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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
“TRABAJO DE TITULACIÓN ESPECIAL”
PARA LA OBTENCIÓN DEL GRADO DE MAGISTER EN ADMINISTRACIÓN DE
EMPRESAS CON MENCIÓN EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN
“ANÁLISIS Y DESARROLLO EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA
EMPRESA COSMETICORP S.A.”
AUTORA:
ECON. LOLA MARIELA GUAMÁN ÁLVAREZ
TUTOR:
ING. LEONARDO ROBERTO ESPINOZA ROCA, MGS.
GUAYAQUIL – ECUADOR
2016
ii
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TRABAJO DE TITULACIÓN ESPECIAL
TÍTULO “ANÁLISIS Y DESARROLLO EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA EMPRESA COSMETICORP S.A.”
AUTORA: ECON. LOLA MARIELA GUAMAN ALVAREZ REVISORES:
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias Administrativas
CARRERA: Administración de Empresas
FECHA DE PUBLICACIÓN: N° DE PÁGS.: 40
ÁREA TEMÁTICA: ADMINISTRACIÓN
PALABRAS CLAVES: Análisis, Sistemas de Información – SI, Sistemas de información
informática, Productividad.
RESUMEN: Esta investigación presenta un análisis del manejo de la información en los
procesos fabricación, bodega y ventas de la empresa Cosmeticorp S.A., dedicada a la
elaboración de productos cosméticos, con veinte años en el mercado, en el que se identifica
que la empresa tiene falencias, que ocasionan pérdida de recursos, lo que sirvió para
presentar una propuesta de desarrollo de un Sistema de Información Informático, que le
permita mejorar sus niveles de productividad. Para fundamentar el trabajo expuesto se
detallan las bases teóricas necesarias aplicando un método y metodología de observación
cualitativo, es decir se analizaron las cualidades del giro del negocio y los niveles de
productividad a través de sus estados financieros. La investigación fue descriptiva y
analítica, porque se especificarán las características de la empresa objeto de estudio, así
como los procesos y procedimientos que generan información, se utilizaron para ello una
herramienta denominada entrevista, dirigida al personal que interviene en los procesos de
fabricación, bodega y ventas, en el que se recomienda el desarrollo de un sistema
informático integral para los procesos operativos de la empresa.
N° DE REGISTRO(en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN:
Nº:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF:
x SI
NO
CONTACTO CON AUTOR: Teléfono: 0992858225 E-mail: [email protected]
CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN: Nombre:
Teléfono:
iii
iv
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de tutor del estudiante ECON. LOLA MARIELA GUAMÁN ÁLVAREZ, del
Programa de Maestría/Especialidad en ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS, nombrado por
el Decano de la Facultad de Ciencias Administrativas CERTIFICO: que el estudio de caso del
examen complexivo titulado “ANÁLISIS Y DESARROLLO EN SISTEMAS DE
INFORMACIÓN PARA LA EMPRESA COSMETICORP S.A.”, en opción al grado
académico de Magíster en MAGISTER EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS CON
MENCIÓN EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN, cumple con los requisitos académicos,
científicos y formales que establece el Reglamento aprobado para tal efecto.
Atentamente
Ing. Leonardo Roberto Espinoza Roca, Msg.
TUTOR
Guayaquil, septiembre de 2016
v
DEDICATORIA
Este logro se los dedico a mis amados hijos Jeremy y Valeria,
quienes están creciendo día a día y espero de ellos se
desarrollen primero como ser humano y luego como grandes
profesionales en el área que les guste, que este logro les sirva de
ejemplo en sus vidas, porque los sueños no tienen limite, ni
tiempo.
vi
AGRADECIMIENTO
Principalmente a Dios, nuestro Padre Celestial, porque él es el
proveedor de esas fuerzas internas espirituales, que nos
permiten avanzar y no desmayar en nuestra trayectoria.
A la Universidad de Guayaquil, que acoge en sus aulas a tantos
estudiantes sin exclusión alguna, para desarrollarnos
profesionalmente y transmitir conocimiento para las exigencias
actuales del mundo laboral.
Mi eterno agradecimiento a mi esposo Rene Martínez, por su
amor y apoyo incondicional en todas las actividades que
emprendo.
A mi tutor Ing. Leonardo Espinoza, por su orientación, guía y
soporte en la elaboración de este trabajo.
A toda mi familia que de una y mil maneras me apoyaron y
sobre todo mi madre, que es mi inspiración, mi referente de
lucha y logros.
vii
DECLARACIÓN EXPRESA
“La responsabilidad del contenido de este trabajo de titulación especial, me corresponden
exclusivamente; y el patrimonio intelectual de la misma a la UNIVERSIDAD DE
GUAYAQUIL”
______________________________
Econ. Lola Mariela Guamán Álvarez
viii
ABREVIATURAS
CDIU - Categorías, Dimensiones, Instrumentos y Unidades de Análisis
ERP -Enterprise Resourse Planning
IT – Infraestructura Tecnológica
PYMES – Pequeñas y Medianas Empresas
SI – Sistema de Información
SIOC – Sistema de Información Operativa de Cosmeticorp S.A.
TIC – Tecnología de Información y Comunicación
ix
Tabla de contenido
DEDICATORIA ..................................................................................................................................... v
AGRADECIMIENTO ........................................................................................................................... vi
DECLARACIÓN EXPRESA ............................................................................................................... vii
ABREVIATURAS ............................................................................................................................... viii
ÍNDICE DE FIGURAS ....................................................................................................................... xiii
RESUMEN .......................................................................................................................................... xiv
ABSTRACT.......................................................................................................................................... xv
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 1
Delimitación del problema ...................................................................................................................... 2
Formulación del problema ...................................................................................................................... 2
Justificación ............................................................................................................................................ 4
Objeto de estudio .................................................................................................................................... 4
Campo de acción o de investigación. ...................................................................................................... 4
Objetivo general ...................................................................................................................................... 4
Objetivos específicos .............................................................................................................................. 5
La novedad científica .............................................................................................................................. 5
Capítulo 1 ................................................................................................................................................ 6
Marco teórico .......................................................................................................................................... 6
1.1. Teorías Generales........................................................................................................................ 6
1.1.1. SI – Sistemas de Información ................................................................................................. 6
1.1.2. TIC – Tecnologías de Información y Comunicación. ............................................................. 7
1.2. Teorías Sustantivas ..................................................................................................................... 8
x
1.2.1. Productividad: concepto y medición ....................................................................................... 8
1.2.2. Relación entre Sistemas de Información y la Productividad .............................................. 11
1.2.3. Referentes empíricos ............................................................................................................. 12
Capítulo 2 .............................................................................................................................................. 15
Marco metodológico ............................................................................................................................. 15
2.1. Metodología .............................................................................................................................. 15
2.2. Métodos .................................................................................................................................... 15
2.3. Premisa ...................................................................................................................................... 16
2.4. Universo y muestra ................................................................................................................... 16
2.5. CDIU - Categorías, Dimensiones, Instrumentos y Unidades de Análisis ................................. 16
2.6. Gestión de datos ........................................................................................................................ 17
2.7. Criterios éticos de la investigación ........................................................................................... 18
Capítulo 3 .............................................................................................................................................. 20
Resultados del Estudio .......................................................................................................................... 20
3.1. Historia de Cosmeticorp S.A. ................................................................................................... 20
3.2. Productos de Cosmeticorp S.A. ................................................................................................ 20
3.3. Estructura organizativa ............................................................................................................. 21
3.4. Cartera de cliente ...................................................................................................................... 22
3.5. Estudio de campo ...................................................................................................................... 22
3.6. Investigación documental ......................................................................................................... 24
Capítulo 4 .............................................................................................................................................. 25
Discusión .............................................................................................................................................. 25
4.1. Resultados obtenidos en la entrevista ....................................................................................... 25
xi
4.1.1. Proceso – Subproceso: Producción – Fabricación ................................................................ 25
4.1.2. Proceso – Subproceso: Producción – Bodega ....................................................................... 26
4.1.3. Proceso – Subproceso: Comercialización - Ventas ............................................................... 26
4.2. Análisis de los Estados Financiero ........................................................................................... 27
4.2.1. Productividad de la empresa Cosmeticorp S.A. .................................................................... 27
4.3. Limitaciones: ............................................................................................................................ 29
4.4. Líneas de investigación: ............................................................................................................ 29
4.5. Aspectos relevantes ................................................................................................................... 30
Capítulo 5 .............................................................................................................................................. 31
Desarrollo de la propuesta .................................................................................................................... 31
