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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
ELABORACIÓN DE UN MANUAL ADMINISTRATIVO -
FINANCIERO PARA MEJORAR LA GESTIÓN EMPRESARIAL EN
LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO KULLKI WASI
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO.
AUTORA:
GLORIA PAULINA CRIOLLO SUNTAXI
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA,
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
DIRECTOR:
MGT. ÁLVAREZ ZAMORA NASSER FRANKLIN
QUITO, D.M. NOVIEMBRE DE 2016
ii
Criollo Suntaxi, Gloria Paulina (2017). Elaboración de un manual administrativo -
financiero para mejorar la gestión empresarial en la cooperativa de ahorro y crédito
Kullki Wasi ubicada en el Distrito Metropolitano de Quito. Trabajo de investigación
para optar por el Título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría, Contadora
Pública Autorizada. Carrera de Contabilidad Auditoria. Quito: UCE. 132 p.
iii
DEDICATORIA
A Dios por ayudarme a superar
Los obstáculos que se presentaron
A lo largo del camino.
A mi madre Maria Lucrecia Suntasig Chaquinga
Quien es mi mayor inspiración en cada momento,
Que día a día me brindo su apoyo incondicional
En las diferentes etapas de mi vida
Y por ser el pilar más importante de mi vida.
A mi hijo y a mis sobrinos
Por demostrarme sus gestos de ternura
Que siempre fueron un símbolo de apoyo
Y poder llegar a ser un ejemplo para ellos.
Gloria Paulina Criollo Suntaxi
iv
AGRADECIMIENTO
Agradezco en primer lugar a dios por darme salud y vida para poder alcanzar cada una de mis
metas.
A mis familiares, en especial a mi madre que por su apoyo, sus consejos e inculcarme valores para
ser una persona de bien, quien con su valentía supo sacarme adelante.
A mi esposo por estar siempre en esos momentos difíciles brindándome su amor y comprensión.
A la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi por la colaboración brindada, ya que fue de
vital importancia para la elaboración del presente trabajo de titulación.
A la Universidad Central del Ecuador, en especial a la Facultad de Ciencias Administrativas, y a
todos los profesores que nos llenaron de conocimientos, valores para nuestra vida profesional y
personal.
En especial al Magister Franklin Álvarez por su valioso aporte en el asesoramiento y dirección de
este trabajo.
Gloria Paulina Criollo Suntaxi
v
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
Yo, GLORIA PAULINA CRIOLLO SUNTAXI en calidad de autora del trabajo de investigación o
tesis realizada sobre "ELABORACIÓN DE UN MANUAL A ADMINISTRATIVO-
FINANCIERO PARA MEJORAR LA GESTIÓN EMPRESARIAL DE LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CRÉDITO KULLKI WASI UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE
QUITO" por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de
todos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con fines
estrictamente académicos o de investigación.
Los derechos que como autora me corresponden, con excepción de la presente autorización,
seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6 8; 19 y demás
pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento
Quito, 10 de Noviembre del 2016
Gloria Paulina Criollo Suntaxi
CI: 172155605-6
vi
APROBACIÓN DEL DIRECTOR
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
En mi calidad de Director del Trabajo de Titulación presentado por la egresada Gloria Paulina
Criollo Suntaxi para optar por el Titulo de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría C.P.A cuyo tema
es "ELABORACIÓN DE UN MANUAL A ADMINISTRATIVO-FINANCIERO PARA
MEJORAR LA GESTIÓN EMPRESARIAL DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO. la
misma que reúne los requerimientos, y méritos suficientes para ser sometida a evaluación por el
tribunal calificador.
En la ciudad de Quito, a los 10 días del mes de noviembre de 2016
Atentamente,
MGT. Álvarez Zamora Naccer Franklin
C.C. 180132744-4
vii
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA
AUTORIZACIÓN
El gerente General de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi autoriza para que la Srta.
Gloria Paulina Criollo Suntaxi con cedula de identidad N.- 172155605-6 Egresada de la Carrera de
Contabilidad y Auditoría, modalidad Presencial, de la Facultad de Ciencias Administrativas, realice
su tesis de investigación en la Cooperativa para la Sucursal de Guamani.
GERENTE GENERAL
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO KULLKI WASI
viii
CONTENIDO
DEDICATORIA ............................................................................................................................... iii
AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iv
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL .................................................................. v
APROBACIÓN DEL DIRECTOR ................................................................................................... vi
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA ............................................................................................ vii
CONTENIDO ................................................................................................................................. viii
LISTA DE TABLAS ......................................................................................................................... xi
LISTA DE FIGURAS ...................................................................................................................... xii
RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................... xiii
ABSTRACT .................................................................................................................................... xiv
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 1
CAPITULO I ...................................................................................................................................... 2
1. GENERALIDADES .............................................................................................................. 2
1.1. El cooperativismo en el Ecuador ........................................................................................... 2
1.1.1. Etapa Mutual. ........................................................................................................................ 3
1.1.2. La primera ley de cooperativas.............................................................................................. 3
1.1.3. La segunda ley de cooperativas y la ley agraria .................................................................... 4
1.2. Clasificación de las Cooperativas ......................................................................................... 4
1.3. Cooperativas de Ahorro y Crédito ......................................................................................... 5
1.3.1. Definición .............................................................................................................................. 5
1.3.2. Actividades de las Cooperativas ............................................................................................ 5
1.4. Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi ...................................................................... 6
1.4.1. Antecedentes ......................................................................................................................... 6
1.5. Tipo de empresa .................................................................................................................... 7
1.6. Normas para la segmentación de las entidades del sector financiero popular y
solidario ................................................................................................................................. 7
1.7. El problema de investigación ................................................................................................ 9
1.7.1. Planteamiento del problema .................................................................................................. 9
1.7.2. Formulación del problema ..................................................................................................... 9
1.7.2.1. Sistematización ...................................................................................................................... 9
1.7.3. Objetivos ............................................................................................................................. 10
1.7.3.1. Objetivo General ................................................................................................................. 10
1.7.3.2. Objetivos Específicos .......................................................................................................... 10
1.8. Justificación del Estudio ...................................................................................................... 10
CAPITULO II .................................................................................................................................. 12
ix
2. MARCO TEÓRICO ............................................................................................................ 12
2.1. Manual ................................................................................................................................. 12
2.1.1. Definición ............................................................................................................................ 12
2.1.2. Importancia .......................................................................................................................... 12
2.1.3. Objetivos ............................................................................................................................. 12
2.1.4. Clasificación ........................................................................................................................ 13
2.1.5. Contenido de los manuales .................................................................................................. 15
2.2. Diagrama ............................................................................................................................. 15
2.2.1. Definición ............................................................................................................................ 15
2.2.2. 2.2.2 Símbolos usados en los diagramas de flujo ................................................................ 16
2.2.3. Ventajas que ofrece la técnica de diagramación .................................................................. 16
2.2.4. Recomendaciones para el uso y aplicación de símbolos ..................................................... 17
2.3. Gestión empresarial ............................................................................................................. 18
2.3.1. Definición ............................................................................................................................ 18
2.4. Marco conceptual ................................................................................................................ 18
2.5. Normativa Legal .................................................................................................................. 20
2.6. Metodología......................................................................................................................... 20
2.6.1. Tipos de investigación ......................................................................................................... 20
2.6.2. Método de Investigación ..................................................................................................... 21
2.6.3. Técnicas y procedimientos para la investigación ................................................................ 21
2.6.4. Población y muestra ............................................................................................................ 22
2.7. Proceso de recolección de información ............................................................................... 23
2.8. Verificación de la Hipótesis ................................................................................................ 33
CAPITULO III ................................................................................................................................. 36
3. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL ...................................................................................... 36
3.1. Reseña Histórica .................................................................................................................. 36
3.2. Tipo de empresa .................................................................................................................. 37
3.3. Giro y objeto del negocio .................................................................................................... 38
3.4. Segmentación de la Entidad Financiera .............................................................................. 38
3.5. Filosofía institucional .......................................................................................................... 39
3.5.1. Misión .................................................................................................................................. 39
3.5.2. Visión .................................................................................................................................. 39
3.5.3. Objetivos Actuales .............................................................................................................. 40
3.5.4. Valores. ............................................................................................................................... 40
3.6. Estructura Organizacional ................................................................................................... 41
3.7. Servicios que ofrece la Cooperativa .................................................................................... 42
3.8. Factor Interno ...................................................................................................................... 44
x
3.8.1. Análisis Interno ................................................................................................................... 44
3.9. Factor Externo ..................................................................................................................... 47
3.9.1. Análisis Externo .................................................................................................................. 47
3.10. Análisis FODA .................................................................................................................... 49
CAPITULO IV ................................................................................................................................. 50
4. PROPUESTA ...................................................................................................................... 50
4.1. PROPUESTA DE UN MANUAL ADMINISTRATIVO-FINANCIERO ......................... 50
4.2. Justificación ......................................................................................................................... 51
4.3. Objetivos ............................................................................................................................. 51
4.3.1. Objetivo General ................................................................................................................. 51
4.3.2. Objetivos específicos ........................................................................................................... 52
4.4. Estructura del manual administrativo financiero de la Cooperativa .................................... 52
4.5. Roles y responsabilidades ................................................................................................... 52
4.5.1. Estructura de responsabilidades .......................................................................................... 52
4.5.1.1. Estructura Estratégica .......................................................................................................... 52
4.5.1.2. Estructura Táctica ................................................................................................................ 52
4.5.1.3. Estructura Operativa ............................................................................................................ 52
4.5.2. Roles y responsabilidades ................................................................................................... 53
4.5.2.1. Por responsable.................................................................................................................... 53
4.5.2.2. Por Actividad ....................................................................................................................... 56
4.6. Gestión por procesos y estructura organizacional ............................................................... 56
4.6.1. Gestión por procesos ........................................................................................................... 56
4.6.2. Inventario de Procesos ......................................................................................................... 57
4.7. Productos de Captación y Colocación ................................................................................. 58
4.7.1. Productos de captación ........................................................................................................ 58
4.7.2. Productos de Colocación ..................................................................................................... 60
4.8. Descripción de funciones departamentales ......................................................................... 60
4.9. Manual de procedimientos .................................................................................................. 71
4.9.1. Descripción de procedimientos Administrativos ................................................................. 72
4.9.2. Descripción de procedimientos financieros ......................................................................... 88
CAPITULO V ................................................................................................................................ 129
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................ 129
5.1. Conclusiones ..................................................................................................................... 129
5.2. Recomendaciones .............................................................................................................. 129
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................ 131
xi
LISTA DE TABLAS
Tabla 1.1 Normas para la segmentación de las Entidades del Sector Financiero .............................. 8
Tabla 2.1 Símbolos del diagrama de flujo ........................................................................................ 16
Tabla 2.2 Muestra de la investigación .............................................................................................. 22
Tabla 2.3 Frecuencias observadas .................................................................................................... 34
Tabla 2.4 Frecuencias esperadas ...................................................................................................... 35
Tabla 2.5 Cálculo Chi Cuadrado ...................................................................................................... 35
Tabla 3.1 Giro y objeto del negocio ................................................................................................. 38
Tabla 3.2 Zona de Cobertura ............................................................................................................ 39
Tabla 3.3 Servicios que ofrece la Cooperativa ................................................................................. 42
Tabla 3.4 Proveedores de la Cooperativa ......................................................................................... 45
Tabla 3.5 Competencia de la Cooperativa ....................................................................................... 46
Tabla 3.6 Análisis FODA ................................................................................................................. 49
Tabla 4.1 Obligaciones con el Público ............................................................................................. 58
Tabla 4.2 Los productos de Colocación ........................................................................................... 60
Tabla 4.3 Plan de acción ................................................................................................................ 125
xii
LISTA DE FIGURAS
Figura 2.1 Manual Administrativo Financiero ................................................................................. 23
Figura 2.2 La Cooperativa posee un Manual Administrativo Financiero ........................................ 24
Figura 2.3 Funciones del personal están establecidas ...................................................................... 25
Figura 2.4 Control por parte del jefe del personal ............................................................................ 26
Figura 2.5 Cuenta con Financiamiento propio o ajeno .................................................................... 27
Figura 2.6 Optimización de recursos ................................................................................................ 28
Figura 2.7 Alcanza sus objetivos con eficacia ................................................................................. 29
Figura 2.8 Formulación de estrategias ............................................................................................. 30
Figura 2.9 Personal se encuentra capacitado .................................................................................... 31
Figura 2.10 Elaboración de un Manual Administrativo-Financiero ................................................. 32
Figura 2.11 Chi cuadrado ................................................................................................................. 34
Figura 3.1 Organigrama Estructural ................................................................................................. 41
Figura 3.2 Tasa de interés referencial para las cooperativas ............................................................ 48
Figura 4.1 Logo de la Cooperativa Kullki Wasi .............................................................................. 50
Figura 4.2 Dirección ......................................................................................................................... 50
Figura 4.3 Proceso administrativo .................................................................................................... 56
Figura 4.4 Obligaciones con el público ............................................................................................ 59
Figura 4.5 Reclutamiento de personal .............................................................................................. 75
Figura 4.6 Selección del personal .................................................................................................... 78
Figura 4.7 Contratación del personal ............................................................................................... 81
Figura 4.8 Inducción del personal .................................................................................................... 84
Figura 4.9 Capacitación del personal ............................................................................................... 87
Figura 4.10 Cuadre de cajas diarios ................................................................................................ 91
Figura 4.11 Egreso de recursos (proveedores) ................................................................................. 96
Figura 4.12 Egreso de recursos (pago sueldos) ................................................................................ 99
Figura 4.13 Otorgación de crédito ................................................................................................. 103
Figura 4.14 Recuperación de cartera .............................................................................................. 109
Figura 4.15 Inversión a plazo fijo .................................................................................................. 112
Figura 4.16 Apertura de cuenta de ahorro ...................................................................................... 115
Figura 4.17 Depósito de ahorros .................................................................................................... 118
Figura 4.18 Depósitos a la vista ..................................................................................................... 121
Figura 4.19 Retiro de ahorros ......................................................................................................... 124
xiii
RESUMEN EJECUTIVO
ELABORACIÓN DE UN MANUAL ADMINISTRATIVO - FINANCIERO PARA
MEJORAR LA GESTIÓN EMPRESARIAL EN LA COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO
El presente trabajo de investigación nace con la necesidad de mejorar la gestión de procesos
administrativa - financiera de la Cooperativa de ahorro y crédito Kullki Wasi Cía. Ltda., ya que es
necesario que cuente con una herramienta administrativa financiera, las cuales ayuden a mejorar la
eficiencia y eficacia al desarrollar sus actividades diarias lo cual contribuirá para alcanzar las metas
propuestas. A la vez los servicios que brinda a la sociedad sean de calidad y oportunos, lo que
permita tener mayor acogida por parte de la población; en el manual administrativo financiero se
realiza una descripción de las funciones de cada uno de sus empleados y sus relación con los otros
puestos, así también los proceso a seguir en las diferentes actividades por eso se convierte en una
guía de consulta, el cual contiene aspectos importante los cuales ayudaran a mejorar la gestión
empresarial, así como también contar con personal capacitado y competitivo, ayudando a elevar el
conocimiento de cada uno de los empleados que laboran en la Cooperativa. Este trabajo se basa en
aspectos relacionados procesos y funciones que ayudan a mejorar la gestión de la Cooperativa,
permitiendo cubrir las necesidades, siendo así más oportunos en los servicios que ofrece la
institución, ya que es una herramienta para el desarrollo y progreso de la institución.
PALABRAS CLAVE:
COOPERATIVA
FUNCIONES
ELABORACIÓN DE MANUAL
PROCESOS ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS
GESTIÓN EMPRESARIAL
xiv
ABSTRACT
CREATION OF AN ADMINISTRATIVE - FINANCIAL MANUAL TO IMPROVE THE
MANAGEMENT OF THE COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO KULLKI WASI
LOCATED IN THE METROPOLITAN DISTRICT OF QUITO
This investigation starts from the need of improving the management of administrative - financial
processes of the Cooperativa de ahorro y crédito Kullki Wasi Cía. Ltda., because it needs an
administrative - financial tool, that help with the enhance the efficiency and efficacy of their daily
activities helping them to achieve the goals proposed. Allowing that the quality and timely services
be provided to the public and creating the possibility of capturing a larger sector of the population.
In the administrative – financial manual is the description of the functions if each one of the
employees and its relation to other staff and the process of different activities which converts it a
guide. It will have important data that will help in the business management, also helping to keep
competitive and talented staff that will aid increasing the knowledge that each one of the
employees in the Cooperative. This work is based on the processes and functions that help enhance
the management of the Cooperative and supply the needs it has and being timely in the services
that the institution offers, because it is a tool for the progress and development of the entity.
KEYWORDS:
COOPERATIVE
FUNCTIONS
MANUAL CREATION
ADMINISTRATIVE FINANCIAL PROCESSES
BUSINESS MANAGEMENT
1
INTRODUCCIÓN
Este trabajo de investigación está conformado por 5 capítulos, los cuales presentan la
información pertinente de la siguiente manera:
Capítulo I se detalla la historia de las cooperativas, clasificación, el tipo de empresa,
normas de segmentación de las entidades del sector financiero popular y solidario, así
como también el problema de la investigación.
Capítulo II se realiza el estudio del marco teórico, dando explicación de la importancia,
clasificación, contenido de los manuales y ventajas que tiene la elaboración de los
manuales, marco conceptual conceptos claves que ayudara a realzar la investigación, así
como también la metodología que se realiza para el correcto estudio.
Capítulo III Está compuesta por toda la información referente a la cooperativa a investigar,
es decir la historia, visión, misión, objetivos, valores, estructura organizacional y servicios
que ofrece la Cooperativa de ahorro y crédito Kullki Wasi, dentro de este capítulo se
detalla el análisis externo e interno descubriendo las causas y efectos los cuales nos
ayudaran a conocer oportunidades, debilidades, amenazas y fortalezas para que los
directivos tomen las decisiones en el momento adecuado.
Capítulo IV se expone la propuesta de la elaboración de un manual administrativo
financiero para la Cooperativa de ahorro y crédito Kullki Wasi, se detalla la estructura de
responsabilidades, roles y responsabilidades de cada departamento, gestión de procesos, al
final se describe los procesos administrativos financieros más primordiales en la
cooperativa.
Capito V se presentan las respectivas conclusiones y recomendaciones correspondientes al
presente estudio.
2
CAPITULO I
Elaboración de un manual Administrativo - Financiero para mejorar la gestión empresarial en la
Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi ubicada en el distrito metropolitano de Quito.
1. GENERALIDADES
1.1. El cooperativismo en el Ecuador
Existió alrededor de un siglo de historia de cooperativismo en el mundo antes del arribo de su
mensaje solidario al Ecuador. Un producto institucional de la sociedad industrial europea que sufrió
importantes modificaciones, en su adaptación al medio agrario ecuatoriano, de incipiente desarrollo
urbano-industrial y ubicado en un contexto cultural propio del “lugar más lejano del mundo”,
cuando su integración al escenario mundial era débil. Debido a este fenómeno, es necesario
destacar los antecedentes de cómo se forjaron unos principios doctrinarios que cambiarían el
destino de una parte significativa de la humanidad, con el n de determinar la conformación del
actor cooperativo nacional en un siglo de historia cooperativa.
Para la segunda mitad del siglo XVIII el mundo se transforma con el establecimiento, consolidación
y expansión del capitalismo industrial que se extiende desde Inglaterra hasta Europa Occidental y
luego al resto del planeta. Una profunda fractura social se produce con la implantación de grandes
factorías industriales que someten la mano de obra a las grandes máquinas y a “la tiranía del reloj”,
predomina el régimen del salario y se impone la búsqueda del lucro como recompensa para el
capital, en la sociedad se entroniza la competencia económica. (Miño Grijalva, 2013, pág. 18).
La cooperación en el Ecuador tiene una larga tradición histórica que se remonta a las épocas pre-
coloniales, cuando constituyó un factor importante para el desarrollo organizacional y cultural de
su población. En efecto, en el antiguo Quito, hoy República del Ecuador, antes y después de la
dominación de los incas y de la conquista de los españoles, existían formas de cooperación
voluntaria de las colectividades agrarias para llevar a cabo obras de beneficio comunitario o de
beneficio familiar, denominadas de diferentes maneras: minga, trabajo mancomunado, cambia
manos, etc.
Para fines de este estudio se analizará el movimiento cooperativo y sus diferentes sectores eco
nómicos, con el afán de proporcionar una visión, lo más completa posible, de su surgimiento y
desarrollo, así como de su vivencia y las debilidades que todavía presenta. (Da Ros, 2007, pág. 4)
En los orígenes y consolidación del movimiento cooperativo ecuatoriano se pueden distinguir por
lo menos tres etapas fundamentales:
3
La primera se inicia aproximadamente en la última década del siglo XIX, cuando se crean -
especialmente en Quito y Guayaquil- una serie de organizaciones artesanales y de ayuda mutua.
