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Universidad Nacional Experimental de Guayana Vicerrectorado Académico
Coordinación General de Pre Grado Coordinación Pasantía
Empresa: Banco Caroní, Banco Universal.
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO LLEVADO POR LA
GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES ADSCRITA AL BANCO
CARONI BANCO UNIVERSAL, PARA EFECTUAR LOS PAGOS A LOS
PROVEEDORES, EN BASE A LA AUDITORIA REALIZADA AL 31 DE
AGOSTO 2011, PUERTO ORDAZ, ESTADO BOLÍVAR.
T.S.U. Leonel A. Romero. C.I. 18.885.584
PUERTO ORDAZ, ABRIL 2012
Universidad Nacional Experimental de Guayana Vicerrectorado Académico
Coordinación General de Pre Grado Coordinación Pasantía
Empresa: Banco Caroní, Banco Universal.
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO LLEVADO POR LA
GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES ADSCRITA AL BANCO
CARONI BANCO UNIVERSAL, PARA EFECTUAR LOS PAGOS A LOS
PROVEEDORES, EN BASE A LA AUDITORIA REALIZADA AL 31 DE
AGOSTO 2011, PUERTO ORDAZ, ESTADO BOLÍVAR.
Informe de Pasantía Para Optar al Titulo de Licenciado en Contaduría Pública Tutor Académico: Tutor Industrial: Lcdo. Héctor Henríquez Lcdo. Javier Domínguez
PUERTO ORDAZ, ABRIL 2012
i
DEDICATORIA
A mi madre por traerme a este mundo lleno de cosas buenas, que me
permite ser mejor día tras día, por darme la educación necesaria junto a mi
otra madre Aura de Balbi la cual a estado ahí en todo momento ayudándome
siempre. Al igual que a sus hijos (as), que en todo momento se portaron como
mis hermanos, muy especialmente a su hija Aura Matilde Balbi, por sus
cuidados y sus enseñanzas, al igual que a mi excelente madrina que siempre
cuido de mi al igual que a Marisela y a Marianela que siempre estuvieron a
mi lado apoyándome y dándome fuerzas.
Este trabajo también se lo dedico a mi Hermano Enry y a mi sobrino
los cuales son mi fortaleza pues sin ellos no podría ver este sueño realizado.
A mi gran Hermano Antonio que hoy esta en el cielo viendo y
apoyándome, este trabajo es para el, un tributo a la persona la cual siempre
estuvo conmigo dándome ánimos y fuerza, y que ahora desde el cielo mira
como hago realidad un sueño, este sueño es para ti Antonio y para tu esposa
Mariu y tu eterna princesa Isabella.
A mi bella novia Carla Vanessa porque siempre estuvo conmigo cuando
la necesite, con su amor y dedicación, por ayudarme a seguir adelante y no
dejarme vencer y así lograr mis meta académicas, por ser el amor de mi vida
y siempre estar conmigo.
A toda mi familia; mi abuela, tíos, tías, y primos, por el cariño y apoyo
brindado, además del interés mostrado hacia mi persona y mis estudios. Al
igual que ha Sara y a Eduardo por esa preocupación y gran ayuda en los
momentos difíciles, gracias a ustedes por tanto y para ustedes este trabajo.
A mis amigas; Danerbeth, María, María Isabel, Lucia, Eladia,
Odlaniela, Nayelith, Jessica, Elizabeth, Carolina, Anyellis y a mi hermano
Iván, por el cariño y colaboración que en todo momento me brindaron así
como por los buenos momentos vividos
ii
RECONOCIMIENTO
En primer lugar a mi Señor Dios por llenarme de amor y de fe,
brindarme la oportunidad de vivir cada día y darme las fuerzas para seguir
siempre adelante sin importar las circunstancias y los percances.
A la Universidad Nacional Experimental de Guayana, por abrirme sus
puertas y haberme aceptado como estudiante, permitiéndome de esta manera
aprender y formarme como profesional.
A mi tutor académico Héctor Henríquez por sus enseñanzas y sus
buenos consejos, que hacen de mi una mejor persona y en el futuro un
excelente profesional.
A mi tutor industrial Javier Domínguez, por darme la oportunidad de
estar a su lado y por orientarme durante el desarrollo de esta investigación.
A la Gerencia de Auditoria Financiera, por abrirme las puerta en esta
nueva etapa, muy especialmente a Nathalia, Karen, Diolimer, Marisol, Lidia,
Igmarys y a Jaime por su disposición de ayudarme y su receptividad.
A todos muchas gracias.
3
INDICE
DEDICATORIA ................................................................................................. i
RECONOCIMIENTO ....................................................................................... ii
INTRODUCCIÓN ............................................................................................. 5
DESCRIPCIÓN DEL BANCO CARONÍ, C.A. ................................................ 7
Misión: ................................................................................................................ 8
Visión: ................................................................................................................ 8
Valores Del Banco Caroní: ................................................................................ 9
Descripción De La Unidad Donde Se Desarrolló La Pasantía.......................... 9
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .......................................................... 9
OBJETIVOS DE LA PASANTIA ................................................................... 11
Objetivos Específicos ....................................................................................... 11
EXPLICACIÓN DEL PLAN INICIAL DE TRABAJO................................. 11
LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO ............................................................ 12
Facilidades Y Dificultades Durante El Proceso Del Desarrollo De La
Pasantía. ........................................................................................................... 15
Facilidades: ...................................................................................................... 15
Dificultades: ..................................................................................................... 15
CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS .............................................................. 16
Nivel Teórico .................................................................................................... 16
Rol De La Auditoría Interna. .......................................................................... 17
Rol Del Auditor Interno................................................................................... 18
Responsabilidad Del Auditor Interno. ............................................................ 18
Procedimiento De Auditoria Interna. ............................................................. 18
Objetivos De Los Programas De Auditoria: ................................................... 20
Nivel Práctico ................................................................................................... 22
Elaboración De Los Puntos De Revisión A Discutir Con El Área Auditada; 26
CONCLUSION ................................................................................................ 32
RECOMENDACIONES .................................................................................. 33
4
REFERENCIA BIBLIOGRÁFICAS .............................................................. 34
ANEXOS .......................................................................................................... 35
FORMULARIOS ............................................................................................. 36
Imagen 1 ........................................................................................................... 36
Imagen 2 ........................................................................................................... 37
Manual De Normas Y Procedimientos De Servicios Generales ..................... 38
5
INTRODUCCIÓN
Las entidades financieras a nivel mundial cada día son más exigentes en sus
procesos, deben promover una mejor imagen y brindar un mejor servicio en el
ramo financiero, estas exigencias vienen dada con la globalización que hoy se
vive, dichas entidades deben adaptarse al cambio para obtener mayores resultados
que contribuyan a los beneficios de la organización y de sus clientes, como
también deben contar con un eficiente proceso de control interno, lo cual le
permitirá lograr el mejor desarrollo de sus actividades y así obtener excelentes
resultados que se ajusten a su misión, visión y políticas, evitando riesgo de
desequilibrio organizacional y económico dentro de sus estados financieros.
En la actualidad la auditoria se ha convertido en una parte fundamental de una
organización pues mediante esta se pueden llevar a cabo una serie de controles los
cuales ayudaran a la empresa a corregir las debilidades y convertirlas en fortaleza,
en el caso del Banco Caroní Banco Universal, la Auditoria se divide en dos (2)
grandes ramas las cuales son: la Gerencia de Auditoria Financiera, en donde se
lleva todo el control interno de los diferentes departamentos los cuales están
adscritos al Banco, y la Gerencia de Auditoria Operativa, donde se lleva el
control de cada una de las sucursales que son parte y vida del Banco Caroní nivel
nacional.
El trabajo presentado a continuación presenta la manera de cómo llevar una
auditoria, desde el comienzo hasta el final de la misma, tomando en cuenta los
procesos y cada uno de los pasos a seguir en base a los objetivos que se quieren
alcanzar, mediante una planificación previa, para dicha auditoria se tomo como
ejemplo fiel y real la Auditoria realizada a la Gerencia de Servicios Generales, la
cual va ha ayudar a la institución a saber cuales son las debilidades que presenta la
Gerencia de Servicios Generales y así después de estudiar y evaluar cada uno de
sus operaciones, dar a conocer las debilidades que presentan y seguidamente
6
presentar las recomendaciones a las cuales se han llegado, con la finalidad de que
el auditado lleve un mejor control interno de sus operaciones y en donde la junta
directiva de la institución tenga información de cómo se esta llevando las
operaciones en el seno de la gerencia auditada y así lograr la toma de decisiones
que ayuden a fortalecer el crecimiento de la institución en materia de control y
organización.
El informe técnico estará estructurada de la siguiente manera: Una breve
descripción de la empresa: donde contempla (identificación de la misma, misión,
visión y objetivos), el planteamiento del problema: donde explica los problemas
observados en la institución, Objetivos de la pasantía y explicación del plan inicial
de trabajo, desglosar tanto las dificultades como las facilidades que se presentaron
en el proceso de desarrollo de la pasantía.
7
DESCRIPCIÓN DEL BANCO CARONÍ, C.A.
Fundado el 20 de agosto de 1981, el Banco Caroní representa la iniciativa
financiera de un grupo de empresarios de Oriente y Guayana, en su afán por
fortalecer y potenciar el desarrollo de los sectores productivos de provincia,
especialmente en los ciclos de debilidad económica, cuando más difícil se hacía la
obtención de recursos del centro al interior del país.
Con un capital de Bs. 60 millones, abrió operaciones al público el 2 de agosto
de 1982 al inaugurar su Sede Corporativa y su Oficina Principal en la Vía
Venezuela de la Ciudad de Puerto Ordaz, estado Bolívar.
En sus inicios, el Banco Caroní fue concebido como “Un Banco de Guayana
para el Desarrollo de Venezuela”, slogan que estaría asociado a la idea de apoyar
el crecimiento de un territorio de enormes posibilidades naturales e industriales
como lo es la región de Guayana.
Para 1983 la institución abre cuatro nuevas oficinas comerciales en Upata, San
Félix, Ciudad Bolívar y Caracas, al tiempo que redobla sus esfuerzos firmando
alianzas de Corresponsalía Nacional con el Banco Provincial y el Banco de Los
Llanos; además, realiza acuerdos con Corpoindustria en base a una serie de
programas para financiar capital de trabajo a las pequeñas y medianas industrias
de Bolívar y Monagas.
En 1986 asume la presidencia del Banco Caroní el Dr. Arístides Maza Tirado
y la institución inicia un proceso importante de reestructuración organizacional,
en beneficio del mejoramiento de sus procesos internos, dando creación a
unidades administrativas especializadas.
Al celebrar casi una década de trayectoria y como respuesta a una madura
estructura organizativa y a una armonización de la dirigencia gerencial, el Banco
Caroní se convierte en la referencia bancaria obligatoria de Guayana y el Oriente
venezolano, alcanzando sus primeros mil millones de bolívares en depósitos,
elevando su capital a Bs. 120 millones y logrando alcanzar la CUARTA
POSICIÓN dentro de las instituciones con mayor crecimiento porcentual en
8
Depósitos y el SEGUNDO LUGAR como Banco con mayor índice de Margen
Financiero. Paralelamente, se realiza una adecuación tecnológica que le permite
afiliar los servicios de la Tarjeta de Crédito Master Card e inaugura once nuevas
agencias, esta vez en las localidades de Maturín, Caracas, Unare, San Félix,
Tumeremo, Puerto La Cruz, Aragua de Maturín, El Tigre, Porlamar y Tucupita.
Actualmente esta dedicado a la Banca Comercial como Banco Universal,
regido por la Ley General de Bancos y otros Institutos de Créditos, la Ley de
Mercados de Capitales del Código Civil, entre otras leyes que le sean aplicables
por las bases concebidas y establecidas en el Documento Constitutivo y Estatutos
que sirvieron de inicio a la Compañía.
Su Oficina Principal se encuentra ubicada geográficamente en Puerto Ordaz,
con dirección en el Edificio Multicentro Banco Caroní, Vía Venezuela,
Urbanización Villa Central.
Tiene Sucursales y Agencias en distintas zonas del país distribuidas en las
Regiones Guayana, Región Nor y Sur Oriente, Capital, Central y Occidental.
Misión:
Promover y coordinar actividades financieras mediante procesos
administrativos que integran los dos diversos sectores de la banca pública y
privada, con el fin de generar riquezas y satisfacer las necesidades de sus clientes,
accionistas y trabajadores a un menor costo y con un mínimo de esfuerzo.
Visión:
Garantizar la vigencia del Banco Caroní como Institución Financiera sólida y
rentable a través de la integración de diversos productos, servicios y operaciones
bancarios de acuerdo a las exigencias del cliente.
9
Valores del Banco Caroní:
� Honestidad.
� Responsabilidad.
� Lealtad.
� Respeto.
� Seguridad.
� Innovación.
� Rentabilidad. DESCRIPCIÓN DE LA UNIDAD DONDE SE DESARROLLÓ LA
PASANTÍA.
La Gerencia de Auditoria Financiera, es la encargada de llevar un control
exhaustivo de cada uno de los diferentes Departamentos ó Gerencias, los cuales
conforman la estructura organizativa del Banco Caroní, dicho control se hace en
base a una planificación previa, en donde se le pide a la gerencia auditada una
serie de informaciones que van hacer estudiadas y analizadas para corroborar que
las actividades asignada a cada área estén acorde con lo establecido en los
manuales de normas y procedimiento de dichas gerencias, todo esto para un mejor
funcionamiento y crecimiento acelerado en el logro de sus metas y/o objetivos.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Desde hace mucho tiempo las organizaciones han tenido la necesidad de
llevar un control de todas sus operaciones, esto para tener conocimiento por parte
de los socios o representantes legales de la empresa, de cómo esta constituida la
empresa en el ámbito financiero y en materia de organización y planificación, para
este control se debe de tener en cuenta una serie de pasos, los cuales van ayudar a
llegar a la meta original y así dejar recomendaciones a futuro.