5.1. Planteamiento de la propuesta .................................................................................................. 31
5.2. Plan del Desarrollo del Sistema de Información ....................................................................... 32
5.2.1. Nombre del Sistema .............................................................................................................. 32
5.2.2. Objetivo ................................................................................................................................ 32
5.2.3. Alcance ................................................................................................................................. 33
5.2.4. Productos entregables ........................................................................................................... 33
5.2.5. Organización del SIOC – Sistema de Información Operativa de Cosmeticorp S.A. ............ 34
5.2.6. Interfaces de SIOC ................................................................................................................ 34
5.2.7. Requerimientos operacionales .............................................................................................. 37
5.2.8. Aspectos Técnicos de SIOC. ................................................................................................. 38
5.2.9. Estimaciones económicas de SIOC – Sistema de Información Operativa de Cosmeticorp . 38
5.2.10. Fases del Desarrollo del sistema SIOC
……………………………………………………………………………….40
xii
5.3. Sistema SIOC influye en la productividad de la empresa Cosmeticorp S.A ............................ 41
Capítulo 6 .............................................................................................................................................. 43
Conclusiones y Recomendaciones ........................................................................................................ 43
6.1. Conclusiones ............................................................................................................................. 43
6.2. Recomendaciones ..................................................................................................................... 45
Apéndices.............................................................................................................................................. 49
Apéndice A: Formatos de entrevistas de proceso fabricación de la empresa Cosmeticorp S.A. .......... 49
Apéndice B: Formatos de entrevistas de proceso de bodega de la empresa Cosmeticorp S.A. ............ 50
Apéndice C: Formatos de entrevistas de proceso de ventas de la empresa Cosmeticorp S.A. ............. 51
Apéndice D: Entrevistas realizadas a los responsables de los procesos de fabricación, ventas y bodega
de la empresa Cosmeticorp S.A. ........................................................................................................... 52
Apéndice E: Estados Financieros de Cosmeticorp S.A. ....................................................................... 58
Apéndice F: Fotografías en el momento de la encuesta ........................................................................ 63
Apéndice G: Carta de autorización de la empresa Cosmeticorp S.A. ................................................... 64
xiii
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1: Árbol del Problema. Elaboración propia ................................................................................ 3
Figura No. 2: La productividad de función de la innovación. Tomado de (Americam Universitas,
2011) ..................................................................................................................................................... 10
Figura No. 3: Categorías, Dimensiones, Instrumentos y Unidades de Análisis. Elaboración propia. . 17
Figura No. 4: Principales productos de Cosmeticorp S.A. Tomado de la empresa. ............................. 20
Figura No. 5: Estructura Orgánica Cosmeticorp S.A. Tomado de la empresa. ................................... 21
Figura Nº. 6: Productividad de materia prima de Cosmeticorp S.A., año 2015. Elaboración propia. 28
Figura Nº. 7: Productividad de mano de obra de Cosmeticorp S.A., año 2015. Elaboración propia. . 28
Figura Nº. 8: Productividad global de Cosmeticorp S.A., año 2015. Elaboración propia .................. 29
Figura No. 9: Modulo de bodega de en el sistema SIOC. Elaboración propia. .................................... 35
Figura No. 10: Modelo de formula estándar en el sistema SIOC. Elaboración propia. ....................... 36
Figura No. 11: Modulo ventas en el sistema SIOC. Elaboración propia.............................................. 37
Figura No. 12: Estimaciones económicas del sistema SIOC. Elaboración propia. .............................. 39
Figura No. 13: Gastos en administración del sistema SIOC. Elaboración propia. ............................... 39
Figura No. 14: Fases del desarrollo del sistema SIOC. Elaboración propia. ....................................... 41
xiv
Análisis y desarrollo en sistemas de información para la empresa Cosmeticorp S.A.
RESUMEN
El presente trabajo de titulación tiene como finalidad realizar un análisis de la
situación actual del manejo de la información en los procesos administrativos y operativos de
la empresa Cosmeticorp S.A., dedicada a la elaboración de productos de aseo personal y
cosméticos, ubicada en la ciudad de Guayaquil, con veinte años en el mercado, se
identificaron problemas por el actual sistema de información utilizado, lo que sirvió para
presentar una propuesta de desarrollo de un Sistema Informático, que le permita ahorrar
tiempo y errores en tareas cotidianas, y mejorar sus niveles de productividad.
Para fundamentar el trabajo expuesto se detallaron las bases teóricas necesarias que
respaldan el estudio realizado con enfoque cualitativo, el tipo de investigación utilizado fue
descriptiva y analítica, porque se especificarán las características de la empresa objeto de
estudio, así como los procesos y procedimientos que generan información, las técnicas
aplicadas fueron: la observación, se analizaron las cualidades del giro del negocio y los
niveles de productividad a través de sus estados financieros; y, la entrevista dirigida al
personal que interviene en los procesos de fabricación, bodega y ventas de manera
independiente con registros manuales o en los sistemas ofimáticos, determinando las
falencias que ocasionan pérdida de tiempo o de recursos, lo que justifica la generación de la
propuesta planteada. Se concluyó que existe un inadecuado manejo de datos y se recomienda
el desarrollo de un software que integre el control de las actividades de fabricación, bodega y
ventas de la empresa.
Palabras clave:
Análisis, Sistemas de Información – SI, Sistemas de información informática, Productividad.
xv
Analysis and development in information systems for the company Cosmeticorp S.A.
ABSTRACT
This work degree aims to perform an analysis of the current state of information
management in administrative and operational business processes Cosmeticorp SA, dedicated
to the production of personal care products and cosmetics, located in the city of Guayaquil ,
with twenty years in the market, problems were identified by the current information system
used, which served to present a proposal to develop a computer system that allows you to
save time and errors in everyday tasks, and improve their productivity levels .
In support of the above work the theoretical bases necessary to support the study with
approach qualitative and quantitative are detailed, type of research used was descriptive and
analytical, because the characteristics of the company under study will be specified, as well
as the processes and procedures generating information, the techniques used were:
observation, the qualities of the line of business and productivity levels through its financial
statements were analyzed; and interview for staff involved in the manufacturing, warehouse
and sales independently with manual or office systems records, determining the deficiencies
that cause loss of time or resources, justifying the generation of the proposal raised. It was
concluded that there is inadequate data management and the development of a software that
integrates control of manufacturing operations, warehouse and sales company is
recommended.
Keywords:
Analysis, Information Systems - SI, computer information systems, Productivity.
1
INTRODUCCIÓN
Una herramienta básica en la administración de las organizaciones, son los sistemas
de información que juegan un papel de vital importancia en las empresas, debido a que no
solo se encargan de recopilar, ordenar y presentar la información, sino ésta herramienta
también permite reducir tiempo y errores en los trabajos cotidianos, por ende reducir costos,
mejorar la calidad del producto y la atención o servicio al cliente, además es una herramienta
básica a la hora de tomar decisiones, permitiendo ser eficiente e innovadores. Las principales
razones por lo que las empresas no adoptan sistemas de información adecuados para sus
negocios, son la inadecuada cultura organizacional, costos elevados y falta de acceso de
información tecnológica.
El presente trabajo de investigación tiene como finalidad analizar los sistemas de
información que utiliza la empresa Cosmeticorp S.A., y proponer el desarrollo de uno que
integre la información de los subprocesos de fabricación, bodega y ventas, lo que permitirá
incrementar los niveles de productividad y además servirá de herramienta para una oportuna
toma de decisiones.
La empresa Cosmeticorp S.A. tiene veinte años en el mercado, la actividad principal
es la elaboración de productos cosméticos de consumo masivo a precios populares, para
finalmente comercializarlos al por mayor, en las principales cadenas de supermercados más
importantes del país. Debido a su precio y calidad, los productos de la empresa han tenido
una importante aceptación en los consumidores finales, sin embargo los niveles de
productividad no son los esperados, por lo que se plantea el desarrollo de un software que les
permita mejoras los procedimientos administrativos que la empresa realiza en la parte
operativa.
2
Delimitación del problema
Para la definición de este punto se ha formulado el “Árbol del problema”, de donde
podemos colegir que las principales causas por lo que las empresas no adoptan sistemas de
información se deben a la cultura organizacional, conocimientos inadecuados de las TIC
(Tecnologías de Información y Comunicación), dentro de los cuales se encuentran los
Sistemas de Información y debido a los costos elevados que conllevan iniciar la aplicación de
un sistema, tanto en la utilización de recurso humano, tiempo e insumos.
Como consecuencias tenemos que las empresas carecen de estrategias de crecimiento,
desperdician recursos en realizar tareas cotidianas, conllevando a una desventaja competitiva
y productiva, siendo menos eficientes a las exigencias actuales del mercado consumidor.
La empresa Cosmeticorp S.A. demanda de un sistema de información para los
procesos operativos, que cumpla las expectativas tecnológicas que exige los actuales tiempos,
donde la información y el manejo de la misma, crea ventajas competitivas, éste sistema
deberá permitir el control del proceso de producción, a través de la sistematización e
integración de aquellas tareas cotidianas, con orden, planificación y control, debido a que su
falta influye en una pérdida de recursos, toma de decisión inoportuna y que se ven reflejados
en los bajos niveles de productividad.
Formulación del problema
Considerando el problema planteado, se formuló la siguiente pregunta que se
resolverá en el desarrollo de la investigación:
3
¿De qué manera el análisis de los sistemas de información utilizados por Cosmeticorp
S.A., servirán para identificar los problemas existentes y cómo se pueden mejorar los niveles
de productividad?
Figura 1: Árbol del Problema. Elaboración propia
4
Justificación
Con el análisis del actual sistema de información operativa de la empresa Cosmeticorp
S.A. y la propuesta para el desarrollo o mejoramiento del mismo, permitirán a los empleados
reducir el tiempo en labores cotidianas y por ende minimizar costos; que permitan un
adecuado manejo y control de inventarios ayudando a realizar líneas de producción exactas
en cuanto a su formulación, generando de esta manera mayor productividad, calidad en los
productos y en la atención a los clientes.
Objeto de estudio
El Objeto de estudio del presente caso son los Sistemas de Información, como una
herramienta en la gestión administrativa de una organización.
