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Universidad del Istmo
Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales
LOS PROGRAMAS EN EL SECTOR COMERCIAL PARA LAS PEQUEÑAS Y
MEDIANAS EMPRESAS GUATEMALTECAS: CASO LA BELLOTECA. SOPORTE
ESTRATÉGICO PARA LA TOMA DE DECISIONES
SHADI JWEILES
Guatemala, 25 de mayo de 2011
Universidad del Istmo
Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales
LOS PROGRAMAS EN EL SECTOR COMERCIAL PARA LAS PEQUEÑAS Y
MEDIANAS EMPRESAS GUATEMALTECAS: CASO LA BELLOTECA. SOPORTE
ESTRATÉGICO PARA LA TOMA DE DECISIONES
Trabajo de graduación
Presentado al Consejo de la Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales de la
Universidad del Istmo para optar por al título de:
Licenciado en Administración de Empresas con especialidad en Negocios
Internacionales y Mercadeo
por
SHADI JWEILES
Tema que fuera asignado por el Consejo de la Facultad de Ciencias Económicas y
Empresariales en el mes de junio de 2010
Asesorado por: Ingeniero Guillermo Zea
Guatemala, 25 de mayo de 2011
ÍNDICE
Abstract 1
I. Un caso de actualidad: Empresa “La Belloteca” 2
I.1 Cómo surgió “La Belloteca”: historia 3
I.2 Planeación estratégica de “La Belloteca” 5
I.2.1 Visión 5
I.2.2 Misión 5
I.2.3 Valores corporativos 5
I.2.4 Organización 6
I.2.5 Política de calidad 7
I.2.6 Mercado potencial 7
I.2.7 Grupo objetivo 7
I.2.8 Lo fundamental 8
I.2.9 Las fortalezas y oportunidades de “La Belloteca” hoy en día 18
I.2.9.1 Fortalezas 19
I.2.9.2 Oportunidades 19
II. Los controles administrativos a la antigua generan conflictos 20
III. La solución: implementación de software 23
III.1 Y, ¿qué es un software? 23
III.2 Lo que debe contemplar una empresa al seleccionar un programa 26
III.3 Softwares disponibles en el mercado nacional 29
III.3.1 Oracle 29
III.3.2 SAP 34
III.3.3 Microsoft Dynamics 37
III.3.4 IBM 39
III.3.5 Lamdpos RMS 43
III.3.6 AASASOFT IT 46
III.3.7 Otros 49
III.4. ¿Cúal es el que más le conviene a “La Belloteca” 61
Síntesis final 81
Glosario 82
Referencias 84
1
ABSTRACT
Los sistemas de información gerencial son necesarios para todo emprendedor con una
idea de negocio. Esto se debe a que se hace necesaria si se desea obtener información
correcta, precisa y oportuna para tomar decisiones que incrementen la satisfacción de
todos los stakeholders (inversionistas, colaboradores, proveedores, consumidores y la
sociedad entre otros). A la empresa “La Belloteca” y los colaboradores se les han puesto
nombres ficticios por motivos de confidencialidad. La misma se dedica a la distribución
de bienes de marca a público objetivo de los grupos socioeconómicos C+ y C-. De igual
forma, se conoce como una PYME (pequeña y mediana empresa) puesto que el número
de trabajadores no excede el máximo de sesenta.
“La Belloteca” tiene varios problemas debido a que ha crecido y no ha implementado
ninguna herramienta que le ayude a administrar eficientemente sus negocios. De igual
forma, posee máquinas registradoras antiguas en la que los cajeros deben memorizarse
los precios y pueden cobrar los productos o no hacerlo al precio real sin que nadie se
percate de ello. Además, carece de una herramienta que le ayude a administrar los
ingresos y egresos de efectivo en la empresa. De la misma manera, tiene problemas con
los inventarios puesto que no sabe cuáles son las existencias, no se rota el producto y
hay ocasiones en las que no pueden suplir la demanda porque no se tiene conocimiento
que ya no había producto.
La herramienta adecuada para solucionar los problemas de inventario, control,
precios, ventas, entre otros es un software. El anterior se encarga de proveer una
solución inteligente, tecnológica y completa a los problemas de una organización puesto
que pueden integrar todos los departamentos de la empresa con el objeto de maximizar
el beneficio de los inversionistas. Entre las soluciones propuestas se describieron Oracle,
IBM, LAMDPOS, SAP, Microsoft y otros que son poco conocidos a nivel nacional. Con
base en las necesidades de “La Belloteca” el software que se le recomendó fue el de
IBM ya que ofrecía módulos completos y uno específico orientado a la inteligencia de
negocios que es de suma importancia para la buena toma de decisiones.
2
I. Un caso de actualidad: Empresa “La Belloteca”
La Belloteca es una microempresa guatemalteca que se dedica a la distribución y
venta al detalle de productos de consumo masivo. Su estrategia principal es brindar
bienes a los precios más bajos, lo que se asegura con una constante supervisión de los
precios de la competencia de forma quincenal. La organización ha establecido como
política el ofrecer a los mayoristas precios especiales, representando éstos, hasta un
quince por ciento menos que los precios de venta al detalle. De igual forma, ofrece el
servicio de reparación de los mismos que hayan salido defectuosos o que ya se les haya
vencido la garantía. Para efectos de este ensayo, la distribuidora se va a catalogar como
una PYME ya que según el Acuerdo Gubernativo (Ministerio de Economía, 2001) es
“aquella empresa cuyo número de trabajadores no excede el máximo de sesenta
colaboradores”.
Núñez (2010) el gerente administrativo de la organización indica que entre los
productos que ofrece La Belloteca se encuentran ollas, sartenes, vasos, picheles, tarros,
cucharas, tenedores, cuchillos, juego de cubiertos, manteles, tenazas, artículos de
limpieza, servilletas, papel de baño, desinfectante de baño, Racumin, detergente en
polvo, guantes, insecticida como Baygon, entre otras cosas para el departamento de
hogar. En el departamento de juguetes se encuentran: carros de fricción y de baterías,
Monopoly, UNO, Bancopoly, damas, ajedrez animalitos de plástico, Barbies, Legos,
mezcladores de cemento, muñecas, set de doctores, set de cocina, por mencionar
algunos.
Según la misma fuente, en el departamento de belleza se cuenta con tintes para el
cabello de diferentes marcas, entre las que se pueden mencionar Koleston, Kuul, Igora,
Palette, Hedaly, L’Oreal, Preference, Nutrisse y más, además se tienen tratamientos de
cabello, planchas de pelo, secadoras, talladoras, rasuradoras y accesorios para el cabello.
Dentro del departamento de higiene personal se encuentran artículos como desodorantes
en roll-on, barra y spray, espuma de afeitar, lociones para después de afeitar, para el
cuerpo y capilares, dentífricos y cepillos de dientes, shampoo y acondicionador de varios
3
tipos, esmaltes, quitaesmalte, algodón, medias, playeras, calzoncillos, collares, pulseras
y demás accesorios.
I.1 Cómo surgió “La Belloteca”: historia
Núñez (2010) relata la historia del dueño de “La Belloteca”: “como todo
emprendedor decidió que quería poner su propio negocio en Guatemala (sic). En los
años anteriores se había dedicado a vender de puerta en puerta artículos para: el hogar,
higiene personal, belleza, accesorios como maquillaje, cuchillos, cucharas, tenedores,
platos, shampoo, entre otros. Con el pasar de los años, gracias a las relaciones que
mantenía con sus clientes, adquirió habilidades y experiencias que le beneficiarían en la
apertura de su negocio. No obstante, convencido de que necesitaba ayuda para operar un
negocio mandó a llamar a sus tres hijos que en ese entonces se encontraban buscando
oportunidades en otros países”.
Expresa también que conforme pasaron las semanas fueron reuniéndose cada uno de
los hermanos con su padre en Guatemala. Los cuatro comenzaron a platicar por extensas
horas de cómo les había ido en los países a los que habían visitado y llegaron a la
conclusión de que el mercado con mayor potencial era Guatemala. De igual forma, que
si todos trabajaban juntos iban a tener mayor éxito que cada uno por su cuenta.
De esta manera se estableció un pequeño negocio que se llamó Comercial
Distribuidora La Belloteca. Con el transcurso del tiempo se comenzó a tener una mayor
cantidad de clientes satisfechos, quienes requerían de un mayor surtido. En
consecuencia, se vio la factibilidad de poseer un local de mayor tamaño. Por lo que se
buscó en diferentes medios la disponibilidad de locales con más capacidad de
exhibición. Se evalúo la apertura en diferentes zonas de la Ciudad por medio de una
investigación meticulosa de mercado. Los resultados obtenidos mostraron que las
ubicaciones con mejor índice de éxito eran en: la calzada Roosevelt, en la calzada San
Juan, en la 18 calle de la zona 1 o en Metro Norte zona 18.
Núñez (2010), menciona que “con el capital que ya se tenía en ese momento ahorrado
se adquirió una propiedad más extensa que incrementaría las visitas de los
4
consumidores. En vísperas de mejorar la productividad del manejo del espacio vacío y el
surtido de líneas y categorías de productos se contacta a empresas líderes en el mercado;
entre ellas se encuentra Colgate Palmolive, L’Oreal Paris, Gerber, Johnson & Johnson,
Wella, Unilever, Maybelline, Max Factor, Revlon, Darosa, Hedaly, Rayovac,
Remington, Conair, Encosa, Capelli, Maorlis y Wahl por mencionar algunos. De
distribuir productos para el cuidado e higiene personal, se agregan otros como: para la
cocina, alimentos, cuadros y accesorios decorativos, entre otros, incluyéndose más
presentaciones de cada uno de los ya existentes para completar la gama”.
Al paso de unos meses, habiendo reunido el capital necesario y teniendo reservado el
nuevo espacio para situar el Comercial, se realizó el traslado a la veintiuna calle de la
zona uno. De igual forma, se tenía una propiedad en la octava avenida de la zona uno.
Ambos eran más amplios y se encontraba en un espacio recurrido por muchas personas,
porque tenía a sus alrededores un supermercado y otros locales de ventas al detalle. Por
algunas modificaciones en las líneas de transporte urbano se fue disminuyendo el tráfico
en la octava avenida de la zona uno, lo que motivó el cierre del local. En consecuencia,
se hizo el traslado a un local que se encontraba a un lado del antiguo comercial en la
veintiuna calle, el que al ser adquirido, se unió por la parte de en medio con el objetivo
de tener mayor espacio de venta.
Entonces se compraron estanterías y mostradores nuevos los cuales serían utilizados
para ofrecer los bienes al consumidor. Asimismo, se realizó una clasificación dentro de
la tienda por áreas. En un lado se organizaron los productos para bebé como pañales,
shampoo, colonias, talcos, toallitas húmedas, jabón para el cuerpo, vaselina, pachas,
suéteres, playeritas, ponchitos, colchas etc. En el otro local se ubicaron los shampoos,
acondicionadores, cremas para manos y cuerpo, lociones, para adultos de un lado junto a
las cremas para cubrir canas. En otra parte acomodaron los desodorantes en barra, en
spray y en roll-on y las gelatinas de cabello. También, está el área de belleza en donde se
exhiben todos los tintes de cabello junto a las máquinas para cortar cabello, las planchas
de cabello, los tubos para enrollar cabello y los cepillos necesarios para realizar
cepillados. Por último, se exhiben los artículos para el hogar como las ollas, estufas,
cuchillos, cucharas, tenedores, tenazas, vasos, picheles, platos, entre otros.
5
I.2 Planeación estratégica de “La Belloteca”
Es importante que las empresas cuenten con elementos que definen las directrices a
seguir. Por ello, La Belloteca definió las siguientes.
I.2.1 Visión
Núñez (2010) menciona que la visión de la compañía es “Ser el mayor distribuidor de
bienes de consumo masivo a nivel nacional proporcionando al mercado productos de la
más alta calidad a los precios más bajos para satisfacer sus necesidades y superar sus
expectativas.”
I.2.2 Misión
Asimismo, indica que la misión de la organización es: “Somos una organización que
se dedica a distribuir bienes de consumo masivo al menor precio dentro del mercado en
la búsqueda de la plena satisfacción de las necesidades de los consumidores
guatemaltecos”.
I.2.3 Valores corporativos
Los valores corporativos de la organización se pueden apreciar en la siguiente figura.
6
Figura No. 1
VALORES CORPORATIVOS
Fuente: Núñez, (2010)
I.2.4 Organización
La Belloteca se organiza siguiendo una jerarquización de tipo vertical, la cual se
muestra a continuación.
Figura No. 2
ORGANIGRAMA DE LA BELLOTECA
Fuente: Núñez, (2010).
7
I.2.5 Política de calidad
“Se comercializarán bienes de la más alta calidad a precios bajos a nivel nacional,
contando con las existencias a disposición de los clientes en el momento en que los
mismos sean requeridos para evitar demoras y/o tiempos de espera con el fin de alcanzar
la máxima satisfacción de nuestros consumidores” (Núñez, 2010).
I.2.6 Mercado potencial
Núñez (2010) menciona que “La Belloteca” se dedica al mercado de consumo ya que
vende los productos directamente al consumidor final para su uso personal; al mercado
institucional puesto que la organización provee a diferentes detallistas que se encargan
de revender el producto para obtener una utilidad.
I.2.7 Grupo objetivo
Según Núñez (2010), el grupo objetivo al que se dirige “La Belloteca”, es aquel
formado por: personas de la región Sur del país que se encuentren en las edades de 19 en
adelante, de la clase social C+ y que busquen beneficios de descuentos, amplio surtido y
personal capacitado.
Personas de la región Sur del país que se encuentren en las edades de 19 en adelante,
de la clase social C- y que busquen beneficios de descuentos, amplio surtido y personal
capacitado.
Personas de la región Norte del país que se encuentren en las edades de 19 en
adelante, de la clase social C+ y que busquen beneficios de descuentos, amplio surtido y
personal capacitado.
Personas de la región Norte del país que se encuentren en las edades de 19 en
adelante, de la clase social C- y que busquen beneficios de descuentos, amplio surtido y
personal capacitado.
8
I.2.8 Lo fundamental
Dependiendo del país, el término de pequeñas y medianas empresas (PYME) ha
adquirido un significado diferente. Por lo tanto, no existe una definición específica de lo
que significa lo anterior. La Unión Europea (2010) afirma que una PYME es: “un
sistema similar que se utiliza para definir a las pequeñas y las medianas empresas. Una
empresa con un número de colaboradores menor de doscientos cincuenta se clasifica
como de tamaño mediano; una empresa con un número de trabajadores menor de 50 se
clasifican como pequeñas, y una empresa con un número de empleados menor de 10 se
considera una microempresa. El sistema europeo también tiene en cuenta un tipo de
negocio de volumen de negocio y su balance”.
En Guatemala El Acuerdo Gubernativo No. 178-2001 (Ministerio de Economía,
2001) afirma “Micro empresa: Toda unidad de producción, que realiza actividades de
transformación, servicios o comerciales con la participación directa del propietario y un
máximo de diez trabajadores. Pequeña Empresa: Toda unidad de producción, que realiza
actividades de transformación, servicios o comerciales con la participación directa del
propietario y un máximo de veinticinco trabajadores. Mediana Empresa: Toda unidad de
producción que realiza actividades de transformación, servicios o comerciales con la
parcelación directa del propietario y un máximo de sesenta trabajadores”.
Esta información se puede apreciar de mejor forma en el siguiente cuadro
comparativo entre la Unión Europea y Guatemala
Cuadro No.1
CUADRO COMPARATIVO ENTRE LA UNIÓN EUROPEA Y GUATEMALA
Unión Europea Guatemala
Microempresa Trabajadores<=10 Trabajadores<=10
Pequeña empresa Trabajadores<=50 Trabajadores<=25
Mediana empresa Trabajadores>=250 Trabajadores=60
Fuente: Propia, (2010).
9
Para efectos de este ensayo se utilizará el término PYME para hacer referencia a las
pequeñas empresas que cuenten con 25 empleados como máximo. Las empresas que
tengan un número de empleados máximo de sesenta serán llamadas como una mediana
empresa. La mayoría de las veces, estas empresas son clasificadas de acuerdo con sus
ingresos y monto de facturación anual. También se toman en cuenta otros factores como
el tamaño de la empresa, volumen de negocios, número de empleados y balance general.
