UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE

CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS

DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECONOMIA

Thiago Viterbo dos Santos de Oliveira

GESTÃO DE DOCUMENTOS ELETRONICOS: a GED como ferramenta de trabalho

Orientadora: Profª Msc. Renata Passos Filgueira de Carvalho

NATAL – RN 2008

THIAGO VITERBO DOS SANTOS DE OLIVEIRA

GESTÃO DE DOCUMENTOS ELETRONICOS: a GED como ferramenta de trabalho

Monografia apresentada à Disciplina Monografia, ministrada pelas professoras Maria do Socorro de Azevedo Borba e Renata Passos Filgueira de Carvalho, do Curso de Biblioteconomia da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, como parte dos requisitos para obtenção do título de Bacharel em Biblioteconomia. Orientadora: Profª Msc. Renata Passos Filgueira de Carvalho

NATAL – RN 2008

Catalogação da publicação na fonte

Oliveira, Thiago Virtebo dos Santos de. Gestão de documentos eletrônicos : a GED como ferramenta de trabalho / Thiago Viterbo dos Santos de Oliveira. – Natal, 2008. 39 f.

Orientadora : Renata Passos Filgueira de Carvalho. Monografia (Bacharelado) – Universidade Federal do Rio

Grande do Norte. Centro de Ciências Sociais Aplicadas. Departamento de Biblioteconomia. Curso de Graduação em Biblioteconomia.

1. Arquivo – Monografia. 2. Gestão Documental – Monografia.

3. Gestão Eletrônica – Monografia. I. Carvalho, Renata Passos Filgueira de. I. Título.

RN/ UF/ DEBIB CDU 930.25

THIAGO VITERBO DOS SANTOS DE OLIVEIRA

GESTÃO DE DOCUMENTOS ELETRONICOS: A GED como ferramenta de trabalho

Monografia apresentada à Disciplina Monografia, ministrada pelas professoras Maria do Socorro de Azevedo Borba e Renata Passos Filgueira de Carvalho, do Curso de Biblioteconomia da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, como parte dos requisitos para obtenção do título de Bacharel em Biblioteconomia.

Aprovada em: _____ /_____ / _______

BANCA EXAMINADORA

Profª Msc. Renata Passos Filgueira de Carvalho Universidade Federal do Rio Grande do Norte

(Orientadora)

Profª Msc. Maria do Socorro de Azevedo Borba Universidade Federal do Rio Grande do Norte

(Profª da Disciplina)

Profª Drª. Eliane Ferreira da Silva Universidade Federal do Rio Grande do Norte

(Membro da Banca)

Dedico essa monografia a toda minha família, que sempre

acreditou e investiu em mim. Aos professores do Departamento

de Biblioteconomia pela dedicação e compreensão nos

momentos difíceis, e a todos os companheiros de curso.

AGRADECIMENTOS

Agradeço antes de tudo a Deus que sempre me deu forças nos momentos

que me sentia mais cansado e me mostrou os caminhos corretos nos momentos em

que eu estava mais perdido.

A toda minha família, em especial aqueles que estão ao meu lado todos os

dias, meus pais Graciene Jeruza e Francisco Pereira, meus irmãos Matheus Vinicius

e Jackeline Pereira, assim como minha namorada Sayonara Souto, que sempre

esteve ao meu lado nos momentos mais difíceis.

Agradeço também a todo corpo docente do curso de biblioteconomia da

UFRN, em especial a Professora Renata Passos Filgueira de Carvalho, minha

orientadora, a Professora Maria do Socorro de Azevedo Borba por sua amizade,

compreensão e ajuda nos momentos complicados e também a Professora Mônica

Marques de Carvalho, pelo incentivo, conselhos, e dicas durante o curso.

A todos os meus colegas de classe em especial aqueles que estiveram mais

próximos, Caetano Emanoel, Everton Monteiro, Francisco de Assis, Wagner Félix,

Israel Dério, Ildeney Domingos, Ilaydiany Cristina e Rubervânio da Silva Mateus.

E a todos que contribuíram de uma forma ou de outra para mais um passo

importante da minha vida acadêmica. Todos esses farão sempre parte de uma fase

muito importante da minha vida.

RESUMO

Apresenta uma abordagem sobre o arquivo sua origem histórica, funções, finalidades e estratégias. Assim como a evolução da humanidade o conceito de arquivos sofre modificações para atender aos desafios de um mundo em mudanças. A gestão documental considerada como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. O enfoque no ultimo capitulo é sobre gerenciamento de documentos eletrônicos, uma ferramenta utilizada pela tecnologia de informática com o objetivo de captar, armazenar, localizar e gerenciar versões digitais de documentos em papel devendo periodicamente ser revisto e atualizado a fim de atender as alterações que surgirem, possibilitando cada vez mais a eficiência e eficácia do trabalho seja nas organizações públicas ou privadas.

Palavras-chave: Arquivo. Gestão documental. Gestão eletrônica.

ABSTRACT

It presents an approach to file its historical background, tasks, goals and strategies. Like the evolution of the concept of humanity suffers files changes to meet the challenges of a world in change. The document management considered as a set of procedures and technical operations relating to the activities of production, processing, use, evaluation and archiving of documents in current and intermediate phase, aimed at their disposal or collection for permanent custody. The focus in the last chapter is about managing electronic documents, a tool used by the technology of information technology in order to capture, store, track and manage digital versions of paper documents should be periodically reviewed and updated to take account of the changes that occur , Allowing ever more efficiency and effectiveness of the work is in public or private organizations.

Keywords: Archive. Document Management. Management electronics.

SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO........................................................................................... 8

2 ARQUIVO................................................................................................... 10

2.1 ORIGENS E DEFINIÇÕES........................................................................ 10

2.2 FUNÇÃO E CLASSIFICAÇÃO DE ARQUIVOS......................................... 13

2.3 ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS............................ 15

3 GESTÃO DOCUMENTAL.......................................................................... 19

3.1 CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS..................................................... 22

3.2 INSTRUMENTOS PARA GESTÃO DE DOCUMENTOS........................... 23

4 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO........................................................... 25

4.1 ETAPAS PARA ELABORAÇÃO DE PROJETOS DE

GERENCIAMENTO ELETRÔNICO........................................................... 31

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS....................................................................... 34

REFERÊNCIAS.................................................................................................... 36

8

1 INTRODUÇÃO

Nos dias atuais onde a demanda informacional é cada vez maior dentro

das organizações, há uma preocupação crescente com relação ao acesso e a

preservação da memória mundial, frente às tecnologias de informação. No

caso especifico deste trabalho o meio de armazenamento que será abordado é

o de arquivo, que é de suma importância em qualquer empresa moderna, pois

trabalha com todos os documentos que são gerados em qualquer empresa,

sendo esse material de caráter comprobatório.

