Universidad de La Serena Region de Coquimbo · PDF fileFOLIO: LIN t..n • ES VIADO.N: 013 ... cuya efectividad se constatara por la Unidad de Seguimientos de este Organism° de Control

CONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBOCONTROL EXTERNO

Universidad de La SerenaRegion de Coquimbo

Nitmero de Informe: 40120126 de diciembre de 2012

"Illiwww.contraloria.c1

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICACONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBO

CONTROL EXTERNO

CE 987 REMITE INFORME FINAL QUE INDICA.

5200OFICIO N°-

LA SERENA, () 6 D I C 2312

\ ERSID \ I) D. SI:RENAk

RE( IRMO: 2012 VVV. •

FOLIO:LIN t..n •

ES VIADO.N:

013&:

En cumplimiento del Plan Anual de

FiscalizaciOn del presente, adjunto el informe final N' 40, de 2012, elaborado porpersonal de esta Contraloria Regional, aprobado por el infrascrito, relacionado conuna auditoria a las transferencias por becas estudiantiles y fondos centrales deinvestigadidn.

Sobre el particular, y considerando losantecedentes de que da cuenta este informe final, esa entidad debera iniciar unsumario administrativo, de acuerdo al punto N° 7, de las conclusiones del presenteinforme.

Sin perjuicio de lo anterior, eseservicio debera adoptar las medidas tendientes a subsanar las situacionesobservadas, en los plazos establecidos en las conclusiones del presente informe,

cuya efectividad se constatara por la Unidad de Seguimientos de este Organism° deControl.

Saluda atentamente a Ud.,

C\ 1 l

t p,\ 10‘,. \ /GUSTA•O JORDAN ASTASURUAGA

Convalor Regional de CoqumboContraloria General de La Rept:tka

AL SENORRECTOR

'-/UNIVERSIDAD DE LA SERENAPRESENTE


CONTROL EXTERNO

PREG: 4.012/12 INFORME FINAL N° 40, DE 2012,SOBRE AUDITORIA A LASTRANSFERENCIAS POR BECASESTUDIANTILES Y FONDOSCENTRALES DE INVESTIGACION, ENLA UNIVERSIDAD DE LA SERENA.

LA SERENA, 06 DIG. 2012

En cumplimiento del Plan Anual deFiscalizaciOn aprobado para el presente ano, esta Contraloria Regional efectuO unaauditoria a las transferencias por becas estudiantiles y fondos centrales deinvestigaciOn, en la Universidad de La Serena, para el periodo comprendido entre el 1de julio de 2011 y el 31 de julio del ano en curso.

Objetivo.

La auditoria tuvo por finalidad realizar unexamen de cuentas a las transferencias por becas otorgadas a los estudiantes y losgastos ejecutados can cargo a los proyectos de investigaciOn; como asimismo que sediera cumplimiento a la normativa que regula el otorgamiento de becas de acuerdo alo dispuesto en el decreto N° 39, de 2011, del Ministerio de EducaciOn y, lasinstrucciones que ha dictado la Universidad de La Serena sobre ambas materias.

Metodologia.

El examen se efectu6 conforme a laMetodologia de Auditoria de este Organismo Superior de Control e incluy6 pruebasselectivas a los registros contables, la verificaciOn de la suficiencia del respaldodocumental, la validaciOn del cumplimiento de la normativa legal y reglamentariarespectiva, y la aplicaciOn de otros medios têcnicos que se estimaron necesarios enlas circunstancias.

Universo y Muestra.

El examen se efectu6 sobre la base de lainformaciOn contable y presupuestaria proporcionada por esa Casa de Estudios, entreel 1 de julio de 2011 y el 31 de julio de 2012.

AL SENORGUSTAVO JORDAN ASTABURUAGAc,p NTRALOR REGIONAL DE COQUIMBO

‘,\ 1PRESENTE OMM/ALP

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPOBLICACONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBO

CONTROL EXTERNO

La metodologia de selecciOn de la muestrapara las becas otorgadas, tanto con recursos de la Universidad, coma por el Ministeriode EducaciOn, en adelante Mineduc, es estadistica, utilizando el SistemaAutomatizado de Muestreo de la Contraloria General de la Repitlica, en base a unaconfianza del 95%, y error y precision de un 3% en cada una. Al respecto el universodeterminado correspondi6 a 5.927 alumnos, de los cuales se dedujo una muestraaleatoria, estratificada y por registros de 120 casos.

En cuanto a las transferencias efectuadas ala Direcci6n de InvestigaciOn, los gastos por concepto de proyectos suman durante elano 2011 y 2012 $ 135.006.935. mientras que la muestra determinada ascendiO a$ 122.641.807, representando un 91%.

El examen de las operaciones se realizOconforme con los articulos 95 y 98 de la ley N° 10.336, Organica de esta InstituciOn y54 y 55 del decreto ley N° 1.263, de 1975, Organica de la Administraci6n Financieradel Estado. Para tal efecto, la documentaci6n fue puesta a disposici6n de esta Sedede Control a contar del 6 de septiembre de 2012.

Antecedentes Generales.

En el ano 1981, a partir de la fusion de las exsedes regionales de la Universidad Tacnica del Estado y de la Universidad de Chile.se crea la Universidad de La Serena, corporaciOn de derecho pUblico, autOnoma, conpatrimonio propio.

Los estatutos de la universidad fueronaprobados a travês del decreto con fuerza de ley N° 158, de 1981, del Ministerio deEducaciOn, sabre Estatutos de la Universidad de La Serena y sus modificaciones,estableciendo que la autoridad maxima esta representada por la Junta Directiva, entanto el gobierno y la administraciOn es ejercido por el Rector de dicha casa deestudios.

La DirecciOn de InvestigaciOn de laUniversidad de La Serena (DIULS) financia programas por un maxima de dos anos,que forman parte de la actividad de investigaciOn. Sus objetivos apuntan a la creaciOnde condiciones que faciliten la formaciOn de capital humano avanzado, apoyando aacadarnicos con potencial cientifico que se inician en la investigaciOn. apoyo aacadèmicos de excelencia que tengan lineas de investigaciOn consolidadas y a gruposde investigaciOn reconocidos, a travês de siete programas y una politica de incentivos.

Las lineas de programas que se desarrollanen la Universidad son las siguientes:

Programa de iniciaciOn en la investigaciOn.

Programa de fortalecimiento de la investigaciOn vinculada al postgrado.

Programa de investigaciOn DIULS regular.

Programa de convenios de desempeno DIULS, modalidad individual.

Programa de investigadores acadèmicos asociados. adscritos a la DIULS.

Programa de fortalecimiento de grupos de investigaciOn.

Programa de financiamiento de monografias de investigaciOn.

2


CONTROL EXTERNOtl1111.$

Por otra parte, el articulo 19. del citadodecreto con fuerza de ley N° 158, senala que el Director de la DirecciOn General deAsuntos Estudiantiles (DAE), es la autoridad responsable de coordinar as relacionesde la Universidad con los estudiantes, mediante la administraci6n de los servicios deBienestar. Deportes y RecreaciOn y otras actividades extracurriculares de los alumnos,asesoràndoles en sus organizaciones, otorgando beneficios y supervisando laorientaciOn vocacional que les facilite su actividad universitaria.

En ese contexto, la DAE tiene estructurado unPrograma de Asistencia Econ6mica en el Departamento de Bienestar Estudiantil, quese traducen en los siguientes beneficios:

Beca de almuerzo.Beca de once.Beca de residencia.Beca de dinero.Beca de dinero almuerzo.Beca de jardin infantil.Beca laboral.Ayudas eventuales.

