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UNIVERSIDADE DO ESTADO DE SANTA CATARINA
CENTRO DE CIÊNCIAS TECNOLÓGICAS DE JOINVILLE
DEPARTAMENTO DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO E SISTEMAS
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Prof. Adalberto
1. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Os sistemas de informação utilizados pelas empresas serão apresentados a seguir,
mostrando seu funcionamento e de que forma auxilia no fluxo de informações da empresa.
• Cartão-Ponto: interligado ao sistema ERP utilizado pela empresa permite ao RH o
controle das horas trabalhadas por cada colaborador, bem como seus horários de
entrada e saída, horas extras, compensação de banco de horas. Ao final de cada mês é
retirado um relatório de cada funcionário para que o mesmo, assim como o RH, possa
conferir suas horas e dar seu de acordo.
• Memorando: cada colaborador possui um bloco com folhas padronizadas pela
empresa, através da qual são feitas solicitações diversas, tais como: liberação de horas
extras, relatórios de competência do colaborador, solicitação para execução de
atividades quando ausente da empresa, ou até para formalização da mesma, solicitação
de novas contratações, etc.
• Solicitação de compra: fornecida em blocos aos colaboradores e utilizada pelos
mesmos quando se faz necessária a solicitação da compra de algum item pelo setor de
compras, então a solicitação é preenchida e enviada ao responsável pela compra.
• Registro Diário de Produção: preenchido diariamente pelos setores produtivos da
empresa, linhas de montagem e injeção, fornecendo ao PCP a produção diária efetuada
pelos turnos. A responsabilidade pelo preenchimento das informações fica sob
responsabilidade dos líderes das células, no caso das linhas de montagem e dos
operadores das injetoras, no caso do setor de injeção.
• Ordem de Requisição de Materiais: de uso da produção e estoque tem a função de
registrar as solicitações de abastecimento das linhas e injetoras pelo setor de estoque
com matéria-prima.
2. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
O sistema ERP utilizado pela empresa, Protheus 8, disponibiliza de diversos módulos
capazes de atender os setores da empresa em suas necessidades, além de integrar parte das
informações possibilitando o compartilhamento de informações e a criação de um fluxo de
informações.
ESTRATÉGICO
O Balanced Scorecard (BSC) é um modelo de gestão que auxilia as
organizações a traduzirem a estratégia em objetivos operacionais, direcionando
comportamentos e desempenho, de forma a estabelecer uma estrutura de
mensuração estratégica eficiente. Este conceito foi definido pelos Doutores David P.
Norton e Robert S. Kaplan, professores da Universidade de Harvard. O BSC tem
como objetivos principais:
• Alinhar todos os níveis da organização aos objetivos estratégicos (SFO –
Strategy Focused Organization);
• Minimizar as dúvidas e divergências inerentes ao processo de
operacionalização de atividades previstas no planejamento estratégico;
• Comunicar informações pertinentes a todos os níveis da corporação;
• Fazer com que todos entendam como podem contribuir para que os objetivos
estratégicos da organização sejam atingidos;
• Permitir o controle e acompanhamento das ações previstas no plano para o
cumprimento dos objetivos definidos na estratégia.
Baseada neste conceito, a solução Protheus 8 BSC tem como premissas:
• Acomodar de forma flexível os elementos característicos de um projeto de
BSC, tais como, a visão estratégica a partir de perspectivas – financeira, de
clientes, de processos internos e de aprendizado e crescimento –, bem como
a identificação e associação destas perspectivas a objetivos estratégicos,
indicadores e alvos;
• Auxiliar no processo de educação e comunicação estratégica por meio de
descrições qualitativas documentadas pelos próprios usuários;
• Permitir o acompanhamento e controle das iniciativas que estão sendo
executadas;
• Simplificar o processo de reporte e avaliação de performance, bem como, da
análise e acompanhamento de indicadores e metas.