La segunda empieza a partir de 1937, año en el cual se dicta la primera Ley de Cooperativas con el
propósito de dar mayor alcance organizativo a los movimientos campesinos, modernizando su
estructura productiva y administrativa, mediante la utilización del modelo cooperativista.
La tercera etapa comienza a mediados de los años sesenta con la expedición de la Ley de Reforma
Agraria (en 1964) y de la nueva Ley de Cooperativas (en 1966). (Da Ros, 2007, pág. 4)
1.1.1. Etapa Mutual.
Se inicia aproximadamente a finales del siglo XIX, cuando se crean en Quito y Guayaquil
una serie de organizaciones artesanales y de ayuda mutua que se caracterizaron por ser
entidades gremiales y multifuncionales; En la costa dichas agrupaciones intervenían diferentes
grupos sociales y burócratas, mientras que en la Sierra estaban bajo la dirección y patrocinio de la
Iglesia Católica, obreros artesanos y otros.
Los objetivos que perseguían las organizaciones mutualistas eran por lo general similares:
contribuir al mejoramiento social, moral e intelectual de sus asociados mediante la ayuda
mutua (en caso de enfermedad, indigencia o muerte), la creación de planteles educacionales y
talleres para los afiliados y sus hijos. En algunos casos establecían la constitución de
cooperativas de consumo (como en el caso del Gremio de Carpinteros) para la distribución de
artículos de primera necesidad, como mecanismo para contrarrestar el abuso de ciertos
comerciantes.
A pesar de la buena acogida que tuvieron estas ideas del mutualismo entre las
organizaciones populares el movimiento de autoayuda empezó poco a poco a perder importancia
en la medida en que los gremios adquirieron un papel más particular, con la creación de los
primeros sindicatos. Además en esta etapa se crean pequeñas organizaciones en Guayaquil
como la “Sociedad Protectora del Obrero en 1.919 (considerada la primera cooperativa) y en
Riobamba en 1.927 la Caja de Ahorro y Cooperativa de Préstamos de la Federación Obrera del
Chimborazo; sus operaciones eran muy limitadas, debido a que no contaban con servicios
educativos, ni financieros, ni estructuras funcionales bien definidas. (Da Ros, 2007, pág. 252)
1.1.2. La primera ley de cooperativas
Esta etapa empieza a partir de 1.937, año en el cual se dicta la primera Ley de
Cooperativas con el propósito de dar mayor alcance organizativo a los movimientos campesinos,
modernizando su estructura productiva y administrativa, mediante la utilización del modelo
cooperativista, “se buscaba estimular al cooperativismo como un mecanismo que permita
acabar con las desigualdades sociales y económicas en el sector agrícola, sin embargo dicha ley
tenía demasiados vacíos legales y carecía de controles suficientes para regular la estructura y
actividades de las agrupaciones sociales de aquella época”. (Da Ros, 2007, pág. 253)
4
1.1.3. La segunda ley de cooperativas y la ley agraria
La Reforma Agraria y Colonización se expide en 1.964 con el objeto de reglamentar los procesos
de adjudicación de tierras y constituir mejores controles en la conformación y
funcionamiento de las cooperativas campesinas. Luego en 1.973 al expedirse la segunda ley
Agraria, se mejoró la anterior ley y se buscó el progreso del sector agrícola y la evolución del
cooperativismo en beneficio de todos fomentándose el crédito para los pequeños agricultores y
campesinos.
Históricamente el cooperativismo de ahorro y crédito ha demostrado ser un gran promotor de
la integración, sin distinción de clase social, credo, raza, sexo e ideología. Su constante
preocupación por la aplicación de los principios cooperativos universalmente reconocidos, han
permitido que las cooperativas sean en la actualidad una de las redes de instituciones populares
organizadas que cada día es más reconocida por la comunidad internacional de desarrollo y
la mayoría de los gobiernos nacionales. (Da Ros, 2007)
1.2. Clasificación de las Cooperativas
Art.- 35.- Las cooperativas, por su actividad económica, podrán pertenecer a uno de los siguientes
grupos: producción, ahorro y crédito, vivienda, consumo, seguros, servicios o multiactivas, de
conformidad con las definiciones que constarán en el Reglamento General de la presente Ley.
Por la actividad de los socios en la cooperativa, podrán ser de trabajo asociado, de proveedores o de
usuarios, según los socios trabajen, comercialicen, consuman sus productos, o usen sus servicios.
(Ministerio de Inclusión Económica y Social, 2011).
Cooperativas de producción. “Son aquellas en las que sus socios se dedican personalmente a
actividades productivas lícitas, en una sociedad de propiedad colectiva y manejada en común, tales
como: agropecuarias, huertos familiares, pesqueras, artesanales, industriales, textiles”. (Ministerio
de Inclusión Económica y Social, 2011)
Cooperativas de consumo. Son aquellas que tienen por objeto abastecer a sus socios de
cualquier clase de bienes de libre comercialización; tales como: de consumo de artículos de
primera necesidad, de abastecimiento de semillas, abonos y herramientas, de venta de
materiales y productos de artesanía (Ministerio de Inclusión Económica y Social, 2011,
pág. 7)
Cooperativas de vivienda.- Las cooperativas de vivienda tendrán por objeto la adquisición
de bienes inmuebles para la construcción o remodelación de viviendas u oficinas o la
ejecución de obras de urbanización y más actividades vinculadas con éstas en beneficio de
sus socios. En estas cooperativas la adjudicación de los bienes inmuebles se efectuará
previo sorteo, en Asamblea General, una vez concluidas las obras de urbanización o
construcción; y, se constituirán en patrimonio familiar. Los cónyuges o personas que
mantienen unión de hecho, no podrán pertenecer a la misma cooperativa. (Ministerio de
Inclusión Económica y Social, 2011)
5
Cooperativas de ahorro y crédito.- “Son las que se reciben ahorros y depósitos, hacen descuentos
y préstamos a sus socios y verifican pagos y cobros por cuenta de ellas”. (Ministerio de Inclusión
Económica y Social, 2011, pág. 7)
Cooperativas de servicios.- “Son las que se organizan con el fin de satisfacer diversas necesidades
comunes de los socios o de la colectividad, los mismos que podrán tener la calidad de trabajadores,
tales como: trabajo asociado, transporte, vendedores autónomos, educación y salud”. (Ministerio de
Inclusión Económica y Social, 2011, pág. 7)
“En las cooperativas de trabajo asociado sus integrantes tienen, simultáneamente, la calidad de
socios y trabajadores, por tanto, no existe relación de dependencia.” (Ministerio de Inclusión
Económica y Social, 2011)
1.3. Cooperativas de Ahorro y Crédito
1.3.1. Definición
Son cooperativas de ahorro y crédito las formadas por personas naturales o jurídicas con el vínculo
común determinado en su estatuto, que tienen como objeto la realización de las operaciones
financieras, debidamente autorizadas por la Superintendencia, exclusivamente con sus socios.
No obstante la exclusividad mencionada en el presente artículo, cuando las cooperativas de ahorro y
crédito, actúen como intermediarias en la canalización de recursos en el marco de la ejecución
presupuestaria de entidades del Sector Público, del desarrollo de su política social o de recaudación
de valores por concepto de impuestos o pagos por servicios públicos, no se requiere que los
beneficiarios o depositantes tengan la calidad de socios. (Ministerio de Inclusión Económica y
Social, 2011, pág. 25)
1.3.2. Actividades de las Cooperativas
Art.- 83.- Las cooperativas de ahorro y crédito, según el segmento en que se ubiquen y previa
autorización de la Superintendencia, podrán realizar las siguientes actividades u operaciones:
Recibir recursos de los socios en depósitos de ahorro a la vista, exigibles mediante la presentación
de libretas de ahorro u otros mecanismos de pago y registro.
Recibir depósitos a plazo fijo, exigibles al vencimiento de un período no menor de treinta días,
libremente convenido por las partes. Pueden instrumentarse en un título valor, nominativo, a la
orden o al portador, pueden ser pagados antes del vencimiento del plazo, previo acuerdo entre la
cooperativa y el socio.
Asumir obligaciones por cuenta de terceros a través de aceptaciones, endosos o avales de títulos de
crédito, así como por el otorgamiento de garantías, fianzas y cartas de crédito internas y externas, o
cualquier otro documento, de acuerdo con las normas y usos internacionales;
6
Recibir préstamos de instituciones financieras del país y del exterior;
Otorgar préstamos hipotecarios y prendarios, con o sin emisión de títulos, así como préstamos
quirografarios;
Realizar operaciones de factoraje financiero, esto es, negociar letras de cambio, libranzas, pagarés,
facturas y otros documentos que representen obligación de pago creados por ventas a crédito, así
como el anticipo de fondos con respaldo de los documentos referidos;
Efectuar servicios de caja y tesorería;
Efectuar cobranzas, pagos y transferencias de fondos, así como emitir giros contra sus propias
oficinas o las de instituciones financieras nacionales o extranjeras.
Recibir y conservar objetos muebles, valores y documentos en depósito para su custodia y arrendar
casilleros o cajas de seguridad para depósitos de valores.
Actuar como emisor de tarjetas de débito.
Adquirir y enajenar bienes muebles e inmuebles para su servicio.
Emitir obligaciones con respaldo en la cartera de crédito hipotecaria o prendaria propia o adquirida,
siempre que en este último caso, se originen en operaciones activas de crédito de otras instituciones
financieras.
Abrir oficinas operativas (sucursales y agencias), y agencias no financieras en el territorio nacional.
Participar en la distribución de productos, servicios y programas estatales, actuar como entidades de
pago de dichos programas y efectuar créditos o prestar servicios relacionados con aquellos.
(Ministerio de Inclusión Económica y Social, 2011, pág. 27)
1.4. Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi
1.4.1. Antecedentes
Es una entidad financiera Indígena y privada que impulsa el desarrollo socio económico de la
población rural y urbana marginal, especializada en micro finanzas. El camino empezó a sembrarse
hace más de una década, en el 2002 cuando se reúnen en Ambato varios dirigentes de Chibuleo,
Salasaca y Pilahuin, con la finalidad de conformar una cooperativa de ahorro y crédito. Esta
reunión estuvo compuesta por doce personas y liderada por Lic. Juan Andagana en calidad de
Gerente (Lic. en Comunicación) y Presidente de Consejo de Administración el Dr. Manuel
Caizabanda de especialidad médico.
El día 13 de enero del 2003 se aprobó los estatutos y posteriormente se nombra a Gerente de la
cooperativa al señor Lic. Juan Andagana. Creada mediante acuerdo ministerial N° 6582 de Enero
23 del 2003 en la Provincia de Tungurahua y hoy cuenta con más de 60.000 socios.
En el año 2007 la cooperativa fue creciendo, los socios en cartera de crédito para este año sumaban
más de $ 4.000.000 dólares, sin embargo empezaron a incrementar más cooperativas de ahorro y
7
créditos en especial del sector indígena en la ciudad de Ambato, por lo que el sobreendeudamiento
fue muy visto en los socios con crédito. Para este año la COAC. Tenía 7 agencias en Salcedo,
Latacunga, Pillaro, Riobamba, Pelileo, Quito y Machachi.
Estas oficinas cada una tenía sus respectivos maquinas llamadas servidores en donde el jefe de
agencia realizaba inicio del día y fin del día, en cuanto a la seguridad de la información; se
ejecutaba un respaldo cada hora diariamente ya que administraba su propia base de datos y al fin de
mes podían consolidar el balance. La comunicación para depósitos y retiros con las agencias se
realizaba con llamadas telefónicas y se registraba en Excel para que fin de mes las encargadas de
bóveda pueda transferir. Posteriormente la comunicación se realizaba vía modem para envió de
información diariamente.
A comienzos del año 2011, siguiendo el plan estratégico y en cumplimiento de la misma se inició
un plan de adecuación de plataforma tecnológica y desarrollo de algunos productos financieros y
no financieros. Los planes de cambio de sistema de información fue prioritario por lo que
empezaron a buscar proveedores, en donde hubo varias ofertas pero la oferta ganadora fue Sistema
Financial II, la misma que brinda seguridad, información en tiempo real, se puede desarrollar
varios reportes, y lo más importante la contabilidad al día. (Diario La Hora Nacional, 2013)
1.5. Tipo de empresa
Cooperativa de Ahorro y Crédito "Kullki Wasi" Cía. Ltda., es una empresa de servicios, que
pertenece al sector privado, se encuentra clasificado dentro de las sociedades de capital, de
responsabilidad limitada, su capital está compuesto mediante el aporte de sus socios.
La Cooperativa es una institución dedicada a intermediación financiera que permite fomentar el
ahorro y brindar créditos a clientes externos e internos.
1.6. Normas para la segmentación de las entidades del sector financiero popular y solidario
Conforme a lo dispuesto en el artículo 14, numeral 35 Código Orgánico Monetario y Financiero en
el que determina entre las funciones de la Junta de Política y Regulación Monetaria y Financiera
"Establecer la segmentación de las entidades del Sector Financiero Popular y Solidario", la Junta de
Política y Regulación Monetaria y Financiera expide la resolución N.- 038-2015-F el 13 de febrero
de 2015, en la que establece la norma para LA SEGMENTACIÓN DE LAS ENTIDADES DEL
SECTOR FINANCIERO POPULAR Y SOLIDARIO; que define lo siguiente:
8
Articulo 1.- Las entidades del sector financiero popular y solidario de acuerdo al tipo y al saldo de
sus activos se ubicarán en los siguientes segmentos:
Tabla 1.1 Normas para la segmentación de las Entidades del Sector Financiero
Segmento
Activos (USD)
1 Mayor a 80'000,000.00
2 Mayor a 20'000,000.00 hasta 80'000,000.00
3 Mayor a 5'000,000.00 hasta 20'000,000.00
4 Mayor a 1,000,000.00 hasta 5'000,000.00
5
Hasta 1'000,000.00
Cajas de ahorro bancos comunales y cajas comunales
En: Resolución No. 038-2015 (La Junta Política y Regulación Monetaria y Financiera)
Articulo 2.- Las entidades de los segmentos 3. 4 y 5 definidas en el artículo anterior se
segmentarán adicionalmente de acuerdo al vínculo o con sus territorios. Se entenderá que las
entidades referidas tienen vínculo territorial cuando coloquen al menos el 50% de los recursos en
los territorios donde éstos fueron captados.
Para efectos de esta resolución se define como territorio, a una sola provincia para el segmento 3,
un solo cantón para el segmento 4 y una sola parroquia rural para segmento 5.
Articulo 3.- La ubicación de las entidades del sector financiero popular y solidario en los
segmentos a los que corresponda se actualizará a partir del 1 de mayo de cada año, de acuerdo al
valor de activos reportados al Organismo de Control en los estados financieros con corte al 31 de
diciembre del año ¡inmediato anterior.
Objetivos del negocio
Desarrollar actividad financiera y social, mediante la prestación de servicios de ahorro,
crédito contribuyendo al progreso sus familias y la comunidad en general.
Otorgar créditos mediante el uso de herramientas técnicas y un adecuado análisis que
conduzcan a una óptima colocación.
9
1.7. El problema de investigación
1.7.1. Planteamiento del problema
La Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi se dedica a prestar servicios financieros a sus
clientes y en la actualidad carece de un manual administrativo - financiero, lo que provoca
inconvenientes al no tener una política establecida acorde al sector en el que se desenvuelve que
permita evitar desvinculación en el flujo de las operaciones de la cooperativa.
Debido a que con el transcurso del tiempo la alta gerencia de la Cooperativa no ha expuesto en
crear un manual de gestión administrativo - financiero, a fin de integrar las áreas de su estructura
organizacional con la finalidad de optimizar los recursos financieros, tomando decisiones
adecuadas para facilitar la consecución de los objetivos.
Por lo que el manual de gestión administrativo - financiero le permitirá a la Cooperativa de Ahorro
y Crédito Kullki Wasi, contar con parámetros alineados lo cual ayudara a su desarrollo.
1.7.2. Formulación del problema
¿Constituye el diseño de un manual una alternativa exitosa para el mejoramiento de las actividades
que se ejecutan para la sustitución selectiva de pasos que se llevan a cabo en la Cooperativa de
Ahorro y Crédito Kullki Wasi en la provincia de Pichincha?
1.7.2.1. Sistematización
¿Cuáles son los procedimientos que se llevan a cabo en el departamento financiero de la
Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi?
¿De qué forma se implementara el manual, para garantizar el desarrollo de la Cooperativa
de Ahorro y Crédito Kullki Wasi?
¿La toma de decisiones que realiza la gerencia de la Cooperativa se basa en datos reales de
las operaciones?
10
1.7.3. Objetivos
1.7.3.1. Objetivo General
Elaborar un manual Administrativo - Financiero para mejorar la gestión empresarial en la
Cooperativa de Ahorro Y Crédito Kullki Wasi Ubicada en el Distrito Metropolitano de Quito.
1.7.3.2. Objetivos Específicos
Diagnosticar la situación actual Administrativo – Financiero de la Cooperativa de Ahorro
Y Crédito Kullki Wasi.
Investigar sobre la gestión empresarial para conocer cómo se gestionan los recursos,
procesos y resultados de sus actividades
Proponer un manual Administrativo - Financiero para el mejoramiento de las actividades
en la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi para ser más competitiva en el
mercado.
1.8. Justificación del Estudio
El valor agregado de este proyecto dentro de la Cooperativa de Ahorro Y Crédito Kullki Wasi se
orienta al desarrollo de un manual administrativo – financiero en el cual el propósito fundamental
es servir de soporte para el desarrollo de las acciones, el cual ayudara al ahorro de tiempo y
esfuerzo en la realización del trabajo, así como también coadyuvar a la correcta atención de las
labores asignadas al personal en condiciones oportunas y favorables para la misma, y de esta
manera hacer frente a la competencia, existente y potencial.
Lamentablemente las cooperativas de ahorro tienen un carácter poco formal dentro del sistema
financiero actual, sin embargo, su potencial de crecimiento se ha incrementado, es por esta razón
que en este proyecto se busca dar un aporte para que las cooperativas tomen un carácter un poco
más formal, lo cual se verá reflejado en un crecimiento de su participación de mercado debido al
crecimiento de sus ahorristas.
La importancia del manual de procedimientos para los procesos administrativo – financiero de la
Cooperativa de Ahorro Y Crédito Kullki Wasi es una guía en el cual explica de manera detallada
los pasos que deben seguir para ejecutar de forma adecuada y oportuna las actividades
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encomendadas, garantizando mejores inversiones de tiempo tanto para el personal encargado como
para la directiva.
Son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo
relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su estructura
organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.
HIPÓTESIS GENERAL
¿Con la propuesta de elaboración de un manual Administrativo – Financiero para Cooperativa de
Ahorro y Crédito Kullki Wasi, mejorara empresarial de la Cooperativa?
12
CAPITULO II
2. MARCO TEÓRICO
2.1. Manual
2.1.1. Definición
“El manual contiene información respecto de la s tareas que deben cumplir cada puesto de trabajo
y cada unidad administrativa. Facilitan por otro lado una mejor selección del personal para los
distintos cargos de la empresa”. (Ortiz, 2008, pág. 78).
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y
coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información
de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas,
procedimientos, elementos de calidad, etc.), como las instrucciones y lineamientos necesarios para
que desempeñe mejor sus tareas. (Benjamín & Fincowsky, 2009, pág. 244).
2.1.2. Importancia
“Ayudan a mantener actualizado al personal de forma constante contienen toda la información de la
empresa sobre las políticas, procedimientos, funciones, etc. Lo cual permite minimizar el riesgo
inherente que existe en todos los procesos que realizan de forma cotidiana”. (Ortiz, 2008, pág. 79)
2.1.3. Objetivos
Según (Benjamín & Fincowsky, 2009) los objetivos de los manuales son:
Visualizar con precisión la imagen documentada de una organización.
Comprender lo que significa la información sistematizada para el quehacer cotidiano de
una organización.
Entender en qué medida los manuales administrativos contribuyen a mejorar el
desempeño de una organización.
Identificar las distintas versiones de manuales administrativos.
Valorar la importancia que tienen los manuales de organización, de procedimientos y de
gestión de la calidad.
Dominar el método y las técnicas para elaborar manuales administrativos.
Asociar los enfoques funcionales y de procesos para crear valor en una organización.
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2.1.4. Clasificación
Según Ortiz los manuales se clasifican de la siguiente manera:
Manual de organización
En términos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, señala las áreas que la
integran y la relación que existe entre cada una de ellas para el logro de los objetivos
organizacionales. Su contenido es muy variado y su impacto es el resultado de la creatividad y
visión que los responsables de su elaboración redacten dentro de él. (Herrera, 2007).
Dentro del contenido se sugiere:
Historia y Descripción de la Empresa
Misión, visión y objetivos de la empresa.