Ademãs, dentro de otras actividades. elDepartamento de Bienestar Estudiantil recibe los antecedentes respaldatorios de lainformaciOn entregada por los alumnos al Ministerio de EducaciOn, por la postulaciOno renovaciOn de las becas de arancel.

Mediante oficio N° 4.677, de 2012, fue puestoen conocimiento de la Universidad de La Serena el preinforme de auditoria N° 40, conlas observaciones establecidas al tèrmino de la visita. con la finalidad que formularalos alcances y precisiones que a su juicio procedieran, lo que se concretO mediante eloficio N° 155, de 2012.

Del examen de cuentas realizado y de asactividades de fiscalizaciOn inherentes al desarroilo del presente programa, sededujeron las siguientes observaciones:

RESULTADO DE LA FISCALIZACION.

ENTORNO DE CONTROL INTERNO.

Sobre la materia, cabe senalar que el examenpracticado permitiO detectar las siguientes falencias relacionadas con el controlinterno:

1.- Contraloria Interna.

1.1.- Aprobaci6n de Ordenanza.

Mediante oficio N° 225, de 10 de abril de0,12, el Contralor de esa Universidad enviO para su aprobaci6n al senor Rector, unaOpuesta de Ordenanza de la Contraloria Interna.

3


CONTROL EXTERNO

Al respecto, a la fecha de esta auditoria, elsenor Rector no se habia pronunciado por la pertinencia y legalidad de esedocumento.

Sobre el particular, el articulo 21 del decretocon fuerza de ley N° 158, senala que el Contralor de la Universidad es el funcionariosuperior que ejercera el control de la legalidad de los actos de las autoridades de laCorporaciOn, fiscalizara el ingreso y use de sus fondos, examinara las cuentas de laspersonas que tengan a su cargo bienes y desempenara las funciones que se senalenen la Ordenanza dictada por la Junta Directiva.

Por lo expuesto. no se ha dado cumplimientocon el precepto legal citado, en orden a implementar y aprobar una Ordenanza quenorme especificamente el actuar de la Contraloria Interna.

La Universidad senala que la Ordenanza, quenorma el actuar de la Contraloria Interna, se encuentra dentro de los temaspendientes a resolver por parte de la Honorable Junta Directiva y sera puesto en tablapor parte de su presidente prOximamente.

Al respecto, corresponde mantener laobservaciOn, mientras no se apruebe esa Ordenanza que guia el actuar de laContraloria Interna.

1.2.- Acceso a la plataforma financiera.

La Universidad de La Serena tieneimplementada la plataforma financiera y acadêmica denominada PHOENIX — ULS, lapuesta en marcha del programa comenz6 en enero de 2009. e incluya mOduloscontables, presupuestarios, de compras, tesoreria, cuentas por cobrar, cuentas porpagar. cajas, existencias. activo fijo, beneficios estudiantiles, remuneraciones.integrando la plataforma acadèrnica y financiera.

Al respecto, y de acuerdo a lo constatado conel Contralor Interno y el administrador del sistema, esa Unidad no cuenta con accesoo privilegios a la mencionada plataforma financiera, lo que no permite examinar enlinea la informaciOn financiera generada por ese sistema.

Sobre el particular, la Contraloria Interna pordepender del más alto nivel de la Universidad, esto es de la H. Junta Directiva,debiera tener acceso a todas las dependencies y operaciones de esa Casa deEstudios y no tener restricciones en su actuar.

Sobre la materia, la Casa de EstudiosSuperiores fiscalizada indica en su respuesta que se reconoce la jerarquia queostenta la Contraloria de esa Universidad y siempre ha estado y estara toda ladisposiciOn, para que el Contralor pueda requerir la informaciOn financiera yacadèmica que necesite para Ilevar adelante sus procesos de fiscalizaciOn y controlinterno.

Sin embargo. no se pronuncia directamentespbre la forma como aquello se materializaria, por tanto procede mantener la

ServaciOn, mientras no se otorgue a esa dependencia privilegios para acceder a laormaciOn que entrega el citado sistema informático.


CONTROL EXTERNO

2.- Ayudas Eventuales.

Del examen efectuado. se constatO laexistencia de "ayudas eventuales - que otorgan las macrounidades de la Universidad asus alumnos. Para ello, remiten a la DirecciOn General de Asuntos Estudiantiles (DAE)un documento denominado traspaso presupuestario, en el que presupuestariamentese transfieren recursos para que esa DirecciOn le otorgue el visto bueno y procedaenvier para pago de esas ayudas.

Al respecto, el reglamento interno deorganizaciOn y funcionamiento del programa de asistencia econOmica delDepartamento de Bienestar Estudiantil, en el articulo 3°, considera las ayudaseventuales como una donaci6n, que se traduce en una suma de dinero queocasionalmente se otorga a los estudiantes regulares para cubrir aquellos imprevistoso situaciones de emergencia, que inciden en su quehacer academic° y que no estanen condiciones de solventar (costo de pasajes para viajes urgentes, textos deestudios, fotocopias, medicamentos, lentes Opticos, exemenes medicos, etc.).

No obstante lo anterior, las macrounidades dela Universidad envian a traves de traspasos presupuestarios. recursos a la DAE paraque proceda a materializar la ayuda, sin que se efectOe un analisis tecnico respectode la pertinencia de esa erogaciOn.

Lo anterior queda demostrado en el examende cuentas practicado a este rubro, por cuanto se detectaron situaciones que noconcuerdan con lo expresado por el reglamento interno, por los pagos solicitados porunidades distintas a la DAE a alumnos, tales como:

Pago a alumno como delegado de basquetbol de la Universidad.- Pago a alumna para participar en proyectos FIAC2.

Pago a alumnos de Ingenieria civil en minas para asistir a la Expomin 2012.Pago a alumno por participar en evento institucional integrando el grupo deTunas Distrito.

- Pago a alumnos por colaborar en proyecto de investigaciOn.

Al respecto, ratificando lo anterior, el Directorde Finanzas de esa Casa de Estudios Superiores, serialO que las distintas unidadesde la Corporaci6n tambien realizan aportes eventuales para distintos fines de carecteracademic°, tales como apoyos para asistencia a congresos. asistencia o coordinaci6nen ferias de emprendimiento, entre otras.

Agrega que, en ese caso, la unidadpresupuestaria, mediante traspaso, efectCla su aporte, transfiriendo el recurso alcodigo de gestiOn perteneciente al Departamento de Bienestar Estudiantil, el cualdebe estar debidamente respaldado por la carta de la actividad a realizar, el monto delaporte solicitado. y el formulario de traspaso presupuestario debidamente refrendadopor las instancias competentes y responsables de los presupuestos asignados.

En su respuesta, la Universidad ratifica loexpuesto en el preinforme de esta auditoria. precisando que la Direcci6n de AsuntosEstudiantiles recibe traspasos presupuestarios para apoyar las actividadesestudiantiles que sirven para traslados, inscripciones en congresos, seminarios; pagode prestaciones de servicios o ayudas academicas para que los alumnos desarrollenproyectos de caracter academic° que son parte de su quehacer y formaciOn

fesional y que no cuentan con recursos econOmicos.

5


CONTROL EXTERNO

Dado el perfil socioeconOmico de losestudiantes (mayoritariamente quintiles uno, dos y tres), la InstituciOn ha consideradoque las actividades extracurriculares son parte de la formaciOn y que atendido susituaci6n econ6mica restrictive. ha homologado el concepto de imprevisto a este tipode actividades. Es necesario senalar que dado lo expresado. el concepto en cuestiOnse encuentra desactualizado. por lo que se debera estudiar y Ilevar a cabo lascorrecciones necesarias al citado reglamento interno.