Campo de acción o de investigación.
Esta investigación se enfocará en los sistemas de información del área de producción
que utiliza la empresa Cosmeticorp. S.A., desde el ingreso de materia prima, elaboración de
productos y venta de producto terminado.
Objetivo general
Analizar la situación actual del sistema de información operativa que la empresa
Cosmeticorp S.A. utiliza y presentar una propuesta de desarrollo, que le permita mejorar sus
niveles de productividad.
5
Objetivos específicos
1. Presentar las bases teóricas que existen con relación de los Sistemas de Información y
cómo influyen en la productividad de las PYMES.
2. Determinar los métodos y metodología para identificar el actual sistema de
información que utiliza la empresa Cosmeticorp S.A.
3. Diagnosticar el sistema de información operativa que la empresa Cosmeticorp S.A.
utiliza y los niveles de productividad.
4. Plantear el desarrollo de un sistema de información para Cosmeticorp S.A., en base a
los resultados obtenidos.
La novedad científica
Con la presente investigación se busca aportar con una solución para el control,
seguimiento y toma de decisiones para la empresa Cosmeticorp S.A., a través del desarrollo
de un sistema de información del proceso de producción, ajustado a la necesidad de la
empresa, que les permita incrementar sus niveles de productividad, eliminar el riesgo de
manejar información errónea, lograr mayor satisfacción del cliente, y que el presente estudio
de caso beneficie a otras PYMES que requieren soluciones para el manejo de información.
6
Capítulo 1
Marco teórico
Dentro de las TIC (Tecnologías de Información), se encuentran los SI (Sistemas de
información), por lo que vamos a presentar la conceptualización desde el enfoque de
diferentes autores con teorías generales y sustantivas, tanto de los SI y de las TIC, y la
relación con la productividad.
1.1. Teorías Generales
1.1.1. SI – Sistemas de Información
Un Sistema de Información (S.I.) es un conjunto de procedimientos, manuales y
automatizados, y de funciones dirigidas a la recogida, elaboración, evaluación,
almacenamiento, recuperación, condensación y distribución de informaciones dentro
de una organización, orientado a promover el flujo de las mismas desde el punto en el
que se generan hasta el destinatario final de las mismas. (Rodriguez Jose, 2003)
Es importante tener claro que existe diferencia entre un “Sistema de Información” y
un “Sistema de Información Computarizado”. En este caso se está realizando el estudio y
propuesta del segundo, que de acuerdo al concepto antes mencionado se encargara de
administrar la información, organizar y presentarla para su posterior uso y toma de decisión.,
aportando de esta manera en alcanzar los objetivos de la empresa.
Los elementos que interactúan en los sistemas de información informáticos son los
siguientes:
7
Personas (talento humano)
Datos (histórico de la organización)
Actividades o técnicas de trabajo (procesos manuales o automáticos)
Recursos materiales en general (recursos informáticos y de comunicación).
Para que la información sea procesada y transmitida a distintos entornos, los sistemas
de información necesitan de una IT - infraestructura tecnológica para su correcto
funcionamiento y se entiende por IT al “conjunto de todos los elementos tecnológicos
hardware y software: servidores, computadores, portátiles, impresoras, switches,
routers, firewall, escáneres, cableado estructurado, cpu`s, software informático,
equipos de comunicación, internet, red lan.” (Ministerio del Interior de Colombia,
2013)
Los elementos que intervienen en la operacionalidad de un sistema de información
automatizado, son los datos históricos de la empresa, las técnicas de trabajo que se
programan, la infraestructura tecnológica (hardware y software). Estos elementos interactúan
entre sí, con la finalidad de facilitar el trabajo cotidiano del personal administrativo de una
empresa.
1.1.2. TIC – Tecnologías de Información y Comunicación.
Las TIC se pueden definir como tecnologías para el almacenamiento, recuperación,
proceso y comunicación de la Información, sin embargo este concepto es muy básico, por lo
que a continuación se detalla uno más amplio.
Las TIC desde el punto de vista tecnológico son las innovaciones en microelectrónica,
computación (hardware y software), telecomunicaciones y optoelectrónica -
8
microprocesadores, semiconductores, fibra óptica - que permiten el procesamiento y
acumulación de enormes cantidades de información, además de una rápida
distribución de la información a través de redes de comunicación. La vinculación de
estos dispositivos electrónicos, permitiendo que se comuniquen entre sí, crea sistemas
de información en red basados en un protocolo en común. Esto va cambiando
radicalmente el acceso a la información y la estructura de la comunicación,
extendiendo el alcance de la red a casi todo el mundo. Herramientas que las personas
usan para compartir, distribuir y reunir información, y comunicarse entre sí, o en
grupos, por medio de las computadoras o las redes de computadoras interconectadas.
Las TIC se pueden definir como herramientas que las personas usan para compartir,
distribuir y reunir información, y comunicarse entre sí, o en grupos, por medio de
computadores o redes interconectadas. Se trata de medios que utilizan tanto las
telecomunicaciones como las tecnologías de la computación para transmitir
información. (Cobo & Romani, 2009)
Estos concepto desde el punto de vista tecnológico y punto de vista social, concuerdan
que esta herramienta es muy valiosa para la comunicación, manejo de información y aporta
en los logros que espera tener una persona u organización, que en este caso se busca aplicarla
a la empresa Cosmeticorp S.A. a través de un sistema de información.
1.2. Teorías Sustantivas
1.2.1. Productividad: concepto y medición
La productividad es la relación entre la cantidad de productos obtenidos y los recursos
utilizados o también la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos.
9
Los componentes que intervienen en la medición de la productividad, es a través del
cociente formado por los resultados logrados y los recursos empleados. Los resultados
logrados pueden medirse en unidades producidas, en piezas vendidas o en utilidades,
mientras que los recursos empleados pueden cuantificarse por número de trabajadores,
tiempo total empleado, horas máquinas, entre otros. En otras palabras, la medición de
la productividad resulta de valorar adecuadamente, los recursos empleados para
producir o generar ciertos resultados. La productividad vista así tiene dos
componentes: eficiencia (del total de recursos, cuántos fueron utilizados y cuántos
desperdiciados) y eficacia (de los resultados alcanzados cuántos cumplen los objetivos
o requisitos de calidad). Así, buscar eficiencia es tratar de que no haya desperdicio de
recursos, mientras que la eficacia implica utilizar los recursos para el logro de los
objetivos trazados (hacer lo planeado). (Marco teórico sobre administración, modelo,
productividad, administración de productividad total, competitividad, exportaciones y
calidad, 2010, pág. 73)
Según el concepto antes mencionado sobre la productividad, vemos que concuerda
con el planteamiento de esta investigación, debido a que la productividad está en función a
los recursos utilizados, es decir mientras más eficientes es una organización con los recursos
utilizados, mayor va hacer el índice de productividad. Por lo expuesto, un sistema de
información adecuado en una organización permite organizar y optimizar el tiempo y trabajo
administrativo de los diferentes procesos, influyendo de manera positiva en la productividad
de una empresa.
La medición de la productividad se lo puede realizar tomando como base los
diferentes factores que influyen en la producción de la empresa, realizando así el cálculo de
productividad individual o parcial, como por ejemplo:
10
Productividad de mano de obra
Productividad de materia prima
Productividad de capital
Productividad de equipos
Otro enfoque de la productividad, que justamente se apega al planeamiento de la
presente investigación, es que “el incremento de la productividad va a depender de la
innovación en: tecnología, organización, recursos humanos, relaciones laborales y otros. Por
lo tanto, la innovación en los aspectos antes mencionado en la empresa, es la base para
mejorar la productividad”. (Americam Universitas, 2011, págs. 179, 180)
En el estudio realizado por Americam Universitas sobre la productividad, confirma
que la utilización de herramientas tecnológicas e innovación, influye en la productividad de
una empresa, tal como se lo plantea en el presente estudio.
Figura No. 2: La productividad de función de la innovación. Tomado de (Americam Universitas, 2011)
11
1.2.2. Relación entre Sistemas de Información y la Productividad
Los autores BrynJolfsson y Hitt (1996), encontraron una relación positiva entre las
Tecnologías de la Información y la productividad, el cual se ha convertido en una
referencia inevitable, sus estudios se basaron en analizar el impacto que genera sobre
la productividad de una muestra de 500 empresas, tanto en la inversión de hardware
(ordenadores personales y grandes computadoras) como en el gasto en personal del
departamento de sistemas de información. (Sanz, 2011)
Otro estudio realizado sobre la relación entre la productividad y el uso de las
Tecnologías informáticas indican “…que por cada dólar adicional gastado en capital
de Tecnologías de la Información o en personal del departamento de sistemas, se
producen unos incrementos de 0,81 y de 2,62 dólares respectivamente en el producto
de la empresa”. (Sánchez & Ignacio, 2011, pág. 85)
Los conceptos revisados anteriormente, relacionan la inversión por unidad de dólar
que realiza una empresa en tecnologías de información, con respecto a la producción o su
incremento que se obtiene; en donde se observa que estos dos autores confirman la relación
positiva que existe entre estas dos variables como sin inversión en tecnología y producción.
Según (Terwiesch, 2009) la utilización de los sistemas de información, tanto en
los procesos administrativos y operativos de la empresa, va a influir en la
productividad siempre y cuando se logre ventajas operativas y ahorro en los
siguientes aspectos:
12
Disponibilidad de datos en producción: la dirección podría tener acceso en tiempo
real del estado de la fábrica y la producción.
