Upravljanje dokumentacijom u organima dr žavne uprave

Upravljanje dokumentacijom u organima drUpravljanje dokumentacijom u organima državne upravežavne uprave

Zoran ŽivkovićZoran Živković

Direktor programa Direktor programa

2

Sadržaj prezentacije

StrukturaStruktura eDMS r eDMS reeššenjaenja …… ………………….….……………………................................……..10’..10’

Implementacija eDMS rešenja …Implementacija eDMS rešenja …………………………….……...……..…..……..…...... 1100’’

Koncept eDMS rešenjaKoncept eDMS rešenja………………..……................................................................................ 1515’’

22

11

33

44 Pitanja i odgovori …Pitanja i odgovori …………………………...…………………...……..………..……………..…..….…..…. ? ?’’

3

e-dokumenti

pošta faks

Finansijskaaplikacija

Birački Spiskovi

Javne nabavke

(…….)

Radni postupci i

procedure

Kadrovskiposlovi

Prijavapočetkaradova

Poslovi prijemne kancelar.

Zahtev za izdavanje

akta

Javna nabavka

Izveštajiprema

ministarst.

Poslovi uprave

Poreskadokumen.

Opštinskestipendije

Posloviinspektor.

Zahtev za dečji

dodatak

Sednicaskupštine

opštine

Uverenje o

državljan.

Aktiizvršioca

Skeniranie-mail@

Obuhvat ulaznih,izlaznih i internihdokumenata

Obrada dokumenata,radni tokovi i procedure (workflow)

Distribucija i razmena Dokumenata(U/I delovodnici)

Centralno arhiviranje ičuvanjedokumenata

ElektronskaPošta

kalendari

MS Office

Ostaleaplikacije

Integracija sa ostalim aplikacijama

Saradnja među korisnic. eDMS sistema

Koncept eDMS rešenja11

4

Prednosti pri uvođenju eDMS sistema

POVEĆANJE STEPENA EFIKASNOSTI I PRODUKTIVNOSTI

• Veća brzina distribucije i primanja dokumenata• Bolja preglednost poslovanja• Bolja podela poslova – veći učinak u poslovanja• Standardizacija poslovanja• Transparentna sledljivost dokumentacije• Koncentracija i dostupnost do informacija• Centralizacija arhive; dostupnost, čuvanje,nadzor• Olakšan rad sa strankama i donošenje odluka

EfektiEfekti

11

5

Prednosti pri uvođenju eDMS sistema

SMANJENJE TROŠKOVA POSLOVANJA

• U Postupku uređivanja papira, čuvanja i traženja – ušteda vremena• Smanjena količina papira u toku poslovanja•Smanjenje troškova u sistemu izmena i dopuna dokumenata u obradi• Manje prostora potrebno za arhivu• Manje kopiranja dokumenata

EfektiEfekti

11

6

Platforma eDMS rešenja

Windows/LinuxIBM Lotus Domino Server

WindowsWeb Browser

WindowsIBM Lotus Notes ClientIMiS/Scan/Scan++/OCR

Skeniranje dokumenata

Pregled o obrada dokumenata

Aplikacioni server

Skener

LinuxImis/ARC (Arhiva)Imis/Net

Server dokumenata

Rad sa dokumenatima

22

7

Uspešna saradnja sa korisnicima u regionu… Banke

• Nova Ljubljanska banka• Poštna banka Slovenije• Volksbank•Bank Austria• SKB•Banka Slovenije• Krekova banka•Abanka Vipa•Factor banka•Zadružna banka• Hypo Alpe Adria banka

Državna Uprava • Predsednik R.

Slovenije• Vlada, Parlament• Vladine organizacije• Ministarstva• Zavod za zdravstveno

osiguranje• Upravne jedinice,

opštine• 10,000 korisnika• 140 lokacija• Infrastruktura• Softverska rešenja

Osiguravajuće kuće:• Slovenska Izvozna družba• Makedonska Banka za Podršku i Razvoj• Zavarovalnica Maribor• Zavarovalnica Merkur

Privreda:• Mercator• Sava Tires, Sava d.d.• Ljubljanske Mlekarne• Intereuropa• Elektro Gorenjska• Elektro Primorska• Elektro Maribor• Debitel, SI-Mobil, M-Tel

Advokatske kancelarijeInstutucijeZastupnici i dileri automobilaBrokerske kuće

25,000+ korisnika SRC rešenja od čega

15,000 korisnika SRC eDMS rešenja

22

8

Projekti eDMS na platformi eOffice

• Narodna Banka Srbije• SMECA• RF PIOZ,Srbija• GDS,Srbija• Ministarstvo za Transport i veze, Makedonija• Uprava Carina, Makedonija• Opština Kula, Srbija• Unicredit Banka Srbije• Nova Banka, BiH• S-Leasing, Srbija• Unicredit Lizing, Srbija• Futura Plus, Srbija• Telefonija i BeotelNet, Srbija• Lovćen osiguranje, Crna Gora• Dunav RE, Srbija• EuroPetrol i EuroGas, Srbija• Monterra, Srbija