Lo anterior, por cuanto correspondiendo elanalisis têcnico o viabilidad de ese tipo de ayuda a las unidades (escuelas,departamentos) que conceden el aporte econOmico, quienes en forma exclusivadeben velar por el cumplimiento de los objetivos curriculares, no resulta pertinenteque se canalicen a travès de la DAE, macrounidad de caracter administrative, quecarece de facultades para objetar contratos de prestaciones para actividades deinvestigaciOn, representaciOn y actividades acadêmicas.

La DirecciOn de Asuntos Estudiantiles, atravès del Departamento de Bienestar Estudiantil y regulado por el reglamento internode organizaciOn y funcionamiento del programa de asistencia econOmica, tiene unitem de "ayudas eventuales", constituido con recursos propios que se asignan encasos excepcionales y previo analisis de las causas que originan la peticiOn delalumno, reuniendo los documentos que lo acreditan.

Las ayudas eventuales fueron establecidaspara solucionar problemas de caracter socio-econ6micos, diferenciandose de las decaracter acadèrnico en cuyo ambito se encuentran los cinco casos observados.debidamente respaldados por los procedimientos administrativos y refrendados por lasinstancias competentes y responsables.

Si bien los pages observados podrian serimputados come gastos atingentes a la funciOn acadêmica. no corresponde que seancatalogados come ayuda eventual, teniendo en consideraciOn lo que entiende por elloel reglamento del Departamento de Bienestar Estudiantil.

Por lo expuesto, corresponde mantener laobservaciOn mientras no se regularice lo relacionado can la actualizaciOn delreglamento interno de organizaci6n y funcionamiento del programa de asistenciaeconOmica, del Departamento de Bienestar Estudiantil, en especial lo relacionado conlas ayudas eventuales que se otorgan por peticiOn de otras unidades que tienenrelaciOn con aspectos academicos o de investigaciOn.

3.- Becas de Arancel.

Este tipo de becas corresponden a un apoyoque otorga el Ministerio de EducaciOn (en adelante Mineduc), para que los alumnoscubran el valor de la carrera en forma anual y, en ocasiones, la matricula.

Las becas de arancel revisadas dentro de lamuestra fueron: bicentenario: excelencia academica; para hijos de profesionales de laéducaciOn; para estudiantes destacados que ingresan a pedagogia; vocaciOn dei

,519fesor, y de reparaciOn (beca traspaso Valech).

6


CONTROL EXTERNO

3.1.- Sobre aspectos generales de control interno a las becas de arancel.

La informaci6n para postular a las becas dearancel otorgadas por el Mineduc, es ingresada al portal www.fuas.cl por los propiosalumnos, de acuerdo a las fechas entregadas por el ministerio. los que una vezmatriculados entregan la documentaciOn en la InstituciOn de educaciOn superiorrespectiva, en este caso la Universidad de La Serena.

Para el caso de los alumnos que postulan porprimera vez a ese tipo de becas, los antecedentes entregados por ellos son validadospor la trabajadora social de la carrera a la cual pertenecen, y ese dato quedaregistrado en el formulario unico de acreditaciOn socioeconOmica, denominado FUAS.

Por otra parte. cuando el alumno debeefectuar la renovaciOn anual del beneficio, debe completar el formulario de solicitud debeneficios, emitido por el Departamento de Bienestar Estudiantil, adjuntando ladocumentaciOn de respaldo. El citado formulario debe ser firmado por la trabajadorasocial que revisa y verifica que el alumno cumple con las condiciones para mantenerel beneficio. Sin embargo, de la muestra que contenia este tipo de becas se detect6que algunos de los formularios no presentaban la firma de la trabajadora social (AnexoN' 1), en senal de revision de la ficha y sus respectivos antecedentes, lo que reflejauna debilidad de control.

La Universidad de La Serena expresa en surespuesta que, efectivamente, los formularios denominados FUAS, referidos a lapostulaciOn y renovaciOn de as becas y beneficios del MINEDUC, no fueron firmadospor parte de las trabajadoras sociales que los evaluaron. Agrega que se ha instruidopara que se cumpla la validaciOn del FUAS con la firma respectiva. para asegurar eldebido control.

Por la medida adoptada. corresponde levantarla observaciOn. sin perjuicio de validar. en futuras visitas de seguimiento, que se estaprocediendo de la manera que se indica.

4.- Becas Otorgadas por el Departamento de Bienestar Estudiantil.

Este tipo de becas son administradas por elDepartamento de Bienestar Estudiantil de la Universidad de La Serena, para apoyarlas diferentes necesidades econOmicas que pueden presentar los alumnos, durante sucarrera acadèmica en la instituci6n de educaciOn superior.

Los beneficios en dinero y de alimentaciOn seencuentran regulados en la Universidad de La Serena a travês del reglamento internopara la organizaciOn y funcionamiento del programa de asistencia econbmica delDepartamento de Bienestar Estudiantil, respecto del cual no se proporcion6 laresoluciOn que lo aprueba.

Para esta fiscalizaciOn. la muestra seencontraba compuesta por las becas de residencia: de dinero: de dinero-almuerzo; deonce: y de almuerzo.

Respecto a esta observaciOn, esa Casa deEstudios informa que no se ubicO la resoluciOn que aprueba el reglamento internopara la organizaciOn y funcionamiento de los beneficios estudiantiles. sin embargo. seiniciarà el proceso administrativo para validarlo ante las instancias universitarias

L respectivas.

\%\


CONTROL EXTERNO

En el evento citado, corresponde mantener laobservaciOn, en tanto esa Universidad no valide ese acto mediante la dictaciOn de larespective resoluciOn.

4.1.- Sobre aspectos generales de control interno a las becas otorgadas por elDepartamento de Bienestar.

Del proceso de confirmaciOn de becasentregadas, efectuada con alumnos beneficiarios de la muestra, se constatO que en elcaso de la alumna Rut 17.605.384-4, esta no habia efectuado el cobro del beneficiocorrespondiente al atio de 2011, ademes del l er semestre de 2012, de la beca dedinero, por un monto total de $ 238.400, situaciOn que fue confirmada por la Tesoreriade la Universidad, al informar que el vale vista se encontraba disponible en el BancoSantander.

Si bien la situaci6n antes descrita evidenciO Iafalta de comunicaciOn por parte de la alumna con el Departamento de Bienestar, dejade manifiesto, adernes, que no existiO un control entre Tesoreria y el Departamento deBienestar, para determinar si el alumno que renueva esta beca habia efectuado elcobro del beneficio solicitado en el semestre anterior. Sobre el particular, elreglamento no se pronuncia al respecto, lo que permite que dichos recursospermanezcan inmovilizados sin plazo de vigencia.

Sobre la materia, Ia Universidad fiscalizadasenala que la Direcci6n de Finanzas ha instruido al Departamento de Tesoreria,mediante oficio N° 083, de 2012, para que realice las gestiones de control yrevisiones pertinentes, relacionadas con becas otorgadas por el Departamento deBienestar Estudiantil, donde se establece un procedimiento de revision de caractertrimestral.

Ademas, se informa que el reglamento internode Bienestar Estudiantil debe adecuarse a las actuales condiciones, principios ynormas que regulan as becas y beneficios del Mineduc, para un mayor control.

La Universidad ha adoptado las medidastendientes a subsanar la debilidad de control constatada, por tanto procede levantar laobservaciOn, sin perjuicio de que deba comunicar a la alumna Rut 17.605.384-4 queposee un vale vista para su cobro.