En el siguiente cuadro se aprecia detalladamente un análisis del macroentorno de “La
Belloteca”
Cuadro No. 2
ANÁLISIS DEL MACROENTORNO
Factores naturales
El principal factor natural que afecta actualmente
a la empresa se encuentra relacionado con la
escasez de petróleo derivado de los altos costos
que presenta su adquisición. Esta situación
implica tanto al mercado nacional como al
global, causando el incremento en los precios de
todos los productos por aumentar los costos de
transporte. Lo mismo, crea una dependencia de
los países en vías de desarrollo respecto a los
países más desarrollados, debido a que los
últimos se presentan como proveedores de este
recurso natural tan valioso.
También, el factor natural se puede ver afectado
por los cambios drásticos en el clima del país. En
este caso, las personas podrían presentar una
mayor demanda de productos para el cuidado del
cabello debido a que dicho factor ambiental
10
Factores demográficos
Factores económicos
puede llegar a generar daños sobre el mismo.
La población total de Guatemala oscila entre los
14 millones de habitantes, de los cuales la
mayoría pertenece a la raza indígena (60%) de los
cuales aproximadamente 75% se encuentra
situada en el área rural (los diversos
departamentos del país). Por esta razón, alcanzar
estos segmentos del mercado podrían convertirse
en una tarea de mayor dificultad.
Por otro lado, dentro de la población
guatemalteca la mayoría de las personas se
encuentran en la etapa de juventud del ciclo de
vida familiar (56.72%). A esta situación puede
sumarse que aproximadamente el 52% de las
personas pertenecen al sexo femenino.
Guatemala es conocida como una nación
pluricultural y multilingüe, por la gran cantidad
de etnias y lenguas de origen maya que se
encuentran distribuidas en distintas comunidades
alrededor del territorio nacional.
En Guatemala el salario mínimo para el 2010 de
trabajos no agrícolas es de Q 1,703.33 + Q 250.00
de bonificación mensualmente al igual que para
las tareas agrícolas es de Q 1,703.33 + Q 250.00
Dicho nivel salarial es el que corresponde a la
clase social C- y dentro del mismo el poder
adquisitivo de las personas es realmente bajo. Sin
embargo, el poder de compra va en aumento
11
dependiendo del cambio en las escalas sociales.
Por otro lado, la economía del país se encuentra
en una situación muy grave, ya que la deuda
externa que se ha generado con los países
industrializados cada año aumenta drásticamente.
Además, la devaluación de la moneda nacional
(el Quetzal) respecto al dólar se refleja en el
cambio actual de Q8.05 por $ 1.00 al 9/12/2010.
El incremento de salarios a principios del año
2010 fue de 7.69%. (1703.33-1581.67)/1581.67).
Guatemala es uno de los países de Centroamérica
más poblado con un PIB per cápita cercano a la
mitad de la población de Latinoamérica y el
Caribe. El sector de agricultura representa
aproximadamente el 15% del PIB per cápita y la
mitad del mercado laboral; los principales
productos de exportación son el café, el azúcar y
el banano. El acuerdo de paz del año 1996 que
puso fin a los 36 años de guerra civil, eliminó un
gran obstáculo para la inversión extranjera y
desde ese entonces Guatemala se encuentra en
búsqueda de reformas importantes y la estabilidad
macroeconómica.
El TLC CAFTA entró en vigor en julio del 2006
incrementando las inversiones y diversificando
las exportaciones con grandes incrementos en el
etanol y exportaciones de agricultura no
tradicionales. Asimismo, se han favorecido las
inversiones, la seguridad nacional, la falta de
mano de obra calificada y la mala infraestructura
12
que ahuyenta la inversión extranjera directa.
Más de la mitad de la población se encuentra en
condiciones pobres y un 15% de la población
vive en pobreza extrema. La pobreza entre grupos
indígenas, los cuales representan
aproximadamente 38% de la población tiene un
promedio del 76% y la pobreza extrema es de
28%. El 43% de los niños debajo de los 5 años
presentan problemas crónicos de nutrición lo cual
es uno de los porcentajes más altos en el mundo.
El presidente Álvaro Colom entró al mandato con
la promesa de incrementar la educación, la salud
y el desarrollo rural, y en abril del 2008 inauguró
un programa condicional de transferencias de
efectivo, basado en los programas de Brasil y
México, que proveen incentivos financieros a las
familias pobres para mantener a sus hijos en el
colegio y chequeos médicos constantes.
Dados los datos de inmigrantes hacia los EEUU,
es el mayor receptor de divisas de Centroamérica,
con transferencias que sirven como ingresos
primarios equivalentes a dos tercios de las
exportaciones. La economía se contrajo en el
2009 cuando el mercado de exportaciones y
demandas de EEUU cayo, así como se redujo la
inversión extranjera por la recesión global. La
economía se recuperará gradualmente en el
transcurso del año 2010 y volverá a la normalidad
en el año 2012.
13
Factores políticos y legales
Es necesario que las organizaciones tomen en
cuenta las diversas políticas y leyes existentes
que hacen referencia al inicio y manejo de las
distintas clases de empresas. Dichas normas se
encuentran recogidas en su mayoría en el Código
de Comercio y la Constitución de la República de
Guatemala.
Además, se deben cumplir las normas
establecidas por la Superintendencia de
Administración Tributaria (SAT) en relación a los
impuestos y su recaudación; entre los cuales se
encuentra el IVA, el ISR, etc.
Otras organizaciones que influyen en este aspecto
es el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social
(IGSS) que se encarga de velar por el bienestar y
la salud de los trabajadores en conjunto con el
Ministerio de Trabajo y Previsión Social; el
Ministerio de Salud Pública que establece las
regulaciones referentes a la seguridad de los
procesos, la sanidad en los productos, etc. De
igual forma la DIACO (organización encargada
de proteger al consumidor) y el INAB (que vela
por el cuidado del medio ambiente midiendo el
impacto que las distintas industrias tienen sobre
el mismo) tienen una gran importancia a
considerar.
Asimismo, es necesario tomar en cuenta las
normas y reglas establecidas por las
organizaciones formadas por colegios de
14
Factores socioculturales
profesionales como en el caso de la UGAP en
relación a la publicidad en Guatemala.
Es necesario tener en cuenta las clases sociales
existentes en el país, las cuales dependerán del
papel ocupacional, el nivel de ingresos, las
condiciones de vida y la identificación con un
grupo étnico-racial de un conjunto de individuos
que comparten aproximadamente el mismo
estatus o prestigio social. Las mismas en
Guatemala se distribuyen de A+ D
Con relación a lo anterior se debe incluir el hecho
de que el nivel de escolaridad varía en estrecha
relación con la escala social a la que pertenecen
las personas. Es decir, que mientras más alto es el
nivel social mayor será la educación. De igual
forma, como se mencionaba, el nivel de ingresos
también varía en esta relación directa con las
escalas sociales.
Además, es necesario recalcar que la población
indígena abarca el 80% de los estratos bajo y bajo
extremo, mientras que solamente representan el
5% en la clase media. Por otra parte, los estratos
superiores están compuestos en su mayoría por
población no indígena.
Asimismo, todos los anteriores se conjugan y
afectan el proceso de decisión de compra del
consumidor como se analizará más adelante.
15
Factores tecnológicos
En este factor, quizás el avance más destacado
para el país de Guatemala es la tarjeta de crédito,
ya que se presenta como una herramienta portátil
con la que se pueden realizar transacciones
fáciles y rápidas. Se debe mencionar que la
dependencia de estos “plásticos” ha sido un gran
avance para las personas que temen portar dinero
en efectivo para evitar robos.
Por otro lado, el Internet ha revolucionado el
mundo de los negocios convirtiéndose en una
herramienta indispensable para la realización de
las actividades diarias de las distintas
organizaciones. Además, el creciente uso del e-
commerce (o comercio por Internet) es una
muestra del desarrollo tecnológico ya que facilita
la realización del intercambio de bienes y
servicios por medio del World Wide Web
(Internet).
Asimismo, se puede mencionar que las
herramientas tecnológicas de gestión han venido
a facilitar la forma de hacer negocios. Las
disponibles permiten obtener datos estadísticos
más exactos y precisos para tomar mejores
decisiones.
Además, se tiene un control exacto en cuanto a
los inventarios y se previenen robos o pérdidas
por la rotación de inventarios.
Fuente: Central Intelligence Agency, (2010).
16
Cuadro No. 3
ANÁLISIS DEL MICROENTORNO
Proveedores
En “La Belloteca” las buenas relaciones con los
proveedores constituyen una base importante para
la generación del valor a los consumidores; las
mismas son fomentadas para ser a largo plazo y
obtener mejores servicios. Además, gracias al uso
del mercadeo de relaciones se obtiene eficiencia
en el abastecimiento de productos y se obtienen
más promociones, facilidades de pago y extensión
de créditos.
Otro aspecto importante es la garantía sobre los
productos y los cambios directos de mercancías
por daños o inconformidades de los clientes
debido a la disonancia cognoscitiva. Por otro lado,
los proveedores contribuyen con apoyo
promocional dentro de la tienda por medio de las
impulsadoras, animación, promociones de ventas,
publicidad y demostraciones del uso del producto.
De igual forma se proporciona un excelente
servicio al cliente y el seguimiento necesario en el
procesamiento de los pedidos, de forma que se
entregue el producto específico solicitado de
acuerdo a los requerimientos de la empresa.
También, cuando se lanza un nuevo producto al
mercado, los proveedores dan la opción de
exhibirlos y venderlos, esperando que haya una
buena respuesta de los clientes en el mercado. Si
17
Competencia
en dado caso se vendieran solamente dos unidades
de la docena, únicamente se tendrá que pagar por
esas dos unidades y el resto será devuelto
(producto a consignación).
Las fortalezas de La Belloteca con respecto a las
de la competencia son: tienen varias sucursales a
nivel nacional y en puntos estratégicos en la
Ciudad, por lo cual el mercado tiene mayor
conocimiento sobre dichas tiendas; es decir, tienen
un mayor prestigio de marca. Además, poseen la
capacidad de establecer ofertas a los
consumidores los días jueves de cada semana,
tienen un mayor surtido y profundidad, pues
ofrecen líneas de productos que no están
disponibles en “La Belloteca” (como frutas,
verduras y carnes). Por otro lado, tienen la
capacidad de aceptar tarjetas de crédito, débito y
cheques. De igual forma las organizaciones de la
competencia cuentan con un amplio parqueo para
mayor comodidad de los consumidores.
Actualmente disponen de un sitio en Internet que
permite a los consumidores efectuar sus compras
desde “la comodidad de su hogar”.
Las oportunidades con las que cuenta La Belloteca
son: la capacidad de adquirir los productos en
cantidades más grandes y por lo tanto pueden
obtener menores costos y tener ventajas en
precios. De igual forma, pueden recurrir con
mayor facilidad al uso de medios de comunicación
18
Canal de distribución
masivos para proporcionar información a los
consumidores sobre sus productos y ubicaciones.
Debido al volumen de las compras que realizan a
los proveedores pueden llegar a fomentar un
sentimiento de “preferencia” en cuanto a
facilidades de pago, promociones de venta, etc.
Los canales de distribución que utiliza La
Belloteca son: actúa como proveedor para
detallistas independientes tanto dentro como fuera
de la capital. Dichos detallistas pueden ser tiendas
pequeñas u organizaciones que utilizan los
productos para su adecuado funcionamiento.
Además la empresa actúa también como detallista,
ya que vende los productos directamente al
consumidor final para su uso personal.
Las empresas cuentan con una serie de
proveedores entre los cuales se destacan:
Unilever, Max Factor, Revlon, Maybelline,
Darosa®, Industrias la Popular, Henkel,
Koleston®, Bodegas Farmacéuticas, Industrias
Arion, Colgate Palmolive, HelgaB PRO, Oral B,
Gillette, Pert Plus, Pantene, Capelli, VO5,
L’Oreal, Vita Fertil, Remington.
Fuente: Núñez, (2010).
I.2.9 Las fortalezas y oportunidades de “La Belloteca” hoy en día
Es importante destacar las fortalezas y oportunidades que tiene La Belloteca. Por ello,
se realiza un análisis de las mismas.
19
I.2.9.1 Fortalezas
Nuñez (2010) menciona que “entre las fortalezas de “La Belloteca” se puede citar su
ubicación conveniente y adecuada, ya que se encuentra en el centro de la ciudad de
Guatemala. El anterior, es uno de los lugares que mantiene siempre un alto nivel de
movimiento comercial por lo que favorece el intercambio de mercancías. Además,
cuentan con una estrategia de precios de penetración ya que trata de mantener sus
precios por debajo de los de la competencia. También, cuenta con una mezcla de
productos con gran amplitud, profundidad y longitud. Por otro lado, maneja una
excelente relación con los proveedores”.
Cuentan con una línea telefónica a la cual pueden llamar los clientes del interior del
país para hacer pedidos, y estos son mandados vía el transporte respectivo luego de
haber recibido el depósito bancario en efectivo.
I.2.9.2 Oportunidades
La Belloteca tiene como oportunidad el hecho que puede llegar a tener una mayor
participación dentro del mercado debido a su eficiencia en costos y precios. Además, se
encuentra frente a dos restaurantes de comida rápida (McDonald’s® y Pollo Campero®)
las cuales pueden atraer clientes potenciales. Dado que el sector de cosméticos es muy
amplio en Guatemala, la empresa tiene la oportunidad de implementar una estrategia de
nicho atendiendo este segmento específico de acuerdo a sus necesidades para así poder
entregar mayor valor al cliente. De igual forma la empresa puede incursionar en la
expansión de sus tiendas a nivel regional y nacional.
“También tiene la oportunidad de implementar el e-commerce dentro de la
organización, debido a la tendencia creciente de su uso para generar mayor volumen de
ventas y abarcar más mercados. Por otro lado, se puede generar una ventaja competitiva
al contar con personal de cobro y de servicio al cliente eficiente (puesto que la
competencia no lo tiene); asimismo, podría implementar un Sistema que les proporcione
la capacidad para tener un adecuado control de inventarios y la facilidad para realizar los
cambios de precios necesarios en el menor tiempo posible” (Núñez, 2010).
20
II. Los controles administrativos a la antigua generan conflictos
En muchas empresas se manejan grandes cantidades de productos que deben tener
una adecuada rotación, almacenamiento y manejo al transportarlo. Durante muchos años
los encargados de diferentes almacenes, bodegas, tiendas, comercializadoras, entre otros
han operado sin inventario de la mercadería que tienen disponible en las bodegas y/o en
góndolas. Lo anterior ha provocado pérdidas significantes por productos no encontrados,
productos vencidos, robos en puntos de venta, entre otros. De igual forma, se le ha
encargado al personal la realización de un inventario físico de los productos con los que
se cuentan, el cual ha sido inexacto o inevitable de cuadrar porque se trabaja al mismo
tiempo que se hace el conteo. Esto último, hace imposible que se pueda llevar un control
exacto para cualquier persona.
Además, hay confusiones en cuanto a los precios puesto que la comunicación dentro
de la tienda no ha sido del todo correcta. Esto último, ha ocasionado que algunas
mercaderías sean cobradas a un precio inferior del real y se traducen en pérdidas para la
empresa. También, ha producido conflictos entre los colaboradores puesto que cuando a
los dependientes de mostrador se le encarga la tarea de avisar en caja que el producto ha
aumentado de precio, los mismos no lo hacen. Por lo tanto, se tienen muchas pérdidas
por productos que están cobrando a precios inferiores de los que se deben.
De la misma manera, algunos clientes prefieren pasar con alguna de las cajeras
específicas puesto que suelen hacer descuentos sin previo aviso al encargado. “Durante
el mes de aniversario de “La Belloteca” se estaba llevando a cabo un sorteo de productos
que habían sido solicitados a las diferentes empresas proveedoras de mercancías”. Según
(Nuñez, 2010). A todos aquellos clientes que realizaran un consumo mayor a cien
quetzales tenían derecho a un cupón, el cual debían llenar y depositar en los buzones
correspondientes. En una ocasión se tuvo la oportunidad de estar presentes en el
momento en que la cajera entregó más de un cupón al consumidor sin que el encargado
se percatara.
Asimismo, los empresarios están contratando más personal del que necesitan para
controlar de mejor forma todas las operaciones internas de la organización. Sin embargo,
21
esto incrementa los costos de los productos y por ende el consumidor debe pagar un
mayor precio por ellos, decreciendo el valor/precio para el consumidor. También, a
medida que va creciendo la empresa se ve en la necesidad de innovar los programas con
los que cuenta para suplir las nuevas demandas que se tienen.
No obstante, no basta con tener muchos controles si no se sabe qué se necesita como
organización. Por esta razón, hay que asegurar que se tiene claro qué información se va
obtener de cada rubro, de lo contrario, la información obtenida en los inventarios,
ingresos, egresos, por mencionar algunos, no podrá ser objeto de análisis porque los
datos no van a ser los adecuados ni los necesarios para las decisiones pertinentes.
