UPRAVLJANJE PROJEKTNIM CIKLUSOM Priručnik za Seminar

UPRAVLJANJE PROJEKTNIM CIKLUSOM Priručnik za Seminar

Ministria e Kulturës, Rinisë dhe SportitMinistarstvo Kulture, Omladine i Sporta

Ministry of Culture, Youth and Sports

Objavljeno odDeutsche Gesellschaft fürInternationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Registrovane kancelarijeBonn and Eschborn, Germany

GIZ Office KosovoStr. Arkitekt Karl Gega No. 3810000 Pristina, KosovoT +383 38 233 002 100F +383 38 233 002 172E [email protected] I www.giz.de/kosovo

ProgramMladi, Zapošljavanje i Veštine

DizajnScalegatePriština, Kosovo

ŠtampanjeNTG BlendiPriština, Kosovo

Foto kreditiKorice: nd3000/elements.envato.com

AutoriDriton Dalipi & Hamit Qeriqi

U ime Nemačkog saveznog ministarstva za ekonomsku saradnju i razvoj (BMZ)

DatumMaj, 2021

UPRAVLJANJE PROJEKTNIM CIKLUSOM 2

Sadržaj

UVOD 4

PREGLED SEMINARA 7

Karakteristike projekta 8

Šta je upravljanje projektnim ciklusom? 8

Logički okvir (LO) i razvoj projekta 9

Faza analize 10

Analiza zainteresovanih strana 10

Analiza problema 13

Analiza ciljeva 15

Faza planiranja 17

Matrica logičkog okvira 18

Sveukupna svrha 19

Cilj projekta 19

Rezultati projekta 19

Projektne aktivnosti 19

Indikatori 19

Alati za verifikaciju 20

Pretpostavke 20

Dodatni elementi predloga projekta 20

Rodna ravnopravnost u projekat 21

Implementacija projekta 22

Faza evaluacije 26

DODATAK 28

Dodatak 1: Obrazac za identifikaciju zaint-eresovanih strana

29

Dodatak 2: Oblik stablo problema 30

Dodatak 3: Oblik stablo cilja (šema) 31

Dodatak 4: Matrica logičkog okvira 32

4.1. Struktura logičkog okvira 32

4.2. Primer logičkog okvira 33

4.3. Matrična struktura logičkog okvira za upotrebu u grupnom radu

34

Dodatak 5: Plan aktivnosti 35

Dodatak 6: Budžet projekta 36

Dodatak 7: Plan kontrole i pračenja 37


UVOD


UVOD

Svrha ove obuke je jačanje kapaciteta izabranih predstavnika Omladinskih Centara i Lokalnih Saveta za Akciju Mladih na Kosovu u Upravljanju Projektnim Ciklusom (UPC) za efikasnu pripremu i sprovođenje projekata. Poseban fokus bice stavljen na identifikaciju problema, efikasan dizajn predloga projekata, uključujuci implementaciju projekata, izveštavanje i evaluaciju.

Ova obuka sadrži sveobuhvatne smernice o načinu primene metode UPC i pristupa Logičkog Okvira (PLO) za odabrane predstavnike Omladinskih Centara i Lokalnih Omladinskih Akcionih Saveta na Kosovu; pruža osnovne informacije o politikama, programskim, regulatornim i tehničkim aspektima upravljanja projektima i načinima da se osigura koherentnost, održivost i transparentnost projektnog rada u celoj instituciji. Obuka (seminar) o UPC je strukturiran u jednom modulu i sadrži sledece teme:

PRISTUP LOGIČKOM OKVIRU

PRIPREMA PREDLOGA PROJEKTA

DEFINICIJA PROJEKTA

FAZA ANALIZE TOKOM PRIPREME LOGIČKOG OKVIRA» Analiza zainteresovanih

strana» Analiza problema» Analiza zadataka

UPRAVLJANJE PROJEKTNIM CIKLUSOM (PROGRAMIRANJE;

IDENTIFIKACIJA; FORMULACIJA;

IMPLEMENTACIJA; EVALUACIJA)

FAZA PLANIRANJA TOKOM PRIPREME LOGIČKOG OKVIRA» Definisanje cilja projekta» Utvrđivanje rezultata i

aktivnosti projekta» Utvrdite pretpostavke» Identifikacija pokazatelja

i njihova definicija prema SMART modelu

» Identifikacija izvora kontrole


Predviđeno vreme za ovaj trening je 5 dana.

Svaki modul ce biti sproveden na način da če:

» Osigurati aktivno učešce polaznika kroz tehnike kreiranja ideja,» Sadržiti prezentaciju teorijskog dela modula klasičnih alata,» Pružati interpretaciju u pogledu znanja i veština koje učesnici vec poseduju (vođena diskusija),» Osigurati praktičnu primenu novih znanja i veština kroz praktičan rad (grupni rad, individualni rad, igra uloga itd.),» Pružaju povratne informacije od tima za obuku i drugih učesnika kroz vođene diskusije (analiza i razmišljanje),» Pokazuju mogucnost direktne i neposredne primene u svakodnevnom radu (grupni dijalog).

Ova kurs obuke je zamišljen kao radionica (seminar) sa aktivnim učešcem. Uključuje predavanja, objašnjenja pojmova i koncepata, primere i studije slučaja, a od učesnika se očekuje da prisustvuju svim sesijama, uzmu aktivno učešce, drže prezentacije, neguju duh saradnje i daju konstruktivne povratne informacije.


PREGLED SEMINARA


KARAKTERISTIKE PROJEKTA

ŠTA JE UPRAVLJANJE PROJEKTNIM CIKLUSOM?

Projekat je privremena inicijativa ograničena na resurse, sa jasnim datumom početka i završetka, a sastoji se od niza aktivnosti usmerenih na stvaranje rezultata i postizanje određenog cilja.

