UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETAMARIBOR

DIPLOMSKA NALOGA

Računovodsko nadziranje knjigovodstva v občini Slovenska Bistrica Študentka: Katja Kralj Študentka rednega študija Številka indeksa: 81551329 Program: visokošolski strokovni Študijska smer: računovodstvo Mentorica: dr. Andreja Lutar-Skerbinjek

Poljčane, november 2005

2

IZJAVA Kandidat(ka) KATJA KRALJ absolvent(tka) študijske smeri RAČUNOVODSTVO študijski program: VISOKOŠOLSKI STROKOVNI izjavljam, da sem avtor(ica) tega diplomskega dela, ki sem ga napisal(a) pod mentorstvom DR. ANDREJE LUTAR SKERBINJEK in uspešno zagovarjal(a) 12.12.2005.

Zagotavljam, da je besedilo diplomskega dela v tiskani in elektronski obliki istovetno in brez virusov. Ekonomsko-poslovni fakulteti dovoljujem, da diplomsko delo lahko bralci uporabijo za svoje izobraževalne in raziskovalne namene s povzemanjem posameznih misli, idej, konceptov oziroma delov teksta iz diplomskega dela ob upoštevanju avtorstva in korektnem citiranju.

V Mariboru, dne 12.12.2005

Podpis: Katja Kralj

3

PREDGOVOR Računovodsko nadziranje se nanaša na vgrajene notranje kontrole v računovodskem procesu. Ne glede na to za kakšen računovodski sistem gre, ali v javnem ali zasebnem sektorju, mora vodstvo podjetja vzpostaviti sistem notranjih kontrol, ki bo pomenil kakovostno delovanje poslovnih funkcij za doseganje ciljev organizacije. Cilji pa se od poslovnega sistema do poslovnega sistema razlikujejo.V naši diplomski nalogi smo se osredotočili na poslovni sistem v javnem sektorju, t.j. občina, katerega glavni cilj je zadovoljevanje potreb krajanov v smislu javnih dobrin (ceste, šole, socialna varnost…). Računovodstvo občine uvrščamo v proračunsko računovodstvo, ki mora zagotavljati sprotne, natančne in pravilne podatke za potrebe vodenja, spremljanja in izvrševanja proračuna, spremljati mora denarni tok in zagotavljati likvidnost. Da so ti cilji doseženi, je potrebno v računovodski proces vključiti notranje kontrole. Te so lahko v smislu notranje kontrole, ki preprečujejo nastanek napak, nepravilnosti in zlorabe že na samem začetku procesa knjigovodstva in jih izvajajo zaposleni neposredno v svojem delovnem procesu, ali kot notranje kontrole, ki jih izvaja služba notranje revizije in se izvajajo kot kasnejše presojanje ureditve računovodskega kontroliranja in zanesljivosti njegovega delovanja. Povsod je bilo že veliko napisanega o delovanju notranjih kontrol v okviru službe notranje revizije. Mi pa smo se odločili, da v diplomski nalogi proučimo notranje kontroliranje v knjigovodstvu, kakršnega notranja revizija kasneje presoja. Pri tem se nam je postavilo veliko vprašanj; kaj vključuje in kako se izvaja proces knjigovodenja, na katerih ravneh knjigovodenja so vzpostavljene notranje kontrole, kateri so postopki notranjih kontrol in katere cilje želimo z njimi doseči. Za lažje razumevanje smo diplomsko nalogo razdelili na teoretični in praktični del. V teoretičnem delu smo proučili računovodstvo kot ga predpisuje Zakon o računovodstvu za potrebe v javnem sektorju ter proces knjigovodenja. Največ pozornosti smo posvetili računovodskemu nadziranju, ki je v tesni povezavi s knjigovodstvom. Tako smo proučili formalne, vsebinske in računske notranje kontrole, ki morajo biti vzpostavljene pri sestavi in gibanju knjigovodskih listin, poslovnih knjig in končnih obračunih. S pomočjo teoretičnih izhodišč smo preizkusili delovanje notranjih kontrol v knjigovodstvu na praktičnem primeru. S pomočjo diagramov poteka procesa knjigovodenja smo preizkusili dejansko delovanje notranjih kontrol v knjigovodstvu občine Slovenska Bistrica. Preizkušali smo delovanje notranjih kontrol pri sestavi in gibanju knjigovodskih listin, v knjigovodstvu obveznosti do dobaviteljev, terjatev do kupcev, denarnih sredstev, osnovnih sredstev, obračunavanju plač in tako prišli do ugotovitev o računovodenju nadziranja v občini Slovenska Bistrica. Ugotovili smo, da so notranje kontrole v knjigovodstvu vzpostavljene in dobro delujejo, kljub temu da je to področje nesistematično urejeno. Z njimi se dosegajo cilji popolnosti, točnosti in ažurnosti evidenc, skladnost s predpisi in zakoni, razmejenost dolžnosti in odobravanje poslov s strani pooblaščenih oseb.

4

Kazalo

1 UVOD ________________________________________________________________ 5

1.1 Opredelitev področja in opis problema _________________________________ 5

1.2 Namen, cilji in osnovne trditve ________________________________________ 6

1.3 Predpostavke in omejitve _____________________________________________ 6

1.4 Predvidene metode raziskovanja_______________________________________ 7

2. TEORETIČNA IZHODIŠČA ____________________________________________ 8

2.1 Posebnosti računovodskega sistema javnega sektorja _____________________ 8

2.2 Podlage za vodenje javnega računovodstva ______________________________ 9 2.2.1 Zakon o javnih financah___________________________________________ 9 2.2.2 Zakon o računovodstvu____________________________________________ 9 2.2.3 Slovenski računovodski standardi __________________________________ 11

2.3 Značilnosti knjigovodenja ___________________________________________ 12

2.4 Opredelitev računovodskega nadziranja _______________________________ 14 2.4.1 Vrste notranjih računovodskih kontrol ______________________________ 16

2.5 Ustroj notranjih kontrol v procesu knjigovodenja _______________________ 20 2.5.1 Notranje kontrole knjigovodskih listin_______________________________ 24 2.5.2 Računovodsko nadziranje poslovnih knjig____________________________ 25 2.5.3 Računovodsko nadziranje obračunov _______________________________ 27

2.6. Ugotovitve iz teoretičnih izhodišč_____________________________________ 28

3 RAČUNOVODSKO NADZIRANJE V OBČINI SLOV. BISTRICA ___________ 30

3.1 Predstavitev občine Slovenska Bistrica_________________________________ 30

3.2 Organiziranost računovodstva v občini Slovenska Bistrica ________________ 31 3.2.1 Ureditev in proces knjigovodenja ___________________________________ 33

3.3 Ustroj notranjih kontrol ____________________________________________ 34 3.3.1 Notranje kontrole pri sestavljanju in gibanju knjigovodskih listin_________ 35 3.3.3 Notranje kontrole pri vodenju knjigovodstva terjatev do kupcev __________ 43 3.3.4 Notranje kontrole pri vodenju knjigovodstva opredmetenih osnovnih sredstev___________________________________________________________________ 46 3.3.5 Notranje kontrole pri vodenju knjigovodstva obračuna plač _____________ 50 3.3.6 Notranje kontrole pri knjigovodstvu denarnih sredstev in blagajniškega poslovanja__________________________________________________________ 52

3.4 Prednosti in slabosti računovodskega nadziranja knjigovodenja v občini Slov. Bistrica s predlogi sprememb ___________________________________________ 56

3.5 Ugotovitve o računovodenju nadziranja v občini Slov. Bistrica_____________ 58

4 SKLEPNE UGOTOVITVE _____________________________________________ 59

6 LITERATURA _______________________________________________________ 61

7 VIRI ________________________________________________________________ 62

8 SEZNAM DIAGRAMOV _______________________________________________ 62

5

1 UVOD 1.1 Opredelitev področja in opis problema Računovodstvo države in lokalnih skupnosti ter drugih oseb javnega prava, ki se financirajo posredno iz dajatev, se običajno označuje kot javno računovodstvo. Razlog je predvsem v tem, da se loči od računovodstva oseb zasebnega prava, ki se financirajo neposredno s prodajo blaga in storitev na trgu. Pomembna naloga javnega računovodstva je spremljanje izvršitve proračuna, v katerem so za tekoče poslovanje in investicije določeni denarni tokovi. Za te pa je nujno, da se računovodsko spremljajo in izkazujejo v računovodskih poročilih. Notranje kontrole, ki so vgrajene v računovodstvo pa zagotavljajo, da so informacije, ki izhajajo iz računovodskih poročil pomembne in resnične. Računovodsko nadziranje oziroma kontroliranje je ena izmed informacijskih funkcij računovodstva, ki smo jo izbrali kot predmet raziskovanja v diplomski nalogi. Računovodsko nadziranje ima preprečevalen značaj na področju knjigovodstva, predračunavanja in analiziranja. Gre za sprotno kontroliranje procesov in stanj in že na samem začetku preprečuje, da ne bi prišlo do napak. Podrobneje bomo v diplomski nalogi obravnavali računovodsko nadziranje knjigovodstva v občini Slovenska Bistrica. V knjigovodstvu potekajo naloge kot so zbiranje in obdelava podatkov iz knjigovodskih listin in poslovnih knjig, kasneje hranjenje teh podatkov ter razkrivanje informacij v obračunih. Pomembno je zavedanje in strokovna usposobljenost zaposlenih, da mora vsaki opravljeni knjigovodski nalogi slediti kontrola. Izpad notranjih kontrol lahko povzroči slaba strokovna podkovanost zaposlenih. Poznavanje notranjih in zunanjih pravil ter zakonov predstavlja pomembno sodilo za izvajanje kontrole. Ob nenehnem spreminjanju zakonodaje, ki poteka v v zadnjem obdobju, je veliko težje slediti novostim in s tem posledično popolno in učinkovito izvajati kontrole. Domnevamo, da se zaradi nesistematično urejenega področja notranjega kontroliranja v knjigovodstvu občine Slovenska Bistrica, notranje kontrole izvajajo nedosledno. To lahko privede do tega, da se spregledajo nepravilnosti v vsebini knjigovodskih listin, do napačnih evidentiranj in knjiženj v poslovnih knjigah in končno tudi do napačnih izkazovanj v zaključnih obračunih. V diplomski nalogi bo naše raziskovanje usmerjeno v ugotavljanje učinkovitosti delovanja notranjih kontrol v knjigovodstvu občine Slovenska Bistrica. Zanima nas ali notranje kontrole v procesu knjigovodenja delujejo dovolj učinkovito, da ne prihaja do napak že v samem začetku. Za lažje razumevanje bomo diplomsko nalogo razdelili na teoretični in praktični del. V teoretičnem delu bomo proučili predpise, ki urejajo računovodstvo neposrednih proračunskih uporabnikov, t.j. občin. Opredelili bomo računovodsko nadziranje, ki s svojimi kontrolami v knjigovodstvu uresničuje pravilno, resnično in verodostojno opravljanje nalog v knjigovodski službi. V praktičnem delu bomo uporabili diagrame, s katerimi bomo ugotovili ali so v proces knjigovodenja občine Slovenska Bistrica, vgrajene vse potrebne kontrole za sprotno odkrivanje napak. Z diagrami bomo preizkušali delovanje notranjih kontrol pri sestavi in gibanju knjigovodskih listin, vodenju dnevnikov ter glavne in pomožne knjige ter pri sestavljanju knjigovodskih obračunov.

6

1.2 Namen, cilji in osnovne trditve Namen diplomske naloge je proučiti računovodske kontrole v knjigovodstvu občine Slov. Bistrica in ugotoviti ali so vključene vse potrebne kontrole, ki zagotavljajo, da ne bo prišlo do napak v knjigovodenju. Računovodsko kontroliranje mora biti vgrajeno v samo delo tako, da se sproti odkriva nespoštovanje predpisov in zlorabe. Zanima nas ali so v vseh fazah knjigovodenja te kontrole vzpostavljene, kje niso in kje bi morale biti. S pomočjo teoretičnih izhodišč, ki jih bomo predstavili v prvem delu diplomske naloge, je naš cilj priti do spoznanja o dejanskem stanju obstoja in delovanja notranjih kontrol v knjigovodenju občine Slovenska Bistrica, ugotoviti prednosti in slabosti ter predlagati ukrepe za izboljšanje delovanja notranjih kontrol. Pri tem bomo uporabili diagrame, s katerimi bomo nazorno prikazali delovanje notranjih kontrol ob sestavljanju in sprejemanju knjigovodskih listin, evidentiranju in knjiženju poslovnih dogodkov v poslovne knjige in kontrole, ki potekajo konec leta ob sestavljanju računovodskih obračunov. Skozi diplomsko nalogo bomo proučevali tudi cilje, ki bodo pripomogli k boljšemu razumevanju notranjih kontrol v knjigovodstvu. Ti so:

- proučiti javno računovodstvo in računovodsko nadziranje kakršno opredeljujejo avtorji v svojih literarnih delih,

- podrobneje proučiti proces knjigovodenja in njegovo nadziranje, - raziskati pomen kakovostno vzpostavljenih notranjih kontrol v knjigovodenju, - predstaviti občino Slovenska Bistrica in proučiti dejansko stanje notranjih kontrol,

ki so vzpostavljene v knjigovodstvu, - z diagrami ponazoriti delovanje notranjih kontrol pri sestavi in gibanju

knjigovodskih listin, vodenju dnevnikov ter pomožne in glavne knjige ter pri sestavljanju knjigovodskih obračunov.

Osnovna trditev, ki jo bomo z našo raziskavo dokazali ali ovrgli je, da se notranje kontrole v knjigovodstvu občine Slovenska Bistrica pomanjkljivo izvajajo. To pomeni, da so notranje kontrole neučinkovite in prihaja do napak v procesu knjigovodenja. Glavni razlog vidimo v tem, da je to področje nesistematično urejeno in slabo organizirano, saj poslovodje ne dajejo dovolj velikega pomena knjigovodstvu.

1.3 Predpostavke in omejitve Predpostavljamo, da se v času raziskave ne bo spremenila zakonodaja s področja računovodstva in da v proučevani občini ne bo prišlo do organizacijskih sprememb, ki bi vplivale na računovodsko nadziranje knjigovodenja. Računovodsko nadziranje je kontroliranje računovodskih podatkov med samo obdelavo in po njej. Takšno računovodsko kontroliranje, ki presoja računovodske podatke po obdelavi in se ukvarja s vprašanji kako in zakaj je prišlo do nekega stanja v preteklosti, je računovodsko revidiranje. V diplomski nalogi pa se bomo omejili na notranjo računovodsko kontrolo, ki se ukvarja s sprotno presojo pravilnosti računovodskih podatkov.

7

Računovodsko kontrolo kot informacijsko funkcijo je možno vzpostaviti na več področjih; v knjigovodstvu, predračunavanju in analiziranju. Proučevanje računovodske kontrole na vseh teh področjih bi presegalo meje diplomske naloge zato smo se omejili samo na vzpostavitev notranjih kontrol v knjigovodstvu javnega računovodstva, pri čemer pa se bomo v praktičnem delu omejili še na proučevanje notranjih kontrol v občini Slovenska Bistrica. 1.4 Predvidene metode raziskovanja Diplomska naloga je poslovna raziskava, ki jo bomo razdelili na teoretični in praktični del ter pri tem uporabili metode, opisane v nadaljevanju. V teoretičnem delu bomo uporabili deskriptivni pristop k raziskavi, s pomočjo katerega bomo proučili področje javnega računovodstva, knjigovodstva in računovodskega nadziranja. Zaključke bomo oblikovali z metodo kompilacije, torej s postopkom povzemanja opazovanj, spoznanj, stališč, sklepov in rezultatov drugih avtorjev in na osnovi tega oblikovali samostojne sklepe. V praktičnem delu pa bomo uporabili analitični pristop k raziskovanju z deduktivno – induktivno metodo, kar pomeni, da bomo od teoretičnih spoznanj prehajali h konkretnim pojavom. Z diagrami bomo preizkusili delovanje notranjih kontrol v knjigovodstvu. Na podlagi spoznanj, ki jih bomo s tem pridobili, bomo podali prednosti in slabosti le-teh v občini Slovenska Bistrica in predlagali spremembe. Uporabili bomo literaturo, ki je na razpolago v knjižnicah, na internetu in v občini Slovenska Bistrica, prebirali bomo tudi nekatere pomembne računovodske revije, uporabili bomo zakone in pravilnike, ki jih morajo upoštevati neposredni proračunski uporabniki. V pomoč pa nam bo tudi znanje, ki smo ga pridobili na Ekonomsko-poslovni fakulteti in izkušnje, ki smo jih že in jih še pridobivamo z delom v računovodstvu občine Slovenska Bistrica.

8

2. TEORETIČNA IZHODIŠČA 2.1 Posebnosti računovodskega sistema javnega sektorja Računovodski sistem sestavljajo poslovne knjige in knjigovodske listine. Le ta pa je učinkovit, če ima vzpostavljene postopke, ki izkazujejo, združujejo, analizirajo, razvrščajo, evidentirajo posle in tudi listine, ki so povezane s temi postopki. Njihov namen je (Menard 1994, str. 17):

• izkazovati in evidentirati vse odobrene poslovne dogodke, • opisovati poslovne dogodke dovolj podrobno, da se lahko ustrezno razvrstijo za

računovodsko poročanje, • meriti vrednosti poslovnih dogodkov, tako da se njihove denarne vrednosti lahko

izkazujejo v računovodskih izkazih, • ugotavljati, kdaj so poslovni dogodki nastali, da se zagotovi evidentiranje v pravem

obračunskem obdobju, • v računovodskih izkazih ustrezno prikazovati poslovne dogodke in pojasnila o njih.

Računovodski sistemi so orodje za doseganje nadrejenih ciljev. Glavni cilj računovodstva pa je zadovoljiti informacijske potrebe uporabnikov računovodskih poročil. Na lokalni ravni so glavni uporabniki računovodskih poročil organi občine in poslovodstvo občinske uprave. Poslovanje oseb javnega prava mora biti opredeljeno z ustreznimi pravnimi normami, ki se označujejo z izrazom proračunsko pravo. Proračunsko pravo vsebuje predpise oziroma določbe o poslovanju, ki se nanašajo na finančno in računovodsko funkcijo države oziroma lokalnih skupnosti. Finančna funkcija je izvajalna in zajema priskrbovanje sredstev, preoblikovanje sredstev in vračanje sredstev, ki je povezano z zmanjšanjem dolgov. Računovodska funkcija je informacijska in je usmerjena v pripravo računovodskih poročil za številne uporabnike (občinsko upravo, krajevne skupnosti in javne sklade brez statusa pravnih oseb ter režijske obrate) (Praprotnik 2000, str.72). Računovodstvo države in lokalnih skupnosti ter drugih oseb javnega prava, ki se financirajo posredno iz dajatev, se običajno označuje kot javno računovodstvo. Vloga javnega računovodstva je popolnoma drugačna kot jo ima računovodstvo v zasebnem sektorju. Računovodstvo v zasebnem sektorju ima pomembno vlogo pri merjenju dobička ali izgube, vrednosti delnic in finančne pozicije podjetja. Računovodstvo javnega sektorja pa se mora bolj osredotočiti na področja, ki zagotavljajo informacije potrebne za kontrolo porabe javnih sredstev ter za pripravo in izvrševanje proračuna (Praprotnik 2000, str.73). Torej bi lahko rekli, da je posebnost javnega računovodstva ravno v tem, da je vse podrejeno sestavi, pripravi in izvrševanju proračuna. Zakon o javnih financah v 3. členu določa, da izraz proračun pomeni akt države oziroma občine, s katerim so predvideni prihodki in drugi prejemki ter odhodki in drugi izdatki države oziroma občine za eno leto. Proračun sprejme občinski svet pred začetkom leta, na katerega se nanaša. V njem je potrebno predvideti oziroma planirati tako prihodke kot odhodke.