Por otra parte, se detectO dentro de lamuestra de las becas de "once", que el alumno Rut 15.028.859-2, recibiO la beca enel alio 2011, segim consta en la resoluciOn N° 68, de 2011, de la DAE, encircunstancias que el alumno se encontraba excedido en mas de un an° con respectoal egreso de Ia carrera, vulnerando lo establecido en el articulo 15 letra h), del referidoreglamento, el cual estipula que el estudiante que reciba un beneficio, no puede tenerRies de un ario adicional a la duraciOn establecida por su carrera.

Asimismo, el alumno Rut 16.687.125-5, recibi6el beneficio, para el primer semestre de 2012, mediante resoluciOn N° 57, de 2012, dela DAE, sin embargo, presentaba un rendimiento academic° del ano anterior, inferior ala nota 4.0. transgrediendo lo citado en el articulo 15, letra f), del mencionado

lamento, el cual senala que cada beneficiario debere cumplir con los requisitosnfiernicos que se establezcan para cada beneficio.

8

itosiAL 0


CONTROL EXTERNO

En su respuesta, la Universidad senala queefectivamente la alumna Rut: 15.028.859-2 ingresb el ano 2005 a la carrera deagronomia y recibib la beca de onces-comida en el ano 2011, para aplicarse en elcasino que la institucibn posee en Ovalle, reconociendo que la aludida habiareprobado una asignatura. Cabe agregar como antecedente, que la mencionadaalumna tiene domicilio en la ciudad de La Serena.

En cuanto al alumno Rut: 16.687.125-5,ingres6 el ano 2006 a la carrera de agronomia. El primer semestre del ano 2012 fuebeneficiado con la beca de onces-comida, debido a que la familia. segUn losantecedentes socioeconOmicos, no logra solventar los gastos que debe realizar en laciudad de Ovalle, donde esta ubicada su carrera.

En ambos casos, privarlos de la ayudapudiera haber significado un impedimento para terminar y/o continuar sus estudios,por carecer de los recursos de subsistencia, situacibn vinculante al rendimientoacademic°.

Sobre la materia, y considerando que loshechos observados no constituyen una habitualidad, se levanta la observaciOn, sinperjuicio de reiterar el apego que debe existir al reglamento que norma estas materias.Los casos observados atendido su carácter social, corresponde sean solucionadosconforme can los programas del Servicio de Bienestar Estudiantil.

En cuanto a los formularios de solicitudde beneficios, se detectO en algunos casos de la muestra correspondiente a las becasentregadas por el Departamento de Bienestar, la misma situaci6n planteada en lasbecas de arancel, en lo relacionado a la falta de la firma de la trabajadora social querecibib los antecedentes. y verificO que lo informado por el alumno se encontrabaconforme al reglamento. (Anexo N° 2).

La Casa de Estudios Superiores informa quela falta de firma de las trabajadoras sociales en los formularios para postular a becasde arancel y becas internas, pueden ser explicadas en razOn de que cuatro de ellasfueron contratadas a partir del ano 2012, en reemplazo de 4 asistentes socialesacogidas a jubilaciOn.

Senalan que se ha instruido para que secumpla con la firma respectiva en el formulario, con el fin de asegurar el debidocontrol.

Al respecto, se levanta la observaciOn, sinperjuicio de validar en futuras visitas de seguimiento la implementaciOn de esamedida.

Las becas otorgadas por elDepartamento de Bienestar no cuentan con un reglamento especifico para elotorgamiento de beneficios. Es asi, por ejemplo, no se senala la forma de medir elcumplimiento de los requisitos acadêmicos que se establezcan para cada beneficio.

Sobre la materia, el reglamento interno para laorganizaciOn y funcionamiento del programa de asistencia econOmica delDepartamento de Bienestar Estudiantil, en el articulo 15. senala que "los postulantes orenovantes al Programa de Asistencia EconOrnica deben cumplir con los siguientesrequisitos, sin perjuicio de las exigencies especificas de cada beneficio", sin embargo,

W\F Op no se ha normado las materias pormenorizadas de cada beca.


CONTROL EXTERNO

La Universidad, sobre esta materia, senalaque las becas otorgadas por el Departamento de Bienestar Estudiantil tienen unreglamento interno que data del alio 1983. y que debe ser actualizado. Por tanto, seprocedera tambiên a redactar las normas con las exigencias especificas inherentes acada beneficio.

Se debe mantener la observacian mientrasesa Universidad, no complemente el reglamento de otorgamiento de crêditos enrelaciOn con las exigencias especificas para solicitar los beneficios.

Desembolsos sin contar con Documentos de Egresos.

Se determin6 que algunos desembolsos notienen los respectivos documentos de egresos. En efecto, al solicitarse aquellosrelacionados con el pago de ayudas eventuales, se acompan6 una cartola histOrica decuenta corriente y un documento llamado pago de proveedores, "officebanking", delBanco Santander, y la copia del vale vista cobrado por los alumnos.

Este procedimiento, se tiene implementadopor cuanto el sistema de informaci6n no lo tiene contemplado. ya que se efectUa una"carga de los documentos a pagar por el banco".

Conjuntamente con la omisiOn de esedocumento, no se han formalizado los diversos puntos de control o autorizaciones delas operaciones necesarias para el proceso. Si bien el sistema de informaciOn actUacon controles automaticos de aprobaciones, no es posible distinguir aquellosfuncionarios que efectüan esas labores en el proceso de pago.

La Universidad senala que en efecto losdesembolsos asociados a egresos por "officebanking", no cuentan con uncomprobante formal de egreso. no obstante lo senalado, los controles se efectUan demanera automatica en el sistema informatico de la ULS, previa visaciOn de lasrespectivas n6minas. Senala, ademas, que se implementaran reportes asociados adichos niveles de autorizaciOn en plataforma financiera, como asimismo en lo relativoa procesos de "officebanking".

Por lo expuesto anteriormente, procedemantener la observaciOn, mientras no se compruebe la implementaciOn de losreportes asociados a los distintos niveles de autorizaciOn.

AplicaciOn Contable de las Becas Mineduc.

El Mineduc aprueba, mediante decretos, losmontos y alumnos beneficiados con las diferentes becas que otorga. Tanto losdecretos como la informaciOn relacionada con los fondos transferidos, son enviados ala DirecciOn de Asuntos Estudiantiles (DAE).

De acuerdo con el analisis efectuado, se

, determin6 que las transferencias recibidas concuerdan con lo informado y asignado4... r

,c.o. p el Mineduc. sin embargo esa informaciOn no coincide con lo aplicado y registradoe' la/contabilidad. El detalle se presenta a continuaci6n:

,,essua L 4 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

CONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBOCONTROL EXTERNO

BecaMonto segtin

decretoSecreduc $

Transferenciarecibida $

Valor

registrado Diferencia

contabilidad $$

Bicentenario 2.154.028.109 2.154.028.109 2.086.749.891 (67.278.218)Excelencia Acadernica 258.418.500 258.418.500 250.505.470 (7.913.030)Hijo de Profesionales de la EducaciOn 92.800.000 92.800.000 87.250 000 (5.550.000)Pedagog la 18.825.000 18.825.000 19.553.500 728.500Valech (Traspaso) 37.396.602 37.396.602 34.740.557 (2.656.045)VocaciOn Profesores 125.309.168 125.309.168 109.532.701 (15.776.467)TOTALES $ 2.686.777.379 2.686.777.379 2.588.332.119 (98.445.260)

Del cuadro anterior, se infiere que la suma de$ 98.445.260 no ha sido aplicada contablemente. lo que denota la falta de control poroposici6n entre la DAE y Contabilidad. deficiencia que puede afectar la calidad demoroso de los alumnos de esta universidad. toda vez que si dichos montos no sonregistrados contablemente. se traduce en que algunos estudiantes se representancomo deudores por falta de pago de su arancel.

