
x 0 10 -
6
¿Dentro de la selección del
personal se califica al
aspirante en base a puntajes
determinados a experiencia,
conocimiento, estudios,
habilidades u otros?
x 0 10 -
7
¿Para los puestos técnicos se
aplica un examen de
conocimientos básicos?
x 0 10 -
8
¿La terna que es seleccionada
cumple siempre los perfiles
definidos?
x 0 10 -
9 ¿Se entrevista a los aspirantes? x 10 10 Se entrevista con el
Secretario General
10
¿Siempre se adjunta un
informe de las características
de cada aspirante y la hoja de
vida, para la entrevista con la
Secretaria General Gerente?
x 0 10 -
TOTAL 29 100 -
REGULAR BUENO MUY BUENO EXCELENTE
0-60 61-80 81-90 91-100
29
107
Interpretación:
De acuerdo con la evaluación de control interno administrativo del procedimiento de
reclutamiento y selección de personal realizado al Área de Secretaria de Organización, se puede
observar que la misma tiene deficiencias, porque que su calificación es de 29 equivalente a
“REGULAR”, lo cual indica que existe la necesidad de mejorar los controles internos al
procedimiento de reclutamiento y selección existentes e implementar nuevos controles que
permitan incrementar la eficiencia y eficacia en los procesos del área y a la vez efectuar un trabajo
de calidad.
4.4.1.1. Medición del Riesgo de Control.
La medición del Riesgo de Control permite establecer e identificar el nivel del riesgo de
control que puede incidir en el logro de los objetivos generales de la organización, permitiendo
obtener una visión general de las posibles falencias e ineficiencias en los controles existentes al
momento de ejecutarlos.
El riesgo se lo mide en términos de consecuencias y probabilidades, por cuanto es una
condición de la existencia; es inherente a cualquier actividad. En conclusión el riesgo no se crea,
ni se destruye, solo se transforma.
4.4.1.2. Propuesta de Procedimientos de Reclutamiento y Selección
El proceso de reclutamiento y selección es un proceso que se lleva a cabo para llenar las vacantes
con personal idóneo constituyendo la responsabilidad sobre cada actividad que vayan a
desempeñar de acuerdo a la solicitud de empleo aplicada.(Quijano, 2011).
Selección y reclutamiento se relacionan, porque mediante estos se muestra como se escoge
al personal y elegir entre los posibles candidatos al más adecuado para adaptarse y desempeñar
bien las actividades encomendadas en ese cargo.
El reclutamiento y selección del Sindicato de Choferes Ecuador del Carchi se orienta a
obtener personal eficiente y eficaz que cumplan con el perfil profesional que se desea en la
institución.
4.4.1.2.1. Objetivo
108
Buscar el personal potencial e idóneo para desempeñar las funciones que se le sean asignadas de
acuerdo a la vacante existente en la institución.
4.4.1.2.2. Alcance
Aplicar el procedimiento desde la disponibilidad del puesto hasta el reclutamiento y selección del
personal óptimo.
4.4.1.2.3. Responsables
Los facultados para el reclutamiento y selección son:
Secretaría General
Secretaría de Organización
Secretaría de Relaciones Públicas
Consejo Ejecutivo Sindical
4.4.1.2.4. Políticas
El Secretario General, realiza la solicitud sobre la necesidad de contratar personal, de
acuerdo a la vacante existente.
Establecer el perfil del puesto disponible.
Para el reclutamiento de personal debe tener conocimiento de la vacante.
Secretario de organización tendrá un rol activo en el reclutamiento y selección del
personal.
El medio para reclutar personal se realizara mediante prensa y vía internet.
Utilizar al personal como portavoz para dar a conocer la existencia de una vacante.
El aspirante al puesto debe tener mínima de 1 año en las actividades a realizar.
Todo candidato debe contar con los conocimientos afines.
Se realizaran pruebas de admisión para seleccionar el candidato más óptimo.
Los aspirantes se entrevistaran con la Secretaria de Organización.
Revisar las solicitudes de empleo y hojas de vida de los candidatos.
Los candidatos deben obtener resultados favorables de las pruebas y entrevistas.
La Secretaria de Organización presentara una lista de los candidatos más óptimos a ser
seleccionados.
El Consejo Ejecutivo Sindical, tomará la decisión del candidato que ocupará el puesto
vacante.
109
4.4.1.2.5. Procedimientos para Reclutamiento y Selección
Tabla 4.2 Procedimiento para el Reclutamiento y Selección
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES ECUADOR DEL
CARCHI
PROCEDIMIENTO DESCRIPTIVO
Reclutamiento y Selección
No. RESPONSABLE ACTIVIDADES DOCUMENTO
1 Secretaría General Realiza la solicitud para requerir
personal.
Requerimiento de
Personal
2 Secretaría General Indicará el perfil de candidato
para el puesto. Perfil del Cargo
3 Secretaría de Organización Certificará la necesidad de
contratar personal.
Aprobación
Requerimiento
4 Secretaría General Autoriza el reclutamiento y
selección del personal candidato.
Aprobación
Requerimiento
5 Secretaría General Envía la aprobación de
requerimiento de personal.
Requerimiento de
Personal Aprobado
6 Secretaría de Organización
Emite un comunicado para la
contratación de nuevos
empleados con los
requerimientos necesarios.
Comunicación Empleados
7 Secretaría de Relaciones
Públicas
Realiza la publicidad en prensa y
vía internet de la vacante.
Publicación en medio de
comunicación escrito.
8 Secretaría de Organización Revisa las solicitudes y
currículum de los aspirantes. Currículos
9 Secretaría de Organización Toma pruebas y entrevistas a los
candidatos. Pruebas
10 Secretaría de Organización
Analiza las pruebas y entrevistas
más idóneas de acuerdo al perfil
del puesto vacante.
Calificación de Pruebas
11 Secretaría de Organización Elabora la lista de los candidatos
más óptimos para la vacante. Listado de Candidatos
12 Consejo Ejecutivo
Sindical
Selecciona el más adecuado para
cubrir la vacante. -
Elaborado: Elizabeth Loaiza Aprobado:
Fecha: 20-12-2013 Fecha:
110
4.4.1.3. Flujograma de Procedimientos para Reclutamiento y Selección
Figura No. 4.3Procedimiento para el Reclutamiento y Selección
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES ECUADOR DEL CARCHI
PROCEDIMIENTO GRÁFICO
NOMBRE: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
Comité Ejecutivo
SindicalSecretaría de Organización
Secretaría de Relaciones
PúbilcasSecretaría General
PR
OC
ED
IMIE
NT
OS
DE
RE
CL
UT
AM
IEN
TO
Y S
EL
EC
CIÓ
N
INICIO
Realiza la solicitud
para requerir
personal
Indicara el perfil
de candidato para
el puesto
Certificará la
necesidad de
contratar personal.
¿Autoriza el
reclutamiento y
selección de
personal?
Envía la aprobación
de requerimiento de
personal.
Emite un comunicado
para la contratación de
nuevos empleados con
los requerimientos
necesarios.
Realiza la publicidad en
prensa y vía internet.
Revisa las solicitudes y
currículum de los
aspirantes.
Toma pruebas y entrevistas
a los candidatos.
Analiza las pruebas y
entrevistas más idóneas de
acuerdo al perfil del puesto
vacante.
Elabora la lista de los
candidatos más óptimos
para la vacante.
Selecciona el más
adecuado para cubrir la
vacante.
FIN
SI
NO
Elaborado por: Elizabeth Loaiza Aprobado por:
Fecha: 20-12-2013 Fecha:
111
4.4.1.4. Documentos para Reclutamiento y selección
Tabla 4.3 Documentos para Reclutamiento y selección
A. Puesto Vacante
B. Nuevo puesto
Soltero Casado
Nombre del Candidato Interno Puesto Actual Área Externo Empresa Teléfonos
SueldoCandidato Contratado
Fecha de Contratación Fecha de Evaluación Tiempo que duró la vacante
Clave del PuestoNombre del Puesto
Causa de la Solicitud
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES ECUADOR DEL CARCHI
SOLICITUD DE REQUERIMIENTO PUESTO VACANTE
Secretario General Secretario de Organización
Fecha de Ingreso Deseada
Beneficios Adicionales a los de Ley
Sueldo
Habilidades Personales:
Preparación Académica Indispensable:
Conocimientos Adicionales requeridos:
Experiencia:
Rango de Edad
De_______A______años
Sexo Estado Cívil
IndistintoIndistinto
Candidatos Probables
Maculino Femenino
112
No.Cédula de
CiudadaníaNombres Apellidos Dirección
Correo
electrónico
Teléfono
Domicilio
Teléfono
CelularEstado Cívil
Nivel de
Estudio
Experiencia
(No. Años)
Aspiración
Salaria
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES ECUADOR DEL CARCHI
LISTADO DE CANDIDATOS ÓPTIMOS
SECRETARIO DE ORGANIZACIÓN
113
4.4.2. Evaluación del Control Interno Administrativo Contratación
La evaluación del Control Interno Administrativo del procedimiento de Contratación se
refiere al análisis de los procedimientos establecidos.
Tabla 4.4 Evaluación de Control Interno de los Procedimientos para el Contratación
No. PREGUNTAS RESPUESTA PUNTAJE
OBTENIDO
PUNTAJE
ÓPTIMO OBSERVACIONES
SI NO
1
¿Se realiza una lista de
selección previa entre los
candidatos más óptimos para la
vacante?
x 0 10 -
2
¿Se verifica la documentación
necesaria para la contratación
del personal de acuerdo con el
perfil y puesto de trabajo?
x 10 10 -
3
¿Se encuentran establecidos
los parámetros de salarios y
rangos de los mismos por
perfiles y puestos de trabajo?
x 5 10
Se establece de
acuerdo al puesto y
en el momento
4
¿Dentro de las políticas de
contratación se encuentran
estipulados todos los
beneficios de ley y las
disposiciones legales de
contratación?
x 0 10 -
5
¿Se cuenta con contratos
debidamente revisados,
aprobados y legalizados?
x 10 10 -
6
¿Para la contratación del nuevo
trabajador existe un documento
de autorización del secretario
general, donde se señala el
cargo, sueldo y fecha de inicio?
x 0 10 -
7
¿Se informa a la persona
seleccionada a contratar sobre
sus actividades, funciones a
desempeñar y el sueldo a
recibir?
x 8 10
Se establece sus
principales
responsabilidades y
se acuerda el sueldo
8
¿Se elabora el contrato de
trabajo de acuerdo a las
disposiciones legales de
manera inmediata?
x 10 10 -
9
¿El persona la contratar lee y
tiene claro los parámetros de
contratación definidos en el
contrato?
x 0 10 -
114
10
¿Se legaliza la contratación del
personal en el Ministerio de
Relaciones Laborales
inmediatamente?
x 10 10 -
TOTAL 53 100
REGULAR BUENO MUY BUENO EXCELENTE
0-60 61-80 81-90 91-100
53
Interpretación:
De acuerdo con la evaluación de control interno administrativo del procedimiento de
contratación de personal realizado al área de Secretaría de Organización, se puede observar que la
misma no tiene adecuados controles internos en los procedimientos, ya que su calificación es de 53
equivalente a “REGULAR”, lo cual indica que existe la necesidad de mejorar los controles internos
al procedimiento de contratación existentes e implementar nuevos controles que permitan
incrementar la eficiencia y eficacia en los procesos del área y a la vez efectuar un trabajo de
calidad.
4.4.2.1. Propuesta de Procedimientos de Contratación
Contratación es convocar a los candidatos seleccionados para la entrevista final y acordar
las condiciones de contratación.
El proceso de contratación de personal se basa en formalizar las relaciones laborales para
garantizar los intereses y derechos tanto de la empresa como del trabajador.
4.4.2.1.1. Objetivo
Buscar el personal apto para realizar acciones importantes en el Sindicado de Choferes
Ecuador del Carchi, cuyas actividades desempeñará mediante la formalización del contrato, previo
a la entrevista respectiva.
4.4.2.1.2. Alcance
La contratación se da desde el reclutamiento y selección, hasta la celebración del contrato
con la persona óptima para llenar la vacante en la Institución.
115
4.4.2.1.3. Responsables
Los facultados para la contratación son:
Secretaria General
Secretaria de Organización
Síndico Abogado
Personal Contratado
4.4.2.1.4. Políticas
El Secretario General, analizará la lista de candidatos seleccionados para el puesto.
Escogerá a la persona apta para el puesto vacante, siempre que los requisitos de
reclutamiento y selección se hayan cumplido.
Verificar la autenticidad de las referencias y los documentos proporcionados por el
candidato.
El aspirante elegido contara con experiencia, actitud para el puesto vacante.
El Secretario de Organización llamará a la persona seleccionada para acudir a la entrevista.
Se informará al candidato que tendrá un periodo de prueba de 90 días, pasado el periodo de
prueba, si no se realiza la notificación correspondiente pasará automáticamente a
contratarse por un año.
Informará a la persona contratada las actividades, funciones, reglamentos a cumplir.
Dar a conocer el sueldo, beneficios de ley y comisiones que tendrá.
Celebración del contrato con el aspirante del cargo luego de a ver sido analizado los
puntos importantes.
Una vez contratado el aspirante se compromete a prestar sus servicios al sindicato.
Secretaría General aprobará y dará por terminado la contratación de la nueva persona
contratada.
