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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE FILOSOFÍA, LETRAS Y CIENCIAS DE LA
EDUCACIÓN
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA
PROYECTO EDUCATIVO
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADA
EN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA
TEMA
GESTIÓN ARCHIVÍSTICA EN EL DEPARTAMENTO DE SECRETARIA DE LA UNIDAD EDUCATIVA “PABLO HANNIBAL VELA EGÜEZ”
EN LA CIUDAD DE GUAYAQUIL. PROPUESTA: APLICAR TÉCNICAS ARCHIVÍSTICAS Y USO DE LA
DOCUMENTACIÓN COMO FUENTE DE INFORMACIÓN
AUTORAS:
JACQUELINE ELIZABETH ARROYO CAICHE
AZUCENA ARACELY BAQUE REYES
CONSULTORA ACADÉMICA: MSc. CARMEN MOSQUERA GUTIÉRREZ.
GUAYAQUIL, 2015
ii
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE FILOSOFÍA, LETRAS Y CIENCIAS DE LA
EDUCACIÓN
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA
DIRECTIVOS
Arq. Silvia Moy-Sang Castro, MSc. DECANA
Lcdo. José Zambrano García, MSc. SUBDECANO
MSc. Amable Salazar Sánchez DIRECTOR ACADÉMICO
MSc. Sebastián Cadena Alvarado SECRETARIO
MSc. Ruth Carvajal Martínez DIRECTORA
iii
iv
v
vi
PROYECTO EDUCATIVO
TEMA: “GESTIÓN ARCHIVÍSTICA EN EL DEPARTAMENTO DE
SECRETARIA DE LA UNIDAD EDUCATIVA PABLO HANNIBAL VELA
EGÜEZ EN LA CIUDAD DE GUAYAQUIL. PROPUESTA: APLICAR
TÉCNICAS ARCHIVÍSTICAS Y USO DE LA DOCUMENTACIÓN COMO
FUENTE DE INFORMACIÓN”.
APROBADO
Miembro del Tribunal Miembro del Tribunal
Miembro del Tribunal Secretaria
Estudiante Estudiante
vii
DEDICATORIA
Esta tesis es dedicada para DIOS por cada día que me da, porque
me permitió llegar hasta el final sin desistir en este arduo camino, y ha
sabido llenar mi vida rodeándome del amor de mi MADRE y de mis
HIJOS.
TIO Ricardo te dedico este proyecto con todo mi corazón, gracias a
ti pude realizar este sueño por tu gran apoyo durante toda mi vida ya que
eres como un padre para mi tu eres también un pilar en mi vida estas ahí
siempre que te necesito, por eso te quiero regalar esta dicha para que te
sientas inmensamente orgulloso de mi y veas en lo que me he convertido.
MADRE, amada de mi corazón le dedico este proyecto con todo mi
amor ya que usted es el pilar fundamental de mi vida, quien me formo con
sus valores, respeto y grandes enseñanzas, gracias a usted me convertí
en la mujer que soy por su lucha incansable de MADRE, quiero que vea el
fruto de mi esfuerzo y de mi triunfo como persona deseando que se sienta
muy orgullosa de mi.
HIJOS míos, amores de mi vida lo más hermoso que DIOS me
pudo haber dado dedico a ustedes este trabajo con el fin de demostrarle
que cuando uno quiere se puede todo en la vida, y a la vez decirle que
jamás se rindan, que siempre estén en constante lucha, yo les doy este
ejemplo para que jamás desistan y surjan en sus estudios, porque nunca
se es tarde para estudiar y realizarse como personas, HIJOS míos los
amo, anhelo desde lo más profundo de mi corazón que se superen al
igual que yo y demostrar cuán lejos podemos llegar.
Jacqueline Arroyo Caiche.
viii
DEDICATORIA
Dedico este proyecto educativo a DIOS y a la Virgen María, porque
sin el regalo de la vida, que me han dado día a día no podría estar aquí
culminando esta carrera.
A mis padres y hermanas, porque me apoyaron en todo instante
con mis niños cuando más lo necesitaba.
A mis amados hijos, Anderson, Emerson y Madelyne que son mi
fortaleza, mis ganas de vivir y seguir luchando mi fuente de motivación e
inspiración, para darles el ejemplo que nunca se es tarde para estudiar.
A mis maestros, que sin importarles nada cada noche nos
impartieron su tiempo, sapiencias, conocimientos, esfuerzos con su amor
y dedicación.
A mis compañeros, amigos presentes y los que ya no están que
compartieron sus conocimientos, alegrías, tristezas durante estos cuatro
años de convivencia sin nada a cambio que nos hemos forzado noche a
noche luchando, ayudándonos para formar un solo equipo y llegar hasta
el final del camino de esta licenciatura.
Gracias a todos.
Azucena Baque Reyes
ix
AGRADECIMIENTO
En primer lugar le agradezco a DIOS por permitir que se realizara
este trabajo.
A mi tío Ricardo por apoyarme en todos los aspectos, depositando
en mí su confianza en mí superación, dedico su tiempo en mí, es parte
esencial en mi formación y quien se encargó de mí como hija.
Agradezco a mi MADRE por apoyarme en todo momento, aunque
estuvo lejos de mí, me alentó a no fallar ni abandonar y a seguir
esforzándome cada día.
A mis HIJOS por brindarme su apoyo mutuo y su compresión
cuando no estuve en aquellos momentos que me necesitaron, más esto
yo lo hice por ellos, a pesar de todo me impulsaron a andar sin tropiezo
alguno.
A mi esposo quien me brindo su ayuda con la realización de esta
tesis.
A mis sobrinos que han estado conmigo haciéndome compañía
ayudándome en todo lo que han podido.
A mis maestras quienes me instruyeron durante los cuatro años, y
me brindaron sus enseñanzas cada día en ese salón de clases.
A nuestra tutora Carmen Mosquera quien superviso todo el trabajo
que hemos realizado durante todo este tiempo y ha observado el esfuerzo
de nosotras.
Por ultimo a aquellas personas quienes nos apoyaron en el proyecto.
Jacqueline Arroyo Caiche.
x
AGRADECIMIENTO
A Dios, por ofrecerme la oportunidad de vivir, por disfrutar cada
instante, guiarme por el camino que me ha trazado para mi vida.
El presente trabajo de investigación fue supervisado por la MSc.
Carmen Mosquera, a quien me gustaría enunciar mis agradecimientos,
por hacer posible la elaboración de este estudio, con su paciencia, tiempo
y consagración, para salir adelante en este proyecto con mucho éxito.
A mis padres por darme la vida y apoyarme en toda mi carrera de
estudios.
A mis hermanas, que con el apoyo psicológico, emocional me
apoyaron para seguir esforzándome y alcanzar una meta.
A mis hijos, que son mi motor, mi fortaleza día a día, mis ganas de
seguir luchando por un mejor porvenir para ellos.
A mis compañeros, que con su granito de arena me apoyaron en
todos momentos e instantes que los necesite.
A mis profesores, que noche a noche nos inculcaron que nos
podíamos rendir que teníamos que seguir adelante que solo se retrocede
para coger impulso y seguir.
A todos aquellos que me estoy olvidando les agradezco por su
confianza y ayuda brindada en el momento requerido.
Azucena Baque Reyes
xi
ÍNDICE GENERAL
PÁGINAS PRELIMINARES
Carátula………………………………………………………………….. i Páginas de Directivos………………………………………………….. ii Informe del Proyecto…………………………………………………… iii Derechos Intelectuales………………………………………………… iv
Certificado de Revisión de la Redacción y Ortografía……………… v Página del Tribunal…………………………………………………….. vi Dedicatoria………………………………………………………………. vii Agradecimiento…………………………………………………………. ix Índice General………………………………………………………….. xi Índice de Cuadros………………………………………………………. xiii Índice de Gráfico……………………………………………………….. xv Índice Fotográfico………………………………………………………. xvi Resumen………………………………………………………………… xvii Introducción…………………………………………………………….. 1
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema…………………………………………… 4 Ubicación del Problema………………………………………………… 4 Situación del Conflicto………………………………………………….. 11 Causas y Consecuencias………………………………………………. 12 Delimitación del Problema……………………………………………… 13 Formulación del Problema……………………………………………… 13 Categorización de las Variables del Problema………………………. 13 Evaluación del Proyecto………………………………………………... 14 Interrogantes…………………………………………………………….. 15 Objetivo de la Investigación……………………………………………. 15 Justificación e Importancia……………………………………………... 16
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
Antecedentes de Estudio………………………………………………. 19 Fundamentación Teórica………………………………………………. 19 Fundamento Epistemológico………………………………………….. 53 Fundamentación Sociológica…………………………………………. 54 Fundamentación Pedagógica………………………………………….. 55 Fundamentación Legal…………………………………………………. 56
xii
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA Diseño de la Investigación……………………………………………… 63 Tipos de Investigación………………………………………………….. 66 Procedimientos de investigación………………………………………. 67 Instrumento de Investigación…………………………………………... 70 Análisis e Interpretación de Resultados………………………………. 72 Conclusiones y Recomendaciones……………………………………. 97
CAPÍTULO IV
LA PROPUESTA Título de la Propuesta…………………………………………………... 99 Antecedentes……………………………………………………………. 99 Justificación……………………………………………………………… 99 Síntesis del Diagnóstico………………………………………………… 100 Problemática Fundamental…………………………………………….. 101 Objetivo General………………………………………………………… 102 Objetivos Específicos…………………………………………………… 102 Importancia………………………………………………………………. 102 Ubicación Sectorial y Física……………………………………………. 103 Factibilidad……………………………………………………………….. 103 Descripción de la Propuesta…………………………………………… 104 Aspectos Legales……………………………………………………….. 108 Aspecto Pedagógico……………………………………………………. 109 Aspecto Psicológico…………………………………………………….. 109 Aspecto Sociológico…………………………………………………….. 109 Aspecto Epistemológico………………………………………………… 110 Visión……………………………………………………………………... 110 Misión…………………………………………………………………….. 110 Política de la Propuesta………………………………………………… 111 Beneficiarios……………………………………………………………... 111 Impacto Social…………………………………………………………… 111 Definición de términos Importantes………………………………… 112 Conclusión……………………………………………………………….. 122 Bibliografía……………………………………………………………….. 123 Anexos……………………………………………………………………. 125
xiii
ÍNDICE DE CUADRO CUADRO Pág.
Causas y Consecuencias……………………………………………… 12 Historia de los Archivos…………………………………………………
20
Reglas para archivar en el sistema alfabético
Nombre…………………………………………………………………… 36 Orden alfabético…………………………………………………………. 36 Un solo apellido o una inicial…………………………………………… 36 Apellidos compuestos…………………………………………………... 37 Nombre de casas comerciales……………………………………........ 37 Nombre de casas comerciales que contiene el nombre de una persona……………………………………………………………………
37
Los artículos……………………………………………………………… 38 Nombres unidos por un guión………………………………………….. 38 Abreviaturas……………………………………………………………… 38 Conjunciones, preposiciones, contracciones en el nombre de una firma……………………………………………………………………….
39
Una o dos palabras……………………………………………………… 39 Nombres geográficos compuestos……………………………………. 39 Títulos y grados…………………………………………………………. 40 Caso posesivo…………………………………………………………… 40 Gobierno………………………………………………………………….. 41 Otras subdivisiones políticas…………………………………………… 41 Números………………………………………………………………….. 42 Homónimos de ciudades……………………………………………….. 42 Homónimos de direcciones…………………………………………….. 43 Bancos internacionales…………………………………………………. 43 Bancos locales…………………………………………………………... 44 Nombres de mujeres casadas en los países hispanos……………... 44 Nombres de mujeres casadas en países de habla inglesa………… 45 Cuadro de Clasificación Archivística………………………………….. 46 Ciclo Vital de los Documentos…………………………………………. 52 Estrato, Población y Porcentaje……………………………………….. 68 Estrato, Muestra y Porcentaje…………………………………………. 69 Considera que es necesaria la organización del archivo de la institución…………………………………………………………………
73
Cree que el archivo administrativo de la unidad educativa es indispensable…………………………………………………………….
74
Cree que el archivo de la institución se encuentra bien organizado………………………………………………………………..
75
Considera que el archivo es el origen de la institución……………..
76
xiv
Considera usted que un archivista especializado prestaría más interés en sus documentos…………………………………………….
77
Considera que la institución cuenta con un archivista especializado……………………………………………………………..
78
Considera que la institución debería tener un departamento de archivo…………………………………………………………………….
79
Está de acuerdo que el archivo de la institución debe permanecer en el departamento de secretaria……………………………………...
80
Sabía que los documentos de un archivo cumplen un ciclo de vida……………………………………………………………………….
81
Para usted el archivo de la institución cuenta con normas y técnicas para archivar…………………………………………………..
82
El archivo de la institución cuenta con un archivista especializado.. 83 Conoce del proceso de clasificación y organización de los documentos……………………………………………………………..
84
Considera que el archivo es una fuente para la conservación de los documentos…………………………………………………………..
85
Conoce sobre la Ley Nacional de Archivos…………………………. 86 Los documentos son organizados con algún sistema de archivo…. 87 Usted utiliza los niveles de archivo en la institución………………… 88 Tiene conocimiento como está organizado el archivo de la institución…………………………………………………………………
89
Como considera la entrega de sus documentos…………………… 90 Le gustaría que sus documentos sean agilitados de forma rápida y oportuna…………………………………………………………………..
91
Recibe una buena atención de la persona encargada del archivo…………………………………………………………………….
92
Cómo calificaría la agilidad en el tiempo de entrega de los documentos………………………………………………………………
93
Usted está de acuerdo con el horario de atención…………………. 94 Le gustaría siempre contar una persona atendiendo el archivo……………………………………………………………………
95
Le gustaría que se amplíe el horario de atención en el archivo…………………………………………………………………….
96
Cuadro de clasificación archivística de la Unidad Educativa………. 107
xv
ÍNDICE DE GRÁFICO GRÁFICO Pág. Estrato Población y Porcentaje………………………………………… 68 Selección de Muestra y Porcentaje…………………………………… 69 Considera que es necesaria la organización del archivo de la institución…………………………………………………………………
73
Cree que el archivo administrativo de la unidad educativa es indispensable……………………………………………………………..
74
Cree que el archivo de la institución se encuentra bien organizado………………………………………………………………..
75
Considera que el archivo es el origen de la institución……………... 76 Considera usted que un archivista especializado prestaría más atención con sus documentos………………………………………….
77
Considera que la institución cuenta con un archivista especializado……………………………………………………………..
78
Considera que la institución debería tener un departamento de archivo……………………………………………………………………
79
Está de acuerdo que el archivo de la institución debe permanecer en el departamento de secretaria……………………………………..
80
Sabía que los documentos de un archivo cumplen un ciclo de vida………………………………………………………………………
81
Para usted el archivo de la institución cuenta con normas y técnicas para archivar………………………………………………….
82
El archivo de la institución cuenta con un archivista especializado.. 83 Conoce del proceso de clasificación y organización de los documentos………………………………………………………………
84
Considera que el archivo es una fuente para la conservación de los documentos………………………………………………………….
85
Conoce sobre la Ley Nacional de Archivo…………………………… 86 Los documentos son organizados con algún sistema de archivo…. 87 Usted utiliza los niveles de archivo en la institución………………… 88 Tiene conocimiento de cómo está organizado el archivo de la institución…………………………………………………………………
89
Como considera la entrega de los documentos…………………….. 90 Le gustaría que sus documentos sean agilitados de forma rápida y oportuna………………………………………………………………….
91
Recibe una buena atención de la persona encargada del archivo……………………………………………………………………
92
Cómo calificaría la agilidad en el tiempo de entrega de los documentos……………………………………………………………..
93
Usted está de acuerdo con el horario de atención…………………. 94 Le gustaría que se amplíe el horario de atención en el archivo…… 96
xvi
Fotografía Pág. Concepto de archivo……………………………………………………. 24 Funciones de archivo…………………………………………………… 24 Tipos de archivo…………………………………………………………. 25 Archivo vertical…………………………………………………………... 26 Archivo lateral……………………………………………………………. 26 Archivo horizontal……………………………………………………….. 27 Niveles de archivo………………………………………………………. 27 Diferentes tipos de archivo…………………………………………….. 30 Collage el sistema de archivo …………………………………………. 34 Concepto de documento……………………………………………….. 50 Ubicación sectorial y física de la institución………………………….. 103
xvii
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE FILOSOFÍA, LETRAS Y CIENCIA DE LA
EDUCACIÓN
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA
Autoras: Arroyo Caiche Jacqueline
Baque Reyes Azucena Tutora:
Lcda. Carmen Mosquera Gutiérrez, MSc.
RESUMEN
El presente proyecto educativo tiene como finalidad la aplicación de
técnicas archivísticas para uso de la documentación como fuente de
información de la Unidad Educativa Pablo Hannibal Vela Egüez, de la
ciudad de Guayaquil ubicado en la Avenida Machala S/N entre Colombia
y Camilo Destruge. La organización archivística promueve el uso del
archivo al personal docente, ya que es ineludible el dar solución a los
problemas de la desorganización documental. Es necesaria la
conservación documental para garantizar una excelente atención
administrativa, con el propósito de acceder y consultar de forma frecuente
la información archivada de los estudiantes del establecimiento. Se
organizara la documentación alfabéticamente, beneficiándose así la
comunidad educativa.
ARCHIVO
ADMINISTRATIVO
TÉCNICAS
ARCHIVÍSTICAS
ORGANIZACIÓN
DOCUMENTAL
INTRODUCCIÓN
El presente proyecto educativo tiene el propósito fundamental de
desarrollar el tema “Gestión archivística en el departamento de Secretaria
de la Unidad Educativa Pablo Hannibal Vela Egüez en la ciudad de
Guayaquil” que se encuentra ubicado en la Avenida Machala S/N entre
Camilo Destruge y Colombia.
El archivo es una de las actividades tan antiguas así como la
formación social de la humanidad a modo que la escritura, el archivo
aparece en los primeros imperios, donde surge la necesidad de
documentar y de conservar los hechos que dan fe, actualmente los
archivos presentan nuevas tendencias técnicas con la tecnología que
cada vez va avanzando.
De esta manera, se dará un mejor atractivo al archivo utilizando
técnicas de ordenamiento generando interés de consulta al momento de
presentar los documentos de la institución.
Esta nueva organización del fondo documental del archivo de
secretaria no solo incentivara al personal administrativo, sino también a
los docentes, estudiantes y representantes que cuando soliciten
información de sus documentos se agiliten con una rápida búsqueda con
facilidad, eficacia y eficiencia quedando satisfechos los usuarios, de
estos nuevos procesos para el desarrollo de la comunidad educativa.
Es necesario realizar una buena organización y clasificación de los
documentos, aplicando técnicas archivísticas en el manejo y uso de los
2
documentos como fuente de información, hacia la comunidad educativa,
alcanzando altos niveles de calidad y excelencia en sus archivos.
Este trabajo tiene como objetivo dar a conocer cuán importante son
los archivos en nuestra sociedad como ente de producción, distribución,
consulta, recuperación y disposición como fuente de información
documental.
Toda institución que genere documentos debe contar con un
archivo, basándose en normas, técnicas para su uso y la conservación
de los mismos, que permita la agilidad de entregar avivadamente la
información.
En este trabajo de investigación se utilizó las BASES TEÓRICAS Y
FILOSÓFICAS DE LA BIBLIOTECOLOGÍA de MIGUEL ANGEL RENDÓN
ROJAS, por ser una base teórica en fundamentos al desarrollo
especializado en el área de bibliotecología y archivología, que está
siempre ligada a la práctica, al estudio y a la disciplina.
Este trabajo está conformado por cuatro capítulos que se
consideran los siguientes aspectos:
Capítulo I.- Se muestra la problemática que se investiga en el
archivo de la institución; con su situación, conflicto, causas y
consecuencias, categorización de las variables, interrogantes, objetivos,
la justificación e importancia y los beneficiarios que tiene el problema.
Capítulo II.- Está constituido por el Marco Teórico; la
Fundamentación Teórica que se exponen en las interrogantes,
Epistemológica, Sociológica, Pedagógica y la Fundamentación Legal que
se emplea como soporte al trabajo de investigación de la realidad.
3
Capítulo III.- Se conforma de la metodología que se empleó y la
explicación del trabajo, donde se detalla el diseño, la clase, el tipo de
investigación que se utiliza como instrumento en la población en
referencia y la muestra.
Análisis e interpretación de los resultados, obtenidos en las
encuestas que se recolectaron los datos y la discusión de estos. Las
conclusiones y recomendaciones correspondientes para los miembros de
la comunidad educativa.