Además, el no saber qué datos se tienen dentro de cada estructura hace que se tomen
malas decisiones; por lo que, se pierden recursos, tiempo, se generan cuellos de botella,
entre otros.
Núñez (2010) menciona que las debilidades son que “el personal dedicado a cobrar
los productos es ineficiente lo que causa que el tiempo requerido para realizar las
transacciones sea mayor. Además, cuentan con mucho personal que proporciona servicio
al cliente y debido a la gran variedad de productos y líneas pueden tener dificultades
para controlar el nivel de existencia en las góndolas y en el cambio constante de precios.
Por otro lado, no cuentan con un área de entretenimiento especial para los niños
pequeños”.
Asimismo, “dentro de “La Belloteca” solamente se aceptan los pagos en efectivo
(aún no cuentan con la capacidad para manejar tarjetas de crédito), no manejan
facilidades de financiamiento para los clientes (solamente se realizan ventas al contado).
Es importante destacar que solamente cuenta con una tienda en toda la Ciudad para
abastecer a todos los consumidores. De igual manera, no se cuenta con un espacio
específico para que los clientes puedan estacionar sus vehículos y hacer sus compras”.
En cuanto a las amenazas, Núñez, (2010) indica que “por encontrarse cerca de zonas
en las que se realicen prácticas desleales de comercialización, puede enfrentar
competencia no ética. También existe una gran facilidad para entrar en el mercado, lo
cual puede motivar a más competidores a ingresar en el mismo. Por otro lado, los
22
cambios constantes en las regulaciones del país hacen que la economía guatemalteca en
general sea inestable. De igual forma las variaciones en los valores culturales hacen que
las necesidades del consumidor y sus percepciones fluctúen constantemente”.
Por otro lado, menciona que las amenazas de ”La Belloteca” son: está ubicado cerca
de dos supermercados que representan una competencia directa (Tiendas Paiz y
Supermercados La Casita), los cuales tienen la oportunidad de adquirir los productos en
cantidades más grandes y por lo tanto, pueden obtener menores costos y tener ventajas
en precios. Además, por encontrarse cerca de zonas en las que se realicen prácticas
desleales de comercialización, puede enfrentar competencia no ética.
También existe una gran facilidad para entrar en el mercado, lo cual puede motivar a
más competidores a ingresar en el mismo. Por consiguiente, los cambios constantes en
las regulaciones del país hacen que la economía guatemalteca en general sea inestable.
De igual forma las variaciones en los valores culturales hacen que las necesidades del
consumidor y sus percepciones fluctúen constantemente. De la misma manera, la
empresa solo programa ofertas en forma quincenal, mientras que la competencia lo hace
cada semana.
De igual manera, la competencia tiene un inventario exacto de todos los productos
que se tienen y se obtiene un control uniforme sobre todos los precios, de tal forma que
cuando se incremente el precio de uno de ellos se ingresará al sistema y éste lo calculará.
Estos nuevos controles han ayudado a los gerentes de cada organización puesto que son
muy útiles para reducir costos y agregar valor a los clientes en donde se requiere.
Ante esta problemática analizada se plantea la siguiente pregunta: ¿Qué programas
proporcionarían soporte estratégico a las decisiones que tomará La Belloteca?
23
III. La solución: implementación de software
III.1 Y, ¿qué es un software?
Un algoritmo es el procedimiento de cálculo que consiste en cumplir una serie o
conjunto ordenado y finito de instrucciones que conduce, una vez especificados los datos
a la solución que él problema genérico en cuestión tiene para los datos considerados. Por
lo tanto, se debe pensar en un algoritmo como en una receta o guión que hay que seguir
para resolver un determinado problema, normalmente a partir de una información o de
datos de partida o de entrada que puedan variar. Una computadora es un autómata de
cálculo gobernado por un programa a (codificación de un algoritmo). Es la más flexible
de las máquinas, porque no hace una serie predeterminada y prefijada de trabajos, sino
tantos como programas diferentes tiene, y que son potencialmente infinitos. Dicho de
otro modo, que tiene la capacidad de resolver problemas bajo el control de unas
instrucciones dadas. Así, el computador es un mecanismo que permite ejecutar los
algoritmos para resolver los problemas correspondientes (Stair, 2000).
Cuando se habla de un software, se puede pensar en muchos términos como
programas, computadoras, aplicaciones, procesos, entre otros. Por esta razón es
importante definir cada uno de estos conceptos a manera de que no quede ninguna
interrogante, cuando se mencionen a lo largo del presente ensayo. Winder (1995, p. 339)
lo divide en dos partes diferentes. Una de ellas es un programa y la otra es un sistema de
software, lo que en esencia no significa lo mismo pero una forma parte de la otra.
Asimismo, menciona que un programa es la relación ordenada de actividades o una serie
de instrucciones codificadas para ser interpretadas por una computadora y que la misma
pueda realizar una función específica. Por consiguiente, indica que “la primera es la
creación de una sola persona y tiene una función específica, mientras que la segunda,
representa un conjunto de programas interrelacionados que al juntarlos ofrecen varias
funciones para lograr completar una tarea u objetivo.
Por otro lado, las aplicaciones forman parte del software de la computadora ya que
son una serie de programas que han sido desarrollados para facilitarle al usuario la
utilización de la máquina para una acción o fin determinados. Ahora se hace necesario
24
destacar el tema del objetivo porque una aplicación está diseñada y optimizada como
una herramienta para un propósito especifico, como respuesta ante una necesidad del
usuario. La aplicación permite la interacción entre este y la máquina ya que las tareas
que ejecuta las hace a partir de las indicaciones del usuario. Estas características son
algunas de las que diferencian las aplicaciones de otros programas, como por ejemplo
del sistema operativo, que es el software que permite que la computadora funcione.
Laudon, et al (2004, p. 237), definen el software como “una serie de pasos que
ayudan a operar una computadora o un sistema de cómputo. De igual forma, mencionan
que un programa se refiere a las instrucciones que se deben de seguir como máquina, la
cual en este caso específico es la computadora. Por otro lado, brindan un concepto de
software del sistema el cual indican que se resume en la aplicación de todos los
programas como un todo y que se ejecutan en la computadora. Asimismo, se describe
que un software de aplicaciones se da cuando el programa realiza un proceso singular o
en el momento que se encuentra en funcionamiento”.
Los diferentes tipos de software en algunas ocasiones pueden relacionarse con otros
de manera que se integran los módulos que ofrecen. Esto se debe a que cada uno cumple
una función particular dentro del mismo y en conjunto agilizan los procesos necesarios
para la operación de un negocio. Asimismo, hay un sistema que se le conoce como el
operativo por su capacidad de operación dentro de la computadora. El mismo está
encargado de administrar y controlar las actividades de la computadora para asegurar
que todos los procesos se realicen de manera sistemática. Por otro lado, no solamente
hay sistemas con un solo módulo sino que se encuentran paquetes de software que
incluyen todos los módulos que integran todas las áreas de ventas, mercadeo, finanzas,
operaciones, etc. Estos son varios programas que ya están establecidos y codificados
para el uso práctico de cualquier persona. Por lo tanto, eliminan la necesidad de
desarrollar nuevos software para cada función porque puede aprovecharse el que se
posee anteriormente.
Laudon, et al (2004, p. 237), indican que el software como programa, consiste en un
código en un lenguaje máquina específico para un procesador individual. El código es
25
una secuencia de instrucciones ordenadas que cambian el estado del hardware de una
computadora. El software se suele escribir en un lenguaje de programación de alto nivel,
que es más sencillo de escribir (pues es más cercano al lenguaje natural humano), pero
debe convertirse a lenguaje máquina para poder ser ejecutado.
Asin (2000) menciona que el software puede distinguirse en tres categorías: software
de sistema, software de programación y aplicación de software. De todas maneras esta
distinción es parcial y muchas veces un software puede caer en varias categorías. Una de
ellas puede ser un software de sistema el cual ayuda a funcionar al hardware y a la
computadora. Incluye el sistema operativo, controladores de dispositivos, herramientas
de diagnóstico, servidores, sistema de ventanas, utilidades y más. Su propósito es evitar
los detalles complejos de la computación, especialmente la memoria y el hardware.
Otra de ellas es el software de programación el cual provee herramientas de
asistencia al programador. Este incluye: editores de texto, compiladores, intérprete de
instrucciones, enlazadores, debuggers, etc. Por último, se encuentra el software de
aplicación el cual permite a los usuarios finales hacer determinadas tareas. Entre éstos se
pueden mencionar los navegadores, editores de texto, editores gráficos, antivirus,
mensajeros, entre otros.
McLeod (2000) indica que con el transcurso del tiempo, los ingenieros han ido
desarrollando soluciones inteligentes para agilizar los procesos a los ejecutivos,
operadores, empleados de las pymes que lo necesiten. En este caso en particular hay
muchas empresas que han desarrollado programas, módulos, sistemas adecuados según
las necesidades de cada organización. No obstante, el desarrollo de estos últimos a la
medida no siempre es conveniente para todas las empresas. Los programas ayudan a los
gerentes de las organizaciones a llevar un control específico de sus materias primas, su
contabilidad, sus ingresos y egresos, entre otras cosas.
Stair (2000) menciona que el software está compuesto por varios procesos. Un
proceso es el conjunto de acciones integradas y dirigidas hacia un fin determinado. Una
acción que continuamente ocurre de manera definida para avanzar en el tiempo. De igual
forma, explica que en programación un módulo es una parte de un programa de
26
computadora. De las varias tareas que debe realizar un programa para cumplir con su
función u objetivos, un módulo realizará una de dichas tareas (o quizá varias en algunos
casos).
Particularmente, en el caso de la programación, los módulos suelen estar organizados
por niveles jerárquicos, de forma que hay uno superior que realiza las llamadas
oportunas a los de niveles inferiores. Es decir, el módulo superior es el que trasmite la
información a los módulos inferiores. Cuando uno de éstos es llamado, recibe como
entrada los datos proporcionados por el de nivel superior que ha hecho la llamada,
realiza su tarea, a su vez éste puede llamar a otro u otros módulos de nivel inferior si
fuera necesario; cuando finaliza su tarea, devuelve la salida pertinente al módulo
superior que lo llamó inicialmente, y es éste el que continúa con la ejecución del
programa. En este caso, lo que sucede es que un módulo le proporciona directrices al
otro de forma que en conjunto realizan las operaciones pertinentes del software (Stair,
2000).
III.2 Lo que debe contemplar una empresa al seleccionar un programa
En el siguiente cuadro se exponen los aspectos más relevantes que debe tomar en
cuenta La Belloteca al momento de seleccionar un programa. Los mismos fueron
establecidos según las entrevistas a profundidad realizadas a Nuñez, Iboy y Esquivel
(2010).
Cuadro No. 4
ASPECTOS A CONSIDERAR AL SELECCIONAR UN PROGRAMA
ASPECTO DESCRIPCIÓN
Control Lo que se busca con el software es obtener un mayor control operativo y administrativo dentro de la organización.
Exactitud Uno de los aspectos más importantes a determinar es cuánto de cada producto se tiene dentro de la tienda y las
bodegas. De igual forma, se quiere saber qué producto tiene mayor rotación en un periodo de un mes. Asimismo,
cuánto contribuye cada uno de los productos a las ventas.
Seguridad Se quiere prevenir que por el descontrol que se tiene se pierdan cosas o se desaparezcan. Por esta razón, uno de
los puntos críticos es tener seguridad de que todo va estar en orden y que nadie pueda informarse acerca de los
procesos y actividades que se llevan a cabo dentro de la empresa.
Amigable con los
usuarios
Se busca un software que sea amigable con el usuario en el sentido de que se pueda utilizar fácilmente. De igual
forma, que no requiera de muchas destrezas para su manejo y que contribuya a la formación de cada uno de los
miembros involucrados. Este aspecto es muy importante para una organización cuando se busca reducir los costos
de implementación, capacitación, inducción, por mencionar algunos.
Servicio de
capacitación
Se requiere que el programa tenga servicio de capacitación, evitar perder tiempo y recursos en buscar personal
nuevo, utilizando personal ya existente dentro de la organización en el cual ya se confía por acontecimientos
pasados.
Programas
adicionales
Se busca un software que requiera de muchos programas especializados para su implementación como SQL,
LINUX, Windows server, entre otros. Es decir, un software que se acople fácilmente a un sistema operativo.
27
28
Rapidez Se requiere un software con el que pueda cobrarse rápidamente a todos los clientes y la recaudación de datos tanto
externa (nombre y NIT del cliente) como interna (producto vendido, detalle de ventas, inventarios, etc.) sea en
tiempo real para evitar falta de producto en bodega.
Servicio Se busca que se dé un servicio post compra para obtener el máximo rendimiento y funcionamiento del programa
adquirido con todas sus garantías. Por lo mismo, deberá procurarse un proveedor con suficiente solidez que
maximice su permanencia en el tiempo.
Precio asumible Se requiere de un paquete que incluya una variedad de módulos con diferentes funciones. Al mismo tiempo, se
requiere que el precio de todo el combo sea favorable o de acuerdo a lo presupuestado.
Fácil instalación
Es de suma importancia que el programa sea simple, pero entre más simple la instalación menos robusto es el
sistema. Además, pues puede ser utilizado por todo aquel que sea capacitado para ello.
Facilidad de
trabajo por
módulos
Se requiere un software que trabaje linealmente con otros módulos a fines. Es decir, que se pueda ir comprando
módulo por módulo independientemente en un plazo conveniente y así poder disminuir el impacto del precio a
pagar. De igual forma, que cada módulo esté conectado con el otro de tal modo que cada operación sea registrada
y documentada como corresponde en cada uno de los informes, en resumen obtener una tienda completamente
automatizada en todas sus áreas.
Creación de
backups
Debido a que el historial de cada transacción realizada es muy importante en todas las empresas se requiere que se
puedan realizar backups de la información. Es decir, el poder almacenar los datos obtenidos de transacciones
pasadas. De esta forma, se podrá recurrir a información anterior para no volver a caer en los mismos errores y
proceder a la buena toma de decisiones.
Fuente: Propia, con base en información obtenida de Núñez, Iboy, Esquivel (2010).
29
III.3 Softwares disponibles en el mercado nacional
Dentro de los programas disponibles en el mercado nacional se pueden analizar los
siguientes.
III.3.1 Oracle
Descripción
“Oracle es una solución que permite a las empresas conocer si sus ventas están
creciendo o disminuyendo. De igual forma, proporciona información a los ejecutivos de
productos que se están teniendo rotación y los que no. Asimismo, permite que se
gestione un servicio adecuado con todos los clientes en cada momento en el que se tiene
contacto con el mismo. Se realizan campañas de mercadeo efectivas puesto que se hacen
en el momento preciso y al público oportuno. Además, permite que el cliente se
comunique con la máquina para dar a saber todos los comentarios que desee hacer.
Por otro lado, se integran los departamentos con la finalidad de poder crear reportes
que permitan tener acceso a datos que puedan ser utilizados inteligentemente para tomar
decisiones certeras. De igual manera, permite crear una base de datos que es de utilidad
para revisar datos históricos y determinar si se toma una buena decisión. Por último,
permite que todas las fases se integren y así poder tener un panorama completo para
tomar las decisiones correctas” (Chávez, 2010).
Productos/servicios que ofrece
Ventas
Este producto permite elaborar pronósticos automáticos de las ventas, gestión de las
cuotas y ventas en curso, gestión de las oportunidades y permite integrar office/Outlook.
Esta funcionalidad también hace más fácil la automatización de la fuerza de ventas ya
que permite la clasificación según su potencial y permite una adecuada gestión de la
agenda para tener un orden de prioridades.
30
Servicio
Esta funcionalidad permite tener un contacto directo y correcto con los clientes en
todo momento. Asimismo, mantiene en la base de datos la información de los clientes
para poder contactarlos y ofrecerles los productos que satisfacen sus necesidades y
deseos. De la misma forma, permite detectar los cuellos de botella dentro de los
procesos y ofrece soluciones a los mismos.
Marketing
Esta funcionalidad permite realizar actividades de marketing directas y efectivas al
asegurarse que todos los mensajes lleguen al público objetivo.
Centro de contacto
Permite contactarse con el cliente y satisfacer sus necesidades y deseos de la mejor
forma posible. De igual forma, permite trabajar a todos los usuarios desde cualquier
lugar en donde se encuentren. Por otro lado, permite mejorar el rendimiento de las
llamadas y tener opción a obtener referidos. Por consiguiente, da acceso a reducir el
tiempo de espera por parte de los clientes y dirigirlos al operador adecuado.
