UNIVERSIDAD MICHOACANA DE SAN NICOLÁS DE … de Administracion... · Web viewUn enfoque de sistemas. México, Ed. McGraw Hill. 2001. 7. LORNE ... como sistemas físicos o mecánicos

M. en A. María Ofelia Mendoza GalvánProfesora e Investigadora Asociada

INTRODUCCIÓN

La administración ha estado presente en todos los tiempos, pues el ser humano siempre ha requerido de esta disciplina para organizarse y coordinar sus esfuerzos hacia el alcance de sus objetivos.

Las organizaciones actuales cada vez demandan más administradores competentes que logren la optimización de recursos organizacionales para el bien colectivo de quienes forman parte del organismo social; además de mantener las empresas en el mercado.

El Plan de Estudios actual de las licenciaturas que se imparten en la Facultad de Contaduría y Ciencias Administrativas contiene la asignatura de Administración II, que se imparte en el segundo semestre de los tres programas educativos que ofrece esta institución. El Proceso Administrativo, es el tema central de esta materia, de vital importancia en la preparación de los futuros Licenciados en Administración, Licenciados en Contaduría y Licenciados en Informática Administrativa.

El objetivo de este Manual de Apuntes de Administración II, es compartir con los estudiantes del segundo semestre, un documento basado en el programa vigente para la materia, que sirva como guía útil para facilitar el aprendizaje del proceso administrativo y su aplicación en las organizaciones. La primera unidad se refiere al Marco conceptual de la administración en México, en la que se describe la práctica administrativa, las organizaciones, su clasificación en nuestro país, el comportamiento organizacional y las áreas funcionales.

En la segunda unidad se describe el Procesos Administrativo, sus características, sus autores principales y su vinculación con las organizaciones.

La planeación y su aplicación en las áreas funcionales es el tema que se describe en la tercera unidad, se explica la clasificación y características de este elemento del proceso administrativo, los tipos de planes, sus etapas.

En la siguiente unidad se comparte lo relativo a la organización, su naturaleza y propósito, sus principios generales, los organigramas, la departamentalización.

La dirección como elemento dinámico, los principios aplicados, autoridad, liderazgo, comunicación y su proceso, motivación, supervisión, se presentan en la unidad cinco.

El control, su proceso, tipos de control, su aplicación en las áreas funcionales. Por último el proceso administrativo bajo los enfoques proactivo y virtual.

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Esperando que la utilización de estos apuntes sirva para lograr el objetivo del curso.

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PRESENTACIÓN:

El objetivo general: Al finalizar el curso, el alumno distinguirá el marco conceptual de la administración en México, examinará el concepto de organización, relacionando el proceso administrativo con las áreas funcionales, para obtener una base de valoración e innovación de una práctica administrativa acorde a la realidad nacional.

El curso consta de siete unidades:

I. MARCO CONCEPTUAL DE LA ADMINISTRACIÓN EN MÉXICO.II. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU VINCULACIÓN EN LAS

ORGANIZACIONES.III. LA PLANEACIÓN Y SU APLICACIÓN EN LAS ÁREAS FUNCIONALES.IV. LA ORGANIZACIÓN Y SU APLICACIÓN EN LAS ÁREAS FUNCIONALES.V. LA DIRECCIÓN Y SU APLICACIÓN EN LAS AREAS FUNCIONALES.VI. EL CONTROL Y SU APLICACIÓN EN LAS ÁREAS FUNCIONALES.VII. EL PROCESO ADMINISTRATIVO BAJO LOS ENFOQUES PROACTIVO Y

VIRTUAL.

El conjunto de contenidos que se estudiarán en estas siete unidades, constituyen la herramienta básica de los administradores, directivos y funcionarios en toda clase de organizaciones, debido a la universalidad de la administración; estos temas serán estudiados en forma teórica y práctica con la aplicación de técnicas de investigación documentales y de campo. Los materiales de apoyo para el curso serán los textos marcados en la bibliografía básica y complementaria. Los alumnos participarán con trabajos en equipo, los que se presentarán en el aula.

Mi mejor deseo es que el objetivo general de la materia y los particulares de cada unidad se logren; y que ustedes estudiantes al terminar el curso mantengan una motivación positiva para continuar aprendiendo sobre Administración, a fin de que en su momento como Licenciado en Administración, Licenciado en Contaduría o Licenciado en Informática Administrativa, ejerzan su profesión valorando siempre la importancia de aplicar el proceso administrativo para el desarrollo de las organizaciones en México.

Morelia, Michoacán, Enero de 2011.

A t e n t a m e n t e

M. A. MARÍA OFELIA MENDOZA GALVÁNPROFESORA TITULAR DE LA MATERIA

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TÉCNICAS DE ENSEÑANZA- APRENDIZAJE:

1.- Lecturas obligatorias por los alumnos.2.- Exposición de profesora.3.- Ejercicios en la clase.4.- Estudio de casos.5.- Trabajo en equipo.6.- Investigación documental y 7.- Investigación de campo.8.- Participación individual.

Bibliografía

1. ARIAS Galicia Fernando, Heredia Espinoza Víctor. Administración de Recursos Humanos para el alto desempeño. 5ª. Edición. México. Editorial Trillas. Reimp. 2004. 771 pp.

2. BODIE, Zvi, Merton Robert C. Finanzas. Primera edición. México Edit. Prentice Hall. 2003. 512 pp.

3. CHIAVENATO, Idalberto. Introducción a la Teoría General de la Administración. 5ª. Edición. México. Edit. McGraw Hill. 2003. 1056 pp.

4. GONZALEZ Hernández José A. Administrar para producir. Edit. ECASA. 1995.

5. HERNÁNDEZ Y Rodríguez Sergio. Administración. Pensamiento, proceso, estrategia y vanguardia. 2ª. Edición. México. Editorial McGraw Hill. 2004. 469 pp.

6. KAST, Fremont E. y Rosenzweig, James E. Administración en las organizaciones. Un enfoque de sistemas. México, Ed. McGraw Hill. 2001.

7. LORNE, C. Plunketf. Administración Proactiva. Edit. Noriega. Limusa. 1991.

8. KOTLER Philip, Armstrong Gary. Mercadotecnia. 8a. Edición. México. Edit. Prentice Hall. 2001. 768 pp.

9. REYES, Ponce Agustín. Administración de Empresas I y II México. Edit. Limusa. 2000.

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UNIDAD I MARCO CONCEPTUAL DE LA ADMINISTRACIÓN EN MÉXICO

Objetivo particular: Al finalizar la unidad, los alumnos identificarán el marco conceptual de las organizaciones, su definición, importancia, clasificación; su enfoque desde el punto de vista de los sistemas, así como las áreas funcionales.

1.- La teoría organizacional.

Al iniciar el tema del marco conceptual de la administración en México, es necesario describir la vinculación de la administración con la teoría organizacional, pues entre estos dos conceptos existen elementos muy evidentes y ligas comunes en su aplicación para toda clase de organizaciones.

Se considera a la teoría organizacional como el cuerpo de conocimientos, incluyendo las hipótesis y proposiciones, que pueden surgir de un campo definido de estudio llamado ciencia organizacional. La teoría organizacional estudia las organizaciones y su diseño de estructura, su naturaleza, tipología, procesos y funciones. El estudio de las organizaciones es una ciencia aplicada pues el conocimiento que se obtiene se utiliza para la solución de problemas y la toma de decisiones en toda clase de organismos sociales.

En virtud del amplio campo de acción que comprenden las organizaciones, su teoría y estudio científico tienen una base extremadamente vasta, y en donde siempre estará presente la administración como apoyo para su funcionamiento.

1.1.- Concepto de organización

La palabra organización tiene tres acepciones: Etimológica, que proviene del griego organón que significa instrumento. La que se refiere a la organización como una función o elemento del proceso

administrativo. Una Organización es un organismo social público o privado, que tiene su

base en una estructura formal, invierte recursos financieros, integra recursos humanos, materiales y técnicos; y aplica la administración para lograr sus objetivos. (Definición propia, 2011).

Stephen Robbins dice: es un acuerdo sistemático entre personas para llevar a cabo un objetivo específico.

1.2.- Importancia de las organizaciones.

En virtud de que la sociedad necesita satisfactores que cubran sus necesidades, es necesario crear organizaciones que produzcan y vendan esos satisfactores en forma

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de productos y servicios, generando utilidades para los inversionistas, con lo que

Coadyuvan al desarrollo de la economía de un país o región; al constituirse como grupo social, estos organismos también generan fuentes de empleo para la población, además las organizaciones tienen la obligación de pagar impuestos los cuales deberán destinarse a obras de beneficio social. Asimismo la administración pública cuenta con organizaciones, mejor conocidas como dependencias de gobierno, con la generación de empleos para muchas personas llamadas servidores públicos, quienes tienen la obligación de atender las demandas de servicios de la población. Por tanto sea cual fuere su objetivo (lucro o servicio), su giro de actividad o tamaño, las organizaciones realizan aportaciones valiosas para la sociedad en los aspectos mencionados, lo cual explica la importancia de su existencia.

1.3.- Clasificación de las organizaciones.

La primera gran división de las organizaciones se presenta considerando su objetivo general, así vemos que hay:

a.- Organizaciones privadas que incluyen las empresas constituidas como personas físicas o morales y que tienen como objetivo fundamental la obtención de utilidades.

b.- Organizaciones públicas: Constituidas por las dependencias del gobierno federal, estatal y municipal y cuyo objetivo general es ofrecer servicios y beneficios sociales a la población ciudadana.

A continuación se presenta un cuadro que contiene la clasificación de las organizaciones privadas y las organizaciones públicas.

Organización Privada Organización Públicaa) Por su tamaño: micro,

pequeña, mediana y grande.b) Por el sector: industrial,

comercial y de servicios

a) Centralizadas: las Secretarías de Estado que dependen del poder ejecutivo federal.

b) Descentralizadas: Secretarias de Educación en cada Estado, Universidades públicas.

c) Paraestatales: PEMEX, Comisión Federal de Electricidad, INFONAVIT, BANXICO, IMSS.

d) Estatales y municipales: son el gobierno en cada entidad y municipio.

Fuente: Propia

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ESTRATIFICACIÓN DE LAS MIPYMES POR EL NÚMERO DE TRABAJADORES

Sector/Tamaño Industria Comercio ServiciosMicro 0-10 0-10 0-10Pequeña 11-50 11-30 11-50Mediana 51-250 31-100 51-100

Fuente: Ley para el Desarrollo de la Competitividad de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 30 de Diciembre de 2002. www.economia.gob.mx

1.4.- La Organización como sistema.

Es conveniente recordar que un sistema es un todo unitario organizado constituido por dos o más partes, componentes o subsistemas y delineado por límites del suprasistema ambiental. También se define el sistema como un ente o cosa que recibe algo, los procesa y produce algo.

Las organizaciones se consideran sistemas abiertos pues reciben del medio en el que operan una serie de insumos para poder funcionar, como son: recursos materiales (materias primas, suministros, maquinaria, tecnología, otros); recursos humanos (salud, conocimientos, experiencia, aptitudes, habilidades, motivación, actitudes de las personas que se contratan como trabajadores); también reciben dinero a través de inversiones de los dueños y de las fuentes de financiamiento; asimismo reciben tecnología para llevar a cabo sus operaciones.

Todo lo anterior es procesado mediante diferentes métodos, técnicas y procedimientos tanto en las áreas de fabricación de los productos, en las técnicas, como en las administrativas, así podemos hablar de procesos en el área de producción, en el área de mercadotecnia (publicidad, venta personal, promoción, logística, etc.) como en la administración en la cual el proceso administrativo es la herramienta fundamental para los administradores y directivos de las organizaciones, también éste es aplicado al mejor aprovechamiento y desarrollo de los recursos humanos, así se habla de procesos de reclutamiento, de selección, de capacitación, de motivación, de pago de salarios, etc, etc.