Capítulo IV.- Este último capítulo trata de la Propuesta presentada
en el proyecto con los antecedentes, justificación, síntesis del diagnóstico,
problemática fundamental, objetivos, importancia, ubicación sectorial,
factibilidad, descripción de la propuesta, aspectos legales, pedagógicos,
psicológicos, sociológico, epistemológico, de la misma manera la misión,
visión, beneficiarios, impacto social, definición de los términos más
relevantes, bibliografía y anexos todos estos elementos contribuyen el
aporte al trabajo de investigación realizadas en este proyecto educativo.
4
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
ANTECEDENTES
Hace 33 años un grupo de jóvenes profesionales en educación
junto a los moradores del populoso sector suburbano denominado “PLAN
PILOTO” de la (Parroquia Febres-Cordero), se unificaron y elaboraron un
plan con el único objetivo del crear un Colegio para elevar el nivel cultural
y académico de la población, pues los colegios existentes estaban muy
distantes del sector.
Los moradores con sus dirigentes barriales, desde el primer
momento brindaron su apoyo total a la gestión de los maestros, logrando
después de una ardua lucha conseguir la atención de las autoridades
acerca de la creación de esta Institución Educativa.
CREACIÓN DEL COLEGIO
La creación de este FARO DE LUZ en la parroquia Febres
Cordero, fue decisión de una asamblea pública llevando el nombre del
Mártir de la Democracia Ecuatoriana “Eco. ABDÓN CALDERON MUÑOZ”,
5
y que luego por disposición del Sr. Ministro de Educación y Cultura en ese
entonces Dr. GALO GARCÍA FERAUD, se denominó “PABLO HANNIBAL
VELA”. En honor a ese brillante bardo, gloria de las letras nacionales, que
es ahora nuestro inspirador en la diaria lucha contra la ignorancia.
Se crea el Colegio Fiscal “PABLO HANNIBAL VELA”, 22 de Mayo
de 1980. Mediante Acuerdo N° 9716.
PRIMERA RECTORA TITULAR
En el año de 1980, se da vida al Colegio y la Lcda. Olga Aguilar de
Garcés, Directora Provincial de Educación de aquellos tiempos nombra y
entrega el Rectorado a la Lcda. Fanny Noriega Córdova, quien ejerció las
funciones de Rectora hasta junio de 1981.
El Colegio comenzó a funcionar con el Primer Curso del Ciclo
Básico. El plantel funcionó en primera instancia en el local de la Escuela
Fiscal Sub-Teniente “ALBERTO PERDOMO FRANCO”, ubicado en la 24
y la P con el siguiente Personal Docente:
Lcda. Fanny Noriega Córdova/Rectora
Cont. Luis Espín Melgarejo/Colector
Prof. Sonia Rodríguez de Villón/Secretaria
Srta. Yolanda Campoverde V. / Of.1
Srta. Luisa Carbo Vélez. / Of. 2
Profesores de Planta
Lcda. Teresa Troya de Ledesma, Prof. Julio Villacrés Pérez, Prof.
Jorge Olaya Soria, Lcdo. Manuel Ordoñez Guayaquil, Prof. Enrique
Macías Argandoña, Prof. Petita Chea Guzmán, Lcda. Julia de Cajamarca,
6
Lcda. Georgina Delgado Loza, Prof. Héctor Moreno López, Psic. Gustavo
Proaño Bernal, Prof. Enrique Pérez Cando, Prof. Jimmy Rendón
Cárdenas, Prof. Reina Villón Quinde, Prof. Rossana Pazmiño Loor.
PRIMER CONSEJO DIRECTIVO
Una vez normalizada las actividades en el plantel, la Rectora Lcda.
Fanny Noriega Córdova, convocó a una junta General de Profesores, con
el fin de elegir el primer Consejo Directivo, el cual quedo integrado de la
siguiente manera:
1° Vocal Principal Lcdo. Manuel Ordóñez Guayaquil.
2° Vocal Principal Prof. Julio Villacrés Pérez.
3° Vocal Principal Prof. Jorge Olaya Soria.
Durante el transcurso del año 1980 el Sr. Ministro de Educación
nombra Vice-Rector del colegio quien ejerció sus funciones hasta agosto
del mismo año.
SEGUNDO RECTOR TITULAR
El 1 de agosto de 1981, asume el Rectorado del Colegio Fiscal
“PABLO HANNIBAL VELA”, el Ab. Kleber Falconí Carvajal, hasta el 1 de
Agosto de 1984.
El Ab. Kleber Falconí Carvajal, continuó con el progreso del plantel,
realizando varias obras que eran prioritarias en ese entonces.
En el año de 1982, consigue ante las autoridades educativas que el
colegio sea trasladado al local del Colegio Fiscal “Jorge Icaza Coronel”,
ubicado en la 24ava. Entre la P y la Q.
7
SEGUNDO RECTOR ENCARGADO
El 1 de agosto de 1984, se nombra Rector Encargado al Psic.
Gustavo Proaño Bernal.
DISPUTAS POR EL RECTORADO
1984, el Ministerio de Educación el Dr. Camilo Gallegos
Domínguez, nombra Rectora a la Lcda. Teresa Troya de Ledesma, poco
tiempo después empiezan los problemas encabezados por profesores en
contra de la rectora pidiendo su renuncia.
Ante esto las autoridades educativas nombran de Rector Titular al
Lcdo. Wilson Fares Castro, en Junio de 1985.
Los padres de familia y los alumnos, siguiendo el ejemplo de los
profesores entraron en el problema pidiendo la renuncia del nuevo Rector.
Los encuentros verbales y físicos, entre grupos de estudiantes,
padres de familia y profesores, trajo como consecuencia la
desestabilización del Colegio por lo que la Sub-dirección General de
Educación, clausura el plantel en Septiembre de 1985.
REORGANIZACIÓN DEL COLEGIO
El 16 de septiembre de 1985, se inicia la reorganización del colegio
con otro personal docente, luego de haber sido clausurado.
El subsecretario de Educación Lcdo. Abelardo García, nombra
Rector Titular al Lcdo. Massón Muñoz, con el siguiente personal docente:
8
Dr. Francisco Defilippe, Mauro Vicente, Guillermo Yagual, José
Luis Rodríguez, Norma Monroy, Zoila Naranjo, Pedro Guzmán, Argentina
Alarcón, Elena Andrade, Héctor Espinoza, Jenny Estrada, Ángela Galacio,
Nelly Guamán, Martha Lindao, Bélgica Macías, Mercedes Mora, Patricia
Parra, Rosa Pérez, Alexandra Salvatierra, Milton Zapata, Pedro
Rodríguez.
Janeth Holguín Bohórquez / Secretaria
Patricia González Martillo / Oficinista
Maritza Rocafuerte Icaza / Oficinista
Gustavo Marriot Cedeño / Colector
Luzardo Pilay Florencio / Conserje
En esa época el Colegio solo laboraba con el Ciclo Básico.
El 4 de Abril de 1988 se traslada el Colegio al Local de la Escuela
“ABRAHAN LINCOLN”, ubicada en la Avenida Machala entre Colombia y
Camilo Destruge.
En el año de 1990, se autoriza el funcionamiento de la jornada
Nocturna según acuerdo N° 2096; posteriormente en el año de 1991, se
crea el Ciclo Diversificado Bachillerato en Ciencias: Químico Biológica y
Sociales (Jornada Vespertina), con el acuerdo N° 0238.
El 28 de junio de 1992, según Acuerdo Ministerial N° 030 se logra
la consecución mediante el cual se adiciona el apellido materno del
Patrono del Colegio Pablo Hannibal Vela Egüez.
En el año de 1994, se autoriza el funcionamiento del Primer Curso
del Ciclo Diversificado, Especialización: Físico-Matemáticas (jornada
9
vespertina), con el acuerdo N°.0639; en el mismo año se gradúa la
Primera Promoción de Bachilleres.
En el año 1997, se autoriza el funcionamiento de la Especialización
Informática (jornada vespertina y nocturna), con el acuerdo N°.1610, se
autoriza el funcionamiento de la Especialización Contabilidad (jornada
vespertina y nocturna).
PROBLEMAS INTERNOS POR SEGUNDA VEZ.
Se suscitaron problemas internos, ya que los padres de familia
reclamaron por el alto costo de las matrículas, valores que no fueron
usados en las mejores de la Institución, lo que conllevó al descontento de
los estudiantes y profesores, lo que finalmente llevo a la toma del colegio,
exigiendo de forma inmediata la separación del Sr. Rector Lcdo. Luis
Massón Muñoz, ante las Autoridades de Educación.
Después de haberse tramitado el sumario administrativo y por ende
siendo removido del cargo, la Sra. Subsecretaria Regional de Educación
Dra. Aracely Consuegra de Ortiz, en uso de sus atribuciones
encarga el Rectorado al Lcdo. Isidro Chele Delgado.
ETAPA PROGRESISTA DEL COLEGIO.
A partir del 9 de Julio del 2004, una vez posesionado el Lcdo. Isidro
Chele Delgado, como Rector Encargado, en los pocos meses de ejercer
sus funciones ha logrado integrar a los estudiantes, padres de familia y
maestros, los mismos que aplauden la eficiencia de su administración,
notándose los cambios de la Institución que a todos nos hacía falta, como
podemos mencionar:
10
Reapertura de la biblioteca
Equipamiento con tecnología de punta del laboratorio de
computación
Organización y formación de la Banda de Guerra Estudiantil y
cuerpo de bastoneras
Instalación eléctrica en todas la aulas
Adquisición de mobiliarios
Pintada del colegio
Elaboración y aprobación del reglamento interno.
INNOVAR
En la referente a la educación, hay que innovar para el futuro,
elaborar estrategias para beneficio de miles de estudiantes que se
acercan a las aulas en busca del conocimiento necesario para el triunfo
posterior, revisar los planes de cada asignatura y revocarlos, no es
posible que el profesor lea lo que indica el libro, peor aún hablar sin tener
el mínimo de conocimiento de lo que se puede tratar, asimilar los
conocimientos para su transmisión posterior, engrandece el espíritu del
Ecuador, si se perfecciona día a día y se auto educa por dignidad propia,
alcanzará logros que la sociedad se lo agradecerá.
Estudiar leyendo una materia tiene que ir de la mano con la
práctica de la misma:
Estudiar Anatomía es necesario visitar la facultad de medicina
Estudiar contabilidad es necesario realizar seminario MARKETING,
Administración para afianzar mejores conocimiento
11
Avanzar hacia la excelencia académica, debe ir de la mano, de la
calidad en educación que le brindamos a nuestros educadores.
EL DIRECTOR DISTRITAL DE EDUCACIÓN 3
Considerando: que acatando a lo dispuesto en la resolución N°
0174 del 25 de abril del 2013, suscrita por el Subsecretario de Educación
del Distrito de Guayaquil, Ab. Juan Carlos Rodríguez, en su parte
pertinente al cumplimiento de los artículos 108, 109 y 110 del Reglamento
a la LOEI, referente a las denominaciones de varios establecimientos
educativos pertenecientes al Distrito Educativo “Centro” N° 3 de la ciudad
de Guayaquil que han sido reorganizados mediante el proceso de fusión.
La Escuela Fiscal “Abraham Lincoln” con el Colegio Fiscal “Pablo
Hannibal Vela Egüez”, reestructurados como Unidad Educativa “PABLO
HANNIBAL VELA EGÜEZ”, a partir del período lectivo 2013 – 2014, en la
ciudad de Guayaquil ubicado en las calles Machala S/N entre Colombia y
Camilo Destruge.
Para efecto legal funciona a partir del 25 de abril del 2013, con el
nivel de Educación Inicial 2, Nivel de Educación General Básica (1° a
10°). Bachillerato jornada vespertina y nocturna. La Educación Básica
Superior será en las tres jornadas.
SITUACIÓN DEL CONFLICTO
La atención brindada en la Institución es poco satisfactoria porque
la documentación de la Unidad Educativa “Pablo Hannibal Vela Egüez”
se encuentra reposando sobre sillas, cajas en el Departamento de
Secretaria, guardados en sobres manilas, no están organizadas en sus
propios archivadores expuestos a que sean manipulados por cualquier
12
persona, no disponen de un sistema de información adecuada, ni apta
para el usuario con técnicas archivísticas y actualizadas.
En todo sistema administrativo es necesario emplear métodos y
técnicas para la organización documental, prestar una buena atención al
usuario en forma rápida y oportuna.
CAUSAS Y CONSECUENCIAS
CUADRO N° 1
CAUSAS CONSECUENCIAS
No cuenta con técnicas de archivo. Falta de un archivista.
Carencia de un sistema
archivístico.
Disminuye la efectividad de la
búsqueda de la información.
Dificultad para la localización de la
información.
Mala organización.
Actividades no coordinadas con el
proceso del departamento de
Secretaria.
Pérdida de tiempo por no encontrar
el documento requerido.
13
DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA.
CAMPO: Educación Superior.
ÁREA: Archivo Administrativo.
ASPECTOS: Organización Documental Archivística.
PROPUESTA
Aplicar técnicas archivísticas en el manejo y uso de la
documentación como fuente de información.
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Qué importancia tiene la Gestión archivística y el aplicar técnicas
en el manejo y uso de la documentación del Departamento de Secretaria
en la Unidad Educativa “Pablo Hannibal Vela Egüez”, en la ciudad de
Guayaquil?
CATEGORIZACIÓN DE LAS VARIABLES DEL
PROBLEMA
VARIABLE INDEPENDIENTE:
Gestión archivística en el Departamento de Secretaria de la
Unidad Educativa “Pablo Hannibal Vela Egüez”, en la ciudad de
Guayaquil.
14
VARIABLE DEPENDIENTE:
Aplicar Técnicas archivísticas en el manejo y uso de la
documentación como fuente de información.
EVALUACIÓN DEL PROBLEMA
CLARO: El proyecto es factible de deducir y comprender con idea
concisas.
CONCRETO: Es redactado de manera corta, precisa, directa y
adecuada para su información.
EVIDENTE: Que tiene información clara y observables.
RELEVANTE: Es importante para la comunidad educativa, el
mejorar la organización administrativa.
ORIGINAL: Es un proyecto novedoso, desconocido para el
Personal Administrativo que pretende cambiar el servicio a los usuarios.
FACTIBLE: Se cuenta con el apoyo de las autoridades de la
Unidad Educativa “Pablo Hannibal Vela Egüez”.
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INTERROGANTES DE LA INVESTIGACIÓN
¿Qué es archivo?
¿Cuál es la función del archivo?
¿Cuáles son los tipos de archivos?
¿Qué es un archivo vertical?
¿Qué es un archivo lateral?
¿Qué es un archivo horizontal?
¿Cuáles son los niveles del archivo?
¿Qué es un archivo activo?
¿Qué es un archivo semiactivo?
¿Qué es un archivo inactivo?
¿Cuáles son las clases de archivos?
¿Cuáles son los diferentes tipos de archivo?
¿Cuáles son los diferentes sistemas de archivos?
¿Cuáles son las reglas para archivar en el sistema alfabético?
¿Qué es un cuadro de clasificación archivística?
¿Qué es un documento?
¿Qué es gestión documental?
¿Cuál es el ciclo de vida del documento?
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
OBJETIVO GENERAL
Diseñar la Gestión Archivística para optimizar la información de los
usuarios de la Unidad Educativa “Pablo Hannibal Vela Egüez”
16
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Definir métodos y técnicas de conservación del documento.
Fomentar el uso del archivo automatizado.
Presentar información pertinente de forma rápida y oportuna.
JUSTIFICACIÓN
Al tomar en cuenta de la importancia de este Proyecto de Gestión
Archivística en el departamento de Secretaria de la Unidad Educativa
“Pablo Hannibal Vela Egüez”, se detecta que la documentación se
encuentra en cajas sobre las sillas, mesa, en el piso y en sobres manilas
sin la debida organización en sus archivadores, así también se
encuentran unos documentos archivados sin ser clasificados, carpetas
repetidas de un mismo estudiante, documentación en una misma carpeta
de distintos educandos.
Los expedientes de los estudiantes de la Institución forman parte
del patrimonio del establecimiento educativo, se encuentran sin una
debida localización y no disponen de un archivista especializado.
Los legajos se encuentran al descubierto, cualquier persona
podrían sustraerlos sin saber el perjuicio que podrían causar a los demás
usuarios.
La documentación como fuente de información para los docentes,
no están dispuesto para su debido uso pertinente cuando los necesitan,
ya que tienen que esperar varios días para que sean buscados por la
secretaria, de igual manera para los padres de familias que muchas veces
17
tienen que retornar por varias ocasiones por la documentación requerida
sin resultado alguno para ellos.
Los documentos muchas veces son manipulados por los usuarios,
que lo van dejando en cualquier sitio que como consecuencia los
documentos son traspapelados que no son fáciles de encontrar cuando la
información es requerida.
Por lo cual demanda de una oportuna aplicación de técnica
archivística en el manejo y uso de la documentación como fuente de
información.
Esto consiste en la organización de los archivos con el fin de
proceder de acuerdo a los criterios técnicos en la realización de los
métodos y procedimientos de ordenación de documentos, que además
cuente con una conservación permanente de los archivos para optimizar
la producción de información en forma rápida y oportuna para los usuarios
La importancia de considerar a los archivos como un componente
esencial de la información y de contribuir muy positivamente a la
eficiencia del Proyecto de Gestión Archivística se cumple con una
garantía constitucional que es la rendición de cuentas, transparencia y
continuidad de todos los funcionarios públicos.
Con este proyecto ayuda al manejo adecuado de los documentos
del archivo en forma alfabética, se tiene como propósito la de facilitar,
contar con el acceso de una herramienta de control y tratamiento de la
información institucional para los servidores públicos que se encuentran
en esa entidad.
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IMPORTANCIA
Este proyecto ayudará al personal docente, estudiantes y
representantes legales de una forma adecuada y correcta del legajo de la
información que se encuentran en dicho establecimiento educativo para
que en lo posterior se pueda acceder con mayor facilidad y exactitud.
La importancia de los archivos es incuestionable, porque hoy en
día los archivos son elementos fundamentales para la organización de la
información tanto electrónicamente como manual.
Los archivos constituyen una garantía del respeto al derecho
constitucional de la República del Ecuador, que a todos los ciudadanos
nos asisten a la conservación de la información adecuada y oportuna para
nuestros requerimientos necesarios.
El archivo de la Unidad Educativa “Pablo Hannibal Vela Egüez”
favorece positivamente a la eficacia y eficiencia de la gestión archivística,
contribuye una ayuda a la docencia, estudiantes y además agilitar las
gestiones de los usuarios de la información.
BENEFICIOS
Este proyecto educativo se extiende a la transformación de la
institución, con los nuevos conceptos que tiene el archivista, cumpliendo
con las funciones que el estado ecuatoriano requiere en la actualidad que
sean de gran aporte para la comunidad.
Mayor acceso a la documentación.
Excelente manejo a los archivos.
Registro de los legajos.
Bienestar de los servicios.
19
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
ANTECEDENTES DEL ESTUDIO
Examinado los registros de la Biblioteca de la Facultad de Filosofía,
Letras y Ciencias de la Educación, se encuentran trabajos parecidos en
lo referente a la Archivística pero no con el título aquí tratado, por lo tanto,
es el primer proyecto en cuanto a esta temática.
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
Breve Historia de los Archivos
Desde épocas primitivas se demuestra que los egipcios, griegos y
romanos poseían el mejor archivo organizado de la Antigüedad. A lo largo
de la historia se observa que los archivos han atravesado por etapas de
decadencia o su pleno desarrollo, pero no fue impedimento para que los
archivos hayan evolucionado para responder a las diversas circunstancias
y necesidades.
Edad Antigua.- Su existencia consta desde el Medio Oriente,
Grecia y Roma, con la aparición del ser humano y su transcendencia de
20
nómada a la vida sedentaria, por la necesidad de realizar sus anotaciones
surgió la escritura, iniciando sus registros, surge la necesidad de la
conservación y es allí donde aparecen los primeros archivos reales,
templos y palacios.
CUADRO N° 2
Autoría: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque R.
HISTORIA DE LOS
ARCHIVOS
EDAD
ANTIGUA
EDAD MEDIA
EDAD CONTEMPORANEA
*Los archivos de Palacios, Reales y Templos.
*Archivos de las Naciones. *Escuelas archivísticas. *Laboratorio de la historia.
*Registros. *Cartularios
1er Período *Archivo de Estados.
2do Período *Archivo Administrativo.
3ro Período *Principio de Procedencia.