Analítica
Esta funcionalidad es la parte de inteligencia de negocios que crea cuadros de mando
interactivos e informes prediseñados y personalizados para tomar mejores decisiones.
Además, está orientada hacia las actividades de ventas, marketing, servicio, por
mencionar algunos.
Integración
Esta funcionalidad es la que permite integrar todos los datos obtenidos en las
anteriores y explotarlas. Esta se conoce como la verdadera inteligencia competitiva
puesto que es fácil de utilizar e integra toda la información que se obtiene.
31
Soluciones sectoriales
Esta funcionalidad permite brindar a los ejecutivos la información acertada y correcta
al mismo tiempo que se orienta hacia la realización de mejores prácticas. Por otro lado,
se realiza a nivel de usuario, al nivel de los datos obtenidos y a nivel de procesos para
poder tener una perspectiva amplia y a la vez concisa.
Demostración de producto
Esta funcionalidad consiste en brindar demostraciones graficas de los productos que
se ofrecen. Es de utilidad para los nuevos usuarios puesto que lo aprenden a utilizar con
mayor rapidez.
Requisitos del sistema
En el siguiente cuadro se muestran los requisitos del sistema para que su
funcionalidad sea la mejor. En él se encuentran todas las especificaciones en cuanto a
qué programas debe tener la computadora para poder obtener todos los beneficios que
anteriormente se exponen. (Chávez, 2010).
Cuadro No. 5
REQUISITOS DEL SISTEMA ORACLE
Requisitos de Sistema do Oracle CRM On Demand
Buscador Microsoft Internet Explorer 7 and 8 Firefox 3.X
Sistema Operativo
Microsoft Windows XP Professional and Home Version
Microsoft Windows Vista Enterprise Edition
Microsoft Windows 7 support is forthcoming
Tarjeta de video
Super VGA (1024x768 resolución) o mayor con colores de alta calidad de al menos 256 colores
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Progamas adicionales de Microsoft Office
Microsoft Office 2003 and 2007 *El soporte para Microsoft Office 2010 se obtendrá posteriormente.
Integración del correo de Outlook
Microsoft Office 2003 and 2007 *El soporte para Microsoft Outlook 2010 se obtendrá posteriormente.
Integración de notas por medio de E-mail
IBM Lotus Notes 7, 7.5, 8.0, y 8.5
Offline On Demand
Microsoft Office 2003 and 2007 * El soporte para Microsoft Office 2010 se obtendrá posteriormente.
PIM Sync
Microsoft Outlook 2003 and 2007 IBM Lotus Notes 7, 7.5, 8.0, and 8.5 * El soporte para Microsoft Outlook 2010 se obtendrá posteriormente.
Otros requisitos
Adobe Flash Player 9
Fuente: Chávez, (2010).
Precios aproximados
Los precios aproximados que ofrecen por las funcionalidades de Oracle se pueden
apreciar de mejor forma en el anexo 1 (Chávez, 2010).
33
Ventajas y desventajas
Cuadro No. 6
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LAS SOLUCIONES ORACLE
VENTAJAS DESVENTAJAS
Permite llevar un control adecuado las
ventas, mercadeo, centro de contacto,
servicio, etc.
Ofrecen servicios de soporte técnico
por los inconvenientes que puedan
surgir.
Ingreso desde cualquier lado en
donde se encuentre la persona a través
de internet.
Integración de todos los
departamentos como uno solo.
Brinda reportes específicos con
información acertada para la buena
toma de decisiones.
Orientación hacia los procesos y su
adecuado funcionamiento.
Compatibilidad de las funcionalidades
de Oracle On Demand.
Gestión del inventario en múltiples
bodegas y control del mismo al
mismo tiempo que crea órdenes de
producción.
Relaciones con el cliente por medio
del sistema de voz.
El incluir todas las aplicaciones
incrementa el precio comparado con
no incluirlas todas.
Los requerimientos son muchos y se
está trabajando para obtener
compatibilidad con Windows 7.
Hay que cancelar una cuota de $75.00
mensuales.
34
Ayuda a tomar decisiones en tiempo
real.
Crea escenarios con los que se pueden
prevenir futuros errores.
Fuente: Oracle, (2010).
III.3.2 SAP
Descripción
“SAP cuenta con dos soluciones adaptables a la PYMES que se dividen de acuerdo al
número de empleados que tiene la empresa y funcionalidad que se le requiere en la
organización. De igual forma, integra a los colaboradores, a los clientes y a los
proveedores para que el flujo de información sea integrado y fácil de comprender. Las
soluciones están creadas de tal manera que se puedan integrar bases de datos de la
empresa, aplicaciones, sistemas operativos y hardware de cualquier otra empresa. Esto
último, se vuelve útil al momento de querer cambiar de proveedor de soluciones en
cuanto el solicitante lo necesite.” (Izaguirre, 2010).
Productos/servicios que ofrece
SAP Business One
“Esta solución está diseñada para empresas con menos de 250 empleados que
requieren un acceso rápido a información del negocio de forma precisa, integral y
completa. Esta versión de la aplicación ofrece lo más básico para que una organización
pueda operar. Entre estas se puede mencionar la contabilidad, elaboración de informes,
logística, automatización de la fuerza de ventas, entre otros. La aplicación SAP Business
One integra todas las funciones empresariales básicas de una empresa puesto que integra
la gestión financiera, las ventas, la gestión de las relaciones con los clientes, e-
commerce, la gestión de inventarios y las operaciones.
35
SAP Business ALL-IN-ONE
Esta es una solución que está diseñada para empresas con más de 250 empleados que
buscan un alto grado de funcionalidad específica para su organización. Este software
está listo para usarse puesto que viene pre-configurado para satisfacer las necesidades de
cualquier PYME debido a que está hecho para adaptarse a las necesidades de la
organización. SAP Business All-in-One ofrece a las organizaciones una sola solución
configurable para ayudarle a gestionar todos los aspectos, desde finanzas, recursos
humanos, aprovisionamiento, inventarios, manufactura, logística, desarrollo de
productos y servicios corporativos, hasta la atención al cliente, ventas y marketing.”
(SAP, 2010).
Precios aproximados
Los precios de las soluciones que ofrece SAP se establecen con base en la
funcionalidad que esta puede dar a la empresa. Debido a que en estas soluciones
incluyen todos los módulos que se pueden necesitar el precio se incrementa
considerablemente. Para estas versiones de software el precio oscila entre los
$9,000.00 - $13,000.00
Es prescindible hacer notar que mientras más opciones de gestión ofrezcan los
software, más será el precio a pagar. (Izaguirre, 2010).
Ventajas y desventajas
En el siguiente cuadro se muestran las ventajas y desventajas que se encontraron en el
software de SAP.
Cuadro No. 7
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LAS SOLUCIONES SAP
VENTAJAS DESVENTAJAS
Se adapta a la organización.
Permite llevar un control adecuado de
El incluir todas las aplicaciones
incrementa el precio comparado con
36
las mercancías, las finanzas,
operaciones, cadena de suministros
entre otras cosas.
Brindan consultoría de las soluciones
empresariales y la implementación de
las mismas a la organización.
Ofrecen servicios de soporte técnico
por los inconvenientes que puedan
surgir.
Ingreso desde cualquier lado en
donde se encuentre la persona a través
de internet.
Integran todos los departamentos de la
organización de forma ordenada y
precisa.
Brinda reportes específicos con
información acertada para la buena
toma de decisiones.
Permite crear escenarios de gestión
para simular acontecimientos.
Orientación hacia los procesos y su
adecuado funcionamiento.
Compatibilidad de los módulos
financieros, operativos, de relaciones
con el cliente, entre otros.
Gestión del inventario en múltiples
bodegas y control del mismo al
mismo tiempo que crea órdenes de
producción.
Relaciones con el cliente.
no incluirlas todas.
Se trabaja en base a licencias y
dependiendo del número de ellas se
establece el precio a pagar.
No se cuentan con servicios de
capacitación al personal sino que se
capacita únicamente a los usuarios
principales.
37
Ayuda a tomar decisiones en tiempo
real.
Fuente: SAP, (2010).
III.3.3 Microsoft Dynamics
Descripción
“Está es una solución que proporciona a los distribuidores las herramientas necesarias
para administrar la entrada y adquisición de pedidos al inventario sofisticado y la
administración de envíos. En cuanto al tiempo de instalación es muy reducido puesto
que no hay necesidad de una personalización complicada ni de proyectos de
implantación interminables. Además, se vende cada módulo por separado y va depender
de las necesidades que la empresa necesite.
De la misma forma, es una solución adaptable a las organizaciones, diseñada para
ayudar a los empleados a tomar decisiones de negocio con confianza o acertadas con
base en la información que se tiene. También, es de fácil adopción por parte del usuario
y disminuye los riesgos de implantar una nueva solución. Las áreas que se cubren son:
los procesos financieros, de inteligencia de negocio y cadena de suministro.” (Rivas,
2010).
Productos/servicios que ofrece
Entre los productos que ofrece esta solución se encuentran el adecuado manejo de los
inventarios de la distribuidora con los que se pueden tener un control de cuantas
unidades se venden mensualmente y así poder abastecerse con la cantidad correcta en el
momento adecuado.
De igual forma, ofrecen alternativas como el pedido por correo, la venta por catálogo
y la venta directa en donde se saltan los canales tradicionales de distribución, lo que en
cierta forma obliga a las compañías a ser creativos y entregar valor a sus clientes en
cuanto se tienen los momentos de verdad.
38
Asimismo, ofrece soluciones financieras, de procesos y de administración de las
relaciones con el cliente (CRM). Por otro lado, la implantación de esta solución permite
que una empresa pueda reducir el costo de las operaciones y mejorar la satisfacción de
los clientes ya que todo se orienta a satisfacer sus necesidades, expectativas y deseos en
el momento precios. (Microsoft, 2010).
Precios aproximados
Los precios de las soluciones que ofrece Microsoft dynamics se establecen con base
en la operatividad que esta puede dar a la empresa. Debido a que en estas soluciones
incluyen algunos módulos y las facilidades que estos ofrecen los precios para estas
versiones de software oscilan entre los Q 24,000.00 – Q 236,000.00 Ver Anexo No. 2
(Rivas, 2010).
Ventajas y desventajas
En el siguiente cuadro se encuentran las ventajas y desventajas que se encontraron
para el software Microsoft Dynamics
Cuadro No. 8
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LAS SOLUCIONES MICROSOFT
VENTAJAS DESVENTAJAS
Fácil de instalar e utilizar.
Programa adecuado a las necesidades
de la organización.
Automatización de los inventarios y
los procesos de compra.
Control por proveedor, casa o líneas
de producto.
Se generan órdenes de compra,
devoluciones, se tienen precios de
venta, costos a la mano.
Se adquiere cada módulo de acuerdo a
las necesidades del negocio lo que no
permite tener un sistema completo.
No se tienen servicios de
capacitación porque es muy fácil de
utilizar.
39
Trabaja con programas de fácil uso
como Word y Excel los cuales pueden
ser aprendidos por cualquier persona
que así lo desee.
Módulos de contabilidad, negocios,
comercio electrónico, soporte técnico
personal en línea, facilidad e
integración a sistemas en línea como
la tarjeta de crédito y otros.
Es amigable con los usuarios puesto
que cualquiera puede utilizarlo.
Se permite el ingreso desde cualquier
parte del mundo en donde se tenga el
servicio de internet y una dirección
pública por medio de la cual se pueda
ingresar.
Integran todos los departamentos de la
organización de forma ordenada y
precisa.
Brinda reportes específicos con
información acertada para la buena
toma de decisiones.
Fuente: Microsoft, (2010).
III.3.4 IBM
Descripción
Esta solución está orientada a satisfacer las necesidades de negocio e infraestructura
que una empresa puede tener. Entre los servicios que ofrece para el negocio se
40
encuentran las soluciones CRM, ERP, SCM, y la Business Intelligence o Inteligencia De
Negocio. Estas soluciones fueron elaboradas para poder dar respuestas a las necesidades
tecnológicas y funcionales de las empresas, optimizando los procesos de acuerdo a los
requisitos de la organización. En cuanto a las soluciones de infraestructura está orientado
a brindar soporte en cuanto a la seguridad, colaboración, continuidad de negocio,
optimización de TI y virtualización. (IBM, 2010).
Productos/servicios que ofrece
Business Intelligence
Esta herramienta permite obtener información relevante, exacta, adecuada lo que
permite tomar mejores decisiones. De igual forma, busca que la empresa explote esa
información y que posea una infraestructura que le permita ser competitiva. Además,
hay una solución para los colaboradores la cual incluye Citrix, IBM, INSA y Oracle.
CRM y IBM y CSS Agresso. De igual forma, va permitir que se puedan tomar mejores
decisiones puesto que se posee una continua vigilancia en el área comercial,
competitiva, tecnológica y del entorno. Asimismo, permite realizar escenarios con datos
seguros y confiables para prevenir errores futuros. Por último, permite que se pueda
alcanzar una ventaja competitiva al mismo tiempo que se integran todas las áreas
importantes del negocio.
Solución CRM
Esta herramienta hace posible un excelente conocimiento de los clientes, así como
sus necesidades, deseos, gustos, preferencias, entre otros. Además, permite identificar,
adquirir, desarrollar y retener a todos aquellos clientes que le son rentables a una
empresa. Por otro lado, permite reducir costos al momento de adquirir clientes por
medio del centro de contactos. Luego, permite aumentar la satisfacción de los clientes
puesto que se conocen cuáles son sus necesidades y expectativas en todo momento.
41
Solución ERP
Esta herramienta está diseñada para poder hacer más eficientes las operaciones de la
organización y así crecer constantemente. Esto se debe a que permite una adecuada
racionalización de los recursos conforme las necesidades de la empresa. De igual forma,
se utiliza para integrar a los departamentos de finanzas, recursos humanos, por
mencionar algunos, con el objeto de organizar procesos, servicios corporativos,
planificar la producción, entre otras cosas.
La planificación de recursos de la empresa puede ayudar a reducir los costos de
operación, facilitar las actividades que se realizan a diario junto a la toma de decisiones
y la planificación estratégica para afinar el rumbo que llevara la empresa. De la misma
manera, se puede incorporar las estrategias del negocio con los objetivos corporativos
para tener coherencia. Asimismo, se reduce el costo de operaciones, se aumenta la
eficiencia, se mejora la productividad y se aumenta la velocidad en el mercado. Por
último, hay un aumento del flujo de información dentro de la empresa con los clientes y
los proveedores.
Solución de SCM
Esta herramienta es la que permite optimizar la cadena de suministros de manera que
se pueda entregar el producto en el lugar correcto, en el momento oportuno y con el
mejor precio posible. Esta solución puede mejorar los costos y el servicio al cliente al
mismo tiempo que se reducen los inventarios y los gastos en almacenaje. Al obtener y
utilizar eficientemente esta solución se pueden disminuir los costos, incrementar la
productividad, aumentar las oportunidades de generación de ingresos y mejorar el
retorno sobre los activos. También, permite optimizar la cadena de suministros hasta
poder crear un balance en el negocio con los clientes, los proveedores y los accionistas.
(IBM, 2010).
Precios aproximados
Los precios aproximados de esta solución oscilan entre: $11,000-$15,000 (IBM,
2010).
42
Ventajas y desventajas
En el siguiente cuadro se encuentran las ventajas y desventajas que se encontraron
para el software de IBM
Cuadro No. 9
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LAS SOLUCIONES IBM
VENTAJAS DESVENTAJAS
Es una solución completa que ofrece
muchas funciones.
Es capaz de acoplarse a la
organización.
Se puede mezclar el programa de
IBM con el de Oracle e incluso el de
SAP.
Módulos de contabilidad, negocios,
comercio electrónico, soporte técnico
personal en línea, facilidad e
integración a sistemas en línea como
la tarjeta de crédito y otros.
Se hace más fácil el ingreso desde
cualquier lugar en donde se tenga
acceso a internet y allí modificar la
base de datos o los archivos de
interés.
Integran todos los departamentos de la
organización de forma organización
de manera que se reducen o eliminan
los costos.
Brinda reportes específicos con
No hay oficinas directas a las que se
puedan acudir en Guatemala.
Es un programa poco conocido por
muchos.
A veces se cree que tiene muchas
funcionalidades que realmente no son
necesarias.
No se brinda asistencia directa al
usuario.
43
información acertada para la buena
toma de decisiones que debe de
realizar la persona encargada del
negocio.
Licencia para varios puntos de venta
en un mismo establecimiento.
Adecuación a diferentes programas
existentes para trabajar con ellos.
Esta posicionado a nivel global
porque tiene presencia en muchos
países del mundo.
Brinda soluciones orientadas a tres
ramas de las PYMES.