Projekat obično ima sledece karakteristike:» Postoji menadžer projekta, koji je odgovoran i odgovoran za projekat u ime menadžmenta;» Ima jasan datum početka i završetka i vremensku liniju;» Ograničene i unapred određene količine ljudskih, finansijskih i materijalnih resursa dodeljene su projektu;» Niz aktivnosti za postizanje rezultata;» Konačni rezultati su roba i / ili usluge koje ce projekat proizvesti, i» Cilj postignut proizvodnjom rezultata.

Upravljanje projektnim ciklusom (UPC) je metoda koja osigurava efikasno, ufektivno i odgovorno upravljanje projektom. UPC deli životni ciklus projekta u pet glavnih faza. To su

i) programiranje; ii) planiranje / identifikacija projekata; iii) formulisanje / razvoj projekata; iv) sprovođenje projekata, pracenje i kontrola; i v) evaluacija projekta.

Rukovodilac projekta (projekt menadžer) odgovoran je za upravljanje ciklusom.

Programiranje

IdentifikacijaEvaluacija

Sprovođenje Formulacija

Zbog ograničenog vremena obuke, fokus tekucih sesija bice na fazi identifikacije / planiranja i formulisanja projekata kroz pristup logičkog okvira.


LOGIČKI OKVIR (LO) I RAZVOJ PROJEKTA

Planiranje projekta prema pristupu LO prolazi kroz dve faze i to u nekoliko koraka, kako sledi:

FAZA ANALIZE

» Analiza zainteresovanih strana» Analiza problema» Analiza zadataka» Analiza strategije (identifikuju se različite

strategije za postizanje rešenja i bira se najprikladnija strategija)

FAZA PLANIRANJA

» Pripremljena je matrica LO - utvrđena je struktura projekta

» Planiranje aktivnosti - kada ce se aktivnosti odvijati?

» Planiranje resursa - koji resursi ce biti potrebni?

FAZA ANALIZE


FAZA ANALIZE

ANALIZA ZA INTERESOVANIH STRANA

Akteri (zainteresovane strane) u projektu mogu biti pojedinci, grupe pojedinaca, zajednice, institucije, organizacije ili vladina tela koja mogu imati interese ili biti pogođeni projektom. Oni mogu imati direktan ili indirektan uticaj, pozitivan ili negativan na inicijativu planiranja projekta. Ključne zainterisovane strane bice identifikovane i navedene na kraju analize situacije. Korisnosti uključivanja zainteresovanih strana od samog početka su sledece:

» Zainteresovane strane su ključni izvor informacija i stručnosti; omogucavaju menadžeru projekta da proveri da li su procena potreba i projektna strategija tačni.

» Njihovo rano uključivanje povecava verovatnocu njihovog vlasništva i posvecenosti prema projektu.» Njihove povratne informacije su ključne za pracenje napretka, sprovođenje kontrole i procenu učinka projekta

UPC predviđa participativni pristup i stoga ce menadžer projekta od početka uključiti zainteresovane strane (akteri) u projekat. Važno je biti svestan da ce različitim akterima biti potreban različit stepen učešca u projektnom ciklusu. Menadžer projekta takođe ce biti odgovoran za pružanje povratnih informacija zainteresovanim stranama, osiguravajuci da svi razumeju zašto su uključeni, znaju koje bi njihove odgovornosti ili uloge mogle biti i kako to može uticati na njih.

Tokom analize interesnih grupa, menadžer projekta ili članovi njegovog / njenog tima imace nekoliko kontakata sa istim pojedincima, grupama i organizacijama. Važno je da projektni tim izbegava stvaranje zabluda o tome šta projekat može postici. Projektni tim ne bi trebalo da izražava bilo kakvu usmenu ili pisanu posvecenost potencijalnim izvršnim partnerima i korisnicima u vezi sa projektom. Ova obaveza se može izraziti samo nakon zvaničnog odobrenja projekta od strane rukovodioca programa (direktora).

Kako se vrši analiza zainteresovanih strana?

Na ovaj način se vrši analiza zainteresovanih strana:1. Identifikuju se zainteresovane strane.2. Zainteresovane strane su profilisane.3. Interesi zainteresovanih strana se razumeju.4. Odlučeno je kako zainteresovane strane mogu da doprinesu.5. Predvidite šta zainteresovane strane očekuju.

Identifikacija zainteresovanih strana

Analiza zainteresovanih strana započinje navođenjem imena svih pojedinaca, grupa i / ili institucija koje mogu uticati na projekat. Analizom situacije identifikovan je određeni broj zainteresovanih strana. Da bi se osiguralo da je lista relevantna i potpuna, projektni tim treba da odgovori na sledeca pitanja:

» Ko ce imati direktnu ili indirektnu korist od projekta (pravljenje razlike između muškaraca i žena)?

» Ko ce biti korisnici projekta?» Ko treba da bude uključen u projekat?» Ko može dodirnuti, uticati ili podržati projekat?» Ko radi / je vec radio slične projekte?» Ko može predstavljati pretnju napretku ili uspehu projekta?


Rukovodilac projekta treba da osigura da se uzmu u obzir sve relevantne zainteresovane strane, uključujuci sledece:

Razumevanje interesa zainteresovanih strana

Različite zainteresovane strane imaju različite interese i motive u vezi sa projektom. Pre nego što se uključi u projekat, menadžer projekta treba da proceni stepen njihovog učešca. Projektni tim može postaviti sledeca pitanja kako bi pripremio pregled interesa i očekivanja zainteresovanih strana:

Profilisanje zainteresovanih strana

Važno je razumjeti prirodu, veličinu i kapacitet zainteresovanih strana. Projektni tim može postaviti sledeca pitanja kako bi identifikovao karakteristike zainteresovanih strana:

» Institucionalne strukture na svim nivoima,» Nevladine organizacije / Organizacije civilnog društva i međunarodne

organizacije,» Vođe zajednica, grupe za prava mladih i žena.

» Koji je konkretan interes zainteresovanih strana za implementaciju projekta?