MODELO ORGANIZACIONAL:
TÁTICO
O conceito de Business Intelligence (BI) foi criado pelo Gartner Group nos
anos 80 para descrever recursos e ferramentas de TI que permitem às corporações
acessar dados e explorar as informações normalmente contidas em um
Datawarehouse / Datamart. Os dados armazenados podem ser da empresa, sobre
os seus concorrentes, clientes e fornecedores, bem como de aspectos conjunturais
que podem influenciar os negócios.
A análise e entendimento destas informações possibilitam que as tomadas de
decisão sejam mais seguras. Como interface, o BI transforma informações em
conhecimento estratégico, permitindo o surgimento de um diferencial de
competitividade.
Entre os benefícios da solução de BI do Protheus 8 destacam-se:
• Permitir aos gestores criar, organizar e utilizar os ativos de informação da
empresa;
• Possibilitar o armazenamento e a análise de informações, oferecendo mais
segurança nas tomadas de decisão;
• Estudar tendências e antecipar cenários do mercado, trazendo mais clareza
sobre oportunidades e novos negócios;
• Auxiliar na implementação de novas ferramentas gerenciais.
O Business Intelligence do Protheus 8 é representado através de um
poderoso produto de Datawarehouse (DW), que reúne algumas características, tais
como:
• Extração, transformação e carga dos dados (ETL);
• Visualização das consultas em formas de gráficos e tabelas dinâmicas;
• Definição das consultas efetuada pelo cliente;
• Utilização dos principais conceitos de Datawarehouse: modelo Star Schema,
drill down, filtros, ranking, indicadores virtuais, alertas e meta dados.
• Acesso remoto, garantindo a alta disponibilidade de informação.
O Portal do Executivo é um recurso da solução Protheus 8 que tem como
objetivo levar mais produtividade para os executivos na execução de atividades
rotineiras e operacionais.
A ferramenta simplifica tarefas como consultar as mais recentes notícias do
dia, acessar agenda, e-mails e lista de tarefas, além de permitir consultas gerenciais
a informações de um ERP.
A ferramenta utiliza a moderna tecnologia IBM Websphere* e, entre outras
vantagens, pode ser acessada remotamente além de ser totalmente configurável, o
que permite aos usuários personalizarem as interfaces com informações e consultas
mais adequadas ao dia-a-dia.
Alguns benefícios gerados pelo Portal do Executivo:
• Mobilidade;
• Agilidade no acesso e análise de dados e informações;
• Maior eficiência na tomada de decisões.
Obs: O Portal do Executivo é executado através do software Portal Express da IBM,
elemento chave do WebSphere e que usa o conceito de Portlets, nos quais os
serviços são criados. Para a implementação desta solução é necessária a aquisição
deste produto complementar.
O Workflow é uma ferramenta que permite a automação de processos e do
fluxo de tarefas, tornando-os mais ágeis e seguros, uma vez que dispõe de recursos
para minimizar eventuais atrasos que comprometem a eficiência operacional.
A implementação da ferramenta de Worflow do Protheus 8 permite:
• Aumentar a eficiência por meio da automação de processos e eliminação de
passos desnecessários.
• Gerenciar melhor os processos com a padronização dos métodos de trabalho.
• Atender melhor o cliente, uma vez que os processos melhor estruturados
levam a uma maior previsibilidade e, conseqüentemente, mais rapidez nos
tempos de resposta ao cliente.
• Controlar e rastrear processos de forma ágil, bem como modificar os fluxos
com simplicidade.
• Transformar o ERP em uma ferramenta ativa e não reativa, ou seja, o sistema
solicita ações e decisões ao usuário e não o contrário.
• Controlar os prazos e tempos de respostas para que o fluxo do processo não
seja prejudicado pela falta de resposta de uma pessoa.
As ações a serem tomadas pelos responsáveis de cada tarefa podem ser
reportadas ao sistema por diversas formas - sistema Protheus 8, browser ou e-mail -
evitando que um processo tenha seu ciclo interrompido por falta de comunicação.
OPERACIONAL
1. ESTOQUE E CUSTOS
Na era do e-commerce, da venda com entrega imediata e da alta personalização, o
controle de estoques deve garantir o nível de serviço exigido pelos clientes internos e externos
da organização, garantindo a confiabilidade, velocidade e flexibilidade, além de contribuir
para a redução de custos. Em resumo, a gestão de estoque e custos requer um controle do
fluxo e da movimentação de materiais, apresentando informações detalhadas sobre saldos em
estoque e oferecendo suporte para o processo de formação de preços e análise gerencial de
custos.