Fuente: (IBM, 2010).
III.3.5 Lamdpos RMS
Descripción
Está solución tiene como objetivo principal brindar una buena atención a los clientes
satisfaciendo así sus necesidades y expectativas. De igual forma, está compuesta por
varios módulos que se relacionan entre sí buscando la obtención de una herramienta
completa para tener estadísticas y tomar mejores decisiones estratégicas.
Por otro lado, se tiene acceso a controles operativos y administrativos de compra,
venta, administración de inventarios, administración de precios, programa de fidelidad,
análisis de estadística de ventas, entre otras cosas.
Está herramienta permite la administración eficiente de precios, la impresión de
habladores de góndolas, los kioscos de consultas y la recepción de productos en donde
se hace saber si algún producto ha cambiado de precio sin previo aviso y
automáticamente se imprime una orden de devolución o nota de crédito dependiendo de
los requisitos de la empresa.
44
Por último, tiene la capacidad de correr sin estar conectado al servidor en caso de que
se vaya la energía eléctrica. Esto es bueno para todas aquellas organizaciones que de vez
en cuando sufran apagones por situaciones fuera de su alcance. (Contreras, 2010).
Productos/servicios que ofrece
Esta solución se conecta por medio de internet con los bancos para que dentro del
negocio se puedan permitir el pago de la cuenta con cheques y tarjetas de crédito que
verifican inmediatamente la disponibilidad de efectivo en la cuenta del tarjetahabiente o
de sus cheques.
Se tiene un backoffice por medio del cual se administran todas las operaciones del
negocio. Asimismo, se puede determinar en el momento cuanto ha vendido cada cajero y
si está siendo eficiente o pierde mucho el tiempo en otras actividades.
Por otro lado, se tiene la opción de imprimir los habladores de góndola con los
precios por unidad, por media docena y por docena dependiendo de la política que
manejen los empresarios. (Contreras, 2010).
Precios aproximados
El precio por el servicio de Lamdpos, que incluye la cotización de una licencia básica
para cuatro puntos de venta y los servicios de instalación del servidor es de $6,000.00.
Para ver la información más detallada ver Anexo 3 (Lamdpos, 2010).
Ventajas y desventajas
En el cuadro siguiente se detallan las ventajas y desventajas que muestra el software
Lamdpos.
45
Cuadro No. 10
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LAS SOLUCIONES LAMDPOS
VENTAJAS DESVENTAJAS
Amplia funcionalidad probada y
certificada.
Base instalada de clientes satisfechos.
Mejora continua de la solución.
Fácil implantación y uso.
Confiabilidad, robustez, simplicidad,
integridad y seguridad.
Reducción de costos de
licenciamiento.
Reducción de costos generados por
fallas.
Reducción de costos en requerimiento
de hardware.
Reducción de costos en
mantenimiento y soporte.
Tecnología utilizada con amplia
documentación y soporte.
Facilidad de integración con todos los
sistemas de información de la
empresa cubriendo todas las áreas
funcionales como ventas, compras,
inventarios, distribución,
abastecimiento, clientes y
proveedores.
La creación de backups se realiza
automáticamente y basta con conectar
Hay que realizar actualizaciones
constantemente.
No posee un módulo que sea del área
de finanzas sino que debe de
adquirirse uno aparte para que se
incorpore con el mismo.
El servidor puede fallar por falta de
energía.
Las actualizaciones no están probadas
con todo el hardware que se tiene.
Esto se debe a que al momento de
tener una computadora se codifica con
cierto equipo, los cambios deben de
ser hechos con el resto de equipo.
46
un USB para extraer la información.
Se dispone de un manual del usuario
para que pueda ser fácil de utilizar en
caso de no estar el supervisor cerca.
Esto es un manual para el operador,
otro para el supervisor y otro para
cada uno de los usuarios.
Contraseñas de acceso por cuestiones
de seguridad.
Diferentes aplicaciones dentro del
mismo programa, así como la
administración, la consulta de precios,
el de recepción, entre otros.
Fuente: Lamdpos, (2010).
III.3.6 AASASOFT IT
Descripción
Los sistemas AASASOFT, de origen mexicano, son programas utilizados para
controlar, operar y administrar fácilmente un negocio. Utilizando los sistemas
AASASOFT logrará eficiencia en tiempo y recursos que se podrán utilizar para impulsar
el crecimiento del negocio. (González, 2010).
Productos/servicios que ofrece
Paquete de Negocios (BACKOFFICE)
Gonzales, 2010 menciona que los módulos del paquete de negocios y punto de venta
están enfocados en automatizar todos los procesos de la empresa, desde la compra de los
productos e insumos, su control de inventarios, la venta y facturación, cobros y pagos
hasta el control de chequeras y contabilidad, proveyendo de toda la información
47
necesaria para la buena toma de decisiones y la mejoría de los controles dentro de la
empresa. De acuerdo a la información proporcionada por González (2010) los módulos
del paquete de negocios y punto de venta se detallan en la figura No. 3:
Figura No. 3
MÓDULOS DEL PAQUETE DE NEGOCIOS Y DE PUNTO DE VENTA
Fuente: Propia, (2010).
Precios aproximados
Los precios de este software que incluye el módulo de negocios, el de punto de venta
y la licencia a tres puntos de venta es de $11,030.00.
Para ver la cotización detalladamente ver Anexo No.4 (González, 2010).
48
Ventajas y desventajas
Cuadro No. 11
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LAS SOLUCIONES ASSASOFT
VENTAJAS DESVENTAJAS
Automatización y eficiencia de los
procesos: Control sobre todos los
procesos internos de la empresa y la
mejora de la experiencia del cliente.
Optimización de los recursos tanto de
tiempo como dinero.
Permite la colaboración entre
diferentes áreas de la empresa.
Se minimizan los errores de
operación.
Se tiene acceso a la información de
forma inmediata, a través de reportes
exactos para el análisis de datos
históricos y la toma de decisiones.
Se manejan códigos para todo tipo de
productos y se pueden crear nuevos
para aquellos que no se tengan.
Reducción generalizada de costos.
Explotar la información, óptimas
decisiones de negocio.
Mejorar y evaluar el desempeño de
sus colaboradores.
Acelerar sus procesos y ofrecer un
mejor servicio al cliente.
Sistema extranjero con poco soporte
en Guatemala.
Poco conocido por las personas que
disponen de un software.
Capacitaciones pagadas
Alto costo de implementación como
puede observarse en la cotización
arriba.
No se tienen manuales para aprender a
utilizar el programa.
El soporte técnico se hace por medio
de internet. Al momento de que no se
pueda poseer internet porque se inflan
los gastos se hace imposible el
soporte.
La licencia se vende únicamente por
computadora y al momento de realizar
la visita el operador tuvo muchos
problemas para hacer que funcione la
versión del software que traía.
La base de datos tiene que ser hecha
por el adquiriente lo que atrasa el
tiempo de adquisición.
49
Facilitar el aprendizaje con
capacitaciones multimedia.
Infraestructura fácil de utilizar por
medio de los usuarios.
La base de datos está programada para
hacer sus actualizaciones por medio
de internet. Asimismo, se utiliza el
sistema operativo de Linux para
prevenir que se le metan los virus o
otros intrusos.
Se guardan la información cada cierto
tiempo en un espacio en línea para
prevenir que se pierda la información.
Fuente: Aasasoft, (2010).
III.3.7 Otros
Terium Technologies S.A.
Descripción
Esta solución consiste en administrar los puntos principales de un negocio como lo
son las compras, los inventarios, las ventas, los puntos de ventas, entre otros. De igual
forma, incluye los módulos de recursos humanos el permite administrar de buena forma
la manera en cómo se realizan los pagos a los colaboradores. Por otro lado, está el
modulo de ERP que incluye la función contable, administrativa y de producción.
Productos/servicios que ofrece
El paquete de negocios de Terium Technologies incluye los módulos de recursos
humanos el permite administrar de buena forma la manera en cómo se realizan los pagos
a los colaboradores. Por otro lado, está el modulo de ERP que incluye la función
contable, administrativa y de producción.
50
Precios aproximados
Los precios aproximados de la licencia y el equipo necesario se pueden apreciar de
mejor forma en el Anexo No. 2
Ventajas y desventajas
A continuación, se presenta un cuadro de ventajas y desventajas que presenta la
solución de Terium Technologies.
Cuadro No. 12
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA SOLUCIÓN TERIUM TECHNOLOGIES
VENTAJAS DESVENTAJAS
Software hecho a la medida
Reducción generalizada de costos.
Explotar la información, óptimas
decisiones de negocio.
Mejorar y evaluar el desempeño de
sus colaboradores, así como el control
del pago de los mismos.
Acelerar sus procesos y ofrecer un
mejor servicio al cliente.
Facilitar el aprendizaje con
capacitaciones multimedia.
Sistema elaborado por un
programador.
No tiene respaldo de una empresa
sino que es una persona individual.
Poco conocido por las personas que
disponen de un software.
Capacitaciones nulas.
Cuando el negocio crece el programa
ya no sirve.
Errores frecuentes puesto que no se
han probado las soluciones.
No se tienen actualizaciones con base
a los cambios que surgen en el
mercado.
Puede ser imitado fácilmente porque
no se distingue uno del otro.
51
Los usuarios no poseen un manual
con el cual puedan avocarse para
saber operar el programa.
No se crean archivos de seguridad del
servidor por fallas.
Hay riesgo de que otro programador
pueda acceder al mismo.
La creación de la base de clientes es
deficiente.
Los cambios de precios que se le
hacen al producto deben ser
programados con anticipación.
El tiempo de respuesta es lento.
Esta elaborado en base a prueba y
error por lo que no se sabe si falla
ante ciertas circunstancias.
Fuente: Rivas, (2010).
Microtec, S.A.
Descripción
Esta solución es un software en español que tiene 24 años en el mercado y presencia
a nivel mundial. Las áreas que cubre son las de punto de venta o la caja, los inventarios
valorizados, los controles de stocks, las recetas y costeos en caso de ser un restaurante o
una empresa de transformación de mercancías. Además, hay un módulo para controlar
las bodegas y los almacenes, uno para datos históricos de costos, precios e inventarios,
otro que sirve para elaborar reportes de todo tipo, uno para el control de la caja, uno para
el control de presencia entre otros.
Por otro lado, también vende otros productos a fines como lo son las computadoras,
impresoras térmicas y de ticket. Asimismo, venden pantallas de tacto, gavetas de dinero
52
con sus llaves y cables completos, lectores de código de barras, lectores de huella,
agendas e impresoras de código de barras. De igual manera, se vende un dispositivo para
controlar ingresos y egresos del personal.
Productos/servicios que ofrece
Software administrativo
Esta herramienta permite tener una pantalla táctil y seleccionar los productos que se
adquieren por medio del tacto. Está elaborada para poder seleccionar los bienes de
manera directa y para aquellas empresas que usen pocos productos.
Control de presencia
Esta herramienta permite que se tenga un control exacto de los ingresos y egresos del
personal dentro de la tienda. Además, funciona a base de huella digital y código personal
por lo que es preciso y exacto (Microtec, S.A. 2010).
Precios aproximados
Los precios de esta solución completa son: $14,000 (Microtec, S.A. 2010).
Ventajas y desventajas
A continuación, se presenta un cuadro de ventajas y desventajas que presenta la
solución de Microtec, S.A.
Cuadro No. 13
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA SOLUCIÓN MICROTEC, S.A.
VENTAJAS DESVENTAJAS
Es táctil y las personas pueden guiarse
por la fotografía del producto.
Es amigable con el usuario.
La presencia de marca que tiene la
Se aplica más a empresas de
alimentos porque hay empresas
detallistas que venden muchos
productos y no cabría en la pantalla.
53
empresa en el mercado guatemalteco.
Cubre las áreas de finanzas,
operaciones, entre otros.
Permite controlar los stocks en
bodega y en los almacenes para no
realizar sobrestocks.
Amplia gama de tipos de soporte para
escoger la que más se adecue a la
organización.
Reducción de stocks y conocimiento
de la demanda.
Realizan las bases de datos y las
instalan ellos mismos en un periodo
de 3 meses.
Indican el cronograma de
implementación para que el
adquiriente esté enterado en que etapa
del proceso se encuentran.
Los operarios del sistema realizan
todo el procedimiento de puesta en
marcha rápidamente.
Es un software español por lo que no
tiene disponibilidad a otros idiomas.
Lleva 24 años en Guatemala pero
únicamente 13 años de trabajar en
programas.
Fuente: Microtec, S.A. (2010).
LDCOM
Descripción
Logical Data es una solución comercial de punto de venta que permite una adecuada
gestión de los departamentos de mercadeo, operaciones, finanzas, por mencionar
algunos. Asimismo, maneja las promociones, los descuentos, los resultados y los
programas de lealtad. Por otro lado, está probado ante las fallas por lo que asegura que
se tenga una adecuada facturación. De igual manera, permite tener un inventario con
54
máximos y mínimos que le permiten tener poco efectivo en caja para invertir en nuevas
adquisiciones.
Por otro lado, esta solución incorpora múltiples monedas con la finalidad de poder ser
utilizado en cualquier país. Además, se cuenta con la opción de cliente frecuente o
monedero electrónico integrado con el que se pueden dar descuentos y promociones a
los clientes o darle la opción de que acumule efectivo para poder ser utilizado
posteriormente. De igual forma, es una opción confiable puesto que cada usuario tiene
su contraseña y se le asignan funciones con el objeto de prevenir que manipule datos que
no le corresponden (LDCOM, 2010).
Productos/servicios que ofrece
Gerencia Virtual
Esta herramienta es la que se instala en las oficinas centrales de la organización para
poder administrar la aplicación. Este módulo permite que los directores trabajen desde el
lugar donde se encuentren en los precios, los descuentos, los planes de lealtad, la
supervisión de las sucursales y la revisión de las estadísticas importantes. De igual
manera, está hecha para que se acople a la organización y así continuar operando con
facilidad.
Punto de venta
Esta herramienta permite que el cajero y el cliente siempre tengan visible el precio
del producto que están adquiriendo. Además, hay unas teclas de acceso rápido, que se
pueden configurar de acuerdo a cada usuario del mismo. También, se hace
imprescindible la combinación de formas de pago en caso de que los clientes no puedan
pagar en efectivo pueden pagar con tarjeta. En el caso de que no le alcance el efectivo
puede pagar la mitad con cada método de pago. Debido a que la información está
centralizada se puede aceptar devoluciones de otras sucursales. Asimismo, se pueden
hacer impresiones de certificados de regalo sin precio, un programa de lealtad para los
clientes frecuentes y un cierre de caja detallado para determinar si falta dinero.
55
Centro de distribución
Esta herramienta es diferente a la normal puesto que para una distribuidora que da
crédito es importante tener datos como nombre del cliente, limite de crédito, saldos, días
de crédito, descuento asociado, lista de precios del cliente y el vendedor/cobrador que lo
debe atender para hacerlo más personalizado.
Inventarios
Esta herramienta permite tener el inventario al día, conociendo cuales son las
existencias del producto y las rotaciones del producto. De igual forma, se tienen
estadísticas de ventas por producto, la disponibilidad, los costos, entre otras cosas. Por
otro lado, permite saber si hay faltantes y así determinar si se lo están robando. Para
realizar la verificación de los inventarios pueden hacerse desde una agenda electrónica.
Compras
Esta herramienta permite tomar las existencias de todas las tiendas y permite al
encargado realizar las compras necesarias para volverse a abastecer. De igual forma, el
usuario tiene presente los promedios de venta, los inventarios de seguridad y el
almacenamiento disponibles en las bodegas. Por otro lado, permite manejar listas de
precios de varios proveedores y poder escoger de forma automática la mejor opción de
compra (LDCOM, 2010).
Precios aproximados
Esta solución tiene un precio de $9,500.00 (LDCOM, 2010).
Ventajas y desventajas
A continuación, se presenta un cuadro de ventajas y desventajas que presenta la
solución de LDCOM.
56
Cuadro No. 14
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA SOLUCIÓN LDCOM
VENTAJAS DESVENTAJAS
Ofrecen demostraciones antes de
realizar la compra.
Se ofrecen módulos de punto de
venta, inventarios, financiero,
contable, inteligencia de negocios,
entre otros.
Es una empresa que integra varias
sucursales y permite tener todos los
datos estadísticos en línea y
actualizados para tomar decisiones.
Se han realizado pruebas del producto
de tal forma que está libre de errores.
Se tiene el centro de soporte técnico
que asiste las horas laborales.
Se posee un módulo que permite
adquirir, incrementar y retener la
lealtad del cliente.
Se entrelazan los módulos para
obtener mejores resultados.