A função de um arquivo é guardar a documentação e principalmente

fornecer aos interessados as informações contidas em seu acervo de maneira

rápida e segura. A classificação dos documentos de arquivos deve ser feita a

partir de um método de arquivamento a ser definido, levando em consideração

a estrutura da empresa, suas funções e a natureza de seus documentos.

A informação torna-se indispensável o desenvolvimento de programas

de gestão de documentos cujos elementos básicos são desenvolvidos em três

fases: produção, utilização/conservação e destinação. A aplicação dos

procedimentos de gestão torna os arquivos colaboradores das administrações,

sendo uma atividade permanente e que contribui para o aprimoramento das

funções, sob vários aspectos.

Graças aos avanços tecnológicos o profissional da informação pode

contar com importantes modos de organização de arquivo, entre eles, o

Gerenciamento Eletrônico de Documentos, que pode definir como sendo o

conjunto de recursos de hardware e software que permite gerenciar

documentos eletrônicos.

As empresas estão implantando o GED por ser um recurso tecnológico

que traz benefícios, e dar respostas as demandas oriundas do processo da

globalização onde os processos se modificam a cada minuto e se as empresas

não estiverem prontas para estas mudanças ficarão prejudicadas em relação

as suas concorrentes, mas esta nova tecnologia como todas as outras não nos

traz somente benefícios, ela tem algumas desvantagens como: o alto custo dos

equipamentos e a mudança constante de tecnologia no que diz respeito a

9

hardweres e softwares que traz outros problemas como a migração de suporte

e mão-de-obra qualificada, entre tantos outros.

O objetivo desse trabalho é analisar a gestão documental com a

implementação do Gerenciamento eletrônico de documentos. Através da

Identificação de métodos de arquivamento adequado para a guarda dos

documentos; verificação da utilização do GED em uma instituição documental e

definindo etapas para implantação do GED.

Os procedimentos metodológicos envolveram pesquisa bibliográfica

impressa e eletrônica, através de revisão da literatura, com livros, monografias,

anais de eventos e endereços eletrônicos pertinentes aos assuntos em

questão, enfatizando padrões para um arquivo operar com qualidade.

A partir disso, a estrutura deste trabalho foi constituída dos capítulos,

conforme apresentação a seguir.

O primeiro capítulo trata da origem, histórico, definições e funções de

arquivo na visão de alguns autores, bem como a importância desse serviço

para as empresas modernas; o segundo capitulo traz uma abordagem sobre

gestão documental enfocando a avaliação, classificação e o período de guarda

e destinação; no terceiro capítulo ressalta os processos ligados ao

gerenciamento eletrônico de documentos e as etapas para implantação de um

projeto de GED em organizações seja de ordem pública ou privada.

Portanto esse trabalho traz em seu desenvolvimento um enfoque sobre

arquivo e dar maior ênfase ao Gerenciamento Eletrônico de Documentos -

GED como sendo um recurso que foi criado com a intenção de controlar o

universo informacional de uma organização a partir de documentos eletrônicos.

Um de seus objetivos é organizar os documentos de forma que a consulta seja

feita em rede, com alta velocidade e precisão.

10

2 ARQUIVO

Os arquivos tem como função principal possibilitar o acesso às

informações que estão sob sua responsabilidade de guarda, de maneira rápida

e precisa.

2.1 ORIGEM E DEFINIÇÕES

A origem do termo arquivo diverge de algumas fundamentações

teóricas, alguns teóricos afirmam ter surgido da antiga Grécia, outros defendem

que o termo precede de achivum palavra de origem latina que significa guarda

de documentos.

A palavra abriga em si o nome arkhê que nos reporta a um sentido

físico, histórico, originário; mas, ainda, também a um sentido nomológico

significando comando. Este comando seria exercido pelos superiores,

denominados arcontes no arkhêion grego, a residência desses mesmos

líderes. Nesse domicílio eram guardados os documentos que os arcontes

tinham que interpretar. Foi assim que surgiu o significado consensual do termo

arquivo, com o sentido de resguardo, domiciliação (DERRIDA, 2001).

De acordo com a Lei 8159/911, são chamados de arquivos os “conjuntos

de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público e

entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas,

bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a

natureza dos documentos”

O Dicionário de Terminologia Arquivística adota a seguinte definição:

“Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou

do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas

físicas ou jurídicas, públicas ou privadas” (CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p. 5).

1 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

11

Na definição de Paes (2004, p. 16) arquivo é “a acumulação ordenada

dos documentos em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou

pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus

objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro”.

Para Paz et al. (2004, p. 89):

Os arquivos representam um conjunto de documentos, produzidos ou recebidos e preservados por instituições publicas ou privadas, ou mesmo por pessoas físicas, em decorrência de seus negócios, de suas atividades especificas e no cumprimento de seus objetivos.

Schellenberg (1973) define arquivo como correspondendo aos antigos

documentos dos quais essencialmente se ocupou e elaborou princípios para

seu tratamento aplicáveis, voltada para o estagio monumental da instituição.

Portanto de acordo com as definições acima de alguns autores o

Arquivo um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma

organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de

informação para a execução de suas atividades. No Brasil, a política de

arquivos públicos e privados é gerenciada pelo Conselho Nacional de Arquivos

(Conarq), órgão ligado ao Arquivo Nacional.