21
Edad Media: La desintegración del Imperio Romano, la
destrucción de los archivos, decae el documento escrito y su valor
probatorio; en el siglo VI el pergamino sustituye al papiro por medio de la
escritura, los documentos se convierten en un objeto sagrado porque el
pergamino es caro, nacen distintas letras, los archivos se conservan en
los monasterios, obligan a los monjes que sepan escribir, optando formato
de códice manteniéndolo por siglos, del mismo modo se guardan los
documentos de las propiedades feudales. Se desarrollan dos efectos
archivísticos muy interesantes: Los Registros y los Cartularios.
Los registros: Estos registros son libros o cuadernos donde se
transcriben los escritos concedidos por un individuo o entidad. Los que
iniciaron estos registros fueron la Cancillería Pontificia en el siglo XII.
Los Cartularios: En los cartularios se reproducen las cartas que
se reciben, toman el nombre de Rollos, Becerros y Tumbos, que se
mantiene a lo largo de la Edad Media. Se conservan los documentos
solemnes y de valor, los primeros registros son los de Corona de Aragón.
En el siglo XII se introduce la clasificación sistemática y cronológica
y la conservación de los expedientes.
Entre los siglos XIII y XIV se comienzan a crean archivos locales,
eclesiásticos, privados con una red estructurada y organizada.
A partir del siglo XV se empieza la recuperación de los documentos
de manos privadas para depositarlos en lugares seguros.
22
1° período: Siglo XVI
En el siglo XVI se crea el archivo del Estado, donde se
congregaran todos los fondos documentales dispersos. La primera en
realizar este tipo de archivo fue España.
2° período: Siglo XVII
En este siglo los métodos archivísticos mejoran y se van
organizando los archivos administrativos que juegan un papel importante
en el estado, la política europea, en el ejército inglés y se comienzan a
valorar los fondos documentales.
3° período: Siglo XVIII
En este siglo se constituyen edificios especiales para la
conservación de los documentos oficiales. A finales del siglo XVIII, con la
Revolución Francesa de 1790. Los archivos se agrupan siguiendo el
llamado principio de procedencia.
Edad Contemporánea: En este periodo histórico comprendido en
el inicio de la Revolución Francesa y la actualidad. Se crean los Archivos
de las Naciones, se crean las Escuelas de Archivística e inicia la
publicación periódica de los documentos que pasan por una clasificación
y organización rigurosa que sea accesible al público, ya que con el
tiempo pasará a convertirlo en laboratorio de la historia.
23
SIGNIFICADO ETIMOLÓGICO DE ARCHIVO
TANODI, Branka (2009) en su libro de Manual de archivísticas y principios se refiere a la etimología de archivo que dice:
La palabra archivo proviene del griego por intermedio del latín. Se deriva de la raíz griega archeión, que significa sede o el palacio del magistrado, la curia, donde reside el árchon, la persona que manda. El archon como el archeion, necesitaban que se guardasen los documentos y libros relacionados con sus actividades y funciones. (p. 9)
La etimología de la palabra archivo viene del griego archerion, que
significa lugar donde se guardaban las arcas o también del latín
archivum, que era el lugar donde se guardaban los documentos públicos.
La palabra Archivo proviene del latín Archivum, y éste del griego
Archeión que significa principio de origen.
CONCEPTO DE ARCHIVO
HEREDIA HERRERA, A. En el libro del Manual de Teoría Archivística y Glosario de RUFELL, Martha (2009) sostiene que el archivo es uno de los conjuntos de documentos sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuente histórica. (p. 77)
Desde el momento de la creación de una oficina se comienza a
generar información institucional, ya sea por una persona física, jurídica,
pública o privada, destinada a crear documentos, organizándolos en
24
forma cronológica, alfabética, alfanumérica, orgánica, sistemática o mixta,
en función para la conservación de sus propias necesidades y
transmitidos a la institución de archivos en razón de su valor archivísticos
para así poder encontrar rápidamente los legajos que se desean.
Fotografía 1: Concepto de archivo
Autoría: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque R
FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS
Su función es recuperar de inmediato los documentos
almacenados, que nos permite tomar decisiones en las diferentes fases
para:
Establecer las documentaciones administrativas.
Cerciorar el traspaso periódico al archivo central.
Valorar los expedientes que con el lapso del tiempo sean
archivados establemente o se da la baja de estos documentos.
Fotografía 2: Funciones de los archivos Autoría: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque R.
25
Clasificar los fondos documentales.
Especificar los expediente con las herramientas necesarias de
descripción.
Adecuar el local para garantizar la conservación del documento.
Elaboración de un manual para el uso de los usuarios.
TIPOS DE ARCHIVOS
Imagen 3: Tipos de archivos
Fuente:https://www.google.com.ec/search?q=imagenes+de+archivo+horizontal&oq=imagenes
+de+archivo+ho&aqs=chrome.1.69i57j0l3.25223j0j8&sourceid=chrome&espv=210&es_sm=122&ie=UTF8#q=tipos+de+archivos
Para una buena conservación de los documentos, es necesario
contar con equipos eficaces que permitan desempeñar con los fines
fundamentales de los archivos, así encontramos diferentes archivadores
como: verticales, horizontales, laterales, las bandejas de escritorios,
archivos rotativos, multiusos, automatizados, microfilm, pueden ser
simples como ubicar tarjetas o tan sofisticados como un sistema
electrónico.
De allí la eficacia del archivo y el almacenamiento de la
información, la existencia de diferentes tipos de archivos para su
conservación.
26
ARCHIVO VERTICAL
Los documentos son recopilados en carpetas individuales,
enganchando de una guía interiormente de las gavetas. Las carpetas se
colocan una detrás de otra con la pestaña hacia arriba, en la cual se
escribe el nombre de la información.
Fotografía 4: Archivo vertical
Autoría: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque R.
ARCHIVO LATERAL
Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de la
estantería en las bibliotecas. Normalmente se archivan en carpetas o
cajas que se colocan paralelamente.
Fotografía 5: Archivo lateral Autoría: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque
27
ARCHIVO HORIZONTAL
Los legajos son acopiados en plano, uno encima de otro en
carpetas, cajas ficheros o cajones. Este registro es permitido en el caso
de tener poco que archivar sea planos o mapas.
Fotografía 6: Archivo horizontal Autoría:Rhttps://www.google.com.ec/search?q=imagenes+de+archivo+horizontal&oq=imagen
es+de+archivo+ho&aqs=chrome.1.69i57j0l3.25223j0j8&sourceid=chrome&espv=210&es_sm=122&ie=UTF-8
NIVELES DE ARCHIVO
Fotografía 7: Collage de los niveles de archivo Autoría: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque.
La clasificación de los documentos es muy importante que radica
en archivar con conocimiento y técnicas, no arbitrariamente; que permita
una localización rápida, oportuna de los mismos en cualquier momento
que se necesiten con características o criterios existentes en la institución
en distintas formas que son: el archivo activo, el archivo semiactivo y el
archivo inactivo.
28
ARCHIVO ACTIVO
Domina los documentos actuales que son consultados
frecuentemente por los usuarios de la información, los documentos por su
valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Cuando
estos son consultados pocas veces son trasladados al archivo semiactivo.
El archivo activo se denomina también corriente, vigente o de
gestión, en este archivo se conserva el 100% de la información. Este
debe estar siempre al alcance, porque es el más consultado.
ARCHIVO SEMIACTIVO
Contiene la documentación no activa que ha sido retirada porque
ya cumplieron su trámite del archivo activo que suelen ser consultados
pocas veces por razones legales, fiscales o administrativas.
El archivo semiactivo se denomina también intermedio. En él se
conserva el 60% de la información, se mantiene durante un periodo de
tiempo, se analiza para poder ser traslada al archivo inactivo.
ARCHIVO INACTIVO
En este archivo se conserva la información pasada que no tiene
actualidad alguna, que no se consulta en forma eventual sino solo es de
interés jurídico o histórico. Recibe la información del archivo semiactivo y
algunas veces viene directamente del archivo activo.
29
El archivo inactivo asimismo denominado archivo muerto. Contiene
el 10% de la información. Se encuentra en espera de ser conservada o
destruida de acuerdo a las leyes de la empresa o la del estado.
CLASES DE ARCHIVOS
Dependiendo el lugar donde se guarde, se localice y se utilice la
información podemos archivar: en el archivo de gestión, el archivo central,
el archivo intermedio y el archivo histórico.
ARCHIVO DE GESTIÓN
También llamado archivo de oficina o administrativa. Es el lugar o
entidad productora donde se genera la información de primera mano que
es un archivo vigente de documentos. Después de un tiempo los
documentos son tratados y transferidos al archivo central.
ARCHIVO CENTRAL
Es el que recibe y se encarga de recoger, establecer, conservar el
patrimonio documental, porque su uso es menos frecuente por la
administración y donde se recibe la información de distintas áreas, no
solo de la oficina, sino asimismo de toda la institución. La documentación
posteriormente de ser tratada es transferida al archivo intermedio.
ARCHIVO INTERMEDIO
Es aquel donde son transferidos los documentos del archivo de
gestión o del archivo central cuando su consulta es ocasional por los
organismos administrativos y donde permanecen hasta su transferencia al
archivo histórico o eliminación.
30
ARCHIVO HISTÓRICO
Aquí son transferidos todos los documentos del archivo intermedio
y si fuera necesario comparecerían del archivo de gestión o del archivo
central como lo amerite la institución con su reglamento institucional.
La documentación puede ser conservada permanentemente o
expurgada por la administración como lo indiquen las estrategias
administrativas.
DIFERENTES TIPOS DE ARCHIVOS
Fotografía 8: Diferentes tipos de archivos Autoría: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
En la actualidad hay algunos tipos de archivos creados de acuerdo
a las necesidades de cada institución, como por ejemplo lo son:
EL ARCHIVO BANCARIO
Reúne las documentaciones originales por los establecimientos
financieros, públicos y privados en el adiestramiento de sus funciones.
31
Se debe administrar con criterio archivístico, porque necesita de
requerimientos fiscales, legales y comerciales comunes a cualquier otra
empresa ya que su acervo documental es la disolución y liquidación de
sociedades, facturas, créditos préstamos, pólizas de seguros, entre otros.
EL ARCHIVO DIPLOMÁTICO
Es la que se encarga de reunir los documentos producidos por las
instituciones públicas y privadas relacionadas al servicio exterior o al
estudio de las relaciones internacionales.
ARCHIVO EMPRESARIAL
Este archivo reúne los fondos documentales producidos por una
entidad de carácter público, mixto o privado. Sea esta de instituciones
mercantiles o industriales, porque forman parte importante como
instrumento de la gestión documental.
ARCHIVO FAMILIAR O PERSONAL
Los archivos personales o familiares son generados por todos los
miembros a lo largo de sus vidas que pasa de generación en generación y
se conservan tales como; partida de nacimiento, cédula de identidad,
papel de votación, etc.
ARCHIVO FILMICO
En este archivo se conserva los materiales fotográficos y fílmicos
existentes que desempeñan un seguimiento de valoración y el
salvoconducto del material para evitar su deterioro o pérdida total de la
información.
32
ARCHIVO FOTOGRÁFICO
Se conserva la documentación visual tanto la negativa como la
positiva para la conservación, preservación y difusión de la misma.
En este archivo también se conservan los archivos cartográficos que
son mapas, planos de un territorio.
Podemos decir que archivo fotográfico es un conjunto ordenado de
materiales de copias positivas, negativas y afines a imágenes que son
producidas por personas naturales o jurídicas.
ARCHIVO JUDICIAL
Congrega la información de las instituciones encargadas de velar
por los procesos que sobrelleva a la recepción, a la consulta y custodia de
expedientes judiciales.
ARCHIVO MÉDICO
En este archivo se conservan los documentos que son generados
por las personas públicas o privadas en función de la medicina, lo más
requerido para este departamento son las fichas clínicas de los pacientes.
ARCHIVO MILITAR
En el archivo militar se resguardan los fondos que atesoran a la
defensa nacional, los mismos que su documentación es la de estudios de
tácticas y de estrategias militares.
ARCHIVO MINISTERIAL
Se encarga de reunir la documentación generada por todos los
ministerios en funciones del poder ejecutivo y que se responsabiliza de su
custodia.
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ARCHIVO MUNICIPAL
Se encargan de resguardar los documentos que son generados
durante el ejercicio de sus funciones por parte de los municipios, en los
cuales su documentación es de minutas, actas, informes y programas
municipales.
ARCHIVO NACIONAL
Es el que reúne la documentación de instituciones u organismos
públicos, legales, políticos y militares que son de valor permanente, para
su preservación, consulta e investigación para garantizar el acceso a la
información.
ARCHIVO NOTARIAL
Es el conjunto ordenado de documentos protocolarios que son
clasificados cronológicamente.
ARCHIVO PARLAMENTARIO
Se reúnen todos aquellos documentos producidos por los
legislativos que en ejercicio de sus funciones puedan difundir la
documentación por medio de actas, resoluciones, acuerdos y reglamentos
a los ciudadanos.
ARCHIVO POLICIAL
Congrega los documentos producidos por instituciones creadas
por el Ministerio del Interior, que no son públicos con el fin de velar el
orden de los ciudadanos.
ARCHIVO PRESIDENCIAL
El archivo presidencial se encarga de reunir los documentos
producidos por el primer mandatario de Poder Ejecutivo de la Nación.
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ARCHIVO RELIGIOSO
En los archivos religiosos nace la conservación documental desde
los inicios de la historia de la sociedad a partir de los tiempos remotos,
que se convirtieron en los guardianes de la memoria del pueblo de Dios,
en ellos se encuentran estos documentos que constan en los archivos del
Vaticano o en la Arquidiciocesana.
SISTEMAS DE ARCHIVOS
Fotografía 9: Collage de los Sistema de archivos
Fuente:https://www.google.com.ec/search?q=sistemas+de+archivos&espv=210&es_sm=122&
tbm=isch&tbo=u&source=univ&sa=X&ei=P9jeUtnIEZXQsAT84oHAAw&sqi=2&ved=0CDQQsAQ&biw=1517&bih=741&dpr=0.9
SISTEMA ALFABÉTICO
En este sistema de archivo la documentación sigue una secuencia
de conocimiento alfabético de acuerdo a cada asunto o de cómo se
agrupe la información, siendo uno de los más antiguos, frecuentes y fácil
de entender se divide en:
ALFABÉTICO NOMINAL.- La documentación es clasificada por
nombres de personas o empresas.
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ALFABÉTICO GEOGRÁFICO.- La documentación es clasificada
por los nombres de las comunidades, áreas comerciales, ciudades,
países, etc.
ALFABÉTICO TEMÁTICO.- La documentación puede ser
organizada ya sea por asuntos, profesiones, tesis, etc.
SISTEMA NUMÉRICO
Radica en la ordenación de la documentación de acuerdo con
números de códigos en forma directa o indirecta que se divide en:
NUMÉRICO NATURAL.- Es el orden natural en que esta emitido el
documento.
NUMÉRICO CODIFICADO.- El número es un código establecido
para cada documento que lo pone la persona encargada del archivo.
SISTEMA ALFANUMÉRICO
Es aquel que está combinado por letras y números.
REGLAS PARA ARCHIVAR EN EL SISTEMA
ALFABÉTICO
Son veinte reglas para clasificar:
1. Nombre.- cada parte de un nombre debe considerarse como una
unidad de clasificación. Los nombres propios se consideran como;
el apellido paterno y materno se lo consideran como una sola
36
unidad se lo ubica (primera unidad), el primer nombre en la
segunda unidad y el segundo nombre en la tercera unidad. Ejemplo
Cuadro N° 3
Nombres 1ª unidad 2ª unidad 3ª unidad
Carmen Rosa Collazo
Andrés Pérez
Quinde
Collazo,
Pérez
Quinde
Carmen
Andrés
Rosa
Fuente: Nombre
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
2. Orden alfabético.- Habrá que comparar las unidades
semejantes de cada nombre, la segunda unidad deberían tomarse
en consideración si la primera es idéntica y la tercera será la
decisiva, ejemplo
Cuadro N° 4
Nombres 1ª unidad 2ª unidad 3ª unidad
Jacqueline Arroyo
Azucena Aracely Baque
Jacqueline Vicenta Baque
Arroyo,
Baque,
Baque,
Jacqueline
Azucena
Jacqueline
Aracely
Vicenta
Fuente: Orden alfabético
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
3. Un solo apellido o una inicial.- Cuando haya un solo apellido
habrá que colocarlo en otro de igual característica, acompañado
del nombre de pila o una inicial, ejemplo
Cuadro N° 5
Nombres 1ª unidad 2ª unidad
Arroyo
Alexandra Arroyo
L. Baque
Baquerizo M.
Arroyo,
Arroyo,
Baque,
Baquerizo,
Alexandra
L.
M.
Fuente: Un solo apellido o una inicial
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
37
4. Apellidos compuestos.- Los prefijos de los apellidos se escriben
con letra inicial mayúscula, para evitar confusiones, ejemplo
Cuadro N° 6
Nombres 1ª unidad 2ª unidad
Luis D´Anunzio
Carmen de la Torre
Henry McGraw
Gregorio Van der Enden
D´Anunzio,
De la Torre,
McGraw,
Van der Enden,
Luis
Carmen
Henry
Gregorio
Fuente: Apellidos compuestos
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
5. Nombres de casas comerciales.- Se debe emplear el mismo
criterio como el de los nombres propios, siempre y cuando no
incluyan el de personas, ejemplo.
Cuadro N° 7
Fuente: Nombres de casas comerciales
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
6. Nombres de casas comerciales que contienen el nombre de
una persona.- Se deberá primero escribir el nombre propio
completo y después el resto del nombre se colocara al final,
ejemplo.
Cuadro N° 8
Nombres 1ª unidad 2ª unidad 3ª unidad
Alvarito Shop
Estadio Alberto Spencer
Ferretería Daniel
Radio María
Alvarito,
Spencer,
Daniel,
María
Shop
Alberto
Ferretería
Radio
Estadio
Fuente: Nombres de casas comerciales que contienen el nombre de una persona
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
Nombres 1ª unidad 2ª unidad 3ª unidad
Banco Agrícola Hipotecario
Ferretería Economía
Unidad Educativa Visión
Banco
Ferretería
Unidad
Agrícola
Economía
Educativa
Hipotecario
Visión
38
7. Los artículos.- cuando los artículos el, la, los, las, y “the”, en inglés
se encuentre al principio, se los escribirá al final entre paréntesis.
Si se encuentran colocados en medio del nombre se encerrara en
paréntesis y no serán tomados en cuenta como unidad en ninguno
de los casos ni se toman en cuenta para archivar, ejemplo.
Cuadro N° 9
Nombres 1ª Unidad 2ª Unidad
La Casa de los Toldos
Las Empanadas de Mamita
The House of Charm
La nueva Tecnología
Casa (de los)
Empanadas (de)
House (of)
Nueva
Toldos (La)
Mamita (Las)
Charm (the)
Tecnología (La)
Fuente: Los artículos
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
8. Nombres unidos por guión.- los nombres unidos por un guión es
considerado como unidad, también se aplican con los apellidos de
las personas, ejemplo.
Cuadro N° 10
Nombres 1ª Unidad 2ª Unidad 3ª Unidad 4ª Unidad
The Mary Brown-Smith
Company
León Febres-Cordero
Auto-Partes Kaiser
Brown
Febres
Auto
Smith
Cordero
Mary
León
Partes
Company
(The)
Kaiser
Fuente: Nombres unidos por guión
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
9. Abreviaturas.- Las abreviaturas, letra inicia y las letras que no
sean abreviadas se deberán considerarse como unidad, ejemplo.
Cuadro N° 11
Nombres 1ª Unidad 2ª Unidad 3ª Unidad
Cía. Naviera A.
Iglesia Sto. Tomas
R. López A.
Calzados S. A.
Compañía
Iglesia
López
Calzado
Naviera
Santo
A.
S.
A.
Tomas
R.
A.
Fuente: Abreviaturas
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
39
10. Conjunciones, preposiciones, contracciones en el nombre de
una firma.- Las conjunciones, preposiciones, contracciones como
y, para, en, de, del, en español, o and, &, for, en inglés no se tienen
que considerar al clasificar y ni al archivar, se colocara entre
paréntesis, ejemplo.
Cuadro N° 12
Nombres 1ª Unidad 2ª Unidad 3ª Unidad
Marcela del Río y Hnos.
Panadería y Pastelería Ltda.
Heladería & Dulcería Pérez
Del Río
Panadería (y)
Pérez
Marcela (y)
Pastelería
Heladería (&)
Hermanos
Limitada
Dulcería
Fuente: Conjunciones, preposiciones, contracciones en el nombre de una firma
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
11. Una o dos palabras.- Los nombres que se puedan escribir
indistintamente como una o dos palabras, deberán ser clasificados
y archivados como una sola, tiene mayor acogida en inglés,
ejemplo.