Marca poco conocida y promocionada
en el mercado.
No se tiene un manual del usuario
para que se aprenda con mayor
facilidad.
Las capacitaciones son por cuenta del
adquiriente.
Fuente: LDCOM, (2010).
Diamante
Descripción
Esta solución llamada diamante fue diseñada con el propósito de ayudar a administrar
las áreas principales de un negocio. Cada operario ingresa la información de su área de
trabajo y el sistema automáticamente almacena la información y la representa de forma
57
gráfica y estadística. Los módulos que maneja esta solución son contabilidad, bancos,
pagos, cuentas por pagar, iva compras, iva ventas, inventarios, facturación, cuentas por
cobrar, pedidos, compras, producción, proyectos, activos fijos, planilla, comisiones,
entre otros. (Diamante, 2010).
Productos/servicios que ofrece
Contabilidad
Esta herramienta está diseñada con el propósito de tener reportes exactos y verídicos
al momento de querer tomar decisiones. Es de gran utilidad para aquellas personas que
desean mantener al día las cuentas y los balances pues registra todas las transacciones
que se realizan diariamente. De igual forma, permite crear reportes y buscar
específicamente los cambios realizados en un periodo de tiempo específico. Además,
ayuda a tomar mejores decisiones teniendo los números o índices económicos más
importantes.
Bancos
Esta herramienta permite tener un control sobre las cuentas bancarias de la
organización en los diferentes bancos. Asimismo, informa a los altos mandos de donde
proviene el dinero y las transacciones realizadas posteriormente con el mismo. De la
misma manera, permite girar cheques, notas de débito y verificar depósitos.
Pagos
La herramienta de pagos permite realizar y controlar los pagos necesarios de la
organización hacia terceros. Es de gran utilidad para determinar los movimientos que se
le están dando al dinero y porqué razones se está haciendo. Al realizar los cheques
automáticamente queda cancelada la cuenta por pagar y se resalta en un color rojo para
que el usuario esté al tanto de esto. De igual forma, se pueden realizar los libros de
ventas y compras que fueron previamente autorizados por la SAT.
58
Activos Fijos
Esta herramienta se utiliza para mantener el control de los activos fijos de la
organización. Este módulo está diseñado para realizar las depreciaciones de las
adquisiciones automáticamente, optimizando el tiempo de los altos mandos a tomar
decisiones que agreguen valor a la empresa. Asimismo, permite determinar las
depreciaciones del valor en libros de los activos y su vida útil. En Guatemala es de suma
importancia conocer esta información puesto que puede ser utilizada como escudo fiscal
y así pagar menos impuestos legalmente.
Inventarios
Esta herramienta está diseñada para manejar inventarios en múltiples bodegas y con
ellos ser eficientes operativamente. Además, permite reducir robos y pérdidas puesto que
almacena información acerca de las cantidades que se tienen, la ubicación de las
mercancías y la rotación de las mismas. De igual forma, el sistema maneja un kardex por
producto y con su costo propio puesto que al momento de querer realizar ofertas es
necesario saber estos datos para no tener pérdidas.
Facturación
Esta herramienta permite conocer la cantidad que se está facturando en un peróodo de
tiempo específico. Está certificado por medio de la SAT por lo que no se debe realizar
dos veces la misma tarea de ingreso de facturas. Las ventas están directamente ligadas a
la facturación por lo que los inventarios están siendo descontados al mismo tiempo en
que se cobra. Este módulo permite conocer cuáles son las ventas por vendedor, por
bodega, por región, por mencionar algunos, al mismo tiempo que indica las comisiones
correspondientes a cada representante de ventas.
Producción
Esta herramienta se utiliza para empresas que transformen las materias primas en
productos terminados. Por consiguiente, permite conocer los costos del proceso de
producción lo que permite conocer si los costos están siendo cubiertos o no. Asimismo,
59
se tiene un control de ingresos y egresos de materia prima para saber si los procesos
están siendo eficientes. Por otro lado, calcula los gastos en los que se incurren dentro de
la producción, permitiendo determinar un margen que cubra los mismos y obtener
rentabilidad por la venta de cada producto.
Proyectos
La herramienta de proyectos fue elaborada precisamente para ver a la empresa como
un todo. Por lo tanto, se tiene una visión general de la organización y en base a ello se
toman las decisiones que definen el rumbo de la empresa. También, permite que los
costos y las operaciones sean controlados eficientemente facilitando la toma de
decisiones correspondiente (Diamante, 2010).
Precios aproximados
Los precios aproximados por la adquisición de la licencia de Diamante se encuentran
entre $5,000.00 - $14,975.00 dependiendo de los módulos que se adquieran.
Ventajas y desventajas
A continuación, se presenta un cuadro de ventajas y desventajas que presenta la
solución de Diamante
Cuadro No. 15
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA SOLUCIÓN DIAMANTE
VENTAJAS DESVENTAJAS
Ofrecen demostraciones antes de
realizar la compra.
Los módulos que ofrece son,
contabilidad, inventarios, ventas,
cuentas por cobrar, cuentas por pagar,
proveedores, entre otros.
Proporcionan información en forma
Marca poco conocida y promocionada
en el mercado.
En algunos casos presenta errores.
No permite manejar las ofertas que se
tienen.
No menciona nada acerca del servidor
donde se almacena la información.
60
de gráficas e ilustraciones para poder
entenderlas fácilmente.
Mantiene todos los módulos
conectados y actualizados. Se puede
elaborar una búsqueda rápida de
cambios o movimientos.
Permite determinar el saldo en
bancos, los flujos de efectivo, los
estados de cuenta, por mencionar
algunos.
Es fácil controlar una cuenta, generar
cheques, calcular la retención de
Impuesto Sobre la Renta, reportar los
pagos y emitir las notas de crédito y
débito correspondientes al momento
de cancelar una factura.
Permite manejar inventarios en varios
lugares físicos.
Registra información acerca de la
ubicación de productos.
Emite reportes de ventas y compras
comparando con los inventarios
existentes y ahorrando costos en los
almacenamientos.
Se tiene un control preciso de las
facturas canceladas al contado y los
clientes que han solicitado crédito.
El sistema permite realizar
devoluciones de productos.
Se puede cobrar con varios tipos de
No dice si se conecta por medio de
internet o una red interna.
No se tiene un programa de lealtad
con los clientes, ni emite certificados
de regalo, certificados de premios, etc.
No almacena la información del
cliente por lo que no permite crear
relaciones interpersonales con el
mismo para determinar sus gustos y
preferencias.
No se menciona si los altos directivos
pueden supervisar a los vendedores ni
si se les paga las comisiones de
acuerdo a lo cobrado o a lo vendido.
61
moneda puesto que las empresas que
importan deben protegerse ante los
tipos de cambio en los países de
destino.
Está certificado por la SAT por lo que
los reportes, los libros, entre otros
pueden ser emitidos tal y como los
elabora el sistema y así ahorrar
tiempo y costos de elaboración de
estos informes.
Fuente: Diamante, (2010).
III.4 ¿Cuál es el que más le conviene a “La Belloteca”?
Ahora que ya se posee una descripción de cada uno de los softwares encontrados y
seleccionados de acuerdo a los requerimientos definidos con anterioridad, los
productos/servicios que ofrecen, los precios aproximados y las ventajas y desventajas se
puede proceder a seleccionar una solución para “La Belloteca”. Tomando en cuenta los
antecedentes de la organización y las problemáticas que han tenido que enfrentar como
lo son la falta de control de inventarios, de ventas, compras, logística, por mencionar
algunos se propone seleccionar el software de IBM.
Éste es un software que provee control a “La Belloteca” puesto que le permite
organizar y vigilar las actividades principales de la empresa. De igual forma,
proporciona exactitud a la hora de tomar decisiones puesto que elabora reportes
utilizando el módulo de inteligencia de negocios en donde se tiene una constante
vigilancia comercial, competitiva, del entorno y de las tecnologías disponibles.
Asimismo, permite estar al tanto de lo que hacen los competidores y no ser reactivo sino
proactivo.
La facilidad de trabajar por módulos también se da puesto que en los tres productos
que ofrece integra todos los departamentos de la organización. De igual manera, cada
62
uno de los módulos está conectado con el otro y esto permite que la información esté
presente en tiempo real. De esta forma, los altos mandos de “La Belloteca” pueden crear
esos escenarios que le permitan ser los pioneros en la implementación de procesos,
tecnologías u otras herramientas orientadas a la consecución de la ventaja competitiva.
También, se tendrá la opción de crear los backups puesto que para elaborar escenarios
se hace necesario tener información del pasado. No obstante, puesto que la información
se va actualizando se recomienda elaborar uno semanal si es posible e incluso uno diario
para tener guardados los reportes de las transacciones realizadas.
El programa también cuenta con un módulo para emitir reportes y analizar
estadísticas, lo que va a permitir que “La Belloteca” entienda la información que está
recibiendo y pueda emitir decisiones certeras con base en ella. En cuanto a los métodos
de pago, el sistema acepta realizar pagos por lo que la empresa únicamente debe
contactar con Visa o Credomatic para que ellos le brinden el servicio de pago con
tarjeta. De esta manera pueden recaudar mayores ingresos y los clientes se sentirán
cómodos comprando en el establecimiento.
El sistema no requiere programas adicionales puesto que ellos mismos venden el
equipo necesario para comenzar a operar. Aunado a lo anterior, ellos brindan la
seguridad del equipo que están vendiendo ya que están diseñados especialmente para
funcionar con el software. De igual forma, es una herramienta que permite que los
usuarios cobren de forma rápida y puedan recabar información importante para la
organización. Entre ellas, el NIT (número de identificación tributaria), nombre, número
de teléfono, gustos y preferencias, productos adquiridos, etc. El centro de servicio que
proporciona esta empresa va a permitir que los colaborares (en este caso representando a
“La Belloteca”) llamen a los consumidores para determinar su satisfacción con el
producto y lograr obtener referidos por los clientes satisfechos.
Al adquirir un software “La Belloteca” ya no tendrá que preocuparse de la cantidad
de productos que tenga ya que el sistema no tiene límite de productos. De igual forma,
será necesario hacer un único inventario al inicio y verificarlo posteriormente por
motivos de seguridad. De la misma forma, no se tendrán problemas con los productos
63
vencidos puesto que el inventario mostrará en las estadísticas si aun hay unidades que no
han sido vendidas. De igual manera, los precios estarán actualizados y los clientes ya no
tendrán preferencia sobre ninguna persona, debido a que todos van a estar en la
capacidad de satisfacer las necesidades del cliente.
Además, el módulo de inteligencia de negocios va a permitir que “La Belloteca”
pueda ser la pionera en su rama y competir arduamente con la competencia. De igual
forma, que los márgenes sean exactos y no haya lugar a manipulaciones por medio del
personal operativo de la organización. Por consiguiente, se ahorrarán mucho dinero
puesto que ya no tendrán que realizar inversiones en controles rigurosos. Además, no se
tendrá personal sin ocupación puesto que se va a hacer eficiente el proceso de
contratación y selección en busca de la optimización de los recursos con los que se
cuenta.
Los programas también son de mucha utilidad para administrar las relaciones con los
clientes. Con la información que se va almacenar acerca de los clientes se puede crear
una estrategia de negocio que busca mejorar la rentabilidad, los ingresos y la
satisfacción del cliente. Lo anterior se realiza aprendiendo más sobre las necesidades y
comportamientos de los clientes para lograr agregarles valor a éstos. Además, se podrá
definir los tipos de compradores que van a recurrir a la organización. Con esta
información se va determinar qué tendencias de compra existen. Es decir, si se muestra
que los que compran pañales adquieren productos de cuidado personal los empleados
van a poder ofrecer este producto y la probabilidad de compra será mayor. De esta
manera, se pueden armar combos o paquetes de productos que sean complementarios.
Es de mucha utilidad contar con un sistema de información; por lo que al adquirirlo,
La Belloteca tendrá la oportunidad de incrementar el volumen de sus ventas. Para
lograrlo debe de ofrecer los mejores precios, productos de calidad y diferenciados de la
competencia. En el caso de que fuera muy intensa la competencia debe lograr encontrar
un diferenciador que satisfaga a los consumidores. Asimismo, debe de esforzarse en
incrementar y mejorar el nivel de servicio a los clientes, buscando la tecnología que
64
permita atenderlos de la mejor forma y lo antes posible para satisfacer sus necesidades y
deseos al máximo.
Este programa tiene un amplio respaldo a nivel mundial proporcionando a “La
Belloteca” la seguridad de que sus datos van a ser privados y no serán divulgados a
terceros. De igual manera, es amigable con los altos directivos de la organización puesto
que permite crear escenarios para orientar de mejor forma a la empresa. Además, es fácil
de utilizar para los operadores puesto que se les da una capacitación para que puedan
utilizarlo óptimamente. Posteriormente, se dan capacitaciones al inicio mientras los
operadores llegan a conocer las funciones que posee.
En vísperas de obtener un buen resultado antes de implementar un sistema de
información se hace necesario que la Dirección General de la empresa colabore y se
integre al proyecto, lo que implica que no se trata de un proyecto del departamento de
sistemas sino un esfuerzo institucional. Los pasos a seguir para lograr una adecuada
implantación del programa se detallan a continuación.
Cuadro No. 16
PASOS A SEGUIR DURANTE LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA
FASES INSTRUCCIONES
1
Dar un panorama general del proceso y
describir varios casos. En esta etapa se
realiza un análisis organizacional para
detectar cuáles son los puntos positivos y
los negativos y cómo maximizarlos o
minimizarlos.
2
Llevar a cabo una lluvia de ideas para que
los integrantes de la organización se
involucren. En esta etapa se trabaja la
estandarización de los procesos, cuyo
objeto es simplificar las tareas que se
65
realizan.
3
Al determinar las necesidades de la
organización se procede con la compra, la
instalación del equipo y el programa.
Posteriormente, la configuración del
sistema de información y se hace una
capacitación general.
4
Se introducen los códigos de barra de los
productos al sistema junto con su
descripción, costo, precio, cantidad, entre
otros.
5
Se capacita a los directivos para que
comprendan los reportes y emitan sus
últimas consultas. Además, que
interpreten los datos obtenidos para
realizar comparaciones con datos
anteriores y determinar si se están
cumpliendo los objetivos establecidos.
Fuente: Propia, (2011).
La implementación del sistema se debe hacer progresivamente durante seis meses
como se puede ver en el cronograma de implementación. Se comienza por la adquisición
del equipo necesario a implementar para el adecuado funcionamiento del software en el
punto de venta, posteriormente se designa un lugar en donde pueda ser ubicado el equipo
sin alterar el ambiente visual de los clientes. Se busca tener acceso a él desde cualquier
punto del local comercial, disminuyendo así cualquier demora por imperfecciones en el
sistema, pero sobretodo teniendo en cuenta que debe ser un lugar seguro. Para el
adecuado funcionamiento del sistema en “La Belloteca” necesitan una computadora que
tomará la función de servidor, en el cual se instalará el sistema. En él se crea una base de
datos cuyo fin es organizar y almacenar la información para que las terminales puedan
acceder a ellos al realizar los cobros.
66
El tiempo necesario para llevar a cabo la instalación del equipo que se va a utilizar es
de seis meses como se puede apreciar en el cronograma del cuadro No. 17. Para efectos
de este proyecto se supone que se empieza desde enero hasta junio. Durante ese tiempo
se procede a ubicar el equipo y a instalar las aplicaciones que sean necesarias para
comenzar a operar. Debido a que las bodegas de “La Belloteca” no se encuentran
aunadas al local comercial, se requiere de mucho tiempo para conectar ambos equipos a
la misma red y tener información acertada y actualizada en el momento que se requiere.
Esto se realiza por medio de una ip pública la cual es asignada por el proveedor de
Internet para tener acceso al equipo de la bodega desde cualquier otro punto en donde se
tenga acceso a Internet. En este caso se ingresa únicamente desde el local comercial en
donde se requiere estar conectado con la bodega para la recepción de la mercadería.
Cuadro No. 17
CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN
Fuente: Propia, (2010).
Dependiendo de la cantidad de productos que se tenga, se necesitan
aproximadamente dos meses para introducir todos los códigos de barra de los productos
al sistema y esto se realiza por medio de un módulo del sistema llamado Backoffice. En
la capacitación se explica al usuario cada una de las funciones que se debe ingresar y se
le da la oportunidad de ingresar cinco productos diferentes para verificar si se han
entendido las instrucciones. No obstante, se les entrega un manual a los operarios con el
Validación de reportes y consultas
Análisis de resultados
ACTIVIDADES
Configuración del programa
Capacitación básica general
Carga de datos
Capacitación operativa
Capacitación final
JUNIO
Análisis organizacional
Estandarización de procedimientos
Instalación del equipo
Instalación del software
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO
67
objeto de solucionar cualquier duda que quede sin resolver. Los puntos básicos que el
operador debe aprender en la capacitación son: cobro de productos, anulación de
productos, devolución de dinero, retiros de efectivo, cobros con tarjeta de crédito, cobros
con dólares, pagos con efectivo, tarjeta, cheque, dólares y debe aprenderse los códigos
de los productos que no tengan un código de barra.