» Koje su potrebe zainteresovanih strana u vezi sa problemom?» Koji su različiti motivi zainteresovanih strana da se uključe u projekat

ili da se suprotstave projektu?» Kolika je cena projekta ako zainteresovane strane nisu uključene?

» Da li su vladine jedinice zainteresovanih strana (lokalne, regionalne, nacionalne), međunarodne organizacije ili civilno društvo?

» Šta je fokus i mandat zainteresovanih strana?» Koje su socio-kulturne karakteristike zainteresovanih strana?» Da li ce zainteresovane strane imati koristi od projekta?» Koliko je velika organizacija zainteresovanih strana? Koliko je dobro

uspostavljeno? Da li je područje široko prisutno?» Koje su snage zainteresovanih strana (npr. važan politički / ekonomski

akter, snažno lobiranje i uticaj na lokalnom nivou)?


Odlučite kako zainteresovane strane mogu da doprinesu

Uspostavljanje partnerstva je ključ participativnog pristupa UPC-a. Akteri mogu doprineti projektnom timu svojom stručnošcu ili znanjem o očekivanim problemima i rizicima. Projektni tim treba da razmotri sledeca pitanja:

Povezivanje situacije, analize zainteresovanih strana i problema

U ovoj fazi projektni tim ima relativno jasnu sliku situacije, poznato je ko treba da bude uključen u projekat i koji potencijalni problemi ce se rešiti. Završni korak procene potreba je analiza problema, kako bi se identifikovali specifični ciljevi i ishodi (proizvodi ili ishodi projekta). Informacije dobijene analizom situacije i zainteresovanih strana koriste se u analizi problema.

Situacija i analiza zainteresovanih strana takođe ce biti važne kako bi se primetilo gde postoji potencijal za izgradnju partnerstava i koji uslovi mogu učiniti uspešnu implementaciju projekta.

Predvidite šta zainteresovane strane očekuju

Stvaranje partnerstava uključuje izradu projekcija za vrstu projektne pomoci koja bi mogla biti potrebna potencijalnim partnerima. Projektni tim treba da razmotri sledeca pitanja:

Menadžer projekta je u mogucnosti da koristi matricu analize zainteresovanih strana za dokumentovanje gore opisane analize.

Obrazac za analizu zainteresovanih strana predstavljen je u Dodatku 1.

» Da li zainteresovane strane imaju znanje i iskustvo u ovoj vrsti projekta?

» Da li zainteresovane strane poseduju veštine ili specijalizovanu stručnost koja bi mogla biti potrebna?

» Da li zainteresovane strane uživaju politički pristup uticajnim mrežama ili vlastima?

» Mogu li zainteresovane strane da dodeliti sredstva / ljudske resurse ovom projektu?

» Da li zainteresovane strane imaju zgrade ili predmete, specijalizovani objavljeni materijal ili opremu koji se mogu koristiti za ovaj projekat?

» Da li zainteresovane strane imaju neki poseban oblik izgradnje kapaciteta?

» Da li je zainteresovanim stranama potrebna obuka o određenoj temi ili veštini?

» Da li je zainteresovanim stranama potrebna podrška za finansiranje njihovih aktivnosti?

» Da li zainteresovanim stranama trebaju posebna ulaganja u vidu opreme, materijala ili ljudskih resursa?


Kako se vrši analiza problemaCilj analize problema je osigurati da se problem adekvatno prouči. U zavisnosti od budžeta i prirode projekta, preporučuje se upotreba ili najjednostavnijeg pristupa ili metodičnijeg pristupa analizi problema. Mnoge organizacije koje koriste UPC i logički okvir koriste metodološki pristup za obavljanje analize problema.

Dogovaranje o problemimaProjektni tim složice se o glavnim problemima sa kojima se suočavaju potencijalni korisnici projekta. Član projektnog tima, imenovan za pisac procesa, grupirace probleme prema zainteresovanim stranama na koje se odnose, prema geografskoj blizini i tematskim kategorijama. Konačno, projektni tim ce se složiti oko jednog problema.

Mozgalice (brainstorming) o problemima Analiza problema započinje razmišljanjem i predstavljanjem ideja. Menadžer projekta ce voditi sesiju ideja i objasniti kako je projektna ideja pokrenuta, kao i nalazi situacije i analiza zainteresovanih strana. Zatim bi trebalo da pozove projektni tim da podeli svoja razmišljanja o problemima. Projektni tim treba da istakne specifične probleme kojima bi projekat trebalo da se bavi.

ANALIZA PROBLEMA

Analiza problema je tehnika koju menadžeri projekata koriste za analizu i organizovanje problema koje projektna ideja želi da reši. Problem je opis lošeg ili negativnog stanja. Sprovođenje analize problema pomoci ce u ispitivanju različitih problema identifikovanih tokom situacije i analize zainteresovanih strana. Cilj je utvrditi uzročno-posledične veze između različitih problema i pronaci odgovarajuca rešenja.


Posledice

Glavni problem

Uzrok

Rečni ekosistem pod ozbiljnom pretnjom, uključujući zalihe ribe

Veliki broj bolesti izazvane od vode

Kvalitet rečne vode se pogoršao

Visok nivo čvrstog otpada bačenog u reku

Zagađivači se ne kontrolišu

Stanovništvo nije svesno rizika od odlaganja otpada

Propisi nisu dovoljni da bi se sprečavalo slivanje otpadnih

voda direktno u reku

40% domaćinstava i 20% poslovanja nije priključeno na

kanalizacionu mrežu

Većina domaćinstava i fabrika otpadne vode slivaju direktno u

reku

Oblik stabla problema predstavljen je u Dodatku 2

Primer stabla problema:


Kako napraviti „Stablo Ciljeva”

KORAK 1 - Preoblikujte sve negativne situacije analize problema u pozitivne situacije koje su:• Poželjne,• Stvarno ostvarljive

KORAK 2 - Proverite odnos sredstvo-cilj kako biste osigurali validnost i potpunost hijerarhije (relacija uzrok-posljedica pretvaraju se u relaciju sredstvo-cilj)

KORAK 3 - Ako je potrebno:• Pregledati formulaciju• Dodati nove ciljeve ako se čine relevantnim i neophodnim za postizanje cilja na sledecem višem nivou• Izbrišite ciljeve koji se ne čine realnim ili neophodnim

ANALIZA CILJEVA

Tokom ove faze, negativne problemske situacije se pretvaraju u rešenja, izražena u pozitivnim dostignucima. Na primer, “kvalitet rečne vode se pogoršao“ pretvara se u “kvalitet rečne vode se poboljšao“. Ova pozitivna dostignuca su u stvari ciljevi i predstavljena su dijagramom ciljeva koji predstavljaju hijerarhiju sredstvo-cilj. Svrha ovog dijagrama je da pruži jasnu sliku željene situacije u buducnosti.