Cuadro N° 13
Nombres 1ª Unidad 2ª Unidad 3ª Unidad
Aerolíneas Aereogal Nacional
Inter State Bus Co.
Transporte Interprovincial
Aerolíneas
Interstate
Transporte
Aereogal
Bus
Interprovincial
Nacional
Company
Fuente: Una o dos palabras
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
12. Nombres geográficos compuestos.- Cada parte del nombre
geográfico es considerado como unidad, ejemplo
Cuadro N° 14
Nombres 1ª Unidad 2ª Unidad 3ª Unidad 4ª Unidad
Aerolíneas Nueva York
Hotel de Venecia
Industrias Mineras del
Ecuador
Las Islas Galápagos
Aerolíneas
Hotel (de)
Industrias
Las
Nueva
Venecia
Mineras
Islas
York
Del
Galápagos
Ecuador
Fuente: Nombres geográficos compuestos
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
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13. Títulos y grados.- Los títulos y los grados académicos no se
tomaran en cuenta y se colocaran al final entre paréntesis como
son (Dr., Lic., CPA., PhD., MSc., Ab., Sr., Jr., II y III).
Caso A: El nombre de un individuo que contenga el título de
nobiliario y un solo nombre, no se deberá invertir, así será tenido
en consideración para la clasificación.
Caso B: Al clasificar dos nombres exactos se clasifican por
dirección, comparando primero la ciudad, ejemplo.
Cuadro N° 15
Nombres 1ª Unidad 2ª Unidad
Dr. Marcos Cornejo
Anderson Meza, hijo
Anderson Meza, padre
Reina Isabel
Cornejo (Dr.)
Meza (hijo)
Meza (padre)
Reina
Marcos
Anderson
Anderson
Isabel
Fuente: Títulos y grados
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
14. Caso posesivo.- se usa en el idioma inglés nunca aparece en el
idioma español. Se utiliza la siguiente regla para archivar; cuando
la palabra termina en s seguida o precedida de apóstrofo (s´), se lo
ignora y se considera cada letra del nombre, incluyendo la s,
ejemplo.
Cuadro N° 16
Nombre 1ª Unidad 2ª Unidad 3ª Unidad
Junior A. Power
Power´s Electric Corp.
Power´s Oil Industries
Power´s & Raglan Ltd.
Power
Power´s
Power´s
Power´s
Junior
Electric
Oil
Raglan
A.
Corporation
Industries
Limited
Fuente: Caso posesivo
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes.
41
15. Gobierno.- se escribe con su nombre oficial completo, al
clasificarlos se considera primero el nombre del país, luego las
divisiones mayores y por ultimo las subdivisiones, ejemplo.
Cuadro N° 17
Nombres Orden Correcto
Ministerio de Agricultura
República del Ecuador
Ecuador, República
Agricultura, Ministerio
Ministerio de Educación
República de Venezuela
Venezuela, República
Educación, Ministerio
Ministerio de Guerra
República de Chile
Chile, República
Guerra, Ministerio
Ministerio de Hacienda
República de Bolivia
Bolivia, República
Hacienda, Ministerio
Fuente: Gobierno
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
16. Otras subdivisiones políticas.- Los nombres que pertenecen a
otras subdivisiones políticas de estado, departamentos, provincias,
ciudades, municipios, cantones y distritos deberán ordenarse y
archivarse con el nombre de las subdivisiones políticas, luego el
título del departamento, división, comisión o junta, ejemplo.
Cuadro N° 18
Nombres 1ª Unidad 2ª Unidad 3ª Unidad 4° Unidad
Departamento de
Hacienda del Estado
Libre Asociado,
México
México
Estado Libre
Asociado
México
Hacienda,
Departamento
De
Board of Education,
New York City
United States
Government
New York
City
New York City Education
Board Of
Municipio de Guayaquil,
Provincia del
Guayas
Ecuador
República
Del
Guayas
Provincia
De
Guayaquil
Municipio
De
Fuente: Otras subdivisiones políticas
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
42
17. Números.- Al número hay que considerarlo como si estuviera
escrito en letras, ejemplo.
Cuadro N° 19
Nombres 1ª Unidad 2ª Unidad 3ª Unidad
Club 30
Despensa 7 Hermanos
The 5th Street Club
Lavandería 2 por 1
Club
Despensa
Five
Lavandería
Treinta
Siete
Street
Dos (por)
Hermanos
Club (The)
Uno
Fuente: Números
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
18. Homónimos.- Las localidades se consideran como unidad,
únicamente cuando hayan dos o más nombres semejantes de
estado, países ciudades o departamento, ejemplo.
Cuadro N° 20
Nombres 1ª Unidad 2ª Unidad 3ª Unidad 4ª Unidad
Pastelería Dolupa
Guayaquil, Guayas
Pastelería
Dolupa
Guayaquil
Guayas
Pastelería Dolupa
Manta, Manabí
Pastelería
Dolupa
Manta
Manabí
Pastelería Dolupa
Muisne,
Esmeraldas
Pastelería
Dolupa
Muisne
Esmeraldas
Pastelería Dolupa
Galápagos,
Ecuador
Pastelería
Dolupa
Galápagos
Ecuador
Fuente: Homónimos
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
Cuando aparecen dos nombres similares pero con diferentes
direcciones se clasificara acostumbradamente, primero la ciudad,
segundo la dirección y tercero el sector, ejemplo.
43
Cuadro N° 21
Nombres 1ª
Unidad
2ª
Unidad
3ª
Unidad
4ª
Unidad
5ª
Unidad
Farmacia Kevin Calle 29ava y
la M. Guayaquil
Farmacia
Kevin
Guayaquil
Calle 29ava
(y)
M (la)
Farmacia Kevin Calle 29ava y
la P. Guayaquil
Farmacia
Kevin
Guayaquil
Calle 29ava
(y)
P (la)
Farmacia Kevin
Barrio las Peñas Guayaquil
Farmacia
Kevin
Guayaquil
Barrio
Las
Peñas
Fuente: Homónimos
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
19. Bancos.- Al clasificar los nombres de las entidades financieras se
las escribe en el mismo orden, ejemplo.
Cuadro N° 22
Nombres 1ª
Unidad
2ª
Unidad
3ª
Unidad
4ª
Unidad
5ª
Unidad
Banco Financiero
Machala
Guayaquil
Ecuador
Banco
Financiero
Machala
Guayaquil
Ecuador
Banco
Comercial
Antioqueño
Bogotá
Colombia
Banco
Comercial
Antiqueño
Bogotá
Colombia
Banco
Financiero
Coopnacional
Guayas
Guayaquil
Banco
Financiero
Coopnacion
al
Guayas
Guayaquil
First
National
Bank
México
D.F.
First
National
Bank
México
D. F.
Fuente: Bancos
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
44
Cuando haya varios bancos en la misma ciudad, para poderlos
distinguir tendremos que anotar las calles, avenidas, etc., ejemplo.
Cuadro N° 23
Nombres 1ª Unidad 2ª Unidad 3ª Unidad 4ª Unidad
Banco
Guayaquil
Portete
29ava
Banco Guayaquil Portete Veinte nueve ava
Banco
Guayaquil
Portete
17ava
Banco Guayaquil Portete Diecisiete ava
Banco
Guayaquil
Mall del Sur
Banco Guayaquil Mall (del) Sur
Fuente: Bancos locales
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
20. Nombres de mujeres casadas.- hay dos pasos a seguir para
clasificar los nombres de las mujeres casadas:
a) En los países hispanos.- se escribe primero el nombre,
segundo el apellido paterno y tercero el apellido del esposo,
con la preposición de, ejemplo.
Azucena Baque (de) Meza.
Si la mujer casada quiere suprimir el apellido de soltera y la
preposición, ejemplo.
Azucena Meza.
Cuadro N° 24
Nombres 1ª Unidad 2ª Unidad 3ª Unidad
Azucena Baque de Meza Azucena Baque (de) Meza
Azucena Meza Azucena Meza
Fuente: Nombres de mujer casada, en los países hispanos
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
45
b) En los países de habla inglesa.- Se considera que en
estos países el apellido del esposo sea el oficial se lo puede
clasificar de dos maneras; primero se escribe el nombre de
la mujer, segundo el apellido paterno o su inicial, tercero el
apellido del esposo, que va precedido de la abreviatura Mrs.,
ejemplo.
Mrs. Emilia M. Adams. o Mrs. Emilia Morgan Adams.
También se puede escribir primero el apellido del esposo,
segundo el apellido paterno y tercer el nombre de pila,
ejemplo.
Adams, Emilia M. (Mrs.) o Adams Morgan, Emilia (Mrs.)
Cuadro N° 25
Nombres 1ª Unidad 2ª Unidad 3ª Unidad
Mrs. Emilia Morgan Adams Emilia Morgan (Mrs.) Adams
Mrs. Emilia Morgan Adams Adams Morgan Emilia
Fuente: Nombre de mujeres casadas, en países de habla inglesa
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
46
CUADRO DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA
CUADRO N° 26
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
El cuadro de clasificación archivística es un instrumento que ayuda
en la estructura de un archivo cumpliendo con tres necesidades:
1. Proveer la documentación producida.
2. Proporcionar el acceso de la información.
3. Facilitar la localización física de la información.
Para la organización de un archivo se necesita de dos elementos
muy importantes:
FONDO Conjunto de todos los documentos recibidos por una institución en virtud de sus funciones.
SECCIÓN
SERIE
Agrupación de cada uno de los documentos del fondo, respetando su orden natural o principio de procedencia.
El conjunto de documentos que responden a un mismo tipo documental producido por un organismo.
47
La clasificación archivística; se realiza el proceso de
identificación y agrupación.
Organización archivística; se establece una organización
documental.
La estructura del cuadro de clasificación archivística estará
diferenciada en sus tres niveles que son; fondo, sección y serie, estos
coinciden con los niveles de descripción recogidos por la ISAD (G)5.
FONDO.- Es el conjunto de todos los documentos, que forman
una colección de títulos procedentes de una persona o
institución, que es el resultado de una actividad.
Los criterios de identificación de un fondo público son los
siguientes:
1. Se debe crear un nombre y una existencia jurídica por
una disposición normativa precisa, publicada y fechada
en el diario.
2. Funciones establecidas con normativas
3. Posición diferenciada, precisada en la estructura
administrativa
4. Autonomía competente para el desarrollo de las
funciones
5. Estructura interna establecida.
Ejemplo
Fondo de Secretaria de Gobierno
Fondo del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
Fondo de Secretaria de la Unidad Educativa “Pablo
Hannibal Vela Egüez”
48
SECCIÓN.- Es cada una de las agrupaciones documentales en
que está establecido un fondo, basadas en las autoridades de
cada dependencia o entidad de conformidad con las
disposiciones legales.
Los criterios de identificación de una sección pública son las
siguientes:
1. Se debe determinar claramente una unidad de posición
subordinada con el creador del nivel que es el fondo.
2. Relacionarse a funciones y reglamento, interno del
creador del nivel que es el fondo.
3. Pertenecer a un sistema de archivo.
4. Constar en una entidad competente para el desarrollo de
funciones delegadas.
5. Debe contar con competencias propias aunque esté
sujeta a otro organismo superior.
6. Son documentos relacionados que por lo general, tienen
correspondencia con las subdivisiones administrativas o
entidad que lo origina.
7. Es la diferenciación al interior del fondo.
8. De conformidad con los Lineamientos, las Secciones son
las subdivisiones del Fondo identificadas con funciones.
Ejemplo
Sección de Recursos Humanos.
Sección Matutina
Sección Vespertina
Sección Nocturna
49
Variante
Se puede encontrar que el archivo de una dependencia o entidad
que por una de sus funciones tenga una sección que integre el fondo.
SERIE.- Es la división de una sección de documentos que se
producen mediante el desarrollo de una actividad
administrativa.
Los criterios de identificación de una serie pública son las
siguientes:
1. Documentos producidos en las acciones administrativas
y reguladas con normas.
2. Organización de los documentos con un sistema de
archivo.
3. Agrupación de documentos que representen una misma
actividad relacionada.
4. Es la aplicación del principio de orden de procedencia
sin ser mezclado los documentos.
Ejemplo:
Serie de expediente de los estudiantes.
EXPEDIENTES.- Es la organización de los documentos de una
unidad mediante el proceso de organización archivística.
Ejemplo:
Promociones de los estudiantes para refrendar.
UNIDAD DOCUMENTAL.- Es todo tipo de documento
presentado en una unidad por ejemplo; una carta, una
fotografía, un expediente, un informe, una reproducción sonora.
50
CONCEPTO DE DOCUMENTO
Foto 10: Clases documentos Autoría: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
Documento es un producto natural de la actividad administrativa de
la entidad diaria, que da testimonio material de un hecho, es toda
información contenida en soportes físicos, electrónicos, manuscritos e
impresos, folletos, hojas sueltas, fotografías, planos, dibujos, gráficos,
audio-visual, monumentos y objetos que el hombre haya producido como
fuente de información provenientes de una entidad pública o privada,
producidos o recibidos y que son conservados a través del tiempo en la
institución o por un documentalista en función de sus actividades
relacionadas con su creación a fines administrativos, jurídicos, científicos
para garantizar su conservación y difusión.
La institución es la responsable del tratamiento, inventario,
conservación y servicio del documento, el especialista es la que se
encarga de custodiar el fondo archivístico respetando su orden de
procedencia, también puede ser utilizada como prueba o fuente de
investigación.
51
GESTIÓN DOCUMENTAL
Se entiende por gestión documental al área de la administración
que es el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para
administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización,
permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo
que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y
asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos,
aplicando principios de racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació
debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y
transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos.
Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de
arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo
cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos
documento.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
El documento pasa por un proceso de avances tecnológicos
especializados que engloba al ciclo de vida, que atraviesan los
documentos desde que se producen hasta ser conservados o expurgados
a lo largo de su vida útil.
52
CUADRO N° 27
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
NACE:
Es la 1ª. Fase o 1ª. Edad administrativa o activa que el archivo
presenta desde el momento de su creación documental, donde el
expediente se encuentra cerca del funcionario encargado de ella para su
manejo frecuente. También llamados archivos de gestión o de trámite que
tiene un valor primario, donde empieza la actividad institucional que los
ha producido hasta los 5 años.
VIVE:
Es la 2ª. Fase o 2ª Edad del documento o expediente que se divide
en dos que son; los archivos administrativos que se encuentran en
CICLO VITAL DEL
DOCUMENTO
NACE Fase de
nacimiento o
creación
VIVE Fase de
mantenimiento y uso
MUERE Fase de
eliminación y/o transferencia
1ª Edad Pre archivo o
activo Archivo de gestión
o de trámite Valor primario, los
documentos producidos hasta 5 años
2ª Edad Archivo
intermedio de 5 a 30 años
Vigencia y/o de largo plazo
Valor secundarios Los documentos
valederos pasan al archivo histórico
3ª Edad Archivo histórico
es de consulta para la
Investigación e identidad cultural
Los documentos son permanentes
53
vigencia de 5 a 15 años y los archivos intermedios que se encuentran a
largo plazo de 15 a 30 años, donde la documentación debe conservarse y
es poco consultada, el valor primario decrece y aumenta el valor
secundario, que pasan a ser expurgado los legajos.
MUERE:
En la 3ª. Edad o 3ª. Fase los expedientes forman parte del archivo
histórico que son consultados como tema de investigación cultural, su
valor es permanente.
FUNDAMENTACIÓN EPISTEMOLÓGICO
PONCE CÁCERES, Vicente (2005) en su obra Guía de diseño: Proyecto educativo, expresa: “Es la teoría de la ciencia aunque puede ser llamada tratado de la ciencia, doctrina de la ciencia o gnoseología”. (p. 42)
La epistemología se dedica al estudio de la conformación y
fundamentación, de la ciencia que estudia a la naturaleza y la capacidad
del conocimiento científico.
La epistemología es una rama especializada de la filosofía.
La escuela de la epistemología pone a consideración al
Empirismo es la continuidad de la epistemología basándose en la
observación, el Positivismo Lógico es la sucesora del empirismo que
necesita de la hipótesis, al Pragmatismo que es la relación de la teoría y
la práctica, y al Materialismo Dialéctico es el producto de la hipótesis
relacionando la teoría y la práctica
54
La archivología se basa en el fundamento epistemológico
pragmático, porque tienen una estrecha relación con la teoría y la
práctica, que los archivólogos usan, para poner en práctica lo
aprendido en el área de trabajo.
En el ámbito de la archivología la Unidad Educativa Pablo Hannibal
Vela Egüez, ha cambiado su tradición de archivar por archivar, la
documentación con los nuevos paradigmas archivísticos, como
instrumento de información para la comunidad educativa de manera
eficaz y oportuna.
FUNDAMENTACIÓN SOCIOLÓGICA
La función social que debe poseer el profesional Bibliotecario y
Archivista, ha sido su eje principal. Dispuesto de ser un profesional
competitivo de servicios, desde el momento en que nos confían
manipular la información integramos a los estudios archivísticos.
La documentación impresa es un recurso a la necesidad social de
atesorar la información para ser cedida a otras personas, o quienes la
soliciten. Los formatos en que se halla la información tienen innovaciones
de acuerdo a los cambios culturales, económicos y políticos en la
sociedad.
La sociología estudia las múltiples interacciones del individuo en la
sociedad, aplicando métodos de investigación, cuantificación y
verificación empírica.
55
En el Ecuador la sociedad es pluriétnica y multicultural, el
Bibliotecario y el Archivista forman parte de esta, que están focalizados en
el ámbito educativo, competitivo con sus modernas herramientas
tecnológicas que ahorran tiempo a la comunidad educativa en su trabajo
para la satisfacción de los usuarios.
FUNDAMENTACIÓN PEDAGÓGICA
Es un proceso educativo que genera cultura, en nuestra sociedad
para desarrollar y potenciar un conocimiento crítico al ser humano en
reflexión y acción.
La pedagogía se preocupa esencialmente en la educación, que
establece funciones de cumplimiento en las personas para fomentar
valores, en potencialidades y estrategias para el futuro de la sociedad
mediante destrezas, conocimientos y habilidades.
Conociendo el fundamento pedagógico su proceso es el
aprendizaje y enseñanza entre la teoría y la práctica para resolver
situaciones problemáticas e ir modificando sus ideas para seguir
aprendiendo.
La fundamentación pedagógica en la archivología se relaciona,
creando la reflexión a la sociedad que debemos custodiar nuestro
patrimonio, la cultura, basados en los valores.
56
FUNDAMENTACIÓN LEGAL
Se toma en consideración los siguientes poderes Ejecutivos,
Legislativos vigentes en la educación y cultura ecuatoriana, que se
encuentran en las normativas legales de la constitución de la República
del Ecuador 2008 y en la Ley del Sistema Nacional de Archivos
Capítulo Segundo
Derechos del Buen Vivir
Sección Quinta
Educación
Art. 26.- La educación es un derecho de las personas a lo largo de
su vida y un deber ineludible e inexcusable del estado. Constituye un
área prioritaria de la política pública y de la investigación estatal, garantía
de la igualdad e inclusión social y condición indispensable para el buen
vivir. Las personas, la familia y la sociedad tienen el derecho y la
responsabilidad de participar en el proceso educativo.
Art. 27.- La educación se centrara en el ser humano y garantizara
su desarrollo holístico, en el marco del respeto a los derechos humanos,
al medio ambiente sustentable y la democracia será participativa,
obligatoria, intercultural, democrática incluyente y diversa, de calidad y
calidez, impulsara la equidad de género, la justicia, la solidaridad y la paz
estimulara el sentido crítico, el arte y la cultura física, la iniciativa
individual y comunitaria, y el desarrollo de competencias para crear y
trabajar.
57
Título VII
Régimen del Buen Vivir
Sección Quinta
Cultura
Art. 377.- El sistema nacional tiene como finalidad fortalecer la
identidad nacional; proteger y promover la diversidad de las expresiones
culturales; incentivar la libre creación artística y la producción, difusión,
distribución de bienes y servicios culturales y salvaguardar la memoria
social y el patrimonio cultural. Se garantiza el ejercicio pleno de los
derechos culturales.
Art. 378.- El sistema nacional de cultura estará integrado por todas
las instituciones del ámbito cultural que reciban fondos públicos y por
todos los colectivos y personas que voluntariamente se vinculen al
sistema. Las entidades culturales que reciban fondos públicos estarán
sujetas a control y rendición de cuentas.