9

Občina je samostojna pravna oseba, ki opravlja vrsto nalog na področju obrambe, javnega reda in varnosti, na področju gospodarskih dejavnosti, varstva okolja, stanovanjske dejavnosti, izobraževanja, zdravstva in socialne varnosti. Sredstva za opravljanje teh nalog pridobivajo iz lastnih virov, od države ali se zadolžujejo. S proračunom - finančnim načrtom pa je dosežena večja kontrola nad porabo pridobljenih finančnih sredstev. Računovodski sistem javnega sektorja je zato prilagojen planiranju, kontroliranju in ovrednotenju proračunskih prejemkov in izdatkov (Freeman, Shoulders 1999, str.70). Kot smo že omenili, je potrebno vnaprejšnje načrtovanje prejemkov in izdatkov zaradi številnih nalog in ciljev v proračunu. Proračun pa mora biti uravnotežen med prejemki in izdatki. Za vodenje računovodstva veljajo pravila opredeljena v zakonodaji in slovenskih računovodskih standardih. V primeru javnega računovodstva veljajo za vodenje računovodstva Zakon o javnih financah, Zakon o računovodstvu ter SRS 36. V nadaljevanju jih bomo predstavili in poudarili njihove posebnosti z vidika javnega računovodstva. Največ pozornosti pa bomo posvetili Zakonu o računovodstvu, v katerem so poudarjene ključne posebnosti za pravilno in učinkovito vodenje javnega računovodstva. 2.2 Podlage za vodenje javnega računovodstva 2.2.1 Zakon o javnih financah Z zakonom o javnih financah se ureja sestava, priprava in izvrševanje proračuna RS in proračun lokalnih samoupravnih skupnosti, upravljanje premoženja države in občin, zadolževanje države oz. občin, upravljanje njihovih dolgov, računovodstvo in proračunski nadzor (Cvikl, Zemljič 2000, str. 13). V zakonu o javnih financah je računovodstvu namenjeno posebno 8. poglavje od 89 do 95. člen. Že takoj v 89.členu je določeno, da se za vodenje poslovnih knjig in izdelavo letnih poročil za neposredne uporabnike proračuna, uporabljajo določbe zakona o računovodstvu. Iz tega lahko sklepamo, da je zakon o računovodstvu tisti najpomembnejši, po katerem je računovodstvo občin urejeno. Po 91. členu Zakona o javnih financah, računovodstvo opravlja plačila, tekoče ureja, zajema, knjigovodsko evidentira in sporoča podatke, pripravlja obvezne računovodske izkaze, izvaja računovodski nadzor in nadzor nad izpopolnjevanjem terjatev in plačevanjem obveznosti ter arhivira izvirnike knjigovodskih listin. Računovodske aktivnosti se izvajajo koncentrirano, zato Sektor za javno računovodstvo ministrstva za finance izvaja enotne računovodske postopke plačevanja, tekočega urejanja, zajemanja in knjigovodskega evidentiranja poslovnih dogodkov povezanih z izvrševanjem proračuna (Cvikl, Zemljič 2000, str. 267). 2.2.2 Zakon o računovodstvu Zakon o računovodstvu, ki velja od 1. januarja 2000 dalje, ureja enotno vodenje poslovnih knjig in izdelavo letnih poročil za neposredne proračunske uporabnike. Pomeni krovni

10

zakon in ne govori posebej o računovodstvu, temveč o tem, kaj morajo pravne osebe, za katere ta zakon velja, opravljati v računovodstvu. Zakon lahko razčlenimo na štiri vsebinske sklope:

• določila, ki zadevajo knjigovodenje v najširšem pomenu, in poročila, ki so rezultat tega knjigovodenja,

• določila, ki zadevajo dejavnosti, ki niso sestavni del računovodstva (revidiranje, finančno poslovanje),

• letno poročilo, • naloge in organizacija računovodstva, pravice in odgovornosti pooblaščenih oseb.

Zakon določa, da se vodijo poslovne knjige po sistemu dvostavnega knjigovodstva in da je potrebno naloge in organizacijo računovodstva določiti v Pravilniku o računovodstvu. Zakon o računovodstvu s podzakonskimi akti loči določene in druge uporabnike enotnega kontnega načrta. Določeni uporabniki enotnega kontnega načrta so pravne osebe javnega prava, ki pridobivajo prihodke iz naslova prodaje blaga in storitev na trgu in drugih neproračunskih virov. To so javni zavodi in agencije oziroma vsi posredni proračunski uporabniki. Drugi uporabniki so neposredni proračunski uporabniki, katerih finančni načrti so del državnega proračuna oziroma občinskih proračunov. Računovodstvo uporabnikov proračuna temelji na ekonomski klasifikaciji, ki je po tem zakonu najpomembnejša in obvezna. Ta klasifikacija namreč pomeni uveljavljanje enotnega kontnega načrta, ki je predpisan s Pravilnikom o enotnem kontnem načrtu. Pravilnik je podlaga za knjiženje poslovnih dogodkov proračunskih uporabnikov. Poslovni dogodki morajo biti knjiženi tako, da omogočajo pripravo obračunskih poročil iz različnih zornih kotov in so hkrati podlaga za planiranje. Pravilnik o enotnem kontnem načrtu določa način knjiženja javnofinančnih prihodkov in drugih prejemkov ter odhodkov in drugih izdatkov, sredstev in obveznosti do virov sredstev. Pravilnik določa vsebino kontov, pri čemer se konti razčlenjujejo na:

• razrede – enomestna številka, • skupine – dvomestna številka, • podskupine – tromestna številka, • konte – štirimestna številka in • analitične konte – šestmestna številka.

V enotnem kontnem načrtu so razredi 4, 5, in 7 objavljeni na ravni šestmestnih kontov, medtem ko so ostali razredi enotnega kontnega načrta objavljeni na ravni trimestnih podskupin. Nadaljnjo členitev določijo uporabniki sami v skladu s svojimi potrebami in predpisi. Za večji nadzor nad porabo finančnih sredstev neposrednih proračunskih uporabnikov se uporablja tudi funkcionalna klasifikacija javnofinančnih odhodkov. V njej so odhodki razvrščeni v naslednja funkcionalna področja: 01 javna uprava 02 obramba 03 javni red in varnost 04 gospodarske dejavnosti 05 varstvo okolja

11

06 stanovanjska dejavnost in prostorski razvoj 07 zdravstvo 08 rekreacija, kultura, dejavnost verskih in drugih nevladnih organizacij in institucij 09 izobraževanje 10 socialno skrbstvo Zakon v 15. členu predpisuje, da se pravnim osebam javnega prava priznavajo v poslovnih knjigah prihodki in odhodki po načelu denarnega toka oziroma načelu plačane realizacije. Odhodki in prihodki se od nastanka poslovnega dogodka, ki je podlaga za njihovo izkazovanje, do izpolnitev pogojev za pripoznavanje izkazujejo kot posebna postavka časovnih razmejitev (prehodni konti). Ob poravnavi izkazane obveznosti se za ustrezen znesek plačila obveznosti zmanjšajo tudi izkazani neplačani odhodki oziroma prihodek, obremeni pa se ustrezni konto odhodkov oziroma prihodkov. V skladu z 31. členom Zakona o računovodstvu pravne osebe vrednotijo postavke v računovodskih izkazih v skladu z računovodskimi standardi. Pri vrednotenju postavk v računovodskih izkazih se slovenski računovodski standardi ne upoštevajo v naslednjih primerih:

1. drobni inventar se odpiše v celoti ob nakupu v skladu s 45. členom Zakona o računovodstvu,

2. spremembe nastale pri upravljanju državnega in občinskega dolga, konverzija terjatve v kapitalsko naložbo, odpis dolga ali odpis terjatve, izkazujejo uporabniki le v bilanci stanja v skladu z 90. Členom zakona o javnih financah,

3. za oblikovanje popravkov nabavne vrednosti neopredmetenih dolgoročnih sredstev in opredmetenih osnovnih sredstev so z navodilom o načinu in stopnjah rednega odpisa neopredmetenih dolgoročnih sredstev določene enotne stopnje za obračun amortizacije,

4. amortizacija se obračunava od prvega dne naslednjega meseca po tistem, ko se osnovno sredstvo začne uporabljati za upravljanje dejavnosti v skladu z navodilom o načinu in stopnjah rednega odpisa neopredmetenih dolgoročnih sredstev in opredmetenih osnovnih sredstev.

2.2.3 Slovenski računovodski standardi Računovodski standardi temeljijo na računovodskih načelih in predstavljajo pravila za delo v računovodstvu. Slovenski računovodski standardi se nanašajo predvsem na gospodarske službe, glede na svoje potrebe pa jih uporabljajo tudi druga podjetja, zavodi in državne organizacije. Ravno Zakon o računovodstvu že v svojem 2. členu določa, da morajo pravne osebe voditi poslovne knjige ter izdelati letna poročila tudi v skladu s SRS. Splošnih računovodskih standardov je 30. V njih so v zaporedju obravnavane gospodarske kategorije, oblike izkazov za zunanje poročanje in računovodske funkcije. Poleg splošnih slovenskih računovodskih standardov obstajajo še posebni računovodski standardi, in sicer od SRS 31 naprej. Teh je 8 in obravnavajo posebnosti računovodenja v organizacijah posameznih vrst (banke, zavarovalnice, zadruge, društva, javna podjetja..).

12

Za vodenje računovodstva javnih pravnih oseb se dodatno uporablja SRS 36, ki ureja računovodske rešitve v nepridobitnih organizacijah. V njem so določene posebnosti vrst sredstev, obveznosti do virov sredstev, posebnosti amortiziranja, vrst stroškov in načinov njihovega izkazovanja, posebnosti razčlenjevanja in merjenja prihodkov, ugotavljanja in obravnavanja vrst poslovnega izida, posebnosti prevrednotovanja in oblike obračunov. Potrebno pa jih je brati skupaj z Zakonom o računovodstvu, ki določa, v katerih primerih se standardi ne upoštevajo. Te razlike smo navedli v prejšnji točki. 2.3 Značilnosti knjigovodenja Turk in Melavc pojmujeta knjigovodstvo kot (2001, str.23):

• »posebna vrsta razvidovanja – evidentiranja, zato je knjigovodstvo dejavnost spremljanja poslovanja,

• vrednostno evidentiranje to je v denarni merski enoti izraženih ekonomskih kategorij – to nam omogoča ne samo spoznanje posameznega poslovnega procesa ali stanja, temveč tudi njihovo sintetiziranje kar je v končni stopnji podano v obračunskem izkazu,

• temelji na popolnem zbiranju podatkov o spremembah pri poslovnih procesih in stanjih, pri čemer mora biti to dokumentirano,

• ustaljeno urejevanje podatkov in formalno vodenje poslovnih knjig.«

Naloga knjigovodstva je vodenje poslovnih knjig, ki so bodisi predpisane z zakonom (glavna knjiga in dnevnik) ali pa jih organizacija vzpostavi za svoje potrebe. Med tistimi, ki niso nadrobno zakonsko predpisane, so pomožne knjige oziroma analitične evidence, ki dopolnjujejo konte glavne knjige. Za pomožne in analitične evidence je značilno, da sodijo v stroškovno računovodstvo. To pomeni, da ima vsaka organizacija poleg finančnega računovodstva tudi stroškovno, katerega predmet so vse evidence, povezane z analitičnim spremljanjem sredstev in prvin, procesov ustvarjanja učinkov in zalog ter prodaje proizvodov, storitev in blaga, kakor tudi notranje poslovne uspešnosti (Koletnik 2002, str.103). Naloga knjigovodstva je, da poleg vodenja poslovnih knjig zagotovi tudi ustrezne obračune za posamezne izvajalne funkcije (nabavno, kadrovsko, tehnično, finančno funkcijo), za organizacijske enote (stroškovna mesta, mesta odgovornosti idr.) in za organizacijo kot celoto (poslovni izid, finančni izid in razkritja ter pojasnila). Poslovne knjige in knjigovodske listine Za državni proračun ureja Zakon o računovodstvu vodenje poslovnih knjig ter sestavljanje in predlaganje računovodskih izkazov. Zakon o javnih financah določa ministra, pristojnega za finance, da predpiše računovodske postopke, kontni načrt, vodenje knjig in izdelavo poročil v skladu s slovenskimi računovodskimi standardi in Zakonom o računovodstvu Poslovne knjige so evidence, s katerimi se zagotavljajo podatki za pridobivanje informacije o stanju, prihodkih in drugih prejemkih, odhodkih in drugih izdatkih ter izidu poslovanja. Neposredni uporabniki proračuna vodijo poslovne knjige na podlagi verodostojnih knjigovodskih listin po sistemu dvostavnega knjigovodstva in z upoštevanjem enotnega kontnega načrta .

13

Po 7. členu Zakona o računovodstvu so poslovne knjige javne listine. Vodijo se v slovenskem jeziku in v tolarjih. Temeljni poslovni knjigi sta:

• dnevnik in • glavna knjiga.

Glavno knjigo sestavljajo sintetični in analitični konti, na katere se posamično ali zbirno knjižijo stanja in spremembe sredstev in obveznosti do virov sredstev, odhodki in drugi izdatki, prihodki in drugi prejemki ter izid poslovanja. Dogodki se vnašajo v glavno knjigo na podlagi izvirnih in izvedenih knjigovodskih listin (nalogov za knjiženje). Glavno knjigo je treba izpisati vsaj ob zaključku obračunskega leta. Dnevnik je temeljna knjiga, v kateri se v časovnem zaporedju zapisujejo vse poslovne spremembe (poslovni dogodki). Dnevnik glavne knjige se praviloma izpisuje sproti, dnevno, obvezno pa vsaj enkrat na leto ob koncu poslovnega leta. Pomožne knjige so analitične evidence in druge pomožne knjige, ki dopolnjujejo konte glavne knjige, in so naslednje (Zakon o računovodstvu 1999, 7. člen):

• blagajniški dnevnik; blagajniški dnevnik zajema vsa posamična gotovinska vplačila in izplačila, ločeno za domačo in tujo valuto, in se vsak dan zaključuje.

• analitična evidenca opredmetenih osnovnih sredstev; knjiga opredmetenih osnovnih sredstev je analitična evidenca poslovnih sprememb opredmetenih osnovnih sredstev po sintetičnih in analitičnih kontih in po stopnjah rednega odpisa. Ločeno se prikazuje evidenca za osnovna sredstva, za katera se izvrši posamični redni odpis, in evidenca drobnega inventarja (tistega, katerega nabavna vrednost presega 500EUR in katerega doba trajanja je daljša od enega leta), za katerega se izvrši skupinski redni odpis

• analitična evidenca terjatev do kupcev; analitična evidenca terjatev zagotavlja podatke o: - stanju in gibanju razmerij s kupci in drugimi dolžniki - datumih zapadlosti terjatev

• analitična evidenca obveznosti do dobaviteljev; ločeno se mora zagotavljati evidenca za opravljanje redne dejavnosti proračunskega uporabnika in dejavnosti, dosežene s prodajo blaga in storitev na trgu (lastna dejavnost). Ob koncu poslovnega leta se podatki izpišejo.

• analitična evidenca plač in drugih osebnih prejemkov; izpis analitičnih evidenc plač in drugih osebnih prejemkov se opravijo med letom po potrebi, ob letnem obračunu pa se obvezno izpiše pregled po zaposlenih delavcih in po vrstah vseh izplačil. Knjigovodska listina se sestavi za vsak poslovni dogodek oziroma vsako spremembo pri sredstvih, obveznostih do virov sredstev, prihodkih in odhodkih, stroških in učinkih ter rezultatih poslovanja. Sestavljajo se tudi v zvezi s poslovnimi dogodki, ki so predmet zunajbilančne evidence. Knjigovodske listine delimo na:

14

• zunanje izvirne; prejme jih uporabnik iz okolja, sem sodijo prejeti računi za osnovna sredstva, material, blago in storitve, pogodbe, naročilnice, bremepisi, doborpisi, dobavnice in podobno,

• notranje izvirne; izdelajo se v računovodstvu. Med te pa spadajo izdani računi za prodajo osnovnih sredstev, storitev in blaga, naročilnice, dobavnice, obračuni, dobropisi, bremepisi, pogodbe in podobno, kar oblikujemo v občini,

• notranje izvedene listine pa so tiste, ki se izdelajo v računovodstvu na podlagi izvirnih knjigovodskih listin, kot so nalogi za knjiženje, ki se izdelajo zlasti za knjiženje obračuna plač, sprememb pri osnovnih sredstev – pridobitev, odpis osnovnih sredstev idr.

Temeljni načeli, ki ju moramo upoštevati v procesu knjigovodenja sta:

• načelo naloga in • načelo razbremenitve.

Ti dve načeli poudarjata, da mora biti za vsak poslovni dogodek dan nalog in da se mora iz listine razbrati, kdo se razbremenjuje in obremenjuje. O izdajanju nalogov je pristojno poslovodstvo. Nalog izda oseba, ki v okviru notranje organiziranosti dela odgovarja za poslovne procese, zato je pooblaščena sprožiti poslovni dogodek. Zato je potrebno imenovati osebo, ki je s podpisom odgovorna za resničnost in verodostojnost knjgovodske listine sestavljene v podjetju. Podpis odgovorne osebe na listini daje knjigovodstvu vedeti, da je listina pravilna ter se sme uporabljati pri nadaljnem obravnavanju podatkov. Ko je knjigovodska listina opremljena z vsemi sestavinami in je na njej opravljena kontrola prispe v knjigovodstvo. Tukaj se opravi formalna kontrola in nato izda nalog za knjiženje in dogodek je potrebno vpisati v poslovno knjigo. Nalog za knjiženje izda pooblaščena oseba in sicer tako, da ga napiše na izvirno knjigovodsko listino, ali na posebno tiskovino. Nalog je nepotreben, ko vnašamo podatke iz izvirnih knjigovodskih listin v poslovne knjige s pomočjo računalniških programov, za katere je dano navodilo, da se vnesejo izvirni podatki takoj po kontroliranju njihove verodostojnosti. Knjigovodske listine se odlagajo v registratorje in hranijo v računovodstvu do konca obračunskega leta (Koletnik 2002, str. 102). Knjigovodstvo je tesno povezano z računovodskim nadziranjem in brez njega ne bi moglo opraviti svojih nalog, ker ne bi bilo zaupanja v zanesljivost njegovih podatkov in informacij v računovodskih obračunih. 2.4 Opredelitev računovodskega nadziranja Nadzor v javnem sektorju kot ga ureja Zakon o javnih financah, obsega notranji in zunanji nadzor. Zunanji nadzor izvaja računsko sodišče. Po 20. členu zakona o Računskem sodišču le-to opravlja:

• nadzor nad zakonitostjo, namembnostjo ter gospodarno in učinkovito rabo sredstev javnih financ,

• nadzor nad zakonitostjo posamičnih aktov o izvrševanju proračunov in finančnih načrtov,

• revidiranje računovodskih izkazov proračunov in drugih uporabnikov javnih financ, • svetovanje javni upravi in druge naloge določene z drugimi zakoni.