En cuanto al ano 2012, no se ha segregado lainformaci6n y al mes de octubre de este ano, ailin no aplicaban contablemente losfondos recibidos por esos conceptos, los que ascienden a $ 3.121.171.118. LaexplicaciOn otorgada por esa entidad se refiere a que a la fecha, aCm el Ministerio deEducaci6n no tiene conformados los montos definitivos.

Sobre la materia, se informa que la aplicaciOnde becas sobre arancel corresponden a los aportes entregados de acuerdo a laspoliticas del Mineduc y son ajustados conforme la dinemica y movilidad de losestudiantes. los cuales dadas distintas circunstancias cambian las correspondientesasignaciones de becas (postergaciones del semestre, suspension, abandonos) y otrassituaciones que varian la situaciOn inicial informada por el Mineduc.

Finalmente, senala, se debe precisar que losfondos por becas asociados a un menor valor son deducidos al ano siguiente por elMineduc.

En cuanto al periodo 2012, senala, que es elMineduc quiên, conforme a nuevas regulaciones, efectuara los cruces respectivos conla InstituciOn a fin de establecer un proceso de cierre de las asignaciones de becas yfondos recibidos en el mismo ano en que se asignaron y aplicaron los beneficiosestatales.

Las explicaciones que entrega la Universidad,acerca de las diferencias correspondientes al ano 2011, carecen de un anâlisis têcnicoque respalde las afirmaciones entregadas. Similar situaci6n acontece con el ano 2012,por cuanto no se acompanan antecedentes formales que respalden los motivos porlos que esa entidad, a la fecha de la auditoria practicada, no aplicaba los recursosrecibidos por concepto de las distintas becas.

Por lo expuesto, corresponde mantener laobservaciOn, debiendo esa Universidad iniciar una investigaciOn con el fin dedeterminar la diferencia en la aplicaciOn de recursos, ano 2011, como asimismo de los

(foridos correspondientes al ano 2012.

11


CONTROL EXTERNO

IL- SOBRE EL EXAMEN DE CUENTAS.

Sobre la materia, el examen de los egresos dela muestra y la documentaciOn de respaldo y otros medios de validaciOn. permitiOdeducir las siguientes observaciones:

1.- Becas de Arancel.

El trabajo desarrollado incluyO el examen de ladocumentaci6n de respaldo de las fichas de los alumnos beneficiaries de la muestra.su registro en la contabilizaciOn, el cumplimiento de la normativa legal aplicable en laespecie y la ejecucion de las validaciones respectivas. Además, se practic6 unaconfirmaciOn directa con los alumnos respecto de as beneficios recibidos de parte dela DAE, los que en general sehalaron haber recibido conforme las becas otorgadas.

Sobre el particular, se constat6 que la alumnaRUT 17.404.647-6, no procedia que fuese beneficiaria de la beca bicentenario, todavez que, de acuerdo a as antecedentes presentados conjuntamente can el formulariode solicitud de beneficios para el ano 2011, se determin6 que su situaci6nsocioeconOmica la ubicaba en el IV quintil, segOn as tramos informados per elMineduc. range superior al limite establecido para postular a dicho beneficio, el quecorrespondia al segundo quintil. El efecto financiero de la situaciOn mencionadacorresponde a una rebaja anual de su arancel ascendiente a $ 1.967.744. hecho que,a la fecha de la fiscalizaciOn, no habia sido comunicado formalmente per elDepartamento de Bienestar de la Universidad de La Serena al Ministerio deEd ucaciOn.

Lo anterior vulner6 lo establecido en la letrac), del articulo 3° y la letra b), del articulo 28. ambos del decreto N° 39, de 2011, delMinisterio de EducaciOn, aplicables al memento de la renovaciOn de este beneficio,puesto que uno de los requisites para continuar can la beca era que el alumno debiamantener la condici6n de necesidad socioecon6mica que lo hizo acreedor al beneficio,en lo especifico que para este tipo de beca, debia pertenecer a los dos quintiles demenores ingresos de la poblaciOn del pals.

La Universidad informa que efectuada unanueva revision del case observado, se estableci6 que la alumna ingres6 el ano 2008 ala carrera de enfermeria y el aria 2009 el Mineduc le otorg6 la beca bicentenario,perteneciendo al quinto quintil. Expresa. además, que se solicitarâ informaciOn alDepartamento de Becas y Creditos del Mineduc can el fin de conocer las causas perlas que una alumna perteneciente a un quinto quintil haya sido beneficiada, encircunstancias que la norma legal senala que son los dos primeros quintiles los quetienen acceso at beneficio. En el mismo contexto, sehala que el Departamento deBienestar Estudiantil de la Universidad, solo cumple el rol de mediador al solicitardocumentos y transferirlos al Mineduc, previo ingreso de los antecedentes socio-econ6micos familiares en forma electrOnica per la alumna.

No obstante las explicaciones entregadas. yreconociendo que al Departamento de Bienestar Estudiantil no le corresponde otorgar

\_;4' esas becas. se mantiene la observaciOn mientras no se aclaren las causas por las que\otorg6 el beneficio y la validez de los antecedentes que sustentaron la postulaciOn.

12


CONTROL EXTERNO

2.- Becas Otorgadas por el Departamento de Bienestar Estudiantil.

Para la fiscalizaciOn, la muestra abarcO lossiguientes tipos de becas: de residencia; de almuerzo y once; de dinero y de dineroalmuerzo; cuyos montos se detallan a continuaciOn:

Beca 2011 2012Monto $ Monto $

Excelencia ULS 34.564.360 -ExenciOn Hijos Funcionarios 95.352.517 -Residencia 21.660.000 31.680.000Almuerzo y Once 93.491.200 81.528.600Dinero 73.133.490 66 608.710Dinero-Almuerzo 7.966.000 8.088.850TOTALES 326.167.567 187.906.160

Del examen efectuado se detectO que laalumna Rut 17.363.561-3, recibi6 beca de almuerzo para el 1' semestre de 2012,segün consta en la resoluciOn N° 56, del presente ano: sin embargo no fueron habidoslos antecedentes socioeconOmicos y academicos que respalden la entrega del citadobeneficio.

De acuerdo a lo senalado por elDepartamento de Bienestar, esta situaciOn corresponde a un caso de excepciOndenominado supernumerario, razOn por la cual no contaba con los antecedentesrespaldatorios.

Sobre la materia, corresponde precisar queatlin cuando la alumna postule al beneficio fuera de los plazos indicados por el

departamento, dicha circunstancia no lo exime de exigir la documentaci6n quejustifique su entrega y que adernás permita acreditar al departamento otorgante, elpresupuesto utilizado por ese concepto, en la respectiva resoluciOn de asignaci6n dela beca.

Sobre la materia, esa Universidad senala quela alumna pertenece a la carrera de arquitectura e ingres6 a la Universidad el ano2008. Posteriormente. posterg6 estudios el ano 2010 y el primer semestre 2011.reincorporândose a partir del 2° semestre 2011. perdiendo todos los beneficiosotorgados anteriormente, tales como beca bicentenario. BAES y BMES, por haberexcedido los periodos que el Mineduc contempla para suspender estudios.