Y como todo sistema que tiene salidas, generando productos tangibles que producen las fábricas, los cuales deben lograr la satisfacción de necesidades de los compradores; al contratar personal, mediante el pago de remuneraciones se logra la satisfacción para el trabajador y su familia, además tanto el trabajador como el

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http://www.economia.gob.mx/


empresario deben pagar impuestos, los cuales deberán ser destinados a obras de beneficio social.Por todo lo antes descrito, la organización es un sistema abierto que tiene entradas, procesos y salidas; y además está inmerso en un suprasistema que esta integrado por varios sistemas como son: el medio ambiente físico, el sociocultural, el económico, el político, el legal, la competencia.

1.5.- Clasificación de sistemas

En las dos últimas décadas el desarrollo de la “teoría general de sistemas” nombre dado por el biólogo Ludwig Von Bertalanffy, ha servido de base para la integración del conocimiento científico a través de una amplia gama. Se ha definido al sistema como un todo unitario organizado, compuesto por dos o más partes, componentes o subsistemas interdependientes y delineados por límites identificables de su ambiente.Al considerar los distintos tipos de sistemas del universo, Kenneth Boulding proporciona una clasificación útil que establece los siguientes niveles jerárquicos:1.- El primer nivel es el de la estructura estática. Se puede llamar el nivel de los marcos de referencia; por ejemplo la anatomía del universo.

2.- El siguiente es el sistema dinámico simple que considera movimientos necesarios y predeterminados. Se puede denominar reloj de trabajo.

3.- El mecanismo de control o sistema cibernético, para el que se usa el nombre de nivel de termostato. El sistema autorregulable para mantener el equilibrio.

4.- El cuarto nivel es el “sistema abierto”, o auto estructurado. En este nivel la vida se comienza a diferenciar de in animación, puede denominarse nivel célula.

5.- El siguiente nivel puede ser llamado genético-social, esta caracterizado por las plantas, dominando el mundo empírico de los botánicos.

6.- El nivel del sistema animal se caracteriza por su creciente movilidad, y su autoconciencia.

7.- El siguiente nivel es el humano, es el de ser individual. Considerado como un sistema con conciencia y habilidad para utilizar el lenguaje y los símbolos.

8.- El sistema social o sistemas de organizaciones humanas constituye el siguiente nivel, y considera el contenido y significado de mensajes, la naturaleza y dimensiones del sistema de valores, la transcripción de imágenes en registros históricos, música, poesía y la compleja gama de emociones humanas.

9.- Los sistemas trascendentales completan los niveles de la clasificación. Estos son los últimos, los ineludibles, los desconocidos.

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Los tres primeros niveles de esta jerarquía se pueden clasificar como sistemas físicos o mecánicos y proporcionan las bases para el conocimiento en las ciencias

Físicas como la Física y la Astronomía. El cuarto, quinto y sexto se refieren a los estudios biológicos, por lo que es de interés de los biólogos, botánicos y zoólogos.

Los últimos tres se relacionan con los sistemas humanos y sociales; son los que se refieren a las ciencias sociales así como las artes, humanidades y religión.

Ludwig Von Bertalanffy hizo otra contribución al establecer la distinción entre los sistemas cerrados y los abiertos.

Los sistemas físicos y mecánicos pueden ser considerados como cerrados en cuanto a su relación con su ambiente. Por los tres primeros en la clasificación de Boulding se refieren a sistemas cerrados; en tanto los sistemas biológicos y sociales son abiertos, pues se encuentran en constante interacción con su medio ambiente.

El enfoque del fenómeno social y biológico como sistema abierto, tiene una gran importancia para las ciencias sociales y la teoría organizacional.

Según Chiavenato (1999), “Existe una gran diversidad de sistemas y una amplia gama de tipologías para clasificarlos, de acuerdo a características básicas:

a.- En cuanto a su constitución, los sistemas pueden ser físicos o abstractos. Sistemas físicos o concretos: compuestos de equipos, maquinaria, objetos y

elementos reales. En resumen están compuestos por hardware. Sistemas abstractos: están compuestos de conceptos, planes, hipótesis e

ideas. En resumen están compuestos por software.

b.- En cuanto a su naturaleza pueden ser cerrados o abiertos: Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el ambiente que los rodea,

son llamados sistemas mecánicos, como máquinas y equipos. Sistemas abiertos: presentan relaciones de intercambio con el ambiente a

través de entradas (insumos) y salidas (productos).

1.6.- Comportamiento organizacional.

Al igual que la sicología estudia la conducta individual de las personas, mediante la teoría organizacional se estudia el comportamiento de las organizaciones con el apoyo de diversas ciencias sociales.

Define Robbins (1999), el comportamiento organizacional: “es un campo de estudio que investiga el impacto que los individuos, los grupos y la estructura tiene sobre el

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comportamiento dentro de las organizaciones, con el propósito de aplicar tal conocimiento al mejoramiento de la eficacia de la organización”.

El comportamiento organizacional es una actividad que utiliza la teoría, los métodos y los principios de varias disciplinas para estudiar y aprender sobre las percepciones de los individuos, sus valores, capacidades de aprendizaje y acciones mientras trabajan en grupos y dentro de la organización; analizando el efecto del entorno externo sobre la organización y sus recursos humanos, su misión y objetivos.

El comportamiento organizacional sigue los principios del comportamiento humano, debido a la gran influencia que se tiene. Las relaciones entre individuos y grupos dentro de las organizaciones crean expectativas sobre el comportamiento del individuo. Estas expectativas pueden ser que el trabajador quiera ejecutar roles de liderazgo, mientras que otros quieran participar en el rol de seguidores.

Las organizaciones tienen subsistemas de autoridad, status y poder, y las personas en su rol de trabajador manifiesta distintas necesidades, quienes para alcanzar sus expectativas, se apoyan en grupos formales o informales, los cuales tienen un gran impacto en el comportamiento organizacional.

Factores que influyen en el comportamiento organizacional:

La estructura de una organización es el patrón formal del modo en que están agrupados las personas y los trabajos. La cual se presenta en forma gráfica en un organigrama, aquí es muy importante que los gerentes o el dueño, le den más atención al diseño del cargo y al diseño organizacional.

Recordemos que el diseño del cargo se refiere al proceso mediante el cual los gerentes especifican los contenidos, métodos y relaciones de los trabajos para satisfacer los requerimientos de la organización.

El diseño organizacional se refiere a la estructura, lo cual tiene que estar basado en las necesidades, tamaño, giro de actividad y por supuesto recursos financieros con que cuenta el organismo para poder cumplir cabalmente con dicha estructura, la cual será ocupada por personas dirigidas hacia un desempeño de calidad en su trabajo.

Los procesos como actividades que dan vida a la organización, son otro factor importante, aquí se mencionan dos de gran importancia: la comunicación y la toma de decisiones.

El desempeño individual es la base del rendimiento organizacional, por lo tanto el comprender la conducta individual de los trabajadores es decisivo para una administración eficiente y comprensión del comportamiento organizacional. Como mencionamos al principio esta actividad se apoya en otras ciencias como son: la

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antropología, la psicología, la sociología, el derecho, la psicología administrativa, la economía, todas ellas pueden proporcionar elementos para lograr motivación hacia el trabajo, mediante un buen sistema de incentivos, una adecuada comunicación,

Capacitación y adiestramiento necesarios, que pueden propiciar un clima laboral favorable al trabajador y a los grupos de trabajo dentro de la organización.

1.7.- Cultura y ambiente organizacional.

No cabe la menor duda que la cultura como factor del macro ambiente de la organización y considerada como un suprasistema, tiene una enorme influencia en el comportamiento de los trabajadores al interior de la organización lo cual repercute en su funcionamiento.

La cultura es el conjunto de valores, conductas y actitudes que traen consigo las personas como individuos y como grupo, las cuales fueron adquiridos y aprendidos en el seno familiar y por influencias de otros grupos durante su vida.

La cultura del individuo incluye los aspectos de lenguaje (qué habla y cómo habla), alimentación (en contenido y forma); creencias, costumbres, tradiciones, religión, estilo de vestir, la educación formal.La cultura organizacional esta integrada por la Misión, la Visión, los valores, las políticas, los objetivos, frases, logotipos, etc., los cuales todos los trabajadores deben conocer y cumplir.

Es imposible que una persona al ingresar a una organización como trabajador, se desprenda de sus valores culturales. Esto propicia que haya grupos heterogéneos manifestándolo en sus actitudes y comportamiento. Al percibir esto los administradores deben respetar el bagaje cultural de los trabajadores, pero ejerciendo la autoridad y supervisando el cumplimiento de las políticas y normas marcadas por la cultura organizacional; es decir debe tratar de lograr un equilibrio entre los intereses, costumbres, creencias del trabajador y los lineamientos dictados por la empresa, a fin de propiciar un ambiente organizacional positivo en el cual todos se sientan satisfechos.

1.8.- Responsabilidad social y ética de las organizaciones.

La responsabilidad social se conceptúa de esta manera: “La obligación de una empresa de cumplir con sus responsabilidades económicas y legales”. Robbins nos define el concepto de ética así: “Obligación que va más allá de la requerida por la ley y la economía que tiene una compañía de buscar metas a largo plazo que sean benéficas para la sociedad”

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La responsabilidad social de las organizaciones se puede sintetizar en lo siguiente:1.- Ofrecer productos y servicios con calidad a los consumidores.2.- Pagar salarios justos, equitativos y a tiempo a los trabajadores.3.- Cumplir con en pago de impuestos oportunamente al gobierno para beneficio de obras sociales.4.- Colaborar cuidando el medio ambiente físico.

La ética social evoluciona con el tiempo y de acuerdo a las circunstancias cambiantes en el medio. Los valores de las empresas están sujetos a cambios evolutivos. Es muy importante para el administrador reconocer estas transformaciones. Sin embargo es necesario advertir que en la sociedad moderna se han entremezclado subsistemas y valores muy diferentes. Son muchos los patrones éticos, incrustados en la cultura y entre nosotros mismos como personas educadas.

Visto desde esta perspectiva, los valores a menudo proporcionan lineamientos contradictorios y confusos para el comportamiento administrativo. Por ejemplo un fabricante de automóviles al determinar los dispositivos de seguridad para sus productos, un sistema ético puede indicarle que tiene la responsabilidad social directa de asegurar que sus unidades sean lo más seguro posible. Otro, le puede indicar que él tiene la responsabilidad de proporcionar al cliente lo que demande en términos de los factores de mercado únicamente.

En consecuencia, la herencia ética frecuentemente dará como resultado una base conflictiva para los administradores de empresas al tomar decisiones prácticas; lo cual se debe afrontar con madurez, habilidad mental e inteligencia emocional.

Para describir la ética de las organizaciones, se debe considerar primero los valores éticos de los administradores, directivos o funcionarios pues son las personas que deben predicar con el ejemplo hacia sus subordinados, y quienes ejerciendo la autoridad de manera precisa acompañada de una comunicación eficaz y una supervisión efectiva, podrán lograr esa buena actuación de los colaboradores.

1.9.- Áreas funcionales en las organizaciones.

Todo organismo social para su operación requiere contar con una estructura formal, mediante la cual se divide el trabajo. La forma más usual de esta división es mediante áreas funcionales. Desde luego de acuerdo al giro de actividad y al tamaño de la empresa, se consideran diferentes funciones. Cabe señalar que una función es un conjunto de actividades similares que se realizan en cada área para que una Organización viva y logre sus objetivos. A continuación se describirán las generalidades de las cuatro áreas básicas en una organización.

1.9.1.- Producción.

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En la actualidad, es difícil pensar en la existencia de un organismo social que no produzca bienes y servicios, prácticamente todas las organizaciones públicas y privadas tienen la función de producción. Por ejemplo si hablamos de un par de zapatos, para lograr este producto la empresa tuvo que realizar una serie de etapas,

En un proceso, desde la compra de materias primas (piel, cuero, pegamento, tintas), pasando por los procedimientos de elaboración hasta llegar al producto terminado.

Pero existen otras empresas que no producen bienes tangibles, sino servicios como lo es un hospital que proporciona recuperación de la salud para las personas que se encontraban enfermas, en este ejemplo encaja un hospital privado o una institución de salud del gobierno, que también realizan procesos de transformación.