15

Notranji nadzor javno pravnih oseb obsega nadziranje, za katerega so odgovorni predstojniki uporabnikov proračuna in ministrstvo za finance. Prvi so dolžni skrbeti za obvladljivo poslovanje, ki ga neposredno nadzirajo in notranje revidiranje, ki je oblika posrednega nadzora. Ministrstvo za finance ima v tej vlogi funkcijo usmerjevalca in strokovnega nadzornika, ki o ugotovitvah obvešča vlado. Pristojno je izdajati določene izvedbene predpise in strokovno nadzirati njihovo izvajanje ter tudi samo izvajati notranje revizije pri drugih (Praprotnik 2002, str 43). Pri takšnem nadzoru gre za naknadno preverjanje pravilnosti procesov in stanj. Drugače je pri notranjem nadzoru – kontroliranju, ki ga zaposleni izvajajo poleg drugih strokovnih nalog. Takšno notranje kontroliranje poteka sprotno in je vgrajeno v sam delovni proces. Poslovodstvo, v našem primeru poslovodstvo občine, je dolžno voditi poslovne funkcije in računovodenje ciljno naravnano in varno, za kar pa je obvezna uporaba načrtov in notranjih kontrol. V naši diplomski nalogi se bomo osredotočili na računovodsko nadziranje z vzpostavljenimi notranjimi kontrolami, ki so posledica organizacijskih ukrepov v računovodstvu. Z njimi zagotavljamo čim večjo točnost, urejenost in tudi učinkovitost v vseh procesih. Med njimi tudi v procesu knjigovodenja, na katerega se navezuje naše delo. Računovodsko nadziranje je opredeljeno v SRS 28 in pomeni računovodsko presojanje pravilnosti pojavov in računovodskih podatkov o njih; obsega nadziranje pridobivanja podatkov, ki se nato uporabijo v knjigovodstvu ali računovodskem obdelovanju, in analiziranje pa tudi sestavljanje računovodskih poročil o načrtovanih in uresničenih poslovnih procesih in stanjih. Računovodsko nadziranje poteka kot računovodsko kontroliranje podatkov ob njihovem vnosu in med obdelovanjem ter kot notranje in zunanje revidiranje računovodenja. Pri tem je treba poudariti, da je samo računovodsko kontroliranje del računovodske službe, pri notranjem in zunanjem revidiranju pa gre za nadziranje računovodske službe. To je razlog, da niti notranje revidiranje, čeprav je to služba v organizaciji, ne more biti sestavni del računovodske službe. Računovodsko nadziranje (Turk et al 1994, str 143):

• mora biti organizirano kot formalno, računsko in vsebinsko kontroliranje, • omogočati mora odkrivanje morebitnih zlorab in poneverb ter nespoštovanja

notranjih in zunanjih predpisov, • zagotavljati mora trajno pravilnost poslovnih knjig, • vgrajeno (prisotno) mora biti tudi pri sestavljanju računovodskih obračunov, da bi

le ti bili skladni s knjiženimi podatki, • zagotavljati mora popisovanje sredstev in obveznosti ter ugotavljati in obravnavati

pri tem ugotovljene nepravilnosti. Takšno računovodsko nadziranje se izvaja s postopki in metodami notranjih kontrol kot jih bomo predstavili v naslednji točki. Notranje kontroliranje je celoten sestav računovodskih in drugih kontrol, ki ga vzpostavi vodstvo v sklopu svojih združenih ciljev z namenom, da si z njimi pomaga pri res gospodarnem, učinkovitem in uspešnem izvajanju poslov. Notranje kontroliranje naj zagotavlja usklajenost z vodstvenimi usmeritvami, varuje

16

sredstva in druge dejavnike, zagotavlja natančnost in popolnost računovodskih informacij in informacij za vodenje (Turk et al 1994, str. 144). Računovodsko nadziranje pa poteka tako na informacijski ravni, katerega namen imamo razjasniti v naši diplomski nalogi, kot tudi na upravljalni. Z nadziranjem kot informacijsko funkcijo razumemo presojanje pravilnosti pri oblikovanju podatkov in njihovem spreminjanju v informacije, a tudi odstranjevanje pri tem ugotovljenih nepravilnosti. Gre za presojanje pravilnosti in odstranjevanje nepravilnosti pri računovodskem izkazovanju procesov in stanj, ki je zasnovano na podlagi podatkov v knjigovodskih listinah, poslovnih knjigah in računovodskih obračunih in prav tako tudi predračunih. Pri računovodskem nadziranju se ukvarjamo z nepravilnostmi; takoj ko pride do njih, jih je potrebno odstraniti. Predmet nadziranja so najpogosteje knjigovodske listine in kasneje obravnavanje knjigovodskih podatkov. Računovodsko nadziranje mora biti organizirano tako, da učinkovito odkriva ali celo preprečuje zlorabe in poneverbe ter tudi zagotavlja nadziranje poslovanja glede upoštevanja računovodskih načel, standardov in predpisov (Turk et al 1994, str. 19-26). Z računovodskim nadziranjem, ki je predmet informacijske funkcije, se ustvarja samo podlaga za nadziranje poslovnih procesov in stanj, s katerimi se ukvarjajo upravljalci in poslovodstvo. Na upravljalni ravni se nadzira načrtovanje, pripravljanje izvajanja in samo izvajanje vseh poslovnih funkcij. Pri tem pa potrebujemo sodilo pravilnosti. To so lahko načrti in nalogi. Tako presojamo ali je sedanje stanje skladno s preteklimi načrti, z operativnimi načrti, ali je skladno z nalogi in na tak način ugotavljamo odmike (Turk, Kavčič, Novak 1998, str. 49). Računovodski nadzor obsega načrt organizacije in postopke ter zapise o zavarovanju premoženja in zanesljivosti finančnih zapisov z namenom zagotoviti, da se (Sawyer et al 2003, str. 62):

• transakcije izvršujejo v skladu s splošno ali specifično avtorizacijo managementa, • transakcije shranjujejo za (1) izdelavo finančnih poročil v skladu s splošno

sprejetimi računovodskimi principi ali katerimi koli drugimi kriteriji v zvezi s takšnimi poročili ter (2) izvaja odgovornost za premoženje,

• omogoči dostop do premoženja samo z avtorizacijo managementa, • zabeležena odgovornost za premoženje v razumnih intervalih primerja z dejanskim

stanjem in ustrezno ukrepa v primeru neujemanja. 2.4.1 Vrste notranjih računovodskih kontrol Sistem notranjega kontroliranja sestoji iz splošnih in računovodskih notranjih kontrol. Poslovodstvo uvede notranje kontrole v poslovne procese tam, kjer obstaja verjetnost nastanka napake ali nepravilnosti. Kadar notranje kontrole opisujemo glede na njihovo vlogo v organizacijskemu ustroju, jih pogosto razčlenjujemo na širše vrste splošne notranje kontrole, notranje računovodske kontrole, temeljne in vodstvene (nadzorne) kontrole.

17

Koletnik navaja (2002, str.184): «Splošne notranje kontrole se nanašajo na organizacijo poslovanja, informacijsko in ostalo tehnologijo dela ter na notranje revidiranje. Pomembno je upoštevati načelo razmejitve dolžnosti, ki pravi da noben zaposlenec ali oddelek naj ne obvladuje z vsemi fazami poslovne operacije. Vsaka organizacija mora imeti pooblastilo, začetek, odobritev, izvršitev in zapis.« Splošne notranje kontrole posredno vplivajo na točnost, pravilnost, zanesljivost in zakonitost izkazovanja podatkov v računovodskih evidencah in računovodskih izkazih, zato jim v naši diplomski nalogi ne bomo posvečali pozornosti. Notranje računovodske kontrole Te notranje kontrole so povezane z računovodskim sistemom in z njimi dosegamo naslednje cilje (Koletnik 2002, str. 183):

• poslovni dogodki se izvajajo v skladu s splošnimi in posebnimi odobritvami poslovodstva;

• vsi poslovni dogodki se takoj knjižijo v pravilnih zneskih in to na ustreznih kontih in v okviru obračunskih obdobij, v katerih so potekali, da bi lahko pripravili potrebne računovodske informacije v okviru sprejetih računovodskih pravil in zagotovili odgovornost za sredstva;

• dostop do sredstev je dovoljen izključno na podlagi ustrezne odobritve poslovodstva;

• evidentirana odgovornost za sredstva se v smiselnih časovnih presledkih usklajuje z obstoječim stanjem sredstev; če pride do razlik se ustrezno ukrepa.

Naštete cilje bomo dosegli s potrebnimi postopki, kot so:

• preverjanje računske točnosti evidenc, • zagotavljanje usklajevanja običajnih postopkov urejanja sintetičnih kontov in

poskusnih bilanc, • odobravanje in kontroliranje listin, • primerjanje z zunanjimi viri informacij, • primerjanje izidov štetja gotovine, vrednostnih papirjev in zalog z računovodskimi

evidencami, • omejevanje neposrednega fizičnega dostopa do sredstev in evidenc ter • primerjanje uresničenega s predračunom.

Notranje računovodske kontrole delimo na temelje in vodstvene (nadzorne) ali kontrole delovanja temeljnih kontrol. Temeljne kontrole Temeljne kontrole obsegajo kontrolne postopke, ki so neposredno povezani s poslovnimi dogodki in jih razvrščamo na (Koletnik 2002, str. 185)

• kontrole pravilnosti podatkov, • kontrole popolnosti obdelave podatkov in • kontrole ponovnega opravljanja postopkov.

18

Oblike kontrole pravilnosti podatkov kot temeljne kontrole pri posamičnih poslovnih spremembah je odobritev, katere namen je, da se izvršijo le tiste poslovne spremembe, ki so pravno veljavne in pravilno odobrene v skladu z veljavnim računovodskim sistemom in sistemom notranjih kontrol. Te kontrole se izvajajo tako, da delavec, ki je pooblaščen za odobravanje, kontrolira in ocenjuje predloženo poslovno spremembo glede na možnosti, ki jih predpisujejo zakoni, sklepi organov upravljanja in druga dogovorjena merila. Kontrola pravilnosti podatkov se opravlja tudi s pomočjo kontrolnih postopkov primerjanja na takšen način, da se pravilnost enega podatka oz. zneska ugotavlja z njegovim primerjanjem ali usklajevanjem z drugim, neodvisno pridobljenim podatkom zunaj podjetja. Kontrole popolnosti obdelave podatkov zagotavljajo, da so vsi podatki o nastalih poslovnih spremembah zajeti in tudi dejansko evidentirani v računovodskih izkazih. Te kontrole praviloma zajemajo (Menard et al, 1994, str. 19-20):

• kontrolo številčenja poslovnih listin, • popolnost obdelave s pomočjo kontrolnega zbira oz. vsote in • kontrolo nad neobdelanimi dokumenti (kontrolo nad odprtimi postavkami).

Kontrola številčenja poslovnih listin je ena najpogostejših in najučinkovitejših kontrol, če se vsi dokumenti oštevilčijo v trenutku njihove izstavitve, ali še bolje, pred nastankom poslovne spremembe. To je razlog, da so vse listine oštevilčene v zaporedju, kar pomeni, da ima vsak dokument svojo številko. Delovanje omenjene kontrole se opravlja tako, da se preverja, ali je vsak izmed oštevilčenih dokumentov končal predvideno pot in ali je tudi knjižen. V podjetju naj bi bili sistemsko vgrajeni kontrolni postopki, ki občasno preverjajo nepretrgan niz oštevilčenih dokumentov ter ugotavljajo vzroke, ki so botrovali, da nekateri dokumenti niso obdelani (knjiženi). Tovrstna kontrola je običajno primerna v računovodskih sistemih z računalniško obdelavo podatkov. Kontrola popolnosti obdelave podatkov s pomočjo kontrolnega zbira oz. vsote deluje tako, da na enem ali na več mestih računovodskega zajemanja podatkov primerjamo vsoto posameznih podatkov pred in po končani obdelavi. S to kontrolo je zagotovljeno zgolj ugotavljanje razlik v številu obdelanih dokumentov v različnih fazah obdelave, katere pa je potrebno razčistiti. Na primer v dvostavnem knjigovodstvu mora imeti vsaka vknjižba protivknjižbo, kar pomeni, da mora biti vsota na debetni stran enaka vsoti na kreditni strani Kontrola nad neobdelanimi dokumenti ali odprtimi postavkami zagotavlja popolnost obdelave in evidentiranja dokumentov, kar je razlog, da je ena izmed najpomembnejših in najpopolnejših kontrol pravilnosti podatkov. Takšne evidence se običajno vodijo kot nek dosje, v katerega se vlagajo posamezne knjigovodske listine, ki se v njem hranijo tako dolgo, dokler se vanje ne vloži druga knjigovodska listina, s katero se prvotno vložena listina primerja in kompletira. S kontrolami ponovnega opravljanja postopkov označujemo določene postopke, s katerimi delavec ponovno opravi pregled nad izvirnimi podatki (npr. s prenosi podatkov z ene listine na drugo, z enega nosilca podatkov na drugega ipd.), ki jih je pred njim že opravil drug, za to pooblaščen delavec. Tovrstne kontrole so zamudne, vendar pa kljub

19

temu učinkovite. Gre za preverjanje točnosti zneskov in pravilnega kontiranja, ko je dogodek oziroma listina že evidentirana. Vodstvene (nadzorne) kontrole Vodstvene (nadzorne) kontrole ali kontrole delovanja temeljnih kontrol predstavljajo organizacijski okvir za vse načrte, usmeritve, postopke in praktično izvajanje del, ki so jih zaposleni dolžni opraviti, da omogočijo doseganje zastavljenih ciljev organizacijske enote. Vzpostavitev notranjih kontrol je odgovornost vodilnih, ki tudi spremljajo in razvijajo sistem notranjih kontrol. Tako je notranja revizija sestavni del sistema vodstvenih kontrol in vrednoti kontrolne sisteme (Maher 2000, str.51). Po Evropskih smernicah bi vodstvo institucije moralo zagotoviti:

• gospodarno, učinkovito in uspešno doseganje ciljev, • zagotavljanje delovanja skladno z zakonodajo in pravili sploh ter z danimi

politikami usmeritev, • varovanje sredstev in informacij, • preventive in zaščito pred prevarami in zmotami ter • kakovost računovodenja in pravočasno izdelane ter zanesljive finančne in

računovodske informacije. Za doseganje naštetih ciljlev pa se uporabljajo tudi naslednje vrste vodstvenih kontrol (Menard et al., 1994, str. 22): Razmejenost dolžnosti - s čimer razumemo opredelitev in razdelitev nalog in opravil na način, ki preprečuje, da bi bil kakšen posel v celoti v pristojnosti ene same osebe. To pomeni, da so odobravanje skupnih poslov, izvajanje kontrolnih postopkov, ko so posli opravljeni, nadziranje teh postopkov, ravnanje s sredstvi in vzdrževanje evidenc, ki se nanašajo na sredstva, zaupani različnim osebam. Zaradi takšne razporeditve dela se namreč zmanjša tveganje, da bi prišlo do napak in nepravilnosti v izkazovanju postavk v računovodskih izkazih ter prevar oz. skrivanja nepravilnosti. Materialna odgovornost - opravlja funkcijo preventivnega delovanja in preprečitve dejanj, ki niso v skladu s predpisanimi zakoni in pravili družbe. Zato je nujno, da so v sistemu delovanja družbe vgrajene kontrole, ki to preprečujejo. Hkrati pa omejujejo in preprečujejo rokovanje z določenimi sredstvi, listinami, podatki in so običajno pogostejše pri bolj likvidnih sredstvih, ki se najlaže uporabijo za osebno porabo. Nadziranje - je vgrajeno v računovodski sistem in opravlja nadzor nad pravilnostjo in točnostjo dela zaposlenih, ki opravljajo temeljne kontrolne postopke. Zaporedno in stopenjsko nadziranje zmanjšujeta tveganje, da se računovodski in kontrolni postopki ne bi izvajali tako, kakor je predvideno. Hkrati pa zagotavlja pravočasno odkrivanje napak in ima velik vpliv na kakovost poslovnih knjig. Z učinkovitim nadziranjem se lahko zaposleni, ki delajo na področju računovodstva in kontrolnih postopkov, usmerjajo, da:

• opravijo potrebne spremembe, ko se pojavijo nove vrste poslov, • popravijo odkrite napake in • spremljajo odkrite pomanjkljivosti.

20

2.5 Ustroj notranjih kontrol v procesu knjigovodenja COSO (Comitee of Sponsoring Organisation) definira interne kontrole kot proces, ki ga izvršujejo uprava, management ter ostali zaposleni po njihovih navodilih z nalogo izpolniti kontrolne cilje ob upoštevanju (Romeny et al 1997, str 433):

• uspešnosti in učinkovitosti delovanja, • zanesljivosti finančnih poročil ter • skladnost z ustreznimi zakoni in predpisi.

Kontrolni postopki zasledujejo različne cilje in se uporabljajo na različnih organizacijskih ravneh in področjih obdelave podatkov. Lahko so vgrajeni v posamične elemente kontrolnega okolja in računovodskega sistema. Na splošno jih lahko razvrstimo v naslednje skupine:

• ustrezno odobravnaje poslovnih dogodkov in aktivnosti, • delitev dolžnosti, ki zmanjšuje priložnost, da bi ista oseba pri opravljanju svojih

nalog povzročila in prikrila napake in nepravilnosti – zato naj različne osebe odgovarjajo za odobravanje in beleženje poslovnih dogodkov in/ali za zavarovanje premoženja,

• zasnova in uporaba ustreznih dokumentov na način, ki ga zagotavlja pravilno beleženje poslovnih dogodkov, kar na primer zagotavljajo vnaprej oštevilčeni dokumenti,

• zadostni varnostni postopki v zvezi z dostopom do in uporabo sredstev, kot so na primer varovani objekti, do katerih je dostop možen le spoprejšnjo odobritvijo; enako velja za dostop do računalniških podatkov in obdelav,

• neodvisno preverjanje delovanja in pravilnosti vrednotenja, kot so pisarniška preverjanja, usklajevanja, primerjave fizičnega stanja sredstev s knjigovodskim stanjem, računalniško programirane kontrole, ravnateljsko preverjanje poročil (na primer starost terjatev), ter uporabniško preverjanje računalniško pripravljenih poročil.

Te kontrole se morajo nanšati na denarna sredstva, naložbe, prihodke in terjatve, nabave in obveznosti, nagrajevanje zaposlencev – plače (Perner 2000, str. 339). Po definiciji COSO, notranje kontrole sestavlja pet medsebojno povezanih elementov (Romeny et al 1997, str.433):

• kontrolno okolje, • ocena tveganja, • kontrolne aktivnosti oziroma delovanje kontrol, • informiranje in komuniciranje, • spremljanje delovanja notranjih kontrol – monitoring.

Kontrolno okolje predstavlja vse dejavnike v katerih se izvajajo procesi dela. V našem primeru gre za kontrolno okolje v katerem se izvaja proces knjigovodenja. Seveda pa se proces knjigovodenja in kontrole, ki so vgrajene v sam proces, prepletajo s filozofijo, stilom vodenja, organizacijskim sestavom in drugim.

21

Bistvo vsakega poslovanja je v ljudeh – njihovih individualnih lastnostih, integriteti, etičnih vrednotah in sposobnostih – in v okolju v katerem delujejo. Ljudje so motor, ki poganja organizacijo, ter so temelji, na katerih vse sloni. Takšno kot je razumevanje ravnateljstva in njihov odnos do notranjih kontrol, takšen imajo odnos do kontrol tudi zaposleni na nižjih ravneh. Torej je kontrolna zavest zaposlenih tisti pomemben dejavnik, ki vzpodbuja učinkovito delovanje notranjih kontrol. Dejavniki kot jih navajata Taylor in Glenzen (1996, str. 362) so:

• organizacijski ustroj, • način razmišljanja in delovanja ravnateljstva, • delovanje upravnega sveta in revizijskega odbora, • metode ravnateljskega obvladovanja poslovanja, • metode odločanja o osebju ter • kontrolna zavest.