22

9

Uslovi za uspešan projekat

• Podrška rukovodstva• eDMS rešenje kao deo poslovne strategije• Metodologija implementacije

33

10

Metodologija implementacije

Analiza Stanja

Izrada projektne

dokumentacije

Izrada i prilagođenjaeDMS rešenja

UspostavljanjeRešenja i verifikacija

Školovanjei obuka

Uvođenje u eksploataciju

Održavanje Sistema

Koraci implementacije:

33

11

Struktura projektnih resursa

NADZORNI ODBOR PROJEKTA

UPRAVLJAČKI TIM PROJEKTA

STRUČNI TIM PROJEKTAeDMS Klijent

• Konsultanti• Poslovni analitičari• Softver developeri• Administratori

• Ključni korisnici• Krajnji korisnici• Stručni saradnici• Administratori

• Interni vođa projekta• Eksterni vođa projekta• Rukovodioci preduzeća

• Sponzor projekta• Direktor izvođača• Interni vođa projekta• Eksterni vođa projekta

33

12

Trajanje projekta

Analiza Dokum. ObukaIzrada UvođenjeTestiranjePostavka

Do 1 mesec

Do 1 mesec

3 danaPo kor.

Do 1 mesec

Do 1 mesec

Faze u izradi projekta

Vre

men

sko tre

jan

je p

roje

kta

33

13

eOffice – Opštinska uprava (1/6)

Evidencija zahteva i signiranje

Distribucijazahteva do načelnka

odeljenja(automatska)

Načelnik odeljenjaStranka podnosi zahtev

Koraci:- Prijava u sistem- Skeniranje zahteva- Unos evidencionih podataka- Automatsko arhiviranje u DMS- Signiranje zahteva

Prijem zahteva

Koraci:- Prijava u sistem- Pregled pimljenih zahteva- Otvaranje i pregled zahteva-Izmena i dopuna evidencionih podataka- Određivanje odgovornog referenta

Prijem

Korisnici

Referent

Koraci:- Prijava u sistem- Pregled zahteva- Obrada zahteva- Kompletiranje predmeta

Obrada

Distribucija zahteva doreferenta

(automatska)

Arhiva

Pretraživanje, poziv

i pregleddokumentacije

Koraci:- Prijava na sistem- Upis kriterijuma za pretragu- Pretraživanje- Pozivanje i pregled dokumentacije

Koraci:- Kompletiranje predmeta- Pregled dokumentacije- Štampa podataka- Arhiviranje predmeta

Arhiviranje predmeta

33

14


DistribucijaZahteva do načelnikaodeljenja

(automatska) Načelnik odeljenjaStranka podnosi zahtev

Koraci: - Prijava u sistem - Skeniranje zahteva - Unos evidencionih podataka - Automatsko arhiviranje u DMS - Signiranje zahteva

Prijem zahteva

Koraci:- Prijava u sistem- Pregled pimljenih zahteva- Otvaranje i pregled zahteva-Izmena i dopuna evidencionih podataka- Određivanje odgovornog referenta

Prijem

Korisnici

Referent


Obrada

Distribucija zahteva doreferenta

(automatska)

Arhiva


i pregledzahteva




eOffice – Opštinska uprava (2/6)33

15


Distribucijazahteva do načelnikaodeljenja

(automatska) Načelnik odeljenjaStranka podnosizahtev


Prijem zahteva

Koraci:- Prijava u sistem- Pregled pimljenih zahteva- Otvaranje i pregled zahteva-Izmena i dopuna evidenci. podataka- Određivanje odgovornog referenta

Prijem

Korisnici

Referent


Obrada

Dostribucija zahteva doreferenata

(automatska)

Arhiva







16


Distribucijazahteva do načelnika

odeljenja(automatska)

Načelnik odeljenjaStranka podnosizahtev


Prijem zahteva

Koraci:- Prijava u sistem- Pregled pimljenih zahteva- Otvaranje i pregled -Izmena i dopuna evidenci. podataka- Određivanje odgovornog referenta

Prijem

Korisnici

Referent


Obrada

Dostribucija zahteva doreferenta

(automatska)

Arhiva







17


DistribucijaUlaznih računa do

primaoca (automatska)



Prijem zahteva


Prijem

Korisnici

Referent


Obrada


(automatska)

Arhiva




Koraci:- Kompletiranje predmeta- Pregled dokumentacije- Štampa podataka- Arhiviranje


eOffice – Opštinska uprava(5/6)33

18


DistribucijaUlaznih računa do

primaoca (automatska)



Prijem zahteva


Prijem

Korisnici

Referent


Obrada


(automatska)

Arhiva







19

Q&A

[email protected]

44

Documents

Upravljanje dokumentacijom u organima dr žavne uprave