Definicija cilja: Cilj je poboljšana situacija u buducnosti; mora biti realan i izražajan u pozitivnoj i ostvarivoj izjavi.

Još jednom bi trebalo izvršiti analizu ciljeva kroz odgovarajuce konsultacije sa ključnim grupama zainteresovanih strana. Ovo bi trebalo da pomogne u razmatranju prioriteta, proceni koliko je realno postizanje nekih ciljeva i identifikuje druge alate koji bi mogli biti potrebni za postizanje željenih ciljeva.

Glavna snaga stabla ciljeva je u tome što omogucava da se analiza potencijalnih ciljeva projekta u velikoj meri oslanja na rešavanje niza jasno identifikovanih primarnih problema.


Cilj

Cilj

Rezultati

Pretnja za rečne ekosisteme se smanjila, a zalihe ribe povećane

Broj bolesti izazvnae od ovde je smanjen

Kvalitet rečne vode se poboljšao

Smanjena je količina bačenog čvrstog otpada u reku

Zagađivači se efikasno kontrolišu

Stanovništvo je svesnije rizika od odlaganja otpada

Stvoreni su novi zakonski propisi koji

su efikasni u sprečavanju direktnog

slivanja otpadnih voda

Povećanje broja domaćinstava i

poslovanja koja su priključena na kanalizacionu

mrežu

Smanjen je broj kuća i fabrika koje ispuštaju otpadne vode u

reku

Oblik trupa ciljeva predstavljen je u Dodatku 3

Primer stabla ciljeva:


FAZA PLANIRANJA


MATRICA LOGIČKOG OKVIRA

Matrica Logičkog Okvira je alat za vizuelno planiranje i upravljanje. Omogucava da se glavne komponente projekta (programski ciljevi, ciljevi projekta, rezultati i aktivnosti) organizuju i analiziraju na strukturiran način. Logički okvir dopunjuje metodu UPC formiranjem metodološke osnove upravljanja projektom.

Dodatak 4 predstavlja:

Komponente logičkog okvira

Logički okvir uključuje pokazatelje i izvore za verifikaciju kako bi se potvrdilo da li projekat postiže predviđene rezultate. Takođe razlikuje pretpostavke koje moraju postojati da bi se postigla projektna strategija. Logički okvir je fleksibilan alat i treba ga ažurirati tokom projekta. Tokom razvoja projekta koristi se kao alat za vizuelnu prezentaciju strategije i razjašnjavanje načina merenja učinka. Koristice se tokom primene kao alat za pracenje aktivnosti i napredovanje ka rezultatima. Po završetku projekta, logički okvir ce se koristiti za procenu ukupnih performansi.

ILUSTRATIVNI PRIMER KOMPLETNOG LOGIČKOG

OKVIRA,

MATRIČNA STRUKTURA LOGIČKOG OKVIRA,

MATRIČNA STRUKTURA LOGIČKOG OKVIRA ZA

UPOTREBU U GRUPNOM RADU.


UPC koristi SMART kriterijume za opisivanje karakteristika indikatora. SMART indikator treba da bude:

SPECIFIČAN - jasno šta treba posticiMERLJIV - merljivo, može se meriti u količinama, procentima

OSTVARLJIV - nadohvat ruke, ali uvek motiviše

REALISTIČAN - prikladno, u okviru resursaNA VREME - odgovara vremenu, završava se na vreme

SVEUKUPNA SVRHASvrha programa povezuje projekat sa programom kojem namerava da doprinese. Svrha programa objašnjava dugoročne koristi projekta u širem okruženju. Obično neki projekti imaju istu zajedničku programsku svrhu.

CILJ PROJEKTACilj projekta odražava ono što projekat želi da postigne u okviru programa. Cilj projekta odražava obrazloženje za realizaciju projekta i sumira efekte koje bi projekat trebalo da ima. Cilj projekta treba da pokuša da utvrdi održive koristi za ciljnu grupu. Na primer, cilj projekta treba da objasni kako ce inicijativa uticati na trenutnu situaciju i kakve ce promene doneti korisnicima. U idealnom slučaju, projekat treba da ima samo jedan cilj. Broj ciljeva treba ograničiti na najviše tri. Ako postoje prekomerni ciljevi projekta, to obično znači da je upravljanje projektom suviše složeno ili da tim pokušava da osmisli dugoročni program, nazivajuci ga projektom.

REZULTATI PROJEKTARezultati opisuju konkretnu robu i / ili usluge koje ce projekat pružiti. To su proizvodi aktivnosti koje ce se preduzeti. Kombinacija rezultata dovešce do postizanja projektnog cilja.

PROJEKTNE AKTIVNOSTIAktivnosti određuju kako projektni tim namerava da sprovede projekat. Sastoje se od niza akcija kojima se osiguravaju konkretni rezultati. Aktivnosti čine okosnicu na osnovu koje se izrađuje detaljan plan poslovanja. Operativni plan uključuje pojedinačne planove rada članova tima, njihove odgovornosti za svaku aktivnost i njene podaktivnosti.