Ayudas contextuales para los operarios: Los operarios, tienen acceso únicamente a
la información con el producto y la etapa de producción que requieren. De esta
manera se lograría un lugar de trabajo más limpio, seguro y eficiente.
Eliminación de errores de transcripción: Con la estandarización de la información,
se eliminaría errores de transcripción o de ingreso de datos al sistema, conllevando
a la unificación de la información en todos los procesos.
Abundancia de información nueva: los sistemas automatizados permiten registrar
muchos más datos que realizar registros en papel y lápiz. Esto beneficia, porque se
optimiza los procesos y permite realizar toma de decisión oportunamente.
Según estos estudios presentados sobre la relación que tiene la productividad con
respecto a la utilización de los sistemas de información sistematizados, se observa que existe
una relación directa, es decir que con un adecuado sistema de información, va a incidir
positivamente en el nivel de productividad; sin embargo para que se cumpla esta relación,
existen condiciones que se deben cumplir, como por ejemplo: facilidad, datos históricos e
integración de subprocesos.
1.2.3. Referentes empíricos
El presente trabajo de titulación recurre a investigaciones empíricas relacionadas con
el tema planteado las cuales anteceden este estudio y fueron considerados de gran aporte en el
tiempo que se realizaron y que contribuyen como apoyo a la investigación a desarrollar.
13
Según los autores Romero, Rico, Barón (2011), en calidad de docentes de la Universidad
Distrital Francisco José de Caldas, de Bogotá – Colombia, en una investigación realizada
sobre “Impacto de un Sistema ERP en la Productividad de una PYME”. El desarrollo de la
investigación se llevó a cabo bajo la metodología de observación, de carácter descriptivo. En
el que se concluye que el desarrollo de un sistema de gestión de operaciones basado en
tecnologías ERP (Enterprise Resourse Planning), que en español significa Planificación de
Recursos Empresariales, para las PYME de la ciudad de Bogotá D.C., en Colombia, permite
a los propietarios y administradores de dichas empresas evaluar y mejorar sus procesos
internos, si se cuenta con el compromiso de realizar el seguimiento adecuado de las
características del software, así como su adecuada utilización.
Esta investigación guarda relación con el objeto del presente estudio debido a que el
ERP es un conjunto de sistemas de información que permite la integración de los diferentes
procesos y el sistema de información del proceso de producción que se recomienda mejorar
de la empresa Cosmeticorp S.A., permitirá contar con una herramienta para evaluar, mejorar,
controlar los procesos operativos del negocio.
Según Caicedo, Gaibor, Ponce (2011), quienes presentaron una investigación sobre el
“Sistema Gerencial del Desempeño para la Toma de Decisiones”, previo a la obtención del
título de Ingeniero en Sistemas con mención en Telemática, de la Universidad Politécnica
Salesiana del Ecuador con sede en Guayaquil, utilizando metodología de campo de carácter
descriptivo y documental, en el que entre otras cosas concluye que tener el alcance, para las
micro, pequeñas y medianas empresas que no manejan una gran cantidad de información, de
tener un software sin costo como es la de usar un entorno Linux con una versión gratuita de la
base de datos más robusta existente como es Oracle en su versión Express, permite ampliar el
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horizonte a tecnologías más de punta y que estas ayuden a la gestión y crecimiento de estas
empresas en mención.
Este estudio constituye un aporte muy valioso a la presente investigación, porque
afirma que la utilización de sistemas informáticos contribuye en la gestión y el crecimiento de
una empresa, y no se podría estar hablando de crecimiento, sino se ha logrado mejores
niveles de productividad que sus rivales.
15
Capítulo 2
Marco metodológico
2.1. Metodología
El enfoque metodológico que se utilizará en la presente investigación tendrá enfoque
cualitativo, es decir se analizaran las cualidades del giro del negocio y los gastos en el manejo
del sistema de información, así como su efecto en la productividad.
Según la profundidad o finalidad, la investigación será descriptiva y analítica, porque
se especificarán las características de la empresa objeto de estudio, así como los procesos y
procedimientos que generan información. Este estudio nos permitirá identificar la
información generada y su utilización para la toma de decisiones, así como la elaboración de
un diagnóstico de la productividad de la empresa analizada; y, a través del análisis se
determinará como la variable manejo de información afecta la variable nivel de productividad
de la empresa objeto de estudio, explicando las relaciones existentes (causas y efectos) entre
ellas.
2.2. Métodos
El método de análisis que se utilizará es inductivo – deductivo, porque utilizaremos el
caso de estudio de una empresa particular, para poder concluir que este problema afecta por
lo general a todas la empresas que no actualizan los sistemas para el manejo de información.
Las técnicas o instrumentos que se utilizaran para la investigación será la entrevista
con un cuestionario semi - estructuradas, el que se permitirá obtener respuestas amplias.
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2.3. Premisa
A partir del problema planteado y el propósito de este estudio académico, se formuló
la siguiente premisa: Un Sistema de Información ayuda al control efectivo de las actividades
de las empresas, por tanto el desarrollo de un sistema de información para la empresa
Cosmeticorp S.A. mejorará los procesos operativos y los niveles de productividad.
2.4. Universo y muestra
El contexto de la investigación se realizará en la empresa Cosmeticorp S.A., pero este
estudio se enfoca en el área operativa de la empresa, para analizar la información que utiliza
la organización en este proceso.
La población es finita, puesto que el proceso de producción intervienen en total 20
colaboradores, de los cuales dos corresponden a niveles de mando superior, tres en niveles de
mando medio y la diferencia son los operarios, la entrevista se realizará a los mandos
superiores y medios de la empresa, debido a que son quienes manejan información
documental, por lo tanto la muestra es no probabilística, es decir, se estudiará todo el
universo correlacionado con el objeto de estudio analizar y plantear una mejora en el sistema
de información para el procesos operativo de la empresa.
2.5. CDIU - Categorías, Dimensiones, Instrumentos y Unidades de Análisis
Esta actividad consiste en una serie de procedimientos que permite realizar la
medición de una variable definida, se debe considerar que lo que intenta obtener es la mayor
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cantidad de información de la variable seleccionada, este procedimiento está vinculado con la
metodología utilizada para la recolección de datos.
A continuación se presenta el cuadro donde se define las variables las unidades de
análisis para presentar o probar la premisa realizada en esta investigación:
Figura No. 3: Categorías, Dimensiones, Instrumentos y Unidades de Análisis. Elaboración propia.
2.6. Gestión de datos
La gestión realizada para la obtención de información presentada en esta
investigación, se la define a través de la técnica utilizada para la recopilar la información, que
busca aprovechar este recurso a fin de que permita el desarrollo o mejora de un sistema de
información gerencial, enfocado a la actividad principal o de giro del negocio. Las técnicas
de investigación utilizados para este estudio son:
Entrevista semiestructurada
En este tipo de entrevista se determina cual es la información relevante que se quiere
obtener. Se realizan preguntas abiertas, danto oportunidad a recibir diferentes respuestas, la
cual requiere gran atención del investigador.
Categorías Dimensiones Instrumentos Unidad de Análisis
Productividad Estados Financieros Análisis documental Área Financiera
Sistemas de Información Módulos EntrevistasPersonal directivo y de
procesos de producción
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Investigación documental
Consiste en reunir y analizar documentos relacionados al objeto de estudio, en el que
se aplica el conocimiento, la documentación y el discernimiento para sacar las conclusiones
objetivas del caso de estudio.
Las principales tareas a realizar para la obtención de datos son las siguientes:
1. Agendar un cita con el Gerente General
2. Pedir autorización para realizar entrevistas semi-estructuradas a las personas de
mandos medios.
3. Elaborar entrevistas semi-estructuradas a los responsables de los principales procesos
de la empresa.
4. Analizar información de los Estados Financieros de la empresa, correspondiente al
periodo del 2015.
2.7. Criterios éticos de la investigación
Los criterios éticos utilizados en el desarrollo de la presente investigación, son
fundamentalmente los valores y principios que se consideran relevantes a la hora de ejecutar
un trabajo profesional y de credibilidad, los cuales son los siguientes:
Transparencia:
La información obtenida de la empresa, no podrá ser alterada ni modificada, para la
presente investigación.
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Objetividad:
Los conceptos, análisis y conclusiones redactadas en el presente trabajo serán
completamente objetivos, es decir sin ninguna inclinación.
Responsabilidad:
Este trabajo se lo realiza con responsabilidad y compromiso de cumplir con los
objetivos propuestos.
Confidencialidad:
Se guardará absoluta reserva y confidencialidad de la información obtenida, y su uso
será exclusivamente para el estudio presentado en esta investigación.
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Capítulo 3
Resultados del Estudio
3.1. Historia de Cosmeticorp S.A.
Cosmeticorp S.A. es una empresa con 20 años de experiencia en la elaboración de
productos para el cuidado y aseo personal, cuyos procesos son la importación de materia
prima, el procesamiento y la comercialización al por mayor en los supermercados de
productos masivos más importantes del país y de esta manera haciéndolo llegar a los
consumidores finales. La empresa se encuentra ubicada en la ciudad de Guayaquil, en el
sector norte Ciudadela Samanes 4ta. Etapa Avenida Isidro Ayora Mz. 405 Sl. 2.