116
4.4.2.1.5. Procedimientos para Contratación
Tabla 4.5 Procedimiento para Contratación
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES ECUADOR DEL
CARCHI
PROCEDIMIENTO DESCRIPTIVO
Contratación
No. RESPONSABLE ACTIVIDADES DOCUMENTO
1 Secretaría General Analiza lista de candidatos. Listado de Candidatos
2 Secretaría General Escoge la persona más óptima
para la vacante.
3 Secretaría General
Revisa que la documentación e
información presentada este
adecuada.
4 Secretaría General Emite un comunicado de que
persona será contratada. Comunicado
5 Secretaría de
Organización
Llama a la persona seleccionada
para el puesto.
6 Secretaría de
Organización
Informa las actividades, funciones
a desempeñar y sueldo que
recibirá.
Funciones y
Responsabilidades
7 Síndico Abogado Elabora el contrato Contrato
8 Personal Contratado Revisa y firma el contrato Contrato
9 Síndico Abogado Legaliza el contrato en el
Ministerio de Relaciones laborales Contrato
10 Síndico Abogado
Realiza los trámites
correspondientes en el IESS para
aseguramiento del empleado.
Aviso de Entrada
12 Secretaría General Aprueba y da por terminada la
contratación.
Elaborado: Elizabeth Loaiza Aprobado:
Fecha: 20-12-2013 Fecha:
117
4.4.2.1.6. Flujograma de Procedimientos para Contratación
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES ECUADOR DEL CARCHI
PROCEDIMIENTO GRÁFICO
NOMBRE: CONTRATACIÓN
Personal ContratadoSecretaría de
OrganizaciónSíndico AbogadoSecretaría General
PR
OC
ED
IMIE
NT
OS
DE
CO
NT
RA
TA
CIÓ
N
INICIO
Analiza lista de
candidatos.
Escoge la persona
más óptima para
la vacante.
Revisa que
documentación e
información presentada
este adecuada.
Emite un
comunicado de
que persona será
contratada.
Llama a la persona
seleccionada para el
puesto.
Informa las
actividades,
funciones a
desempeñar y sueldo
que recibirá.
Elabora el contrato Revisa y firma el
contrato
Legaliza el contrato
en el Ministerio de
Relaciones laborales
Realiza los trámites
correspondientes en el
IESS para
aseguramiento del
empleado.
Aprueba y da por
terminada la
contratación.
FIN
Elaborado por: Elizabeth Loaiza Aprobado por:
Fecha: 20-12-2013 Fecha:
Figura No. 4.4 Procedimiento para Contratación
118
4.4.2.1.7. Documentos para Contratación
SCEC-Contrato de Trabajo No. Xxx Página 1 de 1
CONTRATO DE TRABAJO A PLAZO FIJO CON PERÍODO DE PRUEBA
En la ciudad de Tulcán, a los _______ días del mes de ___________ del año _____, comparecen,
por una parte, el Sindicato de Choferes Ecuador del Carchi, debidamente representada por
_______________ (nombre del representante legal)en calidad de EMPLEADOR; y por otra
parte, el/la señor(a/ita) ___________________(Escriba el nombre del TRABAJADOR), portador
de la cédula de ciudadanía N°_______________ (Escriba el número de cédula de ciudadanía del
TRABAJADOR) en calidad de TRABAJADOR. Los comparecientes son ecuatorianos,
domiciliados en la ciudad de _______________ (ciudad de domicilio de las partes) y capaces para
contratar, quienes libre y voluntariamente convienen en celebrar este CONTRATO DE TRABAJO A
PLAZO FIJO con sujeción a las declaraciones y estipulaciones contenidas en las siguientes
cláusulas:
Al EMPLEADOR y TRABAJADOR en adelante se los denominará conjuntamente como “Partes”
e individualmente como “Parte”.
PRIMERA ANTECEDENTES:
El EMPLEADOR para el cumplimiento de sus actividades y desarrollo de las tareas propias de su
actividad necesita contratar los servicios laborales de un_________________. (Un solo cargo
Ejemplo: Mecánico, Secretaria), revisados los antecedentes del (de la) señor(a)
(ita)__________________ éste(a) declara tener los conocimientos necesarios para el desempeño
del cargo indicado, por lo que en base a las consideraciones anteriores y por lo expresado en los
numerales siguientes, El EMPLEADOR y el TRABAJADOR (A) proceden a celebrar el presente
Contrato de Trabajo.
SEGUNDA OBJETO DEL CONTRATO:
El TRABAJADOR (a) se compromete a prestar sus servicios lícitos y personales bajo la
dependencia del EMPLEADOR (a) en calidad de _______________ (Un solo cargo Ejemplo:
Mecánico, Secretaria) con responsabilidad y esmero, que los desempeñará de conformidad con la
Ley, las disposiciones generales, las órdenes e instrucciones que imparta El EMPLEADOR,
dedicando su mayor esfuerzo y capacidad en el desempeño de las actividades para las cuales ha
sido contratado. Mantener el grado de eficiencia necesaria para el desempeño de sus labores,
guardar reserva en los asuntos que por su naturaleza tuviere esta calidad y que con ocasión de su
trabajo fueran de su conocimiento, manejo adecuado de documentos, bienes y valores del
EMPLEADOR y que se encuentran bajo su responsabilidad.
119
TERCERA JORNADA ORDINARIA Y HORARIO DE TRABAJO:
El TRABAJADOR(a) se obliga y acepta, por su parte, a laborar por jornadas de trabajo, las
máximas diarias y semanal, en conformidad con la Ley, en los horarios establecidos por El
EMPLEADOR de acuerdo a sus necesidades y actividades. Así mismo, las Partes podrán convenir
que, el EMPLEADO labore tiempo extraordinario y suplementario cuando las circunstancias lo
ameriten y tan solo por orden escrita de El EMPLEADOR.
(Nota: Especificar horario de acuerdo al Art.47 del Código de Trabajo. Ejemplo: De lunes a
viernes de 08:00 a 17:00, con una hora de almuerzo, y de ser el caso citar el Art.49 del mismo
cuerpo legal correspondiente a la jornada nocturna.
CUARTA.- REMUNERACIÓN:
El EMPLEADOR pagará al TRABAJADOR(a) por la prestación de sus servicios la remuneración
convenida de mutuo acuerdo en la suma de____________________ (colocar la cantidad que será
la remuneración en letras y números, ejemplo: SEISCIENTOS DÓLARES DE LOS ESTADOS
UNIDOS DE AMÉRICA, USD 600,00), mediante__________ (detallar la forma de pago,
ejemplo: acreditación a la cuenta bancaria del trabajador, efectivo, cheque).
El EMPLEADOR reconocerá también al TRABAJADOR las obligaciones sociales y los demás
beneficios establecidos en la legislación ecuatoriana.
QUINTA.- PLAZO DEL CONTRATO:
El presente Contrato, tendrá un plazo de un año, de acuerdo al artículo 14 del Código de Trabajo.
De conformidad con el artículo 15 de la misma Ley, las partes acuerdan un período de prueba de
noventa días contados desde la fecha de su suscripción, dentro del cual, cualquiera de las partes
podrá darlo por terminado libremente, sin necesidad de ningún aviso previo y sin indemnización.
Una vez vencido el período de prueba sin que ninguna de las partes haya manifestado su voluntad
de terminar la relación laboral, el contrato se entenderá prorrogado por el tiempo que faltare para
completar el plazo del contrato.
Cumplido el plazo, se deberá proceder de acuerdo a lo establecido en los artículos 184 y 624 del
Código del Trabajo, de no proceder, el contrato se entenderá de plazo indefinido.
Este contrato será susceptible de terminación por las cláusulas del artículo 169 del Código del
Trabajo.
SEXTA LUGAR DE TRABAJO:
El TRABAJADOR desempeñará las funciones para las cuales ha sido contratado en las
instalaciones ubicadas en __________________ (indicar la dirección donde desempeñará sus
120
funciones), en la ciudad de _______ (Ingresar la ciudad), provincia de _________ (Ingresar
Provincia) para el cumplimiento cabal de las funciones a él encomendadas.
SÉPTIMA OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES Y EMPLEADORES:
En lo que respecta a las obligaciones, derechos y prohibiciones del empleador y trabajador, estos se
sujetan estrictamente a lo dispuesto en el Código de Trabajo en su Capítulo IV “De las
obligaciones del Empleador y del Trabajador”, a más de las estipuladas en este contrato.
OCTAVA.- LEGISLACIÓN APLICABLE:
En todo lo no previsto en este Contrato, cuyas modalidades especiales las reconocen y aceptan las
partes, éstas se sujetan al Código del Trabajo.
NOVENA.- JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA:
En caso de suscitarse discrepancias en la interpretación, cumplimiento y ejecución del presente
Contrato y cuando no fuere posible llegar a un acuerdo entre las Partes, estas se someterán a los
jueces competentes del lugar en que este contrato ha sido celebrado, así como al procedimiento
oral determinados por la Ley.
DÉCIMA.- SUSCRIPCIÓN:
Las partes se ratifican en todas y cada una de las cláusulas precedentes y para constancia y plena
validez de lo estipulado, firman este contrato en original y dos ejemplares de igual tenor y valor.
Suscrito en la ciudad de ____________ (Escriba la ciudad), el día_______ del mes de
_______________ del año _________.
EL EMPLEADOR EL TRABAJADOR
121
4.4.3. Evaluación del Control Interno Administrativo Inducción
La evaluación del Control Interno Administrativo del procedimiento de Inducción se refiere al
análisis de los procedimientos establecidos.
Tabla 4.6 Evaluación de Control Interno de los Procedimientos para el Inducción
No. PREGUNTAS RESPUESTA PUNTAJE
OBTENIDO
PUNTAJE
ÓPTIMO OBSERVACIONES
SI NO
1
¿Existe un documento
informativo de las políticas y
normas que el Sindicato
mantiene y éste es entregado
al nuevo empleado para que
esté informado?
x 5 10
Tiene solo las
políticas del
sindicato
2 ¿Se da a conocer la estructura
organizacional del Sindicato? x 0 10 -
3
¿Se indica que servicios y
finalidades presta el sindicato
al nuevo empleado?
x 10 10 -
4
¿Se realiza la visita a todas
las instalaciones y
dependencias del Sindicato
con el nuevo empleado?
x 5 10 Se muestra solo el
lugar de trabajo
5
¿Se ejecuta una inducción a
nivel general de los procesos
del Sindicato y de los
colaboradores que trabajan en
ella?
x 5 10 Muestra el proceso
donde va laboral
6
¿Se establece las políticas de
seguridad existentes en el
Sindicato para el área en
donde va a laborar?
x 0 10 -
7
¿Se presenta a los jefes de
área del Sindicato de las
distintas dependencias?
x 0 10 -
8
¿Se presenta al nuevo
empleado a todos los
miembros del Sindicato?
x 10 10 -
9 ¿Se muestra su lugar de
trabajo al nuevo empleado? x 10 10 -
10
¿Se indica cada una de las
herramientas necesarias para
ejecución de su trabajo?
x 0 10 -
TOTAL 45 100
REGULAR BUENO MUY BUENO EXCELENTE
0-60 61-80 81-90 91-100
45
122
Interpretación:
De acuerdo con la evaluación de control interno administrativo del procedimiento de
inducción de personal realizado al área de Secretaría de Organización, se puede observar que la
misma no tiene adecuados controles internos en los procedimientos, ya que su calificación es de 45
equivalente a “REGULAR”, lo cual indica que existe la necesidad de mejorar los controles internos
al procedimiento de inducción existentes e implementar nuevos controles que permitan incrementar
la eficiencia y eficacia en los procesos del área y a la vez efectuar un trabajo de calidad.
4.4.3.1. Propuesta de Procedimientos de Inducción
La inducción se basa en explotar la potencialidad del nuevo empleado para que pueda
desarrollar las distintas actividades a su cargo. Es así que la inducción brinda información
general, amplia que permita la ubicación del empleado dentro de la organización,
adquiriendo así un compromiso y sentido de pertenencia desarrollando el trabajo de manera
autónoma. (Ortega, 2008).
El proceso de inducción se basa en ubicar y supervisar al trabajador de reciente ingreso
para que vaya adaptándose durante el periodo de inicial de ingreso a la empresa.
4.4.3.1.1. Objetivo
Brindar al trabajador de reciente ingreso una ubicación dentro de la institución para que
desempeñe las funciones a su cargo mediante la supervisión de las actividades durante el período
inicial de adaptación.
4.4.3.1.2. Alcance
La inducción del personal que se incorpora al Sindicato de Choferes Ecuador del Carchi da
inicio en la información que se indica sobre la Institución hasta Ingreso a desarrollar las actividades
del Sindicato.
4.4.3.1.3. Responsables
Los facultados para la inducción son:
Secretaría de Organización
123
Secretaría de Finanzas
Personal Contratado
4.4.3.1.4. Políticas
La Inducción del nuevo personal al puesto de trabajo, adaptándolo al sindicato, tratando
que el nuevo empleado asimile rápidamente la cultura de la organización, principalmente el
ambiente de trabajo, sus funciones y responsabilidades, de esta manera se logrará tener a su
servicio personal idóneo.
Mostrar las distintas dependencias e instalaciones que conforma la empresa.
Informar las políticas, reglamentos, misión, visión, y objetivos al nuevo empleado del
Sindicato.
Dar a conocer el área donde desempeñará sus actividades y el personal que la conforma.
Informar de los recursos materiales que recibirá para el desempeño del trabajo.
Realizar el Acta Entrega a recepción de los Activos Fijos que estarán bajo su cargo para el
desempeño de su trabajo, esto puede ser, equipos de computación, bienes inmuebles, etc.