El Estado ejercerá la rectoría del sistema a través del órgano
competente con respeto a la libertad de creación y expresión, a la
interculturalidad y a la diversidad; será responsable de la gestión y
promoción de la política nacional de este campo.
Art. 379.- Son parte del patrimonio cultural tangible e intangible
relevante para la memoria e identidad de las personas y colectivos, y
objeto de salvaguarda del Estado, entre otros:
1. Las lenguas, formas de expresión, tradición oral y diversas
manifestaciones y creaciones culturales, incluyendo las de carácter
ritual, festivo y productivo.
58
2. Las edificaciones, espacios y conjuntos urbanos, monumentos,
sitios naturales de identidad para los pueblos o que tengan valor
histórico, artístico, arqueológico, etnográfico o paleontológico.
3. Los documentos, objetos, colecciones, archivos, bibliotecas y
museos que tengan valor histórico, artístico, arqueológico,
etnográfico o paleontológico.
4. Las creaciones artísticas, científicas y tecnológicas. Los bienes
culturales patrimoniales del Estado serán inalienables,
inembargables imprescriptibles. El Estado tendrá derecho de
prelación en la adquisición de los bienes del patrimonio cultural y
garantizar su protección. Cualquier daño será sancionado de
acuerdo a la Ley.
Art. 380.- serán responsabilidades del Estado:
1. Velar mediante políticas permanentes, por la identificación,
protección defensa, conservación, restauración, difusión y
acrecentamiento del patrimonio cultural tangible e intangible, de la
riqueza histórica, artística, lingüística y arqueológica, de la
memoria colectiva y del conjunto de valores y manifestaciones que
configuran la identidad plurinacional, pluricultural y multiétnica del
Ecuador.
2. Promover la restitución y recuperación de los bienes patrimoniales
expoliados, perdidos o degradados, y asegurar el depósito legal de
impresos, audiovisuales y contenidos electrónicos de difusión
masiva.
59
LEY NACIONAL DE SISTEMA DE ARCHIVO
CAPÍTULO I
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL ESTADO
Art.1.- Constituye Patrimonio del Estado, la documentación básica
que actualmente existe o que en adelante se produjere en los archivos de
todas las instituciones de los sectores públicos y privado, así como la de
personas particulares, que sean calificadas como tal patrimonio, por el
comité ejecutivo previsto en el Art. 9 de esta Ley, y que sirva de fuente
para estudios históricos, económicos, sociales, jurídicos y de cualquier
índole. Dicha documentación básica estará constituida por los siguientes
instrumentos:
a) Escritos manuscritos, dactilográficos o impresos, ya sean originales
o copias;
b) Mapas, planos, croquis y dibujos;
c) Reproducciones fotográficas y cinematográficas, sean negativos,
placas, películas y clisés;
d) Material sonoro, contenido en cualquier forma;
e) Material cibernético; y,
f) Otros materiales no especificados.
Art.2.- El material del Patrimonio Documental que sea de
propiedad del Estado es inalienable
60
CAPÍTULO II
DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO
PARÁGRAFO PRIMERO
De su Organización
Art. 3.- Para la conservación, organización, protección y
administración del Patrimonio Documental, se establece el Sistema
Nacional de Archivos que comprende:
a) El Consejo Nacional de Archivos;
b) El Comité Ejecutivo de Archivos;
c) La Inspectoría General de Archivos;
d) Los Archivos Públicos y Privados.
PARÁGRAFO CUARTO
De la Inspectoría General de Archivos
Art. 12.- Son atribuciones y deberes del Inspector General de
Archivos:
a) Llevar bajo su responsabilidad, el Registro Nacional del Patrimonio
Documental del Estado
b) Gestionar la adquisición de documentos que considere útiles para
el Patrimonio Documental del Estado, adquisición que estará
exenta de pago de todo impuesto.
c) Vigilar al personal de la Inspectoría.
d) Los demás que le confieran la Ley y Reglamentos.
61
PARÁGRAFO QUINTO
De los Archivos Públicos y Privados
Art.13.- Los archivos del país se clasifican en: activo intermedio o
temporal y permanente.
Art. 14.- Son archivos activos, aquellos cuya documentación se
considera de utilización frecuente y con 15 años o menos de existencia.
Art. 15.- El archivo intermedio, es aquel que procesa
temporalmente la documentación que tenga más de 15 años de las
instituciones del sector público, con las excepciones de que habla esta
Ley.
La documentación posterior al año 1900, una vez evaluada en el
archivo intermedio, pasara al archivo nacional o sus seccionales.
Art. 16.- Son funciones del archivo intermedio:
a) Recibir y administrar la documentación indicada en el art. 15
b) Procesar y evaluar dicha documentación, de conformidad con las
disposiciones de esta Ley y de sus reglamentos;
c) Someter a conocimientos del Comité Ejecutivo la documentación
evaluada para que este determine su destino;
d) Remitir el Archivo Nacional la documentación calificada como
permanente;
e) Atender las consultas que se hagan sobre los fondos documentales
que posee, y conferir copias de los mismos, de acuerdo con el
reglamento;
f) Restaurar los documentos que lo requieran;
g) Controlar el préstamo y la devolución de los documentos de este
archivo, préstamo que se efectuara solamente a los archivos de
origen de tal documentación; y,
h) Las demás que la Ley y los reglamentos le señalen.
62
Art. 17.- Archivos permanentes son aquellos que cuya
documentación, por sus características específicas e importancia,
constituye fuente de estudio e investigación en cualquier rama, y que
deberá mantenerse en sus dependencias de origen, a pasar al Archivo
Nacional cuando se trate de documentos pertenecientes a instituciones o
dependencias del sector público, salvo las excepciones señaladas en la
Ley.
Art. 20.- El Archivo Nacional, funcionara en Quito, adscrito al
Consejo Nacional de Archivos, y tendrá autonomía económica y
administrativa. Su director será designado por el Consejo Nacional de
Archivos. El Director nombrara al personal de su dependencia.
63
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
El actual proyecto educativo tiene como objetivo principal el de
actualizar la gestión archivística para optimizar la información de los
usuarios en la Unidad Educativa Pablo Hannibal Vela Egüez.
Este proyecto especifica la situación existente en la unidad
educativa, que conlleva a realizar una investigación documental, con el
propósito de ampliar, profundizar y analizar la documentación.
El moderno proyecto es de modalidad factible, para la propuesta
que es una gestión realizable para aplicar técnicas archivísticas en la
documentación dando solución a la problemática de la institución
educativa.
El proyecto cuenta con la ayuda del rector, directora, docentes y
representantes legales de la institución.
INVESTIGACIÓN CUANTITATIVA: es una investigación científica
que utiliza datos estadísticos y el análisis de los mismos para establecer
leyes.
64
Para la indagación de este proyecto se selecciona la investigación
cuantitativa, reflexionando que es objetivo, representativo de las
encuestas realizadas a la comunidad educativa
PONCE CÁCERES, Vicente (2005) en su obra metodología de la
investigación dice:
INVESTIGACIÓN CUALITATIVO: Es una investigación interpretativa que genera teorías, hipótesis y que se refiere a un sujeto en particular los resultados deben ser sometidos a la triangulación para evitar la subjetividad del investigador, es holístico, cuyas variables no son definidas operativamente. Es flexible y recursivo por la elaboración y reformulación hasta del problema con las modificaciones que sean necesarias, es necesario porque es trabajo de campo. (p. 62).
El método cualitativo se basa en el análisis de la investigación por
medio de la recolección de datos sean estos de la entrevista y la
encuesta.
MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN
La modalidad escogida para este proyecto es de campo y
bibliográfica-documental porque está basada en la intervención del
investigador analizando el problema, causas y efectos de la investigación
en base de encuestas, entrevistas y sin olvidar que también se realiza
investigaciones documentales para establecer la parte conceptual del
mismo.
Investigación de Campo: Se basa en el estudio sistemático que
permite la participación real del investigador o los investigadores,
analizando el problema de la realidad desde el mismo lugar donde
65
ocurren los hechos, con el propósito de describir e interpretar sus causa y
efectos, para entender su naturaleza y factores constituyentes de
investigación que se apoya de otras informaciones como la de las
entrevistas, encuestas, cuestionarios y observaciones que a través de
estas se obtiene información directa por parte del investigador.
Investigación Bibliográfica-Documental: Se fundamenta en el
estudio que se realiza a partir del estudio de diferentes fuentes
apoyándose de caracteres documentales de cualquier especie sea
bibliográfica, la hemerográfica y la archivística; que se basa en la
consulta de libros, revistas, periódicos, cartas, oficios, circulares,
expedientes, etc.. En esta modalidad de la investigación debe predominar,
el análisis, la interpretación, las opiniones, las conclusiones y
recomendaciones del autor o los autores.
PROYECTO FACTIBLE
Se concreta en realizar el estudio que permite la solución de un
problema de carácter práctico, que dispone de; fuentes de información,
recursos económicos, tiempo, dominio del tema, conocimiento de las
técnicas y herramientas para resolver un tema que pueden conceder
beneficios en diferentes áreas o esferas del acontecer diario.
Los proyectos factibles se fundamentan en trabajos de campo,
documentales o ambos.
El proyecto es factible porque es posible de percibir la obtención,
el avance de una propuesta de gestión archivística para facilitar y dar
soluciones a las necesidades del archivo de la comunidad educativa.
66
TIPOS DE INVESTIGACIÓN
La investigación que se ha utilizado en este proyecto, es de tipo
explicativo, exploratorio, bibliográfica-documentada, descriptivo, y de
campo que es netamente científica, con proceso metódico y sistemático
dirigido a dar soluciones en la documentación que facilita la unidad
educativa en el archivo mediante la obtención de nuevos conocimientos,
los cuales establecen el recurso a la respuesta a tales interrogantes.
Investigación de campo: Es aplicada para comprender y resolver
el o los problemas de un lugar determinado. El investigador trabaja en el
área, convive con las personas y las fuentes consultadas, de las cuales
se obtendrán los datos más relevantes a ser analizados.
MORÁN MÁRQUEZ, Francisco (2006) en su obra La Investigación Científica, expresa: “que la investigación se realiza en el lugar que se produce el fenómeno con la guía del científico”. (p. 71)
Investigación exploratoria: Es considerada como el primer
acercamiento científico a un problema. Se utiliza cuando éste aún no ha
sido abordado o no ha sido suficientemente estudiado y las condiciones
existentes no son aún determinantes.
Investigación Descriptiva: Se efectúa cuando se desea describir,
en todos sus componentes principales, una realidad.
Investigación explicativa: Mediante este tipo de investigación se
intenta encontrar las causas del problema valiéndose el investigador de lo
que se indaga por medio de métodos y técnicas para dar solución a la
problemática con sus cuatro elementos
67
Investigación documental: Aquella investigación que se realiza
mediante la consulta de fuentes de información de documentos para el
desarrollo de un tema investigativo como objeto de estudio.
PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACIÓN
La vigente investigación es factible para poder dar trámite al
problema del establecimiento; es documental porque se beben realizar
consultas para la investigación, y de campo porque se accederá a
analizar el problema de los archivos con el cual tendremos unos
resultados óptimos, satisfaciendo a la comunidad educativa, al dar
solución al problema documental.
POBLACIÓN Y MUESTRA
POBLACIÓN
La población es un conjunto de personas u objeto que tienen
particulares en común, a las que se va a estudiar y de los cuales se
intenta obtener soluciones aplicando técnicas estadísticas.
La población que se va a estudiar es en la Unidad Educativa “Pablo
Hannibal Vela Egüez”, para obtener la información se tomaran en cuenta
al personal administrativo, docentes y representantes.
68
Cuadro N° 28
ITEMS ESTRATO POBLACIÓN %
1 Rector 1 0%
2 Personal administrativo 4 0%
3 Docentes 51 3%
4 Representantes legales 1690 94%
5 Usuarios 50 3%
Total 2622 100%
Fuente:Población de la Unidad Educativa Pablo Hannibal Vela Egüez
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque R.
Gráfico N° 1
Fuente: Población de la Unidad Educativa Pablo Hannibal Vela Egüez
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque R.
Rector; 1; 0%
Personal administrativo;
4; 0%
Docentes; 51; 3%
Representantes legales; 1690;
94%
Usuarios; 50; 3%
Población
69
MUESTRA
PACHECO GIL, Oswaldo (2006) en su obra Proyecto Educativo se
refiere a muestra que es un:
Subconjunto representativo de elementos de una población o universo. Del estudio de la muestra se deducen unas leyes que se hacen extensivas a todo el conjunto poblacional. Una muestra debe tener dos características básicas; tamaño y representatividad.
Tamaño.- debe ser suficientemente amplio para que permita deducir el valor futuro de una variable en función de sus valores anteriores de una manera correcta.
Representativa.- los diferentes elementos que componen una población tienen que encontrarse comprendidos proporcionalmente en la muestra (p.230).
Cuadro N° 29
ITEMS ESTRATO MUESTRA %
1 Docentes 15 31%
2 Personal Administrativo. 4 8%
3 Representantes legales 30 61%
Total 49 100%
Fuente: Unidad Educativa Pablo Hannibal Vela Egüez
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque R. Gráfico N° 2
Fuente: Unidad Educativa Pablo Hannibal Vela Egüez
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque R.
Rector y docentes; 15;
31%
Personal administrativo;
4; 8%
Representantes legales; 30;
61%
Muestra
70
PROCEDIMIENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS
La moderna investigación tiene varios ciclos para la recolección de
información.
1.- Está relacionada en el estudio bibliográfico y documental, a
través de investigaciones relacionadas con la temática, que
contribuyeron a la formación del marco teórico.
2.- Es un estudio de campo donde se aplicaran los instrumentos
considerados al rector, personal administrativo, docentes y
representantes de la unidad educativa.
INSTRUMENTO DE INVESTIGACIÓN
En este proyecto se utilizara los instrumentos que se accedan a
recoger información, de las preguntas abiertas y selección múltiples.
Las preguntas están encaminadas al desarrollo factible, que son
consideradas para la solución de la documentación del archivo de la
institución educativa
El instrumento considerado es el método científico que es el
conjunto de todos los elementos que corresponden a los principios,
normas y reglas. Siguiendo estos pasos del proceso de elaboración de
encuesta, que son instrumento para la realización de una investigación
de campo, con todas sus recomendaciones de datos en el desarrollo de
la moderna investigación.
71
MÉTODOS
Es considerado como el camino para alcanzar un fin determinado
de forma práctica y teórica.
IZQUIERDO ARELLANO, Enrique ( 200?), en su Obra Investigación
Científica: guía de estudio y técnicas de investigación indica que:
Método Inductivo.- Se ocupa de resolver el problema de generalizar aquello que se conoce en forma particular. Para ello se debe descubrir cuáles son las prioridades en que coinciden dichos procesos, cuáles y cómo son los nexos que los une, para eso, es indispensable realizar un examen riguroso en el cual se conjugan y se alternan análisis y síntesis. (p. 96)
Este método resuelve el problema de lo particular a lo general en el
proceso del conocimiento.
MORÁN MÁRQUEZ, Francisco (2006) en su obra La Investigación
Científica sostiene que el:
Método Deductivo.- “La deducción es el camino inverso a la inducción, o sea, que partiendo de la ley, se va a los casos particulares”. (p. 28).
Una vez realizado el estudio de la investigación se utilizara el
método inductivo, partiendo de la Ley del Archivo Nacional para la
organización de la documentación de la institución educativa.
TÉCNICAS
La técnica a utilizar en esta moderna investigación serán; la técnica
de observación y de la encuesta.
MORÁN MÁRQUEZ, Francisco (2006) en su obra La Investigación
Científica sostiene que la:
72
“Observación.- Se refiere a todos aquellos actos que el ser humano trata de reconocer en un fenómeno determinado, a fin de poder elaborar leyes”. (p.24)
La observación busca conocer, descubrir y clasificar los fenómenos
de la naturaleza para determinar el problema que se investiga.
PACHECO GIL, Oswaldo (2006) en su obra Proyectos educativos,
expresa:
Encuesta.- Es la técnica que a través de un cuestionario adecuado nos permite recopilar datos de toda la población o de una parte representativa de ella.
Es una de las técnicas más generalizadas en el área
educativa, económica, política, religiosa, etc. Entrevista.- Es una conversación seria de conversación
que tiene como propósito extraer información sobre un tema determinado, y sus elementos son: el entrevistador, entrevistado y la relación, (p.211)
La encuesta es la que permite obtener la información de la entrevista
que se realiza en la unidad educativa con el propósito de resolver el
problema de dicha institución.
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
El resultado de este estudio se presenta mediante las encuestas
realizadas al rector, personal administrativo y representantes de la Unidad
Educativa Pablo Hannibal Vela Egüez, mediante procesos estadísticos,
dando respuestas a las informaciones realizadas. Obteniendo el siguiente
resultado:
73
Encuesta dirigida a los Docentes de la Unidad Educativa
“Pablo Hannibal Vela Egüez”
La organización del archivo de la institución
Cuadro Nº 30
Pregunta Categoría Frecuencia Porcentaje
De acuerdo 12 80%
1 En desacuerdo 2 13%
Indiferente 1 7%
Total 15 100%
Fuente: Encuesta dirigida a los docentes de la U.E. Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
Gráfico N° 3
Análisis e interpretación.- El resultado obtenido en la primera
pregunta a los docentes de la institución indican que debería haber una
buena organización de sus documentos porque es de gran ayuda para los
estudiantes y representantes.
De acuerdo; 12; 80%
En desacuerdo13%
Indiferente7%
¿Considera que es necesaria la organización del archivo de la institución?
74
Archivo administrativo
Cuadro N° 31
Pregunta Categoría Frecuencia Porcentaje
De acuerdo 15 100%
2 En desacuerdo 0 0%
Indiferente 0 0%
Total 15 100%
Fuente: Encuesta dirigida a los docentes de la U.E.
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes.
Gráfico N° 4
Análisis e interpretación.- El resultado obtenido en esta
pregunta a los docentes es que están de acuerdo que es indispensable
tener un archivo para la institución, ya que es parte esencial para sus
estudiantes y para ellos mismo.
De acuerdo; 27;100%
En desacuerdo; 0; 0%
Indiferente; 0; 0%
¿Cree qué el archivo administrativo de la unidad educativa es indispensable?
75
Organización del Archivo
Cuadro N° 32
Pregunta Categoría Frecuencia Porcentaje
De acuerdo 8 54%
3 En desacuerdo 5 33%
Indiferente 2 13%
Total 15 100%
Fuente: Encuesta dirigida a los docentes de la U.E.
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
Gráfico N° 5
Análisis e interpretación.- Los resultados obtenidos en esta
pregunta, el 54% de los docentes consideran que la institución si tiene
bien organizada su documentación, aunque el 33% piden que lo
organicen porque cuando necesitan algo no lo encuentran rápido.
De acuerdo; 8;54%
En desacuerdo; 5;
33%
Indiferente;2;
13%
¿Cree qué el archivo de la institución se encuentra bien organizado?
76
El archivo como memoria de la institución
Cuadro N° 33
Pregunta Categoría Frecuencia Porcentaje
De acuerdo 10 67%
4 En desacuerdo 3 20%
Indiferente 2 13%
Total 15 100%
Fuente: Encuesta dirigida a los docentes de la U.E. Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
Gráfico N° 6
Análisis e interpretación.- Los resultados obtenidos por parte de
los docentes consideran que el archivo es el origen de la institución, los
documentos son evidencia del tiempo que tiene trabajando esta
institución para la comunidad.
De acuerdo; 10; 67%
En desacuerdo; 3; 20%
Indiferente; 2; 13%
¿Considera qué el archivo es el origen de la institución?
77
Interés de los documentos por parte del archivista
Cuadro N° 34
Pregunta Categoría Frecuencia Porcentaje
De acuerdo 9 60%
5 En desacuerdo 5 33%
Indiferente 1 7%
Total 15 100%
Fuente: Encuesta dirigida a los docentes de la U.E.
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
Gráfico N° 7
Análisis e interpretación.- el resultado de esta respuesta por
parte de los docentes, consideran que un archivista prestaría interés de
los documentos porque ellos son los especialistas.
De acuerdo; 9;60%
En desacuerdo; 5;
33%
Indiferente; 1;7%
¿Considera usted qué un archivista especializado prestaría más interés en los documentos
78
La institución cuenta con archivista especializado
Cuadro N° 35
Pregunta Categoría Frecuencia Porcentaje
De acuerdo 13 87%
6 En desacuerdo 1 7%
Indiferente 1 6%
Total 15 100%
Fuente: Encuesta dirigida a los docentes de la U.E.
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
Gráfico N° 8
Análisis e interpretación.- En esta encuesta se demuestra que la
institución no tiene un especialista en archivo, solo la persona encargada
de la información documental es la secretaria.