En un sentido literal, la función de producción consiste en la transformación de materias primas mediante procesos diversos, en productos terminados; por ello en toda empresa industrial el área de producción es una de las más importantes que conforman la estructura organizacional.

1.9.2.- Finanzas.

Todo organismo social para iniciar operaciones requiere de dinero, éste se obtiene de diversas fuentes, independientemente de su origen, los recursos financieros deben ser administrados para lograr su mejor aprovechamiento, por tanto el lograr este objetivo le corresponde al área de finanzas. Las finanzas estudian la manera en que los recursos escasos se asignan a través del tiempo.

1.9.3.- Mercadotecnia.

Las empresas producen y venden productos tangibles y servicios pues desean obtener utilidades por esas ventas. En virtud de que los consumidores son tan diferentes en cuanto a sus necesidades y deseos, las organizaciones deben contar con un área encargada de atender a los mercados.

La mercadotecnia es un proceso social y administrativo por el que las personas y grupos obtienen lo que necesitan y desean creando e intercambiando productos y valor con otros. (Kotler y Armstrong, 2001).

1.9.4.- Recursos Humanos.

Considerando al elemento humano como el más importante, pues es quien será el responsable del manejo de los demás recursos en toda organización, es obligado para las empresas contar con el área de Recursos Humanos.

La administración de recursos humanos tiene como objetivo desarrollar políticas, programas y procedimientos, que logren contar con empleados capaces y motivados,

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lo cual deberá redundar en beneficio de los trabajadores, la organización y la sociedad.

UNIDAD II.EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU VINCULACIÓN EN LAS

ORGANIZACIONES

Objetivo particular: Al finalizar la unidad los alumnos definirán el concepto, las características del proceso administrativo; y compararán los diferentes enfoques de once autores.

1.- El Proceso Administrativo.1.1. Concepto y características.

Concepto: El proceso administrativo es la herramienta fundamental de los administradores, el cual parte de las funciones administrativas como son planeación, organización, integración, dirección y control, aplicadas como proceso en las organizaciones.

El concepto de proceso implica que los sucesos y las relaciones son dinámicos, estén en evolución, y sean continuos. Los elementos de los procesos interactúan entre si, por lo que cada uno afecta a los demás.

Así que al definirlo como proceso se consideran las funciones administrativas como elementos y sus respectivas etapas que se ejecutan en forma simultánea e interactúan dentro de las organizaciones para lograr el mejor funcionamiento de las mismas hacia el alcance de objetivos.

Características (según Reyes Ponce): Universalidad: la aplicación del proceso administrativo es universal es decir

donde quiera que haya un organismo social, llámese empresa, dependencia de gobierno, institución educativa, institución de beneficencia, el ejército, la iglesia u otra, se puede aplicar este proceso.

Especificidad: la administración va acompañada de otras funciones como las productivas, jurídicas, mecánicas, etc. Sin embargo la actividad administrativa es específica para el que la maneja, pues alguien puede ser un excelente técnico, pero ser un pésimo administrador.

Unidad temporal: para su estudio se consideran elementos y etapas, pero en la práctica dentro de un organismo social se realizan en mayor o en menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Por ejemplo

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se puede planear al mismo tiempo que se dirige a un grupo de trabajadores.

Unidad jerárquica: todos cuantos tienen carácter de jefes en una organización, participan en distintos grados de la misma administración, así desde el gerente general hasta el supervisor de más bajo nivel forman parte de un “cuerpo administrativo”.

1.2. Naturaleza y Principios

Henri Fayol (1841-1925) estableció catorce principios generales de administración:1. División del trabajo2. Autoridad y responsabilidad3. Disciplina4. Unidad de mando5. Unidad de dirección6. Subordinación de los intereses individuales a los generales7. Remuneración del personal8. Centralización9. Jerarquía10.Orden11.Equidad12.Estabilidad del personal13. Iniciativa14.Espíritu de equipo.

Fayol aclaro que los principios administrativos no son rígidos, ya que en general en estos asuntos no hay nada absoluto. Es necesario considerar las situaciones concretas para decidir donde y como aplicar los principios generales, los cuales definió de la siguiente manera:

1) División del trabajo. Consiste en la especialización del hombre en las tareas. El trabajo debe organizarse para aumentar la eficiencia, es decir producir más y mejor con menos esfuerzo.

2) Autoridad y responsabilidad: autoridad es el derecho de mandar y el poder de hacerse obedecer; la responsabilidad es una consecuencia natural de la autoridad, e implica el rendir cuentas. Ambas deben ser equilibradas entre sí.

3) Disciplina: depende de la obediencia, la dedicación, la energía, el comportamiento y el respecto de las normas establecidas. Es fundamental para la buena marcha de la sociedad y de cualquier organización.

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4) Unidad de mando: cada empleado debe recibir órdenes de un solo superior. Es el principio de la autoridad única, pues de lo contrario se pueden propiciar conflictos en los trabajadores.

5) Unidad de dirección: establecimiento de un jefe y un plan para cada grupo de actividades que tengan el mismo objetivo.

6) Subordinación de los intereses individuales a los intereses generales: los intereses generales deben estar por encima de los intereses particulares. Actitudes de ambición y egoísmo de las personas olvidan este principio.

7) Remuneración del personal: debe haber una satisfacción justa y garantizada para los empleados y para la organización, en términos de retribución. El salario debe ser justo y equitativo de acuerdo a las características del puesto.

8) Centralización: concentración de la autoridad en la cúpula de la jerarquía de la organización, por ejemplo en el gerente general. Es usada en la Micro y pequeña.Jerarquía: línea de autoridad que va del escalón más alto al más bajo. Es el principio de mando y subordinación.

9) Jerarquía o cadena de mando: Fayol incluyó los niveles de comunicación y autoridad que deben respetarse para evitar conflictos e ineficiencia en los trabajadores. Señaló que el abuso en esta materia puede a su vez, provocar lentitud administrativa.

10) Orden: debe existir un lugar para cada cosa y cada cosa debe estar en su lugar, es el orden material; y en lo humano “un lugar para cada persona y cada persona en su lugar”

11) Equidad: amabilidad y justicia de los jefes para conseguir la lealtad del personal.

12) Estabilidad del personal: cuanto más tiempo permanezca una persona en su cargo, tanto mejor. La rotación tiene un impacto negativo en la eficacia de la organización.

13) Iniciativa: capacidad de visualizar un plan y asegurar personalmente su éxito. Si las entidades no aprovechan la iniciativa de sus colaboradores, serán estáticas y de corta vida. Sin embargo el jefe debe marcar límites y lineamientos en la iniciativa de sus colaboradores.

14) Espíritu de equipo o unión de personal: la armonía y la unión de las personas constituyen grandes fortalezas para la organización.

1.2. El proceso administrativo con diferentes enfoques.1.2.1. Henri Fayol1.2.2. Harold Koontz

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1.2.3. George Terry1.2.4. Agustín Reyes Ponce1.2.5. José Antonio Fernández Arena1.2.6. Francisco Laris Casillas1.2.7. David R. Hampton1.2.8. James A. F. Stoner1.2.9. Stephen P. Robbins1.2.10. Sergio Hernández y Rodríguez1.2.11. Jorge Barajas Medina.

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2.2. EL PROCESO ADMINISTRATIVO CON DIFERENTES ENFOQUES.

No. Nombre y biografía del autor Año Estructura y Elementos del Proceso Coincidencias-diferencias con otros autores1 Henry Fayol. Nacido en 1841 en

Estambul, Turquía, de una familia burguesa; se graduó en Ingeniería de Minas en 1860 a los 19 años; desarrolló su carrera en la empresa Commentry Fourchambault S.A. metalúrgica y carbonífera, a los 47 años asumió la dirección general de la compañía. Se jubiló en 1918.Su obra más importante es “Administración General e Industrial” publicada en Francia en 1916, y luego en idioma inglés en 1929. Otra obra La incapacidad industrial del Estado (1921). Es considerado el fundador de la escuela clásica de la administraciónFalleció en París en 1925.

1886 Fayol creo el primer modelo del Proceso Administrativo, cita cinco elementos:Planear: visualizar el futuro y trazar el programa de acción.Organizar: construir el organismo material como el social de la empresa.Dirigir: guiar y orientar al personal.Coordinar: ligar, unir, armonizar todos los actos y esfuerzos colectivos.Controlar: verificar lo que suceda de acuerdo con las reglas establecidas y las órdenes dadas. Su modelo administrativo se basa en tres aspectos fundamentales: la división del trabajo, aplicación de criterios en el proceso administrativo y la formulación de las técnicas para orientar las funciones administrativas. Fayol resumió los resultados de sus investigaciones en catorce principios generales de administración.

Con Harold Koontz, coincide en elementos, excepto la integración, quién aporta estímulo al compromiso personal, el desarrollo de controles objetivos.Fayol destaca la universalidad de la Admón. Propone los catorce principios generales. Diseña el perfil de los administradores de acuerdo a los niveles jerárquicos.En cuanto a las personas Koontz dice que cada quien tiene propósitos definidos; la gente sigue instrucciones y se apega a normas y decisiones.Fayol dice que en cuanto más se especialicen las personas, habrá mayor eficiencia en su oficio y tienen que respetar las reglas.Los dos coinciden en que debe haber autoridad para que funcione un mejor proceso administrativo en la empresa.

2 Harold Koontz. Nació el 14 de abril de 1909; fue activo ejecutivo de empresas y del gobierno, profesor universitario, presidente y director de consejos de compañías, consultor administrativo, conferencista internacional. Autor de muchos libros y artículos desde 1950, catedrático desde 1962. De 1979 a 1982 fungió como Canciller

1955 Koonts considera cinco elementos: La Planeación selección de futuras líneas de acción para la empresa (1967).Organización que es agrupar las actividades necesarias para alcanzar los objetivos.Integración es la designación de un extenso campo de relaciones entre hombres y mujeres en el proceso de empleo.Dirección es llamada también ejecución, comando, liderazgo, es una función de gran

Henri Fayol maneja la planeación a corto, mediano y largo plazo; Koontz sólo a largo plazo.Para Fayol la moral y la conducta de los jefes son muy importantes para la dirección eficaz.Ambos autores dividen la organización en niveles jerárquicos.

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mundial de la Internacional. Murió a la edad de 75 años en 1984

trascendencia.Control, contrario hacer los ajustes.

3 George Terry. En 1953, menciona la necesidad de evaluar a una organización a través de una auditoría, utilizando cuatro procedimientos: apreciación de conjuntos, informal, por cooperación e ideal.

1956 Terry propone cuatro elementos:Planeación.- determina los objetivos y cursos de acción que deberán tomarse. Qué trabajo se necesita, cuando y cómo se hará.Organización: distribuir el trabajo al grupo para establecer las relaciones necesarias.Ejecución: para llevar a cabo sus tareas con entusiasmo, es necesario que el gerente ordene y vigile a los integrantes para que ejecuten las tareas asignadas.Control: para comprobar las actividades con los planes, ya que pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones u obstáculos, lo que habrá de comunicarse.

Con Agustín Reyes Ponce: este autor mexicano, divide al P. A. En fases, elementos y etapas; formula preguntas sobre cada elemento del proceso administrativo, e incluye dos elementos: la previsión y la integración.Terry divide el proceso en centralizado y descentralizado.Ambos coinciden en que en la planeación se fija el curso concreto de acción para lograr los objetivos. También señalan que en la dirección se requiere comunicarse y delegar, ejercer un liderazgo basado en la razón y no solo en la autoridad, motivar la acción hacia la meta.

4 Agustín Reyes Ponce. Administrador mexicano, nacido en Puebla el 12 de abril de 1916, Primer tratadista hispanoamericano sobre administración de empresas. Considerado la figura más importante en Latinoamérica del ámbito teórico práctico empresarial Se graduó con honores como Licenciado en Derecho en la Universidad de Puebla, donde se desempeño como director y profesor. Cofundador y exdirector de las carreras de Admón. de empresas y Relaciones Industriales de la Universidad Iberoamericana.

1960 Define a la administración como el conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social, añadiendo que la administración es la técnica de la coordinación de las cosas y las personas.