INDIKATORIIndikatori su kvantitativne ili kvalitativne reference koje pružaju jednostavan i pouzdan alat za merenje napretka i postignuca projekta. Pokazatelji na različitim nivoima logičkog okvira pokazace da je projekat ispunio svoje aktivnosti, postigao predviđene rezultate i postigao svoj cilj. Projektni tim ne treba da kreira indikatore za nivo celokupnog cilja programa. Obično se očekuje da postizanje cilja programa bude daleko izvan opsega i pravovremenosti pojedinog projekta. Međutim, indikatori na nivou programa mogu se dobiti iz relevantnog pregleda programa rada na terenu, od strane institucije ili Sekretarijata, kako bi se obezbedilo dugoročno merilo.

Očekuje se da ce tim projekta pružiti najviše dva pokazatelja za svaki nivo. Nije realno ni praktično prikupiti i procijeniti više pokazatelja. Takođe, članovi tima bi trebalo da pokušaju da identifikuju SMART indikatore koji su rodno osetljivi kako bi izmerili kako projekat utiče na žene i muškarce. Na primer, indikatori treba da pružaju informacije raščlanjene prema polu. Istovremeno, imajte na umu da su to puki pokazatelji i pružaju signal napretka (ili njegovog nedostatka) i nisu naučni dokazi.

Karakteristike pokazatelja


ALATI ZA VERIFIKACIJU

Alati za verifikaciju ukazuju na vrstu izvora informacija koji ce se koristiti za verifikaciju napretka u postizanju indikatora. Alati za verifikaciju treba da jasno opisuju gde ce se i u kom obliku dobiti potrebni podaci.

Najčešce korišcene metode su pregled zvaničnih podataka, posmatranje lokacije projekta, intervjuisanje ključnih ljudi ili zajednice. Ove manje strukturirane metode zahtevaju vreme, ali obično su jeftine i ne zahtevaju stručnost u istraživačkoj metodologiji.

Pribavljanje nekih vrsta podataka može biti skupo. U ovom slučaju, troškovi prikupljanja i analize informacija bice uključeni u budžet projekta. Složeni projekti, sa visokim budžetom i višegodišnjim, možda ce zahtevati upotrebu strukturiranijih metoda za procenu učinka projekta. Strukturirane metode prikupljanja podataka, poput male ili velike ankete, treba da izvode kvalifikovani profesionalni istraživači. Troškovi ugovaranja prikupljanja i analize podataka trebaju biti uključeni u budžet projekta.

PRETPOSTAVKE

Pretpostavke su spoljni faktori koji ostaju van kontrole tima, ali ce verovatno uticati na uspeh projekta. Pretpostavke postavljene na nivou aktivnosti i rezultata utiču na uspešnu implementaciju projekta. Pretpostavke postavljene na nivou projektnih ciljeva utiču na održivost inicijative. Ne postoje pretpostavke na nivou programskog cilja. Neke od pretpostavki mogu se otkriti tokom vežbe analize situacije. Druge pretpostavke mogu nastati tokom analize problema i odabira projektne strategije od strane projektnog tima. Da bi imao potpunu sliku o pretpostavkama, projektni tim treba da uzme u obzir sledece:

» Koji faktori moraju postojati za početak projekta?» Postoji li nešto što može sprečiti, odložiti ili negativno uticati na sprovođenje aktivnosti?» Postoji li nešto što može sprečiti, odložiti ili negativno uticati na postizanje rezultata?» Postoje li barijere za žene ili muškarce koji učestvuju u projektu?

Pretpostavke i upravljanje rizikomPretpostavke su usko povezane sa rizicima. Dok tim raspravlja o pretpostavkama koje bi trebale postojati za uspeh projekta, oni takođe mogu identifikovati rizike za projekat. Ovi rizici mogu sprečiti ostvarivanje pretpostavki. Projektni tim morace da razvije protivmere kako bi eliminisao ili ublažio uticaj ovih rizika.

DODATNI ELEMENTI PREDLOGA PROJEKTA

Dodatni elementi projektnog prijedloga, koji ce biti detaljnije razrađeni u modulu IV, uključuju Plan upravljanja rizicima i Plan implementacije. Projekti često ne uspevaju (propadaju) zbog nedovoljnog planiranja i pripreme. Korišcenje ovih alata sprečice ili umanjiti rizike od samog početka projekta.

Upravljanje rizikom

Upravljanje rizikom je od suštinskog značaja za efikasno planiranje i upravljanje projektima. Rizik je šansa da ce neki događaj sprečiti ili negativno uticati na šanse projekta da postigne svoj cilj. Takođe, rizik se može smatrati pretnjom uspehu ili održivosti projekta. Menadžer projekta odgovoran je za upravljanje rizicima projekta i osiguravanje da postoje dovoljne kontrole za ublažavanje rizika.

Plan implementacije

Plan implementacije (realizacije) je detaljan plan koji opisuje kako, kada i ko ce se sprovoditi aktivnosti opisane u logičkom okviru. Operativni plan se priprema na sledeci način:» Sastavljena je lista aktivnosti logičkog okvira i podeljena na podaktivnosti kojima se može upravljati.» Definisana je zavisnost aktivnosti.» Navedeni su datumi početka i završetka aktivnosti.» Povežite resurse sa aktivnostima.» Odlučuje se kada ce se izvršiti nadzor i evaluacija.» Za vođenje svake aktivnosti imenuje se vođa tima.


BUDŽET

Plan implementacije i budžet objašnjavaju kako, kada, ko i pod kojim troškovima ce se sprovoditi aktivnosti opisane u logičkom okviru. Budžet projekta zasnovan je na procenjenim troškovima resursa potrebnih za sprovođenje aktivnosti. Projektni tim je odgovoran za tačnu prognozu za izračunavanje detaljnog budžeta. Čvrst budžet za prognozu doprinece uspehu projekta. Detaljan budžet se može pripremiti u programu Excel. Svrha detaljnog budžeta je dvostruka:

» Navedite minimalnu količinu informacija potrebnih za tačan izračun troškova i» Pokažite kako su troškovi kategorisani.» Potrebni ljudski resursi, usluge i dobra zavise od specifičnih okolnosti projekta.