Os documentos preservados pelo arquivo podem ser de vários tipos e

em vários suportes. Em relação à sua finalidade deve ser de dar suporte

informacional á empresa mantenedora, para que a organização/instituição

tenha embasamento nas suas tomadas de decisões, com a função de

disponibilizar as informações existentes no acervo. Para Bellotto (1991, p. 16):

O arquivo é órgão receptor (recolhe naturalmente o que produz a administração pública ou privada a qual serve) e em seu acervo os conjuntos documentais são reunidos segundo a sua origem e fundação, isto é, suas divisões correspondem ao organograma da respectiva administração; que os objetivos primários do arquivo são jurídicos, funcionais e administrativos e que os fins secundários serão culturais e de pesquisa histórica, quando estiver ultrapassando o prazo de validade jurídica dos documentos (em outras palavras, quando cessarem as razões por que foram criados); e que a fonte geradora é única, ou seja, é a administração ou é a pessoa a qual o arquivo é ligado.

12

Na atualidade o conceito para arquivo difere da idéia de deposito como

era conhecido tempos atrás hoje existe toda uma preocupação com os

aspectos legais dos documentos, que se acentuou devido ao grande aumento

de informações colocadas no mercado, provocado pelo pouco espaço

reservado para os arquivos nas instituições, obrigando o profissional arquivista

a só guardar o necessário.

O arquivo é algo de suma importância, pois, na sua organização está

implícito o fato de documentar e comprovar todas as informações emitidas. Isto

significa a guarda dos documentos de forma tal que os registros possam ser

conferidos e conseqüentemente comprovados quando as situações assim

exijam (FEIJÓ, 1998).

Para Beltrão (1991) os arquivos dentro de uma empresa podem estar

dispostos segundo as seguintes estruturas:

Centralizados: Quando reúnem em um único local físico da empresa

todos os documentos produzidos e recebidos, centralizando as atividades de

recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição. Tem como

vantagens:

Redução de custos operacionais

Economia de espaço, material e equipamentos,

Padronização de normas e procedimentos.

Treinamento mais eficiente do pessoal envolvido.

Uniformidade na realização de tarefas.

Descentralizados: estabelecem a organização de arquivos

descentralizados ou departamentais, conforme a estrutura da empresa. Os

arquivos são criados para atender as necessidades específicas de

departamentos, seções, divisões etc. Muito cuidado deve ser observado com

essa modalidade, para que não se criem arquivos desnecessários. O

desejável, na descentralização, é a organização de arquivos ao nível de

departamentos, onde os documentos são arranjados por áreas comuns de

interesse, evitando-se as duplicações.

Segundo Smit (1987, p. 13), a documentação é concebida como o

processo de “reunir e organizar para achar”.

13

A importância de criar e manter os arquivos organizados facilitará o

manuseio e a rapidez nas informações necessárias para o desenvolvimento do

trabalho. Portanto, faz-se necessário para o processo de organização e

baseado nas citações acima classificar de acordo com suas funções para obter

um melhor desempenho.

2.2 FUNÇÃO E CLASSIFICAÇÃO DE ARQUIVOS

Os arquivos variam e são caracterizados em tipos distintos, de acordo

com suas funções. As funções primordiais de um arquivo segundo Vieira

(2001) são:

Guarda e conservação de informações, visando á sua utilização futura.

Facilidade de acesso as informações arquivadas.

Para Paes (2004, p. 21-23) os arquivos podem ser classificados da

seguinte forma:

a) as entidades mantenedoras:

Públicos (federal, estadual, municipal);

Institucional (empresas, escolas, igrejas, sociedades, clubes,

associações).

Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos, etc)

Comerciais (firmas, corporações, companhias)

b) os estágios de sua evolução – definidas por Jean – Jacques (1997),

como idade dos arquivos:

Arquivo da primeira idade ou corrente;

Arquivo da segunda idade ou intermediário;

Arquivo da terceira idade ou permanente;

O ciclo documental do arquivo de uma empresa (corrente, intermediário

e permanente) devem ser planejados de forma que funcionem

harmonicamente, auxiliando a instituição no alcance de seus objetivos. A

14

empresa deve definir a posição que o arquivo ocupará em sua hierarquia e

também a estrutura organizacional que deseja dar a seus documentos, pois o

arquivo é a fonte de informações que agiliza o alcance dos objetivos.

Rodrigues (2006) relata que a classificação dos documentos é

designada pelas atividades realizadas pelos mesmos. Na arquivologia, a

classificação dos documentos de caráter permanente denomina-se Arranjo.

Arranjo segundo a definição publicada na ABNT (1986, p. 3):

É o processo que na organização de arquivos permanentes, consiste na ordenação (estrutural ou funcional) dos documentos em fundos, na ordenação das séries dentro dos fundos e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries. Processo que, na organização de arquivos correntes, consiste em colocar ou distribuir os documentos numa seqüência alfabética, numérica ou alfanumérica, de acordo com o método de arquivamento previamente adotado. Também denominado classificação.

c) a extensão de sua atuação: os arquivos podem ser:

Setoriais;

Gerais ou centrais.

d) a natureza dos documentos:

Arquivo especial;

Arquivo especializado.

Segundo Hay (2003) o arquivo, em si mesmo, apresenta basicamente

três funções: a de conservação, a de revelação e a de criação.

A conservação caracteriza-se pelo simples ato de guardar um

documento. Seria a necessidade que se tem de conservar algo devido ao seu

valor histórico, literário ou sentimental. A revelação se relaciona com o

conteúdo que um determinado objeto possui o que está registrado em linhas e

a motivação que teve uma pessoa para produzir alguma coisa em um

determinado momento. A criação que seria a reação de um leitor que, após

entrar em contato com um dado documento produzisse um objeto que

representasse o seu posicionamento a respeito daquilo que vivenciou.

15

2.3 ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS

A cada dia as organizações vêm percebendo a importância do

gerenciamento eficaz da informação e as vantagens que a mesma traz para as

empresas. Mas pode-se fazer mais para aumentar este reconhecimento, basta

o profissional da informação demonstrar suas habilidades e desenvolver bem

seu papel dentro das empresas atuando como gestor documental.

Para o armazenamento de qualquer organização seja ela pública ou

privada deverá disponibilizar um espaço físico apropriado para acomodação

desses processos.

A organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma

instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho, são

elas: “levantamento de dados, analise de dados coletados, planejamento,

implantação e acompanhamento” (PAES, 2004, p. 35).