Coordinar y supervisar la participación del funcionario en la jornada laboral.
124
4.4.3.1.5. Procedimientos para Inducción
Tabla 4.7 Procedimiento para Inducción
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES ECUADOR DEL CARCHI
PROCEDIMIENTO DESCRIPTIVO
NOMBRE: INDUCCIÓN
No. RESPONSABLE ACTIVIDADES DOCUMENTO
1 Secretaría de
Organización
Da información sobre el Sindicato para
comenzar la inducción. Documento de Inducción
2 Secretaría de
Organización
Indica las distintas dependencias e
instalaciones de la organización. Documento de Inducción
3 Secretaría de
Organización
Presentación de la persona contratada, a
todas las áreas de la Institución,
especialmente con la que coordinará sus
funciones.
Documento de Inducción
4 Secretaría de
Organización
Informa sobre las políticas, reglamentos,
misión, visión y objetivos. Documento de Inducción
5 Secretaría de
Finanzas.
Entrega .los Activos fijos que estarán bajo
su cargo
Acta de entrega Activos
Fijos-
6 Secretaría de
Finanzas
Entrega de los materiales y suministro de
oficina.
Acta de entrega materiales
y suministros
7 Personal
Contratado
Da inicio con sus actividades
encomendadas. -
Elaborado: Elizabeth Loaiza Aprobado:
Fecha: 20-12-2013 Fecha:
125
4.4.3.1.6. Flujograma de Procedimientos para Inducción
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES “ECUADOR” DEL CARCHI
PROCEDIMIENTO GRÁFICO
INDUCCIÓN
Personal ContratadoSecretaría de Finanzas Secretaría de Organización
PR
OC
ED
IMIE
NT
OS
DE
IN
DU
CC
IÓN
INICIO
Da información sobre el
Sindicato para
comenzar la inducción.
Indica las distintas
dependencias e
instalaciones de la
organización.
Presentación de la
persona contratada a
todas las áreas de la
Institución
especialmente con la
que coordinará sus
funciones.
Informa sobre las
políticas, reglamentos,
misión, visión y
objetivos.
Entrega los Activos
Fijos que estarán
bajo su cargo.
Entrega de los
materiales y
suministros de
oficina.
Da inicio con sus
actividades
encomendadas.
FIN
Elaborado por: Elizabeth Loaiza Aprobado por:
Fecha: 20-12-2013 Fecha:
Figura No. 4.5Gráfico 12 Procedimiento para Inducción
126
4.4.3.1.7. Documentación para Inducción
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES ECUADOR DEL CARCHI
Formulario de Inducción
Fecha:________________________________
Yo,___________________________________ con C.C. _______________ certifico que
he recibido la inducción necesaria en cuanto a la visión, misión, objetivos, valores,
principios, reglamentos y políticas del Sindicato de Choferes Profesionales “Ecuador”
del Carchi, las mismas que cumpliré a cabalidad para desempeñar mis funciones en el
cargo de _________________________
_____________________ _______________________
Secretaría de Organización Empleado Entrante
127
4.4.4. Evaluación del Control Interno Administrativo Capacitación
La evaluación del Control Interno Administrativo del procedimiento de Capacitación se
refiere al análisis de los procedimientos establecidos.
Tabla 4.8 Evaluación de Control Interno de los Procedimientos de Capacitación
No. PREGUNTAS RESPUESTA PUNTAJE
OBTENIDO
PUNTAJE
ÓPTIMO OBSERVACIONES
SI NO
1
¿Se realizan periódicamente
encuestas de ambiente
laboral para medir el clima
laboral y las necesidades de
capacitación?
x 0 10 -
2
¿Los procesos de
capacitación de los
empleados están definidos
de acuerdo a necesidades del
Sindicato y rendimiento del
personal?
x 0 10 -
3
¿Existen políticas de
capacitación de personal
para las diferentes áreas del
Sindicato?
x 5 10 Son políticas de
capacitación general
4
¿La Secretaría General
define la capacitación del
personal?
x 10 10 -
5
¿Verifica las organizaciones
y costos para realizar la
contratación sobre las
capacitaciones?
x 10 10 -
6
¿Verifica los periodos de
capacitación para
realizarlos?
x 0 10 -
7
¿Se verifica la capacidad del
número de cupos a asignar
para la capacitación?
x 0 10 -
8
¿Se informa al personal
sobre las capacitaciones a
realizar?
x 0 10 -
9
¿Se verifica la asistencia del
personal a las
capacitaciones?
x 0 10 -
10
¿Se realizan evaluaciones
sobre el contenido de la
capacitación?
x 0 10 -
TOTAL 25 100
REGULAR BUENO MUY BUENO EXCELENTE
0-60 61-80 81-90 91-100
25
128
Interpretación:
De acuerdo con la evaluación de control interno administrativo del procedimiento de
capacitación de personal realizado al área de Secretaría de Organización, se puede observar que la
misma no tiene adecuados controles internos en los procedimientos, ya que su calificación es de 25
equivalente a “REGULAR”, lo cual indica que existe la necesidad de mejorar los controles internos
al procedimiento de capacitación de personal existentes e implementar nuevos controles que
permitan incrementar la eficiencia y eficacia en los procesos del área y a la vez efectuar un trabajo
de calidad.
4.4.4.1. Propuesta de Procedimientos de Capacitación
Capacitar al personal administrativo y sindicalizado, mediante un análisis previo, evaluando
las necesidades de la Institución para actualizar conocimientos, desarrollando las aptitudes
de cada uno, para que realicen de mejor forma las actividades que desempeñaran. (Sutoon,
2009)
El proceso de capacitación, es enviar al personal administrativo y sindicalizado a
seminarios, talleres cursos para actualizar los conocimientos y de esta forma aplicarlos en el
Sindicato de Choferes Ecuador del Carchi.
4.4.4.1.1. Objetivo
Brindar a los empleados y sindicalizados del Sindicato de Choferes Ecuador del Carchi,
capacitación constante, mediante seminarios y talleres para actualización de conocimientos y temas
nuevos relacionados con su función.
4.4.4.1.2. Alcance
La capacitación del personal del Sindicato de Choferes Ecuador del Carchi, da inicio en la
verificación de las necesidades del personal hasta la terminación del curso de capacitación.
4.4.4.1.3. Responsables
Los facultados para la capacitación son:
129
Secretaría General
Secretará de Cultura y Deportes
Empleados y Sindicalizados
4.4.4.1.4. Políticas
Analiza las necesidades de capacitación y realiza la solicitud para implementar la
capacitación en las diferentes áreas.
Autoriza la Secretaria General las capacitaciones de acuerdo a las necesidades y
requerimientos del Sindicato.
Capacitación de cada miembro del personal para que de esta forma aspire a nuevos cargos
en el Sindicato.
Planea y estructura los temas que se tomaran en cuenta para la capacitación de los
empleados.
El personal acudirá a la hora y días que se hayan asignado para la capacitación.
La Secretaria de Cultura y Deportes analiza y verifica que los conocimientos obtenidos en
la capacitación sean aplicados.
Contar con personal de apoyo eficiente, mediante la actualización permanente de los
conocimientos de quienes actualmente laboran en la institución.
Evaluar el desempeño individual de cada empleado luego de la capacitación.
130
4.4.4.1.5. Procedimientos para Capacitación
Tabla 4.9 Procedimiento para Capacitación
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES ―ECUADOR‖ DEL
CARCHI
PROCEDIMIENTO DESCRIPTIVO
Capacitación
No. RESPONSABLE ACTIVIDADES DOCUMENTO
1 Secretaría de Cultura y
Deportes
Verifica las necesidades de
capacitación para los empleados.
Requerimiento de
Capacitación
2 Secretaría de Cultura y
Deportes
Realiza la solicitud para empezar a
capacitar a cada empleado sobre
temas específicos.
Solicitud de
Capacitación
3 Secretaría de Cultura y
Deportes
Envía la solicitud para que se
implemente los cursos y talleres de
capacitación.
Solicitud de
Capacitación
4 Secretaría General Revisa y evalúa la solicitud para
determinar el tema a capacitar.
Solicitud de
Capacitación
5 Secretaría General
Verifica si los cupos y los cursos
están disponibles y van de acuerdo a
la necesidad del Sindicato.
Listado de Cursos
6 Secretaría General
Autoriza que se implemente la
capacitación a los empleados y
sindicalizados, de ser el caso.
Autorización
7 Secretaría de Cultura y
Deportes
Separa cupos en los cursos de
capacitación de acuerdo al número
de personas a ser capacitados.
-
8 Secretaria de Cultura y
Deportes
Recibe la autorización de los cursos
y los días que se empezará a
capacitar.
-
9 Secretaria de Cultura y
Deportes
Informa a cada miembro de la
Institución la fecha, hora y días que
se realizará la capacitación.
Comunicado de
Capacitación
10 Empleados y/o
Sindicalizados. Asiste al curso de capacitación
Registro de Asistencia
al Curso
11 Empleados y/o
Sindicalizados.
Realiza la evaluación para aprobar
el curso de capacitación
Evaluación de
conocimientos de la
Capacitación
12 Empleados y/o
Sindicalizados.
Termina el curso de capacitación
obteniendo los conocimientos
adecuados para aplicar.
-
Elaborado: Elizabeth Loaiza Aprobado:
Fecha: 20-12-2013 Fecha:
131
4.4.4.1.6. Flujograma de Procedimientos para Capacitación
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES “ECUADOR” DEL CARCHI
PROCEDIMIENTO GRÁFICO
CAPACITACIÓN
Secretaría GeneralEmpelados y/o
Sindicalizados
Secretaria de Cultura y
Deportes
PR
OC
ED
IMIE
NT
OS
DE
CA
PA
CIT
AC
IÓN
INICIO
Verifica las necesidades de
capacitación para los
empleados.
Envía la solicitud para que se
implemente los cursos y
talleres de capacitación.
Revisa y evalúa la solicitud
para ver en qué tema se va a
capacitar.
Verifica si los cupos y los
cursos están disponibles y
van de acuerdo a la
necesidad del Sindicato.
Realiza la solicitud para
empezar a capacitar a cada
empleado sobre temas
específicos.
Autoriza que se
implemente la
capacitación a los
empleados?
NOSI
Separa cupos en los cursos
de capacitación de acuerdo al
número de empleados a ser
capacitados.
Recibe la autorización de los
cursos y los días que se
empezará a capacitar.
Informa a cada miembro de la
empresa la fecha, hora y días
que se realizara a
capacitación.
Asiste al curso de
capacitación
Realiza la
evaluación para
aprobar el curso
de capacitación
Termina el curso de
capacitación obteniendo
los conocimientos
adecuados para aplicar.
FIN
Elaborado por: Elizabeth Loaiza Aprobado por:
Fecha: 20-12-2013 Fecha:
Figura No. 4.6Procedimiento para Capacitación
132
Curso: _______________________________________
Temas tratados: ______________________________
Día: _________________________________________
Fecha: ______________________________________
Hora Firma Hora Firma
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Observaciones
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES “ECUADOR” DEL CARCHI
Revisado
Secretaría General
Registro de Asistencia a la Capacitación
Asistencia
Entrada SalidaNo. Nombre Cargo Horario
4.4.4.1.7. Documentos para Capacitación
Información Conocimiento Habilidades
(f irma) (f irma)
Nombre: Nombre:
Cargo: Secretaría de Cultura y Deportes
Proyecto o
Función
Necesidad de
Capacitación
Clase de Necesidad
Ficha para el registro de necesidades indiduales
Área de Trabajo: ____________________________________________
Nombre: __________________________________________________
Cargo: ____________________________________________________
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES “ECUADOR” DEL
CARCHI
133
4.4.5. Evaluación del Control Interno Administrativo Nómina
La evaluación del Control Interno Administrativo del procedimiento de Nómina se refiere
al análisis de los procedimientos establecidos.
Tabla 4.10 Evaluación de Control Interno de los Procedimientos de Nómina
No. PREGUNTAS RESPUESTA PUNTAJE
OBTENIDO
PUNTAJE
ÓPTIMO OBSERVACIONES
SI NO
1
¿Existe un sistema de control
de ingreso y salida del
personal para medir su
asistencia y puntualidad?
x 0 10
2
¿Se elabora informes
periódicos de asistencia,
retrasos y faltas del personal
del Sindicato?
x 0 10
3 ¿Se realiza reporte por
desacato de los empleados? x 10 10
4
¿Se elabora el rol de pagos de
acuerdo al informe de atrasos
y faltas?
x 0 10
5
¿Se cumplen con todas las
obligaciones legales para la
elaboración del rol de pagos?
x 10 10
6
¿Se presenta a la secretaría
general el rol de pagos del
personal para su aprobación?
x 10 10
7
¿Se elabora comprobantes de
egreso y cheques para el pago
de la nómina?
x 10 10
8
¿Existe un procedimiento
documentado para pagar al
personal?
x 0 10
9
¿Se efectúa el pago del
personal con los debidos
respaldos?
x 10 10
10
¿En el pago de
remuneraciones se entrega
el rol de pago de cada uno de
los empleados y se recibe con
su firma de aceptación?
x 0 10
TOTAL 50 100
REGULAR BUENO MUY BUENO EXCELENTE
0-60 61-80 81-90 91-100
50
134
Interpretación:
De acuerdo con la evaluación de control interno administrativo del procedimiento de
nómina de personal realizado al área de Secretaría de Organización, se puede observar que la
misma no tiene adecuados controles internos en los procedimientos, ya que su calificación es de
cincuenta equivalente a “REGULAR”, lo cual indica que existe la necesidad de mejorar los
controles internos al procedimiento de nómina existentes e implementar nuevos controles que
permitan incrementar la eficiencia y eficacia en los procesos del área y a la vez efectuar un trabajo
de calidad.