Pravilno dizajniran budžet govori priču o projektu. Gore ilustrovani uzorak budžeta objašnjava kako se aktivnost: „Konferencija lokalne samouprave“ planira za:

» Konferencija i smeštaj su predviđeni za 50 učesnika. Ovi učesnici ce ostati jednu noc. Projekt ce im platiti put i smještaj.» Projekat ce imenovati menadžera projekta i asistenta za ovu aktivnost na period od dva meseca (po potrebi se može dodati %

vremena). Ovi troškovi su kategorizovani kao troškovi osoblja.» Za konferenciju ce biti obezbeđena dva prevodioca, a za svakog učesnika ce se izraditi konferencijski dosije.

Iznajmljivanje konferencijskih objekata, hotelske usluge za ručkove i pauze za kafu, putni troškovi i smeštaj, objavljeni materijali i kancelarijski materijal kategorisani su kao operativni troškovi.

Dodatak 6 predstavlja obrazac “Projektni budžet“

Dugoročni projekti se mogu planirati u fazama. Projekat se takođe može planirati u fazama, kako bi se pronašla rešenja za političku neizvesnost ili tempo zakonodavnih promena. U ovom slučaju preporučljivo je razviti detaljan plan operacija za prvu fazu (3 - 6 meseci ili 6 meseci do 1 godine). Kada se završi prva faza, planovi se mogu pregledati i dalje razvijati za naredne faze.

Projektni tim ce detaljno planirati sve radnje koje treba izvršiti, da bi svaku aktivnost dovršio u logičkom okviru. Da bi to učinili, svaka aktivnost u logičkom okviru bice podeljena na nekoliko manjih, pod-aktivnosti, radnji ili zadataka kojima je lakše upravljati. Ovo ce omoguciti razvoj tačnije i realnije prognoze vremena i resursa potrebnih za implementaciju projekta. Struktura rada može se dalje podeliti na manje radnje ili zadatke. Pravo je menadžera projekta da odluči o nivou detalja u operativnom planu.

Plan implementacije takođe sadrži elemente koji se odnose na:» Okvir za pracenje i evaluaciju» Okvir partnerstva» Kadrovska rešenja» Modaliteti nabavke» Strategija održivosti i izlaska» Vidljivost

Dodatak 5 predstavlja ”Plan aktivnosti”

RODNA RAVNOPRAVNOST U PROJEKAT

Uključivanje roda u projekte međunarodno je prihvacena strategija za postizanje rodne ravnopravnosti. Pitanja rodne nejednakosti treba analizirati u svim situacijama i u svakoj fazi projekta.

Generalno, rodna ravnopravnost je sredstvo kojim se osigurava da: » Projekat ne pogoršava postojece rodne nejednakosti.» Projektom se planira efikasnije prepoznavanje da ce na rodne odnose u tom društvu uticati aktivnosti, ishodi i ciljevi,

a strategiju treba prilagoditi specifičnom kontekstu. Kroz integraciju rodnih pitanja, menadžer projekta ce steci bolje razumevanje karakteristika korisnika / zainteresovanih strana i može efikasnije i uspešnije planirati i postizati rezultate.

» Ravnopravnost polova postala je deo transformacije koju projekat želi da postigne. Menadžer projekta ce integrisati rodnu ravnopravnost u ovaj proces transformacije.


IMPLEMENTACIJA PROJEKTA


Upravljanje fazom implementacije uključuje sledece zadatke:» Kontinuirana razrada i evaluacija radnih planova, počev od rukovodioca projekta, u bliskoj saradnji sa projektnim timom i / ili

drugim projektnim partnerima. » Koordinacija procesa donošenja odluka, sa ciljem usredsređivanja napretka rada ka operacijama i / ili koordinaciji strateških

odluka koje ce se donositi u okviru struktura upravljanja projektom. Ove odluke donose ključne zainteresovane strane, dok operativne odluke donosi projektni tim.

» Razrada akcionih planova kojima se preciziraju aktivnosti, raspodela zadataka i resursa, kao i izrada budžeta za narednu godinu, na osnovu iskustava u evaluaciji i rezultata iz prethodne godine.

» Sistematsko izveštavanje o napretku rada prema dobro definisanom planu periodične pripreme projektne dokumentacije (kao što su godišnji, periodični, specifični, tehnički, finansijski, itd. izveštaji).

Tokom ove faze sprovode se projektne aktivnosti, upravlja se raspoloživim resursima, prati se i izveštava o napretku u postizanju planiranih ciljeva i rezultata.Matrica logičkog okvira, osim što je alat za planiranje, takođe igra veoma važnu ulogu tokom implementacije projekta. Elementi logičkog okvira tokom implementacije projekta obaveštavaju nas da:

» Indikatori i resursi za verifikaciju pružaju okvir za detaljniji plan pracenja i evaluacije (kako za napredak projekta, tako i za uticaj projekta)

» Rezultati, pokazatelji i izvori za verifikaciju pružaju informacije za pripremu izveštaja o napretku projekta (za upoređivanje planiranog prema postignutog rezultata)

» Pretpostavke pružaju osnovu za plan upravljanja rizikom.

IMPLEMENTACIJA PROJEKTA


Početna faza: dizajn projekta i finalizacija procedura ugovaranja.

Na početku faze implementacije projekta, menadžer projekta treba da obezbedi da se pripremni rad izvede u skladu sa predlogom projektnog projekta:» regrutovanje projektnog osoblja,» nabavka dobara i usluga,» priprema i potpisivanje memoranduma o razumevanju i drugih sporazuma sa subjektima koji sprovode projekte,» priprema postupaka i procesa pracenja i izveštavanja.