De acordo com Martins (2005), para desempenhar as suas funções, o

arquivo necessita de uma estrutura básica que pode ser composto dos

seguintes elementos:

Recursos Humanos

Instalações Físicas

Recursos Materiais

A responsabilidade da execução das operações de arquivo deve ser

confiada a um pessoal competente e responsável para executar as operações

de:

a) Selecionar documentos.

b) Registrar documentos.

c) Estabelecer o método de classificação adequado.

d) Ordenar documentos.

e) Arquivar documentos de acordo com o método adotado.

f) Conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e

atualizado.

g) Localizar documentos.

h) Controlar a saída de documentos do arquivo.

16

i) Transferir e descartar documentos.

Além desses itens compõe a estrutura básica de arquivo, boa

iluminação, higienização, ambiente arejado.

Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira é servir à

administração que o produziu; a segunda é servir de base para o conhecimento

da história da entidade que os gerou. Eles são utilizados, num primeiro

instante, para o cumprimento das atividades administrativas da instituição que

o produziu, e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer

o seu passado e a sua evolução. A função principal dos arquivos é possibilitar

o acesso às informações que estão sob sua responsabilidade de guarda, de

maneira rápida e precisa.

Para Silvino Filho (1995), os três parâmetros básicos para uma

avaliação de documentos são:

Levantamento da produção documental – são os documentos

produzidos e desenvolvidos por funções atividades e rotinas objetivando

o contexto em que os documentos se inserem e a inter-relação entre os

produzidos e recebidos pelos órgãos de uma instituição.

Tabela de Temporalidade de Documentos – é o registro esquemático

do ciclo de vida dos documentos produzidos e recebidos por um órgão,

determinando os prazos de guarda desses no Arquivo Corrente,

transferência para o Arquivo Intermediário, eliminação ou recolhimento

para o Arquivo Permanente.

Segundo Faria (2006) a TTD deve ser vista como um documento

institucional e normativo, servindo de suporte para questões que se referem a

períodos de permanência de documentos no arquivo da mesma. Os processos

de arquivamento que não estejam orientados por uma TTD, necessitam

freqüentemente de novas reorganizações, pois o crescimento em volume

passa a não ter limites, ser descontrolado e desordenado.

Para um melhor funcionamento da TTD é preciso conhecer as

ferramentas básicas além de dedicar tempo necessário para que seja realizada

a triagem frequentemente e com isso garantir maior eficacia no processo de

arquivamento.

17

Faria (2006, p. 35), complementa que :

A TTD entre outras vantagens conta com a diminuição do espaço físico, agilidade na recuperação da informação, definições de responsabilidade para com a gestão dos processos de arquivamento, diminuição com custos operacionais, controle geral da massa documental.

A tabela de temporalidade documental pode ser definida como:

[...] é o instrumento arquivístico que, após aprovação e oficialização pela autoridade competente, procura estabelecer a destinação final dos documentos, ou guarda permanente, relaciona as séries documentais que os documentos integram, os respectivos prazos de vigência, de prescrição e de precaução, em função de valores legais, fiscais, administrativos, técnicos, operacionais, históricos ou culturais e define os prazos para eliminação, transferência e recolhimento de documentos públicos do Município. (BORBA; CARVALHO, 200-, apud FERNANDES NETO, 2007, p.28-29).

Plano de destinação dos documentos – este documento deve mostrar

a inter-relação dos documentos produzidos por um órgão, ou seja a

relação entre as funções as políticas administrativas e os documentos

produzidos nos vários níveis administrativos.

Portanto para um maior desempenho é necessário que cada documento

seja classificado e armazenado obedecendo alguns critérios e ou posições que

segundo Paes (2004), são denominados de horizontal e vertical e que devem

ser classificados pelo gênero, natureza do assunto.

A solução para resolver o acúmulo das massas documentais,

vulgarmente conhecidas como arquivos mortos, é um dos grandes desafios da

arquivística no Brasil. Trata-se de uma situação que se repete

angustiantemente em todo o país.

Qualquer organização pública ou privada, com mais de dois anos de

existência, convive com o dilema do que fazer com a documentação

acumulada no decorrer de suas funções. “O poder público em suas várias

esferas, a área privada e mesmo pessoas físicas em seus escritórios ou

18

residências são forçadas a guardar cada vez maior quantidade de documentos”

(LOPES, 1993).

Portanto uma boa organização e administração de um arquivo em

qualquer empresa facilitam o bom desempenho do administrador garantindo

maior eficácia e resolutividade para os problemas surgidos na empresa. Para

Belloto (2002 apud PAZIN, 2005) é necessário que a organização dos arquivos

esteja adequada á competência e as atividades da instituição ou pessoa

responsável pela produção, acumulação ou guarda de documentos. Daí a

necessidade de toda organização seja ela pública ou privada inserir e priorizar

a gestão documental da sua empresa.

19

3 GESTÂO DOCUMENTAL

Considerando a evolução da humanidade através dos tempos, diante

das mudanças e avanços de modelos administrativos as empresas e ou

instituições públicas ou privadas reconhecem a necessidade de melhor cuidar

das informações e documentações, para tanto utilizam estratégias de

armazenar não na condição de simples arquivamento mais dentro de um plano

como uma atividade necessária da empresa que tem como objetivo

acompanhar todo esse desenrolar e atender as exigências e desafios do

mundo globalizado.

Visando compreender o processo de gestão de documentos, são

apresentados neste capítulo aspectos relacionados à gestão de documentos,

enfatizando os instrumentos utilizado na gestão arquivos, fundamentado na

literatura especializada da área e com base na legislação arquivística vigente.

O conceito de Gestão Documental, formulado a partir da Teoria das Três

Idades, originou-se em meados dos anos 50, período conhecido como o da

“explosão documental”. Foi formulado nos Estados Unidos, no bojo de grande

reforma da administração pública. A importância dos arquivos, naquele

momento, era evidente, demonstrando-se que deles dependia a soberania das

nações e a autonomia das comunidades.

A Lei Federal nº 8.1592, de 08/01/1991, define a gestão de documentos

como sendo o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes á

sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e

intermediaria, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda

permanente.