Legislación o base legal.
Estructura de la organización (organigrama General).
Estructura de cada una de las áreas componentes de la organización en general
(Organigrama por área).
Normas y políticas generales. (Herrera, 2007)
Manual de Puestos y Funciones
Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que están
divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e intereses
similares, definiendo las características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas de
autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la organización.
Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización, así como su relación de
dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura
organizacional, a que posiciones está subordinado directa e indirectamente y cuál es su relación con
otros puestos de trabajo. (Herrera, 2007).
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Según (Herrera, 2007), la descripción de puestos de trabajo abarca la siguiente información:
Identificación del Puesto de Trabajo
Nombre
Área de desempeño
Codificación
Descripción Genérica (objetivo)
Requisitos del ocupante del puesto (perfil)
Nivel académico
Habilidades y destrezas
Conocimientos técnicos y/o específicos. (Herrera, 2007).
"Por lo tanto los manuales son guías básicas en donde se especifican cada una de las funciones
desempeñadas por los miembros de una organización. (Herrera, 2007).
Manual de Normas y Procedimientos
Ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando
la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la
auditoría administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia. (Herrera, 2007)
El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que
integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general
representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización. (Herrera,
2007)
Según (Herrera, 2007), la descripción de procedimientos abarca la siguiente información:
Identificación del procedimiento
Nombre
Área de desempeño
Codificación
Descripción Genérica (objetivo)
Normas generales
Responsable de cada una de las actividades que lo integran
Número de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades)
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Descripción de cada una de las actividades que lo integran. (Herrera, 2007)
2.1.5. Contenido de los manuales
Prólogo, introducción o ambos: El prólogo es la presentación que hace del manual alguna
autoridad de la organización, preferentemente del más alto nivel jerárquico. La introducción es una
exposición de lo que es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y necesidad de
mantenerlo vigentes. (Benjamín & Fincowsky, 2009, pág. 253).
Índice: “Es la relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento”.
(Benjamín & Fincowsky, 2009, pág. 253).
Contenido: Lista de los procedimientos que integran el contenido del manual. En el caso de un
manual general debe incluir todos los procedimientos de la organización; en el caso de un manual
específico, sólo los procedimientos de un área o unidad administrativa. En particular, cada
procedimiento debe contener la información siguiente:
Objetivo: Explicar el propósito que se pretende cumplir con el procedimiento.
Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos: Esfera de acción que cubre el
procedimiento.
Responsables: Área, unidad administrativa o puesto que tiene a su cargo la preparación, aplicación
o ambas cosas del procedimiento.
Políticas o normas de operación: Criterios o líneas de acción que se formulan de manera explícita
para orientar y facilitar el desahogo de las operaciones que llevan a cabo las distintas instancias que
participan en el procedimiento.
Procedimiento (descripción de las operaciones): Presentación por escrito, en forma narrativa y
secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, para lo cual se
anota el número de operación, el nombre de las áreas responsables de llevarlas a cabo y, en la
descripción, explicar en qué consiste, cómo, dónde y con qué se llevan a cabo..
Cuando la descripción del procedimiento es general y comprende varias áreas, debe anotarse la
unidad administrativa. (Benjamín & Fincowsky, 2009, pág. 253).
2.2. Diagrama
2.2.1. Definición
Diagramar es representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos, relaciones o fenómenos de
todo tipo por medio de símbolos que clarifican la interrelación entre diferentes factores y/o unidades
administrativas, así como la relación causa-efecto que prevalece entre ellos. (Benjamín &
Fincowsky, 2009, pág. 183)
Este recurso constituye un elemento de juicio invaluable para individuos y organizaciones de
trabajo; aquellos, porque así pueden percibir en forma analítica y detallada la secuencia de una
acción, lo que contribuye sustancialmente a conformar una sólida estructura de pensamiento que
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fortalece su capacidad de decisión. Y las organizaciones, porque les permite dar seguimiento a sus
operaciones mediante diagramas de flujo. (Benjamín & Fincowsky, 2009, pág. 183).
2.2.2. 2.2.2 Símbolos usados en los diagramas de flujo
Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gráfico incoherente o no accesible transmite un
mensaje deformado e impide comprender el procedimiento que se pretende estudiar. De ahí la
necesidad de contar con símbolos que tengan un significado preciso, y de convenir reglas claras para
utilizarlos. (Benjamín & Fincowsky, 2009, pág. 300).
Tabla 2.1 Símbolos del diagrama de flujo
Símbolo Representa
Terminal. Indica el inicio o la terminación del flujo, puede ser acción o lugar,
además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o
proporciona información
Disparador. Indica el inicio de un procedimiento, contenido el nombre de éste
o el nombre de la unidad administrativa donde se da inicio.
Operación. Representa la realización de una operación o actividad relativa a
un procedimiento
Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en que son posibles
varios caminos.
Documento. Representa cualquier tipo de documento que entre, se utilice, se
genere o salga del procedimiento.
Archivo. Representa un archivo común y corriente de oficina
Conector. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de
flujo con otra parte lejana del mismo.
Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente,
en la que continúa el diagrama de flujo
Dirección de flujo o línea de unión. Conecta los símbolos señalando el orden
en que se deben realizar las distintas operaciones.
En: Coop. Kullki Wasi
2.2.3. Ventajas que ofrece la técnica de diagramación
Según (Benjamín & Fincowsky, 2009) las ventajas del diagrama de flujo son:
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Facilita el llenado y lectura del formato en cualquier nivel jerárquico.
Permite al personal que interviene en los procedimientos identificar y realizar
correctamente sus actividades.
Por la sencillez de su representación hace accesible la puesta en práctica de las
operaciones.
Puede comprenderla todo el personal de la organización o de otras organizaciones
Permite más acercamiento y mayor coordinación entre diferentes unidades, áreas u
organizaciones.
Disminuye la complejidad gráfica por lo que los mismos empleados pueden proponer
ajustes o simplificación de procedimientos, utilizando los símbolos correspondientes.
Se elabora en el menor tiempo posible y no se requieren técnicas ni plantillas o recursos
especiales de dibujo.
2.2.4. Recomendaciones para el uso y aplicación de símbolos
En cuanto al dibujo
Según (Benjamín & Fincowsky, 2009) las recomendaciones para el uso y aplicación de símbolos
son los siguientes datos
Es conveniente no mezclar varias líneas de entrada y salida en un mismo lado del símbolo.
Por claridad, no debe haber más de una línea de unión entre dos símbolos.
El símbolo de decisión es el único que puede tener hasta tres líneas de salida.
Las líneas de unión deben representarse mediante líneas rectas; en caso necesario se pueden utilizar
ángulos rectos.
Para efectos de presentación es recomendable que el tamaño de los símbolos sea uniforme, salvo en
caso de que se requiera hacer resaltar alguna situación especial. (Benjamín & Fincowsky, 2009, pág.
185)
En cuanto a su contenido, uso o ambos
Para facilitar su comprensión, el contenido del símbolo de operación debe redactarse mediante frases
breves y sencillas.
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Cuando el símbolo terminal identifique una unidad administrativa debe incluir el nombre completo
de ella; en caso de utilizar iniciales para identificarla hay que anotar su significado al pie de la hoja
del diagrama.
El símbolo de documento debe contener el nombre original de la forma o reporte de que se trate.
Si existen varios ejemplares de un documento, el original tiene que identificarse con la letra “o” y
las copias mediante los dígitos “1”, “2”, “3”, etc. Se recomienda hacer esta anotación en el
extremo inferior derecho del símbolo. (Benjamín & Fincowsky, 2009).
2.3. Gestión empresarial
2.3.1. Definición
La gestión empresarial conocida también como administración de empresas o ciencia
administrativa es una ciencia social que estudia la organización de las empresas y la manera como
se gestionan los recursos, procesos y resultados de sus actividades.
Según Bernal Torres y Sierra Arango (2013) es el proceso racional de planear, organizar, dirigir y
controlar las actividades de producción, mercadeo, finanzas, desarrollo potencial humano, etc. Que
realizan las organizaciones, de modo que se lleven a cabo en forma eficiente y eficaz con el
propósito de generar un mayor grado d competitividad. (pág. 44)
Según Pérez, la gestión empresarial es el cual mediante actividades de evaluación, control,
seguimiento y medición aseguran el funcionamiento controlado del resto de procesos, además de
proporcionarlos la información que necesitan para tomar decisiones (mejor preventivas que
correctivas) y elaborar planes de mejora eficaces. (Pérez, 2010, pág. 109).
“Estos procesos funcionan recogiendo datos del resto de los procesos y procesándolos para
convertirlos en información de valor para sus clientes internos; información comprensible, fiable,
precisa, oportuna, puntual y sobre todo, accesible y aplicable para toma de decisiones”. (Pérez,
2010, pág. 109)
2.4. Marco conceptual
Administración: “La administración es lo que hacen los gerentes, consiste en coordinar las
actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a
través de ellas.” (Robbins & Coulter, 2005, pág. 7).
Eficiencia: “Capacidad de obtener mayores resultados con la mínima inversión, ósea, como “hacer
bien las cosas””. (García, y otros, 2013)
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Eficacia: “Capacidad de logar las metas de y en la organización, se define “hacer las cosas
correctas”, es decir, las actividades de trabajo con las que la organización alcanza sus objetivos”.
(García, y otros, 2013)
Procedimiento: “Los procedimientos son métodos que muestra de manera ordenada un conjunto
de pasos que interactúan en la realización de una determinada actividad y que se los realiza de
manera cotidiana sin ningún documento que establezca de manera definitiva su ejecución”.
(Hernández, Rodríguez, & Palafox, 2012, pág. 191)
Planeación: “Definen objetivos, establecen estrategias para lograrlos y desarrollan planes para
integrar y coordinar las actividades. Los gerentes también son responsables de acordar y estructurar
el trabajo para cumplir con las metas de la empresa”. (Robbins & Coulter, 2005, pág. 8)
Organización: “Puede ser entendida como la entidad creada intencionalmente para logro de los
objetivos institucionales, pero también como una función que hace arte del proceso administrativo
y se refiere al acto de organizar”. (Bernal, 2008, pág. 158)
Proceso: “Conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad”. (Reyes, 2013).
Dirección: “Cuando los gerentes motivan a sus subordinados, ayudan a resolver conflictos en los
grupos de trabajo, influyen en los individuos o equipos cuando trabajan, seleccionan el canal de
comunicación más efectivo o lidian de cualquier forma con asuntos relacionados con el
”. (Robbins & Coulter, 2005, pág. 8)
Control: Como un sistema de retroalimentación cuyo propósito es identificar oportunidades de
mejoramiento que les permitan a las organizaciones una mejora continua en la optimización de sus
recursos y el logro de sus resultados en función de una mejor competitividad, mediante un mejor
desempeño. (Bernal Torres & Sierra Arrango, 2013, pág. 327).
Gestión: “El conjunto de diligencias que se relazan para desarrollar un proceso para lograr un
producto terminado y otro que se asume como dirección, como conducción de actividades, a fin de
genera procesos de cambio”. (Robbins & Coulter, 2005, pág. 55).
Organigrama: “Los organigramas, son la representación gráfica de la estructura de una
organización. Se establece el orden jerárquico, así como los departamentos y correspondiente
responsables”. (Robbins & Coulter, 2005, pág. 214).
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2.5. Normativa Legal
La Constitución de la República del Ecuador en su Art. 311, señala que el sector financiero popular
y solidario se compondrá de cooperativas de ahorro y crédito, entidades asociativas o solidarias,
cajas y bancos comunales, cajas de ahorro. Las iniciativas de servicios del sector financiero popular
y solidario y de las micro, pequeñas y medianas unidades productivas, recibirán un tratamiento
diferenciado y preferencial del Estado, en la medida en que impulsen el desarrollo de la economía
popular y solidaria. (Asamblea Nacional Constituyente, 2008).
La Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria en su Art. 1, define: Economía Popular y
Solidaria como “ la forma de organización económica, donde sus integrantes, individual o
colectivamente, organizan y desarrollan procesos de producción, intercambio, comercialización,
financiamiento y consumo de bienes y servicios, para satisfacer necesidades y generar ingresos,
basadas en relaciones de solidaridad, cooperación y reciprocidad, privilegiando al trabajo y al ser
humano como sujeto y fin de su actividad, orientada al buen vivir, en armonía con la naturaleza, por
sobre la apropiación, el lucro y la acumulación de capital. (Ministerio de Inclusión Económica y
Social, 2011).
Las formas de organización de la Economía Popular y Solidaria estipulada en el Art. 8, señala que
para efectos de la presente Ley, integran la Economía Popular y Solidaria las organizaciones
conformadas en los Sectores Comunitarios, Asociativos y Cooperativistas, así como también las
Unidades Económicas Populares”. (Ministerio de Inclusión Económica y Social, 2011).
En la Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria desde Art. N°85 hasta el Art. N°97 se
encuentra estipulado los artículos referentes a las cooperativas de ahorro y crédito, aquí podemos
encontrar desde el concepto de cooperativa de ahorro y crédito, requisitos de constitución,
actividades financieras, inversiones, capitalización, entre otra actividades y funciones de las
cooperativas.
El Reglamento a la Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria en el Art. 1, señala que “el
presente reglamento general tiene por objeto establecer los procedimientos de aplicación de la Ley
Orgánica de la Economía Popular y Solidaría y del Sector Financiero Popular y Solidario”.
(Ministerio de Inclusión Económica y Social, 2011).
2.6. Metodología
2.6.1. Tipos de investigación
El tipo de investigación que va a regir en el trabajo es Descriptivo, mediante el cual se demostrara
la observación y descripción de las actividades, teniendo como objetivo desarrollar un Manual
Administrativo – Financiero para la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi. Se ce considera
que la información obtenida con antelación, fue exploratoria ya que se realizó un diagnóstico de la
situación actual Administrativo – Financiero de la Cooperativa de Ahorro Y Crédito Kullki Wasi.
Descriptivo: Mediante el cual se demostrara la observación y descripción de las actividades,
teniendo como objetivo desarrollar un Manual Administrativo – Financiero para la Cooperativa de
Ahorro y Crédito Kullki Wasi.
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Exploratorio: Se considera que la información obtenida con antelación, fue exploratoria ya que se
realizó un diagnóstico de la situación actual Administrativo – Financiero de la Cooperativa de
Ahorro Y Crédito Kullki Wasi.
2.6.2. Método de Investigación
A continuación se destaca la metodología a utilizarse en el desarrollo de la presente elaboración de
un Manual Administrativo – Financiero para la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi.
Método Inductivo.- El cual permitió un estudio y análisis de la Cooperativa a través del diálogo
directo, dirigida a sus diferentes departamentos, para la elaboración del manual y de esta forma
realizar cada parte de las actividades sobre las funciones y procedimientos que desarrolla cada
departamento.
Método Deductivo.- En el desarrollo de la investigación se utilizó este método; para la
fundamentación teórica, analizando y sintetizando la información para adaptar al tema objeto de
estudio con el fin de presentar una alternativa favorable.
2.6.3. Técnicas y procedimientos para la investigación
Las técnicas empleadas en el desarrollo de las hipótesis planteadas son las siguientes:
La encuesta
Constituyo en la aplicación de cuestionario diseñado para la recopilación de información, el cual
estará compuesto por días diez preguntas las cuales tendrán preguntas cerradas y la misma será
aplicada al personal de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi, ya que esta información
puede servir para corregir los procesos internos, mal empleadas en la cooperativa.
La observación
Esta técnica nos sirve para observar atenta y directamente para determinar los puntos débiles en el
área Administrativa Financiera, para lo cual se revisó los procesos que están manejando la
Cooperativa para tomar información y registrarla para su posterior análisis
22
La observación de la cooperativa nos permitirá recolectar datos primarios que ayuden a identificar
las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que se presentan en la realidad actual de la
cooperativa y corregirlas para el futuro.
2.6.4. Población y muestra
Para la presente investigación no se aplicó la formula respectiva por que el universo está
compuesto por 16 personas, las cuales laboran en la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi
correspondiente a la sucursal de Guamani, por lo tanto el universo se consideró como muestra para
la respectiva investigación.
Tabla 2.2 Muestra de la investigación
CARGO N.-
Jefe de Gerencia 1
Asesores de crédito 3
Cajera 4
Contadora 1
Inspección de crédito 3
Secretaria 3
Guardia 1
TOTAL 16
En: Coop. Kullki Wasi
23
2.7. Proceso de recolección de información
1. ¿Conoce Usted que es un Manual Administrativo Financiero?
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 0 0%
NO 16 100%
TOTAL 16 100%
Figura 2.1 Manual Administrativo Financiero En: Coop. Kullki Wasi
Análisis
De una muestra de 16 empleados, de los cuales ninguno de los empleados encuestados
respondieron que sí, es decir que ninguno tiene conocimiento de lo es manual Administrativo
Financiero, mientras que los 16 empleados que representan el 100% de los encuestados
respondieron que no, es decir que no tienen conocimiento de lo que es un manual Administrativo
Financiero.
Interpretación
De acuerdo con los datos recolectados, es decir que el personal que labora en la Cooperativa no
tiene conocimiento sobre que es un Manual Administrativo Financiero
0%
100%
PREGUNTA 1
SI
NO
24
2. ¿La Cooperativa posee un Manual Administrativo Financiero?
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 0 0%
NO 16 100%
TOTAL 16 100%
Figura 2.2 La Cooperativa posee un Manual Administrativo Financiero En: Coop. Kullki Wasi
Análisis
De una muestra de 16 empleados, de los cuales ninguno de los empleados encuestados
respondieron que sí, mientras que los 16 empleados que representan el 100% de los encuestados
respondieron que no, es decir que la Cooperativa no posee un manual Administrativo-Financiero.
Interpretación
De acuerdo con los datos recolectados, es decir que la mencionan que la Cooperativa no tiene un
Manual Administrativo Financiero que provea tanto a los empleados o socios información que
permita conocer mejor a la institución.
0%
100%
PREGUNTA 2
SI
NO
25
3. ¿Usted considera que las funciones del personal están establecidas?
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 15 94%
NO 1 6%
TOTAL 16 100%
Figura 2.3 Funciones del personal están establecidas En: Coop. Kullki Wasi
Análisis
De una muestra de 16 empleados, de los cuales los 5 empleados que representan el 31% de los
encuestados respondieron que sí , es decir que las funciones del personal están establecidas, los 11
empleados que representan el 69% de los encuestados respondieron que no, es decir que las
funciones del personal no están establecidas en la Cooperativa
Interpretación
De acuerdo con los datos recolectados, es decir que la mayoría de personas que laboran en la
Cooperativa considera que las funciones del personal no están establecidas, mientras una minoría
establece que las funciones si están establecidas.
31%
69%
PREGUNTA 3
SI
NO
26
4. ¿Considera Usted que es necesario un control por parte del jefe del personal, en cuanto a la
supervisión de sus funciones?
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 13 61%
NO 3 19%
TOTAL 16 100%
Figura 2.4 Control por parte del jefe del personal En: Coop. Kullki Wasi
Análisis
De una muestra de 16 empleados, de los cuales los 3 empleados que representan el 19% de los
encuestados respondieron que sí, es decir que es necesario un control por parte del jefe del
personal, en cuanto a la supervisión de sus funciones, los 13 empleados que representan el 81%
responden que no, es decir que no es necesario un control por parte del jefe del personal, en cuanto
a la supervisión de sus funciones.
Interpretación
De acuerdo con los datos recolectados, es decir que la mayoría del personal que laboran en la
Cooperativa considera que es necesario un control por parte del jefe del personal, en cuanto a la
supervisión de sus funciones, mientras que una minoría establece que no es necesario un control en
cuanto a la supervisión de sus funciones.
81%
19%
PREGUNTA 4
SI
NO
27
5. ¿Usted piensa que la empresa cuenta con Financiamiento propio o ajeno para afrontar
cualquier imprevisto?
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 0 0%
NO 16 100%
TOTAL 16 100%
Figura 2.5 Cuenta con Financiamiento propio o ajeno En: Coop. Kullki Wasi
Análisis
De una muestra de 16 empleados, de los cuales ninguno de los empleados encuestados
respondieron que sí, mientras que los de los cuales los 16 empleados que representan el 100% de
los encuestados respondieron que no, es decir que la Cooperativa no cuenta con Financiamiento
propio o ajeno para afrontar cualquier imprevisto.
Interpretación
De acuerdo con los datos recolectados, es decir que la Cooperativa no cuenta con Financiamiento
propio o ajeno para afrontar cualquier imprevisto que suceda en el ámbito laboral.
0%
100%
PREGUNTA 5
SI
NO
28
6. ¿Cree usted que la optimización de recursos es indispensable para que la Cooperativa
obtenga eficiencia en su Gestión?