El primer semestre 2012, por su estado desalud, no pudo asistir al proceso de postulaciOn de beneficios, motivo por el cual no le

fueron asignados en forma regular. Sin embargo, ante una solicitud personal yexpresa de la madre de la alumna, se le otorg6 el beneficio. considerando ademãs eldiagnOstico de una enfermedad crOnica en las extremidades.

Tiene su domicilio en la ciudad de La Serena yvive en casa de la tia materna. Al no poder desplazarse diariamente del lugar dondeestudia a su casa habitaciOn, se le entreg6 en forma extraordinaria y en calidad desupernumeraria una beca de almuerzo.

La omisiOn de los antecedentes

\\ socioeconOrnicos ha sido subsanada, al crearse un expediente completo e informando

\I a las Trabajadoras Sociales, con el objeto de conceder una beca de alimentaciOn en\ 1 \W I ( Gila r 6c t e r supernumerario, en el entendido que la condiciOn especial de la requirente,

ho la eximia de presentar documentos que acreditaren su relato.

13


CONTROL EXTERNO

Por lo expuesto, corresponde levantar esaobservaciOn. sin perjuicio de poner a disposiciOn todos los antecedentessocioeconOmicos que sobre la materia soliciten los funcionarios de esta ContraloriaRegional que practicaran el respectivo seguimiento de la presente auditoria.

3.- Ayudas Eventuales.

Tal como se sena16. segOn el reglamentointerno de las becas de bienestar. las ayudas eventuales corresponden a la suma dedinero que ocasionalmente el Departamento de Bienestar Estudiantil otorga en calidadde donaciOn a los estudiantes regulares para cubrir aquellos imprevistos o situacionesde emergencia que inciden en su quehacer acadêmico y que no estan en condicionesde solventar.

De la revision realizada se detectaronsituaciones que no concuerdan con lo expresado por el citado reglamento interno,comprobândose traspasos presupuestarios desde distintos departamentos de launiversidad al Departamento de Bienestar Estudiantil, para financiar actividades nocontestes con los objetivos de este tipo de ayuda, tales como los siguientes casos:

Traspaso presupuestario N° 22.545, de2011, por $ 119.000, desde el Departamento de Educacicin Fisica y Deportes aBienestar Estudiantil para la participaciOn del alumno Rut 16.189.447-8. comodelegado de basquetbol de la casa de estudios. El monto corresponde al pago de 7meses por $ 17.000 cada uno.

Traspaso presupuestario N° 24.588, de2011, por $ 50.000. desde el Departamento de PlanificaciOn a Bienestar Estudiantilpor la participaciOn de la alumna Rut 15.572.699-7, en los proyectos FIAC2.

Traspaso presupuestario N° 27.940, de2012, por $ 1.980.000. desde el Departamento de lngenieria de Minas. para asalumnos Rut 16.893.576-5. 17.284.662-9 y 17.277.343-5, por $ 660.000 cada uno,pertenecientes al centro de alumnos de ingenieria civil en minas, con el objeto de quejunto a otros alumnos de la carrera asistan a la Expomin 2012, financiando con dichosfondos el alojamiento y la alimentaciOn.

Traspaso presupuestario N° 28.471, de2012. por $ 40.000, desde la Rectoria, para el alumno Rut 17.434.849-9, por participaren un evento institucional integrando el grupo de Tunas Distrito.

Traspaso presupuestario N° 28.583. de2012. por $ 200.000, desde la DirecciOn de Estudios Institucionales y PlanificaciOn abienestar estudiantil. para la alumna Rut 19.203.796-4, para participar en el proyectoFDI Feria Vocacional "Universitarios por un dia".

Traspaso Presupuestario N' 24.561, de2011, por $ 210.000, desde la DirecciOn de InvestigaciOn a Bienestar Estudiantil, parapagos de tres alumnos que colaboraron en el proyecto N° 1020760, del profesor J.Zepeda.

De forma previa la Universidad fiscalizadasenala que la DirecciOn de Asuntos Estudiantiles recibe traspasos presupuestariospara apoyar las actividades estudiantiles que sirven para traslados, inscripciones enongresos, seminarios; pago de prestaciones de servicios o, ayudas acadêmicas para

e los alumnos desarrollen proyectos de caracter academic°.14


CONTROL EXTERNO

El analisis tecnico o viabilidad de la ayudaeventual corresponde a la unidad o macrounidad que concede el aporte econOmico, yes quiên en forma exclusiva evalüa el cumplimiento de los objetivos curriculares, porcuanto la DAE, es una DirecciOn de caracter administrativo y no tiene facultades paraobjetar contrato de prestaciones para actividades de investigaciOn, representaciOn yactividades acadèrnicas.

En cuanto al procedimiento de lastransferencias observadas, de las distintas unidades a Bienestar Estudiantil, seraincorporada en el nuevo reglamento para establecer claramente los requisitos yobjetivos de acuerdo a su naturaleza acadêmica.

Al respecto, esta Contraloria Regional noobjeta el caracter acadêmico de los desembolsos, sino que la imputaciOn de ayudaseventuales que se les otorgan ellos, por cuanto la finalidad de 6stas, no se condicencon la definici6n de ayuda eventual entregada por el reglamento que las rige. Noobstante, se levanta la observaciOn en el entendido que se actualizara la normativaque contiene este tipo de ayudas, situaci6n que sera en todo caso verificada por laUnidad de Seguimientos de esta Entidad Fiscalizadora.

4.- Beca Hijo de Funcionarios.

Mediante Decreto N° 33, de 1999, de laRectoria de la Universidad de La Serena, se aprueba la exenci6n de matricula parahijos de funcionarios y ex funcionarios que cursen estudios superiores en esaUniversidad.

Para ello, se establecen diversos porcentajesde exenciOn, de acuerdo con el rendimiento acadêmico de los alumnos.

El articulo quinto de ese cuerpo reglamentario,senala que sera la Vicerrectoria Acadêmica quien definira anualmente las exencionesen sus diferentes tramos sobre aquellos hijos de funcionarios que expresamente losoliciten.

En se contexto, mediante las resolucionesexentas N OS 101 y 136, de 2011 y 2012, respectivamente, de la VicerrectoriaAcadernica, se establece la exenciOn de un 100% del arancel de matricula para losanos 2011 y 2012, de la alumna senorita Maria Paz Catalan Badilla, Rut17.625.789-K. por un valor de $ 2.293.000 y $ 2.317.000, para cada ano.

Ahora bien, las mencionadas resoluciones,son firmadas por el Secretario General de la Universidad y el Vicerrector Acadêmico,senor Jorge Catalan Ahumada, padre de la alumna Maria Paz Catalan Badilla,beneficiaria de la beca.

Sobre la materia, es menester senalar. enrelaciOn con la situaci6n planteada, que el articulo 8° de la ConstituciOn Politica de la

epOblica, prescribe que el ejercicio de las funciones pUblicas obliga a los titulares aaf estricto cumplimiento al principio de probidad en todas sus actuaciones.

15


CONTROL EXTERNO

A su vez, el articulo 52 de la ley N° 18.575, de1986. Orgánica Constitucional de Bases Generales de la AdministraciOn del Estado,establece que as autoridades y los funcionarios de la Administraci6n del Estado, seanestos Ultimos de planta o a contrata, deberàn dar estricto cumplimiento al principio deprobidad administrativa, precisando en su inciso segundo, que dicho principio consisteen observar una conducta funcionaria intachable y un desempeno honesto y leal de lafunciOn o cargo, con preeminencia del interes general por sobre el particular, cuyainobservancia acarrearà las sanciones legales del caso.