Tveganja prihajajo tako znotraj kot zunaj organizacije, s katerimi pa se srečuje vsaka organizacija, saj so le-ta povezana z uspehom. Organizacija se mora zavedati in soočiti z nevarnostmi, ki ji grozijo. Določiti mora cilje v vseh dejavnostih in ustvariti mehanizme zaznavanja nevarnosti, ki lahko ogrozijo doseganje ciljev. V ta namen se vzpostavijo notranje kontrole v vseh dejavnostih organizacije. Z notranjimi kontrolami, se zaznajo, identificirajo in analizirajo možne nevarnosti oziroma tveganja (Romeny et al, str 433). V procesu knjigovodenja prihaja do več tveganj kot so:

• tveganje napačnih navedb na računu, ki lahko izhaja iz zunanjega ali notranjega okolja,

• tveganje, da pride do napačnega knjiženja v glavno knjigo, • tveganje zlorabe in poneverbe pooblastil, • tveganje kraje npr. pri blagajniškem poslovanju v primeru, da delo ni razmejeno, • odtujitev osnovnih sredstev, itd..

Pri tem velja načelo: likvidnejše je sredstvo, večje je tveganje njegove poneverbe oziroma nezakonite prisvojitve. Ta naraščujoč faktor tveganja pa lahko odtehta le učinkovita notranja kontrola. Z vzpostavljenimi notranjimi kontrolami in njihovim učinkovitim delovanjem povzročimo, da so ta tveganja majhna oziroma se popolnoma izničijo. O teh kontrolah bomo govorili v nadaljevanju, saj predstavljajo bistvo našega dela. Kontrolne aktivnosti predstavljajo postopki in metode s katerimi se zagotavljajo notranje kontrole. Z njimi lahko zmanjšamo prej našteta tveganja v procesu knjigovodenja. Ti kontrolni postopki so neposredno ali posredno vključeni v proces. Neposredno kontrolo izvajajo osebe v knjigovodstvu poleg ostalih knjigovodskih nalog. Govorimo o :

• predhodni, • tekoči in • naknadni kontroli.

22

Preventivni ukrepi – predhodna kontrola - so namenjeni odkrivanju težav, preden le-te nastanejo. Učinkoviti preventivni ukrepi so: zaposlovanje visoko usposobljenega računovodskega osebje, ustrezno določene dolžnosti zaposlenih, ter učinkovit nadzor fizičnega dostopa do premoženja, dokumentacije in informacij. Ker s preventivnimi ukrepi ne moremo preprečiti vseh potencialnih težav, potrebujemo postopke odkrivanja – tekoča kontrola, ki odkrijejo težave, ko le-te nastanejo. Primeri postopkov odkrivanja so dvojne kontrole kalkulacij in poravnav ter preizkusne mesečne bilance. Popravni ukrepi – naknadna kontrola - odpravijo težave, ki jih odkrijemo s postopki odkrivanja. Vključujejo postopke, ki (1) odkrijejo vzrok težave, (2) popravijo nastale napake in težave, ter (3) spremenijo sistem tako, da je možnost ponovnega nastanka enakih težav minimalna ali nemogoča. Primeri popravnih postopkov so izdelava varnostnih kopij pomembnih prenosov in pomembnih podatkov, ter upoštevanje postopkov za popravek napačnih vnosov, kakor tudi ponovno posredovanje podatkov o transakcijah za nadaljnjo obdelavo (Romeny et al 1997, str. 430). O predhodni, tekoči in naknadni kontroli Koletnik pravi (2002, str.103):«Pri slehernem delu je potrebno začeti z delovnimi operacijami na zbranih ali celo že delno obdelanih podatkih. Te je potrebno najprej preveriti, ugotoviti njihovo dotedanjo pravilnost, in nato sledi vmesna kontrola, ko oseba v knjigovodstvu sama sebe preverja po sleherni vmesni fazi dela. Na koncu vseh zadanih nalog presodi opravljene naloge in preda učinke svojega dela drugim udeležencem v procesu obravnavanja podatkov in izdelovanja informacij.« Neposredna računovodska kontrola je redna in se izvaja v sledečih fazah:

• kontrola v fazi sestavljanja listin, • kontrola v fazah procesiranja podatkov in • kontrola v fazah oblikovanja in posredovanja informacij.

Posredna kontrola velja za občasno kontrolo, ki jo izvaja poklicni nadzornik in vodja knjigovodskih služb, ki usmerjajo in uravnavajo knjigovodske procese. To so vodje posameznih knjigovodstev in glavni knjigovodja, ki skrbijo za neoporečno knjigovodenje. Pri tem gre za sledeče kontrole (Koletnik 2002, str.104):

• kontrola vzpostavitve in delovanja neposrednih kontrol in • kontrola analitičnih in sintetičnih evidenc ter letna inventura.

Na splošno pa spadajo kontrolni postopki v eno izmed pet kategorij (Romeny et al 1997, str. 435-439):

• ustrezna avtorizacija transakcij in dejavnosti, • določanje dolžnosti, • izdelava in uporaba ustreznih dokumentov in zapisov, • ustrezna zaščita dostopa in uporabe premoženja in zapisov in • neodvisno preverjanje delovanja.

Avtorizacija je pogosto potrjena s podpisom, inicializacijo ali vnosom avtorizacijske kode dokumenta ali zapisa, ki potrdi izvršitev dejanja. Računalniški sistemi si lahko shranijo digitalni podpis, kar pomeni, da se dokument označi s podatki, ki jih ni možno ponarediti. Zaposleni, ki izvršijo dejanje morajo preveriti prisotnost ustrezne avtorizacije.

23

Dober notranji nadzor zahteva, da se nobenemu zaposlenemu ne da preveč odgovornosti. Zaposleni ne bi smel biti v situaciji, ko lahko izvede in zamolči prevaro ali nenamerne napake. Učinkovito ločevanje dolžnosti zahteva ločitev naslednjih funkcij: avtorizacija, kot že navedeno, vključuje odobritev transakcij in odločitev;

• zapisovanje vključuje pripravo virov dokumentov; vodenje knjigovodskih poslovnikov in pripravo poročil o delovanju;

• nadzor je lahko direkten, na primer nadzor denarja ali skladišča inventarja, ali indirekten, na primer prejemanje čekov strank po pošti ali pisanje čekov na račun organizacije.

Z modernimi informacijskimi sistemi lahko računalnik pogosto programiramo tako, da izvaja več omenjenih dejavnosti, v bistvu, zamenja zaposlenega. Bistvo ločevanja dolžnosti ostaja enako, edina razlika je, da naloge opravlja računalnik in ne človek. V sistemu, kjer je ločevanje nalog učinkovito rešeno, je zaposlenim zelo težko uspešno izvršiti poneverbo. Težje je odkriti poneverbo v primerih, ko več ljudi skupaj poskuša obiti nadzor. Ustrezna oblika in uporaba dokumentov in zapisov pomaga zagotoviti natančno in popolno zapisovanje vseh pomembnih podatkov o transakcijah in dogodkih. Oblika in vsebina zapisov bi morala biti čim bolj enostavni, da bi olajšala ohranjanje zapisov, zmanjšala možnost napak shranjevanja, ter olajšala revizijo in preverjanje. Dokumenti s podatki o transakcijah, bi morali vsebovati mesto za avtorizacijo. Dokumenti, ki se uporabljajo za prenašanje premoženja nekomu drugemu, bi morali vsebovati mesto za podpis prejemnika. Da bi zmanjšali verjetnost prevar, ki bi jih zagrešili nepošteni zaposleni, bi bilo potrebno vse dokumente predhodno oštevilčiti. Ohranjanje zapisov mora biti dobro koordinirano, da olajša iskanje individualnih transakcij. Dobra računovodska kontrola olajša popravljanje napak in preverjanje izdatkov. Ko ljudje razmišljajo o zavarovanju premoženja, večinoma razmišljajo o denarnem in fizičnem premoženju, kot na primer inventar in oprema. Vendar pa so dandanes najpomembnejše premoženje podjetja njegove informacije. Zato je zelo pomembno, da ima organizacija v svojih pravilih določeno, kdo ima lahko dostop do določenih informacij. Vsaka aktivnost organizacije deluje na dveh ravneh, znotraj dveh sistemov. Eden je proizvodni sistem, ki je namenjen doseganju cilja npr. proizvesti 100 izdelkov ob upoštevanju stroškov, kvalitete in načrta proizvodnje. Drugi je nadzorni sistem, ki nadzoruje proizvodni sistem. Sestavljen je iz postopkov, pravil in navodil, ki skrbijo, da so izpolnjeni cilji proizvodnega sistema. Nadzor zviša verjetnost doseganja ciljev managementa. Informiranje in komuniciranje – sistema sta v tesni povezavi s kontrolno dejavnostjo. Sistem informiranja in komuniciranja omogoča ljudem, ki delujejo v organizaciji, da pridobivajo in izmenjujejo informacije, ki jih potrebujejo za upravljanje, izvajanje in nadzorovanje delovanja. Izraz informacija se nanaša na računovodski sistem, ki vključuje metode in zapise, ki se uporabljajo pri dokumentiranju, obdelavi, združevanju in poročanju o poslovnih dogodkih ter prav tako za ohranjanje odgovornosti za premoženje, obveznosti in kapital podjetja.

24

Računovodski sistem z vzpostavljenimi kontrolami, se mora osredotočiti na zavarovanje premoženja in preverjanje natančnosti in zanesljivosti računovodskih podatkov. Obveznost managementa je zagotavljanje, da računovodski sistem meri, obdeluje in sporoča finančne podatke od poslovnih dogodkov do uporabnikov teh podatkov kot so potencialni investitorji in kreditorji (Romeny et al 1997, str.433). Skozi primerno oblikovan in izvršen kontrolni postopek, bo imel management več zaupanja, da je premoženje podjetja zavarovano in da so obdelani računovodski podatki iz računovodskega sistema resnično zanesljivi. Komuniciranje je pomembno, saj zagotavlja zaposlenim, da razumejo, kaj je posameznikova vloga in odgovornost, ki se nanaša na notranje kontroliranje. Z odprtimi komunikacijskimi kanali, bo vsaka izjema poročana managementu in takoj odpravljena. Spremljanje delovanja notranjih kontrol – monitoring Gre za proces, ki oceni učinkovitost notranjih kontrol, ki učinkujejo čez čas. Vključuje ovrednotenje oblikovanja in delovanja kontrol pravočasno in sprejema popravljalne ukrepe, ko določena kontrola ne deluje primerno. Management podjetja je odgovoren, da zagotovi primerno izvajanje kontrol. To pa že zahteva vključitev notranje revizije, ki ocenjuje delovanje notranjih kontrol. Pri tem pa se seveda pojavi problem, saj občine takšnega nadzora še nimajo vpeljanega. V naši diplomski nalogi bomo poudarili kontrolne postopke, ki so vpeljani v proces knjigovodenja. Osnovo za takšno kontrolo pa predstavljajo podatki, ki odražajo poslovne dogodke in pojave. Vir podatkov sta računovodska in operativna evidenca. Na kakovost podatkov vplivata način prebiranja podatkov in vestnost oseb. Računovodski podatki so povezani s kontrolo ciljev ali meril pri odločanju. Za pripravo informacij, računovodstvo evidentira in spremlja vse dogajanje v podjetju. Računovodsko nadziranje je sprotno kontroliranje knjigovodskih listin in poslovnih knjig, ki mora biti organizirano tako, da v teku normalnega dela odkriva nespoštovanje notranjih in zunanjih predpisov, zlorabe in poneverbe, s tem pa vpliva tudi na njihovo preprečevanje. Z vgrajenimi računovodskimi kontrolami so mišljeni postopki v zvezi s kontroliranjem (Turk et al 1994, str.49):

• knjigovodskih listin, • urejevanjem in obdelovanjem knjigovodskih podatkov v poslovnih knjigah ter • sestavljanjem obračunskih poročil

2.5.1 Notranje kontrole knjigovodskih listin Vsaka knjigovodska listina mora biti pred knjiženjem prekontrolirana, da je ugotovljena pravilnost, resničnost in zakonitost same listine in nastalih sprememb, ki jih odraža. Notranje kontrole knjigovodskih listin bomo razdelili v tri skupine:

• formalno kontroliranje, • vsebinsko kontroliranje in • računsko kontroliranje.

25

Formalno kontroliranje knjigovodskih listin »Knjigovodska listina mora na nedvoumen način pokazati poslovno spremembo in imeti mora vse potrebne podatke za knjiženje. Vsako listino mora pooblaščena oseba pred izročitvijo knjigovodstvu prekontrolirati.« opredeljuje knjigovodske listine Koletnik (2002, str 104). Pomembno vlogo igra odobritev listine s strani odredbodajalca, ki ga imenuje poslovodstvo. S svojim podpisom na listini jamči za verodostojnost, resničnost in pravilnost knjigovodske listine ter nastanek poslovnega dogodka. Preden jo podpiše preveri ali je lisitna sestavljena ob nastanku poslovnih sprememb in ima vse potrebne sestavine, kot jih zahtevajo strokovna načela in standardi ter zunanji in notranji predpisi. Ko je knjigovodska listina opremljena z vsemi potrebnimi sestavinami in je na njej opravljena kontrola, prispe v knjigovodstvo. Tudi v tem oddelku se ponovno opravi kontrola knjigovodske listine pred knjiženjem in se ugotovi ali listina izpolnjuje vse pogoje kot jih zahtevajo načela, standardi in zunanji ter notranji predpisi. Vsebina knjigovodske listine mora biti jasna iz nje mora biti razvidno na kaj se listina nanaša in kakšen poslovni dogodek povzroča. Prav tako mora preveriti ali ima vse priloge kot npr. naročilnica, dobavnica, ali so podatki na prilogah identični s podatki na računih. Nato se dogodek se vpiše v poslovno knjigo. Vsebinsko kontroliranje knjigovodskih listin Z vsebinsko kontrolo se ugotavlja ali se stanja iz knjigovodske listine ujemajo z dejanskim stanjem. Na primer pri nabavi določenega materiala skladiščnik ob prejemu materiala, preveri nabavljeno zalogo z zalogo, ki je navedena na dobavnici. Vsebinska kontrola se opravlja v drugih oddelkih in ne v knjigovodstvu. Kasneje pa je je zopet potrebno opraviti primerjalno kontrolo podatkov na dobavnici s podatki na prejetem računu. Ta kontrola pa se vrši v računovodstvu in sicer je to zopet formalna kontrola. Obraten postopek poteka pri izdaji določenega blaga iz skladišča in izdaji računa. Računska kontrola knjigovodskih listin Računska kontrola je v bistvu ponovno preračunavanje podatkov na knjigovodski listini. V primeru preračunavanja v tujo valuti in obratno, dobro je opraviti tudi računsko kontrolo obračunanega davka na listini, ponovno zmnožiti količini in cene, opraviti seštevke določenih storitev idr. Računska kontrola je potrebna predvsem zato, da se podatki, ki se kasneje knjižijo v poslovne knjige, ne razlikujejo od dejanskega stanja. Računska kontrola preprečuje vnos nepravilnih vrednosti iz knjigovodskih listin v poslovne knjige. 2.5.2 Računovodsko nadziranje poslovnih knjig Poslovne knjige sestavljajo konti, ki vsebujejo računovodske podatke. S formalnimi, vsebinskimi in računskimi kontrolnimi postopki se zagotavlja, da so evidentiranje, obdelovanje, povzemanje in sporočanje računovodskih podatkov na teh kontih v skladu z zakoni, pravili in standardi. Zagotavljati morajo, da knjiženi poslovni dogodki tudi dejansko obstajajo.

26

V računalniško razvitem sistemu je vsa knjigovodska evidenca vodena v obliki računalniškega zajemanja podatkov iz knjigovodskih listin. Poslovni dogodki, ki vstopajo v računalniško obdelavo morajo biti popolni, točni in veljavni. Vsak poslovni dogodek, ki vstopi v sistem, mora biti evidentiran in resnično računalniško obdelan. Tako se vsaka knjigovodska listina, ki vstopi v obdelavo, računalniško oštevilči (Drobnič et al 1996, str. 38). Seveda pa je pri tem potrebno imeti kontrolo, da se listina ne evidentira dvakrat. Takšna kontrola je lahko vgrajena v računalniški program, ki na to opozori. Na primer: prejet račun, ki se računalniško evidentira v knjigo prejeti računov ima določeno številko računa. Če se ta številka ponovno vpiše, računalnik opozori, da račun s to številko že obstaja. Kontroliranje poslovnih knjig je bolj naknadne kot sprotne narave. S tem mislimo na kontroliranje ob koncu dneva, ob koncu meseca in ob koncu leta. Vendar pa je lahko kar nekaj kontrolnih postopkov vgrajenih že v sam računalniški sistem, ki pa se lahko vršijo sprotno. Na primer knjiženje se opravi že ob samem vnosu računa. Pri tem niti ni potrebna posebna odobritev računa pred vnosom, saj je bila odobrena že naročilnica, ustrezni programski postopki pa zagotavljajo primerjanje naročilnic s prevzemnicami in nato prevzemnice s prispelimi računi. Potem, ko računalnik primerja in sestavi zbir prometa (oblikuje seštevke z ustreznimi vgrajenimi kontrolnimi postopki) dnevno opravi knjiženje na saldakonte dobaviteljev. Z opcijo prenos prometa pa se v interakcijskem informacijskem sistemu hkrati opravlja tudi knjiženje v glavni knjigi (Drobnič et al 1996, str. 95). Notranje kontroliranje poslovnih knjig poteka po formalnem in vsebinskem postopku. Pri formalnem kontroliranju se ugotavlja ali so knjiženja zasnovana na knjigovodskih listinah, ali je seštevek debetnega prometa enak seštevku kreditenga prometa, ali je seštevek saldov v analitični evidenci enak saldu v sintetični evidenci (Turk, Melavc 2001, str. 528 ). Ta kontrola se ponavadi uporablja mesečno in se izvede z izpisom bruto bilance. Bruto bilanca zajema bilanco stanja in bilanco uspeha za želeno obdobje, ki ga kontroliramo (lahko je mesečna ali letna). Osnovna kontrola bruto bilance so razredi. Kontrola se opravi na naslednji način:

• seštevek razredov 0 + 1 - 2 = seštevku razredov 7 - 4 + 9 ali 1- 2 = 7 – 4 ali 7-4-1(brez TRR) + 2 = stanju na TRR;

• seštevek razreda 0 mora biti enak seštevku razreda 9; • seštevek splošnega sklada na kontu 900000 mora biti enak seštevku skupin (02-

03+04-05); • najpogostejša mesečna kontrola je usklajevanje kontov časovnih razmejitev

(skupine 18 in 28) s konti terjatev do kupcev in obveznosti; • odprte obveznosti za plačila morajo biti enaka stanju na kontih skupine 18; • odprte terjatve do kupcev morajo biti enake stanju na kontih skupine 28.

27

Možna pa je še ena specifična kontrola. V računovodstvu občine je potrebno sestavljati poročila o realizaciji po funkcionalni in ekonomski klasifikaciji. Ta poročila se sproti vodijo v excelovih razpredelnicah. Kontrola se lahko opravi tudi s primerjavo kontov razreda 4 iz bilance in stolpca realizacije iz poročila, ki pa morata biti enaka. Saldi posameznih kontov se lahko preverjajo tudi dnevno in že takoj ob samem knjiženju. Ob knjiženju je namreč na zaslonu računalnika posebno okence, ki sproti prikazuje stanja kontov na katere se knjiži. Če vknjižba nima protivknjižbe, računalniški program opozori na to. Potem je tukaj lahko le še vprašanje pravilno oziroma napačno vnešenih kontov na katere se stanje knjiži. Te napake pa se ugotovijo ob usklajevanju s pomočjo bruto bilance, katere postopek smo že predstavili. S vsebinskimi kontrolami poslovnih knjig pa preverjamo (Turk, Melavc 2001, str. 529):

• knjigovodska stanja z raznimi dokazili; eno takšnih preverjanj se vrši dnevno in sicer primerjanje knjigovodskega stanja na kontu denarnih sredstev z dejanskimi stanjem, ki je razvidno iz bančnega izpiska;

• stanje gotovine po knjigovodstvu in blagajniškem dnevniku z ugotovljeno gotovino v blagajni;

• ob koncu leta pa se opravi še kontrola s popisom sredstev in z zunanjim usklajevanjem.