Tanto las empresas públicas o privadas están en merced de mejorar día tras
día y para esto se enfrentan a la conformación de una Gerencia o Departamento
de Auditoria, que será la encargada de llevar un control en base a las
informaciones suministradas por cada uno de los departamento que conforman
10
una organización, todo esto para dar a conocer las diferentes debilidades y así
corregirlas para un futuro.
Las instituciones financieras no escapan de esta necesidad de control, pues se
sabe que entre otras instituciones financieras, los bancos han venido a contribuir
con el crecimiento personal de muchas personas, y para esto se debe llevar un
control tanto del efectivo, créditos, sucursales entre otras operaciones llevadas por
los diferentes bancos.
Específicamente en el Banco Caroní, Banco Universal, C.A., se lleva una
auditoria a sus sucursales a nivel nacional por medio de la Gerencia de Auditoria
Operativa y para los departamentos que comprenden el Banco, las auditorias se
hacen por medio de la Gerencia de Auditoria Financiera, que será la encargada de
llevar y hacer llevar un control de cada una de las operaciones llevadas por cada
gerencia, en el caso especifico de la Gerencia de Compras, se ha realizado la
auditoria de todas las operaciones de pago efectuadas por dicha gerencia, esto para
verificar los diferentes procedimiento a los que están regidos en dicha gerencia y
los cuales tienen que estar regido por medio de su manual de normas y
procedimientos.
La auditoria llevada por la Gerencia de Auditoria Financiera, mostró una serie
de debilidades en el Departamento de Compras, pues este lleva un control
desordenado y se aleja de lo establecido en su Manual de Normas y
Procedimientos de Pago, el cual establece que toda transacción debe ser llevada en
su programa, donde se lleve de manera integral: el monto total a pagar con el
Impuesto al Valor Agregado(IVA) y las Retenciones que son llevados de acuerdo
a los parámetros que son establecidos en las leyes emanados del SENIAT, en la
auditoria se evidencio que el auditado no cumple con lo establecido con sus
parámetros internos como se evidencia en la falta de control para otorgar anticipos
a sus proveedores así para establecer el tiempo de pago total de estos anticipos
que son de uso exclusivos del banco.
La auditoria realizada al departamento de compras también arrojo que existe
un mal manejo de sus libros auxiliares (control propio del área) y esto puede
incurrir en un error a futuro que puede recaer en hacer un pago errado a los
proveedores en un momento determinado.
11
OBJETIVOS DE LA PASANTIA
� Evaluación del Control Llevado por la Gerencia de Servicios Generales
Adscrita al Banco Caroní Banco Universal, Para Efectuar los Pagos a los
Proveedores, en Base a la Auditoria Realizada Al 31 De Agosto 2011,
Puerto Ordaz, Estado Bolívar.
Objetivos Específicos
� Describir las normas y procedimientos que son llevados por parte del área
auditada en base a las formas en como deben ser manejados los pagos
realizados a los proveedores.
� Diagnosticar la situación actual de la Gerencia de Servicios Generales en
cuanto a los auxiliares internos llevados por el personal para el pago a los
proveedores.
� Verificar el saldo adeudado por la Institución a los diferentes proveedores,
en el marco de la auditoría realizada al Área de Servicios Generales.
� Evaluar el control llevado por la Gerencia de Servicios Generales del Banco
Caroní Banco Universal en base a la auditoria realizada al 31 de Agosto del
2011.
EXPLICACIÓN DEL PLAN INICIAL DE TRABAJO
El plan inicial de trabajo contempla la realización de diversas tareas referentes
al área de Auditoria Financiera, Específicamente asociadas a la auditoria realizada
a la Gerencia de Servicios Generales;
Reflejándose en las dos (2) primeras semanas la lectura y adaptación a los
procedimientos llevados a cabo en la Gerencia de Auditoria Financiera así como
las actividades en general de todo la Vicepresidencia de Contraloría del Banco
Caroní;
En las dos (2) semanas siguientes (tercera y cuarta semana) se dio comienzo a
la organización para la auditoria a realizar, partiendo con la lectura del Manual de
Normas y Procedimientos de la Gerencia de Servicios Generales;
Para la quinta, sexta y séptima semana se dio comienzo a la revisión de cada
uno de los auxiliares llevados por el área auditada (Servicios Generales), estos
12
auxiliares se dividen en dos (2), que son el auxiliar de facturas recibidas y el otro
de facturas canceladas;
De la semana octava a la semana décima tercera, se diseño un cuadro modelo
en donde se fue registrando las facturas encontradas en cada uno de los veintiséis
(26) expedientes de los proveedores, para luego cruzar esa información con los
libros auxiliares del área auditada, con el motivo de saber lo que realmente esta
registrado y lo que no esta registrado para así llegar a nuestro objetivo final;
A partir de la semana once hasta la semana catorce se dio comienzo al
levantamiento de cada uno de los puntos a revisar en reunión conjunta con el
auditado para aclarar algunas debilidades y así pasar al levantamiento formal del
informe de auditoria;
Para las ultimas semanas (quince y dieciséis) se llevo a cabo el estudio de cada
una de nuestros papeles de trabajo para así hacer el levantamiento formal del
informe con cada una de las debilidades presentadas al momento de la auditoria
así como de las diferentes conclusiones y recomendaciones para un mejor
funcionamiento y un mejor control en la Gerencia de Servicios Generales para la
satisfacción de todo el Banco Caroní, Banco Universal.
LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO
En los logros obtenidos en la pasantía se puede decir que se desarrollaron de
manera satisfactoria cada una de las actividades asignadas en el área de la
pasantía, Dentro de las cuales destacan:
� Se fueron conociendo cada uno de los procedimientos a seguir para realizar
las auditorias a cada una de las áreas que conforman la estructura
organizativa del Banco Caroní, estos conocimientos fueron adquiridos
gracias a las instrucciones del Sr. Javier Domínguez que se desempeña como
el Gerente de Auditoria Financiera y gracias a su grupo de trabajo que
fueron de gran apoyo al momento de adquirir nuevos conocimientos, tanto
en la parte de auditoria como en otras ramas bancarias. Entre los
procedimientos mas destacados tenemos, la lectura y evaluación de sus
procedimientos contables, tales como el registro de sus cuentas por pagar u
obligaciones que lleva la Gerencia de Servicios Generales con sus
13
proveedores, como ejemplo se puede tomar los numerosos anticipos
otorgados por la Gerencia a sus proveedores, estos anticipos presenta una
nota discordante pues se otorgaban dichos anticipos sin tener basamentos
legales ni una norma interna que los regule, los anticipos representaron al
final de la auditoria uno de los puntos mas importante por revisar por la
gerencia.
� Verificación de toda la información suministrada por la gerencia auditada, y
otras gerencias, las cuales suministraron el Manual de Normas y
Procedimientos de Servicios Generales, el cual nos habla de cada uno de los
pasos a seguir por parte de la gerencia a la cual esta adscrito dicho manual,
dentro del manual se puede tomar como importante el Departamento de
Pago el cual permitirá llevar un control de las facturas emitidas las cuales
tienen un tiempo establecido para la realización del pago, dependiendo el
rubro del proveedor a pagar. Estos pagos se realizan mediante un abono en
cuenta del proveedor o a través de cheque de gerencias, también se realizan
los pagos de caja chicas que son gastos imprevistos por los empleados del
Banco o facturas de menor costo. También fueron recopilados los diferentes
contratos que tiene el Banco con los proveedores, dentro de los puntos mas
importante para verificar en los contratos tenemos que estos tienen que estar
avalados por el Presidente del Banco, la Gerente del área en este caso la
gerente de Servicios Generales y por la Gerencia de Legal. Otro punto
importante a tomar en cuenta es la fecha de inicio y culminación de la
relación laboral entre el Banco y el Proveedor, así como la descripción de la
relación laboral entre ambos, en dicha descripción se debe establecer los
parámetros y las definiciones pertinentes al trabajo o labor realizada por lo
proveedores en Banco Caroní.
� La elaboración del cuadro modelo para registrar cada una de las facturas
recibidas y así llevar un control de lo adeudado y lo pagado, como también
el control del total de las retenciones e I.V.A que siempre son de gran
importancia y tienen una relevancia importante en las cuentas de una
empresa y mas si es una entidad bancaria; para esto me comunique con las
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personas indicadas y se recabo toda la información necesaria para luego dar
comienzo a la realización de dicho cuadro, dentro de los parámetros mas
importante se tomo los anticipos, y lo que señalan las leyes en materia de
tributos, tal es el caso de Impuesto Sobre la Renta (I.S.L.R), Impuesto al
Valor Agregado (I.V.A), y sus respectivas retenciones dependiendo si el
proveedor es un contribuyente especial u ordinario, como ya se sabe el
contribuyente ordinario no hace retenciones esto según la Ley del I.V.A.,
mientras que para los contribuyentes especiales se rigen bajo la Providencia
Administrativa N° Snat/2005/0056 mediante la cual se designan agentes de
retención del Impuesto Al Valor Agregado (IVA), también se tomo en
cuenta las retenciones del Impuesto de la Actividades Económicas de
Comercio Industria Servicio y otra índole similar en la región Guayana.
� Apoyo en el levantamiento de los diferentes puntos de revisión que van a ser
nuestro punto de partida para la elaboración del informe final. Para esto se
contó con el apoyo de los diferentes entes encargado de llevar acabo dicha
auditoria o evaluación, los puntos mas relevantes fueron tratados con
especial atención, entre estos puntos tenemos; los expedientes de algunos
proveedores están incompletos, pues no presentan las formas de pago,
descuentos, vencimiento entre otros; otro punto a tomar en cuenta fue en
materia de los anticipos otorgados por el Banco a sus proveedores, este
punto fue de total relevancia pues presento muchas debilidades a la hora de
ser auditado o revisado. Cabe destacar la necesidad de una recomendación
para cada punto de revisión para luego ser discutida con el encargado del
área auditada.
� Realización del informe final, el cual esta estructurado con las conclusiones
y recomendaciones echas a la Gerencia de Servicios Generales para un
mejor funcionamiento y mejoramiento de su control con la finalidad para
llevar los pagos a los diferentes proveedores. Después de recabar todo la
información y reunirse con la encargada del área se dio paso a la realización
del informe de auditoria en donde se plasmaron las ideas y evaluaciones
efectuadas durante dicha auditoria.
15
FACILIDADES Y DIFICULTADES DURANTE EL PROCESO DEL
DESARROLLO DE LA PASANTÍA.
Facilidades:
� El manejo del Software Excel, el cual es el utilizado para llevar a cabo una
serie de control y registros contables para luego ser cotejado con la
información suministrada con el área a ser auditada.
� El desenvolvimiento en el área donde se realizo la pasantía, así como con
el grupo de trabajo, pues fue de gran ayuda para la recolección de
conocimientos en materia de auditoria interna.
� Aprendizaje continúo en base a todas las charlas y reuniones con los
auditores internos que laboran en la Gerencia de Auditoria Financiera.
� El conocimiento adquirido día tras día de cómo se debe de llevar la
auditoria y los pasos a seguir para la realización del informe final.
� El material de apoyo entregado por parte de la Gerencia de Auditoría
Financiera para la realización de la revisión realizada al Departamento de
Servicios Generales, entre el material entregado tenemos; Manual de
Normas y Procedimiento de Servicios Generales, Manual de Pago, entre
otros.
Dificultades:
� El tiempo requerido para la entrega de información por parte de la
Gerencia de Servicios Generales pues en muchas veces hizo atrasar el
trabajo de auditoria.
� La falta de un programa de auditoria de pago, lo que insta a la Gerencia de
Auditoria Financiera a la elaboración de dicho programa para futuras
auditorias.
16
APORTES DADOS A LA ORGANIZACIÓN
� Mayor fluidez en el registro de cada una de las facturas encontradas en los
expedientes de los proveedores en el formato modelo para la base de datos
o control interno de la Gerencia de Servicios Generales.
� Se le recomendó de cómo debería ser llevado su control de pago y de
facturas recibidas para una mejor contabilidad interna y para esto se le
suministro un cuadro modelo para llevar cada una de las facturas que
llegan a la Gerencia de Servicios Generales.
� Al departamento auditado se le explico lo importante de llevar su control
interno en materia de organización y administración tanto de datos como
por parte de la contabilidad, se les dio a entender la importancia de la
planificación contable a niveles de gerencia.
� Las recomendaciones aportadas mediante el presente informe técnico.
CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS
Nivel Teórico
La realización de la pasantía en la institución financiera Banco Caroní Banco
Universal, dejo en mi una experiencia muy satisfactoria debido a que me sentí
cómodo con el trabajo realizado y con el conocimiento adquirido en estas
dieciséis semanas de pasantía, en lo particular me gusto el trabajo que desempeñe
dentro de la institución, pues se me dio la oportunidad de conocer algunos
procedimientos de auditoria interna, lo cual es de suma importancia para nuestra
profesión como contadores pues a la hora de ejercer la profesión trabajamos en
función de cumplir con una planificación y control exhaustivo de cada uno de los
procedimientos contables y muchas veces nos encontramos con procedimientos
administrativos.
Por esta razón a la hora de señalar los conocimientos obtenidos en el desarrollo
de la pasantía hago énfasis a lo aprendido en materia de auditoría interna y su
importancia en la banca nacional, lo cual es de gran ayuda para el control,
administración y planificación a la hora de llevar a cabo la tarea de auditoría que
17
se realizo en el Departamento de Servicios Generales del Banco Caroní, Banco
Universal.