Divide el Proceso Administrativo en dos fases: Mecánica: que incluye los elementos de Previsión, Planeación y Organización. Dinámica: Integración, Dirección, Control.Plantea preguntas en cada elemento:Previsión: ¿Qué se puede hacer?Planeación. ¿Qué se va a hacer?Organización: ¿Cómo se va a hacer?Integración: ¿Con quién se va a hacer?

Terry define “El proceso administrativo se considera como un núcleo esencial de los administradores y en general se ve como un formato efectivo para el estudiante”

Reyes Ponce dice “El proceso administrativo es una sucesión ordenada de funciones necesarias para administrar”

Una similitud de los dos autores es la forma en que proponen a un gerente de empresa, los controles con unidades de medida y estándares de tolerancia.

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Consultor de empresas en el medio industrial mexicano, y miembro de la Academia Internacional de Administración. Este pensador Mexicano se ha manifestado por su amor a la cátedra y su compromiso por la educación, tanto en licenciatura de la UNAM como en el doctorado de Instituto Politécnico Nacional. Entre sus obras: Administración de empresas, Administración de Personal, Admón. por objetivos, Análisis de puestos. Murió en la Ciudad de México el 22 de octubre de 1988.

Dirección: ¿Se está haciendo?Control: ¿Qué se hizo?La previsión tiene tres etapas: definición del propósito, la investigación y el desarrollo de alternativas.La planeación: políticas, programas, procedimientos, presupuestos, pronósticos.La organización: jerarquías, funciones y obligaciones.La integración: reclutamiento, selección, introducción, capacitación y desarrollo, integración de las cosas.La dirección: autoridad, comunicación y supervisión.El control permite medir los resultados.

5 José Antonio Fernández Arena. Contador Público mexicano, nacido en 1940, primer egresado de la Licenciatura en Administración que escribió la obra sobre la materia y posteriormente una recopilación sobre Auditoria administrativa. Fue director de la Facultad de Contaduría y Administración de la UNAM. Autor de Introducción a la

1967 La administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de un mecanismo de operación y a través del esfuerzo humano coordinado.Clasifica los objetivos institucionales en: de servicio, social y económico.El mecanismo de operación en: dirección, asesoramiento e información.La participación individual consta de tres

Tanto el maestro Fernández Arena como el maestro Laris Casillas, incluyen políticas y programas en el elemento Planeación.Fernández Arena distingue cuatro elementos en el proceso: planeación, organización, dirección y control.Laris Casillas considera cinco: planeación, organización, integración, dirección y control, es más amplio en cuanto al contenido de sus elementos, por ejemplo en la integración

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Administración, el Proceso Administrativo. Falleció en cruces, Baracaldo el 30 de julio de 2009, a la edad de 69 años.

etapas: planear, implementar y controlar.Considera cuatro elementos en el P. A.: planeación, organización, dirección, control.

considera la obtención de capital, terrenos, construcciones y demás materiales; así como los humanos para llevar a cabo los planes.

6 Francisco Javier Laris CasillasContador Público y Licenciado en administración de Empresas, con posgrado en el Instituto Panamericano de Alta dirección de empresas, en donde fue profesor. Realizó otro postgrado en la Escuela de Negocios de la Universidad de Harvard y en la Facultad Filosofía y Letras de la Universidad Complutense de Madrid, España. Es profesor de la Facultad de Contaduría y Administración de la UNAM. Por espacio de 11 años escribió la columna “In Ventario” y de 1999 a 2006, como miembro de la Comisión de estudios de historia de la contabilidad. El 23 de abril de 2003 fue nombrado primer cronista del Colegio de Contadores Públicos de México, A. C.

1972 Su definición de administración es que tiene algo de ciencia porque sigue un razonamiento científico; y es una técnica al utilizar métodos uniformes para la solución de problemas.El proceso administrativo es la administración en marcha. Para su estudio lo divide en cinco elementos, todos dinámicos, estas son:Planeación es la determinación de lo que va a hacerse. Organización es el agrupamiento de actividades necesarias a través de unidades administrativas. Integración consiste en la obtención del capital, del personal ejecutivo, elementos humanos, terrenos y construcciones.Dirección es la expedición de instrucciones a los responsables de efectuar los planes. Control consiste en medir la operación para que resulte conforme a los planes, incluyendo el establecimiento de estándares.

En una comparación de Laris Casillas con David Hampton, este último define el proceso administrativo como un conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad y lograr un objetivo.En cambio Laris lo considera como la administración en marcha. Para su estudio lo divide en cinco etapas dinámicas.

7 David R. Hampton. Nació en Anápolis, MD. Es profesor Asociado en Ingeniería Industrial, profesor de administración en San Diego University. Sus grados: Licenciatura en Letras, en

Proceso administrativo conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan formando un proceso integralConsidera dos fases y cuatro elementos.Fase mecánica: planeación, reflexionar sobre

El maestro Laris Casillas incluye en la planeación políticas, objetivos y decisiones importantes para la determinación de lo que va a hacerse, y considera la previsión para estudiar varias alternativas.Hampton considera la planeación proceso por el

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Administración, Ingeniería Mecánica y Aeroespacial. Universidad de Virginia. De 1981 a 1983 Administrador de la Escuela Centro de entrenamiento submarino naval del pacífico. Consultor en: General Motors, Chrysler Corporation, International Harvester, AMF, etc.

la naturaleza de la organización y decidir como situarla en su ambiente.Organización se refiere a la división en unidades llamadas departamentos.Fase dinámica: dirección que denota el proceso de influjo interpersonal por el cual los gerentes se comunican con los subalternos para ejecutar el trabajo; y control es vigilar lo realizado basándose en los objetivos y normas fijados en la planeación. Los informes sirven para evaluar el avance y hacer los ajustes necesarios.

cual se obtiene una visión del futuro en donde es posible determinar y lograr objetivos mediante un curso de acción.

8 James A. F. StonerProfesor de Sistemas Administrativos.Joined Fordham 1975.Estudió la licenciatura en Antioche College (1959), Maestría (1961) y Doctorado (1967) en Instituto Tecnológico de Massachussets.Experiencia académica Investigador asociado MIT 1963-64 y 1967-68; Asistente y Profesor Asociado Universidad de Columbia 1968-1975. Publicaciones: Fundamentos de Administración Financiera.2002. “La gerencia dominicana” “El nuevo milenio”. 1998.

1996 James A. F. Stoner define el proceso administrativo en una serie de partes separadas o funciones que cuando se unen integran un proceso total. Sus elementos son: Planeación, organización, dirección y control.

9 Stephen P. RobbinsSe doctoró en la Universidad de Arizona. Antes trabajó en Shell Oil

El proceso administrativo es el conjunto de etapas sucesivas que se interrelacionan para llevar a cabo una administración. Esta

En relación al Proceso del Maestro Sergio Hernández y Rodríguez:Ambos autores incluyen la planeación, la

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Company y en Reynolds Metal Company. Catedrático en las siguientes instituciones: Universidad de Nebraska, en Omahac, la Concordia University, en Montreal; la Universidad de Baltimore del sur de Illinois y en la Universidad de San Diego. Autor de los mayores éxitos en la administración y comportamiento organizacional. Es un atleta de pista y campo para veteranos; desde que cumplió 50 años, ha impuesto marcas mundiales.

compuesto por dos fases:Mecánica: comprende la planeación en la que se establecen objetivos y metas a plazo indefinido, la estrategia global para alcanzarlos; y la organización en la que se estructura en gerencias, departamentos y jefaturas.Dinámica: en esta la dirección se encarga de que se realicen las tareas, para ello se auxilia de la supervisión, liderazgo, comunicación y motivación. Además el control dirá cómo se realizó, se verifica lo planeado, a fin de hacer comparaciones y correcciones.

organización, la dirección y el control.La planeación la definen de manera similar considerando políticas, reglas, estrategias y programas.Hernández y Robbins están de acuerdo en que una organización debe contener una estructura lineo- funcional con un organigrama que marque la división del trabajo y autoridad.En el elemento dirección ambos autores incluyen la motivación y comunicación como factores importantes dentro del proceso administrativo.

10 Sergio Hernández y RodríguezAutor mexicano. Catedrático de la Facultad de Contaduría y Administración de la UNAM. Director del Instituto para el desarrollo de una cultura productiva A.C. Consultor de empresas. Es autor y coautor de varias obras como: Administración Pensamiento, proceso, estrategia y vanguardia.

1994 Su proceso administrativo lo divide en seis elementos:Previsión: es explorar el futuro a través de datos relevantes del presente y su tendencia.Planeación: guía y determina las operaciones dentro de parámetros preestablecidos.Organización: es el proceso de diseñar estructuras formales de trabajo en una empresa a través de una jerarquía de autoridad.Integración: se necesitas para formar o reformar los equipos de trabajo.Dirección: coordina al personal de la empresa y vigila el rumbo a donde se encamina la organización.Control: permite a la empresa autorregularse y mantener su desarrollo en lo deseado.

La principal diferencia entre los procesos de Hernández y Robbins es que el autor mexicano incluye la previsión y la integración, y muy bien estructuradas.Ambos autores coinciden en que el liderazgo es la principal virtud que debe tener una persona con puesto de jefatura; también coinciden en que la motivación, comunicación creatividad, cambio organizacional e individual son puntos estratégicos que deben existir entre directivos y subordinados.Otro aspecto es el establecimiento de sistemas que permite medir resultados y tener control en la organización de una empresa.

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11 Jorge Barajas Medina 1986 Al estudiar la administración bajo el enfoque de un proceso, en la práctica se ejecutan en forma simultánea, en mayor o menor grado todas las funciones que componen este proceso. Este es universal puesto que se puede aplicar en todo tipo de organismos sociales.De la diversidad de modelos del proceso administrativo se han dado a conocer:

Planeación Organización Integración Dirección Control

En relación al proceso administrativo de Hampton, éste considera dos fases y cuatro elementos: Planeación, organización, dirección y control.En cambio Barajas considera cinco: planeación, organización, integración, dirección y control.Una diferencia con Fernández Arena es que Barajas, en la integración habla de dotar al organismo social de sus cuatro recursos (financieros, materiales, técnicos y humanos).Fernández Arena plantea la motivación humana para el reclutamiento de buenos colaboradores con base en estímulos.

PERFIL DEL ADMINISTRADOR

1.- Cualidades Físicas: buena salud, presencia limpia, vestimenta apropiada.2.- Cualidades Morales: honestidad, honradez, responsabilidad, tolerancia, ética profesional.3.- Cualidades Intelectuales: creatividad, liderazgo, proactividad, toma de decisiones.4.- Conocimientos generales: en Antropología, Derecho, Economía, Historia, Matemáticas, Psicología, Sociología.5.- Conocimientos específicos: Proceso administrativo, métodos y técnicas del área que coordina.6.- Experiencia: Coordinación de personal; en el área específica que dirige.

El administrador debe ser un profesional preparado eficientemente para asumir las más altas responsabilidades en la gestión de una organización moderna, ya se trate de una organización pública o privada.Su formación le permite desempeñarse como un excelente estratega de negocios, con un notable manejo de sistemas de información y tecnología avanzada. También tiene que estar preparado para asumir riesgos y controlados; tener un espíritu

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emprendedor y demostrar un adecuado criterio e iniciativa para diseñar propuestas novedosas que respondan a las cambiantes y exigentes necesidades del mercado.Cuando hablamos del perfil profesional del administrador que requieren las organizaciones, obligadamente se requiere un ejecutivo que sea capaz de planificar, organizar, dirigir y evaluar; y que se enfrente a la toma de decisiones en el quehacer diario de la empresa; aplicando los valores éticos y morales que garanticen el buen éxito en la coordinación a los grupos que están bajo su mando. Es decir debe ser un líder todos los días.

Alto nivel de autoestima y responsabilidad, debemos demostrar;Decisiones eficaces para mejor coordinación de recursos organizacionales;Motivación permanente para lograr los objetivos colectivos y personales;Integridad física y mental hacia el trabajo;Normas de conducta y ética profesional predicando con el ejemplo;Interacción de grupos con actitud crítica y constructiva;Sensibilidad social y humanística, para equipos formar;Trabajo coordinado con eficiencia y liderazgo;Reconocimiento a colaboradores, lealtad al patrón;Actualización profesional y técnica; Retroalimentación siempre en nuestra comunicación.