V SRS so določbe o popisu zapisane v standardu o računovodskem nadziranju. V SRS 28.23 je določeno, da se stanje sredstev in dolgov po poslovnih knjigah najmanj enkrat letno uskladi z dejanskim stanjem, ugotovljenim s popisom. Organizacija praviloma popiše sredstva in dolgove na koncu ali čim bliže koncu poslovnega leta. Stanje v poslovnih knjigah mora biti usklajeno z opravljenim popisom sredstev in obveznosti do virov sredstev. Zunanje usklajevanje poteka s pošiljanjem IOP obrazcev. To so obrazci odprtih postavk dobaviteljev in kupcev. Ta kontrola je lahko prav tako zelo uporabna in učinkovita, saj se na tak način usklajujejo stanja med poslovnimi partnerji. Učinkovita je tudi zato, ker se z njimi lahko ugotovijo razlogi za neplačane račune, ki so se lahko izgubili, so bili napačno knjiženi ali pa celo zlorabljeni. V primeru te kontrole je možnost zlorabe zelo majhna, če ne ničelna. 2.5.3 Računovodsko nadziranje obračunov Koletnik (2002, str. 106) navaja, da med kontrole pri izdelovanju obračunskih poročil spadajo vsebinska pravilnost poročil, kontrola kakovosti izbranih podatkov, ki jih uporabimo pri izdelavi poročila, kontrola posameznih faz izdelave poročila in na koncu še kontrolo oddaje poročila prejemniku. Ob koncu leta morajo tudi neposredni proračunski uporabniki svoje dosežene rezultate prikazati v računovodskih izkazih. Podatki, ki jih vsebujejo morajo izkazovati zanesljive, popolne in resnične informacije iz katerih je razvidno dejansko stanje poslovanja. Za doseganje tega cilja, mora imeti knjigovodstvo vzpostavljene notranje kontrole tudi ob samem izdelovanju oziroma pripravi računovodskih izkazov. Vendar pa, kot smo že

28

omenili, je knjigovodstvo zasnovano na razvitem računalniškem sistemu. Tako se podatki računalniško obdelajo in oblikujejo v računovodske izkaze. Zato so veliko pomembnejše kontrole na predhodnih stopnjah obdelovanja podatkov. Možna je kontrola kontov iz bruto bilance s primerjanjem kontov po funkcionalni in ekonomski klasifikaciji. 2.6. Ugotovitve iz teoretičnih izhodišč Občine so osebe javnega prava in kot take podrejene javnopravnemu urejanju finančnega poslovanja in vodenja računovodstva. Proračunsko računovodstvo občine je v bistvu usmerjeno v spremljanje delovanja občine, ki se odraža na podlagi sprejetega proračuna. Knjigovodstvo proračuna temelji na ekonomski klasifikaciji javnofinančnih tokov in na enotnem sistemu kontnega načrta, ki določa način knjiženja javnofinančnih tokov. Organizirano je po načelu plačane realizacije. Odhodki oziroma prihodki se od nastanka poslovnega dogodka, ki je podlaga za njihovo izkazovanje, do izpolnitve pogojev za pripoznavanje izkazujejo kot posebna postavka časovnih razmejitev – neplačanih odhodkov oziroma prihodkov. Ob poravnavi obveznosti oziroma terjatev, pa se obremeni ustrezen odhodek oziroma prihodek Ne glede na to za kakšen računovodski sistem gre, v javnem ali zasebnem sektorju, pa je le ta uspešen, če so podatki ustrezno zbrani in obdelani ter predstavljeni v računovodskih izkazih. Podatki, ki se zbirajo in obdelujejo v računovodstvu, morajo biti točni in popolni, kar pa lahko zagotovi le učinkovit sistem notranjih kontrol. Vsaka organizacija ima lahko vzpostavljen sistem notranjih kontrol, vendar pa je, ne glede na katerem področju ga izvaja, zelo pomembno kakšen odnos ima ta organizacija oziroma poslovodstvo do njihovega delovanja. S pozitivnim odnosom do delovanja notranjih kontrolo, s čimer mislimo na neposredno vključevanje notranjih kontrol v delovni proces in njihovo upoštevanje, bo zagotovljeno, da so vsi podatki o nastalih poslih, ki morajo biti vsebovani v računovodskih evidencah, tudi dejansko evidentirani. Če je odnos poslovodstva do notranjih kontrol pozitiven, potem bodo zaposleni na nižjih ravneh kontrolam pripisali večji pomen in jih aktivno vključili v svoj delovni proces. Kontrole bodo pokazale tudi učinek. V nasprotnem primeru lahko pride do razhajanj; na primer med knjigovodskim in dejanskim stanjem oziroma do razhajanj pri delovanju notranjih kontrol. V knjigovodstvu mora biti vsaka dejavnost oziroma proces odobren s strani pooblaščenega osebja, vsak izvršen dogodek mora biti v skladu s pravili in zakoni (tako zunanjimi kot notranjimi), evidentiranje in knjiženje poslovnih dogodkov mora biti točno in pravilno, delovni postopki morajo biti razmejeni med zaposlenimi tako, da med delovnim procesom nadzorujejo drug drugega. Za izpolnitev vseh teh ciljev, pa je potreben učinkovit sistem notranjih kontrol. Zato sta računovodski funkciji nadziranja in knjigovodenja med seboj zelo povezani. Brez notranjih kontrol knjigovodstvo ne daje popolnih, verodostojnih in resničnih informacij, torej ne uresničuje svojega cilja. Notranje kontrole je potrebno vključiti že na samega začetku, ko določena knjigovodska listina prispe v podjetje, med obdelovanjem te listine v poslovnih knjigah in tudi pri izdelovanju končnih izsledkov knjigovodstva – računovodskih izkazov. Zato so potrebne kontrole, s katerimi se storjene nepravilnosti preprečujejo (avtorizacija listin, ločevanje dolžnosti), odkrivajo (naknadne kontrole; npr. kontrole po knjiženju z

29

usklajevanjem dejanskega in knjižnega stanja) in popravljajo, ko so bile odkrite. Vendar pa različnih vrst notranje kontrole, ne glede na to, kako so organizirane ali opredeljene, ne smemo upoštevati kot možnost izbire med njimi, saj se morajo medsebojno dopolnjevati. Vsaka vrsta kontrole ima prednosti in pomanjkljivosti, tako da moramo pri organizaciji uspešne notranje kontrole uporabiti kombinacijo raznih vrst ter na ta način izravnati njihove pomanjkljivosti.

30

3 RAČUNOVODSKO NADZIRANJE V OBČINI SLOV. BISTRICA 3.1 Predstavitev občine Slovenska Bistrica Občina Slovenska Bistrica je ustanovljena na osnovi Zakona o lokalni samoupravi in Zakona o ustanovitvi občin ter o določitvi njihovih območij. Občina Slovenska Bistrica je med največjimi v Sloveniji, saj meri 336 km2 in šteje približno 29.800 prebivalcev. Zavzema pet naravnih območij: Polskavsko dolino, Ložniško dolino, Pohorje in Dravinjsko dolino ter ožje bistriško območje. Upravno in kulturno središče je mesto Slovenska Bistrica. Proračunski uporabniki Občine Slovenska Bistrica Proračunske uporabnike občine delimo na neposredne in posredne uporabnike občinskih proračunov. Neposredni uporabniki so organi občin in občinska uprava, ker se financirajo neposredno iz občinskega proračuna. Prav tako so neposredni uporabniki tudi ožji deli občin - krajevne skupnosti. Občina Slovenska Bistrica ima 18 krajevnih skupnosti. Te so KS Črešnjevec, KS Kebelj, KS Laporje, KS Leskovec, KS Pragersko, KS Tinje, KS Pohorski Odred, KS Dr. Jagodič, KS Poljčane, KS Zgornja Ložnica, KS Zgornja Polskava, KS Spodnja Polskava. KS Šmartno na Pohorju, KS Makole, KS Alfonz Šarh, KS Vrhole Preloge, KS Impol. Posredni uporabniki občinskega proračuna pa so javni zavodi, skladi in agencije, katerih ustanovitelj je občina. Le-ti se iz občinskih proračunov financirajo posredno, preko neposrednih uporabnikov, to je občinske uprave . Organiziranost občine Slovenska Bistrica V občinski upravi so ustanovljene naslednje notranje organizacijske enote:

• urad župana, • skupne službe občinske uprave: • sektor za finance in računovodstvo, • referat za kadrovske in splošne zadeve, • referat za pravne in premoženjske pravne zadeve, • referat za zaščito in reševanje, • referat za informatiko, • občinska inšpekcija, • oddelek za družbene dejavnosti, • oddelek za okolje in prostor, • oddelek za gospodarstvo.

Organizacija občinske uprave je oblikovana tako, da se zagotavlja strokovno, učinkovito in racionalno izvrševanje nalog občinske uprave, zakonito, pravočasno in učinkovito uresnilevanje pravic, interesov in obveznosti strank in drugih udeležencev v postopkih, učinkovito sodelovanje z drugimi organi in institucijami.

31

Občinska uprava opravlja strokovne, upravne, organizacijsko – tehnične in administrativne naloge na področju:

• splošnih zadev, • normativno pravnih zadev, • upravnih zadev, • javnih financ, • gospodarskih dejavnosti, kmetijstva in turizma, • družbenih dejavnosti, • varstva okolja in urejanja prostora, • gospodarskih javnih služb in infrastrukture, • inšpekcijskega nadzorstva in občinskega redarstva, • gospodarjenje s stavbnimi zemljišči.

Občinska uprava pa opravlja tudi druge naloge iz pristojnosti občine:

• vodi upravni postopek in izdaja odločbe v teh postopkih na 1. stopnji, • vodi evidenco o upravnih stvareh, • sodeluje v upravnih postopkih, ki jih vodijo drugi pristojni organi, • opravlja druge naloge s področja upravnih zadev.

3.2 Organiziranost računovodstva v občini Slovenska Bistrica Oddelek za finance in računovodstvo mora biti organiziran v skaldu s Pravilnikom o skupnih osnovah za postopke dela finančnih služb neposrednih uporabnikov proračuna. V 4.členu je zapisano, da mora biti zagotovljeno učinkovito finančno poslovanje, preglednost, pravilnost in zanesljivost vseh evidenc premoženja, preprečevanje napak, prevar ali zlorab, varnost finančnega poslovanja, nenehen nadzor nad finančnim poslovanjem, sproten pregled nad realizacijo in analiziranje izvrševanja prejemkov proračuna in izdatkov uporabnika ter nad stanjem in zapadlostjo prevzetih obveznosti. Prav tako pa je potrebno tekoče poročati o stanju sredstev uporabnika.

Prav tako pa opravlja tudi računovodska opravila za druge uporabnike proračuna. Odelek financ in računovodstva vodi računovodstvo za neposredne proračunske uporabnike – krajevne skupnosti. Notranja organiziranost oddelka je takšna:

• vodja oddelka, • vodja knjigovodstva, • dva zaposlena, ki opravljata razna finančna in računovodska dela, • računovodja krajevnih skupnosti in • tri zaposlene, ki opravljajo knjigovodska dela.

Vodja Sektorja za finance in računovodstvo je odgovoren za vodenje in organiziranje dela sektorja, skrbi za zakonitost in racionalnost dela sektorja in nadzor nad porabo sredstev iz delovnega področja. Odgovoren je za:

• organizacijo, izvajanje in delitev dela v sektorju in koordinira z notranjimi organizacijskimi enotami občinske uprave pri pripravi in izvrševanju proračuna,

• poznavanje in skrb za pravilno uporabo veljavnih zakonov in predpisov pri poslovanju občine,

32

• skrb za stalno strokovno izpopolnjevanje v sektorju, • skrb za pravočasno in ažurno vodenje poslovnih knjig, • skrb za pravočasno sestavo vseh predpisanih obračunov, računovodskih izkazov in

poročil, • pravočasno zaključevanje poslovnih knjig, • pripravo vseh potrebnih informacij in analiz za potrebe župana.

Vodja sektorja lahko začasno zadrži izplačilo, če je v nasprotju z zakonom oziroma odlokom, s katerim se sprejme občinski proračun ter o tem takoj obvesti direktorja občinske uprave ter župana, od predlagatelja pa zahteva, da odpravi vzroke, zaradi katerih je izplačilo nezakonito. Župan določi enega ali več pooblaščenih računovodij za vodenje poslovnih knjig in izdelavo letnih poročil občinskega proračuna in neposrednih uporabnikov občinskega proračuna. Dolžnosti in odgovornosti pooblaščenega računovodje:

• vodenje poslovnih knjig za proračunske uporabnike (evidentiranje poslovnih dogodkov),

• računovodska kontrola knjigovodskih listin ter knjiženje v poslovne knjige, • priprava specifikacij zahtevkov za obveznosti proračunskih uporabnikov po

proračunskih uporabnikih, postavkah, podkontih, dnevih zapadlosti, za plače in druge osebne prejemke, za blagajno, na podlagi temeljnic, ki se pripravijo v oddelku saldakontov, stroškov dela in blagajne,

• kontrola knjigovodskih listin in odobravanje dokumentov (zahtevkov), • zbiranje podatkov o preobremenitvah, terjatvah, naložbah, OS, • najmanj dvakrat letno uskladiti analitično in sintetično evidenco osnovnih sredstev, • priprava poročil in usklajevanje s proračunskimi uporabniki, • priprava računovodskega poročila in odgovornost za pravočasno in pravilno

predložitev letnega poročila, ter odgovornost za resničnost računovodskih poročil in izkazov,

• priprava premoženjske bilance proračunskega uporabnika. Osebe, ki opravljajo dela v računovodski službi, morajo svoje delo opravljati strokovno, pravilno in pravočasno ter so za svoje delo odgovorne računovodji in vodji sektorja, ki opravljata tudi nadzor nad njihovim delom. Njihove dolžnosti so:

• sestava knjigovodskih listin, • preverjanje ustreznosti oziroma verodostojnosti knjigovodskih listin, • kontiranje, • evidentiranje in knjiženje poslovnih dogodkov, • spremljanje finančne zakonodaje in skrb za strokovno izobraževanje.

Odgovorni so: • za tekoče, redno in pravilno vodenje poslovnih knjig, • za pravilnost podatkov vpisanih v poslovne knjige na podlagi knjigovodskih listin, • za pravilnost knjigovodskih obračunov, • za ujemanje podatkov glavne knjige s podatki analitičnega knjigovodstva, • za uskladitev knjigovodskih podatkov z dejanskim stanjem, ugotovljenim pri

inventuri,

33

• za pravilnost podatkov v raznih poročilih, zaključnem računu in premoženjski bilanci,

• za pravilno hranjenje poslovnih knjig ter arhiviranje računalniških baz podatkov, ki se nahajajo pri njih.

3.2.1 Ureditev in proces knjigovodenja Notranje knjigovodske listine so tiste, ki nastajajo pri neposrednih proračunskih uporabnikih in se praviloma sestavljajo takoj ob nastanku poslovnega dogodka in na kraju poslovnega dogodka. Ločimo jih na notranje izvirne in izvedene. Notranje izvirne knjigovodske listine so:

• odredba za plačilo dotacij, subvencij in transferov, • nalog za službeno potovanje, • odločbe in sklepi, ki se nanšajo na izplačilo plač in drugih osebnih prejemkov, • reverz za prevzem in oddajo osnovnih sredstev in drobnega inventarja, • notranje računovodske listine kot so: temeljnice, nalog za knjižbo ipd.

Vsebovati morajo:

• naziv oddelka, ki listino izdaja, • številko in datum izdaje knjigovodske listine, • navedbo, na podlagi katere pravne podlage se izdaja, • vsebinski in časovni opis poslovnega dogodka, • podpis pooblaščene osebe.

Notranje izvedene knjigovodske listine pa so tiste, ki se na podlagi izvirnih knjigovodskih listin sestavijo v okviru neposrednih proračunskih uporabnikov in imajo naslednje oblike:

• nalog za plačilo, • odredba za plačilo, ki je lahko v obliki žiga, • sklep o plačilu.

Vsebovati morajo:

• naziv oddelka, ki listino izdaja, • številko in datum izdaje knjigovodske listine, • navedbo, na podlagi katere izvirne zunanje listine se izdaja in / ali navedbo, na

podalegi katere pravne podlage se izdaja, • navedbo, da je upravičenec davčni zavezanec, v kolikor je to ugotovljeno, • druge potrebne podatke, • podpis pooblaščene osebe.

Osebe, odgovorne za sestaljanje in prenašanje notranjih izvirnih knjigovodskih listin, določi župan. Zunanje knjigovodske listine so tiste, ki nastajajo zunaj občine ter služijo kot podlaga za vnašanje knjigovodskih podatkov v poslovn eknjige in kontroliranje poslovnega dogodka, ki ga listina izkazuje. Mednje štejejo:

• račun,

34

• obračunska situacija, • pogodba, • zahtevek za nakazilo sredtstev, • druge listine, ki dokazujejo poslovni dogodek.

Za podpisovanje in kontroliranje knjigovodskih listin, ki jih izdajajo zunaj računovodske službe v razmerju z drugimi, so pooblaščeni župan in vodje posameznih oddelkov. Za knjigovodske listine, ki se izdajajo v računovodski službi, pa so pooblaščeni zaposleni v oddelku za računovodstvo. Odredbe za izplačilo podpisuje odredbodajalec, ki je pooblaščen za razpolaganje s sredstvi uporabnika. Odgovarja za zakonitost, gospodarnost, upravičenost in namembnost porabe proračunskih sredstev. Pred podpisom odredbe je dolžan preveriti, če so potrebna finančna sredstva zagotovljena Za prevzemanje obveznosti v breme proračuna je odgovoren župan kot odredbodajalec oziorma od njega pooblaščena oseba. Odredbodajalec za delovanje občinske uprave pa je direktor občinske uprave. Poslovne knjige Računovodstvo občine vodi poslovne knjige po sistemu dvostavnega računovodstva na osnovi enotnega kontnega načrta o katerem smo govorili že v poglavju 2.2. Računovodstvo občine vodi poslovne knjige s pomočjo računalniške opreme. Vse poslovne spremembe morajo biti knjižene v dnevniku, glavni knjigi in ustreznih pomožnih knjigah. Za sprotne informacije je potrebno ažurno vodenje poslovnih knjig oziroma računalniških zapisov. Točnost obdelanih podatkov se zagotavlja s kontrolnimi zapisi iz računalnika. Vsaka poslovna sprememba se knjiži le na podlagi pravilnih in verodostojnih listin. Za njihovo pravilnost odgovarja tisti, ki jo je izstavil oziroma odredil njeno uporabo. Usklajenost analitične evidence se izpisuje po potrebi, na koncu leta pa je izpis obvezen. Za vodenje evidence saldakontov se uporablja šifranta dobaviteljev in kupcev. Računovodstvo občine vodi:

• temeljne poslovne knjige (dnevnik in glavno knjigo) in • pomožne poslovne knjige.