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 16 100%
NO 0 0%
TOTAL 16 100%
Figura 2.6 Optimización de recursos En: Coop. Kullki Wasi
Análisis
De una muestra de 16 empleados, de los cuales los 16 empleados que representan el 100% de los
encuestados respondieron que sí, es decir que la optimización de recursos es indispensable para que
la Cooperativa obtenga eficiencia en su Gestión, mientras que ninguno de los empleados
encuestados respondieron que no, es decir que no es necesario la optimización de recursos para la
misma.
Interpretación
De acuerdo con los datos recolectados, es decir que todo el personal que labora está de acuerdo
que la optimización de recursos es indispensable para que la Cooperativa obtenga eficiencia en su
Gestión.
100%
0%
PREGUNTA 6
SI
NO
29
7. ¿Considera usted que la Cooperativa alcanza sus objetivos con eficacia?
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 5 31%
NO 11 69%
TOTAL 16 100%
Figura 2.7 Alcanza sus objetivos con eficacia En: Coop. Kullki
Análisis
De una muestra de 16 empleados, de los cuales los 15 empleados que representan el 94% de los
encuestados respondieron que sí, es decir que la Cooperativa alcanza sus objetivos con eficacia, el
un empleado que representan el 6% responden que no, es decir que la Cooperativa no alcanza sus
objetivos con eficacia.
Interpretación
De acuerdo con los datos recolectados, es decir que la mayoría del personal que laboran en la
Cooperativa considera que la Cooperativa alcanza sus objetivos con eficacia, mientras que una
minoría establece que no alcanza sus objetivos con eficacia.
94%
6%
PREGUNTA 7
SI
NO
30
8. ¿Considera usted que la formulación de estrategias dentro de la Cooperativa es
indispensable para su adecuado desenvolvimiento?
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 16 100%
NO 0 0%
TOTAL 16 100%
Figura 2.8 Formulación de estrategias En: Coop. Kullki Wasi
Análisis
De una muestra de 16 empleados, de los cuales los 16 empleados que representan el 100% de los
encuestados respondieron que sí, es decir que la formulación de estrategias dentro de la
Cooperativa es indispensable para su adecuado desenvolvimiento, mientras que ninguno de los
empleados encuestados respondieron que no, es decir que no es necesario la formulación de
estrategias dentro de la Cooperativa.
Interpretación
De acuerdo con los datos recolectados, es decir que todo el personal que labora considera que la
formulación de estrategias dentro de la Cooperativa es indispensable para su adecuado
desenvolvimiento para beneficio de todos quienes la integran.
100%
0%
PREGUNTA 8
SI
NO
31
9. ¿Considera Usted que el personal se encuentra capacitado para desarrollar sus diferentes
funciones?
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 16 100%
NO 0 0%
TOTAL 16 100%
Figura 2.9 Personal se encuentra capacitado En: Coop. Kullki Wasi
Análisis
De una muestra de 16 empleados, de los cuales los 16 empleados que representan el 100% de los
encuestados respondieron que sí, es decir que el personal se encuentra capacitado para desarrollar
sus diferentes funciones, mientras que ninguno de los empleados encuestados respondieron que no,
es decir que el personal no se encuentra capacitado.
Interpretación
De acuerdo con los datos recolectados, es decir que todo el personal que labora se encuentra
capacitado para desarrollar sus diferentes funciones lo cual ayuda a realizar las tareas
encomendadas de la una manera correcta.
100%
0%
PREGUNTA 9
SI
NO
32
100%
0%
PREGUNTA 10
SI
NO
10. ¿Considera Usted que con la elaboración de un Manual Administrativo-Financiero
mejorara la gestión empresarial en la Cooperativa?
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE %
SI 16 100%
NO 0 0%
TOTAL 16 100%
Figura 2.10 Elaboración de un Manual Administrativo-Financiero En: Coop. Kullki Wasi
Análisis
De una muestra de 16 empleados, de los cuales los 16 empleados que representan el 100% de los
encuestados respondieron que sí, es decir que es necesario la elaboración de un Manual
Administrativo-Financiero mejorara la gestión empresarial en la Cooperativa, mientras que
ninguno de los empleados encuestados respondieron que no, es decir que no es necesario la
elaboración de un Manual
Interpretación
De acuerdo con los datos recolectados, es decir que todo el personal que labora considera que es
necesario la elaboración de un Manual Administrativo-Financiero mejorara la gestión empresarial
en la Cooperativa.
33
2.8. Verificación de la Hipótesis
1.-Planteamiento de la hipótesis
Modelo lógico
Ho: La Aplicación de un Manual Administrativo y Financiero no influye significativamente en la
Gestión Empresarial de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi de Distrito Metropolitano
de Quito en el año 2016
H1: La Aplicación de un Manual Administrativo y Financiero influye significativamente en la
Gestión Empresarial de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi de Distrito Metropolitano
de Quito en el año 2016
b. Modelo Matemático
Ho: O = E
H1: O ≠ E
c. Modelo Estadístico
𝑋𝑐2 = ∑ [
(𝑂−𝐸)2
𝐸]
2.- Nivel de significación
α= 0.05 Error de admisión 95% de confiabilidad
3.- Zona de Rechazo del Ho
gl = ( c – 1 ) (f – 1 ) gl = (2 – 1 ) (2 – 1 ) gl = 1
𝑥2 = 3.841 Valor tabla
34
Figura 2.11 Chi cuadrado
4. Regla de decisión
Se rechaza la Hipótesis Nula Ho si Xc2
> 3,841
5. Calculo de X2
Frecuencias observadas de las variables
Tabla 2.3 Frecuencias observadas
VARIABLES OPCIONES
SI NO TOTAL
Manual
Administrativo y
Financiero
18
62
80
Gestión Empresarial
79
1
80
Total 97 63 160
35
Frecuencias esperadas de las variables
Tabla 2.4 Frecuencias esperadas
VARIABLES OPCIONES
SI NO TOTAL
Diseño de
Procedimientos
Administrativos y
Financieros
Optimización de los
Recursos Económicos
48,5
48,5
31,5
31,5
80
80
Total 97 63 160
Tabla 2.5 Cálculo Chi Cuadrado O E (O – E)
2 / E
18 48,5 19,18
79 48,5 19,18
62 31,5 29,53
1 31,5 29,53
Xc2 = 97,42
6. Decisión Estadística:
De acuerdo a los resultados obtenidos el valor de X2
calculada es de 97,42, valor que se encuentra
en la zona de rechazo de la hipótesis nula, aceptándose la hipótesis alterna que dice:
“La Aplicación de un Manual Administrativo y Financiero influye significativamente en la
Gestión Empresarial de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi de Distrito Metropolitano
de Quito en el año 2016”. Comprobándose la hipótesis planteada en la investigación.
36
CAPITULO III
3. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
3.1. Reseña Histórica
Es una entidad financiera Indígena y privada que impulsa el desarrollo socio económico de la
población rural y urbana marginal, especializada en micro finanzas.
El camino empezó a sembrarse hace más de una década, en el 2002 cuando se reúnen en Ambato
varios dirigentes de Chibuleo, Salasaca y Pilahuin, con la finalidad de conformar una cooperativa
de ahorro y crédito. Esta reunión estuvo compuesta por doce personas y liderada por Lic. Juan
Andagana en calidad de Gerente (Lic. en Comunicación) y Presidente de Consejo de
Administración el Dr. Manuel Caizabanda de especialidad médico.
Los miembros decidieron bautizar su cooperativa con el nombre de Kullki Wasi, que en kichwa
significa la Casa de dinero. Para financiarse los 12 socios toman la decisión de aportar $ 40,00
dólares cada uno para certificado de aportación, posteriormente se toma la resolución de contribuir
a mil dólares cada socio fundador para poder capitalizar a la cooperativa y servir a los socios
ahorristas y fundadores, a través de otorgamiento de créditos y mejorar la calidad de vida de los
asociados y la comunidad.
El día 13 de enero del 2003 se aprobó los estatutos y posteriormente se nombra a Gerente de la
cooperativa al señor Lic. Juan Andagana. Creada mediante acuerdo ministerial número N° 6582 de
Enero 23 del 2003 en la Provincia de Tungurahua y hoy cuenta con más de 60.000 socios.
El Lic. Andagana, preocupado de no contar con ningún recurso económico, ni mobiliario, realiza
una gestión en una ONG solicitando escritorios usados y también los socios fundadores donaron
con hojas de papel boom, sillas, almuerzos a los colaboradores. Otra medida que se tomo fue que
los cuatro colaboradores ingresaron sin sueldo por el lapso de un año, en calidad de trabajador sin
bonificación, ni sueldo, ni alimentación.
Durante los primeros años, la entidad otorgó indistintamente créditos individuales de montos
pequeños y sobre saldo de $50 hasta $1.000 dólares, plazo máximo de 12 meses y un garante, la
misma que se entregaba con un ahorro o encaje de 5X1 después de 30 días, el desembolso realizaba
en efectivo.
37
En el año 2007 la cooperativa fue creciendo, los socios en cartera de crédito para este año sumaban
más de $ 4.000.000 dólares, sin embargo empezaron a incrementar más cooperativas de ahorro y
créditos en especial del sector indígena en la ciudad de Ambato, por lo que el sobreendeudamiento
fue muy visto en los socios con crédito. Para este año la COAC. Tenía 7 agencias en Salcedo,
Latacunga, Pillaro, Riobamba, Pelileo, Quito y Machachi.
Estas oficinas cada una tenía sus respectivos maquinas llamadas servidores en donde el jefe de
agencia realizaba inicio del día y fin del día, en cuanto a la seguridad de la información; se
ejecutaba un respaldo cada hora diariamente ya que administraba su propia base de datos y al fin de
mes podían consolidar el balance. La comunicación para depósitos y retiros con las agencias se
realizaba con llamadas telefónicas y se registraba en Excel para que fin de mes las encargadas de
bóveda pueda transferir. Posteriormente la comunicación se realizaba vía modem para envió de
información diariamente.
La herramienta gerencial muy básica era desarrollada en Excel para la toma de decisiones.
A comienzos del año 2011, siguiendo el plan estratégico y en cumplimiento de la misma se inició un
plan de adecuación de plataforma tecnológica y desarrollo de algunos productos financieros y no
financieros. Los planes de cambio de sistema de información fue prioritario por lo que empezaron a
buscar proveedores, en donde hubo varias ofertas pero la oferta ganadora fue Sistema Financial II, la
misma que brinda seguridad, información en tiempo real, se puede desarrollar varios reportes, y lo
más importante la contabilidad al día. Este plan de mejora ha permitido ofrecer cajeros automáticos
en todas las oficinas como servicio a la comunidad. (Diario La Hora Nacional, 2013).
3.2. Tipo de empresa
La Cooperativa de Ahorro Y Crédito Kullki Wasi realiza intermediación financiera, es decir; captar
ahorros a la vista, depósitos a plazo fijo, otorgar Créditos y atendemos con servicios no financieros,
para el desarrollo socioeconómico de la población.
A personas de menores ingresos económicos para que puedan mejorar su calidad de vida, actuando
en calidad de intermediación financiera regulada por la superintendencia de la Economía Popular y
Solidario.
38
3.3. Giro y objeto del negocio
Giro y objeto del negocio
Tabla 3.1 Giro y objeto del negocio
Razón o Denominación Social Cooperativa de Ahorro y Crédito "Kullki Wasi" CIA
LTDA.
Giro y Objeto del Negocio Institución Financiera - Especialidad Microcrédito
Tipo de Sociedad Institución Privada Financiera
Monto de Activos al 31/12/15 US$ 54,526.399
3.4. Segmentación de la Entidad Financiera
De acuerdo a lo antes mencionado se aprecia que la Cooperativa de Ahorro y Crédito "Kullki
Wasi" CIA LTDA., se encuentra situada en el segmento 2 debido a que el valor e sus activos es de
US$ 54,526.399 ubicándose en el rango de Mayor a 20'000.000,00 hasta 80'000.000,00.
La Cooperativa de Ahorro y Crédito "Kullki Wasi" CIA LTDA., tiene su domicilio principal la
cual está ubicada Juan b. Vela y Martínez s/n Montalvo, Cantón Quito, Provincia Pichincha y las
agencias están ubicadas en las demás cantones de la provincia.
3.5 Zona de Intervención
La zona de intervención de la Cooperativa de Ahorro y Crédito "Kullki Wasi" CIA LTDA. es a
nivel nacional, a través de las siguientes agencias:
Agencias:
Zona de Cobertura
39
Tabla 3.2 Zona de Cobertura
Zona de Cobertura
N.- de Oficinas/ Agencias 8
Contexto de intervención Rural / Urbano
Descripción del Grupo Meta Sector social
Matriz Ambato
Pichincha
Agencias
Salcedo
Latacunga
Pillaro
Pelileo
Riobamba
Quito
Machachi
Izamba
3.5. Filosofía institucional
3.5.1. Misión
3.5.2. Visión
MISIÓN
Contribuir al desarrollo socioeconómico de la población rural y urbano
marginal de la sierra centro del Ecuador, mediante la prestación de
servicios financieros, conservando nuestra identidad cultural.
VISIÓN
En el año 2017 ser una institución de micro finanzas, competitiva,
reconocida y referente en atención a los sectores rurales y urbano
marginales de la sierra centro del Ecuador.
40
3.5.3. Objetivos Actuales
Los objetivos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito son los siguientes:
Calidad de cartera.- Alcanzar una cartera en riesgo menor al 3%.
Captaciones.- Lograr una participación mayor al 2.4% del mercado financiero de
captaciones.
Solvencia.- Alcanzar un nivel de Patrimonio con relación a los Activos Totales
mayor al 15%.
Eficiencia.- Alcanzar una relación de Gastos de Transformación frente a Activos
Totales Promedio menor al 8%.
Satisfacción del cliente externo.- Lograr un nivel de satisfacción del cliente
externo no menor al 90% y un nivel de fidelidad de clientes de crédito con no más
de un 15% de clientes compartidos.
Cobertura.- Crear nuevas oficinas sostenibles.
Satisfacción del cliente interno.- Lograr un nivel de Satisfacción del Cliente
Interno no menor al 90%. (Diario La Hora Nacional, 2013).
3.5.4. Valores.
Los valores de la Cooperativa de Ahorro y Crédito son los siguientes:
Liderazgo
Humildad
Creatividad
Honestidad
Disciplina
Tenacidad
Perseverancia
41
3.6. Estructura Organizacional
Cooperativa Ahorro y Crédito Kullki Wasi
Figura 3.1 Organigrama Estructural En: Coop. Kullki Wasi
42
3.7. Servicios que ofrece la Cooperativa
Tabla 3.3 Servicios que ofrece la Cooperativa
Tipos de servicio Descripción Publicidad
SERVICIOS FINANCIEROS
Ahorros a la Vista
Son los depósitos a la vista que efectúan
los socios de la Cooperativa KULLKI
WASI Ltda., a los cuales se les paga una
tasa de interés de acuerdo al saldo de 4%
y que les permite disponer de recursos o
efectivo para solventar las necesidades
básicas.
Ahorro a Domicilio
Son los depósitos a la vista que efectúan
los socios de la Cooperativa KULLKI
WASI Ltda., en especial aquellos socios
que no pueden salir de su negocio o
trabajo, es decir; el asesor de captación
lo visita en su negocio o trabajo para su
depósito con 100% de garantía, a los
cuales se les paga una tasa de interés de
acuerdo al saldo de 3%, y que les permite
disponer de recursos o efectivo para
solventar las necesidades básicas.
Cuenta Amigo "La
Hormiguita"
Apertura tu cuenta infantil con un valor
de 3.00 USD Americanos. De tu depósito
inicial 1.00 USD será para gastos
administrativos y los 2.00 restantes es
para tu ahorro en tu cuenta la hormiguita.
Plan Ahorro Plus
Programa tus ahorros pensando en las
necesidades del mañana. Este es un plan
de ahorros que la cooperativa Kullki
Wasi te pone para ti y para los tuyos
Inversión Plazo Fijo
Son los depósitos a corto, mediano y
largo plazo que realizan asociados o no
asociados a la Cooperativa y a los cuales
se les pagara un interés superior a la tasa
pasiva. El tiempo de inversión puede ser
de uno, tres, seis meses y mayores a un
año. Los intereses pueden cobrarse
mensualmente o al final de la inversión.
43
Créditos
La Cooperativa de Ahorro y Crédito
KULLKI WASI Ltda., ofrece una
variedad de créditos a sus asociados, el
crédito es una operación financiera en la
que se pone a nuestra disposición una
cantidad de dinero hasta un límite
especificado y durante su período de
tiempo determinado.
Seguro de
Desgravamen con
EQUIVIDA
Es un seguro que paga el valor de la
deuda pendiente a la fecha de
fallecimiento del deudor principal o
cuando queda invalido de por vida. La
aseguradora paga el préstamo a la
cooperativa acreedor, de manera que éste
no sufre una pérdida, es decir la deuda no
queda con los familiares.
Seguro Exequial
Este es un seguro para todos los socios
con tan solo un aporte de $5.00 dólares
para un año, el seguro paga $1200.00
dólares al instante cuando el socio fallece
por cualquier causa
Cajeros Automáticos El servicio brindado son las 24 horas
SERVICIOS COOPERATIVOS
Bono de
desarrollo
humano
Formando parte del desarrollo de nuestro país,
en la Cooperativa KULLKI WASI Ltda. se paga
el bono de desarrollo humano en todas nuestras
oficinas de 8:00 am a 6:00 pm de domingo a
domingo, apoyando a la gente pobre.
SOAT
Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito
RISE
El RISE (siglas de Régimen Impositivo
Simplificado Ecuatoriano), es un sistema
impositivo cuyo objetivo es facilitar y
simplificar el pago de impuestos de un
determinado sector de contribuyentes
44
Matriculación
Vehicular
Realiza el pago de la matriculación de tu
Vehículo en todas las agencias de la Cooperativa
de Ahorro y Crédito KULLKI WASI Ltda.
Western Unión
Realiza Giros Nacionales e Internacionales
a través de Western Unión, el esfuerzo de tus
familiares en el extranjero también es apoyado
en la Cooperativa KULLKI WASI Ltda.,
alianzas estratégicas con varias instituciones
financieras del mundo nos permiten ofrecerte un
giro nacional e internacional desde cualquier
parte del mundo, recibe tu dinero en cualquiera
de nuestras oficinas
Recaudación Pague sus planillas de:
Servicios Básicos
TV Pagada
Ventas por catalogo
Planes Celular y Recargar
En: Coop. Kullki Wasi
3.8. Factor Interno
3.8.1. Análisis Interno
Son los factores más cercanos a la institución como son:
Clientes
Proveedores
Competencia
Clientes
La Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi, en el tiempo que viene prestando sus servicios
tiene como principales clientes a personas de bajos recursos.
45
Proveedores.
A continuación se indican a los proveedores de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi:
Tabla 3.4 Proveedores de la Cooperativa
Proveedores Descripción
Imprenta Esport Documentos que utiliza la cooperativa, como los formularios de
comprobantes de ingreso y egreso, facturas, papeletas de retiro y
ahorro
Computron
Suministro de computación y hardware
Súper Paco
Suministros de Oficina
En: Coop. Kullki Wasi
Competencia
En nuestro país existe una amplia gama de empresas que se dedican a brindar los mismos servicios
de la cooperativa como lo son:
Bancos
Cooperativas de Ahorro y Crédito
Mutualistas
Cajas de Ahorro y Crédito
La competencia es una gran amenaza debido a que los clientes tienen una amplia gama de donde
pueden elegir, pero la competencia directa lo constituyen empresas que se encuentran cerca de la
institución.
46
Tabla 3.5 Competencia de la Cooperativa
Cooperativa
de Ahorro y
Crédito
Servicios
Publicidad
Andalucía Andalucía Dorada.
Cuenta Ahorro Socio.
Cuenta Infantil.
Ahorro Programado.
Depósito a Plazo Fijo.
Crédito de Consumo.
Microcréditos.
Crédito Inmobiliario.
Otros Servicio
14 de Marzo Cuenta de Ahorros
Depósitos a Plazo Fijo
Créditos
Tarjeta de Débito
Seguro de Desgravamen
Servicios Adicionales
Alianza del
Valle Ltda.
Cooperativa en línea /
transferencias
Apertura de cuentas en línea
Pagos en Línea
Cuentas de ahorro
Créditos
Inversiones
Mushuc Runa Ahorro a la vista
Depósitos a Plazo Fijo
Certificados de Aportación
Ahorro Encaje
Ahorro Estudiantil
Mushuc Tarjeta
Capacitación a los Socios
Créditos para toda Necesidad
Remesas Internacionales
Ambato Ltda. Ahorro a la vista
Ahorro alcancía
Ahorro gana más
Depósito a plazo fijo
Simulador de plazo fijo
Microcrédito
Consumo
Comercial
Simulador de crédito
En: Coop. Andalucía Ltda., Textil 14 de Marzo, Alianza del Valle, Mushuc Runa. Ambato Ltda.