Por su parte, el articulo 62 del texto legal encomento, senala que contravienen especialmente el principio de probidadadministrativa, la conducta a que hace menciOn, entre otras, la contenida en el N° 6 dedicho precepto, relativa a intervenir en razOn de sus funciones. en asuntos en que setenga interês personal o en que lo tengan el cOnyuge, hijos, adoptados o parienteshasta el tercer grado consanguineo y segundo de afinidad inclusive. o participar endecisiones en que exista cualquier circunstancia que le reste imparcialidad, surgiendola obligaciOn de abstenerse de participar en estos asuntos, debiendo poner enconocimiento de su superior jerârquico la implicancia que les afecta.

Respecto de lo anteriormente planteado, esmenester informar que la alumna mencionada cumple con todos los requisitos paraacceder a una exenciOn de matricula del 100%, por cuanto su rendimiento academic°para los periodos senalados es de 6,4 (seis coma cuatro).

Esa Casa Superior de Estudios senala que laVicerrectoria Acadêmica ha procedido a dictar los decretos que invalidan parcialmentelos actos que se observan y al mismo tiempo, ha procedido a dictar los decretos queotorgan el beneficio a la citada alumna, por el funcionario no inhabilitado para ello, deconformidad con lo dispuesto en el articulo 53 de la Ley N°19.880.

Al respecto, cabe mantener la observaciOnmientras esa Universidad no demuestre mediante los decretos respectivos que hasubsanado el acto administrativo, sin perjuicio que deba esa InstituciOn iniciar unproceso disciplinario, relacionado con la infracciOn a la norma de probidad, en cuyocaso deberä tener presente que, si bien es cierto podria estimarse que ocurriOirregularidad, del mismo modo debe considerarse que la beneficiada cumplialargamente con los requisitos para obtener la beca.

5.- DirecciOn de InvestigaciOn — Gastos de Proyectos.

El examen efectuado tuvo como objetivoverificar que los gastos realizados con cargo a los proyectos de investigaciOn.cumplan con lo establecido en los respectivos proyectos y normativa general de laUniversidad, para comisiones de servicios, adquisiciones, entre otras.

En ese contexto, se examinaron 8 proyectoscorrespondientes al ano 2011. y 14 del ano 2012, los que suman $ 30.462.364 y$ 92.179.443. respectivamente. La muestra determinada para el examen ascendiO a$ 122.641.807, representando un 91% de los gastos de esos periodos. (Anexo N° 3).

En los proyectos "Apoyo ReunionesCientificas" y "DIULS regular", de los acadêmicos Sonia Salas y Alejandro Perez

1 ?once, se pagaron viâticos al extranjero por $ 300.000 y S 1.000.000,VrOlspectivamente.

16

41IILT

ovotam. 4

e CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICACONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBO

CONTROL EXTERNO

Sobre la materia, la documentaci6nsustentatoria proporcionada por el Departamento de Contabilidad contenia asresoluciones exentas N OS 3.310 y 411, ambas de 2012, sin la firma del senor Rector ySecretario General de la Universidad.

Al respecto, se validaron las mencionadasresoluciones en la Direcci6n de InvestigaciOn, comprobando que se encontrabanfirmadas por la autoridad universitaria. La observaciOn deja en evidencia que aOncuando las resoluciones no se encuentran firmadas, se pagan los viâticos,desconociendo la validez de esa resoluciOn y los procedimientos administrativos de launiversidad.

Sobre la materia, es preciso indicar que elpago de recursos que no se encuentren sustentados con la dictaciOn v6lida del actoadministrativo incumple las obligaciones de los funcionarios, establecidas en elarticulo 61 del Estatuto Administrativo.

Asimismo, es necesario sefialar que la firmade la autoridad debe ser entendida como una formalidad indispensable, y por endeesencial, forma por la cual manifiesta su voluntad expresa y da vida al actoadministrativo, en los têrminos del articulo 1° de la ley N° 19.880, esto es, unadecision formal emitida por un organo de la AdministraciOn del Estado en la cual secontiene una declaraciOn de voluntad en el ejercicio de una potestad pOblica

La Universidad sefiala que el procedimientode pago esta claramente establecido, incluyendo las etapas de control. Lo ocurrido esun error involuntario y puntual que surge de la urgencia y la gran cantidad deactividades acadêmicas tanto nacionales e internacionales que se generan por partede las facultades, Ilegãndose en algunos casos. a superar la capacidad del personal.Por tanto. procede levantar la observaciOn.

Finalmente, procede establecer que engeneral. los gastos efectuados con cargo a los proyectos ejecutados por la DirecciOnde InvestigaciOn, se ajustan a las finalidades de los mismos y, cumplen con lanormativa interna dispuesta por la Universidad.

6.- Otras Observaciones.

6.1.- Beneficios incompatibles entre si entregados a un alumno.

De acuerdo a lo establecido en el articulo 7°del reglamento interno para las becas otorgadas por el Departamento de BienestarEstudiantil, "los beneficios del sub-programa alimentaciOn y sub-programa en dinerodel programa de asistencia econOmica son incompatibles entre si. El estudiante nopodrá tener más de un beneficio de los asignados por estos dos sub-programas-.

Al respecto, para el 1 er semestre del ario 2012se constatO la entrega de ambos beneficios para las estudiantes Rut 18.317.541-6 y17.452.368-1, aprobados mediante resoluciones N° 56, y N° 24, de 2012, que asignanla beca de almuerzo y de dinero, ambas de la DAE. Si bien lo expuesto no esrez rrente. esta situaci6n infringe la incompatibilidad de percibir esas dos becas, de

erdo con lo estipulado en el citado reglamento.

17

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICACONTRALORIA REGIONAL DE COC)LJIMBO

CONTROL EXTERNO

toCRA L 4

Esa Universidad responde que la alumnaRut. 18.317.541-6, de la carrera pedagogia en educaciOn diferencial, ingresO a laUniversidad el ano 2011, cursando actualmente el 4° nivel curricular con promedio 5,5.Su familia la constituye su madre y un hermano. Reside en la ciudad de Coquimbo,poblaciOn Sindempart y se le otorgaron ambas becas por bajo ingreso per capita y elgasto de cuatro pasajes diarios. Asimismo, se puede informar que el segundosemestre solo tiene beca de alimentaciOn.

Al respecto, y por tratarse de casos aisladosdentro del examen, se levanta la observación, sin perjuicio de reiterar el apego a lasnormas que rigen este tipo de ayudas.

6.2.- Cr-kilt° con aval del Estado aprobado, no aplicado en registros contables.

De acuerdo a lo informado por el BienestarEstudiantil, el crêdito con aval del Estado, CAE, del alumno Rut 17.514.399-8 quecubre el 50% del arancel de su carrera, se encuentra vigente desde el ano 2008 a lafecha; antecedente que tambien se presenta en la pagina web www.ingresa.cl . Porotra parte, se constat6 que dicho beneficio no se encuentra contabilizado con cargo alarancel del citado alumno, por lo tanto el sistema de finanzas de la universidad loconsigna como deudor.

Lo anterior denota que no existiO un controlcruzado, entre lo informado por la comisi6n que administra ese crêdito, pertenecienteal Ministerio de EducaciOn y la imputaciOn de este en la contabilidad.

La Universidad seriala que efectivamente elalumno mencionado en plataforma financiera, presentaba una deuda de arancel, porconcepto de beneficios no aplicados relativos a CAE.

Prosigue manifestando que a la fecha se hanefectuado las aplicaciones correspondientes del beneficio y se ha instruido respectode esta materia al Departamento de Tesoreria en cuanto a aplicaciones y fondosrecibidos por conceptos de CAE.