A gestão de documentos originou-se, portanto na impossibilidade de se

lidar, de acordo com "moldes tradicionais", com as massas cada vez maiores

de documentos produzidos pelas administrações públicas americanas e

canadenses. Assim, a partir das soluções apontadas por comissões

governamentais nomeadas para a reforma administrativa dos Estados Unidos e

do Canadá, no final da década de 40 do século XX, foram estabelecidos

2 Op. cit. (p. 9).

20

princípios de racionalidade administrativa, a partir da intervenção nas etapas do

ciclo documental, a saber: produção, utilização, conservação e destinação de

documentos (FONSECA, 1998, p. 38).

De acordo com publicação do Arquivo Nacional (1995, p. 11), sobre o

assunto, documento:

É toda informação registrada em um suporte material, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.

Documentos de arquivo são considerados pelo Arquivo Nacional, todos

os que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou

privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de

informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se

vinculam, expressando os atos de seus produtores no exercício de suas

funções.

O termo gestão está relacionado à administração, ao ato de gerenciar.

Isso significa que é preciso ir além do ato de registro da informação em um

suporte, é preciso também que se tenha um planejamento de tal forma, que,

mesmo com uma quantidade exacerbada de documentos gerados diante das

ferramentas tecnológicas disponíveis nos dias atuais, seja possível localizar e

utilizar a informação no tempo exato e necessário para uma tomada de

decisão.

Ainda segundo Fonseca (1998) as principais atividades e funções das

etapas do ciclo documental são:

produção: concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de

correspondências, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas

de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses

processos;

utilização e conservação: criação e melhoramento dos sistemas de

arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e

telecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico, análise

de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos

vitais e uso de automação e reprografia nestes processos;

21

destinação: a identificação e descrição das séries documentais,

estabelecimento de programas de avaliação e destinação de

documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos

documentos de valor permanente às instituições arquivísticas.

William Benedon (apud JORNAL DO GED, 200-) especialista norte-

americano em documentação, define a gestão de documentos como sendo um

alicerce para os sistemas de gerenciamento de informação e que tem por

finalidade proporcionar os melhores princípios que regem a criação,

processamento, manutenção e disponibilidade dos arquivos,

independentemente da mídia em que estão.

A Unesco define gestão de documentos como uma parte do processo

administrativo relacionado com a aplicação de princípios de economia e

eficácia tanto na iniciação, acompanhamento e uso dos documentos, quanto

em sua eliminação (HERRERA, 1993).

A análise das propriedades dos documentos foram reunidas por

Schenkel (2003), como:

Autenticidade: Propriedade relacionada ao processo de criação,

manutenção e custódia dos documentos, sendo resultado de rotinas

processuais como cumprimento de determinada função e/ou atividade,

sendo autênticos na medida em que são criados e conservados,

comprovadamente, de acordo com procedimentos regulares e

predeterminados.

Organicidade: Os registros arquivísticos são acumulados de forma

natural, contínua e progressiva nas organizações, em função de suas

atividades-fim, denotando sua estrutura administrativa.

Interrelacionamento: Entre os documentos estabelece-se um vínculo

no decorrer das transações nas quais foram criados. Tal elo pode

ocorrer tanto no momento da sua produção quanto no seu recebimento.

Unicidade: O documento é único dentro da estrutura documental onde

está inserido, mesmo no caso de cópia elas são únicas no contexto

onde se encontram.

22

Imparcialidade: Intrinsecamente existe “uma promessa de fidelidade

aos fatos e ações que se manifestam e para cuja realização

contribuem”.

A relação da teoria das três idades com a gestão dos documentos foi

abordada por diversos autores, sendo que pode-se sintetizar por Ohira (2003).

3.1 CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS

IDADE DESCRIÇÃO IMPORTÂNCIA DO DOCUMENTO

DIREITO À INFORMAÇÃO

1ª Idade Arquivo Corrente

Documentos ativos, vigentes e freqüentemente consultados.

Necessários para ações em curso

Controle das ações do governo e das organizações

2ª Idade Arquivo Intermediário

Final de vigência; Documentos que aguardam prazos longos de prescrição ou precaução; Raramente consultados; aguardam a destinação final, eliminação ou guarda permanente.

Necessários para novas ações ou verificação de direitos

Controle do governo; preservação de outros direitos

3ª Idade Arquivo Permanente

Documentos que perderam o valor administrativo, porém são providos de valor secundário ou histórico-cultural.

Preservação da memória da sociedade

Direito à memória e à identidade cultural

Fonte: Ohira (2003)

Documentos e arquivos estão presentes em qualquer tipo de empresa

ou organismo do governo. A importância ou não a eles atribuída depende da

necessidade da informação, seja para os processos de negócios, provas ou

como fonte de conhecimento. Para que a informação tenha valia, ela precisa

ser triada, tratada e organizada segundo critérios da própria empresa ou

organismo público baseando-se em sua atividade fim ou necessidades

especificas de processo do trabalho.

23

3.2 INSTRUMENTOS PARA GESTÃO DE DOCUMENTOS

INSTRUMENTOS OBJETIVO Glossário de espécies e tipos documentais

Instrumento auxiliar para a identificação dos documentos abrangidos pelo sistema de arquivo, instruindo para que se utilize à espécie adequada para cada ato e para que possa reconhecer esse ato em toda a organização.

Tabela de Temporalidade Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação e reprodução de documentos.

Plano de Classificação Instrumento para organizar os documentos e para ajudar a localizar a informação. Esquema preestabelecido para armazenamento, ordenação e classificação.

Normas Norma ISAD(G) - International General Standard Archive Description, de descrição arquivística, tomada como ponto de partida para derivar representações para documentos. Normas da ABNT específicas para a área de arquivos - NBR. 9578: Arquivos e NBR 10519: Critérios de avaliação de documentos de arquivo

Instrumentos de Pesquisa

Instrumentos criados a partir da representação das informações arquivísticas como catálogos, guias, índices, inventários, e outros, com a finalidade de facilitar a pesquisa, a recuperação e o acesso às informações e documentos.

Dispositivos constitucionais e legais

Apoiados na legislação específica em âmbito institucional, estadual e federal, visando à segurança dos documentos arquivísticos

Manuais técnicos Orientam os servidores que trabalham nesse setor, visando a operacionalização do sistema.

Fonte: Ohira (2003)

A Gestão de Documentos objetiva não só gerenciar o controle e

disponibilidade das informações organizadas como também evidenciar a

transparência da administração.