El módulo de ingreso y egreso de mercaderías es en el que deben hacer énfasis puesto
que los operarios aprenden a introducir los códigos de forma correcta. También, se debe
de aprender a ingresar sus descripciones junto con la empresa proveedora con los
nombres, cantidades, costos y precios de los productos que se recibirán. Posteriormente,
se debe realizar un inventario físico de mercaderías en el que pueden aprovechar para
organizar de forma específica. Además, se establecen conforme las ventas un máximo y
un mínimo de abastecimiento según la temporada para ayudar a reducir los inventarios y
optimizar los recursos al máximo. De la misma forma, el sistema detectará cuándo el
proveedor realiza un cambio de precio sin haber avisado previamente, imprimiendo
inmediatamente una nota de crédito en concepto de reembolso o devolución de
mercancías.
Por otro lado, hay que capacitar al que se va encargar de verificar que los cajeros
cuadren las ventas con el dinero disponible en caja. Esto se realiza por medio del corte
de cajero y el corte de caja. Estas funciones son necesarias para saber si los cobradores
están entregando las cuentas cabales o si hay faltantes o sobrantes de dinero. De igual
forma, el supervisor debe estar al tanto de las anulaciones, devoluciones de efectivo,
retiros de efectivo entre otros; puesto que él debe tener un usuario y contraseña que le
permita realizar dicha operación y así cuadrar todas las operaciones realizadas.
Sin embargo, la razón de ser de un software es integrar a toda la organización en las
diferentes áreas ya sea de ventas, entregas, pagos, inventarios, recursos humanos,
finanzas, mercadeo, operaciones u otras. Esto va facilitar englobar a toda la empresa en
conjunto y determinar día a día si las operaciones se están realizando como deben de ser
o si es necesario realizar acciones correctivas. Además, por medio de la automatización
de los procesos operativos se pueden lograr ventajas competitivas sostenibles.
68
En el siguiente cuadro se muestra cómo se encuentra La Belloteca antes de adoptar el
sistema de información. Los datos utilizados en los cuadros están representados en
quetzales. Debido a que aún no se ha adquirido el sistema de información se tiene una
inversión inicial de Q 1,500,000.00 conformada por el mobiliario y equipo, capital de
trabajo, vehículos, los alquileres que debe pagar, entre otras cosas.
Cuadro No. 18
ESCENARIO PRE-IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
Fuente: Propia, (2011).
Actualmente la empresa trabaja con un margen bruto del 30% sobre las ventas; sin
embargo, en éste cuadro se puede ver que únicamente se reporta el 20% sobre las ventas.
Esto se debe a los cobros a precios inferiores que realizan los cajeros por equivocación,
mala memoria o favoritismo a los clientes frecuentes. Además, se puede ver que el
retorno obtenido es de 9%, debajo de la tasa de descuento del 15%. De igual manera, los
gastos generales ascienden a Q 700,000.00 representados por las pérdidas en los
inventarios y robos que deben asumirse por el mal manejo de los mismos. Por otro lado,
se tienen muchos trabajadores que no realizan nada y gastos administrativos
descontrolados.
69
Sin embargo, el impacto de la adquisición de un sistema de información dentro del
Departamento Financiero sería como se muestra en el cuadro siguiente. Debido a que
ahora se tiene el monto de inversión del sistema de información y del equipo de computo
que se va a utilizar para la instalación; la inversión inicial requerida ya no es de
Q. 1,500,000.00 sino que pasa a ser Q. 1,650,000.00 en cifras expresadas en quetzales.
Los gastos han incrementado un 5% ya que se debe cancelar a los empleados que
manejan el sistema.
Cuadro No. 19
ESCENARIO POST-IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
Fuente: Propia, (2011)
En el cuadro anterior se puede apreciar que después de la implementación del sistema
de información el margen bruto es del 30%, 10% más que el no contar con el software.
De igual forma, se puede ver que el impacto de adquisición del programa es favorable y
puede utilizarse como escudo fiscal dentro de las depreciaciones para los primeros tres
años. Por otro lado, se obtiene una tasa interna de retorno del 36%, 21% arriba de tasa
ponderada de capital de los accionistas. La tasa de descuento ha incrementado debido a
que los directivos de La Belloteca esperarían obtener un rendimiento mayor por la
70
inversión. Además, los gastos incrementaron únicamente en 1% ya que se tiene un mejor
manejo de inventarios, mermas, gastos, entre otros.
La implementación de un sistema de información con el mismo nivel de ventas
representa un mayor ingreso para la organización, por lo tanto sería de gran utilidad el
poseer este programa en la organización. Asimismo, es un precio razonable en cuanto a
los beneficios que adquiere la organización del sistema. Los módulos son de fácil
implementación puesto que únicamente se busca integrar a la organización con los
recursos humanos. El talento humano es muy importante en una organización puesto que
ellos son los que manejan todas las operaciones e ingresan los datos.
En cuanto a los gastos operativos en los que se incurren por el mal manejo de
inventarios y la deficiente rotación de los mismos se tiene una merma o reajuste de
inventario del 15%. Luego de instalar el sistema de información los gastos y mermas por
manejos de inventarios se reducen al 5% y los gastos administrativos se incrementan en
10% dado que ahora se debe invertir en los sueldos de los que van a manejar el sistema.
Esto se puede apreciar de mejor forma en el cuadro No. 20 en donde se ha establecido
un escenario sin sistema y el otro con el sistema.
Cuadro No. 20
GASTOS INCURRIDOS ANTES Y DESPUES DE LA IMPLEMENTACIÓN
Fuente: Propia, (2011).
71
Los gastos administrativos son aquellos asociados con los sueldos de los
colaboradores, las comunicaciones, uniformes del personal, mantenimiento de oficina,
alquileres, luz, teléfono, agua, entre otros. La publicidad se conforma por medio de los
anuncios en prensa y radio que se realizan cada quincena. El rubro mermas y reajustes se
refiere a las pérdidas en productos o robos que se han reportado y deben ser asumidos
por la organización. Los reajustes son aquellos que deben realizarse al sistema
inventarios para reportarlos como productos que han sido eliminados por el mal manejo
que se le ha dado. El último rubro nombrado otros es el que incluye seguros, gastos no
programados, gastos financieros, entre otros.
La siguiente figura ilustra cómo La Belloteca toma ventaja de la cadena de
abastecimiento para entregar el producto a los consumidores en el momento que lo
requieren.
Figura No. 7
ESQUEMA DE ABSTECIMIENTO PARA LA BELLOTECA
Fuente: Propia (2011).
72
La figura anterior ilustra cómo la distribución de La Belloteca está relacionada
internamente con la administración de la cadena de abastecimiento, con la contabilidad y
las finanzas y con los clientes que a su vez se relacionan externamente con los
proveedores y los clientes o empresas finales. Asimismo, cuando se tiene una relación
estrecha con los consumidores se acorta el ciclo de vida de ventas puesto que hay una
comunicación efectiva con los proveedores y clientes, de esta manera el ciclo de venta se
convierte en un proceso automatizado, consiguiéndose una reducción de costos y
tiempo.
La administración estratégica considera a los sistemas de información como una
herramienta para mejorar la estructura competitiva del negocio, por lo que tienden a
ejercer influencia en la organización. La Belloteca debe hacer uso de la tecnología de la
información para apoyar o dar forma a la estrategia competitiva de la empresa, así como
para incrementar o mantener la ventaja competitiva. De igual manera, debe de estar
consciente que hay aspectos de la industria que debe de confrontar así como las fuerzas
de Porter que indican las barreras que se deben enfrentar para desarrollar y mantener la
estrategia competitiva.
En cuanto a los competidores potenciales es importante que La Belloteca defina si su
estrategia va a ser de costos bajos, diferenciación de producto o servicio, desarrollo
tecnológico o si va ser pionera en la innovación. Al seleccionar una de las estrategias
debe tomar en cuenta aspectos como: la presencia de competidores actualmente, cuáles
son sus estrategias, debilidades y así aprovecharlas para convertirlas en fortalezas
propias. Lo que busca el programa es establecer procesos, procedimientos y técnicas que
permitan evitar la entrada de nuevos competidores y estar en constante búsqueda de
formas de perfeccionar lo anterior para convertirlo en una estrategia competitiva
sostenible y de largo plazo. Esta información la proporciona el módulo de inteligencia
de negocios cuyo objeto es que La Belloteca conozca su entorno.
En la fuerza que ejercen los clientes es importante considerar que ellos pueden llegar
a tener una gran influencia sobre la organización. Éstos son los que presionan para que
los precios bajen, demandan servicios o productos diferenciados o de mayor calidad y en
73
los productos nuevos para que satisfagan sus necesidades. En este sentido un cliente va
determinar qué características contiene un producto puesto que las empresas van a
desarrollarlo con base en las necesidades que va a satisfacer.
La Belloteca puede obtener una coordinación de servicio al cliente con la que la
información de los mismos compartida con los diferentes departamentos de la empresa
permitirá que se perciba un mejor servicio, así como un seguimiento integral a las
ventas. Esto dará lugar a una mejor retención de clientes dado que la información de
ellos permitirá analizar los índices de compra y los problemas que surgen y las
soluciones oportunas a los mismos. De esta manera, los clientes percibirán un valor
adicional al realizar la compra.
El adecuado manejo de los clientes, la retención de los mismos y la obtención de
nuevos va permitir una mejor eficiencia en los presupuestos de todos los departamentos
pero en especial en el de mercadeo. Esto se hace posible al compartir la información con
otras áreas del negocio ya que se pueden tomar decisiones con mayor rapidez y mejor
canalizadas; lo que a su vez permitirá un mejor manejo de los recursos humanos y
eficiencia en los procesos internos. Posteriormente, a nivel institucional se obtendrán
datos exactos e importantes para tomar mejores decisiones orientadas a la maximización
del beneficio.
Los productos sustitutos conforman una competencia muy fuerte que hay que superar
puesto que intentan desplazar los productos originales con características similares o
equivalentes a un menor precio. Además, van dirigidos a personas de nivel
socioeconómico bajo que no buscan calidad en los productos que adquieren. Las
opciones disponibles permitirán que los clientes tengan precios bajos obteniendo
productos accesibles que atiendan sus necesidades y les permita tener una calidad de
vida óptima.
Por otro lado, están los proveedores quienes se esfuerzan por adquirir nuevos clientes
(instituciones o finales) que les compren productos. El éxito de ello va depender de las
condiciones satisfactorias que establezcan, así como precios, calidad, servicios, entre
otros. Además, una de las situaciones más favorables es cuando el proveedor ofrece
74
crédito y políticas de venta atractivas. Esta fuerza busca tener un adecuado manejo de
inventarios puesto que el suministrador necesita que las organizaciones le compren. Por
lo tanto, las condiciones que se establecen deben generar una situación ganar-ganar.
La Belloteca deberá elegir entre proveedores que le puedan brindar los productos al
tiempo que lo necesiten, con la calidad que requieren y en el lugar adecuado; con la
finalidad de tener el producto disponible para el consumidor final. El programa va
permitir definir máximos y mínimos para no obtener un sobre stock o quedarse sin
inventario y por ello no suplir la demanda de los consumidores. En términos financieros,
él sistema va permitir que no se tengan inventarios almacenados generando una mala
rotación o eliminando recursos de corto plazo para adquirir nuevas mercaderías que
tengan mayor demanda. Esto a su vez va a facilitar una excelente relación con los
proveedores al tener disponible el efectivo para cancelarles las facturas con tiempo o
hasta con un descuento por pronto pago si fuera el caso.
En la siguiente tabla se muestra cómo de un año para otro, impacta la reducción de
los días de inventario y aumentar la rotación de los mismos cuando se adquiere un
sistema de información. Los días de inventarios y la rotación de los mismos son datos
para los cinco años presentados.
Tabla No. 1
PROYECCION DE DÍAS Y ROTACIÓN DE INVENTARIO
Fuente: Propia, (2011).
En la tabla anterior se puede ver cómo año tras año los días de inventario están
disminuyendo. Esto se aliña a los días de crédito que la empresa debe manejar para
cancelar a tiempo a sus proveedores las facturas. Además, la rotación de los inventarios
está incrementando debido a que se tiene información más acertada de qué productos
son los que se venden más y con base en ello se colocan más caras en góndola para
tenerlos exhibidos para todos los compradores que lo necesiten.
75
Uno de los aspectos más importantes es la rivalidad entre los competidores puesto
que de ello depende qué tan agresivos deban ser a nivel institucional, táctico y operativo.
En el caso de que se tenga un mercado concentrado no existe rivalidad puesto que
muchos que se incorporan siguen al líder. En el caso de que la tasa de crecimiento de la
industria sea alta, hay que prestar mucha atención puesto que de lo contrario pueden
encontrarse con otros competidores que los desplacen. Además, la rivalidad se
intensifica cuando los costos de cambiarse de proveedor suben, ya que es difícil adquirir
productos de otro proveedor. La inteligencia de negocios del sistema de información
permitirá por medio de la investigación constante que se pueda determinar el grado de
concentración del mercado.
Los encargados de la toma de decisiones necesitan capacitación para interpretar los
datos y junto con los conocimientos financieros y estratégicos proceder a tomar las
decisiones acertadas. Es decir, según su negocio o la rama en la que se desenvuelven
deben tener información del pasado o datos que les ayuden a determinar si la operación
está siendo rentable. Es así como se puede utilizar la inteligencia de negocio puesto que
va a detectar cuándo algún indicador esté por debajo de la industria y así, los gerentes
van a solucionar o contrarrestar los efectos negativos que se están teniendo por esa
causa. Asimismo, ayuda a los que toman las decisiones a identificar tendencias así como
oportunidades de éxito.
El programa va permitir a La Belloteca con su módulo de inteligencia de negocios
estar al tanto del crecimiento que se puede obtener, el grado de concentración del
mercado en el que se encuentra y el número de proveedores del producto que manejan
en la empresa. De la misma manera, tendrá datos estadísticos verídicos por si
estratégicamente quisiera entrar en nuevos mercados, tener nuevas líneas de producto,
formar una alianza con nuevas empresas, entre otros. Asimismo, le va permitir
anticiparse ante los nuevos competidores al tener información de las nuevas tendencias e
información de nuevas aperturas, estrategias, lanzamientos, etc. que planean realizar en
el corto, mediano y largo plazo. Además, la inversión realizada con la adquisición del
paquete al inicio va ser reflejada en un ahorro de recursos al contar con la información
76
que le permita anticiparse a los esfuerzos de empresas competidoras y nuevas amenazas
que surjan.
De igual manera, se va tener un incremento en la productividad y reducción de
costos, dejando un mayor margen de utilidad para la organización. La Belloteca debe
lograrlo rotando los inventarios y capacitando a los operarios encargados como se
menciona con anterioridad. Esto va ayudar al Departamento de Recursos Humanos
puesto que ellos alinearán sus objetivos con los de la organización. Los procesos se
estandarizarán y será más fácil trabajar porque el trabajo estará simplificado.
Además, se establecerán políticas que faciliten la consecución de los objetivos de la
organización. También, se debe de mejorar la eficiencia en el manejo de recursos
económicos; para evitar generar muchos desperdicios o gastos . Por esta razón, deben de
cuidarse los clientes actuales ofreciéndoles productos que sobrepasen sus expectativas.
En el siguiente cuadro se pueden apreciar las características que se toman en cuenta
para la toma de decisiones acertadas y oportunas.
Cuadro No. 21
CARACTERÍSTICAS DE LOS PROGRAMAS PARA TOMAR DECISIONES
Características Descripción
Simplicidad Es simple y fácil de aprender a utilizar por
el usuario final.
Interactivo
Sistema que pueda interactuar en forma
amigable y con respuestas a tiempo real
con encargado de tomar decisiones.
Configurable
Se utiliza desde las diferentes áreas como
Ventas, Administración, Finanzas y
Recursos Humanos. Permite acoplarse a
una variedad determinada de estilos
administrativos: ya sea autocráticos,
77
participativos, entre otros.
Interacción ambiental
Permite llevar a cabo un análisis de
información externa que influya en las
decisiones internas de la organización.