Autora del acróstico: M. en A. María Ofelia Mendoza Galván (2010)

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UNIDAD III. LA PLANEACIÓN Y SU APLICACIÓN EN LAS ÁREAS FUNCIONALES

Objetivo particular: Al finalizar esta unidad los alumnos deberán definir la planeación, sus principios, los tipos de planes y describir las clases de planeación.

Las empresas no improvisan, casi todo deben planear. La planeación es la primera función administrativa porque sirve de base para las demás funciones. Planear es decidir el qué, el cómo, el cuándo, el cuánto debe producir la empresa.

1.- ConceptoEs la formulación de la estrategia para el logro de los objetivos y la misión de la empresa a través de métodos, procesos y procedimientos de trabajo y el tiempo en que deben ejecutarse; el cálculo de los recursos que se utilizarán (presupuestos) para generar productos.

2.- Naturaleza y propósito de la planeación.

La planeación es una fase de vital importancia del proceso administrativo, pues el trabajo de todos los trabajadores de una organización está determinado por este elemento. Su propósito es guiar las acciones de todo el personal hacia la consecución de los objetivos.

3.- Principios de la planeación y su importancia en las organizaciones.

3.1. Principio de unidad y dirección: todo plan debe estar dirigido hacia objetivos en una misma dirección.3.2. Principio de delegación (centralización vs. descentralización): todo plan debe involucrar a las unidades ejecutoras, dándoles poder suficiente en la toma de decisiones para la ejecución del plan según su jerarquía.3.3. Principio de flexibilidad: todo plan debe contemplar un grado de flexibilidad ante posibles imprevistos, sin incurrir en la imprecisión del tiempo, costo, alcance, riesgo y calidad.3.4. Principio de congruencia con la misión de la empresa: todo plan debe estar inserto dentro de la misión de la empresa, con objetivos y metas claras.3.5. Principio de visión estratégica de largo plazo: todo plan debe estar alineado a la visión estratégica, considerando el buen funcionamiento de la empresa y los recursos financieros con que cuenta.3.6. Principio de control: todo plan debe ser sujeto a control, por lo tanto debe generar los parámetros para su evaluación.

4.- La Previsión

4.1. Concepto e importancia. La previsión comprende la clarificación del propósito (misión) de la empresa; la investigación de datos relevantes del medio donde operará la organización y el

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diagnóstico para el análisis de problemas, creando alternativas viables para la toma de decisiones y la fijación de metas.

Su importancia: en virtud de que toda clase de negocios al emprenderse y durante la vida de las organizaciones están acompañadas de riesgos; la previsión es un elemento que bien realizado coadyuva a disminuir esos riesgos y a afrontar situaciones difíciles.

5.- Misión y VisiónLa previsión se inicia con la definición de la misión, que es una expresión clara de lo que es y hace la organización como organismo social.

5.1. Concepto e importancia

Misión: es la redacción en términos precisos de la razón de existencia de la Organización, los productos y/o servicios que ofrece a un mercado bien definido, incluyendo cualidades de los recursos humanos con los que cuenta para vender sus bienes.

La misión es la razón de ser y existir de una empresa. Se redacta en un párrafo breve y claro, el cual contesta algunas preguntas: ¿Qué productos y servicios ofrece?¿A qué público atiende?¿Con qué recursos materiales y/o instalaciones cuenta?¿Qué personal capacitado colabora?¿A qué precios ofrece sus productos?Iniciar con: Somos, Ofrecemos, Nuestra misión es……

Visión: Es como el sueño realizable a largo plazo de una organización. Se considera como un mapa de rutas del futuro de la Compañía, de la dirección que lleva, de la posición que pretende ocupar y de las capacidades que planea desarrollar.

5.2. Formulación. Ejemplos de Misión:

Instituto mexicano del Seguro Social: “Garantizar el derecho a la salud y la protección a los medios de subsistencia, otorgando prestaciones médicas, económicas y sociales a los derechohabientes y de manera solidaria a la población rural y urbana marginada, con oportunidad, calidad y trato digno a través de compromiso de sus trabajadores para el bienestar social.”

Marriott International: “Estamos comprometidos en ser la mejor compañía del mundo en proporcionar y administrar servicios, mediante la capacitación a nuestros empleados para crear un extraordinario servicio al cliente y mantener el valor de nuestras acciones.”

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T. V. Azteca: Crear valor para nuestros accionistas al producir y distribuir el mejor contenido para la televisión en español en el mundo.

Editorial FCE: El Fondo de Cultura Económica es una institución editorial del Estado Mexicano, que edita, produce, comercializa y promueve obras de la cultura nacional, iberoamericana y universal, a través de redes de distribución propia y ajena, dentro y fuera de nuestras fronteras.

Ejemplos de Visión:

T.V. Azteca: Ser la mejor televisión de habla hispana del mundo dedicada a entretener, formar e informar a la sociedad, sustentada en nuestro código de valores.

Editorial FCE: Seremos una editorial esencial en la discusión y creación de las ideas en los diferentes campos del saber cuya acción es seguir contribuyendo a consolidar la identidad de la región y a integrar una agenda pública, cultural y científica iberoamericana con un amplio sentido social para todas la edades.

Empresa que vende ropa de trabajo: “Ser empresa líder en la distribución de ropa para trabajo industrial el la región del bajío en México en un plazo de tres años”

6.- Tipos de planes.

En la planeación se clasifican los planes de acuerdo a los siguientes criterios:a. En cuanto al tiempo: corto (menos de un año), mediano (de uno a cinco años)

y largo plazos (más de cinco años).b. En tanto a su frecuencia y continuidad de uso: únicos, continuos, rectores o

estratégicos y alternos.b.1. Únicos: programas, proyectos, presupuestos.b.2. Continuos: políticas, normas y reglas; procedimientos y operaciones; estándares de calidad.b.3. Rectores o estratégicos: estrategia, táctica.b.4. Alternos: planes de contingencia o circunstancias especiales.

7.- Objetivos: Se definen como propósitos de la organización en función del tiempo; se refieren a un resultado concreto que se desea o se necesita lograr dentro de un período específico. Los objetivos sirven para el desarrollo de metas y definición de acciones.

7.1. Tipos y clasificación

a. Por el tiempo para lograrlos: corto, mediano y largo plazo.b. Por el ámbito de aplicación: generales (toda la empresa); particulares (área

funcional); específicos (programa o proyecto).

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7.2. Jerarquía e integración.

En general las empresas buscan alcanzar varios objetivos al mismo tiempo, sin embargo debe existir una jerarquía mediante la cual se distinga la importancia de unos sobre otros; asimismo se defina la atención de alcanzarlos de acuerdo a prioridades de la empresa. Los objetivos de las organizaciones pueden situarse en una jerarquía que va desde los objetivos estratégicos de la empresa hasta los objetivos operacionales, sin embargo para alcanzar los situados en la jerarquía más alta, se tienen que cumplir partiendo de los operacionales.

7.3. Formulación. Ejemplos.

General de la empresa: Conquistar el 60% del mercado regional del bajío, en un plazo de dos años.

De la división de producción: Producir y vender 40 000 unidades al año, con la mejor calidad.

Del departamento de finanzas: Asegurar recursos y medios para alcanzar los objetivos de producción y ventas, en un plazo de un año.

Del equipo de vendedores: Estar capacitados y motivados para lograr las metas de ventas mensuales fijadas por la jefatura.

7.4. Metas: concepto, características y diferencia con los objetivos.

Las metas son resultados parciales cuantificables del logro de los objetivos que espera alcanzar una organización en el corto o mediano plazo. En caso de existir desviaciones en las metas deben corregirse en razón del objetivo.

Ejemplos: Producir mensualmente 10 000 unidades de un producto; facturar quincenalmente 500 ventas; cobrar diariamente a 100 clientes a crédito.

Diferencias entre metas y objetivos:

METAS OBJETIVOS1.- Son cuantitativas Son cualitativos2.- Se derivan de los objetivos Se fijan antes de las metas3.- Se cumplen en los puestos de trabajo Se alcanzan en cada área4.- Se otorgan estímulos por cumplirlas Buen desempeño de grupo5.- Aplican estándares y parámetros Utilizan menos medidas.

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8.- Políticas

8.1. Concepto e importancia.

Las políticas son guías orientadoras de la acción de los directivos, mandos medios y operativos; dirigen la ejecución del trabajo y proporcionan marcos o limitaciones flexibles. Se expresan iniciando con verbos como: mantener, usar, proveer, ayudar, etc.

Son importantes pues se consideran órdenes indirectas del dueño de la empresa y/o de la máxima autoridad de la misma, que se transmiten a través de los diferentes jefes en las jerarquías de la organización, las cuales se deben cumplir como están indicadas.

8.2. Características. Están dictadas por el dueño o el gerente general de la organización Se deben dar a conocer por escrito a todo el personal de la empresa, en el

Manual de bienvenida o en el Manual de Organización. Deben revisarse y actualizarse por lo menos cada año.

Son flexibles, por el dueño o el gerente general de la empresa. Se deben explicar al personal para evitar interpretarlas a conveniencia de

intereses particulares.

Ejemplos:De Producción: Mantener las herramientas de fábrica en buen estado, haciendo buen uso y mantenimiento.De Personal: Portar correctamente el uniforme de trabajo y el gafete.De ventas: Apoyar y orientar al comprador con actitud amable, cuando éste lo solicite.

9.- Programas

9.1. Concepto e importancia.

Los programas se definen como la calendarización de las operaciones con cronograma que señalan la secuencia de las actividades en fechas, así como el tiempo que requiere cada operación, con estimación de costos en gastos e inversión.

Su importancia: al contar con programas se puede llevar un mejor control de las operaciones, así como de los recursos financieros, humanos y materiales a utilizar; además de alcanzar objetivos específicos que coadyuven a lograr los objetivos generales.

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9.2. Características. Deben contar con la aprobación de la máxima autoridad administrativa. Presentarlos como inversión y no como un gasto. Contar con un método de evaluación y aplicarlo.

9.3. Clasificación.

Existen varios criterios para clasificar los programas, aquí se mencionan tres: Por su campo de aplicación: generales (para toda la empresa), por ejemplo

un programa de capacitación y adiestramiento, un programa de incentivos y motivación; particulares (para cada área funcional en la organización), por ejemplo un programa mensual del producción, un programa de ventas.

Por el tiempo para su realización: sencillos como una reunión de trabajo semanal que contiene la orden del día; y complejos como un programa para la remodelación de un edificio.

Por su contenido: lineal (gráficas de Gantt) y de operaciones (técnicas PERT Program Evaluation and Review Technique, CPM Camino o ruta crítica, Teoría de colas.

10.- Procedimientos10.1. Concepto e importancia.

Los procedimientos son planes que describen detalladamente la secuencia de pasos que deben seguirse para ejecutar ciertas actividades de manera eficiente.

Importancia: las organizaciones deben contar con procedimientos escritos en un manual a fin de que haya uniformidad en los trabajos a ejecutar por cada trabajador y así evitar errores que puedan causar pérdidas a la empresa.

10.2. Clasificación.

Las clases más genéricas son: de oficina son los administrativos; de fábrica son los operativos; de taller son los procedimientos técnicos.

11.- Presupuestos

11.1. Concepto e importancia.Los presupuestos son la expresión utilizada para los planes en términos numéricos. Son importantes pues fijan límites para determinar los egresos (salidas) y pronostican los ingresos es decir las entradas en dinero, con base en la experiencia del negocio.

11.2. Clasificación. Se presentan dos clases: financieros y no financieros.

Los financieros que incluyen cantidades monetarias, es decir dinero, a su vez se dividen en:

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1.- De ingresos: representan el cálculo de entradas en dinero que tendrá la empresa en el siguiente ejercicio.2.- De egresos: expresan el cálculo de la salida de dinero que deberá realizar la organización a fin de cumplir con sus programas.