4.4.5.1. Propuesta de Procedimientos de Nómina
Nómina es la que lleva los registros financieros como es sueldos y salarios, bonificaciones y
deducciones, que recibirá todo empleado, principalmente de estos registros se encarga la
parte financiera, debido a que nómina es importante para los impuestos porque afectan
considerablemente el ingreso neto de las empresas. (Creative, Licence, 2013)
La actividad de nómina en si se refiere a todos los aspectos de sueldo, salarios y beneficios
que debe recibir el empleado, aquí se llevara los registros netamente financieros del Sindicato de
Choferes.
4.4.5.1.1. Objetivo
Llevar un control de las actividades financieras para determinar los sueldos, salarios,
bonificaciones y deducciones que recibe cada empleado, mediante un registro continuo de las
actividades financieras.
4.4.5.1.2. Alcance
Secretaría Financiera registra los sueldos, salarios, bonificaciones y deducciones.
4.4.5.1.3. Responsables
Los facultados para Nómina son:
Secretaría de Organización
135
Secretaría General
Secretaría de Finanzas
Empleados
4.4.5.1.4. Políticas
La Secretaría de Finanzas, será la responsable de informar por escrito el monto de las
nóminas por pagar, la fecha de pago y la emisión de los recibos.
Nómina se aplicará de acuerdo a las fechas que Secretaría de Organización ha indicado
para el pago.
Sistema de nómina actualizado desde lo que se tiene que pagar hasta los conceptos de
deducciones e impuestos que van acorde al sueldo y beneficios de ley.
Realizar los cálculos para el descuento de ley, como son los pagos de seguridad social que
le corresponden al trabajador, o a los ordenados por un juez.
Para anticipos de sueldo se lo realizará hasta del 50%, de la suma total de las tres últimas
remuneraciones que recibe el trabajador.
Para el pago de los anticipos de sueldo se lo podrá pagar en máximo de seis meses y se
descontará automáticamente del rol de pagos.
Todo registro debe estar sustentado en el sistema de nómina, para constancia de que las
actividades están actualizadas.
Legalizar en el Ministerio de Relaciones Laborales el ingreso de un nuevo empleado para
que conste en nómina.
El rol de pagos entregado a cada empleado constará la firma de autorización de quien
elaboró y revisó este rol.
Cada empleado firmará la hoja de entrega de rol de pagos de acuerdo a la conformidad de
su pago entregado.
Las planillas de aportes al IESS se cancelará por anticipación para evitar multas.
136
4.4.5.1.5. Procedimientos para Nómina
Tabla 4.11 Procedimiento para Nómina
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES ECUADOR DEL CARCHI
PROCEDIMIENTO DESCRIPTIVO
Nómina
No. RESPONSABLE ACTIVIDADES DOCUMENTO
1 Secretaría de Finanzas Solicita el reporte de asistencia, retraso,
falta o desacatos de cada empleado. Registro de Asistencia
2 Secretaría de
Organización
Elabora el reporte de descuentos,
comisiones o bonificaciones para cada
empleado.
Reporte de Ingresos y
Deducciones del personal
3 Secretaría de Finanzas Recibe este reporte y elabora el rol de
pagos. Rol de Pagos
4 Secretaría de Finanzas Entrega el rol de pagos para la aprobación
respectiva. Rol de Pagos
5 Secretaría General Recibe y revisa los roles para
autorización. Rol de Pagos
6 Secretaría General Autoriza los roles de pago. Rol de Pagos
7 Secretaría de Finanzas Elabora los cheques para cada empleado. Cheques
8 Secretaría General Entrega los cheques para que sean
firmados y autorizados para su pago. Rol de Pago
9 Secretaría de
Organización
Recibe los cheques y procede la entrega a
cada empleado. Rol de Pago
10 Empleados Revisa y firma el rol de acuerdo al pago
recibido. Rol de Pago
11 Empleados Cobra el pago correspondiente al mes. Cheques
Elaborado: Elizabeth Loaiza Aprobado:
Fecha: 20-12-2013 Fecha:
137
4.4.5.1.6. Flujograma de Procedimientos para Nómina
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES “ECUADOR” DEL CARCHI
PROCEDIMIENTO GRÁFICO
NÓMINA
EmpleadosSecretaría de Organización Secretaría GeneralSecretaría de Finanzas
PR
OC
ED
IMIE
NT
OS
DE
NÓ
MIN
A
INICIO
Solicita el reporte de
asistencia, retraso,
falta o desacatos de
cada empleado.
Elabora el reporte de
descuentos, comisiones
o bonificaciones para
cada empleado.
Recibe este reporte y
elabora el rol de
pagos.
Entrega el rol de
pagos para la
aprobación
respectiva.
Recibe y revisa
los roles para la
autorización
Elabora los
cheques para
cada empleado.
Revisa y firma el
rol de acuerdo al
pago recibido.
Cobra el pago
correspondiente al
mes.
FIN
Autoriza los
roles de pago.
SI NO
Entrega los
cheques para que
sean firmados y
autorizados para
su pago.Recibe los cheque
y procede la
entrega a cada
empleado
Elaborado por: Elizabeth Loaiza Aprobado por:
Fecha: 20-12-2013 Fecha:
Figura No. 4.7 Procedimiento para Nómina
138
4.4.5.1.7. Documentos para Nómina
FECHA: __________________________________
HORA FIRMA HORA FIRMA
OBSERVACIONES:______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
Revisión: Fecha:
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES “ECUADOR” DEL CARCHI
Control de Asistencia
No. NOMBREENTRADA SALIDA
139
Nombres:__________________________ Fecha:______________________________
Cargo:____________________________ Días trabajados:_____________________
Corte:_____________________________ No. De Cheque:_____________________
Sueldo Básico: Aporte Personal IESS:
Horas Extras: Préstamo BIESS:
Fondos de Reserva: Anticipos:
Comisiones: Otros Egresos:
TOTAL INGRESOS: TOTAL EGRESOS:
TOTAL RECIBIR:
(f irma)
Nombre:
Autorizado por:
(f irma)
Impresión: 2 hojas (una Trabajador y una Secretaría Financiera)
INGRESOS: EGRESOS
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES “ECUADOR” DEL CARCHI
ROL DE PAGO (INDIVIDUAL)
SECRETARIO GENERAL
Recibí Conforme
140
CAPÍTULO V
5. PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO EN EL
ÁREA FINANCIERA
A continuación se demuestra en el gráfico siguiente, el Sistema de Gestión Financiera
aplicado para el Sindicato de Choferes Ecuador del Carchi.
Figura No. 5.1Sistema de Gestión Administrativa Sindicato de Choferes Ecuador del Carchi
5.1.CONTROL INTERNO FINANCIERO
Comprende en sentido amplio, el plan de organización y los métodos, procedimientos y
registros que tienen relación con la custodia de recursos, al igual que con la exactitud, confiabilidad
y oportunidad en la presentación de información financiera, principalmente, los estados financieros
de la entidad o programa. Así mismo, incluye controles sobre los sistemas de autorización y
aprobación, segregación de funciones, entre las operaciones de registro e información contable.
• Caja
• Caja Chica
• Bancos
• Cuentas por cobrar
• Propiedad, Planta y Equipo
• Cuentas por Pagar
• Impuestos por pagar
• Obligacines Laborales sociales.
• Funciones de los responsables y procesos, para llegar al objetivo
• Caja
• Caja Chica
• Bancos
• Cuentas por cobrar
• Propiedad, Planta y Equipo
• Cuentas por pagar
• Impuestos por pagar
• Obligaciones Laborales y sociales
• RESPONSABLES
• Secretario General
• Secretario de Finanzas
• Contador
• Auxiliar de Contabilidad
1. Estructura 2. Políticas
3. Procedimientos
4. Implementación
141
5.1.1. Evaluación del Control Interno en Fondo Rotativo (Caja Chica)
La evaluación del Control Interno Financiero del procedimiento para la administración de la Caja
Chica se refiere al análisis de los procedimientos establecidos.
Tabla 5.1Evaluación de Control Interno de los Procedimientos del manejo de Caja Chica
No. PREGUNTAS RESPUESTA PUNTAJE
OBTENIDO
PUNTAJE
ÓPTIMO OBSERVACIONES
SI NO
1
¿Existen políticas
establecidas para el
manejo de fondo de Caja
Chica?
x 0 10 -
2
¿El custodio que maneja
la Caja Chica cuenta con
un documento que
respalde el nombramiento
como custodio?
x 0 10 -
3
¿El custodio del fondo de
Caja Chica tiene acceso a
los registros contables?
x 0 10 -
4
¿Los gastos realizados
con este fondo son
respaldados con
documentos autorizados?
x 10 10 -
5
¿Los gastos que se
realizan con el fondo de
caja chica cuentan con la
respectiva aprobación de
la Secretaría de Finanzas?
x 10 10 -
6
¿Existe un formato
establecido para la
justificación del fondo
consumido?
x 0 10 -
7 ¿Se realizan arqueos
sorpresivos? x 0 10 -
8
¿La reposición del fondo
de caja chica cuenta con
el autorizado de la
Secretaría General?
x 0 10 -
TOTAL 20 80
REGULAR BUENO MUY BUENO EXCELENTE
0-60 61-80 81-90 91-100
25
Interpretación:
142
De acuerdo con la evaluación de control interno financiero del procedimiento de Caja
Chica realizado al área de Secretaría de Finanzas, se puede observar que la misma no tiene
adecuados controles internos en los procedimientos, ya que su calificación es de veinte equivalente
a “REGULAR”, lo cual indica que existe la necesidad de mejorar los controles internos al
procedimiento de Caja Chica existentes e implementar nuevos controles.
5.1.1.1. Propuesta de Procedimientos para el manejo de Caja Chica
La caja chica es una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo, que se utiliza para
gastos en situaciones en que los desembolsos no son necesarios realizarlos con cheques o
transferencias.
5.1.1.2. Objetivo
Establecer un adecuado control interno en el uso del fondo de caja chica, utilizado solo
para cubrir gastos menores.
5.1.1.3. Alcance
El procedimiento será establecido desde el momento en que se crea el fondo de caja chica,
utilización, reposición y hasta la liquidación.
5.1.1.4. Responsables
Los facultados para este proceso son:
Secretario General
Secretaría de Finanzas
Secretaria Recaudadora
5.1.1.5. Políticas
El monto destinado para el fondo de caja chica será de $300,00 dólares.
Todo gasto que se quiera realizar con el fondo de caja chica no debe ser mayor a $12,00
dólares.
143
La justificación del fondo de caja chica debe estar respaldado con facturas o notas de venta
autorizadas por el SRI.
La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la contabilidad, a los
cobros, ni a la caja principal.
Para la reposición del fondo de caja chica debe haberse consumido el 70% del monto total.
Se prohíbe utilizar el fondo de caja chica para anticipos y préstamos a los empleados o
cambio de cheques personales.
El Secretario Financiero autorizará la reposición del fondo de caja chica
Se realizará arqueos de Caja Chica sorpresivos sin previo aviso con la finalidad de
determinar el adecuado uso de los fondos.
La persona que realice el arqueo de Caja Chica debe ser independiente a los registros
contables.
144
5.1.1.6. Procedimientos para el manejo del Fondo de Caja Chica
Tabla 5.2Procedimiento para la administración del fondo de Caja Chica
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES ―ECUADOR‖ DEL
CARCHI
PROCEDIMIENTO DESCRIPTIVO
Fondo de Caja Chica
No. RESPONSABLE ACTIVIDADES DOCUMENTO
1 Custodio
Realiza el detalle de gastos realizados en
formulario denominado “Gastos de Caja
Chica.
Gastos de Caja Chica
2 Custodio
Revisa el saldo del fondo, si se ha
consumido sobre el porcentaje establecido
en las políticas y procede a solicitar la
reposición del mismo.
Arqueo de Caja Chica
3 Custodio
Realiza la solicitud de reposición del
fondo en el formulario de Gastos Caja
Chica, con los respectivos documentos de
soporte en los que se utilizó el dinero.
Solicitud de Reposición
de Caja Chica
4 Custodio Envía la solicitud al Secretario de
Finanzas
Solicitud de Reposición
de Caja Chica
5 Secretario de
Finanzas
Recibe la solicitud, analiza los gastos en
los que fue utilizado el dinero y envía al
Secretario General para que autorice la
reposición del fondo.
Solicitud de Reposición
de Caja Chica
6 Secretario
General
Autoriza la reposición del fondo de caja
chica
Solicitud de Reposición
de Caja Chica
7 Secretario de
Finanzas
Recibe la autorización y procede a
reponer el Fondo de Caja Chica
Elaborado: Elizabeth Loaiza Aprobado:
Fecha: 20-12-2013 Fecha:
145
5.1.1.7. Flujograma de Procedimientos para el manejo del fondo de Caja Chica
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES “ECUADOR” DEL CARCHI
PROCEDIMIENTO GRÁFICO
FONDO CAJA CHICA
Custodio Secretario de Finanzas Secretario General
PR
OC
ED
IMIE
NT
O F
ON
DO
DE
CA
JA
CH
ICA
INICIO
Realiza el detalle de
gastos realizados en el
formulario denominado
“Gastos de Caja Chica”.