Dentro de lo que representa mi plan de actividades obtuve conocimientos de las
siguientes tareas:
a) Lectura del Manual de Normas y Procedimientos del Departamento de
Servicios Generales, el cual nos da información de cómo deberían ser llevado
los pagos realizados a los proveedores y el control de las diferentes facturas
emitidas las cuales tienen que ser pagadas en un tiempo determinado.
b) Revisión de cada una de las facturas entregadas por los proveedores, las
cuales estas tienen que estar acorde según las normas derivadas del Manual
de Normas y Procedimientos de Servicios Generales en la sección de pagos y
según las leyes procedentes del SENIAT.
c) Revisión y análisis de las cuentas adeudadas por el Banco a los proveedores.
d) Revisión de los anticipos aceptados y entregados por la institución a los
diferentes proveedores.
e) Lectura y análisis de los contratos suscrito por parte del Banco con los
proveedores.
f) Revisión de los cálculos efectuados por la Gerencia para el IVA, I.S.L.R,
cálculos de los montos totales y fecha programada para pagar.
En cuanto a los conocimientos adquiridos durante esta pasantía, muchos se
derivaron de las explicaciones del Gerente de Auditoría Financiera, por el grupo
de auditores que fueron mis compañeros de labores y con los cuales me entreviste
directamente y por la lectura echa al momento de iniciado la auditoria al
Departamento de Servicios Generales. Los conocimientos emblemáticos los
podemos describir a continuación.
Rol de la auditoría interna.
� Investigación interna.
� Remediación.
� Revisión de implementación.
� Monitoreo continuo de cumplimiento.
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Rol del auditor interno
El Instituto de Auditoría Interna del Reino Unido e Irlanda establece que el
auditor interno debe:
� Suministrar seguridad sobre la efectividad de las políticas y los procesos
para impedir, detectar e investigar el fraude.
� Estar siempre atentos al riesgo de fraude.
� Facilitar y guiar a la gerencia en el diseño e implementación de los
procesos con el fin de manejar los riesgos.
� Promover el entendimiento de los riesgos de fraude.
� Fomentar la cultura ética de la Junta Directiva y su comunicación al resto
de la organización.
� Investigar las causas subyacentes de los incidentes. Responsabilidad del Auditor Interno.
� Velar porque las operaciones y procedimientos de la Institución del Sector
Bancario se ajusten a la Ley, la normativa prudencial, los manuales
internos de procesos de las instituciones bancarias y a los principios
contables aprobados por la Superintendencia de las instituciones del Sector
Bancario.
� Vigilar el funcionamiento adecuado de los sistemas de Control Interno.
� Velar por el cumplimiento de las resoluciones de la Asamblea General de
Accionistas, de la Junta Directiva y de la Superintendencia de las
Instituciones del Sector Bancario.
� Suscribir los Estados Financieros conjuntamente con el representante legal
y el contador general.
Procedimiento de Auditoria Interna.
� Control Interno, es un proceso efectuado por la junta directiva de una
entidad, gerencia y otro personal para proveer razonable seguridad respecto
del logro de objetivos en las siguientes categorías:
� Efectividad y eficiencia de las operaciones.
19
� Confiabilidad de la Información Financiera.
� Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
En cada organización o ente se debe establecer y mantener un sistema de
control interno adecuado a la naturaleza, estructura y fines de la organización.
Dicho sistema incluirá los elementos de control posterior incorporados en el plan
de organización, en las normas y manuales de procedimientos de cada ente u
órgano.
� Papeles de trabajo, constituyen el soporte fundamental de los hallazgos
detectados por el auditor, de ahí la importancia que reviste la suficiencia,
relevancia y competencia de la evidencia así como la calidad y claridad de los
papeles de trabajo.
� Evidencias, incluyen todas las influencias de la mente de un auditor que
afecten su juicio acerca de la exactitud de proposiciones remitidas a el para su
revisión.
Las evidencias se clasifican en:
a) Evidencia física: se obtiene mediante inspección y observación directa
de las actividades, bienes o sucesos; esta evidencia puede presentarse en
forma de documentos, fotografías, gráficos, cuadros, mapas o muestras
materiales.
b) Evidencia documental: puede ser de carácter física o electrónica. Puede
ser externas o internas a la organización.
c) Evidencia Testimonial: se obtiene de otras personas en forma de
declaración hechas en el curso de investigaciones o entrevistas.
d) Evidencia Analítica: surge del análisis y verificación de los datos. Este
análisis puede realizarse sobre cálculos, indicadores de rendimiento y
tendencias reportadas en los informes financieros o de otro tipo de la
organización u otras fuentes que pueden ser utilizadas.
e) Evidencia Informática: puede encontrarse en datos, sistemas de
aplicaciones, instalaciones y soportes, tecnología y personal informático.
Para determinar la confiabilidad de la evidencia informática, el auditor
interno; puede efectuar una revisión de los controles generales de los
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sistemas automatizados y de los relacionados específicamente con sus
aplicaciones.
� Programa de auditoria, Es un listado detallado de los procedimientos de
auditoria específicos los cuales deben realizarse en curso de un contrato de
auditoria. Los programas de auditoria proporcionan una base para asignar y
programar el trabajo de auditoria y para determinar cual trabajo resta por hacer.
Estos no pretenden establecer los procedimientos mínimos aplicables a la
generalidad de los trabajos, se concretan en señalar orientaciones sobre la forma
en como habrá de organizarse la revisión y a listar una serie de procedimientos
de los cuales se seleccionaran los que se estimen procedentes para cada trabajo
en particular.
Los programas de auditoria se clasifican en:
a) Desde el punto de vista del grado de detalle:
i) Generales: son aquellos que se limitan a un enunciado genérico de los
procedimientos de auditoria que se deben aplicar, con mención de los
objetivos particulares a cada caso.
ii) Detallados: son aquellos que describen con mucha minuciosidad la
forma práctica de aplicar los procedimientos de auditoria.
b) Desde su punto de vista de la relación con un trabajo concreto:
i) Estándar: son aquellos en que se enuncian los procedimientos de
auditoria a seguir en casos aplicables a un número considerable de
empresas.
ii) Específicos: son aquellos que se preparan concretamente para cada
situación en particular.
iii)
Objetivos de los programas de auditoria:
Para Willighan, Carmichael (1982), los programas de auditoria, persiguen varios
objetivos, tales como:
� Garantizar la planificación adecuada del trabajo a ejecutar.
� Servir de patrón para las revisiones sobre el alcance del trabajo.
� Servir de guía para los miembros menos experimentados.
� Facilitar la revisión del supervisor.
21
� Asegurar la revisión del control interno en toda su existencia.
� Definir claramente las tareas asignadas evitando duplicidad en la revisión.
� Brindar seguridad suficiente de que quedaren incluidos todos los
procedimientos indispensables.
� Departamento de Pagos: Los pagos a proveedores permitirá llevar un
control de las facturas emitidas las cuales tienen un tiempo establecido para la
realización del pago, dependiendo el rubro de proveedor a pagar.
Estos pagos se realizan mediante un abono en cuenta del proveedor o a través de
cheque de gerencias, también se realizan los pagos de caja chica que son gastos
imprevistos por los empleados del Banco o facturas de menor costo.
NORMAS ESPECÍFICAS
� Departamento De Pagos
1. Toda factura debe ser verificada por el área donde se solicitó el material o
servicios en conformidad con esto para proceder a su cancelación.
2. Toda factura por concepto de suministros de equipos, construcciones,
mobiliarios, entre otros. debe venir con su respectiva nota de entrega o en su
defecto entrega parcial.
3. Las facturas deben venir con las normas exigidas por el SENIAT, (RIT, NIT,
Número de Control y Dirección fiscal de la imprenta donde se elaboró las
facturas, según resolución nro. 013 del 03 de junio de 1996).
4. Toda factura para ser cancelada deberá venir en original.
5. Todo desembolso por cualquier compromiso u obligación por parte del Banco
Caroní C.A Banco Universal será canalizado a través de la Gerencia de División
de Servicios Generales.
6. Toda solicitud de cheque de gerencia emitida por la Gerencia de División de
Servicios Generales deberá estar firmada por el mismo.
7. Los pagos por facturas u órdenes de compras estarán enmarcado bajo la
siguiente modalidad:
� Cheque de Gerencia.
� Nota de Crédito.
22
8. La Gerencia de División de Servicios Generales deberá manifestarle a los
proveedores la necesidad de tener cuenta corriente en el Banco Caroní, C.A. a fin
de procesar el pago a través de Nota de Crédito.
9. Todas Sucursal y Agencia del Banco Caroní, Banco Universal, deberá canalizar
los pagos de facturas mediante la Gerencia de División de Servicios Generales.
10. Será responsabilidad de la Vicepresidencia de Contraloría y la Gerencia de
División de Servicios Generales cumplir y hacer cumplir con las normas
establecidas en el presente manual de normas y procedimiento.
Nivel Práctico
De manera práctica, los conocimientos adquiridos fluyen una vez que es dada
la inducción sobre el área de trabajo, las tareas que se desarrollan y se da inicio a
dar respuesta a cada acción enmarcada en el plan de actividades establecido para
el lapso de pasantías, dando como resultado lo siguiente:
La lectura realizada al Manual de Normas y procedimiento de pago se evidencio
que específicamente en el departamento de pagos nos dice que:
� “Las facturas deben venir con las normas exigidas por el SENIAT, (RIT,
NIT, Número de Control y Dirección fiscal de la imprenta donde se
elaboró las facturas, según resolución nro. 013 del 03 de junio de 1996)”.
� “Toda factura debe ser verificada por el área donde se solicito el material o
servicios en conformidad con esto para proceder a su cancelación”.
� “Toda Sucursal y Agencia del Banco Caroní, Banco Universal, deberá
canalizar los pagos de facturas mediante la Gerencia de División de
Servicios Generales”.
� “Será responsabilidad de la Vicepresidencia de Contraloría y la Gerencia
de División de Servicios Generales cumplir y hacer cumplir con las
normas establecidas en el presente manual de normas y procedimiento”.
En el Manual nos habla sobre las responsabilidades que tiene el departamento
de pagos, en la cual podemos tomar las siguientes:
23
� “Aprobar los pagos elaborados por la Gerencia de División de Servicios
Generales”.
� “Realizar el seguimiento a las empresas proveedoras para evitar el
retardo en el seguimiento de las chequeras a las Sucursales y Agencias
del Banco Caroní”.
Para el inicio de la auditoria se tomo como base a los auxiliares llevados por la
Gerencia auditada, estos auxiliares están comprendidos en tres (3), los cuales son:
� Auxiliar de facturas recibidas.
� Auxiliar de facturas canceladas.
� Auxiliar de anticipos.
Para el auxiliar de facturas recibidas se tomo como procedimiento el de cruzar
el auxiliar con el de facturas canceladas para saber si las facturas recibidas se
encuentran canceladas o sino se encuentra en espera lo que origina una cuenta por
pagar por parte de la institución.
Se evidencio que la mayoría de las facturas recibidas no se encontraban en las
de canceladas, según lo preguntado a la responsable de estos auxiliares nos dice
que es solo un control y q nunca van a coincidir pues al momento de ser
canceladas son borradas de dicho auxiliar, esto será tomado como una debilidad
por parte de la Gerencia, pues hace que el trabajo sea mas comprometido de llevar
y no existe un control interno que es de gran importancia en todas y cada una de la
organizaciones y mas cuando son instituciones financieras las cuales deberían
tener todo en orden. Para un auditor el llevar el orden y tener una planificación es
importante para poder llevar a una empresa al éxito.
Para el auxiliar de facturas canceladas se tomo como proceso el de cotejar este
auxiliar con los cheques de gerencia los cuales están registrados en la contabilidad
bajo la cuenta numero 272180000000000 que corresponde a todos los gastos y
pagos realizados por la gerencia de servicios generales. En este proceso se
evidencio que algunas facturas no están registrada en el sistema lo que dificulta la
situación de control por parte de la gerencia, también se pudo observar que existen
gastos que están registrados en la cuenta de Servicios Generales lo que dice
mucho del poco control que se lleva en esta gerencia, esto constituye una
debilidad enorme.
24
Para el auxiliar de anticipos la gerencia presenta debilidades ya que estos son
otorgados a los proveedores sin ningún tipo de normativa o política las cuales
regule el funcionamiento o entrega de anticipos. Al igual no esta establecido en
ninguno de los contratos las condiciones para la entrega de anticipos ni para el
pago según sea el trabajo a realizar por los proveedores, la gerencia da los
anticipos en base a una orden de compra la cual estipula las condiciones, pero
estas condiciones no son cumplidas cabalmente sino son ambiguas y no se tiene
un control exhaustivo de cada una de las transacciones, en materia de anticipos se
refiere.
Al terminar de revisar los libros auxiliares de la Gerencia, se procedió a la
elaboración de un cuadro modelo en base al programa Microsoft Excel en
donde de manera general se incorporaron una serie de información básica para
la contabilidad y control de cada una de las cuentas que se llevan en el
Departamento de Pago con los proveedores, entre la información básica
tenemos las siguientes:
� Beneficiario, persona natural o jurídica que se desempeña como
proveedores en la institución, esta tiene que estar registrado en el registro
de proveedores del Banco Caroní.
� Cotización, Proposición de un proveedor para suministrar equipos y/o
materiales, por requerimientos del Banco Caroní C.A.
� Numero de RIF, es el número que identifica la razón o actividad del
proveedor en el sistema del SENIAT.