No financieros: involucran cosas que se adquirirán y/o venderán. Por ejemplo los pronósticos de ventas y por tanto de compras.

12.- Proyectos.

12.1.- Concepto e importancia.La palabra proyecto viene del latín proiectus, representación en perspectiva. Y se define como: “La disposición para la ejecución de una cosa de importancia anotando y extendiendo todas las circunstancias principales que deben concurrir para su logro.”

Los proyectos son estudios sobre la viabilidad y rentabilidad de una inversión nueva. Las empresas y las organizaciones públicas continuamente hacen proyectos de ampliación, reestructuración, modernización o de unidades nuevas de negocios; por lo tanto es muy

importante que el administrador este capacitado para hacer este tipo de planes, los cuales se apoyan en investigaciones (mercado, economía, cultura, etc.)

13.- Tipos de Planeación. Por su ámbito de aplicación en las organizaciones, y por sus características, existen dos tipos de planeación:

13.1. Planeación estratégica.

13.1.1. Concepto e importancia

La planeación estratégica, como enfoque administrativo considera a toda la empresa, trata sobre las decisiones de efectos duraderos en una planeación a largo plazo, previo análisis del contexto económico donde se encuentra ubicada la organización.

Es importante pues comprende varias herramientas de dirección para los gerentes de alto nivel o consultores de empresas con una visión a largo plazo. Sirve para la búsqueda de caminos precisos para el sano desarrollo de la empresa.

13.1.2. Características Proyectada a largo plazo, por lo que sus efectos se extienden a varios años. Abarca toda la empresa como totalidad. Está definida por la máxima autoridad de la Organización. Todos los trabajadores deben subordinarse a ella.

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13.1.3. Proceso estratégico.

Este proceso se inicia con la visión, luego se debe definir la misión, enseguida es necesario establecer valores de la empresa y de sus directivos, mismos que deberán ser transmitidos a todo el personal. Los valores son parte de la cultura de trabajo y dan identidad a los miembros, asimismo la fuente más importante de la motivación. Luego se aplica el análisis FODA, para realizar un diagnóstico de las fortalezas oportunidades, debilidades y amenazas de la empresa; con base en lo anterior se diseñan las estrategias.

13.1.4. Clasificación.

La planeación estratégica clasifica los planes es estratégicos, tácticos y operativos:Estrategia es el arte de coordinar las acciones y de obrar para alcanzar un objetivo. Este término se aplica en la milicia en tiempo de guerra, viene del latín strategus, y significa gobernador Y/o general.

13.2. Planeación Táctica.

13.2.1. Concepto e importancia. La planeación táctica son proyectos de mediano plazo de uno a tres años; como planes de crecimiento o posicionamiento de nuevos productos que implican un cambio que requiere capacitación de los mandos medios.

Es importante pues en la medida en que se ejecuten con mayor eficiencia los planes tácticos, se propiciará el alcance de los objetivos estratégicos.

13.2.2. Características. Proyectada a mediano plazo, en general de uno a tres años. Incluye todos los departamentos y abarca sus recursos, Se halla definida en el nivel intermedio.

13.3. Planeación operativa.

Es la realizada en cada puesto de trabajo, participando el grupo de trabajadores como vendedores, oficinistas, obreros, conductores, técnicos, en corto plazo por ejemplo a un mes, un trimestre o un semestre.

14.- Herramientas y técnicas de planeación.

Las técnicas para formular planes son muchas y diversas, las más usadas son las siguientes:

o Manuales Administrativos: De organización, de Inducción (de Bienvenida), de Procedimientos, de Políticas, de Historia, de Puestos, etc.

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o Diagramas de Procesos y de Flujo que sirven para presentar gráfica y sencillamente un proceso o procedimiento.

o Programas como: PERT, CPM y RAMPS, que se conocen como Técnicas de trayectoria crítica, porque buscan planear y programar en forma gráfica y cuantitativa.

o FODA.- técnica utilizada para el análisis de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que tiene una organización en un momento de su vida. Se aplica en la planeación estratégica.

15.- Aplicación de la planeación en las áreas funcionales.

Como sabemos el proceso administrativo y cada uno de sus elementos se realizan en forma simultánea en todas y cada una de las áreas funcionales, y la planeación no es la excepción, por tanto a continuación se dan algunos ejemplos de planes en las áreas de la empresa:

Producción: Programas de elaboración de unidades mensuales; procedimientos de transformación; programas de adiestramiento a los obreros.

Finanzas: programación del presupuesto para el siguiente ejercicio fiscal; proyectos de inversión; evaluación del ejercicio del presupuesto; procedimiento de crédito y cobranzas.

Mercadotecnia: Investigaciones de mercado para la apertura de una nueva tienda; pruebas de producto antes de lanzamiento del mismo al mercado; programa de una campaña promocional; programa de ventas por zonas geográficas.

Recursos humanos: proyecto de análisis y descripción de puestos; procedimiento de reclutamiento y selección de personal; programa de seguridad e higiene en el trabajo; programa general de capacitación y adiestramiento para toda la empresa; programa de incentivos y motivación para los trabajadores; presupuesto para los salarios y prestaciones.

M. en A. María Ofelia Mendoza Galván.

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UNIDAD IV. LA ORGANIZACIÓN Y SU APLICACIÓN EN LAS ÁREAS FUNCIONALES

Objetivo general: Al terminar la unidad los alumnos comprenderán a la organización como elemento base para la división del trabajo, sus principios generales, los organigramas, la departamentalización, la reorganización, la reingeniería y los manuales administrativos.

1.- Concepto: organización es el proceso de estructurar formalmente el trabajo de un organismo social, por medio de las jerarquías, funciones y obligaciones. Es diseñar la organización formal la cual se presenta en organigramas.

Organizar es proveer a la empresa de todo lo útil para su funcionamiento: material, herramientas, capital y personal. Organizar es saber constituir el cuerpo social.Henri Fayol.

2.- Naturaleza y propósito.

La organización es de naturaleza estática pues su diseño se realiza en el escritorio antes de tomar decisiones acerca de la contratación de personal que cubrirá los puestos. Su propósito es realizar la correcta división del trabajo con base en las necesidades del organismo social, considerando su tamaño y giro de actividad, así como los recursos financieros con que cuenta para el pago de salarios; con ello lograr una sinergia.

El diccionario define la sinergia como actuación concertada de varios órganos encargados de realizar una función específica con el fin de producir un fin común, potencializando cooperación. Sinergia también se considera como la suma de energías.

3.- Principios generales

Muchos de los principios de la organización fueron generados por Henri Fayol, a continuación se describen los de organización:

3.1.- Principio de división de trabajo: Este busca la especialización y el perfeccionamiento del hombre en un puesto, para producir más y mejor.

3.2.- Principio de la autoridad y responsabilidad: La autoridad implica aspectos formales, técnicos y morales. Lo formal se refiere a la designación del cargo mediante nombramiento oficial; lo técnico esta relacionado con la capacidad y capacitación de quien tiene la autoridad; y la autoridad moral se refiere al buen ejemplo que debe dar quien ostenta el puesto. Lo moral y lo psicológico se conoce como liderazgo.

3.3- Principio de primacía de la autoridad lineal sobre la asesora. Este se refiere a que quién ejerce autoridad de línea es quien decide, por tener la responsabilidad.

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En cuanto a los asesores de la empresa solo aconsejan y recomiendan.

3.4.- Principio de primacía de autoridad normativa. La autoridad normativa es la que se encarga de generar las normas de operación; por ello tanto las unidades dependientes, descentralizadas, como las regionales deben observarlas.

3.5.- Principio de delegación. La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, lo cual significa que el jefe debe permitir que sus colaboradores hagan las cosas y tomen decisiones, aunque cualquier error involucra al jefe.

3.6.- Principio de unidad de mando. Indica que cada miembro de la organización debe ser responsable sólo frente a una autoridad, la cual puede ser una persona, un comité o un consejo.

3.7.- Principio de jerarquía o cadena de mando. Toda organización humana requiere de una jerarquía, es decir de un sistema de niveles de mando para funcionar.

3.8.- Principio de tramo de control. Este principio se refiere al número de unidades, departamentos o personas que pueden ser supervisadas por una persona. La teoría clásica dice que deben ser entre seis y ocho.

3.9.- Principio de equidad en carga de trabajo. La labor del administrador cuando organiza una empresa, es equilibrar las cargas de trabajo de tal forma que todos los miembros de su equipo tengan la correcta de acuerdo a su nivel, capacidades y remuneración.

4.- Organigramas

4.1.- Concepto: También conocidos como Cartas de organización, son la representación gráfica de la estructura formal de una organización, que muestran los niveles jerárquicos, los órganos que la conforman, las líneas de autoridad, comunicación y coordinación.

4.2.- ClasificaciónLos organigramas se pueden clasificar considerando dos criterios: por su ámbito, por su presentación.

a.- Por su ámbito: generales y específicos.Generales: contienen los niveles más representativos de una organización, dependiendo de la magnitud de la empresa.

Específicos: muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o área de la organización, por ejemplo una gerencia o un departamento.

b.- Por su presentación: verticales, horizontales, mixtos, circulares, de bloque.

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Verticales: presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo, a partir del titular en la parte superior, desagregando los diferentes niveles en forma escalonada. Se recomienda su uso en los Manuales de organización.

Horizontales: despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma análoga a las columnas, mientras que las relaciones entre unidades se indican con líneas horizontales.

Mixtos: utilizan combinaciones verticales y horizontales con el objeto de ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda para organizaciones con un gran número de unidades en la base.Circulares: se dibujan círculos concéntricos que representan los diversos niveles jerárquicos, trazados en líneas continuas y punteadas. Las líneas continuas representan los canales de comunicación existentes entre los órganos. En el centro del organigrama se encuentra el órgano con mayor jerarquía en la organización.

6. Departamentalización. Generalidades. Es el proceso de agrupar actividades y personas en unidades específicas organizadas, con base en su similitud y en el tamaño y giro de actividad del organismo social.

Existen diversos criterios para elegir las bases de Departamentalización en las empresas. Cuatro son los más comunes:

1.- Por funciones: se agrupan las actividades por áreas funcionales; las más típicas son: ingeniería, producción, finanzas, contabilidad, recursos humanos, mercadotecnia.

2.- Por productos: una tienda de autoservicio tiene departamentos de abarrotes, carnicería, pescados, lácteos, frutas y verduras. Una fábrica automotriz cuenta con plantas por marca y tipo de vehículo como camiones, tractores, camionetas, lanchas, etc.

3.- Por clientes. Una tienda departamental cuenta con departamento de damas, caballeros, niños, niñas, jovencitos, etc.

4.- Por zonas geográficas: cuando la empresa es grande y tiene cobertura de mercado a nivel nacional o internacional, utiliza este criterio para designar zonas como norte, centro sur, oriente, poniente; o norte de Europa, Centroamérica, Sur de Asia, etc.

7.- Reorganización. Generalidades.

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El cambio es necesario en las empresas que se vician, pues si no se hace a tiempo tienden a desaparecer. Este cambio debe atacar dos subsistemas: los procesos productivos que se le conoce como reorganización, y los sistemas culturales.

8.- Reingeniería. Generalidades.

Es el diseño de cambio radical y fundamental de los procesos de una empresa. Es reinventar el negocio sacando de raíz lo que ya no funciona para la empresa, en materia de procesos y procedimientos.

9.- Manuales Administrativos. Generalidades.

Los manuales administrativos son documentos de planeación y organización de gran utilidad para todo el personal de la empresa. Contienen de manera ordenada información de la empresa. Se clasifican en varios como son: de organización, de políticas, de procedimientos, de inducción, de puestos de ventas, etc.

LA INTEGRACIÓNGeneralidades:

El programa de Administración II no incluye este elemento del proceso administrativo por lo que en este apartado se definirán aspectos muy generales del tema.

Cuando el organismo social ha diseñado sus planes y su estructura formal, necesita cubrir las áreas con equipos humanos de trabajo, capacitados de acuerdo a las necesidades y requerimientos de los puestos.