Com o surgimento e uso mais intenso dos microcomputadores a partir

da década de 80, utiliza-se o gerenciamento eletrônico de documentos para as

mais diversas funções, que vão desde os mais simples editores de texto até os

mais sofisticados e complexos programas, que no caso dos arquivos vêm

apresentando soluções para gerenciamento de documentos, das quais

podemos citar o tratamento digital de imagens, as técnicas de fluxo de trabalho

(workflow), a multimídia, que combina textos, voz, imagens e movimento, os

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quais oferecem recursos cada vez mais amplos na área da informação e

documentação.

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4 GERENCIAMENTO ELETRONICO

Gerenciamento eletrônico de documentos (GED) é uma tecnologia que

provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e

recuperar informações existentes em documentos. Os sistemas GED permitem

aos usuários acessar os documentos de forma ágil e segura, normalmente via

navegador Web por meio de uma intranet coorporativa, a capacidade de

gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão do

Conhecimento.

O próprio conceito de GED esclarece: “um sistema de Gerenciamento

Eletrônico de Documentos (G.E.D.), usa tecnologia da computação para captar,

armazenar, localizar e gerenciar versões eletrônicas dos documentos em

papel” (MUNDO DA IMAGEM, 1997, p. 21-22).

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED é ao mesmo tempo:

um método, um sistema e uma tecnologia, para a conversão e processamento

de documentos como informação eletrônica digital. Essa ferramenta surgiu a

partir da necessidade das empresas em gerenciar a informação que se

encontrava desestruturada visando facilitar o acesso ao conhecimento explícito

da corporação.

A Gestão de Documentos Eletrônicos (GDE), no comando da

Arquivologia:

Gerenciamento de documentos eletrônicos tem como pressuposto o conceito de original, que visa à gestão de documentos criados em meio eletrônico e cujo original permanece neste meio, embora também, englobe os documentos digitalizados. É através de um sistema de gestão de documentos eletrônicos (GDE) que estabelecemos políticas de avaliação, produção, descrição, destinação e preservação de documentos eletrônicos (FLORES, 1998 apud BEZERRA, 2003, p.13).

Ainda sobre a citação do autor acima citado que traz um enfoque sobre

a evolução do conceito de GED.

Os GEDs, mais modernamente, vêm buscando incorporar os conceitos arquivísticos evoluindo de um mero software de

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digitalização e acesso para tornar-se um instrumento de apoio dentro de um sistema de gerenciamento de documentação, seja ele eletrônico ou não (KOCK, 1998, p. 16).

Sendo o Gerenciamento Eletrônico de Documentos uma solução que faz

uso de novas tecnologias, para agilizar o fluxo de documentos representados

na forma de papel, aumentar a velocidade na troca de informações, e tornar os

processos de negócios mais rápidos (SPRAGUE JÚNIOR, 1995). O GED é

bastante vantajoso em relação às outras formas de gerenciar documentos

existentes atualmente. Gerenciar documentos, não significa apenas gerar um

acervo sem ter nenhum controle sobre seu conteúdo, e um bom sistema deve

englobar todos os preceitos do Gerenciamento de Documentos.

Segundo Sprague Júnior (1995 apud SILVA, 2001), a definição

apresenta-se a seguir como:

Gerenciamento: criação, armazenamento, organização, transmissão,

consultas, manipulação, atualização, e eventual disposição de

documentos para preencher um propósito organizacional.

Eletrônico: uso de tecnologias de informação.

Documento: um conjunto de informações pertinentes a um tópico,

estruturado para a compreensão humana, representado por uma

variedade de símbolos, armazenado e manuseado como uma unidade.

Quanto maior o volume das informações, mais necessário é encontrar

uma solução para que a desordem não crie sérios problemas, inclusive o da

perda de negócios, atrasos em respostas e perda do potencial da

competitividade (MUNDO DA IMAGEM, 2003).

Algumas vantagens do GED:

a) Interação com outros sistemas como correio eletrônico, sistemas de

gestão e manutenção;

b) Possibilidade de maior disseminação da informação, dinamizando

análise de documentos e reduzindo o tempo de tramitação dos mesmos;

c) Redução de custos provenientes da duplicidade, reprografia e extravio

de documentos;

d) Rapidez no envio da informação ao usuário final;

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e) Agilidade no atendimento e padronização no cadastramento e

informações;

f) Economia com a redução de tempo de resposta para auditorias e

pesquisas;

g) Redução de tempo no acesso a documentos, redução de área física e

moveis para arquivamento.

Para funcionar o GED é necessário uma base de dados para que o

usuário possa realizar a busca por nome de arquivo, índices, palavras-chave

ou palavras do conteúdo do documento, estando estas disponibilizadas em um

dispositivo de armazenamento. Como resultado de uma eventual busca, o

documento deverá ser mostrado na tela de quem o solicitou através de um

visualizador básico que permitirá a edição de arquivos de diversos formatos.

Assim, como auxilia na organização e posterior acesso às informações,

o uso desse recurso vem se tornando cada vez maior no mercado, e uma vez

que possui todas essas características, ele vem ganhando uma importância

vital no âmbito organizacional.

A implantação, tanto do GED, quanto da microfilmagem deve ser

efetivada visando à garantia no processo de atualização da documentação,

interrupção no processo de deterioração dos documentos, e ainda a eliminação

do risco de perda do acervo, através de backup, microfilmagem e distribuição

de documentos, sem falar no acesso à informação pela internet e intranet.

Segundo Aguiar (2005 apud FERNANDES NETO, 2007, p. 33) para

implantação do GED é preciso:

Diagnóstico, racionalização (levantamento, formação da TTD, aprovação da TTD, triagem dos documentos); organização dos documentos, e informatização. Sem o adequado gerenciamento dos documentos, o GED pode representar apenas a informatização da bagunça.

A microfilmagem é uma técnica mundialmente difundida que consiste na

transformação dos arquivos em papel para microfilme. Com o aumento do

volume de papéis, a necessidade de classificação, ordenação, arquivo,

pesquisa e distribuição da informação, tornaram o microfilme um meio rápido,

eficaz, econômico e de fácil recuperação de qualquer documento, sem recorrer

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ao manuseio do mesmo, aliando a tudo isso temos uma considerável redução

de espaço. O sistema de arquivos é simples e econômico, na medida em que o

filme é arquivado, numerado e indexado em um programa apropriado que

possibilita a sua localização de forma rápida e segura. Com o microfilme, temos

a garantia que a documentação que procuramos está sempre no mesmo local,

pela mesma ordem e de fácil acesso.