Sobre la materia, corresponde mantener laobservaciOn por cuanto no existe evidencia formal de la regularizaciOn de la aplicaciOnde la beca, como asimismo de las instrucciones impartidas.

6.3.- Transferencias a otras entidades relacionadas.

De acuerdo can certificado otorgado por lasenora Maria Marcela Aguirre Salgado, Vicerrectora de Asuntos EconOmicos y donSergio Zepeda Maluenda, Secretario General, de esa Casa de Estudios, se senalaque de acuerdo a los antecedentes contables y financieros, como asimismo a lasActas de la Honorable Junta Directiva de la Universidad de La Serena,correspondiente a los arias 2011 y 2012, no se ha efectuado aportes o transferencias

as Sociedades, fundaciones o empresas relacionadas con la Universidad de Laflena.


CONTROL EXTERNO

CONCLUSIONES.

La Universidad de La Serena ha aportadoantecedentes e iniciado acciones sobre algunas observaciones formuladas en elpreinforme de auditoria puesto en conocimiento de esa entidad.

Sin perjuicio de lo anterior, se deberbnadoptar las siguientes medidas, a mas tardar el 30 de marzo de 2013, con el objeto dedar estricto cumplimiento a las normas legales y reglamentarias aplicables,comprendiendo, entre otras, as siguientes acciones, sobre las materias que acontinuaciOn se indican:

Aprobar e implementar la Ordenanza quefije la manera especifica del actuar de la Contraloria Interna de esa Universidad.

Dotar a la Contraloria Interna deprivilegios en el acceso a los sistemas de informaci6n que mantiene esa Universidad.

Actualizar el reglamento interno deorganizaciOn y funcionamiento del programa de asistencia econOmica, delDepartamento de Bienestar Estudiantil. en especial aquellas materias relacionadascon el otorgamiento de ayudas eventuales y exigencias especificas para postular a losbeneficios. Asimismo, dictar la resoluciOn que apruebe la modificaciOn y/oactualizaciOn de ese reglamento

Formalizar los distintos niveles de

autorizaciOn de los egresos, tanto en la plataforma financiera como en el"officebanking".

Analizar la diferencia ascendente a$ 98.445.260, correspondiente al aho 2011. producida entre la aplicaciOn e ingreso delas distintas becas otorgadas por el Mineduc. Asimismo, aplicar los recursosentregados por ese mismo concepto el ano 2012.

Solicitar al Ministerio de EducaciOninformacibn acerca de las causas por los cuales se otorg6 la beca bicentenario a laalumna Rut 17.404.647-6, perteneciente al IV quintil, en circunstancias que lanormativa sehala que para postular se requiere pertenecer a los dos primerosquintiles. Asimismo. esa Universidad debera efectuar una revision de la mencionadabeca, en particular de los antecedentes presentados por los alumnos los aflos 2011 y2012, con el fin de determinar su correcto otorgamiento, informando el resultado aesta Contraloria Regional.

7.- Iniciar un proceso disciplinario, tendiente aestablecer en quê medida se vulneraron las normas de probidad, en el otorgamientode la beca "Hijos de Funcionarios", a dona Maria Paz Catalan Badilla, sobre la base

un acto administrativo suscrito por su padre, en su calidad de Vicerrector

19

Osvaldo astillo Agui eraJefe Unidad de Control Externo(s)


CONTROL EXTERNO

8.- Regularizar la omisiOn en la aplicaciOn delCrêdito con Aval del Estado (CAE), del alumno Rut 17.514.399-8, por cuanto elbeneficio no se encontraba reconocido.

Saluda atentamente a Ud..

20


CONTROL EXTERNO

Anexo N° 1

Solicitudes de beneficios sin firma de Ia trabajadora social, asociados a lasbecas de arancel.

Ano COdigo de Iacarrera Rut

2011 2515 173316312011 2563 177116102011 2567 174012572011 2521 178277482011 2564 160007932011 2550 169281952011 2541 178054982011 2561 170709122011 2542 171355882011 2533 177217462011 2567 174373752011 2510 176265532011 2566 176055042011 2561 181783382011 2514 172946492011 2533 174046472011 2504 174011942011 2513 17364198

2012, 1° semestre 2533 178278022012, 1° semestre 2567 174929892012, 1° semestre 2563 179802482012, 1° semestre 2561 177136792012, 1° semestre 2510 181782402012, 1° semestre 2552 181784902012, 1° semestre 2567 179027782012, 1° semestre 2513 181756582012, 1° semestre 2567 180031762012, 1° semestre 2510 174531772012, 1° semestre 2551 155747022012, 1° semestre 2541 176260562012, 1° semestre 2563 182173732012, 1° semestre 2567 167447682012, 1° semestre 2533 176254852012, 1° semestre 2541 165787282012, 1° semestre 2553 180124389012, 1° semestre 2533 18178086?r,

- z012, 1° semestre 2512 17625839

21

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPCJBLICACONTRALORIA REGIONAL DE COQUIMBO

CONTROL EXTERNO

Anexo N° 2

Solicitudes de beneficios sin firma de la trabajadora social, asociados a lasbecas otorgadas por bienestar estudiantil.

Alio COdigo dela carrera Rut

2011 2531 164435072011 2534 171734992011 2515 166868802011 2552 163247322011 2553 179740192011 2561 176053842011 2553 177126752011 2531 163579722011 2531 150288592011 2512 166019122011 2510 159961082011 2531 162105822011 2533 18103159

2012, 1° semestre 2531 172247422012, 1° semestre 2530 165513402012, 1° semestre 2510 178281842012, 1° semestre 2515 179343782012, 1° semestre 2567 179793392012, 1° semestre 2513 173621662012, 1° semestre 2553 177136962012, 1° semestre 2531 166871252012, 1° semestre 2512 166019122012, 1° semestre 2552 182320022012, 1° semestre 2564 179988992012, 1° semestre 2531 16689288

.12012, 1° semestre 2564 1751439912, 1° semestre 2524 17231966

V

22

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPOBLICACONTRALORiA REGIONAL DE COQUIMBO

CONTROL EXTERNO

ANEXO N° 3

PROYECTOS EXAMINADOS ANO 2011

Programa Monto gastado $ 11.700.000Incentivo al desarrollo de la investigaciOn

Convenio de desemperio V. Briones 400.000Convenio de desempeno M. Perez 200.000DIULS regular R. Barba 1.146.565DIULS regular J. Cepeda 929.870Programa InvestigaciOn academicos (PIA) 13.410.000DIULS regular C. Noemi 691.473Proyecto Român Lopez 1.984.456TOTAL 30.462.364

PROYECTOS EXAMINADOS ANO 2012

Programa Monto gastado $Incentivo Desarrollo a la investi aciOn 28.664.842Apoyo reuniones cientificas 1.591.769DIULS regular J. Cepeda 388.488Monografias DIULS 1.349.999Programa investigadores acadernicos (PIA) 13.349.999DIULS regular E. Uribe 1.320.546DIULS regular A. Perez 1.000.000DIULS regular C. Noemi 747.987DIULS regular F. Araya 684.510Proyecto Ernesto Gianoli 20.000.000Proyecto Antonio Vega 20.000.000Proyecto Român Lopez 1.999.455Pre .r. ma Lina Barrientos 1.081.848

0 , 92.179.443

23

www.contraloria.c1

Documents

Universidad de La Serena Region de Coquimbo · PDF fileFOLIO: LIN t..n • ES VIADO.N: 013 ... cuya efectividad se constatara por la Unidad de Seguimientos de este Organism° de Control