Las organizaciones están formadas por personas, es por ello la importancia de la función de integración, por lo que las empresas cuentan con un área denominada: Administración de Personal o Administración de Recursos Humanos.

Concepto: La integración consiste en dotar al organismo social de los recursos humanos que requiere para el eficiente desempeño. Al planear y organizar deben tenerse en cuenta los recursos financieros, materiales, técnicos y humanos con que podrá contarse.

Autores como Agustín Reyes Ponce, Francisco Laris Casillas y Jorge Barajas consideran en la integración, la obtención de recursos materiales y financieros.

El maestro Reyes Ponce incluye en este elemento la etapa de la integración de las cosas.El autor Francisco Laris Casillas indica que se deben obtener terrenos, dinero y otros recursos.

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Jorge Barajas nos dice que los recursos que para las organizaciones son necesarios, se clasifican en cuatro clases:

A) Financieros: son los que se obtienen mediante la emisión de acciones y obligaciones, créditos de bancos, reinversión de utilidades, etc.

B) Materiales: incluyen terrenos, edificios, instalaciones, maquinaria, equipo, herramientas, mobiliario, materias primas.

C) Técnicos: se conforman por sistemas, métodos, procedimientos, fórmulas, patentes, instructivos, etc.

D) Humanos: están integrados por el conjunto de personas (trabajadores) del organismo social, con todas sus características como son: salud, conocimientos, experiencia, habilidades, aptitudes, motivación.

Según Sergio Hernández y Rodríguez, las principales etapas de la Integración son:

- Planeación de recursos humanos. Prever las necesidades de personal.- Reclutamiento. Atraer candidatos a la empresa para concursar por puestos vacantes.- Selección. Elegir de entre los candidatos, el más idóneo para el puesto.- Contratación. Dar legalidad a la relación laboral, mediante la firma del Contrato Individual- Inducción. Integración pronta de los nuevos trabajadores a la empresa.- Medición del desempeño. Evaluar las aptitudes y actitudes de los trabajadores.- Capacitación y desarrollo. Entrenar al personal para su mejor desempeño y superación.- Mantenimiento del factor humano. Llevar un control del inventario de recursos humanos.

Unidad V.

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LA DIRECCIÓN Y SU APLICACIÓN EN LAS AREAS FUNCIONALES

Objetivo particular: Al finalizar esta unidad los alumnos comprenderán la dirección, como elemento dinámico del proceso administrativo definirán sus principios, así como las etapas para ejercerla.

1.- Concepto. Es el elemento del proceso administrativo que tiene como finalidad coordinar los elementos humanos de las empresas.

Dirigir es influir en los individuos para que contribuyan a favor del comportamiento de las metas organizacionales y grupales. Incluye el liderazgo y la comunicación.

Harold Koontz.

Dirección es llevar a cabo actividades mediante las cuales el administrador establece el carácter y el tono de la organización. Valores, estilo, liderazgo, comunicación, motivación.

David Hampton.

2.- Naturaleza y propósitos de la dirección.

La dirección como función vigila el rumbo a donde se encamina la organización por medio de la autoridad, el liderazgo efectivo, la comunicación, la motivación adecuada, a fin de lograr la competitividad de la empresa.

La dirección es la parte central de la administración, puesto que por su conducto se logran resultados que finalmente servirán para evaluar al administrador.

La dirección es parte de la práctica real, ya que trata directamente con las personas, y estos son los que influyen finalmente en el éxito o el fracaso del organismo social.

3.- Principios de la Dirección y su importancia.

Los principios dictados por Henri Fayol son guías de gran utilidad para el administrador, éstos ya se estudiaron en la unidad II. Los principios clásicos de la administración que tienen una aplicación concreta en la dirección son:

Autoridad y responsabilidad Unidad de mando Unidad de dirección Cadena de mando o jerarquía Delegación vs. centralización Equidad. Espíritu de grupo o unión de personal. Estabilidad del personal.

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A continuación las etapas para cumplir con la función de dirigir, es decir las herramientas para que el directivo realice de la mejor manera su trabajo.

4.- Autoridad y su clasificación.

4.1.-Concepto: Autoridad es la facultad que se le otorga a una persona para mandar y la obligación simultanea de otros para obedecerle. De acuerdo al grado y ámbito del ejercicio de autoridad, debe corresponder un grado para asumir la responsabilidad, sea sobre personas, dinero o cosas.

La autoridad se clasifica en tres tipos, que se describen a continuación:

Autoridad Formal.- también llamada legal o institucional, es un poder que surge de la estructura formal de una organización, y se otorga mediante nombramiento oficial.

Autoridad Informal.- también llamada autoridad personal, es la que surge del individuo por su carisma, por su simpatía, por la facilidad para influir sobre las personas; sus cualidades personales como inteligencia dinamismo, facilidad de palabra, etc. propicia una autoridad natural que otros aceptan y lo obedecen.

Autoridad profesional.- es la que se obtiene por el conjunto de conocimientos, experiencia, habilidades, etc. que capacitan a una persona para asesorar a otras sobre asuntos relacionados con su actividad, y por lo tanto otros lo aceptan.

4.2.-Delegación: Consiste en que quien tiene autoridad formal, otorgue a sus subordinados la facultad de dirigir y tomar decisiones con ciertos límites.

5.- Liderazgo

5.1.- Concepto e importancia

El liderazgo es una aptitud y actitud de un individuo al utilizar la autoridad formal para lograr resultados. Es la capacidad de materializar el potencial de los demás y orientar sus conocimientos, habilidades y capacidades hacia objetivos predeterminados. Lo hace dirigiendo la atención del grupo hacia los medios de satisfacer sus necesidades.

Kurt Lewin dice: “Ser líder es influir en otros para el logro de un fin valioso”

La importancia del liderazgo es que bien aplicado y ejercido de acuerdo a la clase de colaboradores, las circunstancias y situaciones, puede propiciar la sinergia en la organización y con ello el alcance de objetivos.

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5.2. Estilos de liderazgo

El liderazgo se clasifica conforme al estilo del uso de la autoridad en: autocrático, democrático, laissez faire y ecléctico.

Estilo autocrático: El liderazgo es unidireccional, jerárquico y centralizador, sin participación de los subordinados. Es útil en internados, cárceles, en el ejército, o cuando la efectividad en la empresa es nula.

Estilo democrático: el liderazgo se ejerce en función de la autoridad delegada. Parte del principio de que el gobierno es del pueblo y para el pueblo. Es adecuado en un club social, en un sindicato. En una empresa las decisiones las toma quien tiene la autoridad, sin embargo puede tomar en cuenta diversas opiniones de los colaboradores, en especial si son profesionistas o técnicos especialistas, y con posgrado.

Laissez Faire: Este estilo considera que el líder no debe obstruir el trabajo con intervenciones; se basa en que si el colaborador es capaz se le debe dejar libre de actuar conforme a su criterio con responsabilidad; el jefe solo debe marcarle las reglas claras, objetivos, programas.

Estilo ecléctico: El mejor estilo es una mezcla de los estilos clásicos conforme a la situación dada por el colaborador, el problema específico de que se trate y la responsabilidad del líder.

5.3. Algunos modelos de liderazgo.

Modelo de Blake y Mouton.- las investigaciones llevadas a cabo por Robert Blake y Jane Mouton revelan que los líderes que se orientan a las personas y tareas tienden de manera intensa a obtener mayor productividad y satisfacción del grupo. El jefe debe aplicar la psicología.

Modelo situacional de Hersey y Blanchard.- este modelo añade la dimensión de la madurez de los seguidores a la situación de liderazgo. La madurez se define como la capacidad y disposición de los individuos de asumir la responsabilidad de dirigir su propia conducta. Ejemplo: el trato con profesionistas mayores de 30 años.

Modelo de contingencias de Fiedler.- Fred E. Fieldler y sus colaboradores en la Universidad de Illinois propusieron su teoría que sostiene que los individuos se convierten en líderes no solo por sus atributos de personalidad, sino también por factores situacionales y por interacciones con líderes y miembros de otros grupos.

Camino – meta de Robert House.- esta teoría postula que la principal función del líder es aclarar y establecer metas con sus subordinados, ayudarles a encontrar la mejor ruta para el alcance de esas metas y eliminar obstáculos.

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6.- Comunicación6.1.- Concepto e importanciaLa palabra comunicación se deriva del latín communis, comunión participación en lo común, familiaridad entre miembros de un cuerpo social. A su vez comunicación significa medio de unión entre pueblos y personas.

En la administración se define como el conjunto de procesos por los cuales se reciben hechos, actitudes, ideas, sentimientos, pensamientos, conocimientos e información que constituyen la base del entendimiento o acuerdo común, con la respuesta y la retroalimentación respectiva.

Su importancia estriba en que es objeto fundamental de la dirección y de la autoridad responsable de un grupo de trabajo en las organizaciones. Un jefe que no se comunica no es un buen administrador. Es considerada como el sistema circulatorio comparada con el cuerpo humano. Sin comunicación las organizaciones tienden a desaparecer.

6.2.- Proceso.La comunicación se realiza mediante un proceso, el cual contiene nueve elementos:

Emisor.- es la persona o grupo de personas de quien surge el mensaje. Mensaje.- conjunto de datos o información que se desea comunicar. Codificación.- es el lenguaje utilizado por el emisor, ya sea palabra hablada,

palabra escrita, símbolos, colores, mímica, etc. Receptor.- persona o grupo de personas que reciben el mensaje. Medio o canal.- esta constituido por los cinco sentidos del ser humano. Decodificación.- es la interpretación personal del receptor, la cual puede

afectarse por la edad, el ruido, el estado de salud y experiencias pasadas. Respuesta.- reacción del receptor la cual puede ser verbal, escrita, mímica;

indiferencia. Ruido.- sonidos que pueden interrumpir y/o viciar el proceso de

comunicación. Ejemplos: timbre de una casa, ring del teléfono, claxon de un carro, llanto de un niño; preocupación por algún problema del receptor.

Retroalimentación.- el intercambio de respuestas entre el emisor y el receptor.

6.3.- BarrerasEn la dinámica de un grupo, surgen conflictos por esquemas inadecuados de comunicación: se desea una cosa y se dice otra. Existen barreras, las cuales se dividen:

Paradigmáticas: cuando la forma de trabajo no permite aceptar ninguna sugerencia y genera “ceguera de taller”.

Semánticas: cuando se dan por causas del lenguaje, como sinónimos, parónimos.

Físicas: el medio ambiente impide la comunicación como la distancia, el ruido, etc.

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Fisiológicas: cuando el emisor o el receptor esta impedido físicamente por un problema de enfermedad, como labio leporino, tartamudo, síndrome de Dawn.

Psicológicas: cuando una de las partes no desea comunicarse con la otra establece una barrera psicológica, como emociones, estado de ánimo, sentimientos.

Administrativas: cuando por causas de tipo administrativo, se bloquea la comunicación, o se vuelve muy “burocrática”.

6.4.- Clasificación: En las organizaciones la comunicación se clasifica por su sentido dentro de la estructura formal en: vertical, horizontal y circular.

a.- Vertical: ascendente (de subordinados a jefe) y descendente (de jefe a subordinados).b.- Horizontal: entre trabajadores del mismo departamento u oficina; y entre jefes del mismo nivel jerárquico.c.- Circular: de algún jefe hacia todos los integrantes de la empresa. Por ejemplo comunicación del Jefe de Finanzas de un nuevo trámite para la solicitud y comprobación de viáticos. Es escrita.

Por su legitimidad se clasifican en formales e informales:a.- La comunicación formal es la que fluye conforme a la organización expresada en sus organigramas y procedimientos. Se puede definir como la información transmitida de manera ascendente o descendente con el fin de atender un asunto de trabajo en la organización

b.- La comunicación informal es la que se genera entre los trabajadores con asuntos no relacionados con el trabajo. Por ejemplo: noticias de actualidad, resultados deportivos, chismes entre compañeros, felicitaciones por un cumpleaños.

7.- Motivación.