A importância do microfilme torna-se ainda mais útil, quando temos ao

alcance de um só movimento centenas de milhares de documentos, sem

abandonar o posto de trabalho.

O microfilme está amparado e protegido pela Lei Federal nº 5.4333 de 08

de maio de 1968, e regulamentado pelo Decreto nº 1.7994 de 30 de janeiro de

1996.

A chegada da microfilmagem resolveu em partes alguns dos problemas

encontrados nos arquivos de papel, pois o espaço requerido para se estocar os

microfilmes é expressivamente menor que o utilizado com o papel. Mas ainda

assim, algumas interrogações para os gestores: como tornar os processos

mais ágeis? Como fazer com que a localização e manipulação de documentos

não seja a parte mais demorada de todo um processo? A microfilmagem tem

como vantagem em relação ao papel a consulta mais rápida aos documentos,

preservando assim o documento para o seu manuseio. Com o avanço

tecnológico, surge, portanto o gerenciamento eletrônico.

Com a necessidade de capacitar profissionais para o gerenciamento

eletrônico de documentos exige-se habilidade de trabalhar com uma variedade

de formatos, que nem sempre podem ser previstos pelos projetistas de

aplicação ou por seus usuários. Imagens, textos e gráficos podem ser

armazenados como imagens. De acordo com o tipo de uso desta informação,

entretanto, este pode ou não ser o método mais eficiente ou o mais efetivo. O

tipo de documento, o método de recuperação e a necessidade de

armazenamento determinarão o conteúdo e a arquitetura do documento, e

como resultado orienta para a tecnologia de informação necessária.

3 Regula a microfilmagem de documentos oficiais. 4 Regulamentou a Lei do Microfilme N.º 5.433/68, o qual autorizou o uso do microfilme convencional e também daqueles produzidos através do Processamento Eletrônico de Imagens com o COM - Computer Output to Microfilm.

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O gerenciamento eletrônico de documentos envolve a organização

sistematizada e automatizada, interna e externa, de documentos ao longo do

tempo, através de algum tipo de banco de dados ou seu equivalente.

Gerenciar e organizar os documentos que circulam por uma empresa

não é tarefa fácil. Mesmo pequenas empresas recebem grandes quantidades

de correspondência de seus clientes e fornecedores, além da documentação

gerada dentro da própria organização, tais como memorandos, cartas,

requisições, documentação fiscal, etc., tornando difícil a tarefa de armazenar,

recuperar ou acompanhar o processamento do documento na organização.

Além dessa massa documental citada existem os documentos eletrônicos

especiais que segundo Castro et al. (2007), são:

E-mails

Blind Carbon Copies (BCC)

Message Recall (trazer de volta a mensagem enviada)

Limitações no número de mensagens da caixa de entrada

Limitações no tamanho da mensagem

Manutenção do Sistema de Mensagens

Software para filtrar a caixa de entrada de mensagens

Software de gerenciamento de direitos digitais

O uso apropriado das ferramentas de gerenciamento do sistema de

mensagens

Tecnologias Emergentes

Documentos Eletrônicos Originados na internet

Documentos em sistemas de Informação de empresas.

Segundo Kock (1998), GED é a somatória de todas as tecnologias e

produtos que visam gerenciar informações de forma eletrônica. Quando se fala

em informações precisa-se definir as formas como se apresentam sejam elas

na forma de voz, texto ou imagens.

O GED visa gerenciar o fluxo dessas informações desde sua captura até

o seu arquivamento. As informações podem, originalmente, estar registradas

em mídias analógicas ou digitais.

Ainda de acordo com Kock, (1998, p. 17),

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Os GEDs, mais modernamente, vêm buscando incorporar os conceitos arquivisticos, evoluindo de um mero software de digitação e acesso para tornar-se um instrumento de apoio dentro de um sistema de gerenciamento de documentação, seja ele eletrônico ou não.

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos, portanto, requer que se

possua, em forma eletrônica, informações sobre os documentos registrados em

qualquer forma ou suporte. Para Andrade (2002), trata-se ao mesmo tempo de

um método, um sistema e uma tecnologia para a conversão e processamento

de documentos sob forma de informação eletrônica digital.

Segundo Santos (2005), uma correta gestão de documentos está

diretamente associada ao uso de instrumentos arquivísticos que facilitam a

localização, o acesso a informações, o relacionamento com outros documentos

e evitam o acúmulo de documentos desnecessários e/ou o descarte de

documentos de valor.

Para que o GED aconteça, são necessários equipamentos especiais

para a correta e eficaz manutenção do processo, tais como:

Os Softwares utilizados no GED são basicamente divididos em duas

categorias, produção e recuperação, embora muitas vezes eles sejam

unificados.

Produção - são sistemas utilizados para a transformação dos

documentos papel em documentos digitais. Ou também, sistemas que

importam documentos já em formato eletrônico para o sistema GED.

Recuperação - Os programas de recuperação tem como função básica

localizar os documentos que foram previamente inseridos no sistema.

Todos têm uma coisa em comum: a pesquisa campos pré-indexados em

uma base de dados, que foi alimentada nas etapas de produção. Agora

dependendo do formato do documento (imagem ou eletrônico), ele pode ser

visualizado de formas diferentes.

Cada software de gerenciamento e recuperação da informação

apresenta peculiaridades definidas pelo próprio sistema; e sua eficiência

depende sobremaneira de uma indexação bem feita, que inclui as questões

relacionadas a capacidade do indexador e dos sistemas que ele tem disponível

para registrar suas representações nos índices. É nesse sentido que se torna

necessário que compreendamos a linguagem das pessoas com o qual o

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sistema interage, para que se construa índices adequados e para que a

indexação seja feita de uma forma correta. Isso constitui um ponto fundamental

para o bom funcionamento de um sistema de gerenciamento de documentos.

Portanto o Software é uma seqüência de instruções a serem seguidas

e/ou executadas, na manipulação, redirecionamento ou modificação de um

dado/informação ou acontecimento.