Envía la solicitud al
Secretario de
Finanzas
Recibe la solicitud, analiza
los gastos en los que fue
utilizado el dinero y envía
al Secretario General para
que autorice la reposición
del fondo.
Autoriza la
reposición del fondo
de caja chica?
Recibe la autorización y
procede a reponer el Fondo
de caja Chica
FIN
Revisa el saldo del fondo,
si se ha consumido sobre
el porcentaje establecido
en las políticas y procede
a solicitar la reposición
del mismo.
Realiza la solicitud de
reposición del fondo en el
formulario de Gastos
Caja Chica, con los
respectivos documentos
de soporte en los que
utilizó el dinero.
SI
NO
Elaborado por: Elizabeth Loaiza Aprobado por:
Fecha: 20-12-2013 Fecha:
Figura No. 5.2 Procedimiento para el manejo del Fondo de Caja Chica
146
5.1.1.8. Documentos para el manejo del fondo de Caja Chica
FECHA:___________________________
NOMBRE DEL CUSTODIO: ______________________________________________
MONTO: __________________________
CANTIDAD DENOMINACIÓN TOTAL CANTIDAD DENOMINACIÓN TOTAL
1,00 0,01
5,00 0,05
10,00 0,10
20,00 0,25
50,00 0,50
100,00 1,00
(a) ∑ SUMAN (b) ∑ SUMAN
FECHA VALOR
(c ) ∑ SUMAN
OBSEVACIONES:______________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
(Firma)
CUSTODIO:
TOTAL (a)+(b)+( c) :
SALDO SEGÚN LIBROS:
FALTANTE/SOBRANTE:
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES “ECUADOR” DEL CARCHI
ARQUEO DE CAJA CHICA
BILLETES MONEDAS
VALES Y/O RECIBOS
BENEFICIARIO CONCEPTO
147
5.1.2. Evaluación del Control Interno en el manejo de Bancos
Tabla 5.3Evaluación de Control Interno de los Procedimientos del manejo de Bancos
No. PREGUNTAS RESPUESTA PUNTAJE
OBTENIDO
PUNTAJE
ÓPTIMO OBSERVACIONES
SI NO
1
¿Existen firmas conjuntas
para todas las cuentas
bancarias?
x 0 10
2
¿Están registradas
contablemente todas las
cuentas bancarias que existen
a nombre de la empresa?
x 10 10
3
¿Los estados de cuenta
bancaria se reciben
directamente de los bancos y
se entrega a la persona que
realiza las conciliaciones
bancarias sin ser abierto el
sobre?
x 10 10
4
¿Se realiza una comparación
de los números de los
cheques según el estado de
cuenta del banco con los
registros contables?
x 10 10
5 ¿Se realiza la verificación de
la secuencia de los cheques? x 10 10
6
¿Las conciliaciones
bancarias se las elabora
mensualmente?
x 0 10
7
¿Las conciliaciones la realiza
el departamento de
contabilidad?
x 10 10
8
¿Cuentan con firmas de
responsabilidad la
elaboración de
conciliaciones bancarias?
x 0 10
TOTAL 50 80
REGULAR BUENO MUY BUENO EXCELENTE
0-60 61-80 81-90 91-100
63
Interpretación:
El Riesgo de Control es del 63%, lo que indica que los controles internos financieros que se
aplican en este proceso se encuentran funcionando adecuadamente, con ciertas falencias en algunas
actividades.
148
5.1.2.1. Propuesta de Procedimientos para el manejo de Bancos
Debido a la volatilidad y riesgo inherente de ésta cuenta, es necesario practicar controles
específicos, principalmente, sobre los fondos y las disponibilidades líquidas e inmediatas que se
llevan a cabo en bancos de la entidad.
5.1.2.2. Objetivo
Establecer un adecuado control interno para así lograr
Custodia y salvaguardia de los fondos.
Exactitud de los registros.
5.1.2.3. Alcance
El procedimiento se realizará desde el registro de un crédito y/o débito en las cuentas
corrientes o de ahorros de la institución hasta la realización de la conciliación bancaria.
5.1.2.4. Responsables
Los facultados para este proceso
Secretario General
Secretaría de Finanzas
Contador
5.1.2.5. Políticas
Para la emisión de cheques deberán tener firmas conjuntas para un mayor control
Los depósitos deben ser realizados máximo hasta el día siguiente.
No se podrá dejar cheques firmados en blanco
Deben ser conciliados los depósitos realizados con la cuenta del banco
Las conciliaciones bancarias serán mensuales de todos y cada una de las cuentas de propiedad
de la entidad existentes en bancos.
Las conciliaciones bancarias deberán contar con firmas de elaboración y supervisión.
149
5.1.2.6. Procedimientos para el manejo de Bancos
Tabla 5.4 Procedimiento para el Manejo de Bancos
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES ―ECUADOR‖ DEL
CARCHI
PROCEDIMIENTO DESCRIPTIVO
Bancos
No. RESPONSABLE ACTIVIDADES DOCUMENTO
1 Contador
Solicita los diferentes estados de cuenta al
Banco de la entidad en la que la empresa
tiene su cuenta corriente.
Estado de Cuenta
2 Contador Recibe le estado de cuenta emitido por el
banco. Estado de Cuenta
3 Contador
Imprime un reporte del libro mayor de la
cuenta bancos por medio del sistema
contable que cuenta la empresa.
Reporte de Mayor de
Bancos
4 Contador Realiza la “conciliación bancaria”. Conciliación Bancaria
5 Contador
Elabora el respectivo informe y envía al
Secretario de Finanzas para su revisión y
aprobación.
Conciliación Bancaria
6 Secretario de
Finanzas
Recibe la conciliación bancaria, lo revisa,
aprueba si está conforme con el reporte,
caso contrario devuelve para las
correcciones respectivas.
Conciliación Bancaria
7 Contador Archivar la conciliación bancaria en el
expediente correspondiente. -
Elaborado: Elizabeth Loaiza Aprobado:
Fecha: 20-12-2013 Fecha:
150
5.1.2.7. Flujograma de Procedimientos para el manejo de Bancos
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES “ECUADOR” DEL CARCHI
PROCEDIMIENTO GRÁFICO
BANCOS
Contador Secretario de Finanzas
BA
NC
OS
INICIO
Imprime un reporte del
libro mayor de la cuenta
bancos por medio del
sistema contable que
cuenta la empresa.
FIN
Solicita el estado de
cuenta al Banco de la
entidad en la que la
empresa tiene su cuenta
corriente.
Realiza la “conciliación
bancaria”.
Elabora el respectivo
informe y envía al
Secretario de Finanzas
para su revisión y
aprobación.
ArchivaSI
NO
Recibe la
conciliación
bancaria.
Aprueba?
Elaborado por: Elizabeth Loaiza Aprobado por:
Fecha: 20-12-2013 Fecha:
Figura No. 5.3 Procedimiento para el manejo de Bancos
151
5.1.2.8. Documentos para el manejo de Bancos.
AL _____________________
BANCO:________________________________
CUENTA CORRRIENTE: ____________________
VALOR
No. DEPÓSITO VALOR
∑ SUMAN
No. CHEQUE VALOR
∑ SUMAN
VALOR VALOR
OBSEVACIONES:______________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
(Firma) (Firma)
∑ SUMAN ∑ SUMAN
APROBADO POR:
SALDO CONCILIADO AL ________________
CONCEPTO
BANCO
DETALLE
SALDO EN LIBROS AL__________________
(+) Depósitos en Tránsito
(-) Cheques pendientes de Cobro
(+) Notas de Crédito
(-) Notas de Débito
CONCEPTO CONCEPTO
NOTAS CRÉDITO NOTAS DE DÉBITO
DEPÓSITOS EN TRÁNSITO
CHEQUES PENDIENTES DE COBRO
ELABORADO POR:
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES “ECUADOR” DEL CARCHI
CONCILIACIÓN BANCARIA
152
5.1.3. Evaluación del Control Interno en Cuentas por Cobrar
La evaluación del Control Interno Financiero del procedimiento de Cuentas por Cobrar se
realizará a los procedimientos actuales que aplica la empresa.
Tabla 5.5Evaluación de Control Interno de los Procedimientos del manejo de Cuentas por Cobrar
No. PREGUNTAS RESPUESTA PUNTAJE
OBTENIDO
PUNTAJE
ÓPTIMO OBSERVACIONES
SI NO
1
¿Se realizan
comprobaciones
periódicas (mínimo
mensuales) de los
registros auxiliares de las
cuentas por cobrar con
los saldos del mayor?
x 0 10
2
¿Existen políticas para la
administración de las
cuentas por cobrar?
x 0 10 -
3
¿Se manejan estados de
cuenta por cada persona
o institución que adeude
al sindicato?
x 10 10 -
4
¿Se realizan
confirmaciones de saldos
por cobrar a los
sindicalizados e
instituciones que
mantengan deudas,
enviando estados de
cuenta?
x 0 10 -
5
¿Es adecuada la custodia
física de los documentos
por cobrar, teniéndolos a
su cuidado personal
distinto al contador?
x 10 10 -
6
¿Se preparan
mensualmente informes
por cobrar por antigüedad
de saldos?
x 0 10 -
7
¿Existe una vigilancia
constante y efectiva sobre
vencimientos y
cobranza?
x 0 10 -
8
¿La Secretaría de
Finanzas envía al
Contador un informe
mensual de las cuentas
por cobrar que tiene cada
sindicalizado?
x 10 10 -
9 ¿Existen sanciones o
multas para los x 10 10 -
153
sindicalizados que se
atrasen en el pago de sus
cuotas?
10
¿Se tiene definido
procedimientos de
persecución de deudas
atrasadas?
x 0 10 -
TOTAL 40 100
REGULAR BUENO MUY BUENO EXCELENTE
0-60 61-80 81-90 91-100
40
Interpretación:
El Riesgo de Control es del 40%, lo que indica que los controles internos financieros que se
aplican en este proceso de la administración de cuentas por cobrar, se encuentran funcionando
inadecuadamente, por lo cual se establecerá propuesta de procedimientos que controlen los
procesos de estas cuentas.
5.1.3.1. Propuesta de Procedimientos para el manejo de Cuentas por Cobrar
En esta cuenta se registra el crédito otorgado a los socios de la compañía y por las cuotas
mensuales cuando no son canceladas a tiempo.
5.1.3.2. Objetivos
Controlar las cuentas por cobrar desde que se origina la deuda (cuentas por cobrar) en
contabilidad hasta el cobro y depósito en las cuentas bancarias.
Reflejar las cuentas por cobrar en el Balance con sus valores reales y clasificados
adecuadamente.
5.1.3.3. Alcance
El alcance en este procedimiento inicia desde el momento que se produce la obligación de
deuda a los sindicalizados hasta el cobro, seguimiento y registro contable de los mismos.
5.1.3.4. Responsables
154
Los facultados para este proceso son:
Secretario General
Secretario de Finanzas
Asistente de Secretaría de Finanzas
Sindicalizado
Contador
5.1.3.5. Políticas
Asistente de Secretaría de Finanzas, emitirá reportes mensuales de las cuentas por cobrar
de todos los deudores.
Asistente de Secretaría de Finanzas, elaborará las facturas con su respectiva copia,
correspondientes a otros cobros.
El encargado de cuentas por cobrar (asistente de Secretaría de Finanzas) no podrá tener
control sobre los asientos contables de los cobros realizados.
El Sindicalizado, tiene la obligación de cancelar sus cuotas según lo dispuesto en el Art. 9,
literal d., Capítulo IV, del Estatuto.
Secretario de Finanzas, emitirá un informe mensual de todas las cuentas por cobrar
determinando las multas y sanciones de acuerdo al estatuto del Sindicato y las
resoluciones establecidas por Asamblea General.
El Contador realizará independientemente el registro de cuentas por cobrar.
El Secretario de Finanzas enviará periódicamente estados de cuenta a los deudores, con el
objeto de cerciorarse que los saldos de las cuentas que contablemente aparezcan pendientes
de cobro sean razonables.
Se realizará un cruce de información cuando los clientes decidan anticipar una cantidad de
dinero para cubrir parte o la totalidad de su deuda.
La aprobación de créditos la realizará el Secretario de Finanza conjuntamente con el
Secretario General.
155
5.1.3.6. Procedimientos para el manejo de las Cuentas por Cobrar
Tabla 5.6 Procedimiento para el Manejo de las Cuentas por Cobrar
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES ―ECUADOR‖ DEL CARCHI
PROCEDIMIENTO DESCRIPTIVO
Cuentas por cobrar
No. RESPONSABLE ACTIVIDADES DOCUMENTO
1 Asistente de Secretaría
de Finanzas
Elabora cinco días antes de terminar cada
mes, el reporte de las cuentas por cobrar que
cada sindicalizado tiene por cuotas
mensuales, afiliaciones, multas, servicios
médicos, odontológicos, etc. y remitirá al
Secretario de Finanzas.
Reporte de Cuentas por
Cobrar de cuotas.
2 Asistente de Secretaría
de Finanzas
Elabora las facturas con su respectiva copia,
correspondientes a otros cobros por
concepto de arriendos de locales,
frecuencias, salón, parqueadero, etc. del mes
correspondiente, para ser enviada la copia a
las personas e instituciones deudoras.
Facturas
3 Deudor
Realiza el pago total o parcial de la deuda y
recibirá la factura original con el sello de
cancelado y/o ingreso de caja del pago
parcial o total.