De acuerdo; 13; 87%
En desacuerdo; 1; 6%
Indiferente; 1; 7%
¿Considera qué la institución cuenta con un archivista especializado?
79
Departamento de archivo
Cuadro N° 36
Pregunta Categoría Frecuencia Porcentaje
De acuerdo 9 60%
7 En desacuerdo 4 27%
Indiferente 2 13%
Total 15 100%
Fuente: Encuesta dirigida a los docentes de la U.E.
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
Gráfico N° 9
Análisis e interpretación.- Los docentes con un 60% están de
acuerdo que deberían tener un lugar solo para sus archivos
documentales.
De acuerdo; 9;60%
En desacuerdo; 4; 27%
Indiferente; 2; 13%
¿Considera qué la institución deberia tener un departamento para el archivo?
80
El archivo en secretaria
Cuadro N° 37
Pregunta Categoría Frecuencia Porcentaje
De acuerdo 8 53%
8 En desacuerdo 6 40%
Indiferente 1 7%
Total 15 100%
Fuente: Encuesta dirigida a los docentes de la U.E.
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
Gráfico N° 10
Análisis e interpretación.- El 53% de los docentes están de
acuerdo que el lugar donde deben reposar todos los documentos debe
ser en secretaria, porque es el único lugar que hay y quien preste este
servicio, el 40% de los docentes opinan que debería tener otro espacio
para los documentos, con una persona especializada que le brinde mejor
calidad a la información.
De acuerdo; 8; 53%
En desacuerdo; 6; 40%
Indiferente; 1; 7%
¿Está de acuerdo qué el archivo de la institución debe permanecer en el departamento de
Secretaria?
81
Encuesta dirigidas al personal administrativo de la
Unidad Educativa “Pablo Hannibal Vela Egüez”
Ciclo de vida de los documentos
Cuadro N° 38
Pregunta Categoría Frecuencia Porcentaje
De acuerdo 2 50%
1 En desacuerdo 1 25%
Indiferente 1 25%
Total 4 100%
Fuente: Encuesta dirigida al personal administrativo de la U.E.
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
Gráfico N° 11
Análisis e interpretación.- El personal administrativo están muy
conciente que los documentos tienen un ciclo de vida y que ellos no
clasifican los documentos para hacerla cumplir.
De acuerdo; 2; 50%
En desacuerdo; 1; 25%
Indiferente; 1; 25%
¿Sabía qué los documentos de un archivo cumplen un ciclo de vida?
82
Normas y técnicas para archivar
Cuadro N° 39
Pregunta Categoría Frecuencia Porcentaje
De acuerdo 2 50%
2 En desacuerdo 1 25%
Indiferente 1 25%
Total 4 100%
Fuente: Encuesta dirigida al personal administrativo de la U.E.
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
Gráfico N° 12
Análisis e interpretación.- La información obtenida es el 50% del
personal administrativo tiene organizado y clasificado sus documentos
de acuerdo al año lectivo, jornada laboral, grado y especialización.
De acuerdo; 2; 50%
En desacuerdo; 1; 25%
Indiferente; 1; 25%
¿Para usted el archivo de la institución cuenta con normas y técnicas para archivar?
83
Personal especializado en el archivo
Cuadro N° 40
Pregunta Categoría Frecuencia Porcentaje
De acuerdo 1 25%
3 En desacuerdo 2 50%
Indiferente 1 25%
Total 4 100%
Fuente: Encuesta dirigida al personal administrativo de la U.E.
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
Gráfico N° 13
Análisis e interpretación.- El personal administrativo nos indica
que no cuenta con un archivista especializado, solo tienen una secretaria
que ejerce esa labor.
De acuerdo; 1; 25%
En desacuerdo; 2; 50%
Indiferente; 1; 25%
¿El archivo de la institución cuenta con un archivísta especializado?
84
Conocimiento del proceso de clasificación y documentación
Cuadro N° 41
Pregunta Categoría Frecuencia Porcentaje
De acuerdo 1 25%
4 En desacuerdo 3 75%
Indiferente 0 0%
Total 4 100%
Fuente: Encuesta dirigida al personal administrativo de la U.E.
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
Gráfico N° 14
Análisis e interpretación.- el resultado obtenido es del 75% por
parte del personal administrativo, que están muy consciente de que no
saben cuál es el proceso que deben seguir para mantener organizados
los documentos.
De acuerdo1
25%
En desacuerdo; 3;
75%
Indiferente; 0; 0%
¿Conoce del proceso de clasificación y organización de los documentos?
85
El archivo como fuente de conservación de los documentos
Cuadro N° 42
Pregunta Categoría Frecuencia Porcentaje
De acuerdo 2 50%
5 En desacuerdo 2 50%
Indiferente 0 0%
Total 4 100%
Fuente: Encuesta dirigida al rector y docentes de la U.E.
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
Gráfico N° 15
Análisis e interpretación.- El 50% del personal administrativo
consideran que los documentos forman parte de la conservación para los
estudiantes de la institución para cuando ellos lo requieran.
De acuerdo; 2; 50%
En desacuerdo; 2; 50%
Indiferente; 0; 0%
¿Considera qué el archivo es una fuente para la conservación de los documentos?
86
Conocimiento de la Ley Nacional de Archivos
Cuadro N° 43
Pregunta Categoría Frecuencia Porcentaje
De acuerdo 1 25%
6 En desacuerdo 1 25%
Indiferente 2 50%
Total 4 100%
Fuente: Encuesta dirigida al personal administrativo de la U.E.
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
Gráfico N° 16
Análisis e interpretación.- El 50% del personal administrativo no
tiene conocimiento de que exista y para qué es la Ley Nacional de
Archivos.
De acuerdo; 1; 25%
En desacuerdo; 1; 25%
Indiferente; 2; 50%
¿Conoce sobre la Ley Nacional de Archivos?
87
Organización de los documentos con un sistema de archivo
Cuadro N° 44
Pregunta Categoría Frecuencia Porcentaje
De acuerdo 1 25%
7 En desacuerdo 2 50%
Indiferente 1 25%
Total 4 100%
Fuente: Encuesta dirigida al rector y docentes de la U.E.
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
Gráfico N° 17
Análisis e interpretación.- El 50% del personal están en
desacuerdo en la organización con sistemas de archivo los documentos,
porque es suficiente organizarlos por año lectivo, grado y especialización.
De acuerdo; 1; 25%
En desacuerdo; 2; 50%
Indiferente; 1; 25%
¿Los documentos son organizados con algún sistema de archivo?
88
Utilización de los niveles de archivo
Cuadro N° 45
Pregunta Categoría Frecuencia Porcentaje
De acuerdo 2 50%
8 En desacuerdo 1 25%
Indiferente 0 25%
Total 4 100%
Fuente: Encuesta dirigida al personal administrativo de la U.E.
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
Gráfico N° 18
Análisis e interpretación.- El 50% del personal administrativo si
utiliza el nivel de archivo para conservar los documentos.
De acuerdo; 2; 50%
En desacuerdo; 1; 25%
Indiferente; 1; 25%
¿Usted utiliza los niveles de archivo en la institución?
89
Encuesta dirigida a los representantes legales de la
Unidad Educativa “Pablo Hannibal Vela Egüez”
Organización de los documentos de la institución
Cuadro N° 46
Pregunta Categoría Frecuencia Porcentaje
De acuerdo 7 25%
1 En desacuerdo 20 70%
Indiferente 3 5%
Total 30 100%
Fuente: Encuesta dirigida a los representantes legales de la U.E.
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
Gráfico N° 19
Análisis e interpretación.- Los padres representantes no tienen
conocimiento de cómo debe estar organizado un archivo, si la institución
solo tiene departamento de secretaria.
En desacuerdo20
70%
De acuerdo7
25%
Indiferente3
5%
¿Tiene conocimiento como está organizado el archivo de la institución?
90
Eficiencia en la entrega de los documentos
Cuadro N° 47
Pregunta Categoría Frecuencia Porcentaje
De acuerdo 2 7%
2 En desacuerdo 10 33%
Indiferente 18 60%
Total 30 100%
Fuente: Encuesta dirigida a los representantes legales de la U.E.
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
Gráfico N° 20
Análisis e interpretación.- El 75% de los representantes se
muestran indiferentes a dar la respuesta porque ellos opinan que nunca
los documentos son entregados a tiempo.
De acuerdo; 2; 7%
En desacuerdo; 10; 33%Indiferente; 18;
60%
¿Cómo considera la entrega de sus documentos ?
91
Agilidad de los documentos en la solicitud
Cuadro N° 48
Pregunta Categoría Frecuencia Porcentaje
De acuerdo 30 100%
3 En desacuerdo 0 0%
Indiferente 0 0%
Total 30 100%
Fuente: Encuesta dirigida a los representantes legales de la U.E.
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
Gráfico N° 21
Análisis e interpretación.- el resultado obtenido por parte de los
padres de familia es del 100% que a ellos si les gustaría que sus
documentos sean entregados oportunamente.
De acuerdo100%
En desacuerdo0% Indiferente
0%
¿Le gustaría que sus documentos sean agilitados de forma rápida y oportuna ?
92
Atención personalizada en la atención a los usuarios
Cuadro N° 49
Pregunta Categoría Frecuencia Porcentaje
De acuerdo 17 56%
4 En desacuerdo 11 37%
Indiferente 2 7%
Total 30 100%
Fuente: Encuesta dirigida a los representantes legales de la U.E.
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
Gráfico N° 22
Análisis e interpretación.- El 56% de los padres de familia si se
sienten contentos de la atención de la persona encargada de entregar sus
documentos porque la secretaria es la única que está encargada para
realizar este trabajo y otros representantes dicen que debería haber otra
persona ayudando con este servicio.
De acuerdo; 17; 56%
En desacuerdo; 11; 37%
Indiferente; 2; 7%
¿Recibe una buena atención de la persona encargada del archivo?
93
Calificación de agilidad por la entrega de los documentos
Cuadro N° 50
Pregunta Categoría Frecuencia Porcentaje
De acuerdo 15 53%
5 En desacuerdo 12 42%
Indiferente 3 5%
Total 30 100%
Fuente: Encuesta dirigida a los representantes legales de la U.E.
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
Gráfico N° 23
Análisis e interpretación.- El 53% de los padres de familia si
consideran que sus documentos son facilitados a tiempo, aunque el 42%
de los representantes dicen que los hacen regresar varias veces por sus
documentos. Todos los representantes la califican sobre cinco.
De acuerdo; 15; 50%
En desacuerdo; 12; 40%
Indiferencia3
5%
¿Cómo calificaria la agilidad en el tiempo de entrega de los documentos?
94
Horario de atención a usuarios
Cuadro N° 51
Pregunta Categoría Frecuencia Porcentaje
De acuerdo 12 40%
6 En desacuerdo 16 53%
Indiferente 2 7%
Total 30 100%
Fuente: Encuesta dirigida a los representantes legales de la U.E.
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
Gráfico N° 24
Análisis e interpretación.- El 53% de los padres no están
contentos con el horario de atención porque muchos de los
representantes trabajan y no tienen tiempo para estar regresando a
buscarla para poder realizar sus trámites ya que es la única persona que
presta los servicios en los tres horarios de la institución.
De acuerdo; 12; 40%
En desacuerdo; 16; 53%
Indiferente; 2; 7%
¿Usted está de acuerdo con el horario de atención?
95
Atención personalizada a los usuarios en el archivo
Cuadro N° 52
Pregunta Categoría Frecuencia Porcentaje
De acuerdo 25 83%
7 En desacuerdo 4 14%
Indiferente 1 3%
Total 30 100%
Fuente: Encuesta dirigida a los representantes legales de la U.E.
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
Gráfico N° 25
Análisis e interpretación.- El 83% de los padres de familia tienen
la necesidad de que este otra persona trabajando en el departamento
para que ayude a facilitar los documentos.
De acuerdo; 25; 83%
En acuerdo; 4; 14%
Indiferente; 1; 3%
¿Le gustaría siempre contar con una persona atendiendo el archivo?
96
Ampliación en el horario de atención a los usuarios
Cuadro N° 53
Pregunta Categoría Frecuencia Porcentaje
De acuerdo 24 79%
8 En desacuerdo 5 16%
Indiferente 1 5%
Total 30 100%
Fuente: Encuesta dirigida a los representantes legales de la U.E.
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
Gráfico N° 26
Análisis e interpretación.- El 79% de los representantes están de
acuerdo que se amplíe el horario de atención porque así se les facilitaría
realizar trámites en la institución de sus representados y el 5% están en
desacuerdo.
De acuerdo; 24;79%
En desacuerdo; 5; 17%
Indiferente; 1; 5%
¿Le gustaría qué se amplíe el horario de atención en el archivo?
97
CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
En la Unidad Educativa Pablo Hannibal Vela Egüez, después de
haber realizado la observación y la encuesta a los docentes, rector,
personal administrativo y a los representantes legales, se procedió a
realizar la tabulación de las preguntas realizadas llegando a la conclusión
que hay poco control en el proceso documental de la institución por lo
cual se realiza con apremio este proyecto.
Acopiaremos las conclusiones mencionadas según los elementos
que se tomaron la muestra:
Docentes.- En el análisis realizado, observado que la institución
maneja un departamento de secretaria que es el lugar donde se
manipulan los archivos de la institución, porque carecen de un
especialista en archivología.
Personal administrativo.- Indican que con la ausencia de un
especialista en la materia, reglas y normas que no tienen muy
establecidas para la organización del archivo de la institución se les hace
un poco difícil, mejorar la productividad documental para los docentes,
estudiantes y representantes.
Representantes legales.- Se puede constatar que los
representantes si les gustaría que siempre estuviese abierto el
departamento de secretaria para cuando soliciten alguna gestión
documental, porque es algo molestoso regresar después, ya que la
mayoría de padres de familia trabajan y no disponen de tiempo.
98
Recomendaciones
Realizada la observación y la encuesta se puede realizar las
siguientes recomendaciones a quienes conforman la Unidad Educativa:
Rector.- Que debería considerar un espacio para el departamento
de archivo y un especialista en esta área para realizar una mejor
organización documental para sus usuarios.
Personal administrativo.- Deberían aplicar nuevas técnicas
archivísticas, enfocadas en la organización y control en el manejo y uso
de los documentos de la institución a fin de contar con un servicio de
calidad y calidez.
Docentes.- Asistir al departamento de Secretaria en el área de
archivo con toda la espontaneidad a realizar sus trabajos con facilidad de
búsqueda de sus documentos.
Representantes legales.- Se recomienda hablar con el rector y
llegar a un acuerdo en el horario de atención.
99
CAPÍTULO IV
LA PROPUESTA
APLICAR TÉCNICAS ARCHIVISTICAS EN EL MANEJO
Y USO DE LA DOCUMENTACIÓN COMO FUENTE DE
INFORMACIÓN.
ANTECEDENTES
Con el avance del sistema tecnológico y de telecomunicaciones,
permite hoy en día al archivista cumplir, desempeñar un nuevo rol
utilizando los nuevos recursos pertinentes para satisfacer las demandas
de los usuarios, aplicando La Ley de Archivos para la conservación de
documentos como fuente de información.
En el manejo y uso de la documentación en el archivo de la unidad
educativa es primordial el de aplicar métodos y técnicas, que contenga
una buena conservación hacia sus usuarios.
JUSTIFICACIÓN
Es indispensable que en la Unidad Educativa Pablo Hannibal Vela
Egüez, se apliquen técnicas archivísticas en el manejo y uso de la
100
documentación, ya que no cuentan con estas normativas que son
necesarias para el área del archivo, que ayudara a agilitar la
documentación a los usuarios.
En el departamento de secretaria, donde se encuentra reposando
el archivo de la institución no está clasificado, ordenada, archivada con
ningún proceso técnico, ya que solo se guardan los documentos de los
estudiantes en los archivadores, y algunas veces se pueden localizar
hasta dos carpetas en un mismo expediente, lo cual se dificulta su
búsqueda en el momento requerido de la información.
Lo que se desea lograr es la organización documental de la
institución fielmente detallados e identificados mediante procesos técnicos
y efectuar estrategias para la clasificación, registrada en la unidad
educativa, logrando un verdadero registro con eficacia y eficiencia en el
área.
El archivo de la institución debe responder a las modernas
demandas que presenta la comunidad educativa, por el impacto que
despliega la tecnología hoy en día que es muy adelantada en el mundo.
De acuerdo con los resultados obtenidos en el estudio, se puede
determinar que la autoridad, docentes, personal administrativo,
estudiantes y representantes legales, manifiestan la necesidad de la
organización del fondo documental de la institución
SÍNTESIS DEL DIAGNÓSTICO
La institución no cuenta con el departamento de archivo, aunque
contiene archiveros y quien maneja estos documentos es la secretaria
101
que no es una especialista en el área, no obstante ella hace su mejor
esfuerzo y trata de dar la información adecuada a los usuarios.
Los archivos de la unidad educativa no llevan una organización
adecuada, con la documentación de los estudiantes que corresponderían
ser su prioridad puesto que son la fuente que generan información
documental, se busca realizar una adecuada clasificación, organización y
el análisis para lograr la eficiencia dentro del área, con técnicas
archivísticas.
PROBLEMÁTICA FUNDAMENTAL
El poco interés que se presenta en la clasificación de los
documentos de la institución, por las múltiples falencias que tiene el
personal administrativo y la secretaria, de no ser especialista en
archivología sus documentos no son agiles, ya que la información
documental en el departamento de secretaria se encuentra
desorganizada, no proveen de técnicas, de normas de archivos para la
conservación documental.
Los archivos de las instituciones deberían estar siempre
organizados, clasificados para dar agilidad y facilidad a los usuarios
cuando ellos lo requieran, enfocando así su uso.
Para mejorar esta problemática en la institución educativa debería
tener una persona especializada en archivología para su mejoramiento,
eficacia y eficiencia en sus legajos que trabajen en conjunto con el
personal administrativo en desarrollo de la comunidad educativa.
102
OBJETIVO GENERAL
Optimizar las técnicas archivísticas para el manejo del fondo
documental del archivo de la institución educativa.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Organizar el Departamento de Secretaria.
Concienciar a los docentes del uso del archivo de la institución.
Categorizar el archivo para optimizar la debida información al
usuario.
Determinar las técnicas archivísticas al personal administrativo.
IMPORTANCIA
El archivo facilitara el uso a los usuarios de la institución mediante
un sistema alfabético que facilitara una mejor búsqueda, para dar un
servicio adecuado a los clientes de la información.
Los documentos de dicha institución se conservaran en los
archivadores verticales debidamente ordenados y clasificados,
proporcionando información a todos los que requieran de su uso.
Se considera que brindara de gran ayuda a los docentes, personal
administrativo, representantes legales y estudiantes.
103
UBICACIÓN SECTORIAL Y FÍSICA
La Unidad Educativa “Pablo Hannibal Vela Egüez” se encuentra
ubicada en la ciudad de Guayaquil, distrito 3, frente de la parada de la
metro vía, en la avenida Machala S/N entre Colombia y Camilo Destruge.
Fotografía N° 9
Fuente: https://mapas.google.com Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque R.
FACTIBILIDAD
Este moderno proyecto es factible puesto que se cuenta con la
infraestructura física, con la respectiva iniciación por parte de las
autoridades correspondientes y de la comunidad educativa, se provee de
los recursos necesarios para la su ejecución.
104
Permite al proyecto la solución del problema de carácter práctico
conteniendo la fuente de información, recursos, tiempo, dominio del tema,
conocimiento de la técnica y herramientas para resolverlo.
DESCRIPCIÓN DE LA PROPUESTA
En la institución educativa están adecuados los archiveros que no
están organizados, debidamente por quienes los operan, ya que le dan
poca importancia a su uso correspondiente.
Para realizar este moderno proyecto se organizara los
archivadores, los legajos de información, adecuando bien el espacio físico
del archivo.
Se pretende aplicar técnicas archivísticas para la conservación,
recuperación y organización del archivo institucional con el cual se ha
empezado realizando un procedimiento técnico; realizando un registro
manual que es el número que va ubicado en la parte superior izquierda de
la carpeta de los estudiantes conforme van ingresando a la institución, se
realiza la clasificación de los documentos por jornada matutina,
vespertina y nocturna, por cursos, especialización y por último se los
ordena alfabéticamente.
Se organiza toda la documentación del período lectivo 2013 –
2014, por cuanto la institución empieza a formar parte de la unificación
como Unidad Educativa decretado en la ley de Educación LOEI en el
artículo 108, 109, 110 de la resolución N° 1074 del 25 de abril del 2013.