O controle de saldos e de movimentações torna-se muito mais complexo quando há
centenas ou milhares de itens em estoque, ainda mais se tais itens possuírem uma série de
características específicas, tais como:
• Tributações diferentes que interferem diretamente no custo dos itens estocados - o
processo para a correta manipulação das informações pode em alguns casos até
mesmo reduzir o valor contábil em estoque no final de um determinado período e
ocasionar ganhos financeiros para a empresa.
• Características físicas diferentes que interferem no tipo de controle a ser adotado - é
crescente o uso de controle de rastreabilidade para itens com controle de validade e
controle por normas de qualidade. Além da rastreabilidade é necessário o controle de
itens por número de série para produtos com alto valor agregado e controle de
endereçamento de estoque nas empresas com grandes armazéns ou produtos de difícil
controle.
• Estruturas variadas com composições diversas - produtos com essa característica
exigem controle rigoroso das composições e combinações possíveis, que podem gerar
milhares de combinações diferentes de produtos acabados.
As funcionalidades de Estoque e Custos reunidas na solução Protheus 8 permitem o
total gerenciamento dos processos de estocagem, armazenagem e custeio na atividade
empresarial, respondendo a questões sobre o que a empresa tem armazenado, o custo do
estoque, o custo do produto, o preço de venda sugerido para o produto acabado, entre outros.
A solução Protheus 8 incorpora as melhoras práticas de mercado, por meio de
funcionalidades como:
• Controle de valores e quantidades em estoque:
- Saldos por armazém.
- Custos em até 5 moedas.
- Quantidade em 2 unidades de medida.
• Planilha de formação de preços:
- Formação do preço de venda.
- Consulta de margem de contribuição.
• Custo médio:
- Apropriação seqüencial, diária e mensal do custo.
- Custo FIFO (PEPS).
- Custo em partes.
• Custo gerencial:
- Cálculo do custo de reposição de acordo com o último preço de compra, último custo de
compra e por estrutura.
• Cálculo do lote econômico, classificação ABC, ponto de pedido.
• Rastreabilidade:
- Controle de lotes, permitindo a rastreabilidade total do lote x produto, indicando a
composição de determinado lote e onde o lote é utilizado.
- Controle de potência dos lotes para produto com composto ativo.
• Controle de número de série e endereçamento:
- Controle de saldos por endereço e/ou por número de série.
- Controle de ocupação dos endereços por quantidade ou por dimensões.
• Inventário com controle de contagens e periodicidade:
- Coletor de dados para contagem.
- Inventário rotativo.
2. SUPRIMENTOS / COMPRAS
A necessidade da automação dos processos de compras é um dos componentes
fundamentais das melhores praticas de gestão corporativa, uma vez que é mais simples
aumentar o lucro pela melhoria dos processos administrativos, do que pelo incremento no
volume de vendas. Neste cenário uma boa administração do processo de compras pode ser
representativa no resultado da empresa.
Uma adequada gestão de compras deve significa adquirir o material ou serviço certo,
nas quantidades certas, com o melhor preço e com condições de entrega adequadas. Para isto,
é necessário determinar o melhor possível as especificações que são fundamentais para apoiar
a seleção de fornecedores, a negociação dos termos e condições de compra e a administração
da carteira de pedidos.
Baseado nestas premissas, o ambiente Compras Protheus 8 oferece as operações:
• Procurement;
• Ponto de pedido/lote econômico;
• Aprovação por alçada;
• Auditoria de cotações;
• Contratos de parceria.
Dentre as funções de planejamento e controle, destacam-se:
• Administração de compra - tabelas de preço, controle de aprovadores, controle de
solicitantes, controle de compradores, tolerância de recebimento de material em
desacordo com o pedido de compra.
• Solicitação de compra - controle de quem pode solicitar o que e aprovação de
solicitação de compra.