3.2. Productos de Cosmeticorp S.A.
Los productos cosméticos que fabrica son gel de cabello, colonias, cremas
humectantes, desodorantes, gel de baño y antibacteriales.
Figura No. 4: Principales productos de Cosmeticorp S.A. Tomado de la empresa.
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Misión:
Fabricar y comercializar productos cosméticos de excelente calidad y constante
innovación, con un alcance a nivel provincial y nacional, con marcas de gran acogida.
Visión:
Llegar a ser más competitivos a nivel nacional e internacional y lograr un
posicionamiento en la mente de consumidor y nuestros clientes mejorando nuestras
relaciones con ellos enfocándonos sobre todo en la satisfacción del cliente.
3.3. Estructura organizativa
Figura No. 5: Estructura Orgánica Cosmeticorp S.A. Tomado de la empresa.
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La empresa tomada para este caso de estudio, se encuentra dentro de la categoría de
pequeña empresa y en total cuenta con 20 empleados, de los cuales dos corresponden a nivel
jerárquico superior, como es el presidente y gerente general y tres corresponden a nivel de
mando medio, los demás son personal administrativo y operativo de la empresa.
3.4. Cartera de cliente
La empresa comercializa productos cosméticos de consumo masivo, a precios
populares y sus ventas son al por mayor, en base a pedidos específicos de los clientes.
Actualmente maneja una cartera de clientes muy amplia, pero los más importantes son:
Almacén TIA
Mi comisariato
Farmacias Sana Sana
Farmacias Cruz Azul
Almacén Gloria Saltos
3.5. Estudio de campo
De acuerdo a la metodología y técnicas presentadas en el capítulo anterior para el
análisis de la presente investigación, se aplicaron los formatos de entrevistas (ver apéndice A)
para los siguientes campos o subprocesos de la empresa Cosmeticorp S.A.
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1. Proceso: Producción
Subproceso: Fabricación
Objetivo: Establecer el procedimiento administrativo para el proceso de fabricación,
como: tiempos, actividades, recursos, entre otros.
Método: Entrevista semiestructurada e investigación documental.
2. Proceso: Producción
Subproceso: Bodega
Objetivo: Establecer el procedimiento administrativo para el proceso de bodega de
materia prima y de producto terminado, como: tiempos, actividades, recursos, entre
otros.
Método: Entrevista semiestructurada e investigación documental.
3. Proceso: Comercialización
Subproceso: Ventas
Objetivo: Medir el tiempo y el recurso humano utilizado en despachar un pedido de
un cliente, tanto en procesos manuales como en procesos automatizados.
Método: Entrevista semiestructurada e investigación documental.
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3.6. Investigación documental
La investigación se realizara a través de la observación documental, de los estados
financieros del ejercicio económico del año 2015, de la empresa objeto de estudio
Cosmeticorp S.A., los cuales son los siguientes:
Estado de Situación Financiera:
Activos, Pasivos y Patrimonio
Estado de Resultado:
Ingresos, Gastos y Utilidad y/o pérdida
25
Capítulo 4
Discusión
4.1. Resultados obtenidos en la entrevista
A continuación se presenta el resultado obtenido de la entrevista realizada de los
procesos administrativos que conlleva el área de producción, el cual lo hemos clasificado en
tres subprocesos, tal como se detalla a continuación:
4.1.1. Proceso – Subproceso: Producción – Fabricación
La entrevista se realizó al Ing. Xavier Linares (ver apéndice C), quien es el
responsable del proceso de producción o fabricación de la empresa, quien manifiesta que no
utilizan un sistema informático para el control del proceso de producción, los lotes de
producción se fabrican en base a la formulación, que cuida muy recelosamente, debido a que
es el propietario del negocio, también expone que en ocasiones se tiene que reformular la
producción para alcanzar la cantidad y calidad requerida, y cuando la cantidad existe una
sobreproducción, el producto es almacenado en la bodega como stock.
Para la toma de decisiones la empresa cuenta con los Estados Financieros y con
reportes que son realizados en hojas de cálculo, como de producción, ventas, cuentas por
cobrar, entre otros. El entrevistado también manifiesta que sería bueno contar con una
herramienta que les permita automatizar el control que debe existir en este proceso.
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4.1.2. Proceso – Subproceso: Producción – Bodega
La entrevista se la realizó al bodeguero de Cosmeticorp S.A., el Sr. Bolívar Herrera
(ver apéndice D), quien manifiesta que el control de ingresos y egresos de materia prima los
realiza con registros en una bitácora y que el precio promedio y saldos, los calcula en una
hoja de excel. En las toma de inventarios han existido diferencias que tienen que ser
ajustadas, las cuales son autorizadas por la gerencia, previo a la revisión de documentos y
cruce de información con el proceso de fabricación, estos ajustes se los realiza mensualmente
y la empresa considera un rango normal hasta el 2 % de stock.
El bodeguero también manifiesta que un sistema informático, le ayuda a realizar el
trabajo, ya que cuando no coinciden los saldos tienen que comparar la información de
bodega, con la de fabricación, con los documentos físicos, como orden de despacho, lotes de
producción, detectando algunas veces errores en la digitación.
4.1.3. Proceso – Subproceso: Comercialización - Ventas
En el proceso de ventas se entrevistó a la Sra. Carolina Pinargote (ver apéndice E),
quién manifiesta que la empresa no cuenta con un sistema automatizado que le permita tener
a la mano la información como stock, precios unitarios y/o descuentos y que esta información
la tiene que requerir al bodeguero y al gerente, generando demora en el procedimiento de
ventas, facturación y entrega del producto al cliente.
También considera que trabajar con un sistema automatizado permitirá reducir el
tiempo en la ejecución de trabajo y lograr incrementar los niveles de satisfacción de los
clientes.
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De las entrevistas realizadas se determina que la empresa Cosmeticorp S.A. no cuenta
con un sistema de información acorde al giro del negocio, que les permita contar con una
herramienta que apoye la gestión administrativa en los subprocesos de fabricación, bodega y
ventas, que es donde se concentra las operaciones más importantes de la razón de ser de la
empresa. Si bien es cierto existe control por parte de cada subproceso, pero este es manejado
como islotes, es decir una independiente de otra y para verificar la información, un
subproceso depende de otro conllevando a requerir tiempo y por ende gastos para la
ejecución de una actividad. Así mismo los entrevistados manifiestan que un sistema de
información automatizado aportaría positivamente en la ejecución de las actividades.
4.2. Análisis de los Estados Financiero
Se realizó un análisis de los Estados Financieros (ver apéndice F) de la empresa, del
cual se elaboró el cálculo de la productividad de Cosmeticorp S.A., en base a la información
que se encuentra en los Estados de Situación Financiera y Estado de Resultados del ejercicio
económico del 2015.
4.2.1. Productividad de la empresa Cosmeticorp S.A.
El objetivo será medir el índice de rendimiento en la producción, en base a los
recursos utilizados que influyen en la producción, tanto la productividad global y también la
productividad parcial, realizando una clasificación por los siguientes subgrupos como son:
materia prima y mano de obra.
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Productividad de materia prima:
La productividad de la materia prima, se la realiza calculando el cociente entre la
producción (ventas) y de los gastos de materia prima (inventario inicial + compras –
inventario final), durante el periodo 2015, información que se encuentra en el Estado de
Resultado de la empresa Cosmeticorp S.A.
Figura Nº. 6: Productividad de materia prima de Cosmeticorp S.A., año 2015. Elaboración propia.
Productividad de mano de obra:
En el cálculo de la productividad de la mano de obra, se toma como base igualmente
la producción (ventas) y los rubros gastados en sueldos y salarios, beneficios sociales y
aportes al IEES, reportados en el Estado de Resultado, correspondiente al periodo económico
del 2015.
Figura Nº. 7: Productividad de mano de obra de Cosmeticorp S.A., año 2015. Elaboración propia.
CALCULO RESULTADO SIGNIFICADO O INTERPRETACION
Ventas 2.579.791,17
Costo m.p. 1.291.025,00
FORMULA
Productividad mp. = 1,9983$
Por cada dólar gastado en materia prima,
se obtiene $ 1,9983, es decir se recupera el
dólar invertido en materia prima y se
obtiene 0,99 centavos adicionales.
CALCULO RESULTADO SIGNIFICADO O INTERPRETACION
Ventas 2.579.791,17
Gastos en m.o. 893.272,13
FORMULA
Productividad m.o. = 2,8880$
Por cada dólar gastado en mano de obra,
se obtiene $ 2,89, es decir se recupera el
dólar gastado en mano de obra, que incluye
la mano de obra en procesos
administrativos y operativos de la empresa
y se obtiene $ 1,89 adicionales.
29
Productividad global de Cosmeticorp S.A.:
Adicional a los gastos en materia prima y en mano de obra, existen otros gastos por
concepto de mantenimiento, suministros, servicios básicos y otros; los cuales se utiliza para
calcular la productividad global de la empresa Cosmeticorp S.A., es decir tomaremos el rubro
total de costos y gastos de producción, del Estado de Resultado correspondiente al periodo
del 2015.
Figura Nº. 8: Productividad global de Cosmeticorp S.A., año 2015. Elaboración propia
4.3. Limitaciones:
Las limitaciones encontradas en el presente caso de estudio fue que solo se recogió las
opiniones mediante entrevista del nivel de mando medio, debido a la falta de disponibilidad y
decisión por parte de la gerencia de la empresa. Cabe indicar que si hubiese sido posible
recoger las opiniones de personal operativo y administrativo, se tendría una visión más
amplia sobre la problemática y por ende de posibles soluciones.