47
3.9. Factor Externo
3.9.1. Análisis Externo
Este análisis se lo realiza a los factores que afectan al entorno de la cooperativa que de una u otra
forma puede afectar o beneficiar el desarrollo de la misma.
Al considerar el entorno es importante analizarlas siguientes variables:
Factor Económico
Factor Político
Factor Legal
Factor Tecnológico
El análisis externo identifica las oportunidades y las amenazas que existen en otras instituciones, en
este caso se trata de entender el ambiente presente y proyectar un futuro, recopilando información
de la competencia, de clientes y otros.
Factor económico
El análisis de las variables económicas es importante ya que nos ayuda a determinar la interacción
de las empresas con la economía, así el producto interno bruto, la tasa de interés o la inflación
pueden representar una amenaza o una oportunidad en las empresas financieras.
Tasa de interés
La tasa de interés es el precio que pagan las personas que obtienen un crédito a quienes les
otorgaron por el uso de esos fondos.
48
Figura 3.2 Tasa de interés referencial para las cooperativas
Factor político
Correa ha adoptado algunas medidas sociales, ha ejercido el poder de manera autoritaria, desestimó
las instituciones democráticas, diseñó una Constitución a medida y desaprovechó el período de
bonanza propiciado por los altos precios del petróleo. También se crea el Plan Nacional de
Desarrollo el cual presenta 12 objetivos de desarrollo humano, con algunas políticas, estrategias y
metas gubernamentales, este documento busca fortalecer la estructura productiva, la
competitividad, justicia y equidad social, y la participación ciudadana.
Factor legal
El Factor Legal está constituido por todas las normas y reglamentos que regulan directamente las
actividades que realiza la Cooperativa como:
Constitución de la República del Ecuador, artículos 308 al 312.
Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria, desde el Art. N°81 hasta el Art. N°101.
Reglamento a la Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria
Estatuto General de la Cooperativa de ahorro y crédito Kullki Wasi
Reglamentos Internos
Demás leyes que le fueren aplicables
Este factor determina el rumbo de las empresas, es decir señala los lineamientos mediante los
cuales las entidades deben promover sus operaciones, cumpliendo con los requerimientos
necesarios para desempeñar el correcto desarrollo dentro y fuera de la misma.
49
Factor tecnológico
La tecnología es un factor sumamente importante para el proceso de servicio al cliente, hay que
tomar en cuenta que las Cooperativas pretenden hasta el momento ofrecer un servicio eficiente y
para esto es necesario que opte por la utilización de tecnología que se adapte a las necesidades. Los
costos para la adquisición de tecnologías nuevas son muy altos, pero representan en muchos casos
una inversión bien justificada siempre y cuando se le dé la utilidad necesaria y aporte de manera
positiva al desarrollo de la empresa.
3.10. Análisis FODA
Tabla 3.6 Análisis FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES
Poseen una ubicación estratégica en el sector. Los servicios que prestan las otras instituciones
son más rápidos.
Tienen suficientes recursos económicos para
atender los diferentes requerimientos de los
socios.
Poca planificación en sus actividades diarias.
Crecimiento institucional dentro del ámbito
financiero.
Personal insuficiente para cubrir con las
necesidades de los socios.
Apoyo de la gerencia Baja supervisión de actividades
Aplicación de políticas y valores Inexistencia de una gestión de procesos
administrativos financieros
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Apertura de nuevos servicios. Alta competencia dentro del ámbito financiero.
Captación de nuevos socios en la provincia. Falta de credibilidad de otras instituciones
financieras.
Engrandecimiento institucional a través de
nuevas agencias.
Sobreendeudamiento de la sociedad.
Las personas buscan una entidad financiera
confiable que satisfaga sus necesidades
No todas las sucursales se encuentran en una
excelente posición geográfica
La tecnología es útil y confiable para las
actividades a realizarse.
Presencia de nueva competencia dentro del
mercado laboral
En: Coop. Andalucía Ltda.
50
CAPITULO IV
4. PROPUESTA
4.1. PROPUESTA DE UN MANUAL ADMINISTRATIVO-FINANCIERO
Figura 4.1 Logo de la Cooperativa Kullki Wasi
Título:
Elaboración de un Administrativo - Financiero para mejorar la gestión empresarial en la
Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi ubicada en el distrito metropolitano de Quito.
DATOS INFORMATIVOS
Institución ejecutora: Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi
Beneficiarios: Socios, Directivos y Empleados
Ubicación: Provincia de Pichincha
Dirección: Av. Pedro Vicente Maldonado y Leónidas Dublés "Guamaní" entrada a Caupicho
Figura 4.2 Dirección
51
4.2. Justificación
El Manual Administrativo - Financiero se realizara en beneficio de la institución será de gran
ayuda, ya que contiene la descripción de actividades que deben sugerirse en la realización de los
funciones cada trabajador de la institución, que se consideran necesarios para la ejecución del
trabajo.
El Manual Administrativo - Financiero propuesto tiene en su diseño, elementos que servirán para
que la institución pueda crecer y mantener una gestión empresarial que le permita ampliar su
horizonte con el servicio que presta. La propuesta factible en su elaboración por el apoyo de los
directivos de la institución para mejorar la gestión empresarial y logar un crecimiento sustentable.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando sus
responsabilidades y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios,
autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipos de oficina a utilizar y cualquier otro
dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
Los manuales Administrativos - Financieros tienen una gran importancia, porque son instrumentos
útiles en la capacitación del personal, aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y
por lo tanto evitan conflictos entre diversos puestos que existe en la Cooperativa, ya que todas las
responsabilidades se encuentran determinados por escrito haciendo más eficiente al personal dentro
de la Cooperativa.
Los manuales Administrativos - Financieros forman parte de las estrategias seguidas, por el
necesario uso de herramientas para establecer los lineamientos que permitan definir con claridad el
desarrollo de cada actividad dentro de la Cooperativa.
4.3. Objetivos
4.3.1. Objetivo General
Implementar un Manual Administrativo - Financiero para mejorar la gestión empresarial en la
Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wassi.
52
4.3.2. Objetivos específicos
Detallar los procesos Administrativos - Financieros que se realizan en cada departamento.
Contribuir a que los trabajadores tengan visión integradora de las actividades que realizan,
favoreciendo el trabajo en equipo.
Instruir al personal, acerca de aspectos como: funciones, políticas, procedimientos, etc.
Evitar improvisaciones en el trabajo y así lograr efectividad en las actividades que se
desarrollan.
4.4. Estructura del manual administrativo financiero de la Cooperativa
Los roles y responsabilidades referentes a la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wassi se
asignara a la Asamblea General de Representantes, Gerente General, Jefe de Contabilidad y demás
empleados de la Cooperativa que se gestionen con la parte Administrativa - Financiera
4.5. Roles y responsabilidades
4.5.1. Estructura de responsabilidades
4.5.1.1. Estructura Estratégica
Compuesta por la Asamblea General de Representantes que es el máximo órgano de gobierno de la
cooperativa la misma que está integrada por todos los socios de la Cooperativa de Ahorro y Crédito
Kullki Wassi.
4.5.1.2. Estructura Táctica
Compuesta por el Consejo de Administración que es el órgano de dirección y fijación de políticas
de la cooperativa, además se encuentran dentro de este nivel el Gerente de la cooperativa quien es
el representante legal de la cooperativa y su administrador responsable de la Cooperativa de Ahorro
y Crédito Kullki Wassi.
4.5.1.3. Estructura Operativa
Compuesta por la Recursos Humanos, Tesorería, Asesoría Legal, Contador General entre otros.
53
Quienes tienen como función asesorar al gerente acerca de los diferentes aspectos legales y
contables que conciernen a la cooperativa.
4.5.2. Roles y responsabilidades
4.5.2.1. Por responsable
Roles y responsabilidades de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wassi
RESPONSABLES
ROLES
RESPONSABILIDADES
ASAMBLEA
GENERAL
DE
REPRESENTANTES
Supervisión
Supervisión de políticas, procesos y procedimientos.
Asegurar la existencia de los recursos necesarios para su
correcta aplicación.
Aprobación
Aprobar y reformar el estatuto, reglamento interno y el de
elecciones
Aprobar o rechazar los estados financieros e informes de los
consejos de gerencia
Conocer el plan estratégico, el plan operativo anual y su
presupuesto, presentados por el consejo de administración
Aprobar el reglamento que regule gastos del presidente y
directivos
54
RESPONSABLES
ROLES
RESPONSABILIDADES
GERENTE
GENERAL
Supervisión
Supervisar el cumplimiento oportuno, adecuado y
correcto de los registros contables, sobre los eventos
económicos financieros que realice la cooperativa.
Informar continuamente sobre estado tributario de la
compañía y su evolución en el tiempo.
Proponer al Consejo de Administración las políticas,
reglamentos y procedimientos necesarios para la
Cooperativa.
Ejecución
Presentar para aprobación del Consejo de
Administración el plan estratégico, el plan operativo
y el presupuesto anual.
Responder por la parte administrativa, operativa y
financiera e informar mensualmente al Consejo de
Administración.
Presidir el comité de crédito de la cooperativa y
nombrar a sus delegados.
Contratar, remover y sancionar de acuerdo a las
políticas que fije el Consejo de Administración a los
empleados de la cooperativa.
RESPONSABLES
ROLES
RESPONSABILIDADES
CONTABILIDAD
Ejecución
Realizar los registros contables de las operaciones
diarias.
Preparar los balances establecidos por la ley.
Conocer actualizaciones en cuanto a leyes y
disposiciones tributarias
Revisa y aprueba en forma mensual las
conciliaciones bancarias y anexos.
Revisar las solicitudes de pago, los documentos
anexos, previo a la emisión de cheques, así como las
firmas de las personas autorizadas.
55
RESPONSABLES
ROLES
RESPONSABILIDADES
RECURSOS
HUMANOS
Ejecución
Controlar y coordinar el cumplimiento del
reglamento interno de trabajo.
Reclutar personal para procedimientos de selección.
Hacer entrevistas preliminares en procedimientos de
selección.
Ejecutar mediación en casos de conflictos laborales.
Ejecutar estudios de clima laboral, semestral o anual.
Planificar, desarrollar y ejecutar las evaluaciones de
desempeño del personal.
Ejecutar estudios, desarrollo y mantenimiento de
Salud Ocupacional y Seguridad Industrial
Brindar el apoyo y retroalimentación necesaria a
todas aéreas de trabajo.
RESPONSABLES
ROLES
RESPONSABILIDADES
TESORERÍA
Ejecución
Emisión de cheques tomando en consideración la
realización de retenciones a las que la Cooperativa
está sujeta.
Entregar el movimiento diario de cajas a
Contabilidad.
Realiza los pagos a proveedores una vez receptada la
orden de pago de Gerencia
La documentación pertinente de los trámites se envía
a Contabilidad, para su revisión.
Recibir el listado de préstamos cancelados por parte
del Jefe de Crédito, para la depuración del archivo.
Verificar en forma diaria el listado proporcionado por
el Departamento de Crédito donde constan los
créditos desembolsados en el día.
En: Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wassi
56
4.5.2.2. Por Actividad
Roles y responsabilidades de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wassi por actividad
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Conocimiento del negocio
Gerente General
Consejo de Administración
Área Contable
Demás aéreas de apoyo
Estudio de la situación impositiva de la empresa
Gerente General
Área Contable
Desarrollo de la planeación
Gerente General
Área Contable
En: Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wassi
4.6. Gestión por procesos y estructura organizacional
4.6.1. Gestión por procesos
Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wassi
Nec
esi
dad
es y
exp
ecta
tiva
s d
el c
lien
te
PROCESOS ESTRATÉGICOS
Sati
sfac
ció
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es y
exp
ecta
tiva
s d
el c
lien
te
Asamblea General de representantes
PROCESOS AGREGADO DE VALOR
Colocación Capitación
PROCESOS DE APOYO
Financiero
Administrativa
Figura 4.3 Proceso administrativo En: Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wassi
57
4.6.2. Inventario de Procesos
Actualmente la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wassi cuenta con 25 procesos,
distribuidos en el siguiente macro procesos:
MACRO PROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
PROCESOS
ESTRATÉGICO
ASAMBLEA
GENERAL DE
REPRESENTANTES
PROCESOS
OPERATIVOS
COLOCACIÓN DE
RECURSOS
Receptar y validar
requisitos
Solicitar crédito
Analizar crédito
Liquidar crédito
CAPTACIÓN DE
RECURSOS
Cuenta de Ahorros
Depósitos ahorros
Depósitos a la
vista
Efectuar retiros
Inversiones a
plazo fijo
PROCESOS DE
APOYO
GESTIÓN
FINANCIERA
Contabilidad
Registrar asientos
contables
Pagar a proveedores
Pagar a trabajadores
Tesorería
Elaborar arqueo de caja
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
Reclutar
Seleccionar
Contratar
Capacitar
En: Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wassi
58
4.7. Productos de Captación y Colocación
La Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wassi, cuenta con los siguientes productos de
colocación, captación y propios de la actividad bancaria, conforme lo siguiente:
Productos de Captación y Colocación
PRODUCTOS
DENOMINACIÓN DEL PRODUCTO
COLOCACIÓN
Otorgación de crédito
Recuperación de cartera (cobranza)
CAPTACIÓN
Apertura de Cuenta de Ahorros
Depósitos ahorros
Depósitos a la vista
Efectuar retiros
Inversiones a plazo fijo
En: Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wassi
4.7.1. Productos de captación
Los productos de captación que se ofertan son: Depósitos a la vista, depósitos a plazo, y fondo de
garantía este último sin registrar operaciones de captación significativa. Su composición se
presenta en el siguiente cuadro:
Tabla 4.1 Obligaciones con el Público
OBLIGACIONES CON EL PUBLICO
(DICIEMBRE 2014-2015)
(En miles de dólares)
CUENTA Nov-15 Nov-16
Depósitos a la vista 0.040 0.034
Depósitos a plazo 810.743 846.993
TOTAL 810.782 847.027
59
La principal fuente de fondeo, la constituye los recursos de depósitos a plazo, atreves de los
clientes que tiene la Cooperativa.
OBLIGACIONES CON EL PÚBLICO
(NOVIEMBRE 2015-2016)
(En miles de dólares)
Figura 4.4 Obligaciones con el público
El depósito a plazo constituido representa 99.9% del total de obligaciones con el público lo que
constituyen los depósitos de ahorro, estos porcentajes de concentración determinan
0
100
200
300
400
500
600
700
800
900
nov-15 nov-16
Depósitos a la vista Depósitos a plazo
60
4.7.2. Productos de Colocación
Tabla 4.2 Los productos de Colocación ESTRUCTURA DE LA CARTERA DE CRÉDITO
(NOVIEMBRE 2015-2016)
(En miles de dólares)
CUENTA dic-15 % dic-16 %
Cartera de créditos de consumo prioritario por
vencer
2,079.84
4.33%
1,219.65
2.48% Cartera de créditos de consumo prioritario que
no devenga intereses
214.181
0.45%
220.902
0.45%
Cartera de créditos de consumo prioritario
vencida
41.18
0.09%
88.327
0.18%
Cartera de créditos de consumo
4.87%
3.11%
Cartera de microcrédito por vencer 38,540.54
80.21%
40,140.00
81.51%
Cartera de microcrédito que no devenga
intereses
4834.1494
10.06%
4,470.96
9.08%
Cartera de microcrédito vencida
2,339.27
4.87%
3,108.30
6.31%
Cartera de microcrédito
95.13%
96.90%
TOTAL 48,049.16 100% 49,248.14 100%
La Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi maneja dos segmentos importantes por tipo de
cartera, crédito de consumo que representa l 3.11% y el microcrédito que representa el 96.90% a
Noviembre del 2016. El que exista una mayor concentración en el porcentaje de microcrédito se
debe a que la Cooperativa proporciona apersonas de bajos recursos los cuales tengan una buena
credibilidad.
4.8. Descripción de funciones departamentales
El presente manual constituirá una guía primordial e para la Cooperativa de Ahorro y Crédito
Kullki Wasi, con el fin de otorgar a la entidad una herramienta de trabajo necesaria para la
correcta realización de sus funciones asignadas, que contribuirá en el cumplimiento de metas
planteadas.
61
MANUAL DE FUNCIONES ADMINISTRATIVO FINANCIERO
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO KULLKI WASI
Alcance
Las disposiciones contenidas en el presente manual administrativo financiero son de cumplimiento
obligatorio para todo el personal involucrado en el proceso de aprobación y otorgamiento
administrativo y financiero de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi.
Objetivos
Establecer políticas y procedimientos administrativos financieros, estandarizados, claros y
de fácil comprensión para el personal de la Cooperativa.
Fomentar el orden en los procesos de administrativos financieros
62
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
FECHA:
PÁGINA DE
MANUAL DE FUNCIONES
ASAMBLEA GENERAL DE REPRESENTANTES
Misión del cargo:
Evalúan y supervisan los informes presentados por los diferentes organismos de gerencia y
control, para tomar decisiones sobre la gestión administrativa y financiera de la Cooperativa.
Funciones:
Aprobar y reformar el estatuto, reglamento interno y el de elecciones
Elegir y remover a los miembros de los consejos de administración, vigilancia y
gerente.
Nombrar auditor interno y externo en consideración del consejo de vigilancia
Aprobar o rechazar los estados financieros e informes de los consejos de gerencia
Conocer el plan estratégico, el plan operativo anual y su presupuesto, presentados por
el consejo de administración
Definir las aportaciones que deberán suscribir y pagar los socios
Aprobar el reglamento que regule gastos del presidente y directivos
Resolver la fusión, disolución o liquidación
Las demás establecidas en la ley, el reglamento y el estatuto social
COMPETENCIAS
TÉCNICAS
Finanzas corporativas
Control interno
Dirección
COMPORTA MENTALES
Integridad
Amabilidad
Proactiva
PERFIL
Nivel académico
Título universitario en administración de empresas, economía y contabilidad o afines
Experiencia
Tener al menos un año de antigüedad como socio
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
EMISIÓN:
63
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
FECHA:
PÁGINA
MANUAL DE FUNCIONES
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Misión del cargo:
Normar y determinar los lineamientos de la política general de la Cooperativa, así como
supervisar su implementación y cumplimiento
Funciones:
Proponer a la asamblea reformas al estatuto y reglamentos de su competencia
Planificar y evaluar el funcionamiento de la Cooperativa
Hacer cumplir los valores y principios de la Cooperativa.
Aceptar o rechazar las solicitudes de ingreso o retiro de los socios de acuerdo con las
causas y el procedimiento establecidos en el estatuto.
Escoger al Presidente, Vicepresidente y Secretario del Consejo de Administración; y
comisiones y removerlos cuando incumplieren la normativa legal y reglamentaria.
Autorizar la adquisición de bienes muebles y servicios, en la cuantía que fije el
estatuto o reglamento interno.
Aprobar el plan estratégico, el plan operativo anual y su presupuesto y someterlo a
conocimiento de la Asamblea General.
Aprobar los programas de educación, capacitación y bienestar social con sus
respectivos presupuestos.
COMPETENCIAS
TÉCNICAS
Solución de problemas
Liderazgo
COMPORTA MENTALES
Confidencialidad
Responsable
Equitativo
Explícito
PERFIL
Nivel académico
Título universitario en administración de empresas, economía y contabilidad o afines
Experiencia
Integrante de la asamblea general un año mínimo
ELABORADO POR: REVISADO POR: EMISIÓN:
64
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
FECHA:
PÁGINA
MANUAL DE FUNCIONES
CONSEJO DE VIGILANCIA
Misión del cargo:
Precautelar los intereses de los socios y de la entidad, mediante acciones de control en la
administración y gestión operacional, en el marco de lo establece la Ley, el Estatuto,
Reglamento interno.
Funciones:
Controlar las actividades económicas.
Nombrar al Presidente y Secretario del Consejo.
Vigilar que la contabilidad se ajuste a las normas técnicas y legales vigentes.
Realizar controles sobre procedimientos de contratación y ejecución.
Efectuar las funciones de auditoría interna, en los casos de que no excedan de 200
socios o 500.000 dólares de activos.
Vigilar el cumplimiento de las recomendaciones de auditoría.
Presentar a la Asamblea General el informe sobre los estados financieros.
Proponer ante la Asamblea General la designación de auditor interno y externo, y la
remoción de los directivos o Gerente.
Solicitar al Presidente que se incluya los puntos que crea conveniente, para la
próxima asamblea.
Las demás establecidas en la ley, el reglamento y el estatuto social.