Faza implementacije: sprovođenje aktivnosti i postizanje rezultata (kontrola i pracenje se javljaju istovremeno tokom realizacije projekta).Tokom implementacije, menadžer projekta mora osigurati sprovođenje aktivnosti u skladu sa ciljevima, akcionim planom i finansijskim sporazumom sa donatorom. Stoga bi menadžer projekta redovnim nadzorom trebalo da to osigura:» sredstva se koriste za postizanje ciljeva, rezultata kroz sprovođenje planiranih aktivnosti,» pracenje i izveštavanje o napretku sprovođenja i finansijskog upravljanja obavljaju se prema postupcima i rokovima utvrđenim

u planu pracenja i izveštavanja,

» rizici se adekvatno identifikuju, prate i dokumentuju.

Završna faza: završetak aktivnosti i administrativni zaključakNa kraju faze implementacije projekta, menadžer projekta treba:» procenjuje potrebu za preispitivanjem akcionog plana» ponovo procenjuje dostignuca projekta i preduzima mere za njihovu primenu» preduzima potrebne korake za zatvaranje projekta.

Glavne faze implementacije projekta

Izveštavanje

Izveštavanje je važan element implementacije projekta. Organizacije za upravljanje projektom ili organizacije koje sprovode projekat treba da pripreme izveštaje o napretku projekta.Svrha ovih izveštaja je pružanje detaljnih informacija kako bi se omogucila kontrola napretka projekta u odnosu na ciljeve, rezultate i aktivnosti projekta. Ovi izveštaji takođe pružaju informacije o troškovima projekta.Obe vrste izveštaja, finansijski i tehnički, pomažu organizacijama koje sprovode projekat, ali i donatorima, da nadgledaju sprovođenje i otkriju da li postoje problemi ili se poštuju planovi.

Monitoring – Kontrola i pračenje

Monitoring je sastavni deo implementacije projekta. Monitoring je kontrolni mehanizam za napredovanje projekta i obavljaju ga osobe odgovorne za sprovođenje aktivnosti (uglavnom osoblje na projektu i drugi partneri u sprovođenju). Svrha pracenja je:» identifikacija i rešavanje problema,» promeniti i prilagoditi rad projekta u bilo koje vreme koje se smatra potrebnim.» pracenje i procena napretka projekta


Glavni rezultati pracenja su:» Izveštaji o napretku pripremljeni u skladu sa definisanim planom pracenja i

izveštavanja.» Posebni izveštaji o upravljanju projektima koji se odnose na operativna i

administrativna pitanja (uključujuci finansijske i revizorske izveštaje).» Zapisnici sa sastanaka za upravljanje projektima koji rezimiraju sve odluke o

strateškim promenama i koncepciji projekta.

Pitanja koja treba redovno pratiti

SEDMIČNO: Koje se aktivnosti odvijaju i kakav je

napredak postignut?

MESEČNO: U kojoj meri su resursi korišceni i koliko

je potrošeno na sprovođenje aktivnosti?

KVARTALNO: Da li su postignuti planirani rezultati?

ŠEST MJESEČNO I GODIŠNJE: U kojoj meri ovi

rezultati dovode do postizanja projektnih ciljeva i

ciljeva?

BELEŠKA:

Logički okvir, akcioni plan i budžet projekta pružaju osnovu za pracenje.

Proizvodi faze implementacije su:1. Specifični operativni planovi (godišnji plan i, ako je potrebno, kratkoročni akcioni planovi).2. Izveštaji pripremljeni u skladu sa operativnim i administrativnim zahtevima.


FAZA EVALUACIJE


To je faza u kojoj se ocenjuju efikasnost, uticaj, značaj i održivost projekta i radnje povezane sa projektom. U ovoj fazi UPC vrši se sistematska i objektivna evaluacija tekuceg ili završenog projekta. Ova faza uključuje evaluaciju faze dizajna i implementacije projekta, kao i postignutih rezultata projekta.

Svrha evaluacije je da:

» Utvrditi važnost projekta» Ispunjavanje ciljeva,» Efikasnost primene,» Uticaj» Održivost Evaluacija treba da pruži pouzdane i korisne informacije realizatoru projekta i donatoru, omogucavajuci analizu lekcija naučenih tokom implementacije projekta.

Procene se mogu dati u različito vreme projektnog ciklusa:

» Srednjoročna evaluacija (tokom implementacije projekta) vrši se radi pregleda napretka i predlaganja promena u dizajnu projekta tokom preostalog perioda implementacije,

» Konačna evaluacija (na kraju projekta) - vrši se kako bi se dokumentovali korišceni resursi, postignuti rezultati i napredak postignut ka ciljevima projekta. Svrha ove vrste procene je da analizira lekcije i iskustva vezana za projekat koji se mogu koristiti za poboljšanje planiranja i realizacije drugih projekata u buducnosti,

» Naknadna evaluacija (nekoliko godina nakon završetka projekta), vrši se radi procene uticaja i održivosti projekta.

Evaluaciju (konačnu i naknadnu – ili odloženu) obično vrši spoljna osoba (treca strana), a ne organizacije koje su sprovele ili finansirale projekat. Ovo osigurava nepristrasnost prilikom ocenjivanja projekta.Učešce zainteresovanih strana u evaluaciji je od suštinskog značaja kako bi se osiguralo da se uzmu u obzir različite perspektive i stavovi.

Obzirom na integrisanu prirodu logičkog okvira, on određuje osnovu na kojoj ce se projekat ocenjivati. U osnovi postoji pet glavnih kriterijuma koji se koriste tokom evaluacije projekata:

» Relevantnost» Uticaj» Efikasnost» Uspešnost» Stabilnost

Evaluacija se može smatrati polaznom tačkom za novi proces planiranja, jer ce nalazi evaluacije omoguciti zainteresovanim stranama da nauče lekcije koje se u buducnosti mogu koristiti u drugim projektima.