4.4. Líneas de investigación:
La presente investigación recoge la problemática de una pequeña empresa que se
dedica a la fabricación y comercialización de cosméticos, en cuanto a la utilización de las
CALCULO RESULTADO SIGNIFICADO O INTERPRETACION
Ventas 2.579.791,17
Costos + Gastos 2.512.285,46
FORMULA
Productividad global = 1,0269$
Por cada dólar que la empresa Cosmeticor
S.A., gasta en mano de obra, materia prima,
u otros gastos administrativos, la empresa
recupera $ 1,0269. Es decir recupera el
dólar gastado mas aproximadamente 3
centavos adicionales.
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herramientas de sistemas de información en la gestión administrativa del giro del negocio y
presenta una solución que bien puede aplicarse a cualquier otra empresa cuya actividad sea la
fabricación y comercialización de productos masivos. Esta investigación considera que la
falta de utilización de sistemas de información automatizados en las pequeñas empresas, se
debe a la inadecuada cultura de los directivos o escasos accesos a recursos tecnológicos y esta
problemática la tienen un gran número de negocios en nuestro país, por lo que la solución que
se plantea en esta investigación bien puede ser aplicada también en estas organizaciones.
4.5. Aspectos relevantes
A través de las entrevistas realizadas al personal de mando medio de la empresa
Cosmeticorp S.A., permitió observar la problemática que enfrentan con respecto al manejo de
la información más relevante del negocio, como son las actividades de producción, ventas y
administración de bodega, debido a la carencia de un Sistema de Información Informático
integral, lo que nos permite elaborar una propuesta de solución.
Además, la solución planteada en esta investigación puede bien, adaptarse a aquellos
pequeños negocios que tienen situaciones similares en el manejo de la información,
independientemente del giro del negocio a que se dedican, debido a que en el desarrollo del
sistema de información que se plantea se ha consideración que pueda ser ajustable a las
necesidades de la empresa.
31
Capítulo 5
Desarrollo de la propuesta
5.1. Planteamiento de la propuesta
La propuesta que se presenta para mejorar el control de los insumos y de la
información relevante de la empresa Cosmeticorp S.A., es a través del diseño y desarrollo de
un Sistema de Información Informático que integre los procesos administrativos de
fabricación, bodega y ventas; debido a que estas son las principales actividades donde
directamente influye los niveles de productividad de la empresa.
En el subproceso de fabricación, se recomienda que el sistema cuente la aplicación de
“fórmulas estándar”, en el que calcule automáticamente la cantidad de materia prima que se
requiere de acuerdo a la cantidad y producto que se desea obtener; además de que la
contabilidad de los costos sea automatizado, de acuerdo a las normas contables. Los costos
que se deben calcular son todos los insumos que intervienen en el proceso de fabricación, ya
sean estos costos fijos (mano de obra, servicios básicos, publicidad) y variables (materia
prima). De esta manera sería automático conocer el costo unitario de un lote de producción,
en el que se ahorra tiempo y recursos realizando esta actividad, permitiendo de ésta manera
que el sistema de información en el proceso de fabricación afecte positivamente los niveles
de productividad de la empresa, reflejándose en los estados financieros.
En el subproceso de administración de bodega, se recomienda que el ingreso y egreso
de materia prima, sea computarizado, con la clave y usuario del bodeguero, para evitar la
manipulación que permiten las hojas de cálculo o las bitácoras manuales. Así mismo el
requerimiento y despacho de materia prima sea automatizado en el sistema, el cual sería
32
ingresado por el responsable de producción, de acuerdo a la cantidad y producto que se va a
fabricar, permitiendo ahorrar tiempo y materiales. De esta manera la administración de la
bodega sería más eficiente aportando de forma positiva en la productividad de la empresa.
En el subproceso de ventas, se debe incluir la consulta de saldo en stock, al que
directamente tiene que tener acceso el personal de ventas, el mismo que se encontrará
enlazado al saldo de la bodega, y cuyo precio debe reflejarse en el sistema; mientras que para
los descuentos la empresa debe establecer políticas de descuentos de acuerdo a niveles de
importancia de los clientes, los cuales deben estar parametrizados en el sistema. Así mismo la
facturación debe ser automatizada y deducida automáticamente del stock de la bodega,
ahorrando tiempo en la ejecución de esta actividad.
5.2. Plan del Desarrollo del Sistema de Información
A continuación se presenta el Plan para el desarrollo de un Sistema de Información
del proceso operativo de la empresa Cosmeticorp S.A.
5.2.1. Nombre del Sistema
SIOC – Sistema de Información Operativa de Cosmeticorp S.A.
5.2.2. Objetivo
El Sistema SIOC, tiene como objetivo brindar facilidad en el manejo de la
información Operativa de la empresa Cosmeticorp S.A, con un enfoque integral de los
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procedimientos administrativos que conllevan el proceso de producción como son: bodega,
fabricación y ventas.
5.2.3. Alcance
Describir el plan de desarrollo del Sistema de Información Operativo de Cosmeticorp
S.A., definiendo los requerimientos funcionales de los stakeholder y cuya versión
corresponde inicialmente a 1.0 y así, sucesivamente de acuerdo a las mejoras que modifiquen
la versión.
5.2.4. Productos entregables
Un documento de las fases del desarrollo del sistema, utilizando una metodología
para el análisis, diseño e implementación RUP (Rational Unified Process) proceso
racional unificado que permite adaptarse al contexto y realidad de la empresa.
El Sistema de Información desarrollado para la empresa Cosmeticorp S.A., en una
base de datos SQL server 2005 y MySQL, para la aplicación e instalación.
Manuales de instalación y mantenimiento en el que incluye arquitectura del
sistema, estructura de módulos y botones, diagrama de procesos y diccionario de
datos.
Manual de usuario en que incluye la descripción de cada uno de los módulos,
pantallas, menú y reportes.
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5.2.5. Organización del SIOC – Sistema de Información Operativa de Cosmeticorp
S.A.
Administrador de base de datos con conocimiento y experiencia en SQL server
2005 y MySQL, herramientas case.
Analista de Sistema con un perfil en el manejo de UML y RUP.
Programador con experiencia en desarrollo de proyecto de software
Documentador para realizar gestión de requisitos, documentos y diseño de
procesos.
5.2.6. Interfaces de SIOC
Los interfaces del sistema de SIOC, son los módulos que forman parte de la propuesta
del desarrollo del sistema en base a los requerimientos, parámetros y aspectos técnicos de las
actividades de los subprocesos de la parte operativa de la empresa:
Módulo: Bodega
La aplicación de control de bodega y los componentes de sus ventanas, deberán ser
definidos por el bodeguero, pero principalmente deberá contener la siguiente información: En
ingreso de materia prima se registra el producto, la unidad de medida, la cantidad, el precio
unitario, el proveedor, fecha, entre otros datos.
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El egreso de materia prima registra el despacho para la producción, indicando la
cantidad, producto, fecha y precio, utilizando el método promedio ponderado, que se
encontrará automatizado en el sistema. Los ajustes se realizarán de acuerdo a la toma de
inventario y conciliaciones, las mismas que deberán ser aprobados por la gerencia.
Figura No. 9: Modulo de bodega de en el sistema SIOC. Elaboración propia.
Módulo: Fabricación
En el subproceso de fabricación se deberá aplicar la metodología de formula estándar
y costeo del producción, cuyos procedimientos deberán ser definidos por el responsable de
producción. El módulo de fabricación básicamente contara con tres ventanas:
1. Producción: donde se desplegará la fórmula estándar de acuerdo al producto y
cantidad a fabricar, cuya formulación será automatizada. También se deberá tener
acceso a consulta de saldo de materia prima.
2. Costos de producción: Se reflejará los datos e insumos utilizados e ingresados en
la ventana de producción, con los precios promedios calculados en el subproceso
Ingreso
Egreso
Ajuste
Saldo
Ingreso
Egreso
Ajuste
Saldo
producto terminado
materia prima
BODEGA
MATERIA PRIMA
PRODUCTO TERMINADO
REPORTES
36
de bodega, los cuales son los costos variables y los costos fijos serán
automatizados con la información que proporciona el contador. De esta manera se
contará con cada lote de producción costeada de manera inmediata por unidad y
por lote.
3. Reportes: Cada módulo tendrá una ventana de reportes, que se la diseñará de
acuerdo a los requerimientos del personal operativo, administrativo y ejecutivo de
la empresa, con los datos históricos que cuenta la empresa en el proceso de
fabricación.
Figura No. 10: Modelo de formula estándar en el sistema SIOC. Elaboración propia.
Módulo: Ventas
Esta ventana deberá realizar el proceso de facturación, consulta de stock, precios, base
de datos de clientes, descuentos, cartera vencida, entre otros, esta información está integrada
en todos los campos que se requiera.
Producto: Gel antibacterial Unidades en frasco: 1.000,00
Cantidad 50.000,00
Unidad de medidamililitros (ml)
Presentación: 50 ml
INGREDIENTES UNIDAD CANTIDAD PRECIO PROMEDIO COSTO TOTAL
Alcohol etílico Gr.
Agua Termal Gr.