COMPETENCIAS
TÉCNICAS
Análisis financiero
Control interno
Auditoría de Gestión
Evaluación de riesgos
COMPORTA MENTALES
Confidencialidad
Responsabilidad
Honestidad
PERFIL
Nivel académico
Título universitario en Contabilidad, Finanzas, Auditoria o ciencias afines
Ser socio de la Cooperativa
Experiencia
Mínimo dos años en funciones de vigilancia en Cooperativas
ELABORADO POR: REVISADO POR: EMISIÓN:
65
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
FECHA:
PÁGINA
MANUAL DE FUNCIONES
GERENTE GENERAL
Misión del cargo:
Dirigir y hacer cumplir las actividades administrativas, como: disposiciones internas,
reglamentos y demás disposiciones legales externas, conjuntamente con parte financiera para
alcanzar las metas de la Cooperativa.
Funciones:
Representar legal, judicial y extrajudicial a la Cooperativa.
Proponer al Consejo de Administración las políticas, reglamentos y procedimientos
necesarios para la Cooperativa.
Presentar para aprobación del Consejo de Administración el plan estratégico, el plan
operativo y el presupuesto anual.
Responder por la parte administrativa, operativa y financiera e informar
mensualmente al Consejo de Administración.
Presidir el comité de crédito de la cooperativa y nombrar a sus delegados.
Contratar, remover y sancionar de acuerdo a las políticas que fije el Consejo de
Administración a los empleados de la cooperativa; y fijar sus remuneraciones que
deberán constar en el presupuesto.
Informar anualmente de su gestión a la asamblea general y al Consejo de
Administración.
Supervisar el cumplimiento oportuno, adecuado y correcto de los registros contables,
sobre los eventos económicos financieros que realice la cooperativa.
Las demás que señale la ley, el reglamento y el estatuto social.
COMPETENCIAS
TÉCNICAS
Trabajo en Equipo
Liderazgo
Capacidad para solucionar conflicto
COMPORTA MENTALES
Carisma
Imparcialidad
Igualdad
Cordialidad
PERFIL
Nivel académico
Título universitario en Administración de Empresas, Economía y Contabilidad o ciencias
afines
Ser socio de la Cooperativa
Experiencia
Mínimo dos años en cargas similares
ELABORADO POR: REVISADO POR: EMISIÓN:
66
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
FECHA:
PÁGINA MANUAL DE FUNCIONES
COMITÉ DE CRÉDITO
Misión del cargo:
Es el encargado de recibir las solicitudes de crédito, determinando en cada caso el tipo y la
naturaleza del crédito que el solicitante está obligado a presentar
Funciones:
Verificar y aprobar a los posibles sujetos de crédito.
Gestionar las recuperaciones de los créditos, utilizando criterios definidos en las
políticas, reglamentos.
Evaluar los servicios crediticios procurando obtener la máxima rentabilidad al menor
riesgo posible en las colocaciones.
Formular planes tendientes a la optimización de las operaciones crediticias.
Cumplir y hacer cumplir las normas y políticas dictadas por la Cooperativa y los
órganos supervisores, para la operación crediticia.
COMPETENCIAS
TÉCNICAS
Conocimientos de créditos y recuperación de cartera
Técnicas de negociación
Conocimiento de normativa
COMPORTA MENTALES
Pensamiento analítico
Imparcialidad
Sinceridad
PERFIL
Nivel académico
Título universitario en Administración de Empresas y Contabilidad o ciencias afines
Ser socio de la Cooperativa
Experiencia
Mínimo dos años en cargas similares
ELABORADO POR: REVISADO POR: EMISIÓN:
67
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
FECHA:
PÁGINA MANUAL DE FUNCIONES
JEFE DE TALENTO HUMANO
Misión del cargo:
Es el encargado de mantener un adecuado funcionamiento de talento humano, resolver
problemas laborales y dar soluciones inmediatas que no afecte al individuo ni a la institución,
proponiendo el desarrollo del personal e institucional
Funciones:
Controlar y coordinar el cumplimiento del reglamento interno de trabajo.
Fomentar y mantener el crecimiento y desarrollo del personal
Reclutar personal para procedimientos de selección.
Hacer entrevistas preliminares en procedimientos de selección.
Tomar pruebas técnicas, psicométricas y psicológicas en procedimiento de selección
con su debida interpretación.
Actualizar los manuales de funciones y perfiles por competencias de acuerdo a la
necesidad y/o crecimiento de la Cooperativa.
Ejecutar mediación en casos de conflictos laborales.
Ejecutar estudios de clima laboral, semestral o anual.
Planificar, desarrollar y ejecutar las evaluaciones de desempeño del personal.
Ejecutar estudios, desarrollo y mantenimiento de Salud Ocupacional y Seguridad
Industrial
Brindar el apoyo y retroalimentación necesaria a todas
COMPETENCIAS
TÉCNICAS
Gestión de Talento Humano
Normativa vigente
Contabilidad básica
Manejo de herramientas computacionales
COMPORTA MENTALES
Responsabilidad
Manejo de conflictos
Sociabilidad
Tolerancia
PERFIL
Nivel académico
Título universitario en Ingeniería Comercial o ciencias afines
Experiencia
Mínimo tres años en cargos directamente relacionados en jefe de talento humano en especial
en empresas del sector financiero cooperativo
ELABORADO POR: REVISADO POR: EMISIÓN:
68
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
FECHA:
PÁGINA
MANUAL DE FUNCIONES
JEFE DE INVERSIONES
Misión del cargo:
Asegurar una cobertura eficiente de la contingencia social, económica y financiera de
nuestros socios y clientes; mejorando el servicio financiero en forma veraz y oportuna
Funciones:
Diseñar y proponer la planeación financiera de la Cooperativa.
Conducir las actividades relacionadas con la captación de ahorros en sus diversas
modalidades y desarrollar otras modalidades de captación de depósitos.
Evaluar constantemente el desarrollo alcanzado en la captación de depósitos con el
objeto de lograr una mayor participación en el mercado.
Mantener información actualizada del servicio y modalidades de captación que ofrece
la competencia.
Establecer relaciones comerciales con socios y efectuar visitas para la captación de
nuevos socios ahorristas.
Preparar los presupuestos y proyecciones financieras de la Cooperativa a corto,
mediano y largo plazo, y efectuar las evaluaciones correspondientes.
Efectuar el análisis sobre los costos y rendimientos de las operaciones de inversión
más convenientes para la institución y recomendar al respecto.
Encaminar los procedimientos financieros de la Cooperativa y supervisar los
requerimientos indicados por el Gerente General.
COMPETENCIAS
TÉCNICAS
Finanzas
Pensamiento analítico
Administración de riesgos
COMPORTA MENTALES
Integridad
Equitativo
Trabajo en Equipo
PERFIL
Nivel académico
Título universitario en Ingeniería Comercial o ciencias afines
Experiencia
Mínimo tres años en cargos directamente relacionados en jefe de talento humano en especial
en empresas del sector financiero cooperativo
ELABORADO POR: REVISADO POR: EMISIÓN:
69
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
FECHA:
PÁGINA
DE
MANUAL DE FUNCIONES
JEFE DE CRÉDITO
Misión del cargo:
Supervisar la estricta aplicación de las políticas de crédito de la entidad, a fin de que el
desarrollo de su actividad se enmarque en los objetivos y normativa interna, bajo un apego al
marco regulatorio legal vigente.
Funciones:
Supervisar, controlar y evaluar las actividades del personal que labora en la unidad de
Crédito.
Efectuar contrataciones de personal para la Unidad de Crédito, en acción coordinada
con el Gerente.
Supervisar la buena marcha administrativa y operativa de la unidad.
Analizar y aprobar operaciones de crédito gestionadas por los asesores de crédito.
Informar a la Gerencia General sobre las actividades y negocios gestionados en la
Unidad de Crédito.
Controlar el desenvolvimiento de la cartera colocada, haciendo hincapié en el
seguimiento y efectividad de las recuperaciones de cartera vencida.
Intervenir, con voz y voto, en las reuniones de Consejo de Administración.
Visitar a clientes en compañía de los asesores de crédito, y recaudadores cuando el
caso lo amerite.
Supervisar y aprobar las calificaciones de riesgos elaboradas por los asesores de
crédito.
Conceder sobregiros a los clientes, dentro de sus límites de aprobación asignados
COMPETENCIAS
TÉCNICAS
Análisis financiero
Técnicas de negociación
Conocimiento de normativas
COMPORTA MENTALES
Liderazgo
Tolerancia
Integridad
PERFIL
Nivel académico
Título universitario en Ingeniería Comercial o ciencias afines.
Título de Bachiller de Secretariado
Experiencia
Mínimo de 3 a 6 meses de experiencia en cargos similares
ELABORADO POR: REVISADO POR: EMISIÓN:
70
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI FECHA:
PÁGINA MANUAL DE FUNCIONES
TESORERO
Misión del cargo:
Es responsable de la custodia de valores depositados, contratos originales de prestatarios,
fianza y de todo el movimiento del manejo de fondos de ingresos y egresos de la
Cooperativa.
Funciones:
Emisión de cheques tomando en consideración la realización de retenciones a las que
la Cooperativa está sujeta.
Entregar el movimiento diario de cajas a Contabilidad.
Realiza los pagos a proveedores una vez receptada la orden de pago de Gerencia.
La documentación pertinente de los trámites se envía a Contabilidad, para su
revisión.
Recibir el listado de préstamos cancelados por parte del Jefe de Crédito, para la
depuración del archivo.
Verificar en forma diaria el listado proporcionado por el Departamento de Crédito
donde constan los créditos desembolsados en el día.
COMPETENCIAS
TÉCNICAS
Manejo de equipo de computo
Archivo
Conocimiento de Contabilidad básica
COMPORTA MENTALES
Responsabilidad
Integridad
Organizada
PERFIL
Nivel académico
Título universitario en Ingeniería Comercial o ciencias afines.
Título de Bachiller en Secretariado
Experiencia
Mínimo de 3 a 6 meses de experiencia en cargos similares
ELABORADO POR: REVISADO POR: EMISIÓN:
71
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI FECHA:
PÁGINA MANUAL DE FUNCIONES
CONTADOR /A
Misión del cargo:
Mantener un adecuado registro de la operaciones, que permita elaborar informaciones
financiera oportunas y confiables para la toma d decisiones.
Funciones:
Realizar los registros contables de las operaciones diarias.
Elabora, registra y legaliza comprobantes de contabilidad de fin de mes y cierre del
ejercicio económico.
Mantener el sistema contable al día con los registros de las operaciones económicas,
garantizando la aplicación correcta de las normas contables
Preparar semestralmente los balances establecidos por la ley.
Analiza, evalúa y recomienda los cambios que sean necesarios en el sistema de
contabilidad de la Cooperativa, siempre que propendan a mejorar el mismo,
cumpliendo con las normas de contabilidad de general aceptación.
Efectúa constataciones de inventarios físicos en forma periódica o cuando se lo
requiera, de todos los bienes de la Cooperativa
Legaliza con su firma, la veracidad de los estados financieros para la Cooperativa.
Prepara, revisa y cancela las declaraciones de pagos, por concepto de retención de
impuestos a la renta y otras obligaciones tributarias vigentes.
Revisa y aprueba en forma mensual las conciliaciones bancarias y anexos.
Revisar las solicitudes de pago, los documentos anexos, previo a la emisión de
cheques, así como las firmas de las personas autorizadas.
COMPETENCIAS
TÉCNICAS
Sistemas informáticos
Recopilación de información
Destreza matemática
COMPORTA MENTALES
Organizada
Confiabilidad
Ética profesional
PERFIL
Nivel académico
Título universitario en Ingeniería Comercial o ciencias afines.
Experiencia
Mínimo de 3 a 6 meses de experiencia en cargos similares
ELABORADO POR: REVISADO POR: EMISIÓN:
4.9. Manual de procedimientos
El manual de procedimientos administrativos y financieros, ha sido elaborado para que los
funcionarios de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi, dispongan de procedimientos
actualizados en la administración de sus recursos de la Cooperativa.
72
En el Manual indicamos el responsable de cada área, el alcance del proceso, personal que
interviene y ordenamientos que deben ejercer, también detallamos paso a paso las actividades que
se deben realizar acompañadas de un flujo grama.
4.9.1. Descripción de procedimientos Administrativos
Para mejorar la gestión empresarial de la Cooperativa se necesita implementar un Manual
Administrativo que coadyuve a mejorar los procesos y actividades laborales en diferentes
departamentos.
La propuesta de Manual de Procedimientos pretende convertirse en una guía que ayude a los
funcionarios a controlar cada uno de los ámbitos en los cuales se aplique.
En el área Administrativa el análisis se centrará en los siguientes procesos:
Gestión de Talento Humano
Reclutamiento de personal
Selección del personal
Contratación del personal
Inducción del personal
73
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO
ÁREA DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
CONTENIDO
OBJETIVO
Identificar potenciales candidatos que cumplan con las expectativas que presenta la vacante para
ocupar cargos dentro de la Cooperativa.
ALCANCE
Todos los puestos de la Cooperativa, encargados de los departamentos que requieren personal.
RESPONSABLE
Departamento de Talento Humano
NORMATIVA
El departamento de la talento humano es el responsable de recibir las hojas de vida por cualquier
medio de comunicación.
En el caso de no seleccionar ningún candidato, se efectúa iniciar nuevamente el procedimiento de
reclutamiento.
POLÍTICA
Según lo establecido en las políticas internas de la Cooperativa y sus reglamentos.
74
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N.- RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
1 JEFE DE
CUALQUIER
DEPARTAMENTO
Se inicia el procedimiento de reclutamiento mediante la
detección de la necesidad.
Envía la solicitud del cargo vacante mediante documento de
requisición.
2 JEFE DEL
DEPARTAMENTO
DE TALENTO
HUMANO
Realiza el aviso mediante documento de requisición
Realiza en primera instancia un llamado al personal que labore
en la institución para ocupar la vacante.
Verificar la existencia del aspirante interno.
Si la respuesta es favorable, realiza la respectiva revisión,
evaluación y calificación de la hoja de vida y expediente
interno.
De no existir una respuesta favorable o los postulantes no
ocupen los requisitos mínimos, se procede a realizar un
llamado externo través de los medios públicos.
Recibe la documentación de los aspirantes para que pasen a
formar parte de la base de datos de selección.
Elaborado por: Gloria Criollo
75
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
FLUJO GRAMA DE
PROCESOS
RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
Elaborado por: Gloria Criollo
Figura 4.5 Reclutamiento de personal
INICIO
Vacante
Recepción de hojas
de vida
Cumple con
los requisitos
Entrevista con el Jefe de
Talento Humano
Pasa al siguiente proceso
(selección)
FIN
NO
SI
76
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
SELECCIÓN DEL PERSONAL
CONTENIDO
OBJETIVO
Conducir el procedimiento d forma lógica y ordenada para disponer de talento humano idóneo para
ocupar el puesto vacante
ALCANCE
Todos los puestos de la Cooperativa, encargados de los departamentos que requieren personal y los
postulantes que resulten favorecidos en procedimiento de preselección y selección.
RESPONSABLE
Departamento de Talento Humano
NORMATIVA
Todo perfil de selección debe considerar las competencias que se requieren para el desarrollo de las
tareas y el cumplimiento de los objetivos del cargo.
La selección se realizará atendiendo exclusivamente a criterios de méritos y capacidad,
garantizando que todos los candidatos reciben el mismo trato durante todo el procedimiento.
Todo el procedimiento de selección debe estar basado estrictamente en los requisitos exigidos para
el desempeño del cargo.
La hoja de vida se debe incluir en los archivos por un periodo de 3 meses.
La información de los resultados del concurso de todos los candidatos que acudieron la entrevista,
se comunicará mediante llamado telefónico.
Se debe elegir a los candidatos idóneos en los 3 días laborales posteriores a la entrevista final.
POLÍTICA
Según lo establecido en las políticas internas de la Cooperativa y sus reglamentos.
77
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
SELECCIÓN DEL PERSONAL
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N.- RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
1 JEFE DEL
DEPARTAMENTO
DE TALENTO
HUMANO
Realizar la selección
Evaluar y verificar el cumplimiento de la documentación y los
requisitos mínimos para el puesto solicitado.
Ingresa los expedientes en la base de datos de aspirantes.
Realizar la preselección de los aspirantes
Evaluación de los aspirantes
Realizar entrevistas preliminares
Efectuar la pruebas específicas y evaluación del expediente
respectivo
Detallar el informe final.
2 SOLICITANTE Procede a los exámenes de conocimiento para que se asigne le
puntaje respectivo.
3
JEFE DEL
DEPARTAMENTO
DE TALENTO
HUMANO
Realiza pruebas psicotécnicas, a la que se asigna un puntaje
Excluye del procedimiento de selección a los aspirantes que
obtuvieron un puntaje poco satisfecho.
A los aspirantes con buen puntaje, se procede a la entrevista
final.
Designación del ganador
Suma los puntajes obtenidos por cada uno de los candidatos y
confirma el ganador
Archiva los documentos para consideraciones de futuras
contrataciones.
Nombra al ganador /a del procedimiento de selección.
Elaborado por: Gloria Criollo
78
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
FLUJO GRAMA DE
PROCESOS
SELECCIÓN DEL PERSONAL
Elaborado por: Gloria Criollo
Figura 4.6 Selección del personal
Verifica las referencias y
antecedentes
FIN
Suma los porcentajes de cada
candidato y confirma el
ganador
Existe
ganador
Nombra al ganador
SI
INICIO
Realiza pruebas de
conocimiento
Aplica pruebas
psicológicas
Resultado
satisfactorio
Se Realiza la entrevista
los postulantes
NO
SI
Excluye el proceso
de selección
Archiva los
documentos
NO
79
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
CONTENIDO
OBJETIVO
Formalizar la propuesta de trabajo para lograr un mayor resultado y compromiso en las relaciones
laborales
ALCANCE
Todo empleado seleccionado para ocupar un puesto de Cooperativa.
RESPONSABLE
Departamento de Talento Humano
Gerente General
NORMATIVA
Toda persona contratada para realizar una función, debe firmar un contrato de trabajo, basado en
leyes y reglamentos laborales que norman las relaciones de trabajo.
El contrato por escrito, especificará el salario y demás condiciones de la oferta, tiene un plazo de
formulación no mayor a 2 días laborables y debe ser elaborado en colaboración con el asesor legal
de la institución.
Se debe considerar un período de prueba no mayor a 90 días, caso contrario se entenderá como
contrato por tiempo indefinido
POLÍTICA
Según lo establecido en las políticas internas de la Cooperativa y sus reglamentos.
80
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N.- RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
1 JEFE DEL
DEPARTAMENTO
DE TALENTO
HUMANO
Negociación del contrato
Se acuerda con el interesado en forma verbal las condiciones
de contratación, responsabilidad, tareas, personal a cargo,
salario y otros beneficios.
Renegocian las condiciones si no existe un acuerdo
Presenta la promesa por escrito redactada por el asesor legal,
según las condiciones aceptadas.
2 GERENTE
GENERAL
Colocar la firma aceptando los términos del contrato
3
JEFE DEL
DEPARTAMENTO DE
TALENTO HUMANO
Archiva los documentos e ingresa al nuevo trabajador al
sistema del IESS.
Elaborado por: Gloria Criollo
81
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
FLUJO GRAMA DE
PROCESOS
CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
Elaborado por: Gloria Criollo
Figura 4.7 Contratación del personal
SI NO
Presenta la promesa por escrito
redactado por el asesor legal
Presenta al nuevo trabajador a
sus compañeros
Firma del Gerente
INICIO
Acuerdo de forma verbal de
contratación
Existe
acuerdo
Firma del Jefe de Talento Humano
Ingresa al trabajador al sistema del
IESS
FIN
82
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
INDUCCIÓN DEL PERSONAL
CONTENIDO
OBJETIVO
Suministrar información básica sobre los antecedentes de la institución y generalidades del puesto,
para generar un sentido de pertenencia que permita un comienzo productivo en los trabajadores
recién ingresados
ALCANCE
Todo el talento humano que ingrese a la empresa o sea promovido a una cargo.
RESPONSABLE
Departamento de Talento Humano
NORMATIVA
El Jefe de Talento Humano es el encargado de presentar al nuevo colaborador en la institución y su
jefe inmediato.
El reglamento interno se debe entregar al nuevo empleado, a través de un medio escrito, digital o
vía email.
El personal nuevo recibirá un curso de inducción y formación específica a partir de la fecha de
inicio de sus actividades en la institución.
POLÍTICA
Según lo establecido en las políticas internas de la Cooperativa y sus reglamentos.
83
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
INDUCCIÓN DEL PERSONAL
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N.- RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
1 JEFE DEL
DEPARTAMENTO
DE TALENTO
HUMANO
Realización de la inducción
Presenta al nuevo trabajador a sus compañeros de trabajo y le
indica los sitios generales de la institución.