Pomožne poslovne knjige so:

• knjiga prejetih računov (vodi se v tajništvu direktorja občinske uprave), • knjiga izdanih računov ( je zbir izdanih računov, ki jih vodi finančna referentka v

računovodstvu), • knjiga izdanih naročilnic (je zbir tretjih izvodov podpisanih naročilnic, ki ostanejo

v bloku naročilnic in se vodi v tajništvu župana), • analitična evidenca opredmetnih osnovnih sredstev in • blagajniški dnevnik.

3.3 Ustroj notranjih kontrol Ustroj notrnajih kontrol se organizira kot ustroj postopkov in odgovornosti zaposlenih pri uporabniku. S sistemom notranjega kontroliranja, ki je v največji meri neposredno

35

vključen v vse delovne procese, sproti proučujemo nepravilnosti, da se le-te ne bi pojavile v naslednjih fazah in postopkih dela. Razen tega je naloga sistema notranjega kontroliranja, da tekoče spremlja vsa področja poslovanja. Nosilci notranjega kontroliranja imajo nalogo, da nadzirajo poslovne procese ter sproti posredujejo predloge za odpravo odmikov. Gre za nenehno spremljanje zadanih nalog in ciljev (Lesjak 2000, str 11). Temeljni postopki notranjega kontroliranja, ki jih mora vzpostaviti in ohranjati uporabnik, se nanašajo na kontrole pravilnosti poslovnih dogodkov in podatkov ter obsegajo:

• začetno evidentiranje poslovnih dogodkov; pristojnosti in odgovornosti posameznikov morajo biti točno opredeljen;

• popolnost zajemanja poslovnih dogodkov in podatkov ter • točnost evidentiranja poslovnih dogodkov.

Naloga vodstvenih kontrol je zagotavljanje nepretrganega in pravilnega delovanja temeljnih kontrolnih postopkov. Vodstvene kontrole so:

• opravila, ki sledijo temeljnim kontrolnim postopkom in s katerimi se ponovno preverjajo že obdelane listine, ter

• nadgrajeni temeljni kontrolni postopki. Pravilnik o usmeritvah za usklajeno delovanje sistema notranjega nadzora javnih financ v 7.členu narekuje, da morajo proračunski uporabniki v svoje delovne naloge vgraditi predhodne kontrole, kontrole za preprečevanje napak in kontrole, ki zmanjšujejo druga tveganja. Le-te zagotavljajo:

• da se prevzemajo in poravnavajo obveznosti samo za namen in do višine, ki je določena s proračunom, plačujejo pa se vrokih, ki so določeni v zakonu

• osnova za prevzem obveznosti v breme proračuna mora biti pisna pogodba • da so pogodbe za nabavo blaga, naročilo storitev in najem zgradb sklenjene samo v

skaldu s predpisi o javnem naročanju • da ima vsak izdatek iz proračuna podalgo v verodostojni knjigovodski listini • da se prejemki ter terjatve za njih pravočasno in točno obračunavajo in izterjajo

3.3.1 Notranje kontrole pri sestavljanju in gibanju knjigovodskih listin Notranja kontrola finančne dokumentacije se v občinski upravi Občine Slov. Bistrica izvaja na naslednji način: Vse prispele račune, situacije in druge knjigovodske listine, ki imajo za posledico vplačilo ali izplačilo iz proračuna, tajnica direktorja za občinsko upravo opremi z datumom prejema in jih evidentira v knjigi prejetih računov, ki jo vodi ročno in jih proti podpisu takoj izroči računovodski službi. Finančne referentke pregledajo prispele knjigovodske listine z vidika pravilnosti in popolnosti, jih vnesejo v evidenco prejetih računov in opremijo z datumom prejema in proti podpisu izročijo administrativnim sodelavkam oddelkov. Slednje izročijo knjigovodske listine upravnim delavcem, ki so zadolženi za posamezna področja, na katera se knjigovodska listina nanaša.

36

Upravni oziroma strokovni delavci dokument s področja, ki ga pokrivajo, pregledajo, ugotovijo resničnost, pravilnost in upravičenost in pravno podlago ter s podpisom in datumom potrdijo upravičenost ter označijo, da je bilo naročeno delo dejansko opravljeno oziroma, da je bil material dejansko dobavljen. Vpišejo tudi proračunsko postavko in konto, v breme katerega se vrši plačilo. S tem prevzemajo odgovornost za upravičenost in zakonitost izplačila iz proračuna. Vsako knjigovodsko listino podpiše tudi vodja oddelka s področja, na katerega se listina nanaša. Pooblaščeni računovodja po pregledu s podpisom potrdi upravičenost in zakonitost predlagane knjigovodske listine in izplačila. Vsako izplačilo iz proračuna po predhodno opravljeni navedeni notranji kontroli podpišeta župan kot odredbodajalec oziroma od njega pooblaščena oseba – direktor občinske uprave. Vse osebe, ki v postopkih izvrševanja proračuna opravljajo opisano notranjo kontrolo, so za pravilnost, resničnost in zakonitost odgovorne županu. Sestavljanje in gibanje knjigovodskih listin ter z njimi povezane odgovornosti, bomo prikazali z diagrami poteka pri vodenju vsakega posameznega knjigovodstva. 3.3.2 Notranje kontrole pri vodenju knjigovodstva obveznosti do dobaviteljev Izvirna listina na podlagi katere se spremljajo obveznosti do dobaviteljev je prejeti račun in njegova naročilnica. Pri računalniškem obdelovanju prejetih računov se vsi računi po likvidaciji (vnosu številke računa, datuma, pečata, podpisa) vnesejo v evidenco prejetih računov, pri tem pa mora biti zagotovljeno, da jih vnese zaposlenec, ki ni povezan z naročanjem ali prevzemanjem blaga, da se računi nanašajo samo na prejeti material oziroma opravljeno storitev, da so zajeti vsi prispeli računi, da je vnos podatkov z računov pravilen, da so računi zajeti v pravem časovnem obdobju in da so pred vnosom odobreni. Ves proces vodenja obveznosti do dobaviteljev in vanj vgrajene kontrole, bomo prikazali v nadaljevanju z diagrami poteka knjigovodskega procesa. DIAGRAM ŠT.1: Notranje kontrole pri vodenju knjigovodstva obveznosti do dobaviteljev

Oddelek za finance in rač

V oddelek za finance in računovodstvo prispejo prejeti računi skupaj z naročilnicami oz pogodbami.

1

Prejeti račun

Naročilnice oz. pogodbe

37

Ali so prejete listine točne in popolne?

Obvestilo oddelku

NE

1

DA

Predaja prejetih računov in naročilnic oz pogodbe knjigovodji

Naročilnica oz pogodba

Prejet račun

Vnos prejetih računov v računalniško evidenco računov

Evidenca prejetih računov

Seznam prejetih računov

Vpis zaporedne številke na računu

Vodja oddelka izvrši kontrolo prejetih knjigovodskih listin: - preveri ali je vsakemu računu priložena naročilnica, - preveri višino zneska na računu, v kolikor je znesek nad 1.200.000 sit mora biti računu priložena tudi pogodba, - preveri istovetnost podatkov na računu, pogodbi oz. naročilnici in - opravi vsebinsko kontrolo. V primeru, nepopolnih knjigovodskih listin zadolžen zaposleni obvestiti ustrezen oddelek – pošiljatelja knjigovodskih listin, da odpravi pomanjkljivosti in nepravilnosti. V kolikor so knjigovodske listine po opravljeni kontroli popolne in pravilne, vodja financ in računovodstva, posreduje knjigovodske listine knjigovodji, naročilnice pa arhivira v ustrezen register. Nelikvidirane račune knjigovodja evidentira v aplikacijo MEČ – evidenca računov. V navedeno aplikacijo se vnesejo vsi zahtevani podatki računa (vrednost računa, datum prejema, datum računa, izračunani rok plačila, vsebina računa idr.) razen okence za likvidacijo – odobrenost računa za izplačilo – se označi kot nelikvidirano. Prejeti računi se označijo z zaporedno številko, prejete iz računalniške evidence. Vodja knjigovodstva po končanem vnosu dnevno prispelih računov izpiše seznam prejetih računov, ki je priloga prejetim računom, jih razporedi in preda v likvidacijo ustreznemu oddelku.

Prejeti račun

2

38

Ali je delo opravljeno, material dostavljen, ali je planiran konto?

NE

NE

Zadržanje računa

Sklep o novem kontu ali prerazporeditvi

DA

Podpis referenta – skrbnika postavke na ustreznem oddelku

Podpis vodje ustreznega oddelka.

Seznam prejetih računov

Prejeti račun

Predaja listin v ustrezni oddelek

2

3

Račune najprej preveri referent za določeno postavko na katero se račun nanaša. Prever ali je storitev opravljena, material dostavljen in ali je za nastali izdatek planiran konto. Na računu označi tudi postavko na katero se nanaša račun in konto, v breme katerega bo izvršeno plačilo. V kolikor je vse popolno in točno preda listine še svoji vodji v likvidacijo. V primeru nepopolnosti podatkov vodja zadrži račun. V kolikor ni planiranega konta v finančnem načrtu zakon o javnih financah dopušča, da odpre novi konto oz, v kolikor je planiranih sredstev na kontu premalo, lahko na osnovi prejetega sklepa prerazporedijo sredstva iz drugega konta. V primeru popolnosti podatkov in razpoložljivih sredstev na računu, se vodja oddelka podpiše s čimer jamči za upravičenost in zakonitost izplačila iz proračunskih sredstev. Seznami prejetih računov se arhivirajo na ustreznem oddelku. Podpisane prejete račune in sklep o prerazporeditvah prejme oddelek za finance in računovodstvo.

39

Ali je na računu naveden ustrezen konto?

Prejet račun

Predaja računa vodji knjigovodstva

Podpisan račun predajo nazaj v računovodstvo

NE

Obvestilo ustreznemu oddelku

DA

3

Ali se podatki v evidenci ujemajo s podatki na računu?

NE Popravilo v evidenci računov

Evidenca računov

DA

Označba »likvidiran«

Predaja računov v podpis odredbodajalcu

Prejeti račun

Podpis odredbodajalca in vrnitev računov v knjigovodstvo

4

Vodja oddelka za finance in računovodstvo opravi kontrolo računa: - ali je račun potrdila odgovorna oseba - ali je na računu naveden ustrezen konto V kolikor je račun nepravilen oziroma so podatki nepopolni, obvesti vodjo ustreznega oddelka, da odpravi nepravilnosti. V kolikor so podatki popolni in pravilni vodja računovodstva in financ potrdi račun s podpisom in ga preda vodji knjigovodstva. Vodja knjigovodstva v evidenci računov v aplikaciji meč poišče na računu navedeno zaporedno številko. Opravi kontrolo dobaviteljev in vrednosti iz računa v aplikaciji. V primeru, da je evidentiran pravilen dobavitelj in vrednost označi,da je račun odobren – likvidiran s strani odgovornih oseb. Usklajeni računi z evidenco se predajo v podpis županu – odredbodajalcu. S podpisom potrdi izplačilo iz proračunskih sredstev Tako potrjene račune predajo v knjigovodstvo, kjer izvedejo plačilo v elektronski obliki.

40

Plačilni nalog

Prejeti račun, ki ne zapade

Priklic zapadlih računov iz evidence računov

Prejeti račun, ki zapade

4 Tako potrjene račune predajo v knjigovodstvo, kjer izvedejo plačilo v elektronski obliki. Račune s kasnejšo valuto zapadlosti hranijo do dneva zapadlosti v registru. Knjigovodja na dan zapadlosti računa opravi zbir vseh zapadlih računov s pomočjo aplikacije MEČ in izpiše plačilne naloge. Pripravi se datoteka za plačilo. Datoteka vsebuje podatke zapadlih računov, ki se po elektronski pošti posredujejo Uprave za javna plačila (v nadaljevanju UJP). Prejeto elektronsko obvestilo od UJP-a je dokaz, da je bilo plačilo zapadlih računov izvršeno. Knjigovodja opravi kontrolo s predhodno izpisanimi plačilnimi nalogi in s seznamom izvršenih in neizvršenih plačil zapadlih računov, kjer je naveden tudi vzrok neizplačila. V tem primeru knjigovodja napako popravi in ponovi postopek plačila.

Evidenca računov

UJP

Seznam izvršenih in neizvršenih plačil

Ali so plačani vsi računi po plačilnem nalogu?

6

Popravilo napake

5

NE

DA

Izpis plačilnih nalogov

Oblikovanje datoteke za plačilo

41

5

Konec

Dnevnik knjiženja

Izpisek prometa

Plačilni nalogi

Prejeti računi

Izpisek prometa

Prenos podatkov Evidenca računov

Knjiženje v glavni knjigi

Izpis temeljnic in dnevnika

Temeljnica 01

Glavna knjiga

7

Ali se saldo izpiska ujema s knjiženim?

DA

NE

Temeljnica 03Temeljnica 06

Iskanje napake v glavni knjigi

Ko so od UJP-a potrjena vsa zapadla plačila, se plačilni nalogi in prejeti računi odložijo v registre in kasneje se izvrši knjiženje v glavni knjigi. Naslednji dan se od UJP-a prejme izpisek prometa, na katerem so knjižena vsa plačila in izplačila prejšnjega dne. Na podlagi izpisanega prometa se opravi knjiženje v glavni knjigi. Knjiženje se opravi na podlagi prenosov dokumentov, plačil in protiknjižb iz evidence računov v glavno knjigo s saldakonti. S prenosi se v računalniškem sistemu opravijo knjiženja na primer: - s prenosom dokumentov 03 se knjiži v podskupini kontov 180/220 - s prenosom plačil 01 se knjiži 220/1100 - s prenosom protiknjižb 06 se knjiži R4/180 Po izvršenem knjiženju posameznega izpiska prometa, knjigovodja preveri ali se saldo TRR na izpisku ujema s knjiženim TRR. V kolikor se salda ne ujemata, pomeni da je prišlo do napake pri knjiženju (vnos napačnega zneska ali konta). Knjigovodja se vrne v glavno knjigo in popravi napako Ko sta oba salda usklajena, sledi potrditev knjiženja v aplikaciji in izpis temeljnic. Izpisane temeljnice in dnevnik knjiženja se odložijo v ustrezne registre. Prav tako se v ustrezen register odloži izpisek prometa.

6

42

7

Ali se saldo nepl. odh. ujema s saldom obv.?

DA

NE

Konec

Pregled protivknjižb v dnevniku glavne knjige

Dnevnik glavne knjige

Ali ima vsaka vknjižba protivknjižbo?

NE

DA

Popravilo vknjižbe

Priklic temeljnice

Glavna knjiga

Temeljnica

konec

Pregled v evidenci računov

Evidenca računov

Pregled neprenešenih računov

Popravilo – vpis protivknjižbe

8

Evidenca računov

Enkrat mesečno se opravi kontrola usklajenosti prehodnih kontov (neplačanih odhodkov) s konti obveznosti do dobaviteljev. V kolikor se salda ne ujemata, je prišlo do napake, npr. vknjižba zneska na kontu v podskupini 220 ni enaka znesku protivknjižbe na kontu podskupine 180 ali pa je znesek knjižen na napačen konto. Izvede se kontrola zneskov vknjižb in protivknjižb v dnevniku glavne knjige. V kolikor se zneski ne ujemajo knjigovodja prikliče temeljnico, ki vsebuje napačno protivknjižbo in jo popravi. V kolikor ima vsaka vknjižba protivknjižbo, je potrebno iskati napako drugje. Lahko je prišlo do napake že pri vnosu protivknjižb v evidenci računov in prenos dokumentov se ni opravil. Knjigovodja prikliče evidenco računov ter pregleda kateri od računov se ni prenesel v glavno knjigo. Neprenešene dokumente posamezno odpre in preveri ali ima vsak dokument protivknjižbo. Najdeno napako popravi s tem da vpiše protivknjižbo v evidenci računov.

43

3.3.3 Notranje kontrole pri vodenju knjigovodstva terjatev do kupcev Terjatve do kupcev spremljamo v računovodstvu na podlagi dveh vrst listin, ki izpričujejo poslovne spremembe. To so na eni strani računi, ki so bili izdani kupcem in na drugi strani listine o plačilih teh računov. Proces izdajanja listin, njihovo odobravanje, evidentiranje in obdelovanje poslovnih dogodkov, bomo prikazali z diagrami. Iz diagrama poteka procesa knjigovodenja pa bodo razvidni tudi kontrolni postopki, ki so vgrajeni v proces. DIAGRAM ŠT.2: Notranje kontrole pri vodenju knjigovodstva terjatev do kupcev

konec

Dnevnik knjiženja

Prenos podatkov

Knjiženje v glavni knjigi

Izpis temeljnice in dnevnika knjiženja

Glavna knjiga

8

Temeljnica 01

Nato dokument prenese v glavno knjigo in poknjiži ter izpiše popravljeno temeljnico in dnevnik knjiženja. Temeljnica in dnevnik knjiženja se odložita v rednik za arhiv in s tem je postopek končan

Račun se izda v oddelku za finance in računovodstvo. Izda ga finančni referent na podlagi predhodno sklenjene pogodbe (npr. najemnine).

začetek

Priprava izdanih računov

Predhodno sklenjene pogodbe

1 2

44

Izdani račun 2

Kupec

Priprava računa za knjiženje

Ali so podatki na računu pravilni?

DA

NE

Podpis vodje oddelka za finance in računov.

Predaja računa fin. referentu

Predaja listin v knjigovodstvo

Izdani račun 2

Knjiženje v glavno knjigo

Izpis temeljnice

Dnevnik knjiženja

Izdani račun

Konec

Izdani račun 2

Popravilo računa

1 2

Izdata se dva izvoda računa in oba najprej preveri vodja oddelka za finance in računovodstvo. Kontrolo opravi z vidika bistvenih sestavin računa, ki jih predpisuje zakon in predpisi. V primeru, da je prišlo do napak, račun vrne finančnemu referentu, ki ga popravi. V primeru, da je račun pravilen, potrdi njegovo verodostojnost s svojim podpisom. Nato izdana računa preda nazaj v knjigovodstvo, kjer en izvod računa pošljejo kupcu, drugega pa knjigovodja skontira (1200/280-000) in sknjiži v glavno knjigo. Ko je knjiženje potrjeno in končano, se izpišejo temeljnica in dnevnik ter se odložita v ustrezen rednik. Prav tako se drugi izvod izdanega računa odloži v rednik izdanih računov za arhiv. S tem je postopek knjiženja končan. Kontrola usklajevanja konta neplačanih prihodkov in konta terjatev do kupcev velja po istem postopku kot pri poglavju 3.3.2. pod točko 6

45

UJP

Izpisek prometa

Kontiranje

Knjiženje v glavno knjigo Glavna

knjiga

Ali se saldo izpiska ujema s knjiženim?

NE

DA

Iskanje napake v glavni knjigi

Izpis temeljnice in dnevnika

Temeljnica 04

Dnevnik knjiženja

Izpisek prometa

Ali so terjatve poravnane?

Vpogled na kartico kupcev

Konec

DA

NE

Opomin Kupec

Da je bilo plačilo računa dejansko izvršeno, je razvidno iz izpiska prometa, ki se prejme od UJP-a. Knjigovodja izpisek prometa najprej opremi s konti in nato sknjiži v glavno knjigo. Konti so: - 1100/1200, - 2800/R7. Po knjiženju posameznega izpiska, knjigovodja preveri ali se saldo TRR na izpisku ujema s knjiženim. V primeru, da se salda ne ujemata, se vrne na začetek knjiženja v glavni knjigi in popravi storjeno napako. Če se salda ujemata, sledi potrditev knjiženja in izpis temeljnic ter dnevnika. Izpiše temeljnico 04, ki pomeni, da gre za izdane račune in dnevnik knjiženja. Izpisek prometa, temeljnica in dnevnik knjiženja se odložijo v registre za arhiv. Po končanem knjiženju, knjigovodja pregleda, če so zapadle terjatve poravnane. V kolikor niso poravnane izstavi opomin in ga pošlje kupcu. Kontrola usklajevanja kontov časovnih razmejitev in kontov terjatev do kupcev je enak postopku kot smo ga prikazali pod točko 3.3.2..