� Numero de Factura, representa el número el cual identifica la factura
para efectos de control por parte del proveedor.
� Fecha de Factura, es la fecha en la cual fue emitida la factura.
� Monto Factura, representa el valor en BS. de la actividad realizada por el
proveedor en el banco.
� Anticipos, representa el monto del cual se le fue abonado al proveedor por
un trabajo realizado o por realizar.
� Requisición de Compras, documento mediante el cual se solicitan
equipos y/o materiales, que no estén incluidos en los inventarios de
almacén.
25
� Viáticos, es la asignación diaria de dinero o provisión que se le abona al
empleado para atender los gastos originados en el desempeño de su
función.
� Cheque de Gerencia, es aquel cheque emitido por el propio Banco,
previo pago del mismo monto, y es pagadero a la vista por cualquiera
oficina del Banco emite y no puede ser revocado.
� Nota de Crédito, operación mediante la cual se procede abonar a la cuenta
de un cliente.
� Orden de Pago, es aquella transacción en el cual el pago se emite sobre
una factura u órdenes de compras de materiales, equipo, mobiliario,
viático, impuesto y otros.
� Saldo Pendiente, es el saldo deudor el cual tiene el Banco con el
proveedor.
� Exento, es el saldo de la factura el cual no se le calcula el Impuesto al
Valor Agregado.
� IVA, representa el impuesto gravable según el SENIAT, este es calcula en
base a la Base Imponible de la Factura.
� ISLR, no es mas que el Impuesto Sobre la Renta, el cual esta representado
en el 2% de la Base Imponible.
� Sustraendo, representa el monto a calcular según la actividad económica
del proveedor y esta emanado en la Ley de Impuesto Sobre la Renta.
� Retención, es el porcentaje a retener al proveedor que puede ser del
setenta y cinco (75) por ciento o del cien (100) por ciento, esto depende de
si es Agente de Retención del IVA.
� IAE, es el Impuesto Municipal, en este caso se toma el Impuesto del
Municipio Caroní el cual esta establecido en la Ordenanza Municipal del
Municipio Autónomo Caroní.
� Monto a Cancelar, es el monto total a cancelar por parte de la Gerencia
de Servicios Generales en su Departamento de Pago, este monto estará
comprendido por la base imponible, el IVA y todas las retenciones las
cuales disponga la Ley.
26
� Forma de Pago, esta representada por las Notas de Créditos o por los
Cheques de Gerencia.
� Fecha de Recibido, es la fecha en la cual fue recibida la factura en el
Departamento de Pago.
� Fecha de Pago, esta representada por la fecha en la cual fue cancelada la
factura.
Este formato fue tomado para el registro de los expediente de Veinticinco (25)
proveedores, los cuales fueron escogidos al azar en base a los auxiliares
presentado por la Gerencia auditada al 31 de Agosto del 2011. El registro dio
como resultado lo siguiente:
� El control de los auxiliares esta incompleto pues no presenta la
información que se contempla en las notas de créditos o cheques de
gerencia los cuales son los mecanismos para realizar los pagos.
� En los auxiliares no se coloca la fecha real de factura sino la fecha de
recibido lo cual no nos dice la antigüedad real de la factura a pagar.
� No existe una similitud entre los auxiliares de facturas recibidas con el de
canceladas, pues en casi todos los meses auditados existen mas facturas
canceladas que recibidas.
� Los cheques de gerencia o las notas de créditos muchas veces presentan
tachaduras o no presentan continuidad para los renglones tales como
Retenciones, IVA, Anticipos, entre otros.
Elaboración de los Puntos de Revisión a discutir con el área auditada;
Los llamados puntos de revisión, son aquellos puntos los cuales son
levantados para ser discutidos con la persona encargada del área auditada. Estos
van a definir cada una de las dudas que se tenga al momento de la auditoria,
normalmente los puntos de revisión son levantados antes de realizarse el informe
final y estos están acompañados con una o una serie de recomendaciones que van
ayudar a la Gerencia auditada en su control interno. Entre los puntos más
relevantes al momento de la auditoria realizada al Departamento de Pago,
podemos tomar los siguientes:
27
� Inexistencia de Control y Supervisión por parte de los funcionarios
encargados en relación al registro de cuentas por pagar.
� Las facturas no son registradas en el libro auxiliar (control) con la fecha
de emisión de las mismas sino con la fecha de recibidos en la gerencia, lo
cual dificulta saber el tiempo de antigüedad de cada factura por pagar
dentro del departamento.
� No existe el principio de continuidad en los auxiliares llevados
Manualmente por la Gerencia, lo que dificulta su revisión.
� La Gerencia no maneja las cuentas por pagar como método contable,
simplemente tiene las facturas pendiente de pago y al ser canceladas las
registran directamente a la cuenta del gasto respectivo.
� El Departamento de Pago no cuenta o no esta en pleno uso de un sistema,
tal y como lo indica el Manual de Normas y Procedimientos de Servicios
Generales.
� Los expedientes de cada uno de los proveedores están incompletos, pues
no cuenta con el original o la copia del contrato suscrito entre el banco y
los diferentes proveedores los cuales hacen vida en la institución. Se
observo en los expedientes solicitados que por cada compra realizada lo
que archivan es factura original, solicitud Cheque de Gerencia y en
algunos casos la orden de compra y nota de entrega, faltando los siguientes
recaudos:
a. Contratos firmados entre Proveedores y Banco Caroní C.A., lo que
dificulta conocer a detalles las condiciones de los mismos como: formas
de pago, descuentos, vencimiento entre otros.
b. Cotización.
c. Orden de Compra
d. Orden de Pago.
e. Comprobante contable.
� La Gerencia de Servicios Generales, otorga anticipos sin tener una política
para estos, y tampoco cuenta con lineamientos específicos en base a estos
28
en los contratos suscritos entre el proveedor y el Banco. En la revisión
realizada al “Auxiliar Anticipo Agosto 2011” se constato que muchos de
las Ordenes de Compras (anticipos) a la fecha de la auditoria (31/08/11),
no habían sido cancelados en su totalidad, presentando como casos más
relevantes los siguientes:
1. Proveedores que tienen más de 5 Meses sin cancelar la totalidad del
anticipo otorgado:
� Automatismo Gentile, C.A., Orden de compra N° 2010/01123 de fecha
18/11/2010.
� Goodman Construcciones, C.A., Orden de compra N° 2011/00160 de
fecha 01/02/2011.
2. Proveedores que no han pagado la totalidad de los anticipos según
su forma de pago establecido en su respectiva Orden de Compra:
� Construcciones Y Servicios Sanmar, C.A., Orden de compra N°
2011/00301, Condición de pago, el 50%, montos cancelados, tres
(3).
� Inversiones Reichel, C.A., Orden de compra N° 2011/00799,
Condición de pago, el 60%, montos cancelados, uno (1).
� Los auxiliares no muestran el total de las facturas registrada, en el caso de
las facturas canceladas es de suma importancia conocer el total de lo
cancelado en un mes en específico, al igual en las facturas recibidas pues así
se conoce lo adeudado en un momento determinado.
Entre las recomendaciones hechas a los distintos puntos de revisión tenemos:
� Se le insto a la Gerencia de Servicios Generales llevar un control extenso en
el libro auxiliar de facturas, tanto canceladas como el de recibidas, las
facturas deben registrarse según la fecha de emisión de las mismas para
poder cuantificar la antigüedad, y así dar a conocer la existencia real de las
cuentas por pagar.
� Se le notifico a la Gerencia auditada conjuntamente con la Gerencia de
Contabilidad, hacer cumplir lo establecido en el Manual de Cuentas para
Bancos en su sección 272 (Acumulaciones y Otros Pasivos) en donde se
29
establece que se debe registrar en la cuenta adscrita a ese tipo de gastos, y
reflejar el saldo real en los balances de la institución.
� Se le insto a la representante de la Gerencia, hacer cumplir con lo
establecido en el Manual de Normas y Procedimientos de Pago en donde se
establece y da a conocer el sistema utilizado para el registro y pago de
facturas.
� Se le sugiere a la Gerencia y a la responsable del archivo de los proveedores,
llevar de manera ordena cada uno de estos y archivar en cada uno su
respectivo contrato, bien sea original u copia con su respectiva actualización
y este fuera el caso.
� Se le recomendó a la Gerencia solicitar ante la Gerencia de Proceso, la
adecuación del Manual de Normas y Procedimientos de Servicios Generales
en materia de Anticipos otorgados a los proveedores en donde se
especifique; condiciones de pago, tiempo de cancelación, porcentaje a
cancelar, entre otras cosas.
� Se le insto totalizar, todos y cada uno de los auxiliares llevados por la
Gerencia en cada uno de sus Departamento, tales como el de Pago,
Impuesto, Compras, y todos los demás departamentos adscritos a la
Gerencia de Servicios Generales.
Para la culminación de la auditoría realizada se procedió a la realización del
informe de auditoría, el cual va a estar conformado por los puntos de revisión
discutidos y revisados por la gerencia de auditada, y las conclusiones y su
respectiva recomendaciones que van ayudar a la Gerencia al momento de iniciar
las operaciones en un nuevo ciclo contable.
Dentro de las conclusiones a las que se llego en el informe tenemos:
1 . Se evidencio que existe deficiencia en el Sistema de Proveedores
utilizado por el área, por cuanto no está diseñado cabalmente para
cubrir las necesidades de ésta, es decir, no se ha diseñado un sistema
para el adecuado registro de los proveedores, que aunado con su
30
incorrecto manejo contribuye a que se presenten debilidades como las
detalladas en el informe.
2 . El Control de facturas recibidas y canceladas, no es un control
sistematizado, es un control interno el cual es llevado en una hoja de
cálculo bajo el Software de la Microsoft EXCEL llevado por la Gerente
del área, con la finalidad de hacerle un seguimiento a las facturas
(recibidas) pendientes de pagos, por lo que no refleja en su totalidad lo
adeudado por el banco a los Proveedores.
3 . No existe una política ni norma alguna donde se especifique;
responsable, condición de pago, tiempo de pago, para los Anticipos
otorgados a los Proveedores por trabajos realizados, estos solo se lleva
por medio de la Orden de Compra y no está contemplado ni en el
Manual de Normas y Procedimiento del área auditada ni en los
contratos suscritos entre el banco y dichos proveedores.
4 . Los requisitos exigidos para formar parte del Registro de Proveedores
de la Institución son establecidos propiamente por el área, el Manual
de Normas y Procedimientos, actualmente en vigencia, que compete a
la Gerencia de División de Servicios Generales no específica los
recaudos para formar parte de dicho registro.
Dentro de las recomendaciones tenemos:
Disponer de un Sistema de Proveedores que permita cubrir las necesidades
del área de manera eficiente y a su vez que brinde, toda la información
requerida por esta, con apoyo de la Gerencia de Sistema, para actualizar los
registros y además de esto contar con el adecuado manejo del sistema por parte
del personal.
Utilizar un Sistema de Pago que permita llevar un mejor control y precisión
de las cuentas por pagar de la Institución, esto con la finalidad de optimizar y
agilizar los pagos, evitando el retraso de los mismos y tener información
acertada de lo que se debe.
31
Formalizar en el Manual de Normas y Procedimientos de Pago las normas
claras para el otorgamiento de Anticipos, así como delegar responsables y una
total integración de sus elementos, tales como; tiempo de pago, condición de
pago y las características de pago.
Formalizar en el Manual de Normas y Procedimientos de Servicios
Generales, los requisitos para formar parte del Registro de Proveedores,
además estipular el tiempo de entrega de las facturas al área de compras, por
parte de las diferentes áreas administrativas u oficinas.
Se le recomienda a la Gerencia de Servicios Generales tomar como base de
control interno un formato en donde se pueda registrar tanto el monto real de la
factura como lo realmente pagado.
32
CONCLUSION
El Banco Caroní, Banco Universal lleva un control interno basado en las
leyes emanadas de la Superintendencia de las Instituciones del Sector Bancario
(SUDEBAN) en la cual se indica la manera de llevar un control interno en cada
una de las gerencias que forman parte de la estructura organizacional de dicho
banco, la Gerencia de Auditoria Financiera es la encargada de llevar el control
interno de cada una de las Vicepresidencias que conforman la estructura
organizacional del banco, entre ellas se encuentra la Gerencia de División de
Servicios Generales la cual fue auditada al momento de hacer mi pasantía, en
medio de esta se puede concluir lo siguiente:
� Para realizar la auditoria se tiene que tener un amplio conocimiento
sobre el área auditada y esto se logra al leer y analizar el Manual de Normas
y Procedimiento el cual nos dice como debería estar llevado el control en
dicha área.
� Al momento de la revisión se deben comparar cada uno de los auxiliares
con la contabilidad del banco para verificar que esta es correcta de ser lo
contrario se levanta los diferentes puntos de revisión los cuales van hacer
discutidos con los miembros del área auditada para saber las razones y
fundamentos de los errores encontrados.
� Para finalizar se lleva a cabo la elaboración del informe final, en donde
se van a presentar los puntos mas emblemáticos a donde se llego con la
auditoria, dentro del informe se les da una serie de recomendaciones que van
ayudar al área auditada a llevar de manera mas eficiente sus controles y
estos verse reflejados en la contabilidad del banco.
33
RECOMENDACIONES
Hay que poner en marcha una serie de medidas que ayuden a mejorar y a
solucionar de manera efectiva las operaciones que se están implementando en el
BANCO CARONI por medio de sus controles internos para así seguir
desarrollándose exitosamente en el mercado. Para ello se recomienda:
� La elaboración de cronogramas de auditoria así como la de Programas de
Auditoria que van ayudar a llevar de manera mas organizada y planificada una
auditoria, esto se verá reflejada en el éxito de la misma.