Ingreso de Caja
4 Asistente de Secretaría
de Finanzas
Actualiza el auxiliar de cuentas por cobrar,
con los cobros realizados mediante los
recibos de ingreso de caja.
Auxiliar de cuentas por
cobrar
5 Asistente de Secretaría
de Finanzas
Actualiza el estado de cuenta de cada cliente
deudor, para su respectivo control y
verificación.
Estado de cuenta
6 Secretario de Finanzas Recibe el informe mensual de gestión de
cobros. Informe mensual
7 Secretario de Finanzas
Realiza el Informes mensual de cuentas por
cobrar determinando las multas y sanciones
de acuerdo al estatuto y resoluciones de
Asamblea General.
Informe mensual
8 Contador
Recibe mensualmente del Secretario de
Finanzas la situación de los deudores del
Sindicato para su respectiva conciliación.
Conciliación cuentas
por cobrar
9 Secretario General
Conoce y aprueba el informe mensual de
cuentas por cobrar, como también las
concesiones de créditos a clientes.
-
Elaborado: Elizabeth Loaiza Aprobado:
Fecha: 20-12-2013 Fecha:
156
5.1.3.7. Flujograma de Procedimientos para el manejo de Cuentas por Cobrar
Figura No. 5.4 Procedimiento para el manejo de Cuentas por Cobrar
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES “ECUADOR” DEL CARCHI
PROCEDIMIENTO GRÁFICO
CUENTAS POR COBRAR
Asistente de Secretaría de
FinanzasDeudor Secretario de Finanzas Contador Secretario General
CU
EN
TA
S P
OR
CO
BR
AR
INICIO
FIN
Elabora cinco días antes
de terminar cada mes, el
reporte de las cuentas
por cobrar que cada
sindicalizado tiene y
remitirá al Secretario de
Finanzas.
Elabora las facturas con
su respectiva copia,
correspondiente a otros
cobros del mes
correspondiente, para
ser enviada la copia a
las personas e
instituciones deucoras.
Realiza el pago total o
parcial de la deuda y
recibirá la factura
original con el sello de
cancelado y/o ingreso
de pago parcial o
total.
Actualiza el auxiliar de
cuentas por cobrar, con
los cobros realizado
mediante los recibos de
ingreso de caja.
Actualiza el estado de
cuenta de cada cliente
deudor, para su
respectivo control y
verificación.
Recibe el informe
mensual de gestión
de cobros.
Realiza el informe
mensual de cuentas
por cobrar
determinando las
multas y sanciones de
acuerdo al estatuto y
resoluciones de
Asamblea General.
Recibe mensualmente
la situación de los
deudores del Sindicato
para su respectiva
conciliación.
Conoce y aprueba el
informe mensual de
cuentas por cobrar,
como también las
concesiones de
créditos a clientes.
Elaborado por: Elizabeth Loaiza Aprobado por:
Fecha: 20-12-2013 Fecha:
157
5.1.4. Evaluación del Control Interno en Propiedad, Planta y Equipo
La evaluación del Control Interno Financiero del procedimiento de Propiedad, Planta y
Equipo se realizará a los procedimientos actuales que aplica la institución.
Tabla 5.7 Evaluación de Control Interno de los Procedimientos del manejo de Propiedad, Planta y Equipo
No. PREGUNTAS RESPUESTA PUNTAJE
OBTENIDO
PUNTAJE
ÓPTIMO OBSERVACIONES
SI NO
1
¿Existen políticas establecidas
por escrito para la
administración de los bienes de
Propiedad, Planta y Equipo en el
Sindicato?
x 0 10 -
2
¿Existen políticas específicas de
autorización sobre
adquisiciones, transferencias y
ventas o bajas de los bienes de
propiedad, planta y equipo?
x 0 10 -
3
¿Se asigna formalmente,
responsabilidad por la
permanencia, mantenimiento y
cuidado de los bienes a los
usuarios de estos?
x 0 10 -
4
¿Se manejan codificación de
Propiedad, Planta y Equipo en la
institución?
x 10 10 -
5
¿Se realizan depreciaciones de
Propiedad, Planta y Equipo
mensualmente?
x 10 10 -
6
¿Las escrituras de los bienes
inmuebles son controladas y
custodiadas de forma segura y
adecuada?
x 10 10 -
7
¿Los bienes de Propiedad, Planta
y Equipo del sindicato se
encuentran asegurados?
x 0 10 -
8
¿Existe una vigilancia sobre la
metodología de depreciación de
Propiedad, Planta y Equipo?
x 0 10 -
9
¿La Secretaria de Finanzas envía
al Contador un informe mensual
del movimiento de Propiedad,
Planta y Equipo?
x 10 10 -
10
¿Existen sanciones o multas en
caso de daños o pérdida a los
encargados de activos de
Propiedad, Planta y Equipo?
x 0 10 -
TOTAL 40 100
158
REGULAR BUENO MUY BUENO EXCELENTE
0-60 61-80 81-90 91-100
40
Interpretación:
El Riesgo de Control es del 40%, lo que indica que los controles internos financieros que se
aplican en la administración del proceso Propiedad, Planta y Equipo, se encuentran funcionando
inadecuadamente, por lo cual se establecerá propuesta de procedimientos que controlen
mencionados procesos.
5.1.4.1. Propuesta de Procedimientos para el manejo de Propiedad, Planta y Equipo
Propiedad, Planta y Equipo se definen como los bienes muebles e inmuebles que el
sindicato utiliza de manera continua en sus operaciones diarias, los mismos que no están destinados
para la venta. En esta cuenta se registra la adquisición, depreciaciones, bajas, deteriores
5.1.4.2. Objetivo
Establecer los lineamientos para un adecuado manejo y control de Propiedad, Planta y
Equipo, con los que cuenta el Sindicato.
Verificar físicamente que los bienes de Propiedad, Planta y Equipo que posee el Sindicato,
sea igual al saldo de la cuenta y clasificados adecuadamente.
5.1.4.3. Alcance
El alcance en este procedimiento inicia desde el momento en que se realiza la adquisición
de los bienes hasta dar de baja.
5.1.4.4. Responsables
Los facultados para este proceso
Secretario General
Secretaría de Finanzas
Contador
159
Empleados
5.1.4.5. Políticas
La adquisición de los bienes de Propiedad, Planta y Equipo serán de responsabilidad del
Secretario General.
El Secretario General asegurará los bienes del Sindicato por hurto, daño o pérdida. Así
mismo, será el que decida cuando se hace reclamación ante la compañía de seguros, de
acuerdo a la necesidad presentada.
Todo empleado que tenga a su cargo un activo, será el responsable de conservarlo, en caso
de daño por mal manejo o perdida, debe cubrir el costo de los mismos, en un plazo de 30
días.
El mantenimiento de algunos bienes de Propiedad, Planta y Equipo del Sindicato se
realizaran cada tres meses.
El Contador será el encargado de identificar, registrar y controlar los bienes de Propiedad,
Planta y Equipo del sindicato, mediante el ingreso en la Base de Datos establecida por la
Institución.
La depreciación de Propiedad, Planta y Equipo, será por el método de línea recta o método
legal, según lo dispuesto en la Ley de Régimen Tributario Interno y se la realizará
mensualmente.
El Secretario de Finanzas, será el responsable de emitir las actas entrega recepción de los
activos fijos cuando un funcionario o empleado ingrese o se desvincule de la Institución,
para ello coordinará con contabilidad.
Cuando los bienes de Propiedad, Planta y Equipo, haya cumplido su vida útil previo el
informe respectivo por contabilidad, o se encuentre deteriorado u obsoleto, el Sindicato
procederá a dar de baja, vender o donar. Bajo el aval de un perito, Secretario de Finanzas,
Secretario General y Contabilidad.
Métodos de Cálculo Depreciaciones
Método Legal de Coeficientes.- Consiste en aplicar los porcentajes que establece el
reglamento a la ley de régimen tributario interno.
Los porcentajes de las depreciaciones de los activos fijos son:
Equipos de Computación y accesorios 5%
Edificio 5%
160
Vehículo 20%
Maquinaria Muebles y oros Activos Fijos. 10%
Y la fórmula para calcular es:
DEPRECIACIÓN = (VALOR ACTUAL – VALOR RESIDUAL) %
Método de línea Recta:
La fórmula para calcular es:
DEPRECIACIÓN = (ACTUAL – VALOR RESIDUAL)
AÑOS DE VIDA ÚTIL
Método Acelerado.- mediante este método, se estima una depreciación más rápida
en un momento para luego ir descendiendo o ascendiendo en intensidad. Se aplica
especialmente en los vehículos.
Cuando la empresa adquiere un nuevo activo fijo, generalmente entrega el activo
viejo como parte de pago del activo nuevo
161
5.1.4.6. Procedimientos para el manejo de Propiedad, Planta y Equipo
Tabla 5.8 Procedimiento para el Manejo de las Propiedad, Planta y Equipo
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES ―ECUADOR‖ DEL CARCHI
PROCEDIMIENTO DESCRIPTIVO
Propiedad, Planta y Equipo
No. RESPONSABLE ACTIVIDADES DOCUMENTO
1 Secretario de
Finanzas
Solicita la autorización para la adquisición
del Activo Fijo.
Solicitud de adquisición de
Activo Fijo.
2 Secretario General Recibe la solicitud de la adquisición de un
nuevo Activo, la aprueba y envía al Contador.
Solicitud de adquisición de
Activo Fijo.
3 Contador
Recibe la autorización y realiza la cotización
para la adquisición del nuevo activo fijo,
elige la mejor y envía al Secretario General.
Cotizaciones
4 Secretario General Autoriza la adquisición y envía al Secretario
de Finanzas para el respectivo pago. Cotizaciones
5 Secretario de
Finanzas
Procede a realizar el pago, recibe el Activo
Fijo y la factura, y envía al Contador. Factura de compra
6 Contador
Realiza el registro, codificación y elabora el
acta entrega recepción para el custodio del
bien, que será entregado al Secretario de
Finanzas.
Acta entrega recepción
8
Secretario de
Finanzas
Recepta el acta entrega recepción, y realiza la
legalización con el custodio del bien le
entrega una copia del acta y la original envía
al Contador.
Acta entrega recepción
7 Contador
Archiva el acta entrega recepción y registra el
valor mensual de las depreciaciones de los
bienes de Propiedad, Planta y Equipo, según
la tabla.
Tabla de Depreciación
8 Contador
Realiza la constatación física de los bienes de
Propiedad, Planta y Equipo anualmente y
emite un informe al Secretario General de los
bienes a dar de baja.
Informe
9 Secretario General
Revisa el informe y autoriza dar de baja los
bienes, de acuerdo a lo dispuesto por el
Consejo Ejecutivo Sindical y envía al
Secretario de Finanzas.
Informe Autorizado
10 Secretario de
Finanzas
Constata los bienes a dar de baja
conjuntamente con el Síndico del Sindicato y
elabora el acta de baja de Activos Fijos.
Acta de Baja de Activos
Fijos
11 Secretario de
Finanzas
Archiva el acta de baja de Activos, previo
conocimiento del Consejo Ejecutivo Sindical. Archivo.
Elaborado: Elizabeth Loaiza Aprobado:
Fecha: 20-12-2013 Fecha:
162
5.1.4.7. Flujograma de Procedimientos para el manejo de Propiedad, Planta y Equipo
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES “ECUADOR” DEL CARCHI
PROCEDIMIENTO GRÁFICO
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
Contador Secretario GeneralSecretario de Finanzas
PR
OP
IED
AD
, P
LA
NT
A Y
EQ
UIP
O
INICIO
Solicita la autorización
para la adquisición del
bien
Recibe la solicitud de la
adquisición de un nuevo
activo, la aprueba y envía
ContadorRecibe la autorización y
realiza la cotización para la
adquisición del nuevo activo
fijo, elige la mejor y envía al
Secretario General.Autoriza la adquisición y
envía al Secretario de
Finanzas para el respectivo
pago.Procede a realizar el
pago, recibe el Activo
Fijo y la factura y envía al
Contador.
Realiza el registro ,
codificación y elabora el acta
entrega recepción para el
custodio del bien, que será
entregado al Secretario de
Finanzas.
Recepta el acta entrega
recepción y realiza la
legalización con el
custodio del bien le
entrega una copia del
acta y la original envía al
Contador.
Archiva el acta entrega
recepción y registra el valor
mensual de las
depreciaciones de los bienes
de Propiedad, Planta y
Equipo, según la tabla.
Realiza la constatación física
de los bienes de Propiedad,
Planta y Equipo anualmente
y emite un informe al
Secretario General de los
bienes a dar de baja.
Revisa el informe y autoriza
dar de baja los bienes, de
acuerdo a lo dispuesto por el
Consejo Ejecutivo Sindical y
envía al Secretario de
Finanzas.
Constata los bienes a dar
de baja conjuntamente con
el Síndico del Sindicato y
elabora el acta de baja de
Activos Fijos.
Archiva el acta de baja de
Activos, previo
conocimiento del Consejo
Ejecutivo Sindical.