46

3.3.4 Notranje kontrole pri vodenju knjigovodstva opredmetenih osnovnih sredstev Po zakonu o računovodstvu in po SRS se opredmetena osnovna sredstva (v nadaljevanju OOS) vrednotijo po nabavni vrednosti. Z nabavno vrednostjo posameznega OOS so zajeti njegova nakupna cena in vsi stroški, ki jih je mogoče pripisati neposredno usposobitvi osnovnega sredstva za nameravano uporabo (stroški dajatev, namestitve idr.). OOS, katerega posamična nabavna vrednost po dobaviteljevem računu ne presega tolarske protivrednosti 500 evrov, se lahko izkazuje skupinsko kot drobni inventar. Odpiše pa se enkratno v celoti, takoj ob nabavi. Stvari drobnega inventarja, katerih posamična nabavna vrednost ne presega tolarske protivrednosti 100 evrov, se lahko razporedijo med material. Za ostala OOS pa se obračunava amortizacija takoj, ko je sredstvo predano v uporabo. Odpisujejo se posamično z uporabo enakomernega časovnega amortiziranja, ki se mora dosledno uporabljati iz obračunskega obdobja v obračunsko obdobju. Amortizacija pa ne predstavlja stroška amortizacije konec leta, ampak pomeni zmanjšanje splošnega sklada. Razlog je v tem, da že ob nabavi OOS nastane investicijski odhodek, ki se vodi na kontih skupine 42. Na investicijskih odhodkih se izkazujejo plačila namenjena pridobitvi ali nakupu osnovnih sredstev. Zneski investicijskih odhodkov se od nastanka poslovnega dogodka, ki je podlaga za njihovo izkazovanje, do izpolnitev pogojev za pripoznavanje izkazujejo kot posebna postavka časovnih razmejitev (prehodni konti) v skupini 18. Ob poravnavi izkazane obveznosti se za ustrezen znesek plačila obveznosti zmanjšajo tudi izkazani neplačani odhodki, obremeni pa se ustrezni konto investicijskih odhodkov (Janc 2004, str.3). Računovodstvo neposrednega proračunskega uporabnika vodi za osnovna sredstva sintetično in analitično evidenco. Kot ena najpogostejših kontrol je ravno usklajevanje sintetične in analitične evidence. Z diagramom poteka bomo prikazali kako poteka proces knjigovodenja in kje so vzpostavljene notranje kontrole, da je knjigovodenje točno, popolno in v skladu spredpisi in zakoni. DIAGRAM ŠT. 3: Notranje kontrole pri vodenju knjigovodstva opredmetenih osnovnih sredstev

Prejeti račun dokazuje, da gre za nabavo osnovnega sredstva. Kroženje listine od odredbodajalca do računodajalca, vnos v evidenco in knjiženje v glavni knjigi smo prikazali že v točki 3.3.2. Ob prejemu računa, ki pomeni povečanje osnovnega sredstva, mora knjigovodja najprej določiti za katero OOS gre - drobni inventar (DI), oprema, nepremičnine ali material.

Začetek

Prejet račun

Za katero OOS je prejet račun?

material

DI, oprema in nepremičnine

Knjiženje materiala med tekoče odhodke

1

Prenos v glavno knjigo

Glavna knjiga

47

Knjiženje OOS po NV

Vnos kontov R4 in R2

Ali je OOS že primerno za uporabo?

DA

NE

Kontiranje na konte skupine 02 in 04

Knjiženje v pomožno knjigo OS

Pomožna knjiga OS

Glavna knjiga

Prenos OS v uporabo

Obračun AM

Določitev inventarne številke

3

4

1

Glavna knjiga

Ali se ujema vrednost kontov v razredu O s konti razreda 9?

DA

NE

Konec

Vpogled v glavno knjigo

Glavna knjiga

2

Vsako od teh se vodi drugače. Material spada med tekoče odhodke in ga ne vodimo v pomožni knjigi. Ostala OOS pa se vodijo v pomožni knjigo OOS, ob uporabi pa se vodijo z inventarno številko. Razlika pa je v tem, da se DI odpiše takoj, za opremo in nepremičnine pa se obračunava amortizacija.Ta pa ne predstavlja stroška, saj se le ta knjiži že ob nakupu (investicijski strošek). Povečanje OS pomeni tudi povečanje splošnega sklada v razredu 9. OOS gre lahko takoj v uporabo ali pa se vodi kot investicija v teku. Če je sredstvo takoj uporabno, se knjiži v pomožno knjigo OS, kjer se sredstvu določi inventarna številka in se mu konec leta obračuna amortizacija. V drugem primeru se sredstvo vodi v glavni knjigi kot investicija v teku. Ko je investicija zaključena, se prenese v uporabo in sredstvu v pomožni knjigi določi inventarna številka. Sledijo kontrolni postopki 1. enaka vrednost R0=R9, 2.ujemanje sintetike in analitike, 3. popis. S kontrolo izračunavanja enakosti saldov razreda 0 in razreda 9 ugotovimo, da je knjižena vsaka sprememba osnovnega sredstva. Povečanje ali zmanjšanje OS pomeni istočasno tudi povečanje ali zmanjšanje splošnega sklada R9

48

2

Izpis bruto bilance razreda 0 in razreda 9

Bruto bilanca R0

Seštevek NV OOS (R02, R04)

Pregled posamezne knjižbe in protiknjižbe kontov R0 in R9

Seštevek kontov popravka vrednosti OOS (03, 05)

Nabavna vrednost –odpisana vrednost=neodpisani vrednosti=R9

Bruto bilanca R9

Konec

3

Ali se ujema pomožna knjiga z glavno knjigo?

DA

NE

konec

Vpogled v pomožno knjigo

Vpogled v glavno knjigo

5

V primeru, da se vrednosti ne ujemata obstaja možnost, da se ni opravila vknjižba ali na kontu razreda 0 ali na kontu razreda 9. Zato je potreben vpogled v glavno knjigo iz katere se izpiše bruto bilanca za posamezne konte razreda 0 in bruto bilanca za posamezne konte razreda 9. Glede na načelo, da mora imeti vsaka vknjižba protivknjižbo, se najde napaka s preverjanjem posameznih vknjižb (R0) in protiknjižb(R9). Na koncu se ponovno opravi kontrola seštevka nabavnih vrednosti osnovnih sredstev od katerega se odšteje popravek teh osnovnih sredstev. Neodpisana vrednost, ki jo dobimo mora biti enaka saldu kontov R9 – splošni sklad. Kot druga kontrola se opravi z vidika ujemanja salda pomožne knjige s saldom glavne knjige. Če se salda ne ujemata, je lahko prišlo do napačnega vnosa podatkov v glavno ali pomožno knjigo. V glavni knjigi se odprejo konti OOS v katerih je znana tudi zaporedna številka računa, ki izkazuje povečanje OOS.

49

Pomožna knjiga

Glavna knjiga

Kartica konta OOS

Zaporedna številka računa

Prejeti račun

Kontrola podatkov nabavljenega OOS

Popravilo storjene napake Glavna knjiga

konec

Ujemanje saldov

5

Ali se dejanska količina OS ujema s knjiženo?

konec

DA

3

NE

6

Na podlagi tega se poišče prejeti račun v redniku prejetih računov in se opravi kontrola podatkov na prejetem računu s podatki v glavni knjigi in pomožni knjigi. Podatki morajo biti usklajeni Najdena napaka se ročno popravi. Če je bila napaka storjena pri knjiženju v glavni knjigi, se tam tudi ročno popravi. Notranja kontrola, s katero se usklajuje dejansko količino nabavljenega OOS s knjigovodsko, je popis. V kolikor je prišlo do neujemanja podatkov o količini je potrebno to popraviti.

50

3.3.5 Notranje kontrole pri vodenju knjigovodstva obračuna plač V računovodstvu občine se plače obračunavajo mesečno po fiksni postavki 174 ur. Vsi podatki o delavcih, osnovnih plačah, minulem delu in drugi stalni podatki, so shranjeni v evidenci o plačah v oddelku za finance in računovodstvo. V evidenco plač jih knjigovodja vnese samo na podlagi dokazila o obstoju, t.j. odločba o delu, ki jo hranijo v oddelku za kadrovske zadeve. Obračunavanje plač, davkov, prispevkov, kroženje listin in izplačevanje ter pri tem vgrajene kontrole, bomo prikazali z diagramom poteka procesa knjigovodenja plač.

Vpogled v pomožno knjigo

Vpogled v glavno knjigo

Pomožna knjiga

Glavna knjiga

Posamezni konti OS

Zaporedna številka računa

Prejeti račun

Pregled podatkov o količini nabavljenega OS

Popravilo storjene napake

Pomožna knjiga

konec

Ujemanje dejanskega in knjigovodskega stanja

Popisni list

Ali je napaka v količini najdena?

DA

NE

Odtujitev OS

6 V glavni knjigi se odprejo konti OOS, poišče se zaporedna številka prejetega računa, ki izpričuje dejansko nabavo OOS in se ga poišče v redniku prejetih računov. Primerja se količina na računu določenega OOS s količino navedeno v glavni in pomožni knjigi ter s količino na popisnem listu. Če se napaka najde, jo knjigovodja ročno popravi (npr. v glavni knjigi) in stanja se morajo ujemati. Če pa se napaka ne najde, je prišlo do odtujitve OS. V tem primeru je potrebno raziskovanje, zakaj je prišlo do odtujitve. Takšnih primerov pa v občini nimajo, saj so sredstva skrbno varovana.

51

DIAGRAM ŠT. 4: Notranje kontrole pri vodenju knjigovodstva obračuna plač

Oblikovanje obrazcev

OBR-PL

1-ZAP/M

1A

Obrazec za davek na izplačane plače

REK-1

Podpis županje ali direktorja občinske uprave

OBR-PL

1-ZAP/M

REK – 1

UJP

AJPES

1A

Obrazec za davek na izplačane plače

DURS

Rekapitulacija

1Primerjava s plačilnimi listi iz prejšnjega meseca

Izpis obračunskih listov

Izpis seznama nakazil

Začetek

Potrditev obračuna plač Evidenca o

delavcih

Vnos sprememb

Izpis kreditov

Zaposleni

Banka

Podatki o delavcih so vpisani v evidenci, ki se vodi računalniško. V njej so zbrani podatki o plačilnem razredu, dodatki za delo, faktor, krediti.. za posameznega delavca. Če je v določenem mesecu prišlo do sprememb (bolniška, napredovanje), referent za kadrovske zadeve obvesti o tem knjigovodstvo. Spremembe se popravijo v evidenci. Če ni sprememb se ure dela vodijo fiksno – 174 ur mesečno. Knjigovodja obračuna plače, kar poteka v računalniškem sistemu. Potrebna je samo potrditev obračuna. Knjigovodja opravi samokontrolo – preveri podatke na plačilnih listah iz prejšnjega meseca s podatki v rač. programu (morajo biti enaki, saj se vodijo fiksne ure). Nato se izpišejo obračunski listi, ki jih dobijo zaposleni, seznam nakazil in izpis kreditov, ki se pošljeta na banko ter rekapitulacija iz katere je razviden celoten obračun plač za vse delavce skupaj. Na podlagi tega izpisa sestavi obrazce: - OBR-PL (podatki, ki jih potrebujejo na UJP-u za kontrolo), - 1-ZAP/M (plače po kolektivnih in indivdualnih pog. namenjene za statistične namene Agenciji RS za javnopravne evidence in storitve -AJPES), - 1A (samo plača po individualni pogodbi, prav tako namenjena AJPES-u), - REK-1 (razvidni so prispevki na plače, za kontrolo Davčni upravi RS DURS-u), - Davek na izplačane plače (kontrola DURS-u). Vse obrazce mora odobriti in s svojim podpisom odgovarja župan ali direktor OU. Obrazci služijo za kontrolo davka in prispevkov pri DURS-u, kontrolo obračunavanja plač pri UJP-u in AJPES-u.

52

3.3.6 Notranje kontrole pri knjigovodstvu denarnih sredstev in blagajniškega poslovanja Poslovanje občine se praviloma vrši negotovinsko, preko enotnega TRR proračuna oziroma preko ustreznih podračunov, ki so odprti pri Upravi za javna plačila – UJP. Negotovinsko poslovanje poteka preko elektromske pošte. Gotovinska izplačila, pa so izjemoma dopustna:

• v primeru izplačil povračil stroškov službenega potovanja • v primerih, ko upravičenec dokaže, da je določeno storitev gotovinsko že plačal in

ni bilo možno opraviti brezgotovinskega plačila • drugi primeri, kadar ni možno ali gospodarno opraviti vplačila preko

brezgotovinskega naloga ali položnice Blagajniški dnevnik se sestavlja proti koncu delovnega dne za vsak dan, ko je bil opravljen gotovinski promet. Na podlagi vplačilnih ali izplačilnih naslovov se za vsako v blagajno prejeto gotovino sestavi potrdilo o prejeti gotovini (blagajniški prejemek) in za vsako izplačilo potrdilo o izplačilu (blagajniški izdatek). Po prejemu in izplačilih denarnih sredstev blagajnik pripravi blagajniške prejemke in izdatke ter temeljnico za knjiženje v glavno knjigo, ki jo knjigovodja prevzame od blagajnika, jo prekontrolira in poknjiži v glavno knjigo. Postopek z vgrajenimi notranjimi kontrolami, bomo prikazali v nadaljevanju.

1

Ali je šifra na plačilnih nalogih pravilna ?

NE

DA

Popravljanje v datoteki plač

Izpis plačilnih nalogov

Plačilni nalogi

Ponovi se postopek kot pri plačevanju obveznosti dobaviteljem

Ko so vsi ti podatki usklajeni, podpisani in poslani, se v posebni datoteki s potrditvijo oblikuje plačilni nalog na katerem so zbrane vse plače, ki jih je potrebno plačati. Knjigovodja opravi kontrolo pravilnosti šifer. Šifra plačilnih nalogov mora biti 40, kar pomeni, da gre za plačilo plače. Šifra je pomembna zaradi elektronskega plačevanja in ima pomen kontrole pri UJP-u. Šifra mora biti pravilno nastavljena že na začetku in če knjigovodja ugotovi, da ni pravilna prikliče datoteko plač in popravi šifro. Nato se ponovi postopek izpisa in potrjevanja plačilnih nalogov, plačevanja in knjiženja kot smo že obravnavali v točki 3.3.2., kar bi bilo nesmiselno ponavljati.

53

DIAGRAM ŠT.5: Notranje kontrole pri knjigovodstvu denarnih sredstev in blagajniškega poslovanja

začetek

Nalog za izplačilo

parkirnina

cestnina

Listina odobrena s strani županje ali direktorja OU prispe v odd. za finance in računovodstvo

Vodja oddelka preveri verodostojnost listin

Listino opremi s štampiljko in jo podpiše

Predaja listin vodji knjigovodstva

Nalog za izplačilo

Parkirnina

Cestnina

Vpis konta in stroškovnega mesta

Podpis vodje knjigovodstva

Predaja listin blagajniku

1

Izpolnjen nalog za službeno potovanje, ki ga odobri županja, je osnova za potovanje. Ob koncu službenega potovanja se izpolni nalog za izplačilo, v katerem so znani datum odhoda in prihoda ter za računovodstvo pomemben podatek obračun kilometrine, parkirnine in drugi stroški povezani s službenim potovanjem. V oddelek za finance in računovodstvo prispe nalog za izplačilo, ki je podpisan s strani županje ali direktorja OU ter priloge (parkirnina, cestnina) Vodja oddelka za finance in računovodstvo prekontrolira listino, če je odobrena s strani županje in jo opremi s štampiljko ter se podpiše. Listine nato preda vodji knjigovodstva. Ta listino opremi s kontom in stroškovnim mestom ter se podpiše na listino. Nato vodja knjigovodstva preda listine blagajniku, ki najprej opravi kontrolo

54

1

Ali ima nalog vse priloge in se izračuni ujemajo?

NE

DA

Obvesti upravo o pomanjkljivostih in jim preda listine

Nalog za izplačilo + priloge

Uprava

Napiše blagajniški izdatek in ga podpiše

Blagajniški izdatek 2

Podpiše tudi prejemnik izplačila

Blagajniški izdatek Prejemnik izplačila

Nalog za izplačilo + priloge

Nalog za izplačilo + priloge

Blagajnik napiše še blagajniški dnevnik

Blagajniški dnevnik

Predaja listin v knjiženje

2

Blagajnik najprej opravi kontrolo vseh prilog – nalog za izplačilo mora imeti priložene še parkirnine in cestnine, če je to navedeno v nalogu. Prav tako pa preveri izračune na nalogu, ki se morajo ujemati s prilogami. V primeru, da so priloge pomanjkljive o tem obvesti upravo – tajništvo – in jim preda nalog za izplačilo, da rešijo nastalo težavo. V primeru, da je vse pravilno blagajnik izpolni blagajniški izdatek, ki mora biti v dveh izvodih in ga podpiše. Nalog za izplačilo s prilogami pa odloži v register za arhiv. Prav tako ga podpiše prejemnik, kar pomeni, da se strinja z izplačilom. En izvod blagajniškega izdatka prejme prejemnik izplačila. Blagajnik napiše še blagajniški dnevnik in ga skupaj z drugim izvodom blagajniškega izdatka preda v knjiženje drugemu knjigovodji.

55

2

Blagajniški izdatek

Blagajniški dnevnik

Knjigovodja knjiži v glavno knjigo

Ali se saldo v glavni knjigi ujema s saldom na blag.dnevniku?

DA

NE

Pregled vsake posamezne vknjižbe

Izpis dnevnika knjiženja

Dnevnik knjiženja

Ureditev listin

Dnevnik knjiženja

Blagajniški dnevnik

Blagajniški izdatek

Konec

Knjigovodja na podlagi blagajniškega izdatka in dnevnika knjiži v glavno knjigo. Po končanem knjiženju preveri saldo na blagajniškem dnevniku s saldom v glavni knjigi. Če se saldo ne ujema preveri vsako vknjižbo posebej s podatki na blagajniškem dnevniku. Če se salda ujemata, izpiše dnevnik knjiženja ter odloži listine v registre za arhiv. S tem je postopek končan.