Gliserina Gr.
Escencia lavanda Gr.
Envases Unidad
Etiquetas Unidad
Costo total del Lote de producción
Costo unitario de presentación
(%) Porcentaje margen de ganancia
Sub Total
% Costos fijos
Utilidad
PRECIO DE VENTA
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Figura No. 11: Modulo ventas en el sistema SIOC. Elaboración propia.
Módulo: Reportes
Los reportes serán definidos en base a los requerimientos de los usuarios y de los
directivos de la organización, con la finalidad de que sirva de base para la toma de decisión
de los directivos de la empresa.
5.2.7. Requerimientos operacionales
Las operaciones dentro del SIOC, serán en base a las siguientes funcionalidades:
Compatibilidad tecnológica.- El sistema deberá ser desarrollado en un entorno
con compatibilidad tecnológica de los equipos que actualmente cuenta la empresa
Cosmeticorp S.A.
Interfaz gráfica y amigable.- La presentación grafica en la pantalla del
computador del Sistema SIOC deberá ser gráficamente agradable y amigable a
vista del usuario.
Escabilidad.- El sistema deberá permitir que el manejo de la información sea
escalable es decir crezca de acuerdo al ritmo de crecimiento que se aspira en la
empresa.
VENTASFacturación
Consulta de stock
Clientes
Cuentas por cobrar
Reportes
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Integración.- La información de los subprocesos de fabricación, bodega y ventas
deberán integrarse e interactuar de acuerdo a los requerimiento y perfiles
asignados a los usuarios del sistema.
Ergonometría.- El sistema será ergonómico, debido a que permitirá la
adaptación de las características del negocio y a los requerimientos de los
usuarios.
5.2.8. Aspectos Técnicos de SIOC.
La plataforma utilizada para el desarrollo del sistema es la base de datos SQL
server 2005 expres y MySQL server 5.0.
La plataforma donde funcionará el sistema SIOC, es el que cuenta la empresa
Cosmeticorp S.A., el cual es Window 2010.
El entorno de desarrollo integrado debe ser JBUILDER, debido a la facilidad de
construcción, desarrollo de servicios, soluciones web y soporte multilenguaje.
La integración y lenguaje utilizada es JAVA RUNTIME
Las herramientas hardware o case a utilizar, son las que cuenta la empresa
Cosmeticorp, a excepción de un servidor IBM, el cual debe adquirirse.
5.2.9. Estimaciones económicas de SIOC – Sistema de Información Operativa de
Cosmeticorp S.A.
La propuesta económica está compuesta por tres partes, las cuales se detallan continuación,
con la finalidad de visualizar la estructura del costo del proyecto.
39
Figura No. 12: Estimaciones económicas del sistema SIOC. Elaboración propia.
Mantener el sistema SIOC, en la empresa COSMETICORP S.A., implica contar con un
profesional informático, quien deberá ser un Ingeniero en Sistemas para administrar base de
datos, con conocimiento y experiencia en SQL server 2005 y MySQL, herramientas case,
además será el responsable de tomar las medidas de seguridad para respaldar la información,
cuya contratación será por horas debido a conveniencia económica, cuyo gastos en esta
actividad se lo considera como gastos en servicios profesionales (asesoría).
Figura No. 13: Gastos en administración del sistema SIOC. Elaboración propia.
DETALLE PRECIO USD SUBTOTAL
Licencias: Free
Java Free
SQL server 2005 Free
MySQL server 2005 Free
Window 2010 Ya tiene
Software: 5.000,00
Diseño, instalación,
pruebas y capacitación 5.000,00
Hardware: 4.500,00
Servidor IBM 4.500,00
TOTAL DE LA INVERSIÓN 9.500,00
PERFIL TIEMPOGASTOS
MENSUALGASTO ANUAL
Ingeniero en Sistemas,
Administrador de
sistema SIOC
según la necesidad de la
empresa, en promedio
un dia a la semana
300.00 3.600.00
40
5.2.10 Fases del Desarrollo de SIOC
Fase inicio – Análisis de requisitos: Tiempo 4 semanas
En esta fase se definirán los requisitos del sistema desde la perspectiva del usuario
interno y con la necesidad de satisfacer al usuario externo.
Fase de elaboración – Diseño y Arquitectura: Tiempo 4 semanas
En esta fase se desarrolla la arquitectura de sistema y se definen los requisitos para la
construcción, aquí se realiza el análisis, modelamiento y diseño del sistema.
Fase de construcción – Programación: Tiempo 4 semanas
En esta etapa se construye la base y la interacción del sistema de los diferentes
módulos y se aplican las pruebas con el cliente, aquí también se construye en manual
de apoyo.
Fase de Transición – Pruebas y documentación: Tiempo 4 semanas
En esta fase se implementa el sistema, se realiza capacitaciones, se entrega los
manuales y toda la documentación que sustenta este proyecto.
Fase de Mantenimiento y/o reconstrucción: Tiempo 8 semanas
En esta fase es difícil estimar el tiempo que se requiere, debido a que aquí se realizan
las correcciones o reconstrucciones del sistema.
41
Figura No. 14: Fases del desarrollo del sistema SIOC. Elaboración propia.
El tiempo total estimado para el desarrollo del sistema SIOC es de 6 meses, en el que
se contemplan las fases de inicio, diseño, construcción, pruebas, mantenimiento y/o
reconstrucción.
5.3. Sistema SIOC influye en la productividad de la empresa Cosmeticorp S.A
Con la aplicación del sistema SIOC, los procesos administrativos de la empresa van a
influir positivamente y van a incrementar los niveles de productividad debido a los siguientes
factores:
Con la sistematización para el cálculo de la producción deseada, a través del
procedimiento de la formula estándar, se ahorra tiempo, desperdicio de materia
prima y reformulación de un producto, influyendo de esta manera en la
productividad de la empresa.
INICIO
Análisis de requisitos
4 semanas
Elaboración
Diseño y Arquitectura
4 semanas
Construcción Programación
4 semanas
Transicion
Pruebas
4 semanas
Mantenimiento
Reconstruccion
8 semanas
FASES DE
DESARROLLO
DE SIOC
42
Evitar una sobreproducción de un ítem, a la vez se evita gastos de bodegaje y
control del mismo, debido a que la formulación estándar permitirá solamente
producir la cantidad deseada.
Con la integralidad de la información de costos de materia prima y costos fijos, el
sistema permitirá conocer el costo unitario y de lote de producción, ahorrando de
esta manera tiempo, a la vez que permite ser más eficiente en el manejo de la
información de la empresa.
Sistematizar la consulta de saldos en stock, el requerimiento de despacho de
materia prima, precios, descuentos, ahorra tiempo y recursos.
Integrar la información de los procesos de fabricación, bodega y ventas, permitirá
a cada uno planificar, controlar y ser más eficientes y efectivos en el control de su
gestión.
Contar con sistema que permita contar con diferentes reportes, los mismos que estarán
automatizados de acuerdo a los movimientos y operaciones de la empresa, la gerencia contara
con las herramientas necesarias para la toma de decisión oportuna.
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Capítulo 6
Conclusiones y Recomendaciones
6.1. Conclusiones
De la información proporcionada por los empleados de la empresa Cosmeticorp S.A. a
través de las entrevistas, se concluye que no utilizan un Sistema de Información
Computarizado para realizar las actividades administrativas del proceso operativo de la
empresa como son la producción y las ventas, en el que se concentra las actividades más
importantes del giro del negocio.
El control de la bodega de materia prima se la realiza manualmente mediante
bitácoras y en hojas de Excel, en el que no se lleva un control de las salidas de materia prima
de acuerdo al volumen de producción.
La empresa no cuenta con fórmulas estándar sistematizadas, debido a que el gerente y
dueño considera un riesgo exponer la formulación de sus productos con sus empleados. Pero
la continuidad del giro del negocio no puede concentrarse en una persona, así sea el dueño;
sino se pueden tomar acciones o medidas de seguridad, como contratos de confidencialidad,
registro en el Instituto Ecuatoriano de Propiedad Intelectual u otras medidas de seguridad.
El hecho de no utilizar formulación estándar en el proceso de producción de la
empresa Cosmeticorp S.A., conlleva a que se tenga que reformular un lote de producción,
para llegar a la calidad y cantidad deseada, ocasionando pérdida de tiempo en el recurso
humano y de insumos en la utilización de las maquinas, energía, entre otros.
La empresa no cuenta con una planificación de producción, sino que se hace en base a
los pedidos de sus principales clientes, lo que ocasiona que las compras de materia prima no
44
cumplan con los niveles de inventario que se requiere. Ocasionando problemas de
desabastecimiento repercutiendo en la entrega del pedido al cliente dentro del tiempo
pactado.
El personal entrevistado considera factible que la empresa cuente con un sistema de
información que le permita el control administrativo de los procedimientos que tienen bajo su
responsabilidad, asegurando que se podrá mejorar los niveles de productividad de ellos,
ahorrando tiempo u errores en la ejecución de una actividad administrativa.
El proceso de venta no puede realizar una facturación y despacho de manera efectiva,
debido a que tiene que esperar de la gerencia los descuentos al cliente y por parte bodeguero
el stock del producto, porque esta información tampoco se encuentra sistematizada y cada
área maneja la información de manera independiente.