FIN
Elaborado por: Elizabeth Loaiza Aprobado por:
Fecha: 20-12-2013 Fecha:
Figura No. 5.5Procedimiento para el manejo de Propiedad, Planta y Equipo
163
5.1.4.8. Documentos para el manejo de Propiedad, Planta y Equipo
ÁREA SOLICITANTE:___________________________
NOMBRE DEL SOLICITANTE: ______________________________________________
FECHA DE SOLICITUD:_________________
No. CANTIDAD UNIDADPRECIO POR
UNIDADVALOR IMPORTE
COSTO TOTAL
FECHA COMPROMISO DE ENTREGA: _______________ FECHA LIBERACIÓN: _______________
(Fecha en que el servicio esta disponible para su entrega)
SIN ORDEN DE COMPRA
CON ORDEN DE COMPRA
CON CUADRO COMPARATIVO
(Firma) (Firma) (Firma)
Autorización.
NOMBRE NOMBRE NOMBRE
SECRETARIO FINANCIERO CONTADOR SECRETARIO GENERAL
Confirmación de Datos:Suficiencia
Presupuestaria:
DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES E INSUMOS
REQUERIDOS
MODALIDAD DE LA ADQUISICIÓN
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES “ECUADOR” DEL CARCHI
SOLICITUD DE ADQUISICIÓN
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
164
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES ―ECUADOR‖ DEL CARCHI
ACTA DE ENTREGA-RECEPCION DE LOS PROPIEDAD, PLANTA Y
EQUIPO SUJETOS DE CONTROL ADMINISTRATIVO
En la ciudad de _____________, a los ______________________, los suscritos señor
______________________________, quien entrega los bienes, ________________________
quien recibe los bienes, en conocimiento _____________________________ del Sindicato De
Choferes Profesionales ―Ecuador‖ Del Carchi y __________________, en calidad de delegada
de la sección bienes, _______________________________, con el objeto de realizar la diligencia
de entrega recepción correspondiente.
Al efecto con la presencia de las personas mencionadas anteriormente se procede con la
constatación física y entrega-recepción de Propiedad, Planta y Equipo sujetos de control
administrativo, de acuerdo al siguiente detalle:
Lista del inventario de bienes constatados físicamente:
CODIG
O
CLAS
E
DETALL
E
ESTAD
O
MARC
A
SERI
E
MODEL
O
OBSERVACION
ES
Se deja constancia que el custodio entrante ____________________, se encargará de velar por el
buen uso, conservación, administración, utilización, así como que las condiciones sean adecuadas y
no se encuentren en riesgo de deterioro de los bienes antes mencionados y confiados a su guarda.
En consecuencia, por la demostración que antecede y de conformidad el
__________________________, entrega a satisfacción a la ______________________, quien
recibe a satisfacción los activos fijos y bienes sujetos de control administrativo.
165
Para Constancia de lo actuado y en fe de conformidad y aceptación, suscriben la presente acta
entrega-recepción en tres ejemplares de igual tenor y efecto las personas que intervienen en esta
diligencia.
(Firma)
(Firma)
NOMBRE
NOMBRE
C.C. ______________________
C.C. ______________________
ENTREGUÉ CONFORME
RECIBI CONFORME
(Firma)
(Firma)
NOMBRE
NOMBRE
C.C. ______________________
C.C. ______________________
SECRETARIO FINANCIERO
CONTADOR
166
5.1.5. Evaluación del Control Interno en el Proceso de Cuentas por Pagar
La evaluación del Control Interno Financiero del procedimiento de Cuentas por Pagar se
realizará a los controles y procedimientos actuales que aplica el Sindicato.
Tabla 5.9Evaluación de Control Interno de los Procedimientos del manejo de Cuentas por Pagar
No. PREGUNTAS RESPUESTA PUNTAJE
OBTENIDO
PUNTAJE
ÓPTIMO OBSERVACIONES
SI NO
1
¿Las adquisiciones de
bienes o servicios son
autorizadas por el
Secretario de Finanzas y
Secretario General?
x 10 10
2
¿Se mantiene un registro
control de vencimiento de
pagos?
x 0 10
3
¿Están formalmente
establecidos los niveles de
endeudamiento que puede
contraer el Sindicato?
x 0 10
4
¿Cada proveedor tiene un
código asignado en el
balance?
x 10 10
5
¿La cancelación de las
cuentas por pagar están
debidamente respaldadas
con la factura original y el
sello de cancelado?
x 0 10
6
¿Realizan confirmaciones
mensuales de los saldos
con los proveedores?
x 0 10
7
¿Es adecuada la
programación de pagos a
proveedores?
x 0 10
8
¿Existen informes
mensuales de las deudas
mantenidas con
proveedores?
x 0 10
TOTAL 20 80
REGULAR BUENO MUY BUENO EXCELENTE
0-60 61-80 81-90 91-100
25%
Interpretación:
El Riesgo de Control es del 25%, lo que indica que los controles internos que se aplican en
este proceso no son adecuados y existe la necesidad de proponer mejoras y cambios.
167
5.1.5.1. Propuesta de Procedimientos para el manejo de Cuentas por Pagar
Las cuentas por pagar representan deudas generadas por el Sindicato de Choferes Ecuador
del Carchi, por la adquisición de bienes o servicios que son indispensables para llevar a cabo su
giro normal.
5.1.5.2. Objetivo
Controlar el endeudamiento y cumplimiento de obligaciones adquiridas con proveedores y
evitar el no trabajar con el Sindicato.
5.1.5.3. Alcance
Este procedimiento da inicio en la necesidad de la compra de bienes o servicios hasta el
registro de la cuenta por pagar.
5.1.5.4. Responsables
Los facultados para este proceso
Secretario General
Secretaría de Finanzas
Contador
5.1.5.5. Políticas
Solicitar 3 cotizaciones como mínimo para realizar la compra.
Realizar conciliaciones mensuales entre la cuenta de proveedores y los estados de cuenta
recibidos de los mismos.
La compra de bienes y servicios deberán ser revisadas y aprobadas por el Secretario de
Finanzas y el Secretario General.
Estar al pendiente del pago oportuno a proveedores para evitar el pago de intereses
moratorios.
168
5.1.5.6. Procedimientos para el manejo de las Cuentas por Pagar
Tabla 5.10 Procedimiento para el Manejo de las Cuentas por Pagar
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES ―ECUADOR‖ DEL
CARCHI
PROCEDIMIENTO DESCRIPTIVO
Cuentas por Pagar
No. RESPONSABLE ACTIVIDADES DOCUMENTO
1 Socios o personal del
Sindicato
Solicita y justifica la necesidad de
adquirir un bien o servicio. Solicitud de compra
2 Secretario General Autoriza la compra Solicitud de compra
3 Secretario de Finanzas Selecciona al proveedor y procede a
realizar la compra. Cotización
4 Secretario de Finanzas Recibe la factura y entrega a
contabilidad Factura del Proveedor
5 Contador Contabiliza la compra de un bien o
servicio y crea la cuenta por pagar Comprobante de Egreso
Elaborado: Elizabeth Loaiza Aprobado:
Fecha: 20-12-2013 Fecha:
169
5.1.5.7. Flujograma de Procedimientos para el manejo de Cuentas por Pagar
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES “ECUADOR” DEL CARCHI
PROCEDIMIENTO GRÁFICO
CUENTAS POR PAGAR
Persona o Socio
Solicita la compra Secretario de General Secretario de Finanzas Contador
PR
OC
ED
IMIE
NT
OS
DE
CU
EN
TA
S P
OR
PA
GA
R
INICIO
FIN
Solicita y justifica la
necesidad de adquirir
un bien o servicio.Autoriza la
compra
Selecciona al proveedor
y procede a realizar la
compra.
Recibe la factura y
entrega a contabilidad
Contabiliza la compra
de un bien o servicio y
crea la cuenta por pagar
SI
NO
Elaborado por: Elizabeth Loaiza Aprobado por:
Fecha: 20-12-2013 Fecha:
Figura No. 5.6 Procedimiento para el manejo de Cuentas por Pagar
5.1.5.8. Documentos para el manejo de Cuentas por Pagar
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES ―ECUADOR‖ DEL CARCHI
Solicitud de Compra
Bienes y Servicios
Fecha
Proveedor Cantidad Detalle Valor
Elaborado por: ---------------------------------------------------
170
5.1.6. Evaluación del Control Interno en el Proceso de Impuestos por Pagar
La evaluación del Control Interno Financiero del procedimiento de Impuestos por Pagar se
realizará a los controles y procedimientos actuales que aplica el Sindicato.
Tabla 5.11Evaluación de Control Interno de los Procedimientos Control de Impuestos por Pagar
No. PREGUNTAS RESPUESTA PUNTAJE
OBTENIDO
PUNTAJE
ÓPTIMO OBSERVACIONES
SI NO
1
¿El personal esta
actualizado con los
cambios que hace el SRI?
x 0 10 -
2
¿Se vigila el cumplimiento
oportuno de las
obligaciones fiscales a
cargo de la entidad?
x 0 10 -
3
¿Los pagos se los realiza
dentro del plazo
establecido por el SRI?
x 0 10 -
4
¿Tiene la entidad un
calendario de obligaciones
fiscales?
x 0 10 -
5
¿Se revisan todos los
documentos de soportes
que tengan que ver con los
impuestos del Sindicato,
en caso de cualquier visita
por parte de las
autoridades fiscales?
x 10 10 -
6
¿Se realizan provisiones
mensuales de los
impuestos a los que está
obligado a pagar?
x 0 10 -
7
¿Los impuestos pagados
por los diferentes
conceptos están de acuerdo
con las causaciones
efectuadas de los mismos?
x 10 10 -
8 ¿Se archivan las
declaraciones efectuadas? x
10 10 -
9
¿El pago de los impuestos
se realiza el mismo día en
que se hizo la declaración
de los formularios?
x
10 10 -
10
¿Existen controles físicos
y contables para los
documentos de soportes
que tienen que ver con los
impuestos?
x
10 10 -
TOTAL 50 100
171
REGULAR BUENO MUY BUENO EXCELENTE
0-60 61-80 81-90 91-100
50
Interpretación:
El Riesgo de Control es del 50%, lo que indica que los controles internos que se aplican en
este proceso no son adecuados y existe la necesidad de proponer mejoras y cambios.
5.1.6.1. Propuesta de Procedimientos para el manejo de Impuestos por Pagar
Impuestos por Pagar representan las obligaciones fiscales que se deben realizar
mensualmente por el Sindicato:
Impuesto al Valor Agregado ( IVA),
Impuesto Retenciones en la Nota: en,
Impuesto a la renta sobre utilidades empresariales obtenidas en un ejercicio económico,
Anexos Transaccionales:
o Anexo Gastos Personales
o Anexo Transaccional Simplificado (ATS)
o Anexo de Retenciones en la Nota: en de Impuesto a la Renta por otros conceptos
(REOC)
o Anexo de Retenciones en la Nota: en por relación de dependencia (RDEP)
Impuestos municipales (ejemplo: a los capitales en giro),
5.1.6.2. Objetivo
Realizar las declaraciones y el pago exacto de impuestos al SRI y evitar la posibilidad de
incurrir en sanciones que afecten la operatividad de la entidad.
5.1.6.3. Alcance
Este procedimiento se inicia en la determinación de los impuestos hasta la declaración y
pago de los mismos.
172
5.1.6.4. Responsables
Los facultados para este proceso
Secretario General
Secretaría de Finanzas
Contador
5.1.6.5. Políticas
Cumplir con la normativa vigente actual de las consideraciones que se deben tener para la
declaración de obligaciones tributarias.
La declaración de los impuestos se realizará en los días que establece la ley.
El pago de los impuestos se lo realizara el mismo día de la declaración de los formularios.
Realizar la comparación de la declaración con los anexos transaccionales
Realizar la conciliación tributaria antes de realizar la declaración del impuesto a la renta.
Presentar los anexos transaccionales de acuerdo a lo establecido por la ley.
Para evitar sanciones por parte del fisco los pagos se los realizará oportunamente, tomando
en cuenta las fechas establecidas por el mismo.
Contar permanentemente con un calendario de obligaciones fiscales.
173
5.1.6.6. Procedimientos para el manejo de las Impuestos por Pagar
Tabla 5.12 Procedimiento para el Manejo de las Impuestos por Pagar
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES ―ECUADOR‖ DEL
CARCHI
PROCEDIMIENTO DESCRIPTIVO
Impuestos por Pagar
No. RESPONSABLE ACTIVIDADES DOCUMENTO
1 Contador Recopila la información para la
declaración de los impuestos. Mayores de las cuentas
2 Contador Prepara las declaraciones de los
impuestos causados. Formularios Dimm
3 Contador
Envía el borrador de las
declaraciones al Secretario de
Finanzas para la revisión.
Declaración
4 Secretario de
Finanzas Recibe las declaraciones, las revisa. Declaración
5 Secretario de
Finanzas
Aprueba y envía al contador para
que realice las declaraciones. Declaración
6 Contador
Sube las declaraciones al SRI a
través de sistema por internet y
realiza el pago respectivo
Declaración y
Comprobante de Egreso
y Cheque
7 Contador Realiza el anexo transaccional
respectivo Anexo Transaccional
8 Contador Sube al anexo transaccional a
través del sistema por internet Anexo Transaccional
9 Contador Realiza la conciliación tributaria
anualmente Conciliación Tributaria
10 Contador Prepara la declaración del
Impuestos a la Renta. anualmente
Declaración Impuesto a
la Renta Dimm
11 Contador
Envía el borrador de la declaración
al Secretario de Finanzas para la
revisión.
Declaración Impuesto a
la Renta Dimm
12 Secretario de
Finanzas Recibe la declaración, las revisa.
Declaración Impuesto a
la Renta Dimm
13 Secretario de
Finanzas
Aprueba y envía al contador para
que realice la declaración.