7.1.- Concepto e importancia La etimología de motivación y emoción es la misma, motore, motor, movimiento. Aunque las emociones según Daniel Goleman, son lo que nos mueve porque ellas impulsan nuestras motivaciones, y a su vez dan forma a nuestros actos.

La motivación es: “El estado interno de un individuo que lo hace comportarse en una forma determinada y es la energía interna para el logro de sus propósitos”

Otra definición es: “La motivación son todos los factores capaces de provocar, mantener y dirigir la conducta hacia un objetivo”.

El conocimiento de las motivaciones en los seres humanos es de suma importancia para el administrador y su equipo, pues este puede crear las condiciones propicias para el mejor desempeño y autorrealización en el trabajo.

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La motivación tiene su origen en:a) Lo interno del individuo: la personalidad, las experiencias, el conocimiento.b) Lo externo: el ambiente de la organización, la dirección, el jefe.

Algunos ejemplos de condiciones que pueden motivar hacia el trabajo:

o Clima laboral agradable: higiene, seguridad, buena comunicación.o Estabilidad en el empleo, desarrollo profesional.o Salarios y prestaciones justas de acuerdo al puesto de trabajo.o Reconocimiento al desempeño laboral.o Desempeñar el empleo que le gusta o la carrera que estudió.

7.2. Algunas teorías. Generalidades.

Muchos autores han investigado y escrito sobre la motivación, aquí solo se señalan algunos en forma genérica, estos son:

7.2.1. Abraham Maslow. En 1954 publica una teoría conocida como pirámide de necesidades humanas, en la cual presenta cinco niveles: fisiológicas o primarias, de seguridad, de pertenencia, de estima y autoestima y de autorrealización.

7.2.2. David McClelland Su teoría se basa en tres aspectos que según él motivan al hombre: logro, realización; pertenencia y poder, los cuales están influenciados por la educación que se tiene tanto en la familia como a nivel país.

7.2.3. Frederick Herzberg: Autor de la teoría dual de los factores del puesto. Según esta dentro de las organizaciones existen dos clases de factores que motivan a las personas en forma favorable o desfavorable: los motivadores y los higiénicos.

7.2.4. Chris Argyris. Su teoría dice que el hombre en la cultura occidental tiende a desarrollarse de estados de pasividad hacia actividad y de dependencia hacia relativa independencia; pero muchos patrones no valoran estas actitudes y no permiten el desarrollo de los trabajadores.

8.- Aplicación de la Dirección en las áreas funcionales.Sin lugar a dudas en cada una de las áreas que conforman la organización debe haber una persona a cargo de esa función, llámesele director, gerente, jefe de departamento, jefe de oficina, quien tiene la obligación de coordinar al personal bajo sus ordenes; entonces deberá dirigir ejerciendo la autoridad formal que le otorga la organización, con el estilo de liderazgo que más convenga a las circunstancias; asimismo deberá estimular a sus colaboradores mediante una eficaz comunicación, propiciando esa motivación hacia el trabajo y en la que prevalezca un clima laboral favorable para que haya sinergia hacia el alcance de los objetivos, tanto personales de los trabajadores como organizacionales de la empresa.

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UNIDAD VI.EL CONTROL Y SU APLICACIÓN EN LAS ÁREAS FUNCIONALES.

Objetivo particular: Al finalizar esta unidad los alumnos serán capaces de definir el control, su proceso, los tipos de control, así como las herramientas de control.

1.- Concepto: Para Freeman Stoner, Control es un “proceso que garantiza que las actividades reales se ajusten a las actividades planeadas”

2.- Naturaleza y propósito.Es un elemento vital en el proceso administrativo, ya que permite a las empresas autorregularse, es de naturaleza dinámica y esta íntimamente relacionado con la planeación. Su propósito es mantener a la empresa en un equilibrio deseado.El equilibrio de los sistemas se conoce como homeostasis.

3.- Proceso de control.

Para llevar a cabo un orden en la aplicación de los controles, es necesario estudiar el control como proceso, el cual consta de las siguientes etapas:

3.1. Establecimiento de estándares de ejecución.-los estándares son la norma de comportamiento deseada en los resultados de la operación de un proceso, y de las características cuantitativas que debe tener un producto o servicio. Se representa mediante un nivel cuantitativo del parámetro (metros, piezas, kilogramos, litros, cargas de trabajo, cuota de ventas, importe de utilidades); aptitudes y actitudes de los trabajadores.

3.2. Medición de lo realizado.- los controles requieren un sistema de información y medición. La información tiene que obtenerse durante la ejecución y las operaciones de las empresas. Se utilizan registros en los procesos productivos, administrativos y de comercialización. Hoy en día con el apoyo de la informática se puede registrar la medición de forma automática; sin embargo hay empresas que todavía recurren a los registros manuales.

3.3. Comparación de los resultados con los estándares. La medición del desempeño es el análisis y la interpretación de los datos que se arrojaron en la etapa anterior con base en los estándares marcados en la segunda etapa; y no solo con lo planeado por la empresa, pues actualmente las empresas comparan sus resultados con los estándares marcados por las empresas de la competencia.

3.4. Corrección de las desviaciones aplicando acciones.- el valor tangible del control se encuentra en la aplicación de acciones correctivas necesarias para ajustarse a los estándares planeados, solo con ello se logra el objetivo del control.

4.- Tipos de control. Control preventivo.- consta de medidas preestablecidas, que señalan qué es

lo que hay que hacer cuando se presente una falla, son útiles en las cosas.

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Control concurrente.- sucede al mismo tiempo que transcurre la actividad. La forma más conocida es la supervisión directa.

Control correctivo.- se ejecuta después de que se detecta alguna falla. Sirve de base a los nuevos planes.

5.- Características de un sistema de control eficaz.

Debe ser comprendido por todos aquellos que utilizan y obtienen sus resultados.

Debe anticipar e informar los desvíos a tiempo para emprender la acción correctiva antes de que sea demasiado tarde.

Debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a los cambios del ambiente organizacional.

Debe indicar la naturaleza de la acción correctiva para que su ejecución concuerde con el plan.

Debe reducirse a un lenguaje (palabras, diagramas, modelos) para su fácil comprensión, con el apoyo del Manual de procedimientos.

Desarrollarse mediante la participación activa de todos los gerentes involucrados.

6.- Herramientas de control. Las principales herramientas de control son las técnicas utilizadas en la planeación ya que estos dos elementos son inseparables, se encuentran: los diagramas, los cronogramas, la observación personal, los presupuestos, las estadísticas, las auditorias, el control interno, los informes verbales y escritos, informes especiales, etc.

7.- Aplicación del control en las áreas funcionales.Todas las áreas de la empresa requieren de ejecutar la función de control, a efecto de realizar la comparación de los resultados con lo planeado y establecido en el proceso de control. Así en las funciones de:

o Producción, establece cuántas unidades producirá periódicamente (semanal, quincenal, mensual, trimestral); controles de calidad, materias primas, inventarios.

o Mercadotecnia una empresa comercial de autoservicio cuenta con sistemas de inventarios para tomar la decisión de cuántos artículos deberá resurtir en cada producto; en las ventas el control de la cartera de clientes actuales.

o Personal, se encarga de llevar el control de asistencia de los trabajadores para elaborar correctamente la nómina correspondiente, los tabuladores de salarios, la evaluación del desempeño.

o Finanzas, el presupuesto de egresos y su aplicación requieren de controles aplicados a todas las áreas de la empresa, para realizar la evaluación del ejercicio presupuestal.

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Unidad VII.EL PROCESO ADMINISTRATIVO BAJO ENFOQUES PROACTIVO Y VIRTUAL

Objetivo particular: Que los alumnos conozcan los conceptos generales y aplicaciones prácticas de los enfoques proactivo y virtual en el proceso administrativo.

1.- Administración Proactiva. Antecedentes, concepto y características.

La Administración Proactiva (A. P.) sostiene que la calidad del desempeño administrativo no debe medirse por un dinamismo sino por los resultados que produce; su principal objetivo es cambiar de un proceso de pensamiento reactivo a uno de procesamiento de la información relativa a los hechos concretos; es un método para formalizar el uso del sentido común y la lógica por parte del administrador, quien debe tratar de identificarse con sus experiencias y aceptar sus aplicaciones como hipótesis para someterlas a pruebas mediante el proceso lógico.

En el desarrollo de la A. P. las contribuciones más importantes se encuentran en:

o Platón.- basado en los escritos de Sócrates, aceptó el método de enunciar y aceptar como cierto una proposición y luego derivar conclusiones para probar su validez o error. (Este es el proceso usado en el análisis causal, que las empresas necesitan realizar constantemente).

o David Hume.- en su obra Causalidad (1739-1740), introdujo el concepto de la relación causa-efecto que actualmente se aplica en la práctica administrativa.

o Chester-Barnad.- en su libro Functions of the Executive (1935), menciona que la lógica y el buen juicio son prerrequisitos para administrar con éxito.

o Charles Kepner y Benjamín Trogoe.- en su obra Rational Manager (Administración racional, 1965), mencionan la aplicación de la lógica en las prácticas administrativas.

o Henry Mintzberg.- en su libro The nature of managerial work (La naturaleza del trabajo administrativo, 1973), dice que los gerentes tendrán que procesar información, lo que determinará la verdadera eficiencia.

Concepto: La administración proactiva se refiere a un conjunto de técnicas analíticas adecuadas para resolver las incertidumbres que enfrentan los gerentes. Los procedimientos y procesos son distintos para cada tipo de incertidumbre.

Quizás el método más fácil de clasificar los procesos sea usando el tiempo como marco de referencia. El gerente debe manejar a la vez estos marcos:

1. El pasado. El administrador se desenvuelve en un cúmulo de eventos que son producto del pasado; debe entender antes de trazar el camino hacia el futuro, por qué sucedieron ciertas cosas. Al proceso que se utiliza en esta situación se le llama análisis causal. Las preguntas clave pueden ser: ¿Por

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qué sucedió este evento? Y ¿Qué causó que la situación llegara a este punto?

2. El presente. Los gerentes y administradores viven en el presente y necesitan controlar los sucesos a medida que ocurran en sus áreas de responsabilidad. Están concientes de la necesidad de reaccionar de manera apropiada, tomar decisiones y evaluar los eventos para alcanzar los resultados deseados. El proceso que satisface estas condiciones se llama toma de decisiones. La pregunta es “¿a dónde vamos desde aquí?”

3. El futuro. Los gerentes se interesan cada vez más por dirigir los eventos y actividades futuras. En la mayoría de las grandes organizaciones se hace más énfasis en las habilidades proactivas, que en las reactivas. La habilidad para implantar exitosamente un plan importante como la habilidad para desarrollar ese plan. Las actividades relacionadas con la implantación de un plan se contemplan en el proceso de análisis de planificación. Las preguntas críticas son: ¿Qué sucederá conforme se avanza hacia la meta? Y ¿Cómo se puede asegurar el buen éxito del plan?

2.- Administración virtual. Generalidades.

En la actualidad muchas grandes organizaciones tanto públicas como privadas enfrentan aparatos burocráticos complejos. Conforme crecen las estructuras organizacionales, se vuelven más lentos los procesos, por tanto hay que invertir en más horas hombre y recursos materiales para la atención al cliente externo a fin de lograr el intercambio de productos y servicios. Considerando que los clientes externos a quienes atienden las empresas son: consumidores, proveedores, acreedores, intermediarios, público usuario, se hace necesario buscar nuevos sistemas para agilizar la administración en las transacciones.

Valorando las ventajas que la Internet proporciona, tanto en reducción de costos, como en tiempo, se hace necesario aplicar esa tecnología en las organizaciones, mediante la instalación de equipos y programas debidamente planificados, que agilicen los trámites entre empresas y compradores, y entre dependencias de gobierno y usuarios.

Ejemplos: compras en Todito.com, pago de impuestos a través de la página de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público; comunicación con clientes y con proveedores.

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BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA

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UNIVERSIDAD MICHOACANA DE SAN NICOLÁS DE … de Administracion... · Web viewUn enfoque de sistemas. México, Ed. McGraw Hill. 2001. 7. LORNE ... como sistemas físicos o mecánicos