Tipo de decisiones Apoya las decisiones que se toman
estructuradas y las no estructuradas.
Comunicación dentro de la organización
Facilita la comunicación de información
relevante de los niveles altos hacia los
niveles operativos y viceversa, a través de
tablas, gráficas, etc.
Fuente: Propia, (2011).
El éxito de la organización va depender del uso del módulo de inteligencia de
negocios y de la calidad de las decisiones que tomen los administradores de las mismas.
Para tomar las decisiones acertadas es importante trabajar en equipo, permitiendo que
todos se involucren en la decisión aportando sus ideas; según las tareas que vayan a
realizar en la organización. Esto se logrará por medio de reuniones mensuales en las que
los colaboradores junto con los directivos indiquen las limitaciones que han tenido en el
desempeño del trabajo y las soluciones a los mismos. Además, es importante conocer
que el último departamento de la empresa en realizar la automatización es el de
operaciones porque sus exigencias suelen ser más complejas, requieren equipos más
especializados y con mayores capacidades. También, el software que utilizaría es más
desarrollado por las funciones que debe de realizar y el asistente de gerencia debe
interpretar los datos para realizar comparaciones con años anteriores.
El proceso de la toma de decisiones es de suma importancia en los negocios y lo
llevan a cabo en los altos niveles de la organización. Se realiza desde asistentes hasta los
directores generales de la Empresa. Las decisiones deben tomarse a nivel Institucional si
son a largo plazo al momento de analizar los datos. De igual forma, se trata de elaborar
un plan para conseguir los objetivos establecidos y alinearse a la estrategia de la
empresa. En todos los casos, existen varios objetivos que se habrán de cumplir
78
considerando un conjunto de restricciones. El programa ayudará a La Belloteca a apoyar
y facilitar las decisiones que tomen mediante la información oportuna, confiable y
relevante.
La finalidad de los programas es apoyar la toma de decisiones mediante la generación
y evaluación sistemática de diferentes escenarios de decisiones. Asimismo, están
diseñados para cubrir las mejores prácticas en los negocios de la empresa, lo cual
implica que ejecutivos diferentes puedan requerir información o formatos de
presentación distintos para trabajar en cualquier compañía. De la misma forma, extraen,
filtran, comprimen y dan seguimiento a información crítica del negocio que permite el
conocimiento de nuevas tecnologías, clientes, mercados y competencia. Para los
ejecutivos implica que pueden interactuar en forma directa con el sistema sin el apoyo o
auxilio de intermediarios. Esto es muy importante porque los directivos no deben
resistirse al cambio y al aprender a utilizar las herramientas están acoplándose a las
nuevas tecnologías.
Siendo su característica más importante que es un sistema desarrollado con altos
estándares en sus interfaces hombre-máquina, que permite interactuar con entrenamiento
previo. En cuanto a lo administrativo éste muestra reportes que le da análisis de
tendencias, reportes de diferentes profundidades para conocer las ventas del negocio, por
cliente, por líneas de producto, entre otros. Asimismo, con esta información se logrará
ubicar y asignar los productos en los espacios de las góndolas de acuerdo a su
rentabilidad y rotación. Además, se podrá establecer cuáles son los productos
complementarios que adquieren los clientes al realizar las compras; utilizándolo
estratégicamente en el punto de venta para incrementar las ventas.
Es importante tomar en cuenta que las decisiones en cuanto a la definición de
presupuestos destinados para la compra de producto van a estar relacionados a la
cantidad que se necesita. De la misma manera, les sirve a los empresarios para tomar
mejores decisiones orientadas al grupo objetivo de la organización.
79
En el siguiente cuadro se puede apreciar los factores clave de éxito que presenta para
un directivo el programa.
Cuadro No. 17
FACTORES DE ÉXITO DE UN PROGRAMA
Factores Descripción
Que la información esté disponible y
actualizada
El programa debe proporcionar a los
ejecutivos la información en el momento
oportuno, es decir, cuando ellos la
requieran.
Que sea relevante
Debe proporcionar a los ejecutivos acceso
a los datos que son importantes para la
organización y que se han identificado
como críticos para el éxito de la empresa.
Que sea adecuado
Debe estar orientado hacia el uso gráfico
de las pantallas, lo cual permite a los
ejecutivos acceder la información
relevante sin entrenamiento previo.
Que sea rápido
Es necesario obtener tiempos de respuesta
cortos, pues de lo contrario los ejecutivos
pensarán que están perdiendo su tiempo.
Fuente: Propia, (2011).
A nivel táctico el proceso de toma de decisiones es a mediano plazo al momento de
introducir los productos al sistema. La planeación en este nivel representa un intento de
la empresa para integrar el proceso decisorio y alinearlo a la estrategia diseñada para
orientar el nivel operacional en sus tareas y actividades; con el objeto de alcanzar los
objetivos empresariales propuestos. A nivel operativo se preocupan por el qué hacer y
cómo hacerlo, refiriéndose a la manera específica de realizar las tareas y operaciones. En
80
este nivel se abarca el día a día (corto plazo) de la empresa ya que es aquí donde se tiene
contacto con el cliente.
El programa servirá para que se les cobre el monto adecuado a los clientes y para que
los operadores no puedan influir en el monto que le van a cobrar al usuario, lo cual
generará cobros efectivos en el momento de tener ofertas u otros descuentos especiales.
Luego, el Departamento de Finanzas tendrá la certeza de que se está obteniendo el
margen que debe ser y asegurarse que los productos que no estén teniendo la adecuada
rotación se pongan en oferta para recuperar la inversión lo antes posible. Todo ello
generará mayor satisfacción en el cliente y la empresa tendrá mayor rentabilidad.
Desde una perspectiva administrativa se dice que el éxito de un negocio se mide
cuando el dueño no se encuentra presente. El programa permitirá que los dueños de La
Belloteca puedan indagar sobre nuevas adquisiciones que puedan realizar puesto que
tendrán más tiempo. Esto será posible por el control que les permitirá tener el Software,
así como el tener datos exactos y verídicos de cómo se encuentra la organización en cada
momento. Además, si lo que están pensando en un mediano o largo plazo es expandirse
o llegar a tener varias sucursales alrededor de la Ciudad, el sistema de información, les
va ser de mucha utilidad; puesto que será posible nombrar un encargado el cual tendrá la
función de supervisar que todos los procesos y procedimientos se realicen conforme
indican los reglamentos de trabajo. De la misma manera, la información tendrá que fluir
desde los altos mandos a los niveles inferiores para asegurarse que las instrucciones se
realicen de forma correcta.
81
SÍNTESIS FINAL
Luego de realizar una investigación de los mejores sistemas de información cabe
mencionar que todos ofrecen un módulo de punto de venta. El mismo incluye la caja
registradora para realizar los cobros a los clientes. No obstante, se diferencian en cuanto
a que se van agregando módulos con diferentes funcionalidades. Aunado a lo anterior,
los precios se asignan dependiendo de las funcionalidades que ofrezcan los diferentes
softwares.
A medida que crece una organización se hace necesario tener más controles para
asegurar que no se tenga un descontrol. Lo anterior, produce pérdidas a las
organizaciones y en la mayoría de casos es la razón por la cual mueren las empresas. Por
lo tanto, esta investigación es de utilidad para aquellas organizaciones que deseen
adquirir una solución para establecer que soluciones les ofrecen los programas y si va de
acorde a sus necesidades.
Para seleccionar un sistema de información es importante determinar qué aspectos se
necesitan del mismo. Sin embargo, en primera instancia se debe realizar un estudio de la
organización que lo desea implementar puesto que de lo contrario el programa
seleccionado no va satisfacer las necesidades de los altos directivos y la inversión
realizada será en vano. De igual forma, no se van a poder tomar decisiones estratégicas
acertadas puesto que la información obtenida no será la correcta.
Asimismo, es importante que los módulos que ofrezcan los programas estén
relacionados y conectados puesto que de esta forma los datos ingresados por un módulo
alimentan al otro. De esta forma, se puede controlar los inventarios, las compras, las
ventas, los bancos, por mencionar algunos, obteniendo información certera y oportuna
para tomar las decisiones que permitan seguir creciendo. Además, requiere menos
personas para elaborarlo puesto que el sistema controla todos los datos automáticamente
eliminando la intervención de personas mal intencionadas.
82
GLOSARIO
Backups: es la copia parcial o total de información importante dentro de dispositivos de
almacenamiento con el objeto de tener un respaldo en el caso de que falle el original.
Base de datos: conjunto de datos organizados entre los cuales existe una correlación y
que están almacenados con criterios independientes de los programas que los utilizan.
Código: combinación de signos que tiene un determinado valor dentro de un sistema
establecido.
Computadora: máquina electrónica, analógica o digital, dotada de una memoria de gran
capacidad y de métodos de tratamiento de la información, capaz de resolver problemas
matemáticos y lógicos mediante la utilización automática de programas informáticos.
Datos: antecedente necesario para llegar al conocimiento exacto de algo o para deducir
las consecuencias legítimas de un hecho.
Escáner: aparato que por medio de diversos métodos de exploración, como los rayos X,
el ultrasonido o la resonancia magnética, produce una representación visual de secciones
del cuerpo.
Hacker: un experto en varias o alguna rama técnica relacionada con las tecnologías de la
información y las telecomunicaciones: programación, redes de computadoras, sistemas
operativos, hardware de red/voz, etc.
Hardware: conjunto de los componentes que integran la parte material de una
computadora.
Herramienta: la que por procedimientos mecánicos hace funcionar una herramienta,
sustituyendo el trabajo del operario.
Información: comunicación o adquisición de conocimientos que permiten ampliar o
precisar los que se poseen sobre una materia determinada.
83
Módulo: es una parte de un programa de computadora. De las varias tareas que debe
realizar un programa para cumplir con su función u objetivos, un módulo realizará una
de dichas tareas (o quizá varias en algunos casos).
Proceso: conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación
artificial.
Programa: conjunto unitario de instrucciones que permite a un ordenador realizar
funciones diversas, como el tratamiento de textos, el diseño de gráficos, la resolución de
problemas matemáticos, el manejo de bancos de datos, etc.
Servidor: en informática, un servidor es un tipo de software que realiza ciertas tareas en
nombre de los usuarios. El término servidor ahora también se utiliza para referirse al
ordenador físico en el cual funciona ese software, una máquina cuyo propósito es
proveer datos de modo que otras máquinas puedan utilizar esos datos.
Sistema: conjunto de cosas que relacionadas entre sí ordenadamente contribuyen a
determinado objeto.
Software: conjunto de programas, instrucciones y reglas informáticas para ejecutar
ciertas tareas en una computadora.
84
REFERENCIAS
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decisiones. México D.F: McGraw Hill, 2000. 423 p.
LAUDON, K, LAUDON, J. Sistemas de Información Gerencial: administración de la
empresa digital. 8° ed. New York: Pearson Education, 2004. 534 p.
McLEOD, R. Sistemas de Información Gerencial. México D.F.: Pearson Education,
2000. 655 p.
STAIR, R. M. Principios de Sistemas de Información: Enfoque Administrativo. Madrid:
Cengage Learning Editores, 2000. 692 p.
WINDER, R. Desarrollo de Software con C+, 1° ed. Madrid: Ediciones Díaz Santos,
1995. 691 p.
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ESQUIVEL, J, Supervisora de La Belloteca. Entrevista realizada el 9/09/2010
GONZÁLEZ, D, Representante de Asassoft. Entrevista realizada el 12/08/2010
IBOY, R, Gerente de operaciones de La Belloteca. Entrevista realizada el 10/09/2010
IZAGUIRRE, R, Representante de SAP. Entrevista realizada el 13/08/2010
NÚÑEZ, N, Gerente administrativo de La Belloteca. Entrevista realizada el 10/09/2010
85
RIVAS, R. Representante de Terium Technologies y Microsoft Dynamics. Entrevista
realizada el 29/10/2010.
IBM. 2010. Disponible en : http://www.ibm.com/planetwide/gt/ [Consulta: 23/11/2010]
SAP. México y Centroamérica. 2010. Disponible en:
http://www.sap.com/mexico/sme/index.epx [Consulta: 07/02/2010]
AASASOFT. 2010. Disponible en: http://aasasoft.com/ [Consulta: 07/02/2010]
CENTRAL INTELLIGENCE AGENCY. TWF 2010. Disponible en:
https://www.cia.gov/library/publications/the-world-factbook/geos/gt.html [Consulta:
24/09/2010]
DIAMANTE. 2010. Disponible en: http://www.diamante.com.gt/ [Consulta:
25/11/2010]
LAMDPOS. 2010. Disponible en: http://creasys.com/index.html [Consulta: 07/02/2010]
LDCOM. 2010. Disponible en: http://www.ld.co.cr/pos_inventarios.htm
[Consulta: 24/11/2010]
MICROSOFT. 2010. Disponible en: http://www.microsoft.com/es/es/default.aspx
[Consulta: 9/09/2010]
MICROTEC, S.A. 2010 Disponible en http://www.microtec-guatemala.com/ [Consulta:
17/11/2010]
86
UNIÓN EUROPEA. Comisión Europea: Portal Europeo para las Pymes. 2010.
Disponible
en: http://ec.europa.eu/small-business/index_es.htm [Consulta: 07/05/2010]
Anexo No. 1
PRECIOS ORACLE
Fuente: Oracle, (2010).
87
Anexo No. 2
COTIZACIÓN PROGRAMA TERIUM TECHNOLOGIES
Guatemala Viernes, 29 de Octubre del 2010
Sr. Shadi
La Belloteca
Presente
Deseándole éxitos en sus labores, le presento a continuación la cotización de los sistemas solicitado, también aprovecho para poner a su disposición nuestros productos y servicios relacionados a tecnología: Software, Sitios Web y Equipo de Terium Technologies. Sin otro particular me despido quedando a sus órdenes.
Atentamente,
Lic. Ronaldo Rivas Asesor de Tecnología
Tel. 2261-1949 Cel. 5715-4062
88
CANT DESCRIPCION [sic] PRECIO UNITARIO TOTAL Sistema de Ventas y POS Q 12,500.00 Licencias de Software: Control: Compras, Inventarios, Ventas, Puntos de Venta Implementación: Instalación y Configuración inicial del Sistema Capacitación a Usuarios del punto AutoCAD 2010 LT 2D Q 7,900.00 Sistema de Planillas y Recursos Humanos Q 15,000.00 Licencias de Software: Este módulo permite llevar un control fácil y rápido de las obligaciones de pago a nuestros empleados. Implementación: Instalación y Configuración inicial del Sistema Capacitación a Usuarios Sistema ERP (Contable, administrativo y Producción) Q 34,000.00 Licencias de Software: Control de: Contabilidad, Control Bancario, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, IV, Activos Fijos, Producción Implementación: Instalación y Configuración inicial del Sistema Capacitación a Usuarios * Precios SI incluyen IVA y factura. ** Precios mientras duren existencias. SUB TOTAL Confirmar IVA Incluido TOTAL Confirmar
89
COTIZACIÓN PARA: La Belloteca CANT DESCRIPCION [sic] PRECIO UNITARIO TOTAL
Computadora Pentium 2.7 Q 4,850.00 incluye: Monitor 14” LED, 1GB Ram, Disco Duro 320GB, Dvd, Teclado, Mouse, Speakers, Windows 7 Original
Computadora Macbook White Q 9,999.00 * Precios SI incluyen IVA y factura. ** Precios mientras duren existencias. SUB TOTAL Confirmar IVA Incluido TOTAL Confirmar I. Forma de Pago: Contado 100% anticipado II. Forma de Pago: Visa Cuotas
90
COTIZACION PARA “La Belloteca” CANT DESCRIPCION [sic] PRECIO UNITARIO TOTAL 1 Microsoft Dynamics RMS Q 24,000.00 Licencias de Software: Software POS Implementación: Instalación y Configuración inicial del Sistema Capacitación a Usuarios del punto 1 Sistema Visual HUR Q118,000.00 Licencias de Software: Recursos Humanos y Planillas Implementación: Instalación y Configuración inicial del Sistema Capacitación a Usuarios 1 Microsoft Dynamics ERP Q236,000.00 Licencias de Software: Control de: Contabilidad, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, IVA, Producción, Activos Fijos Implementación: Instalación y Configuración inicial del Sistema Capacitación a Usuarios * Precios SI incluyen IVA y factura. ** Precios mientras duren existencias. SUB TOTAL Confirmar IVA Incluido TOTAL Confirmar
91
Anexo No. 3
COTIZACIÓN SOFTWARE LAMDPOS
Cotización valida por tres meses a partir del: 2
92
Anexo No. 4
COTIZACIÓN PROGRAMA AASASOFT