Declaración Impuesto a
la Renta Dimm
14 Contador
Sube las declaraciones al SRI a
través de sistema por internet y
realiza el pago respectivo.
Declaración Impuesto a
la Renta Dimm
15 Contador Archiva las declaraciones
efectuadas Declaraciones
Elaborado: Elizabeth Loaiza Aprobado:
Fecha: 20-12-2013 Fecha:
174
5.1.6.7. Flujograma de Procedimientos para el manejo de Impuestos por Pagar
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES “ECUADOR” DEL CARCHI
PROCEDIMIENTO GRÁFICO
IMPUESTOS POR PAGAR
Contador Secretario de Finanzas
PR
OC
ED
IMIE
NT
OS
DE
IM
PU
ES
TO
S P
OR
PA
GA
R
INICIO
FIN
Recopila la información para la
declaración de los impuestos.
Prepara las declaraciones de
los impuestos causados.
Envía el borrador de las
declaraciones al Secretario de
Finanzas para la revisión.
Recibe las declaraciones,
las revisa.
Aprueba y envía al
contador para que
realice las declaraciones.
Sube las declaraciones al
SRI a través de sistema por
internet y realiza el pago
respectivo
Realiza el anexo
transaccional respectivo
Sube al anexo transaccional
a través del sistema por
internet
Realiza la conciliación
tributaria
Prepara la declaración del
Impuestos a la Renta.
Envía el borrador de la
declaración al Secretario de
Finanzas para la revisión.
Sube las declaraciones al SRI
a través de sistema por
internet y realiza el pago
respectivo
Archiva las declaraciones
efectuadas
Recibe la
declaraciónón, las
revisa.
Aprueba y envía al
contador para que
realice la declaración.
SI
NO
SI
NO
Elaborado por: Elizabeth Loaiza Aprobado por:
Fecha: 20-12-2013 Fecha:
Figura No. 5.7 Procedimiento para el manejo de Impuestos por Pagar
175
5.1.6.8. Documentos para el manejo Impuestos por Pagar
Los documentos que se utilizan son:
Formularios del SRI mediante el DIMM
Anexos de respaldo mediante el DIMM
Comprobantes de pago impreso de la página del SRI
Mayores contables
Formato de Conciliación Tributaria
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES ―ECUADOR‖ DEL CARCHI
CONCILIACION TRIBUTARIA
Arts. 36 y 37 del Reglamento de Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno
UTILIDAD CONTABLE
0
(-) 15% PARTICIPACION TRABAJADORES
0
(-) 100% DIV. Y RENTAS EXENTAS
0
(+) GASTOS NO DEDUCIBLES/ PAIS
0
(+)GASTOS NO DEDUCIBLES/ EXT.
0
(+)AJUSTE GASTOS POR INGRESOS EXENTOS
0
(+) 15% P.T. DIVIDENDOS Y RENTAS EXENTAS
0
(-) AMORTIZACIÓN PERDIDAS
0
UTILIDAD GRAVABLE (BASE IMPONIBLE)
0
UTILIDAD LIQUIDA:
BASE IMPONIBLE
0
(-) GASTOS NO DEDUCIBLES/ PAIS 0
(-) GASTOS NO DEDUCIBLES/ EXT. 0
(-) AJUSTE GASTOS POR INGRESOS EXENTOS 0
UTILIDAD LIQUIDA DEL EJERCICIO 0
BASE
% IMPUESTO
REINVERSION
15% 0
NO REINVERSION
25% 0
TOTAL IMPUESTO CAUSADO
0
176
5.1.7. Evaluación del Control Interno en el Proceso de Obligaciones Laborales y Sociales
La evaluación del Control Interno Financiero del procedimiento de Obligaciones Laborales y
Sociales se realizará a los controles y procedimientos actuales que aplica el Sindicato.
Tabla 5.13 Evaluación de Control Interno de los Procedimientos Control de Obligaciones Laborales y Sociales
No. PREGUNTAS
RESPUEST
A
PUNTAJE
OBTENID
O
PUNTAJE
ÓPTIMO
OBSERVACI
ONES SI NO
1 ¿Están sus empleados están afiliados
al IESS? x 10 10 -
2
¿Son realizadas las actividades de:
control de tiempo, recopilación de
nómina, firma de cheques de nómina,
y distribución de cheques de pago
por departamentos o por empleados?
x 0 10 -
3
¿Está conciliada mensualmente la
cuenta bancaria de nómina por un
empleado que no tiene otras
funciones de nómina?
x 0 10 -
4
¿Define el contrato por escrito
claramente: generales de la persona
trabajadora, y de la empresa;
servicios convenidos y lugar de
ejercicio; duración del contrato,
jornada, lugar y fecha de
celebración; firma de las partes?
x 10 10 -
5
¿Las personas contratadas, gozan
desde el inicio de la relación de
trabajo con su inscripción en el
Seguro Social?
x 10 10 -
6
¿Los turnos de trabajo diurno no
exceden las 8 horas diarias ni 40
horas semanales?
x 0 10 -
7
¿Todas las personas que trabajan
tienen derecho al disfrute de 15 días
de vacaciones remuneradas?
x 10 10 -
8
¿Existe un calendario de vacaciones
y control del mismo y lo conocen
todas las personas que trabajan en
ella?
x 0 10 -
9
¿Las personas que hubiesen
terminado el contrato de trabajo o de
relación laboral han recibido su
correspondiente liquidación?
x 10 10 -
10
¿Las personas que trabajan saben
cómo calcular su salario ordinario,
tomando en cuenta el salario básico,
incentivo y comisiones y como
calcular su tiempo extraordinario?
x 10 10 -
TOTAL 60 100
177
REGULAR BUENO MUY BUENO EXCELENTE
0-60 61-80 81-90 91-100
60
Interpretación:
El Riesgo de Control es del 60%, lo que indica que los controles internos que se aplican en
este proceso no son adecuados y existe la necesidad de proponer mejoras y cambios.
5.1.7.1. Propuesta de Procedimientos para el manejo de Obligaciones Laborales y Sociales
Las obligaciones laborales y Sociales que se deben realizar mensualmente por el Sindicato
tales como:
5.1.7.2. Objetivo
Realizar la provisión de Obligaciones sociales y el pago exacto y evitar la posibilidad de
incurrir en sanciones que afecten la operatividad de la entidad.
5.1.7.3. Alcance
Este procedimiento se inicia en la determinación de las obligaciones laborales y sociales
hasta el pago de los mismos.
5.1.7.4. Responsables
Los facultados para este proceso
Secretario General
Secretaría de Finanzas
Contador
5.1.7.5. Políticas
178
Se establecen los registros detallados y adecuados que permiten la clasificación por tipos
de obligación y correspondiente control.
El Secretario de Finanzas es responsable de autorizar las transacciones y operaciones que
originen obligaciones y compromisos.
Se efectúan conciliaciones de manera periódica y permanente de los registros auxiliares
con el mayor.
Se establece un sistema de clasificación de obligaciones con saldos adeudados y fechas de
vencimientos.
Los empleados que se integren a la institución serán afiliados y asegurados al Seguro
Social al iniciar sus actividades.
Se aprovisionará todos los meses del ejercicio económico del sueldo de todos los
empleados la doceava parte para cancelar el décimo tercer sueldo, igualmente se
aprovisionará la doceava parte para cancelar el décimo cuarto sueldo y la doceava parte
para los Fondos de Reserva.
179
5.1.7.6. Procedimientos para el manejo de las Obligaciones Laborales y Sociales
Tabla 5.14 Procedimiento para el Manejo de las Obligaciones Laborales y Sociales
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES ―ECUADOR‖ DEL
CARCHI
PROCEDIMIENTO DESCRIPTIVO
Obligaciones Laborales y Sociales
No. RESPONSABLE ACTIVIDADES DOCUMENTO
1 Contador
Realiza el registro contable mensual
de las provisiones de beneficios
sociales
Cálculos de Decimos
2 Contador
Realiza los cálculos de pago de
decimos cuarto, tercero sueldos en las
fechas que corresponde
Cálculos de Decimos
3 Secretario de
Finanzas
Recibe y revisa los cálculos de los
beneficios sociales Cálculos de Decimos
4 Secretario de
Finanzas
Aprueba y envía al contador para que
reporte al MRL y se proceda con el
pago.
Cálculos de Decimos
5 Contador Realiza el ingreso de los valores
calculados a la página del MRL
Formulario Decimos
Cuarto o Tercer Sueldo
6 Contador
Imprime de la página del MRL el
documento que respalda el valor que
recibirá cada empleado y para ser
firmado
Documento con Valores a
Pagar de la página MRL
para firmas de los
empleados
7 Contador Realiza el registro contable del pago
de beneficios sociales Registro Contable
8 Contador Archiva los documentos de respaldo
de la obligación presentada al MRL
Elaborado: Elizabeth Loaiza Aprobado:
Fecha: 20-12-2013 Fecha:
180
5.1.7.7. Flujograma de Procedimientos para el manejo de Obligaciones Laborales y Sociales
SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES “ECUADOR” DEL CARCHI
PROCEDIMIENTO GRÁFICO
OBLIGACIONES LABORALES Y SOCIALES
Contador Secretario de Finanzas
OB
LIG
AC
ION
ES
LA
BO
RA
LE
S Y
SO
CIA
LE
S
INICIO
FIN
Realiza el registro contable
mensual de las provisiones
de beneficios sociales
Realiza los cálculos de
pago de decimos cuarto,
tercero sueldos en las
fechas que corresponde
Recibe y revisa los cálculos
de los beneficios sociales
Aprueba y envía al
contador para que reporte
al MRL y se proceda con el
pago?
Realiza el ingreso de los
valores calculados a la
página del MRL
Imprime de la página del
MRL el documento que
respalda el valor que
recibirá cada empleado y
para ser firmado
Realiza el registro contable del
pago de beneficios sociales
SI NO
Archiva los documentos de
respaldo de la obligación
presentada al MRL
Elaborado por: Elizabeth Loaiza Aprobado por:
Fecha: 20-12-2013 Fecha:
Figura No. 5.8Procedimiento para el manejo de Obligaciones Laborales y Sociales
181
5.1.7.8. Documentos para el manejo Obligaciones Laborales y Sociales
Aviso de Entrada
Aviso de Salida
Liquidación
Estos documentos son predeterminados por los diferentes sistemas del Seguro Socios y Ministerio
de Relaciones Laborales.
182
CAPÍTULO VI
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1.CONCLUSIONES
El Sindicato de Choferes Profesionales Ecuador del Carchi, cuenta con un organigrama
estructural práctico y que es de conocimiento de los directivos, sin embargo falta ciertos
detalles, que permiten identificar aún más las áreas y funciones de cada departamento y
evitar posibles confusiones.
Se identificó, que algunos miembros del Sindicato de Choferes Profesionales Ecuador del
Carchi, no conocen cuales son los fines y objetivos que se pretende alcanzar como
sindicato, es decir su visión, misión y objetivos en corto y largo plazo, por lo tanto no
conocen su direccionamiento estratégico.
Por medio de la evaluación realizada, se dio a conocer la situación actual del Sindicato de
Choferes Profesionales Ecuador del Carchi, identificando sus debilidades y fortalezas, así
como sus amenazas y oportunidades, aplicando el análisis FODA.
Dentro del área administrativa llevar un control interno es de suma importancia, de esta
manera se logran resultados oportunos y confiables, en el Sindicato de Choferes
Profesionales Ecuador del Carchi, no cuenta con procedimientos de control.
En el área financiera se pudo evidenciar la falta de procedimiento de control interno bien
planteados, sus actividades no son realizadas de la manera correcta, por tal razón los
resultados financieros que se obtienen no son oportunos ni confiables en su totalidad.
183
6.2.RECOMENDACIONES
Se ha presentado una propuesta sobre el organigrama estructural, más completo y
comprensible, el mismo que se actualizó y complementó en algunas áreas de trabajo, para
que permitan a la directiva, tener una visión amplia de las funciones que cada uno tiene y la
relación con cada área.
Se cuenta con la visión, misión y objetivos del Sindicato de Choferes Profesionales
Ecuador del Carchi, por lo tanto se plantea que el Secretario de Relaciones Públicas,
conozca y cumpla su función de socializar con los miembros del sindicato los fines del
Sindicato para que así el personal conozca cuál es el Direccionamiento Estratégico.
Se recomienda a la directiva del Sindicato de Choferes Profesionales Ecuador del Carchi,
realizar un análisis FODA en cierto periodo de tiempo para que conozcan sus debilidades y
amenazas y hagan uso de sus fortalezas y oportunidades, para lograr un buen desarrollo
institucional.
Para obtener resultados administrativos confiables la administración deberá mantener un
control interno eficiente sobre ésta área, para esto se propone procedimientos que controlen
la ejecución de cada actividad y un Flujograma para un mejor entendimiento.
Se recomienda a la administración del Sindicato de Choferes Profesionales Ecuador del
Carchi, para obtener resultados financieros confiables y oportunos, deberá aplicar y
mantener un control interno eficiente sobre ésta área, para esto se propone procedimientos
que controlen la ejecución de cada actividad. Por lo tanto se realizó una propuesta de
procedimientos administrativos y financieros, el que se recomienda a la administración
aplicarlo para el logro del desarrollo institucional.
Se recomienda que se evalué periódicamente la ejecución de los procedimientos
administrativos y financieros con el fin de preservar la eficacia, eficiencia y economía de
la empresa.
184
BIBLIOGRAFÍA
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