• Cotação - seleção de fornecedores por grupo de material ou por fornecedor,
distribuição da equipe de compras e análise da cotação, considerando, prazo, preço por
produto ou fornecedor, condição e qualidade.
• Contrato de parceria - gerenciamento dos contratos de garantia de preço e quantidade.
• Pedido de Compra - aprovação por alçada e aprovação técnica (visto).
• Recebimento de material - comparativo do pedido de compra com o documento de
entrada e aviso do recebimento de carga.
• Rastreamento gráfico dos processos de controle de suprimentos.
• Geração automática de solicitações de compra com base no ponto de pedido e MRP.
3. PLANEJAMENTO E CONTROLE DE PRODUÇÃO (PCP)
O processo de Planejamento e Controle de Produção (PCP) é formado por atividades
que devem servir de suporte aos usuários de diversos níveis na empresa, apoiando ações desde
a idealização de um produto novo (engenharia) passando pela fabricação até a armazenagem.
Suportado por outras funcionalidades da solução Protheus 8 permite extrair resultados
e medições adequados para o perfeito desempenho do processo produtivo, possibilitando
otimizar custos, prazos de entregas, processos repetitivos, identificar gargalos, etc. As
funcionalidades de Planejamento e Controle de Produção contidas na solução têm como
principais objetivos prever as necessidades futuras para atender a capacidade produtiva, o
planejamento de compra dos materiais, a adequação dos níveis de estoques e a alocação de
recursos, a fim de contribuir para os melhores prazos, custos e qualidade dos produtos
fabricados.
Para que isto seja possível, o Protheus 8, através do PCP, proporciona um controle
automatizado que garante agilidade no processo de planejamento, respostas mais rápidas nos
prazos de entrega, um melhor dimensionamento de recursos, equilíbrio da “Capacidade x
Demanda” e a otimização do processo de compras.
Dentre os conceitos existentes no mercado, o Protheus 8 incorpora as melhores
práticas de MRPII, tais como:
• Engenharia e configurador de produtos.
• Manutenção da lista de materiais - BOM (Bill Of Materials).
• Manutenção do roteiro de operações - BOP (Bill Of Process).
Funções de Planejamento:
• Planejar necessidades de materiais (MRP):
- A comprar: inicia o processo de compras via solicitação de compras.
- A produzir: inicia o processo de fabricação via ordem de produção.
• Determinar prazos de produção e de compras de acordo com prazos de entregas (lead-
time) e de fabricação médios.
• Suportar decisões: alternativas de condução do planejamento.
• Planejar e alocar recursos necessários para fabricação CRP:
- Alocação pelo início (empurrar).
- Alocação pelo fim (puxar).
- Capacidade finita.
• Suportar decisões relacionadas às necessidades de mobilização/obtenção de recursos.
• Refinar o planejamento de materiais (MRP) visando a correta utilização dos mesmos.
• Identificar no processo de produção os pontos de gargalo e ociosidade.
• Planejar as horas necessárias para produção e alocação de custos dos centros de
trabalhos utilizados.
Funções de Controle:
• Acompanhar o processo produtivo, fase a fase, identificando interrupções ou falhas no
processo, permitindo a rápida ação para solução de eventuais problemas.
• Acompanhar o processo produtivo reportando os pedidos em andamento.
• Realizar apontamentos do realizado, obtendo comparativos em relação ao previsto.
• Analisar desvios e perdas no processo.
Além disto, o PCP possibilita a automação de processos no chão de fábrica, agilizando
o processo de coleta de dados através do uso de códigos de barras, coletores de dados com
rádio freqüência, leituras diretas de máquinas e equipamentos, integração com PreActor APS
e PC-Factory, recursos que podem melhorar o controle “real-time”.