Los legajos son organizados alfabéticamente para agilitar la
búsqueda de la información utilizando los procesos técnicos.
105
LOS PROCESOS TÉCNICOS DE LA ARCHIVÍSTICA
Los procesos técnicos para un buen tratamiento documental son:
CLASIFICACIÓN.- lo primero que se debe realizar es la
clasificación de todos los documentos en un archivo, aplicando
el principio de procedencia.
ORDENACIÓN.- organización de los documentos aplicando el
principio de origen.
DESCRIPCIÓN.- se realiza la síntesis de información para los
usuarios, aplicando las normas ISAD (G).
TRANSFERENCIA.- se realiza el traspaso de un archivo a otro.
VALORACIÓN.- se determina el valor del documento si es
primario o secundario.
SELECCIÓN.- se realiza la determinación de que documento se
conserva y cual se elimina.
ELIMINACIÓN.- se realiza la destrucción del documento que ya
no sirve y el que no sea legible de información.
CONSERVACIÓN.- se realiza la conservación del documento
una vez que haya pasado por todos los procesos para velar la
integridad física y funcional con los siguientes pasos:
Preservación.- evitando el deterioro o destrucción.
Restauración.- permitiendo la integridad.
ELEMENTOS QUE PERMITIRÁN LLEVAR A CABO LA
PROPUESTA
ESPACIO.- el espacio es el departamento de secretaria que
cuenta con equipamiento y adecuada infraestructura que es accesible a
los docentes.
106
El departamento de secretaria mide 6 m de ancho y 10 m de largo,
es de hormigón armado, piso de cerámica, está ubicado en la planta baja
y cuenta con siete archivadores verticales.
LOS SERVICIOS.- Los servicios que presta el departamento de
secretaria a la comunidad educativa demanda de una organización
constante de su información documental.
PERSONAL.- La persona responsable del archivo deberá ser un
profesional y responsable de sus actividades archivísticas como lo es un
archivólogo que se encargara de la organización administrativa con bases
pedagógicas de forma eficaz y eficiente.
LA FORMACIÓN DEL ARCHIVÓLOGO
La formación del archivólogo se realiza mediante estudios
universitarios que conllevan a constituir a un profesional responsable del
archivo y de la gestión documental de la información.
El responsable del archivo deberá:
Trabajar en conjunto con el personal administrativo.
Elaborar un plan de trabajo con el personal administrativo.
Realizar el tratamiento técnico de los documentos de los
estudiantes.
Asesorar a los docentes del uso de la información documental.
Definir la política institucional de los documentos.
HORARIO
Es muy importante establecer horario de atención a los usuarios
en sus tres jornadas laborables:
Matutina de: 08:00 a 11:00
Vespertina y Nocturna de: 16:00 a 22:00
107
OBJETIVO
Prestar atención y beneficiar a los usuarios que trabajan y no
pueden asistir en horarios de la mañana a realizar sus trámites en la
institución educativa.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DE LA UNIDAD
EDUCATIVA
En este innovador proyecto educativo se realiza un cuadro de
clasificación para mejorar la presentación y facilitar la búsqueda de la
documentación de la institución.
CUADRO N°54
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
SECRETARIA DE LA UNIDAD EDUCATIVA
PABLO HANNIBAL VELA EGÜEZ
MATUTINA VESPERTINA NOCTURNA
*Expediente de los estudiantes 2013 - 2014
* Expediente de los estudiantes 2013 - 2014
* Expediente de los estudiantes 2013 - 2014
*Promociones para refrendar
* Ficha Psicológica
* Solicitud de matricula
108
ASPECTOS LEGALES
Tomar en consideración los poderes ejecutivos, legislativos
vigentes en la educación y cultura, que se encuentran en las normativas
legales de la constitución de la República del Ecuador del 2008 y en la
Ley del Sistema Nacional de Archivos.
Art. 26.- Las personas, la familia y la sociedad tienen derecho y la
responsabilidad en el proceso educativo.
Art. 27.- la educación se centra en el ser humano y garantizara su
desarrollo en el marco del respeto de los derechos humanos.
Art. 377.- tiene como finalidad fortalecer la identidad nacional,
proteger y promover la diversidad de las expresiones culturales.
Art.378.- estará integrado por todas las instituciones que reciban
fondos públicos.
Art. 379.- son parte del patrimonio cultural tangible e intangible:
1.- las lenguas
2.- las edificaciones
3.- los documentos
4.- creaciones artísticas, científicas y tecnológicas
Art. 380.- serán responsabilidades del Estado:
1.- velar políticas permanentes
2.- promover la restitución y recuperación de los bienes patrimoniales.
109
ASPECTO PEDAGÓGICO
En un proceso educativo que genera cultura en nuestra sociedad
para desarrollar y potenciar un conocimiento crítico al ser humano en
reflexión y acción. Nos permite conocer el fundamento pedagógico, su
proceso, el aprendizaje y enseñanza entre la teoría y la práctica para
resolver situaciones problemáticas e ir modificando sus ideas para seguir
aprendiendo.
En este moderno proyecto educativo el aspecto Pedagógico y el
aspecto Andragógico indica que se debe respetar la cultura de nuestra
sociedad, identidad basándose en la educación para dar solución a las
problemáticas que se presenta en los archivos.
ASPECTO PSICOLÓGICOS
La fundamentación psicológica es una de las variedades
esenciales para este proyecto, que ayudará al desarrollo cognitivo del
personal administrativo de la institución, definiendo habilidades del
campo en la búsqueda y recolección de datos de parte de los docentes.
ASPECTO SOCIOLÓGICO
La sociología estudia las múltiples interacciones del individuo en la
sociedad aplicando métodos de investigación, cuantificación y verificación
empírica. La documentación impresa es un recurso a la necesidad social
de atesorar la información para ser cedida a otras personas o a quienes
la soliciten.
110
ASPECTO EPISTEMOLÓGICO
La epistemología estudia la teoría del conocimiento científico del
hombre, para entender el contexto de la verdad y de las vías para llegar a
especificarla.
VISION, MISIÓN Y POLÍTICAS DE LA PROPUESTA
VISIÓN
Ser un modelo de organización documental, aplicando la gestión
archivística y proponer un servicio de calidad y calidez en el sistema de
información para los usuarios de la información, considerando así la
clasificación alfabética de los documentos con eficacia y eficiencia.
MISIÓN
Gestionar el fondo documental de los archivos de la Unidad
Educativa Pablo Hannibal Vela Egüez y poder aplicar adecuadamente las
técnicas para la organización, mediante la utilización de métodos y
procedimientos modernos de la documentación como fuente de
información.
111
POLÍTICAS DE LA PROPUESTA
Presentar una verdadera organización del fondo documental con
técnicas archivísticas, empleando la Ley de Archivo en la institución
educativa para el beneficio de los docentes, estudiantes y
representantes legales del establecimiento, mejorando el servicio de
atención a los usuarios con calidad, calidez y eficiencia.
BENEFICIARIOS
Con este proyecto se beneficiaran al personal administrativo,
docentes y toda la comunidad educativa de la institución que son los
interesados en que sea agilitada su documentación de forma ágil, eficaz,
eficiente y segura para poder ser uso cuando ellos lo requieran.
IMPACTO SOCIAL
Este moderno proyecto tiene como impacto social a largo y
mediano plazo de ser agradable para la comunidad educativa con las
debidas organizaciones requeridas e ir implementando estrategias para la
organización documental con procesos técnicos, dado que contara con
sus archivadores bien organizados acorde a las exigencias que hoy en
día lo exigen la Ley de Archivos vigente y la Constitución del 2008.
112
DEFINICIÓN DE TÉRMINOS IMPORTANTES
ACCESO A LOS ARCHIVOS: Derecho de los ciudadanos
consultar la información que conservan los archivos públicos, en los
términos consagrados por la Ley.
ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de los documentos de un
archivo.
ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA: En Archivología, toda acción que
genera documentos se entiende por actividad. También se denomina
actividad al transcurso de tiempo durante el cual se realiza una operación.
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Operaciones administrativas y
técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control
evaluación, conservación, preservación, y servicios de todos los archivos
de una institución.
ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS: Depósitos de los
documentos en estanterías, cajas, archivadores, legajos, etc., para su
conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su
utilización.
ANAQUEL: cada una de las tablas o ménsulas puestas
horizontalmente en los muros, o en armarios, etcétera, para colocar sobre
ellas expedientes, libros o cualquier documento o unidad de instalación.
ANDRAGOGÍA: es el conjunto de las técnicas de enseñanzas
orientadas a educar a personas adultas, en contraposiciones de la
pedagogía, que es la enseñanza orientada a los niños.
113
ARCHIVALÍA: Término adoptado de las escuelas europeas, como
conjuntos de materiales de consulta de un archivo.
ARCHIVERO: Es la persona que tiene a cargo un archivo o sirve
como técnico en el efectúa los estudios teóricos prácticos sobre los
manejos, cuidados y ordenamiento de archivos y documentos ha recibido
el correspondiente título profesional.
ARCHIVO PÚBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a
entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un
servicio público por entidades privadas.
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso
integral de los documentos en su ciclo vital.
ARCHIVÓLOGO: Es la persona que cultiva la disciplina y
contribuye con estudios especializados a su progreso doctrinario.
ARCHIVOS DE GESTIÓN O DE OFICINA: También llamado de
oficina, contiene los documentos que según la edad de los mismos dentro
del ciclo vital corresponden a la primera etapa o edad donde son
denominados documentos corrientes que se corresponden con el ejercicio
del valor primario o de gestión de estos.
BIBLIORATO: Carpeta de cartón, de lomo ancho, con anillas para
archivar documentos, archivador.
CERTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO: Documento que da fe de la
presencia de determinados datos en los documentos de archivos.
114
CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS: conjunto de medidas
adoptadas para garantizar la integridad físicas de los documentos que
alberga un archivo.
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: conjunto de medidas
tomadas para garantizar el buen estado de los documentos.
CONSERVACIÓN: Es el conjunto de operaciones que tiene por
objeto prolongar la vida de un ente material. Merced a la prevención del
daño o a la corrección de deterioro.
CONSULTA DE DOCUMENTOS: Derecho de los ciudadanos a
consultar la información contenida en los documentos de archivo de las
entidades públicas y a obtener copia de los mismos, siempre que dichos
documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a
la Ley.
CUSTODIAR: Guardar consumo y vigilancia.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o
recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o
funciones.
DOCUMENTO HISTÓRICO: Documento único que por su
significado jurídico, autográfico o por sus rasgos externos y su valor
permanente para la Dirección del Estado, la Soberanía Nacional, las
Relaciones Internacionales, las actividades científicas, tecnológica y
cultural, se convierten en parte del patrimonio histórico y especialmente
valioso para el país.
115
DOCUMENTO INACTIVO: Es un documento que no se consulta
más de una vez por año. Este término se aplica al mismo tiempo a la
correspondencia y a los expedientes individuales, pero no incluye
necesariamente el volumen cerrado de un documento activo.
DOCUMENTO ORIGINAL: Fuente primaria de información con
todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad
e integridad.
DOCUMENTO VITAL: Son aquellos que poseen un valor crítico
para su empresa, y son únicos e irremplazables, por lo tanto requieren de
un cuidado especial a la hora de ser almacenados y preservados.
EPISTEMOLOGÍA: estudio critico filosófico de las ciencias que
tiene por fin determinar el origen y resultado de la teoría y la hipótesis.
Estudio de los métodos y fundamentos del conocimiento científico.
EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un
conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una
instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
FOLIACIÓN: Numeración no interrumpida de una serie o
documentos que constan en más de un cuaderno, tomo o volumen.
FOLIO: Hoja de un libro o cuaderno, particularmente cuando están
numerados por hojas y no por páginas.
FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos producidos por
una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o
actividades.
116
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA: es el estudio profundo del tema
en cuestión a través de la indagación bibliográfica.
FUNDAMENTACIÓN: establecer, asegurar el principio y hacer
firme una cosa.
IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL: Primera etapa de la labor
archivística que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías
administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un
fondo.
LEGAJO: conjunto de papeles, generalmente atados, por estar
relacionados entre sí y trata sobre un mismo asunto.
LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA: es el conjunto de normas que
oficializan la conservación, el acceso, la protección y la organización de
los archivos en un Estado ya sea nacional, provincial o municipal.
LEY GENERAL DE ARCHIVOS: La Ley General de Archivos
define el Sistema Nacional de Archivos como el conjunto de instituciones
normalización de los procesos archivísticos.
MANUSCRITO: Documento escrito a mano.
ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización
que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones
documentales definidas en la fase de clasificación.
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de operaciones
técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental
117
relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para
revelar su contenido.
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS: Proceso archivístico que
consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a
clasificar, ordenar y designar los documentos de una entidad.
PALABRAS CLAVE: palabras o grupo de palabras extraídas
directamente de uno o más documentos, para indicar su contenido y
facilitar su recuperación.
PATRIMONIO ARCHIVÍSTICO: Conjunto de archivos conservados
en el país y que forman parte esencial de su patrimonio administrativo,
cultural e histórico.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos,
conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.
PEDAGOGÍA: es la ciencia que tiene como objeto de estudio a la
educación y enseñanza.
PIEZA DOCUMENTAL: Unidad mínima que reúne todas las
características necesarias para ser considerada documento, ejemplo: un
acta, un oficio, un informe.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se trata de un principio de la
teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los
documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo.
Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades
documentales.
118
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Conservación de los documentos
dentro del fondo documental al que naturalmente pertenece. Principio
fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos
producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los
de otros y el microfilm.
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Recepción o generación de
documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus
funciones.
PROYECTO DE DESCRIPCIÓN DE ARCHIVO: formulación de
actividades en el tiempo, que contemplan los criterios y métodos a seguir
en la selección y descripción de una determinada unidad archivística, con
el fin de obtener instrumento de consulta normalizado para la
investigación con base en fuentes primarias. El plan contempla, entre
otros aspectos, evaluación de requerimientos de descripción, tipos
documentales a elegir, unidades archivísticas, evaluación de criterios para
determinación de términos descriptivos, aspectos físicos de los
documentos a tener en cuenta y formas de captura y automatización de
los datos propios de la descripción archivística.
PSICOLOGÍA: tratado o estudio es la ciencia que trata de la
conducta y de los procesos mentales de los individuos.
RED DE ARCHIVOS: es la interrelación entre distintas unidades de
información, cuya finalidad es la intercambiar productos y servicios. Se
diferencia del sistema archivístico porque es cerrada (solo para los
organismos que la integran) y por su estructura horizontal (todos los
miembros tienen los mismos derechos).
119
REGLAMENTOS DE ARCHIVOS: son los lineamientos generales
administrativos y técnicos, para dar cumplimiento a diversas disposiciones
de Ley.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO: Conjunto de instituciones
archivísticas articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la
normalización de los procesos archivísticos.
SOCIOLÓGICO: ciencias que trata de las condiciones de
existencia y desenvolvimiento de las sociedades humanas.
TAXONOMÍA: ciencia que se ocupa de los principios, métodos y
fines de la clasificación. En especial la que ordena, jerarquía y norma.
THESAURUS: Es un diccionario que muestra la equivalencia entre
los términos o expresiones del lenguaje natural y aquellos términos
normalizados y preferentes del lenguaje documental, así como las
relaciones semánticas que existen entre otros términos.
TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una
actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos
que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle
categoría diplomática.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Una organización de archivos o un
grupo de organizaciones de archivos regidos por un solo director o por
una sola administración.
120
UNIDAD ARCHIVÍSTICA: Conjunto de piezas o tipos
documentales. Pueden ser unidad archivística, entre otras: un
expediente.
UNIDAD DE ALMACENAMIENTO: Cualquier unidad física de
material de archivos tal como un volumen y legajo, un expediente, etc.
Disponibles en las salas de estudio.
UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Dentro de la conservación de los
documentos sean folios o expedientes aunque se encuentren agrupados
con ganchos o costuras, la archivista se define como la unidad de
conservación en base a cualquier archivo.
UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de
identificación y caracterización documental. Puede ser simple cuando
está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la
constituyen varios, formando un expediente.
VALOR ADMINISTRATIVO: Aquel que posee un documento para
la administración que lo origino, o para aquella que le sucede, como
testimonio de sus procedimientos y actividades.
VALOR LEGAL: cualidad por lo cual un documento sirve a la
gestión de las actividades financieras de una entidad o persona.
VALOR PRIMARIO: Es el que tienen los documentos mientras
sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario
del documento, es decir a los involucrados en el tema o en el asunto.
121
VALOR SECUNDARIO: Es el que interesa a los investigadores de
información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o
primario. Los documentos que tiene este valor se conservan
permanentemente. Valor que adquiere para la investigación, la ciencia y
la cultura.
122
CONCLUSIONES
El archivo de la unidad educativa se beneficiará en su
organización y clasificación documental para prestar el servicio a sus
usuarios de forma rápida y oportuna.
Presentará mejoras en calidad y calidez para sus usuarios que
son la fuente importante de la información.
El archivo es el reflejo de la institución por cuanto a los resultados
de la propuesta de Aplicar Técnicas Archivísticas y Uso de la
Documentación como Fuente de Información se lo puede resumir en:
Lograr un archivo organizado y actualizado.
Facilitar su acceso a la información.
Brindar información concisa, precisa y oportuna.
123
BIBLIOGRAFÍA
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Bibliotecas. La Paz: Agaetha.
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oficina moderna. México: Mc Graw /interamericana de México.
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de la Investigación. Méxcico: Mac Graw Hill.
Izquierdo Arellano, E. (200?). Investigación Científica;guía de estudio y
técnicas de ivestigación. Loja: COSMOS.
Mena Mugica, M. (2005). Gestión Documental y Organización de
Archivo. La Hábana: Felix Varela.
Morán Márquez, F. (2006). La Investigación Científica. Guayaquil:
Minerva.
Pacheco Gil, O. (2006). Proyectos educativos. Guayaquil: Universidad
de Guayaquil.
Parera Pascual, C. (2011). Manual de perfeccionamineto para
secretarias. Madrid: FC. Editorial.
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la empresa. Madrid: FC.editorial.
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Tanodi, A. (2009). Manual Archivistico. Teorias y Principios .
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Tanodi, A., & Tanodi, B. (2009). Manual de archivistica:teorias y
principios. Córdoba:Brujas.
125
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de-la-ley-del-sistema-nacional-de-archivos
http://www.iadb.org/Research/legislacionindigena/leyn/countryset2.cfm?co
untry=EC&topic=15&mark=1&Language=Spanish
http://www.monografias.com/trabajos58/principales-tipos-
investigación/principales-tipos-investigacion2.shtml
http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=289
Anexos
ANEXOS 1
OFICIO DE LA AUTORIDAD A LA UNIDAD EDUCATIVA
OFICIO DE LA UNIDAD EDUCATIVA A LA AUTORIDAD
ANEXOS 2
ENTREVISTA A LA AUTORIDAD DE LA UNIDAD EDUCATIVA PABLO HANNIBAL VELA EGÜEZ
INSTRUMENTO – ENTREVISTA
1. ¿Conoce usted sobre las falencias que se presentan en el
archivo de la institución educativa?
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
2. ¿Tiene conocimiento de la insatisfacción que existe entre los
representantes legales y la secretaria?
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
3. ¿Cree usted conveniente que se debe ampliar el horario de
atención en el departamento de secretaria a los usuarios?
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
4. ¿Cuál es su opinión al respecto de la organización documental?
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
5. ¿Está de acuerdo que se debe implementar un departamento de
archivo?
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
ENCUESTAS APLICADAS
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE FILOSOFÍA, LETRAS Y CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA
Formato de INSTRUCTIVO para la aplicación de encuestas dirigidas a los docentes, personal administrativo y representantes legales de la Unidad Educativa Pablo Hannibal Vela Egüez.
OBJETIVO:
El objetivo es de recolectar información para conocer las diferentes opiniones sobre el proyecto educativo “Gestión Archivística en el Departamento de Secretaria de la Unidad Educativa”
INFORMACIÓN GENERAL:
CONDICIÓN GENERAL:
Fiscal X
Particular
Fiscomicional
INSTRUCCIONES:
Lea detenidamente cada una de las preguntas y conteste con toda sinceridad. Marque con una X en el casillero correspondiente según su criterio.
N° ALTERNATIVA
1 DE ACUERDO D. A.
2 EN DESACUERDO E. D.
3 INDIFERENTE I.
Por favor consigne su criterio en
todos los ítems.
Revise su cuestionario antes de
entregarlo.
La encuesta es anónima.
Encuesta Dirigida a los docentes de la Unidad Educativa
“Pablo Hannibal Vela Egüez”
D. A. E. D. I.
1 ¿Considera que es necesaria la organización del
archivo de la institución?