56

3.4 Prednosti in slabosti računovodskega nadziranja knjigovodenja v občini Slov. Bistrica s predlogi sprememb Prednosti in slabosti vodenja knjigovodstva občine Slovenska Bistrica smo proučili z vidika doseganja ciljev v poslovnem procesu, ki ima vgrajene notranje kontrole. Vendar pa moramo poudariti, da je za doseganje določenega cilja potrebno več kontrolnih postopkov, ki hkrati pomenijo uresničitev nadaljnjih ciljev. Popolnost, točnost in ažurnost evidenc je prav tako precej odvisna od tega ali je cilj odobrenih poslov dosežen. 1. ODOBRENOST POSLOV IN RAZMEJITEV DOLŽNOSTI Učinkovita preventivna kontrola, kateri v proučevanem knjigovodstvu dajejo velik poudarek, je odobravanje poslov s strani pooblaščenih oseb. Za prevzemanje obveznosti v breme proračuna je odgovoren župan kot odredbodajalec. Odredbodajalec za delovanje občinske uprave pa je direktor občinske uprave. Pooblaščene osebe za razpolaganje s sredstvi proračuna odgovarjajo za zakonitost, gospodarnost, upravičenost in namembnost uporabe proračunskih sredstev in so dolžni preveriti, če so potrebna finančna sredstva zagotovljena. Vendar pa ni dovolj samo pooblastilo za odobravanje plačil. Pomembno je kako so razmejene dolžnosti med zaposlenim. Kontrole morajo biti vgrajene tako, da zaposleni med opravljanjem svojih nalog nadzirajo delovanje zaposlenega na predhodni stopnji. Kot je razvidno iz diagramov so dolžnosti med zaposlenimi razmejene. Vodje oddelkov, ki so zadolženi za izvajanje določenih programov, so predlagatelji odredbe za izplačilo. Zaradi obsežnosti področij in nalog, ki jih obdelujejo vodje oddelkov, so znotraj oddelkov vzpostavljeni še referenti, ki odgovarjajo za finančna sredstva na določeni postavki. Računovodje na naslednji stopnji obdelave knjigovodskih listin kontrolirajo predlagane odredbe z računom in usklajenost obremenitve določene postavke in konta s finančnim načrtom. Zadnjo besedo kot odredbodajalec pa ima le župan oziroma direktor občinske uprave. Kontrola odobravanja izplačil in vplačil iz proračuna je vzpostavljena in dobro deluje. 1. POPOLNOST, TOČNOST IN AŽURNOST EVIDENC S popolnostjo in točnostjo se zagotovi, da so vsi poslovni dogodki evidentirani in ostanejo popolni in točni na vsaki stopnji obdelave - točni zneski, popolni podatki o poslovnem partnerju (TRR, davčna številka), datum prejema in izdaje računa, DUR, DDV...Pri tem ima pomembno vlogo oštevilčenje knjigovodskih listin v trenutku izdaje ali pred nastankom poslovnega dogodka (Menard et al 1994, str.18). Z diagrami poteka smo ugotovili, da v knjigovodstvu občine Slovenska Bistrica vsako knjigovodsko listino oštevilčijo z zaporedno številko. Prejeti računi se opremijo z zaporedno številko takoj, ko so evidentirani v evidenco računov. Računalniški program avtomatično izbere zaporedno številko, katero knjigovodja kasneje vpiše na prejeti račun. Računu ostane zaporedna številka ves čas obdelovanja v poslovnih knjigah. Veliko zaslugo za popolno in točno vodenje evidenc lahko pripišemo dobro razvitemu računalniškemu programu - GRAD, ki ga uporabljajo v knjigovodstvu. Najpomembnejši je začetni vnos knjigovodske listine v evidenco računov. Če je ta popoln in točen, bo takšno tudi nadaljnje obdelovanje podatkov. Obdelovanje podatkov iz evidence računov v glavno

57

knjigo poteka na podlagi potrditve prenosa prometa, s čimer se opravi knjiženje v glavni knjigi. Takšno vodenje evidenc smatramo kot pozitivno, saj zelo težko pride do nepravilnosti. Če pa že nastanejo, se hitro odkrijejo in enostavno popravijo. Prav tako se dosega cilj ažurnosti, saj se vsi poslovni dogodki evidentirajo takoj ko nastanejo, redno se spremljajo terjatve in obveznosti. V primeru neporavnanih, že zapadlih terjatev se pošiljajo kupcem opomini. Obveznosti se vodijo po datumih zapadlosti, kar je računalniško nastavljeno. S potrditvijo plačil na določen dan, računalnik sam izbere zapadle obveznosti na ta dan. Do napak lahko pride samo v primeru napačno vnesenega datuma plačil. Takšno napako pa je težko zagrešiti, saj je program nastavljen tako, da sam izračuna datum plačila. Za popolnost, točnost in ažurnost evidentiranja poslovnih dogodkov v proučevanem knjigovodstvu, so pomembne tudi naknadne notranje kontrole:

• usklajevanje dejanskega in knjigovodskega stanja, • usklajevanje kontov neplačanih prihodkov in odhodkov z obveznostmi in

terjatvami Iz diagramov je jasno razvidno, da se zgoraj navedene kontrole vgrajene v proces knjigovodenja in se učinkovito izvajajo. Usklajevanja potekajo:

• dnevno – usklajevanje knjigovodskega stanja denarnih sredstev z dejanskim stanjem na transakcijskem računu,

• mesečno – usklajevanje prehodnih kontov, analitike in sintetike, kontrola odprtih kontov ter

• konec leta – kontrola s popisom, zunanja kontrola. 4. VARNOST SREDSTEV Z varnostjo sredstev ne mislimo samo na fizično in denarno premoženje. Dandanes so veliko pomembnejše informacije o premoženju. V občini Slovenska Bistrica imajo neomejen dostop do knjigovodskih podatkov poleg računovodje, vodij pristojnih oddelkov tudi župan, direktor občinske uprave, člani nadzornega odbora ( za podatke, ki so predmet nadzora). Knjigovodskih podatkov ni dovoljeno odnašati iz prostorov Sektorja za finance in računovodstvo, razen pod nadzorom referentke iz omenjenega sektorja. Prav tako ima dostop do podatkov na računalniških evidencah samo oseba, ki ima svoje uporabniško geslo. 5. NADZIRANJE DELOVANJA Nadziranje delovanja, v našem primeru procesa knjigovodenja, ni posebej zagotovljeno in se ne izvaja. Takšen nadzor bi morala opravljati neodvisna služba notranje revizije, ki pa, v občini Slovenska Bistrica, ni organiziran. V Pravilniku o usmeritvah za usklajeno delovanje sistema notranjega nadzora javnih financ je v 10.členu podano, da so proračunski uporabniki, ki presegajo letni proračun 500 mio SIT, dolžni organizirati lastno notranjo revizijsko službo. Občina Slov. Bistrica to vsekakor presega. Področje dela je zelo obsežno in zato bi predlagali, da se za ugotavljanje delovanja, uspešnosti in primernosti notranjih kontrol organizira oddelek za notranjo revizijo.

58

6. SKLADNOST Z ZAKONI IN PREDPISI Učinkovitost notranjih kontrol je odvisna tudi od spremljanja zakonodaje, ki pa se v zadnjem času precej spreminja. Potrebna je velika angažiranost zaposlenih za sprejemanje novosti, ki jih morajo neposredno uvajati v svoj proces dela – knjigovodski proces. Naloga vodje oddelka za finance in računovodstvo je, da skrbi za stalno spremljanje in obveščanje zaposlenih o spremembah in novostih na področju zakonodaje in predpisov v zvezi z javnimi financami in računovodstvom. Menimo, da je le-to dobro organizirano in vgrajeno v delovni proces tako, da je skladnost z zakonodajo dosežena v vsaki fazi procesa knjigovodenja. Vendar pa bi vseeno želeli opozorit na določene pomanjkljivosti. V oddelku za finance in računovodstvo imajo lasten Pravilnik o računovodstvu in finančnem nadzoru. V njem pa so pravila in naloge opredeljene preveč na splošno. Predlagamo, da se sestavi bolj podroben pravilnik z navodili o vzpostavljenosti in delovanju notranjih kontrol v računovodstvu. Smo mnenja, da bi bile s tem naloge zaposlenih bolj jasno opredeljene in bi se notranje kontrole še učinkoviteje izvajale. 3.5 Ugotovitve o računovodenju nadziranja v občini Slov. Bistrica V začetku diplomske naloge smo trdili, da se notranje kontrole v knjigovodstvu občine Slov. Bistrica pomanjkljivo izvajajo in zato prihaja do napak v procesu. Trditev smo postavili iz razloga, da področje notranjih kontrol v knjigovodstvu ni sistematično urejeno. Ugotovili smo, da so notranji pravilniki, po katerih je organizirano in se vodi računovodstvo, bolj skopi. Področje notranjih kontrol, ki so vgrajene v delovni proces knjigovodenja ni konkretno oziroma je preskopo opredeljeno. Iz pravilnikov ni razvidno kje bi morale biti kontrole vzpostavljene. Skozi naše raziskovanje, pa smo prišli do ugotovitve, da nesistematično urejeno področje notranjih kontrol v knjigovodstvu občine, ni zadosten razlog za pomanjkljivo delovanje notranjih kontrol. Z diagrami smo preizkušali potek procesa knjigovodenja. Z njimi smo nazorno prikazali kje v procesu knjigovodenja so notranje kontrole vgrajene, da se izvajajo sproti, saj so vgrajene v delovni proces. Z njimi se dosegajo cilji varnosti sredstev, skladnosti z zakoni in pravili, dosežen je cilj ažurnosti, popolnosti in točnosti evidenc ter odobravanja poslovnih dogodkov s strani pooblaščenih oseb. S to ugotovitvijo lahko našo trditev ovržemo. Kljub temu, pa bi predlagali, da se to področje uredi in se zapiše v notranjih pravilnikih in navodilih.

59

4 SKLEPNE UGOTOVITVE Računovodstvo občin se opredeljuje kot javno računovodstvo, saj zanj ne veljajo pravila kot za računovodstvo v zasebnem sektorju. Za organiziranje in vodenje javnega računovodstva se uporabljajo določila, ki so zapisana v Zakonu o javnih financah, Zakonu o računovodstvu in slovenskem računovodskem standardu o nepridobitnih organizacijah – SRS 36. Ne glede na posebnosti javnega računovodskega sistema, pa morajo biti v delovni proces računovodenja vključene notranje kontrole. Te zagotavljajo popolne, pravilne in resnične informacije, ki jih potrebuje vodstvo organizacije za sprejemanje pravilnih odločitev. Računovodsko informacijski sistem sestavljajo knjigovodstvo, predračunavanje, analiziranje in nadziranje. Funkcije so med seboj prepletajo in dopolnjujejo. V diplomski nalogi smo proučili proces knjigovodenja z vgrajenimi notranjimi kontrolami. Proučili smo ga s teoretičnega vidika in preizkusili delovanje notranjih kontrol na praktičnem primeru s pomočjo diagramov. V procesu knjigovodenja poteka obdelovanje podatkov na podlagi knjigovodskih listin. Pri tem se uporabljajo postopki notranjih kontrol, s katerimi se zagotovi, da se poslovni dogodki evidentirajo takoj, da se pravilno kontirajo in da se evidentirajo točne vrednosti, da se obdelujejo le odobreni poslovni dogodki in odkrivajo nepravilnosti. S proučevanjem procesa knjigovodenja v občini Slovenska Bistrica smo preizkušali delovanje notranjih kontrol. Ugotovili smo, da so notranje kontrole dosledno vgrajene v celoten proces knjigovodenja. V knjigovodstvu občine Slovenska Bistrica se uporabljajo naslednji postopki notranjih kontrol:

• odobravanje listin s strani pooblaščenih oseb, ki preverjajo verodostojnost, resničnost in pravilnost knjigovodskih listin,

• ugotavljanje ali so knjiženja zasnovana na knjigovodskih listinah, • preverjanje računske točnosti evidenc, • usklajevanje seštevkov debetnega s kreditnim prometom, • usklajevanje sintetične in analitične evidence, • usklajevanje knjigovodskega stanja z dejanskim stanjem.

Z njimi so doseženi cilji varnosti sredstev, skladnosti z zakoni in predpisi, popolnosti, točnosti in ažurnosti evidenc, razmejene dolžnosti in odobravanje s strani pooblaščenih oseb. Z našo ugotovitvijo lahko ovržemo trditev, da notranje kontrole delujejo nedosledno in zato prihaja do nepravilnosti. Vzrok za določene nepravilnosti do katerih lahko pride je le „človeška“ zmota, ki pa se zaradi učinkovitega delovanja notranjih kontrol hitro odkrije in popravi. Do bistvenih nepravilnosti v procesu knjigovodenja občine Slovenska Bistrica ne prihaja.

60

5 POVZETEK IN KLJUČNE BESEDE V diplomski nalogi smo kot predmet raziskovanja izbrali računovodsko nadziranje, ki je ena izmed informacijskih funkcij računovodstva. Računovodsko nadziranje je v tesni povezavi s knjigovodstvom. Z njim želimo doseči, da se poslovni dogodki knjižijo takoj, v pravilnih zneskih in na ustreznih kontih. Pri tem se morajo knjigovodske listine, ki te dogodke povzročajo, odobravati s strani pooblaščenih oseb. Zgotovljena mora biti skladnost z zakoni in predpisi ter varnost sredstev organizacije. Da so vsi ti cilji doseženi mora bit vzpostavljen sistem notranjih kontrol. Sistem notranjih kontrol v knjigovodstvu pa sestavljajo formalni, vsebinski in računski postopki, ki se uporabljajo pri sestavi in gibanju knjigovodskih listin, poslovnih knjig in računovodskih obračunih. Te smo proučevali v teoretičnem delu diplomske naloge. S proučevanjem knjigovodstva v občini Slovenska Bistrica pa smo proučili ali so te kontrole dejansko vzpostavljene in se učinkovito izvajajo. Z diagrami smo nazorno prikazali kako poteka proces knjigovodenja in kje so vzpostavljene notranje kontrole. Ugotovili smo, da le-te učinkovito delujejo, saj so vgrajene v delovne naloge zaposlenih in jih ti redno izvajajo. Ključne besede: občina, javni sektor, proračunsko računovodstvo, knjigovodstvo, računovodsko nadziranje, notranje kontrole, diagrami poteka. 5 SUMMARY AND FINAL WORDS In our diploma work, we have chosen to analize accounting controls, which serve as one of the informational functions of accounting. Accounting controls are in close connection with the bookeeping. With accounting controls we want to make sure, that business events are booked imidiately, in the right amounts and into the right accounts. The bookkeeping documents, which result from the process, must be approved from authorized personel. Accordance with the law and regulations as well as security of the funds must be assured. The system of internal controls must be established in order to achieve the goals. The system of internal control consists of formal, contentional and calculating procedures, which are used for structuring bookkeeping papers, ledgers and statements of accounts. These were investigated in the theoretical part of the diploma work. By studying the bookkeeping of the County Slovenska Bistrica, we have investigated wheather these controls are actualy established and performed. With diagrams we have demonstrated the process of bookkeeping and where the controls are being succesfully performed. We have found out, that the system is working successfully, because the control functions are integrated in the work tasks of the employees, and they are performed regularly. Key words: county, public sector, budget accounting, bookkeeping, accounting controls, internal controls, diagram of the course of events.

61

6 LITERATURA 1. Cvikl Milan, Zemljič Petra. 2000. Zakon o javnih financah s komentarjem. Ljubljana:

Založba Borex. 2. Drobnič, Nada, Nemec Anica in Fekonja Darja. 1996. Revidiranje v razmerah

računalniškega obdelovanja podatkov. Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev. 3. Freeman, Robert J. in Shoulders Craig D.. 1999. Governmental and nonprofit

accounting – sixth edition. Prentice Hall. Upper Saddle River, New Jersey. 4. Janc, Marija. 2004. Ureditev knjigovodstva pravnih oseb javnega prava. Računovodske

šole Zveze. 5. Šola poglobljenega knjigovodstva drugih uporabnikov enotnega kontnega načrta. Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev.

5. Kodeks računovodskih načel. 1998. Ljubljana: Slovenski inštitut za revizijo. 6. Koletnik, Franc. 2002. Revidiranje. Maribor: Ekonomsko – poslovna fakulteta. 7. Lesjak, Mira. 2000. Ustroj notranjih kontrol in ureditev notranjega revidiranja pri

neposrednih uporabnikih državnega proračuna. Revizor 12, str. 9-22 8. Logar, Romana. 1999. Notranje kontroliranje v državni upravi. Gospodarski vestnik 49,

Ljubljana. Str. 66 9. Maher, Neva. 2000. Vrhovna revizijska institucija in notranje kontrole v EU.

Gospodarski vestnik 2, Ljubljana. Str. 50. 10. Menard, Vera, Mahnič Marjan, Dobnik Darinka in Nemec Anica. 1994. Revidiranje

notranjih kontrol podjetja. Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev. 11. Perner, Vili. 2000. Revidiranje lokalne skupnosti – občine. V Zbornik referatov

32.simpozij o sodobnih metodah v računovodstvu, financah in reviziji. Portorož: Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev Slovenije. Str. 325 - 352

12. Praprotnik, Ana. 2000. Javno računovodstvo z vidika občin. V Zbornik referatov 15. Posvetovanja o računovodstvu, davščinah in financah. Maribor: Društvo računovodij, finančnikov in revizorjev. Str. 70 – 87

13. Praprotnik, Ana. 2001. Vidiki nadziranja v samoupravnih lokalnih skupnostih. V Zbornik referatov 33. simpozij o sodobnih metodah v računovodstvu, financah in reviziji. Portorož: Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev. Str. 281

14. Praprotnik, Ana. 2002. Notranje revidiranje v javnem sektorju. Zbornik referatov, 17. Posvetovanje o računovodstvu, davščinah in financah. Društvo računovodij, finančnikov in revizorjev. Maribor. Str. 42.

15. Romney, M.B., P.J. Steinbart in B.E. Cushing. 1997. Accounting information Systems – 7.th edition. Massachusets: Addison-Wesley Readings.

16. Sawyer, B. Lawrence, Dittenhofer A. Mortimer, Scheiner H. James. 2003. Sawyer s internal auditing -The practice of Modern Internal Auditing – fiveth edition. Altamone Springs Florida: The Institute of Internal Auditors.

17. Slovenski računovodski standardi. 2002. Ljubljana: Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev Slovenije.

18. Taylor, Donald H. in Glenzen William G.. 1996. Revidiranje – zasnove in postopki. Slovenski prevod. Slovenski inštitut za revizijo.

19. Turk, Ivan, Slavka Kavčič, Majda Kokotec-Novak. 1998. Poslovodno računovodstvo. Ljubljana: Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev.

20. Turk et al. 2001. Finančno računovodstvo. Ljubljana: Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev Slovenije.

21. Turk et al. 1994. Notranje revidiranje poslovanja. Ljubljana: Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev Slovenije.

62

22. Turk Ivan, Melavc Dane. 2001. Računovodstvo. Kranj: Moderna organizacija. 7 VIRI 1. Pravilnik o enotnem kontnem načrtu za proračun, proračunske uporabnike in druge

osebe javnega prava (Ur.l.RS, št. 54/02, 117/02, 58/02, 134/03, 34/04 in 141/04) 2. Pravilnik o skupnih osnovah za postopke dela finančnih služb neposrednih uporabnikov

proračuna Republike Slovenije (Ur.l.RS, št. 119/2004) 3. Pravilnik o usmeritvah za usklajeno delovanje sistema notranjega nadzora financ

(Ur.l.RS, št. 72/2002) 4. Zakon o računovodstvu (Ur.l. RS št. 23/1999, 30/2002) 5. Zakon o javnih financah (Ur.l. RS, št. 79/1999, 124/2000, 79/2001,30/2002, 56/2002) 6. Zakon o računskem sodišču (Ur.l. RS, št 11/2001) 8 SEZNAM DIAGRAMOV DIAGRAM ŠT.1: Notranje kontrole pri vodenju knjigovodstva obveznosti do dobaviteljev.36 DIAGRAM ŠT.2: Notranje kontrole pri vodenju knjigovodstva terjatev do kupcev ..............43 DIAGRAM ŠT. 3: Notranje kontrole pri vodenju knjigovodstva opredmetenih osnovnih

sredstev..............................................................................................................................46 DIAGRAM ŠT. 4: Notranje kontrole pri vodenju knjigovodstva obračuna plač.....................51 DIAGRAM ŠT.5: Notranje kontrole pri knjigovodstvu denarnih sredstev in blagajniškega

poslovanja .........................................................................................................................53