A compreensão da adequação de um Software de Gerenciamento de

Documentos a um determinado sistema de informação está condicionada a

compreensão desse sistema como um todo. E, nesse sentido, entendemos

que:

Os sistemas de recuperação da informação podem ser definidos como um conjunto de operações consecutivas executadas para localizar, dentro da totalidade de informações disponíveis, aqueles realmente relevantes. Para isso, executam as funções de seleção, análise, indexação e buscas de informações. Em todas essas etapas de interação usuário x sistemas é fundamental, embora tenha-se apresentado com muitas falhas. A formação do bibliotecário no Brasil não capacita adequadamente para a adoção de políticas na área técnica e é discutível na sua visão social da recuperação da informação como um sistema de comunicação (CESARINO, 1985, p. 157).

Diante da exposição do trabalho embasado em uma pesquisa

bibliográfica segue as etapas que servirá de guia para a implantação de um

programa de GED, seja em empresas públicas e/ou privadas podendo sofrer

alterações para um maior desenvolvimento e eficácia na aplicação dos

métodos.

4.1 ETAPAS PARA ELABORAÇÃO DE PROJETO DE GERENCIAMENTO DE

DOCUMENTOS ELETRÔNICO

Toda organização seja ela pública ou privada para que tenha um serviço

de gerenciamento eletrônico deverá elaborar um projeto de execução.

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Para a elaboração do projeto de gerenciamento eletrônico segundo

Castro et al. (2007) deve seguir as seguintes etapas:

Levantamento da situação dos arquivos eletrônicos (identificar os

documentos recebidos, produzidos e enviados)

Planejamento; requisitos a serem contemplados (definição dos

documentos, infra-estrutura, equipe envolvida, definição de atribuições

de cada profissional, apresentação de um plano de segurança,

comunicação, treinamento, cronograma de execução de cada etapa,

resumo da execução do projeto).

Implantação (acompanhamento de compra de software, de

equipamentos e preparação da infra-estrutura, aplicar plano de ação,

recrutamento, treinamento de multiplicadores e administradores).

Assistência Técnica: (assistência deverá ser prestada a todos os setores

da empresa).

Portanto a política para o gerenciamento de documentos eletrônicos de

uma empresa ou organização servirá como um guia de ação para a melhoria e

agilidade das informações documental.

De forma geral o GED tem por objetivo principal melhorar a qualidade

das tarefas e atividades administrativas, facilitando o acesso e evitando o

extravio dos documentos, diminuindo os espaços físicos necessários para

arquivos, etc.

Através do GED é possível gerenciar ciclos de informações desde a sua

criação até o final. As informações poderão estar registradas em mídias

analógicas ou digitais. Registros que podem ser criados, conferidos,

consultados de qualquer lugar do mundo, utilizando os meios tecnológicos

disponíveis no mercado.

Enfim, o absoluto controle nos processos de negócios, alta velocidade e

precisão na localização de documentos criarão facilidades para o trabalhador,

além de que o gerenciamento automatizado de processos, aumentará a

produtividade, melhorará o processo de tomada de decisões, reduzirá o espaço

físico, ampliará as possibilidades para indexação de documentos,

impossibilitará o extravio ou falsificação de documentos, integrará sistemas e

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tecnologias dando maior agilidade nas transações entre empresas e maior

velocidade na implementação de mudanças nos processos.

Vale salientar que a pesar dos inúmeros benefícios que o GED

apresenta a implantação do sistema raramente ocorre sem dificuldades, sendo

a principal e mais comum a resistência à mudança, observada tanto nas

empresas públicas quanto privadas.

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5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Sabe-se que a informação é tida como uma ferramenta importante em

todas as épocas para a sociedade. Embora nos dias atuais o acesso a

informação é uma necessidade que vem crescendo constantemente devido ao

ritmo acelerado com que as pessoas estão procurando se manterem

informadas e atualizadas, pois o mercado competitivo exige cada vez mais,

contribuindo para a informação tornar-se mais poderosa e essencial.

Manter os arquivos organizados em qualquer organização seja ela

pública ou privada é manter a informação disponível para atender as

necessidades não só da organização, mas para a sociedade em geral.

A gestão de documentos partindo dos conceitos que norteiam a

produção, organização e preservação, os prazos legais de guarda que devem

ser respeitados, a importância de escolher profissionais capacitados, ou seja,

depende de inúmeros fatores. Para que todos esses aspectos sejam

assimilados e incorporados pelas empresas, torna-se fundamental a

sensibilidade e a decisão de quem responde pela instituição.

Administrar adequadamente os recursos informacionais e seus fluxos na

organização representa, hoje, uma necessidade cada vez mais presente. As

organizações precisam ter seus documentos bem registrados, ordenados,

indexados, avaliados e que sirvam de forma rápida e eficaz as necessidades

da organização. É através de um Sistema de Gestão de Documentos

Eletrônicos (G.D.E.) que se estabelecem as políticas de avaliação, produção,

descrição, destinação e preservação de documentos eletrônicos.

A simples ação de tornar as informações organizadas prontamente

disponíveis para os integrantes de uma organização podem melhorar

significativamente os resultados por ela obtidos e atestar a sua excelência.

Assim, para atestar a excelência de uma organização é imprescindível

identificar e avaliar a aplicação dos procedimentos de gestão documental que

supostamente interferirá nos demais critérios a serem analisados.

Considerando o que foi exposto observa-se que o GED é uma

ferramenta de auxílio na área arquivística e que traz grandes inovações no que

diz respeito ao gerenciamento de documentos guardados em meios

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eletrônicos, embora seja ainda uma tecnologia em desenvolvimento no ajuste

das necessidades da organização dos documentos em unidades

informacionais

Vale ressaltar que diante do exposto cabe ao profissional bibliotecário

uma atitude profissional pró-ativa que o posicione com destaque, como

especialista da informação que é, e como empresário, no contexto da

Sociedade da Informação. Espera-se dele também uma atitude de vigilância

com o bem (informacional) público e com o desenvolvimento e disseminação

dos conteúdos informacionais através das redes.

Por fim, implantar e gerenciar o documento eletrônico nas empresas é

mais do que uma idéia relevante. Para algumas delas isto pode significar a

própria sobrevivência.

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REFERÊNCIAS

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