2 ¿Cree que el archivo administrativo de la Unidad
Educativa es indispensable?
3 ¿Cree que el archivo de la Institución se encuentra
bien organizado?
4 ¿Considera que el archivo es el origen de la
Institución?
5 ¿Considera usted que un archivista especializado
prestaría más interés en los documentos?
6 ¿Considera que la institución cuenta con un
archivista especializado?
7 ¿Considera que la institución debería tener un
departamento para el archivo?
8 ¿Está de acuerdo que el archivo de la institución
debe permanecer en el departamento de secretaria?
OPCIONES
ENCUESTA SOBRE GESTIÓN ARCHIVÍSTICA EN EL DEPARTAMENTO
DE SECRETARIA DE LA U. E. PABLO
HANNIBAL VELA EGÜEZ
N°
Encuesta Dirigida al personal administrativo de la Unidad Educativa
“Pablo Hannibal Vela Egüez”
D. A. E. D. I.
1 ¿Sabía qué los documentos cumplen un ciclo de
vida?
2 ¿Para usted el archivo de la institución cuenta
con normas y técnicas para archivar?
3 ¿El archivo de la institución cuenta con un
archivista especializado?
4 ¿Conoce del proceso de clasificación y
organización de los documentos?
5 ¿Considera que el archivo es una fuente para la
conservación de los documentos?
6 ¿Conoce sobre la Ley de Archivos?
7 ¿Los documentos son organizados con algún
sistema de archivo?
8 ¿Usted utiliza los niveles de archivo en la
institución?
OPCIONES ENCUESTA SOBRE GESTIÓN
ARCHIVÍSTICA EN EL DEPARTAMENTO DE SECRETARIA DE LA U. E. PABLO
HANNIBAL VELA EGÜEZ
N°
Encuesta Dirigida a los representantes legales de la Unidad Educativa
“Pablo Hannibal Vela Egüez”
D. A. E. D. I.
1 ¿Tiene conocimiento cómo está organizado el
archivo de la institución?
2 ¿Cómo considera la entrega de sus documentos?
3 ¿Le gustaría que sus documentos sean agilitados
de forma rápida y oportuna?
4 ¿Recibe una buena atención de la persona
encargada del archivo?
5 ¿Cómo calificaría la agilidad en el tiempo de
entrega de los documentos?
6 ¿Usted está de acuerdo con el horario de
atención?
7 ¿Le gustaría siempre contar con una persona
atendiendo el archivo?
8 ¿Le gustaría qué se amplíe el horario de atención
en el archivo de la institución?
OPCIONES ENCUESTA SOBRE GESTIÓN
ARCHIVÍSTICA EN EL DEPARTAMENTO DE SECRETARIA DE LA U. E. PABLO
HANNIBAL VELA EGÜEZ
N°
ANEXOS 3
MODELO DE ANÁLISIS DE RESULTADOS
Ampliación en el horario de atención a los usuarios
Cuadro N° 53
Pregunta Categoría Frecuencia Porcentaje
1
De acuerdo 24 79%
En desacuerdo 5 16%
Indiferente 1 5%
Total 30 100%
Fuente: Encuesta dirigida a los representantes legales de la U.E.
Elaborado por: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
Gráfico N° 26
Análisis e interpretación.- El 79% de los representantes están de
acuerdo que se amplíe el horario de atención porque así se les facilitaría
realizar trámites en la institución de sus representados y el 5% están en
desacuerdo.
De acuerdo; 24;79%
En desacuerdo; 5; 17%
Indiferente; 1; 5%
¿Le gustaría qué se amplíe el horario de atención en el archivo de la institución?
ANEXOS 4
RECURSOS
ITEMS
SUMISTROS Y MATERIALES
COSTO
1 ANILLADOS 15,00
2 COMPUTADORA E IMPRESORA 1200,00
3 ESCANEO DE FOTOS 5,00
4 FOTOCOPIADOS 20,00
5 HOJAS A4 30,00
6 INTERNET 50,00
7 LIBROS 30,00
8 TINTA DE IMPRESORA 100,00
9 TRANSPORTE 20,00
TOTAL 1470,00
ELABORADO POR: Jacqueline Arroyo y Azucena Baque Reyes
Anexos 5
Cronograma de actividades de la investigación
TIEMPO 2013 0 1 3 2 0 1 2014
AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO FEBRERO MARZO ABRIL
ACTIVIDADES 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1
3 4 1 2 3 4
PRESENTACION DEL TEMA
APROBACION DEL TEMA Y DESIGNACIÓN DE TUTORES RECOPILACION DE INFORMACION EN ARCHIVOS E
INTERNET
ELABORACION CAPITULO I
REVISION DE CAPITULO I
ELABORACION CAPITULO II
REVISION DE CAPITULO II
ELABORACION DEL CAPITULO III
REALIZACION DE ENCUESTA ,ENTREVISTA PROCESAMIENTO DE ANALISIS Y RESULTADO DE
ENCUESTA
ELABORACIÓN DE CAPÍTULO IV
REVISIÓN DE CAPÍTULO IV
ENTREGA DEL PROYECTO
SUSTENTACIÓN
Anexos 6 – Registro
UNIDAD EDUCATIVA PABLO HANNIBAL VELA EGUEZ LISTA DE ARCHIVO MODIFICADO
INICIAL PRIMERO SEGUNDO
NÓMINA DE LOS ESTUDIANTES
Caceres Valencia Manuel
Arreaga Ramírez Danna Emily
Arreaga Ramírez Domenica Esteffany
Busto Castillo Andrea Nicole
Calle Mora Denisse Nathalia
Farías Yepez Freccy Nayomi
Florencio Vélez Javier Ney Daniel
Franco Moreira Mateo Julián
García Vargas Uriel Franshesco
Jiménez Murillo Amanda Mikaela
Laínez Carpio Samuel Natanael
León Castro Darwin Augusto
Lindao Parrajes Josue Issac
Lindao Vera Liliana Patricia
Machado Troya Joysi Andreina
Melo Calderón Isacc Jesús
Mogorovejo Márquez Scarlett Larissa
Morquecho Moran Isabel Brithany
Moscoso Mendoza Paul Adrian
Navarrete Ramirez Jean Carlos
Peralta Mendoza Jamileth del Roció
Pérez Valiente José Moisés
Pibaque Gómez José Luis
Plaza Jara Douglas Santiago
Quinchuqui Saltos Karla Amparito
Rountre Rivera Kiara Mercedes
Salas Chavriia Marcos Jesús
Solano Yagual John Alexander
Vera Acosta Xavier Thomas
Vera Villamar Violeta Ámbar
Yepez Ramirez Roberto Andres
Alegria Quintero Jower David
Alvarez Mite Elkin Steven
Aviles Ardilla Yessica Alejandra
Beltran Cortez Danna Valentina
Cabrera Flores Antonio Alejandro
Campoverde Villalobos Maria Belen
Carrion Acosta Jose Francisco
Castillo Alava Stuard Maximiliano
Castro Peña Dylan Smith
Coello Mieles Gurdyell George
Collazo Tua Xavier Arturo
Gualan Lema Luz Maria
Holguin Delgado Amy Oded
Macias Romero Natalia Katiuska
Martillo Vargas Julio Miguel
Martinez Muños Jose Miguel
Merchan Gonzalez Anggeline Nicole
Pacheco Martinez Kevin Josue
Palacios Herrera Yucexis Eloiza
Paz Castañeda Irvin Geovanny
Quiroz de la Torre Angel
Ramirez Cuadro Ana Paula
Reyna Flores David Alessandro
Rodriguez Erazo Adrian Isaac
Ronquillo Arias Maria Gabriela
Silva Alban Isacc Jeremias
Torres Peñafiel Jamileth de los Angeles
Valdiviezo Alcivar Valeska Marelys
Valiente Cornejo TonnI Francisco
Vera Castillo Cristina Analy
Villon Mite Felix Enrique
Vizueta Delgado Joselyn Demely
Barrera Espín Oliver Joel
Alvarez Loor Tabata Isabel
Arias Ortiz Diana Mellisa
Busto Castillo Valeska Alejandra
Chango Barzola Joel
Chilan Mite Eduardo Sebastian
Coello Mieles Geordana Besabeth
Cuesta Moreira Dayanna Denisse
Escalante Andino Byron Josué
Escalante Paredes Yandry Ezequiel
Fajardo Litardo Naydeline Yuliana
Figueroa Tierra Domenica Betzabet
Florencio Velez Xavier Andres
Garcés Ortega Leonardo Elías
Garcia Delgado Anderson Isaac
Gomez Rodriguez Lourdes Alejandra
González Reye Eileen Scarlet
Jaramillo Gomez Andres
La Rosa Moreira Reynaldo Isaac
Lindao Vera Cesar David
Lindao Vera Elias
Lucas Baquerizo Arelis Valentina
Madizon Paz
Mendoza Moran Belén Scarlet
Murillo Encalada Mateo
Osorio Cevallos Bianca Paulina
Padilla Quinde Viviana Elizabeth
Quintana Bohórquez Bryan Jair
Quiñonez Medina Luzmari
Rivera Lozano Denisse Estefania
Rivera Posligua Dayris Cristel
Salazar Dicao Melanie Katherine
Saltos Ponce Valeska Yuleysi
Sanchez Alonzo Carlos Jeampier
Suquinagua Franco Jose Luis
Taipe García Víctor Mauricio
Tipan Nieves Mathew Josue
Tubon Patiño Adamaris Daleska
Vasquez Bone Fernando Paul
Veintimilla Loaiza Liliana Escarlet
Vera Cañola Betzabeth Paulina
UNIDAD EDUCATIVA PABLO HANNIBAL VELA EGUEZ LISTA :
TERCERO CUARTO QUINTO
NÓMINA DE LOS ESTUDIANTES
Alvarez Avilez Nicole Mirella Álvarez Cevallos Cristian Josué Blacio Orrala Scarlet Dennis Burgos Tubay José Miguel Castro Murillo Maite Naomi Chunga Véliz Judy Allisson Correa Lucas Yaritza Lizbeth Flores Rodríguez Samuel Gregorio Freire Moreno Kevin Josué González Quiroz Fernando Derlis González Reyes Carlos Andrés Holguín Moran Aynara Darley Jaén Tenorio Anni Maholi Jara Liberio Jhon Andrés Jaramillo Carvajal Janis Jair Layana Arias María Fernanda Machado Troya Dilan Andree Macías Garavi Diana Ainoa Marcillo Cordero Doménica Anllely Martínez Muñoz Ana Irene Matamoros Jalca Jeremy José Mazzini Villavicencio Damaris Jamilet Medina Chalen Dallyana Carolina Morales Silva Dallyana Jamilet Morán Guaño Matías Batista Moreira Clemente Nicole Iveth Niemes Espinoza Luis Alberto Orrala León Sebastián Gregory Osorio Tómala Carlos David Paredes Mena Alexis Emanuel Paredes Mena Natasha Valentina Piguave Moreira Darlon Enrique Pluas Quimis Sheraldy Anai Ronquillo Arias Jamileth Noemí Solís Yugcha José Antonio Solís Yugcha Luis Felipe Tigua Carpio Isaac Elkin Valiente Cornejo María de los Ángeles Valverde Alvarado Justin Isaac Veintimilla Franco Ashley Rhayza Zambrano Reyes Jeremy Ricardo
Alban Rivera Carlos Hugo Angulo Garces Leiry Arreaga Ortiz Leonardo Misael Ayovi Pinoargote Emelly M. Calle Mora Arianna Isabel Campoverde Villalobos Ariel A. Ceme Bonilla Giovanella C. Coello Romero Aidan Mathew De la Rosa Peláez Samuel José Escalante Ardila Carlos Andrés Estupiñan Campoverde Jeremy J Garcia Vargas Christie Michelle Lindao Ordoñez Alan Alexis Marcillo Cordero Isaac Jorge Mendieta Peña Elkin Leonel Morquecho Moran Juvelhy G. Nieves Herrera Johan Josúe Nuñez Alvarado Evelyn Solonge Orellana Zambrano Franco Paul Ortiz Guerrero Boris Nicolás Pacheco Martinez Laidy Scarleth Padilla Quinte Víctor Manuel Paredes Mena Samuel Quiñonez Medina Jerry Orlando Ramirez Cuadro Mérida Gabriela Rivera Lozano María Daniela Rizzo Ronquillo Ana Paula Rodas Sánchez Daniela Elyn Ruiz Quijije Anthony Gabriel Sanchez Alonzo Hellen Lisbeth Sellan Fernandez Jessica Denisse Taipe Garcia Janie Haidee Valdiviezo Alcivar Andres Luis Valverde Giler Alanys Lisbeth Vasquez Gende Mehilyn Naomi Vizueta Muñoz Josue Almar Yagual Tigrero Jimmy Anthony
Álvarez Avilés Joicy Lucero Andino Vásquez Jordy Mauricio Arias Jumbo Xavier Andrés Arias Melendez Carolina Victoria Bodero Lindao Samuel Alberto Bolaños Velez Tommy Xavier Castro Murillo Yerelyn Jamilet Clark Ruiz Rosa Noemi Coello Menéndez Juan Daniel Cotrina Ganchozo Guiliana Alejandra Dumani Chiriguaya Jordi Mauricio Flores Rodriguez Lucy Fernanda Garcia Vargas Josthin Joel García Vargas Peter Andrés González Quiroz Érick Paúl Gorotiza Vargas Pedro Alejandro Guaño Carbo Ruth Ariana Jordán Villao Alexander Sebastián Landivar Arias Mercedes Yadira Lecaro Preciado Luis Fernando Leintong Farias Nahomy Brigguitte Macías Garavi Alexandra de Jesús Macías Silva Adriana Lilibeth Manzo Troya Daniela Paola Martínez Cabrera Emilia Ginger Martínez Muñoz María José Mite Arce Darley Gilmar Muñoz Macías Kennig Eduard Murillo Escalante Daniel Eduardo Nazareno Bazán kerly Gabriela Niemes Espinoza Carlos Andrés Obregon Gualacata Luisana Raquel Paredes Mena Katiuska Jessenia Peralta Mendoza Anthony Eduardo Peralta Moreno Bianca de los Ángeles Ramírez San Martin Stalyn Steven Suarez Peñafiel JuanCarlos Tenorio Herrera Genesis Jamileth Valverde Giler Oscar David Vega Carbo Justin David Villon Mite Maylin Amelia Yagual Mora Solange Yulle Yagual Mora Valeria Michelle Zúñiga López Samantha Valeria
UNIDAD EDUCATIVA PABLO HANNIBAL VELA EGUEZ LISTA :
SEXTO SÉPTIMO OCTAVO
NÓMINA DE LOS ESTUDIANTES
Allauca Cedeño María de los Ángeles Andrade Giler Allan Argentino Arguello Orellana Janina Roció Arichavala Pluas Angie Anaïs Ayovi Pinargote Milena Nahomi Benítez Villalta Joselin Adriana Bonilla Arcos Angie Giomara Cancio Estrada Danna Paulette Cantos Pita Milena Karina Carrión Acosta Jesús Miguel Castro Murillo Melanny lesly Chávez Martínez Guillermo Franco Cherres Franco Luís Alberto Chunga Veliz Carlos Daniel Cornejo Maldonado Valeria Cotrina Ganchozo Danna Celina De la Rosa Peláez Santiago Moisés Espinoza Arroyo Noelia Camila Espinoza Pérez Melany de los Ángeles Figueroa Tierra Saday Sabrina Gonzales Reyes Mitzy Dayanna Landivar Zambrano David Manuel Leiton Farias Henry Valentino Lindao Parrales Jorge Maldonado Holguín Adán Jarol Marídueña Lozano Henry Gerardo Mata Delgado Briner Byron Mazzini Villavicencio Bryan Anthony Medina Chalen Darling Betzabeth Molina Alvarado Carmen Patricia Navarro Tutasi Kevin Geovanny Pacheco Arce Maybel Asley Padilla Quinte Luis David Parrales Triviño Helen Francisca Peñaherrera González Leandro Josué Píguave Moreira Shair Cristel Plaza Jara Michael Adonis Quintana Bohórquez Jonathan David Quiñonez Piguabe Génesis Saide Quiroz de la Torre Josue Andres Ríos Vera Pedro Cristofer Ruiz Quijije Melanie Regina Torres Morales Freddy Josué Tubon Patiño Ashley Denisses Valdiviezo Alcivar Joel Geovanny Zamora Mite Oscar Deivid
Arias Ortiz Luis Leonardo Arichavala plüas césar Gregorio Ávila Quinto Karolays Jem Ayala Garate Ana Cristina Ayala Ronquillo Erick Santiago Bone Quimis Angélica Maritza Coello Menéndez Leonardo Josué Coello Romero Camila Daniela Cruz Bernabé José Antonio Espinoza Pérez Nahim Pompilio Farías Yepéz Anthony Jeremy Florencia Zambrano Mauricio Clemente González Quiroz Tatiana Vanessa Gutiérrez Quijano Daniela Roxana Hernández Narváez Francia Jaén tenorio Johan Alexander Layana arias Fernando Patricio Layana Romero Silvia Judith Lazcano Tumbaco Jordy León Castro Jonathan David Macías Laurido Angie Nicole Medina Lasso Niurka Anay Moltavan Barzola Mayerli Isabel Mora Arizala Victoria Elizabeth Mora Bazán María Ángel Murillo Encalda Damaris Michael Nazareno Vernaza Jhon Jen Osorio tómala Anthony Javier Ramírez campoverde Isrrael Raúl Ramírez Padilla Angie Milena Reyes Rosado Dominica Dayanna Ríos Vera Paula Natasha Romo Aguilar Vania Janina Saavedra Castellano kerlly Michael Salguero Aquino Karla Tatiana Santander Duque Maykelt Kenneth Sellan Fernández Saskia Daniela Toledo Suarez Dayanna Michelle Torres Correa Edith Scarlett Valverde Alvarado José Joshua Vargas Carvajal Jhon Jairo Vascones Olea Juan Lose Vega Larrea Rafael Anthony Vera herrera Henry ramón Villon Ballen Karen Ivonne Vinces Estrada Jonny Aldair
Agusto Jimenez Aslhey Alvarez Aviles Carlos Josue Arreaga Zamora Helen Bajaña Estipuñan Dayana Bardellini Solorzano Anthony Sebastian Briones Requena Noemi Bustos Murillo Julissa Cabezas Mero Camila Calderon Villegas Jorge Campoverde Lizano Maria Canga Tomala Brayan Samuel Cantos Pita Anggy Castro Tobar Anderson Chacon Linzan Jordan Cristhian Correa Lucas Nayely Cruz Rebanales Keila Betsabe Dominguez Reino Roy Xavier Espinoza Diaz Shirley Estupiñan Campoverde Melanie Figueroa Loor Joseph Natanael Garcia Liberio James Gonzalez Cruz Kevin Gutierrez Villn Jefferson Intriago Celi Bradimir Leon Castro Isaias Loor Martinez Thais Lopez Espinal Nemesis Macias Diaz Brittany Maquilon Rosales Andreina Mite Cruz Elkin Hernan Monserrate Diaz Alan Montes Trujillo Cristhian Moran Cantos Jordan Muñoz Brito Yareth Nuñez Alvarado Leonela Pacheco Arce Marvin Paredes Lizano Johanna Proaño Pico Hellen Quazadal Loza Alexis Paul Ramirez Cuesta Israel Ramirez Pesantes Maycol Jordan Rodriguez Aviles Xiomara Rodriguez Castañeda Hannelore Ruiz Moscoso Jhon Sañay Escobar Ely Solorzano Recalde Aaron Paul Toala Torres Natasha Torre Espinoza Isaias Vera Flores Nallely Villamar Villon Jose
ANEXOS 7 FOTOGRAFÍAS
UNIDAD EDUCATIVA “PABLO HANNIBAL VELA EGÜEZ”
PUERTA PRINCIPAL PARA INGRESAR A LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA
ASI SE ENCONTRARON LOS DOCUMENTOS EN EL DEPARTAMENTO DE SECRETARIA DE LA INSTITUCIÓN
LOS DOCUMENTOS EN CAJAS Y EN LAS SILLAS
AZUCENA BAQUE REALIZANDO LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
JACQUELINE ARROYO REVISANDO LOS DOCUMENTOS
LOS DOCUMENTOS ORGANIZADOS CON EL SISTEMA ALFABÉTICO
LOS DOCUMENTOS ORGANIZADOS CON LA SEGUNDA REGLA DE PARA ARCHIVAR EN EL SISTEMA ALFÁBETICO
ANEXOS 8
FICHAS DE REGISTRO