Procede a entregar el reglamento interno de la Cooperativa
Vinculación del nuevo trabajador
Ubicación del trabajador en su plaza de trabajo
Provee información relevante y entrega de materiales y
enseres
Evaluación del desempeño en ejercicio de su función
Inspección constante del trabajador tiempo 30 días
Corrobora la continuidad del trabajador en el ejercicio de sus
funciones si logra un buen desempeño
Elaborado por: Gloria Criollo
84
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
FLUJO GRAMA DE
PROCESOS
INDUCCIÓN DEL PERSONAL
Elaborado por:
Figura 4.8 Inducción del personal
Desvinculación
SI
NO
Adecuado
desempeño
INICIO
Entrega del reglamento
interno
Ubicación en la plaza de
trabajo
Adecuado
desempeño
NO
Extiende la evaluación
90 días
Corrobora la continuidad
del trabajador en el
ejercicio de sus
funciones
Informa sobre las funciones
inherentes del cargo
Inspecciona el
desempeño de los
primeros 30 días
FIN
SI
85
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
CONTENIDO
OBJETIVO
Beneficiar a la cooperativa con el talento humano, capacitado y motivado, que lleve a cabo las
labores con eficiencia y eficacia.
ALCANCE
Todos los departamentos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi
RESPONSABLE
Departamento de Talento Humano
Gerente General
NORMATIVA
Se debe realizar un programa de capacitación que responda a un diagnóstico de necesidades, para
establecer prioridades.
La formulación del programa de capacitación requiere incluir las propuestas de las diferentes
unidades para su revisión y estudio.
Las capacitaciones independientes serán consideradas en la medida que se vayan programando,
como parte de las actividades de capacitación para el año en curso.
Las capacitaciones externas que generen costo serán objeto de concurso y pago formal del
Departamento Financiero.
El Departamento de Talento Humano al final de cada capacitación presentará un informe del
evento, acreditará la asistencia y actualizará los perfiles de los participantes.
POLÍTICA
Según lo establecido en las políticas internas de la Cooperativa y sus reglamentos.
86
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N.- RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
1 JEFE DEL
DEPARTAMENTO
DE TALENTO
HUMANO
Llevar a cabo el proceso de detección de necesidades de
capacitación y desarrollo.
Solicita información a los diferentes departamentos de la
cooperativa.
Establece prioridades de capacitación, con el fin de
configurar el programa de capacitación y estimar los
costos de su implementación.
Presenta a la Gerencia General las temáticas de los cursos
y el presupuesto respectivo.
2 GERENTE
GENERAL
Analiza y aprueba los cursos y el presupuesto.
Toma en cuenta la modalidad de la Capacitación.
Si la capacitación es externa se encarga de escoger la
modalidad.
Recibe propuestas y aprueba la oferta y pide
financiamiento.
Remite la factura al Departamento Financiero.
Califica el evento.
3 JEFE DEL
DEPARTAMENTO
DE TALENTO
HUMANO
Controla la capacitación
Registra la asistencia y puntualidad al curso
Supervisa que el curso cumpla
Entrega reconocimientos
Archiva copia en el expediente personal
Elaborado por: Gloria Criollo
87
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
FLUJO GRAMA DE
PROCESOS
CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
Figura 4.9 Capacitación del personal
INICIO
Detecta las necesidades
de capacitación
Solicita información de
diferentes departamentos
Registra datos de los
departamentos
Establece prioridades de
capacitación para estimar el
costo
Presentar a la Gerencia
General las temáticas de los
cursos y el presupuesto
Escoge la
modalidad
capacitaci
NO
Autoriza la propuesta
de capacitación
SI
Controla y supervisa la
capacitación
FIN
El Jefe de Talento
Humano se encarga del
inicio de la capacitación
El Gerente General analiza y
aprueba los cursos y
presupuestos
Recibe propuesta y
aprueba la oferta
pide financiamiento
Remite la factura al
Departamento
financiero
Califica el evento
Entrega
reconocimientos
Registra la asistencia y
puntualidad al curso
Archiva copia de
expediente del personal
88
4.9.2. Descripción de procedimientos financieros
Descripción de procedimientos financieros
En el área financiera el análisis se centrará en los siguientes procesos:
Cuadre de cajas diarios
Egresos de recursos.( Pago a proveedores)
Egresos de recursos. (Pago de sueldos)
A continuación presentamos el Manual de Procedimientos que ha sido desarrollado con la finalidad
de que sirva a los empleados como una herramienta de consulta, en las distintas áreas mencionadas
anteriormente.
89
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FINANCIERO
CUADRE DE CAJAS DIARIOS
CONTENIDO
OBJETIVO
Delinear con exactitud las actividades en el área de cajas para el servicio de órdenes de pago, tareas
inmersas en el proceso como impresión de cartolas, verificación de firmas, digitación de datos,
validación de órdenes, conteo de dinero.
ALCANCE
Su campo de acción es el aseguramiento de un soporte legal en el manejo del dinero.
RESPONSABLE
Cajeros
Jefe de Agencia
Supervisor de caja
NORMATIVA
Ley Orgánica Economía Popular y Solidaria (LOEPS)
POLÍTICA
Según lo establecido en las políticas internas de la Cooperativa y sus reglamentos.
90
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
CUADRE DE CAJAS DIARIOS
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N.- RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
1 JEFE DEL
DEPARTAMENTO
DE TALENTO
HUMANO
Contar los billetes y monedas los cuales deben cuadrar con
el registro del sistema.
No cuadra satisfactoriamente, reportar en el sistema el
faltante o sobrante de dinero en efectivo.
Cuadrar las órdenes de pago, retiro de libreta, cheques
emitidos, cierre de cuentas.
No cuadra satisfactoriamente, reportar en el sistema.
Imprimir el arqueo por caja diario y reporte total de cajero.
Registrar el sello, fecha y firma de la persona encargada del
cuadre de caja.
Supervisor procede a revisar el reporte y verificar el dinero.
Si no cuadra con el reporte el Supervisor, procede a reabrir
la caja y realizar un nuevo cuadre del efectivo y documentos
de transacción.
Ingresar a bóveda en dinero y archivar documentos cuando
el cuadre esté en orden
Elaborado por:
91
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
FLUJO GRAMA DE
PROCESOS
CUADRE DE CAJAS DIARIOS
Figura 4.10 Cuadre de cajas diarios
NO
SI
NO
SI
NO
SI
INICIO
Contar los billetes, monedas
y cuadrar con el registro del
sistema.
Cuadra correctamente
con el sistema
Cuadrar las órdenes de pago, retiro
de libreta, cheques emitidos, cierre
de cuentas.
Colocar el sello, la fecha, el nombre del
responsable y firma de caja en el
reporte de cuadre.
Cuadra
correctamente
con el sistema
Reportar el faltante o
sobrante en el sistema.
Reportar el faltante o sobrante
en el sistema.
Imprimir
Arqueo de caja
Reporte total del cajero
Supervisor revisara el reporte total de caja y
verificar el dinero.
FIN
Cuadra el
arqueo de caja
Ingresar a la bóveda
92
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FINANCIERO
ÁREA DE EGRESO DE RECURSOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FINANCIERO
EGRESO DE RECURSOS (PROVEEDORES)
CONTENIDO
OBJETIVO
Describir y controlar los egresos de recursos en las principales áreas críticas de la Cooperativa
como son:
Compras y pagos a proveedores. (Proveedores)
ALCANCE
Inicia con la aprobación de Gerencia General para la compra, la selección de la mejor cotización y
la compra del bien solicitado
RESPONSABLE
Jefe Operacional.
Gerencia
Contabilidad
NORMATIVA
Ley Orgánica Economía Popular y Solidaria (LOEPS)
POLÍTICA
Según lo establecido en las políticas internas de la Cooperativa y sus reglamentos.
93
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
EGRESO DE RECURSOS (PROVEEDORES)
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N.- RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
1 JEFE DE
OPERACIONES
1. El Jefe de Operaciones recepta requerimientos y
necesidades de bienes y servicios por parte del personal de la
Cooperativa.
2. Se realiza un análisis y evaluación de tales
requerimientos; si son aprobados se solicitan cotizaciones a
los proveedores, de lo contrario se informan por qué no se
aprobó la solicitud.
3. Los proveedores de bienes y servicios realizan las
cotizaciones respectivas y envían a la cooperativa para su
análisis.
4. El Jefe de Operaciones recepta y evalúa cotizaciones, que
luego de ser analizadas son enviadas a gerencia para su
respectiva aprobación.
5. Gerencia revisa las cotizaciones y requerimientos, si las
aprueba devuelve al Jefe de Operaciones para que se emita
la correspondiente orden de compra.
6. Las órdenes de compra son enviadas a los proveedores
para el respectivo despacho de los bienes y servicios
solicitados.
7. Los proveedores emiten la respectiva factura y
documentos complementarios (guías) de los bienes o
servicios comprados por la cooperativa.
8. Se recepta los bienes o verifica los servicios de acorde a la
orden de compra y revisa los documentos de respaldo de la
transacción, los mismos que son enviados a Contabilidad.
9. Contabilidad recepta y verifica los documentos de las
compras realizadas.
10. Procede con la respectiva contabilización de tales
adquisiciones y emite los respectivos comprobantes de pago
y retenciones. Los comprobantes de pago son enviados a
gerencia para su aprobación.
11. Una vez que son aprobados por gerencia se realiza el
respectivo pago
12. Se cancela la compra y archivan los respectivos
documentos de la transacción.
Elaborado por: Gloria Criollo
94
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
FLUJO GRAMA DE
PROCESOS
EGRESO DE RECURSOS (PROVEEDORES)
Figura 4.11 Egreso de recursos (proveedores) (Continua)
NO
SI
INICIO
Recepción de requerimientos y necesidades de bienes y servicios
Aprueba
Solicita cotizaciones
Proceso de cotizaciones y revisión
de lo solicitado
Recepta y evalúa cotizaciones
Cotizaciones
Informa novedades al
departamento
Análisis y evaluación de requerimientos
Aprueba Informa novedades a
proveedores
SI
NO
Revisa requerimientos y
cotizaciones
1
3
95
Figura 4.11 Egreso de recursos (proveedores) (Continua)
Genera egreso y proceso de pago
Aprueba
Orden de Compra
Proceso de despacho de bienes y/o
servicios
Factura
Guía de remisión
Recepción de bienes y servicios
acorde a orden de compra
Documentos de recepción
Recepta y revisa documentos de
compra de bienes y/o servicios
Registro del asiento contable
Comprobantes
Retenciones
Aprueba
SI
NO
SI
NO
1
3 2
96
Elaborado por:
Figura 4.11 Egreso de recursos (proveedores)
FIN
Validación y archivo de
documentación
Recepta aprobación del pago y
genera transferencia o pago
directo
Comprobantes transaccionales
2
3
97
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FINANCIERO
EGRESO DE RECURSOS (PAGO SUELDOS)
CONTENIDO
OBJETIVO
Describir y controlar los egresos de recursos en las principales áreas críticas de la Cooperativa
como son:
Control y pago de nómina. (Pago de Sueldos)
ALCANCE
Inicia con el proceso de contratación de personal hasta la cancelación de los pagos mensuales y/o
acreditación en cuenta de cada empleado.
RESPONSABLE
Recursos Humanos
Contabilidad
Gerencia
Caja
NORMATIVA
Ley Orgánica Economía Popular y Solidaria (LOEPS)
POLÍTICA
Según lo establecido en las políticas internas de la Cooperativa y sus reglamentos.
98
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
EGRESO DE RECURSOS (PAGO SUELDOS)
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N.- RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
1 RECURSOS
HUMANOS
1. El departamento de talento humano es el encargado de generar
información del trabajo realizado acerca del control, asistencia y
horas extras del personal que labora en la cooperativa y genera los
respectivos reportes y los envía a contabilidad.
2 CONTABILIDAD 2. Contabilidad recepción las novedades informadas e inicia
procesos contables de gastos de nómina, beneficios y provisiones y
genera los respectivos documentos de respaldo rol de pagos y
planillas del IESS.
3. Rol de pagos y planillas son enviadas a Gerencia para su
revisión y aprobación
3 GERENCIA 4. Gerencia revisa roles y planillas, están correctos son aprobados
para su liquidación respectiva. Caso contrario si tiene
inconsistencias son devueltos para su respectiva corrección.
4 CONTABILIDAD 5. Contabilidad recibe roles y planillas revisados y procede a
generar los respectivos procesos de pago los cuales son enviados a
Tesorería para la respectiva liquidación tanto a los empleados como
al IESS.
6. Adicionalmente Contabilidad procede con las respectivas
modificaciones y correcciones si es el caso con los reportes que no
fueron aprobados por gerencia
5 TESORERÍA 7. Tesorería recepta aprobación del pago y genera acreditación en
las cuentas de los empleados y el pago de planillas al IESS,
generando el respectivo comprobante de sustento de la transacción.
6 CONTABILIDAD 8. Contabilidad recibe los comprobantes de sustento de la
transacción de pago, los verifica y los archiva.
Elaborado por: Gloria Criollo
99
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
FLUJO GRAMA DE
PROCESOS
EGRESO DE RECURSOS (PAGO SUELDOS)
Figura 4.12 Egreso de recursos (pago sueldos)
Recepta aprobación del pago y
genera pago de planilla
NO
SI
INICIO
Proceso de contratación, control,
asistencia y horas extras del Talento
Humano
Aprueba
Genera egreso y proceso de pago
Reporte de Novedades
Recepción de novedades y procesos
contables de Gastos de nómina,
beneficios y provisiones
Rol de pagos
Planilla del IESS
Proceso de revisión de rol de pagos
Revisión y corrección de
novedades
Recepta aprobación del pago y
genera pago de planilla
FIN
Comprobante transaccional
Validación y archivo de
documentación
100
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TRANSVERSALES
ÁREA COLOCACIÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
OTORGACIÓN DE CRÉDITO
CONTENIDO
OBJETIVO
Regular los procesos de otorgación de créditos y evitar el riesgo de otorgar préstamos a clientes que
no tengan solvencia para cubrir el mismo.
ALCANCE
Inicia con la solicitud de otorgación del cliente hasta la aprobación por parte de los directivos de la
empresa y su adecuado desembolso.
RESPONSABLE
Socio
Jefe de Agencia
Jefe de Crédito
Gerente
NORMATIVA
Manual de Crédito.
Ley Orgánica Economía Popular y Solidaria (LOEPS)
POLÍTICA
Según lo establecido en las políticas internas de la Cooperativa y sus reglamentos.
101
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
OTORGACIÓN DE CRÉDITO
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N.- RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
1 ATENCIÓN AL
CLIENTE
El socio solicita información acerca de los créditos que
promociona la cooperativa.
Proporcionar la lista de requisitos necesarios para iniciar con
la operación.
2 JEFE DE CRÉDITO El socio entrega la solicitud de crédito y el resto de
documentación requeridos.
El oficial de crédito realiza una verificación de las carpetas
receptadas con la información requerida.
Si la información solicitada está completa y es validada por
el oficial de crédito, se envía al respectivo nivel de
aprobación, el mismo que dependerá del monto y plazo del
crédito, caso contrario, si la información solicitada resultare
incompleta o no cumpliera con lo requerido para la
otorgación, se informa al socio de la no aprobación y sus
causas.
3 GERENTE
Y
JEFE DE CRÉDITO
Cuando el crédito corresponde a montos de hasta
$20.000,00, en Comité de Crédito se analizan todos los
créditos y se aprueban o niegan. En caso de negación se
debe informar al socio las causas de la no aprobación.
Cuando el crédito corresponde a montos desde $20001,00,
para su análisis se reúne el Comité de Crédito más el
Presidente de CAJA. En caso de negación se debe informar
al socio las causas de la no aprobación.
Cuando el crédito corresponde a montos desde $50001,00, el
nivel de aprobación le concierne al Comité de Consejo
Administrativo. En caso de negación se debe informar al
socio las causas de la no aprobación.
4 JEFE DE CRÉDITO Una vez aprobado el crédito se procede con la consolidación
de las respectivas garantías con deudores y garantes, y se
emiten los respectivos documentos de respaldo del crédito:
pagaré y tabla de amortización
Elaborado por: Gloria Criollo
102
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
FLUJO GRAMA DE
PROCESOS
OTORGACIÓN DE CRÉDITO
Figura 4.13 Otorgación de crédito (Continua)
NO
INICIO
Solicitar información para
realizar el crédito
Documentació
n Completa
Solicita los documentos
necesarios para obtener el
préstamo
Entregar solicitud y resto
de documentos solicitados
Realizar Check list de las
carpetas receptadas
Socio reunir los
requerimientos
establecidos
Documentos Requeridos
SI
Validación de información: • Revisión en Buro y otras
fuentes • Análisis de Cónyuge • Análisis de garante(s) • Revisión de informe de
económico(ingresos- gastos) • Determinación de la capacidad
de pago. • Garantías acorde al crédito
requerido.
1
103
Figura 4.13 Otorgación de crédito
Reunión diaria:
• Gerente
• Jefe de Crédito
Recepta aprobación del crédito
FIN
Aprueba
Genera acreditación en la cuenta
del socio
Comprobante transaccional
Cumple
Crédito hasta $20.000,00
Crédito desde $20.001,00
Crédito desde $50.001,00
Proceso de consolidación de
garantías, con socios y garantes
Pagares
Tabla de amortización
Coordinación con caja para
acreditación de préstamo y
verificación de firmas
Cumple
Informar al cliente
la no aprobación y
sus causas
1
104
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
TRANSVERSALES
RECUPERACIÓN DE CARTERA
CONTENIDO
OBJETIVO
Evitar excesiva mora, gestionar el correcto proceso de recuperación y dar un seguimiento adecuado
en el proceso con los socios - clientes morosos.
ALCANCE
Inicia con el seguimiento a los reportes de vencimiento hasta lograr el cobro del crédito mediante
acuerdo entre las partes, o trámite judicial.
RESPONSABLE
• Departamento de Cobranzas
• Cobrador
• Departamento legal
• Contabilidad.
NORMATIVA
Ley Orgánica Economía Popular y Solidaria (LOEPS)
POLÍTICA
Según lo establecido en las políticas internas de la Cooperativa y sus reglamentos.
105
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
RECUPERACIÓN DE CARTERA
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N.- RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
1 JEFE DE CRÉDITO 1. Se realizan procesos de control, verificación del
vencimiento de los créditos, y se emiten los respectivos
reportes.
2. Se cotejan los reportes con los pagos normales que
realizan los socios – clientes.
3. Si el socio es puntual en sus pagos no se realizan
procesos adicionales de análisis, en cambio, si hay
incumplimiento se efectúa un análisis de la cartera de
créditos vencida, a la vez que se determina el grado de
riesgo.
4. Se realiza el seguimiento al deudor durante un lapso de
30 días a partir de la fecha de vencimiento mediante la
realización de llamadas.
5. Si durante el tiempo antes indicado el socio no se
acerca a cancelar, se realizan las respectivas notificaciones
por escrito. Este procedimiento se da desde el día 31 al día
60 a partir de la fecha de vencimiento.
2 COBRADOR 6. La persona encargada de la cobranza es el encargado de
ubicar al socio y a los garantes para la entrega de las
notificaciones.
7. Una vez que los deudores reciben la notificación, si
realizan la cancelación respectiva, el cobrador informa al
departamento de cobranzas para que se realicen las
liquidaciones correspondientes.
8. Si los deudores no fueron localizados, o si estos aún
notificados, no se acercaron a realizar el pago, el cobrador
genera la evaluación y calificación de estos créditos, que
conjuntamente con la documentación de respaldo es
enviada al departamento legal para su respectivo proceso.
3 DEPARTAMENTO
LEGAL
9. El departamento legal analiza la información y
documentación e inicia el trámite para la recuperación de
cartera.
10. El abogado confirma la existencia de bienes del
deudor en la Registradora de la Propiedad o en Agencia
Nacional de Tránsito, y verifica si éstos son del deudor o
si están a nombre de otras personas.
11. Una vez determinado los bienes del deudor, el
106
abogado entabla la demanda solicitando a la función
judicial la prohibición de venta de bienes por parte del
deudor y se adjunta el pagaré original que respalda la
operación de crédito.
12. El abogado recepta el Nro. De juicio emitido por la
Función Judicial y saca copias de la demanda.
13. Posteriormente cita a los deudores a la respectiva
audiencia en tres (3) días y tres (3) veces.
14. Se trata de llegar a un acuerdo entre las partes, si se
obtiene, el proceso termina con la cancelación del crédito,
caso contrario, se entra en una etapa de prueba por seis (6)
días hábiles; se reproduce en forma íntegra el pagare y se
expone el relato en el juicio.
15. El abogado envía escrito a la función judicial
solicitando sentencia argumentando los pros y los contras.
16. El abogado recibe las notificaciones judiciales y las
apelaciones que se dieran, las mismas que debe analizar.
17. Si no existe apelación, el abogado envía escrito al Juez
solicitando un perito liquidador.
18. El juez confirma la solicitud, nombra al perito
liquidador y envía resolución.
19. El abogado recibe resolución y acude al perito
designado, con la copia del pagaré y la sentencia.
20. El perito efectúa la liquidación y envía al Juez.
21. El abogado comunica a las partes en un término de 48
horas.