� Se le recomienda hacer las auditorias de manera semestral y enfocarse en
todas y cada una de las actividades realizadas por el área auditada, esto ayuda
a saber de manera amplia cuales son las debilidades que presenta cada área y
ayuda a la toma de decisiones posteriores.
� Llevar a cabo las actualizaciones de forma periódica a cada uno de los
Manuales de Normas y Procedimientos para que estos se ajusten a la realidad,
y abarquen en su totalidad todas las operaciones llevadas por el área, este caso
se puede evidenciar cuando en el Manual de Normas y Procedimientos para
Pagos no dan los parámetros para el otorgamiento de anticipos.
� Llevar un control amplio de las operaciones de cada área auditada, todo
esto para tener un conocimiento amplio de cómo esta siendo llevado de
manera contable el Banco.
34
REFERENCIA BIBLIOGRÁFICAS
� Norma Internacional de Auditoría N° 240. “Responsabilidades del Auditor
en Relación con el Fraude en una Auditoría de Estados Financieros”.
� Norma Internacional de Auditoría N° 700. “Formación de una Opinión y
Dictamen sobre los Estados Financieros”.
� Manual de Normas y Procedimientos de la Gerencia de Servicios
Generales.
35
ANEXOS
Formato para la realización de los puntos de revisión, los cuales son discutidos
con el área auditada.
PUNTO DE REVISIÓN FECHA: --/--/----
ÁREA AUDITADA: DEBILIDADES Y/O FALLAS DE CONTROL:
RECOMENDACIONES DEL AUDITOR:
DISCUSIÓN Y COMPROMISO DEL AUDITADO (OBSERVACIONES)
Gerente:
Subgerente o Supervisor:
Auditor:
Fuente: Gerencia de Auditoria Financiera
36
FORMULARIOS
Imagen 1
Fuente: Manual de Normas y Procedimientos Servicios Generales.
37
Imagen 2 Fuente: Manual de Normas y Procedimientos Servicios Generales.
38
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE SERVICIOS GENERALES
MMAANNUUAALL DDEE SSEERRVVIICCIIOOSS GGEENNEERRAALLEESS
MARZO 2005
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
HHOOJJAA RREESSUUMMEENN
Nombre del Sistema de Información o Proceso: Manual de Normas y Procedimiento de Servicios Generales.
Dependencia o Unidad a Instalarse o Implementarse / Alcance: Aplica especialmente a la Gerencia de División de Servicios Generales, Departamento de Suministros, Proveeduría y Pagos, Sucursales y Agencias del Banco y Sede Corporativa. Resumen: La Recepción de materiales y Equipos de oficina agrupa todas las actividades relacionadas con la entrega de materiales / Equipo de oficina, por parte del Proveedor ganador de la orden de compras. La solicitud y despacho de materiales de almacén rige todas las actividades relacionadas con la solicitud de materiales a proveeduría a través del formulario 066 y el despacho de los mismos a las diferentes sucursales y agencias del Banco y sede corporativas. El ingreso de nuevos proveedores se realiza por el Departamento de Suministros, el cual va a permitir entrar a cotizar su producto al Banco, dependiendo el ramo que cotice el proveedor. El área de viáticos facilitará al e mpleado solicitante, la ruta, estadías y pernota que mejor le favorezca y el abono inmediato en cuentas el cual le permitirá a Gerencia de División de Servicios Generales llevar un control de los viáticos emitidos. Los pagos a proveedores permitirá ll evar un control de las facturas emitidas las cuales tienen un tiempo establecido para la realización del pago, dependiendo el rubro de los proveedores a pagar. Estos pagos se realizan mediante un abono a la cuenta del proveedor o a través de cheque de ge rencias, también se realiza los pagos de caja chicas que son gastos imprevistos por los empleados del Banco o facturas de menor monto.
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 3 Gerencia de Procesos Marzo 2005
IINNDDIICCEE
INDICE ................................ ................................ ................................ ............................... 3
INTRODUCCIÓN ................................ ................................ ................................ ............... 4
GLOSARIO: ................................ ................................ ................................ ....................... 7
RESPONSABILIDADES / DEPARTAMENTO DE PROVEEDURIA ................................ .... 7
RECEPCIÓN DE MATERIALES Y/O EQUIPOS DE OFICINAS ................................ ......... 7
RECEPCIÓN DE MATERIALES Y/O EQUIPOS DE OFICINAS ................................ ......... 8
SOLICITUD Y DESPACHO DE MATERIALES DEL ALMACÉN ................................ ....... 11
RESPONSABILIDADES / JEFE DE DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA .................. 13
REGISTRO DE PROVEEDORES / RESPONSABILIDADES ................................ ........... 19
NORMAS GENERALES: COTIZACIONES / COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS: ................................ ................................ ................................ ............... 22
SOLICITUD DE COTIZACIONES /COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS. ........ 23
SOLICITUD DE COTIZACIONES DE COMPRAS DE MATERIALES O EQUIPOS. ........ 24
SOLICITUD DE VIATICOS ................................ ................................ ............................... 28
NORMAS ESPECÍFICAS DEL DEPARTAMENTO DE PAGOS: ................................ ..... 37
RESPONSABILIDADES: DEPARTAMENTO DE PAGOS: ................................ ............... 38
RECEPCIÓN DE FACTURAS ................................ ................................ .......................... 39
FORMULARIOS ................................ ................................ ................................ ............... 41
RELACIÓN DE FORMULARIOS: ................................ ................................ ..................... 43
INSTRUCTIVO “SOLICITUD DE CHEQUE DE GERENCIA”. ................................ .......... 53
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 4 Gerencia de Procesos Marzo 2005
IINNTTRROODDUUCCCCIIÓÓNN
El presente manual tiene como finalidad dar a conocer en forma clara y sencilla las normas y procedimientos que deben regir las diferentes áreas de la Gerencia de División de Servicios Generales. De esta manera se facilita el mejor desempeño de las funciones del personal que labora en los siguientes Departamentos:
Departamento de Proveeduría: La Recepción de materiales y Equipos de oficina agrupa todas las actividades relacionadas con la entrega de materiales / Equipo de oficina, por parte del Proveedor ganador de la orden de compra.
La solicitud y despacho de materiales de almacén rige todas las actividades relacionadas con la solicitud de materiales a proveeduría a través del formulario 066 y el despacho de los mismos a las diferentes sucursales y agencias del Banco y sede corporativas.
Departamento de Suministros: El ingreso de nuevos pro veedores se
realiza por el Departamento de Suministros, el cual va a permitir la entrada para la cotización de su producto al Banco, dependiendo el ramo que cotice el proveedor.
El área de viáticos facilitará al empleado solicitante, la ruta, estadías y pernota que mejor le favorezca y el abono inmediato en cuentas y le permitirá a Gerencia de División de Servicios Generales llevar un control de los viáticos emitidos.
Departamento de Pagos: Los pagos a proveedores permitirá llevar un
control de las fac turas emitidas las cuales tienen un tiempo establecido para la realización del pago, dependiendo el rubro de proveedor a pagar.
Estos pagos se realizan mediante un abono en cuenta del proveedor o a través de cheque de gerencias, también se realizan los pagos de caja chicas que son gastos imprevistos por los empleados del Banco o facturas de menor costo.
Cada proceso está descrito en forma clara, para facilitar las funciones que deben realizar en cada uno de estos procedimientos.
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 5 Gerencia de Procesos Marzo 2005
HOJA DE APROBACIÓN
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SERVICIOS GENERALES
Por medio de la presente se notifica que este manual contiene y describe adecuadamente el Procedimiento Servicios Generales.
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 6 Gerencia de Procesos Marzo 2005
HOJA DE REVISIÓN
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SERVICIOS GENERALES Por medio de la presente se notifica que este documento contiene y describe adecuadamente el Procedimiento Servicios Generales.
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 7 Gerencia de Procesos Marzo 2005
GGLLOOSSAARRIIOO::
Proveedores: Persona natural o Jurídica que está en capacidad de suministrar recursos físicos y/o tecnológicos al Banco Caroní, C.A. a través de los cuales reciben un pago equipos y/o materiales
Cotización:
Proposición de un proveedor para suministrar equipos y/o materiales, por requerimientos del Banco Caroní C.A.
Requisición de Compras:
Documento mediant e el cual se solicitan equipos y/o materiales, que no estén incluidos en los inventarios de almacén.
Viáticos: Es la asignación diaria de dinero o provisión que se le abona al empleado para atender los gastos originados en el desempeño de su función.
Cheque de Gerencia: Es aquel cheque emitido por el propio Banco, previo pago del mismo monto, y es pagadero a la vista por cualquiera oficina del Banco emite y no puede ser revocado. Nota de Crédito : Operación mediante la cual se procede abonar a la cue nta de un cliente. Orden de Pago : Es aquella transacción en el cual el pago se emite sobre una factura u ordenes de compras de materiales, equipo, mobiliario, viático, impuesto y otros. RREESSPPOONNSSAABBIILLIIDDAADDEESS // DDEEPPAARRTTAAMMEENNTTOO DDEE PPRROOVVEEEEDDUURRIIAA RREECCEEPPCCIIÓÓNN DDEE MMAATTEERRIIAALLEESS YY//OO EEQQUUIIPPOOSS DDEE OOFFIICCIINNAASS 1. Administrar y controlar en el Almacén los materiales y/o equipos de oficina.
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 8 Gerencia de Procesos Marzo 2005
2. Verificar que los materiales y/o equipos de oficinas entregados por el
proveedor correspondan con la descripción de la Orden de Compras. 3. Registrar en el Sistema de Información de Servicios Generales módulo de
Proveeduría/Inclusión de materiales los datos contemplados en la Nota de Entrega.
4. Generar por el Sistema de Información de Servicios Generales la contabilidad
cuando se reciban las fact uras o Notas de Entrega del proveedor. 5. Transmitir a la Gerencia de Contabilidad los asientos contables generados por
la Recepción de Materiales y/o Equipos de Oficinas. 6. Enviar a la Gerencia de Div. Servicios Generales los documentos soportes
generados por la Recepción de Materiales y/o equipos de oficina: Comprobante contable, Nota de Entrega y Factura.
7. Actualizar los catálogos de materiales y/o equipos de oficinas. 8. Incluir en el Sistema de Información de Servicios Generales módulo de
Proveeduría opción Catálogos, los materiales de oficinas o formularios nuevos.
9. Registrar por el Sistema los datos correspondientes a la Requisición de
Compras. 10. Realizar el ajuste de Inventario en el Sistema el cual consiste en ingresar los
montos y cantidades cor respondientes a los materiales con el fin de cuadrar el Inventario del Almacén.
Área: Administrativa Procedimiento: Recepción de Materiales y/o Equipos de Oficinas RREECCEEPPCCIIÓÓNN DDEE MMAATTEERRIIAALLEESS YY//OO EEQQUUIIPPOOSS DDEE OOFFIICCIINNAASS DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA JEFE DE DEPARTAMENTO
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 9 Gerencia de Procesos Marzo 2005
1. Recibe de la Gerencia de División Servicios Generales el cuadruplicado de la
Orden de Compras.
2. Revisa y archiva hasta que la empresa proveedora entregue los materiales y/o
equipos de oficina.
3. Recibido los materiales y/o equipos de of icina procede a verificar que
corresponda con lo plasmado en la Orden de Compras.
ü De no estar conforme : devuelve al proveedor e informa al Gerente de
División Servicios Generales y a la Unidad Solicitante.
ü De estar conforme: Firma y sella factura o Not a de Entrega de los
Materiales y/o Equipos suministrados por el Proveedor. Obtiene copia de la
Nota de Entrega o Factura.
ü Entrega copia al Proveedor y original al oficinista.
ü Archiva copia de la factura o Nota de Entrega para su control.
OFICINISTA 4. Registra información en el Sistema módulo de Proveeduría “Inclusión de
Materiales” de acuerdo a lo reflejado en la factura o Nota de Entrega.
5. Genera por el sistema el Comprobante de Contabilidad afectando las
cuentas 182.03 “Materiales y Equipos de Oficina” por el debe contra la
cuenta 272.01 “Cuentas por pagar por el haber”.
6. Transmite los asientos contables a la Gerencia de Contabilidad a través de la
opción enviar Información.
Área: Administrativa Procedimiento: Recepción de Materiales y/o Equipos de Of icinas 7. Firma el Comprobante Contable y envía a la Gerencia de División Servicios
Generales conjuntamente con el original de la factura y original de la Nota de
Entrega.
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 10 Gerencia de Procesos Marzo 2005
RECEPCIÓN DE MATERIALES Y/O EQUIPOS DE O FICINA
Envía al Dpto. de ProveeduríaCuadruplicado del Form. Orden de Compra.
Gcia. DivServiciosGenerales
4
RECEPCIÓN DE MATERIALES Y/O EQUIPOS DE OFICINA
Factura
Firma y sella facturade los equipos y entrega copia al Proveedor. ObtieneCopia y archiva. Entrega original al oficinista.
FacturaO
Nota deEntrega
O
Registra información en el Sistema módulo de ProveeduríaInclusión de Materiales deacuerdo a lo reflejado en la factura o Nota de Entrega.
1
2
4
5Orden
de Compra
Proveedor
Oficinista
Factura o
Envía al Dpto. de ProveeduríaCuadruplicado del Form. Orden de Compra.
Gcia. DivServiciosGenerales
4
RECEPCIÓN DE MATERIALES Y/O EQUIPOS DE OFICINA
Factura
Firma y sella facturade los equipos y entrega copia al Proveedor. ObtieneCopia y archiva. Entrega original al oficinista.