FAZA EVALUACIJE


DODATAK


Dodatak 1: Obrazac za identifikaciju zainteresovanih strana

Ime zainteresovane strane

Karakteristike Njihovi interesi i kako na njih utiču problemi

Njihova uloga / sposobnost da

naprave promene

Akcije za rješavanje interesa

zainteresovanih strana


Posledice

Uzrok

Glavni problem

Dodatak 2: Oblik stablo problema


Cilj

Rezultati

Zadaci

Dodatak 3: Oblik stablo cilja (šema)


Dodatak 4: Matrica logičkog okvira

4.1. Struktura logičkog okvira

Opis projekta SMART indikator Resursi za verifikaciju Pretpostavke

Opšta svrha:Doprinos projekta postizanju šireg sektorskog ili nacionalnog cilja (uticaj)

Kako treba meriti opštu namenu, uključujuci količinu, kvalitet, vreme? (često se ovi podaci ne prikupljaju

Kako, kada i ko ce prikupljati informacije i koje metode ce se koristiti

Specifični ciljevi (SMART):Direktne koristi ciljnim grupama

Kako treba meriti specifični cilj, uključujuci količinu, kvalitet i vremePomaže u odgovoru na pitanje “Kako cemo znati da li je cilj postignut“?

Kao gore Faktori van kontroleupravljanja projektima koji mogu uticati na vezu Cilj-Zadaci

Rezultati:Proizvodi i / ili usluge koji se pojavljuju na kraju projekta

Kako treba meriti rezultate, uključujuci količinu, kvalitet, vreme?Pomaže u odgovoru na pitanje “Kako cemo znati da li su postignuti rezultati“?

Kao gore Faktori van kontrole upravljanja projektima koji mogu uticati na vezu Rezultati-Cilj

Aktivnosti:Zadaci za izvedena radi postizanja planirani rezultati

Ponekad pregled resursa /alati su ovde navedeni

Faktori van kontroleupravljanja projektima koji mogu uticati u veziAktivnosti-Rezultati


Narativni rezime SMART pokazatelji Izvori provere Pretpostavke

Opšti cilj Poboljšanje kvaliteta osnovnog obrazovanja

Specifični cilj Poboljšanje pismenosti učenika drugog razreda u osnovnim školama.

100 % učenika drugog razreda je sposobno da čita

- Testiranje učenika drugog razreda nakon završetka projekta

Nema

Rezultatiprojekta

1.u300 učenika drugog razreda završava časove vežbaju pismenosti. 2. Roditelji kod kuce vežbaju pismenost sa decom

- Veštine pismenosti učenika drugog razreda poboljšane su za %30- 70 % roditelja koristi sredstva za čitanje da bi vežbalo sa svojom decom

- Preliminarni i naknadni test radionica pismenosti sa učenicima drugog razreda - Fokusne grupe sa roditeljima- Intervjui sa nastavnicima

- Pohađanje kurseva pismenosti ne utiče na samoprocenu dece.- Roditelji sarađuju i rade sa decom kako bi poboljšali veštine čitanja

Aktivnostiprojekta

1.1 Deset sati zadržavanjavannastavna pismenost sa učenicima drugog razreda.

- 300 učenika drugog razreda pohađa časove pismenosti

- Obrasci za prisustvo u radionicu

- Deca su spremna za učešce u radionici.

1.2. raspodela paketa deci sa materijalom za čitanje.

- 300 paketa sa materijalima za čitanje se raspodele deci

- Potpisuju se obrasci priznanica za materijale / uputstva

- Paketi materijala za čitanje se pripremaju na vreme

2.1. Održavanje pet radionica saroditeljima da vežbaju pismenost sa decom kod kuce.

- 100 roditelja učestvuje u radionici pismenosti

- Obrasci za učešce u radionici

- Roditelji su spremni da prisustvuju radionici.

4.2. Primer logičkog okvira


4.3. Matrična struktura logičkog okvira za upotrebu u grupnom radu

Opis projekta SMART pokazatelji Resursi za proveru Pretpostavke

Opšti cilj

Specifični cilj (SMART)

Rezultati

Aktivnosti


Dodatak 5: Plan aktivnosti

Br. PLANMESEC

SARADNICI

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Očekivani rezultat 1 - - - - - - - - - - -

1.1 Aktivnost 1.1 - - - - - - - - - - -

1.2 - - - - - - - - - - -

1.3 - - - - - - - - - - -

1.4 - - - - - - - - - - -

1.5 - - - - - - - - - - -


2.1 - - - - - - - - - - -

2.2 - - - - - - - - - - -

2.3 - - - - - - - - - - -

2.4 - - - - - - - - - - -

2.5 - - - - - - - - - - -


3.1 - - - - - - - - - - -

3.2 - - - - - - - - - - -

3.3 - - - - - - - - - - -

3.4 - - - - - - - - - - -

3.5 - - - - - - - - - - -


Dodatak 6: Budžet projekta

Nr Kategorija Jedinica Br. jedinica

Cena po jedinici (EUR)

Total(EUR)

Mesec 1

Mesec 2

Mesec 3

Mesec 4

Mesec 5

Mesec 6

Mesec Mesec

7

Mesec 8

Mesec 9

Mesec 10

1 OSOBLJE

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

2 PUTNI TROŠKOVI

2.1

2.2

2.3

3 ADMINISTRATIVNI TROŠKOVI

3.1

3.2

3.3

3.4

3.5

3.6

4 TROŠKOVI PROJEKTA

4.1 Rezultat 1 (od logičkog okvira))

4.1.1 Aktivnost - ...



4.2 Rezultat 2 (od logičkog okvira)




4.3 Rezultat 3 (od logičkog okvira)




5 VIDLJIVOST

5.1

5.2

5.3

Total (Eur)


Dodatak 7: Plan kontrole i pračenja

INDIKATORDEFINICIJA INDIKATORA

OSNOVNA VREDNOST INDIKATORA

CILJNA VREDNOST

IZVOR PODATAKA

UČESTALOSTOSOBA

ZADUŽENAKOM CE BITI PRIJAVLJEN

CILJ

ZADACI

REZULTATI


Documents

UPRAVLJANJE PROJEKTNIM CIKLUSOM Priručnik za Seminar