22. Si existe apelación de la parte contraria, el Juez envía
documentación al perito para que haga las aclaraciones
respectivas.
23. El abogado solicita mandamiento de ejecución y envía
el certificado actualizado del registro de la propiedad.
24. El Juez ordena la demanda y se procede al embargo
del bien.
25. El juez envía la diligencia del remate (aprobación)
26. Si el deudor cancela el proceso termina, caso contrario
se procede a realizar el remate de los bienes.
4 CONTABILIDAD 27. El comprador deposita el valor de la venta en la cuenta
de la cooperativa.
28. La cooperativa recauda el valor del crédito, cancela el
pago al abogado y procede a devolver al deudor el restante
de dinero, en caso en el caso que hubiere. Paralelamente
se produce el respectivo registro en los libros contables de
la cooperativa.
Elaborado por: Gloria Criollo
107
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
FLUJO GRAMA DE
PROCESOS
RECUPERACIÓN DE CARTERA
Figura 4.14 Recuperación de cartera (Continua)
INICIO
Proceso de notificaciones:
Lapso 31-60 días
• Socio
• Garante
Pago
Cotejar reporte con pagos
normales de socios
Reportes de vencimientos
Determinación de riesgos
Proceso de seguimiento al
deudor: Lapso 30dias
llamadas directas
NO
SI
SI
NO
Proceso de control de
créditos y vencimientos
Puntual
Notificaciones escritas
Análisis de cartera vencida
1
108
Figura 4.14 Recuperación de cartera (Continua)
Conocer el
Domicilio
Proceso de ubicación de
socio Deudor, Garante
NO
SI
FIN
Exigencia de cobro
Cobra
Informa al departamento
de cobranzas y
contabilidad
NO Genera evaluación y
calificación, envía
documentación:
departamento legal Buro de
crédito
Recepta información y
documentación e inicia
procesos judiciales.
Identifica existencia de
avales en entidades: Registro
de Propiedad. ANT (Agencia
Nacional de Tránsito).
Entabla demanda solicitando
a la función judicial la
prohibición de venta de
bienes, respaldados por
documentos (pagaré original)
Recepta Nro. de Juicio
emitido por la Función
Judicial.
Recepta Nro. de Juicio
emitido por la Función
Judicial.
Copias de la demanda
SI
1
2
109
Elaborado por:
Figura 4.14 Recuperación de cartera
Se envía escrito a la función
judicial solicitando sentencia
con argumentos de pro y
contras.
Se reciben notificaciones
judiciales, apelaciones y se
analizan.
Se revisa y corrige novedades
emitidas por la función
judicial.
Se da seguimiento a perito
liquidador.
Se da seguimiento a
resolución judicial.
SI
NO
Cita a deudores para
audiencia en 3 días * 3 veces
Se reproduce el pagaré en forma
íntegra y se expone el relato del
juicio.
Etapa de prueba de 6 días
hábiles
Acuerdo
Proceso remate y liquidación
de deuda.
Se da seguimiento al
proceso de embargo con
los requerimientos legales.
Proceso remate y
liquidación de deuda.
Informa al Departamento
contable y de cartera.
Procesos contables de gastos y
recuperación o pérdidas de deuda.
2
FIN
110
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
TRANSVERSALES
INVERSIÓN A PLAZO FIJO
CONTENIDO
OBJETIVO
Establecer las pautas necesarias en el área de captaciones (depósitos plazo fijo) con el fin de
mantener una administración adecuada de las inversiones realizas de los socios, y cumplir con las
expectativas de los inversores.
ALCANCE
Inicia con la información que solicita el cliente en la Cooperativa hasta la acreditación en cuenta
del cliente.
RESPONSABLE
Áreas que intervienen:
• Socio Cliente
• Servicio al Cliente
• Caja
NORMATIVA
Ley Orgánica Economía Popular y Solidaria (LOEPS)
POLÍTICA
Según lo establecido en las políticas internas de la Cooperativa y sus reglamentos.
111
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
KULLKI WASI
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
INVERSIÓN A PLAZO FIJO
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N.- RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
1 CAJERA/O 1. El cliente solicita información acerca de las inversiones a plazo
fijo que puede realizar en la cooperativa.
2. El Departamento de Servicio al Cliente otorga la información
referente al plazo, tasas de intereses, monto, ventajas, etc.
3. El cliente analiza las características de la información recibida
de acuerdo a sus requerimientos.
4. Si al cliente le agradan tales características procede a realizar la
respectiva operación de inversión.
5. Servicio al cliente realiza la operación y emite los respectivos
documentos de respaldo (certificado de depósitos, tabla interés,
etc.)
6. El cliente revisa los documentos que respaldan la operación y
procede a realizar el depósito.
7. En Caja se procede con la verificación de solicitud de fondos o
recursos del socio y finalmente se emite el respectivo comprobante
de depósito.
8. Al término del plazo se revisan las condiciones pactadas y se
procede con la acreditación del capital y de los intereses en la
respectiva cuenta del socio.
Elaborado por: Gloria Criollo
112
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
FLUJO GRAMA DE
PROCESOS
INVERSIÓN A PLAZO FIJO
Elaborado por: Gloria Criollo
Figura 4.15 Inversión a plazo fijo
NO
Digita número de
cuenta y verifica
SI
Proceso de requisitos para
emisión de libreta o convenio de
servicios.
Firma de aceptación
SI
Analiza las características de
servicios y depósitos de
acuerdo a sus requerimientos
El cajero archiva la
papeleta
Libreta de ahorros
Certificado de garantía de depósito
Revisa conformidad de documentos
y efectúa depósitos.
Verifica origen lícito de los
recursos
Comprobante de depósito
Acreditación en cuenta del cliente,
Débitos por servicios, conciliación
de saldos.
INICIO
Cliente solicita información de cuentas
113
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO
ÁREA CAPTACIONES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
APERTURA CUENTA DE AHORRO
CONTENIDO
OBJETIVO
Delinear con exactitud la normativa en el área de captaciones para una correcta apertura de cuentas
de certificados de aportación y ahorros a la vista y las tareas inmersas en el proceso.
ALCANCE
Inicia con la información que solicita el cliente en la Cooperativa hasta la acreditación en cuenta
del cliente.
RESPONSABLE
Jefe de agencias
Supervisor de servicios
Cajero
NORMATIVA
Ley Orgánica Economía Popular y Solidaria (LOEPS)
POLÍTICA
Según lo establecido en las políticas internas de la Cooperativa y sus reglamentos.
114
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
APERTURA DE CUENTA DE AHORRO
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N.- RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
1 ATENCIÓN AL
CLIENTE
Proporciona información y entrega formularios.
Copias
Cedula y certificado de votación
Planilla de un servicio básico
$20 dólares
Recepta y verifica los documentos.
¿Documentación completa?
Ingresa los datos del nuevo socio al sistema.
2 CAJERA/O Recepta el valor requerido para el depósito.
Debita los valores correspondientes por apertura de cuenta.
Registra la transacción en la libreta y entrega al socio.
Archiva expediente.
Elaborado por:
115
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
FLUJO GRAMA DE
PROCESOS
APERTURA DE CUENTA DE AHORRO
Figura 4.16 Apertura de cuenta de ahorro
NO
SI
INICIO
Entregar información al
cliente para abrir cuenta
Información
completa
Ingresar los datos del nuevo
socio al sistema
FIN
Receptar la documentación y
verificar los datos
Debita los valores
correspondientes
Registra la transacción en la
libreta y entrega al socio
Solicitar al socio complete
la información
Recepta el valor requerido
para el depósito
Archiva expediente
Archiva papeleta de depósito
116
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
DEPÓSITO DE AHORROS
CONTENIDO
OBJETIVO
Determinar las pautas necesarias en el área de captaciones (depósitos de ahorros) con el fin de una
correcta apertura de las cuentas de ahorro y una administración de los fondos recibidos de los
socios, con tasas de interés competitivas en beneficio de los mismos.
ALCANCE
Inicia con la información que solicita el cliente en la Cooperativa hasta la acreditación en cuenta
del cliente.
RESPONSABLE
Socio Cliente
Servicio al Cliente
Caja
NORMATIVA
Ley Orgánica Economía Popular y Solidaria (LOEPS)
POLÍTICA
Según lo establecido en las políticas internas de la Cooperativa y sus reglamentos.
117
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
DEPÓSITO DE AHORROS
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N.- RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
1 CAJERA/O Recibe la papeleta y el valor a depositar, verifica datos,
efectúa conteo de dinero y clasifica según su denominación.
¿Información Correcto?
Ingresa al sistema en la opción “depósitos de ahorro”.
Digita número de cuenta y verifica datos del socio.
Registra en el sistema el depósito con su detalle.
Imprime la transacción en la libreta o emite comprobante.
Entrega libreta o comprobante de depósito.
Archiva papeleta hasta cierre de caja.
Elaborado por: Gloria Criollo
118
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
FLUJO GRAMA DE
PROCESOS
DEPÓSITO DE AHORROS
Elaborado por:
Figura 4.17 Depósito de ahorros
NO
SI
INICIO
Recibe la papeleta y el valor a depositar, verifica datos, efectúa conteo de dinero y clasifica según su denominación.
Información
correcta
FIN
El cajero archiva la papeleta
Ingresa al sistema en la opción
Depósito de ahorros
Digita número de cuenta y verifica
datos del usuario
Registra en el sistema el depósito
con su detalle
Imprime la transacción en la libreta
o emite recibo
Entrega la libreta o comprobante
de depósito
119
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TRANSVERSALES
ÁREA CAPTACIÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
TRANSVERSALES
DEPÓSITOS A LA VISTA
CONTENIDO
OBJETIVO
Determinar las pautas necesarias en el área de captaciones (depósitos a la vista) con el fin de una
correcta apertura de las cuentas de ahorro y una administración de los fondos recibidos de los
socios, con tasas de interés competitivas en beneficio de los mismos.
ALCANCE
Inicia con la información que solicita el cliente en la Cooperativa hasta la acreditación en cuenta
del cliente.
RESPONSABLE
Áreas que intervienen:
Socio Cliente
Caja
NORMATIVA
Ley Orgánica Economía Popular y Solidaria (LOEPS)
POLÍTICA
Según lo establecido en las políticas internas de la Cooperativa y sus reglamentos.
120
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
DEPÓSITOS A LA VISTA
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N.- RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
1 SERVICIO AL
CLIENTE
1. El cliente solicita información acerca de los depósitos de
ahorro que puede realizar en la cooperativa.
2. Brinda la información necesaria sobre montos, requisitos,
ventajas y rentabilidad de las cuentas de ahorro.
3. El cliente analiza las características de la información
recibida de acuerdo a sus requerimientos y disponibilidad.
4. Si el cliente decide invertir en la cooperativa, procede con
la entrega de los requisitos para emisión de libreta o
convenio de servicios.
5. Procede con la apertura de la cuenta verificando la
documentación necesaria, imprime los siguientes
documentos: Apertura de cuenta, declaración y compromiso.
6. El cliente firma todos los documentos, revisa en
conformidad los escritos que respaldan la operación (libreta
de ahorros) y procede a realizar el depósito.
2 CAJERO (A) 7. En Caja se procede con la apertura de la cuenta y la
realización del depósito, finalmente se emite el respectivo
comprobante.
Elaborado por: Gloria Criollo
121
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
FLUJO GRAMA DE
PROCESOS
DEPÓSITOS A LA VISTA
Elaborado por: Gloria Criollo
Figura 4.18 Depósitos a la vista
INICIO
Cliente solicita información de cuentas
NO
Acepta
SI
Proceso de requisitos para
emisión de libreta o convenio de
servicios.
Firma de aceptación
FIN
Analiza las características de
servicios y depósitos de
acuerdo a sus requerimientos
Entrega información:
Cantidades
Requisitos
Rentabilidad
Libreta de ahorros
Certificado de garantía de depósito
Revisa conformidad de documentos
y efectúa depósitos.
Verifica origen lícito de los
recursos
Comprobante de depósito
Acreditación en cuenta del cliente,
Débitos por servicios, conciliación
de saldos.
122
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
RETIRO DE AHORROS
CONTENIDO
OBJETIVO
Delinear con exactitud las actividades en el área de cajas para el servicio de órdenes de pago, tareas
inmersas en el proceso como impresión de cartolas, verificación de firmas, digitación de datos,
validación de órdenes, conteo de dinero.
ALCANCE
Inicia con la información que solicita el cliente en la Cooperativa hasta realizar el débito en cuenta
del cliente.
RESPONSABLE
Cajero
Jefe de Agencia
Supervisor de Cajas
NORMATIVA
Ley Orgánica Economía Popular y Solidaria (LOEPS)
POLÍTICA
Según lo establecido en las políticas internas de la Cooperativa y sus reglamentos.
123
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
RETIRO DE AHORROS
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N.- RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
1 JEFE DEL
DEPARTAMENTO
DE TALENTO
HUMANO
Recibe documentación
Papeleta
Libreta
Cédula
Verifica datos.
¿Concuerdan datos?
Ingresa al sistema y digita número de cuenta.
Verifica datos y saldo respectivo.
¿Saldo suficiente?
Formaliza la operación e imprime transacción en la libreta.
Contabiliza el valor de dinero correspondiente.
Entrega dinero y documentos.
Archiva papeleta hasta cierre de caja.
Elaborado por: Gloria Criollo
124
COOPERATIVA DE AHORRO Y
CRÉDITO KULLKI WASI
FLUJO GRAMA DE
PROCESOS
RETIRO DE AHORROS
Figura 4.19 Retiro de ahorros
NO
SI
INICIO
Recibe documentos
Concuerdan
datos
FIN
Ingresa al sistema y digita
número de cuenta
Verifica datos y saldo
respectivo
Archiva la papeleta
Papeleta de retiro, libreta.
Cedula de identidad
Saldo
suficiente
Entrega dinero y documentos
Finaliza la operación e imprime
la transacción
Contabiliza el valor de dinero
correspondiente
NO
SI
125
Plan de acción
Tabla 4.3 Plan de acción
COMPETENCIA DE
OBJETIVOS
ESTRATEGIA METODOLÓGICA RECURSOS EVALUACIÓN
Desarrollar programas de
capacitación basados en la
actividad que desarrolla cada
persona
Determinar el nivel de eficiencia y efectividad ante las actividades que
desempeña el personal
Humano Realizar un listado de cada uno de los
empleados y lo que realizan dentro de la
Cooperativa, para determinar su puesto dentro
de la Cooperativa.
Conocer las dificultades que tiene el personal al momento de
desarrollar sus funciones de acuerdo a la labor que desempeñan para
tomarlas en consideración en la capacitación.
Que los programas de capacitación sean de fácil entendimiento para
mayor comprensión de todos los empleados a capacitarse.
Contratar a un profesional
para que lleve a cabo la
capacitación
Establecer un plan de selección de personal para que capaciten a los
empleados de la cooperativa en los diferentes departamentos
Económico Tratar que todo el personal acuda a la
reuniones para interactuar entre todos y tener
una mejor relación laboral y un factible
cumplimiento de sus funciones
Que la entidad a capacitar cumpla con las expectativas de todos
quienes se capaciten.
Evaluar constantemente al
personal para determinar los
resultados en la capacitación
La evaluación sea continua para determinar el grado de asimilación de
capacitación del personal como incentivo en su crecimiento
profesional
Humano Realizar reuniones permanentes con todo el
personal para determinar el cumplimiento de
sus labores en los puestos asignados
Motivar al personal para que mediante su capacitación aproveche lo
aprendido y lo ponga en práctica| en sus actividades.
Proporcionar a cada empleado un ejemplar de manual de funciones
para que ponga en práctica lo establecido
126
Administración de la propuesta
La administración de la propuesta se va llevar a cabo en base a dos aspectos importantes:
Socialización
Capacitación
Socialización
Es el proceso a través del cual los seres humanos aprenden e interiorizan las normas y los valores de
una determinada sociedad y cultura específica. Este aprendizaje les permite obtener las capacidades
necesarias para desempeñarse con éxito en la interacción social. (Pérez Porto & Merino, 2008).
Socialización para el personal de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi
Para realizar la socializar del presente manual en la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi
se debe tener en cuenta los siguientes puntos:
Seleccionar los departamentos acorde a la temática de la que se va hablar.
El manejo del tema es indispensable.
Procurar que en la presentación se opte textos largos.
Capacitación
“Se denomina capacitación al acto y el resultado de capacitar: formar, instruir, entrenar o educar a
alguien. La capacitación busca que una persona adquiera capacidades o habilidades para el
desarrollo de determinadas acciones”. (Pérez Porto J. , 2016).
Beneficios de la Capacitación
Desarrollo de habilidades y conductas que favorecen una actitud de servicio.
Atención especial de clientes en situaciones difíciles
Estrategia para establecer y mantener un programa efectivo de servicio al cliente.
127
Compromisos personales y organizacionales.
Conduce a rentabilidad más alta y a actitudes más positivas
Capacitación para el personal de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi
La capacitación y el desarrollo humano son importantes en la actualidad y en el futuro dentro de la
Cooperativa, depende de la delicada aplicación de cada etapa y desarrollo de aprendizaje que se
haya adquirido para los resultados positivos que todos generaran.
La Capacitación permite desarrollar las habilidades, actitudes y el crecimiento laboral y
profesional, en los empleados y ejecutivos de una Cooperativa aprueba que éstos desempeñen su
trabajo con mayor eficiencia y calidad.
Considero que un recurso muy importante con que cuenta la Cooperativa es el Recurso Humano,
para obtener resultados de ello y no sólo benefician la formación del empleado, sino que también
ayuda a cumplir los objetivos de la Cooperativa.
Plan de monitoreo y evaluación
El presente manual constituirá una guía primordial para la Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki
Wasi, con el fin de otorgar a la entidad una herramienta de trabajo necesaria para la correcta
realización de sus funciones asignadas, que contribuirá en el cumplimiento de metas planteadas.
El manual Administrativo Financiero deberá regirse a lo siguiente:
Cada procedimiento llevara anexo una hoja de control de cambios en la cual debe
registrarse cualquier modificación que realicen, deberá anotarse la fecha en la que se
reporta y aprueba el cambio y finalmente la descripción de lo que se hará al manual.
Para que este manual sea útil deberá de actualizarse por lo menos cada año, cuando se
establezcan mejoras en los procesos de los respectivos manuales
128
Indicador Criterio Capacitación Información
necesaria
Fuente Frecuencia
# personas
capacitadas
Las personas
conocen las
funciones
asignadas
# personas que han
recibido la
capacitación
completa sobre el
manual
Administrativo-
Financiero
# de personas
capacitadas según
departamento
# de eventos
desarrollados
Hoja de
asistencia
Semestral
129
CAPITULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. Conclusiones
Las operaciones que realiza la Cooperativa, están regidas por la Ley Orgánica de la
Encomia Popular y Solidaria, asimismo por el Reglamento a la Ley Orgánica de la
Economía Popular y Solidaria, también por su Estatutos, Reglamentos y Resoluciones
internas de la Cooperativa.
Los manuales son documentos escritos los cuales sirven como una guía para el
funcionamiento de la Cooperativa, en la cual se establecen normas, políticas, funciones,
procesos de la Cooperativa, lo que hace que sea de mucha utilidad para una eficiente
administración.
No existen informes de seguimiento y monitoreo sobre la aplicación de reglamentos,
estatutos, instructivos lo que permite establecer el grado de responsabilidad del personal,
así como también el correcto funcionamiento de la Cooperativa.
Como resultado de la presente investigación realizado en la Cooperativa de Ahorro y
Crédito Kullki Wasi Sucursal de Guamani se procedió a diseñar el manual de funciones y
procedimientos, los cuales constan en la propuesta los mismos que ayudaran a mejorar la
gestión empresarial.
5.2. Recomendaciones
La Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi para mitigar riesgos y ser competitivo
debe utilizar el manual de funciones y procedimientos para fortalecer su estructura frente a
la competencia.
Realizar la sociabilización del Manual Administrativo - Financiero a los respectivos
departamentos de la Cooperativa, lo cual les ayudara a desempeñarse con éxito en las
tareas asignadas por los subalternos.
130
La Cooperativa de Ahorro y Crédito Kullki Wasi, realice la respectiva capacitación al
personal para que ellos tengan conocimiento de cuales funciones y que procesos tienen
que realizar para llevar a cabo las actividades de la Cooperativa.
Efectuar el seguimiento y el análisis administrativo-financiero por lo tanto se recomienda
realizar los respectivos cambios en el Manual de acuerdo a las de necesidad de la
Cooperativa, para generar un proceso de control en cuanto a la implementación y el
cumplimiento de los objetivos.
La Cooperativa al elaborar manuales, es porque tiene la perspectiva de crecer, las áreas
gerenciales deben incluir al personal, que se sientan parte de la Cooperativa, y hacer
entender que un manual ayuda a sus trabajos sean eficientes.
131
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