INFRA-ESTRUTURA E TECNOLOGIA
Infra-estrutura e tecnologia são a base de uma solução de gestão empresarial robusta,
que atenda a todas as necessidades de desenvolvimento, personalização, parametrização e
integração com bases de dados. A solução Protheus 8 atende a esses requisitos, mas vai além
e tem como premissas:
• Livre escolha de bases de dados;
• Independência de linguagem de programação;
• Multi-plataformas de sistemas operacionais, bancos de dados, servidores e estações (client);
• Processamento distribuído, remoto e local;
• Ambiente integrado de desenvolvimento;
• Integração total;
• Web services;
• Portais de colaboração;
• Documentação eletrônica on-line;
• Alta disponibilidade;
• Segurança;
• Conectividade;
• Escalabilidade;
• Flexibilidade;
• Baixo custo de propriedade e administração;
• Total respeito ao legado;
• Pensamento simples.
3. ANÁLISE
Diante de todas as funcionalidades apresentadas pelo módulo PCP, depara-se com o
fato de o mesmo não ser utilizado pelos colaboradores por falta de conhecimento do sistema,
em suas funcionalidades, fluxo de informações, base de dados (quais informações compõem
esta base). Porém diante de uma análise mais detalhada deste módulo, verifica-se que com sua
utilização é possível ter relatórios e controles precisos e confiáveis para uma gestão atualizada
e de maior clareza. Permite também uma integração com as demais áreas envolvidas ao PCP,
minimizando o retrabalho no input de informações e facilitando a busca de informações por
áreas distintas através do compartilhamento das mesmas. A simplificação do trabalho dos
colaboradores é perceptível com a utilização deste sistema permitindo melhorias no fluxo de
trabalho, otimizando tempo e resultados.
Dentre estas funções apresentadas apenas duas são utilizadas hoje, mapa de
acompanhamento, que destaca os atrasos e antecipações, e mapa do saldo de peças produzidas
e a produzir, operação por operação; controle da carteira das ordens de produção.
Porém é perceptível a deficiência na programação da fábrica, tanto no resuprimento
como alocação de recursos e utilização do tempo disponível. A programação hoje é realizada
com base nos números do estoque e previsão de vendas de forma manual, ou seja, o
responsável analisa as necessidades de produção e compra e faz a programação de acordo
com seu conhecimento, adquirido ao longo de sua experiência na função.
O cruzamento de informações não é realizado, e a utilização de algumas é descartada e
o resultado disto é uma produção ociosa em determinados momentos e uma programação e
controle de compras deficiente.
O sistema ERP hoje fornece os recursos necessários para a otimização da produção e
utilização dos recursos disponíveis, além de uma programação adequada de compra evitando
estoques altos e falta de matéria-prima.
O MRP, juntamente com o recurso de carga-máquina, são capazes de solucionar estes
problemas oferecendo informações precisas. Com o MRP, as necessidades de compra seriam
geradas apenas quando houvesse necessidade e no tempo correto, e com o carga-máquina os
recursos seriam mais bem aproveitados e ter-se-ia uma produção contínua, programada
semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente, sem ociosidade dos recursos. Os envolvidos
no processo teriam acesso as informações através do sistema com o compartilhamento delas, e
uma previsão do que estaria programado para a fábrica, podendo ser pró-ativos em
determinadas situações. Como a implantação do MRP e carga-máquina a análise gerencial
seria possível através das informações fornecidas pelo sistema, e não mais por relatórios
gerados pelos colaboradores, o que de certa forma acaba gerando insegurança, uma visão
determinada, a curto-prazo e imposta pelos números.
Pode-se analisar ainda a implantação do SIG, Sistema de Informação Gerencial, já que
o Protheus 8 oferece recursos para esta ação, porém depara-se com outro impedimento, a
cultura da empresa e seus colaboradores. Esta cultura é visível pela não utilização dos
recursos oferecidos pelo ERP conforme descrito anteriormente.
Vê-se que o ERP apresenta uma análise nos três níveis de gerenciamento, porém para
a implantação do SIG seria necessária uma alteração em sua distribuição, de pirâmide para a
forma retangular, ou seja, um compartilhamento de informações entre os três níveis de forma
aberta.
Concluindo, diante da decisão por uma gestão compartilhada o ERP utilizado hoje
permitiria a implantação do SIG, sendo necessário apenas o treinamento dos envolvidos para
o novo sistema de gestão.