FacturaO
Nota deEntrega
O
Registra información en el Sistema módulo de ProveeduríaInclusión de Materiales deacuerdo a lo reflejado en la factura o Nota de Entrega.
1
2
4
5Orden
de Compra
Proveedor
Oficinista
Factura o
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 11 Gerencia de Procesos Marzo 2005
Área: Administrativa Procedimiento: Solicitud y Despacho de Materiales y/o Equipos de Oficina
SSOOLLIICCIITTUUDD YY DDEESSPPAACCHHOO DDEE MMAATTEERRIIAALLEESS DDEELL AALLMMAACCÉÉNN NORMAS 1. Toda solicitud de Materiales y Equipos de oficina d ebe ser firmada por el
funcionario autorizado de la unidad solicitante.
2. Las solicitudes de materiales realizadas después de la fecha indicada en el
cronograma de despacho serán procesadas al mes siguiente, a excepción de
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 12 Gerencia de Procesos Marzo 2005
aquellas que a juicio de la Gerenc ia de División Servicios Generales, deban
procesarse por razones de su naturaleza o emergencia.
3. Los materiales de oficinas que no aparezcan en el Catálogo de Artículos
deberán ser solicitados al Departamento de Proveeduría a través del correo
electrónico o memorandum.
4. La Unidad solicitante deberá realizar los pedidos de materiales ante el
Departamento de Proveeduría en la siguiente modalidad:
ü Sucursales y Agencias (los doce (12) primeros días del mes.
ü Región Centro Occidental cada tres meses
ü Sede Corporativa (los doce (12) primeros días del mes)
5. l Departamento de Proveeduría no deberá enviar a la Unidad Solicitante los
Materiales que no coincidan con los códigos establecidos en el Catálogo de
Artículos.
6. El Departamento de Proveeduría debe rá enviar un memorandum al
Funcionario Autorizado de la Unidad Solicitante por cada solicitud de papel
valor (chequeras, libretas de ahorros, Nota de Débito/Crédito, Certificados etc.)
indicando la cantidad enviada y numeración asignada .
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 13 Gerencia de Procesos Marzo 2005
Área: Administrativa Procedimiento: Solicitud y Despacho de Materiales y/o Equipos de Oficina RREESSPPOONNSSAABBIILLIIDDAADDEESS // JJEEFFEE DDEE DDEEPPAARRTTAAMMEENNTTOO DDEE PPRROOVVEEEEDDUURRÍÍAA
1. Garantizar el trámite acertado y a tiempo de las solicitudes de De spacho de
Materiales.
2. Garantizar el control de consumo mensual por Unidad Organizativa.
3. Actualizar y distribuir el catálogo de artículos a todas las Sucursales y
Agencias del Banco y Sede Corporativa.
4. Dotar a las nuevas Sucursales y Agencias de mat eriales que requieran para
su funcionamiento.
5. Revisar en el formulario 066 “Solicitud de Materiales a Proveeduría ” que
la cantidad solicitada corresponda a los estándares de consumo habitual de
la Unidad Solicitante, en caso de existir diferencias signi ficativas se
comunicará con el responsable de la Unidad, a fin de averiguar el motivo de
la variación.
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 14 Gerencia de Procesos Marzo 2005
Área: Administrativa Procedimiento: Solicitud y Despacho de Materiales y/o Equipos de Oficina UNIDAD SOLICITANTE
1. Elabora el formulario 066 “Solicitud de Materiales a Proveeduría” en
original y copia, indicando el código de cada material y descripción del
mismo.
2. Obtiene firma autorizada de la Unidad Solicitante, y envía el form ulario 066
“Solicitud de Materiales a Proveeduría” y envía al Departamento de
Proveeduría.
DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA
3. Recibe de la Unidad Solicitante original y copia del formulario 066 “Solicitud
de Materiales a Proveeduría”.
4. Revisa la firma autorizada de la Unidad solicitante plasmada en el
formulario 066 “Solicitud de Materiales a Proveeduría”.
ü De no estar conforme : Informa al usuario y devuelve a la Unidad solicitante
el formulario 066 “Solicitud de Materiales a Proveeduría ”.
ü De estar conforme : Entrega al Almacenista del Dpto. de Proveeduría el
formulario 066 Solicitud de Materiales a Proveeduría y da las instrucciones
correspondientes. ALMACENISTA:
5. Procede a chequear la existencia de material.
Si no hay existencia :
Notifica al Jefe del Departamento para que proceda a elaborar la
Requisición de Compras a la Gerencia de Servicios Generales y poder
suministrar los materiales que le soliciten.
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 15 Gerencia de Procesos Marzo 2005
Si hay existencia: Prepara el material y anota en el formulario 066 “Solicitud de Materiales
a Proveeduría” la cantidad a despachar , Firma el formulario 066 en señal
de procesado.
6. Si es material del renglón Formas Valor elabora memorandum de envío y
entrega al Jefe del Departamento. conjuntamente con el formulario 066
“Solicitud de Materiales a Proveeduría” actualizado.
JEFE DE DEPARTAMENTO
7. Revisa los documentos recib idos.
ü De no estar Conforme: Devuelve formulario 066 al Almacenista para la
corrección correspondiente.
ü De estar conforme: Firma documentos recibidos y envía los Materiales
y/o Equipos de Oficina a la Unidad Solicitante con la copia del formulario
066 “Solicitud de Materiales a Proveeduría” y original del memorandum
de envío al usuario.
8. Archiva copia del memorando de envío y entrega al oficinista el formulario
066 “Solicitud de Materiales a Proveeduría” .
OFICINISTA
9. Registra en el Sistema de Informació n de Servicios Generales – Módulo de
Proveeduría – Inclusión de Materiales.
10. Genera por el sistema el Comprobante de Contabilidad en original y copia,
afectando las cuentas 182.03 “Materiales y Equipos de oficina” por el
debe contra la cuenta 272.01 “Cuentas por Pagar” por el haber.
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 16 Gerencia de Procesos Marzo 2005
11. Transmite los asientos contables a la Gerencia de Contabilidad a través de
la opción Enviar Información.
12. Archiva original del formulario 066 “Solicitud de Materiales a Proveeduría”
para su archivo control.
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 17 Gerencia de Procesos Marzo 2005
Recibe de la UnidadSolicitante original y copia del Form.066 “ Solicitud deMateriales a Proveeduría”
Recibe y revisa la firma autorizada de la Unidadsolicitante.
Dpto. de Proveeduría
4
DESPACHO DE MATERIALES Y/O EQUIPOS DE OFICINA
NO
Jefe de Dpto. Revisa y firma y Envía los Materiales y/oequipos a la Unidad Solicitante con la copia de la Solicitud y original del memorando de envío. Entrega form.066 al oficinista.
Registra informaciónen el Sistema en la opción Solicitud de Materiales
Sistema de
Información deServ. Generales
Comprobantede
Contabilidad
Afecta las Ctas 182.03Materiales y/o Equipos de Oficina contra la 272-01 Ctas. por Pagar
Conforme
SI
Almacenista
Entrega al AlmacenistaForm .066
DevuelveA la Unidadsolicitante
Almacenista
Solicitud deMat. a Proveeduría
Chequea laexistencia de material
Solicitud deMat. a
Proveeduría
Solicitudde Mat.
Solicitud deMateriales aProveeduría
Prepara el material. Anota en el form. 066Solicitud de Mat. aProveeduría la cantidada despachar. Si es papel valor elabora memorando de envío.Firma form. 066 en señal de procesado y entrega al jefe con el memorando de envío.
Conforme
SINO
Notifica al Jefe paraQue elabore la Requisición de Compras y Suministrar los materiales
Oficinista
Genera elComprobante ytransmite a la Gcia.de Contabilidad
Recibe de la UnidadSolicitante original y copia del Form.066 “ Solicitud deMateriales a Proveeduría”
Recibe y revisa la firma autorizada de la Unidadsolicitante.
Dpto. de Proveeduría
4
DESPACHO DE MATERIALES Y/O EQUIPOS DE OFICINA
NO
Jefe de Dpto. Revisa y firma y Envía los Materiales y/oequipos a la Unidad Solicitante con la copia de la Solicitud y original del memorando de envío. Entrega form.066 al oficinista.
Registra informaciónen el Sistema en la opción Solicitud de Materiales
Sistema de
Información deServ. Generales
Comprobantede
Contabilidad
Afecta las Ctas 182.03Materiales y/o Equipos de Oficina contra la 272-01 Ctas. por Pagar
Conforme
SI
Almacenista
Entrega al AlmacenistaForm .066
DevuelveA la Unidadsolicitante
Almacenista
Solicitud deMat. a Proveeduría
Chequea laexistencia de material
Solicitud deMat. a
Proveeduría
Solicitudde Mat.
Solicitud deMateriales aProveeduría
Prepara el material. Anota en el form. 066Solicitud de Mat. aProveeduría la cantidada despachar. Si es papel valor elabora memorando de envío.Firma form. 066 en señal de procesado y entrega al jefe con el memorando de envío.
Conforme
SINO
Notifica al Jefe paraQue elabore la Requisición de Compras y Suministrar los materiales
Oficinista
Genera elComprobante ytransmite a la Gcia.de Contabilidad
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 18 Gerencia de Procesos Marzo 2005
DDEEPPAARRTTAAMMEENNTTOO DDEE SSUUMMIINNIISSTTRROOSS
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 19 Gerencia de Procesos Marzo 2005
RREEGGIISSTTRROO DDEE PPRROOVVEEEEDDOORREESS // RREESSPPOONNSSAABBIILLIIDDAADDEESS
JEFE DE DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS: 1. Recibir del Proveedor los recaudos exigidos para efectuar el registro en el
sistema. 2. Revisar los recaudos cons ignados por el proveedor, el cual debe estar de
acuerdo a lo contemplado con la documentación exigida por el Banco Caroní. 3. Ingresar en el “Sistema de Proveedores” los datos de los nuevos
proveedores.
4. Crear una carpeta con el expediente de cada proveedo r y clasificarlo de acuerdo a su servicio.
GERENCIA DE DIVISIÓN SERVICIOS GENERALES 1. Revisar y autorizar el Registro de los Proveedores en el Sistema.
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 20 Gerencia de Procesos Marzo 2005
Área: Departamento de Suministros Procedimiento: Registro de Proveedores.
REGISTRO DE PROVEEDORES
PROVEEDOR:
1. Notificar al jefe de suministros que desea participar como proveedor del
BANCO CARONÍ.
JEFE DE SUMINISTROS:
2. Entrega al proveedor formato con los requisitos exigidos por el Banco Caroní para optar al “Registro de Proveedores”.
PROVEEDOR:
3. Reunir todos los recaudos exigidos por el Banco y entrega al Jefe del
Departamento de Suministros.
JEFE DE SUMINISTROS:
4. Revisa los recaudos consignados por el proveedor, el cual debe estar de acuerdo a lo contemplado con la documentación exigida po r el Banco Caroní: De no estar conforme: indica al proveedor los documentos que faltan y establece un tiempo para que el proveedor culmine de traer todos los recaudos. De estar conforme : clasifica al proveedor en el rubro correspondiente dependiendo el producto o servicio que oferte.
5. Registra al proveedor en el sistema de proveedores con todos los datos
suministrados correctamente.
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 21 Gerencia de Procesos Marzo 2005
““RREEGGIISSTTRROO DDEE PPRROOVVEEEEDDOORREESS””..
Entrega formato con los requisitos exigidos para optar a “Registro de Proveedores”
PROVEEDOR
Notifica al Departamento de Suministro que desea participar como proveedor.
REQUISITOS DE
PROVEESORES
JEFE DE
SUMINISTROS
PROVEEDOR
Consigna los documentos exigidos por el Banco y entrega al Jefe de Departamento de Suministro.
JEFE DE SUMINISTROS
DOCUMENTOS
Revisa documentos consignados
No
Si Ingresa los datos del
proveedor por el “Sistema de
Proveedores”
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 22 Gerencia de Procesos Marzo 2005
Área: Departamento de Suministros Procedimiento: Cotizaciones / Compra de Materiales y Suministros.
NNOORRMMAASS GGEENNEERRAALLEESS:: CCOOTTIIZZAACCIIOONNEESS // CCOOMMPPRRAA DDEE MMAATTEERRIIAALLEESS YY SSUUMMIINNIISSTTRROOSS::
1. Toda solicitud de compras debe ser autorizada por el funcionario encargado de la unidad solicitante verificada por el supervisor inmediato.
2. Todas las compras a realizar se en cualquiera de las oficinas, debe ser
canalizada por la Gerencia de División de Servicios Generales.
3. Toda compra o adquisición de equipo de computación, deberá llevar el visto bueno de la Vicepresidencia de Sistemas autorizada por el Presidente del Banco Caroní.
4. Todo los de Equipos y/o Materiales debe ser realizada a través de una
Orden de Compras.
5. Para la compra de Equipos y/o Materiales se debe considerar lo siguiente: Calidad, Costo, Tiempo de Entrega, Servicios, Mantenimiento y Orden de Pago.
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 23 Gerencia de Procesos Marzo 2005
Área: Departamento de Suministros Procedimiento: Solicitud de Cotizaciones / Compra de Materiales y Suministros.
SSOOLLIICCIITTUUDD DDEE CCOOTTIIZZAACCIIOONNEESS //CCOOMMPPRRAA DDEE MMAATTEERRIIAALLEESS YY SSUUMMIINNIISSTTRROOSS..
RESPONSABILIDADES /JEFE DEPARTAMENTO DE SUMINISTROS.
1. Enviar invitación a los proveedores para que realicen las cotizaciones dependiendo de la solicitud que realicen las unidades administrativas o del departamento de proveeduría.