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6.2. Recomendaciones
Desarrollar un Sistema de Información Informático, acorde a la estructura del giro del
negocio de la empresa Cosmeticorp S.A., en el que se integre los procesos administrativos
que realizan el área de fabricación, bodega y ventas, logrando que se ahorre tiempo,
reducción de errores y a la vez permita brindar un mejor servicio al cliente, influyendo en la
productividad de la empresa.
El sistema que se recomienda deberá contar una aplicación de fórmula estándar que
permita un control total de la materia prima que se requiere, volumen de producción, calidad
del producto, costos unitarios y por lote, ahorrando de esta manera tiempo y errores en la
formulación.
Planificar los lotes de producción, en base a las ventas históricas, para el mes y
trimestre, de manera anticipada, con la finalidad de que se abastezca de materia prima y se
evite quedar como incumplidos ante algún cliente.
Establecer en el sistema las políticas de descuento en función a los niveles de compra
del cliente, con la finalidad de que proceso de facturación sea más ágil y eficiente.
El sistema deberá tener entrelazado la información de stock de materia prima y precio
promedio, para el personal de fabricación; el stock de producto terminado, los precios y
descuentos, para el personal de ventas; los costos unitarios y totales, la ventas y el inventario
de materia prima y producto terminado deberá estar a disposición del contador de la empresa.
Además el sistema deberá tener los reportes de acuerdo al requerimiento de los usuarios para
la toma de decisión que corresponda.
46
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49
Apéndices
Apéndice A: Formatos de entrevistas de proceso fabricación de la empresa Cosmeticorp
S.A.
50
Apéndice B: Formatos de entrevistas de proceso de bodega de la empresa Cosmeticorp
S.A.
51
Apéndice C: Formatos de entrevistas de proceso de ventas de la empresa Cosmeticorp
S.A.
52
Apéndice D: Entrevistas realizadas a los responsables de los procesos de fabricación,
ventas y bodega de la empresa Cosmeticorp S.A.
Proceso – Subproceso: Producción – Fabricación
Nombre del entrevistado: Ing. Xavier Linares.
1. ¿La empresa Cosmeticorp S.A. utiliza un sistema de información informático
para el control administrativo del proceso de producción?
Utiliza un control en una hoja de cálculo en Excel, para controlar la producción de
cada línea, como por ejemplo la cantidad de materia prima que se utiliza y la
cantidad de producto obtenido.
2. ¿Cuáles son las actividades que se realiza en la empresa para producir un lote?
Normalmente cuando se va a realizar un lote de producción, yo emito la orden y
solicito la materia prima a la bodega, en base a mi conocimiento y experiencia,
debido a que la formulación es una información que considero valiosa para mi
empresa, el personal operativo procesa la materia prima y una vez obtenido el
producto terminado, se lo envasa y cuantifica la cantidad de producto terminado
obtenido.
3. ¿Cree que existen fallas o errores en el manejo de la información que afecta el
proceso de producción?
Creo que ciertos errores son normales, porque a veces se tiene que realizar ajuste a la
formulación y producción, para llegar a la calidad y cantidad deseada de producción.
53
Esto requiere que nuevamente la materia prima regrese al proceso de producción y se
adicione uno o más insumos para llegar al objetivo deseado. Lo importante es
obtener la cantidad de producto que tenemos en pedido y por lo general existe un
adicional, que se lo almacena en bodega para stock.
4. ¿Es automatizado la formulación de los lotes de producción o cual es
procedimiento que se utiliza?
No se encuentra automatizada la formulación, debido a que esta información es
confidencial para la empresa y se cuida muy recelosamente.
5. ¿Existen desperdicios en los lotes de producción?
Pues, no existen desperdicios en los lotes de producción, pero si nos ocurre que se
tiene que reformular un producto para alcanzar la calidad y cantidad deseada, en
ciertos casos el cálculo de la materia prima ha fallado.
6. ¿Está sistematizado la información de producción con bodega o cual es el
procedimiento que utilizan para enlazar estas dos actividades?
No se encuentra automatizado, se realiza el requerimiento de materia prima en un
formulario que diseño la gerencia para esta actividad y la persona responsable de
bodega verifica el stock y entrega el producto a la persona responsable de
producción y cuando no se lo utiliza todo, ingresa nuevamente a bodega.
7. ¿Con qué herramienta cuenta la empresa para la toma de decisiones
gerenciales?
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Con los estados financieros, con reportes de producción mensual por ítem, reporte de
utilización de materia prima, reporte de ventas, cuentas por cobrar.
8. ¿Considera importante que la empresa cuente con un sistema de información
automatizado que integre el control administrativo de la fabricación, de bodega
y de ventas?
Considero que si sería bueno contar con un sistema, que previo a realizar el pedido
de materia prima, pueda verificar si existe en stock la materia prima y también si hay
producto terminado en la bodega y no estar esperando que me den esa información,
que la maneja solamente la persona de bodega.
Proceso – Subproceso: Producción – Bodega
Nombre del entrevistado: Bolívar Herrera
1. ¿La empresa Cosmeticorp S.A. utiliza un sistema de información informático
para el control administrativo de la bodega?
El procedimiento que se utiliza para el control de la bodega es un libro donde registro
los ingresos y salidas de materia prima, así como también de producto terminado; y
una hoja de Excel donde traspaso la información para calcular los saldos, y el precio
promedio a través del método ponderado, debido a que el excel me ayuda a no
cometer errores en el cálculo de los saldos y precios.
2. ¿Cuáles son las actividades que se realiza para llevar el control en la bodega de
materia prima y de producto terminado?
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Como lo explique anteriormente realizo un control realizando un registro en una
bitácora de los ingresos y las salidas de materia prima y de producto terminado, pero
para calcular los saldos lo realizo en una hoja de Excel, donde se encuentra una hoja
por cada producto o materia prima, y para el despacho recibo una orden en un
formulario establecido por la gerencia que una vez despachado, firma el recibido del
producto como respaldo de la entrega, los cuales los archivo de manera secuencial.
3. ¿El actual control que mantienen en bodega, ha conllevado a errores humanos,
que requieren ajustes?
Cuando he tomado inventario si me ha tocado realizar ajustes, los cuales son
informados a la gerencia y autorizados por ellos, pero se debe a los pesos no son
efectivamente exactos a los que se encuentran en las hojas de despachos y una que
otra vez ha sido a errores de digitación, lo que ha requerido una revisión de las
órdenes de despacho con relación a los valores ingresados en la hoja de cálculo.
4. ¿Con qué periocidad se realizan los ajustes y en que porcentajes se los considera
como dentro de rango normal?
Se los trata de realizar mensualmente y la empresa ha establecido como política que
dentro de los rangos normales para hacer ajustes podría ser hasta un 2% del stock.
5. ¿Se encuentran enlazados los sistemas de producción y de bodega de la empresa?
No, la persona de bodega lleva un control independiente a la persona responsable de
producción, a veces se cruza la información, cuando no coincide el stock en producto
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terminado, le pido los registros de producción por producto y por día que las comparo
con los valores ingresados en la bodega.
6. ¿Cómo llega la información a bodega para despachar materia prima?
Llega en un formulario físico con la firma del responsable de la producción, en el que
se detalla los productos que requieren y las cantidades y mismo que firmo el despacho
cuando se entrega el producto.
7. ¿Cuáles son las actividades que se realiza para el ingreso de producto terminado
a la bodega?
A veces el producto terminado va directamente al cliente y no ingresa a la bodega,
pero si me informan para realizar el ingreso y controlar lo saldos, por lo general si
ingresa físicamente el producto terminado que se ha fabricado demás en los pedidos
requeridos, hasta que exista una nueva venta y si hay en stock, ya no se produce.
Proceso – Subproceso: Comercialización - Ventas
Nombre del entrevistado: Carolina Pinargote
1. ¿Se encuentra enlazado el proceso de venta al stock de bodega de producto
terminado?
No se encuentra enlazado, porque la empresa no cuenta con un sistema que
automatice el proceso de ventas. Cabe indicar que la empresa si cuenta con un sistema
automatizado para la contabilidad, y el proceso de facturación es preimpresa en un
formato diseñado acorde al formato de la factura, en una hoja de cálculo de Excel.
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2. ¿Cuál son las actividades que se realiza en la empresa para realizar el
procedimiento de ventas, desde su inicio hasta su fin?
Se recibe el requerimiento de venta
Se solicita a bodega el producto
Se solicita al Gerente defina precio o descuentos
Una vez confirmada las dos informaciones
Se elabora la factura de acuerdo a los datos antes mencionado
Se entrega la factura original al cliente, una copia a la bodega para el
despacho, otra copia al contador y una queda en archivo.
3. ¿Qué actividad o tarea toma más tiempo del subproceso de venta?
Toma tiempo esperar que el de la bodega confirme si existe el producto en stock y la
definición de descuento o precios por parte del gerente.
4. ¿Cree que se puede reducir el tiempo y el recurso humano utilizado en el proceso
de venta?
Yo creo que si podría reducir el tiempo, ya que si la persona de ventas tiene acceso a
consultar los saldos en stock, no tendría que esperar respuesta de una persona que
puede estar ocupada. También si los precios y descuentos están en un sistema de
facturación automatizado, la facturación podría ser más rápida.
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Apéndice E: Estados Financieros de Cosmeticorp S.A.
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Apéndice F: Fotografías en el momento de la encuesta
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Apéndice G: Carta de autorización de la empresa Cosmeticorp S.A.