2. Revisar, analizar las cotizaciones de los proveedores. 3. Garantizar el registro al sistema de compras para realizar el análisis de las
cotizaciones y asignarle la confirmación al proveedor que cumpla con las características solicitadas.
GERENCIA DE DIVICIÓN SERVICIOS GENERALES 1. Revisar y aprobar la cotización suministrada por los proveedores
conjuntamente con la vicepresidencia de administración y Finanzas.
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 24 Gerencia de Procesos Marzo 2005
Área: Departamento de Suministros Procedimiento: Solicitud de cotizaciones de compras de materiales o equipos.
SSOOLLIICCIITTUUDD DDEE CCOOTTIIZZAACCIIOONNEESS DDEE CCOOMMPPRRAASS DDEE MMAATTEERRIIAALLEESS
OO EEQQUUIIPPOOSS..
JEFE DE PROVEEDURÍA / UNIDAD SOLICITANTE: 1. Envía a la Gerencia de División de Servicios Generales la requisición de
materiales o equipos solicitados por las unidades requerida por todo el Banco Caroní. GERENCIA DE DIVISIÓN DE SERVICIOS GENERALES:
2. Remite requisición de materiales o equipos al Departamento de Suministros.
JEFE DE SUMINISTROS: 3. Recibe por el sistema la requisición de materiales o equipos. 4. Realiza el desglose de las requisiciones y clasifica lo que es materiales de
papelería, de oficina, acceso rias de computación. 5. Elabora cotizaciones y las envía a los diferentes proveedores.
PROVEEDORES:
6. Recibe invitación y realiza cotización.
7. Envía cotización a la Gerencia de División de Servicios Generales con el
precio de los materiales o equipos.
JEFE DE SUMINISTROS: 8. Recibe cotización y los ingresa al sistema de compras para realizar el
análisis de las cotizaciones y asignarle la confirmación al proveedor que cumpla con las características solicitadas.
9. Entrega cotización a la Gerencia de División d e Servicios Generales para su
aprobación.
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 25 Gerencia de Procesos Marzo 2005
Área: Departamento de Suministros Procedimiento: Solicitud de cotizaciones de compras de materiales o equipos .
GERENCIA DE DIVISIÓN DE SERVICIOS GENERALES:
10. Revisa cotización y realiza una media firma para indicar su aprobación y
entrega al Jefe de Departamento de Suministros.
- Si no es aprobada se archiva como una cotización diferida.
JEFE DE SUMINISTROS.
11. Recibe y elabora la “Orden de Compras” por el sistema de compras.
12. Entrega “Orden de Compras” a l proveedor correspondiente.
Distribución de la Orden de Compras:
- Original: Proveedor. - Duplicado: Departamento de pago con soporte del análisis (Esperar
Factura). - Triplicado: Unidad solicitante - Cuadriplicado Carpeta control “Orden de Compras”.
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 26 Gerencia de Procesos Marzo 2005
Envía invitación de cotización a los diferentes proveedores
Jefe de Dpto. De Proveeduría
/ Unidad Solicitante
Envía solicitud requisición de materiales y/o cotización de materiales y equipos.
Gerencia de División
de Servicios Generales
Proveedor
Recibe invitación de cotización y envía su oferta de Cotización
Jefe de Dpto. Suministros
Recibe cotización realiza el análisis y envía para su aprobación
Jefe de Dpto. de
Suministros
Cotizaciones VP Sistemas / VP Seguridad
Invitación de Cotizaciones
Cotización
Gerencia de División
de Servicios Generales
Revisa y aprueba cotización
Jefe de Dpto. de
Suministros Recibe y elabora Orden de compras
SSOOLLIICCIITTUUDD DDEE CCOOTTIIZZAACCIIOONNEESS // CCOOMMPPRRAASS DDEE MMAATTEERRIIAALLEESS YY SSUUMMIINNIISSTTRROOSS
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 27 Gerencia de Procesos Marzo 2005
CCOOMMPPRRAASS DDEE MMAATTEERRIIAALLEESS YY SSUUMMIINNIISSTTRROOSS
Jefe de Dpto. Suministros
Elabora orden de compra y envía para su aprobación.
Gerencia de División
de Servicios Generales
Envía al proveedor Seleccionado de la compras.
Jefe de Dpto. Suministros
Recibe materiales y equipos junto a la orden de compra.
Departamento
de Proveeduría
Cotizaciones VP Sistemas / VP Seguridad
Proveedor
Ver flujo de proceso de recepción de materiales y equipos de oficina
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 28 Gerencia de Procesos Marzo 2005
Área: Departamento de Suministros Procedimiento: Solicitud de Viáticos
SSOOLLIICCIITTUUDD DDEE VVIIAATTIICCOOSS NORMAS:
1. Todo viático debe ir autorizado por el Gerente / Vicepresidente del área, bien sea por correo o por el fo rmulario solicitud de viáticos.
2. Para la solicitud de viáticos es obligatorio cumplir con las siguientes
especificaciones: ü Nombre y Apellidos
ü Cédula de Identidad
ü Fecha y hora de salida
ü Fecha y hora de retorno
ü Motivo del viaje
ü Número de cuenta de la person a
ü Tipo de traslado
3. Se deberá notificar y reintegrar a la mayor brevedad posible a la Gerencia de Divisición de Servicios Generales los viáticos no utilizado por el personal del banco.
RESPONSABILIDADES Gerencia de División de Servicios Generales
1. Revisar y aprobar los viáticos solicitados por las diferentes unidades del Banco.
Jefe de Departamento de Suministros/ Oficinista
2. Generar el listado de los viáticos por el sistema y se ejecuta el envió a SAFE para su abono, en las cuentas de los empleados.
3. Realizar la comparación de los totales del listado de contabilidad y el
listado SAFE. 4. Envíar los soportes y listado de viático a la oficina principal.
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 29 Gerencia de Procesos Marzo 2005
UNIDAD SOLICITANTE :
5. Elabora por el correo electrónico solicitud de viáticos, indicando en el mismo la cédula de identidad del solicitante, fecha y hora de salida/ retorno, motivo del viaje, número de cuenta, y tipo de traslado.
6. Envía correo de viáticos al Departamento de Suministros con copia a la Gerencia de División Servicios Generales y Gerenc ia/ Vicepresidencia de la unidad solicitante.
JEFE DE SUMINISTROS / ANALISTA DE VIÁTICOS
7. Recibe correo electrónico con la solicitud de viáticos, autorizado por el
Gerente / Vicepresidente de la Unidad Solicitante. 8. Organiza todas las solicitudes de viát icos para su registro por el Sistema
de Viáticos.
a. Ingresa por el sistema de viáticos la cédula de identidad del solicitante el sistema refleja los datos personales del solicitante.
b. Indica el motivo por el cual se realiza del viaje.
c. Seleccione el tipo de cuenta al cual se cargará la cuenta contable de
viáticos (Legitimación de Capitales / Compras).
d. Indique la ruta donde se dirige el solicitante, la fecha y hora de salida / retorno, el sistema realiza en forma automáticas la pernota.
e. Seleccione el tipo de traslado (Aéreo, Terrestre, Propio).
Una vez ingresado todos datos por el sistema de viáticos se guarda en el sistema, posteriormente se realiza una consulta de los viáticos, se genera una nueva ruta para que muestre el retorno, se guarda y se re aliza nuevamente la consulta para verificar la ruta completa de los viáticos generados por el sistema.
9. Envía formato de Liquidación de Viáticos a la Gerencia de División de
Servicios Generales para su aprobación.
GERENCIA DE DIVISIÓN DE SERVICIOS GENE RALES:
10. Verifica formulario Liquidación de Viáticos.
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 30 Gerencia de Procesos Marzo 2005
Si esta conforme : aprueba los viáticos y lo devuelve al Jefe de Suministros / Analista de Viáticos. Si no esta conforme: Rechaza los viáticos y lo devuelve al Jefe de Suministros / Analista de Viát icos.
JEFE DE SUMINISTROS / ANALISTA DE VIÁTICOS 11. Aprobado se genera listado de los viáticos por el sistema y se ejecuta el
envió a SAFE para su abono, en las cuentas de los empleados.
12. Abonado los viáticos en cuenta, SAFE envía la repuesta al sistema d e viático y se ejecuta la contabilidad de los mismos.
13. El sistema genera listado de contabilidad y se realiza la comparación de
los totales del listado de contabilidad y el listado SAFE.
14. Al estar los montos correctos se ejecuta la transferencia al sistem a de contabilidad.
15. Se envía listado de contabilidad de viático a la oficina principal para
cuadrar la prueba.
VIÁTICOS ESPECIALES 16. Se realizan los pasos anteriormente descrito hasta el paso “e”.
17. Seleccione el concepto del viaje y coloque la observa ción del viaje que
va ha realizar y el motivo de la cancelación del mismo.
18. Se guarda el viático en el sistema se realiza nuevamente la consulta para verificar la ruta completa de los viáticos generados por el sistema.
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 31 Gerencia de Procesos Marzo 2005
EXTENSIONES DE VIÁTICOS
19. Se realiza los pasos de un viáticos hasta el paso “e”. 20. Seleccione en la observación el concepto “Extensión de Viáticos” y el
sistema refleja la pernota y las comidas a cancelar.
21. Se realiza nuevamente la consulta para verificar la ruta completa de los viáticos generados por el sistema.
VIÁTICO NO UTILIZADO
22. Se notifica por correo electrónico a la Gerencia de División de Servicios
Generales el motivo por el cual no fueron utilizados los viáticos. 23. La analista de viático realiza una nota de débito a la cuenta del empleado
por concepto de gasto de viaje no causado.
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 32 Gerencia de Procesos Marzo 2005
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 33 Gerencia de Procesos Marzo 2005
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 34 Gerencia de Procesos Marzo 2005
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 35 Gerencia de Procesos Marzo 2005
SSOOLLIICCIITTUUDD DDEE VVIIAATTIICCOOSS Jefe de Dpto. Suministros / Analista de
Viáticos Envía Solicitud de Viáticos por correo electrónico.
Recibe solicitud y revisa. Ingresa en el sistema la C.I. del Solicitante
Jefe de Dpto. Suministros
Envía para su revisión y Aprobación
Unidad Solicitante
Sistema de Viáticos
Gerencia de División
de Servicios Generales
Revisa y aprueba Viáticos ruta de estadía.
Jefe de Dpto. de
Suministros
El sistema detalla los datos del solicitante. Ingresa los datos que falta en el sistema de Viáticos y las observaciones del mismo.
Recibe solicitud de viáticos aprobada se procede ha realizar el envió a SAFE para su abono automático a las cuentas genera listado
Gerencia de Tecnología
Dpto. de Operaciones
Transfiere al sistema de contabilidad, envía los soporte de los viáticos a la Oficina Principal para su cuadre diario.
Dpto. de Viático
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 36 Gerencia de Procesos Marzo 2005
DDEEPPAARRTTAAMMEENNTTOO DDEE PPAAGGOOSS
MMAANNUUAALL NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 37 Gerencia de Procesos Marzo 2005
Área: Gerencia de División de Servicios Generales. Procedimiento: Pagos a Proveedores. NNOORRMMAASS EESSPPEECCÍÍFFIICCAASS DDEEPPAARRTTAAMMEENNTTOO DDEE PPAAGGOOSS 1. Toda factura debe ser verificada por el área donde se solicitó el material o
servicios en conformidad con esto para proceder a su cancelación. 2. Toda factura por concepto de suministros de equipos, construcciones,
mobiliarios, etc. debe venir con su respectiva nota de entrega o en su defecto entrega parcial.
3. Las facturas deben venir con las normas exigidas por el SENIAT, (RIT, NIT,
Número de Control y Dirección fiscal de la imprenta donde se elaboró las facturas, según reso lución nro. 013 del 03 de junio de 1996).
4. Toda factura para ser cancelada deberá venir en original. 5. Todo desembolso por cualquier compromiso u obligación por parte del Banco
Caroní C.A Banco Universal será canalizado a través de la Gerencia de División de Servicios Generales.
6. Toda solicitud de cheque de gerencia emitida por la Gerencia de División de
Servicios Generales deberá estar firmada por el mismo. 7. Los pagos por facturas u ordenes de compras estarán enmarcado bajo las
siguiente modalidades:
ü Cheque de Gerencia. ü Nota de Crédito.
8. La Gerencia de División de Servicios Generales deberá manifestarle a los
proveedores la necesidad de tener cuenta corriente en el Banco Caroní, C.A. a fin de procesar el pago a través de Nota de Crédito.
9. Todas Sucursal y Agencia del Banco Caroní, Banco Universal, deberá
canalizar los pagos de facturas mediante la Gerencia de División de Servicios Generales.
10. Será responsabilidad de la Vicepresidencia de Contraloría y la Gerencia de
División de Servicios Generales cumpl ir y hacer cumplir con las normas establecidas en el presente manual de normas y procedimiento.
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VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 38 Gerencia de Procesos Marzo 2005
RREESSPPOONNSSAABBIILLIIDDAADDEESS DDEEPPAARRTTAAMMEENNTTOO DDEE PPAAGGOOSS GERENCIA DE DIVISIÓN D E SERVICIOS GENERALES 1. Aprobar los pagos elaborado por la Gerencia de División de Servicios
Generales.
2. Realizar el seguimiento a las empresas proveedoras para evitar el retardo en el seguimiento de las chequeras (Personalizadas y/o Cheque Vouchers) a las Sucursales y Agencia del Banco Caroní.
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PAGOS 3. Revisar las facturas que cumplan con los requisitos exigidos por el SENIAT. ANALISTA DE PAGOS
4. Ingresar en el sistema de “Pagos a Proveedores” las facturas para la
realización de los pagos.
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VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 39 Gerencia de Procesos Marzo 2005
RREECCEEPPCCIIÓÓNN DDEE FFAACCTTUURRAASS ANALISTA DE PAGOS:
1. Recibe las facturas con los soportes de los pagos, una vez verificada por el departamento de proveeduría o del área administrativa que genere el gasto.
2. Envía al jefe de departamento las facturas y todos los soportes sellados
en conformidad de haber recibido dichas factura. JEFE DE DEPARTAMENTO D E PAGOS:
3. Recibe las facturas con los soportes y ordena según su elaboración sea el caso (Cheque de Gerencia o Nota de Crédito), entrega a la analista de pagos.
ANALISTA DE PAGOS:
4. Recibe facturas con soportes e ingresa los datos del los pagos en el sistema de “Pagos a Proveedores”.
5. Selecciona en el sistema de “Pagos a Proveedores” la forma de pagos y
elabora el formulario 408 “Solicitud de Cheque de Gerencia” en el caso de Cheque de Gerencia con los soportes.
Si es Nota de Crédito, ingresa los dato s del pago por el sistema de “Pagos a Proveedores” y lo envía en un archivo TXT a la Gerencia de Tecnología / Departamento de Operaciones para su abono en las cuentas respectivas de los proveedores.
6. Envía formulario 408 “Solicitud de Cheque de Gerencia” con los soportes
a la Gerencia de División de Servicios Generales para su aprobación. GERENCIA DE DIVISIÓN DE SERVICIOS GENERALES:
7. Verificas las facturas, soportes y formulario 408 “Solicitud de Cheque de Gerencia” con los reflejado en el sistema de pagos a proveedores:
De no ser aprobado el pago: Notifica al Jefe del Departamento de Pagos las causas de la inconformidad.
De estar conforme: Firma formulario 408 “Solicitud de Cheque de Gerencia” y verifica por sistema de pagos a proveedores.
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VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 40 Gerencia de Procesos Marzo 2005
ANALISTA DE PAGOS: 8. Entrega a la Ejecutiva de Servicios (Plataforma – Oficina Principal)
formulario 408 “Cheque de Gerencia” para elaboración del cheque de gerencia.
EJECUTIVA DE SERVICIOS:
9. Recibe formulario 408 “Solicitud de Cheque de Gerencia”, elabora
Cheque de Gerencia según (ver procedimiento emisión Cheque de Gerencia).
10. Retiene triplicado del formulario 036 “Operaciones de Cambio” para su
cuadre diario, entrega el original y duplicado del formulario 036 “Operaciones de Cambio” y Original del formular io 408 “Solicitud de Cheque de Gerencia.
ANALISTA DE PAGOS:
11. Recibe documentación y entrega Cheque de Gerencia al proveedor de la
factura del pago correspondiente.
12. Genera el archivo TXT por el sistema de “Pagos a Proveedores” y lo envía por el correo e lectrónico al Departamento de Operaciones para abonar a la cuentas del proveedores las facturas a pagar a través de una nota de crédito automática.
13. Posteriormente que se generen los pagos a las diferentes cuentas de los
proveedores se genera un listado de pagos por SAFE.
14. Archiva las facturas canceladas anexando el original de los formularios 036 Operaciones de Cambio, 408 Solicitud de Cheque de Gerencia y Listado de abono a cuentas de los proveedores en el expediente de cada proveedor.
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VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 41 Gerencia de Procesos Marzo 2005
FFOORRMMUULLAARRIIOOSS
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VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 43 Gerencia de Procesos Marzo 2005
RREELLAACCIIÓÓNN DDEE FFOORRMMUULLAARRIIOOSS::
NN°° FFOORRMMUULLAARRIIOO NNOOMMBBRREE OOBBJJEETTIIVVOO EELLAABBOORRAADDOO EENN:: UUNNIIDDAADD EEMMIISSOORRAA
Ficha del Proveedor Registrar al Proveedor Automática Gerencia de División de Servicios Generales
Viático_001 Liquidación de Viáti co Descripción de los viáticos Automáticamente por el sistema
Gerencia de División de Servicios Generales
Proveedores Mejor Precio Descripción de la condición de pagos
Automáticamente por el sistema
Gerencia de División de Servicios Generales
Solicitud de Cotización Solicitud de Cotización a los diferentes proveedores
Automáticamente por el sistema
Gerencia de División de Servicios Generales
046-11-200 Orden de Compra Orden de Compras de equipos y materiales.
Automáticamente por el sistema
Gerencia de División de Servicios Generales
Análisis de Cotización Realizar el análisis de cada una de
las cotizaciones recibidas
Automáticamente por el
sistema Gerencia de División de
Servicios Generales
Listado de viaticos enviados a safe
Automáticamente por el
sistema Gerencia de División de
Servicios Generales 408 Solicitud de Cheque de Gerencia Solicitar a la Oficina Principal, la
Elaboración de Cheque de
Gerencia para pago a proveedores
A maquina Gerencia División de Servicios Generales
Nota de Entrega Entregada por la Empresa
Proveedora
________ _______________
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VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 44 Gerencia de Procesos Marzo 2005
Fecha: / / Nº Pag:
SISTEMA DE PROVEEDORES
Ficha de Proveedores
FICHA DEL PROVEEDOR
CODIGO: EMPRESA:
RIF.: NIT.:
REGISTRO MERC ANTIL
CAPITAL SOCIAL: CAPITAL PAGADO:
CAPITAL SUSCRITO: RESERVA DE CAPITAL
DURACIÓN (AÑOS) FECHA INSCRICIPCIÒN
JUNTA DIRECTIVA
FECHA INICIO DEL EJERCICIO DURACIÓN (AÑOS)
CARGO PRESIDIDO POR C.I.
REPRESENTANTE DE VENTAS:
DIRECCIÓN
CIUDAD: ESTADO:
PAIS: TELÉFONOS:
FAX:
CONDICIONES DEL NEGOCIO
NRO. DE CUENTA BANCARIA FORMA DE PAGO POLITICA DE PAGO
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VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 45 Gerencia de Procesos Marzo 2005
Fecha: / /
Nº Pag.:
SISTEMA DE PROVEEDORES
Proveedor Natural (“N”)
NOMBRE CODIGO RIT NIT DIRECCION ESTADO CUIDAD TELEFONOS FAX FORMA DE PAGO POLITICAS PAGO
N
Fecha: / /
Nº de Pag.
SISTEMA DE PROVEEDORES
Proveedor Juridicas (“N”)
NOMBRE CODIGO RIT NIT DIRECCION ESTADO CUIDAD TELEFONOS FAX FORMA DE PAGO POLITICAS PAGO
J
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VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 46 Gerencia de Procesos Marzo 2005
Fecha: / /
RIF. J - Página: de
PROVEEDORES MEJOR PRECIO
PROVEEDOR: PLAZO DE ENTREGA: CONDICCIONES /PAGO:
CANTIDAD UNIDAD MEDIDA CODIGO DESCRIPCIÓN ESPECIFICACIÓN PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL
Total Proveedor ……………………………………………………………………………………. Total Cotización ……………………………………………………………………………………
Elaborado Por
Yamile Silva Jefa Departamento de suministro
VBº
Omelia Morales Candurin Gte. Div. Servicios Generales
Aprobado
Andrés Narváez Vizcaíno V.P. Admón. Y Finanzas
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VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 47 Gerencia de Procesos Marzo 2005
SOLICITUD DE COTIZACIÓN Nº
Puerto Ordaz
Señores Presente Atn.: Sr. (a)
Nos dirigimos a Usted, para solicitar cotización de los siguiente Reng lones: CANTIDAD UNIDAD DE MEDIDA DESCRIPCIÓN ESPECIFICACIÓN Tiempo de Respuesta : Inmediata Sin al cual hacer referencia, se despide de usted Cordialmente Por el Banco Caroní, C.A. Omelia Morales Candurin Gerente de Div. de Servicios Generales Nota:
Vía Venezuela, Edif.. multicentro – Banco Caroní, Puerto Ordaz - Estado Bolívar. PH-9 Gcia. Div. Servicios Generales. Teléfonos (0286) 9205200 - 9205341 al 47. fax: (0286)
9205214.
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VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 48 Gerencia de Procesos Marzo 2005
Solicitud: _________________
ANALISIS DE COTIZACION
CODIGO DESCRIPCIÓN ESPECIFICACIÓN CANTIDAD PEDIDA UNIDAD DE MEDIDA EMPRESA PRECIO UNITARIO MEJOR PRECIO PRECIO TOTAL
PROVEEDORES MEJOR PRECIO
COTIZACIÓN NOMBRE EMPRESA TOTAL COTIZACIÓN TOTAL GANADO CONDICIÓN/PAGO TIEMPO
TOTAL ……………………………………….
Elaborado Por
Yamile Silva Jefa Departamento de suministro
VBº
Omelia Morales Candurin Gte. Div. Servicios Generales
Aprobado
Andrés Narváez Vizcaíno V.P. Admón. Y Finanzas
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VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 49 Gerencia de Procesos Marzo 2005
Fecha: / /
Pag: de
LIQUIDACIÓN DE VIÁTICO Nº
Nombre: Cédula de Identidad: Cod. Cuenta Cliente:
Unidad de Adscripción: Cargo: Ruta:
Fecha y Hora de Salida Fecha y Hora de Retorno Días Prog.: Pernota:
Si No
Motivo del Viaje:
Resumen del Viático
Concepto: Cantidad Unidad Bs.: Gasto Bs.:
Subtotal: % IDB:
Total:
Traslado:
Avión Vehículo de Alquiler Vehículo del Banco Vehículo Propio Terrestre Taxi Enriquez
Observaciones:
Resumen de la Relación.
Saldo a Favor de : Trabajador Empresa
Realizado Por: Revisado Por Autorizado Por:
Viáticos_00
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VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 50 Gerencia de Procesos Marzo 2005
Fecha: / /
Nª Pág.
LISTADO DE VIATICOS ENVIADOS A SAFE
NOMBRE F. VIÁTICO NRO. DE CUENTA UNIDAD ADSCRIPCION CD_TRAN MONTO
TOTALES
CREDITOS Bs.:
DEBITOS Bs.:
MONTO IDB.: Bs.:
Elaborado Por
VBº
Aprobado
MMAANNUUAALL DDEE NNOORRMMAASSYY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 51 Gerencia de Procesos Marzo 2005
Viáticos_007
Rif. J-xxxxxxxxx-x
Nro. ________________
Página: de
ORDEN DE COMPRA Señores:
Atn.:
Teléfono:
Fax:
Concepto:
CANTIDAD DESCRIPCIÓN ESPECIFICACIÓN UNIDAD/MEDIDA P/UNIT. P/TOTAL
Sub-Total
% Impuesto
% Descuento
Total
Lugar de Entrega:
Observaciones:
Elaborado Por
Autorizado Por
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VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 52 Gerencia de Procesos Marzo 2005
Yamile Silva Jefa Departamento de suministro
Omelia Morales Candurin Gte. Div. Servicios Generales
FORMULARIO 408 “ SOLICITUD DE CHEQUE DE GERENCIA”.
SOLICITUD DE CHEQUE DE GERENCIA
BENEFICIARIO:
C.I./RIF: FECHA:
P L A Z A M O N T O
SOLICITANTE
NRO. DE CHEQUE
CONCEPTO
FOP0599-408
___________________________________ _____________________________________ Firma del Solicitante Firma(s) Autorizada(s)
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VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 53 Gerencia de Procesos Marzo 2005
IINNSSTTRRUUCCTTIIVVOO ““SSOOLLIICCIITTUUDD DDEE CCHHEEQQUUEE DDEE GGEERREENNCCIIAA””..
Nº. Número pre-impreso en forma correlativo.
Moneda Nacional: Marque con una “x” (equis) en el cuadro la moneda ha utilizar en la elaboración del cheque.
Moneda Extranjera: Marque con una “x” (equis) en el cuadro la moneda ha utilizar en la elaboración del cheque.
Beneficiario: Coloque el nombre de la persona natural o jurídica al cual se le realizara el cheque.
C.I./Rif: Coloque el número de identificación o pasaporte de la persona natural o número de identificación fiscal si es persona jurídica.
Fecha: Escriba día, mes y años.
Plaza: Escriba la cuidad de donde se esta realizando el cheque.
Monto: Coloque la cantidad de la elaboración del cheque.
Solicitante: Escriba el nombre de la unidad administrativa a solicitar el cheque.
Nro. de Cheque: Coloque el número correlativo del cheque de Gerencia.
Concepto: Escriba el detalle de la solicitud del Cheque de Gerencia.
Firma del Solicitante Firma del funciona solicitante de la unidad administrativa.
Firma(s) Autorizada(s) Firma autorizada del funcionario de la agencia.
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VICEPRESIDENCIA DE SISTEMAS VIGENCIA ACTUALIZACIÓN 54 Gerencia de Procesos Marzo 2005
MODELO DE UNA NOTA DE ENTREGA EMPRESA ( XXXXX)
C.- NOTA DE ENTREGA DE PRESTACIONES DE SERVICIO (Arts. 8º y 22º Reglamento contratos Art. 83 L.O.U.)
REFERENCIA
N.º: C. Orgánica: DPTO: AÑO:
PRESTACIÓN DE SERVICIO S
NOTA DE ENTREGA
Persona/Universidad/Entidad
C.I.F.
Domicilio en Código Postal
Calle y nº Teléfono
Representada por D.
D.N.I.
CONCEPTO REFERENCIA
SUMA:
Recibí, El Cliente
(16 % IVA)
TOTAL A P AGAR:
Caracas, a ______ de ______________ de 200_
